LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành bài báo cáo này, em xin gửi lời cảm ơn đến các thầy, cô khoa Kinh tế và Kinh doanh Quốc tế đã giảng dạy và giúp đỡ em trong thời gian vừa qua Em cũng xin chân thành cảm ơn PGS TS Doãn Kế Bôn, người đã tận tình giúp đỡ, chỉ bảo em trong quá trình thực hiện báo cáo Qua đây, em cũng xin gửi lời cảm ơn tới Công ty TNHH MTV Kỹ thuật máy bay (VAECO) nói chung và các anh chị trong Trung tâm cung ứng phụ tùng vật tư, Phòng phát triển kinh doanh nói riêng đã tạo điều kiện thuận l.
TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu ngày càng sâu rộng, ngành hàng không giữ vai trò then chốt trong việc thúc đẩy nền kinh tế trong nước và mở rộng cơ hội hợp tác, giao thương quốc tế.
Trong 10 năm qua, thị trường vận tải hàng không Việt Nam đã phát triển mạnh mẽ với tốc độ tăng trưởng trung bình đạt 15,8% mỗi năm, theo thống kê của Hiệp hội vận tải hàng không Quốc tế (IATA) Việt Nam hiện đang nằm trong số các thị trường hàng không phát triển nhanh nhất thế giới Nhận thấy tiềm năng kinh tế, nhiều doanh nghiệp trong nước đã tích cực đầu tư và hợp tác với các đối tác quốc tế dựa trên nguyên tắc bình đẳng Do đó, hoạt động đàm phán thương mại quốc tế trở nên quan trọng trong việc đảm bảo lợi ích hài hòa cho các bên liên quan.
Hoạt động đàm phán thương mại quốc tế đóng vai trò quan trọng trong hội nhập kinh tế toàn cầu, tạo điều kiện cho doanh nghiệp hợp tác và chia sẻ lợi ích Tuy nhiên, các doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là hãng hàng không như VAECO, vẫn gặp khó khăn trong việc ký kết hợp đồng với đối tác nước ngoài, đặc biệt trong việc nhập khẩu phụ tùng máy bay từ châu Âu Những hạn chế này xuất phát từ nhiều nguyên nhân, dẫn đến bất đồng trong hợp tác và ảnh hưởng đến lợi ích chung Do đó, sau quá trình thực tập tại VAECO, tôi đã chọn đề tài khóa luận “Hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu phụ tùng máy bay từ thị trường châu Âu của Công ty TNHH MTV Kỹ thuật máy bay (VAECO)”.
Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Hoạt động đàm phán thương mại quốc tế là một quá trình phức tạp, đặc biệt trong việc ký kết hợp đồng nhập khẩu Bài viết này sẽ tập trung vào quy trình đàm phán tại Công ty TNHH MTV Kỹ thuật máy bay (VAECO), phân tích những thành công và hạn chế mà công ty gặp phải, đồng thời đưa ra những đề xuất nhằm khắc phục những vấn đề này.
Một số khóa luận tốt nghiệp tiêu biểu của những sinh viên khóa trước về đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu như:
Sinh viên Lê Thị Thu Hằng đã hoàn thành luận văn tốt nghiệp với chủ đề "Hoàn thiện quy trình đàm phán, ký kết hợp đồng nhập khẩu nội thất cao cấp từ thị trường Mỹ của Công ty TNHH Rita Võ" Luận văn này tập trung vào việc cải tiến quy trình đàm phán và ký kết hợp đồng nhằm nâng cao hiệu quả trong việc nhập khẩu sản phẩm nội thất cao cấp, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty.
Sinh viên Nguyễn Thị Hải đã hoàn thành luận văn tốt nghiệp với đề tài nghiên cứu về quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu chai thủy tinh từ thị trường Trung Quốc cho Công ty TNHH MTV rượu bia Eresson Luận văn này không chỉ nêu rõ các bước trong quy trình đàm phán mà còn phân tích những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công của hợp đồng nhập khẩu.
Sinh viên Đặng Linh Trang đã hoàn thành luận văn tốt nghiệp với chủ đề "Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu hạt nhựa nguyên sinh từ thị trường Hàn Quốc" cho Công ty TNHH Nhựa Phương Anh Luận văn tập trung vào các bước quan trọng trong quy trình đàm phán, giúp tối ưu hóa việc nhập khẩu hạt nhựa, đồng thời phân tích thị trường Hàn Quốc để đưa ra những chiến lược hiệu quả cho công ty.
Sinh viên Đoàn Thị Thu Hương đã hoàn thành luận văn tốt nghiệp với chủ đề "Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu hàng hóa từ thị trường Nhật Bản của Công ty TNHH sản xuất và thương mại Tùng Lâm" Luận văn này tập trung vào các bước quan trọng trong quy trình đàm phán, từ việc tìm hiểu thị trường Nhật Bản đến việc xây dựng các chiến lược thương thảo hiệu quả, nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh và tối ưu hóa lợi nhuận cho công ty.
Sinh viên Tường Hương Giang đã hoàn thành luận văn tốt nghiệp với đề tài "Hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu nhựa đường tại Công ty TNHH nhựa đường Petrolimex" Nghiên cứu này nhằm cải thiện hiệu quả đàm phán, từ đó nâng cao chất lượng hợp đồng nhập khẩu, góp phần phát triển bền vững cho công ty Luận văn không chỉ cung cấp cái nhìn tổng quan về quy trình hiện tại mà còn đề xuất các giải pháp tối ưu hóa, giúp tăng cường khả năng thương thảo và đạt được những thỏa thuận có lợi nhất.
Sinh viên Nguyễn Thị Hằng đã chọn đề tài "Hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Mỹ của Tổng công ty may Đức Giang" cho luận văn tốt nghiệp của mình Đàm phán thương mại quốc tế là một lĩnh vực có tính thực tiễn cao, được nhiều tác giả nghiên cứu Tuy nhiên, chủ đề nghiên cứu về "Hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng phụ tùng vật tư máy bay tiêu hao từ thị trường Châu Âu của Công ty TNHH MTV Kỹ thuật máy bay (VAECO)" lại chưa từng được đề cập trong các nghiên cứu trước đây Do đó, Hằng quyết định thực hiện đề tài này trong khóa luận tốt nghiệp của mình.
Mục đích nghiên cứu
Dựa trên lý thuyết đàm phán thương mại quốc tế, bài viết phân tích quy trình đàm phán hợp đồng nhập khẩu phụ tùng vật tư máy bay tiêu hao từ Châu Âu của Công ty TNHH MTV Kỹ thuật máy bay (VAECO) Qua đó, bài viết chỉ ra những ưu điểm và nhược điểm của từng giai đoạn trong quy trình đàm phán, đồng thời đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả cho doanh nghiệp.
