i MỤC LỤC CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ SÁNG KIẾN 1 LÝ DO THỰC HIỆN SÁNG KIẾN 1 MỤC TIÊU GIẢI PHÁP 1 PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN 2 PHẠM VI SÁNG KIẾN 2 NỘI DUNG CHÍNH CỦA SÁNG KIẾN 3 CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT 4 Khái niệm và vai trò của truyền thông 4 Khái niệm 4 Vai trò 4 Khái niệm và tầm quan trọng của quảng bá thương hiệu 5 Khái niệm 5 Tầm quan trọng của quảng bá thương hiệu 5 Thực trạng sử dụng kênh truyền thông tại BUH 7 Phân tích ưu điểm và nhược điểm của một số ứng dụng truyền thông 9 Vài nét về Zalo Offi.
TỔNG QUAN VỀ SÁNG KIẾN
LÝ DO THỰC HIỆN SÁNG KIẾN
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã đầu tư vào truyền thông và thương mại điện tử để quảng bá thương hiệu và truyền tải thông tin nhanh chóng đến khách hàng Hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng hệ thống email, website, fanpage để chia sẻ thông tin, trong đó Trường Đại học Ngân hàng TPHCM (BUH) cũng áp dụng các công cụ này để tương tác với doanh nghiệp, đối tác và sinh viên Mặc dù mỗi công cụ có ưu nhược điểm riêng, nhưng chưa thể hiện tính truyền thông chủ động và việc quảng bá vẫn tốn kém Để khắc phục vấn đề này, nhóm sáng kiến đã nghiên cứu và quyết định phát triển một ứng dụng hỗ trợ tuyển sinh và quản lý sinh viên hiệu quả, với tính chủ động, tiện lợi và không tốn chi phí cài đặt và vận hành.
Dự án "Xây dựng phần mềm hỗ trợ tuyển sinh, truyền thông và quản lý sinh viên cho trường Đại học Ngân hàng TPHCM" được triển khai nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý hiệu quả quy trình tuyển sinh và thông tin sinh viên, đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ giáo dục tại trường.
- Mục tiêu chung: Xây dựng phần mềm hỗ trợ tuyển sinh, truyền thông và quản lý sinh viên cho trường Đại học Ngân hàng TPHCM
- Mục tiêu cụ thể: Phần mềm đảm bảo các chức năng:
▪ Truyền thông nhanh chóng và hiệu quả (không tốn chi phí)
Các phòng chức năng và các khoa quản lý sinh viên có thể chủ động gửi tin nhắn đến người dùng, với khả năng tiếp cận lên đến hàng trăm ngàn người trong mỗi lần gửi.
Tích hợp danh sách người dùng từ tệp Excel, được xuất từ hệ thống quản lý sinh viên của phòng Công tác sinh viên hoặc nhập thông tin theo mẫu Excel, giúp quản lý dữ liệu hiệu quả hơn.
▪ Kiểm tra số tin gửi thành công và không thành công
▪ Cho phép tạo nhóm người dùng riêng
▪ Chức năng thêm người dùng, xóa người dùng, xóa nhóm, sửa thông tin người dùng
▪ Xuất ra tập tin Excel những người mà hệ thống báo chưa gửi tin được
▪ Cho phép gửi tin nhắn (tin văn bản, hình ảnh, đường liên kết, tập tin ứng dụng Word, Excel, PowerPoint, PDF)
Phòng chức năng có thể dễ dàng quản lý thông tin người dùng truy cập ứng dụng, bao gồm tên người dùng, số điện thoại và hình ảnh đại diện.
▪ Liên kết đến hầu hết các trang web và Fanpage hoặc các kênh thông tin khác (All In One - tất cả trong một) vào hệ thống OA
Tích hợp hệ thống quản trị Zalo Official Account vào phần mềm thông qua mã QR hoặc đường liên kết giúp quản lý trên giao diện web Ngoài ra, người dùng có thể sử dụng công cụ ZaloOAAdmin để quản lý thông tin dễ dàng trên thiết bị di động.
Thống kê số lượng người dùng đọc tin, nhận tin và tương tác với bài viết giúp phòng chức năng và nhà trường quản lý thông tin hiệu quả hơn thông qua giao diện web.
