LỜI NÓI ĐẦU Tài liệu được thiết kế nhằm mục đích cung cấp cho học viên những kiến thức, kỹ năng và thái độ cần thiết để phát triển năng lực quản lý trong một môi trường làm việc chuyên nghiệp Kỹ năng lập kế hoạch, giao việc, giám sát, điều hành và đánh giá là năm hoạt động chính của chu trình quản lý kế hoạch Và để có thể ứng phó với những yếu tố bất định và những thay đổi của môi trường bên ngoài và bên trong của một tổ chức hoặc một doanh nghiệp thì cả năm hoạt động này đều rất quan trọng Nó đ.
KỸ NĂNG XÂY DỰNG KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC
Khái niệm về quản trị
Quản trị là quá trình tổ chức và điều phối liên tục giữa các cá nhân và bộ phận nhằm đạt được mục tiêu cụ thể với hiệu suất và chất lượng tối ưu Quá trình này bao gồm việc tác động có hệ thống từ chủ thể quản trị đến đối tượng quản trị, tạo sự hợp lực và nhịp nhàng trong hoạt động.
Công tác lập kế hoạch trong quản lý
Hoạch định là quá trình mà nhà quản trị xác định và lựa chọn mục tiêu cho tổ chức, đồng thời lập kế hoạch các hành động cần thiết để đạt được những mục tiêu đó.
• Hoạch định có vai trò:
- Định hướng các chức năng quản trị: tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra
- Hoạch định giúp đề ra mục tiêu, biện pháp, nguồn lực, cách thức
- Đảm bảo tổ chức hoạt động một cách có hiệu quả trong môi trường luôn thay đổi
• Ý nghĩa, tác dụng của hoạch định
Trong môi trường luôn biến động, các tổ chức phải đối mặt với những rủi ro tiềm ẩn Để thích nghi và tối thiểu hóa các rủi ro nội bộ, nhà quản trị cần sử dụng chức năng hoạch định Hoạch định mang lại cho tổ chức bốn tác dụng quan trọng, giúp cải thiện khả năng ứng phó với những thay đổi và bảo vệ sự ổn định của tổ chức.
- Nhận diện các thời cơ (cơ hội) kinh doanh trong tương lai
- Có kế hoạch né tránh hoặc tối thiểu hóa các nguy cơ, khó khăn
- Triển khai kịp thời các chương trình hành động, có nghĩa là tạo tính chủ động trong thực hiện
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra được dễ dàng, thuận lợi
• Tổ chức thường được hiểu như là tập hợp của nhiều người cùng làm việc vì những mục đích chung trong hình thái cơ cấu ổn định
Các tổ chức, dù có lý do tồn tại và phương thức hoạt động khác nhau, vẫn chia sẻ những đặc trưng cơ bản như một loại hình tổ chức.
- Mọi tổ chức đều mang tính mục đích rất rõ ràng
Khác với cá nhân, cộng đồng hay xã hội, tổ chức thường không có mục đích tự thân mà được hình thành bởi các chủ thể nhất định nhằm phục vụ cho những mục đích cụ thể Đây là yếu tố cơ bản nhất của mọi tổ chức.
- Mọi tổ chức đều là những tổ chức gồm nhiều người làm việc vì mục tiêu chung trong cơ cấu tổ chức ổn định
Khi gia nhập một tổ chức, chúng ta đồng nghĩa với việc cam kết hợp tác với những người khác để đạt được mục tiêu chung, thay vì chỉ tập trung vào lợi ích cá nhân.
- Mọi tổ chức đều chia sẻ mục tiêu lớn - cung cấp sản phẩm và dịch vụ có giá trị đối với khách hàng
Ý thức rõ ràng về mục tiêu gắn liền với "các sản phẩm và dịch vụ có chất lượng" và
"thỏa mãn khách hàng" là nguồn gốc quan trọng của sức mạnh và lợi thế đối với một tổ chức
- Mọi tổ chức đều là tổ chức mở
Tổ chức tương tác với môi trường nhằm thu hút liên tục các nguồn lực đầu vào, từ đó chuyển đổi thành sản phẩm và dịch vụ phục vụ khách hàng.
- Cuối cùng, mọi tổ chức đều được quản lí
Hình ảnh của các nhà quản lí luôn gắn liền với những tổ chức nhất định
• Khái niệm về tuyển dụng nhân sự
Tuyển dụng là quá trình mà nhà tuyển dụng thu hút, nghiên cứu, sàng lọc và tiếp nhận ứng viên Mục tiêu chính của tuyển dụng là tìm kiếm ứng viên phù hợp cho các vị trí cần thiết trong công ty hoặc doanh nghiệp.
• Vai trò của tuyển dụng nhân sự
Tuyển dụng không chỉ là quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhân sự phù hợp cho doanh nghiệp, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển tổ chức, nâng cao hiệu suất làm việc và tạo ra môi trường làm việc tích cực Đối với người lao động, tuyển dụng mang lại cơ hội việc làm, phát triển nghề nghiệp và góp phần vào sự thịnh vượng của xã hội.
