BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH TIỂU LUẬN THI KẾT THÚC HỌC PHẦN MÔN QUẢN TRỊ DỰ ÁN NÂNG CAO Lớp học phần 2121101116001 GVHD TS Nguyễn Hoài Nghĩa Nhóm SVTH Những ngôi sao xa xôi TP HỒ CHÍ MINH, NGÀY 25 THÁNG 4 NĂM 2022 Đề tài HIẾN CHƯƠNG DỰ ÁN CHUỖI XE ĐẨY CÀ PHÊ MANG ĐI CHILL COFFEE VÀ THỰC NGHIỆM LÝ THUYẾT QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN BẢNG ĐÁNH GIÁ ĐÓNG GÓP THÀNH VIÊN NHÓM NHỮNG NGÔI SAO XA XÔI NHÓM TRƯỞNG VŨ LÊ LONG HẢI STT Họ và tên MSSV Đóng góp Chữ ký 1 V.
Lý do đề xuất dự án
Các mục tiêu (Objectives/Deliverables)
Mục tiêu chủ yếu Mục tiêu thứ yếu
Thời gian Dự án hoàn thành trong tối đa là 3 tháng, kể từ khâu lên ý tưởng đến khâu cuối cùng
Rút ngắn tối đa các khoản thời gian nhàn rỗi để dự án được hoàn thành nhanh nhất
Chi phí Chi phí tối đa của dự án đến khi đi vào hoạt động kinh doanh là 200 triệu đồng.
Cố gắng tận dụng nguồn lực có sẵn để tiết kiệm chi phí đầu vào Đo lường chất lượng
Thúc đẩy phương pháp kinh doanh trái cây tươi an toàn, lành mạnh.
Tăng cường tiếp thị để thu hút khách hàng trong giai đoạn mới thành lập.
Công suất tiêu thụ của dự án đạt trung bình 250-400 sản phẩm/ ngày cho 6 tháng đầu hoạt động
Tạo không gian thoải mái cho khách hàng với cách thức phục vụ chuyên nghiêp.
Chúng tôi cam kết cung cấp những sản phẩm thức uống sạch, an toàn và đa dạng, với nguồn gốc rõ ràng Chất lượng phục vụ và giá cả hợp lý là ưu tiên hàng đầu, nhằm mang đến trải nghiệm tốt nhất cho người tiêu dùng.
Gia tăng và hoàn thiện tốt nhất các sản phẩm của thương hiệu.
Bảng 2.1 Bảng mục tiêu dự án
Các ràng buộc (Constraints)
Dự án cần được triển khai nhanh chóng để mở rộng mạng lưới xe bán cà phê ra nhiều quận Thời gian chuẩn bị cho khai trương, dự kiến vào ngày 26/07/2022, sẽ bắt đầu khi hoàn tất các công tác hậu cần Việc này nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả và tạo ra lợi nhuận cao, đặc biệt khi chi phí đầu tư ban đầu là khá lớn.
Nguồn vốn giới hạn là 500 triệu đồng, phải tính toán kỹ lưỡng việc triển khai sửa chữa, trang trí, mua sắm các vật dụng, máy móc thiết bị,
Các thành viên đầu tư vào quán cà phê thường phải kết hợp nhiều công việc khác nhau và phát triển nghề phụ, vì vậy thời gian có mặt thường xuyên tại dự án có thể bị hạn chế.
Dự án cần có chi phí rủi ro địa điểm hoạt động.
Các yêu cầu trong việc kinh doanh:
Nộp hồ sơ Đăng ký kinh doanh trước 1 tháng, bảo đảm có Giấy phép kinh doanh trước ngày dự kiến khai trương tối thiểu là 1 tuần.
Đăng ký chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm là bước quan trọng để đảm bảo nguồn cung cấp nguyên vật liệu an toàn cho sức khỏe khách hàng, đây chính là tiêu chí hàng đầu mà doanh nghiệp cần chú trọng.