▪ Đảm bảo tính hiệu quả, không tốn chi phí vận hành…
Sáng kiến này được thực hiện dựa trên phương pháp định tính, tổng hợp và so sánh nhiều tài liệu trước đó để giới thiệu các ứng dụng, mô tả tình hình sử dụng, cũng như phân tích và đối chiếu các ứng dụng nhằm chỉ ra ưu và nhược điểm của từng ứng dụng Thêm vào đó, nhóm đã tìm hiểu thực tế từ các phòng chức năng và sinh viên tại trường để giới thiệu phần mềm ICBUH (Instant Communication BUH), nhằm áp dụng rộng rãi và hiệu quả trong môi trường học tập.
SÁNG KIẾN
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Chương 3: Kết quả thực hiện
Chương 4: Kết luận và kiến nghị
CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ SÁNG KIẾN
LÝ DO THỰC HIỆN SÁNG KIẾN
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đầu tư vào phát triển truyền thông và hệ thống thương mại điện tử để quảng bá thương hiệu và truyền tải thông tin đến khách hàng nhanh chóng Hầu hết các doanh nghiệp đã có hệ thống gửi nhận email, website, fanpage để chia sẻ thông tin Trường Đại học Ngân hàng TPHCM (BUH) cũng áp dụng các công cụ này để tương tác với doanh nghiệp, đối tác, sinh viên và cựu sinh viên Tuy nhiên, các công cụ hiện tại chưa thể hiện tính truyền thông chủ động và việc quảng bá vẫn tốn kém Để khắc phục điều này, nhóm sáng kiến đã nghiên cứu và quyết định thực hiện một ứng dụng hỗ trợ tuyển sinh và quản lý sinh viên hiệu quả, với tính chủ động, tiện lợi và không tốn chi phí cài đặt và vận hành.
Xây dựng phần mềm hỗ trợ tuyển sinh, truyền thông và quản lý sinh viên cho trường Đại học Ngân hàng TPHCM nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý hiệu quả và nâng cao trải nghiệm học tập cho sinh viên Phần mềm này sẽ tối ưu hóa quy trình tuyển sinh, cải thiện giao tiếp giữa nhà trường và sinh viên, cũng như quản lý thông tin sinh viên một cách thuận tiện và chính xác.
- Mục tiêu chung: Xây dựng phần mềm hỗ trợ tuyển sinh, truyền thông và quản lý sinh viên cho trường Đại học Ngân hàng TPHCM
- Mục tiêu cụ thể: Phần mềm đảm bảo các chức năng:
▪ Truyền thông nhanh chóng và hiệu quả (không tốn chi phí)
Các phòng chức năng và các khoa quản lý sinh viên có khả năng gửi tin nhắn chủ động đến người dùng, với số lượng tin nhắn có thể lên đến vài trăm nghìn người trong mỗi lần gửi.
Tích hợp danh sách người dùng từ tập tin Excel, được xuất từ hệ thống quản lý sinh viên của phòng Công tác sinh viên, hoặc nhập thông tin theo mẫu Excel, giúp quản lý dữ liệu một cách hiệu quả và chính xác.
▪ Kiểm tra số tin gửi thành công và không thành công
▪ Cho phép tạo nhóm người dùng riêng
▪ Chức năng thêm người dùng, xóa người dùng, xóa nhóm, sửa thông tin người dùng
▪ Xuất ra tập tin Excel những người mà hệ thống báo chưa gửi tin được
▪ Cho phép gửi tin nhắn (tin văn bản, hình ảnh, đường liên kết, tập tin ứng dụng Word, Excel, PowerPoint, PDF)
Phòng chức năng có thể dễ dàng quản lý thông tin người dùng truy cập ứng dụng, bao gồm tên người dùng, số điện thoại và hình ảnh đại diện.
▪ Liên kết đến hầu hết các trang web và Fanpage hoặc các kênh thông tin khác (All In One - tất cả trong một) vào hệ thống OA
Hệ thống quản trị Zalo Official Account có thể được tích hợp vào phần mềm thông qua mã QR hoặc liên kết, cho phép quản lý dễ dàng trên giao diện web Bên cạnh đó, công cụ quản trị ZaloOAAdmin hỗ trợ người dùng quản lý thông tin hiệu quả ngay trên thiết bị di động.
