ĐỀ TÀI QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU CÁC THIẾT BỊ ĐIỆN VÀ ĐIỆN TỬ TỪ THỊ TRƯỜNG ĐỨC TẠI CÔNG TY CP CÔNG NGHỆ SICOM “Chương 1 TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU 1 1 Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu “Trên thế giới hiện nay, toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế đã trở thành xu thế tất yếu, các quốc gia trên thế giới đang ngày càng gia tăng hoạt động TMQT Việt Nam sau khi gia nhập WTO có sự gia tăng không ngừng cả về số lượng và chất lượng hàng hóa xuất.
TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU
Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế đang trở thành xu thế tất yếu, thúc đẩy hoạt động thương mại quốc tế (TMQT) gia tăng Sau khi gia nhập WTO, Việt Nam đã chứng kiến sự tăng trưởng không ngừng về số lượng và chất lượng hàng hóa xuất nhập khẩu Việc cắt giảm hàng rào thuế quan và phi thuế quan giữa các nước trong khối WTO đã tạo điều kiện cho Việt Nam mở rộng mối quan hệ hợp tác và giao lưu buôn bán với các quốc gia trên thế giới.
Trong hoạt động thương mại quốc tế, đàm phán là khâu quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện giao dịch và ký kết hợp đồng, đảm bảo hiệu quả kinh doanh Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp Việt Nam vẫn gặp khó khăn trong việc đàm phán và ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ Do đó, việc nâng cao khả năng và hiệu quả đàm phán trong thương mại quốc tế cần được các doanh nghiệp chú trọng hơn bao giờ hết.
Công ty CP Công nghệ Sicom là một trong những công ty hàng đầu tại Hà Nội và miền Bắc Việt Nam trong lĩnh vực thiết bị điện và điện tử Công ty chuyên nhập khẩu các sản phẩm từ các quốc gia như Đức, Mỹ, Nhật Bản, Trung Quốc và Singapore, bao gồm thiết bị điện, tủ điện, trạm điện, hệ thống camera giám sát và giải pháp công nghệ như Nhà thông minh và Hệ thống quản lý tòa nhà Tất cả sản phẩm của Sicom đều được nhập khẩu, và việc đàm phán với các đối tác nước ngoài đóng vai trò quyết định đến thành công trong kinh doanh Qua quá trình thực tập tại công ty, tôi nhận thấy công ty gặp nhiều khó khăn trong đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu, đặc biệt là về nhân sự và giá cả Do đó, tôi đã chọn đề tài: "Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu các thiết bị điện và điện tử từ thị trường Đức tại Công ty CP Công nghệ Sicom".
Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Từ năm 2010 đến 2013, trường Đại học Thương Mại chưa ghi nhận bất kỳ luận văn hay khóa luận nào nghiên cứu về quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện và điện tử từ thị trường Đức tại Công ty CP Công nghệ Sicom Bài viết cũng sẽ xem xét một số luận văn và khóa luận liên quan khác tại trường nhằm cung cấp cái nhìn tổng quan hơn về chủ đề này.
Vào năm 2013, Phạm Thị Thu Phương đã hoàn thiện quy trình đàm phán nhằm ký kết hợp đồng nhập khẩu thảm và vật liệu trang trí nội thất cho Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Quốc Minh.
Tạ Thành Nam đã thực hiện quản trị quy trình giao dịch và đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu phụ gia từ thị trường Pháp cho công ty CP hóa dầu Petrolimex vào năm 2012.
Nguyễn Thị Hương, vào năm 2010, đã thực hiện quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu từ thị trường Trung Quốc cho công ty trách nhiệm hữu hạn Hàn Việt.
Các luận văn và khóa luận tốt nghiệp về đàm phán ký kết hợp đồng trong thương mại quốc tế đã trình bày những lý thuyết cơ bản, nhưng chủ yếu tập trung vào việc hoàn thiện và quản trị quy trình ở tầm vĩ mô, chưa đi sâu vào quy trình cụ thể cho từng thị trường Trong thời gian thực tập tại công ty CP Công nghệ Sicom, tôi đã có cơ hội nghiên cứu chi tiết về quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện và điện tử từ thị trường Đức.
Mục đích nghiên cứu
Khóa luận này giúp củng cố kiến thức về đàm phán trong thương mại quốc tế (TMQT) và quy trình đàm phán đã học tại trường Qua việc nghiên cứu thực tế hoạt động nhập khẩu thiết bị điện và điện tử tại công ty CP Công nghệ Sicom, bài viết cung cấp cái nhìn sâu sắc về các vấn đề cơ bản trong lĩnh vực này.
Khóa luận phân tích lý thuyết và thực tiễn tại công ty CP Công nghệ Sicom, từ đó đánh giá thành công, tồn tại và nguyên nhân trong quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện và điện tử từ thị trường Đức Bài viết cũng đề xuất một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện quy trình này.
Đối tượng nghiên cứu
Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu các thiết bị điện và điện tử từ thị trường Đức tại công ty CP Công nghệ Sicom.
Phạm vi nghiên cứu
- Không gian nghiên cứu: công ty CP Công nghệ Sicom
- Thời gian nghiên cứu: kết quả đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện và điện tử trong giai đoạn 2012- 2014
Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
1.6.1.1 Thu thập dữ liệu sơ cấp
Quá trình đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện và điện tử tại công ty CP Công nghệ Sicom bao gồm các bước quan trọng như lập kế hoạch, tổ chức thực hiện đàm phán và kiểm tra, đánh giá kết quả sau đàm phán để rút ra bài học kinh nghiệm.
1.6.1.2 Thu thập dữ liệu thứ cấp
Các giáo trình liên quan đến hoạt động nhập khẩu và quy trình đàm phán ký kết hợp đồng thương mại quốc tế cung cấp kiến thức cần thiết cho doanh nghiệp Ngoài ra, một số website cũng cung cấp thông tin chi tiết về thực trạng hoạt động nhập khẩu và quy trình đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế của các doanh nghiệp Việt Nam.
Các nguồn thông tin nội bộ của công ty bao gồm số liệu từ bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và thông tin về hợp đồng nhập khẩu sản phẩm Những dữ liệu này đóng vai trò quan trọng trong việc phân tích hiệu quả hoạt động và đưa ra quyết định chiến lược cho doanh nghiệp.
1.6.2 Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu
1.6.2.1.Phương pháp thống kê và tổng hợp
Từ nguồn dữ liệu thu thập được, tiến hành thống kê và tổng hợp các dữ liệu theo các mục tiêu nghiên cứu của đề tài.
