TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
TÍNH CẤP THIẾT NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
Trong bối cảnh toàn cầu hóa hiện nay, thương mại quốc tế đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển kinh tế của các quốc gia Nó giúp các quốc gia tập trung vào việc chuyên môn hóa sản xuất những mặt hàng mà họ có lợi thế, từ đó tăng cường xuất khẩu và nhập khẩu các sản phẩm không phải là lợi thế cạnh tranh của mình.
Công ty TNHH CPAC Monier VN chuyên kinh doanh ngói lợp nhập khẩu cao cấp, đóng góp đáng kể vào doanh thu của doanh nghiệp Thị trường Thái Lan là nguồn nhập khẩu chủ yếu; tuy nhiên, việc thực hiện các hợp đồng đã ký kết với đối tác tại đây vẫn chưa đạt hiệu quả như mong đợi và còn nhiều vấn đề cần khắc phục.
Trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng, thường xảy ra sai sót như khai báo hải quan không hợp lý, dẫn đến hàng hóa chậm thông quan; không kiểm tra kỹ lưỡng hàng hóa khi giao nhận; và không cập nhật thông tin kịp thời về nghĩa vụ hợp đồng của bên xuất khẩu Những sai sót này ảnh hưởng tiêu cực đến các khâu khác trong sản xuất kinh doanh Nguyên nhân chính của các vấn đề này là do công tác giám sát và điều hành quá trình thực hiện hợp đồng chưa được thực hiện hiệu quả.
Công ty cần cải thiện hiệu quả hoạt động bằng cách hoàn thiện công tác giám sát và điều hành, nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện hợp đồng.
TNHH CPAC Monier VN hiện nay
Trong khuôn khổ khóa luận tốt nghiệp, nghiên cứu nhằm hoàn thiện công tác giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu là rất quan trọng và cần thiết, không chỉ cho sinh viên mà còn cho công ty thực tập Những kiến thức đã học tại khoa Tiếng Anh sẽ hỗ trợ sinh viên trong việc áp dụng lý thuyết vào thực tiễn, góp phần nâng cao hiệu quả công việc tại công ty.
Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH CPAC Monier VN, dưới sự hướng dẫn của cô giáo TS Nguyễn Bích Thủy và cô giáo ThS Hoàng Thị Thúy, cùng với sự hỗ trợ từ các cán bộ công nhân viên, tôi đã chọn đề tài “Giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu ngói lợp từ Thái Lan tại Công ty TNHH CPAC Monier Việt Nam” cho khóa luận tốt nghiệp của mình.
XÁC LẬP VÀ TUYÊN BỐ VẤN ĐỀ TRONG ĐỀ TÀI
Trên cơ sở phân tích tính cấp thiết của vấn đề, cùng với quá trình thực tập tại Công ty
TNHH CPAC Monier VN, em đã nhận ra được tầm quan trọng của việc Giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Từ các vấn đề cấp thiết nêu trên em xin đề xuất và thực hiện đề tài nghiên cứu khóa luận tốt nghiệp:
Đề tài “Giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu ngói lợp từ Thái Lan tại Công ty TNHH CPAC Monier VN” tập trung vào việc phân tích công tác giám sát và điều hành hợp đồng nhập khẩu tại công ty Mục tiêu của nghiên cứu là xác định những khó khăn và thách thức mà doanh nghiệp gặp phải trong quá trình giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu ngói lợp từ Thái Lan Từ đó, đề tài sẽ đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện và nâng cao hiệu quả giám sát và điều hành hợp đồng nhập khẩu của công ty.
CÁC MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI
Đề tài nghiên cứu nhằm hệ thống hóa các lý luận cơ bản về giám sát và điều hành hợp đồng nhập khẩu, từ đó cung cấp cái nhìn tổng quan về hoạt động này Đây sẽ là cơ sở lý thuyết định hướng cho việc khảo sát thực trạng công tác giám sát và điều hành hợp đồng nhập khẩu ngói lợp tại Công ty TNHH CPAC Monier VN.
Bài viết này hệ thống hóa các lý thuyết cơ bản và so sánh với thực tế thông qua khảo sát tình hình giám sát và điều hành hợp đồng nhập khẩu ngói lợp Qua việc sử dụng phiếu điều tra trắc nghiệm và phỏng vấn chuyên gia, kết hợp với dữ liệu sơ cấp và thứ cấp, bài viết phân tích và đưa ra kết luận về những vấn đề khó khăn còn tồn tại trong công tác giám sát và điều hành tại Công ty Từ đó, bài viết đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu ngói lợp từ Thái Lan.
PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI
- Giới hạn về nội dung nghiên cứu: Giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu ngói lợp từ Thái Lan
- Phạm vi nghiên cứu về không gian: Nhập khẩu từ thị trường Thái Lan tại Công ty
- Giới hạn đối tượng về mặt hàng nghiên cứu: Ngói lợp NK từ Thái Lan
- Phạm vi về thời gian nghiên cứu: Nguồn số liệu thứ cấp thu thập được từ năm 2007 đến năm 2011.
KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI
Chương I : Tổng quan nghiên cứu đề tài
Chương II : Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng công tác giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu ngói lớp từ Thái Lan tại công ty
Chương III : Các kết luận và đề xuất với công tác giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng NK ngói lớp từ Thái Lan tại công ty TNHH CPAC Monier VN.
MỘT SỐ KHÁI NIỆM VÀ PHÂN ĐỊNH NỘI DUNG CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
1.6.1 Một số khái niệm định nghĩa cơ bản
Nhập khẩu là hoạt động mua hàng hóa, dịch vụ được sản xuất ở nước ngoài về phục vụ nhu cầu trong nước nhằm tìm kiếm lợi nhuận
Các hình thức nhập khẩu chủ yếu
Nhập khẩu trực tiếp là hoạt động độc lập của doanh nghiệp xuất nhập khẩu, thực hiện dựa trên nghiên cứu kỹ lưỡng thị trường trong và ngoài nước Doanh nghiệp cần tính toán chính xác chi phí để đảm bảo hiệu quả kinh doanh, đồng thời tuân thủ đầy đủ các chính sách và luật pháp quốc gia cũng như quốc tế.
Nhập khẩu ủy thác là dịch vụ thương mại mà doanh nghiệp trong nước sử dụng để nhập khẩu hàng hóa khi không có quyền thực hiện hoạt động nhập khẩu trực tiếp Doanh nghiệp sẽ ủy thác cho một công ty khác thực hiện giao dịch và tiến hành nhập khẩu theo yêu cầu của mình.
Nhập khẩu liên doanh là hoạt động kinh doanh mà các doanh nghiệp tự nguyện liên kết với nhau, trong đó ít nhất một bên là doanh nghiệp nhập khẩu trực tiếp Mục tiêu của nhập khẩu liên doanh là phối hợp kỹ năng và tài nguyên giữa các bên để tối ưu hóa giao dịch và phát triển các chiến lược có lợi cho tất cả các doanh nghiệp tham gia.
Nhập khẩu hàng đổi hàng và trao đổi bù trừ là hai nghiệp vụ chính trong buôn bán đối lưu Nhập khẩu hàng đổi hàng cho phép trao đổi trực tiếp hàng hóa và dịch vụ mà không cần sử dụng tiền tệ như một phương tiện trung gian Hình thức này thường diễn ra song song với xuất khẩu, tạo ra cơ hội cho các doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực và tăng cường giao thương quốc tế.
Nhập khẩu tái xuất là hoạt động nhập hàng hóa vào một quốc gia với mục đích không phải để tiêu thụ nội địa, mà nhằm xuất khẩu sang một quốc gia thứ ba để thu lợi nhuận Các mặt hàng này không trải qua quá trình chế biến tại nước tái xuất.
Hợp đồng nhập khẩu là thỏa thuận mua bán hàng hóa giữa doanh nghiệp trong nước và thương nhân nước ngoài, liên quan đến việc chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa và thực hiện thanh toán Đây là một phần quan trọng trong thương mại quốc tế, cùng với hợp đồng xuất khẩu, tạo thành hai hình thức chính của hợp đồng thương mại quốc tế.
Hợp đồng thương mại quốc tế (TMQT) là thỏa thuận giữa các bên kinh doanh ở các quốc gia khác nhau, trong đó bên Bán (bên XK) có nghĩa vụ chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho bên Mua (bên NK) Bên Mua phải nhận hàng và thanh toán tiền cho bên Bán.