Thống kê số lượng người dùng đọc tin, nhận tin và tương tác với bài viết giúp phòng chức năng và nhà trường quản lý thông tin hiệu quả hơn thông qua giao diện web.
▪ Đảm bảo tính hiệu quả, không tốn chi phí vận hành…
Sáng kiến này được thực hiện dựa trên phương pháp định tính, kết hợp so sánh nhiều tài liệu để phân tích và đối chiếu các ứng dụng, từ đó chỉ ra ưu và nhược điểm của từng ứng dụng Bên cạnh đó, nhóm đã tìm hiểu thực tế từ các phòng chức năng và sinh viên tại trường để giới thiệu phần mềm ICBUH (Instant Communication BUH) nhằm áp dụng rộng rãi và hiệu quả.
- Đối tượng của ứng dụng là:
Người dùng của trường bao gồm giảng viên, sinh viên hiện tại, cựu sinh viên, học sinh tìm hiểu thông tin tuyển sinh và nhiều đối tượng khác.
Người quản trị bao gồm cán bộ chuyên trách từ các phòng chức năng như phòng Tư vấn tuyển sinh và Phát triển thương hiệu, Viện Đào tạo quốc tế, cùng với phòng Công tác sinh viên Bên cạnh đó, còn có sự hỗ trợ từ các trung tâm như Trung tâm Hỗ trợ sinh viên, Trung tâm Ngoại ngữ-Tin học và các khoa quản lý sinh viên.
NỘI DUNG CHÍNH CỦA SÁNG KIẾN
Chương 1: Tổng quan về sáng kiến
Hiện nay, xu hướng truyền thông và quản lý tin tức hiệu quả đang ngày càng được chú trọng, nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin nhanh chóng và chính xác của công chúng Lý do thực hiện sáng kiến này là để cải thiện khả năng tiếp cận thông tin và nâng cao chất lượng nội dung truyền thông Mục tiêu của sáng kiến là xây dựng một hệ thống quản lý tin tức đồng bộ, giúp tối ưu hóa quy trình truyền tải thông tin và đảm bảo tính minh bạch Phạm vi sáng kiến bao gồm việc áp dụng công nghệ hiện đại và các phương pháp truyền thông mới nhằm nâng cao hiệu quả trong việc quản lý và phân phối tin tức.
Chương 2: Cơ sở lý thuyết
Truyền thông chủ động là một khái niệm quan trọng trong việc quản lý thông tin, với các đặc điểm nổi bật như khả năng tương tác và phản hồi nhanh chóng Hiện nay, có nhiều công cụ truyền thông phổ biến như mạng xã hội, email marketing và ứng dụng di động, mỗi công cụ đều có ưu và nhược điểm riêng Tại BUH, việc sử dụng các kênh truyền thông đang diễn ra với nhiều thách thức, từ đó cần xác định các vấn đề thiết yếu để phát triển phần mềm hỗ trợ truyền thông hiệu quả hơn.
Chương 3: Kết quả thực hiện
Phần mềm ứng dụng đã được triển khai một cách hiệu quả, mang lại những kết quả đáng kể trong việc nâng cao năng suất và tối ưu hóa quy trình làm việc Tính mới của phần mềm thể hiện qua các tính năng độc đáo, đáp ứng nhu cầu thực tiễn của người dùng Hơn nữa, tính ứng dụng của phần mềm đã được chứng minh qua việc áp dụng thành công trong nhiều lĩnh vực khác nhau, góp phần cải thiện hiệu quả công việc và tiết kiệm thời gian cho người sử dụng.
Chương 4: Kết luận và kiến nghị
Kết luận về nội dung sáng kiến đã thực hiện và kiến nghị về các lĩnh vực nên áp dụng, hướng phát triển sáng kiến trong tương lai.
QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA PHẦN MỀM VÀ KẾT QUẢ THỰC HIỆN
Khái niệm và vai trò của truyền thông:
Truyền thông là quá trình chia sẻ thông tin giữa ít nhất hai tác nhân, trong đó họ tương tác và áp dụng các quy tắc cùng tín hiệu chung Thông tin được truyền từ người gửi đến người nhận, và trong các tình huống phức tạp hơn, nó còn liên kết họ với nhau Phát triển truyền thông không chỉ đơn thuần là việc trao đổi thông tin mà còn là khả năng hiểu và nắm bắt ý nghĩa từ âm thanh, biểu tượng, cũng như học cú pháp của ngôn ngữ.