Đối tượng nghiên cứu
Công ty TNHH MTV Kỹ thuật máy bay (VAECO) thực hiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu phụ tùng vật tư máy bay tiêu hao từ thị trường Châu Âu, đảm bảo tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn quốc tế Quy trình này bao gồm việc xác định nhu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp uy tín, thương thảo điều khoản hợp đồng và thực hiện các thủ tục pháp lý cần thiết VAECO chú trọng đến chất lượng sản phẩm, giá cả cạnh tranh và thời gian giao hàng nhằm tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Phạm vi nghiên cứu
- Về không gian: Công ty TNHH MTV Kỹ thuật máy bay (VAECO)
- Về thời gian: Các dữ liệu thu thập được thông qua các hợp đồng và số liệu kinh doanh từ năm 2017 – 2019
- Về mặt hàng: Phụ tùng vật tư máy bay tiêu hao nhập khẩu từ thị trườngChâu Âu
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập dữ liệu trong báo cáo này được thực hiện thông qua việc phân tích hồ sơ tài liệu nội bộ của doanh nghiệp, bao gồm số liệu về phụ tùng vật tư máy bay tiêu hao nhập khẩu từ Châu Âu và các báo cáo tài chính hàng năm Bên cạnh đó, báo cáo cũng tham khảo các tài liệu liên quan đến lý thuyết quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế và các ấn phẩm chuyên ngành khác.
Phương pháp so sánh và thống kê tổng hợp được áp dụng để phân tích kết quả kinh doanh của công ty thông qua báo cáo tài chính từ năm 2017 đến 2019, nhằm rút ra những dữ liệu có liên quan và đánh giá hiệu quả hoạt động.
Kết cấu của khóa luận
Chương 1: Tổng quan về đề tài nghiên cứu
Chương 2: Lý luận cơ bản về quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu Chương 3: Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng phụ tùng vật tư máy bay tiêu hao từ thị trường Châu Âu của Công ty TNHH MTV Kỹ thuật máy bay (VAECO)
Chương 4: Giải pháp cải thiện và phát triển quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng phụ tùng vật tư máy bay tiêu hao từ thị trường Châu Âu của Công ty TNHH MTV Kỹ thuật máy bay (VAECO)
LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU
Khái quát chung về đàm phán TMQT
Đàm phán, đặc biệt là đàm phán thương mại quốc tế, là quá trình trao đổi giữa các bên để tìm kiếm thỏa thuận chung có lợi và giảm thiểu rủi ro Do đó, những người tham gia đàm phán cần phải thể hiện sự khéo léo và tài năng ngoại giao để đạt được hiệu quả tối ưu trong công việc.
2.1.1 Khái niệm đàm phán TMQT
- Một khái niệm mà được nhiều người chấp nhận là: “Đàm phán thương mại
Quốc tế là quá trình đàm phán giữa các bên có trụ sở kinh doanh tại các quốc gia khác nhau, nhằm thống nhất các mối quan tâm chung và giải quyết những bất đồng để đạt được hợp đồng thương mại.
2.1.2 Đặc điểm đàm phán TMQT
Điểm khác biệt nổi bật giữa đàm phán thương mại quốc tế và đàm phán trong nước là sự tham gia của ít nhất hai bên có trụ sở kinh doanh tại các quốc gia khác nhau Do đó, trong quá trình đàm phán, các bên không chỉ đại diện cho lợi ích doanh nghiệp mà còn phải cân nhắc đến lợi ích quốc gia.
Trong đàm phán thương mại quốc tế, việc sử dụng ngôn ngữ phổ thông khác nhau giữa các bên tham gia có thể gây cản trở trong việc tiếp nhận và truyền tải thông tin cũng như ý tưởng Điều này không chỉ ảnh hưởng đến khả năng tư duy và sáng tạo mà còn dễ dẫn đến hiểu lầm và sơ hở, từ đó gia tăng rủi ro trong kinh doanh.
Các bên tham gia đàm phán thường có sự khác biệt về thể chế chính trị, điều này dẫn đến sự khác nhau trong quan điểm, lập trường và tư tưởng Sự khác biệt này có thể gây ra mất thiện cảm và tạo ra xung đột giữa các bên.
Trong quá trình đàm phán, sự giao thoa giữa các hệ thống pháp luật khác nhau có thể gây ra những hiểu lầm do sự khác biệt về khái niệm và quy định Điều này ảnh hưởng đáng kể đến việc thực hiện hợp đồng sau này, dễ dẫn đến các rủi ro trong kinh doanh.
Trong đàm phán thương mại quốc tế, sự giao thoa giữa các nền văn hóa và phong tục tập quán khác nhau là điều không thể tránh khỏi Mỗi quốc gia mang trong mình một nền văn hóa truyền thống riêng, ảnh hưởng đến tính cách, phong cách ứng xử và thái độ trong quá trình đàm phán Do đó, việc nghiên cứu các yếu tố văn hóa là cần thiết để xây dựng những chiến lược thích ứng, từ đó đạt được thành công trong các cuộc thương thảo.
2.1.3 Nguyên tắc đàm phán TMQT
Trong kinh doanh, đàm phán chỉ diễn ra khi các bên chưa đạt được sự đồng thuận về các điều kiện thương mại Để tiến hành đàm phán, các bên cần thiết lập mối quan hệ tự nguyện và xác định vùng thỏa thuận, nơi mà kết quả có thể được chấp nhận bởi tất cả các bên liên quan Vùng thỏa thuận này bao gồm những mâu thuẫn còn tồn tại và là điểm giao thoa giữa các lợi ích của các bên.
Đảm bảo lợi ích của các bên tham gia đàm phán là yếu tố cốt lõi trong quá trình này Đàm phán diễn ra giữa các chủ thể với lợi ích riêng, lợi ích chung và lợi ích xung đột, nhằm tối đa hóa lợi ích chung và giảm thiểu xung đột Qua đó, các bên có thể tìm ra các giải pháp chấp nhận lẫn nhau.
Trong đàm phán, việc kết hợp giữa tính khoa học và nghệ thuật là rất quan trọng Người tham gia cần tiến hành một cách khoa học, bao gồm nghiên cứu, phân tích, lập phương án và thực hiện theo quy trình chặt chẽ với các đối sách phù hợp Đồng thời, khả năng ứng xử linh hoạt và sử dụng các kỹ năng, kỹ xảo cũng là yếu tố quyết định, giúp nâng cao hiệu quả của quá trình đàm phán và biến nó thành một nghệ thuật thực sự.