Nội dung của hợp đồng nhập khẩu cần bao gồm các điều khoản quan trọng như tên hàng, số lượng, quy cách và chất lượng, giá cả, thanh toán và giao nhận hàng Điều khoản về tên hàng phải xác định chính xác tên hàng hóa cần giao dịch bằng các phương pháp phù hợp Số lượng hàng hóa giao nhận cũng cần được quy định rõ ràng, bao gồm đơn vị tính và phương pháp xác định trọng lượng Chất lượng hàng hóa được xác định thông qua các thông số kỹ thuật và hàm lượng các chất cấu thành Giá cả phải được quy định cụ thể, bao gồm mức giá, đồng tiền tính giá, phương thức quy định giá và quy tắc giảm giá Thanh toán cũng cần được quy định rõ ràng, bao gồm các loại tiền thanh toán, thời hạn thanh toán, địa điểm thanh toán và bộ chứng từ dùng cho thanh toán Cuối cùng, điều khoản về giao nhận hàng phải quy định số lần giao hàng, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, phương thức giao nhận và thông báo giao hàng.
1.6.1.3 Khái niệm và vai trò của điều hành giám sát hợp đồng
♦ Giám sát thực hiện hợp đồng
Giám sát hợp đồng đóng vai trò như một hệ thống cảnh báo sớm, giúp nhắc nhở các bên thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình Điều này rất quan trọng để cả hai bên có thể tránh được sự chậm trễ và sai sót trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Vai trò của giám sát được thể hiện qua thực tiễn hoạt động xuất nhập khẩu:
Giám sát hợp đồng là quá trình đảm bảo rằng mỗi bên thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ theo quy định trong hợp đồng Thông thường, hợp đồng sẽ nêu rõ hoặc ngầm quy định các nghĩa vụ và trách nhiệm của từng bên tham gia Những ràng buộc này dẫn đến nhiều hoạt động và công việc mà cả hai bên cam kết thực hiện.
Giám sát hợp đồng là yếu tố quan trọng giúp các bên tránh chậm trễ và sai sót trong quá trình thực hiện hợp đồng Mỗi bên có những nghĩa vụ riêng cần thực hiện tại các thời điểm khác nhau Do đó, việc thiết lập một hệ thống nhắc nhở về các nghĩa vụ hợp đồng tại thời điểm thích hợp là cần thiết để đảm bảo thực hiện đúng các nghĩa vụ của mình.
Giám sát hợp đồng hiệu quả giúp phòng ngừa rủi ro và cung cấp dữ liệu quan trọng cho hoạt động điều hành Bằng cách theo dõi chặt chẽ từng bước thực hiện hợp đồng của cả hai bên, chúng ta có thể kịp thời xử lý các tình huống phát sinh, từ đó hạn chế và ngăn chặn những rủi ro cũng như bất lợi không mong muốn.
Điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao gồm việc đưa ra các quyết định cần thiết để xử lý những vấn đề phát sinh không lường trước được trong quá trình xây dựng hợp đồng Những vấn đề này thường không được giải quyết đầy đủ và do đó không được đưa vào các điều khoản và quy định của hợp đồng.
Khi cả hai bên thực hiện đầy đủ nghĩa vụ hợp đồng, kết quả thường sẽ thỏa đáng cho cả hai Tuy nhiên, trong thực tế, nhiều vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng mà không thể dự đoán khi ký kết Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này, trong đó có một số nguyên nhân chính đáng chú ý.
Các bên thường hiểu các điều kiện và điều khoản hợp đồng theo những nghĩa khác nhau, dẫn đến hành động trái ngược nhau Ngoài ra, có những sự cố không thể khắc phục, khiến các bên không thể tuân thủ nghĩa vụ trong hợp đồng Hơn nữa, một số điều khoản trong hợp đồng có thể được để "mở," yêu cầu các bên tự quyết định trong quá trình thực hiện hợp đồng.
1.6.2 Một số lý thuyết cơ bản của vấn đề nghiên cứu
1.6.2.1 Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC GIÁM SÁT VÀ ĐIỀU HÀNH QUY TRÌNH
PHƯƠNG PHÁP HỆ NGHIÊN CỨU CÁC VẤN ĐỀ
2.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
2.1.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Phiếu điều tra trắc nghiệm được sử dụng để thu thập thông tin liên quan đến giám sát và điều hành hợp đồng nhập khẩu tại Công ty TNHH CPAC Monier VN Các câu hỏi trong phiếu điều tra sẽ giúp đánh giá hiệu quả quản lý và thực hiện các hợp đồng nhập khẩu của công ty.
Phiếu điều tra trắc nghiệm này được gửi trực tiếp đến các cán bộ quản lý và nhân viên tham gia vào quá trình giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng.