Trên cơ sở thống kê và tổng hợp nguồn dữ liệu theo các mục tiêu nghiên cứu cụ thể tiến hành phân tích Quá trình phân tích sử dụng:
- Phương pháp định tính: định tính mối quan hệ giữa cơ sở lý luận và thực tiễn về quy trình đàm phán ký kết hợp đồng.
- Phương pháp phân tích định lượng: lượng hóa tình hình thanh toán, tình hình sản xuất kinh doanh.
Kết cấu khóa luận
Khóa luận bao gồm bốn chương, bên cạnh các phần như lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ, danh mục từ viết tắt và tài liệu tham khảo.
- Chương 1: Tổng quan về quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu
- Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu
Chương 3 trình bày thực trạng quy trình đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện và điện tử từ thị trường Đức tại Công ty CP Công nghệ Sicom Bài viết phân tích các bước trong quy trình này, từ việc tìm kiếm đối tác, thương thảo điều khoản hợp đồng cho đến việc ký kết và thực hiện hợp đồng Đồng thời, chương cũng nêu rõ những thách thức mà công ty gặp phải trong quá trình đàm phán, cũng như các giải pháp nhằm cải thiện hiệu quả nhập khẩu thiết bị từ Đức.
Chương 4 của bài viết tập trung vào việc định hướng phát triển và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện và điện tử từ thị trường Đức tại công ty CP Công nghệ Sicom Những giải pháp này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình đàm phán mà còn nâng cao hiệu quả kinh doanh và tăng cường mối quan hệ với các đối tác quốc tế.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU
Một số khái niệm cơ bản
2.1.1 Khái niệm về nhập khẩu và hợp đồng TMQT
Nhập khẩu là quá trình mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ từ nước ngoài, sử dụng tiền tệ làm phương tiện thanh toán theo nguyên tắc ngang giá Trong mối quan hệ này, ít nhất một bên sẽ sử dụng ngoại tệ.
Hợp đồng kinh tế là một thỏa thuận bằng văn bản giữa các bên tham gia, xác định rõ ràng quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong việc thực hiện các công việc sản xuất, trao đổi hàng hóa và dịch vụ Hợp đồng này cũng bao gồm việc nghiên cứu và ứng dụng tiến bộ khoa học – kỹ thuật, nhằm xây dựng và thực hiện kế hoạch kinh doanh một cách hiệu quả.
Hợp đồng TMQT là sự thỏa thuận về thương mại giữa các đương sự có trụ sở ở các quốc gia khác nhau (PGS.TS Vũ Hữu Tửu – 2007)
2.1.2 Khái niệm về đàm phán và đàm phán TMQT
Theo Joseph Burnes, đàm phán là quá trình thảo luận giữa hai hoặc nhiều bên nhằm đạt được thỏa thuận về những vấn đề còn tồn tại Mục tiêu của đàm phán là tìm ra giải pháp chung mà không bên nào có đủ sức mạnh hoặc không muốn sử dụng sức mạnh để giải quyết những mâu thuẫn đó.
Theo hướng dẫn của các nhân viên mãi vụ không quân Mỹ, đàm phán thương mại quốc tế được xem là một nghệ thuật nhằm đạt được sự hiểu biết chung Quá trình này dựa vào việc thương lượng các yếu tố quan trọng của hợp đồng, bao gồm giao hàng, quy cách chất lượng, giá cả và các điều khoản khác.
Đàm phán thương mại quốc tế (TMQT) là quá trình thảo luận và thương lượng giữa các bên có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau Mục tiêu của quá trình này là thống nhất các mối quan tâm chung và giải quyết những quan điểm bất đồng để đạt được một hợp đồng thương mại.
Một số lý thuyết về đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu
2.2.1 Đặc điểm của đàm phán trong TMQT Đàm phán trong TMQT có một số đặc điểm như sau:
Trong đàm phán thương mại quốc tế (TMQT), các bên tham gia có ít nhất hai bên đến từ các quốc gia khác nhau, tạo nên sự khác biệt rõ rệt so với đàm phán thương mại nội địa Quá trình đàm phán không chỉ tập trung vào lợi ích của doanh nghiệp mà còn liên quan đến lợi ích quốc gia Sự khác biệt này dẫn đến nhiều yếu tố khác nhau, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động đàm phán, làm cho đàm phán TMQT trở nên phức tạp và khó khăn hơn.
Trong đàm phán thương mại quốc tế, sự đa dạng về quốc tịch và ngôn ngữ giữa các bên tham gia có thể gây ra những khó khăn trong việc truyền đạt thông tin và ý tưởng Điều này ảnh hưởng đến khả năng tư duy, sáng tạo, phản ứng và ra quyết định của người đàm phán, dễ dẫn đến hiểu lầm và sơ hở, từ đó tạo ra rủi ro cho hoạt động kinh doanh.
Trong đàm phán thương mại quốc tế, sự khác biệt về thể chế chính trị giữa các bên tham gia có thể dẫn đến những quan điểm, lập trường và tư tưởng khác nhau, đồng thời làm nổi bật tính dân tộc Điều này khiến cho các bên gặp khó khăn trong việc hòa hợp, tạo ra ít thiện cảm và có xu hướng phòng thủ lẫn nhau, dễ dẫn đến xung đột trong quá trình đàm phán.
Trong đàm phán thương mại quốc tế, sự giao thoa giữa các hệ thống pháp luật khác nhau là điều không thể tránh khỏi Mỗi hệ thống pháp luật mang đến những khái niệm và quy định riêng biệt, dẫn đến việc cùng một hiện tượng có thể được giải thích và kết luận theo nhiều cách khác nhau Sự khác biệt này có thể ảnh hưởng đáng kể đến quá trình thực hiện hợp đồng, từ đó tạo ra rủi ro cho hoạt động kinh doanh.
Trong đàm phán thương mại quốc tế, sự giao thoa giữa các nền văn hóa và phong tục tập quán khác nhau là rất quan trọng Mỗi quốc gia mang trong mình một nền văn hóa và phong tục riêng, ảnh hưởng đến tính cách, phong cách ứng xử và thái độ trong đàm phán Điều này dẫn đến sự khác biệt trong việc áp dụng các kỹ thuật, chiến thuật và quy trình ra quyết định Do đó, việc nghiên cứu và hiểu biết về các nền văn hóa này là cần thiết để phát triển các chiến lược thích ứng, từ đó đạt được thành công trong các cuộc đàm phán.
