NHẬP MÔN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Khái niệm hành chính văn phòng
1.1.1.1 Khái niệm, nhiệm vụ của văn phòng
Có nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng:
Văn phòng được hiểu theo nghĩa chung nhất là nơi hoạt động mang tính chất giấy tờ (bàn giấy)
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý công văn và giấy tờ hành chính tại các cơ quan, đơn vị Nhiều người thường nhầm lẫn rằng văn phòng chỉ là bộ phận văn thư, nhưng thực tế, văn phòng còn bao gồm nhiều chức năng khác liên quan đến tổ chức và điều hành hoạt động của cơ quan.
Văn phòng là nơi làm việc chính của các cơ quan và đơn vị, nơi mà các cán bộ, công chức thực hiện nhiệm vụ hàng ngày Ví dụ điển hình bao gồm văn phòng của Ủy ban Nhân dân các cấp và văn phòng của các bộ ngành.
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ thủ trưởng cơ quan thực hiện nhiệm vụ lãnh đạo và quản lý Đây là bộ máy giúp điều hành và thực hiện các chức năng của đơn vị một cách hiệu quả.
Để hiểu rõ về văn phòng, cần xem xét toàn diện các hoạt động diễn ra tại đây, bao gồm việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin từ bên ngoài và nội bộ, hỗ trợ lãnh đạo đưa ra quyết định chính xác Hoạt động đầu ra bao gồm phân phối, truyền tải và xử lý thông tin phản hồi, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý Ngoài ra, các cơ quan cần có phương tiện vật chất kỹ thuật cần thiết Văn phòng không chỉ là nơi nghiên cứu và đề xuất ý kiến cho lãnh đạo, mà còn thực hiện các công việc như tổ chức mua sắm, quản lý tài sản và trang thiết bị, nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực này.
Từ các quan niệm trên, chúng ta có thể nêu định nghĩa đầy đủ nhất về văn phòng:
“Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi thu thập xử lý,
Cung cấp và truyền đạt thông tin hỗ trợ quản lý, đồng thời đảm bảo dịch vụ hậu cần và các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị là những nhiệm vụ quan trọng.
* Nhiệm vụ của văn phòng
Tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động và quy mô của từng cơ quan, văn phòng sẽ đảm nhận các nhiệm vụ khác nhau, thường bao gồm việc quản lý, tổ chức công việc và hỗ trợ các hoạt động của đơn vị.
Văn phòng có nhiệm vụ quan trọng trong việc xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch công tác hàng tháng, quý và tuần Họ thường xuyên theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các chương trình này và trực tiếp xây dựng lịch công tác cho lãnh đạo Mỗi cơ quan, đơn vị có thể có nhiều chương trình kế hoạch do các bộ phận khác nhau thực hiện, vì vậy văn phòng đóng vai trò tổng hợp các chương trình này thành một hệ thống hoàn chỉnh, đảm bảo sự ăn khớp nhằm đạt được mục tiêu chung của cơ quan.
Thông tin là yếu tố thiết yếu cho mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định hiệu quả Với sự đa dạng về loại hình và nguồn gốc, việc thu thập và xử lý thông tin không thể chỉ dựa vào cá nhân lãnh đạo mà cần có sự hỗ trợ từ văn phòng Văn phòng đóng vai trò như "cửa sổ" và "bộ lọc" thông tin, nơi tất cả thông tin được thu thập, xử lý, chuyển phát và lưu trữ Hoạt động này có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý, do đó văn phòng cần tuân thủ các quy định về văn thư và lưu trữ để đảm bảo thông tin được xử lý và bảo quản một cách hiệu quả.
Lãnh đạo cần truyền đạt các quyết định quản lý một cách rõ ràng và theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định đó Đồng thời, việc tổng hợp tình hình hoạt động của các đơn vị là rất quan trọng để báo cáo cho lãnh đạo Ngoài ra, đề xuất các biện pháp hỗ trợ cho quá trình chỉ đạo và điều hành của lãnh đạo cũng là một nhiệm vụ cần thiết.
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo các quy định hiện hành
Theo dõi đôn đốc việc giải quyết các văn bản ở các bộ phận
Chúng tôi cung cấp tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, hỗ trợ kỹ thuật trong việc soạn thảo văn bản nhằm đảm bảo nội dung đầy đủ, đúng thẩm quyền và tuân thủ quy định của Nhà nước.
Tổ chức công tác đón tiếp khách và quản lý mối quan hệ đối nội, đối ngoại là nhiệm vụ quan trọng của cơ quan, giúp tạo cầu nối liên hệ giữa cơ quan với các cấp trên, ngang cấp và cấp dưới.
Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị khác để tổ chức các cuộc họp và làm việc của lãnh đạo cơ quan, đồng thời thực hiện việc ghi biên bản cuộc họp một cách chính xác và đầy đủ.
- Phối hợp với các đơn vị tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo, bảo đảm cho các chuyến đi đạt kết quả cao nhất
Để đảm bảo hoạt động hiệu quả của cơ quan, cần cung cấp đầy đủ cơ sở vật chất như kinh phí và trang thiết bị làm việc Quy mô và yêu cầu về các điều kiện vật chất này sẽ tùy thuộc vào đặc điểm và tình hình cụ thể của từng đơn vị Do đó, văn phòng cần lập kế hoạch chi tiết để đáp ứng những nhu cầu này.
Để nâng cao hiệu quả của văn phòng, cần xây dựng 5 kế hoạch quan trọng: xác định nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, trang bị cơ sở vật chất, và quản lý sử dụng hiệu quả các trang thiết bị này.
Tùy thuộc vào đặc điểm và tính chất hoạt động của từng cơ quan, văn phòng có thể điều chỉnh các nhiệm vụ để phù hợp hơn với yêu cầu cụ thể.
1.1.1.2 Các yếu tố cấu thành văn phòng
Quản trị hành chính văn phòng
1.2.1 Khái niệm quản trị hành chính văn phòng
Quản trị hành chính văn phòng là một lĩnh vực quan trọng trong việc quản lý các hoạt động của cơ quan, đơn vị Nó bao gồm việc tổ chức, điều phối và kiểm soát các quy trình làm việc nhằm đảm bảo hiệu quả và năng suất cao trong công việc.
Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin
1.2.2 Vai trò của quản trị hành chính văn phòng
Văn phòng là bộ phận thiết yếu trong mỗi cơ quan, đóng vai trò quan trọng trong việc quản trị Quản trị văn phòng không chỉ hoạt động độc lập mà còn liên quan chặt chẽ đến các lĩnh vực quản trị khác Khi văn phòng làm việc có nề nếp, kỷ cương và khoa học, công việc của cơ quan sẽ diễn ra suôn sẻ, giúp quản lý hành chính hiệu quả Do đó, tổ chức công tác văn phòng một cách khoa học sẽ mang lại nhiều lợi ích cho cơ quan.
- Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan đơn vị
- Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ hoạt động của đơn vị
- Tăng khả năng sử dụng các nguồn lực của cơ quan, đơn vị
- Nâng cao năng suất lao động của cơ quan đơn vị
Hoạt động văn phòng rất đa dạng và phức tạp, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả làm việc của các bộ phận khác trong cơ quan Quản trị hành chính văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý, giúp cơ quan đạt được các mục tiêu đã đề ra.
1.2.3 Chức năng của quản trị hành chính văn phòng
1.2.3.1 Hoạch định công việc hành chính văn phòng
Hoạch định là chức năng quan trọng đầu tiên trong quản trị văn phòng, đóng vai trò mở đường cho các hoạt động quản lý Hoạch định cung cấp cơ sở để triển khai công việc một cách đồng bộ, tập trung vào những nhiệm vụ trọng điểm trong một khoảng thời gian xác định Qua đó, hoạch định cũng tăng cường tính chủ động cho văn phòng và toàn bộ cơ quan.
Nội dung hoạch định trong quản trị hành chính văn phòng bao gồm việc xây dựng chương trình kế hoạch công tác định kỳ cho cơ quan và cho chính văn phòng.
- Hoạch định các cuộc họp của cơ quan và của lãnh đạo cơ quan
- Hoạch định các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan
- Hoạch định cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của cơ quan
- Hoạch định kinh phí bảo đảm cho các hoạt động của cơ quan
Để xác định nhu cầu nhân sự cho công tác văn phòng, thủ trưởng văn phòng cần dựa vào chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng Từ đó, sẽ xây dựng phương án nhân sự và trình cấp có thẩm quyền xem xét và quyết định.
1.2.3.2 Tổ chức công việc hành chính văn phòng
- Thiết lập bộ máy văn phòng phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao
Tổ chức thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ của văn phòng nhằm hỗ trợ và phối hợp với các hoạt động của các bộ phận khác trong cơ quan.
Phân công công việc cụ thể cho từng cá nhân trong bộ phận dựa trên nhu cầu công việc, trình độ chuyên môn và năng lực của mỗi người là rất quan trọng Điều này giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc và đảm bảo rằng mỗi thành viên phát huy tối đa khả năng của mình trong công việc.