Truyền thông đóng vai trò quan trọng trong chiến lược Marketing, là công cụ quảng bá thương hiệu hiệu quả Nó không chỉ quyết định sự sống còn mà còn ảnh hưởng đến sự bùng nổ của thương hiệu trên thị trường.
Việc áp dụng truyền thông trong hoạt động kinh doanh để lan tỏa thông tin sẽ mang lại giá trị to lớn cho thương hiệu Doanh nghiệp có thể phát triển mạnh mẽ nếu biết cách khai thác hiệu quả các kênh truyền thông.
Nếu không biết cách khai thác và tận dụng truyền thông, bạn sẽ bị lạc hậu và tụt lại phía sau, trở thành điểm yếu so với đối thủ trên thị trường.
Hình 2 1 - Truyền thông và vai trò của truyền thông
Khái niệm và tầm quan trọng của quảng bá thương hiệu:
Quảng bá thương hiệu là mục tiêu chính của doanh nghiệp để phát triển kinh doanh và khẳng định vị thế trên thị trường Đây là chuỗi hoạt động nhằm tiếp cận người tiêu dùng, giúp họ nhận biết và tin tưởng vào thương hiệu.
Tầm quan trọng của quảng bá thương hiệu:
Quảng bá thương hiệu giúp khách hàng nhận diện sản phẩm của doanh nghiệp thông qua các đặc điểm nổi bật và đặc trưng mà doanh nghiệp đã xây dựng.
Xây dựng thương hiệu mạnh mang lại lợi thế lớn cho doanh nghiệp, không chỉ tạo dựng hình ảnh sản phẩm mà còn nâng cao uy tín, thúc đẩy tiêu thụ hàng hóa và trở thành vũ khí cạnh tranh hiệu quả.
Một thương hiệu mạnh không chỉ tạo niềm tin cho người tiêu dùng mà còn giúp họ cảm thấy yên tâm và tự hào khi sử dụng sản phẩm, từ đó nâng cao tính trung thành và ổn định lượng khách hàng hiện tại Hơn nữa, thương hiệu mạnh còn thu hút thị trường mới, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc mở rộng và thu hút khách hàng tiềm năng, bao gồm cả khách hàng từ đối thủ cạnh tranh Điều này đặc biệt có lợi cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa, giúp họ giải quyết bài toán thâm nhập, chiếm lĩnh và mở rộng thị trường.
Một thương hiệu mạnh giúp doanh nghiệp có vị thế vững chắc trong cạnh tranh, thu hút đầu tư và nhân tài Đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa, thương hiệu là yếu tố quan trọng để thu hút vốn từ bên ngoài, vì nhà đầu tư thường ngần ngại rót vốn vào những doanh nghiệp chưa có tên tuổi Việc đầu tư vào doanh nghiệp không có thương hiệu tiềm ẩn rủi ro cao Hơn nữa, khi thương hiệu được đăng ký, nó sẽ được pháp luật bảo vệ khỏi các tranh chấp thương mại và hàng giả, hàng nhái từ đối thủ cạnh tranh.
Trước nhu cầu sống và thu nhập ngày càng cao, người tiêu dùng Việt Nam đã nâng cao nhận thức về thương hiệu Thương hiệu trở thành yếu tố quyết định trong việc lựa chọn sản phẩm, mang lại sự an tâm về nguồn gốc, chất lượng và tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin Để chiếm lĩnh thị trường và phát triển bền vững, doanh nghiệp cần đầu tư nghiêm túc vào việc xây dựng và phát triển thương hiệu.
Thứ năm, một thương hiệu mạnh có thể làm tăng lợi nhuận và lãi cổ phần
Xem xét bất kỳ một nhãn hiệu nào trong số những thương hiệu hàng đầu thế giới như
Coca-Cola, BMW, American Express và Adidas đều xem trọng thương hiệu như một công cụ quản lý quan trọng, không chỉ đơn thuần là phương tiện bán hàng Những công ty lớn này nhận thức rằng thương hiệu mang lại giá trị lớn cho doanh nghiệp và có thể tạo ra sự khác biệt trong thị trường cạnh tranh.
