Để đáp ứng yêu cầu nâng cao năng lực quản lý của các nhà hàng – khách sạn, nhóm biên soạn đã cho ra đời giáo trình “Tổ chức kinh doanh nhà hàng” để giảng dạy trong chuyên ngành nghiệp vụ nhà hàng thuộc chương trình khungđào tạo đã được ban hành, được đúc kết từ những kiến thức thu nhận được từ các khóa học kết hợp với những kinh nghiệm thực tiễn và nghiên cứu các tài liệu viết về ngành dịch vụ nhả hàng xuất bản trong và ngoài nước.
GIỚI THIÊU NỘI DUNG MÔN HỌC
Số TT Tên các bài trong mô đun
Lý thuyết Thảo luận, bài tập
1 Bài 1: Nhận đặt chỗ trong nhà hàng
2 Bài 2: Thực đơn và giá (Menu and price) 9 6 3
4 Bài 4: Mua và nhận hàng
5 Bài 5: Kho và cung cấp (Storaged and issued) 3 2 1
6 Bài 6: Các phương thức thanh toán
7 Bài 7: Phương pháp giảm chi phí
8 Bài 8: Dẫn dụ bán hàng (Suggestive selling) 6 4 2
9 Bài 9: Khi nào cần nói lời xin lỗi / cám ơn 3 1 2
10 Bài 10: Giải quyết phàn nàn
11 Bài 11: Phục vụ ăn uống tại phòng
12 Bài 12: Quầy bar trên phòng (Mini bar) 3 2 1
13 Bài 13: Chương trình khuyến mãi
MỤC TIÊU MÔN HỌC
Để thiết kế và xây dựng một nhà hàng nhỏ hiệu quả, quản lý cần nắm vững các khái niệm cơ bản, tính chất của không gian ẩm thực và nguyên tắc bố trí hợp lý Việc lựa chọn phong cách thiết kế phù hợp sẽ tạo ấn tượng tốt cho khách hàng, trong khi việc tối ưu hóa không gian giúp nâng cao hiệu suất phục vụ Ngoài ra, quản lý cần chú trọng đến việc xây dựng một quy trình làm việc hiệu quả và đào tạo nhân viên chuyên nghiệp để đảm bảo chất lượng dịch vụ.
+ Liệt kê được các bước cần thực hiện trong quy trình xây dựng và phát triển nhà hàng quy mô nhỏ;
+ Vận dụng những kiến thức và kỹ năng đã học nhằm phát thiết kế, xây dựng một nhà hàng có quy mô nhỏ với tư cách một quản lý;
Xây dựng và phát triển một nhà hàng thành công cần thiết kế dựa trên việc kết hợp các nguồn lực nội bộ và bên ngoài, tuân theo quy trình đã được học.
+ Hình thành tác phong tự tin, chuyên nghiệp trong công việc;
+ Có trách nhiệm với nhiệm vụ được giao và giải quyết hoặc hoàn thành theo đúng quy trình đã học.
PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA ĐÁNH GIÁ, KẾT THÚC MÔN HỌC
- Dùng phiếu đánh giá cho các câu hỏi cá nhân
- 01 bài kiểm tra trắc nghiệm (15 phút cho mỗi cá nhân) 3.2 Kiểm tra định kỳ:
- 01 bài kiểm tra viết (40 câu trắc nghiệm và 02 câu tự luận, thời gian từ 45 đến
- Bài tập nhóm chiếm 50% số điểm 3.3 Kiểm tra kết thúc mô đun trên máy (Trắc nghiệm 60 câu; thời gian 30 phút) 3.4 Tổng điểm kết thúc môn: Thang điểm 10.
NHẬN ĐẶT CHỖ TRONG NHÀ HÀNG
THÔNG TIN CỦA VIỆC NHẬN ĐẶT CHÔ
Trước khi tiếp nhận đặt chỗ trước từ khách hàng, việc nắm rõ thông tin về khách là rất quan trọng Điều này giúp thỏa mãn nhu cầu tìm hiểu của khách và nâng cao trải nghiệm dịch vụ tại nhà hàng.
- Tên khách, tên công ty,địa chỉ,số điện thoại liên hệ,hình thức tiệc, số lượng khách tham dự,…
- Thời gian tổ chức, địa điểm tổ chức, các yêu cầu đặc biệt
- Giới thiệu với khách hình thức tổ chức tiệc ,loại món ăn, loại thực đơn nào ? Hình thức thanh toán,đặt cọc, nhận thẻ tín dụng ? …
Giao tiếp hiệu quả đòi hỏi kỹ năng bán hàng vững vàng, hiểu biết sâu sắc về sản phẩm và khả năng ghi nhận thông tin một cách tỉ mỉ Điều quan trọng là không nên cường điệu hóa về sản phẩm và dịch vụ để duy trì sự tin tưởng từ khách hàng.
Hỏi khách các thông tin sau:
✓ Cách liên lạc: số điện thoại v.v…
Hỏi nhân viên về các yếu tố sau:
TRÌNH TỰ NHẬN ĐẶT CHỖ
2.1 LỢI ÍCH CỦA VIỆC NHẬN ĐẶT CHỖ 2.1.1 Đối với khách hàng
Khi đặt chỗ trước tại nhà hàng, thực khách có quyền chọn lựa phòng tiệc hoặc vị trí nào có cảnh đẹp, phù hợp với tính chất sự kiện và số lượng khách tham dự.
Khách hàng không cần lo lắng về việc không có bàn khi đến nhà hàng, một vấn đề thường gặp vào cuối tuần, ngày lễ hoặc giờ cao điểm Điều này đặc biệt xảy ra ở những nhà hàng nổi tiếng với lượng khách đông đảo.
Khi đặt bàn trước, khách hàng sẽ nhận được dịch vụ tốt nhất từ nhà hàng nhờ vào việc sắp xếp nhân sự và nguyên liệu phù hợp với số lượng khách Điều này giúp khách không phải chờ đợi món ăn hay thất vọng vì món yêu thích đã hết Đặc biệt, với các nhà hàng phục vụ hải sản tươi sống, họ thường chỉ nhập các loại hải sản quý hiếm theo đơn đặt hàng, đảm bảo chất lượng món ăn.
Nhân viên bếp được thông báo trước về số lượng khách và món ăn từ đơn đặt hàng, giúp giảm áp lực và nâng cao chất lượng món ăn Việc chuẩn bị nguyên liệu theo số lượng khách hàng đặt trước cũng đảm bảo khách hài lòng, cho phép họ gọi thêm món ăn yêu thích.
Khi số lượng khách đặt chỗ cùng lúc quá đông, nhà bếp sẽ gặp khó khăn trong việc xử lý hiệu quả Do đó, việc khách đến theo từng nhóm nhỏ vào các khung giờ khác nhau sẽ là giải pháp tốt nhất.
Để đảm bảo phục vụ khách hàng tốt nhất, nhân viên phục vụ cần được phân bổ hợp lý theo số lượng khách đã đặt chỗ trước Điều này giúp tránh tình trạng thiếu nhân lực, từ đó nâng cao chất lượng phục vụ và giữ cho thái độ nhân viên luôn tích cực, không bị áp lực do khối lượng công việc quá lớn.
Ví dụ: một người phục vụ bàn có thể phục vụ khách ăn theo thực đơn à la carte khoảng
15 người Nếu nhà hàng có 50 khách đặt chỗ trước thì người quản lý có thể phân công 03 người phục vụ
Nhà hàng sẽ có kế hoặc sắp xếp, bố trí bàn ăn theo đúng yêu cầu của khách về vị trí cũng như số lượng khách tham gia
Ví dụ: đặt bàn dài cho 10 người gần cửa sổ, bàn cho 02 người trong một góc yên tĩnh…
Nhà hàng có thể dựa vào số lượng bàn đặt trước để xác định thời điểm đông khách, từ đó thông báo cho nhà bếp lên kế hoạch đặt hàng hợp lý, giúp tránh tình trạng hết món trong thực đơn sớm.
Nhà hàng có thể phân biệt bàn ăn đã được đặt sẵn và bàn dành cho khách vãng lai dựa trên yêu cầu của khách, giúp phục vụ tốt hơn cho những người đến mà không có đặt chỗ trước.
2.2 YÊU CẦU KHI GHI NHẬN ĐẶT CHỖ 2.2.1 Chào khách: Một cách vui vẻ, hân hoan
• Trả lời điện thọai càng nhanh càng tốt, không quá 03 lần chuông reo
• Nếu vì lý do gì đó phải để chuông reo lâu hơn, hãy xin lỗi về sự chậm trễ này
• Chào người gọi và xưng tên của đơn vị
Ví dụ: “Good afternoon, The Garden Restaurant, My’s speaking How may I help you?”
