PROJECT CHAPTER
Tóm tắt
Hiện nay, sự phát triển của công nghệ thông tin đang thúc đẩy quá trình công nghiệp hóa và hiện đại hóa đất nước Trong lĩnh vực y tế, các phòng khám tư nhân không ngừng mở rộng về quy mô và nâng cao chất lượng dịch vụ.
Phòng khám Đại Phước, nổi bật với quy mô lớn và nhiều khoa điều trị, thu hút đông đảo bệnh nhân đến thăm khám và chữa bệnh Tuy nhiên, sự gia tăng này cũng dẫn đến nhiều sai sót và khó khăn trong quản lý, đặc biệt trong việc kiểm soát nhân viên và thông tin bệnh nhân.
Dự án xây dựng hệ thống quản lý phòng khám là giải pháp tối ưu cho phòng khám Đại Phước, giúp nâng cao chất lượng dịch vụ, tiết kiệm thời gian và giảm chi phí vận hành trong quản lý hoạt động.
Mục đích của dự án
Dự án xây dựng hệ thống quản lý phòng khám đa khoa nhằm thay thế phương pháp quản lý thủ công, giúp phòng khám Đại Phước giảm thiểu sai sót trong quản lý Hệ thống này không chỉ nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng mà còn cải thiện hiệu quả điều trị bệnh, góp phần phát triển bền vững cho phòng khám.
Dự án này hướng đến việc cải thiện hiệu quả quản lý phòng khám Đại Phước, giúp quy trình diễn ra nhanh chóng và mượt mà hơn Bên cạnh đó, dự án còn nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ, tiết kiệm thời gian và giảm chi phí vận hành cho các hoạt động tại phòng khám.
- Xây dựng và thử nghiệm phần mềm quản lý phòng khám đa khoa tư nhân Đại Phước trong vòng 78 ngày tới.
- Hoàn thành và triển khai hệ thống mới vào vận hành thực tế trong vòng 83 ngày tới.
- Tăng 70% khả năng truy xuất và bảo mật dữ liệu.
- Giảm 30% số tiền thiệt hại do thất thoát trong năm đầu tiên.
Mô tả dự án
Dự án xây dựng hệ thống quản lý phòng khám đa khoa tư nhân Đại Phước nhằm phát triển một hệ thống hoàn toàn mới, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu và nghiệp vụ mà phòng khám mong muốn Các mục tiêu, yêu cầu và ràng buộc của dự án sẽ được xác định rõ ràng để đảm bảo tiến trình thực hiện diễn ra theo đúng kỳ vọng.
3.1 Mục tiêu - tiêu chí thành công
Dự án được coi là thành công khi hoàn thành tất cả các mục tiêu đã đề ra trong thời gian và ngân sách quy định.
+ Lập kế hoạch thực hiện (kế hoạch quản lý nhân lực, kế hoạch tài chính, kế hoạch truyền thông, kế hoạch quản lý rủi ro, ) trong 17 ngày tới.
Phân tích yêu cầu hệ thống là bước quan trọng để tìm ra giải pháp tối ưu nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng Trong 11 ngày tới, chúng tôi sẽ tập trung vào việc phát triển các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý phòng khám đa khoa tư nhân, đảm bảo hiệu quả và tiện lợi cho người sử dụng.
+ Thiết kế hệ thống dựa trên những yêu cầu mà đã phân tích tiến hành xây dựng hệ thống trong 47 ngày.
Trong vòng 20 ngày tới, chúng tôi sẽ tiến hành mô phỏng và kiểm thử hệ thống để phát hiện các lỗi liên quan đến giao diện người dùng (GUI), lỗi phi chức năng, lỗi chức năng và lỗi bảo mật Việc này nhằm đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định và an toàn trước khi được triển khai vào thực tế.
+ Tiến hành triển khai vận hành hệ thống quản lý phòng khám đa khoa vào trong thực thế phòng khám Đại Phước vào 5 ngày tới.
- Hệ thống phải đảm bảo đáp ứng những yêu cầu sau đây để đi đến thành công:
+ Hệ thống phải được thử nghiệm vận hành trước khi triển khai vào thực tế và được vận hành ổn định.
+ Hệ thống phải được các chuyên gia đầu ngành đánh giá tốt.
+ Khi áp dụng hệ thống vào phòng khám không làm gián đoạn hoạt động của phòng khám.
+ Hệ thống thân thiện với người dùng, dễ dàng nâng cấp và bảo trì.
+ Hệ thống chứa được dữ liệu lớn, xử lý thông tin nhanh, độ chính xác cao kèm theo các chương trình bảo mật.
+ Tốc độ truyền tải nhanh chóng, tương thích với nhiều loại trình duyệt và thiết bị, cho phép nhiều người dùng truy cập đồng thời trong cùng một lúc.
Các ràng buộc liên quan đến dự án như:
Phạm vi của dự án sẽ giữ nguyên trong suốt quá trình thực hiện, do đó thời gian và ngân sách dành cho dự án cũng sẽ không bị thay đổi.
- Phía khách hàng từ chối nhận sản phẩm nếu giao sản phẩm chậm >10 ngày, sản phẩm không đảm bảo chất lượng, không đúng yêu cầu.
- Hệ thống mới hoàn thành phải tương thích với điều kiện của phòng khám đáp ứng đúng yêu cầu của quản lý phòng khám.
- Quá trình thực hiện mua phần cứng và phần mềm được phân bổ trong ngân sách hợp lý và đúng tiến trình.
Trong trường hợp hệ thống gặp lỗi trong thời gian bảo trì, công ty sẽ hoàn toàn chịu trách nhiệm về chi phí và thực hiện sửa chữa lỗi phát sinh.
- Các quy trình nghiệp vụ phải được thống nhất trước khi triển khai vận hành vào thực tế phòng khám.
- Có các chuyên gia về bảo mật để kiểm soát và đảm bảo bảo mật theo yêu cầu của khách hàng.
Theo thỏa thuận và chữ ký của tài liệu này, tất cả các bên đều thừa nhận rằng các giả định dưới đây là đúng và chính xác.
- Dự án này có sự hỗ trợ đầy đủ của nhà tài trợ dự án, các bên liên quan và tất cả các phòng ban.
- Mục đích, yêu cầu của dự án này sẽ được truyền đạt bằng văn bản được chấp nhận trong toàn công ty trước khi triển khai.
- Các yêu cầu thay đổi sẽ được quản lý dự án và các bên liên quan chấp thuận và thay thay đổi theo quy trình quản lý.
- Quản lý dự án sẽ cung cấp đầy đủ các thông tin cũng như tài nguyên bổ xung nếu cần thiết.
3.5 Tuyên bố phạm vi sơ bộ
Dự án xây dựng hệ thống quản lý cho phòng khám đa khoa tư nhân Đại Phước sẽ thực hiện khảo sát, thiết kế, thử nghiệm và áp dụng vào thực tế, nhằm cung cấp một hệ thống tối ưu hóa công tác quản lý phòng khám hiệu quả.
- Tất cả tài nguyên nhân sự, phần cứng và phần mềm sẽ do nhóm dự án quản lý
- Tất cả công việc của nhóm dự án sẽ được diễn ra liên tục trong quá trình dự án
Tất cả các hoạt động và kinh phí của dự án sẽ được ông Trần Thanh Hoàng, quản lý dự án, kiểm soát và phê duyệt, bao gồm cả số tiền và các hoạt động được nêu trong tài liệu này.