Chất lượng phục vụ là yếu tố quan trọng, vì vậy cần chuẩn bị tuyển dụng ít nhất 1 tháng trước ngày khai trương Đào tạo nhân viên bán hàng để đảm bảo họ năng động, vui vẻ và sẵn sàng đáp ứng nhanh chóng các nhu cầu của khách hàng, từ đó tạo ra cảm giác thoải mái và dễ chịu cho khách hàng.
Chi phí đầu tư bằng vốn vay ngân hàng phải trả lãi suất là 15%/năm
Các loại trừ (Exclusions)
Các loại trừ (Exclusions): Những công việc mà dự án sẽ không làm do không nằm trong quy mô dự án Cửa hàng Cà phê mang đi bao gồm:
Kiểm tra các bên cung cấp thiết bị và nguyên vật liệu, đồng thời đánh giá các dự án cơ sở hạ tầng giao thông đang được thực hiện trong khu vực hoạt động của cửa hàng (nếu có).
Thực hiện các công việc theo sự kỳ vọng của các bên tham gia cung cấp thiết bị, nguyên - vật liệu.
Các bên tham gia cung cấp thiết bị, nguyên - vật liệu yêu cầu cho thử nghiệm sản phẩm.
Đóng chai các sản phẩm (chỉ bán mang đi bằng ly nhựa hoặc giấy,không đóng thành chai)
Dự án có liên quan (Related Projects)
Các dự án khác sẽ được triển khai song song với tiến trình của dự án Cửa hàng cà phê mang đi Những dự án này có mối quan hệ tương hỗ, hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình phát triển.
Dự án mua sắm xe đẩy, máy móc pha chế, trang thiết bị.
Dự án giao thông, cầu đường đang diễn ra tại địa điểm đã lên kế hoạch đặt cửa hàng xe đẩy (nếu có)
Dự án training, đào tạo, tuyển dụng nhân viên.
Các giả định (Assumptions)
Mục tiêu: Mô hình sẽ bắt đầu đi vào hoạt động vào ngày 09 tháng 3 năm 2022
Giả định: Nguồn vốn đầu tư ban đầu đáp ứng đủ và tiến trình thực hiện tiến đô dự án theo sơ đồ PERT mà nhóm đã đưa ra
Hoạt động: Triển khai xe đẩy nằm trên 5 trục đường chính của 5 quận, bán hàng ngày.
Giả định: Tìm được mặt bằng thích hợp, được sự đồng tình của ban quản lý đô thị, ban quản lý thị trường tại khu vực điểm đặt đó.
Mục tiêu: Chill Take away Coffee hướng tới là một chuỗi cửa hàng thức uống xanh, sạch, an toàn mang đến nhiều giá trị niềm tin trên thị trường.
Mở rộng quy mô chuỗi xe đẩy đạt 20 xe lưu động vào cuối năm 2024
Giả định rằng tốc độ tăng trưởng doanh thu hàng năm đạt ít nhất 20%, cùng với việc kiểm soát hiệu quả tình hình dịch bệnh, sẽ giúp mọi hoạt động trở lại trạng thái bình thường mới.
7 Ngân sách sơ bộ của dự án (Master Budget)
Khi lập kế hoạch, ngân sách chỉ mang tính chất ước lượng ban đầu Số liệu ngân sách chính xác sẽ được xác định sau khi dự án hoàn thành và được nghiệm thu đưa vào hoạt động.
Chi phí và đơn giá dự toán được xác định dựa trên giá thị trường hiện tại, với giả định rằng nguồn cung ứng đã được lựa chọn theo nguyên tắc giá thấp nhất.