Trong đàm phán, việc tập trung vào quyền lợi thay vì lập trường quan điểm là rất quan trọng Điều này đòi hỏi các bên tham gia phải tách biệt cảm xúc khỏi vấn đề chính, nhằm chú trọng vào quyền lợi Khi làm như vậy, các bên có thể dễ dàng tiếp cận và xem xét nhiều quan điểm khác nhau, từ đó đạt được kết quả tốt hơn trong quá trình thương thảo.
Để đạt được thỏa thuận công bằng trong quá trình đàm phán, cần kiên quyết bảo vệ các tiêu chuẩn khách quan Điều này đặc biệt quan trọng khi làm việc với những người chỉ chăm chăm bảo vệ lập trường cá nhân Việc đảm bảo rằng các thỏa thuận phản ánh các tiêu chuẩn công bằng sẽ giúp chấp nhận giải pháp có lợi cho cả hai bên, bất chấp lập trường của từng bên tham gia.
2.1.4 Vai trò đàm phán TMQT
Đàm phán là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện giao dịch và ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ Qua quá trình này, các bên tham gia hiểu biết lẫn nhau và thương lượng để giải quyết mâu thuẫn, từ đó tiến tới ký kết hợp đồng thương mại Việc ký kết hợp đồng thương mại không chỉ là kết quả của quá trình đàm phán mà còn là tiền đề quan trọng để doanh nghiệp mở rộng và phát triển hoạt động kinh doanh.
Công cụ này hỗ trợ doanh nghiệp trong việc giải quyết tranh chấp phát sinh từ hợp đồng, đặc biệt trong thương mại quốc tế, nơi mà các tranh chấp thường xảy ra Việc tiến hành đàm phán để tối ưu hóa giải pháp và hạn chế rủi ro là rất quan trọng, nhằm mang lại hiệu quả cao cho quá trình kinh doanh.
Để đảm bảo hiệu quả kinh doanh trong các hoạt động thương mại quốc tế, doanh nghiệp cần tiến hành đàm phán một cách hiệu quả Việc này không chỉ giúp ký kết các hợp đồng thương mại có lợi nhuận mà còn giảm thiểu rủi ro tranh chấp Hơn nữa, nó còn tạo ra mối quan hệ phát triển bền vững giữa các bên, góp phần vào sự thành công lâu dài của doanh nghiệp.
2.1.5 Phân loại đàm phán TMQT
Trên thực tế có thể áp dụng các hình thức và phương pháp tiếp cận đàm phán sau đây:
2.1.5.1 Các hình thức đàm phán trong TMQT
Quy trình đàm phán TMQT
Chuẩn bị thông tin là yếu tố then chốt trong hoạt động đàm phán của doanh nghiệp, quyết định đến chất lượng của quá trình này Để đạt hiệu quả cao trong đàm phán, doanh nghiệp cần thu thập và xử lý thông tin một cách hiệu quả, đảm bảo tính kịp thời, chính xác, độ tin cậy và tính cập nhật của các thông tin được cung cấp.
Xác định nhu cầu thông tin và phân loại:
Doanh nghiệp cần thu thập thông tin tổng quan về thị trường, bao gồm tình hình kinh tế, chính trị, pháp luật, văn hóa, tập quán kinh doanh, cũng như sự phát triển của cơ sở hạ tầng, hệ thống ngân hàng và vận tải.
Doanh nghiệp cần thu thập thông tin chi tiết về hàng hóa, bao gồm cơ cấu chủng loại, kích thước, quy định chất lượng, giá cả và xu hướng biến đổi.
Vào thứ ba, cần làm rõ một số thông tin quan trọng về đối tác, bao gồm quá trình hình thành và phát triển, hình thức tổ chức, địa vị pháp lý, các mặt hàng kinh doanh, kinh nghiệm và uy tín, phương hướng phát triển cũng như khả năng tài chính của họ.
Thông tin về đoàn đàm phán của đối tác rất quan trọng, bao gồm thành phần đoàn, phong cách đàm phán, mục tiêu của cuộc đàm phán, cùng với các chiến lược và kỹ thuật mà đối tác thường áp dụng.
Xác định nguồn thu thập thông tin: Một số nguồn thông tin mà doanh nghiệp có thể thu thập là:
Thông tin của các tổ chức quốc tế chuyên ngành: WTO, ITC, ESCAP … hoặc của các tổ chức khu vực như EU, ASEAN, APEC, NAFTA …
Thông tin được cung cấp từ các trung tâm xúc tiến, Bộ Thương Mại, Phòng Thương mại và Công nghiệp, các hiệp hội ngành nghề, Sở giao dịch và các cơ quan chức năng là nguồn tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp nắm bắt xu hướng thị trường và phát triển chiến lược kinh doanh hiệu quả.
Thông tin từ các đối tác, ngân hàng, các công ty vận tải, bảo hiểm, các đại lý môi giới trong nước và nước ngoài.
Các thông tin ghi chép nội bộ của doanh nghiệp, đặc biệt là những dữ liệu liên quan đến các cuộc đàm phán trước đây, đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ cho quá trình đàm phán hiện tại.
Các thông tin từ chào hàng, hỏi giá, catalogue giới thiệu hàng hóa, quảng cáo.
Chuẩn bị nội dung đàm phán là bước quan trọng, trong đó người đàm phán cần xác định rõ các nội dung cần thảo luận, xây dựng phương án cho từng nội dung và lên kế hoạch trình tự đàm phán một cách hợp lý.
Khi tiến hành đàm phán, cần xác định rõ các nội dung cơ bản như quy định hợp đồng, số lượng, chất lượng, bao bì và ký mã hiệu Ngoài ra, các vấn đề về giá cả, phương thức thanh toán, thời gian và địa điểm giao hàng cũng rất quan trọng Đàm phán còn bao gồm các điều khoản liên quan đến vận tải, bảo hiểm, bảo hành, kiểm tra hàng hóa, cũng như các quy định về phạt và bồi thường thiệt hại Cuối cùng, cần xem xét các nội dung về bất khả kháng, trọng tài và các vấn đề khác có liên quan.
Xác định những nội dung cần đàm phán
Xác định các phương án của mỗi nội dung đàm phán
Xác định trình tự đàm phán của mỗi nội dung
Lựa chọn những phương án cần thuyết phục đối tác Lựa chọn những phương án có thể nhân nhượng
Lựa chọn phương án đàm phán:
Người đàm phán cần phải xem xét các đặc điểm của thị trường trong nước, thị trường nước ngoài và thị trường quốc tế, bao gồm tình hình kinh tế, chính trị, pháp luật, tập quán kinh doanh, các quy định chính sách, hiệp định và bản ghi nhớ.