- Tuyển chọn và phát triển nguồn nhân lực
- Tuyển chọn và phát triển nguồn nhân lực của văn phòng
1.2.3.3 Lãnh đạo công việc hành chính văn phòng:
Lãnh đạo là quá trình tác động và hướng dẫn người khác nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể Chánh văn phòng có trách nhiệm lãnh đạo đội ngũ lao động văn phòng thực hiện nhiệm vụ của mình Để thành công trong vai trò này, chánh văn phòng cần sở hữu tiêu chuẩn và phương pháp làm việc hiệu quả.
1.2.3.4 Kiểm soát công việc hành chính văn phòng
- Kiểm tra hành chính: kiểm tra việc đề ra mục tiêu, chương trình kế hoạch, quy chế làm việc, quy trình công tác
Kiểm tra công việc là quá trình đánh giá các nghiệp vụ chuyên môn của văn phòng, nhằm xác định liệu chúng có thực hiện đúng tiêu chuẩn, thủ tục và kế hoạch đã đề ra hay không.
- Kiểm tra nhân sự: xem xét việc thực hiện các quy chế làm việc và đánh giá năng lực của cán bộ nhân viên văn phòng
CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ÔN TẬP, THẢO LUẬN Bài 1: Trả lời các câu hỏi sau
Câu 1: Khái niệm văn phòng, hành chính văn phòng, quản trị hành chính văn phòng?
Câu 2: Trình bày các công việc chính của hành chính văn phòng? Các chức năng của hành chính văn phòng?
Bài 2: Lựa chọn phương án trả lời đúng nhất
Câu 1 Theo nghĩa rộng, văn phòng là:
A Là bộ máy quản lý của cơ quan, tổ chức
B Là trụ sở làm việc của cơ quan, tổ chức
C Là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức
D Nơi làm việc của nhân viên
Câu 2 Quản trị hành chính văn phòng là:
A Hoạch định các hoạt động xử lý thông tin
B Tổ chức các hoạt động cho văn phòng
C Kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin
D Hoạch định, tổ chức, phối hợp, kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin
Câu 3 Đâu là chức năng của quản trị hành chính văn phòng?
B Tổ chức thực hiện công việc văn phòng
Câu 4 Theo nghĩa hẹp, văn phòng là:
A Bộ máy điều hành của cơ quan, tổ chức
C Trụ sở làm việc của cơ quan, tổ chức
C Bộ máy quản lý của cơ quan, tổ chức
D Phòng làm việc của nhân viên
Câu 5 Dưới góc độ quản trị, Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức
Câu 6 Vấn đề nào sau đây không thuộc chức năng của Văn phòng:
Câu 7 Đầu mối giao tiếp, cổng tiếp nhận và cung cấp thông tin chính thức của cơ quan tổ chức thể hiện chức năng nào của văn phòng?
Câu 8 Tổ chức theo dõi, đôn đốc các bộ phận, đơn vị thực hiện kế hoạch chung là:
A Nhiệm vụ bắt buộc của văn phòng
B Công việc tùy chọn của văn phòng
C Công việc tùy chọn của văn phòng
D Phụ thuộc vào quy mô văn phòng
Quản lý việc sử dụng cơ sở vật chất, phương tiện và trang thiết bị làm việc trong cơ quan, tổ chức là nhiệm vụ chính của bộ phận hành chính văn phòng Bộ phận này đảm bảo rằng tất cả các tài nguyên được sử dụng hiệu quả và hợp lý, đồng thời duy trì an toàn và bảo trì các thiết bị cần thiết cho hoạt động hàng ngày.
Câu 10 Trong văn phòng, bộ phận hành chính có nhiệm vụ gì?