2.2.2 Các nguyên tắc của đàm phán trong TMQT
Trong đàm phán TMQT cần đảm bảo các nguyên tắc như sau:
Chỉ tiến hành đàm phán khi có vùng thỏa thuận giữa các bên, tức là khi chưa đạt được sự thống nhất về điều kiện thương mại Vùng thỏa thuận là khu vực mà các bên có thể chấp nhận kết quả, đồng thời thể hiện sự chồng chéo trong các mâu thuẫn tồn tại.
Đảm bảo lợi ích của các bên tham gia đàm phán là yếu tố cốt lõi trong mọi hoạt động thương thuyết Quá trình này diễn ra giữa các chủ thể có lợi ích riêng, lợi ích chung và lợi ích xung đột Mục tiêu chính là tối đa hóa lợi ích chung và giảm thiểu xung đột giữa các bên, từ đó tìm ra các giải pháp có thể chấp nhận lẫn nhau.
Kết hợp tính khoa học và nghệ thuật trong đàm phán là yếu tố then chốt để đạt được hiệu quả cao Đàm phán cần được tiến hành một cách khoa học thông qua nghiên cứu, phân tích và lập kế hoạch chặt chẽ, đồng thời áp dụng các đối sách phù hợp Bên cạnh đó, người đàm phán cũng cần linh hoạt trong ứng xử và sử dụng các kỹ năng, kỹ xảo để biến quá trình này thành một nghệ thuật, từ đó nâng cao hiệu quả của hoạt động đàm phán.
Trong quá trình đàm phán, việc tập trung vào quyền lợi thay vì lập trường quan điểm là rất quan trọng Con người thường dễ bị chi phối bởi cảm xúc, dẫn đến việc đánh giá và trình bày vấn đề không khách quan Do đó, cần tách biệt cảm xúc khỏi quá trình thương lượng, chú trọng vào quyền lợi của các bên, để đảm bảo rằng nhiều quan điểm khác nhau có thể được xem xét và tôn trọng.
Trong quá trình đàm phán, việc kiên quyết bảo vệ các tiêu chuẩn khách quan là rất quan trọng, đặc biệt khi đối diện với những người chỉ bảo vệ lập trường riêng Điều này đòi hỏi các thỏa thuận phải phản ánh các tiêu chuẩn công bằng, không bị ảnh hưởng bởi quan điểm của bất kỳ bên nào, từ đó hướng tới một giải pháp công bằng cho cả hai bên.
2.2.3 Các hình thức đàm phán trong TMQT
Căn cứ vào hình thức giao tiếp của đàm phán, đàm phán được chia làm ba loại:
2.2.3.1 Đàm phán trực tiếp Đây là kiểu đàm phán mà các bên tham gia đàm phán trực tiếp để tiến hành trao đổi và thỏa thuận về các điều kiện kinh doanh Hình thức này giúp các bên nắm bắt thái độ, tâm lý, phản hồi của nhau một cách dễ dàng và trực tiếp, từ đó có thể giúp các bên điều chỉnh tốc độ của cuộc đàm phán và cùng nhau tìm ra thỏa thuận chung Đàm phán trực tiếp thường được áp dụng khi đàm phán những hợp đồng có giá trị lớn, hàng hóa có tính phức tạp, các bên có nhiều điều khoản cần trao đổi thuyết phục nhau hoặc các bên lần đầu tiên tiến hành giao dịch với nhau.
2.2.3.2 Đàm phán qua thư tín Đàm phán qua thư tín là hình thức đàm phán thông qua việc trao đổi thư thương mại Người đàm phán có điều kiện để phân tích, cân nhắc, suy nghĩ, bàn bạc cụ thể những vấn đề cần đàm phán với mọi người và có thể khéo léo che giấu được những thái độ thật sự khi cần thiết Đàm phán qua thư giúp tiết kiệm chi phí, có thời gian chuẩn bị và diễn đạt ý kiến nhưng không nhanh chóng đưa đến kết quả chung vì mất nhiều thời gian xử lý và chuẩn bị để viết thư.
2.2.3.3 Đàm phán qua điện thoại Đàm phán qua điện thoại dễ dàng và nhanh chóng đảm bảo được tính thời điểm.Nhưng hình thức này đòi hỏi người tham gia thương lượng phải có kỹ năng nghe nói ngoại ngữ tốt, có khả năng xử lý thông tin và ứng biến nhanh Bên cạnh đó, chi phí để thực hiện đàm phán qua điện thoại cao do phải liên lạc đường dài giữa các quốc gia khác nhau Mặt khác, không có gì làm bằng chứng cho các thỏa thuận Hình thức đàm phán qua điện thoại được sử dụng trong trường hợp cần thiết như sợ bị lỡ cơ hội kinh doanh hoặc chỉ để xác nhận một vài chi tiết của hợp đồng.
2.2.4 Phương pháp tiếp cận trong đàm phán TMQT
2.2.4.1 Phương pháp tiếp cận Thắng – Thua Đàm phán Thắng – Thua là kiểu đàm phán được xây dựng trên cơ sở triết lý, xem thương lượng là một sự cạnh tranh giữa các bên Các bên cố gắng dùng mọi chiến lược và thủ thuật để phân chia lợi ích làm cho mình càng nhiều lợi ích càng tốt Phương pháp tiếp cận này có ưu điểm là bên có sức mạnh và có thế lực có thể tối đa hóa lợi ích của mình trước một bên yếu thế hơn Tuy nhiên, cách tiếp cận này cũng có những nhược điểm là không thể có thỏa thuận chung nếu các bên đều sử dụng vì không bên nào nhượng bộ bên nào.
2.2.4.2 Phương pháp tiếp cận Thua – Thắng
Phương pháp tiếp cận kiểu Thua – Thắng là chiến lược trong đó bên chủ động chấp nhận thua, sẵn sàng nhượng bộ để tạo cơ hội cho đối tác chiến thắng Phương pháp này mang lại nhiều lợi ích, giúp các bên đạt được kết quả mong muốn, tạo cảm giác dễ chịu và ấn tượng tích cực cho đối tác, từ đó củng cố và phát triển mối quan hệ trong tương lai.
2.2.4.3 Phương pháp tiếp cận Thắng – Thắng
Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu
2.3.1 Lập kế hoạch đàm phán
2.3.1.1 Diễn giải sơ lược về tình thế đàm phán
Người lập kế hoạch cần phân tích tổng quan về thị trường toàn cầu, các đặc điểm văn hóa của đối tác và doanh nghiệp liên quan, cũng như những yếu tố ảnh hưởng đến quá trình đàm phán Việc xác định điểm mạnh, điểm yếu, thuận lợi và khó khăn sẽ là cơ sở quan trọng để xác định mục đích và mục tiêu trong đàm phán.