Tuyển dụng nhân sự có vai trò đặc biệt quan trọng và không thể thiếu được đối với các doanh nghiệp:
Tuyển dụng không chỉ giúp doanh nghiệp bổ sung nhân lực mà còn mang lại đội ngũ lao động chất lượng cao, nhiệt huyết và sáng tạo Hơn nữa, tuyển dụng đóng vai trò quan trọng trong quản trị nhân sự; nếu khâu này được thực hiện tốt, các bước tiếp theo sẽ diễn ra suôn sẻ hơn.
Tuyển dụng đội ngũ nhân viên chất lượng là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả kinh doanh và gia tăng lợi nhuận Ngoài ra, việc sở hữu nhân tài sẽ giúp doanh nghiệp duy trì sức cạnh tranh bền vững, tạo điều kiện để tự tin "chiến đấu" với các đối thủ mạnh trên thị trường.
Việc tuyển dụng nhân sự không chỉ quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng sâu rộng đến đội ngũ lao động, bao gồm cả nhân viên hiện tại và ứng viên mới.
Tuyển dụng là yếu tố quan trọng nhất, mang lại cơ hội việc làm cho người lao động Nếu không có quá trình tuyển dụng, họ sẽ không có cơ hội tìm kiếm việc làm và đạt được thành công trong việc trúng tuyển.
Khi tham gia vào quá trình tuyển dụng, người lao động có cơ hội hiểu rõ hơn về quan điểm và cách suy nghĩ của nhà tuyển dụng Điều này giúp họ giới thiệu bản thân một cách phù hợp, từ đó tạo ấn tượng tích cực và ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng.
Việc tuyển dụng nhân sự mới không chỉ mang lại nguồn lực mới mà còn kích thích nhân viên cũ làm việc chăm chỉ hơn Sự xuất hiện của nhân sự mới tạo ra một môi trường cạnh tranh lành mạnh, khuyến khích tất cả mọi người nỗ lực hết mình để đạt được hiệu quả công việc tốt nhất.
Quá trình tuyển dụng nhân sự không chỉ tác động đến doanh nghiệp và người lao động mà còn ảnh hưởng đến xã hội và quốc gia Tuyển dụng thành công giúp người lao động có việc làm và doanh nghiệp tìm được nhân tài, từ đó thúc đẩy sự phát triển và thịnh vượng Khi mọi người đều có công ăn việc làm và doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, nền kinh tế quốc gia sẽ phát triển mạnh mẽ, nâng cao chất lượng cuộc sống cho người dân.
Tại sao cần lập kế hoạch công việc?
Lập kế hoạch trước giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả, tạo sự chủ động và chuẩn bị tốt nhất cho công việc Một kế hoạch tốt không chỉ phát triển tư duy chiến lược mà còn nâng cao khả năng bao quát và xử lý nhiều nhiệm vụ trong thời gian ngắn.
- Chủ động với thay đổi và bất định
- Hiểu rõ hơn về mục tiêu theo đuổi
- Cải thiện hiệu quả các hoạt động
- Tăng hiệu lực khi giao tiếp nội bộ
- Giúp thực hiện kiểm tra, giám sát
- Để quản lý thời gian hiệu quả hơn
- Tạo lập cân bằng trong cuộc sống
Quy trình lập kế hoạch hiệu quả
❖ Lập kế hoạch Top-down và Botton-up
❖ Quy trình lập và triển khai kế hoạch
CƠ – TIÊU – ÁN; CHỌN – CHI – ĐÁNH; TRIỂN – KẾT - HỒI
Cơ hội trong kinh doanh là những điều kiện và hoàn cảnh thuận lợi mà doanh nghiệp có thể tận dụng để tạo ra lợi nhuận Đây chính là mục tiêu phát triển mà nhiều doanh nghiệp hướng đến nhằm nâng cao vị thế và mở rộng quy mô hoạt động.
Cơ hội kinh doanh được đánh giá qua bốn đặc trưng cơ bản: tính hấp dẫn, tính bền vững, tính thời điểm và khả năng duy trì sản phẩm hoặc dịch vụ.
Thiết lập mục tiêu là kỹ năng quan trọng giúp nâng cao hiệu quả công việc, nhưng nhiều người vẫn chưa thực hiện tốt Điều này dẫn đến việc mục tiêu không rõ ràng và khó đạt được.
Thiết lập mục tiêu là chìa khóa dẫn dắt hành động và là bí quyết để đạt được thành công Điều quan trọng không phải là loại mục tiêu, mà là việc bạn phải có mục tiêu rõ ràng Khi mất đi mục tiêu, bạn cũng sẽ mất phương hướng trong cuộc sống Nhiều người thường cảm thấy hạnh phúc hơn khi đang nỗ lực thực hiện điều gì đó, hơn là khi đã hoàn thành nó.
• Năm nguyên tắc để thiết lập mục tiêu: Rõ ràng; Thách thức; Cam kết; Phản hồi; Độ phức tạp của công việc
• Để thiết lập một mục tiêu, có thể tiến hành theo các bước sau đây nhằm có được mục tiêu thích hợp:
- Mục tiêu dài hạn/ trung hạn/ ngắn hạn đặt ra là gì?
- Những lợi ích khi đạt mục tiêu là gì?
- Những trở ngại trong quá trình thực hiện là gì?
- Cần học và làm những gì?
- Ai là người động viên?