A Thực hiện công tác văn thư, đánh máy, lễ tân, khánh tiết, tổng đài điện thoại, thường trực khách ra vào cơ quan
B Cung cấp kịp thời đầy đủ các phương tiện điều kiện vật chất cho hoạt động tổ chức
C Tổ chức công tác bảo vệ trật tự, trị an cho hoạt động của tổ chức
D Sưu tầm những tài liệu có liên quan đến hoạt động của tổ chức
Một Công ty có trụ sở chính tại Hà Nội đang cần thuê một địa điểm tại thành phố
Hồ Chí Minh làm văn phòng làm việc công ty trong thời gian tới Giả sử bạn là Trưởng phòng Hành chính hãy:
1 Hãy trình bày với Giám đốc các yếu tố liên quan đến quyết định lựa chọn văn phòng
2 Ban giám đốc đưa ra yêu cầu địa điểm chọn phải có diện tích khoảng 120m 2 , tọa lạc ở mặt tiền của tuyến đường chính của thành phố, địa điểm này phải có ít nhất 4 phòng làm việc, trong đó có một phòng rộng tối thiểu 40m 2 để dùng làm hội trường, có bãi để xe và có chi phí thuê mỗi tháng dưới 50 triệu Sau khi khảo sát ban đầu, nhân viên phòng Hành chính đề xuất 3 địa điểm như sau: địa điểm thứ 1 trên đường Võ Văn Kiệt quận 5, địa điểm thứ 2 trên đường Lê Duẩn quận một và địa điểm thứ 3 ở đường Nguyễn Đình Chiểu quận 3 Hãy tư vấn cho giám đốc ra quyết định chọn địa điểm nào phù hợp để làm văn phòng của công ty? (Lưu ý: Bạn có quyền giả định thông tin về 3 địa điểm trên để thuận tiện cho việc ra quyết định)
HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Hoạch định công việc hành chính văn phòng
2.1.1 Khái niệm và đặc điểm hoạch định hành chính văn phòng
Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu và lựa chọn giải pháp, công cụ cần thiết để xây dựng kế hoạch và chương trình hành động nhằm thực hiện hiệu quả những mục tiêu đã đề ra Đây là chức năng đầu tiên trong quản trị, có ảnh hưởng lớn đến các chức năng quản lý khác.
Hoạch định có 3 đặc trưng cơ bản:
- Hoạch định gắn liền với dự báo do đó phải chấp nhận một độ sai lệch nhất định
- Hoạch định luôn hướng tới tương lai trên cơ sở đánh giá quá khứ và hiện tại
- Tùy theo độ dài của mục tiêu mà chúng ta có hoạch định dài hạn hay hoạch định ngắn hạn
Hoạch định công việc hành chính văn phòng là quá trình xác định mục tiêu và nhiệm vụ, đồng thời xây dựng kế hoạch hành chính để đảm bảo hệ thống hành chính doanh nghiệp thực hiện hiệu quả chức năng và nhiệm vụ của mình.
Kế hoạch hành chính là sản phẩm của quá trình hoạch định hành chính, đóng vai trò quan trọng trong việc phối hợp các hoạt động của bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Đặc điểm của kế hoạch hành chính:
- Kế hoạch hành chính thường rơi vào tầm ngắn hạn (tuần, tháng, quý)
- Kế hoạch hành chính chi tiết và cụ thể (đến từng con người, đến từng địa điểm, từng thời gian và công việc)
- Kế hoạch hành chính xuất phát từ nhà quản trị cấp giữa
Tác dụng của hoạch định hành chính
- Giảm tối đa sự trùng lặp công việc giữa các đơn vị, các bộ phận và cá nhân nhà quản trị
- Chủ động đối phó với những tình huống thay đổi của hoạt động, tăng độ linh hoạt của bộ máy
- Là cơ sở cho sự phối hợp và kiên kết giữa các bộ phận, đơn vị chức năng
- Tiết kiệm chi phí và thời gian
2.1.2 Quy trình xây dựng kế hoạch hành chính văn phòng
Về phương pháp chung, công tác hoạch định hành chính văn phòng được tiến hành theo trình tự:
- (1) Xác định mục đích, yêu cầu
Khi thực hiện một công việc, việc đầu tiên cần làm là tìm hiểu lý do và yêu cầu của việc hoạch định Xác định rõ mục tiêu giúp chúng ta tập trung vào trọng tâm và đánh giá hiệu quả cuối cùng Để xác định mục tiêu, có thể trả lời các câu hỏi liên quan đến yêu cầu và kết quả mong muốn.
+ Tại sao chúng ta phải làm công việc này? (thông thường vì có yêu cầu phát sinh, hoặc vì muốn thay đổi cải tiến cái hiện có)
+ Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của chúng ta?
+ Hậu quả nếu không thực hiện chúng?
Mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu của nguyên tắc SMART, cụ thể là:
+ Specific (cụ thể, dễ hiểu): chỉ tiêu phải cụ thể vì nó định hướng cho các hoạt động trong tương lai
Để đảm bảo tính đo lường trong các chỉ tiêu, cần thiết lập các tiêu chuẩn cụ thể và rõ ràng Ví dụ, thay vì yêu cầu "phải trả lời thư của khách hàng ngay khi có thể", nên quy định rằng nhân viên phải trả lời thư trong ngày nhận được.