Bảng 7.1 Bảng tổng Chi phí Đơn vị tính: VNĐ
STT Tên công việc Chi phí bình thường
1 Thiết kế và trang trí 66.155.000
2 Phương tiện, máy móc, thiết bị 171.800.000
Bảng 7.2 Bảng chi phí máy móc, thiết bị và công cụ Đơn vị tính: VNĐ
STT Hạng mục Số lượng Đơn vị Đơn giá Thành tiền
2 Máy pha cà phê 5 Chiếc 6.500.000 32.500.000
3 Máy đun nước tự động
4 Máy ép trái cây 5 Chiếc 2.200.000 11.000.000
5 Cân tiểu ly điện tử 5 Chiếc 105.000 525.000
6 Máy xay sinh tố 5 Chiếc 1.750.000 8.750.000
7 Bộ dụng cụ và ca đong pha chế cà phê 300ml 5 Chiếc 300.000 1.500.000
8 Khay inox có nắp đựng bột các loại 5 Chiếc 150.000 750.000
9 Túi vải lọc bã cà phê 5 Túi 15.000 75.000
10 Máy tính tiền, in hoá đơn 5 Cái 2.500.000 12.500.000
11 Kết đựng tiền thu ngân 5 Cái 850.000 4.250.000
14 Ghế ngồi làm việc 5 Cái 250.000 1.250.000
Bảng 7.3 Bảng chi phí đầu tư hàng tháng Đơn vị tính: VNĐ
STT Hạng mục Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Đăng ký kinh doanh hộ cáthể Hồ sơ 1 1.000.000 1.000.000
2 Giấy chứng nhận an toàn vệsinh thực phẩm Tờ 1 500.000 500.000
3 Đăng ký mã số thuế cá nhân Hồ sơ 1 0 0
6 Ly giấy (in logo) Cái 20971,25 1.000 20.971.250
Lương chủ doanh nghiệp Người 1 10.000.000 10.000.000
17 Tiền thuê mặt bằng Tháng 5 2.000.000 10.000.000
22 Chi phí khác (Khăn, dụng cụ vệ sinh, rác ) Tháng 5 500.000 2.500.000
Bảng 7.4 Bảng dự tính doanh thu năm thứ nhất Đơn vị tính: VNĐ
Sản phẩm Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cà phê + Cà phê sữa 43.520 25.000 1.088.000.000
Các giai đoạn/Mốc thời gian
Hình 8.1 Tiến trình thời gian dự án
Dự án chính thức khởi động vào ngày 26/04/2022, dựa trên kế hoạch và ngân sách đã được phê duyệt với tính khả thi cao Các mốc thời gian quan trọng đã được thiết lập nhằm đảm bảo tiến độ thực hiện dự án.
Ngày 20/05 lắp đặt thành công máy móc thiết bị cần thiết
Ngày 07/06 thiết kế xong thực đơn và lên danh sách nguyên vật liệu
Ngày 21/06 phải hoàn thành công đoạn trang trí xe đẩy
Ngày 24/05 thuê được tối thiểu 3 nhân viên Part time
Từ ngày 08/05 đến 29/05 thực hiện bán thử nghiệm trên một số đường
Ngày 19/07 xin được giấy phép kinh doanh lưu động
Ngày 26/07 Khai trương theo từng địa điểm và cùng một thời gian
Họp và báo cáo tiến độ
Bảng 9.1 Bảng phân công thực hiện công việc
STT Ký hiệu Công việc
1 A Thiết kế và trang trí - 8 Quyết
2 B Phương tiện, máy móc và thiết bị - 3 Hải
4 D Giấy phép kinh doanh A 12 Đạt 1 5.600.000
Quyết Hải Mi Ánh Đạt Kiệt
Hình 9.1 Sơ đồ Gantt tiến trình dự án
Hình 9.2 Sơ đồ CPM tiến trình dự án
Kế hoạch quản lý rủi ro:
Bảng 10.1 Dự kiến các yếu tố rủi ro và kế hoạch phòng tránh
Tên công việc Rủi ro có thể gặp Kế hoạch phòng tránh
Thiết kế và trang trí
Thiết kế trang trí hay vị trí đặt các vật dụng không phù hợp phong thuỷ, không phù hợp concept
Bị lỗi chính tả trong thiết kế bảng hiệu, poster hoặc banner
Xem phong thuỷ, kiểm tra lại sau khi sắp xếp decor xem đã hợp lí chưa
Thường xuyên nhắc bên thiết kế khi xong một công đoạn nào đó thì gửi ảnh qua để check nhằm tránh sai sót về chính tả hay lỗi decor
Phương tiện, máy móc, thiết bị
Máy móc nhập về có thể bị lỗi
Quá trình vận chuyển máy móc về tay bị trì hoãn hoặc mất thời gian dài
Lựa chọn nơi uy tín, đã test trước sản phẩm trước khi về tay
Xem trước những yếu tố gây trì hoãn tại nước đó có hay không trước khi đặt hàng.