Khi đánh giá một đối tác, cần xem xét các yếu tố như điều kiện kinh doanh, những thuận lợi và khó khăn mà họ đang gặp phải, cũng như uy tín, thế vị, khả năng, mục tiêu và các phương án của đối tác đó.
Dựa vào tình hình của doanh nghiệp như quy mô, điều kiện kinh doanh, mục đích và mục tiêu của doanh nghiệp …
Căn cứ vào các điều kiện như phương thức kinh doanh, đặc điểm mặt hàng, điều kiện vận tải, bảo hiểm thanh toán…
Xác định trình tự đàm phán các nội dung
Khi đàm phán, việc sắp xếp các nội dung theo một trình tự logic là rất quan trọng Những nội dung được thảo luận trước sẽ tạo nền tảng vững chắc, giúp cho quá trình đàm phán các vấn đề tiếp theo diễn ra thuận lợi hơn.
Trước khi tiến hành các cuộc đàm phán, việc thống nhất các nội dung quan trọng và thiết yếu là vô cùng cần thiết Nếu không đạt được thỏa thuận về những vấn đề này, khả năng thành công trong việc đàm phán các nội dung khác sẽ gặp nhiều khó khăn, dù có đạt được thỏa thuận.
Trong quá trình đàm phán, việc sắp xếp các nội dung một cách hợp lý là rất quan trọng Điều này giúp đảm bảo không bỏ sót thông tin, tránh trùng lặp và chồng chéo Các nội dung cần được trình bày một cách mạch lạc, đầy đủ và dễ hiểu, nhằm tăng tính thuyết phục trong cuộc đàm phán.
Chuẩn bị nhân sự là bước quan trọng trong quá trình đàm phán, yêu cầu người quản trị phải lựa chọn và tổ chức đoàn đàm phán một cách hiệu quả Để lựa chọn nhân sự cho đoàn, doanh nghiệp cần căn cứ vào các tiêu chí cụ thể nhằm đảm bảo tính chuyên nghiệp và thành công của cuộc đàm phán.
Phương pháp lựa chọn đoàn đàm phán:
Căn cứ vào nội dung cuộc đàm phán.
Căn cứ vào đoàn đàm phán, văn hóa của đối tác.
Căn cứ vào mục đích, mức độ quan trọng của cuộc đàm phán.
Căn cứ vào ngân sách chi phí cho cuộc đàm phán.
Tiêu thức để lựa chọn đoàn đàm phán:
Có uy tín với các thành viên trong đoàn đàm phán và có uy tín với đoàn đàm phán của đối tác.
Có khả năng ra quyết định đúng đắn trong mọi tình huống.
Có khả năng thâu tóm các quan điểm dàn trải thành một tập hợp.
Có khí chất nền nã.
Có tính năng động để đối phó kịp thời với mọi tình hình.
Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động đàm phán TMQT
Một số nhân tố có thể tác động chủ yếu đến kết quả đàm phán từ phía các doanh nghiệp là:
- Khả năng của đoàn đàm phán và hệ thống thông tin hỗ trợ cho hoạt động đàm phán:
Khả năng của đoàn đàm phán phụ thuộc vào mô hình và tính chất của công việc, do đó, đoàn đàm phán có thể bao gồm một hoặc nhiều thành viên.
Những người tham gia đàm phán đóng vai trò quan trọng trong việc đại diện cho doanh nghiệp trong quá trình ký kết hợp đồng thương mại quốc tế, góp phần thúc đẩy sự thành công của thỏa thuận.
Tạo dựng uy tín và thế lực cho doanh nghiệp là yếu tố then chốt trong việc hình thành hình ảnh của doanh nghiệp trong tâm trí đối tác Điều này không chỉ giúp nâng cao vị thế của doanh nghiệp mà còn củng cố mối quan hệ với các bên liên quan.
Tạo mối quan hệ mua bán tin cậy (good will) giữa các bên.
Hệ thống thông tin hỗ trợ cho hoạt động đàm phán.
Thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời là yếu tố quan trọng giúp người đàm phán xây dựng lập luận thuyết phục Việc nắm bắt thông tin sẽ cho phép họ áp dụng các kỹ thuật và chiến lược đàm phán phù hợp, từ đó đưa ra quyết định kịp thời và kiểm soát hiệu quả quá trình đàm phán.
Cần thu thập thông tin chi tiết về thị trường, hàng hóa, hệ thống chính trị, pháp luật và phương thức thanh toán Ngoài ra, cũng cần nắm rõ thông tin về đối tác như tư cách pháp nhân, khả năng tài chính, quy mô và sự phát triển trong kinh doanh để đảm bảo quyết định đầu tư chính xác và hiệu quả.
Năng lực của hệ thống thông tin được xác định bởi khả năng nhận diện đầy đủ nhu cầu thông tin phục vụ cho đàm phán, các nguồn thông tin hiện có, cũng như quy trình xử lý và phân loại thông tin hiệu quả.
- Khả năng phân tích tình huống đàm phán của doanh nghiệp
Nhận diện điểm mạnh và điểm yếu của bản thân trong quá trình đàm phán là rất quan trọng Điều này giúp người đàm phán hiểu rõ thế và lực của mình so với đối tác Ngoài ra, việc phân tích các cơ hội và rủi ro sẽ hỗ trợ trong việc xác định các mục tiêu cụ thể, từ đó nâng cao hiệu quả của cuộc đàm phán.
Tiền đề để doanh nghiệp lập kế hoạch đàm phán và tổ chức đàm phán thành công trong những điều kiện khó khăn.
Để phân tích tình huống đàm phán doanh nghiệp, cần xác định các bước thực hiện, nội dung chi tiết của từng bước và áp dụng các phương pháp phân tích hiệu quả nhất.
- Khả năng lập kế hoạch đàm phán
Xác định mục tiêu đàm phán một cách rõ ràng, chính xác và hợp lý là yếu tố then chốt giúp định hướng hoạt động của các thành viên trong đoàn đàm phán.
Để đạt được mục tiêu trong quá trình đàm phán, cần tạo điều kiện cho đoàn đàm phán hiểu rõ các tình huống và áp dụng hiệu quả các kỹ thuật, chiến lược đàm phán.
Lập kế hoạch và phối hợp các nỗ lực của đoàn đàm phán giúp tối ưu hóa quy trình đàm phán, đồng thời thúc đẩy các nhà đàm phán phát triển tư duy hệ thống hơn.
Các nhà đàm phán có chiến lược và phương pháp làm việc rõ ràng, giúp họ tự tin, chủ động và có khả năng kiểm soát quá trình đàm phán hiệu quả.
