GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ INOX HOÀNG TÂM
Tóm lược quá trình hình thành và phát triển
Tên công ty : Công ty TNHH Thiết bị Inox Hoàng Tâm
Tên giao dịch : HOANG TAM SSE CO.,LTD
Tên quốc tế : HOANG TAM STAINLESS STEEL EQUIPMENT COMPANY LIMITED
Người đại điện : Lê Ngọc Hiền
Công ty TNHH Thiết bị Inox Hoàng Tâm có trụ sở chính tại Lô C14B Đường số 9, Khu công nghiệp Lê Minh Xuân, Xã Tân Nhựt, Huyện Bình Chánh, Thành phố Hồ Chí Minh.
Nhà máy: Lô I-3B-3 Đường N6, Khu Công Nghệ Cao, Quận 9, Thành Phố Hồ Chí Minh
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh lần đầu của công ty TNHH được cấp vào ngày 19 tháng 09 năm 2018 tại phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh.
Giấy chứng nhận đăng ký thuế: 0315278866 Ngày 19 tháng 09 năm 2018 cấp do cơ quan quản lý thuế: Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh
Vốn điều lệ: 16.400.000.000 VNĐ ( Mười sáu tỷ bốn trăm triệu đồng chẵn) Loại hình kinh tế: Trách nhiệm hữu hạn 2 Thành viên trở lên
Lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh:
Sản xuất thùng, bể chứa và dụng cụ chứa đựng bằng kim loại (Ngành chính)
Sản xuất sản phẩm khác bằng kim loại chưa được phân vào đâu
Lắp đặt máy móc và thiết bị công nghiệp
Sản xuất các cấu kiện kim loại
Sau 2 năm hoạt động hiện tại Hoàng Tâm đã phát triển, trưởng thành và khẳng định vị thế của công ty trên thị trường Hiện tại, công ty Hoàng Tâm là một trong những thương hiệu có uy tín tại thị trường Việt Nam Với đa dạng sản phẩm, nhiều mức giá phù hợp cho khách hàng chọn lựa
Tổ chức sản xuất kinh doanh
Sơ đồ 1.1: Quy trình sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Thiết bị Inox HoàngTâm
Quy trình sản xuất kinh doanh:
Bước đầu tiên trong quy trình kinh doanh là tham gia đấu thầu và tiếp thị sản phẩm, nhằm tiếp cận khách hàng từ các công ty trong lĩnh vực nước giải khát, thực phẩm và mỹ phẩm Điều này bao gồm việc tìm kiếm cơ hội và cạnh tranh với các doanh nghiệp khác để giành được hợp đồng.
Bước 2: Phòng kế toán làm hợp đồng khi phòng kinh doanh thông báo nhận được thầu của bên đối tác
Nhận hợp đồng (Đơn đặt hàng)
Lập kế hoạch sản xuất sản phẩm
Tiến hành sản xuất sản phẩm
Giao hàng cho khách hàng Nghiệm thu sản phẩm Đấu thầu, tiếp thị sản phẩm
Thanh lý hợp đồng Bàn giao sản phẩm Không đạt yêu cầu
Bước 3: Hợp đồng sau khi ký sẽ chuyển xuống phòng kế hoạch Phòng kế hoạch bắt đầu lập kế hoạch để tiến hành sản xuất sản phẩm
Bước 4: Phân xưởng sản xuất nhận được kế hoạch sản xuất sản phẩm sẽ tiến hành sản xuất sản phẩm cho dự án
Bước 5: Tiến hành nghiệm thu sản phẩm để kiểm tra kỹ thuật và chất lượng Nếu sản phẩm đáp ứng đầy đủ các tiêu chí đã đề ra, tiến hành đóng gói và giao cho khách hàng Ngược lại, quay lại bước 4 để kiểm tra và sửa lỗi cho đến khi sản phẩm đạt tiêu chuẩn, đồng thời đảm bảo thời hạn hợp đồng.
Bước 6: Phòng kinh doanh thực hiện thanh lý hợp đồng dự án với đối tác, sau đó chuyển hồ sơ sang phòng kế toán để xuất hóa đơn và chứng từ, đồng thời lưu trữ sổ sách tại công ty.