Thương hiệu không chỉ là tài sản của doanh nghiệp mà còn là tài sản quốc gia, đặc biệt khi thâm nhập vào thị trường quốc tế Thương hiệu hàng hóa thường gắn liền với hình ảnh quốc gia qua nhãn hiệu, chỉ dẫn địa lý và đặc tính sản phẩm Quốc gia có nhiều thương hiệu nổi tiếng sẽ nâng cao khả năng cạnh tranh kinh tế và củng cố vị thế trên trường quốc tế, từ đó thúc đẩy phát triển văn hóa-xã hội, hợp tác quốc tế và hội nhập kinh tế toàn cầu Ví dụ, Sony, Toyota, và Toshiba đều là những sản phẩm nổi tiếng của Nhật Bản, mặc dù hiện nay chúng được sản xuất tại nhiều quốc gia khác thông qua phân công lao động quốc tế và liên doanh, liên kết qua đầu tư và chuyển giao công nghệ.
Hình 2 2 – Tầm quan trọng của quảng bá thương hiệu
Thực trạng sử dụng kênh truyền thông tại BUH
Trong thời đại công nghệ số hiện nay, việc truyền thông là cần thiết cho sự phát triển thương hiệu của doanh nghiệp Doanh nghiệp cần lựa chọn công nghệ quảng bá và quản lý thông tin đảm bảo tính ổn định, tức thời, thuận tiện và tiết kiệm chi phí Nhiều trường đại học vẫn sử dụng thư điện tử để giao tiếp, bên cạnh đó, mỗi trường đều có website để quảng bá thương hiệu và cung cấp thông tin hoạt động Ngoài hai công cụ này, một số trường còn phát triển thêm các nền tảng như Fanpage, Zalo và YouTube để tăng cường sự hiện diện trực tuyến.
Nhiệm vụ truyền thông tuyển sinh và quảng bá thương hiệu của BUH do phòng
Khoa Sau Đại học và Viện Đào tạo Quốc tế cung cấp dịch vụ tư vấn tuyển sinh và phát triển thương hiệu, sử dụng các phương tiện truyền thông như mạng xã hội Facebook, kênh Youtube, email, tin nhắn điện thoại và tờ rơi để truyền tải thông tin hiệu quả.
Hàng năm, các đơn vị chức năng trong trường phải chi một khoản tiền lớn cho quảng cáo, chủ yếu qua việc gửi tin nhắn điện thoại đến người dùng, với mỗi tin nhắn tốn khoảng năm trăm ngàn đồng Nếu quảng cáo gửi đến vài chục ngàn người, chi phí sẽ rất cao Mỗi phương thức quảng cáo đều có ưu điểm và hạn chế riêng, do đó, để giải quyết bài toán truyền thông và quảng bá thương hiệu, cần chú trọng đến hiệu quả ứng dụng cũng như chi phí triển khai và duy trì.
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
VÀ KẾT QUẢ THỰC HIỆN
Giới thiệu về phần mềm ứng dụng ICBUH (Instant Communication BUH)
Phần mềm được viết bằng ngôn ngữ lập trình C# dựa trên nền tảng của Microsoft.NET kết nối với nền tảng Zalo Official Account
Phần mềm được thiết kế để gửi tin nhắn chủ động và kết nối với hệ thống quản trị Zalo trên website, cho phép xuất bản bài viết nhằm quảng bá thông tin đến người dùng qua ứng dụng Zalo trên điện thoại hoặc thiết bị di động một cách nhanh chóng và miễn phí.
Hình 3 1 - Giao diện phần mềm
Các chức năng chính của phần mềm ICBUH Đăng nhập hệ thống
Khi chương trình được thực thi, người quản trị hệ thống phải đăng nhập để quản trị, giao diện như sau:
Hình 3 2 - Đăng nhập hệ thống
Nhập (import) danh sách người dùng từ file Excel
Người vận hành hệ thống sử dụng chức năng nhập danh sách sinh viên, học sinh vào hệ thống lần đầu tiên và sau mỗi khóa học mới Dữ liệu này được lấy từ phòng Công tác sinh viên hoặc phòng Đào tạo theo mẫu quy định.