- Bất kỳ khoản tài trợ, bổ xung nào đều phải cần sự chấp thuận của nhà tài trợ dự án
Dự án sẽ chính thức được đóng khi báo cáo cuối cùng được gửi trong vòng 30 ngày kể từ ngày hệ thống quản lý phòng khám đa khoa tư nhân được triển khai tại phòng khám Đại Phước, với điều kiện không có rủi ro hay lỗi lầm nào phát sinh từ nhóm dự án.
Rủi ro
Tất cả các dự án công nghệ thông tin đều tiềm ẩn những rủi ro, và hệ thống quản lý phòng khám đa khoa tư nhân Đại Phước cũng không phải là ngoại lệ Dưới đây là một số rủi ro mà nhóm dự án và phòng khám Đại Phước đã gặp phải trong quá trình triển khai hệ thống mới.
Phòng khám đã hoạt động lâu năm với bộ máy quản lý ổn định, nhưng việc triển khai hệ thống mới đã gây ra gián đoạn trong các hoạt động hiện tại của phòng khám.
- Cần có thời gian dài cho nhân sự làm quen và vận hành theo đúng quy trình của hệ thống.
- Các dữ liệu thông tin nội bộ của phòng khám cũng là mối đe dọa dễ bị đánh cắp.
- Khi áp dụng hệ thống vào phòng khám một số quy trình vẫn chưa thống nhất.
- Thiếu hụt nhân lực trong quá trình triển khai dự án.
Bàn giao dự án
Khi hoàn thành dự án xây dựng hệ thống quản lý phòng khám đa khoa tư nhân Đại Phước, các sản phẩm sau đây sẽ được bàn giao Mọi thay đổi liên quan đến các sản phẩm này cần có sự chấp thuận từ nhà tài trợ dự án.
- Thiết bị (máy server, máy in…), license phải được bàn giao đầy đủ.
- Tài liệu kỹ thuật và hỗ trợ cho giải pháp triển khai hệ thống.
- Tài liệu hướng dẫn sử dụng toàn hệ thống.
- Giải pháp bảo mật mạng nội bộ được triển khai đầy đủ.
Cột mốc thời gian
Dự án dự kiến sẽ hoàn thành sau 86 ngày kể từ khi bắt đầu Các thành viên tham gia dự án làm việc từ thứ Hai đến Chủ Nhật, với giờ làm việc từ 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều và vào thứ Bảy từ 8 giờ sáng đến 12 giờ trưa.
Dưới đây là bảng tóm tắt lịch trình thực hiện ước tính cho tất cả các cột mốc quan trọng của dự án Lịch trình này có thể thay đổi tùy thuộc vào sự điều chỉnh yêu cầu của dự án hoặc khi các yêu cầu được làm rõ hơn.
T Cột mốc dự án Thời gian dự kiến hoàn thành
2 Xác định phạm vi dự án sơ bộ 17/01/2022
3 Phê duyệt kế hoạch dự án 12/02/2022
4 Kiểm duyệt yêu cầu chức năng 26/02/2022
5 Hoàn thành thiết kế cơ sở dữ liệu 22/03/2022
6 Hoàn thành thiết kế giao diện 28/03/2022
7 Hoàn thành xây dựng BackEnd và thuật toán xử lý 29/3/2022
8 Hoàn thành giai đoạn thực hiện 23/04/2022
9 Hoàn tất triển khai hệ thống vào thực tế và training người dùng 29/04/2022
Tóm tắt ngân sách
Dưới đây là bảng dự tính chi phí cho dự án xây dựng hệ thống quản lý phòng khám đa khoa tư nhân Đại Phước, dựa trên các thành phần chi phí đã được lên kế hoạch và ước tính cần thiết Chi phí này có thể thay đổi nếu các yêu cầu của dự án được điều chỉnh hoặc làm rõ hơn.
Bảng 2 Tóm tắt ngân sách dự án
STT Thành phần dự án Chi phí
1 Chi phí lương - nhân sự 814.100.000
2 Chi phí trang thiết bị - máy tính 507.000.000
4 Chi phí bản quyền phần mềm 189.000.000
5 Chi phí triển khai hệ thống 200.000.000
7 Chi phí phát triển phần mềm 376.000.000
Yêu cầu phê duyệt dự án
- Hệ thống hoàn thành đúng thời gian và nằm trong khoảng chi phí quy định không phát sinh thêm.
- Các chức năng của phần mềm đảm bảo đã được kiểm kiểm thử đầy đủ và khắc phục hết các lỗi trước khi đưa vào sử dụng vận hành.
- Hệ thống đảm bảo đáp ứng các đầy đủ các yêu cầu bên phía nhà tài trợ đề ra.
- Đảm bảo các chức năng của hệ thống hoạt động đúng và ổn định.
- Hệ thống được hoàn thành và giao đúng thời hạn.
- Có đội ngũ training hỗ trợ vận hành hệ thống.
- Thiết bị phần cứng và giấy phép cần thiết được bàn giao đầy đủ.
- Được xác nhận hoàn thành và đã được đội ngũ có chuyên môn kiểm chứng có thể vận hành vào thực tế.
Quản lý dự án
- Trần Thanh Hoàng – 0888.671.566 – hoangtran.31191026774@st.ueh.edu.vn.
Ông Trần Thanh Hoàng là trưởng dự án trong quá trình xây dựng hệ thống quản lý cho phòng khám đa khoa tư nhân Đại Phước, nơi ông chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ nhiệm vụ của dự án Ông Hoàng đảm nhận việc lập kế hoạch, lập lịch trình và quản lý chi phí, cũng như mọi khía cạnh khác của dự án để đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc.
Ông Hoàng có quyền phê duyệt tất cả các khoản chi ngân sách, bao gồm cả số tiền đã được phân bổ Mọi khoản tài trợ bổ sung cần phải được yêu cầu thông qua Nhà tài trợ dự án.
FEASIBILITY ANALYSIS
Mô tả sản phẩm
Đại Phước đang tìm hiểu và so sánh các phần mềm quản lý phòng khám từ nhiều công ty khác nhau nhằm lựa chọn giải pháp phù hợp với cấu trúc tổ chức của phòng khám Hiện tại, Đại Phước vẫn sử dụng các phương pháp quản lý truyền thống, chưa đạt hiệu quả cao.
Quy trình quản lý thường gặp nhiều phức tạp và dài dòng, điều này có thể dẫn đến sai sót trong việc quản lý khách hàng, nhân viên và cả trong việc nhập liệu thiết bị máy móc.
- Đại Phước đã không thể tối ưu hóa được chi phí vận hành cũng như còn những phàn nàn của khách hàng, làm giảm chất lượng dịch vụ.
Tìm kiếm phần mềm quản lý hiệu quả sẽ cải thiện chất lượng dịch vụ và giúp Đại Phước mở rộng hoạt động chăm sóc sức khỏe đến các vùng miền khác.
Cân nhắc về công nghệ
Yêu cầu công nghệ đối với phần mềm quản lý phòng khám đa khoa Đại Phước được nâng cấp phù hợp với quy mô phòng khám.
- Phần mềm được thiết kế với các thao tác đơn giản, linh hoạt, dễ sử dụng, đa chức năng,…
Khách hàng giờ đây có thể đặt lịch khám trực tuyến, giúp loại bỏ việc xếp hàng chờ đợi Họ cũng có thể để lại thông tin để nhân viên liên hệ và tư vấn dịch vụ phù hợp với nhu cầu khám chữa bệnh của mình.