- Kế hoạch, thứ tự ưu tiên, các bước tiến hành như thế nào?
• Các công cụ hỗ trợ thiết lập mục tiêu
- Phương pháp bản đồ tư duy
Dựa trên kết quả nghiên cứu thị trường, phương án hoạt động của đơn vị được xây dựng nhằm đạt được các mục tiêu kinh doanh đã xác định.
• Việc xây dựng phương án kinh doanh bao gồm các bước sau:
- Đánh giá tình hình thị trường và thương nhân
Bước này, người xây dựng chiến lược cần rút ra những nét tổng quát về tình hình Sau đó phân tích thuận lợi và khó khăn trong kinh doanh
- Lựa chọn mặt hàng, thời cơ, điều kiện và phương thức kinh doanh
Mục tiêu trong một phương án kinh doanh cần phải rõ ràng và cụ thể, chẳng hạn như số lượng hàng hóa dự kiến bán ra, mức giá bán, và thị trường mà doanh nghiệp sẽ thâm nhập.
- Đề ra biện pháp thực hiện
Các biện pháp này đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được các mục tiêu đã đề ra, bao gồm cả biện pháp trong nước và quốc tế Ví dụ, các biện pháp có thể bao gồm đầu tư vào sản xuất, cải tiến bao bì, ký kết hợp đồng kinh tế và tăng giá thu mua.
Để nâng cao hiệu quả kinh doanh, các doanh nghiệp cần triển khai các biện pháp ngoài nước như tăng cường quảng cáo, thành lập chi nhánh tại nước ngoài và mở rộng mạng lưới đại lý Những chiến lược này không chỉ giúp tăng cường sự hiện diện trên thị trường quốc tế mà còn đánh giá sơ bộ hiệu quả kinh tế của hoạt động kinh doanh.
• Việc đánh giá hiệu quả kinh doanh được thông qua một số chỉ tiêu chủ yếu sau:
- Chỉ tiêu tỷ suất ngoại tệ hàng xuất khẩu hoặc hàng nhập khẩu
- Chỉ tiêu thời gian hoàn vốn tính theo công ty sau
- Các chỉ tiêu tỷ suất lợi nhuận
- Và chỉ tiêu hoà vốn
• Phân loại các phương án kinh doanh
❖ Căn cứ vào thời gian kinh doanh:
Phương án kinh doanh được chia làm ba loại gồm: phương án kinh doanh ngắn hạn, phương án kinh doanh trung hạn và phương án kinh doanh dài hạn
❖ Căn cứ vào quy mô:
Phương án kinh doanh chia ra phương án kinh doanh nhỏ và trung bình và lớn
❖ Căn cứ vào các mặt hàng kinh doanh:
Có thể chia thành phương án kinh doanh hàng tiêu dùng, phương án kinh doanh máy móc thiết bị hay phương án kinh doanh vật tư, vật liệu,…
Sau khi xác định phương án, cần phân tích các điểm mạnh và yếu của chúng Bước tiếp theo là đánh giá các phương án dựa trên các tiêu chí phù hợp với mục tiêu đã đề ra, đồng thời đảm bảo tuân thủ chặt chẽ các tiền đề đã được xác định trước đó.
Một phương án đầu tư có thể mang lại lợi nhuận cao nhưng đòi hỏi vốn lớn và thời gian thu hồi chậm Trong khi đó, một phương án khác có thể có lợi nhuận thấp hơn nhưng rủi ro cũng ít hơn Ngoài ra, còn một phương án nữa phù hợp với các mục tiêu dài hạn của tổ chức, tuy nhiên tính khả thi của nó không cao.
Những người xây dựng kế hoạch thường đối mặt với nhiều yếu tố bất định, khan hiếm vốn và các yếu tố tiềm ẩn khác Vì vậy, việc đánh giá các phương án trở nên khó khăn, ngay cả với những vấn đề tương đối đơn giản.
Trong hầu hết các tình huống, việc đánh giá trở nên rất khó khăn do có nhiều phương án, biến số và ràng buộc cần xem xét.
• Chính vì vậy, khi các phương án được đưa ra xem xét đánh giá nên dựa trên một sổ căn cứ sau:
- Phương án nào thực hiện được mục tiêu và có ảnh hưởng mạnh nhất tới mục tiêu
- Phương án nào sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của tổ chức
- Phương án nào có chi phí thấp
- Phương án nào tạo được sự ủng hộ của các cấp quản lý và người thực hiện
- Phương án nào phản ánh tốt nhất hệ thống tiêu chuẩn đã chọn
Bản kế hoạch chi tiết cần phải có các yếu tố sau:
Phần này mô tả công ty, bao gồm tuyên bố sứ mệnh và thông tin về ban lãnh đạo, nhân viên, hoạt động cũng như vị trí của công ty.
Công ty nên phác thảo rõ ràng các sản phẩm và dịch vụ mà mình cung cấp, bao gồm giá cả, tuổi thọ sản phẩm và lợi ích cho người tiêu dùng Ngoài ra, cần đề cập đến quy trình sản xuất, các bằng sáng chế và công nghệ độc quyền mà công ty sở hữu Thông tin về nghiên cứu và phát triển (R&D) cũng nên được đưa vào để làm nổi bật sự đổi mới và chất lượng sản phẩm.