Dựa trên kết quả từ phiếu trắc nghiệm, tôi sẽ tiến hành phỏng vấn chuyên gia để làm rõ các câu trả lời đã được cung cấp Nguồn dữ liệu sơ cấp sẽ được thu thập thông qua các cuộc phỏng vấn trực tiếp với nhân viên xuất nhập khẩu, trưởng phòng kế hoạch dự án, trưởng phòng kinh doanh và trưởng phòng marketing.
Trong quá trình thực tập tại công ty xuất nhập khẩu, tôi đã tham gia thực hiện nhiều công việc và quan sát các cán bộ công nhân viên khác Qua những trải nghiệm này, kết hợp với khả năng tổng hợp và đánh giá của bản thân, tôi đã rút ra nhiều kết luận quan trọng về hoạt động giám sát và điều hành hợp đồng của công ty.
2.1.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
❖ Từ nguồn dữ liệu nội bộ của doanh nghiệp
Chúng tôi tiến hành thu thập tài liệu liên quan đến quy trình nhập khẩu, giám sát và điều hành hợp đồng nhập khẩu từ các phòng ban liên quan Dữ liệu được thu thập chủ yếu từ nguồn nội bộ, phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty, bao gồm các báo cáo kết quả kinh doanh từ năm 2008 đến 2011 từ phòng kế toán và các mục tiêu phát triển trong tương lai.
❖ Nguồn dữ liệu ngoại vi
Thu thập dữ liệu từ Internet chủ yếu liên quan đến môi trường vĩ mô, môi trường kinh tế và các yếu tố cạnh tranh Những thông tin này là cơ sở quan trọng để phân tích và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình.
NK cũng như công tác giám sát và điều hành HĐNK Công cụ đắc lực tìm kiếm là Google
Bằng việc tham khảo từ các tạp chí, sách, và báo, tôi đã thu thập được thông tin về môi trường cạnh tranh của ngành và môi trường vĩ mô Tài liệu từ thư viện trường Đại học Thương mại cùng với các chuyên đề của các anh chị khóa trước đã hỗ trợ tôi trong việc so sánh kết quả nghiên cứu trước đây với kết quả hiện tại trong lĩnh vực giám sát và điều hành hợp đồng nhập khẩu Qua đó, tôi hy vọng sẽ đưa ra những giải pháp cụ thể và hiệu quả hơn trong việc quản lý hợp đồng ngoại thương.
2.1.2 Phương pháp phân tích dữ liệu
2.1.2.1 Xử lý thông tin định lượng
Phương pháp thống kê được áp dụng để tổng hợp kết quả từ các nguồn dữ liệu sơ cấp và thứ cấp, bao gồm việc thống kê số liệu về việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty qua từng năm, cũng như số hợp đồng vi phạm Quá trình này bao gồm việc phân tích các số liệu đã thu thập để đưa ra những đánh giá chính xác.
2.1.2.2 Xử lý thông tin định tính
Dựa trên phiếu điều tra công ty, bài phỏng vấn đã thu thập những ý kiến cá nhân về tình hình giám sát và điều hành hợp đồng ngoại thương của Công ty hiện tại Sự hỗ trợ từ nhân viên thực hiện nghiệp vụ xuất nhập khẩu và giáo viên hướng dẫn đã góp phần quan trọng trong quá trình này.
Dựa trên kết quả từ phiếu điều tra, phỏng vấn chuyên gia và các nguồn dữ liệu ngoại vi, chúng tôi đã đưa ra kết luận về hoạt động giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng.
2.2 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH VÀ NHỮNG NHÂN TỐ MÔI TRƯỜNG ẢNH
HƯỞNG TỚI VIỆC GIÁM SÁT VÀ ĐIỀU HÀNH QUY TRÌNH THỰC HIỆN
HĐNK NGÓI LỢP TỪ THÁI LAN TẠI CÔNG TY GIAI ĐOẠN 2007 - 2011
2.2.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH CPAC Monier Việt Nam
Tên gọi : CÔNG TY TNHH CPAC MONIER VIỆT NAM
Tên giao dịch : CPAC MONIER VIET NAM CO.,LTD Địa chỉ : 196 Trường Chinh – Quận Đống Đa – Hà Nội Điện thoại : +84.4.39744351 - 353
Website : www.cpacroof.com.vn/
2.2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty TNHH CPAC Monier Việt Nam, thành lập năm 2001, là đơn vị nhập khẩu ngói mới nhất tại khu vực Đông Nam Á thuộc Công ty CPAC Roof Tile (Thái Lan) Trụ sở chính của công ty đặt tại 196 Trường Chinh, Quận Đống Đa, Hà Nội, và nằm trong khu công nghiệp.