Giúp các nhà đàm phán triển khai các tiêu chuẩn kiểm tra đánh giá quá trình đàm phán và rút kinh nghiệm cần thiết cho lần sau.
Khả năng tổ chức đàm phán của doanh nghiệp là yếu tố quyết định để đạt được mục tiêu và kết quả mong muốn trong quá trình thương thảo Năng lực này được thể hiện qua nhiều khía cạnh khác nhau, bao gồm kỹ năng giao tiếp, sự chuẩn bị kỹ lưỡng và khả năng xử lý tình huống Doanh nghiệp cần phát triển những kỹ năng này để nâng cao hiệu quả đàm phán và tối ưu hóa lợi ích đạt được.
Quy trình đàm phán của doanh nghiệp.
Tổ chức đàm phán theo quy trình đàm phán của doanh nghiệp.
QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MẶT HÀNG PHỤ TÙNG VẬT TƯ MÁY BAY TIÊU HAO CỦA CÔNG TY
Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Công ty TNHH MTV Kỹ thuật máy bay (VAECO), tên tiếng Anh là Vietnam Airlines Engineering Company, được thành lập vào ngày 26 tháng 9 năm 2006, có trụ sở chính tại Sân bay Quốc tế Nội Bài, Sóc Sơn, Hà Nội Để liên hệ, quý khách có thể gọi điện thoại đến số (84) (24) 3584-2519 hoặc (84) (4) 3584-3136, hoặc gửi email đến customer.vaeco@vietnamairlines.com.
Công ty đã trải qua bốn giai đoạn phát triển chính từ năm 1975, khi Xí nghiệp bảo dưỡng máy bay A75, A76 và Phòng Kỹ thuật miền Trung của Tổng công ty Hàng không Việt Nam cung cấp dịch vụ bảo dưỡng toàn diện cho tất cả các máy bay của VNA Từ năm 2006 đến 2009, VAECO được thành lập theo Quyết định 1276/QĐ-TTg, đánh dấu bước ngoặt quan trọng trong quá trình phát triển của công ty.
Ngày 26 tháng 9 năm 2006, Thủ tướng Chính phủ đã quyết định sát nhập và tổ chức lại các Xí nghiệp sửa chữa máy bay A75, A76 cùng với phòng kỹ thuật thuộc Văn phòng khu vực miền Trung của Tổng công ty Hàng không Việt Nam, từ đó hình thành Công ty con của Tổng công ty Hàng không Việt Nam Đến năm 2011, VAECO đã được Cục Hàng không Liên bang Mỹ (FAA) cấp chứng chỉ phê chuẩn tổ chức bảo dưỡng tàu bay FAR-145 Từ năm 2017 đến nay, VAECO tiếp tục được Cơ quan An toàn hàng không Châu Âu (EASA) cấp chứng chỉ phê chuẩn tổ chức bảo dưỡng EASA-145.
Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty
- Chức năng, nhiệm vụ của công ty: o Bảo dưỡng nội trường o Bảo dưỡng ngoại trường o Cung ứng phụ tùng vật tư o Đào tạo kĩ thuật o Bảo dưỡng nội thất
Công ty chuyên cung cấp dịch vụ bảo dưỡng và sửa chữa vật tư máy bay theo yêu cầu từ các đối tác Để đáp ứng nhu cầu kinh doanh, công ty nhập khẩu linh kiện và vật tư máy bay chất lượng cao.
- Cơ cấu tổ chức của công ty
Sơ đồ 3.1 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH MTV Kỹ thuật máy bay (VAECO)
Nguồn: Phòng Hành Chính Tổng hợp– Công ty TNHH MTV Kỹ thuật máy bay (VAECO)
Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức thành các ban chức năng, phối hợp cùng trung tâm cung ứng vật tư, dưới sự điều hành của tổng giám đốc, giám đốc chất lượng và các phó tổng giám đốc Mục tiêu là quản lý hiệu quả các hoạt động sửa chữa và kinh doanh xuất nhập khẩu cả trong và ngoài nước.
Kết quả hoạt động nhập khẩu phụ tùng vật tư máy bay tiêu hao của Công
3.1.3.1 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh
Công ty TNHH MTV Kỹ thuật máy bay (VAECO) chuyên cung cấp và cho thuê phụ tùng, vật tư cho các loại tàu bay Ngoài ra, VAECO còn hoạt động trong lĩnh vực đào tạo và huấn luyện kỹ thuật, an ninh hàng không.
Bảng 3.1: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh giai đoạn 2017-2019
TT Chỉ tiêu Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
1 Doanh thu cung cấp dịch vụ 2,227,813,357,951 2,439,882,550,267 2,640,702,773,461
2 Doanh thu thuần về cung cấp dịch vụ 2,227,813,357,951 2,439,882,550,267 2,640,702,773,461
3 Lợi nhuận gộp về cung cấp dịch vụ 346,471,266,051 392,111,758,104 494,365,413,206
4 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 132,361,976,462 140,611,800,139 170,363,357,776
6 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 127,640,612,536 141, 838,926,322 172,885,210,756
7 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 101,798,047,231 113,161,791,040 136,753,975,345
Nguồn: Báo cáo tài chính – Công ty TNHH MTV Kỹ thuật máy bay (VAECO)
Theo bảng số liệu, doanh nghiệp luôn duy trì lợi nhuận sau thuế dương Tổng doanh thu hàng năm tăng trưởng liên tục, với tốc độ tăng doanh thu vượt trội hơn so với tốc độ tăng tổng chi phí, dẫn đến lợi nhuận của doanh nghiệp gia tăng qua từng năm.
Năm 2018, doanh thu ghi nhận tăng 9,52% và lợi nhuận tăng 13,7% so với năm 2017 Mặc dù chi phí lỗ giảm 74% giữa hai năm, lợi nhuận thực sau thuế vẫn tăng 11,1%.
Năm 2019, tổng doanh thu của công ty tăng 8,23%, trong khi lợi nhuận thu về tăng mạnh 26,07% Mặc dù chi phí lỗ tăng 105,5% so với năm trước, lợi nhuận vẫn duy trì ở mức tốt với tốc độ tăng trưởng hơn 20% so với năm 2018.
3.1.3.2 Kết quả hoạt động nhập khẩu phụ tùng vật tư máy bay tiêu hao của công ty.
Công ty chuyên cung cấp dịch vụ sửa chữa và bảo dưỡng tàu bay cho các hãng hàng không quốc tế, đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế Đồng thời, công ty cũng nhập khẩu phụ tùng và vật tư máy bay, phục vụ cho các hoạt động kỹ thuật chính như bảo trì và sửa chữa máy bay.