Xác định đối thủ cạnh tranh trong ngành là rất quan trọng, bao gồm việc phân tích các yếu tố như điểm mạnh và điểm yếu của họ Bài viết sẽ trình bày nhu cầu dự kiến của người tiêu dùng đối với sản phẩm của doanh nghiệp, đồng thời đánh giá mức độ khó khăn trong việc chiếm lĩnh thị phần từ các công ty hiện tại.
Kỹ năng thu thập và phân tích thông tin
Thu thập thông tin là quá trình tập hợp dữ liệu theo các tiêu chí cụ thể để làm rõ các vấn đề liên quan đến một lĩnh vực nhất định Quy trình này bao gồm việc xác định nhu cầu thông tin, tìm kiếm nguồn dữ liệu và thực hiện việc tập hợp thông tin nhằm đáp ứng các mục tiêu đã được đề ra.
Thu thập thông tin là một hoạt động có mục đích rõ ràng, nhằm giải đáp những câu hỏi cụ thể như: thông tin này được thu thập để làm gì, phục vụ cho công việc nào và liên quan đến những khía cạnh nào của vấn đề.
Để thu thập thông tin hiệu quả, cần áp dụng các phương pháp và cách thức đa dạng, phù hợp với yêu cầu và nguồn lực hiện có Việc lựa chọn phương pháp thu thập thông tin nên dựa trên tính chất và mục đích của thông tin cần thu thập.
Việc thu thập thông tin từ các nguồn và kênh thông tin khác nhau là rất quan trọng, vì mỗi kênh có những ưu điểm và nhược điểm riêng, phù hợp với từng loại thông tin cần thiết Lựa chọn nguồn thông tin phù hợp không chỉ nâng cao hiệu quả của quá trình thu thập mà còn đảm bảo chất lượng thông tin nhận được.
• Thu thập thông tin là một quá trình liên tục, nhằm bổ sung, hoàn chỉnh thông tin cần thiết
Việc thu thập thông tin bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố, bao gồm kỹ năng thu thập thông tin và khả năng áp dụng các phương pháp, cách thức thu thập khác nhau.
Thu thập thông tin là một bước quan trọng trong quy trình thông tin của tổ chức, liên quan trực tiếp đến yếu tố đầu vào Quá trình này không thể tách rời khỏi việc xử lý thông tin, nhằm đảm bảo rằng tổ chức có đủ thông tin cần thiết cho hoạt động hiệu quả.
Khi đã thu thập được thông tin chính xác và có nguồn gốc rõ ràng, bạn cần phân loại thông tin theo kênh tiếp nhận để đánh giá tính chân thực Sau đó, gửi thông tin lên cấp trên để xem xét kỹ càng và phân loại theo từng cấp bậc: thông tin phải biết, thông tin cần biết và thông tin nên biết Việc này giúp xác định tính cần thiết của từng loại thông tin, đây là kỹ năng xử lý thông tin cơ bản nhưng vô cùng quan trọng.
Để ước lượng giá trị của thông tin một cách hiệu quả, bạn cần phân loại các thông tin theo từng phạm vi và lĩnh vực hoạt động riêng biệt, cũng như theo tính chất thời điểm và nội dung của chúng.
KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ
Các lợi ích khi học kỹ năng tổ chức
❖ Hiểu rõ về nhiệm vụ, quyền hạn, công việc
❖ Tập trung vào công việc có hiệu quả cao
❖ Thúc đẩy việc hợp tác làm việc theo nhóm
❖ Tiết kiệm thời gian, giảm bận rộn và stress
❖ Tăng năng suất và hài lòng trong công việc
❖ Thích ứng nhanh hoàn cảnh và môi trường
❖ Việc hanh thông, sống nhẹ nhàng thư thái
2 Cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ
❖ Tổ chức chính thức và không chính thức
❖ Sự khác biệt giữa chức năng và nhiệm vụ
❖ Tổ chức trực tuyến, chức năng và ma trận
❖ Nguyên lý tổ chức hỗn hợp và thông minh
3 Để trở thành người có óc tổ chức tốt
❖ Rõ nhiệm vụ, lập kế hoạch
❖ Lên lịch công tác hàng ngày
❖ Ổn định thời gian biểu
❖ Luôn mang theo Sổ và Bút
❖ Tốc ký: trật tự, dễ đọc và dễ nhớ
❖ Sử dụng Outlook và PDA
❖ Ghi nhớ và bảo quản danh thiếp
❖ Chỗ làm việc sạch sẽ, ngăn nắp
Quy tắc 5S – Tiện lợi và thoải mái
5 Quy tắc sắp xếp ưu tiên công việc
❖ Có bốn phương pháp cơ bản:
• Đánh số độ khẩn cấp: việc rất gấp đánh số (1), việc bình thường đánh số (2), việc không gấp đánh số (3)
• Dùng bút để đánh dấu công việc: việc cần làm ngay dùng bút đỏ, việc bình thường dùng bút xanh, việc có thể làm sau dùng bút đen
Phân loại giấy tờ công việc theo màu sắc cặp tài liệu giúp quản lý hiệu quả hơn Giấy tờ khẩn cấp nên được đặt trong cặp màu đỏ, trong khi giấy tờ bình thường sử dụng cặp màu xanh, và giấy tờ không gấp sử dụng cặp màu đen Khi trình giấy tờ cho sếp, họ sẽ nhanh chóng nhận biết và xử lý các việc khẩn cấp nhờ vào hệ thống mã màu này.