CPAC Monier Việt Nam, tọa lạc tại Việt Nam - Singapore, là nhà máy chuyên sản xuất và nhập khẩu ngói bê tông màu với công suất lên đến 1,5 triệu m2 mỗi năm Chúng tôi tự hào là nhà cung cấp duy nhất tại Việt Nam sở hữu năm ưu điểm nổi bật: màu sắc bền đẹp, đầy đủ các loại phụ kiện và linh kiện cho mái nhà, thiết kế khoa học với mẫu mã phong phú, kinh nghiệm và danh tiếng vững chắc, cùng dịch vụ kỹ thuật chuyên nghiệp.
Với hơn 10 năm kinh nghiệm, CPAC Monier VN được công nhận là chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực ngói lợp Chúng tôi cam kết mang đến cho khách hàng giá trị thực sự của “Mái nhà hoàn hảo”.
Dựa trên kinh nghiệm quý báu và sự chuyên nghiệp, CPAC Monier đã phát triển một hệ thống mái nhà hoàn hảo, không chỉ đơn thuần là công cụ chống nắng, chống mưa Sản phẩm của chúng tôi mang lại nhiều chức năng hữu ích khác, tạo niềm vui và sự hứng khởi cho người sử dụng Nhờ đó, CPAC Monier đã chiếm được lòng tin của khách hàng cả trong và ngoài nước Khẩu hiệu "CHUYÊN GIA NGÓI LỢP" thể hiện cam kết và khát vọng của chúng tôi trong việc cung cấp những sản phẩm chất lượng.
♦ Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của công ty
Phòng kinh doanh sẽ đảm nhận những công việc:
- Tìm kiếm, đàm phán và ký kết hợp đồng
Phòng kế toán Phòng Dịch vụ
- Kết hợp với phòng dịch vụ lên kế hoạch giao nhận hàng cho khách hàng
- Lập kế hoạch quảng cáo và xúc tiến nhằm quảng bá hình ảnh cho công ty
Phòng tài chính kế toán
- Thực hiện tất cả các công việc kế toán tài chính doanh nghiệp cho công ty
- Cố vấn cho giám đốc công tác tài chính theo qui định của pháp luật
- Xây dựng kế hoạch và định hướng công tác tài chính ngắn hạn cũng như dài hạn cho công ty
- Quản lý tài sản của công ty, thu hồi công nợ, tính lương, quyết toán định kỳ với ngân hàng
Phòng dịch vụ khách hàng
- Lên kế hoạch tiếp xúc, hỗ trợ, tư vấn và các dịch vụ hậu mãi cho khách hàng trên cơ sở phối hợp với phòng kinh doanh
- Giải quyết và làm các chứng từ cần thiết cho các lô hàng xuất nhập
- Mở file và lưu trữ thông tin của các khách hàng sau khi đã hoàn thành việc vận chuyển hàng
- Có chức năng tham mưu cho Giám đốc về công tác XNK,
- Tìm kiếm và khai thác thị trường các nước trên thế giới để mở rộng hoạt động kinh doanh XNK của Công ty
2.2.1.3 Nghành, nghề kinh doanh chính
- Buôn bán, XNK ngói lợp cao cấp
- Buôn bán các phụ kiện, linh kiện đính kèm với ngói lợp : như lấy sáng, mè, sơn, các phụ kiện có liên quan
2.2.1.4 Mục tiêu và tôn chỉ hoạt động
- Trở thành một trong những nhà thầu ngói lợp số một Việt Nam với chất lượng ngói hàng đầu gắn liền với thời gian
- Đem lại vô số những chức năng hữu dụng khác cho mái nhà, tạo niềm vui và sự hứng khởi cho người trú ngụ dưới mái nhà đó
Chúng tôi cam kết trung thành tuyệt đối với khách hàng và thực hiện đầy đủ trách nhiệm xã hội, nhằm mang đến cho khách hàng những công trình đạt tiêu chuẩn và chất lượng cao.