Hình 3 3- Chức năng import danh sách Excel
Hệ thống cũng cho phép người quản trị kéo thả tập tin vào hệ thống một cách nhanh chóng:
Hệ thống hỏi trước khi nhập liệu cho phép các phòng chức năng tư vấn tuyển sinh dễ dàng cung cấp mã QR (QR Code) Thí sinh chỉ cần sử dụng điện thoại hoặc thiết bị di động để quét mã, từ đó có thể truy cập vào hệ thống và chuyển sang giao diện web Phần mềm này còn tích hợp chức năng liên kết qua nền tảng Zalo, tạo thuận lợi cho việc tương tác.
Gửi tin nhắn chủ động
Hệ thống cho phép quản trị viên gửi tin nhắn đến hàng triệu người dùng cùng lúc, bao gồm các loại nội dung như tin nhắn văn bản, hình ảnh, liên kết trên Internet, và các tập tin như docx, xlsx, pptx.
Hình 3 5 - Màn hình gửi tin nhắn
Hình 3.6 Tùy chọn các loại tập tin
Quản lý việc gửi tin đến người dùng
Hệ thống cho phép trích xuất thông tin về số người dùng đã nhận tin nhắn và số người chưa nhận (được đánh dấu màu đỏ) do chưa theo dõi hệ thống Tính năng này giúp người quản trị dễ dàng theo dõi và xuất file Excel danh sách những người chưa theo dõi, từ đó có thể yêu cầu họ đăng nhập và quan tâm đến hệ thống.
Phần mềm hỗ trợ các loại tập tin gửi
Hình 3 7 - Kết quả sau khi gửi tin nhắn
Xuất ra tập tin Excel danh sách những người chưa theo dõi (follow) hệ thống
Tính năng này cho phép người quản trị xuất thông tin những trường hợp người dùng chưa follow hệ thống
Hình 3 8 - Xuất thông tin ra excel
Thêm, xóa, sửa thông tin người dùng
Hệ thống cho phép thêm người dùng với thông tin tên và số điện thoại
Hình 3 9 - Thêm thông tin người dùng
Phần mềm quản lý sinh viên nội bộ BUH cho phép tạo nhóm người dùng riêng biệt với cấu trúc cây thư mục phân cấp rõ ràng, bao gồm sinh viên toàn trường, theo từng khóa hệ, khoa, ngành và lớp cụ thể Ví dụ, khi Khoa Hệ thống thông tin quản lý muốn gửi thông báo chỉ cho khoa của mình, người quản trị chỉ cần nhấn chuột vào biểu tượng dấu cộng (+) để mở thư mục con và thực hiện việc gửi thông báo một cách dễ dàng.
Hình 3 10- Gửi tin theo từng tiêu chí
Ngoài ra, hệ thống cho phép tạo nhóm thông tin riêng để lưu danh sách từ file excel hoặc nhập bằng tay
Hình 3 11 - Thêm nhóm người dùng
Người dùng có thể tạo các nhóm quản lý khác nhau để theo dõi hiệu quả hơn, chẳng hạn như Phòng Tư vấn tuyển sinh có thể lập nhóm học sinh cho từng trường như ABC và XYZ.
Chức năng kết nối với ứng dụng Zalo Official Account
Phần mềm ICBUH giúp người quản trị quét mã QR trực tiếp từ giao diện chính, hoặc có thể truy cập vào giao diện web để quản lý hệ thống một cách dễ dàng.