Nguyên liệu chưa về đủ để làm một số món trong menu
Chất lượng không khí, nhiệt độ không đảm bảo để bảo quản nguyên liệu dễ hư hỏng
Liên tục kiểm soát lượng nguyên liệu theo tuần hoặc theo tháng
Lựa chọn nơi bảo quản thoáng mát, tránh ánh nắng và nhiệt độ cao
Giấy phép kinh doanh, giấy an toàn vệ sinh thực phẩm
Thời gian xin giấy phép kinh doanh có thể bị kéo dài
Không xin được giấy an toàn thực phẩm
Sắp xếp thời gian bắt đầu đăng ký, một số thao tác ngoại giao để xin giấy trong thời gian sớm nhất hoặc đúng tiến độ
Đảm bảo khâu vệ sinh kỹ lưỡng nhất
Nguồn nhân lực Nhân viên nghỉ việc giữa chừng không rõ lý do
Luôn theo dõi quan tâm sát sao nhân viên đề ra những chính sách lương thưởng, trợ cấp hậu hĩnh động viên
Bán thử nghiệm Khẩu vị thức uống không phù hợp với một số phân khúc khách hàng khác
Lấy ý kiến cảm nhận của khách hàng về khẩu vị cũng như hương vị để làm hài lòng tất cả các phân khúc khách hàng
Thiếu kinh nghiệm trong khâu tổ chức
Dẫn đến việc lỗ khá nhiều
Có kịch bản cũng như kế hoạch rõ ràng về những thứ cần chuẩn bị cho ngày khai trương
Cần đưa ra giải pháp hợp lý để kiểm soát chi phí một cách hiệu quả tránh tình trạng lỗ quá nhiều
Tiến độ các công tác chính/WBS
Hình 11.1 WBS dự án chuỗi cà phê mang đi Chill Coffee
Ma trận trách nhiệm
Hình 12.1 Ma trận trách nhiệm dự án
Trách nhiệm nhân sự được phân bổ theo sơ đồ WBS như sau:
Công việc A: Thiết kế và trang trí
- Nhân sự chịu trách nhiệm: Quyết và Kiệt
- Thời gian thực hiện: 8 tuần
Công việc B: Trang bị phương tiện
- Nhân sự thực hiện: Quyết và Hải
- Thời gian thực hiện: 3 tuần
Công việc C: Đề xuất thực đơn
- Nhân sự thực hiện: Mi và Ánh
- Thời gian thực hiện: 6 tuần
Công việc D: Đăng kí và nhận giấy phép kinh doanh (Sau khi hoàn thành công việc A)
- Nhân sự thực hiện: Đạt
- Thời gian thực hiện: 12 tuần
Công việc E: Xây dựng nguồn nhân lực (Sau khi hoàn thành công việc
- Nhân sự thực hiện: Mi, Ánh, Quyết và Hải
- Thời gian thực hiện: 4 tuần
Công việc F: Thử nghiệm (Sau khi hoàn thành công việc E)
- Nhân sự thực hiện: Mi, Ánh, Quyết, Kiệt và Hải
- Thời gian thực hiện: 3 tuần
Công việc G: Khai trương (Sau khi hoàn thành công việc F và D)
- Nhân sự thực hiện: Mi, Ánh, Quyết, Kiệt, Hải và Đạt
- Thời gian thực hiện: 1 tuần
Cần loại bỏ tư tưởng chủ quan ngay từ khi dự án bắt đầu, vì điều này có thể dẫn đến việc lãng phí thời gian thực hiện và làm tăng nguy cơ thất bại hoặc trễ tiến độ của dự án.
Khi ước tính thời gian hoàn thành công việc, cần lưu ý rằng trình độ và chuyên môn của các thành viên trong nhóm có sự khác biệt Điều này dẫn đến việc thời gian hoàn thành công việc sẽ không giống nhau cho từng người.