+ Achievable (vừa sức): Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng, nhưng cũng phải khả thi, đừng đặt ra những chỉ tiêu không thể đạt nổi
Tiêu chí thực tế đánh giá sự cân bằng giữa khả năng thực hiện và nguồn lực của doanh nghiệp, bao gồm thời gian, nhân sự và tài chính.
Mọi công việc cần phải có thời hạn hoàn thành để tránh tình trạng trì hoãn Việc sắp xếp thời gian hợp lý không chỉ giúp chúng ta đạt được mục tiêu hiện tại mà còn tạo điều kiện cho việc chuẩn bị các mục tiêu mới.
Mục tiêu là yếu tố quan trọng tùy thuộc vào từng doanh nghiệp và nhân viên, có thể là mục tiêu của doanh nghiệp, nhóm hoặc cá nhân, và được phân loại thành ngắn hạn hoặc dài hạn Để lập kế hoạch hiệu quả, cần xác định rõ ràng mục tiêu và hiểu được điều mình muốn đạt được, cũng như ai là khách hàng Khách hàng, bao gồm cả khách hàng bên ngoài và nội bộ công ty, luôn là trung tâm của mọi hoạt động.
- (2) Xác định nội dung công việc (What)
Để xác định rõ nội dung công việc, trước tiên cần phân tích tình trạng hiện tại: chúng ta đang ở đâu (bắt đầu từ đầu, có chút kinh nghiệm, hay đang thực hiện nhưng hiệu quả kém) Dựa trên phân tích này, cần xây dựng một kế hoạch hành động với các nhiệm vụ cụ thể.
+ Làm gì để đạt được điều đó?
+ Các bước chính cần phải tiến hành là gì, theo trình tự nào?
- (3) Xác định người thực hiện công việc (Who) liên quan đến các vấn đề: Ai làm việc đó? Ai kiểm tra? Ai hỗ trợ? Ai chịu trách nhiệm?
Để xác định thời gian thực hiện các công việc, cần xem xét tiến độ thời gian, phân bổ nguồn lực và phân tích chi phí-lợi ích Việc xác định thời hạn cho từng công việc phụ thuộc vào mức độ khẩn cấp và quan trọng của chúng Các công việc có thể được phân loại thành bốn nhóm: (1) công việc quan trọng và khẩn cấp, (2) công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp, (3) công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, và (4) công việc không quan trọng và không khẩn cấp.
Xác định địa điểm thực hiện công việc là bước quan trọng, bao gồm việc làm rõ nơi công việc được thực hiện, địa điểm giao hàng, cũng như bộ phận và công đoạn kiểm tra liên quan.
Xác định phương pháp thực hiện công việc là bước quan trọng trong việc xây dựng tài liệu hướng dẫn Điều này bao gồm việc làm rõ cách thức thực hiện từng công việc, tiêu chuẩn cần đạt được và quy trình vận hành máy móc nếu có Việc này giúp đảm bảo mọi người hiểu rõ nhiệm vụ của mình và thực hiện công việc một cách hiệu quả.
Để kiểm soát chất lượng công việc, cần xác định phương pháp theo dõi và kiểm soát hiệu quả, đồng thời lập kế hoạch điều chỉnh và dự phòng Điều này bao gồm việc xác định các đặc tính cụ thể của công việc, cách đo lường các đặc tính đó, và thiết lập các chuẩn mực rõ ràng và chính xác nhằm đảm bảo chất lượng.
Để xác định phương pháp kiểm tra hiệu quả, cần xác định các bước công việc cần kiểm tra, tập trung vào những điểm trọng yếu theo nguyên tắc Pareto 20/80, tức là chỉ 20% điểm kiểm tra nhưng chiếm đến 80% sai sót Bên cạnh đó, cần xác định tần suất kiểm tra và người thực hiện kiểm tra để đảm bảo quy trình được thực hiện một cách hiệu quả.
- (9) Xác định nguồn lực (5M: Man, Money, Material, Machine, Method): đây là yêu cầu để đảm bảo cho kế hoạch được khả thi
Để xác định nhu cầu về con người trong doanh nghiệp, cần xem xét công việc cụ thể và đánh giá xem doanh nghiệp đã có đủ nguồn lực nhân sự chưa Việc lập kế hoạch bổ sung nguồn lực này là cần thiết để đảm bảo hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra.
Tổ chức công việc hành chính văn phòng
2.2.1 Khái niệm tổ chức công việc hành chính văn phòng
Tổ chức là quá trình nghiên cứu và thiết lập cơ cấu hợp lý cho mối quan hệ giữa các thành viên, nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức.
