LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn đến tất cả quý thầy, cô đã giảng dạy trong chương trình Cao học Kế toán khóa 12 trường đại học Duy Tân, những người đã truyền đạt cho tôi những kiến thức hữu ích về kế toán để làm cơ sở cho tôi thực hiện tốt luận văn này Tôi xin chân thành cảm ơn PGS TS Phan Thanh Hải người thầy đã tận tâm, tận tình hướng dẫn, chỉ bảo cặn kẽ cho tôi trong suốt thời gian thực hiện luận văn Tôi cũng xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Trung tâm Y tế huyện E.
Tính cấp thiết của đề tài
Nghề y là một trong những nghề có ảnh hưởng sâu sắc và thiết yếu nhất đến đời sống con người, tồn tại song hành với sự xuất hiện của nhân loại và sẽ tiếp tục cho đến khi không còn sự sống trên trái đất Một sai sót nhỏ trong nghề y có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng đến sức khỏe và tính mạng con người, đôi khi không có cơ hội sửa chữa Vì vậy, nghề y được coi là một nghề quan trọng và nhân đạo, liên quan trực tiếp đến hạnh phúc của từng gia đình, tương lai nòi giống, cũng như sức khỏe và sự phát triển của cả dân tộc và xã hội.
Trong bối cảnh hiện tại, khi nhiều y bác sĩ đang nỗ lực trong cuộc chiến chống lại dịch COVID-19, chúng ta càng cảm nhận rõ những khó khăn mà họ phải đối mặt Những người thầy thuốc, đặc biệt là những người ở tuyến đầu, đã hy sinh thầm lặng mà không được ca ngợi như những anh hùng Dù nhận thức rõ sự nguy hiểm của dịch bệnh, họ vẫn kiên cường không lùi bước Họ chính là những anh hùng thầm lặng trong mắt những người đã vượt qua bệnh tật Việt Nam đã được cộng đồng quốc tế công nhận là một trong những quốc gia thành công nhất trong cuộc chiến chống đại dịch COVID-19.
Ngành Y tế Việt Nam đã trải qua một quá trình phát triển mạnh mẽ, với mạng lưới y tế dự phòng và cơ sở khám chữa bệnh được cải thiện đáng kể Chính phủ đã ưu tiên đầu tư nguồn lực cho ngành, nhằm nâng cao năng lực hoạt động của các cơ sở y tế và khuyến khích quyền tự chủ tài chính Điều này không chỉ giúp phát triển đơn vị mà còn tăng thu nhập cho cán bộ, viên chức, đồng thời giảm dần sự phụ thuộc vào ngân sách nhà nước.
Tài chính y tế theo hướng tự chủ là xu thế tất yếu trong ngành Y tế, nhằm phù hợp với cơ chế thị trường và nâng cao chất lượng khám, chữa bệnh Cơ chế này mang lại linh hoạt và hiệu quả trong quản lý tài chính của các đơn vị y tế công lập, đồng thời nâng cao vai trò của người đứng đầu và quản lý chặt chẽ nguồn thu Việc tăng cường khai thác nguồn thu và tiết kiệm chi đã cải thiện thu nhập và đời sống của người lao động trong các đơn vị này Tuy nhiên, việc thực hiện tự chủ tài chính tại các đơn vị y tế cũng đang đối mặt với nhiều khó khăn và thách thức.
Kiểm soát nội bộ là quy trình thiết yếu trong tổ chức, giúp đạt được mục tiêu về hiệu quả hoạt động, bảo vệ nguồn lực khỏi thất thoát và sử dụng sai mục đích, đảm bảo báo cáo tài chính đáng tin cậy, cũng như tuân thủ các quy định pháp luật.
Thiết lập và cải tiến hệ thống kiểm soát là yếu tố thiết yếu trong quản lý hoạt động của bất kỳ đơn vị nào Tuy nhiên, kiểm soát nội bộ trong các đơn vị sự nghiệp công lập hiện nay vẫn còn mới mẻ, với nhiều nhà quản lý dựa vào hiểu biết cá nhân thay vì áp dụng cái nhìn tổng quát và hệ thống để quản lý công tác kiểm soát hiệu quả.
Việc kiểm tra và kiểm soát chi tiêu là rất quan trọng trong quản lý ngân sách, giúp nhà quản lý tránh sai sót và xây dựng dự toán chi cho năm sau hiệu quả hơn Tuy nhiên, kiểm soát chi thường xuyên tại các đơn vị sự nghiệp y tế, như Trung tâm Y tế huyện EaKar, vẫn còn nhiều hạn chế do thiếu quy trình cụ thể và chặt chẽ Thành lập từ việc sáp nhập nhiều cơ sở y tế, Trung tâm EaKar đối mặt với các khoản chi lớn và rủi ro tài chính, do đó, việc kiểm soát chi thường xuyên trở nên bức thiết Để đáp ứng nhu cầu bảo vệ và chăm sóc sức khỏe cho nhân dân, cần có cơ chế quản lý tài chính và kiểm soát thu chi hiệu quả, tiết kiệm.