Đại Phước hiện đang cung cấp kết nối internet tốc độ cao và sử dụng máy chủ web cùng phần mềm tiên tiến Việc bổ sung cổng thương mại điện tử dự kiến sẽ làm tăng chi phí tổng thể cho các hoạt động máy chủ web và bảo trì từ 5-10%.
Thị trường sản phẩm
Thị trường phần mềm quản lý phòng khám y tế hiện nay vô cùng sôi động và cạnh tranh gay gắt, đòi hỏi sự lựa chọn kỹ lưỡng dựa trên nhiều yếu tố khách quan và chủ quan Việc quản lý hiệu quả là chìa khóa để tránh những sai sót và thất thoát không đáng có, đặc biệt là khi lượng khách hàng đến thăm khám ngày càng tăng Việc áp dụng một phần mềm quản lý phù hợp sẽ giúp các phòng khám tối ưu hóa quy trình làm việc, hạn chế sai sót và tăng cường hiệu quả kinh doanh.
Chiến lược tiếp thị
Đại Phước cần chọn phần mềm quản lý phòng khám độc đáo để nổi bật giữa các phòng khám đa khoa khác, từ đó xây dựng niềm tin với khách hàng và đạt được thành tựu trong lĩnh vực y tế, không chỉ nhờ vào tay nghề mà còn nhờ vào chất lượng dịch vụ.
Đội ngũ y bác sĩ và nhân viên tại phòng khám sẽ được đào tạo bài bản để sử dụng phần mềm một cách hiệu quả và tối ưu nhất.
Phát hiện và khuyến nghị
Dựa trên nghiên cứu khả thi, Đại Phước cần lựa chọn phần mềm phù hợp với cơ cấu phòng khám để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động Kết quả cho thấy sáng kiến này sẽ mang lại nhiều lợi ích thiết thực.
+ Sáng kiến này sẽ cho phép Đại Phước tiếp cận số lượng lớn các nhóm mục tiêu theo phương thức điện tử với chi phí thấp.
+ Đại Phước có thể mở rộng quản lý thông tin khách hàng cũ và mới.
Tạo sự khác biệt trong dịch vụ chăm sóc khách hàng không chỉ giúp phòng khám nổi bật giữa các đối thủ cạnh tranh mà còn hỗ trợ người quản lý tối ưu hóa quy trình vận hành.
+ Có thể quản lý một cách nhanh chóng và hiệu quả.
+ Tổ chức nhân sự chặt chẽ và tối ưu hóa.
+ Giảm 30% số tiền thiệt hại do thất thoát.
+ Giảm thiểu chi phí vận hành so với việc quản lý truyền thống.
+ Giảm thiểu những rủi ro về nhân sự, kế hoạch, kỹ thuật, tài chính.
PROJECT SCOPE MANAGEMENT
SCOPE MANAGEMENT PLAN
1.1 Giới thiệu Đề án này hướng đến việc xây dựng và triển khai hệ thống quản lý phòng khám đa khoa Đại Phước, nhằm cung cấp các dịch vụ và giải pháp giúp các nhân viên y tế như: bác sĩ, y tá và trợ lý phòng khám quản lý phòng khám của họ tốt hơn, nâng cao hiệu quả phòng khám, hợp lý hóa hoạt động của phòng khám, đưa ra yêu cầu chính xác cho bệnh nhân, giảm các chi phí phát sinh, giảm thiểu hồ sơ giấy tờ và các công việc ghi chép thủ công, và cung cấp cho bệnh nhân dịch vụ chăm sóc tốt hơn.
1.2 Cách tiếp cận quản lý phạm vi Đối với dự án xây dựng hệ thống quản lý phòng khám đa khoa Đại Phước:
- Quản lý dự án, Trần Thanh Hoàng là người có toàn quyền quyết định và chịu trách nhiệm chính về quản lý phạm vi.
- Phạm vi của dự án này được xác định bởi Tuyên bố phạm vi, cấu trúc phân rã công việc và WBS Dictionary.
Quản lý dự án, nhà tài trợ và các bên liên quan sẽ thiết lập và phê duyệt các tài liệu cần thiết để đo lường phạm vi dự án, bao gồm báo cáo tiến độ, danh sách kiểm tra chất lượng và hiệu suất công việc.
Các thay đổi về phạm vi dự án có thể được đề xuất bởi nhiều nguồn khác nhau, bao gồm Quản lý dự án, khách hàng, các bên liên quan và bất kỳ thành viên nào trong nhóm dự án.
Tất cả yêu cầu thay đổi phải được gửi bằng văn bản cho Quản lý dự án, người sẽ xem xét và đánh giá xem những yêu cầu này có ảnh hưởng đến lịch trình và chi phí của dự án hay không.
Sau khi chấp nhận yêu cầu thay đổi phạm vi, Quản lý dự án sẽ chuyển yêu cầu này đến ban kiểm soát và nhà tài trợ dự án để tiến hành xem xét.
Khi Ban kiểm soát và nhà tài trợ dự án phê duyệt các thay đổi về phạm vi, Quản lý dự án sẽ tiến hành cập nhật toàn bộ tài liệu dự án và thông báo những thay đổi này đến tất cả các bên liên quan.
Dựa trên phản hồi từ Quản lý dự án và các bên liên quan, nhà tài trợ dự án có trách nhiệm nghiệm thu các sản phẩm cuối cùng cũng như xác định phạm vi dự án.
1.3 Vai trò và nhiệm vụ
Quản lý dự án, nhà tài trợ và các thành viên trong nhóm đều giữ vai trò quan trọng trong việc kiểm soát phạm vi dự án Để đảm bảo công việc được thực hiện đúng theo phạm vi đã thiết lập, họ cần nhận thức rõ trách nhiệm của mình trong suốt quá trình thực hiện dự án.
Bảng dưới đây liệt kê các vai trò và trách nhiệm trong việc quản lý phạm vi của dự án xây dựng hệ thống quản lý phòng khám đa khoa, giúp đảm bảo sự rõ ràng và hiệu quả trong quá trình thực hiện dự án.
Bảng 3 Vai trò – trách nhiệm nhân sự đối với dự án
Tên Vai trò Trách nhiệm Đại diện
Nhà tài trợ - Cung cấp sự chấp thuận của nhóm điều hành dự án
- Có quyền sở hữu ngân sách cho dự án
- Phê duyệt / từ chối các yêu cầu thay đổi phạm vi nếu cần thiết
- Chấp nhận các nghiệm thu các công việc cuối cùng của đề án và nhận sản phẩm dự án
Quản lý dự án - Chịu trách nhiệm chính của dự án
- Chịu trách nhiệm thiết lập Điều lệ dự án
Phát triển và quản lý kế hoạch làm việc là yếu tố then chốt trong việc đảm bảo các nguồn lực phù hợp được phân bổ hiệu quả Việc ủy thác công việc một cách hợp lý giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao năng suất Đảm bảo hoàn thành dự án thành công phụ thuộc vào sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong nhóm và việc giám sát chặt chẽ tiến độ thực hiện.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho các yêu cầu thay đổi phạm vi và đánh giá tác động của các yêu cầu thay đổi phạm vi
Xử lý toàn bộ nhiệm vụ quản trị dự án và đảm bảo trách nhiệm giải trình cho các nhà tài trợ cũng như chủ sở hữu dự án là điều cần thiết để duy trì sự minh bạch và hiệu quả trong quá trình thực hiện.