Sự thiếu vắng của một tổ chức năng động và hợp lý sẽ gây ra những hậu quả đáng tiếc:
- Mối quan hệ giữa các cá nhân và giữa các hoạt động bên trong cơ sở không được tốt đẹp, có thể dẫn đến tranh chấp quyền hành
- Các cá nhân làm việc rời rạc, làm việc cho riêng mình chứ không phải làm việc như là những thành viên của một tập thể
- Một vài người đã phải làm việc quá sức mình trong khi số khác lại nhàn rỗi
- Phí tổn tăng cao, lợi nhuận giảm sút, dịch vụ khách hàng nghèo nàn thấy rõ
- Tinh thần của nhân viên suy sụp, tài năng không được sử dụng đúng đắn
2.2.2 Các nguyên tắc tổ chức công việc hành chính văn phòng
Nguyên tắc 1: Nguyên tắc về mục tiêu yêu cầu các nhóm hoạt động phải tuân thủ chức năng và mục tiêu cụ thể của mình Điều này giúp xác định mối tương quan trong cấu trúc tổ chức, đảm bảo sự liên kết và hiệu quả trong công việc.
Mục tiêu của hành chính là phục vụ một cách tiết kiệm và hiệu quả, đồng thời hành chính văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo điều kiện thuận lợi cho các bộ phận khác.
Mục tiêu của nhóm phục vụ phải đặt dưới mục tiêu của nhóm hoạt động chính
Chức năng và nhiệm vụ phải được quy định rõ trước khi cá nhân được bổ nhiệm vào chức vụ đó
Nguyên tắc 2 nhấn mạnh tầm quan trọng của việc để cá nhân tham gia vào thảo luận về các vấn đề quản trị liên quan đến công việc của họ Việc xem xét sự khác biệt giữa các cá nhân là cần thiết để phân công công việc một cách hợp lý Nhân viên sẽ làm việc hiệu quả hơn khi họ hiểu rõ lý do tại sao công việc của mình quan trọng và tại sao cần tuân thủ các chính sách, quy định đã đề ra.
- Nguyên tắc 3: Cân bằng quyền hạn và trách nhiệm
Quyền hạn phải được phân chia và chỉ thị một cách phù hợp
Quyền hạn phải được giao cụ thể rõ ràng và người được giao quyền phải hiểu rõ
Quyền hạn phải ngang bằng với trách nhiệm
Trách nhiệm cần được xác định rõ ràng trước khi phân công công việc, đồng thời phải chú ý đến chuyên môn hóa Các chức năng tương tự hoặc liên quan nên được nhóm lại để tối ưu hóa hiệu quả công việc.
Quyền hạn và trách nhiệm có thể ủy thác cho người khác nhưng ủy thác phải báo cáo với cấp trên
- Nguyên tắc 5: Thông tin phản hồi
Mỗi nhân viên chỉ báo cáo cho một cấp trên duy nhất
Hình thức khoảng cách và vi phạm vi báo cáo phải được quy định rõ ràng
Hình thức những báo cáo cùng loại nên càng thống nhất càng tốt
- Nguyên tắc 6: Tầm hạn kiểm soát: số nhân viên trực thuộc có thể báo cáo trực tiếp cho 1 cấp trên phải được hạn chế lại
- Nguyên tắc 7: Điều hành tổ chức
Sơ đồ tổ chức là kim chỉ nam hướng dẫn dẫn điều hành tổ chức
Tổ chức phải linh hoạt, phải uyển chuyển
2.2.3 Các phương thức tổ chức công việc hành chính a Tổ chức công việc hành chính tập trung theo địa bàn
Tất cả các công việc hành chính sẽ được tập trung tại một địa điểm cụ thể và do bộ phận chuyên môn (phòng hành chính) đảm nhiệm Phương thức này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp lớn, nơi yêu cầu tính chuyên môn cao.
- Ưu điểm: Để kiểm soát chặt chẽ công việc , nguyên tắc và quy trình hành chính
Xử lý, cung cấp thông tin nhanh
Sử dụng hiệu quả trang thiết bị và chi phí
Nhược điểm của việc tổ chức công việc hành chính là tình trạng quá tải công việc và chuyên môn hóa, dẫn đến sự thiếu quan tâm đến tầm quan trọng của từng nhiệm vụ Điều này cũng gây ra sự trì trệ do chuyển giao công việc, đồng thời làm gia tăng quyền lực của bộ phận hành chính trong doanh nghiệp Ngoài ra, việc phân tán tổ chức công việc hành chính cũng góp phần vào những vấn đề này.