Vì vậy, việc chọn đề tài: “Hoàn thiện kiểm soát chi thường xuyên tại
Trung tâm y tế Huyện Eakar – Đăk Lăk đang tiến hành nghiên cứu nhằm xác định những điểm mạnh và hạn chế trong công tác kiểm soát chi thường xuyên Nghiên cứu này sẽ giúp đưa ra giải pháp hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản lý tài chính.
Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu chính của luận văn là đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát chi thường xuyên tại Trung tâm Y tế huyện Eakar Để đạt được mục tiêu này, nghiên cứu sẽ hệ thống hóa các lý thuyết liên quan đến công tác kiểm soát chi thường xuyên, đồng thời phân tích những ưu điểm, nhược điểm và xác định nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong quá trình kiểm soát.
- Hệ thống hóa những lý luận cơ bản về kiểm soát chi thường xuyên đối với các đơn vị sự nghiệp.
- Đánh giá thực trạng công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Trung tâm
- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Trung tâm Y Tế Huyện Eakar.
Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu thực trạng công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Trung tâm Y Tế Huyện Eakar nhằm đưa ra giải pháp hoàn thiện quy trình kiểm soát chi hiện tại Đề tài áp dụng nhiều phương pháp nghiên cứu khác nhau để khai thác ưu điểm của từng phương pháp khoa học, từ đó nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát chi.
4.1 Phương pháp phân tích và tổng hợp
Tác giả sử dụng phương pháp phân tích tài liệu và văn bản pháp quy liên quan đến đề tài, kết hợp với phương pháp tổng hợp để tổ chức các tài liệu, nhằm phát hiện một hệ thống lý thuyết toàn diện cho chủ đề nghiên cứu Từ đó, tác giả xây dựng cơ sở lý luận cho đề tài.
Tác giả sử dụng phương pháp thống kê để thu thập, tổng hợp và trình bày số liệu từ Trung tâm Y Tế Huyện Eakar, phục vụ cho việc phân tích và dự toán số liệu liên quan đến đề tài Trong nghiên cứu, phương pháp thống kê mô tả được áp dụng chủ yếu, kết hợp với phương pháp thống kê suy luận để nâng cao độ chính xác của phân tích.
4.3 Phương pháp đối chiếu, liên hệ và so sánh
Tác giả áp dụng phương pháp đối chiếu và so sánh số liệu từ các kỳ khác nhau tại Trung tâm Y Tế Huyện Eakar để nhận diện sự thay đổi theo thời gian liên quan đến đề tài nghiên cứu Qua đó, tác giả liên hệ giữa lý thuyết và thực tiễn nhằm đưa ra các kiến nghị cho tương lai.
Kết cấu của luận văn
Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, luận văn gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát chi thường xuyên trong các đơn vị sự nghiệp y tế
Chương 2: Thực trạng kiểm soát chi thường xuyên tại Trung tâm y tế Huyện Eakar – Đăk Lăk
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện kiểm soát chi thường xuyên tại Trung tâm y tế Huyện Eakar – Đăk Lăk
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP
KHÁI QUÁT VỀ ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP VÀ CÁC KHOẢN CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP
1.1.1 Khái quát về đơn vị sự nghiệp
Đơn vị sự nghiệp công lập được định nghĩa trong Luật Viên chức năm 2010, theo đó, đây là tổ chức được thành lập bởi cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị hoặc tổ chức chính trị - xã hội theo quy định pháp luật Đơn vị này có tư cách pháp nhân và có nhiệm vụ cung cấp dịch vụ công, phục vụ cho công tác quản lý nhà nước.
1.1.1.2 Phân loại đơn vị sự nghiệp
Các đơn vị sự nghiệp công lập rất đa dạng về số lượng và loại hình hoạt động, dẫn đến việc phân loại chúng trở nên phức tạp Theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP, có ba loại đơn vị sự nghiệp công lập: thứ nhất, đơn vị tự đảm bảo toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên; thứ hai, đơn vị tự đảm bảo một phần chi phí, phần còn lại được ngân sách nhà nước cấp; và thứ ba, đơn vị có nguồn thu thấp hoặc không có nguồn thu, với kinh phí hoạt động hoàn toàn do ngân sách nhà nước đảm bảo.
Nghị định số 16/2015/NĐ-CP, ban hành ngày 14/02/2015, của Chính phủ quy định về cơ chế tự chủ cho các đơn vị sự nghiệp công lập, đã phân loại các đơn vị này thành bốn loại chính: Đơn vị tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư, đơn vị tự bảo đảm chi thường xuyên, đơn vị tự bảo đảm một phần chi thường xuyên, và đơn vị được Nhà nước bảo đảm chi thường xuyên.
