BÀI TẬP NHÓM MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHỦ ĐỀ CHU TRÌNH CHI PHÍ

NỘI DUNG LÝ THUYẾT VỀ CHU TRÌNH CHI PHÍ

Tổng quan về chu trình chi phí trong doanh nghiệp

Chu trình chi phí (Expenditure Circle) là chuỗi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, liên quan đến việc xử lý thông tin mua hàng và thanh toán cho nhà cung cấp hoặc dịch vụ.

Mục tiêu chính của chu trình chi tiêu là giúp doanh nghiệp giảm tổng chi phí liên quan đến việc mua sắm và duy trì hàng tồn kho, vật tư cũng như các dịch vụ cần thiết cho hoạt động Để đạt được điều này, ban lãnh đạo cần đưa ra các quyết định quan trọng.

- Mức tồn kho và khả năng cung cấp ở thời điểm hiện tại của doanh nghiệp là bao nhiêu?

- Nhà cung cấp nào cung cấp chất lượng và dịch vụ tốt nhất với giá tốt nhất?

- Làm thế nào tổ chức có thể hợp nhất việc mua hàng giữa các đơn vị để có được mức giá tối ưu?

- Công nghệ thông tin (CNTT) có thể được sử dụng như thế nào để cải thiện cả hiệu quả và độ chính xác của chức năng hậu cần đến?

- Làm thế nào để tổ chức có thể duy trì đủ tiền mặt để tận dụng mọi khoản chiết khấu nhà cung cấp cung cấp?

- Làm cách nào để quản lý các khoản thanh toán cho nhà cung cấp để tối đa hóa dòng tiền?

Câu trả lời cho những câu hỏi đó hướng dẫn cách một tổ chức thực hiện bốn hoạt động chu kỳ chi tiêu cơ bản như sau:

1 Đặt hàng vật liệu, vật tư và dịch vụ

2 Nhận nguyên liệu, vật tư và dịch vụ

3 Phê duyệt hóa đơn của nhà cung cấp

5 download by : skknchat@gmail.com

Hình 1 Context diagram mô tả chuỗi các hoạt động của chu trình chi phí

Trong chu trình chi phí, việc trao đổi thông tin chủ yếu diễn ra với các nhà cung cấp thông qua việc đặt hàng, nhận hàng, hóa đơn và thanh toán Bên trong doanh nghiệp, thông tin về nhu cầu đặt hàng hóa và nguyên vật liệu liên quan đến chu trình doanh thu, sản xuất và kiểm soát hàng tồn kho Khi hàng hóa và nguyên vật liệu được nhận, thông báo nhận hàng sẽ được lưu trữ trong chu trình chi phí Dữ liệu chi phí sau đó sẽ được chuyển đến sổ cái chung và bộ phận báo cáo để lập các báo cáo tài chính và quản trị, phục vụ cho các mục đích liên quan.

1.1.2 Tổ chức hệ thống thông tin trong chu trình chi phí

Các hoạt động trong chu trình chi phí phản ánh các hoạt động cơ bản của chu trình doanh thu, cho thấy mối liên kết quan trọng giữa chu trình chi phí của người mua và chu trình doanh thu của người bán Việc áp dụng công nghệ thông tin mới vào chu trình chi phí giúp doanh nghiệp tạo cơ hội cho các nhà cung cấp tổ chức lại chu trình doanh thu Ngược lại, việc sử dụng CNTT để thiết kế lại chu trình doanh thu cũng tạo điều kiện cho khách hàng điều chỉnh chu trình chi phí của họ.

Sự thay đổi trong hoạt động của một công ty có thể tác động đến các công ty khác có mối quan hệ kinh doanh Ví dụ, các nhà sản xuất ô tô lớn và các nhà bán lẻ như Walmart yêu cầu nhà cung cấp gửi hóa đơn qua trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) để duy trì giao dịch Điều này buộc các nhà cung cấp phải điều chỉnh hệ thống thông tin kế toán của họ để tích hợp EDI.

Dưới đây là sơ đồ miêu tả chu trình chi phí của một doanh nghiệp:

Hình 2 DFD level 0 mô tả chu trình chi phí của một doanh nghiệp

1.1.3 Rủi ro và biện pháp kiểm soát

Tất cả hoạt động trong chu trình chi phí đều dựa vào cơ sở dữ liệu tích hợp chứa thông tin về nhà cung cấp, hàng tồn kho và hoạt động mua hàng Rủi ro chính đầu tiên là dữ liệu tổng thể có thể không chính xác hoặc không hợp lệ, điều này có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến quá trình ra quyết định và hiệu quả hoạt động.

Lỗi thông tin từ nhà cung cấp có thể gây ra nhiều vấn đề trong quá trình đặt hàng, bao gồm việc không được chấp thuận đơn hàng, mua nguyên liệu kém chất lượng, giao hàng chậm trễ, gửi thanh toán sai địa chỉ và thanh toán gian lận cho các nhà cung cấp ảo Thêm vào đó, sai sót trong dữ liệu hàng tồn kho có thể dẫn đến sản xuất chậm do thiếu hụt nguyên vật liệu quan trọng hoặc mua sắm không cần thiết, gây ra tình trạng dư thừa hàng tồn kho Những lỗi này cũng có thể dẫn đến việc mua hàng trái phép và không tận dụng được các chiết khấu thương mại.

Để giảm thiểu rủi ro từ dữ liệu không chính xác hoặc không hợp lệ, việc áp dụng các biện pháp kiểm soát chất lượng thông tin trích xuất từ hệ thống là rất quan trọng.

- Đầu vào: thiết kế hình thức dễ nhìn cho người nhập liệu; xóa và lưu trữ những chứng từ gốc,

- Xử lý: dán nhãn chính xác cho tập tin; tính toán lại con số tổng,

Để đảm bảo an toàn dữ liệu trong hệ thống ERP, cần đối chiếu kết quả với dữ liệu bên ngoài và kiểm soát việc chuyển giao dữ liệu Quyền truy cập vào dữ liệu tổng thể nên được hạn chế, chỉ cho phép nhân viên được ủy quyền thực hiện thay đổi Điều này yêu cầu thay đổi cấu hình mặc định của các vai trò nhân viên để tách biệt các nhiệm vụ không tương thích Ví dụ, khi một nhân viên kế toán cố gắng nhập tên người bán không có trong danh sách phê duyệt, hệ thống sẽ yêu cầu xác nhận trước khi tạo hồ sơ mới và yêu cầu nhập mật mã Mặc dù các biện pháp kiểm soát không thể hoàn toàn hiệu quả 100%, việc thường xuyên tạo báo cáo về tất cả các thay đổi đối với dữ liệu quan trọng và xem xét chúng sẽ giúp xác minh tính chính xác của cơ sở dữ liệu.

Một mối đe dọa đáng chú ý trong chu kỳ chi phí là việc tiết lộ trái phép thông tin nhạy cảm, như thông tin ngân hàng của các nhà cung cấp và các chiết khấu đặc biệt từ nhà cung cấp ưu tiên Để giảm thiểu rủi ro này, cần cấu hình hệ thống với các biện pháp kiểm soát truy cập mạnh mẽ, nhằm giới hạn quyền truy cập của người dùng.