- Quản lý ngân sách, tài liệu, nhân sự và đảm bảo rằng mọi người đều có vai trò trong dự án
Trợ lý Trợ lý dự án - Hỗ trợ việc lập kế hoạch và thực hiện dự án
- Làm việc với PM và các trưởng nhóm để phân bổ, quản lý lịch trình và hiệu suất dự án
Hợp tác với các thành viên và phòng ban khác để phân tích, thiết kế và cải tiến giải pháp hoặc điều chỉnh phạm vi dự án là một phần quan trọng trong quy trình làm việc hiệu quả.
- Cung cấp tất cả thông tin áp dụng và chi tiết về biểu mẫu yêu cầu thay đổi
- Tham gia đánh giá tác động của các yêu cầu thay đổi phạm vi
- Tạo không gian làm việc khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới để tận dụng tối đa hiệu quả của nhóm
- Viết báo cáo dự án khi cần thiết
- Thiết lập môi trường và phạm vi dự án
- Chịu trách nhiệm lập các kế hoạch như: quản lý nhân lực, tài chính, truyền thông,…
- Cập nhật tài liệu dự án khi các thay đổi phạm vi được chấp thuận
Nguyễn Trưởng nhóm Kỹ - Làm việc với các trưởng bộ phận và các bên
Xuân Lâm thuật của nhóm và giao nhiệm vụ cho thành viên nhóm thích hợp
- Đánh giá nhu cầu thay đổi phạm vi
- Xác thực các yêu cầu thay đổi phạm vi
- Đo lường và xác minh phạm vi đề án
Trưởng nhóm Đảm bảo và kiểm soát chất lượng
Xác định các lỗ hổng và thiếu sót trong yêu cầu nghiệp vụ, đặc điểm kỹ thuật, thiết kế và tài liệu thử nghiệm là rất quan trọng để đảm bảo tính đầy đủ và khả năng kiểm tra của dự án Việc này giúp cải thiện chất lượng sản phẩm và giảm thiểu rủi ro trong quá trình phát triển.
- Lập kế hoạch quản lý cấu hình và kiểm soát thay đổi để bao gồm tính toán trạng thái cấu hình, kiểm tra cấu hình, tài liệu cấu hình
- Xác định các hạn chế về nguồn lực và các vấn đề và rủi ro về lịch trình tiềm ẩn khác
- Phạm vi của dự án này đã được xác định thông qua quá trình thu thập yêu cầu:
+ Đầu tiên, thực hiện thu thập ý kiến của bác sĩ, nhân viên và các nhà quản lý và được phân tích kỹ càng.
Dựa trên những thông tin thu thập được, nhóm dự án đã xây dựng tài liệu yêu cầu, kế hoạch quản lý yêu cầu và ma trận truy xuất nguồn gốc để xác định các tiêu chí mà ứng dụng phần mềm mới cần đáp ứng.
Dự án này tập trung vào việc phát triển các giải pháp thiết kế phần mềm, nhằm hỗ trợ kỹ thuật và tối ưu hóa hoạt động quản lý phòng khám Các chuyên gia trong lĩnh vực này sẽ cung cấp những kiến thức chuyên sâu và công nghệ tiên tiến, giúp nâng cao hiệu quả quản lý và cải thiện trải nghiệm của bệnh nhân.
REQUIREMENT MANAGEMENT PLAN
2.1 Giới thiệu Áp dụng các cách thức của kế hoạch quản lý yêu cầu thì dự án quản lý phòng khám đa khoa tư nhân Đại Phước sẽ được xây dựng trong giai đoạn lập kế hoạch của dự án Mục đích là giúp công tác quản lý của phòng khám trở nên đơn giản, nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn.
Các yêu cầu sẽ được chia thành hai nhóm: yêu cầu về dự án và yêu cầu về sản phẩm
- Yêu cầu về dự án: Để đảm bảo rằng quá trình triển khai và thực hiện dự án được đưa vào sử dụng diễn ra đúng như dự kiến.
Để đảm bảo hệ thống quản lý phòng khám đa khoa tư nhân Đại Phước hoạt động hiệu quả, cần thiết phải xác định các yêu cầu kỹ thuật cho sản phẩm Những yêu cầu này sẽ giúp duy trì sản phẩm trong tình trạng hoạt động tốt, đáp ứng nhu cầu của người dùng và nâng cao chất lượng dịch vụ.
2.2 Phương pháp tiếp cận quản lý yêu cầu
Trong dự án quản lý phòng khám đa khoa tư nhân Đại Phước, các phương pháp tiếp cận quản lý yêu cầu được chia thành bốn phần chính: đầu tiên là xác định yêu cầu, tiếp theo là phân tích yêu cầu, sau đó là lập báo cáo tiến độ thực hiện yêu cầu, và cuối cùng là quản lý các yêu cầu đang trong quá trình thực hiện.
Xây dựng hệ thống quản lý phòng khám giúp người quản lý theo dõi thông tin bệnh nhân đang điều trị, quản lý quy trình khám chữa bệnh và thanh toán tạm ứng của bệnh nhân Hệ thống còn hỗ trợ quản lý lượng bệnh nhân đến khám trong các khoảng thời gian nhất định, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của phòng khám và cải thiện chất lượng dịch vụ y tế.
Phần mềm hỗ trợ bác sĩ trong việc quản lý hồ sơ bệnh án của bệnh nhân, đồng thời cho phép tìm kiếm thông tin liên quan đến các trường hợp bệnh lý tương tự, từ đó nâng cao chất lượng chăm sóc sức khỏe.
- Nhân viên nắm rõ những công việc mà mình phụ trách tại mỗi bộ phận khác nhau.
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, Có tính trợ giúp cho người sử dụng, đưa ra các thông báo rõ ràng, dễ hiểu.
- Đảm bảo chính xác những nghiệp vụ quản lý và an toàn thông tin.
- Dễ dàng thêm mới, sửa đổi, cập nhật thông tin, báo cáo, thống kê.
Để đảm bảo an ninh cho hệ thống, cần truy cập bằng quyền quản trị và phân quyền cụ thể cho từng người dùng Chỉ những người có quyền hạn mới được phép xem và thực hiện các thao tác thay đổi thông tin Mỗi nhân viên chỉ nên can thiệp vào hệ thống trong phạm vi quyền hạn được cấp.
+ Nhà quản lý sẽ nắm được hoạt động của phòng khám bao gồm: thông tin bệnh nhân, thông tin về bác sĩ, nhân viên.
+ Truy cập vào hồ sơ bệnh án và dữ liệu của bệnh nhân, cũng như can thiệp vào hệ thống trong phạm vi quyền hạn của mình.
+ Nhân viên thu ngân sẽ lập hoá đơn thu tiền.
+ Nhân viên quầy dược bán thuốc dựa trên toa thuốc đã được kê
+ Nhân viên kho dược kiểm tra thuốc, nhập kho, nhập thuốc, vật tư y tế.
2.2.3 Lập báo cáo tiến độ thực hiện yêu cầu
Các yêu cầu của dự án phòng khám Đại Phước đã được xác định và phân tích, sau đó sẽ được phân bổ cho các bộ phận liên quan Nhóm dự án sẽ sử dụng tài liệu này để theo dõi và báo cáo tiến độ cho từng yêu cầu đã được giao.