1.1.1.3 Nguyên tắc thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm
Hoàn thành nhiệm vụ được giao là yếu tố quan trọng trong hoạt động sản xuất hàng hóa và cung cấp dịch vụ Các hoạt động này cần phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao, đồng thời tương thích với khả năng chuyên môn và tài chính của đơn vị.
Thực hiện công khai, dân chủ theo quy định của pháp luật.
Việc thực hiện quyền tự chủ cần gắn liền với trách nhiệm tự chịu trước cơ quan quản lý cấp trên và pháp luật về các quyết định của mình, đồng thời phải tuân thủ sự kiểm tra, giám sát từ các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
Bảo đảm lợi ích của Nhà nước, quyền, nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.
1.1.2 Nội dung các khoản chi thường xuyên ở đơn vị sự nghiệp
1.1.2.1 Khái niệm chi thường xuyên
Chi ngân sách nhà nước bao gồm các khoản chi cho phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo quốc phòng và an ninh, duy trì hoạt động của bộ máy nhà nước, chi trả nợ công, viện trợ và các khoản chi khác theo quy định pháp luật.
Chi thường xuyên ngân sách nhà nước là các khoản chi ngắn hạn, thường dưới một năm, nhằm mua sắm hàng hóa và dịch vụ không bền vững, phục vụ cho nhu cầu hoạt động thường xuyên của các tổ chức công Những khoản chi này chủ yếu phục vụ cho chức năng quản lý và điều hành xã hội liên tục của Nhà nước.
Chi thường xuyên là quá trình phân bổ và sử dụng thu nhập từ quỹ tài chính công để đáp ứng nhu cầu chi của các cơ quan và tổ chức chính trị xã hội trong khu vực công lập Qua đó, quá trình này hỗ trợ thực hiện các nhiệm vụ chính trị và chuyên môn được giao Tóm lại, chi thường xuyên liên quan đến việc sử dụng quỹ ngân sách nhằm đáp ứng các nhu cầu chi phục vụ cho các nhiệm vụ thường xuyên của đơn vị.
1.1.2.2 Phân loại chi thường xuyên
Căn cứ vào tính chất kinh tế, chi thường xuyên bao gồm 4 nhóm cụ thể như sau:
Các khoản chi thanh toán cá nhân bao gồm tiền lương, tiền công cho lao động theo hợp đồng, phụ cấp lương, tiền thưởng, phúc lợi tập thể, trợ cấp khó khăn, tiền tàu xe nghỉ phép năm, và các khoản đóng góp cho bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, cùng kinh phí công đoàn.
Khoản chi nghiệp vụ chuyên môn bao gồm các chi phí thiết yếu như tiền điện, nước, nhiên liệu, vệ sinh môi trường, văn phòng phẩm, cước phí điện thoại và bưu phí Ngoài ra, còn có công tác phí, chi phí cho hội nghị, đoàn ra đoàn vào, cũng như chi mua sắm và sửa chữa thường xuyên tài sản cố định phục vụ cho nghiệp vụ chuyên môn của đơn vị.
Chi đầu tư phát triển là nhóm chi phí phục vụ cho việc mua sắm và sửa chữa lớn tài sản cố định (TSCĐ) Các khoản chi này thường không phát sinh định kỳ, mà phụ thuộc vào nhu cầu thực tế và quyết định phê duyệt từ các cơ quan có thẩm quyền.
Các khoản chi khác bao gồm chi phí tiếp khách, kỷ niệm các ngày lễ lớn, hỗ trợ các đoàn thể, khắc phục thiên tai và hỏa hoạn, lập các quỹ, cùng với những khoản chi khác.
Căn cứ theo lĩnh vực chi, chi thường xuyên bao gồm:
Chi cho các đơn vị sự nghiệp công lập nhằm nâng cao dân trí, phát triển nguồn nhân lực, và chăm sóc sức khỏe cộng đồng Các khoản chi này bao gồm hỗ trợ cho hoạt động kinh tế, văn hóa – xã hội, khoa học công nghệ, giáo dục và đào tạo, y tế, thể dục thể thao, và các hoạt động xã hội, tất cả đều hướng tới việc tạo động lực nâng cao năng suất lao động và thúc đẩy phát triển kinh tế bền vững.
Chi cho các hoạt động quản lý nhà nước, hay chi quản lý hành chính, là các khoản chi thiết yếu nhằm duy trì hoạt động của hệ thống các cơ quan quản lý nhà nước từ trung ương đến địa phương Điều này bao gồm chi phí cho các cơ quan quyền lực, cơ quan hành chính, cơ quan chuyên môn các cấp, cũng như viện kiểm sát và tòa án.