Tổ chức quản lý đơn vị
Sơ đồ tổ chức của công ty
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ mô tả tổ chức quản lý của công ty
Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận
Giám đốc là người phụ trách điều hành công việc hàng ngày của công ty, chịu sự giám sát của Tổng giám đốc và có trách nhiệm trước Hội đồng thành viên cũng như pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao Giám đốc phải đảm bảo hoạt động của công ty tuân thủ quy định pháp luật, điều lệ công ty, hợp đồng lao động và quyết định của Hội đồng thành viên Nếu vi phạm các quy định này dẫn đến thiệt hại, Giám đốc sẽ phải chịu trách nhiệm.
4 hại cho công ty thì Giám đốc điều hành phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và phải bồi thường thiệt hại cho công ty
Phòng kỹ thuật sản xuất – kế hoạch
Tham mưu cho Giám đốc điều hành trong việc quản lý và giám sát kỹ thuật, chất lượng, vật tư thiết bị, an toàn lao động và vệ sinh môi trường tại các dự án Thực hiện soát xét, lập và trình duyệt thiết kế kỹ thuật cùng bản vẽ thi công, kiểm định chất lượng thi công và chất lượng công trình, đồng thời soát xét và trình duyệt hồ sơ hoàn công.
Lập kế hoạch sản xuất theo yêu cầu của Lãnh đạo Tổng công ty, đồng thời tổng hợp, cân đối và phân bổ kế hoạch đầu tư cho các đơn vị Đề xuất các biện pháp phát triển nhằm thực hiện hiệu quả chiến lược và chính sách của công ty, đồng thời thúc đẩy tiến độ và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Đơn vị này thuộc bộ máy quản lý của công ty, có nhiệm vụ tham mưu cho HĐQT và Tổng Giám đốc trong lĩnh vực quản lý tài chính và hạch toán kế toán Đơn vị giám sát hoạt động sản xuất kinh doanh theo các chuẩn mực và Luật Kế toán hiện hành, đảm bảo phản ánh kịp thời, chính xác và đầy đủ các hoạt động cũng như tình hình tài sản của công ty Ngoài ra, đơn vị còn tổ chức thực hiện bảo toàn vốn và quản lý chi phí, theo dõi thanh toán các khoản chi phí phát sinh, hạch toán kinh tế, tổng kết và báo cáo nhanh việc thanh toán tiền lương cũng như lập các quyết định liên quan.
Bộ phận tổ chức nhân sự có nhiệm vụ quản lý lao động, thống kê số lượng và chất lượng công nhân viên Họ hỗ trợ giám đốc công ty trong việc tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, cũng như bảo hộ lao động và chăm sóc sức khỏe cho người lao động Đồng thời, bộ phận này cũng đảm bảo thực hiện nghiêm túc các quy định và quy chế của công ty, kiểm tra và đôn đốc các bộ phận khác, đồng thời là đầu mối liên lạc cho mọi thông tin từ giám đốc.
Lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm dựa trên nhu cầu thực tế là rất quan trọng để đảm bảo nguồn vật tư và máy móc thiết bị cho hoạt động sản xuất Đồng thời, cần tổ chức đội ngũ nhân viên kinh doanh để tiếp xúc và tìm kiếm khách hàng hiệu quả Cuối cùng, thực hiện các báo cáo tổng hợp về tình hình sản xuất kinh doanh giúp theo dõi và đánh giá hiệu quả hoạt động.
Nhiệm vụ của tổ chức là gia công và lắp ráp bồn chứa, dụng cụ chứa theo kế hoạch công ty, đảm bảo chất lượng và số lượng đúng với thiết kế Chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng hiệu quả công cụ, dụng cụ, tài sản cố định, thành phẩm, đồng thời giữ bí mật công nghệ, thiết kế và số liệu trong suốt quá trình sản xuất và sau sản xuất.