Để nâng cao hiệu quả trong công việc, cần chia nhỏ các nhiệm vụ thành những task cụ thể Việc này không chỉ giúp các thành viên dễ dàng thực hiện mà còn đảm bảo tiến độ dự án được cập nhật một cách chính xác và kịp thời.
Mặc dù các thành viên không thể thường xuyên có mặt để theo dõi dự án, việc trao đổi thông tin qua mạng là cần thiết, nhưng không nên lạm dụng để tránh làm giảm sự gắn kết Do đó, cần tổ chức nhiều cuộc họp nhóm và làm việc nhóm để mọi người cùng tham gia giải quyết vấn đề hiệu quả hơn.
Dự án Qua Project Charter đang đối mặt với nhiều thách thức cần khắc phục, bao gồm việc ước lượng thời gian công việc không chính xác và quản lý thời gian chưa hiệu quả Mặc dù có nhiều khoảng thời gian rảnh rỗi, nhưng một số công việc lại không hoàn thành đúng tiến độ.
Để ứng phó và thích nghi với các thay đổi yêu cầu, chúng ta cần thực hiện nhiều điều chỉnh nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của người dùng Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của giai đoạn phân tích và thu thập yêu cầu, cần phải được thực hiện một cách hiệu quả.
Bằng cách áp dụng các mô hình và phương pháp quản lý khoa học, chúng ta có thể giảm thiểu rủi ro trong quản lý dự án kinh doanh và tối ưu hóa việc sử dụng nguồn tài nguyên như nhân lực, thiết bị và cơ sở vật chất.
Quản lý thời gian và phạm vi dự án là hai yếu tố quan trọng, nhưng lại không dễ dàng cho các nhà quản lý nhóm Công việc này không chỉ dựa vào những dự đoán hay tính toán lý thuyết mà còn phụ thuộc vào kinh nghiệm và khả năng quản lý của người lãnh đạo.
Việc xây dựng Hiến chương cho dự án mang lại nhiều lợi ích, giúp quá trình thực hiện dự án diễn ra thuận lợi hơn Thông tin và công việc được trình bày rõ ràng trong Hiến chương sẽ làm cho việc thực hiện dự án trở nên dễ dàng Ngoài ra, Hiến chương còn giúp nhà quản lý dự án nhanh chóng nhận diện các vấn đề và sai sót, từ đó cho phép ban quản lý giải quyết các vấn đề một cách kịp thời và hiệu quả.
PHẦN B: QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN
LÝ THUYẾT QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN
NHỮNG KHÁI NIỆM TRONG QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN CÁC YẾU TỐ ĐẦU VÀO VÀ ĐẦU RA CỦA QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN
TỐ ĐẦU VÀO VÀ ĐẦU RA CỦA QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ CHI PHÍ
Quản lý dự án là quy trình toàn diện bao gồm lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và kết thúc dự án, nhằm đáp ứng các yêu cầu và mục tiêu cụ thể với các mốc thời gian rõ ràng.
Chi phí dự án là tổng số tiền cần thiết để hoàn thành một giao dịch kinh doanh hoặc một công việc cụ thể Chi phí này được chia thành hai loại chính: chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.
Chi phí trực tiếp bao gồm chi phí chi trả:
Các cá nhân làm việc trong dự án – tức là nhân viên công ty hoặc các agency, freelancer.
Thiết bị – công cụ và máy móc hỗ trợ nhân viên sử dụng để hoàn thành dự án
Quản lý dự án bao gồm tất cả các nhiệm vụ cần thiết để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng hạn và đáp ứng các yêu cầu cụ thể.