Để xác định thời gian hoàn thành công việc, bạn có thể áp dụng các phương pháp kỹ thuật, trong đó phương pháp sơ đồ Găng là một ví dụ điển hình Vào mỗi thứ Sáu, hãy sắp xếp lại toàn bộ tài liệu làm việc trong tuần; chỉ mất khoảng 30 phút nhưng sẽ giúp bàn làm việc của bạn trở nên gọn gàng hơn Điều này không chỉ làm tăng năng suất lao động mà còn giúp bạn tập trung hơn Để thực hiện hiệu quả, hãy tự hỏi ba câu: Bạn có cần tài liệu này không? Bạn đã sử dụng tài liệu này chưa?
Để trở thành người có óc tổ chức tốt
❖ Rõ nhiệm vụ, lập kế hoạch
❖ Lên lịch công tác hàng ngày
❖ Ổn định thời gian biểu
❖ Luôn mang theo Sổ và Bút
❖ Tốc ký: trật tự, dễ đọc và dễ nhớ
❖ Sử dụng Outlook và PDA
❖ Ghi nhớ và bảo quản danh thiếp
❖ Chỗ làm việc sạch sẽ, ngăn nắp
Tổ chức làm việc
Quy tắc 5S – Tiện lợi và thoải mái
Quy tắc sắp xếp ưu tiên công việc
❖ Có bốn phương pháp cơ bản:
• Đánh số độ khẩn cấp: việc rất gấp đánh số (1), việc bình thường đánh số (2), việc không gấp đánh số (3)
• Dùng bút để đánh dấu công việc: việc cần làm ngay dùng bút đỏ, việc bình thường dùng bút xanh, việc có thể làm sau dùng bút đen
Phân loại giấy tờ công việc theo màu sắc là một phương pháp hiệu quả để quản lý thời gian Giấy tờ khẩn cấp nên được đặt vào cặp màu đỏ, giấy tờ bình thường vào cặp màu xanh, và giấy tờ không gấp vào cặp màu đen Khi bạn trình bày tài liệu cho sếp, họ sẽ nhanh chóng nhận biết và xử lý các công việc khẩn cấp nhờ vào hệ thống phân loại này.
Để xác định thời gian hoàn thành công việc, bạn có thể áp dụng các phương pháp kỹ thuật, trong đó phương pháp sơ đồ Găng là một ví dụ điển hình Vào ngày thứ sáu hàng tuần, hãy dành khoảng 30 phút để sắp xếp lại tài liệu làm việc, giúp bàn làm việc trở nên gọn gàng và sáng sủa hơn Việc này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn tăng cường năng suất lao động Để quyết định giữ lại hay loại bỏ tài liệu, hãy tự hỏi ba câu: Bạn có cần tài liệu này không? Bạn đã sử dụng tài liệu này chưa? Tài liệu này có hữu ích không? Nếu câu trả lời là không hoặc không chắc chắn, hãy loại bỏ tài liệu đó ngay lập tức.
KỸ NĂNG ỦY THÁC
Khái niệm giao việc
Giao việc là quá trình phân công công việc dựa trên năng lực của từng cá nhân, giúp nâng cao năng suất làm việc chung Khi công việc được giao một cách hợp lý, quy trình làm việc trở nên hiệu quả hơn và quản lý công việc trở nên dễ dàng hơn.
Sai lầm khi giao việc
• Giao việc với ý đồ đùn đẩy trách nhiệm
• Giao không đúng người không đúng việc
• Không giao thời hạn và nguồn lực cần thiết
• Không tạo điều kiện hỗ trợ hoàn thành
• Thiếu cơ chế giám sát và đánh giá
Nhà quản lý không nên sử dụng ủy thác chỉ để giảm bớt áp lực công việc cá nhân, vì điều này sẽ không tạo động lực cho nhân viên Để khuyến khích tinh thần làm việc, việc ủy thác cần phải giúp nhân viên phát triển và phải phù hợp với khả năng của họ.
Mục tiêu của việc ủy thác cần được giải thích rõ ràng, đồng thời cung cấp sự hỗ trợ cần thiết để nhân viên có thể thực hiện hiệu quả Dù quá trình này có thể tốn thời gian hơn so với việc nhà quản lý tự làm, nhưng nó rất quan trọng Cuối cùng, việc đánh giá và phản hồi là cần thiết để nhân viên có thể học hỏi và phát triển từ những trải nghiệm của mình.
4 Hướng dẫn kèm cặp nhân viên
Hướng dẫn và kèm cặp nhân viên là một nhiệm vụ quan trọng đối với các nhà quản lý chuyên nghiệp Quá trình này bao gồm việc áp dụng các phương pháp đào tạo cụ thể nhằm nâng cao nhận thức và phát triển năng lực cho nhân viên, đồng thời củng cố kiến thức cũ và bổ sung kỹ năng mới Huấn luyện có thể được thực hiện bởi quản lý trực tiếp hoặc bởi những người có kinh nghiệm trong lĩnh vực này.