Hình 3 12 - Kết nối với hệ thống quản trị Zalo trên web
Thông qua giao diện web, người quản trị có thể thực hiện các chức năng (được trình bày chi tiết trong phần phụ lục):
▪ Dùng để đưa tin tức bài viết
▪ Theo dõi tương tác, truy cập tin bài…
▪ Người quản trị hệ thống sẽ tạo bài viết, tin nhắn chủ động, video trực tiếp trên hệ thống ZOA hoặc liên kết bài viết từ nguồn website khác
▪ Bài viết, tin nhắn, video sẽ tự động chuyển đến hộp thư cá nhân của người dùng
▪ Người dùng tiếp cận tin bài, video, nhắn tin và tương tác chia sẻ bài viết
▪ Người dùng có thể đánh giá trực tiếp về chất lượng tin bài
Người quản trị có khả năng thống kê số lượng bài viết đã được gửi đến người dùng, cùng với số lượng người đọc và tương tác với nội dung Họ cũng có thể theo dõi số lần người dùng thực hiện cuộc gọi hoặc gửi tin nhắn Dựa trên các số liệu này, phòng chức năng sẽ gửi thông tin đến khoa quản lý sinh viên, từ đó tạo điều kiện để cộng thêm điểm rèn luyện hoặc cung cấp các ưu đãi cho những sinh viên tích cực tương tác và theo dõi thông tin qua ứng dụng ZOA.
Token là chuỗi ký tự do hệ thống Zalo cung cấp cho việc xây dựng hệ thống ZOA, có thời hạn sử dụng 1 năm Khi hết hạn, cơ quan sử dụng ZOA cần liên hệ với bộ phận quản lý Zalo để được cấp mới Token, vì hệ thống chỉ hoạt động khi có Token Để thực hiện việc này, người quản trị truy cập vào giao diện chính và chọn menu “Hệ thống” ➔ “Nhập lại”.
Hình 3 13 - Nhập lại Token mới
3.2.9.2 Đổi mật khẩu người quản trị
Mặc định tên đăng nhập hệ thống là “admin”, mật khẩu là “admin123”, tuy nhiên người quản trị cần đổi mật khẩu mới để bảo mật thông tin
Hình 3 14 - Đổi mật khẩu người quản trị
Khi người quản trị nhấn vào nút “Thoát phần mềm” để kết thúc phiên làm việc
Hình 3 15 - Kết thúc chương trình
Chức năng này giúp quản trị viên hệ thống nắm bắt cách vận hành và quản lý hiệu quả Bằng cách nhấn vào menu “Hướng dẫn sử dụng phần mềm”, người dùng có thể truy cập file PDF hướng dẫn chi tiết từng bước thực hiện.
Hình 3 16 - Menu hướng dẫn sử dụng Đăng nhập hệ thống quản trị OA trên web
Việc đăng nhập và quản lý hệ thống rất dễ dàng Người quản trị chỉ cần truy cập vào địa chỉ https://oa.zalo.me/home và đăng nhập bằng số điện thoại của mình hoặc sử dụng mã QR có trên giao diện phần mềm ICBUH.
Các cách đăng nhập hệ thống
Giao diện chính của ZOA sau khi đăng nhập hệ thống
Người quản trị hệ thống (Admin):
- Tạo bài viết mới: Bài viết bao gồm tiêu đề, nội dung, hình ảnh, hình đại diện
- Tạo video mới cho phép người dùng xem trực tiếp trên thiết bị di động có kết nối Internet
Chức năng gửi tin đồng thời cho nhiều người nhận (broadcast) cho phép bạn lựa chọn một hoặc nhiều bài viết để gửi đến nhiều người cùng lúc Bạn cũng có thể thiết lập thời gian gửi và quy định độ tuổi của người nhận tin, giúp tối ưu hóa quá trình truyền tải thông điệp.
Hệ thống cho phép người quản trị theo dõi lịch sử bài gửi, bao gồm trạng thái của bài viết đã được gửi hay chưa, số lượng người nhận và số lượng người đã đọc nội dung.
- Thống kế số lượng người nhận tin bài viết, số người đọc tin, số người tương tác
- Thiết lập hệ thống menu cho phép người dùng thực hiện chức năng mong muốn
- Nhiều tính năng quản lý khác …
Người sử dụng hệ thống:
Khi hệ thống xuất bản bài viết, người dùng sẽ ngay lập tức nhận được thông báo trên thiết bị của mình, bao gồm điện thoại di động, máy tính và các thiết bị khác Thông tin này được đánh dấu màu đỏ để thu hút sự chú ý của người dùng.
- Nhận tin bài viết, xem nội dung và đánh giá bài viết
- Xem tin nhắn tức thời
- Gửi tin nhắn đến hệ thống (instant message) để trao đổi với người quản trị hệ thống
- Nhấn nút gọi trên menu hệ thống để gọi điện thoại miễn phí