2.2.4 Quản lý yêu cầu đang trong quá trình thực hiện
Trong suốt vòng đời của dự án quản lý phòng khám Đại Phước, người quản lý dự án sẽ đảm bảo tất cả các bộ phận báo cáo tiến độ thực hiện yêu cầu Khi có yêu cầu thay đổi trong quá trình dự án, nhóm dự án sẽ tuân theo quy trình kiểm soát thay đổi đã được thiết lập để đề xuất và nhận sự chấp thuận từ các bên liên quan.
Kế hoạch quản lý yêu cầu sẽ áp dụng các hoạt động quản lý cấu hình được xác định trong kế hoạch quản lý cấu hình Các nội dung chính sẽ bao gồm quản lý tài liệu và phiên bản, cũng như quản lý thay đổi.
Tất cả tài liệu dự án liên quan đến phòng khám Đại Phước sẽ được lưu trữ trong Cơ sở dữ liệu quản lý cấu hình (CMDB) để đảm bảo quản lý phiên bản hiệu quả Mọi thay đổi cần được bộ phận kiểm soát xem xét và chấp thuận bởi các nhà tài trợ dự án Sau khi hoàn tất các thay đổi, người quản lý dự án sẽ thông báo cho tất cả các bên liên quan.
Quản lý thay đổi là quy trình quan trọng trong việc xem xét và phê duyệt các yêu cầu thay đổi trong dự án Mọi thay đổi cần được cân nhắc kỹ lưỡng, đặc biệt là những thay đổi có tác động lớn đến phạm vi, thời gian hoặc chi phí Bộ phận kiểm soát có trách nhiệm phân tích và đánh giá các yêu cầu thay đổi để quyết định tính khả thi của việc thực hiện chúng.
2.4 Quy trình ưu tiên của yêu cầu dự án
Người quản lý dự án tại phòng khám đa khoa tư nhân Đại Phước sẽ tổ chức một cuộc họp với các bên liên quan nhằm xác định các ưu tiên cho tất cả các yêu cầu của dự án Dự án sẽ áp dụng thang điểm ba cấp để phân loại và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các yêu cầu, được trình bày chi tiết trong bảng dưới đây.
Bảng 4 Ưu tiên yêu cầu dự án
Phần mềm xây dựng hệ thống quản lý phòng khám đa khoa tư nhân Đại Phước.
- Phần mềm hoàn thành đúng thời hạn
- Phần mềm dễ sử dụng
- Hồ sơ bệnh nhân được hệ thống tự động cập nhật
- Người quản lý nắm bắt được các thông tin của phòng khám
- Phần mềm mở rộng và thông dụng
Thấp - Các chức năng mở rộng của phần mềm có thể được phát triển và cập nhật thêm
Khi phát triển dự án, nếu phát sinh ràng buộc bổ sung hoặc vấn đề về nguồn lực, đội ngũ quản lý có thể họp với các bên liên quan để xác định yêu cầu cần đạt được, yêu cầu có thể tái cơ sở hoặc bỏ qua Mọi thay đổi trong yêu cầu cần được cập nhật trong CMDB và thông báo đến tất cả các bên liên quan của dự án.
Dự án quản lý xây dựng hệ thống quản lý phòng khám đa khoa tư nhân Đại Phước sẽ được đánh giá qua các chỉ số về chi phí, chất lượng và hiệu suất theo điều lệ dự án Để đảm bảo thành công, sản phẩm quản lý phòng khám phải đáp ứng hoặc vượt qua tất cả các chỉ số đã được thiết lập.
+ Sản phẩm phần mềm cho dự án quản lý phòng khám đa khoa có thời hạn không quá 86 ngày hoặc chi tiêu 2.773.100.000 VND.
+ Sản phẩm đầu ra cho dự án phải đảm bảo phần mềm linh hoạt, dễ sửa đổi trong quá trình theo dõi quá trình quản lý phòng khám.
Sản phẩm quản lý phòng khám cần hỗ trợ quản lý đa dạng quy trình nghiệp vụ trong hoạt động khám chữa bệnh, đồng thời đảm bảo khả năng truy cập nhanh chóng vào thông tin quản lý.
+ Sản phẩm phần mềm giúp phòng khám đa khoa tư nhân Đại Phước giảm 30% số tiền thiệt hại trong năm đầu tiên.
WORK BREAKDOWN STRUCTURE
WBS Dictionary là công cụ quan trọng giúp xác định rõ ràng các công việc cần thiết để hoàn thành dự án Nó cung cấp mô tả chi tiết về từng yếu tố công việc, bao gồm các yêu cầu về sản phẩm, ngân sách và nguồn lực cần thiết cho từng phần tử trong dự án.
CẤP ĐỘ WBS ID TÊN PHẦN TỬ DIỄN GIẢI
0 0 Dự án xây dựng Hệ thống phần mềm quản lý phòng khám đa khoa tư nhân Đại Phước
Dự án xây dựng Hệ thống phần mềm quản lý phòng khám đa khoa tư nhân Đại Phước
Giai đoạn khởi động dự án bao gồm việc thực hiện phân tích sơ bộ nhằm xác định các mục tiêu cụ thể của dự án Điều này đảm bảo rằng các công việc tiếp theo sẽ được ủy quyền một cách hiệu quả.
Điều lệ dự án là tài liệu chính thức, đóng vai trò quan trọng trong việc xác định rõ ràng dự án, ranh giới của nó và vai trò cũng như trách nhiệm của từng bên liên quan.
3 1.1.1 Đánh giá & khuyến nghị các yếu tố của dự án
Các thành viên cùng đưa ra các đánh giá và khuyến nghị cho dự án
3 1.1.2 Phát triển các điều lệ dự án
Xây dựng, hoàn thiện các điều lệ dự án và trình bày để phê duyệt để tiến hành dự án
3 1.1.3 Đánh giá các điều lệ dự án
Nhà tài trợ dự án xem xét và đánh giá điều lệ dự án
3 1.1.4 Phê duyệt điều lệ dự án
Các điều lệ được ký bởi nhà tài trợ và cho phép Người quản lý dự án chuyển sang các quy trình tiếp theo
2 1.2 Xây dựng Phạm vi dự án sơ bộ
Các bước sơ bộ cần thiết để phát triển các mục tiêu và bước đi cho dự án và đảm bảo cam kết tiếp tục dự án
3 1.2.1 Tiến hành cuộc họp lập kế hoạch
Tổ chức một buổi lập kế hoạch nội bộ nhằm xem xét toàn diện các yếu tố của dự án, bao gồm các mục tiêu chính và các yếu tố thành công quan trọng Đồng thời, xây dựng phương pháp tiếp cận dự án cùng với các chiến lược và kế hoạch cấp cao để đảm bảo đạt được các tiêu chuẩn ban đầu.
3 1.2.2 Xây dựng WBS cấp cao
Xác định đầy đủ tất cả các công việc phải thực hiện và sắp xếp công việc thành các phần có thể quản lý được
3 1.2.3 Tiến hành peer review Tiến hành quá trình tự giám sát và đánh giá về cách tiếp cận dự án bởi hội đồng các thành viên quản lý
3 1.2.4 Tuyên bố về Phạm vi dự án sơ bộ
Hợp nhất các tài liệu liên quan để phát triển thành bản Phạm vi dự án sơ bộ hoàn chỉnh
1 2 Kế hoạch Giai đoạn Lập kế hoạch xác định các bước cần thiết để đảm bảo rằng thực hiện dự án phù hợp với tiến độ kế hoạch
Để thiết lập môi trường dự án hiệu quả, cần đảm bảo rằng cơ sở hạ tầng đã sẵn sàng phục vụ cho các hoạt động của dự án, bao gồm không gian làm việc, các tiêu chuẩn cần thiết, thủ tục thực hiện và công cụ hỗ trợ dự án.
3 2.1.1 Chuẩn bị cơ sở vật chất Được trang bị không gian làm việc với các tiện nghi phù hợp
3 2.1.2 Thiết lập các tiêu chuẩn và thủ tục dự án
Xác định và lập văn bản các tiêu chuẩn và thủ tục cụ thể cho dự án nhằm giảm thiểu sự nhầm lẫn, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc cộng tác giữa các nhóm.
3 2.1.3 Thiết lập công cụ quản lý dự án
Triển khai các công cụ quản lý dự án được nhóm dự án sử dụng để quản lý hiệu suất
Thiết lập Sổ dự án là bước quan trọng trong việc thu thập và lưu trữ hồ sơ kiểm soát chất lượng và phạm vi của dự án, giúp cung cấp khả năng truy cập nhanh chóng vào các thông tin quản lý dự án chính.
2 2.2 Xác định phạm vi Đảm bảo các mục tiêu được xác định trong Điều lệ dự án được đáp ứng
Thiết kế và triển khai phần mềm quản lý phòng khám giúp tối ưu hóa việc quản lý thông tin nhân sự, bệnh nhân và quy trình thu chi Phần mềm này không chỉ hỗ trợ chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động của phòng khám Thử nghiệm kỹ lưỡng trước khi áp dụng sẽ đảm bảo tính ổn định và khả năng đáp ứng nhu cầu thực tế của người dùng.
3 2.2.2 Thông báo phạm vi dự án cho khách hàng
Thiết lập và duy trì sự hiểu biết chung với khách hàng về phạm vi của dự án
Thiết lập quy trình thu thập yêu cầu dự án là bước quan trọng để xác định các đặc trưng của yêu cầu Đồng thời, cần phân tích và sắp xếp các yêu cầu theo mức độ ưu tiên, cũng như cập nhật các yêu cầu mới để đảm bảo dự án luôn đáp ứng được nhu cầu thay đổi.
2 2.3 Phân bổ lịch làm việc Xác định các nguồn lực cũng như cấu trúc của dự án
3 2.3.1 Xây dựng WBS Phát triển cấu trúc dự án về các giai đoạn, hoạt động, nhiệm vụ và nguồn lực chi tiết
3 2.3.2 Phân hóa nguồn lực Chỉ định các nguồn lực (con người và các nguồn lực khác) cần thiết để thực hiện thành công dự án
2 2.4 Lập kế hoạch quản lý nhân lực
Xác định và huy động nhóm làm việc năng suất cho dự án
3 2.4.1 Xây dựng cơ cấu tổ chức
Tạo ra một cơ cấu tổ chức dự án hiệu quả nhất
3 2.4.2 Xây dựng kế hoạch nhân sự
Xác định các kỹ năng cần thiết cho từng vai trò trong cấu trúc dự án là rất quan trọng Bên cạnh đó, việc ước tính ngày công và xác định ngày bắt đầu, ngày kết thúc cho mỗi vai trò cũng giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và đảm bảo tiến độ dự án.
2 2.5 Lập kế hoạch tài chính
Ghi chép lại dòng tiền dự kiến làm cơ sở để theo dõi tình hình hoạt động tài chính hàng tháng của dự án
3 2.5.1 Chuẩn bị Dự toán cho
WBS Đưa ra ước tính chi tiết về chi phí và nguồn lực vật liệu cần thiết để cung cấp cho từng hoạt động của WBS
3 2.5.2 Chuẩn bị kế hoạch tài chính
Chuyển các ước tính và lịch trình thành dòng tiền dự kiến hàng tháng làm cơ sở để theo dõi hoạt động tài chính của dự án
3 2.5.3 Chuẩn bị các tài liệu giả định
Lập danh sách về các giả định làm cơ sở cho các ước tính và lịch trình làm việc
2 2.6 Lập kế hoạch quản lý chất lượng
Lập kế hoạch giám sát chất lượng của dự án
3 2.6.1 Xây dựng kế hoạch quản lý chất lượng
Để đảm bảo chất lượng dự án, việc xây dựng một kế hoạch đo lường chất lượng là vô cùng quan trọng Kế hoạch này sẽ mô tả các phương pháp và thủ tục cần thiết để giám sát và xác minh chất lượng trong suốt quá trình thực hiện dự án Các phương pháp này bao gồm việc thiết lập các tiêu chí đánh giá rõ ràng, thực hiện kiểm tra định kỳ và thu thập phản hồi từ các bên liên quan Bằng cách này, chúng ta có thể đảm bảo rằng dự án đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra và đạt được mục tiêu cuối cùng một cách hiệu quả.
2 2.7 Lập kế hoạch truyền thông
Xác định và lên kế hoạch truyền thông cho dự án
3 2.7.1 Tiếp cận truyền thông Mô tả các phương pháp và thủ tục được sử dụng để tiếp cận truyền thông
3 2.7.2 Chuẩn bị các tài liệu liên quan đến truyền thông
Xác định và lập thành văn bản các yêu cầu truyền thông của dự án
2 2.8 Lập kế hoạch quản lý rủi ro
Xác định, phân tích và lập hồ sơ rủi ro có thể xảy ra đối với dự án
Để tiếp cận rủi ro trong dự án, cần mô tả rõ các phương pháp và thủ tục sẽ được áp dụng nhằm xác định, đánh giá và loại bỏ hoặc giảm thiểu các rủi ro Việc này bao gồm việc phân tích các yếu tố có thể gây ra rủi ro, đánh giá mức độ ảnh hưởng của chúng và triển khai các biện pháp phòng ngừa hiệu quả.
3 2.8.2 Nhận dạng rủi ro Nhận dạng những rủi ro nếu không được quản lý có thể ảnh hưởng đến dự án
Phân tích rủi ro bao gồm cả phương pháp định tính và định lượng để đánh giá các rủi ro cũng như tác động của dự án Kết quả của quá trình này là một danh sách các rủi ro được sắp xếp theo mức độ ưu tiên.
Để đảm bảo thành công cho dự án, cần thiết lập các kế hoạch cụ thể nhằm giảm thiểu hoặc loại bỏ những rủi ro tiềm ẩn trước khi chúng trở thành trở ngại.