❖ Kỹ năng kèm cặp hướng dẫn: Mô hình EDAC
Quá trình đào tạo và hướng dẫn nhân viên của các quản lý chuyên nghiệp không chỉ nâng cao năng lực làm việc của nhân viên mà còn thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp Huấn luyện giúp các nhà quản lý giảm bớt áp lực và chia sẻ gánh nặng công việc, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí Đồng thời, việc này cũng nâng cao năng lực lãnh đạo, giúp dẫn dắt đội nhóm và tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, đạt hiệu quả cao.
Hướng dẫn kèm cặp nhân viên
Hướng dẫn và kèm cặp nhân viên là một nhiệm vụ thiết yếu cho các nhà quản lý chuyên nghiệp, nhằm nâng cao nhận thức và phát triển năng lực cho nhân viên Quá trình này bao gồm việc áp dụng các phương pháp đào tạo cụ thể, giúp rèn luyện kiến thức cũ và trau dồi kỹ năng mới Huấn luyện có thể được thực hiện bởi quản lý trực tiếp hoặc bởi những người có kinh nghiệm, góp phần quan trọng vào sự phát triển của đội ngũ nhân viên.
❖ Kỹ năng kèm cặp hướng dẫn: Mô hình EDAC
Quá trình đào tạo và hướng dẫn nhân viên của các quản lý chuyên nghiệp không chỉ nâng cao năng lực làm việc của nhân viên mà còn thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp Huấn luyện giúp các nhà quản lý giảm áp lực và chia sẻ gánh nặng công việc, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí Đồng thời, nó cũng nâng cao khả năng lãnh đạo, tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và đạt hiệu quả cao.
❖ Mô hình hỗ trợ: GROW
Theo mô hình này, người quản lý sẽ tương tác trực tiếp với nhân viên, dẫn dắt họ qua từng bước của quá trình giải quyết vấn đề Qua đó, người quản lý giúp nhân viên nhận diện và tìm ra giải pháp hiệu quả cho các vấn đề gặp phải.
Mô hình này rất hữu ích trong trường hợp nhân viên gặp những vấn đề liên quan đến con người.
KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ TIẾN ĐỘ
Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Kỹ năng quản lý thời gian là một trong những kỹ năng mềm thiết yếu trong cuộc sống, bao gồm việc lập kế hoạch và xác định thời gian hoàn thành một cách hiệu quả Một kế hoạch quản lý thời gian tốt cần chi tiết và cụ thể cho từng giai đoạn với deadline rõ ràng và phân công công việc hợp lý Để đánh giá hiệu quả của kỹ năng này, người ta thường xem xét kết quả đạt được trong một quỹ thời gian có hạn, thay vì chỉ dựa vào thời gian hoàn thành Có những người hoàn thành công việc tốt trong khi vẫn có thời gian nghỉ ngơi, trong khi những người khác lại gặp khó khăn và chịu áp lực Do đó, kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả là yếu tố quan trọng để đạt được thành công và thăng tiến trong sự nghiệp.
Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian
Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả giúp bạn sắp xếp nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên và đặt mục tiêu hoàn thành trong thời gian xác định Việc lập danh sách nhiệm vụ cho phép bạn tập trung vào các mục tiêu hàng đầu, giảm áp lực và nâng cao hiệu suất làm việc Người có kế hoạch cho các hoạt động hàng ngày thường đạt được nhiều điều và có thời gian để tận hưởng cuộc sống Ngược lại, những người không có kế hoạch thường trì hoãn, cảm thấy không đủ thời gian và lãng phí công sức cho các công việc.
Kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc là yếu tố quan trọng giúp bạn xác định ưu tiên và hướng đi cho các nhiệm vụ Thiếu kỹ năng này, bạn sẽ luôn cảm thấy căng thẳng và áp lực, không biết còn bao xa đến mục tiêu Hơn nữa, việc không có kế hoạch rõ ràng dễ dẫn đến lãng phí thời gian vào những hoạt động không cần thiết, gây ra quyết định sai lầm do thiếu thời gian để đánh giá tình hình Một kế hoạch chi tiết giúp giảm bớt áp lực từ deadline, đồng thời tạo sự chủ động trong công việc Do đó, việc phát triển kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc là rất cần thiết để hạn chế thói quen trì hoãn và thúc đẩy động lực hành động.
Nguyên tắc quản lý thời gian và tiến độ
• Quỹ thời gian thực hiện kế hoạch có giới hạn
• Mỗi việc đều cần thời gian thực hiện
• Cần học cách phân bổ thời gian hợp lý
• Biết bố trí thời gian để giải quyết sự cố
• Dành thời gian cho nhiệm vụ đột xuất
• Đảm bảo linh hoạt, dự phòng, tối ưu hóa
• Quy luật tâm lý “công việc và thời gian”.
Mẹo quản lý thời gian hiệu quả nhất
Để giảm bớt áp lực từ danh sách nhiệm vụ dài, bạn nên tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất và tìm kiếm sự hỗ trợ từ bạn bè hoặc đồng nghiệp Dù bạn có khả năng hoàn thành tất cả công việc một mình, điều đó không đảm bảo rằng bạn sẽ làm tốt mọi thứ Vì vậy, đừng ngần ngại nhờ sự trợ giúp từ những người xung quanh, vì điều này chắc chắn sẽ mang lại kết quả tốt hơn.