Khoản chi cho hoạt động an ninh và quốc phòng đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì trật tự an toàn xã hội, tạo sự yên bình cho người dân Đồng thời, chi cho quốc phòng cũng nhằm bảo vệ toàn vẹn lãnh thổ quốc gia, ngăn chặn sự xâm lấn từ các thế lực bên ngoài.
TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.2.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ
Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315, được ban hành theo Thông tư số 214/2012/TT-BTC, quy định về việc xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua việc hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường hoạt động của đơn vị đó.
6 tháng 12 năm 2012 của Bộ Tài chính có hiệu lực từ ngày 01/01/2014 đã thay thế cho chuẩn mực kiểm toán Việt Nam cũ số 400 trước đây
Theo chuẩn mực số 315, kiểm soát nội bộ là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì nhằm đảm bảo khả năng đạt được các mục tiêu của đơn vị Điều này bao gồm việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, nâng cao hiệu quả và hiệu suất hoạt động, cũng như tuân thủ pháp luật và các quy định liên quan Thuật ngữ “kiểm soát” được hiểu là các khía cạnh của một hoặc nhiều thành phần trong hệ thống kiểm soát nội bộ.
1.2.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
Mỗi đơn vị cần xác định các mục tiêu kiểm soát để xây dựng các chiến lược phù hợp, bao gồm mục tiêu chung cho toàn bộ đơn vị và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, bộ phận Các mục tiêu kiểm soát này có thể được phân chia thành ba nhóm khác nhau.
Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực.
Nhóm mục tiêu của báo cáo tài chính yêu cầu KSNB phải duy trì tính trung thực và đáng tin cậy Điều này là do trách nhiệm lập báo cáo tài chính (BCTC) phù hợp với các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành thuộc về người quản lý đơn vị.
Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: KSNB trước hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định.
1.2.3.Phân loại kiểm soát nội bộ
Kiểm soát luôn gắn liền với các mục tiêu, dù là trực tiếp hay gián tiếp Tính chất và phạm vi của các mục tiêu có thể thay đổi linh hoạt, do đó, phương thức kiểm soát cũng cần được điều chỉnh tương ứng.
1.2.3.1 Kiểm soát hoạt động quản lý (hay còn gọi là kiểm soát hướng dẫn)
Kiểm soát mục tiêu biểu là phương pháp định hình các sự kiện để thúc đẩy hành động trung gian, từ đó giúp đạt được các mục tiêu hiệu quả hơn Loại kiểm soát này diễn ra trong quá trình xây dựng mục tiêu và thông qua các hành động, nó cung cấp hướng dẫn cần thiết để thực hiện các hoạt động quản lý kịp thời.
1.2.3.2 Kiểm soát kế toán tuân thủ
Kiểm soát kế toán tuân thủ, hay còn gọi là kiểm soát tuân thủ, là hình thức kiểm soát nhằm bảo vệ và đảm bảo hoạt động theo khuôn mẫu đã định, từ đó giúp đạt được những kết quả mong muốn Ở dạng đơn giản nhất, nó có thể được hiểu là một tiêu chí kiểm soát chất lượng, trong đó chỉ những sản phẩm đáp ứng đúng đặc điểm kỹ thuật mới được phép thông qua Điểm chung của loại hình kiểm soát này là có một kế hoạch kiểm soát được lập sẵn, giúp bảo vệ trong các hoạt động bình thường.
1.2.4 Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ
Mặc dù có sự khác biệt rõ rệt trong tổ chức và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) giữa các đơn vị, tùy thuộc vào quy mô, tính chất, hoạt động và mục tiêu, nhưng mọi HTKSNB đều bao gồm 5 yếu tố cơ bản: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, cùng với giám sát.
Môi trường kiểm soát nội bộ của tổ chức được hình thành từ các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát, giúp toàn bộ thành viên nhận thức rõ tầm quan trọng của nó Các yếu tố này bao gồm: văn hóa tổ chức, sự lãnh đạo, chính sách và quy trình, cũng như các nguồn lực sẵn có.
Để đảm bảo tính hiệu quả của các kiểm soát, cần phải duy trì tính chính trực và các giá trị đạo đức của những người thực hiện và giám sát chúng Tính chính trực và hành vi đạo đức xuất phát từ các chuẩn mực hành vi và đạo đức của tổ chức, cũng như việc thực thi các chuẩn mực này trong thực tế Việc thực thi các giá trị này bao gồm các biện pháp từ Ban Giám đốc nhằm loại bỏ hoặc giảm thiểu động cơ dẫn đến hành vi thiếu trung thực, bất hợp pháp hoặc phi đạo đức Đồng thời, việc truyền đạt chính sách về tính chính trực và các giá trị đạo đức tới nhân viên thông qua các quy tắc đạo đức, các chính sách của đơn vị, và các tấm gương điển hình là rất quan trọng.