Nhiệm vụ kỹ thuật (nếu cần) – tức là tất cả công việc nghiên cứu, thiết kế và lắp đặt thiết bị được thực hiện để hoàn thành dự án
Vận chuyển (nếu có) – tức là giá cước tùy chỉnh, đưa thành phẩm đến nhà bán lẻ,…
Chi phí gián tiếp bao gồm:
Chi phí hoạt động chung, tức là tiền thuê văn phòng, điện nước, bảo hiểm, thiết bị văn phòng, tài nguyên,…
Mức lương tăng hàng năm của nhân viên, thưởng lễ, tết,…
Các công cụ công nghệ hỗ trợ làm việc hiệu quả
Các yếu tố đầu vào của quá trình Quản lý chi phí dự án:
Kế hoạch quản lý dự án
Các yếu tố môi trường doanh nghiệp
Nội dung quy trình tổ chức
Các yếu tố đầu ra của quá trình Quản lý chi phí dự án:
Đường cơ sở hiệu suất chi phí
Yêu cầu ngân sách dự án
Cập nhật tài liệu dự án
MỤC ĐÍCH VÀ VAI TRÒ CỦA VIỆC QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN, QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN NHƯ THẾ NÀO LÀ HIỆU QUẢ
Quản lý chi phí dự án nhằm mục đích kiểm soát các chi phí trực tiếp và gián tiếp, đảm bảo rằng chúng nằm trong giới hạn ngân sách đã đề ra cho dự án.
Quản lý chi phí dự án (PCM) là quá trình ước tính, kiểm soát, xử lý và phân bổ ngân sách của doanh nghiệp, đảm bảo rằng chi phí không vượt quá giới hạn cho phép của dự án.
Quản lý chi phí dự án hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được các mục tiêu chính, mang lại nhiều tác động tích cực như tối ưu hóa nguồn lực, giảm thiểu rủi ro tài chính và nâng cao hiệu suất tổng thể của dự án.
Phân phối dự án theo các tiêu chí giá trị được thiết lập khi bắt đầu dự án.
Giám sát và ghi lại tất cả các giao dịch, thanh toán và các thay đổi liên quan đến dự án.
Để giảm chi phí kinh doanh tổng thể, nhà quản lý cần áp dụng phương pháp quản lý chi phí dự án hiệu quả, bao gồm lập kế hoạch chi tiết và cụ thể Các yếu tố quan trọng khác cũng cần được xem xét để đảm bảo quản lý chi phí thành công.
Thứ nhất, sử dụng phần mềm để quản lý chi phí dự án và hạn chế thất thoát chi phí
Phần mềm quản lý dự án không chỉ giúp cải thiện hiệu quả quản lý và đảm bảo tiến độ dự án mà còn giảm bớt gánh nặng ghi nhớ cho nhà quản lý Nó cung cấp cái nhìn tổng thể về dòng tiền ra vào doanh nghiệp trên nền tảng trực tuyến Đặc biệt, phần mềm quản lý chi phí dự án sẽ theo dõi và lưu trữ mọi giao dịch, bao gồm cả chi tiêu nội bộ nhỏ nhất, đồng thời cập nhật tức thời tình hình dòng tiền và kinh phí cho từng dự án Nhờ đó, nhà quản lý có thể điều chỉnh kế hoạch chi tiêu hợp lý và tối ưu ngân sách một cách hiệu quả.
Phần mềm FastWork Project hỗ trợ nhà quản lý trong việc nhanh chóng tạo phiếu thu và phiếu chi cho từng dự án Ngoài ra, nó còn cho phép xuất danh sách phiếu thu chi và theo dõi ngân sách, tổng thu chi cho từng dự án hoặc nhiều dự án một cách hiệu quả.
Thứ hai, quản lý nguồn ngân sách và quy mô dự án.
Để đảm bảo thành công trong quản lý chi phí dự án, cần xác định chi phí quản lý, chi phí phần mềm và các quyết định liên quan dựa trên ngân sách dự án ước tính Nếu tổng chi phí dự án không vượt quá ngân sách, điều này chứng tỏ rằng việc quản lý chi phí đã đạt hiệu quả.
Thứ ba, hiện nay thấy có 4 phương pháp quản lý ngân sách dự án chính cụ thể như sau:
Để tăng dần hiệu quả công việc, bạn nên theo dõi thời gian thực hiện các nhiệm vụ trong dự án, từ đó nắm bắt được thời gian thực tế cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ trong tương lai.