2.3.1.2 Xác định mục đích và mục tiêu đàm phán
Xác định mục đích đàm phán có tác dụng định hướng và là đích hướng tới của hoạt động đàm phán.
Sau khi xác định rõ mục đích, cần thiết lập các mục tiêu đàm phán, bao gồm mục tiêu chung và các mục tiêu cụ thể cho từng nội dung đàm phán khác nhau.
2.3.1.3 Lập kế hoạch hành động
Lập kế hoạch hành động bao gồm: kế hoạch chiến lược, kế hoạch nhân sự, kế hoạch về địa điểm và chương trình đàm phán.
Lập kế hoạch chiến lược cần xác định rõ tư duy chiến lược và các biện pháp, kỹ thuật cụ thể cho từng nội dung đàm phán nhằm đạt được mục tiêu đề ra.
Khi lập kế hoạch nhân sự cho quá trình đàm phán, cần xác định rõ các nhà đàm phán từ phía đối tác và từng cá nhân tham gia Việc này giúp xây dựng một kế hoạch đàm phán hiệu quả và chiến lược hơn.
Lập chương trình đàm phán phải cụ thể, chi tiết từ khâu chuẩn bị, tiến hành đến kiểm tra,rút kinh nghiệm sau khi đàm phán
2.3.1.4 Kiểm tra và điều chỉnh kế hoạch
Cần thường xuyên xem xét tính hợp lý của kế hoạch, vì trong thực tế có nhiều thông tin và tình huống phát sinh mà người lập kế hoạch có thể không dự đoán được.
2.3.2.1 Chuẩn bị đàm phán a Chuẩn bị thông tin phục vụ đàm phán
- Xác định nhu cầu thông tin và phân loại
Thông tin cần thiết cho quá trình đàm phán được phân thành hai loại chính: thông tin cung cấp định kỳ cho các nhà đàm phán và thông tin cụ thể cho từng cuộc đàm phán Các loại thông tin này bao gồm thông tin tổng quan về thị trường, chi tiết về hàng hóa, cùng với thông tin chung về đối tác và đoàn đàm phán của họ.
- Xác định nguồn thu nhập thông tin
Doanh nghiệp có thể thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như các tổ chức quốc tế chuyên ngành như WTO và ITC, các tổ chức khu vực như EU và ASEAN, cũng như từ sách báo thương mại, bộ thương mại, các đối tác và ghi chép nội bộ của doanh nghiệp.
- Phân tích xử lý, lưu trữ và sử dụng thông tin
Phân tích và xử lý thông tin bao gồm việc tập hợp, phân tích, hệ thống hóa, so sánh, lập luận và rút ra kết luận cụ thể Điều này rất quan trọng trong việc chuẩn bị nội dung cho các cuộc đàm phán.
Sơ đồ 2.1 Mô hình lựa chọn nội dung đàm phán
(Nguồn: PGS.TS Doãn Kế Bôn - 2010)
Khi tiến hành đàm phán, việc xác định nội dung cần thảo luận là rất quan trọng Nội dung này bao gồm các yếu tố cơ bản như định nghĩa trong hợp đồng, tên hàng, số lượng, quy cách phẩm chất, bao bì, kỹ mã hiệu, giá cả, phương thức thanh toán, thời gian và địa điểm giao hàng Ngoài ra, cần lưu ý các vấn đề liên quan đến vận tải, bảo hiểm, bảo hành, cũng như các điều khoản về phạt và bồi thường thiệt hại, bất khả kháng, trọng tài và một số nội dung khác.
Khi lựa chọn phương án đàm phán, cần xem xét đặc điểm của thị trường trong nước, thị trường nước ngoài, và thị trường quốc tế Bên cạnh đó, tình hình doanh nghiệp và các điều kiện cụ thể của hoạt động kinh doanh cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình này.
- Xác định trình tự đàm phán các nội dung:
Để đảm bảo hiệu quả trong quá trình đàm phán, việc xác định trình tự nội dung là rất quan trọng Trình tự này cần được sắp xếp theo logic, với các nội dung trước đó làm nền tảng cho các nội dung tiếp theo, giúp quá trình đàm phán diễn ra thuận lợi hơn Các vấn đề thiết yếu và quan trọng cần được ưu tiên thảo luận trước, đồng thời cần tránh bỏ sót, trùng lặp hoặc chồng chéo nội dung trong suốt quá trình đàm phán Ngoài ra, việc chuẩn bị nhân sự cũng là một yếu tố không thể thiếu để đạt được kết quả tốt nhất.
Phương pháp lựa chọn đoàn đàm phán: Để lựa chọn đoàn đàm phán, doanh
Xác định những nội dung cần đàm phán
Xác định các phương án của mỗi nội dung đàm phán
Lựa chọn những phương án có thể nhân nhượng
Lựa chọn những phương án cần thuyết phục đối tác
Để xác định trình tự đàm phán cho từng nội dung nghiệp vụ, cần xem xét nội dung cuộc đàm phán, đội ngũ tham gia đàm phán, văn hóa của đối tác và mục đích cụ thể của cuộc đàm phán.
Để lựa chọn thành viên cho đoàn đàm phán, cần chú trọng đến phẩm chất đạo đức tốt, tinh thần trách nhiệm, khả năng nhận diện và giải quyết vấn đề, cùng với kỹ năng thuyết phục và chịu đựng căng thẳng Ngoài ra, đoàn đàm phán cũng cần có uy tín, khả năng ra quyết định chính xác, năng động và biết tận dụng sức mạnh tập thể Cuối cùng, việc chuẩn bị địa điểm cho buổi đàm phán cũng đóng vai trò quan trọng trong thành công của quá trình này.
Khi tổ chức đàm phán tại doanh nghiệp, việc chuẩn bị địa điểm là rất quan trọng Cần chọn một không gian thích hợp cho buổi đàm phán và các khu vực nghỉ ngơi, giải trí phù hợp với thói quen của cả mình và đối tác.
Khi đàm phán ở nước ngoài, việc chuẩn bị địa điểm tổ chức đàm phán cùng với chỗ nghỉ ngơi và giải trí phù hợp cho đoàn là rất quan trọng Bên cạnh đó, cần thiết lập một chương trình làm việc rõ ràng để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Tổng quan về Công ty CP Công nghệ Sicom
3.1.1 Giới thiệu chung về công ty CP Công nghệ Sicom
Công ty Cổ phần Công Nghệ Sicom, được thành lập vào ngày 16 tháng 06 năm 2011, đã nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp từ Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội.