Cam kết về năng lực là việc đảm bảo rằng mỗi cá nhân sở hữu kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ trong công việc của mình.
Ban quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tuân thủ các chuẩn mực nghề nghiệp, pháp luật và quy định liên quan Họ có trách nhiệm giám sát thiết kế và hiệu quả của các thủ tục báo cáo sai phạm, cũng như các quy trình kiểm soát nội bộ (KSNB) của đơn vị, nhằm nâng cao tính hiệu quả và minh bạch trong hoạt động quản lý.
Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc ảnh hưởng sâu sắc đến việc lập và trình bày báo cáo tài chính (BCTC) Những đặc điểm này thể hiện qua quan điểm, thái độ và hành động của Ban Giám đốc trong việc lựa chọn các nguyên tắc và chính sách kế toán, đặc biệt là sự thận trọng trong các quyết định kế toán Khi có nhiều lựa chọn về nguyên tắc và chính sách, sự kín kẽ và thận trọng trong việc xây dựng các ước tính kế toán trở nên quan trọng Nếu quyết định quản lý được tập trung vào một cá nhân, kế toán viên cần chú ý đến phẩm chất và năng lực của người có quyền lực đó.
Khi quyền lực trong bộ máy quản lý được phân tán cho nhiều người, kế toán viên cần chú ý đến việc sử dụng quyền lực của người được phân quyền Điều này nhằm ngăn chặn tình trạng không sử dụng hết quyền hạn được giao hoặc lạm dụng quyền hạn đó.
Phương pháp ủy quyền là quy trình mà người quản lý chính thức giao quyền cho cấp dưới Việc lập ủy quyền bằng văn bản rõ ràng sẽ giúp công việc diễn ra suôn sẻ và hạn chế tình trạng lạm dụng quyền hạn.
CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN
1.3.1 Khái quát kiểm soát chi thường xuyên
Kiểm soát chi thường xuyên NSNN tại đơn vị sự nghiệp là quá trình kiểm tra và kiểm soát các khoản chi tiêu theo quy định của Nhà nước Điều này đảm bảo các khoản chi phù hợp với chính sách, chế độ và định mức chi tiêu, đồng thời tuân thủ các nguyên tắc và phương thức quản lý tài chính trong cấp phát và thanh toán Qua đó, việc kiểm soát này giúp loại bỏ các khoản chi sai chế độ, định mức và đơn giá, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng ngân sách.
Công tác kiểm tra và kiểm soát chi thường xuyên đóng vai trò quan trọng trong quản lý chi tiêu tại các đơn vị Tăng cường hoạt động này sẽ nâng cao hiệu quả trong việc quản lý chi tiêu hàng ngày.
Mục tiêu của công tác kiểm soát chi là đánh giá việc tuân thủ chế độ chính sách và quản lý các khoản chi, đồng thời phát hiện và kịp thời chấn chỉnh các sai phạm Qua đó, công tác này giúp đánh giá những tồn tại, tìm nguyên nhân và đề xuất biện pháp khắc phục, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và kế toán tại đơn vị.
- Yêu cầu công tác kiểm soát chi trong đơn vị sự nghiệp
Các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước cần thực hiện kiểm soát chi trong suốt quá trình thực hiện nhiệm vụ, đảm bảo tính thận trọng, trung thực và khách quan, đồng thời tuân thủ các quy định, chế độ và chính sách của Nhà nước.
+ Công tác kiểm soát chi phải được tiến hành liên tục, thường xuyên, và có biện pháp giáo dục, tuyên truyền để mọi người có trách nhiệm tham gia.
- Các hình thức tổ chức thực hiện kiểm soát chi
+ Hình thức kiểm soát chi thường xuyên theo thời gian thực hiện: Hình thức này được tiến hành, có thể thực hiện thường xuyên hoặc đột xuất.
Hình thức kiểm soát chi thường xuyên theo phạm vi công việc bao gồm hai phương pháp chính: kiểm tra toàn diện và kiểm tra đặc biệt.
Kiểm soát các khoản chi là nhiệm vụ quan trọng nhằm đảm bảo tuân thủ đúng chế độ, tiêu chuẩn và định mức chi ngân sách nhà nước theo quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, cũng như theo quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
Khi thực hiện thanh toán hoặc hoàn ứng, cá nhân và đơn vị cần có chứng từ và hóa đơn hợp lệ theo dự toán và nội dung chi Nếu phát sinh chi vượt dự toán, cần có thuyết minh và được Ban Giám đốc phê duyệt Đối với khoản ứng chi không sử dụng hết, phải thực hiện thủ tục nộp lại Tất cả các hoạt động kiểm soát chi này đều có thể được thực hiện thông qua quy trình kiểm soát cơ bản.
Bước Các bước công việc Thời gian thực hiện Trách nhiệm
≤ 5 ngày kể từ khi tiếp nhận hồ sơ, chứng từ đầy đủ, hợp lệ
- Cá nhân; đơn vị sử dụng kinh phí.
- Người đề nghị, gửi cho kế toán thanh toán, kiểm tra, đúng chế độ, qui định, sẽ trình kế toán trưởng
- Kế toán trưởng ký xong trình Ban Giám đốc duyệt chi.
- Sau khi Ban giám đốc ký duyệt xong, người đề nghị, sẽ được nhận tiền từ thủ quỹ (Ngân hàng, hoặc giảm ứng)
Sơ đồ 1.1 Quy trình kiểm soát chi thường xuyên
1.3.2 Kiểm soát các khoản chi thanh toán cá nhân
Kiểm tra sự tuân thủ, tính pháp lý, cơ sở thực tế của các khoản chi thường xuyên cho con người, bao gồm những vấn đề sau:
Hoàn thiện hồ sơ, chứng từ ban đầu
Tiếp nhận, xử lý hồ sơ, chứng từ
Hoàn tất thủ tục thanh toán
- Kiểm soát chi thông qua chính sách tiền lương, phương án chi trả lương của đơn vị đối với người lao động.
Kiểm soát hiệu quả trong quản lý nhân sự được thực hiện thông qua việc phân công và phân nhiệm rõ ràng giữa các chức năng như theo dõi nhân sự, giám sát thời gian và khối lượng công việc, cùng với chức năng tính lương và ghi chép lương.
Kiểm soát chi phí tiền lương là một quá trình quan trọng, bao gồm việc đối chiếu số liệu trên sổ sách và chứng từ như tên và mức lương, hệ số lương, và hệ số phụ cấp chức vụ trên bảng lương của từng bộ phận với hồ sơ nhân viên tại bộ phận nhân sự Ngoài ra, việc kiểm tra tính toán trên bảng lương cũng cần được thực hiện để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý chi phí.
Việc kiểm soát các khoản trích theo lương như Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp và Kinh phí công đoàn là rất quan trọng Quá trình này được thực hiện thông qua việc đối chiếu số liệu đã tính với các căn cứ và tỷ lệ trích theo quy định hiện hành.
Kiểm tra việc thanh toán phụ cấp làm thêm giờ thông qua việc đối chiếu bảng chấm công, biên bản và kết quả đạt được.
Kiểm tra việc ghi chép, hạch toán đầy đủ, đúng đối tượng các nghiệp vụ liên quan đến các khoản trích theo lương.
1.3.3 Kiểm soát các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn
Kiểm tra sự cần thiết, mức độ của các khoản chi này, cân nhắc mục tiêu đề ra với nhu cầu của đơn vị.
Các khoản chi tiêu cho dịch vụ công cộng bao gồm tiền điện, nước, nhiên liệu và vệ sinh môi trường Ngoài ra, còn có chi phí cho vật tư văn phòng như văn phòng phẩm và dụng cụ văn phòng Các khoản chi liên lạc như cước điện thoại, bưu chính và internet cũng rất quan trọng Chi phí cho hội nghị bao gồm in ấn, mua tài liệu, bồi dưỡng giảng viên và báo cáo viên Thêm vào đó, cần tính đến các khoản chi cho công tác phí, thuê mướn, sửa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn, và các khoản chi liên quan đến nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành.
Các khoản chi cho dịch vụ công cộng, thông tin liên lạc, văn phòng phẩm và công tác phí tuy không chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi cho công tác chuyên môn, nhưng lại phát sinh thường xuyên và phân tán Do đó, cần tăng cường công tác kiểm soát các khoản chi này một cách liên tục và thường xuyên.
Khoản chi cho hoạt động chuyên môn, đặc biệt là chi phí mua thuốc, y cụ và vật tư tiêu hao, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi Do đó, việc kiểm soát các khoản chi này là rất quan trọng, bởi chúng thường khó kiểm soát và dễ dẫn đến thất thoát.
Phòng Tổ chức hành chính chịu trách nhiệm mua sắm các vật dụng cần thiết cho hoạt động chuyên môn, bao gồm áo quần, dép và chiếu cho cán bộ công chức và bệnh nhân.
Mục tiêu và nội dung kiểm soát:
Kiểm soát các khoản chi phí là cần thiết để đảm bảo tuân thủ các quy định hiện hành của Nhà nước và quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
- Kiểm soát các khoản chi phí bằng dự toán và các định mức chi phí
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của việc nhập kho và xuất kho đưa vào sử dụng đối với hàng hoá mua về.