Phụ tùng vật tư máy bay sẽ được chia theo ba loại chính
- Vật tư tiêu hao: Ốc vít, placard … với giá trị nhỏ và không có khả năng sửa chữa
- Vật tư niên hạn: Hóa chất, đây là những vật tư có thời gian sử dụng theo quy định của hàng không Quốc tế
- Vật tư quay vòng: có thể sửa chữa vì có giá trị lớn về tiền mặt
Công ty chủ yếu tập trung vào hoạt động nhập khẩu và cung ứng vật tư tiêu hao, do hai loại vật tư niên hạn và vật tư quay vòng không cố định về số lượng và thời gian nhập khẩu Các phụ tùng vật tư máy bay rất đa dạng về số lượng và chủng loại, phụ thuộc vào từng đời máy bay và hãng sản xuất Do đó, tất cả sản phẩm vật tư tiêu hao đều được công ty phân loại vào nhóm type 3.
Bảng 3.2: Thị trường nhập khẩu phụ tùng vật tư tiêu hao nhập khẩu năm
Quốc gia Trị giá hàng
Pháp 18,478,233,420 12.58 16,798,394,010 12.44 14,737,241,378 12.04 Đức 25,530,660,240 17.39 22,912,130,980 16.97 20,457,259,808 16.72 Hongkong 9,699,245,520 6.61 8,642,892,040 6.40 7,682,570,709 6.28 Singapore 57,269,609,790 39 54,438,792,570 40.31 52,261,240,873 42.70 Anh 8,388,529,310 5.71 7,839,747,010 5.81 5,879,810,264 4.80
Nguồn: Đội Xuất nhập khẩu - Công ty TNHH MTV Kỹ thuật máy bay
Theo thống kê, tỷ lệ nhập khẩu hàng PTVT máy bay từ Châu Âu (Đức, Pháp, Anh) của công ty trong giai đoạn 2017-2019 luôn đạt trên 30% Singapore là thị trường nhập khẩu phụ tùng vật tư lớn nhất với mức tăng trưởng gần 4% và 5%, nâng tổng số lô hàng từ hơn 700 lên hơn 800 vào năm 2018 và 2019 Năm 2018, giá trị hàng nhập khẩu từ Mỹ tăng vượt trội hơn 12%, nhưng chỉ đạt 11% trong năm tiếp theo Tỷ lệ nhập khẩu từ Đức cũng có mức tăng tương đương Mỹ, nhưng số lượng lô hàng chưa vượt quá 50% so với tổng lô hàng từ Mỹ Ngược lại, Anh, Pháp và Hongkong là ba thị trường có lượng nhập khẩu phụ tùng vật tư thấp nhất, với số lượng lô hàng tăng từ dưới 100 lô năm 2017 lên hơn 100 lô sau hai năm, tỷ lệ phát triển dao động từ 6% đến 24%.
3.2 Văn hóa Châu Âu trong đàm phán thương mại Quốc tế
Châu Âu hiện có 70,6 triệu người nhập cư, theo báo cáo của IOM, cho thấy đây là khu vực có số lượng người nhập cư cao nhất thế giới Do đó, trong quá trình đàm phán, người tham gia cần nhạy cảm với nguồn gốc dân tộc và đặc điểm văn hóa, đồng thời nắm vững thông tin về các dân tộc châu Âu mà không áp dụng những khuôn mẫu cứng nhắc, vì đây là một cộng đồng đa dạng Hơn nữa, việc chuẩn bị kỹ lưỡng và tự tin, linh hoạt trong giao tiếp, cũng như không ngần ngại đặt ra những câu hỏi đơn giản là điều cần thiết.
- Một số kinh nghiệm đàm phán với người Châu Âu đã được nhiều nhà ngoại giao đúc kết và chỉ ra như sau:
Đừng bao giờ nói "Vâng” với đề nghị đầu tiên
Đừng bao giờ đề nghị nhượng bộ ngang bằng
Biết cách đặt các vấn đề bế tắc sang một bên (Bế tắc không hẳn là ngõ cụt hoàn toàn).
Luôn đề nghị thỏa thiệp
Đề phòng tạo ra ấn tượng trông chờ vào những nhượng bộ tiếp theo của bạn.
Trong quá trình đàm phán:
Đừng bao giờ bó hẹp nội dung đàm phán vào một vấn đề.
Trong đàm phán không phải tất cả mọi người đều có mối quan tâm giống nhau Giá cả không phải lúc nào cũng là vấn đề quan trọng nhất.
Khi đàm phán đã kết thúc hãy tặng lại cho đối tác một vài nhượng bộ nhỏ.
Ví dụ: một dịch vụ bổ trợ không quan trọng.
Đặt phía đối tác vào hoàn cảnh dễ chấp nhận kết quả đàm phán.
Luôn tự hỏi: Đây có phải là tình thế cả hai bên đều giành được thắng lợi hay không?
3.2 Văn hóa Châu Âu trong đàm phán thương mại Quốc tế
Thực trạng quy trình đàm phán kí kết hợp đồng nhập khẩu phụ tùng vật tư máy bay tiêu hao từ thị trường Châu Âu của Công ty
Để đạt được thành công trong một cuộc đàm phán, việc chuẩn bị thông tin là cực kỳ quan trọng Quá trình này không chỉ giúp lên kế hoạch cho nội dung đàm phán mà còn đặc biệt cần thiết khi làm việc với các đối tác Châu Âu Do đó, VAECO luôn chú trọng đến việc tìm hiểu, thu thập thông tin quan trọng và tiến hành trao đổi kỹ lưỡng với đối tác.
Quá trình chuẩn bị thông tin đàm phán là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình của đối tác và chuẩn bị nội dung chi tiết Tại công ty VAECO, việc thu thập thông tin từ các nguồn đáng tin cậy, đặc biệt là từ các tổ chức nhà nước như Tổng cục hàng không, đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo thành công của các cuộc đàm phán.
Bộ Công Thương và Hiệp hội Vận tải Quốc tế cung cấp nguồn thông tin doanh nghiệp phong phú, luôn cập nhật với tình hình toàn cầu Các cán bộ trong các phòng ban như cung ứng vật tư và phát triển kinh doanh đã trải qua đào tạo bài bản, giúp họ tổng hợp thông tin từ các bộ phận chuyên trách và tham khảo từ các tổ chức tài chính quốc tế như IFC và Ngân hàng Thế giới Nhờ đó, thông tin luôn được cập nhật kịp thời và chính xác.
3.3.3.1 Chuẩn bị thông tin đàm phán
Để nắm bắt tình hình thị trường, cần thu thập các thông tin tổng quan về kinh tế, chính trị, pháp luật, văn hóa và tập quán kinh doanh Bên cạnh đó, sự phát triển của cơ sở hạ tầng, hệ thống ngân hàng và vận tải cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá môi trường kinh doanh.