2.2.1.5 Hoạt động kinh doanh nhập khẩu của công ty giai đoạn 2007 – 2010
KẾT QUẢ TỔNG HỢP, PHÂN TÍCH DỮ LIỆU
2.3.1 Công tác giám sát và điều hành Để đánh giá được tình hình giám sát và điều hành hợp đồng tại Công ty trong thời gian vừa qua, em đã tiến hành điều tra phỏng vấn hai nhóm đối tượng đó là các nhà quản lý các cấp và các nhân viên trực tiếp tham gia vào các khâu trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty Thông qua hai hình thức phiếu điều tra trắc nghiệm và phỏng vấn trực tiếp với mục đích là phát hiện ra những điểm còn hạn chế trong giám sát và điều hành hợp đồng nhập khẩu của công ty để từ đó có những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác này, em đã tổng hợp được các kết quả như sau (mẫu phỏng vấn được trình bày trong phần Phụ lục)
Bảng 2.2: Mức độ quan trọng của Công tác giám sát và điều hành quy trình thực hiện
Nội dung Độ quan trọng
Quan trọng Không quan trọng
Theo bảng số liệu, 14.3% người được khảo sát cho rằng công tác giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng là rất quan trọng, trong khi 57.1% cho rằng nó quan trọng Mặc dù phần lớn nhận định rằng giám sát và điều hành hợp đồng có tầm quan trọng lớn đối với công ty, nhưng chủ yếu là từ nhà quản trị, trong khi việc giám sát nhân viên thực hiện hợp đồng còn nhiều hạn chế và thường bị sao nhãng Nhân viên tham gia giám sát một cách bị động, thiếu kiến thức về xuất nhập khẩu, dẫn đến khó khăn trong việc xử lý sự cố hợp đồng Đáng chú ý, 28.6% người cho rằng giám sát và điều hành không quan trọng, vì họ cho rằng công việc của họ đơn giản và lặp đi lặp lại Điều này cho thấy cán bộ và nhân viên chưa nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của công tác giám sát và điều hành hợp đồng, đây là một nhược điểm lớn cần khắc phục.
Trong quá trình phỏng vấn về công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nhiều lỗi thường gặp đã được chỉ ra, bao gồm việc mở L/C không đúng thời điểm và sai sót trong thông tin dẫn đến việc L/C không được chấp nhận, gây chậm trễ trong nhận hàng Nhân viên cũng thừa nhận việc kiểm tra hàng hóa khi giao nhận thường qua loa, thiếu kiến thức về chất lượng và thông số kỹ thuật Hơn nữa, việc giám sát chuẩn bị hàng hóa từ đối tác chưa được chú trọng, dẫn đến hàng hóa không đúng số lượng, chất lượng và thời hạn như đã ký kết Khâu làm thủ tục hải quan được đánh giá là phức tạp, với các lỗi thường gặp như thiếu giấy tờ cần thiết, khai báo không chính xác và áp mã thuế sai, gây khó khăn trong việc thông quan và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Để hạn chế sai sót trong công việc, nhiều người cho rằng ngoài kinh nghiệm của nhân viên, công ty cần triển khai chương trình đào tạo nghiệp vụ bài bản và chuyên sâu Các cán bộ quản lý cũng cần tăng cường giám sát nhân viên cấp dưới để có những điều chỉnh kịp thời Đặc biệt, việc xây dựng một hệ thống giám sát và điều hành quy trình hợp đồng là rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả công việc.
2.3.2 Kết quả tổng hợp, phân tích dữ liệu thứ cấp
2.3.2.1 Tình hình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các mặt hàng của Công ty trong những năm gần đây
Hầu hết các doanh nghiệp XNK Việt Nam hiện nay đều tiến hành NK theo điều kiện
Công ty hiện nay chủ yếu nhập khẩu theo điều kiện CFR (90%) do chưa đủ năng lực và kinh nghiệm theo điều kiện FOB, cùng với việc cơ sở hạ tầng tàu và cảng ở Việt Nam chưa đáp ứng yêu cầu Tuy nhiên, ngành bảo hiểm Việt Nam đã có sự phát triển đáng kể trong những năm gần đây, giúp Công ty có thể đảm bảo trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hóa nhập khẩu.
Do vậy quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty diễn ra qua các bước sau: mở
Để thực hiện quy trình nhập khẩu hàng hóa, cần chú ý đến việc mở L/C, mua bảo hiểm cho hàng hóa nếu nhập theo hình thức CFR, kiểm tra chứng từ và thực hiện thanh toán Sau đó, tiến hành giao nhận hàng và làm thủ tục hải quan Cuối cùng, trong trường hợp có vấn đề phát sinh, cần thực hiện khiếu nại và giải quyết tranh chấp kịp thời.