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty Hoàng Tâm tham gia đấu thầu, gia công, chế tạo và thi công lắp ráp sản phẩm theo yêu cầu khách hàng Đấu thầu là yếu tố quyết định doanh thu, do đó việc chuẩn bị kế hoạch và dự toán chất lượng là rất quan trọng để thuyết phục khách hàng về sản phẩm Ngoài ra, khả năng tổ chức thiết kế và gia công cũng ảnh hưởng đến năng lực nhận thầu và tính hợp lý của giá thầu Với đội ngũ quản lý chuyên nghiệp và công nhân tay nghề cao, Hoàng Tâm hướng tới việc tối ưu hóa chi phí trong khi vẫn đạt doanh thu cao, tạo ra lợi thế cạnh tranh trong đầu tư Hai yếu tố này là nền tảng cho sự phát triển bền vững của công ty trong tương lai.
1.4 Tổ chức bộ phận kế toán
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán:
Phòng kế toán có các vị trí như sau:
- Kế toán trưởng: 1 nhân viên
- Kế toán tổng hợp: 1 nhân viên
- Kế toán thu- chi: 1 nhân viên
- Kế toán kho: 1 nhân viên
Sơ đồ 1.3 Sơ đồ bộ máy kế toán công ty TNHH Thiết bị Inox Hoàng Tâm
Chức năng, nhiệm vụ của từng vị trí:
Người đứng đầu bộ phận kế toán có trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động kế toán, phân công nhiệm vụ cho các kế toán viên và kiểm soát chất lượng công việc Họ đảm bảo rằng các báo cáo tài chính được lập một cách hợp lý và hợp lệ trước khi gửi đến công ty và cơ quan tài chính Đồng thời, họ cũng tổ chức việc lưu trữ, bảo quản và giữ bí mật các tài liệu kế toán.
Kiểm tra chứng từ thanh toán để lập phiếu thu và chi tiền mặt, đồng thời lưu trữ và bảo quản hồ sơ kế toán liên quan đến tiền mặt và tiền lương Theo dõi các khoản nợ của khách hàng và báo cáo tình hình công việc cho kế toán trưởng.
Cập nhật thông tin hóa đơn hàng ngày và kiểm tra đơn giá cũng như lượng sản phẩm để xuất hóa đơn cho khách hàng Theo dõi giá cả và sản phẩm mới cho doanh nghiệp, đồng thời đối chiếu với thủ kho về số lượng hàng bán và hàng tồn.
Kế toán viên cần nhận và kiểm tra chứng từ từ các đồng nghiệp để đảm bảo tính đầy đủ, hợp pháp và chính xác Trong trường hợp phát hiện sai sót, kế toán tổng hợp có quyền yêu cầu điều chỉnh từ các nhân viên kế toán khác Ngoài ra, kế toán tổng hợp cũng có thể đề nghị các nhân viên cung cấp số liệu và báo cáo theo đúng quy định.
Vào cuối tháng, doanh nghiệp cần lập báo cáo thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và nộp tiền thuế cho cơ quan thuế Hằng quý, cần thực hiện báo cáo thuế tháng và báo cáo quý cho thuế GTGT, thuế TNDN, cùng với báo cáo sử dụng hóa đơn Cuối năm, doanh nghiệp phải lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế cho tháng cuối năm, báo cáo thuế TNDN quý I và báo cáo quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN).
THU- CHI KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN KHO
Tổ chức ghi chép và tổng hợp số liệu về tình hình tiêu thụ vật tư, theo dõi xuất nhập vật tư, đảm bảo ghi chép đầy đủ và chính xác các biến động liên quan đến nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ Công việc bao gồm nhập hàng, xuất hàng, quản lý mất mát, và tính toán các chi phí vào giá vốn hàng tồn kho Hạch toán tất cả các giao dịch về hàng hoá và tồn kho vào tài khoản sổ cái tương ứng ngay khi phát sinh, đồng thời hỗ trợ kế toán tổng hợp trong việc lập các phiếu nhập kho, xuất kho và hoá đơn bán hàng.