➢ Hãy tạo ra giọng nói như chứa đựng nụ cười và hãy nói chậm rãi, rõ ràng
2.2.2 Lắng nghe và ghi nhận: Lắng nghe cẩn thận và ghi chép những chi tiết trực tiếp vào trong sổ đặt chỗ trước
• Số khách (Number of covers)
• Tên người đặt chỗ (Name of person making the booking)
• Hình thức tổ chức tiệc ( Kinds of function)
• Ngày, giờ khách đến.(Time guest arrival)
• Những yêu cầu đặc biệt ( Special request, Ví dụ: đặt bánh sinh nhật, đặt bàn gần cửa sổ, non – smoking area…)
• Địa chỉ, số điện thoại liên lạc của người đặt chỗ.( Address, telephone number…)
- Đừng bao giờ bỏ lỡ cơ hội bán hàng trong khi chúng ta đang nói chuyện với khách hàng
Hãy tận dụng cơ hội để giới thiệu với khách hàng về những món hải sản đặc biệt và bánh sinh nhật của nhà hàng Những sản phẩm này không chỉ tạo thêm sự hấp dẫn cho thực đơn mà còn mang lại lợi nhuận cao hơn cho nhà hàng.
2.2.3 Lặp lại thông tin: Kết thúc cuộc nói chuyện qua điện thoại bằng cách tóm tắt việc đặt chỗ trước của khách và lặp lại điều đó với khách
Ví dụ: “That’s a table for 05 at 7.30 pm on Wednesday the 28th of November with wheelchair access Thanks for calling and good afternoon, Mr Smith”
➢ Hãy để cho khách gác máy trước
2.3 QUY TRÌNH NHẬN ĐẶT CHỖ 2.3.1 Chào khách
Chào khách và hỏi xem có thể giúp gì cho khách Nếu dùng ngoại ngữ, nhớ sử dụng những câu chào đúng theo từng thời điểm
➢ Nếu là khách quen, nhớ gọi khách bằng cách xưng hô tên họ
Các chi tiết cần phải có cho một lần đặt chỗ:
• Các yêu cầu đặc biệt
• Địa chỉ, số điện thoại liên lạc của người đặt chỗ
Lặp lại toàn bộ nội dung yêu cầu cho khách nghe
➢ Trường hợp nhận hủy chỗ cũng lặp lại các yêu cầu với khách và hỏi khách xem liệu có thể đặt lại cho khách vào một ngày khác không
Cám ơn khách đã chọn nhà hàng
2.3.5 Theo dõi và nhận thông tin bổ sung
Tất cả các thông tin liên quan đến đặt chỗ cần được ghi lại chính xác trong sổ nhận đặt chỗ và phải được chuyển ngay lập tức đến các bộ phận liên quan để đảm bảo quy trình hoạt động hiệu quả.
BIỂU MẪU
THỰC ĐƠN VÀ ĐỊNH GIÁ
KHÁI NIỆM
Thực đơn là danh sách những món ăn cần và đủ để phục vụ đúng nhu cầu của đối tượng khách, nhằm tăng doanh thu cho nhà hàng
❖ Phải dễ dàng cho nhân viên khi giới thiệu món
❖ Phải được chế biến từ những thực phẩm dễ quản lý, khó tiêu hao và đang chứa trong kho
❖ Phải khả thi trong doanh thu
CÁC LOẠI THỰC ĐƠN
Menu là một hệ thống phân loại món ăn, cho phép khách hàng lựa chọn theo từng loại như salad, súp, món khai vị, món chính châu Á và món chính khác Thiết kế này giúp thực khách dễ dàng tìm kiếm và lựa chọn món ăn phù hợp với sở thích của mình.
Menu theo tiêu chuẩn Âu hoặc Á được phân chia thành các món ăn cụ thể Ví dụ, menu Âu thường bao gồm 4 món: món khai vị (Appetizer), súp (Soup), món chính (Main course) và tráng miệng (Dessert) Trong khi đó, menu Á có thể có từ 5 đến 6 món, bao gồm salad, món khai vị, súp, món chính và tráng miệng.
Là loại menu đặc trưng để phục vụ cho khách phòng, với chi tiết món ăn gần giống như a la carte menu nhưng có thể khác về giá
Trong các thực đơn, thường có các con số đi kèm với món ăn để hỗ trợ những khách hàng không thông thạo tiếng Anh Điều này giúp họ dễ dàng gọi món bằng cách chỉ định số, ví dụ: "Xin cho tôi 2 món số "
Là loại menu để chef có thể dễ kiểm soát theo tuần trong đó bao gồm : salad, món nóng, món lạnh, soup, carving, dessert…
Buffet menu hiện đại còn có sự kết hợp của buffet tự chon và buffet gọi món (A la minute)
A la minute: là các món nướng hay chiên xào, luộc… được chế biến tại chổ khi khách yêu cầu, thực đơn này được tính chung với giá buffet
2.5 Menu du jour / Chef’s special
Thực đơn đặc biệt là một công cụ quảng cáo hiệu quả, giúp giới thiệu và bán những món ăn độc đáo trong ngày cũng như những sáng tạo mới của đầu bếp.
Menu du jour thường được in trên poster và đặt bên ngoài nhà hàng hoặc quán bar, thể hiện các món đặc biệt trong ngày Thông thường, menu này kết hợp giữa set menu, a la carte và snack menu, mang đến sự đa dạng cho thực khách.
Menu treo cửa là một loại menu được thiết kế giống như tờ lịch, giúp nhân viên phục vụ dễ dàng thu thập đơn hàng của khách bằng cách treo bên ngoài cửa phòng khách.
Thực đơn thường là những món dành cho điểm tâm bao gồm A la carte hay Set Breakfast như Continental Breakfast( CBF) American Breakfast (ABF)…
2.7 Afternoon tea Được thiết kế theo phương pháp lựa chọn đã cố định món Khách có thể order bao gồm các canapés, hoặc các món dessert nhỏ dùng uống chung với trà sau đó nếu hết vẫn có thể order tiếp Trong trường hợp không sử dụng buffet đặt làm afternoon tea người ta mới sử dụng menu này để hạn chế cost tăng
2.8 Snack menu / Take away Được dùng phổ biến trong các tiệm thức ăn nhanh hay cà phê bar
Snack menu là những món ăn đơn giản không cầu kỳ, kết hợp với nước uống
Take away menu dành cho các loại thức ăn có thẻ mua mang về như bánh ngọt, burger…
2.9 Instant menu Được thiết kế cho các bếp nấu theo khẩu phần như canteen, các bếp ăn tập thể dành cho nhân viên văn phòng Các món được cố định và xoay theo ngày Hoặc có những chọn lựa bao gồm set có cả nước uống
Là loại menu đã được tóm lại theo package dành cho đám cưới, tiệc, seminar, hội nghị khách hàng…
Các món được phân theo giá cộng chung và có khi được kết hợp bởi các dich vụ cộng thêm như free nước uống, múa, ca nhạc, hội họp…
Menu giải khát bao gồm nhiều loại thức uống như cocktail, spirit, liquor, bia, nước ngọt, trà và cà phê Một số nơi còn kết hợp thêm cả kem để phong phú hơn cho thực đơn.
Là loại menu chuyên về rượu vang được thiết kế theo từng nước,vùng
Ví dụ: Vine de Pays, Bordeaux, Champagne hay theo nước như France, American,
Chile, Australia hay theo loại ví dụ red wine, white wine, rose wine, sparkling…
Các loại menu không chỉ phụ thuộc vào hình thức và đặc trưng mà còn thường kèm theo hình ảnh minh họa, giúp làm sống động hơn cho các món ăn có trong thực đơn.
Ứng dụng menu là kết quả nghệ thuật của người quản lý trong việc phân tích thị trường và phân tích đối thủ cạnh tranh, giúp xác định các trường hợp sử dụng phù hợp.
THIẾT KẾ THỰC ĐƠN
There are various types of menus available, including the Single Panel Menu, which features a one-sided design; the Two Panel Folder Menu, which is a double-sided foldable option; the Multi Page Menu, consisting of several pages; the Tri-Panel Folder Menu, which has three foldable sides; and the Multi Panel Folder Menu, designed with multiple foldable pages.
Tất cả các loại trên đều có thể áp dụng các yêu cầu như sau : hình dạng to nhỏ, chữ viết, màu sắc, giấy, hình ảnh, bao bì
VẬN HÀNH THỰC ĐƠN
4.1 LÊN KẾ HOẠCH THỰC ĐƠN
Thành công trong vận hành dịch vụ ăn uống phụ thuộc vào việc thiết kế menu phù hợp Quy trình xây dựng menu bao gồm các bước quan trọng như phân tích nguồn khách hàng và đối thủ cạnh tranh, nguồn nhân lực, điều chỉnh và lựa chọn món ăn Đối với các nhà hàng độc lập, việc tạo ra một menu mới cần có sự hợp tác giữa quản lý, bếp trưởng và bộ phận thu mua Đầu tiên, cần xác định nguồn khách hàng dựa trên địa điểm và hình thái của nhà hàng, đồng thời nghiên cứu chiến lược món ăn của đối thủ cạnh tranh.
Kiểu bếp của nhà hàng có thể là Á, Âu hoặc kết hợp cả hai, tùy thuộc vào phong cách ẩm thực mà nhà hàng muốn hướng tới Dụng cụ nấu nướng và trình độ tay nghề của nhân viên cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng món ăn Tiêu chuẩn của bếp cần được thiết lập rõ ràng để đạt hiệu suất tối ưu, đồng thời công suất hoạt động và ngân sách cũng cần được xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo tính khả thi Cuối cùng, việc lựa chọn món ăn phù hợp với đối tượng khách hàng là yếu tố quyết định thành công của nhà hàng.
Từ menu cũ, từ sách vở, tạp chí ăn uống, trang thiết bị ,từ kinh nghiệm nấu nướng của chef… d Điều chỉnh:
Mục tiêu lợi nhuận để thay đổi giá cho phù hợp theo từng giai đoạn, chế độ dinh dưỡng được yêu cầu ở món ăn
Menu cần được cân đối dựa trên ba yếu tố chính: kinh doanh, thẩm mỹ và dinh dưỡng Về kinh doanh, cần đảm bảo sự cân bằng giữa giá vốn, giá bán và các nguồn chi tiêu, bao gồm cả dịch vụ marketing Thẩm mỹ yêu cầu món ăn phải thu hút với màu sắc, hình dạng và hương vị hấp dẫn Cuối cùng, yếu tố dinh dưỡng đòi hỏi món ăn phải cung cấp đủ năng lượng và vitamin cho nhu cầu của từng loại khách hàng.
Tuỳ thuộc theo chiến lược của từng đơn vị mà bộ phận ẩm thực sẽ thiết kế menu của riêng mình như thế nào
Để xác định giá thành sản phẩm, các nhà hàng cần lập kế hoạch mua sắm, bao gồm nguồn gốc sản phẩm, giá cả và chất lượng Bài viết này sẽ tập trung vào ba loại menu chính: a la carte, menu tiệc (wedding) và buffet, cùng với công thức chung cho từng loại.
Cost mua nguyên vật liệu+% cost tiêu phí khác+ % tiền lời dư định = 100% ( Giá bán ghi trên thực đơn)
Giá của loại menu này thường được tính theo recipes của từng món Được cố định theo suốt quá trình sử dụng menu đó
Sell Price Bev Cost Profit Profit
20 ml Triple Sec (Or Cointreau) 0.43 Juice of a lime 20 ml 0.03
Giả sử một chai Tequila 750 ml mua với giá là 321 000 VND = 16.20 US$ với tỷ giá 19.800 VND/ 1 US$
Số tiền cần chi phí cho 45ml Tequila có giá là 1.08 US$
- Tương tự như vậy với chai Triple sec 700 ml với 20 ml giá là 0.43 US$
- 1kg chanh / 14 trái giá 12.300 VND với 20 ml trên tổng sô 420 ml giá là 0.03 US$
Tổng cộng chi phí của một ly Margarita có giá 1.59 US$ Ở đây budget của khách sạn dành cho Beverage là từ khoảng 17% cho đến 30%
Giá bán I ly Margarita 1.59 USD X 100 = 5.50 USD 28.91
Cách tính chi phí cho menu này tương tự như cách tính cho đồ uống, nhưng có sự khác biệt là có thể tận dụng các món đã bán trong buffet hoặc giảm thiểu tối đa mức hao hụt của các nguyên liệu do dự trữ lâu.
Description Qty Unit of measure Fixed Cost $US Unit cost
Giá thành phẩm của một món sandwich là 1.58 USD Nếu tỷ lệ chi phí thực phẩm dao động từ 25% đến 35%, giá bán có thể được tính toán từ 1.58 USD x 100/25, cho ra giá bán khoảng 6.32 USD Do đó, giá bán thực tế có thể dao động từ 6.50 đến 7.00 USD.
3 Set menu Đối với loại menu này chúng ta tóm gọn trong vài trường hợp khách lựa chọn món theo set đã được định sẳn
Vídụ:Giả sử ta tính được giá từ recipy để làm ra các món sau của Asian set menu với gíá : 18.00 USD; 20.00 USD ; 25.00 USD / người
Set menu 25.00 USD Appetizer Cost USD
Gỏi ngó sen tôm thịt 0.40 Bát bửu 0.60 Soup
Cá chẻm chiên giòn 1.10 Cơm chiên Dương châu 1.10 Rau cải xào 0.80 Dessert
Trái cây 0.40 Tổng cost của menu trên 6.40 Như vậy food cost của set menu :
Bếp trưởng sẽ phải liệt kê các món ở từng bữa cho khách chọn Cách tính này cũng gần giống như cách tính của menu wedding.
ĐỊNH MỨC (BUDGET)
GIỚI THIỆU
Kể từ ngày 04/08/2015, doanh nghiệp chỉ bị trừ các khoản chi vượt mức tiêu hao nguyên vật liệu, năng lượng, hàng hóa theo định mức do nhà nước ban hành (theo thông tư 96/2015/TT-BTC) Việc lập định mức là cần thiết để hạ giá thành sản phẩm, tiết kiệm và tránh lãng phí trong doanh nghiệp Định mức không chỉ là cơ sở để kiểm soát mà còn là căn cứ đánh giá cho kiểm soát viên trong việc phát hiện rủi ro và lãng phí Để thúc đẩy tuân thủ, cần có truyền thông và chỉ dẫn rõ ràng Định mức là tiêu chuẩn để kiểm tra, giúp doanh nghiệp quản lý chi phí tương ứng với doanh thu hiệu quả hơn.
Nếu không có định mức thì chuyện gì sẽ xảy ra?
➢ Chúng ta sẽ không có cơ sở để áp kết quả kinh doanh dự kiến
Trong quá trình ra quyết định điều hành và quản trị chi phí, giám đốc và kế toán trưởng (CFO) thường gặp khó khăn trong việc xác định mức chi tiêu hợp lý và tính phù hợp của các khoản phê duyệt.
Nếu không có định mức, kế hoạch sẽ trở nên mơ hồ và thiếu hiệu quả Vai trò của quản trị tài chính cùng với sự tham mưu của kế toán trưởng và CFO sẽ bị giảm thiểu Khi giám đốc giao quyền phê duyệt cho cấp dưới, việc không cung cấp khung định mức và kế hoạch rõ ràng sẽ làm cho sự tham mưu của họ trở nên vô nghĩa.
ĐỊNH MỨC
2.1.1 Định mức vận hành Định mức vận hành là dự báo chi tiết về doanh thu và chi phí của một công ty trong một khoảng thời gian nhất định Các công ty thường lập định mức vận hành vào gần cuối năm để dự đoán các hoạt động dự kiến trong năm sau
2.1.2 Định mức đầu tư Định mức đầu tư có nghĩa là chi phí vốn ước tính được bao gồm trong Chương trình làm việc và Ngân sách Định mức cho mỗi Khoản đầu tư, do DESC và MS cùng xác định và chuẩn bị vào từng thời điểm, trong đó chi phí vật chất (đặc biệt là chi phí của bên thứ ba) để theo đuổi Khoản đầu tư đó được lập ngân sách
2.1.3 Định mức tiền mặt Định mức tiền mặt là một tài liệu được tạo ra để giúp một doanh nghiệp quản lý dòng tiền của họ Định mức tiền mặt được chuẩn bị trước và hiển thị tất cả các khoản thu nhập tiền mặt theo kế hoạch hàng tháng (biên lai) và bất kỳ khoản chi tiền mặt nào đã lên kế hoạch (thanh toán) Điều này sẽ cho phép doanh nghiệp lập kế hoạch trước và thu xếp thêm nguồn vốn như thấu chi ngân hàng
2.2 CÁC KIỂU ĐẶT ĐỊNH MỨC
Chiến lược định giá sản phẩm/dịch vụ cần dựa trên nghiên cứu từ khách hàng để xác định mức giá chính xác, phản ánh khả năng chi trả của người mua Phương pháp này có thể dẫn đến việc định giá cao hơn giá trị thực tế, nhưng nếu được áp dụng đúng cách, nó không chỉ giúp tăng doanh số và lợi nhuận mà còn củng cố mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng.
Công thêm chi phí là chiến lược hiệu quả giúp tối ưu hóa lợi nhuận bằng cách tính trực tiếp vào giá bán sản phẩm/dịch vụ Ví dụ, nếu giá vốn sản xuất là 200 ngàn đồng và bạn muốn có thêm 30% lợi nhuận, bạn chỉ cần cộng thêm vào giá bán Đối với doanh nghiệp cung cấp nhiều mặt hàng, tỷ suất lợi nhuận không nhất thiết phải giống nhau cho tất cả sản phẩm; điều này phụ thuộc vào từng loại hàng hóa Tuy nhiên, cần lưu ý rằng không nên áp dụng chiến lược định giá này cho các dịch vụ, vì giá trị của dịch vụ thường vượt xa chi phí, dẫn đến lợi nhuận không đạt được kỳ vọng.
Các doanh nghiệp thường áp dụng chiến lược tăng giá bán ngay khi sản phẩm mới ra mắt, sau đó hạ giá dần khi sản phẩm trở nên kém phổ biến Điều này đặc biệt phổ biến trong lĩnh vực công nghệ, như khi một chiếc điện thoại mới được giới thiệu với mức giá cao Khi sản phẩm không còn mới mẻ, các cửa hàng sẽ giảm giá để thu hút khách hàng và duy trì doanh thu Chiến lược này giúp tối ưu hóa doanh thu ban đầu, nhưng chỉ nên được áp dụng cho các thương hiệu đã có uy tín.
2.2.3 Kiểu linh động Định giá động hay còn được biết tới với các tên định giá đột biến, là hình thức đặt giá sản phẩm dựa trên thời gian và xu hướng người dùng Nhu cầu trên thị trường càng tăng cao thì giá sẽ được đẩy lên cao, và ngược lại Tính linh hoạt trong giá sẽ cực kỳ phù hợp đối với các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ khách hàng, các hãng hàng không, đơn vị tổ chức sự kiện, Nếu áp dụng được đúng thời điểm, tăng giảm giá thành hợp lý sẽ giúp bạn tối ưu lợi nhuận một cách dễ dàng
2.3 THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN
Nhà hàng là một mô hình kinh doanh phức tạp, bao gồm chi phí sản xuất và chi phí dịch vụ Để xác định mức giá hợp lý, cần xem xét các yếu tố ảnh hưởng xung quanh, cũng như xu hướng phát triển tổng thể của ngành Việc phân tích kỹ lưỡng sẽ giúp đưa ra kết quả cuối cùng chính xác hơn.
Chiến lược định giá đề xuất: định giá cộng thêm, định giá cao cấp và định giá dựa trên giá trị.
CƠ SỞ ĐẶT ĐỊNH MỨC
3.1 ĐÁNH GIÁ GIAI ĐOẠN KINH DOANH
“Vòng đời” một doanh nghiệp thường trải qua 7 giai đoạn khác nhau Nắm được
7 giai đoạn này và biết cách ứng phó với chúng là điều hết sức quan trọng để có thể thành công trong kinh doanh
1 Giai đoạn "gieo hạt" Đó là giai đoạn mà việc kinh doanh chỉ tồn tại trong suy nghĩ hay nói cách khác đó chỉ là ý tưởng, ý đồ kinh doanh Giai đoạn này còn được gọi là giai đoạn "khai sinh" doanh nghiệp mới Hầu hết các công ty trong giai đoạn này sẽ cần vượt qua thử thách: chấp nhận thị trường và theo đuổi 1 thời cơ thích hợp riêng biệt Trong giai đoạn này chủ các doanh nghiệp nên cẩn trọng, không nên rải các nguồn tài chính quá mỏng Điểm trọng tâm của giai đoạn này làm sao chọn thời cơ kinh doanh phù hợp với kỹ năng, kinh nghiệm và niềm đam mê để khởi nghiệp Và cũng đừng quên những điểm mấu chốt quan trọng khác đó là: quyết định chọn cơ cấu quyền sở hữu doanh nghiệp, tìm cố vấn chuyên nghiệp, và lập kế hoạch kinh doanh
Trong giai đoạn phát triển này, việc tìm kiếm nguồn tài chính có thể gặp nhiều khó khăn, khi doanh nghiệp phải tự tìm kiếm thị trường và khách hàng cho mình Do đó, doanh nghiệp thường phải dựa vào vốn vay từ chủ sở hữu, bạn bè, gia đình hoặc các nhà đầu tư cá nhân Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể khai thác nguồn vốn từ nhà cung cấp, khách hàng và các khoản viện trợ từ chính phủ.
Doanh nghiệp mới thành lập đang hoạt động hợp pháp với sản phẩm và dịch vụ đã được đưa vào sản xuất và có khách hàng đầu tiên Trong giai đoạn này, yêu cầu về vốn và thời gian tìm kiếm thị trường rất cao Thử thách lớn nhất là không để bất kỳ khoản tiền nào, dù là nhỏ, bị thất thoát Chủ doanh nghiệp cần khảo sát "tính thực tế" của nhu cầu khách hàng để đảm bảo lợi nhuận và hướng đi đúng đắn cho kinh doanh.
Giai đoạn khởi động là thời điểm quan trọng để doanh nghiệp thiết lập cơ sở khách hàng và thị trường, đồng thời kiểm soát và theo dõi nguồn ngân lưu Để phát triển trong giai đoạn này, doanh nghiệp có thể huy động vốn từ người sở hữu, bạn bè, gia đình, nhà cung cấp, khách hàng, hoặc thông qua vay mượn và các khoản viện trợ.
3 Giai đoạn phát triển Ở giai đoạn này, doanh nghiệp đã trải qua "những năm chập chững biết đi" và nay phát triển thành một "đứa trẻ" thực sự Các khoản doanh thu và khách hàng đang tăng lên đồng nghĩa với sự xuất hiện của những thời cơ mới cũng như những thách thức mới Lợi nhuận sinh trưởng kéo theo tính cạnh tranh cũng tăng
Trong giai đoạn hiện tại, thách thức lớn nhất mà công ty phải đối mặt là việc duy trì thực đơn không thay đổi, đồng thời tìm kiếm cơ hội và nguồn tài chính Để vượt qua khó khăn này, chủ doanh nghiệp cần áp dụng phương pháp quản lý hiệu quả và xây dựng kế hoạch kinh doanh mới Việc đào tạo nhân viên và quản lý nghệ thuật giao phó, ủy thác sẽ là chìa khóa dẫn đến thành công trong giai đoạn này.
Chu trình nhịp sống tăng trưởng của doanh nghiệp phụ thuộc vào việc vận hành hiệu quả nhằm đáp ứng nhu cầu bán hàng và lượng khách hàng tăng trưởng Để đạt được điều này, doanh nghiệp cần áp dụng các hệ thống quản lý và phương pháp tính toán tối ưu Đồng thời, việc tìm kiếm và tuyển dụng nhân viên có khả năng giải quyết vấn đề phát sinh trong kinh doanh là rất quan trọng Doanh nghiệp cũng có thể tận dụng nguồn vốn từ ngân hàng, lợi nhuận, đối tác, viện trợ và các lựa chọn cho thuê trong giai đoạn phát triển này.
Trong giai đoạn phát triển, công ty đã đạt được sự ổn định với lượng khách hàng trung thành, tạo dựng vị thế vững chắc trên thị trường Mặc dù tăng trưởng doanh số không còn mạnh mẽ như trước, nhưng vẫn được duy trì trong tầm kiểm soát Kinh doanh đã trở thành thói quen với các quy trình sẵn có, đảm bảo tính nhất quán và bền vững cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Trong giai đoạn này, doanh nghiệp có thể tạm nghỉ ngơi và hài lòng với những thành tích đã đạt được, nhưng cần nhận thức rằng thương trường rất khốc liệt và cạnh tranh cao Chủ doanh nghiệp, mặc dù đã làm việc cật lực và cần thời gian thư giãn, vẫn phải xây dựng một điểm tựa vững mạnh hơn trong bối cảnh lớn hơn Các yếu tố như tình hình kinh tế, tính cạnh tranh, sự thay đổi thị hiếu của khách hàng và xu hướng thị trường có thể nhanh chóng ảnh hưởng đến thành công của doanh nghiệp.
Chu trình nhịp sống của doanh nghiệp cần được thiết lập dựa trên cải tiến và hoạt động năng suất để có thể cạnh tranh hiệu quả trên thị trường Chủ doanh nghiệp nên tập trung vào việc nâng cao quy mô và cải thiện hoạt động kinh doanh thông qua tự động hóa và đổi mới thiết bị Nguồn vốn cho giai đoạn này có thể được huy động từ lợi nhuận, vay ngân hàng, nhà đầu tư và các khoản viện trợ từ chính phủ.
Sự tăng trưởng trong các thị trường mới và kênh phân phối đang trở thành đặc trưng nổi bật hiện nay Đây là thời điểm cho các chủ doanh nghiệp nhỏ lựa chọn chiến lược nhằm mở rộng thị phần và tìm kiếm nguồn doanh thu mới Việc thâm nhập vào các thị trường mới yêu cầu nghiên cứu kỹ lưỡng và lập kế hoạch cho giai đoạn "gieo hạt" và "khởi động" Các doanh nhân nên chấp nhận những rủi ro nhất định để nâng cao khả năng và kinh nghiệm của bản thân.
Tiến vào những lĩnh vực kinh doanh mới có thể là một thử thách lớn, nhưng cũng là cơ hội để doanh nghiệp phát triển Doanh nghiệp nên xem xét việc mở rộng sản phẩm và dịch vụ hiện tại ra thị trường mới hoặc giới thiệu các sản phẩm mới vào thị trường hiện tại Để hỗ trợ cho giai đoạn mở rộng này, nguồn vốn có thể được huy động từ liên doanh, ngân hàng, nhà đầu tư mới hoặc các đối tác chiến lược.
Thay đổi về điều kiện thị trường, xã hội và nền kinh tế có thể dẫn đến giảm doanh số bán hàng và lợi nhuận, làm tăng nguy cơ phá sản cho các doanh nghiệp nhỏ Trong giai đoạn khó khăn này, các doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều thách thức, bao gồm sự suy giảm lợi nhuận và doanh thu, cùng với tình trạng thâm hụt dòng ngân lưu Thời gian kéo dài để hỗ trợ dòng ngân lưu không khả quan càng làm tăng áp lực cho doanh nghiệp.
Chủ doanh nghiệp cần xem xét thời điểm chuyển sang giai đoạn cuối cùng của chu trình sống doanh nghiệp, đó là giai đoạn từ bỏ Đồng thời, họ cũng nên tìm kiếm cơ hội mới và mạo hiểm kinh doanh mới Việc cắt giảm chi phí và khám phá những hướng đi mới để mở rộng dòng ngân lưu là rất quan trọng trong giai đoạn này Nguồn vốn có thể được huy động từ nhà cung cấp, khách hàng và các cổ đông.
Giai đoạn này đánh dấu thời điểm quyết định cho những nỗ lực và công sức trong suốt năm, khi doanh nghiệp có thể tiến lên hoặc kết thúc hoạt động Việc bán doanh nghiệp trở thành một lựa chọn không thể tránh khỏi, yêu cầu đánh giá kỹ lưỡng tình hình thực tế của công ty Sau nhiều năm xây dựng, việc nhận diện giá trị thực sự và vị thế của công ty trên thị trường hiện tại đôi khi là một thách thức lớn.
MUA VÀ NHẬN HÀNG
VÌ SAO PHẢI ĐẶT VÀ NHẬN HÀNG?
Việc xây dựng quy trình mua hàng và đánh giá nhà cung cấp hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động mua sắm, lựa chọn nhà cung cấp chính xác và giảm thiểu chi phí.
Minh bạch trong quá trình mua hàng là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp kinh doanh ẩm thực giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm nguồn lực, thời gian và chi phí, đồng thời mang lại nhiều lợi ích khác.
Khi có quy trình đặt mua và nhận hàng rõ ràng, hiệu quả, nhà hàng sẽ đạt được các lợi ích sau đây:
• Tránh lãng phí do gian lận, chi tiêu bất chính hoặc cấu kết giữa nhân viên với các nhà cung cấp
Để xây dựng quy trình mua hàng hóa hiệu quả, cần áp dụng các bước hợp lý cho cả việc mua nguyên vật liệu phục vụ sản xuất kinh doanh và trang thiết bị, cơ sở hạ tầng, văn phòng Quy trình này không chỉ giúp tối ưu hóa chi phí mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
• Quản lý quan hệ với các nhà cung cấp một các hiệu quả
Quản lý hệ thống nhà cung cấp hiệu quả giúp lựa chọn được những nhà cung cấp có khả năng cung ứng hàng hóa chất lượng cao với chi phí hợp lý nhất Việc này không chỉ nâng cao giá trị sản phẩm mà còn tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp.
• Tối ưu hóa, hợp lý hóa quy trình mua sắm và các thủ tục liên quan
• Cung cấp được một lộ trình đánh giá về nhà cung cấp và hoạt động mua sắm của công ty
Thiết lập một mô hình quản lý nhà cung cấp đồng nhất cho toàn bộ tổ chức, không phân biệt chi nhánh, phòng ban hay bộ phận, giúp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả làm việc.
• Tạo lập được một chuẩn chung về hàng hóa, nguyên vật liệu mua vào để không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ công ty cung cấp.
CÁC BƯỚC VẬN HÀNH
Quy trình đặt hàng và nhận hàng trong doanh nghiệp ẩm thực thường trải qua nhiều bước và yêu cầu sự phối hợp giữa các bộ phận khác nhau Mỗi doanh nghiệp sẽ có những quy trình riêng biệt phù hợp với đặc thù hoạt động của mình Tuy nhiên, quy trình chung cho việc đặt hàng, mua hàng và nhận hàng tại nhà hàng thường bao gồm các bước cơ bản sau:
Bước đầu tiên trong quy trình mua hàng là xác định nhu cầu mua Tại giai đoạn này, nhà hàng cần nhận diện các hàng hóa hoặc dịch vụ cần thiết để giải quyết một vấn đề cụ thể Chẳng hạn, nếu nhà hàng muốn phục vụ một món ăn đặc biệt cho bữa tiệc của khách VIP, thì hàng hóa cần mua sẽ bao gồm các nguyên liệu dài hạn và ngắn hạn liên quan đến việc chuẩn bị cho sự kiện đó.
❖ Bước 2: Xác định yêu cầu đối với đơn đặt hàng
Mỗi sản phẩm và dịch vụ trong ngành ẩm thực đều có yêu cầu và tiêu chuẩn riêng, vì vậy doanh nghiệp cần xác định rõ các yêu cầu cho từng đơn đặt hàng để tránh mua nhầm hàng hóa không cần thiết Ví dụ, cần xác định loại cá, khối lượng và nguồn gốc sản phẩm, có thể là từ Việt Nam hoặc nhập khẩu Ngoài ra, nhà hàng cũng cần làm rõ ngân sách cho hàng hóa, điều này giúp nhân viên mua hàng dễ dàng đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với yêu cầu đơn hàng.
❖ Bước 3: Tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng
Các cơ sở dịch vụ ăn uống thường thiết lập mối quan hệ bền vững với các nhà cung cấp thực phẩm Nếu nhà hàng của bạn chưa tìm được nhà cung cấp phù hợp, hãy khám phá các lựa chọn khác thông qua dịch vụ trực tuyến, gọi điện thoại, hoặc tham gia các triển lãm thương mại.
Sau khi xác định một số nhà cung cấp, doanh nghiệp ẩm thực cần áp dụng các tiêu chí đánh giá khác nhau để chọn lựa đối tác phù hợp Những tiêu chí quan trọng bao gồm uy tín của nhà cung cấp, thời gian hoạt động trên thị trường, và khả năng đáp ứng yêu cầu về chất lượng cũng như số lượng sản phẩm.
Để đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất, bạn cần lấy báo giá từ ít nhất 03 nhà cung cấp khác nhau Sau khi nhận được các báo giá, hãy so sánh giá cả và chất lượng hàng hóa, dịch vụ để tìm ra lựa chọn tối ưu Ngoài ra, cũng nên xem xét thương hiệu của nhà cung cấp, chính sách bảo hành và dịch vụ sau bán hàng để đảm bảo quyết định của bạn là chính xác nhất.
Bước 5 trong quy trình lựa chọn nhà cung cấp là đàm phán và ký kết hợp đồng Tại giai đoạn này, doanh nghiệp sẽ tiếp tục thảo luận với nhà cung cấp đã được chọn sau khi hoàn thành bước đánh giá Mục tiêu của việc đàm phán là để làm rõ hơn các yêu cầu và cam kết liên quan đến hàng hóa và dịch vụ, nhằm đảm bảo rằng cả hai bên có thể thực hiện việc cung ứng một cách thuận lợi.
Sau khi hoàn tất đàm phán, công ty bạn và nhà cung cấp sẽ ký kết hợp đồng, tạo ra một ràng buộc pháp lý giữa hai bên Hợp đồng này sẽ ghi rõ các cam kết, yêu cầu liên quan đến hàng hóa và dịch vụ cung ứng, cũng như trách nhiệm của mỗi bên.
❖ Bước 6: Tiến hành giao nhận hàng và thanh toán
Dựa trên hợp đồng đã ký, nhà cung cấp sẽ thực hiện giao hàng và lắp đặt dịch vụ trong thời gian đã thỏa thuận Công ty bạn sẽ tiến hành kiểm tra, nhận hàng, nghiệm thu dịch vụ và thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp.
MUA VÀ ĐẶT HÀNG
2.1 PHÂN LOẠI HÀNG HÓA 2.1.1 Hàng ngắn hạn (perishables)
Hàng hóa ngắn hạn là những sản phẩm có chất lượng dễ bị suy giảm theo thời gian do ảnh hưởng của điều kiện môi trường Các loại hàng hóa này bao gồm thịt, cá, hải sản, sản phẩm từ sữa, trái cây, rau củ, hoa, dược phẩm và hóa chất.
Do đặc tính hóa học và sinh lý của các sản phẩm này, chúng có tuổi thọ ngắn và dễ hư hỏng Việc bảo quản trong quá trình vận chuyển trở nên khó khăn, đặc biệt khi nhiệt độ không ổn định Do đó, cần phải xử lý các sản phẩm này một cách thận trọng và hiệu quả để đảm bảo chúng đến tay người tiêu dùng trong tình trạng tốt nhất.
2.1.2 Hàng dài hạn (non-perishable)
Thực phẩm dài hạn như đồ hộp và trái cây sấy khô có thời hạn sử dụng lâu dài và không cần bảo quản lạnh Những sản phẩm này có thể được lưu trữ ở nhiệt độ phòng, lý tưởng trong phòng đựng thức ăn hoặc tủ Một số mặt hàng dài hạn phổ biến bao gồm đồ hộp và trái cây sấy khô.
- Bơ từ các loại hạt
- Rau củ quả được sấy khô và đóng hộp
- Các loại đậu và hạt
2.2 TIÊU CHUẨN MUA HÀNG 2.2.1 Chất lượng
Giám định sản phẩm và nhà cung cấp hàng hóa là bước quan trọng trong quy trình mua sắm của các doanh nghiệp ẩm thực Kiểm tra nhà cung cấp bên thứ ba giúp bảo vệ khoản đầu tư của bên mua và đảm bảo rằng sản phẩm thực phẩm đạt tiêu chuẩn về an toàn, chất lượng và số lượng, phù hợp với mục đích sử dụng.
Khi nhận hàng thực phẩm, đặc biệt là hàng tươi sống, việc kiểm tra chất lượng ngay tại thời điểm nhận là rất quan trọng Bạn cần xác định xem thực phẩm còn tươi sống có đạt tiêu chuẩn hay không, loại thực phẩm được giao có đúng yêu cầu không, và liệu các sản phẩm có được xử lý theo đúng quy định hay không Những yếu tố này là cần thiết để đảm bảo chất lượng thực phẩm từ nhà cung cấp.
Việc kiểm tra hàng hóa và sản phẩm thực phẩm đúng và đủ số lượng là rất quan trọng đối với nhà hàng Nếu không nhận đủ số lượng đã đặt, nhà hàng sẽ phải đối mặt với áp lực từ khách hàng, đặc biệt là đối với các món ăn đã được đặt trước hoặc những món ăn "hot" Sự thiếu hụt này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến doanh thu bán hàng của doanh nghiệp Do đó, kiểm tra số lượng sản phẩm là một trong những tiêu chuẩn quan trọng khi nhận hàng.
Các yếu tố đánh giá giá cả sản phẩm / dịch vụ của nhà cung cấp có thể kể đến:
Để đảm bảo tính cạnh tranh, doanh nghiệp cần điều chỉnh giá cả sao cho tương đương với mức giá của các nhà cung cấp sản phẩm tương tự Việc thu thập báo giá từ nhiều nhà cung cấp sẽ giúp doanh nghiệp so sánh và đưa ra quyết định hợp lý.
• Sự ổn định: Giá cả nên ổn định một cách hợp lý theo thời gian
• Sự chính xác: Giá trên đơn đặt hàng và trên hóa đơn chỉ nên có chênh lệch nhỏ
Nhà cung cấp cần nhận thức rõ rằng doanh nghiệp luôn có nhu cầu giảm chi phí, vì vậy họ nên chủ động đề xuất các giải pháp tiết kiệm chi phí hiệu quả.
Minh bạch trong thanh toán là yếu tố quan trọng, với thời gian trung bình nhận ghi chú tín dụng cần hợp lý Chi phí ước tính không nên thay đổi đáng kể so với hóa đơn cuối cùng Hóa đơn từ nhà cung cấp cần được gửi kịp thời và phải rõ ràng, dễ hiểu.
2.3 MUA HÀNG 2.3.1 Đặt hàng (Purchasing order / PO)
Purchase Order (P/O) là đơn đặt hàng mà Người Mua (Buyer) gửi cho Người Bán (Seller) xác nhận về việc mua hàng
Purchase order là một loại giấy tờ ủy quyền trong giao dịch và buôn bán Khi người bán chấp nhận, purchase order trở thành một thỏa thuận ràng buộc giống như hợp đồng đã ký kết giữa hai bên.
Một đơn đặt hàng bao gồm các thông tin quan trọng như giới thiệu, số lượng, giá cả, giảm giá, điều khoản thanh toán, ngày giao hàng và các điều khoản liên quan khác, đồng thời xác định rõ người bán cụ thể Đây cũng được coi là một phần của hệ thống thông tin trong quá trình mua bán.
Doanh nghiệp sử dụng đơn đặt hàng vì một vài lý do:
• Đơn đặt hàng cho phép người mua có thể truyền đạt ý định cũng như là sự lựa chọn của họ đến người bán
• Người bán được bảo vệ trong trường hợp bị người mua từ chối của việc trả tiền hàng hoá hoặc dịch vụ
• Đơn đặt hàng giúp các đại lý quản lý các yêu cầu mới cũng như là chi tiêu đơn hàng trong tình hình hiện tại
• Đơn đặt hàng giúp cho nền kinh tế hợp lý hoá quá trình mua bán theo một quy trình chuẩn
2.3.2 Hàng định kỳ (Standing order) Đơn đặt hàng định kỳ là một loại đơn đặt hàng (PO) được phát hành để thiết lập tài khoản với một nhà cung cấp cụ thể để có được các dịch vụ cụ thể trong một khoảng thời gian xác định Sau khi PO của bạn được bộ phận mua hàng xử lý, bạn có thể đặt hàng trực tiếp với nhà cung cấp nếu cần Đơn đặt hàng định kỳ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình đặt hàng của bạn bằng cách:
• Giảm chi phí xử lý, vì chỉ cần một bản yêu cầu cho mỗi nhà cung cấp
• Quá trình đặt hàng diễn ra nhanh chóng, bởi vì bạn đặt hàng trực tiếp với nhà cung cấp
• Thông báo ngay lập tức về sự sẵn có của mặt hàng của bạn, nếu bạn đặt hàng qua tài khoản trực tuyến.
NHẬN HÀNG
KHO VÀ CUNG CẤP
KIỂM SOÁT VÀ LƯU TRỮ
Nhiệt độ bảo quản thực phẩm trong kho lạnh rất quan trọng và phụ thuộc vào loại thực phẩm cũng như thời gian bảo quản Mỗi loại mặt hàng yêu cầu mức nhiệt độ và thời gian bảo quản khác nhau Đối với các sản phẩm cần trữ đông như hải sản và thịt, nhiệt độ cần duy trì ở mức khoảng âm 18 độ C Điều này giúp đảm bảo nhiệt độ ở tâm sản phẩm sau khi cấp đông đạt yêu cầu, tránh hiện tượng rã đông và tái kết tinh, từ đó bảo vệ chất lượng thực phẩm.
Các sản phẩm như rau, củ, quả không thể duy trì chất lượng tốt ở nhiệt độ thấp, do đó cần được bảo quản ở nhiệt độ cao hơn, trong khoảng từ 0 đến 5 độ C.
Kho lạnh cần duy trì nhiệt độ ổn định từ âm 20 đến 20 độ C để phù hợp với các loại thực phẩm khác nhau, do tính chất khác nhau của từng loại sản phẩm.
2.1.2 Thùng chứa / Kho trữ hàng
Các thùng và hộp này được thiết kế để tương thích hoàn hảo với mọi hệ thống kệ giá trong kho, giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ mà không gặp trở ngại nào Sự đa dạng về kích thước của các thùng cho phép kết hợp linh hoạt, mang lại sự tiện lợi trong việc sắp xếp hàng hóa.
Trong lưu trữ, chất lượng hàng hóa là ưu tiên hàng đầu, đặc biệt với những mặt hàng dễ bị biến chất như thực phẩm và thuốc men Cần tránh để hàng hóa ở nơi ẩm mốc, cách ly với bụi bẩn và côn trùng Đối với các vật dụng hàng ngày như quần áo và đồ gia dụng, việc giữ gìn độ sạch sẽ cũng rất quan trọng Do đó, hàng hóa không nên tiếp xúc trực tiếp với mặt đất mà phải được đặt trên kệ để bảo đảm an toàn và chất lượng.
Kệ để hàng đảm bảo chất lượng hàng hóa không bị ảnh hưởng nhờ việc nâng cao hàng hóa lên một khoảng cách nhất định so với mặt đất Thiết kế đơn giản của kệ, bao gồm tầng kệ và khung sắt, giúp khu vực để hàng luôn thông thoáng, hạn chế sự ẩn nấp của côn trùng và chuột bọ gây hại Điều này cũng góp phần giữ cho khu vực lưu trữ luôn khô ráo, sạch sẽ, không có dấu hiệu ẩm mốc, bảo vệ hàng hóa một cách hiệu quả.
Để đảm bảo kho lưu trữ luôn trong tình trạng tốt, cần thiết lập lịch kiểm tra định kỳ nhằm phát hiện và khắc phục các vấn đề xếp kho không đúng cách hoặc chất hàng không đạt yêu cầu Bên cạnh đó, việc vệ sinh kho ít nhất hai tuần một lần là rất quan trọng để giữ cho không gian luôn sạch sẽ, ngăn ngừa ẩm mốc, mối mọt và các tác động sinh hóa có thể làm hỏng sản phẩm.
Sắp xếp hàng hóa lên kệ theo sơ đồ đã được thiết kế trước, đảm bảo an toàn cho cả người và hàng Việc xếp chồng hàng hóa cao giúp tiết kiệm diện tích và vật liệu kê lót, nhưng vẫn cần đảm bảo độ an toàn tối đa trong quá trình lưu trữ.
Bạn có thể áp dụng một số phương pháp xếp hàng như sau:
Xếp chồng hàng hóa theo hình lập phương hoặc hình kim tự tháp so le là phương pháp tối ưu cho hàng hóa được đóng gói hoặc xếp theo từng chiếc.
• Xếp hàng đổ đống tại một vị trí dành cho khối hàng hóa không cần bảo quản quá cao như cát, sỏi, đá, than…
Xếp hàng trên kệ là phương pháp quan trọng để bảo quản những mặt hàng có giá trị, đảm bảo chúng được giữ trong điều kiện tốt Các sản phẩm nhẹ thường được sắp xếp ở vị trí cao, trong khi những hàng hóa nặng được đặt ở bên dưới để dễ dàng quản lý và bảo vệ.
CUNG CẤP HÀNG
Có 2 phương thức lấy hàng chính thường được sử dụng:
Giai đoạn sơ cấp là bước đầu tiên trong quy trình lấy hàng, nơi hàng hóa có thể được vận chuyển trực tiếp đến khu vực xử lý hoặc nơi đóng gói để hoàn tất, ký nhận và phân phối Trong trường hợp này, quá trình lấy hàng sơ cấp sẽ kết thúc giai đoạn lấy hàng.
Giai đoạn thứ cấp trong quá trình lấy hàng là bước quan trọng, nơi hàng hóa sơ cấp được xử lý để phân bổ cho các đơn đặt hàng nhóm hoặc đơn đặt hàng riêng lẻ thông qua quy trình phân loại hệ thống Với sự gia tăng của bán hàng trực tuyến, nhiều công ty đang ưu tiên áp dụng quy trình lấy hàng thứ cấp để nâng cao hiệu quả và đáp ứng nhu cầu khách hàng.
CÁC PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN
Ý NGHĨA CỦA VIỆC XUẤT HÓA ĐƠN
Việc ra hóa đơn thanh toán cho khách hàng là công việc quan trọng đối với khách vào cuối bữa ăn
- Khách luôn luôn mong đợi việc tính hóa đơn diễn ra một cách kịp thời và chính xác
- Nhà hàng sẽ bị tổn thất về doanh thu nếu việc ra hóa đơn thực hiện không đúng
- Thông thường, thu ngân sẽ lập và lưu giữ hóa đơn thanh toán của khách hàng
- Người phục vụ có vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo cung cấp thông tin chính xác cho thu ngân một cách kịp thời
- Tùy vào chính sách của nhà hàng khách có thể thanh toán hóa đơn bằng: Tiền mặt, Séc cá nhân / Séc du lịch, Thẻ tín dụng…
CAC THỨC LẬP HÓA ĐƠN
CÁC PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN
1 GIỚI THIỆU 1.1 Ý NGHĨA CỦA VIỆC XUẤT HÓA ĐƠN
Việc ra hóa đơn thanh toán cho khách hàng là công việc quan trọng đối với khách vào cuối bữa ăn
- Khách luôn luôn mong đợi việc tính hóa đơn diễn ra một cách kịp thời và chính xác
- Nhà hàng sẽ bị tổn thất về doanh thu nếu việc ra hóa đơn thực hiện không đúng
- Thông thường, thu ngân sẽ lập và lưu giữ hóa đơn thanh toán của khách hàng
- Người phục vụ có vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo cung cấp thông tin chính xác cho thu ngân một cách kịp thời
- Tùy vào chính sách của nhà hàng khách có thể thanh toán hóa đơn bằng: Tiền mặt, Séc cá nhân / Séc du lịch, Thẻ tín dụng…
• Hóa đơn giá trị gia tăng
2 CÁCH THỨC LẬP HÓA ĐƠN 2.1 HÓA ĐƠN VIẾT TAY / MÁY TÍNH BÀN
Nhân viên phục vụ sẽ chuyển cho thu ngân bản sao của phiếu đặt ăn/uống, tùy theo quy định của từng đơn vị Dựa trên số bàn ghi trên phiếu, nhân viên thu ngân sẽ lập hóa đơn thanh toán.
- Tất cả các bộ hóa đơn thanh toán đều được đánh theo số thứ tự để dễ kiểm soát
Khi thu ngân nhận phiếu đặt ăn hoặc uống, họ sẽ ghi chép các hạng mục từ phiếu vào hóa đơn thanh toán và đảm bảo giá cả được điền chính xác.
- Xấp hóa đơn thanh toán và các phiếu đặt ăn / uống được xếp theo thứ tự phù hợp với số bàn
Khi khách hàng yêu cầu hóa đơn thanh toán, nhân viên phục vụ cần lấy chứng từ hóa đơn từ thu ngân để xác nhận tính chính xác của các hạng mục mà khách đã gọi Sau khi kiểm tra, thu ngân sẽ tiến hành cộng tổng hóa đơn.
Liên đầu tiên sẽ được phục vụ cho khách, tùy thuộc vào đơn vị Hóa đơn được trình bày trong một tấm bìa cứng hoặc đặt trên dĩa ăn với khăn ăn được gập lại.
- Là hệ thống một bảng menu được lập trình để thu ngân truy cập và tính tiền khách
Người dùng có thể mở và nhập (Key) một món ăn từ cơ sở dữ liệu (Database) hoặc định giá cho một món ăn không có trong thực đơn bằng cách sử dụng tính năng “open key”.
- Micro system được liên kết với bộ phận kế toán và F/O
- Nhờ sự liên kết này thu ngân có thể nhận biết được khách đã trả phòng chưa (check out) hay xử lý trường hợp hủy hóa đơn (void bill).
CÁC HÌNH THỨC THANH TOÁN
Hóa đơn có thể được thanh toán bằng bất kỳ hình thức chi trả nào sau đây:
- Thẻ tín dụng (Credit cards)
3.1 TIỀN MẶT 3.1.1 Tiền đồng, ngoại tệ
Khi xử lý việc giao dịch, mua bán bằng tiền mặt:
• Nhà hàng có thể chỉ nhận những loại ngoại tệ đã được đưa vào bảng liệt kê như dollar Mỹ, dollar Úc …
• Những đồng ngoại tệ bằng kim loại sẽ không được chấp nhận khi chi trả
• Tỷ giá hối đoái được thông báo, niêm yết bởi khách sạn
• Nếu có tiền thừa trong lần giao dịch có liên quan đến ngoại tệ, luôn luôn được thối lại bằng tiền đồng
• Khi nhận thanh toán bằng séc cá nhân, yêu cầu khách cho xem thẻ séc ngân hàng kèm theo tờ séc cá nhân
• So sánh tờ séc cá nhân với thẻ séc ngân hàng, xem chúng:
• Có cùng tên ngân hàng phát hành không
- Tên cá nhân có giống nhau không
- Mã số có trùng nhau không
- Thẻ còn giá trị hay đã hết hạn sử dụng
- Thẻ không có tên trong danh sách thẻ có vấn đề
• Chữ ký không được tẩy xóa hay sửa chữa
Mỗi lần thanh toán chỉ được chấp nhận một séc và không được vượt quá số tiền tối đa được ghi trên thẻ séc ngân hàng.
• Nhớ rằng khách phải ký séc trước mặt bạn
• So sánh chữ ký ở séc cá nhân và thẻ séc, hai chữ ký phải giống hệt nhau
• Ghi số thẻ ngân hàng ở phía sau tờ séc
• Đưa bản sao hóa đơn cho khách và đưa thẻ ngân hàng cho khách
• Một tờ séc du lịch là một hình thức tiền tệ trả trước
• Người mua mua các tờ séc từ ngân hàng và trả bằng séc khi chi trả
Séc du lịch là một phương thức mang tiền mặt phổ biến và được chấp nhận toàn cầu, đặc biệt là đối với khách du lịch nhờ vào tính khả thi và đặc điểm an toàn của nó.
Séc du lịch có thể được sử dụng với các đồng tiền chung đang lưu hành trên toàn cầu và nhiều loại tiền tệ khác nhau thông qua các tổ chức như American Express.
- Séc du lịch được thực hiện theo cách thức sau đây:
• Mỗi tờ séc có chỗ trống dành cho 02 chữ ký, một để người mua séc ký trên phiếu mua
• Chữ ký thứ hai phải được ký trước mặt người nhận khi tờ séc được dùng để thanh toán (như tiền mặt)
• Tỷ giá hối đoái đã được niêm yết sẽ được áp dụng
• So sánh hai chữ ký trên séc, chúng phải giống hệt nhau
Để xác nhận danh tính khi khách hàng thanh toán bằng séc, yêu cầu khách cung cấp một thẻ có ảnh Thông thường, khách hàng sẽ sử dụng hộ chiếu làm giấy tờ nhận dạng.
• Theo dõi quá trình khách ký séc và viết ngày tháng Séc phải được ký trước mặt bạn
• Sau khi kiểm tra thấy hai chữ ký giống hệt nhau, mang tờ séc khách vừa mới ký đến quầy thu ngân để xác định tỷ giá
• Sau khi đã tính toán theo tỷ giá hối đoái, trả lại tiền thừa và hóa đơn cho khách
Trước tiên, phải biết thẻ tín dụng có thể thanh toán ở nhà hàng, khách sạn của bạn không
- Kiểm tra thẻ tín dụng:
• Thẻ phải chưa hết hạn
• Thẻ không có tên trong danh sách thẻ có vấn đề
- Không thấy có từ hủy bỏ (cancelled) hoặc từ không có hiệu lực (void) ở vùng chữ ký
- Sau đó, điền thông tin cần thiết vào mẫu thích hợp theo đúng thủ tục yêu cầu của Công ty phát hành thẻ
Để thực hiện việc sao chép thông tin thẻ tín dụng, đầu tiên, bạn cần đặt thẻ tín dụng của khách hàng và mẫu đã điền vào máy cà thẻ (imprinter) Sau đó, đặt thẻ tín dụng bên dưới mẫu và nhẹ nhàng đẩy thanh cà thẻ qua thẻ và mẫu, đảm bảo rằng tên khách hàng hiển thị rõ ràng trên các bản sao của mẫu đã điền.
Nếu khách hàng thanh toán số tiền vượt quá giới hạn cho phép trong một lần giao dịch, họ cần liên hệ với Công ty phát hành thẻ tín dụng để yêu cầu số cấp phép cho giao dịch Sau khi nhận được số cấp phép, khách hàng phải ghi lại thông tin này vào mẫu đã điền.
- Đưa mẫu vừa cà xong cho khách ký tên
- So sánh hai chữ ký trên thẻ tín dụng và mẫu vừa cà Chúng phải giống hệt nhau
- Đưa liên dành cho khách hàng trong mẫu vừa cà và trả thẻ tín dụng cho khách
Khách hàng có thể ghi nợ các chi phí tiêu dùng tại khách sạn vào tài khoản phòng trong suốt thời gian lưu trú, và chỉ thanh toán tổng số tiền này khi làm thủ tục rời khỏi khách sạn.
Khách hàng chỉ được phép đặt cọc một khoản tiền tại quầy tiếp tân khi thực hiện thủ tục đăng ký nhận phòng tại khách sạn.
Nhân viên tiếp tân sẽ cung cấp cho khách một thẻ chìa khóa phòng, đóng vai trò như một phương thức nhận dạng, với thông tin số phòng và tên khách được ghi rõ trên bìa thẻ.
- Khách sạn có thể yêu cầu khách cung cấp chữ ký mẫu trên phiếu đăng ký nhận phòng tại khách sạn
- Khách sẽ sử dụng thẻ chìa khóa phòng này khi ký chịu các hóa đơn ăn ở nhà hàng trong khách sạn
- Khi khách ghi nợ vào tài khoản của phòng khách đang ở, cần lưu ý:
• Nhận dạng khách bằng cách yêu cầu khách cho xem thẻ chìa khóa phòng hoặc chìa khóa phòng
• Khách hàng sẽ ký tên trên hóa đơn, ghi đầy đủ họ tên bằng chữ in hoa và ghi rõ số phòng mà khách đang ở
Khi khách hàng yêu cầu bản sao hóa đơn, nhân viên phục vụ sẽ thông báo rằng họ sẽ nhận được bản sao sau khi hoàn tất thanh toán và rời khỏi khách sạn.
Meal/Drink vouchers được cung cấp bởi khách sạn như một phần trong dịch vụ ăn uống và lưu trú trọn gói, nhằm phục vụ cho đại lý của hãng hàng không hoặc đại lý du lịch nội địa.
- Nhân viên tiếp tân sẽ trao cho khách ngụ tại khách sạn khi họ đăng ký vào ở khách sạn
- Những phiếu ăn này không thể chuyển thành tiền mặt nếu không sử dụng
Các phiếu ăn thường được phát hành chủ yếu cho bữa sáng, nhưng đôi khi cũng có thể áp dụng cho các bữa ăn khác và đồ uống.
Ví dụ: American buffet breakfast, Set Lunch or Dinner voucher,…
• Những thông tin chính được tìm thấy trên những phiếu ăn/uống bao gồm:
- Validity date.( Ngày sử dụng )
- Venue/outlet.(Địa điểm/bộ phận)
Gift vouchers có thể được khách sạn tặng cho cá nhân và tổ chức như một món quà, hoặc được bán ra cho những ai muốn mua làm quà tặng.
- Những phiếu này được phát hành bởi Bộ phận tài chính – kế toán và được đổi thành bữa ăn, thức uống trong những nhà hàng của khách sạn
• Giá trị của những phiếu này được cho biết trên mỗi phiếu và nó không thể chuyển thành tiền mặt nếu người giữ phiếu không sử dụng
• Gift vouchers được khách sạn phát hành thường bao gồm những thông tin sau đây:
- Validity (niêm yết ngày kết thúc và thường có giá trị trong vòng 06 tháng kể từ ngày phát hành)
- Value of voucher (VND /USD )
- Stipulations and conditions of use( quy định và điều kiện sử dụng )
Phiếu quà tặng không thể đổi thành tiền mặt hoặc hoàn tiền nếu giá trị chưa được sử dụng hết hoặc không có giá trị trong những dịp lễ đặc biệt.
( This voucher is not redeemable for cash, not applicable for festive season and will not be renewed )
- Cũng có thể công bố nơi/ khu vực trong khách sạn, nơi mà phiếu có thể được thực hiện / sử dụng.