Công việc hành chính sẽ được phân chia cho các chức năng tự thực hiện, tùy thuộc vào khối lượng công việc phát sinh Điều này phù hợp với các doanh nghiệp hoạt động phân tán hoặc gặp khó khăn về địa bàn Các doanh nghiệp này thường có tổ chức “phi cơ cấu”.
Tạo tính linh hoạt và thích ứng
Giảm bớt áp lực công việc, các công việc sẽ chủ động cho công việc của mình
Khó kiểm soát công việc, công việc hành chính văn phòng sẽ trùng lặp dễ vi phạm nguyên tắc và thủ tục hành chính
Lãng phí trong đầu tư và sử dụng trang thiết bị c Tổ chức công việc hành chính kết hợp
Sự kết hợp giữa tổ chức hành chính tập trung và phân tán cho phép các vấn đề nguyên tắc thủ tục được quản lý tập trung, trong khi các bộ phận có quyền tự giải quyết các công việc phát sinh theo quyền hạn của mình.
Việc thu hút nhiều chuyên viên vào công tác quản lý mang lại lợi ích lớn, vì những chuyên viên này sẽ cung cấp tư vấn quý giá cho các nhà quản trị hành chính văn phòng Họ sẽ hỗ trợ trong việc cải thiện các hoạt động hành chính văn phòng và tối ưu hóa công việc tại từng bộ phận chuyên môn.
- Nhược điểm: nếu không khéo léo áp dụng sẽ vi phạm chế độ một thủ trưởng (lấn quyền các nhà quản trị chuyên môn)
2.2.4 Cơ cấu cấu tổ chức nhân sự trong văn phòng
Trong lĩnh vực công việc HCVP, có thể phân chia thành ba cấp bậc chính: cấp bậc nhân viên, cấp bậc thư ký và cấp bậc quản trị.
Việc phân loại chức vụ, chức danh những người làm công việc HCVP tùy thuộc vào các yếu tố sau đây:
- Tính phức tạp của công việc
- Mức trách nhiệm đối với công việc của mình
- Mức độ giám sát theo yêu cầu
- Mức độ giao tiếp theo yêu cầu
- Mức độ trách nhiệm đối với công việc của người khác
Bảng sau đây cho ta thấy bối cảnh chức vụ hành chính văn phòng một cách tổng quát
Nhân viên Thư ký Cấp quản trị
Có nghiệp vụ chuyên môn, có kinh nghiệm trong nghề ở mức tối thiểu
Có nghiệp vụ chuyên môn cao/trình độ học vấn và có kinh nghiệm trong nghề
Có kỹ năng quản trị cộng với kinh nghiệm, trình độ học vấn chuyên ngành về công việc hành chính văn phòng
- Nhân viên tiếp tân và nhân viên hành chính
(nhân viên thư tín hoặc nhân viên lưu trữ hồ sơ)
- Nhân viên điều hành xử lý thông tin
- Thư ký chuyên ngành luật, y khoa
- Thư ký tổng quát (thư ký cho cấp quản đốc, giám đốc hoặc tổng giám đốc…)
- Chuyên viên xử lý thông tin: Thư ký hành chính hoặc thư ký văn phòng
- Trợ lý hành chính, trưởng phòng/ giám đốc hành chính
- Trưởng phòng xử lý thông tin
Bảng 2.6 Chức vụ hành chính văn phòng
Vice President of Operation (Phó tổng giám đốc điều hành)
Office Automation Manager (Giám đốc hệ thống tự động hoá HCVP)
Office Manager (Trưởng phòng hành chánh)
Executive Secretary (Thư ký cho cấp quản trị cao và trung)
Junior Secretary (Thư ký cấp thấp)
Office Cler (Nhân viên văn phòng)
Cấp bậc nhân viên văn phòng là cấp thấp nhất trong nấc thang chức vụ hành chính, yêu cầu nghiệp vụ hành chính nhưng không cần nhiều kinh nghiệm Nhân viên văn phòng thường đảm nhiệm các công việc như đánh máy, lưu trữ hồ sơ, tiếp tân và hành chính tổng quát, thực hiện nhiệm vụ hàng ngày theo quy trình đã định Họ cũng có thể là nhân viên xử lý thông tin cấp thấp hoặc ghi tốc ký, đồng thời đôi khi được giao nhiệm vụ thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau và làm việc tại các phòng ban chuyên môn.