Kế toán kho không chỉ nhận và cập nhật chứng từ về tài sản cố định (TSCĐ) mà còn kiểm tra và xác nhận TSCĐ khi nhập kho Họ có trách nhiệm lập biên bản bàn giao và chuyển giao TSCĐ cho các bộ phận liên quan Ngoài ra, kế toán kho còn cập nhật sự tăng, giảm TSCĐ, xác định thời gian sử dụng và tính toán khấu hao cho các tài sản này.
Hình thức, chế độ kế toán áp dụng:
Chiến lược, phương hướng phát triển của đơn vị trong tương lai
Hoàng Tâm luôn coi con người là tài sản quý giá nhất của công ty, vì vậy công ty chú trọng vào việc phát triển trí tuệ, đào tạo nhân viên và cải tổ tổ chức để vượt qua khó khăn Họ khai thác tối đa các nguồn vốn, đầu tư vào thiết bị và áp dụng công nghệ mới trong sản xuất Mục tiêu của Hoàng Tâm là xây dựng một doanh nghiệp vững mạnh trong lĩnh vực sản xuất và lắp ráp bồn chứa cùng dụng cụ chứa.
Hoàng Tâm đang tập trung vào việc phát triển các sản phẩm cải tiến và hiện đại, chú trọng vào công nghệ và kỹ thuật cao Điều này không chỉ giúp khẳng định vị thế của Hoàng Tâm trong ngành mà còn mang lại giá trị vượt trội cho khách hàng.
Để nâng cao thương hiệu công ty, cần tập trung vào việc tiếp thị và quảng bá hiệu quả Thực hiện chính sách bảo trì sản phẩm một cách tốt nhất nhằm tạo niềm tin và đáp ứng yêu cầu của khách hàng Đồng thời, phát huy mọi nguồn lực và tăng cường hoạt động đối ngoại, liên doanh, liên kết với các đối tác quốc tế để mở rộng thị trường.
Khoa học công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả sản xuất Chúng tôi thường xuyên cập nhật và nghiên cứu các tiến bộ khoa học công nghệ trên thế giới để áp dụng vào thực tiễn Việc cải tiến máy móc không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo chất lượng sản phẩm tốt hơn, mang lại giá trị gia tăng cho khách hàng.
Để đảm bảo sự phát triển bền vững của công ty, việc duy trì đầu tư vào thiết bị hiện đại và công nghệ đổi mới là rất quan trọng Đồng thời, công ty cũng cần tiếp tục đào tạo đội ngũ nhân viên và công nhân, nhằm đảm bảo quy trình hoạt động diễn ra suôn sẻ và đáp ứng được các yêu cầu phát triển.
Để đảm bảo sự phát triển bền vững và ổn định, cần quản lý chi phí hợp lý và sử dụng nguồn vốn hiệu quả Năng lực tài chính phải được nâng cao để duy trì sự phát triển liên tục và vững chắc.
Chương 1 giới thiệu tổng quát về công ty TNHH Thiết bị Inox Hoàng Tâm Đồng thời đề cập đến các sản phẩm dịch vụ đang được cung cấp tại công ty Việc tìm hiểu thông tin cơ bản về công ty TNHH Thiết bị Inox Hoàng Tâm giúp thuận lợi hơn trong việc phân tích tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty trong chương 2
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Khái niệm, bản chất, vai trò và một số kiến thức liên quan công nợ
Để cạnh tranh hiệu quả trên thị trường hiện nay, các doanh nghiệp cần tận dụng tối đa khả năng, nguồn lực và công cụ sẵn có Một trong những chiến lược quan trọng là áp dụng chính sách bán chịu cho khách hàng, điều này giúp thu hút sự quan tâm của người mua đối với giá cả và thời gian nợ dài hạn Việc này không chỉ thu hút khách hàng mới mà còn tạo dựng hình ảnh uy tín cho công ty, từ đó mở rộng mối quan hệ khách hàng Công ty có chính sách đãi ngộ hấp dẫn về thanh toán sẽ dễ dàng chiếm ưu thế hơn so với đối thủ cạnh tranh.
Bán chịu mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng tiềm ẩn rủi ro lớn như việc phát sinh nợ ngoài tầm kiểm soát Những vấn đề tài chính có thể làm gia tăng khoản nợ khó đòi, dẫn đến nguy cơ phá sản.