Quá trình này nhằm giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về đối tác và tập quán kinh doanh phổ biến, từ đó chuẩn bị thông tin cần thiết cho các kế hoạch đàm phán Ví dụ, công ty Satair, chuyên cung cấp phụ tùng máy bay từ Thụy Điển, yêu cầu VAECO tìm hiểu về quy định pháp luật và chất lượng an toàn bay tại Thụy Điển, đặc biệt khi quốc gia này vừa thay đổi một số chính sách về nhiên liệu và kinh tế, để điều chỉnh phù hợp với nhu cầu thực tế.
- Thông tin về hàng hóa như cơ cấu chủng loại, thông số kích thước, các phương pháp quy định chất lượng, giá cả, xu hướng biến đổi …
Trong ngành hàng không, việc thu thập thông tin về phụ tùng máy bay tiêu hao là rất quan trọng do chúng chỉ được sản xuất bởi một số công ty nhất định với số lượng hạn chế Điều này giúp doanh nghiệp so sánh giá cả và chất lượng sản phẩm giữa các nhà cung cấp, đồng thời điều chỉnh theo yêu cầu kỹ thuật của an toàn bay quốc tế Công ty Satair nổi bật trong việc cung cấp phụ tùng máy bay Airbus với đa dạng nguyên vật liệu và đã đạt chứng nhận tiêu chuẩn kỹ thuật tại nhiều thị trường như Mỹ, Singapore, Đức và Trung Quốc.
Để hiểu rõ hơn về đối tác, cần làm rõ một số thông tin quan trọng như quá trình hình thành và phát triển, hình thức tổ chức, địa vị pháp lý, các mặt hàng kinh doanh, kinh nghiệm và uy tín, phương hướng phát triển cũng như khả năng tài chính Ví dụ, công ty Satair có doanh số vượt 2 tỷ đô la Mỹ mỗi năm, sở hữu hơn 1300 nhân viên và 10 chi nhánh toàn cầu, cùng với 60 năm kinh nghiệm trong ngành hàng không.
Để chuẩn bị cho các cuộc đàm phán quốc tế, VAECO cần nắm rõ thông tin về đoàn đàm phán của đối tác, bao gồm thành phần, phong cách, mục tiêu và các chiến lược, kỹ thuật mà họ thường áp dụng Công ty sẽ nghiên cứu đặc điểm đàm phán của quốc gia mà nhà cung cấp thuộc về, dựa trên các tài liệu chính thống từ Bộ Ngoại giao và Tổng cục Hàng không Dựa vào từng trường hợp cụ thể, VAECO sẽ điều chỉnh phương pháp đàm phán và tham khảo thông tin từ các hiệp hội vận tải để hiểu rõ hơn về cách thức mà các công ty cung cấp phụ tùng vật tư thường sử dụng trong quá trình thương thảo.
3.3.3.2 Chuẩn bị nội dung đàm phán
Trong quá trình đàm phán, các nội dung chính sẽ được phân công cho những thành viên có liên quan Ông Trường, thành viên phòng cung ứng vật tư, sẽ chuẩn bị các điều khoản thanh toán và quy định pháp lý, đồng thời phối hợp với phòng pháp chế để rà soát các quy định liên quan và tham khảo các thông tư mới về kinh tế nhằm đảm bảo tính hợp pháp cho các yêu cầu trong đàm phán Về quy cách bảo quản, số lượng và chất lượng hàng hóa, ông Hà – Phó phòng cung ứng vật tư sẽ phụ trách và làm việc cùng ông Toại – Trưởng phòng cung ứng vật tư để thống nhất các đề xuất.
Trong quá trình đàm phán, việc thảo luận về thời hạn thanh toán và phương thức giao hàng là rất quan trọng, đặc biệt là trong các trường hợp đặt hàng gấp có thể yêu cầu vận chuyển bằng đường biển hoặc hàng không Đồng thời, cần xác định điều kiện Incoterms phù hợp để bảo vệ lợi ích của cả hai bên, đặc biệt khi xảy ra hỏng hóc hay thiệt hại hàng hóa Ông Toại và Ông Thế Anh sẽ đảm nhiệm việc đề xuất phương án đàm phán trước khi trình lên ban giám đốc phê duyệt Chẳng hạn, công ty VAECO nhập khẩu chốt khóa cửa an toàn máy bay từ Satair, thường chọn vận chuyển bằng đường biển để tiết kiệm chi phí, nhưng trong trường hợp khẩn cấp với số lượng nhỏ, họ sẽ xem xét chuyển sang vận chuyển hàng không để đảm bảo tiến độ bảo trì và sửa chữa máy bay.
Sau khi ban giám đốc phê duyệt các nội dung đàm phán, phòng cung ứng vật tư sẽ tiến hành chỉnh sửa và sắp xếp lại bố cục để đảm bảo quá trình đàm phán diễn ra thuận lợi.
3.3.3.3 Chuẩn bị nhân sự đàm phán
Thông thường, nhân sự tham gia quá trình đàm phán được công ty sắp xếp như sau:
1 Ông Phạm Đăng Thanh – Tổng giám đốc công ty
2 Ông Nguyễn Thế Anh – Giám đốc trung tâm cung ứng vật tư
3 Ông Hà Tiến Dũng – Trưởng ban đảm bảo chất lượng
Đoàn đàm phán của công ty gồm ba thành viên, với ông Thanh – Tổng giám đốc là người có quyền quyết định cao nhất Số lượng và cơ cấu nhân sự có thể thay đổi tùy thuộc vào sự sắp xếp của đối tác để thuận lợi cho quá trình thương thảo Các thành viên tham gia đều là cán bộ từ các phòng ban liên quan đến phụ tùng vật tư nhập khẩu, yêu cầu kiến thức chuyên môn vững vàng và kỹ năng đàm phán tinh tế Ông Dũng sẽ phụ trách đánh giá chất lượng sản phẩm và kiểm tra các chứng chỉ quốc tế, trong khi ông Thế Anh và ông Thanh sẽ trực tiếp thương thảo về giá, phương thức thanh toán và vận chuyển với đối tác.