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI TRUNG TÂM Y TÊ HUYỆN EAKAR
2.2.1 Kiểm soát chi thanh toán cho cá nhân (Tiểu nhóm 0129)
2.2.1.1.Tiền lương (mục 6000), Tiền công trả cho lao động thường xuyên theo hợp đồng (mục 6051), Phụ cấp lương (mục 6100)
Tiền lương, tiền công và phụ cấp lương trong lĩnh vực y tế tỉnh Đăk Lăk được xác định dựa trên chỉ tiêu biên chế hàng năm của Sở Y tế, mức lương tối thiểu theo quy định, hệ số tiền lương theo ngạch bậc và các phụ cấp liên quan Các quy định cụ thể được nêu trong Nghị định số 204/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2004 về chế độ tiền lương cho cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang; Nghị định số 56/2011/NĐ-CP ngày 04/7/2011 về chế độ phụ cấp ưu đãi cho công chức, viên chức tại cơ sở y tế công lập; cùng với Nghị định số 76/2019/NĐ-CP ngày 08/10/2019 về chính sách cho công chức, viên chức và người lao động tại vùng có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn.
Sơ đồ 2.3 Quy trình kiểm soát chi lương tại Trung tâm Y tế
Chi phí tiền lương được kiểm soát hiệu quả thông qua việc quản lý nhân sự, theo dõi thời gian lao động, khối lượng công việc và chất lượng hoàn thành Bộ phận tổ chức chịu trách nhiệm về chức năng nhân sự, thực hiện kiểm soát hợp đồng lao động Việc theo dõi lao động được thực hiện qua bảng chấm công hàng ngày, ghi nhận số ngày công và giờ công, cũng như đánh giá chất lượng công việc của từng cá nhân làm cơ sở tính lương Các trưởng khoa, phòng sẽ lập bảng chấm công và ghi nhận kết quả công việc của nhân viên thuộc bộ phận mình quản lý.
Phòng Tài chính - Kế toán có trách nhiệm lập bảng kê thanh toán tiền lương dựa trên bảng chấm công của các Khoa, Phòng Sau khi hoàn tất, bảng kê sẽ được chuyển đến Phòng tổ chức án bộ và cuối cùng trình Giám đốc để duyệt bảng lương.
Giám đốc sẽ tiến hành xem xét và phê duyệt các tài liệu trước khi gửi lại cho Phòng Kế toán Việc này nhằm tạo cơ sở lập Giấy rút dự toán để chuyển khoản thanh toán qua thẻ ATM cho cán bộ viên chức và người lao động.
Biểu mẫu thanh toán tiền lương theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày
Vào ngày 10 tháng 10 năm 2017, Bộ Tài Chính đã ban hành hướng dẫn về chế độ kế toán hành chính sự nghiệp Trong tài liệu này, có đề cập đến phụ lục Bảng 2.1, bao gồm mẫu bảng chấm công C01a-HD, cùng với Bảng 2.2, là mẫu bảng thanh toán tiền lương C02-HD.
Chi lương tăng thêm, hay còn gọi là lương hiệu quả, được Trung tâm thực hiện dựa trên quy chế chi tiêu nội bộ, áp dụng cho các đối tượng biên chế Việc này nhằm đảm bảo tính công bằng và minh bạch trong việc chi trả lương, đồng thời khuyến khích nhân viên phát huy tối đa năng lực làm việc của mình.
Phòng Kế toán Giám đốc
Các Khoa, Phòng chế và hợp đồng từ 06 tháng trở lên).
Sơ đồ 2.4 Quy trình kiểm soát chi lương tăng thêm
Các Khoa, Phòng cần nộp bảng chấm công đã có chữ ký của trưởng các bộ phận cho Phòng Tổ chức cán bộ để tiến hành kiểm tra và đối chiếu Nếu phát hiện sai sót, bảng chấm công sẽ được gửi lại cho các Khoa, Phòng để thực hiện kiểm tra lại.
(2) Phòng Tổ chức cán bộ sau khi đối chiếu xong gửi bảng chấm công lên phòng kế toán làm căn cứ để tính toán.
(3) Phòng Tài chính - Kế toán lập bảng thanh toán lương tăng thêm trình Giám đốc xem xét và phê duyệt.
(4) Sau khi nhận được bảng phê duyệt của Giám đốc, Phòng Kế toán lập Giấy rút dự toán chuyển sang kho bạc để thanh toán tiền cho các Khoa,
Giấy báo làm thêm giờ thực hiện theo thông tư 107/2017/TT-BTC theo mẫu C08-HD
Bảng chấm công làm thêm ngoài giờ được thực hiện đúng theo thông tư
107/2017/TT-BTC (Xem phụ lục Bảng 2.3 Bảng chấm công làm thêm giờ theo mẫu Mẫu số C9 – HD).
Bảng thanh toán làm thêm giờ được áp dụng theo mẫu C10-HD theo thông tư 107/2017/TT-BTC Người hưởng phụ cấp ngoài giờ sẽ được tính dựa trên hệ số lương, hệ số phụ cấp chức vụ (nếu có) và các hệ số phụ cấp khác, đảm bảo tính toán dựa trên định mức số giờ công một cách rõ ràng và chặt chẽ.