Khách hàng có thể mua hàng nhưng chưa thanh toán toàn bộ số tiền, do đó có thể chọn hình thức chịu nợ để nhận hàng ngay và thanh toán sau Bán chịu giúp khách hàng dễ dàng tiếp cận sản phẩm, sử dụng vốn của nhà cung cấp và có cơ hội nhận chiết khấu nếu thanh toán sớm hoặc kéo dài thời gian trả nợ Đây là giải pháp tài chính hiệu quả cho những khách hàng gặp khó khăn về vốn hoặc muốn đầu tư vào cơ hội khác.
2.1.2 Kế toán khoản phải thu
Tài khoản nợ phải thu của doanh nghiệp phản ánh tình hình thanh toán từ khách hàng đối với tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định và các khoản đầu tư tài chính Ngoài ra, tài khoản này còn ghi nhận các khoản phải thu từ người nhận thầu xây dựng công trình đối với người giao thầu về khối lượng công việc đã hoàn thành Tuy nhiên, các nghiệp vụ thu tiền ngay không được phản ánh trong các tài khoản này.
Khoản phải thu của khách hàng cần được ghi chép chi tiết cho từng đối tượng và nội dung phải thu, đồng thời theo dõi rõ ràng thời hạn thu hồi, phân loại thành hai nhóm: trên 12 tháng và không quá 12 tháng.
Trong vòng 13 tháng kể từ ngày báo cáo, doanh nghiệp cần ghi chép chi tiết từng lần thanh toán Đối tượng phải thu bao gồm các khách hàng có mối quan hệ kinh tế với doanh nghiệp thông qua việc mua sản phẩm, hàng hóa, và nhận cung cấp dịch vụ, bao gồm cả tài sản cố định, bất động sản đầu tư, cũng như các khoản đầu tư tài chính.
Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu trong tài khoản này, liên quan đến tiền bán hàng xuất khẩu, tương tự như các giao dịch bán hàng và cung cấp dịch vụ thông thường.
Trong hạch toán chi tiết tài khoản nợ phải thu, kế toán phân loại các khoản nợ thành nợ có khả năng trả đúng hạn, nợ khó đòi và nợ không thu hồi được Việc này giúp xác định số trích lập dự phòng cho các khoản nợ khó đòi và đưa ra biện pháp xử lý phù hợp đối với các khoản nợ không thể thu hồi.
Doanh nghiệp cần theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu từ khách hàng theo từng loại ngoại tệ Đối với các khoản phải thu bằng ngoại tệ, cần thực hiện theo nguyên tắc nhất định để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý tài chính.
Khi phát sinh nợ phải thu từ khách hàng (bên Nợ tài khoản 131), kế toán cần quy đổi sang Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh, tức là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi khách hàng thực hiện thanh toán Đối với trường hợp nhận trước từ người mua, khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu, kế toán sẽ thực hiện ghi nhận theo quy định.
131 áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh đối với số tiền đã nhận trước;
Khi thu hồi nợ phải thu từ khách hàng (tài khoản 131), kế toán cần quy đổi số tiền ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế cho từng đối tượng nợ Nếu khách nợ có nhiều giao dịch, tỷ giá thực tế sẽ được xác định là tỷ giá bình quân gia quyền di động của các giao dịch đó Đối với trường hợp nhận trước tiền từ người mua, kế toán sẽ áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế (tỷ giá ghi vào bên Nợ tài khoản tiền) tại thời điểm nhận tiền.
Doanh nghiệp cần thực hiện việc đánh giá lại các tài khoản phải thu bằng ngoại tệ theo quy định pháp luật tại thời điểm lập Báo cáo tài chính Tỷ giá giao dịch thực tế cho việc đánh giá này là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại mà doanh nghiệp chỉ định cho khách hàng thanh toán Nếu doanh nghiệp có nhiều khoản phải thu từ nhiều ngân hàng, họ có thể chọn tỷ giá mua từ một trong các ngân hàng thương mại mà họ thường xuyên giao dịch Đối với các đơn vị trong tập đoàn, tỷ giá chung do Công ty mẹ quy định sẽ được áp dụng để đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ phát sinh từ giao dịch nội bộ, và tỷ giá này phải đảm bảo sát với tỷ giá giao dịch thực tế.