❖ Biết cách sắp xếp, ưu tiên các công việc
Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên hợp lý là yếu tố then chốt giúp bạn hoàn thành mục tiêu với hiệu suất tối đa Hơn nữa, việc này còn giảm bớt áp lực trong công việc, giúp bạn tránh tình trạng chậm trễ khi phải xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc.
Trì hoãn là kẻ thù lớn nhất của năng suất, khiến bạn lãng phí thời gian và giảm động lực hoàn thành công việc Để tối ưu hóa thời gian quý báu của 24 giờ mỗi ngày, bạn cần tránh trì hoãn không chỉ trong công việc mà còn trong cuộc sống hàng ngày Hãy tập trung vào những việc thực sự có ý nghĩa và bắt tay vào thực hiện kế hoạch ngay khi đã được xây dựng, để không phải nuối tiếc về những khoảnh khắc đã trôi qua.
Mang theo một cuốn sổ ghi chép danh sách công việc cần làm là cách hiệu quả để đảm bảo không bỏ sót nhiệm vụ nào Việc ghi chép lịch trình giúp bạn kiểm soát tiến độ và mức độ hoàn thành công việc, từ đó có thể điều chỉnh và cải thiện kịp thời Đây là một mẹo hữu ích trong việc nâng cao kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc.
• Kỹ năng lập lịch công tác định kỳ
- Chi tiết nhiệm vụ trong kế hoạch
- Lập danh mục công việc (to-do)
- Phân mức ưu tiên theo tiêu chí
- Quỹ thời gian và sắp xếp ưu tiên
- Xác định việc cần phối hợp/giao
- Lập lịch công tác hàng tuần/ngày
❖ Quản lý áp lực công việc
Khi khối lượng công việc vượt quá thời gian quy định, bạn dễ rơi vào khủng hoảng và stress Trong tình huống này, hãy ưu tiên giải quyết các công việc quan trọng nhất và dời lại những việc khác sang ngày hôm sau, đồng thời đừng ngần ngại nhờ sự giúp đỡ từ đồng nghiệp Tuy nhiên, bất kể kết quả công việc như thế nào, bạn cũng cần dành thời gian cho bản thân để nghỉ ngơi và duy trì sự cân bằng trong công việc.
❖ Tự đặt ra những deadline
Đặt deadline cho từng nhiệm vụ cụ thể giúp quản lý thời gian hiệu quả mà không ảnh hưởng đến công việc tiếp theo Deadline cũng tạo động lực hành động và ngăn chặn sự trì hoãn Do đó, việc tuân thủ deadline một cách nghiêm túc là cần thiết để cải thiện hiệu suất làm việc và hoàn thành kế hoạch một cách trọn vẹn.
Bộ kỹ năng và mô hình quản lý thời gian hiệu quả giúp thúc đẩy NSLĐ
❖ Quản lý thời gian theo ma trận Eisenhower
Nguyên tắc quản lý thời gian theo ma trận Eisenhower tập trung vào việc xác định các công việc quan trọng và ưu tiên thực hiện Để làm điều này, bạn cần trả lời hai câu hỏi cốt lõi.
- Việc làm này có quan trọng không?
- Việc làm này có khẩn cấp không?
Dựa trên quan điểm, “ Việc quan trọng thường ít khẩn cấp và việc khẩn cấp ít khi quan trọng” ta định nghĩa:
- Việc quan trọng: là những việc mà sau khi được hoàn thành sẽ tạo ra kết quả giúp chúng ta tiến gần hơn với mục tiêu đã đặt ra
- Việc khẩn cấp: là việc có thời gian gấp rút và cần sự chú ý của người thực hiện ngay tức thì
• Việc khẩn cấp và quan trọng
Việc vừa quan trọng, vừa khẩn cấp là những việc phải làm ngay Nhận biết loại việc này qua các dấu hiệu:
- Việc xảy ra không đoán trước được: có thể gặp khủng hoảng hoặc là vấn đề cấp bách
- Công việc đã tới hạn không thể trì hoãn
- Công việc còn tồn đọng cần phải giải quyết dứt điểm
Quỹ thời gian dành cho công việc này: 15-20%
Các công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp cần được chú trọng và dành thời gian để hoàn thành Để đạt hiệu quả cao trong những nhiệm vụ này, bạn nên lập kế hoạch thời gian hợp lý, vì càng dành nhiều thời gian cho công việc, mức độ quan trọng của nó càng gia tăng.
Khi đang thực hiện công việc nhóm II mà có việc quan trọng, khẩn cấp (nhóm I) xuất hiện, hãy ưu tiên hoàn thành công việc nhóm I trước Sau khi công việc nhóm I kết thúc, tiếp tục thực hiện công việc nhóm II mà không trì hoãn.
Quỹ thời gian dành cho việc quan trọng, không khẩn cấp: 60-65%
Công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng cần được xử lý sớm, mặc dù chúng không giúp bạn tiến nhanh hơn tới mục tiêu công việc Bạn nên dành ít thời gian cho loại công việc này và hoàn thành chúng một cách nhanh chóng.