Trong những năm qua, Công ty đã liên tục mở rộng các lĩnh vực kinh doanh, nhưng vẫn giữ vững thương mại là hoạt động chính Nhiệm vụ chủ yếu của công ty là nhập khẩu ngói lợp từ Thái Lan để cung cấp cho các công trình trong nước.
Thị trường nhập khẩu ngói lợp của công ty đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh quốc tế Xuất nhập khẩu là hoạt động cốt lõi, tuy nhiên, việc nghiên cứu thị trường trở nên phức tạp do công ty hoạt động cả trong nước và quốc tế Các thị trường chủ yếu mà công ty hướng tới bao gồm Thái Lan và Singapore.
Bảng 2.3 : Kim ngạch NK của Công ty giai đoạn 2007-2010 Đơn vị tính: Triệu USD
Trong những năm gần đây, kim ngạch nhập khẩu của Công ty đã có sự biến động không ổn định Năm 2007, kim ngạch đạt 34,431 triệu USD, nhưng sang năm 2008, con số này giảm mạnh xuống còn 15,766 triệu USD, tương ứng với mức giảm 48,98% so với năm trước Tuy nhiên, từ năm 2008 đến 2010, kim ngạch nhập khẩu của Công ty đã liên tục tăng trưởng, với năm 2009 đạt 19,598 triệu USD, tăng 24,3% so với năm 2008.
2008, năm 2010 kim ngạch nhập khẩu đạt 21,917 triệu USD tăng 11,84% so với năm 2009
2.3.2.2 Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu ngói lợp tại Công ty
Sơ đồ 2.2: Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty
Trưởng phòng là người trực tiếp chuẩn bị bộ hồ sơ xin mở L/C bao gồm đơn xin mở
L/C, bản sao hợp đồng nhập khẩu và phương án kinh doanh là những yếu tố quan trọng để thuyết phục ngân hàng cấp vốn cho lô hàng nhập khẩu Nội dung của L/C thường được xây dựng dựa trên hợp đồng nhập khẩu đã ký kết.
Kiểm tra chứng từ và thanh toán
Giao nhận và làm thủ tục hảiquan Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có)
Bộ hồ sơ xin mở L/C sẽ được gửi đến phòng kế toán để tiến hành các giao dịch với Ngân hàng, trong đó Ngân hàng Vietcombank là đối tác thường xuyên của Công ty.
Khi mở L/C, nếu tài khoản ngoại tệ của Công ty không có số dư, Công ty thường thực hiện khế ước vay hoặc gửi công văn đề nghị mua ngoại tệ để mở L/C và chi trả một phần tiền ký quỹ Để tiến hành mở L/C, Công ty cần cung cấp cho ngân hàng bộ hồ sơ bao gồm bản sao hợp đồng nhập khẩu hàng hóa và đơn xin mở L/C theo mẫu của ngân hàng Ngoài ra, Công ty cũng phải gửi hai uỷ nhiệm chi cho ngân hàng.
− Một uỷ nhiệm chi để ký quỹ mở L/C
− Một uỷ nhiệm chi trả chi phí cho ngân hàng về việc mở L/C
Phí ký quỹ thường là 20% giá trị hợp đồng đối với bạn hàng tin cậy và 100% đối với giao dịch lần đầu Phí ký quỹ là 1% giá trị hàng nhập, trong khi phí mở L/C là 0.15% giá trị hàng nhập Với tỷ lệ phí cao như vậy, công ty cần linh hoạt trong việc lựa chọn hình thức thanh toán để giảm thiểu chi phí.
Sau khi thư tín dụng (L/C) được mở, ngân hàng thông báo tại nước xuất khẩu sẽ chuyển L/C đến người xuất khẩu Ngân hàng sẽ thực hiện thanh toán cho người xuất khẩu trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng, đổi lại người xuất khẩu sẽ cung cấp bộ chứng từ hàng hóa.
Nhân viên nhập khẩu thực hiện thủ tục mua bảo hiểm cho hàng hóa tại Công ty bảo hiểm, dựa trên giấy chứng nhận bảo hiểm do công ty cấp Trưởng phòng giám sát sẽ kiểm tra và xác nhận thông tin từ giấy chứng nhận này.