3.3.3.4 Chuẩn bị địa điểm diễn ra đàm phán
Địa điểm đàm phán của công ty VAECO được sắp xếp phù hợp với từng cuộc họp, có thể diễn ra tại trụ sở chính ở sân bay Nội Bài, Hà Nội hoặc tại nước ngoài khi cần thiết Địa điểm tổ chức phải có đầy đủ trang thiết bị như máy chiếu, điều hòa và máy tính, đồng thời đáp ứng yêu cầu về không gian Trước mỗi buổi đàm phán, VAECO sẽ liên hệ với đối tác để sắp xếp thời gian làm việc hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho cả hai bên Nhờ sự tự chủ trong tổ chức và hỗ trợ từ Tổng công ty hàng không, quy trình chuẩn bị đàm phán của VAECO luôn được đánh giá cao về tính chuyên nghiệp và hiệu quả.
Giai đoạn mở đầu của mỗi cuộc đàm phán rất quan trọng, khi hai bên gặp gỡ và tạo ấn tượng tốt với nhau Tại thời điểm này, các bên sẽ thực hiện các phương thức chào hỏi và giới thiệu chức danh, nhằm xây dựng không khí thoải mái và thân thiện cho cuộc gặp.
Người Châu Âu có thói quen đến đúng giờ trong mọi cuộc gặp gỡ và luôn chuẩn bị một cách cẩn thận, chu đáo Điều này thể hiện sự tôn trọng đối với thời gian của người khác và góp phần tạo nên bầu không khí chuyên nghiệp trong các buổi họp.
Đánh giá chung
3.4.1 Những thành tựu đạt được trong quá trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng phụ tùng vật tư máy bay tiêu hao từ thị trường Châu Âu của Công ty TNHH MTV Kỹ thuật máy bay (VAECO)
Công ty đã thiết lập mối quan hệ hợp tác bền vững với các đối tác từ thị trường Châu Âu, góp phần thúc đẩy thương mại quốc tế Nhờ vào việc nghiên cứu đặc điểm đàm phán thương mại và nền văn hóa của đối tác Châu Âu, các cuộc đàm phán diễn ra hiệu quả, mang lại nhiều lợi ích cho các hợp đồng kinh tế.
Công ty đã xác định và chuẩn bị kỹ lưỡng các mục tiêu đàm phán trước khi làm việc với nhà cung cấp Lập kế hoạch và sắp xếp công việc là yếu tố quan trọng trong quá trình hợp tác, giúp lựa chọn các chiến lược đàm phán phù hợp như mềm dẻo và hợp tác.
Công ty đã chuẩn bị kỹ lưỡng các nội dung quan trọng trong quá trình đàm phán, bao gồm phương thức thanh toán, hình thức vận chuyển và thủ tục pháp lý Những điều này được thể hiện rõ ràng trong hợp đồng kinh doanh nhằm giảm thiểu rủi ro không đáng có.
Các thành viên trong đoàn đàm phán đã thể hiện xuất sắc kỹ năng và kiến thức chuyên môn, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình thỏa thuận hợp tác diễn ra suôn sẻ, mang lại lợi ích cho tất cả các bên liên quan.
3.4.2 Một số tồn tại trong quá trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng phụ tùng vật tư máy bay tiêu hao từ thị trường Châu Âu của Công ty TNHH MTV Kỹ thuật máy bay (VAECO)
Trong đàm phán, việc thiết lập mục tiêu chung là yếu tố then chốt để đạt được thành công và tạo nền tảng cho các hợp tác sau này Công ty cần xác định rõ mục tiêu trong quá trình lập kế hoạch đàm phán Tuy nhiên, đôi khi công ty lại đặt mục tiêu về giá cả cao hơn mục tiêu chung, mà không chú ý đến mong muốn và nguyện vọng của đối tác, dẫn đến việc không thể ký kết hợp đồng.
Kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm thực tiễn của các thành viên trong tổ đàm phán hiện nay vẫn còn lỗi thời và chưa được cập nhật theo xu hướng mới Mặc dù họ đã được chuẩn bị kỹ lưỡng về mặt chuyên môn, nhưng sự linh hoạt và khéo léo trong kinh doanh vẫn chưa đạt yêu cầu, điều này khiến công ty khó có được lợi thế trong các hợp đồng.
Một số thành viên vẫn chỉ có khả năng giao tiếp cơ bản bằng ngoại ngữ, dẫn đến việc sử dụng ngôn từ hạn chế Họ không nắm bắt được các thuật ngữ kỹ thuật, luật pháp và vận tải, điều này gây bất lợi trong quá trình trao đổi thông tin.
Công ty có thể mất lợi thế trong quá trình đàm phán nếu không có thành viên chuyên trách về pháp chế, dẫn đến việc dễ dàng đánh mất quyền lợi của doanh nghiệp.
Quá trình đàm phán thường gặp khó khăn do thông tin không được đồng bộ và hệ thống, dẫn đến tình trạng trùng lặp hoặc dư thừa thông tin Điều này gây trở ngại trong việc trích xuất dữ liệu từ hồ sơ lưu trữ, ảnh hưởng đến hiệu quả chuẩn bị cho các cuộc đàm phán.
3.4.3 Nguyên nhân của các tồn tại
Khung tiêu chuẩn đánh giá năng lực Tiếng Anh của cán bộ công nhân viên hiện nay còn thấp và chưa đáp ứng yêu cầu thực tiễn, dẫn đến khả năng giao tiếp và tiếp nhận thông tin của một số thành viên tham gia đàm phán bị hạn chế Điều này gây ra bất đồng ngôn ngữ và văn hóa, hình thành sự nhầm lẫn và sai sót trong quá trình trao đổi thông tin giữa các bên, từ đó dẫn đến bất đồng quan điểm trong kinh doanh.
Hệ thống lưu trữ thông tin liên quan đến quá trình đàm phán chưa được áp dụng triệt để các tiến bộ khoa học công nghệ, gây ra nhiều bất cập Thông tin chủ yếu được lưu trữ dưới dạng bản cứng và bản mềm, thiếu phần mềm chuyên nghiệp, dẫn đến tình trạng sử dụng thông tin không đồng bộ và dễ nhầm lẫn Điều này khiến cho các thành viên trong đoàn đàm phán không chuẩn bị thông tin một cách kỹ lưỡng, thiếu sự hiểu biết và nắm bắt thông tin đầy đủ từ từng bộ phận.
Nhiều thành viên tham gia đàm phán thiếu kiến thức về pháp chế và các tập quán kinh doanh quốc tế, chủ yếu là cán bộ chuyên trách trong lĩnh vực kinh tế và kỹ thuật Điều này dẫn đến việc họ không có nền tảng pháp lý vững chắc và không hiểu rõ các quy tắc kinh doanh toàn cầu.
Mặc dù lực lượng lao động dồi dào, nhưng nhiều nhân viên vẫn thiếu kinh nghiệm thực tế trong đàm phán do không có đủ cơ hội trải nghiệm và thực hành trong môi trường làm việc thực tế.