Mã đơn vị có quan hệ với ngân sách:
(Ban hành kèm theo QĐ số
19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 và Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 của Bộ Tài chính)
BẢNG CHẤM CÔNG Tháng năm
Ngày trong tháng Quy ra công
Số công hưởng lương thời gian
Số công nghỉ không lương
(Xem phụ lục Bảng 2.4 Bảng thanh toán làm thêm giờ)
Tiền khen thưởng được thực hiện theo Nghị định số 91/2017/NĐ-CP ngày 31 tháng 7 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ, quy định chi tiết về việc thi hành một số điều luật liên quan đến thi đua và khen thưởng.
Đối với các khoản khen thưởng thường xuyên như khen tặng Chiến sĩ thi đua cấp cơ sở và Giấy khen của Sở Y tế, quy trình kiểm soát được thực hiện qua Phòng Tổ chức cán bộ Phòng này nhận Quyết định khen thưởng từ Sở Y tế và gửi sao y quyết định về phòng Tổ chức cán bộ Tiếp theo, Phòng Kế toán tài chính kiểm tra quyết định và lập chứng từ thanh toán khen thưởng cho các tập thể và cá nhân theo định mức quy định tại Nghị định số 91/2017/NĐ-CP ngày 31/7/2017 của Chính phủ.
Quy trình thanh toán các khoản khen thưởng được cụ thể:
Sơ đồ 2.5 Quy trình thanh toán khen thưởng thường xuyên
Đối với các khoản khen thưởng đột xuất cho cá nhân và tập thể có thành tích xuất sắc trong công tác phòng chống dịch bệnh và cấp cứu kịp thời, quy trình kiểm soát bao gồm việc lập giấy đề xuất khen thưởng từ Ban thi đua khen thưởng Trung tâm, có sự phê duyệt của Giám đốc Trung tâm, kèm theo công văn và chủ trương của Trung tâm liên quan đến công tác này.
Phòng tổ chức cán bộ nhận QĐ khen thưởng
Chi cho cá nhân, tập thể
Phòng TC-KT sẽ lập danh sách khen thưởng thanh toán theo quy định và gửi về phòng TCCB để chuyển cho phòng kế toán thực hiện thanh toán Định mức chi cho khen thưởng đột xuất sẽ được căn cứ theo Quy chế chi tiêu nội bộ từ đầu năm và trình Giám đốc Trung tâm phê duyệt.
2.2.1.3.Phúc lợi tập thể (mục 6250)
Trung tâm thanh toán tiền nghỉ phép theo thông tư 141/2011/TT-BTC, ban hành ngày 20 tháng 10 năm 2011, quy định về chế độ thanh toán tiền nghỉ phép hàng năm cho cán bộ, công chức, viên chức và lao động hợp đồng tại các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập.
Tại Trung tâm thanh toán, việc thanh toán tiền tàu xe nghỉ phép năm chủ yếu dành cho các trường hợp đi thăm người thân như cha, mẹ đẻ, cha mẹ vợ (hoặc chồng), vợ hoặc chồng, và con bị ốm đau, tai nạn hoặc qua đời, với mức hỗ trợ 1 lần/năm Các trường hợp khác cần có sự phê duyệt của giám đốc Trung tâm Cán bộ nghỉ phép năm theo chế độ quy định và phải giải quyết trong năm đó Đối với cán bộ, công chức công tác tại vùng sâu, vùng xa có hệ số phụ cấp khu vực từ 0,5 trở lên, nếu đủ điều kiện nghỉ phép hàng năm theo luật lao động, sẽ được thủ trưởng cơ quan đồng ý cấp giấy nghỉ phép để thăm gia đình hoặc quê quán.
Hồ sơ thanh toán cho cán bộ, viên chức có phục cấp khu vực nhỏ hơn 0,5 bao gồm: Đơn xin phép (được xác nhận bởi Trưởng phòng Tổ chức hành chính và Thủ trưởng đơn vị), giấy xác nhận tại địa phương trong thời gian nghỉ phép, vé tàu xe, và giấy xác nhận tại trạm y tế hoặc bệnh viện nơi người thân gặp sự cố sức khỏe Tiền vé tàu xe sẽ được thanh toán theo mức khoán 500đ/km cho cả đi và về Đối với cán bộ, viên chức có phục cấp khu vực từ 0,5, hồ sơ thanh toán cũng bao gồm đơn xin phép, giấy xác nhận tại địa phương và vé tàu xe, với mức thanh toán tương tự cho tiền vé.
Khi công tác trở về chuyển đầy đủ hồ sơ về phòng kế toán để được thanh toán đúng chế độ quy định.
2.2.1.4.Các khoản đóng góp (mục 6300)