Tài khoản số: 211-10-00-053249-4, tại Ngân hàng Công thương Việt Nam (BIDV). Địa chỉ trụ sở chính: A7-TT2, Khu Đô thị Bắc Linh Đàm, Phường Đại Kim, Quận
Hoàng Mai, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
Email: info@sicom.vn Website: http://sicom.vn
3.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty Cổ phần Công nghệ Sicom, thành lập vào ngày 16 tháng 06 năm 2011 với vốn điều lệ 1.800.000.000 VNĐ và tổng số cổ phần 180.000, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp (2005) của Việt Nam Công ty tập trung cung cấp thiết bị điện, giải pháp toàn diện và chuyển giao công nghệ hiện đại từ các thương hiệu hàng đầu thế giới như ABB, Siemens, và Schneider Electric Với cơ sở hạ tầng vững chắc, Sicom không ngừng phát triển và đổi mới để duy trì vị thế hàng đầu trong lĩnh vực sản phẩm và dịch vụ Ngày đầu mới thành lập, công ty chỉ có 11 cán bộ công nhân viên, nhưng đã có những bước tiến đáng kể.
Sau 4 năm hoạt động, đội ngũ nhân viên của công ty Sicom đã tăng lên 25 người Quá trình phát triển của Sicom gắn liền với những sự kiện và chính sách kinh doanh đột phá, bao gồm chính sách bảo hành 2 năm và đổi 1 sản phẩm trong năm đầu tiên Công ty cũng triển khai chương trình giới thiệu sản phẩm và tư vấn để giúp khách hàng lựa chọn thiết bị phù hợp nhất.
Sicom đã vượt qua giai đoạn khó khăn nhất của cuộc khủng hoảng kinh tế năm 2012 và tiếp tục phát triển mạnh mẽ, hội nhập quốc tế với tiêu chí kinh doanh: “Cuộc sống trong mơ trở thành hiện thực” Công ty cam kết thực hiện các giá trị cốt lõi: “Tận tâm với khách hàng, tin cậy với đối tác, công bằng với cán bộ công nhân viên và trách nhiệm với xã hội”.
3.1.3 Lĩnh vực và ngành nghề đăng ký kinh doanh
Chúng tôi chuyên cung cấp thiết bị điện và tủ điện trọn bộ từ các thương hiệu nổi tiếng như ABB, Siemens, và Schneider Electric Bên cạnh đó, chúng tôi cũng lắp đặt hệ thống camera giám sát, hệ thống chống đột nhập, báo rò gas, và báo cháy từ các hãng Gadspot và Electronic Line.
3.1.3.2 Thiết kế, sản xuất và lắp đặt
Sicom chuyên lắp đặt tủ điện và trạm điện với quy trình quản lý chất lượng chặt chẽ, bao gồm các bước thiết kế, sản xuất và kiểm tra thử nghiệm Các sản phẩm của Sicom bao gồm tủ điện cho trạm biến áp, tủ điện trung thế, tủ điện hạ thế và trạm biến áp hợp bộ.
Sicom cung cấp giải pháp toàn diện cho lắp đặt và cấu hình thiết bị, hệ thống, cũng như hướng dẫn vận hành và chuyển giao công nghệ trong các lĩnh vực tự động hóa trạm biến áp, nhà thông minh (Smarthome) và hệ thống quản lý tòa nhà (BMS).
3.1.4 Cơ cấu tổ chức của công ty CP Công nghệ Sicom
Công ty là một doanh nghiệp có tư cách pháp nhân và tài khoản ngân hàng Mô hình tổ chức quản lý của công ty cổ phần bao gồm Đại hội đồng cổ đông, Ban Giám đốc, Giám đốc, các phó giám đốc và các phòng ban.
Công ty Cổ phần Công Nghệ Sicom có cơ cấu tổ chức như hình 1.1
Sơ đồ 3.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Công nghệ Sicom
Giám đốc Công ty Cổ phần Công nghệ Sicom là người điều hành chung, chịu trách nhiệm trước Nhà nước và các cơ quan cấp trên về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Phó giám đốc có nhiệm vụ hỗ trợ giám đốc và quản lý các công việc được giám đốc ủy quyền.
Phòng kinh doanh có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, bao gồm cả nguồn cung và tiêu thụ, cung cấp vật tư và hàng hóa cần thiết cho hoạt động kinh doanh của công ty, đồng thời thực hiện các hoạt động marketing khác.
Phòng tài chính - kế toán có nhiệm vụ mở sổ kế toán và thực hiện đầy đủ các chế độ kế toán tài chính Đơn vị này cũng chịu trách nhiệm giám sát, đảm bảo nguồn vốn và theo dõi quản lý tài sản cố định một cách hiệu quả.
Phòng Công nghệ tập trung vào nghiên cứu và phát triển sản phẩm, ứng dụng công nghệ hiện đại từ nước ngoài nhằm đáp ứng tốt nhất các điều kiện và nhu cầu của khách hàng Việt Nam.
- Phòng xuất nhập khẩu : Tham mưu cho giám đốc về kinh doanh xuất nhập khẩu, mua bán các loại hàng hóa, thiết bị từ nước ngoài.
- Phòng Workshop: Kiểm tra và thử nghiệm sản phẩm trước khi giao đến khách
Assembly Panels TestingTesting After Sales
ServiceAfter Sales Service hàng Ngoài ra, còn chức năng thực hiện hoạt động và dịch vụ sau bán.
3.1.5 Tài chính của công ty
Bảng 3.1 Tài sản và nguồn vốn của công ty năm 2012 – 2014 Đơn vị: Tỷ đồng
Công ty CP Công nghệ Sicom đã duy trì khả năng thanh toán các khoản nợ một cách ổn định trong giai đoạn 2012-2014, như thể hiện qua bảng số liệu tổng kết.
Năm 2013, tổng tài sản đã tăng 3.624.326.551 đồng so với năm 2012, tương đương với 36,14% Trong đó, tài sản lưu động ghi nhận mức tăng 3.587.360.693 đồng, tương ứng với 37,25% Tổng nguồn vốn cũng tăng 3.624.326.551 đồng, tương đương với 36,14%.
Năm 2014, tổng tài sản giảm 838.376.947 đồng, tương ứng với 9,12% so với năm 2013, trong đó tổng tài sản lưu động giảm 889.692.273 đồng, tương đương 10,18% Tổng nguồn vốn cũng giảm nhẹ 838.376.947 đồng, tương đương 9,12%.