Để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm, cần cấu hình hệ thống nhằm hạn chế khả năng truy cập của nhân viên vào các bảng và trường cụ thể Ngoài ra, dữ liệu nhạy cảm nên được mã hóa trong bộ lưu trữ để ngăn chặn nhân viên CNTT không có quyền truy cập vào hệ thống ERP khỏi việc sử dụng các tiện ích của hệ điều hành để xem thông tin nhạy cảm Thông tin trao đổi với nhà cung cấp qua Internet cũng cần được mã hóa trong quá trình truyền tải.

Mối đe dọa lớn thứ ba trong chu kỳ chi tiêu là tổn thất hoặc hủy hoại dữ liệu chủ Việc khôi phục cơ sở dữ liệu bị mất sẽ tiêu tốn nhiều nguồn lực và thời gian của công ty Để kiểm soát rủi ro này, thực tiễn hiệu quả là triển khai hệ thống ERP thành ba phiên bản riêng biệt: một phiên bản dùng cho hoạt động hàng ngày, một phiên bản cho thử nghiệm và phát triển, và phiên bản cuối cùng được duy trì như bản sao lưu trực tuyến để đảm bảo phục hồi gần thời gian thực cho hệ thống sản xuất.

Hệ thống ERP với khả năng báo cáo mở rộng giúp giám sát hiệu suất doanh nghiệp, từ đó kế toán cần nắm rõ hoạt động để thiết kế các báo cáo hữu ích cho quản trị Ví dụ, thông tin về vòng quay hàng tồn kho cho thấy mức độ luân chuyển, trong khi báo cáo phân loại hàng tồn kho theo tiêu chí giúp nhận diện sản phẩm có tần suất mua cao, góp phần quan trọng vào doanh thu Những sản phẩm này cần được quản lý chặt chẽ và nhập hàng liên tục để tránh cạn kiệt, nhằm duy trì doanh thu ổn định.

Hoạt động đặt hàng

Nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp thường xuất phát từ kế hoạch sản xuất hoặc dự báo nguyên vật liệu khi có biến động thị trường, như sự gia tăng đột ngột của cầu sản phẩm hoặc giảm nguồn cung nguyên vật liệu Bộ phận cần mua sẽ xác định các yếu tố liên quan như loại hàng, thời điểm và số lượng hợp lý, sau đó lập đề nghị mua hàng và gửi đến phòng thu mua.

Nhân viên mua hàng dựa vào đề nghị mua hàng để tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng, chú trọng vào các tiêu chí như giá cả, chất lượng sản phẩm và quy trình giao hàng Sau khi lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, đơn đặt hàng sẽ được lập và gửi đến bộ phận kiểm duyệt Nếu có sai sót, đơn hàng sẽ được kiểm tra lại cho đến khi chính xác và được phê duyệt Khi đơn hàng được phê duyệt, bộ phận mua hàng sẽ tiến hành thương thảo và soạn thảo hợp đồng với nhà cung cấp.

Hình 3 DFD level 1 mô tả quy trình mua hàng

1.2.1 Lập đề nghị mua hàng (purchase requisition) Đơn đề nghị mua hàng được lập trước khi phát hành đơn mua hàng chính thức Vì khi mua hàng phải có các cấp trên duyệt, không thể tùy ý mua được Dựa vào mặt hàng được yêu cầu mua, chi phí mua, và bộ phận của người yêu cầu, hệ thống sẽ xác định cá nhân sẽ được ủy quyền duyệt yêu cầu Sau đó người xem qua và người phê duyệt có thể sửa đổi, phê duyệt, từ chối hoặc hủy toàn bộ yêu cầu Khi một yêu cầu đã được duyệt ở

10 download by : skknchat@gmail.com cấp độ cuối cùng Bộ phận mua hàng có thể dùng yêu cầu đề nghị này phát hành một đơn mua hàng chính thức.

Có 3 tiêu chí cần xác định rõ khi muốn lập ra một đề nghị mua hàng đó chính là Cần mua gì? Mua khi nào? Và cần mua bao nhiêu? Và phần 1.2.1.1 và 1.2.1.2 sau đây sẽ xác giúp trả lời những câu hỏi này.

1.2.1.1 Xác định số lượng cần mua

Mục tiêu chính của doanh nghiệp trong quản trị hàng tồn kho là duy trì lượng hàng tồn kho đủ để đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục, không bị gián đoạn.

Các doanh nghiệp thường áp dụng phương pháp EOQ (economic order quantity) để giảm chi phí lưu kho, dựa trên kinh nghiệm từ các lần sản xuất trước Tuy nhiên, phương pháp này không tối ưu trong bối cảnh thị trường biến động về giá và nguồn cung Để khắc phục hạn chế này, nhiều doanh nghiệp sản xuất như Ford, Intel và IBM đã chuyển sang sử dụng hai phương pháp hiện đại là MRP (Materials Requirements Planning) và JIT (Just-in-time inventory system) nhằm tối ưu hóa chi phí lưu kho.

Phương pháp MRP (Materials Requirements Planning) sử dụng thuật toán máy tính để nâng cao độ chính xác trong dự báo nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất Điều này giúp xác định mức dự trữ hợp lý cho từng giai đoạn và lập kế hoạch mua hàng hiệu quả Nhờ áp dụng MRP, doanh nghiệp có thể giảm thiểu chi phí bằng cách tối ưu hóa lượng hàng hóa lưu kho.

Phương pháp JIT (Just-in-time inventory system) giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình sản xuất bằng cách chỉ tiếp nhận hàng hóa khi có nhu cầu, từ đó giảm chi phí lưu kho Để áp dụng hiệu quả, doanh nghiệp cần một hệ thống thông tin nhanh chóng và chính xác, cùng với nguồn cung hàng ổn định nhằm tránh tình trạng đơn đặt hàng bị chậm trễ hoặc bỏ sót.

1.2.1.2 Xác định thời điểm và loại hàng cần mua

Mỗi doanh nghiệp cần xác định mức hàng hóa cụ thể để xác định thời điểm đặt đơn hàng tiếp theo (reorder point) Khi lượng hàng hóa giảm xuống mức này, doanh nghiệp phải đặt hàng để duy trì nguồn cung cho sản xuất Điểm đặt hàng lại được xác định dựa trên nhu cầu sản xuất và thời gian vận chuyển hàng trung bình của nhà cung cấp Trong hệ thống quản trị hàng tồn kho phối hợp với nhà cung cấp (VMI), nhà cung cấp có quyền truy cập dữ liệu về doanh số và hàng tồn kho của doanh nghiệp, từ đó xác định mức đặt hàng lại và tự động cung cấp hàng Phương pháp này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lưu kho và giảm bớt thủ tục đặt hàng.