2 2.9 Hoàn thành bản kế hoạch dự án
Hoàn thành hoàn chỉnh bản kế hoạch dự án để tiến hành phê duyệt hoạch dự án án sang giai đoạn thực hiện
1 3 Thực hiện Điều phối con người và các nguồn lực khác cần thiết để thực hiện các công việc trong phần kế hoạch
2 3.1 Chuẩn bị nhóm dự án
Tập hợp, cung cấp định hướng nhóm và phân công trách nhiệm dự án
3 3.1.1 Tập hợp nhóm nguồn lực
Thương lượng về các nguồn lực và chuẩn bị kế hoạch hành động để xác định bất kỳ khiếm khuyết nào về nhân sự
3 3.1.2 Tiến hành định hướng cho nhóm
Cung cấp định hướng chính thức cho dự án và xây dựng sự hiểu biết chung trong nhóm
3 3.1.3 Phân công trách nhiệm Giao phó trách nhiệm phân công công việc và làm chứng cam kết
2 3.2 Quản lý hiệu suất của nhóm
Tối ưu hóa hiệu suất của các thành viên trong nhóm để đạt được các mục tiêu của dự án
3 3.2.1 Đào tạo nhóm Cung cấp đào tạo cho các thành viên của nhóm dự án về phương pháp luận, công cụ dành riêng cho dự án
2 3.3 Phân tích yêu cầu hệ thống
Phân tích yêu cầu và xây dựng các chức năng then chốt cho hệ thống
3 3.3.1 Liệt kê các yêu cầu Tổng hợp tài liệu liên quan đến các yêu cầu về hệ thống
3 3.3.2 Phác thảo các chức năng của hệ thống
Sử dụng sơ đồ Use case mô tả sự tương tác đặc trưng giữa người dùng bên ngoài và hệ thống
3 3.3.3 Vẽ sơ đồ mô tả luồng đi của các chức năng
Sử dụng sơ đồ Activity diagram để có cái nhìn tổng quát hơn về cách thức hoạt động của các chức năng
3 3.3.4 Kiểm duyệt yêu cầu chức năng
Tiến hành cuộc họp để kiểm duyệt các yêu cầu chức năng, đảm bảo rằng các chức năng được hiểu đúng để chuyển sang giai đoạn thiết kế
2 3.4 Thiết kế hệ thống Xác định mô hình hoạt động của hệ thống
3 3.4.1 Xác định mô hình hệ thống và các thành phần liên quan
Xác định hướng mô hình mà hệ thống sẽ hoạt động và những thành phần nên có trong hệ thống
3 3.4.2 Xác định sự tương tác giữa người dùng với hệ thống
Sử dụng phần mềm UML thể hiện Sequence diagram kèm theo tài liệu đặc tả để biểu diễn sự tương tác này
2 3.5 Mua bản quyền phần mềm
Tiến hành mua bản quyền phần mềm cho hệ thống
3 3.5.1 Tham khảo và chọn nhà cung cấp
Tiến hành tham khảo và chọn nhà cung cấp
3 3.5.2 Ký hợp đồng và thanh toán
Tiến hành ký hợp đồng và thanh toán bản quyền phần mềm
2 3.6 Thiết kế dữ liệu Xác định đối tượng và dữ liệu lưu trữ cho hệ thống
3 3.6.1 Xác định đối tượng cần thiết
Các đối tượng cần thiết để lưu trữ (Ví dụ: thông tin khách hàng, lịch đặt khám, )
Để xác định các thuộc tính cần thiết cho đối tượng khách hàng, cần thu thập thông tin như họ và tên, địa chỉ, số điện thoại, và các thông tin liên quan khác Những thuộc tính này giúp quản lý và phục vụ khách hàng một cách hiệu quả hơn.
3 3.6.3 Xác định mối quan hệ giữa các đối tượng Được thể hiện qua các sơ đồ Logic hay mô hình ERD
3 3.6.4 Xác định ràng buộc Các ràng buộc về mặt dữ liệu khi đưa vào hệ thống
3 3.6.5 Viết tài liệu đặc tả về dữ liệu
Mô tả và tổng hợp, liệt kê chi tiết các đối tượng và dữ liệu, ràng buộc về chúng
3 3.6.6 Tiến hành code dữ liệu Sử dụng phần mềm SQL để code dữ liệu
3 3.6.7 Hoàn thành Thiết kế dữ liệu
Hoàn thành giai đoạn Thiết kế dữ liệu
2 3.7 Thiết kế giao diện Xây dựng giao diện dựa trên các bản đặc tả trước đây
3 3.7.1 Xác định và thống nhất các giao diện
Xác định có bao nhiêu giao diện để phù hợp và tối ưu với các yêu cầu chức năng
3 3.7.2 Phác thảo giao diện Sử dụng công cụ figma để vẽ demo giao diện
3 3.7.3 Tiến hành code giao diện
Tiến hành code giao diện
3 3.7.4 Hoàn thành Thiết kế giao diện
Hoàn thành giai đoạn Thiết kế giao diện
2 3.8 Xây dựng BackEnd và thuật toán xử lý
Xây dựng thuật toán cho từng chức năng riêng biệt
3 3.8.1 Phân tích yêu cầu để xây dựng thuật toán
Liệt kê và phân tích chi tiết các yêu cầu chức năng cho hệ thống
BackEnd cho các chức năng
Tiến hành xây dựng code thuật toán xử lý phù hợp với giao diện và các dữ liệu đối tượng
BackEnd và thuật toán xử lý
Hoàn thành giai đoạn Xây dựng BackEnd và thuật toán xử lý
CHANGE MANAGEMENT PLAN
Kế hoạch quản lý thay đổi cho đề án xây dựng hệ thống quản lý phòng khám nhằm kiểm soát và điều chỉnh sự thay đổi, từ đó ngăn ngừa các vấn đề phát sinh có thể ảnh hưởng đến dự án Đồng thời, kế hoạch này cũng hỗ trợ các bên liên quan trong việc thích ứng với những thay đổi đó một cách hiệu quả.
4.2 Phương pháp tiếp cận quản lý thay đổi
Quản lý thay đổi cho dự án xây dựng hệ thống quản lý phòng khám đa khoa tư nhân Đại Phước sẽ áp dụng phương pháp có cấu trúc nhằm đảm bảo các thay đổi diễn ra suôn sẻ và thành công, hướng tới lợi ích bền vững Phương pháp này cũng sẽ chú trọng vào việc chỉ phê duyệt và thực hiện những thay đổi nằm trong phạm vi của dự án.
Phương pháp Quản lý thay đổi sẽ bao gồm:
- Các thay đổi phải được đảm bảo nằm trong phạm vi của đề án.
- Các yêu cầu về hệ thống phần mềm phải được thay đổi thân thiện hơn với người dung.
- Thống nhất cách thức thay đổi thực hiện.
- Mọi sự thay đổi đều phải hướng đến lợi ích của đề án.
- Giám sát và kiểm soát các thay đổi sau khi đã được thực hiện.
Quá trình Quản lý thay đổi được thiết kế nhằm đảm bảo tuân thủ cho tất cả các thay đổi trong dự án Phương pháp này giúp nhóm đề án tránh được những hậu quả không mong muốn và tập trung vào những thay đổi mang lại lợi ích cho dự án.
4.3 Các định nghĩa sự thay đổi Đối với đề án Xây dựng hệ thống phần mềm quản lý phòng khám đa khoa tư nhân Đại Phước người quản lý dự án phải xem xét các yêu cầu thay đổi và xác định ảnh hưởng của một thay đổi đối với toàn bộ dự án Bên liên quan hoặc nhóm phụ trách kiểm soát thay đổi phải đánh giá yêu cầu của một thay đổi trong một lĩnh vực của dự án đối với các lĩnh vực khác Các loại thay đổi bao gồm:
Thay đổi lịch trình có thể ảnh hưởng đáng kể đến tiến độ của dự án đã được phê duyệt Những thay đổi này thường yêu cầu thực hiện các biện pháp như theo dõi nhanh, sửa lỗi hoặc thậm chí xây dựng lại lịch trình, tùy thuộc vào mức độ quan trọng của tác động.
Thay đổi ngân sách có thể ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách dự án đã được phê duyệt Những thay đổi này có thể dẫn đến việc cần thêm nguồn tài trợ, lựa chọn giảm bớt các khoản tài trợ không cần thiết, hoặc yêu cầu điều chỉnh cơ sở chi phí để phù hợp với tình hình thực tế.