Khái quát tình hình kinh doanh của Công ty Cổ phần Công nghệ Sicom
3.2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
Bảng 3.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong ba năm từ 2012 – 2014 Đơn vị: Tỷ đồng
(Nguồn: Phòng Kế toán công ty CP Công nghệ Sicom)
Doanh thu của công ty có xu hướng tăng trưởng, mặc dù năm 2014 ghi nhận sự giảm nhẹ so với năm 2013 Cụ thể, doanh thu năm 2012 đạt 4,885 tỷ đồng với lợi nhuận sau thuế 100 triệu đồng, chịu ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế và giai đoạn đầu thành lập Đến năm 2013, doanh thu tăng lên 8,918 tỷ đồng, nhưng năm 2014 lại giảm xuống còn 8,026 tỷ đồng, trong khi lợi nhuận sau thuế tăng lên 185 triệu đồng.
3.2.2 Hoạt động kinh doanh TMQT của công ty
3.2.2.1 Kim ngạch nhập khẩu của công ty
Hoạt động kinh doanh nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của công ty Kim ngạch nhập khẩu của công ty đã tăng trưởng qua các năm, cụ thể: năm 2012 đạt 189269,89 USD, năm 2013 đạt 468587,25 USD và năm 2014 đạt 367255,34 USD.
Biểu đồ 3.1 Kim ngạch nhập khẩu của công ty từ năm 2012 - 2014
(Nguồn: Báo cáo tổng kết giá trị nhập khẩu của Công ty CP Công nghệ Sicom từ năm
Trong giai đoạn 2012 - 2014, kim ngạch nhập khẩu của công ty có sự biến động không ổn định Năm 2012, do khó khăn về vốn và ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng toàn cầu, kim ngạch nhập khẩu thấp Tuy nhiên, năm 2013, kim ngạch nhập khẩu tăng mạnh 148% so với năm 2012 Đến năm 2014, kim ngạch nhập khẩu giảm nhẹ 21,63% so với năm 2013.
3.2.2.2 Kim ngạch nhập khẩu theo sản phẩm
Biểu đồ 3.2: Cơ cấu giá trị nhập khẩu theo mặt hàng của công ty từ năm 2012 –
(Nguồn: Báo cáo tổng kết giá trị nhập khẩu của Công ty CP Công nghệ Sicom từ năm
Giai đoạn 2012 – 2014, kim ngạch nhập khẩu của công ty có xu hướng tăng nhưng chưa ổn định, với sự giảm nhẹ vào năm 2014 Đặc biệt, mặt hàng thiết bị điện ghi nhận sự tăng trưởng 162,18% vào năm 2013 so với năm 2012, nhưng lại giảm 28,69% vào năm 2014 Mặt hàng thiết bị điện chiếm tỷ trọng cao nhất trong tổng kim ngạch nhập khẩu của công ty, đạt 60,62% vào năm 2013.
3.2.2.3 Kim ngạch nhập khẩu theo thị trường
Bảng 3.3 Kim ngạch nhập khẩu theo thị trường của công ty từ năm 2012 - 2014
Thị trường nhập khẩu Đơn vị Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Đức USD 88050,56 229400,54 180560,67
(Nguồn: Báo cáo tổng kết giá trị nhập khẩu của Công ty CP Công nghệ Sicom từ năm 2012 – 2014)
Biểu đồ 3.3: Cơ cấu giá trị nhập khẩu theo thị trường của công ty từ năm
(Nguồn: Báo cáo tổng kết giá trị nhập khẩu của Công ty CP Công nghệ Sicom từ năm
Từ năm 2012 đến 2014, kim ngạch nhập khẩu của công ty theo từng thị trường có xu hướng tăng nhưng không ổn định, với sự giảm nhẹ vào năm 2014.
Thị trường Đức là thị trường nhập khẩu lớn nhất của công ty, chiếm 48,96% tổng kim ngạch nhập khẩu vào năm 2013 Tại đây, công ty chủ yếu nhập khẩu thiết bị điện và một lượng vừa phải các loại tủ điện.
Thị trường Mỹ là thị trường nhập khẩu lớn thứ hai của công ty, với tỷ lệ chiếm 29,41% tổng kim ngạch nhập khẩu vào năm 2013 Mặt hàng chủ yếu nhập khẩu từ thị trường này là các giải pháp công nghệ điện tử Tuy nhiên, tỷ trọng nhập khẩu tại thị trường Mỹ không ổn định do chi phí nhập khẩu cao, thủ tục phức tạp và sự biến động mạnh của tỷ giá USD/VND.
Thị trường Nhật Bản được xem là một cơ hội lớn cho công ty Vào năm 2013, công ty đã quyết định tập trung vào việc nghiên cứu thị trường Nhật Bản cùng với các sản phẩm đặc trưng từ khu vực này.
Công ty cũng nhập khẩu từ các thị trường có tỉ trọng nhỏ như Trung Quốc và Singapore Trong ba năm qua, lượng hàng nhập khẩu chủ yếu là nhỏ, nhằm mục đích thăm dò và thử nghiệm để phát triển bền vững trong tương lai.
Phân tích thực trạng quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu các thiết bị điện và điện tử từ thị trường Đức tại Công ty Cổ phần Công nghệ Sicom
3.3.1 Lập kế hoạch đàm phán
Xu hướng an toàn và bảo mật trong công nghệ điện tử hiện đại đang thu hút sự chú ý của nhiều doanh nghiệp Công nghệ Nhà thông minh và Hệ thống quản lý tòa nhà là những lựa chọn hàng đầu của các công ty lớn Nhà thông minh (Smarthome) sử dụng công nghệ từ hãng HAI (USA), mang lại giải pháp tối ưu cho việc quản lý và bảo vệ không gian sống và làm việc.
(BMS) dựa trên công nghệ của hãng Honeywell (USA), Siemens (Germany) và Yamatake (Japan).
Ngành công nghệ điện và điện tử đang phát triển mạnh mẽ để đáp ứng nhu cầu cao của khách hàng Công ty CP Công nghệ Sicom chú trọng vào việc nhập khẩu các thiết bị điện và điện tử từ các thương hiệu nổi tiếng như HAI (USA), Honeywell (USA), Siemens (Germany) và Yamatake (Japan) Công ty duy trì mối quan hệ tốt với các đối tác, đặc biệt là Siemens, để đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu với giá cả hợp lý, đảm bảo sản phẩm chất lượng cao và mẫu mã đa dạng, đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng.