Doanh nghiệp cần xác định mức đặt hàng lại (reorder point) cho từng loại hàng hóa, đặc biệt là các bộ phận quan trọng như màn hình và chip điện tử trong sản xuất điện thoại của Apple Những mặt hàng này thường được chú trọng và duy trì ở mức đặt hàng lại cao hơn so với các nguyên vật liệu phụ khác để đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra suôn sẻ.

1.2.1.3Các rủi ro và thủ tục kiểm soát liên quan đến lập đề nghị mua hàng

Doanh nghiệp thường gặp hai loại rủi ro khi xử lý đề nghị mua hàng, trong đó một rủi ro đến từ sai sót trong ghi nhận lưu kho Việc dự trữ nguyên vật liệu không đủ có thể dẫn đến việc mất khách hàng do không đáp ứng được đơn hàng, trong khi dự trữ quá nhiều sẽ phát sinh chi phí lưu kho không mong muốn Do đó, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp kiểm soát để quản lý hàng tồn kho hiệu quả Hệ thống kê khai thường xuyên có thể giúp giải quyết vấn đề này bằng cách ghi nhận giảm hàng tồn kho ngay khi xuất hàng, giúp cập nhật số lượng hàng tồn kho liên tục.

Doanh nghiệp nên áp dụng công nghệ như Mã vạch và RFID để giảm thiểu lỗi nhập liệu của nhân viên thủ kho, giúp theo dõi và bổ sung hàng hóa kịp thời Ngoài ra, việc kiểm kho định kỳ là cần thiết để phát hiện sự sai lệch giữa lượng hàng thực tế và số lượng ghi sổ, từ đó nhận diện vấn đề nhanh chóng.

Mã vạch là công nghệ tiên tiến giúp ghi nhận ngay lập tức sự nhập xuất của sản phẩm, nhưng thường gặp vấn đề tại các đại lý bán lẻ khi nhân viên chỉ quét một mã cho số lượng lớn, dẫn đến sai sót trong hệ thống Thẻ RFID có thể khắc phục tình trạng này bằng cách quản lý sản phẩm mà không cần tiếp xúc vật lý, mặc dù chi phí cao và không phù hợp với tất cả sản phẩm Walmart và P&G đã thành công với công nghệ RFID, giúp kiểm kê nhanh chóng, chính xác và giảm chi phí, giữ vững khẩu hiệu “Giá thấp mỗi ngày”.

Việc kiểm kê kho định kỳ là rất quan trọng để phát hiện sớm sự sai khác so với số liệu ghi chép Hệ thống quản lý hàng tồn kho không nhất thiết phải duy trì ghi chép chính xác liên tục, do đó kiểm kê có thể thực hiện một lần mỗi năm Phân tích chi phí theo phương pháp ABC, phân loại sản phẩm và chi phí dựa trên độ quan trọng và mức độ sử dụng, giúp xác định sản phẩm loại A cần kiểm đếm nhiều hơn Phương pháp này không chỉ giảm thiểu sai khác giữa số lượng hàng tồn kho và số liệu thực tế mà còn giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng bất ngờ khi phát hiện sự không khớp giữa hàng hóa và ghi chép của thủ kho.

Rủi ro lớn mà doanh nghiệp thường gặp trong quá trình mua sắm là việc mua hàng hóa trùng lặp hoặc không cần thiết, dẫn đến tình trạng dư thừa Để ngăn chặn tình trạng này, bộ phận yêu cầu mua hàng cần lập yêu cầu mua hàng và đưa ra xét duyệt trước khi thực hiện đơn hàng chính thức Sự phê duyệt và thống nhất trong hoạt động mua sắm là rất quan trọng để tránh lãng phí Phương pháp kiểm kê vĩnh viễn giúp ghi nhận chính xác lượng hàng tồn kho, từ đó giảm thiểu nguy cơ trùng lặp.

Hoạt động nhận hàng

Nhận hàng hóa từ người bán là một yếu tố quan trọng trong quy trình chi phí, đánh dấu thời điểm mà bên mua công nhận các khoản nợ đối với bên bán.

Mục tiêu chính của hoạt động nhận hàng đó là đối chiếu hàng hoá thực nhận và đơn đặt hàng có giống nhau hay không.

Hoạt động nhận hàng 2 nội dung cơ bản sau:

- Đối chiếu hàng giao so với đặt hàng và chấp nhận giao hàng

- Chuyển hàng tới nơi bảo quản hay sử dụng.

Hình 4 DFD level 1 mô tả quy trình nhận hàng

- Khi nhận hàng xảy ra 2 trường hợp:

Trong trường hợp hàng hóa được giao đúng theo thỏa thuận trong đơn đặt hàng, bộ phận nhận hàng sẽ tiến hành nhận và lập báo cáo nhận hàng Báo cáo này cần ghi rõ số lượng, chủng loại và chất lượng hàng thực nhận, đồng thời phải có chữ ký của đại diện bộ phận nhận hàng Báo cáo sẽ được lập thành ba liên: liên thứ nhất lưu tại bộ phận nhận hàng, liên thứ hai gửi cho kế toán để ghi nhận hàng mua và làm căn cứ đối chiếu với hóa đơn, hợp đồng trước khi thanh toán.

Gửi email đến skknchat@gmail.com để tải xuống 18 tài liệu toán học Liên thứ ba cần được chuyển đến bộ phận mua hàng để theo dõi Thông tin về các lần nhận hàng trước sẽ hỗ trợ bộ phận mua hàng trong các lần đặt hàng tiếp theo.

Trong trường hợp hàng nhận không đạt yêu cầu, bao gồm số lượng hàng hóa không đúng với đơn đặt hàng, hàng hóa bị hư hỏng hoặc chất lượng kém, bộ phận mua hàng cần làm việc với nhà cung cấp Tùy theo thỏa thuận giữa người bán và bộ phận nhận hàng, các giải pháp có thể bao gồm giảm giá, điều chỉnh hóa đơn về số lượng hoặc giá cả, hoặc nhận lại hàng đã giao.

Rủi ro đầu tiên mà doanh nghiệp thường gặp khi nhận hàng là nhận hàng không có đơn đặt mua trước Tình huống này có thể dẫn đến chi phí và nhân lực tăng cao cho việc dỡ hàng, lưu trữ và trả lại hàng Để kiểm soát rủi ro này, doanh nghiệp cần chỉ nhận hàng hóa từ các đơn đặt hàng đã được phê duyệt, và bộ phận nhận hàng phải mở tập tin của các đơn đặt hàng để đối chiếu với hàng thực nhận.

Rủi ro phổ biến trong quản lý hàng hóa là đếm sai số lượng, ảnh hưởng trực tiếp đến tính chính xác của hồ sơ và chi phí của công ty Để giảm thiểu rủi ro này, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp kiểm soát như không công khai số lượng hàng giao cho nhân viên nhận hàng, có thể bằng cách bôi đen số lượng trên tài liệu giấy hoặc ẩn số lượng trong hệ thống Nhân viên vẫn có thể biết số lượng hàng hóa dự kiến qua phiếu đóng gói từ nhà cung cấp Hơn nữa, việc yêu cầu nhân viên ký tên vào báo cáo nhận hàng sẽ tạo ra trách nhiệm và nâng cao hiệu quả công việc.