Để đạt được doanh thu lý tưởng, cần thực hiện tính toán chi tiết về số lượng dự án và mức giá cần thiết trong năm Việc này giúp xác định ngân sách cho từng dự án một cách hiệu quả.
Đề xuất các giá trị: cần thêm các mục vào ngân sách của dự án dựa trên giá trị mà chúng mang lại cho dự án.
Kỹ thuật quản lý ngân sách dựa trên số không yêu cầu mỗi hạng mục chi tiêu phải được chứng minh là hợp lý và có giá trị cho từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp, không chỉ giới hạn trong các dự án cụ thể.
DỰ TOÁN CHI PHÍ DỰ ÁN VÀ CÁC LOẠI DỰ TOÁN CHI PHÍ
3.1 Định nghĩa về ước tính chi phí dự án Đây là quá trình ước tính tổng chi phí của dự án Độ chính xác của dự toán chi phí phụ thuộc vào độ chính xác của và chi tiết của phạm vi dự án, là đường cơ sở phạm vi Phạm vi cũng sẽ xác định bất kì rang buộc nào như ngày tháng, tài nguyên hoặc ngân sách Sổ đăng kí rủi ro sẽ giúp tính toán các loại chi phí ước tính, chi phí thực hiện sau hành động dự phòng và chi phí thực hiện để đối phó với rủi ro.
3.2 Các loại chi phí cần ước tính Để ước tính cho phí của dự án, cần phân loại chi phí thành các loại như:
Chi phí nhân công bao gồm tổng tiền lương, phúc lợi và các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế mà người sử dụng lao động phải trả cho người lao động.
Chi phí thiết bị bao gồm các khoản chi cho việc mua sắm thiết bị công trình và thiết bị công nghệ, cũng như chi phí đào tạo, chuyển giao công nghệ, lắp đặt, thí nghiệm, hiệu chỉnh và các chi phí khác liên quan.
Chi phí vật tư bao gồm chi phí cho nguyên vật liệu chính cần thiết cho sản xuất sản phẩm, đóng vai trò là cơ sở vật chất cấu thành sản phẩm Ngoài ra, còn có chi phí cho vật liệu phụ và các loại vật liệu khác trực tiếp liên quan đến quá trình sản xuất.
Chi phí chung, hay còn gọi là chi phí gián tiếp, là những khoản chi phí không liên quan trực tiếp đến sản phẩm Khái niệm này bao gồm tất cả các loại chi phí không phải là chi phí nguyên liệu và chi phí lao động trực tiếp.
Các loại chi phí liên quan khác.
3.4 Các kĩ thuật ước tính dự án
Có 3 kĩ thuật ước tính được sử dụng phổ biến:
Kỹ thuật ước tính tương tự dựa vào đánh giá của các chuyên gia và thông tin từ các dự án tương tự đã thực hiện trước đó Chi phí của các dự án này có thể được điều chỉnh cộng hoặc trừ 20% để áp dụng cho dự án hiện tại.
Ước tính tham số : Dữ liệu hoặc bản ghi trong quá khứ được sử dụng để ước tính chi phí cho dự án hiện tại.
Kỹ thuật ước tính từ dưới lên là phương pháp tin cậy nhất khi đã xác định phạm vi dự án Phương pháp này dựa vào cấu trúc phân chia công việc để ước tính chi phí cho từng tài nguyên hoặc sản phẩm được phân phối.
NGÂN SÁCH DỰ ÁN VÀ CÁC PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ NGÂN SÁCH DỰ ÁN
Ngân sách dự án là tổng số tiền được lập kế hoạch và phân bổ cho việc thực hiện dự án trong một khoảng thời gian cụ thể Nó dựa trên ước tính chi phí ban đầu và phụ thuộc vào hiệu quả kiểm soát chi phí, nhằm đảm bảo rằng tất cả các chi phí như thiết bị, giờ làm việc, vật liệu và các chi phí trực tiếp được chi trả trong khi vẫn giữ trong giới hạn ngân sách.