Công ty CP Công nghệ Sicom nhận thức rõ tầm quan trọng của việc lập kế hoạch đàm phán và luôn xây dựng các kế hoạch chi tiết cho từng cuộc đàm phán, bao gồm chiến lược, nhân sự và chương trình làm việc Khi làm việc với các đối tác nước ngoài, Sicom thường áp dụng chiến lược đàm phán mềm dẻo (75%) và hợp tác (20%), hiếm khi sử dụng chiến lược cứng rắn Việc lựa chọn chiến lược cụ thể cho mỗi cuộc đàm phán dựa vào mối quan hệ và mục tiêu của cả hai bên.
Đoàn đàm phán của công ty được lãnh đạo bởi Giám đốc, với sự tham gia của các nhân viên tùy thuộc vào từng cuộc đàm phán cụ thể Ví dụ, trong cuộc đàm phán với hãng Siemens (Đức), đoàn bao gồm Giám đốc, trưởng phòng (phó phòng) nghiên cứu và phát triển, cùng với trưởng phòng (phó phòng) kỹ thuật.
Hàng năm, công ty đầu tư một khoản vốn lớn để đàm phán và ký kết hợp đồng, đồng thời duy trì mối quan hệ với các đối tác cũ, đặc biệt là với các đối tác từ Đức.
Do đó việc lập chương trình đàm phán được công ty hết sức quan tâm
Công ty CP Công nghệ Sicom hiện đang thực hiện quy trình đàm phán theo bốn bước: chuẩn bị, tiến hành, kết thúc và kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm Các cuộc đàm phán chủ yếu được thực hiện qua hình thức trực tiếp, qua email và điện thoại.
3.3.2.1 Chuẩn bị đàm phán a Chuẩn bị thông tin đàm phán Đây là khâu quan trọng mà công ty luôn chú trọng thực hiện trước khi tiến hành đàm phán Khi đàm phán với đối tác Đức là đối tác quen thuộc của công ty, ngoài việc chuẩn bị các thông tin về nhu cầu sản phẩm của khách hàng trong nước, chất lượng, giá cả sản phẩm trên thị trường hiện nay, mức giá mà các nhà cung cấp khác đưa ra; cần chú ý chuẩn bị thông tin tài chính, vị thế, kinh nghiệm, uy tín thương trường, điểm mạnh, điểm yếu cũng như các thông tin về đoàn đàm phán của Đức, bao gồm: thành phần đoàn đàm phán, phong cách đàm phán, mục tiêu, chiến lược thường sử dụng,… Trên thị trường hiện nay, báo giá của các thiết bị điện và điện tử thường xuyên có sự biến động do công nghệ luôn được thay đổi để thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. Công ty CP Công nghệ Sicom luôn chủ động cập nhật, phân tích sự biến động về công nghệ và giá cả trên thị trường Đức và thị trường nước ngoài khác, từ đó dự đoán các xu hướng biến động trong tương lai, để có thể cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác cho mỗi cuộc đàm phán.
Công ty nhập khẩu sản phẩm chủ yếu từ Siemens (Đức), nơi có công nghệ hiện đại và nổi tiếng tại Châu Âu Tuy nhiên, việc thu thập thông tin về sản phẩm và công ty gặp khó khăn do bảo mật bản quyền, dẫn đến việc công ty không thể tìm kiếm đầy đủ thông tin về thị trường Đức và các đối tác Thông tin chủ yếu được lấy từ nhà môi giới hoặc website của đối tác, điều này ảnh hưởng đến quá trình chuẩn bị nội dung đàm phán.
Công ty CP Công nghệ Sicom luôn chuẩn bị kỹ lưỡng nội dung đàm phán với đối tác Đức, với các vấn đề cơ bản như loại hàng hóa, số lượng, giá cả, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán, địa điểm giao hàng, bảo hành và bảo hiểm Ngoài ra, các vấn đề khác như tên, quy cách phẩm chất, bao bì, cũng như các quy định về thưởng, phạt, bồi thường thiệt hại và giải quyết tranh chấp sẽ được thực hiện theo các hợp đồng đã ký kết trước đó.
Công ty chú trọng đến chất lượng sản phẩm bằng cách đàm phán các điều khoản về độ an toàn và bảo mật của thiết bị điện và điện tử đạt tiêu chuẩn quốc tế Với tính chất công nghệ cao của sản phẩm, công ty cần chuẩn bị kỹ lưỡng các tài liệu kỹ thuật, bao gồm thông số kỹ thuật và các tiêu chí an toàn, bảo mật, nhằm đảm bảo quy cách phẩm chất trong quá trình đàm phán.
Giá cả hàng hóa và điều kiện giao hàng được ưu tiên đàm phán dựa trên thông tin thị trường đã phân tích Về phương thức thanh toán, công ty sử dụng tín dụng chứng từ (L/C), nhờ thu và chuyển tiền, kèm theo các chứng từ liên quan Đoàn đàm phán của công ty CP Công nghệ Sicom do Giám đốc làm trưởng đoàn, bao gồm các trưởng phòng nghiên cứu và phát triển, kinh doanh, thư ký và người phiên dịch nếu cần Công ty cũng cử một số nhân viên có trình độ tham gia để học hỏi kinh nghiệm thực tế từ các cuộc đàm phán Các thành viên trong đoàn đều sử dụng thành thạo tiếng Anh và hiểu biết về luật pháp quốc tế, do đó, trong các cuộc đàm phán với đối tác Đức, tiếng Anh được sử dụng như ngôn ngữ chính mà không cần phiên dịch.
Mỗi quốc gia có nền văn hóa và phong cách đàm phán riêng, dẫn đến sự khác biệt trong chương trình làm việc của các công ty Khi đàm phán với đối tác Đức, trong các cuộc gặp gỡ đầu tiên, công ty nên kéo dài thời gian làm việc để hiểu rõ hơn về đối tác và cân nhắc các điều khoản hợp đồng Tuy nhiên, ở những lần đàm phán sau, quá trình thường diễn ra nhanh chóng hơn để tiết kiệm thời gian cho cả hai bên, do đó chương trình làm việc cũng được rút ngắn.
3.3.2.2 Tiến hành đàm phán a Giai đoạn tiếp cận và trao đổi thông tin
Trong các cuộc đàm phán đầu tiên với đối tác Đức, công ty đã tiếp cận một cách khéo léo, hai bên đã cùng nhau cung cấp thông tin và giải đáp thắc mắc để hiểu rõ hơn về nhau, tạo nền tảng cho các cuộc đàm phán hiệu quả Ở những lần đàm phán sau, quá trình này diễn ra nhanh chóng nhờ vào sự hiểu biết sâu sắc giữa hai bên, dẫn đến giai đoạn thuyết phục và đạt thỏa thuận dễ dàng hơn.