Nhận biết những công việc thuộc nhóm này là:
- Việc được ủy quyền nhưng không thuộc trách nhiệm của bạn
- Các vấn đề phát sinh trong công việc nhỏ lẻ
- Thư từ, email cần trả lời, cuộc họp, bàn luận diễn ra trong thời gian ngắn
Quỹ thời gian dành cho công việc thuộc nhóm III: 10-15%
• Việc không quan trọng, không khẩn cấp
Các công việc không quan trọng và không khẩn cấp nên chỉ chiếm dưới 5% quỹ thời gian làm việc của bạn Hãy hạn chế thời gian dành cho những nhiệm vụ này để tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
- Những công việc vô bổ không đem lại lợi ích
Tốt hơn hết trong quá trình làm việc, hãy loại bỏ những thói quen tán gẫu, chat với bạn bè để tinh thần luôn được tập trung
Mô hình quản lý thời gian theo phương pháp Eisenhower là một phương pháp hiệu quả được nhiều doanh nghiệp và cá nhân áp dụng Phương pháp này giúp quản trị thời gian cá nhân, từ đó cân bằng quỹ thời gian cho công việc và cuộc sống.
❖ Áp dụng Gantt Chart trong việc quản lý thời gian hiệu quả
Khi tạo biểu đồ Gantt, bạn cần xem xét tất cả nhiệm vụ trong dự án, xác định người phụ trách cho từng nhiệm vụ, ước lượng thời gian hoàn thành và nhận diện các vấn đề tiềm ẩn có thể xảy ra.
Để đảm bảo tính khả thi của lịch trình dự án, cần phân công công việc cho đúng người và suy nghĩ về các giải pháp cho những vấn đề tiềm ẩn trước khi bắt đầu.
Suy tính trước các bước trong lịch trình dự án giúp nhà quản lý ước lượng thời gian hoàn thành tối thiểu cho từng nhiệm vụ và xác định thứ tự ưu tiên giữa các task Điều này cũng cho phép xác định Critical Path, chuỗi nhiệm vụ cần hoàn thành đúng hạn để đảm bảo toàn bộ dự án kết thúc trong thời gian ngắn nhất.
Biểu đồ Gantt giúp người quản lý, khách hàng và các thành viên dự án theo dõi tiến độ hiện tại của dự án một cách hiệu quả Bằng cách cập nhật trạng thái của các nhiệm vụ trên biểu đồ, họ có thể nhận diện tác động của những thay đổi này đến tiến độ tổng thể, đặc biệt là thông qua việc hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng trong Critical Path.
KỸ NĂNG GIÁM SÁT THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
Yêu cầu & nguyên tắc giám sát
=> Mục đính giúp nhân viên nhận thức được nhu cầu cần thiết phát triển
Các phương thức giám sát
• Giám sát theo mục tiêu: MBO
• Giám sát theo thủ tục: MBP
• Giám sát hỗn hợp: MBM
➢ MBO (Management by Objectives) – quản lý theo mục tiêu
Bản chất là khoán việc Gần như đối lập với MBP
Thích hợp cho phân đoạn quản lý cấp cao và thích hợp với các công việc khó kiểm soát được quá trình thực hiện
- Nhiều thời gian cho lãnh đạo
- Công bằng, minh bạch theo đúng năng lực
- Không đảm bảo tính tập trung
- Không kiếm soát được quy trình
- Có thể thậm chí sai hướng
- Đòi hỏi người thực hiện phải có tinh thần trách nhiệm cao
- Khó kiểm soát được chi phí cho quá trình thực hiện do hành vi của nhân viên không đồng nhất
➢ MBP: Management By Process – Quản lý theo quy trình
Quản lý công việc dựa trên một quy trình được phân tích và quy định rõ ràng, trái ngược với phương pháp MBO, là nền tảng của các hệ thống quản lý chất lượng ISO.
- Đảm bảo tính tập trung cao, thậm chí tất cả đã được định vị trước
- Ít sai lạc về mọi phương diện, do đó đảm bảo các chuẩn mực đề ra; kể cả khó khăn
- Kiểm soát được quy trình từ đầu đến cuối
- Cấp dưới ít sáng tạo vì tất cả đã được quy định chặt chẽ
- Chủ động không cao mà tính lệ thuộc cao
- Không có tính linh động cao
❖ Giám sát theo mục tiêu
3 Hình thức và công cụ giám sát
- Hiện trường, thâm nhập thực tế
- Trao đổi và phỏng vấn
- Nguồn lực và ngân sách
❖ Kỹ năng thu nhận phản hồi (F.B.I)
• Mô tả tình huống cụ thể (Fact)
• Mô tả hành vi cụ thể (Behaviour)
• Nói rõ tác động của hành vi đó đến bản thân bạn/ đến người khác/ đến công ty (Impact)
❖ Để phản hồi có hiệu quả
• Bám sát mục tiêu và kế hoạch hành động
• Lựa chọn thời điểm & bối cảnh hợp lý
• Đảm bảo người nhận hiểu ý của bạn
• Luôn giữ bình tĩnh, đúng mực, khách quan
• Tập trung vào hành vi có thể kiểm soát