Thay đổi phạm vi dự án là những điều chỉnh cần thiết xuất phát từ các yêu cầu không lường trước, ảnh hưởng đến ngân sách và lịch trình Những thay đổi này có thể yêu cầu sửa đổi WBS, tuyên bố phạm vi và các tài liệu dự án khác để đảm bảo tính khả thi và hiệu quả của dự án.
Người quản lý dự án cần thông báo cho các bên liên quan về mọi thay đổi đã được phê duyệt Đồng thời, khi có sự chấp thuận cho các thay đổi, họ phải ghi lại những thay đổi này trong tài liệu dự án khi cần thiết Cuối cùng, các cập nhật tài liệu cần được thông báo đến nhóm dự án và các bên liên quan.
4.4 Ban kiểm soát thay đổi
Ban kiểm soát thay đổi (CCB) là nhóm có trách nhiệm xem xét và quyết định về các yêu cầu thay đổi trong Dự án Xây dựng hệ thống quản lý phòng khám đa khoa tư nhân Đại Phước CCB sẽ đánh giá tất cả các yêu cầu thay đổi, xác định tác động của chúng đối với phạm vi, chi phí, thời gian, rủi ro và lợi ích của dự án, từ đó phê duyệt hoặc từ chối từng yêu cầu.
Dưới đây là bảng dữ liệu cung cấp danh sách các thành viên CCB với chức vụ và vai trò tương ứng của dự án:
Bảng 6 Ban kiểm soát thay đổi
TÊN CHỨC VỤ VAI TRÒ Đại diện Trường Đại Học Kinh tế TP.HCM Nhà tài trợ dự án Chủ tịch
Trần Thanh Hoàng Quản lý dự án Thành viên
Trợ lý Trợ lý dự án Thành viên
Nguyễn Xuân Lâm Trưởng nhóm Kỹ thuật Thành viên
Phan Thị Thu Hương Trưởng nhóm Kế hoạch Thành viên
Võ Gia Khánh Trưởng nhóm Phân tích Thành viên
CCBMai Thị Mỹ Linh Trưởng nhóm Đảm bảo và kiểm Thành viên
Khi nhóm dự án hoặc các bên liên quan gửi yêu cầu thay đổi, người quản lý dự án sẽ ghi lại vào nhật ký thay đổi Hội đồng xem xét thay đổi (CCB) sẽ họp vào thứ Bảy hàng tuần để đánh giá các yêu cầu này Để được phê duyệt, tất cả thành viên CCB phải đồng ý bằng cách bỏ phiếu tán thành Nếu cần thêm thông tin, yêu cầu sẽ được hoãn lại và gửi lại cho người đề xuất để làm rõ Trong trường hợp thay đổi quan trọng, CCB có thể triệu tập cuộc họp đột xuất để xem xét trước cuộc họp định kỳ tiếp theo.
4.5 Vai trò và trách nhiệm
Các thành viên trong nhóm dự án có vai trò quan trọng trong việc quản lý thay đổi liên quan đến Dự án Xây dựng hệ thống quản lý phòng khám đa khoa tư nhân Đại Phước Mỗi thành viên cần xác định rõ trách nhiệm của mình, từ việc thu thập thông tin, phân tích nhu cầu thay đổi, đến việc triển khai các giải pháp hiệu quả Sự phối hợp chặt chẽ giữa các thành viên sẽ giúp đảm bảo rằng các thay đổi được thực hiện một cách suôn sẻ và đáp ứng được mục tiêu chung của dự án Việc quản lý thay đổi hiệu quả không chỉ nâng cao chất lượng dự án mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển bền vững của phòng khám.
- Nhà tài trợ dự án:
+ Phê duyệt tất cả các thay đổi đối với phân bổ ngân sách, tài trợ.
+ Phê duyệt tất cả các thay đổi đối với lịch trình cơ sở.
+ Phê duyệt tất cả các thay đổi trong phạm vi dự án.
+ Chịu trách nhiệm lưu trữ bản ghi của yêu cầu thay đổi từ các bên liên quan của dự án.
+ Dẫn dắt các hoạt động quản lý thay đổi trong khuôn khổ quy trình có cấu trúc.
+ Thiết kế cách tiếp cận chiến lược để quản lý thay đổi.
+ Đánh giá tác động thay đổi và sự sẵn sàng của tổ chức để hạn chế rủi ro tiềm ẩn.
+ Xác định và đo lường các chỉ số thành công và theo dõi tiến trình thay đổi.
+ Thực hiện các bản sửa đổi, chỉnh sửa tài liệu khi cần thiết cho tất cả các thay đổi đã được phê duyệt.
+ Tích hợp các hoạt động quản lý thay đổi vào kế hoạch dự án.
+ Hỗ trợ quản lý thay đổi ở cấp độ tổ chức.
+ Chịu trách nhiệm lập hồ sơ thay đổi trong dự án.
+ Chịu trách nhiệm điều chỉnh các thay đổi của dự án.
- Nhóm dự án / các bên liên quan:
+ Đảm bảo về nguồn tài nguyên lẫn kinh phí phù hợp để sẵn sàng hỗ trợ thực hiện quản lý thay đổi dự án.
+ Gửi tất cả các yêu cầu thay đổi trên các biểu mẫu yêu cầu thay đổi tổ chức tiêu chuẩn.
+ Đảm bảo việc quản lý thay đổi dự án được thực thi.
+ Cung cấp tất cả thông tin áp dụng và chi tiết về các biểu mẫu yêu cầu thay đổi.
+ Chuẩn bị để giải quyết các câu hỏi liên quan đến bất kỳ yêu cầu thay đổi nào đã gửi.
+ Cung cấp phản hồi khi cần thiết về tác động của các thay đổi được đề xuất.
4.6 Quy trình kiểm soát thay đổi
Quy trình Kiểm soát thay đổi sẽ tuân thủ các bước của quy trình thay đổi tiêu chuẩn của tổ chức cho tất cả các dự án Mọi yêu cầu thay đổi đối với dự án sẽ được xử lý theo trình tự quy định trong các bước dưới đây.
Hình 2 Quy trình kiểm soát thay đổi
Người quản lý sẽ có trách nhiệm chung trong việc thực hiện quy trình quản lý thay đổi cho mỗi yêu cầu thay đổi:
- Ghi nhật ký thay đổi trong sổ đăng ký yêu cầu thay đổi (Project Manager):
Người quản lý dự án sẽ ghi nhật ký thay đổi của tất cả các yêu cầu thay đổi đã gửi trong suốt vòng đời của dự án.
Người quản lý dự án sẽ thực hiện đánh giá sơ bộ về tác động của thay đổi đối với các yếu tố như rủi ro, chi phí, lịch trình và phạm vi, đồng thời thu thập ý kiến từ các thành viên trong nhóm để đưa ra quyết định chính xác.
Người quản lý dự án sẽ trình bày yêu cầu thay đổi cho CCB, đồng thời cung cấp bản phân tích sơ bộ để CCB có thể xem xét một cách hiệu quả.
CCB sẽ xem xét và thảo luận về yêu cầu thay đổi đã được đề xuất, sau đó đưa ra quyết định chấp thuận hay không dựa trên toàn bộ thông tin đã nộp.
- Thực hiện thay đổi (Project Manager): Nếu một thay đổi được CCB chấp thuận, người quản lý dự án sẽ cập nhật tài liệu dự án khi cần thiết.