- Hợp đồng bán hàng ( đối với những khách hàng lớn có giao dịch 1 lần)
- Hóa đơn bán hàng ( hoặc hóa đơn GTGT) do doanh nghiệp lập
- Giấy nhận nợ hoặc lệnh phiếu do khách hàng lập
- Chứng từ thu tiền: Phiếu thu, giấy báo có,
- Bảng đối chiếu công nợ phải thu khách hàng
- Sổ chi tiết TK 131 từng khách hàng
- Tài khoản 131- Phải thu của khách hàng không có tài khoản cấp 2
- Tài khoản này có kết cấu 2 bên
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ thanh toán với người mua (theo thông tư
Khi cung cấp sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ mà khách hàng chưa thanh toán bằng tiền mặt, bao gồm các khoản phải thu từ tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác, kế toán sẽ ghi nhận doanh thu tương ứng.
Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ và bất động sản đầu tư chịu thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu và thuế bảo vệ môi trường, kế toán cần phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa bao gồm thuế Các khoản thuế gián thu phải nộp cần được tách riêng ngay khi ghi nhận doanh thu, bao gồm cả thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp.
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng (tổng giá thanh toán)
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ ( giá chưa có thuế)
Có 333 – thuế và các khoản phải nộp nhà nước
Trong trường hợp không thể tách riêng các khoản thuế phải nộp, kế toán sẽ ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế Định kỳ, kế toán cần xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và điều chỉnh giảm doanh thu tương ứng.
Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước
Kế toán bán hàng bị khách hàng trả lại:
Nợ TK 5213 – Hàng bán bị trả lại ( giá bán chưa có thuế)
Nợ TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước ( số thuê GTGT của hàng bán bị trả lại, chi tiết cho từng loại thuế)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng
Kế toán chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán
Nội dung trong công tác quản lý công nợ
2.2.1 Chính sách quản lý kế toán phải thu khách hàng
Kế toán thực hiện hạch toán chi tiết các khoản nợ phải thu từ từng khách hàng mà công ty hợp tác, đồng thời theo dõi các khoản nợ liên quan đến từng công trình mà công ty đã nhận thầu.
Tổ chức và theo dõi nợ khách hàng một cách chặt chẽ là rất quan trọng Cần chủ động nhắc nhở khách hàng qua điện thoại và email đối với các khoản nợ sắp đến hạn Đối với những khoản nợ đã quá hạn, việc thúc giục và hối thúc khách hàng thanh toán là cần thiết để đảm bảo dòng tiền ổn định.
Bộ phận kế toán cần lưu trữ chính xác và đầy đủ các chứng từ liên quan đến khoản nợ của khách hàng, đặc biệt là những khoản nợ phát sinh từ nhiều lần giao dịch Việc này giúp tạo cơ sở vững chắc cho kế hoạch thu hồi nợ hiệu quả từ khách hàng.
Các yêu cầu kế toán đối với những khoản mục nợ phải thu khách hàng
Kế toán phải thu cần theo dõi chi tiết từng khoản phải thu của khách hàng và thường xuyên kiểm tra, đối chiếu để đảm bảo thanh toán kịp thời Đối với những khách hàng có giao dịch thường xuyên và số dư nợ lớn, việc kiểm tra định khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn phải thanh toán cần được thực hiện định kỳ, thường là vào cuối tháng, và phải có xác nhận bằng văn bản.
Khoản phải thu được phân loại thành ba nhóm chính: phải thu khách hàng, phải thu nội bộ và phải thu khác Phải thu khách hàng bao gồm các khoản phát sinh từ giao dịch thương mại mua bán; phải thu nội bộ là khoản phải thu giữa các đơn vị cấp trên và cấp dưới không có tư cách pháp nhân; còn phải thu khác là các khoản không liên quan đến giao dịch thương mại Đối với các khoản nợ có gốc ngoại tệ, cần theo dõi cả số tiền nguyên tệ và số tiền quy đổi sang tiền Việt Nam, đồng thời điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế vào cuối mỗi kỳ Đặc biệt, không được bù trừ công nợ giữa các khách hàng mà phải dựa vào sổ chi tiết để hoàn thiện bảng cân đối kế toán cuối kỳ.