Đối tác Đức được biết đến là những người khó tính và luôn đúng hẹn trong các cuộc đàm phán Họ thể hiện sự chuyên nghiệp qua cách ăn mặc sang trọng và lịch sự Trước khi bắt đầu đàm phán, họ chuẩn bị kỹ lưỡng các thông tin cần thiết, vì tính bảo thủ của người Đức yêu cầu những lý lẽ xác đáng để thuyết phục Do đó, các đàm phán viên cần nắm vững thông tin để đưa ra lập luận thuyết phục trong giai đoạn thuyết phục, nhượng bộ và thỏa thuận.
Trong quá trình đàm phán hợp đồng, hai bên tập trung vào các nội dung chính như tên sản phẩm, số lượng, giá cả, điều kiện giao hàng và thanh toán Công ty luôn nỗ lực trình bày rõ ràng các vấn đề để đối tác dễ dàng hiểu và nhanh chóng giải quyết Đặc biệt, khi làm việc với đối tác Đức, hai bên thường thảo luận ngay về quy cách phẩm chất hàng hóa và giá cả sản phẩm.
Đánh giá thực trạng quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu các thiết bị điện và điện tử từ thị trường Đức tại Công ty Cổ phần Công nghệ Sicom
3.4.1 Những thành tựu đạt được của công ty
Trong những năm gần đây, hoạt động nhập khẩu của Công ty CP Công nghệ diễn ra thuận lợi, với quy trình đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện và điện tử từ thị trường Đức ngày càng hoàn thiện, mang lại nhiều thành công đáng kể.
- Công tác nghiên cứu, tìm hiểu thông tin về đối tác và tình hình thị trường Đức được công ty quan tâm nhiều hơn.
- Công ty đã sử dụng linh hoạt các hình thức giao dịch đàm phán, phù hợp với điều kiện của công ty và để tiết kiệm chi phí.
Công ty đã xác định mục tiêu đàm phán bằng cách đánh giá tầm quan trọng của các vấn đề liên quan, dựa trên các hợp đồng đã ký kết trước đó với đối tác.
Công ty đã chuẩn bị nội dung đàm phán một cách chu đáo, bao gồm các yếu tố quan trọng của hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc như tên hàng, số lượng, giá cả, điều kiện thanh toán và thời gian, địa điểm giao hàng.
Trong quá trình lập kế hoạch đàm phán, công ty đã xác định chiến lược đàm phán phù hợp với đối tác, nhằm đạt được thành công trong thương thảo.
Công ty áp dụng tiêu chí lựa chọn nghiêm ngặt cho các thành viên tham gia đoàn đàm phán, đảm bảo rằng họ đều là những chuyên gia dày dạn kinh nghiệm, hiểu rõ thị trường và có chuyên môn vững vàng.
Trong quá trình đàm phán, các thành viên đã áp dụng hiệu quả các kỹ năng cần thiết để đưa ra ý kiến, thuyết phục và nhượng bộ đối tác Kết thúc đàm phán, công ty tổng hợp các nội dung đã thỏa thuận và tiến tới ký kết hợp đồng với đối tác nếu có thể.
Sau khi kết thúc quá trình đàm phán, công ty cần đánh giá những kết quả đã đạt được và những điều chưa đạt được Việc này giúp rút ra bài học kinh nghiệm quý giá cho các cuộc đàm phán trong tương lai.
3.4.2 Một số tồn tại và nguyên nhân của tồn tại của công ty
Mặc dù công ty CP Công nghệ Sicom đã đạt được nhiều thành tựu trong việc ký kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện và điện tử từ Đức, nhưng quy trình đàm phán vẫn còn một số vấn đề cần cải thiện.
Trong quá trình lập kế hoạch đàm phán, công ty chủ yếu tập trung vào việc xác định mục tiêu, mục đích và chiến lược của riêng mình, mà chưa chú trọng đến mục đích, mục tiêu và chiến lược của đối tác.
Đoàn đàm phán của công ty gặp khó khăn do thiếu chuyên gia về pháp lý và hiểu biết về văn hóa Đức, dẫn đến một số bất lợi trong quá trình đàm phán.
- Công ty ít quan tâm tới thông tin về đối tác, thị trường mà chỉ tập trung vào thông tin về hàng hóa.
Địa điểm và thời gian của các cuộc đàm phán trực tiếp thường diễn ra tại cơ sở của đối tác, với thời gian do họ quyết định Điều này tạo ra lợi thế cho đối tác nhờ vào cơ sở hạ tầng và mạng lưới thông tin hiện đại hơn Do đó, vị thế của công ty thường thấp hơn, dẫn đến việc công ty phải nhượng bộ nhiều hơn trong quá trình đàm phán.
Công ty chưa chú trọng đến vai trò của chuyên viên pháp lý và phiên dịch viên, dẫn đến việc các thành viên trong đoàn đàm phán phải đảm nhận nhiều nhiệm vụ cùng lúc, từ đó làm giảm hiệu quả của quá trình đàm phán.
Sau mỗi cuộc đàm phán, công ty tổ chức các cuộc họp nhỏ để đánh giá kết quả, nhưng chưa thu được nhiều kinh nghiệm cho các cuộc thương thảo sau Các cuộc họp này thường diễn ra nhanh chóng, không có văn bản ghi chép, dẫn đến việc lặp lại các vấn đề trong các lần đàm phán tiếp theo và chưa đạt hiệu quả cao.
3.4.2.2 Nguyên nhân của tồn tại
Công ty CP Công nghệ Sicom gặp khó khăn trong việc thu thập và tìm kiếm thông tin do quy mô và nguồn vốn hạn chế, dẫn đến kinh phí cho công tác đàm phán không đủ và chưa hợp lý với yêu cầu thực tiễn, từ đó ảnh hưởng đến hiệu quả đạt được.
Trước khi tiến hành đàm phán, thông tin về đối tác thường chỉ giới hạn ở tên, địa chỉ và sản phẩm kinh doanh, trong khi các chi tiết quan trọng như nguồn tài chính và nguồn nhân lực thường chỉ được đối tác cung cấp khi được hỏi Điều này dẫn đến việc thông tin về đối tác trở nên chung chung và đơn giản, gây hạn chế cho công ty và làm giảm tính chủ động trong quá trình đàm phán.