Có 4 phương pháp quản lý ngân sách dự án chính:
Để quản lý hiệu quả dự án, hãy tăng dần thời gian theo dõi cho các nhiệm vụ của bạn, giúp bạn hiểu rõ hơn về thời gian thực tế cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ trong tương lai.
Để đạt được doanh thu lý tưởng, bạn cần xác định số lượng dự án và mức giá cần thực hiện trong năm Hãy tính toán ngân sách cho từng dự án một cách chi tiết để đảm bảo hoàn thành mục tiêu doanh thu đã đề ra.
Đề xuất giá trị – thêm các mục vào ngân sách của mình dựa trên giá trị mà chúng mang lại cho dự án của bạn
Kỹ thuật quản lý ngân sách dựa trên số không tương tự như đề xuất giá trị, nhưng yêu cầu các hạng mục phải hợp lý và chứng minh được tính hữu ích cho từng giai đoạn kinh doanh mới, không chỉ giới hạn trong một dự án cụ thể.
Quá trình lập kế hoạch ngân sách dự án bao gồm việc ước tính các nguồn lực cần thiết cho dự án, xác định số lượng từng nguồn lực, thời điểm yêu cầu các nguồn lực và chi phí tiền tệ tương ứng của chúng.
Vai trò của việc lập kế hoạch ngân sách dự án:
Một kế hoạch chi tiết và rõ ràng giúp dự án đi đúng hướng, xác định rõ ràng những nhiệm vụ cần thực hiện trong hiện tại và tương lai Nhờ đó, các quyết định trong dự án sẽ luôn bám sát mục tiêu đã đề ra.
Sử dụng hiệu quả nguồn lực hiện có là yếu tố quan trọng, không chỉ giúp lập kế hoạch cho tương lai mà còn phản ánh chính xác tình trạng hiện tại của dự án Ngân sách cung cấp cái nhìn tổng quát về hiệu quả hoạt động, từ đó giúp tối ưu hóa quy trình và đạt được kết quả tốt hơn.
Kế hoạch tương lai hoạt động như một bản đồ thời gian, hướng dẫn dự án xác định các bước cần thực hiện và mục tiêu cần đạt được.
Kế hoạch ngân sách không chỉ giúp quản lý nguồn thu chi mà còn là thước đo hiệu quả hoạt động của dự án, cho phép các nhà quản trị đánh giá kết quả thực tế so với kỳ vọng.
THỰC NGHIỆM CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHI PHÍ CỦA DỰ ÁN ĐƯỜNG
ÁN CHUỖI XE ĐẨY CÀ PHÊ MANG ĐI CHILL COFFEE.
Nếu tiến độ dự án diễn ra thuận lợi mà không gặp phải rủi ro nào ảnh hưởng đến chi phí và ngân sách, dự án sẽ được hoàn thành trong vòng 21 tuần.
Bảng II.1 Bảng kế hoạch rút ngắn tiến độ dự án Đơn vị tính: VNĐ
CV Tên CV CV trước đó
1 A Thiết kế và trang trí - 8 5 66.155.000 111.155.000
2 B Phương tiện, máy móc, thiết bị - 3 3 171.800.000 171.800.000
Bảng II.2 Bảng hệ số giá thành rút ngắn tiến độ Đơn vị tính: VNĐ
Côngviệc Thời gian rút ngắn tối đa (tuần) Chi phí tăng
Giả sử CP gián tiếp để thực hiện dự án cho 1 tuần là 5.000.000đ
Bảng II.3 Bảng chi phí rút ngắn tiến độ Đơn vị tính: VNĐ
Theo lịch Chi phí tăng Chi phí trực tiếp Chi phí gián tiếp
Tổng chi phí thực hiện
21 tuần Bình thường - 500.000.000 105.000.000 605.000.000 tuần 20 Rút cv D
Dự án có vốn đầu tư ban đầu 500.000.000 đồng và chi phí gián tiếp 5.000.000 đồng mỗi tuần Sau khi rút ngắn thời gian, tổng chi phí hoàn thành dự án sẽ là 601.000.000 đồng trong vòng 17 tuần.