Trình bày khoản mục nợ phải thu của khách hàng trên Báo cáo tài chính
Khoản phải thu khách hàng (số dư bên Nợ TK 131) có thời hạn thanh toán nhỏ hơn hoặc bằng 12 tháng tại thời điểm lập báo cáo sẽ được trình bày trong Bảng Cân đối kế toán, Phần A (Tài sản ngắn hạn), dưới chỉ tiêu “Phải thu ngắn hạn của khách hàng” (mã số 131).
Các khoản phải thu khách hàng có thời hạn thanh toán trên 12 tháng, được ghi nhận tại Số dư bên Nợ TK 131, sẽ được trình bày trong Bảng cân đối kế toán, thuộc phần Tài sản dài hạn, dưới chỉ tiêu “Phải thu dài hạn của khách hàng” (mã số 211).
Khi người mua hàng thanh toán trước với số dư Có của tài khoản 131 và thời hạn nhỏ hơn 12 tháng, khoản này sẽ được ghi nhận trên Bảng Cân đối kế toán, trong phần B (Nguồn vốn), thuộc chỉ tiêu “Người mua trả tiền trước ngắn hạn” (Mã số 312).
Nếu người mua hàng thanh toán trước có thời hạn lớn hơn 12 tháng thì thuộc chỉ tiêu “ Người mua trả tiền trước dài hạn” (Mã số 332);
Chỉ tiêu dự phòng nợ phải thu khó đòi được trình bày dưới dạng số âm trong phần tài sản, bao gồm “Dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi” và “Dự phòng phải thu dài hạn khó đòi” Số dư bên Có của tài khoản TK 2293 sẽ được đưa vào các chỉ tiêu này.
2.2.2 Chính sách quản lý khoản phải trả cho nhà cung cấp
Kế toán thưc hiện hạch toán chi tiết các khoản nợ phải trả theo từng nhà cung cấp mà công ty hợp tác và từng dự án
Theo dõi các khoản phải trả cho nhà cung cấp và đánh giá các khoản nợ là rất quan trọng để lập kế hoạch thanh toán hợp lý, phù hợp với tình hình tài chính của công ty.
Bộ phận kế toán cần lưu trữ đầy đủ và chính xác các chứng từ liên quan đến khoản phải trả cho nhà cung cấp Để thực hiện thanh toán, kế toán yêu cầu người bán cung cấp đầy đủ hóa đơn và các chứng từ liên quan.
Các yêu cầu kế toán đối với những khoản mục nợ phải trả nhà cung cấp
Nợ phải trả cho người bán, nhà cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ, và nhà thầu xây lắp cần được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng Trong hạch toán, tài khoản này ghi nhận cả số tiền đã ứng trước cho các đối tượng này, bao gồm cả các khoản đã hoàn thành và bàn giao.
Khi nhận và nhập kho hàng hóa, vật tư, dịch vụ nhưng chưa có hóa đơn vào cuối tháng, cần sử dụng giá tạm tính để ghi sổ Sau khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức từ người bán, giá trị ghi sổ sẽ được điều chỉnh về giá thực tế.
Khi hạch toán chi tiết các khoản vay, kế toán cần phải ghi chép rõ ràng các khoản chiết khấu thanh toán và giảm giá hàng bán cho người bán, bên cạnh hóa đơn mua hàng.
Trình bày khoản mục nợ phải trả của khách hàng trên Báo cáo tài chính
Khoản phải trả người bán ngắn hạn, được ghi nhận với số dư bên Có TK 331, là các khoản nợ có thời hạn thanh toán không quá 12 tháng tại thời điểm lập báo cáo Những khoản này được trình bày trên Bảng Cân đối kế toán trong phần Nợ ngắn hạn, cụ thể thuộc chỉ tiêu “Phải trả cho người bán ngắn hạn” (mã số 311).