Để giảm thiểu rủi ro đếm sai số lượng, công ty nên thưởng cho nhân viên khi phát hiện sự khác biệt giữa phiếu đóng gói và hàng thực nhận Việc áp dụng mã vạch và thẻ RFID trong quy trình kiểm kê cũng rất quan trọng, giúp nhân viên tiết kiệm công sức khi đếm và ghi nhận hàng tồn kho Công ty có thể yêu cầu nhà cung cấp gắn mã vạch hoặc thẻ RFID cho sản phẩm, tuy nhiên, chất lượng hàng hóa vẫn cần được kiểm tra kỹ lưỡng Cuối cùng, sử dụng hệ thống ERP để theo dõi sự khác biệt giữa số lượng nhận được và số lượng đặt hàng sẽ giúp kịp thời phát hiện và điều chỉnh những sai sót, từ đó giảm thiểu rủi ro trong quá trình kiểm kê.

Doanh nghiệp cần xác minh sự thực nhận của dịch vụ để tránh rủi ro, đặc biệt trong công việc sơn chỉnh, nơi mà việc kiểm tra bằng mắt thường không thể đảm bảo chất lượng lớp sơn lót Để giảm thiểu rủi ro này, các biện pháp kiểm soát chi phí thực tế so với ngân sách là cần thiết Người giám sát phải xác nhận dịch vụ và giải thích chi phí phát sinh, đồng thời chịu trách nhiệm về các khoản chi này Thêm vào đó, hoạt động kiểm toán định kỳ giúp ngăn chặn gian lận trong lập hóa đơn và đánh giá chi tiết quá trình thực hiện hợp đồng dịch vụ, bao gồm việc kiểm tra hồ sơ của nhà cung cấp.

Rủi ro lớn nhất mà doanh nghiệp phải đối mặt trong quá trình nhận hàng là hàng tồn kho bị trộm cắp Để giảm thiểu rủi ro này, doanh nghiệp cần ghi chép tất cả các lần luân chuyển hàng tồn kho giữa các bộ phận, đảm bảo rằng cả bên nhận hàng và lưu kho đều xác nhận các chuyển giao hàng từ cảng về kho Việc ghi chép chính xác sẽ là bằng chứng khi xảy ra thiếu hụt hàng, đồng thời khuyến khích nhân viên cẩn thận trong việc ghi chép Ngoài ra, việc giới hạn quyền tiếp cận hàng tồn kho và thực hiện kiểm kê định kỳ cũng giúp giảm thiểu tình trạng mất mát này.

Biện pháp phân tách trách nhiệm trong quản lý hàng tồn kho là rất quan trọng Nhân viên kiểm soát hàng tồn kho không được phép điều chỉnh hồ sơ mà không có sự xem xét và phê duyệt Đồng thời, cả nhân viên trông coi kho và người có quyền chỉnh sửa số liệu hàng tồn kho đều phải chịu trách nhiệm trong việc nhận và vận chuyển hàng hóa.

Hoạt động chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ

Bộ phận Kế toán có trách nhiệm duyệt hóa đơn từ nhà cung cấp và ghi nhận nghĩa vụ phải trả ngay khi nhận hàng hóa Tuy nhiên, thực tế cho thấy hầu hết các công ty chỉ ghi nhận các khoản phải trả sau khi đã nhận và chấp thuận hóa đơn từ nhà cung cấp.

Khi nhận hóa đơn từ Nhà cung cấp, bộ phận Kế toán khoản phải trả cần đối chiếu với đơn đặt hàng và báo cáo nhận hàng Sau đó, người phụ trách sẽ gửi bộ chứng từ, bao gồm hóa đơn và tài liệu liên quan, cho người phê duyệt Nếu người phê duyệt xác nhận rằng công ty đã nhận đủ hàng theo yêu cầu, hóa đơn sẽ được phê duyệt để tiến hành thanh toán.

Hình 5 Màn hình phê duyệt hóa đơn của nhà cung cấp

Có hai phương pháp để xử lý hóa đơn của nhà cung cấp: “Hệ thống thanh toán không chứng từ” và “Hệ thống thanh toán có chứng từ” Trong “Hệ thống thanh toán không chứng từ”, hóa đơn nhà cung cấp đã được phê duyệt cùng với các chứng từ liên quan sẽ được nhập vào hồ sơ tài khoản phải trả và lưu giữ trong tệp hóa đơn mở Khi thanh toán, bộ chứng từ sẽ bị xóa khỏi tệp mở, hóa đơn được đánh dấu là “Đã thanh toán” và lưu trữ trong tệp hóa đơn đã thanh toán Ngược lại, “Hệ thống thanh toán có chứng từ” yêu cầu thêm một chứng từ bổ sung để hoàn tất quy trình thanh toán.

Chứng từ giải ngân được lập khi hóa đơn của nhà cung cấp được phê duyệt thanh toán, liệt kê các hóa đơn chưa thanh toán và tổng hợp số tiền ròng phải trả sau khi trừ chiết khấu và phụ cấp Hệ thống thanh toán có chứng từ mang lại ba lợi ích chính so với hệ thống không có chứng từ: giảm số lượng séc cần viết nhờ việc tổng hợp hóa đơn, cho phép chuẩn bị chứng từ giải ngân trước để dễ dàng theo dõi tài khoản phải trả, và tách biệt thời điểm phê duyệt hóa đơn với thời điểm thanh toán, nhờ vào vai trò của chứng từ giải ngân.

22 download by : skknchat@gmail.com một hồ sơ rõ ràng thể hiện rằng hóa đơn của nhà cung cấp đã được phê duyệt để thanh toán.

Mặc dù mọi quy trình đều tiềm ẩn rủi ro, việc chuẩn bị kỹ lưỡng và áp dụng các biện pháp kiểm soát hiệu quả có thể giảm thiểu những rủi ro này một cách đáng kể Trong quy trình chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ, hai rủi ro chính thường gặp cần được chú ý.

Rủi ro từ lỗi trên hóa đơn của nhà cung cấp có thể xảy ra do sự chênh lệch giữa giá niêm yết và giá thực tế hoặc tính toán sai tổng số tiền Để giảm thiểu rủi ro này, doanh nghiệp cần xác minh hóa đơn, giá cả và số lượng với đơn đặt hàng và báo cáo nhận hàng Nếu giao dịch thực hiện bằng thẻ mua sắm, người dùng nên giữ biên lai và kiểm tra bảng sao kê hàng tháng Đối với các giao dịch mua định kỳ, công ty thường biết giá hàng hóa và dịch vụ tại thời điểm đặt hàng, do đó, sau khi xác minh nhận hàng, công ty có đủ thông tin để thanh toán cho nhà cung cấp.

Thanh toán hóa đơn đánh giá (ERS) là một phương pháp giúp kiểm soát hiệu quả và giảm thiểu sai sót trong hóa đơn của nhà cung cấp Doanh nghiệp sử dụng ERS sẽ khớp số lượng hàng hóa nhận được với giá niêm yết khi đặt hàng, đồng thời hạn chế quyền truy cập thông tin của nhà cung cấp Thông tin về giá của các mặt hàng được lưu trữ trong các tệp dữ liệu chính, và khi nhập dữ liệu về số lượng hàng hóa, hệ thống sẽ tự động xác định số tiền phải trả Việc thay đổi trái phép mức giá có thể dẫn đến thanh toán vượt mức cho nhà cung cấp Do đó, nhân viên mua hàng và kế toán cần được đào tạo đầy đủ về các phương thức và thuật ngữ vận tải để xác minh hóa đơn vận chuyển một cách chính xác.

Khi nhà cung cấp chịu trách nhiệm về chi phí vận chuyển hàng hóa, doanh nghiệp có thể giảm chi phí bằng cách lựa chọn hãng vận chuyển phù hợp Việc giảm giá chỉ khả thi khi các nhà cung cấp tuân thủ thỏa thuận đã ký kết Để đảm bảo tính chính xác trong việc tính toán chi phí, doanh nghiệp cần thực hiện kiểm toán nội bộ định kỳ nhằm xác minh hóa đơn và hóa đơn vận tải, tránh tình trạng bị tính phí vận chuyển mà lẽ ra nhà cung cấp phải chịu.

Rủi ro xảy ra lỗi trong quá trình ghi nhận khoản phải trả có thể dẫn đến sai sót trong báo cáo tài chính và quyết định sai lầm Để kiểm soát rủi ro này, cần quản lý chặt chẽ việc nhập và xử lý dữ liệu, so sánh sự khác biệt giữa số dư tài khoản nhà cung cấp và tổng số hóa đơn đã xử lý Ngoài ra, việc đối chiếu tài khoản chi tiết Khoản phải trả với sổ cái chung và kiểm tra định kỳ tổng số dư tài khoản nhà cung cấp với số dư tài khoản kiểm soát khoản phải trả cũng rất quan trọng.

Quy trình thanh toán

Hoạt động cuối cùng trong chu kỳ chi phí là thanh toán cho nhà cung cấp, trong đó cần phân tách rõ ràng giữa chức năng lưu trữ do nhân viên thu ngân thực hiện và chức năng ghi chép thông tin do bộ phận mua hàng và kế toán phải trả đảm nhiệm Vào ngày thanh toán theo kế hoạch trong hồ sơ theo dõi công nợ, kế toán phải trả chuyển toàn bộ hồ sơ cho phòng tài vụ để xem xét và thực hiện thanh toán Doanh nghiệp có thể yêu cầu kế toán lập phiếu chi để tiến hành thanh toán Nếu không lập phiếu chi, phòng tài vụ sẽ thanh toán cho người bán dựa trên chứng từ nhận được, đồng thời ghi bổ sung thông tin vào hồ sơ và chuyển lại cho kế toán phải trả Hầu hết các giao dịch được thực hiện thông qua hình thức thanh toán.

24 download by : skknchat@gmail.com qua séc nhưng hiện nay các doanh nghiệp đang chuyển dần sang phương thức sử dụng EFT và FEDI.

Việc không tận dụng các khoản chiết khấu thanh toán có thể khiến doanh nghiệp tốn kém chi phí đáng kể Chỉ cần tiết kiệm 1% từ khoản chiết khấu thanh toán trong 10 ngày thay vì 30 ngày có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm tới 18% mỗi năm Để tối ưu hóa việc này, doanh nghiệp nên sắp xếp hóa đơn theo thứ tự đến hạn thanh toán và ưu tiên các hóa đơn có phần trăm chiết khấu cao Hơn nữa, việc kiểm soát dòng tiền ngân sách và các cam kết thanh toán sẽ giúp doanh nghiệp lên kế hoạch tận dụng các khoản chiết khấu mua hàng hiệu quả hơn Các thông tin về khoản phải thu, khoản phải trả và các đơn đặt hàng mở sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về dòng tiền và nhu cầu chi trả, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý tài chính và tối ưu hóa chi phí.

Doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro thanh toán cho hàng hóa không thực hiện (rủi ro 19) Để kiểm soát rủi ro này, cần tách biệt bộ phận đặt hàng và bộ phận thanh toán, thực hiện đối chiếu số lượng ghi trên hóa đơn của nhà cung cấp với số lượng được chấp nhận bởi nhân viên kiểm kho (biện pháp 19.1) Nhiều công ty yêu cầu bộ phận kiểm soát hàng tồn kho xác minh số lượng trước khi thanh toán Đối với các dịch vụ như vệ sinh hay sơn mới, việc xác định tiến độ công việc qua hóa đơn và kiểm kê số lượng là khó khăn, do đó doanh nghiệp thường giám định các nguồn thu – chi của dòng tiền chi phí (biện pháp 19.2) để đánh giá tiến độ và nhận diện nguy cơ tiềm ẩn.

Việc thanh toán các khoản phí cho nhân viên có thể dẫn đến gian lận, và sự phát triển nhanh chóng của công nghệ hiện nay đã tạo điều kiện thuận lợi cho những hành vi này.

Hiện nay, nhiều hãng hàng không cho phép thanh toán sau, dẫn đến tình trạng nhân viên có thể đặt vé máy bay nhưng không thực sự lên chuyến bay, gây thiệt hại cho doanh nghiệp Để giảm thiểu rủi ro này, doanh nghiệp nên yêu cầu nhân viên cung cấp bằng chứng chi tiêu cho chuyến công tác Một rủi ro khác là nhân viên có thể đặt nhiều chuyến bay hoặc khách sạn, sau đó hủy tất cả trừ những lựa chọn rẻ nhất và yêu cầu hoàn tiền cho những chuyến đắt hơn Để ngăn chặn tình trạng này, doanh nghiệp nên yêu cầu nhân viên sử dụng thẻ tín dụng của công ty nhằm đảm bảo có dấu vết kiểm toán cho tất cả giao dịch và các khoản hoàn tiền.

Thanh toán hai lần cho một hóa đơn (rủi ro 20) có thể xảy ra khi một hóa đơn trùng lặp được gửi đến doanh nghiệp sau khi séc đã được phát hành hoặc khi hóa đơn và chứng từ liên quan bị gửi đi nhiều lần Điều này dẫn đến ghi chép tài chính không chính xác cho đến khi khoản trùng lặp được phát hiện và điều chỉnh Để giảm thiểu rủi ro này, doanh nghiệp nên chỉ thanh toán khi có đầy đủ bộ chứng từ (rủi ro 20.1), và chỉ thanh toán cho hóa đơn gốc từ nhà cung cấp (biện pháp 20.2) để tránh việc nhận nhiều bản sao của cùng một hóa đơn Ngoài ra, sau khi hóa đơn được thanh toán, cả hóa đơn và bộ chứng từ cần được đánh dấu là đã trả tiền và tiêu hủy (biện pháp 20.3) Mặc dù ERS loại bỏ hóa đơn của nhà cung cấp, việc đánh dấu “đã thanh toán” vẫn rất quan trọng để ngăn chặn việc chi trả trùng lặp.

Một trong những rủi ro lớn nhất trong quy trình thanh toán là mất cắp tiền mặt Để giảm thiểu rủi ro này, cần hạn chế quyền truy cập vào tài khoản tiền mặt, séc trắng và máy kí séc Ngoài ra, việc kiểm đếm định kỳ các séc được đánh số tuần tự bởi thủ quỹ cũng là một biện pháp cần thiết để đảm bảo an toàn tài chính.

EFT, một phần của FEDI, đòi hỏi các quy trình kiểm soát bổ sung Việc kiểm tra quyền truy cập cần được thực hiện nghiêm ngặt (biện pháp 21.3), và mật khẩu cùng với ID người dùng phải được quản lý chặt chẽ.

Để đảm bảo an ninh và giám sát các giao dịch chuyển tiền điện tử, cần xác thực từng nhân viên được ủy quyền và ghi lại vị trí thiết bị đầu cuối Các giao dịch vượt qua ngưỡng nhất định phải được phê duyệt theo thời gian thực, cùng với việc thiết lập giới hạn về tổng số tiền giao dịch hàng ngày cho mỗi cá nhân Tất cả giao dịch nên được mã hóa để ngăn chặn sự thay đổi, đồng thời được đóng dấu thời gian và đánh số để dễ dàng đối chiếu sau này Hệ thống có thể tích hợp các chương trình gọi là embedded audit modules để giám sát và phát hiện các giao dịch bất thường Báo cáo về các giao dịch bị gắn cờ sẽ được cung cấp cho quản lý và kiểm toán nội bộ để xem xét và điều tra nếu cần thiết.

Việc theo dõi các giao dịch qua ngân hàng trung gian là rất quan trọng để phát hiện kịp thời những giao dịch đáng ngờ và thông báo cho ngân hàng nhằm thu hồi các khoản tiền được giải ngân không minh bạch Sử dụng ngân hàng trực tuyến tiềm ẩn nguy cơ từ phần mềm ghi lại phím bấm (keystroke-logging), có thể tiết lộ thông tin nhạy cảm như tên người dùng và mật khẩu cho tội phạm mạng Để giảm thiểu rủi ro, cần thiết kế hệ thống máy tính chuyên biệt cho thanh toán trực tuyến và giới hạn quyền truy cập cho những người có trách nhiệm Nếu kế toán trưởng sử dụng cùng một máy tính cho email và giao dịch ngân hàng, họ có thể trở thành nạn nhân của các cuộc tấn công lừa đảo, dẫn đến việc thông tin ngân hàng bị đánh cắp Doanh nghiệp cũng nên cân nhắc cài đặt Công cụ thanh toán bù trừ tự động (ACH) cho các giao dịch định kỳ như lương và phúc lợi, đồng thời thông báo cho ngân hàng chặn tất cả các khoản nợ ACH từ tài khoản khác để bảo vệ tài chính.

Các khoản giải ngân bất hợp pháp, đặc biệt là thanh toán cho nhà cung cấp ảo, là một hình thức gian lận phổ biến Để giảm thiểu rủi ro, việc phân công nhiệm vụ hợp lý là cần thiết Kế toán khoản phải trả có thể ủy quyền thanh toán, nhưng chỉ có kế toán trưởng hoặc thủ quỹ mới được ký séc Thủ quỹ nên gửi séc đã ký trực tiếp cho người nhận thay vì trả lại cho kế toán khoản phải trả, đồng thời xóa tất cả tài liệu trong gói chứng từ để tránh trùng lặp hóa đơn Đối với các khoản thanh toán lớn, cần có chữ ký kép để đảm bảo an toàn Khi thanh toán lớn, có thể yêu cầu giám đốc ký phê duyệt lần hai Cuối cùng, cần thường xuyên đối chiếu tài khoản ngân hàng với số tiền ghi nhận bởi người độc lập để ngăn chặn việc biển thủ hoặc ăn cắp tiền của công ty.

Giới hạn quyền truy cập vào tệp chính của nhà cung cấp và yêu cầu xem xét cẩn thận cho mọi thay đổi là rất quan trọng Chỉ một số nhân viên nhất định có thể tạo nhà cung cấp và xử lý hóa đơn Các doanh nghiệp thường giữ một khoản tiền mặt nhỏ tại nơi làm việc để thanh toán cho các chi phí nhỏ, được gọi là quỹ tạm ứng Quỹ này có mức tiền cố định và yêu cầu chứng từ cho mỗi lần chi tiêu Tổng số tiền mặt và chứng từ phải tương ứng với số dư quỹ Khi quỹ giảm, chứng từ sẽ được trình cho kế toán để bổ sung Sau khi được phê duyệt, thủ quỹ sẽ viết séc để khôi phục quỹ về mức đã chỉ định, và các chứng từ bổ sung quỹ sẽ được xóa bỏ khi quỹ được phục hồi.

Hoạt động của quỹ tạm ứng vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm khi một người vừa giữ tiền mặt, vừa cho phép giải ngân và duy trì hồ sơ quỹ Để giảm thiểu rủi ro này, doanh nghiệp cần thực hiện kiểm toán đột xuất quỹ tiền mặt và yêu cầu giải trình đối với bất kỳ sự thiếu hụt nào.

Trộm cắp tiền có thể xảy ra qua việc thay đổi con số trên tấm séc, do đó việc áp dụng các biện pháp bảo vệ là rất cần thiết Sử dụng máy bảo vệ séc để in hằn hóa đơn với màu sắc chuyên biệt có thể giảm thiểu rủi ro Ngoài ra, việc sử dụng mực và giấy in séc đặc biệt giúp ngăn chặn việc thay đổi thông tin Hóa đơn cần được in bằng màu sắc đặc trưng và có quy tắc riêng để phòng tránh làm giả Trước khi xử lý, cần xác nhận độ chính xác của hóa đơn và séc với giao dịch thực tế Hợp đồng Positive Pay với ngân hàng cũng là một biện pháp quan trọng, nơi doanh nghiệp gửi danh sách séc hợp pháp hàng ngày để ngân hàng chỉ xóa những séc trong danh sách đó Cuối cùng, việc đối chiếu tài khoản ngân hàng hàng tháng là một kiểm soát quan trọng để phát hiện gian lận séc.

Để tránh rủi ro thiếu hụt tài chính, doanh nghiệp cần xây dựng một kế hoạch chi tiêu và giám sát chi phí hiệu quả Kiểm soát ngân sách dòng tiền là biện pháp tối ưu giúp doanh nghiệp duy trì ổn định tài chính và giảm thiểu rủi ro này.

TÌNH HÌNH THỰC TIỄN TẠI VIỆT NAM

Giới thiệu doanh nghiệp

Công ty TNHH thức ăn chăn nuôi G&H, tọa lạc tại Khu công nghiệp Hòa Phú, Vĩnh Long, là một doanh nghiệp 100% vốn đầu tư Malaysia với hình thức công ty TNHH 2 thành viên trở lên.

- Chuyên sản suất thức ăn chăn nuôi cho gia súc, gia cầm.

- Bán buôn thức ăn và nguyên vật liệu làm thức ăn cho gia súc, gia cầm.

- Kinh doanh xuất nhập khẩu nguyên liệu thức ăn chăn nuôi.

Hình 6 Tổ chức công tác kế toán của công ty G&H

Quy trình đặt hàng tại công ty G&H

2.2.1 Lập một đề nghị mua hàng

Hình 7 DFD level 1 mô tả quy trình xử lý đơn đặt hàng tại công ty G&H

Khi doanh nghiệp cần mua hàng mới, nhân viên phòng quản đốc sản xuất sẽ lập đề nghị mua hàng và thông báo cho phòng kinh doanh Đề nghị này dựa trên các tiêu chí như loại hàng và số lượng cần mua, và nhân viên sẽ nhập thông tin vào mẫu quy định.

Trong đó một số mục cần lưu ý như:

+ Req Number: Đây là số hiệu của đề nghị mua hàng, có thể tự nhập hoặc để hệ thống điền tự động.

+ Requested By: Chọn user yêu cầu lập đơn

+ End User: Chọn user sẽ sử dụng hàng này sau khi mua về.

Trạng thái của đơn đề nghị trong hệ thống được xác định rõ ràng: nếu đơn chưa được duyệt, hệ thống sẽ tự động hiển thị là "Unapproved"; ngược lại, khi đơn đã được phê duyệt, trạng thái sẽ chuyển sang "Approved".

Bước 2: Đơn đề nghị mua hàng sẽ được gửi đến trưởng phòng kinh doanh để kiểm tra và ký xác nhận Trưởng phòng sẽ xem xét đơn dựa trên hệ thống và có thể đưa ra một trong ba quyết định tương ứng với các con số 1, 2, 3.

+ Action = 1: Duyệt đơn đề nghị

+ Action = 2: Từ chối đơn đề nghị

+ Action = 3: Đảo lại trạng thái ban đầu của đơn đề nghị.

Khi đơn đề nghị mua hàng được phê duyệt, bước tiếp theo là thực hiện thủ tục lựa chọn nhà cung cấp phù hợp Phòng kinh doanh sẽ tiến hành thương lượng với nhà cung cấp để đạt được thỏa thuận tốt nhất.

Để thực hiện quy trình mua sắm hiệu quả, người dùng cần tải về tài liệu từ skknchat@gmail.com, trong đó cung cấp danh sách nguyên vật liệu cần mua và hướng dẫn lập đơn đặt hàng Sau khi hoàn thành, đơn đặt hàng sẽ được nhập vào hệ thống và gửi tới Ban giám đốc để được xem xét và phê duyệt.

Màn hình nhập đơn đặt hàng

+Requisition Number: Điền số đơn đề nghị mua hàng đã được thông qua hết các cấp duyệt.

+Buyer: Người mua hàng được giao cho đơn đề nghị sau khi duyệt

+Site: Kho nhập hàng khi mua hàng về

Đơn vị tiền tệ trên đơn đề nghị mua hàng được ghi rõ trong Đơn đặt hàng, được lập thành 3 liên: liên 1 lưu giữ tại bộ phận, liên 2 gửi cho người bán, và liên 3 gửi cho bộ phận kế toán thanh toán.

2.2.2 Quy trình kiểm soát rủi ro từ nhà cung cấp

Doanh nghiệp cần theo dõi và đánh giá hiệu suất của các nhà cung cấp bằng cách thu thập dữ liệu liên quan Qua việc phân tích dữ liệu này, doanh nghiệp có thể xác định và lựa chọn những nhà cung cấp uy tín cho các đơn hàng tiếp theo, từ đó giảm thiểu rủi ro liên quan đến chất lượng và độ tin cậy của nhà cung cấp.

Các tiêu chí để đánh giá hiệu suất nhà cung cấp gồm có:

+ Giao hàng sớm hơn so với ngày hiệu suất mà bên doanh nghiệp quy định

+ Giao hàng trễ hơn so với ngày hiệu suất mà bên doanh nghiệp quy định

+ Giao hàng dư số lượng đặt so với trên đơn đặt hàng

+ Giao hàng thiếu số lượng đặt so với trên đơn đặt hàng

Kiểm tra các đơn hàng đã quá hạn giao hàng để đảm bảo quy trình vận chuyển được thực hiện đúng thời gian Đồng thời, quản lý việc đổi trả hàng hiệu quả với sự kiện đã được thiết lập sẵn, giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.

2.2.3 Nhận xét về quy trình đặt hàng của doanh nghiệp

Đơn đặt hàng hiện tại chỉ lập 3 liên, dẫn đến việc không đủ thông tin cho các bộ phận trong chu trình luân chuyển hàng hóa Bộ phận nhận hàng và bộ phận yêu cầu thiếu đơn đặt hàng để đối chiếu, kiểm tra, gây khó khăn trong việc xác nhận mẫu mã và số lượng hàng hóa Do đó, cần lập thêm 2 liên cho đơn đặt hàng: một liên gửi cho bộ phận nhận hàng và một liên gửi cho bộ phận yêu cầu.

Bộ phận kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong quy trình đặt hàng, bao gồm việc phê duyệt đề nghị, lựa chọn nhà cung cấp và thương thảo Tuy nhiên, việc một nhân viên trong bộ phận này kiểm soát quá nhiều quy trình có thể dẫn đến rủi ro như nhận tiền lót tay từ nhà cung cấp Để giảm thiểu rủi ro này, cần tách riêng chức năng thương thảo với nhà cung cấp thành một bộ phận độc lập, không liên quan đến phòng kinh doanh.

Quy trình nhận hàng tại công ty G&H

Tới ngày giao hàng, người bán tiến hành giao hàng và phiếu giao hàng cho doanh nghiệp theo đúng địa chỉ đã thỏa thuận.

Bộ phận nhận hàng sẽ kiểm tra và đối chiếu hàng hóa giao với Đơn đặt hàng từ phòng kinh doanh về chủng loại, số lượng và chất lượng Sau khi xác nhận, biên bản nhận hàng sẽ được lập và lưu trữ tại bộ phận nhận hàng, trong khi Đơn đặt hàng sẽ được gửi lại cho phòng kinh doanh.

Nguyên vật liệu đã được nhập kho đầy đủ và phiếu giao hàng đã được chuyển cho thủ kho Thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho, sau đó cả thủ kho và người giao nguyên vật liệu sẽ cùng ký vào phiếu để hoàn tất quá trình nhận hàng.

Phiếu nhập kho được lập thành ba liên: liên 1 dành cho kế toán nguyên vật liệu, liên 2 cho kế toán thanh toán để ghi sổ và thực hiện thủ tục thanh toán, trong khi phiếu giao hàng sẽ được trả về cho bộ phận nhận hàng để lưu trữ.

Dựa trên liên thứ 3, thủ kho thực hiện việc lập và ký vào thẻ kho để ghi nhận quá trình nhập kho nguyên vật liệu Liên 3 này sẽ được lưu trữ tại bộ phận kho.

Các hoạt động này tạo ra dòng thông tin chi tiết sau:

Hình 8 DFD level 1 mô tả quy trình xử lý nhận hàng tại công ty G&H

Hình 9 Lưu đồ mô tả quy trình chứng từ xử lý nhận hàng tại công ty G&H

Việc sử dụng chung một liên Đơn đặt hàng giữa Phòng kinh doanh và bộ phận nhận hàng gây ra nhiều rắc rối và tốn thời gian Do đó, cần thiết phải có một Đơn đặt hàng được lưu sẵn tại bộ phận nhận hàng để đảm bảo quá trình nhận hàng diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.

Công ty G&H, với quy mô nhỏ, đã quyết định kết hợp bộ phận nhận hàng và bộ phận kho để tiết kiệm chi phí, thay vì tách biệt chúng thành hai bộ phận riêng lẻ.

2.4 Quy trình chấp nhận hóa đơn và thanh toán tại công ty G&H

Tại công ty thức ăn chăn nuôi G&H, quy trình chấp thuận hóa đơn và thanh toán bao gồm:

Sau khi nhận hóa đơn từ Phòng kinh doanh, kế toán thanh toán sẽ kiểm tra và đối chiếu thông tin trên hóa đơn với đơn đặt hàng và phiếu nhập kho Nếu thông tin khớp và đầy đủ, kế toán sẽ chấp nhận hóa đơn, ghi nhận nghĩa vụ thanh toán và lập ủy nhiệm chi.

- Uỷ nhiệm chi được gửi cho giám đốc ký phê duyệt để thực hiện thanh toán Các chứng từ khác được lưu tại bộ phận.

Sau khi ủy nhiệm chi được phê duyệt, nó sẽ được gửi đến ngân hàng để thực hiện thủ tục thanh toán cho người bán Khi quá trình thanh toán hoàn tất, ngân hàng sẽ chuyển lại ủy nhiệm chi về công ty.

- Khi nhận được ủy nhiệm chi, kế toán thanh toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết phải trả Ủy nhiệm chi được lưu tại bộ phận.

Hình 10 DFD level 1 mô tả quy trình xử lý nhận hóa đơn và thanh toán tại công ty

Sự tách rời giữa hai chức năng kiểm tra, chấp nhận thanh toán với xét duyệt chi quỹ để thanh toán là một biện pháp kiểm soát hữu hiệu.

Hình thức thanh toán qua ủy nhiệm chi gửi tới ngân hàng mang lại sự thuận tiện và nhanh chóng, đồng thời giúp giảm thiểu rủi ro như mất tiền hoặc biển thủ tài sản.

Nhược điểm của việc kế toán thanh toán kiêm nhiệm vai trò kế toán nợ phải trả là không có sự tách biệt giữa chức năng ghi chép và thực hiện nghiệp vụ chi trả, điều này dễ dẫn đến sai sót và gian lận trong quá trình quản lý tài chính.

Giám đốc có thể ủy quyền cho bộ phận khác, như kế toán trưởng, ký phê duyệt ủy nhiệm chi nhằm giảm bớt khối lượng công việc cho Ban giám đốc, đặc biệt trong những trường hợp đi công tác hoặc bận rộn với nhiều nhiệm vụ khác.

Số liên ủy nhiệm chi: Ủy nhiệm chi nên lập làm 2 liên, một liên gửi cho ngân hàng, một liên lưu tại đơn vị.

Hình 11 Lưu đồ mô tả quy trình xử lý nhận hóa đơn và thanh toán

Hiệu quả và hiệu suất của chu trình chi phí ảnh hưởng lớn đến hoạt động của công ty Thiếu sót trong việc yêu cầu và đặt hàng tồn kho có thể gây tắc nghẽn sản xuất, dẫn đến giảm doanh số bán hàng Các vấn đề trong quy trình nhận và lưu trữ hàng tồn kho có thể khiến công ty phải trả tiền cho hàng hóa chưa nhận, chấp nhận giao hàng không cần thiết và phát sinh chi phí lưu kho cho hàng hóa không ưu tiên, cũng như tình trạng mất cắp hàng tồn kho Ngoài ra, sai sót trong việc phê duyệt hóa đơn của nhà cung cấp có thể dẫn đến việc trả quá nhiều tiền hoặc không tận dụng chiết khấu thanh toán nhanh Những điểm yếu trong quy trình giải ngân tiền mặt có thể gây ra tình trạng chiếm dụng tiền mặt không cần thiết.

Công nghệ thông tin, đặc biệt là EDI, mã vạch, RFID và EFT, đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả và năng suất của chu trình chi phí Những công nghệ này giúp giảm thiểu thời gian và chi phí liên quan đến đặt hàng, nhận hàng và thanh toán Tuy nhiên, việc thiết lập các thủ tục kiểm soát phù hợp là cần thiết, bao gồm việc tách biệt các nhiệm vụ, nhằm giảm thiểu rủi ro từ sai sót trong quy trình chi tiêu và ngăn chặn tình trạng mất mát hàng tồn kho hoặc tiền mặt.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Marshall B.Romney, Paul John Steinbart, Accounting Information System – Pearson 2017, chapter 13

2 Leslie Turner, Andrea B Weickgenannt, Mary Kay Copeland - Accounting Information Systems_ The Processes and Controls-John Wiley & Sons (2017)

3 James A Hall - Accounting Information Systems, 7th Edition -Cengage Learning (2010)

4 Nguyễn Trúc, Chu trình chi phí

(https://123doc.net//document/4108644-chu-trinh-chi-phi-word.htm)

5 Tiểu luận chu trình chi phí tại công ty tnhh thức ăn chăn nuôi G&H

(https://xemtailieu.com/tai-lieu/tieu-luan-chu-trinh-chi-phi-tai-cong-ty-tnhh-thuc-an-chan- nuoi-gh-45030.html)

6 JIT - Hệ thống quản lý sản xuất tinh gọn

(https://erpviet.vn/jit-he-thong-quan-ly-san-xuat-tinh-gon/)

(https://antonierp.wordpress.com/2018/07/27/mrp-la-gi/)

8 Những sai sót khi kế toán hàng tồn kho

(https://lawkey.vn/sai-sot-khi-ke-toan-hang-ton-kho/)

9 Thiết lập và thực hiện quy trình mua – trả nợ

Tiêu đề	Chu Trình Chi Phí
Tác giả	Vũ An Khánh, Nguyễn Thị Thúy Như, Lê Nguyễn Quỳnh Trang, Huỳnh Thị Đào, Lê Thảo Thu Uyên
Người hướng dẫn	Cô Nguyễn Ngọc Thụy Vy
Trường học	Trường Đại Học Ngoại Thương Cơ Sở II Tại Thành Phố Hồ Chí Minh
Chuyên ngành	Hệ Thống Thông Tin Kế Toán
Thể loại	bài tập nhóm
Năm xuất bản	2020
Thành phố	Thành Phố Hồ Chí Minh

Định dạng
Số trang	42
Dung lượng	451,99 KB