Thư ký đóng vai trò hỗ trợ cho các cấp quản trị tại các bộ phận chuyên môn khác nhau, yêu cầu người làm nghề này phải có khả năng phân tích tình huống, phán đoán chính xác, kiến thức chuyên môn vững vàng và tư duy sáng tạo Với trách nhiệm phức tạp hơn so với nhân viên hành chính văn phòng, thư ký cần tích lũy nhiều kinh nghiệm để đáp ứng yêu cầu công việc.
Dưới đây là tóm tắt các nhiệm vụ của thư ký, với số lượng và loại hoạt động phụ thuộc vào việc họ là thư ký tổng hợp hay thư ký chuyên ngành.
Trách nhiệm của một thư ký
- Giúp chọn lựa các trang thiết bị hành chính văn phòng
- Duy trì lịch các cuộc hẹn và lên lịch họp
- Tổ chức, phân phối và trả lời văn thư đến
- Hoàn thành các nhiệm vụ do cấp trên yêu cầu
- Soạn thảo lịch trình các chuyến công tác và phối hợp các yêu cầu chuyến đi của cấp quản trị
- Nhân bản các tài liệu
2 Trách nhiệm quản trị hồ sơ
- Lên lịch thời gian thực hiện các dự án
- Tổ chức và duy trì các hệ thống lưu trữ hồ sơ
- Trả lời và chuyển tiếp các cú điện thoại đến
- Sắp xếp các cuộc điện thoại gọi ra ngoài
- Đề xuất thiết bị và thủ tục mới
4 Trách nhiệm đánh máy và sao chép lại
- Soạn thảo thư từ, thông báo nội bộ và các bảng tường trình
- Cách xén sửa chữa bản thảo
- Ghi chép lại thông tin từ bạn ghi tốc ký hoặc từ máy
- Đánh máy thông báo nội bộ, các bảng tường trình và các tài liệu khác từ các bản viết tay hoặc bản thảo khác
Bảng 2.7 Danh sách trách nhiệm của thư ký c Cấp bậc quản trị
Nhà quản trị hành chính văn phòng
Nhà quản trị hành chính văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành và giám sát công việc của nhân viên Họ là người đưa ra quyết định và tổ chức thực hiện các quyết định đó, đồng thời thực hiện các chức năng quản trị cần thiết để đảm bảo hoạt động văn phòng diễn ra hiệu quả.
Tiêu chuẩn của nhà quản trị hành chính văn phòng
Nhà quản trị hành chính văn phòng cần có những tiêu chuẩn sau:
Là một nhà trí thức được đào tạo có trình độ tổng quát và được đào tạo chuyên về hoạt động quản trị hành chính văn phòng
- Có khả năng gánh vác công việc hành chính văn phòng
- Có khả năng giảng dạy cho các nhân viên hành chính văn phòng trong toàn công ty
- Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những yếu tố và những phương pháp làm việc mở
- Có tính gần gũi, biết hòa mình, hòa đồng với những ý tưởng và những vấn đề của nhân viên
- Có óc khôi hài, giúp làm việc và làm dịu đi nhiều tình huống khó khăn
- Có khả năng nói để thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới
CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ÔN TẬP, THẢO LUẬN Bài 1: Trả lời câu hỏi sau
Câu 1 Hoạch định là gì? Hoạch định hành chính văn phòng là gì?
Câu 2 Sắp xếp thời gian hoàn tất các công việc sau đây cho giám đốc trong một ngày:
- Mua vé máy bay cho giám đốc đi công tác Sài Gòn ngày hôm sau
- Điện chia buồn với Tổng giám đốc Thành Đạt khi nghe tin vợ ông vừa qua đời
- Mua quà cho giám đốc vào Sài Gòn tặng đối tác
- Ra thông báo nhắc các đơn vị trực thuộc chuẩn bị báo cáo kết quả sơ kết quý 2/2018
- Soạn thảo 1 thư đòi nợ khách hàng trình giám đốc ký trước khi đi công tác
Câu 3 Giả sử bạn đang làm việc tại một doanh nghiệp, hãy vẽ sơ đồ cơ cấu doanh nghiệp bạn đang làm việc?
Bài 2: Lựa chọn phương án trả lời đúng nhất
Câu 1 Câu nào sau đây là ưu điểm của hình thức tổ chức công việc hành chính văn phòng tập trung một đầu mối?
A Chuyên môn hóa công việc
B Quan tâm đến tầm quan trọng của từng loại công việc
C Dễ điều hành công việc, huy động nhân sự, kiểm tra, điều động, phân bổ trang thiết bị, phương tiện làm việc
Câu 2 Khi công việc hành chính văn phòng được tổ chức dưới hình thức tập trung theo chức năng thì:
