BÀI TIỂU LUẬN ĐỀ TÀI CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI tHẢO mARKETING 2011 CÁC XU HƯỚNG QUOẢNG CÁO MỚI MỤC LỤC Lời mở đầu 1 I Cơ sở lí thuyết về tổ chức hội thảo 2 1 Khái niệm, mục đích và ý nghĩa về cuộc hội thảo 2 1 1 Khái niệm 2 1 2 Mục đích, ý nghĩa 2 2 Phương pháp tổ chức hội thảo 2 2 1 Phương pháp tổ chức trực tiếp 2 2 2 Phương pháp tổ chức online 3 3 Các hình thức tổ chức hội thảo 3 4 Công tác tổ chức hội thảo 4 4 1 Chuẩn bị hội thảo 4 4 2 Tiến hành hội thảo 6 4 3 Sau khi kết thúc hội thảo 7 II Liên h.
Cơ sở lí thuyết về tổ chức hội thảo
Khái niệm, mục đích và ý nghĩa về cuộc hội thảo
Hội thảo là sự kiện tập hợp những người có cùng mối quan tâm khoa học tại một địa điểm và thời gian cụ thể để thảo luận và tranh luận về các vấn đề liên quan.
Truyền đạt thông tin một cách rõ ràng là rất quan trọng, giúp làm sáng tỏ nguyên nhân và cơ sở thực tiễn liên quan đến vấn đề đang được thảo luận, cùng với nhiều yếu tố khác có ảnh hưởng trực tiếp.
Nhà lãnh đạo cần tiếp thu ý kiến từ người tham dự, lắng nghe những quan điểm và dự báo sơ bộ liên quan đến vấn đề được thảo luận.
Đảm bảo quyền dân chủ tối thiểu cho người lao động là điều cần thiết Tại các buổi hội thảo, mọi người tham dự, bao gồm cả người lao động, đều có cơ hội bày tỏ ý kiến và quan điểm của mình một cách bình đẳng Điều này không chỉ nâng cao tiếng nói của người lao động mà còn giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả hơn.
được những khó khăn, đưa ra những quyết định lãnh đạo, quản trị một cách đúng đắn.
Phương pháp tổ chức hội thảo
2.1 Phương pháp tổ chức trực tiếp
Là mời đại biểu họp tại các phòng họp hoặc trên hội trường.
Được tương tác trực tiếp với người tham gia.
Quan sát và theo dõi được biểu cảm của người tham gia
Truyền đạt nội dung một cách tốt hơn, rõ ràng hơn.
Xử lý các tình huống phát sinh nhanh chóng.
Chi phí tổ chức lớn: Chi phí thuê địa điểm, chi phí chuẩn bị, chi phí phục vụ ăn uống,
Mất nhiều thời gian di chuyển, đi lại.
2.2 Phương pháp tổ chức online
Cuộc họp trực tuyến, bao gồm âm thanh và hình ảnh, là giải pháp hiệu quả để kết nối nhanh chóng với các thành viên khi họ không thể tham dự trực tiếp Chẳng hạn như họp qua Skype, cho phép theo dõi các bài thuyết trình thông qua phương tiện nghe nhìn trong phòng họp.
Kết nối được nhiều bên liên quan một cách nhanh chóng.
Giảm bớt chi phí di chuyển, chi phí in ấn văn bản, chi phí thời gian di chuyển.
Tiết kiệm công sức chuẩn bị và triển khai.
Trong một cuộc họp trực tuyến, người trình bày chỉ có thể nhìn thấy những người tham gia trong phòng của mình, trong khi những người tham dự chỉ nhìn thấy người trình bày trên màn hình cùng với những người xung quanh.
Mất đi sự tương tác trực tiếp.
Bị ảnh hưởng nhiều bởi đường truyền.
3 Các hình thức tổ chức hội thảo
Workshop là cơ hội để chia sẻ kiến thức chuyên sâu trong các lĩnh vực như ngân hàng, marketing và tài chính Tham gia workshop, người tham dự sẽ được cập nhật thông tin và giải quyết các vấn đề thực tiễn trong ngành, từ đó nâng cao hiểu biết và kỹ năng của mình.
Hội nghị hội thảo khoa học: Là hình thức thảo luận hoặc công bố những nghiên cứu khoa học của một cá nhân hay một tổ chức nào đó
Hội thảo du học là sự kiện cung cấp thông tin và giải đáp thắc mắc cho người tham dự về các vấn đề liên quan đến du học, bao gồm chương trình học, học bổng và cuộc sống tại nước ngoài.
Hội thảo tập huấn là hình thức đào tạo quy mô lớn hơn so với workshop, thường được tổ chức trong nội bộ các tổ chức và ban ngành Nội dung của các buổi tập huấn tập trung vào việc nâng cao kiến thức và chia sẻ kinh nghiệm thực tiễn cho nhân viên, nhằm cải thiện hiệu quả công việc.
Hội thảo chuyên đề – chuyên môn: là một buổi thảo luận xoay quanh một chủ đề chính và có một diễn giả duy nhất.
Công tác tổ chức hội thảo
Hội thảo phát triển doanh nghiệp là cơ hội để chia sẻ thông tin về các hoạt động của doanh nghiệp với lãnh đạo các phòng ban và cá nhân Sự kiện này khuyến khích đóng góp ý kiến và quan điểm từ người tham gia, nhằm thúc đẩy sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
Hội thảo là cơ hội để tổ chức hoặc doanh nghiệp chia sẻ thông tin quan trọng, giúp mọi người và đối tác nắm bắt và trao đổi kiến thức Sự kiện này không chỉ tạo điều kiện cho việc giao lưu mà còn thúc đẩy hợp tác hiệu quả giữa các bên liên quan.
Hội thảo mở rộng dân chủ: Tạo điều kiện cho mọi người, cá nhân đưa ra các phát biểu, quan điểm.
Hội thảo bàn bạc, giải quyết vấn đề: Trao đổi, đưa ra giải pháp phù hợp cho những vấn đề, khó khăn mà tổ chức, doanh nghiệp gặp phải.
Xây dựng kế hoạch tổ chức hội thảo
Xác định thành phần tham dự hội thảo
Lập danh sách thành phần tham dự hội thảo.
Trình chủ tọa văn phòng xem xét và xét duyệt.
Thông báo và gửi giấy mời đến từng đại biểu.
Xây dựng chương trình hội thảo
Phác thảo các hoạt động chính,trình tự thời gian diễn ra và ai là người thực hiện
Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu.
Tại hội thảo, phần trình bày đề dẫn đóng vai trò quan trọng trong việc khởi động thảo luận khoa học Các tham luận cần được phân tích từ nhiều góc độ khác nhau, nhằm tạo ra một cái nhìn toàn diện Trong quá trình thảo luận, việc đưa ra các phản biện sẽ giúp làm sáng tỏ vấn đề một cách khách quan và biện chứng, đồng thời thực tiễn luôn là thước đo chính xác cho chân lý.
Hội thảo đã thống nhất những vấn đề quan trọng và đưa ra các đề xuất cùng kiến nghị nhằm giải quyết các vấn đề này Đối với những vấn đề chưa được khẳng định, các thành viên cần tiếp tục nghiên cứu và suy nghĩ, đồng thời cần bám sát thực tiễn cuộc sống để điều chỉnh quan điểm của mình.
Phương án dự phòng khi có trường hợp đột xuất xảy ra
Chuẩn bị địa điểm, trang thiết bị cho hội thảo
Liên hệ địa điểm tổ chức tổng hợp số lượng khách mời cũng như dự trù được kinh phí tổ chức để chọn được địa điểm phù hợp.
Bố trí bàn ghế, biển tên ( bố trí biển tên theo lãnh đạo cấp cao, đại biểu…)
Để tổ chức hội thảo thành công, việc trang trí phòng theo đúng nghi lễ quy định là rất quan trọng Không gian cần được thiết kế sang trọng và lịch sự, phù hợp với nội dung của buổi hội thảo Ví dụ, hội trường nên được bố trí cho khoảng dưới 100 người, với bàn ghế hình chữ U, bàn chủ tọa và bục phát biểu được sắp xếp hợp lý.
Để đảm bảo chất lượng hội thảo, trang thiết bị âm thanh và ánh sáng cần phải rõ ràng và đầy đủ Việc chuẩn bị ánh sáng tốt giúp đại biểu có thể đọc tài liệu một cách dễ dàng Âm thanh cũng rất quan trọng; micro cần được trang bị đầy đủ hoặc linh hoạt để người tham gia có thể chủ động phát biểu ý kiến, đồng thời đảm bảo chất lượng âm thanh tốt.
Chuẩn bị tài liệu cho hội thảo
Chuẩn bị tài liệu cho lãnh đạo và các thành viên tham gia hội thảo là rất quan trọng, bao gồm nội dung liên quan đến hội thảo, cùng với băng đĩa ghi hình giới thiệu và quảng cáo sản phẩm của doanh nghiệp.
Để thể hiện sự tôn trọng đối với người tham gia, cần chuẩn bị đầy đủ tài liệu theo số lượng người tham gia Tài liệu nên được sắp xếp theo thứ tự của buổi họp, đảm bảo tính logic và rõ ràng, đồng thời tránh tình trạng nhàu nát.
Phải sắp xếp đầy đủ trước khi hội thảo bắt đầu.
Phối hợp tổ chức hội thảo
Tùy và chủ đề, mục đích của hội thảo cần có sự tham gia của các phòng ban khác.
Đơn vị phụ trách tổ chức hội thảo.
Công tác truyền thông cho sự kiện hội thảo (máy ảnh, máy quay)
Phân công người làm công tác tổ chức, dẫn chương trình, thư ký, phụ trách công tác hội trường, phụ trách các tiết mục văn nghệ (nếu có).
Chuẩn bị kinh phí cho hội thảo
Liệt kê chi tiết các chi phí.
Xác định kinh phí dự trù cho việc tổ chức hội thảo.
Dựa theo tính kế thừa của các hội thảo trước để xác định chi phí phù hợp.
Kiểm tra công tác chuẩn bị
Trước khi bắt đầu hội thảo, cần kiểm tra kỹ lưỡng các công tác chuẩn bị đã hoàn tất, bao gồm thiết bị âm thanh và sự có mặt của khách mời, nhằm đảm bảo buổi hội thảo diễn ra suôn sẻ và thành công.
… được ổn định vị trí (cần nhận được thông báo của bên công tác chuẩn bị hậu trường).
Trong hội trường, cần kiểm tra toàn bộ hệ thống âm thanh ánh sáng để đảm bảo mọi thiết bị đã được thiết lập ổn định Đồng thời, cần duyệt lại nhân sự cho phần văn nghệ một cách kỹ lưỡng và cuối cùng là sắp xếp chỗ ngồi cho khách mời một cách hợp lý.
Khâu đón tiếp khách mời tại hội thảo là rất quan trọng, thể hiện sự nhiệt tình và chu đáo của chủ nhà Cần bố trí đội ngũ PG, PB và lễ tân từ vị trí gửi xe đến bàn đăng ký, để tiến hành đón tiếp, cài hoa lên áo, ghi tên đăng ký và tặng tài liệu cho khách mời (nếu có).
Điều hành chương trình hội thảo
Bao quát các hoạt động chính diễn ra trong chương trình
Các hạng mục, phần và các tiết mục trình diễn.
Thời gian các hạng mục.
Công việc cho các ekip, bố trí thời gian hiệu quả.
Tuyên bố lí do, giới thiệu đại biểu
Chiếu phim giới thiệu (nếu có)
Đại diện phát biểu ý kiến & Khai tiệc
Thiếp đãi khách trong lúc dễn ra hội thảo
Thời gian nghỉ ngơi giữa hội thảo: Dùng đồ ăn nhẹ giảm sự căng thẳng trong buổi hội thảo.
Ghi biên bản hội thảo
Với kinh nghiệm và kỹ năng chuyên môn, tôi có khả năng theo dõi sát sao tiến trình hoạt động của buổi hội thảo, từ đó tóm tắt một cách chính xác nội dung diễn ra trong ngày hôm đó.
4.3 Sau khi kết thúc hội thảo
Chọn lọc hình ảnh nổi bật của sự kiện, Edit video sau sự kiện.
Truyền thông sau sự kiện.
Thu thập tài liệu có liên quan: ghi biên bản hội thảo và thông báo kết luận của hội thảo.
Thu dọn văn phòng phẩm và hoàn trả trang thiết bị bao gồm việc tháo dỡ và thu gom các dụng cụ, dọn dẹp địa điểm tổ chức sự kiện, sau đó sắp xếp, kiểm tra và nghiệm thu lại các đồ vật đã thuê hoặc mượn.
Để tổ chức hội thảo hiệu quả, người tổ chức cần thu thập hóa đơn và chứng từ liên quan đến các chi phí như địa điểm, banner, băng rôn, áp phích, quà tặng, đồ ăn và nước uống Việc thanh toán toàn bộ chi phí này là rất quan trọng trong quá trình tổ chức chương trình.
Biên tập và soạn thảo các văn bản theo yêu cầu của nhà quản trị là một nhiệm vụ quan trọng, bao gồm việc viết báo cáo tổng kết Báo cáo này cần nêu rõ những ưu điểm đã đạt được và các khuyết điểm chưa khắc phục sau mỗi chương trình Qua đó, những thông tin này sẽ trở thành cơ sở để rút kinh nghiệm cho các sự kiện tổ chức trong tương lai.
Đánh giá kết quả hội thảo: Đánh giá buổi hội thảo dựa vào số người đến tham dự, ý kiến khách hàng và kết quả của quá trình truyền thông.
Liên hệ hội thảo: Marketing trực tuyến 2011 – Các xu hướng quảng cáo mới
Mục đích, ý nghĩa của cuộc hội thảo
Đưa ra những nhận định tổng quan về thị trường quảng cáo trực tuyến.
Giới thiệu các xu hướng quảng cáo mới tại Việt Nam cũng như các giải pháp làm tăng hiệu quả quảng cáo trực tuyến.
Chia sẻ kinh nghiệm về quảng cáo trực tuyến tới các nhãn hàng và doanh nghiệp.
Kết nối các doanh nghiệp và các nhà quảng cáo.
Giúp các doanh nghiệp và các nhãn hàng quảng cáo tìm được phương thức và chiến lược quảng cáo phù hợp với thời đại.
Cập nhật các kiến thức và xu hướng về quảng cáo trực tuyến trong những năm gần đây.
Giúp cung cấp các phương thức tối ưu hóa hiệu quả quảng cáo cho doanh nghiệp và các nhãn hàng.
Thời gian, địa điểm, thành phần tham dự
20h00-23h00: Dạo chơi tại Vinpearl Land và tham gia các hoạt động vui chơi giải trí.
15h00-18h00: Tham quan chùa Trúc Lâm, vui chơi tại công viên giải trí Vinpearl, thăm làng ẩm thực và dạo phố mua sắm.
20h00-23h00: Dạ tiệc hóa trang và một số hoạt động khác
Hội thảo được tổ chức tại Vinpearl Land Nha Trang.
Lãnh đạo các doanh nghiệp và các giám đốc marketing, bao gồm bà Nguyễn Phương Dung - Giám đốc Kinh doanh Công ty Brandon Media & Commercial Service, cùng ông Phang Chee Long - CEO Công ty TNHH Quảng cáo và Phần mềm Innity, đã chia sẻ những chiến lược quan trọng trong lĩnh vực quảng cáo và thương hiệu.
Đại diện cấp cao của các đại lý quảng cáo có tiếng trên thị trường Việt Nam.
Đại diện các đơn vị báo giấy và báo điện tử hàng đầu tại Việt Nam.
Tổng số lượng khách mời tham gia: gần 200 khách mời.
Admicro còn dành tặng 10 suất tài trợ trọn gói và 30 suất tham dự Hội thảo cho các khách hàng đăng ký trực tuyến.
Thiết kế, trang trí và chuẩn bị các trang thiết bị cho hội thảo
Phần nghi lễ: Tươi mát, trang trọng
Phần lễ hội: Vui nhộn, thân mật, hòa đồng, trang trọng
Màu sắc chủ đạo: Sử dụng tông màu logo của Admicro (xanh, vàng) làm màu chủ đạo kết hợp với màu đỏ để tạo điểm nhấn
Máy điều hòa âm trần 2 chiều: 50 cái được bố trí xung quanh phòng.
Âm thanh: o 10 mic không dây, đầy pin o Loa 6 cái: bố trí xung quanh hai bên cánh gà.
Hệ thống chiếu sáng: sử dụng 28 thiết bị ánh sáng
Máy chiếu (200 inchi): sắc nét, độ phân giải cao (1 cái), bố trí trên sân khấu
Camera: 4 cái, bố trí bốn góc phòng
Có chuẩn bị máy phát đề phòng mất điện: 2 máy bố trí sau sân khấu.
Thiệp mời cần được thiết kế đồng nhất với hình dáng và màu sắc của logo công ty Hãy gửi thiệp mời trước 15 ngày và nêu rõ lợi ích mà khách hàng sẽ nhận được khi tham gia sự kiện.
Khu vực sảnh đón khách được trang trí ấn tượng với banderole ngang kích thước 1,2mH x 8,5mW và ba standee cao 2m, rộng 0,8m Cổng phao màu vàng được trang trí bằng bóng bay tạo không gian vui tươi Hai bàn tiếp tân trải khăn màu xanh sẽ chào đón khách, với lễ tân tiếp đón và cài hoa áo cho khách VIP Thẻ đeo sẽ được phát cho ban tổ chức và khách tham dự Ngoài ra, hai lãng hoa tươi được đặt bên ngoài hai cửa ra vào, tạo thêm sự sang trọng cho không gian.
Trang trí bên trong sảnh Hội thảo
Gần cửa ra vào đặt: o Bàn để các kệ brochure về xu hướng quảng cáo mới o Một góc trưng bày các quà tặng
Sân khấu được thiết kế hình chữ nhật với kích thước 6mW x 4,8mL x 0,6mH, trải thảm đỏ và backdrop có kích thước 4,8mH x 6mW, tông nền màu vàng nhạt, một đầu cố định và đầu còn lại cách mặt đất 15cm Bục phát biểu được dán logo Admicro-VCCorp, trang trí bằng hoa tươi và có 2 chậu cây đặt hai bên sân khấu Khán phòng được bố trí sang trọng với bàn dài, khăn trải bàn màu xanh đậm và ghế thắt nơ vải màu vàng, các bàn VIP được đặt gần sân khấu với hoa tươi trang trí khác biệt Ngoài ra, có 3 cửa thoát hiểm được bố trí cùng biển báo phát sáng để đảm bảo an toàn cho mọi người trong trường hợp khẩn cấp.
Phối hợp tổ chức
Các ban và các bộ phận phối hợp, liên kết chặt chẽ với nhau để góp phần làm nên thành công của cuộc hội thảo.
Lên kế hoạch hậu cần cho cuộc hội thảo Marketing cần có một bản kế hoạch chi tiết về nội dung và hình thức, đồng thời hướng dẫn nhân viên cách làm việc và thiết lập chương trình một cách logic, khoa học nhất.
Xây dựng một đội ngũ nhân viên hậu cần vững mạnh và hiệu quả là điều cần thiết Cần phân công công việc hợp lý và kết nối các nhân lực với nhau để tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
Kiểm soát và kết hợp các hoạt động phía sau hội trường, khán đài của hội thảo để tráng những sai sót không đáng có
Dự tính tình huống xấu xảy ra trong lúc tiếm hành hội thảo và định hướng cách xử lý tình huống đó.
Chuẩn bị tài liệu về các phương án, sản phẩm về hình thức Quảng cáo trực tuyến.
Gửi thiệp mời cho mọi người trước 15 ngày.
Gọi điện thoahi cho mọi người trước 1-2 ngày khi buổi thảo luận xảy ra.
Liên hệ với các vị khách có bài phát biểu để lên kế hoạch tổ chức.
Bố trí nhân viên đón tiếp khách.
Bố trí 4 người bê giải thưởng khi trao quà.
Xin giấy phép tổ chức
Lên kế hoạch cho toàn bộ cuộc hội thảo.
Chuẩn bị sân khấu, hội trường.
Chuẩn bị đồ uống, sep up đồ ăn cho buổi tiệc.
Chuẩn bị cổng phao, thảm để đón tiếp khách mời.
Tuyển chọn các tiết mục văn nghệ cho buổi hội thảo.
Lập danh sách khách mời cho sự kiện bao gồm các doanh nghiệp VIP quan tâm đến sản phẩm quảng cáo trực tuyến, phóng viên, nhân viên và các khách mời khác.
Kiểm tra lại các bộ phận: sân khấu, sảnh, bàn ghế, trang thiết bị,…
Phân công 25 nhân viên bảo vệ để đảm bảo an ninh trong buổi hội thảo.
Phân công 10 nhân viên xắp xếp và trông xe.
Kiểm tra âm thanh, ánh sáng, mic, máy chiếu và các thiết bị liên quan đến buổi hội thảo.
Cứ 4 nhân viên trông coi camera an ninh.
Linh hoạt trong việc xử lí âm thanh, ánh sáng trong lúc diễn ra hội thảo.
STT Khoản mục Số lượng Thành tiền
9 Chi phí đi lại và du lịch tại Vinpearl Land 450.000.000
15 Hoa (bó + để bàn + lẵng) 20 2.000.000
17 Trang trí tiệc Gala Dinner 7.000.000
19 Nhân sự (lễ tân + bảo vệ + MC + an ninh) 35.000.000
21 Backdrop (phông nền sân khấu) 2 9.500.000
23 Các brochure (sách mỏng về marketing trực tuyến) 25 1.250.000
26 Biển chỉ dẫn + cảnh báo 5 300.000
27 Banderole (dải treo đón khách) 3 1.500.000
28 Standee (khung treo ảnh quảng cáo) 3 400.000
6.1 Kiểm tra công tác chuẩn bị
Trước ngày diễn ra hội thảo
Kiểm tra và hoàn tất các thủ tục hành chính, các giấy pháp liên quan đến tổ chức hội thảo.
Kiểm tra các công việc liên quan đến khách mời, diễn giả
Kiểm tra nguồn nhân lực.
Trước lúc diễn ra hội thảo:
Kiểm tra xe cộ đưa đón khách, bãi đỗ xe.
Kiểm tra tính hợp lý của cách trang trí sảnh đón khách, bao gồm số lượng nhân viên và trang phục tại bàn tiếp tân, cũng như đảm bảo công tác thoát hiểm và vệ sinh được thực hiện đầy đủ.
Kiểm tra thiết bị âm thanh, ánh sáng, hệ thống kỹ thuật, đường truyền Internet, hệ thống màn hình.
Rà soát lại số lượng tài liệu đã chuẩn bị cho hội thảo.
Nhân sự cho phần văn nghệ biểu diễn.
Ổn định vị trí chỗ ngồi cho khách mời.
Kiểm tra lại các phương án dự bị phòng trường hợp trong lúc diễn ra hội thảo gặp sự cố.
Kiểm tra các hoạt động bên ngoài hội thảo bao gồm việc đánh giá công tác an ninh, trang trí và đội ngũ nhân viên đón tiếp tại Vinpearl Land Đồng thời, cần xác nhận quà tặng cho khách mời tham gia thi hát trong GaLa Dinner Ngoài ra, việc kiểm tra kế hoạch tổ chức các hoạt động vui chơi tại công viên, thăm làng ẩm thực, dạo phố mua sắm và các trò chơi trên bãi biển cũng rất quan trọng, cùng với sự sẵn sàng của nhân viên cứu hộ trong trường hợp xảy ra sự cố.
Đồng phục nữ lễ tân (PG): Mặc áo dài mang ruy băng màu trắng có chữ admicro, đứng thành 2 hàng cài hoa đón khách
Bốn lễ tân sẽ ngồi tại bàn để chuẩn bị danh sách khách mời, nhận thiệp mời và cung cấp thông tin về chỗ ngồi hoặc số bàn Họ cũng sẽ phát phiếu rút thăm cho các khách hàng VIP và phát thẻ cho khách tham dự đeo trong sự kiện.
nam hướng dẫn lối đi, dẫn khách đến bàn ngồi theo quy định.
Nhân viên công ty hướng dẫn khách có nhu cầu tham quan các dự án tiêu biểu của công ty trưng bày ở trong sảnh.
Nhạc nhẹ khi đón khách.
Nhân viên dẫn khách tham quan và giới thiệu đôi nét về chùa Trúc lâm và làng ẩm thực, dạo chơi tại Vinpearl land.
6.3 Điều hành chương trình hội thảo
MC mời mọi người tập trung ngồi vào bàn chuẩn bị khai mạc chương trình.
MC mời tất cả khách tham dự hướng về sân khấu và chính thức khai mạc chương trình “Hội thảo Marketing trực tuyến 2011 - Các xu hướng quảng cáo mới”.
MC chào mừng quan khách tham gia chương trình, giới thiệu đại biểu tham gia, giới thiệu mục đích, ý nghĩa của chương trình.
Tắt hết đèn sân khấu, chương trình sẽ trình chiếu clip giới thiệu nội dung và ý nghĩa của sự kiện, đồng thời nêu bật các xu hướng quảng cáo mới tại Việt Nam và các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quảng cáo trực tuyến.
15h15’ - 16h15’: Phần mở đầu hội thảo với chủ đề “XU HƯỚNG QUẢNG CÁO TRÊN THẾ GIỚI”
MC mời Giám đốc Digital từ GroupM/New Media Edge lên sân khấu để diễn thuyết về “Xu hướng quảng cáo trên thế giới”
Diễn giả sẽ đưa ra cái nhìn tổng quan về thị trường quảng cáo trực tuyến toàn cầu, đồng thời phân tích sâu sắc thị trường Việt Nam và các xu hướng mới nổi trong lĩnh vực này Ông sẽ nhận xét về các xu hướng quảng cáo trực tuyến tại các quốc gia tiên phong, từ đó đánh giá tiềm năng phát triển của quảng cáo trực tuyến ở Việt Nam trong năm 2011.
2012 tại Việt Nam. o Các xu hướng và hình thức quảng cáo trực tuyến mới trên thế giới và tại Việt Nam.
MC mời các khách mời thưởng thức tiệc trà, xem các tiết mục văn nghệ do vũ đoàn Bước nhảy biểu diễn.
16h30’ - 17h00’: Phần hai của hội thảo với chủ đề: “SẢN PHẨM QUẢNG CÁO TRỰC TUYẾN MỚI”
Giám đốc điều hành AdMicro – VCCorp đã được mời lên sân khấu để giới thiệu sản phẩm CPM Mobile và Box applications Ông nhấn mạnh sự gia tăng nhu cầu về quảng cáo định dạng chuyên sâu nội dung, đặc biệt là hướng tới đối tượng "Class A" Sản phẩm CPM Mobile được giới thiệu như một giải pháp tối ưu cho quảng cáo di động, trong khi Box applications mang đến những tiện ích mới cho người dùng.
17h00’ - 18h00’: Phần thứ ba của hội thảo với chủ đề: “GIAO TIẾP GIỮA BÁO CHÍ VÀ DOANH NGHIỆP”
Phó tổng biên tập thời báo Kinh tế Việt Nam đã có buổi diễn thuyết về “Phương thức giao tiếp của báo chí với doanh nghiệp”, tập trung vào việc tìm hiểu cách thức mà báo chí tương tác với doanh nghiệp Ông cũng giới thiệu các hình thức giao tiếp mới giữa doanh nghiệp và báo chí, bao gồm dịch vụ monitoring và bảo trợ thông tin, nhằm nâng cao hiệu quả trong việc truyền tải thông tin và xây dựng mối quan hệ chặt chẽ hơn.
18h00’: Kết thúc phần hội thảo ngày 1.
MC tuyên bố kết thúc hội thảo ngày 1, mời các khách tham dự về nghỉ ngơi và quay lại tham gia chương trình giải trí vào buổi tối.
20h00’ - 23h00’: Hoạt động giải trí bên ngoài hội thảo
20h00’ - 21h00’: MC mời các khách mời tham quan, dạo chơi tại VinpearlLand, nghe nhạc tại quầy bar.
Vào lúc 21h00 đến 23h00, MC sẽ điều hành cuộc thi hát karaoke mang tên "Admicro and friends" Khách tham gia cần đăng ký trước với ban tổ chức, và những phần quà hấp dẫn sẽ được trao trong buổi tiệc Gala Dinner.
MC mời mọi người tập trung ngồi vào bàn chuẩn bị bắt đầu hội thảo ngày thứ 2.
09h00’ - 09h30’: Phần thứ tư của hội thảo với chủ đề: “GIỚI THIỆU
Giám đốc điều hành Adtech – VCCorp đã lên sân khấu giới thiệu sản phẩm Ad Market, nhấn mạnh xu hướng và lợi ích của việc khách hàng tự mua và đăng quảng cáo trực tuyến Ad Market được giới thiệu là hình thức Self Serving mới nhất, mang đến sự tiện lợi và hiệu quả cho người dùng trong việc quảng bá sản phẩm.
09h30’ - 10h15’: Phần thứ năm của hội thảo với chủ đề: “NGHIÊN CỨU CASE STUDY”
MC mời Giám đốc Marketing của 2 nhãn hàng được mời lên sân khấu chia sẻ các case study của nhãn hàng và công ty:
MC mời các khách mời thưởng thức tiệc trà, xem các tiết mục văn nghệ do nhóm nhạc The Wings biểu diễn.
10h30’ – 11h00’: Phần thứ sáu của hội thảo với chủ đề: “HIỆU QUẢ ĐO LƯỜNG TRONG QUẢNG CÁO”
Phó tổng giám đốc VCCorp đã có bài diễn thuyết hấp dẫn về “Yếu tố tăng hiệu quả quảng cáo trong các hình thức quảng cáo trực tuyến”, trong đó nhấn mạnh tầm quan trọng của việc nhận diện quảng cáo hiệu quả Ông phân tích các yếu tố then chốt giúp nâng cao hiệu quả quảng cáo và chia sẻ các chiến lược tối ưu hóa, bao gồm tìm kiếm từ khóa và quảng cáo trên thiết bị di động, nhằm đạt được kết quả tốt nhất trong chiến dịch quảng cáo trực tuyến.
11h00’ – 12h00’: Phần cuối cùng của hội thảo với chủ đề: “BÀN TRÒN TƯƠNG TÁC”
MC điều hành chuyên mục “Bàn tròn tương tác” nhằm tạo không gian mở cho nhà cung cấp, đại lý quảng cáo và khách hàng trực tiếp Tại đây, họ có thể thoải mái trao đổi về các vấn đề liên quan đến quảng cáo trực tuyến, thúc đẩy sự hiểu biết và hợp tác trong ngành.
12h00’: Kết thúc phần hội thảo ngày 2.
Công tác hội thảo
6.1 Kiểm tra công tác chuẩn bị
Trước ngày diễn ra hội thảo
Kiểm tra và hoàn tất các thủ tục hành chính, các giấy pháp liên quan đến tổ chức hội thảo.
Kiểm tra các công việc liên quan đến khách mời, diễn giả
Kiểm tra nguồn nhân lực.
Trước lúc diễn ra hội thảo:
Kiểm tra xe cộ đưa đón khách, bãi đỗ xe.
Kiểm tra tính hợp lý của cách trang trí sảnh đón khách, bao gồm số lượng nhân viên và trang phục bàn tiếp tân, cũng như đảm bảo công tác thoát hiểm và vệ sinh được thực hiện đúng cách.
Kiểm tra thiết bị âm thanh, ánh sáng, hệ thống kỹ thuật, đường truyền Internet, hệ thống màn hình.
Rà soát lại số lượng tài liệu đã chuẩn bị cho hội thảo.
Nhân sự cho phần văn nghệ biểu diễn.
Ổn định vị trí chỗ ngồi cho khách mời.
Kiểm tra lại các phương án dự bị phòng trường hợp trong lúc diễn ra hội thảo gặp sự cố.
Để đảm bảo thành công cho hội thảo, cần kiểm tra các hoạt động bên ngoài như sau: Tại Vinpearl Land, cần rà soát công tác an ninh, trang trí, và sự phục vụ của nhân viên đón tiếp Đồng thời, cần kiểm tra quà tặng dành cho khách mời tham gia thi hát trong GaLa Dinner Ngoài ra, cần xác nhận các kế hoạch tổ chức vui chơi tại công viên, thăm làng ẩm thực, dạo phố mua sắm, và các trò chơi trên bãi biển, đảm bảo nhân viên cứu hộ luôn sẵn sàng trong trường hợp xảy ra sự cố.
Đồng phục nữ lễ tân (PG): Mặc áo dài mang ruy băng màu trắng có chữ admicro, đứng thành 2 hàng cài hoa đón khách
Bốn lễ tân sẽ ngồi tại bàn để chuẩn bị danh sách khách mời, tiếp nhận thiệp mời và cung cấp thông tin về chỗ ngồi cũng như số bàn Họ cũng sẽ phát phiếu rút thăm cho các khách hàng VIP và phát thẻ cho khách để tham dự sự kiện.
nam hướng dẫn lối đi, dẫn khách đến bàn ngồi theo quy định.
Nhân viên công ty hướng dẫn khách có nhu cầu tham quan các dự án tiêu biểu của công ty trưng bày ở trong sảnh.
Nhạc nhẹ khi đón khách.
Nhân viên dẫn khách tham quan và giới thiệu đôi nét về chùa Trúc lâm và làng ẩm thực, dạo chơi tại Vinpearl land.
6.3 Điều hành chương trình hội thảo
MC mời mọi người tập trung ngồi vào bàn chuẩn bị khai mạc chương trình.
MC mời tất cả khách tham dự cùng hướng về sân khấu để chính thức khai mạc chương trình “Hội thảo Marketing trực tuyến 2011 - Các xu hướng quảng cáo mới”.
MC chào mừng quan khách tham gia chương trình, giới thiệu đại biểu tham gia, giới thiệu mục đích, ý nghĩa của chương trình.
Tắt hết đèn sân khấu, chương trình sẽ trình chiếu clip giới thiệu nội dung và ý nghĩa của sự kiện, đồng thời nêu bật các xu hướng quảng cáo mới tại Việt Nam cùng với những giải pháp hiệu quả để nâng cao hiệu quả quảng cáo trực tuyến.
15h15’ - 16h15’: Phần mở đầu hội thảo với chủ đề “XU HƯỚNG QUẢNG CÁO TRÊN THẾ GIỚI”
MC mời Giám đốc Digital từ GroupM/New Media Edge lên sân khấu để diễn thuyết về “Xu hướng quảng cáo trên thế giới”
Diễn giả sẽ phân tích thị trường quảng cáo trực tuyến toàn cầu và Việt Nam, đồng thời khám phá các xu hướng mới trong lĩnh vực này Bài thuyết trình sẽ bao gồm những nhận xét về xu hướng quảng cáo trực tuyến ở các quốc gia tiên phong, cùng với đánh giá về tiềm năng phát triển của quảng cáo trực tuyến trong năm 2011.
2012 tại Việt Nam. o Các xu hướng và hình thức quảng cáo trực tuyến mới trên thế giới và tại Việt Nam.
MC mời các khách mời thưởng thức tiệc trà, xem các tiết mục văn nghệ do vũ đoàn Bước nhảy biểu diễn.
16h30’ - 17h00’: Phần hai của hội thảo với chủ đề: “SẢN PHẨM QUẢNG CÁO TRỰC TUYẾN MỚI”
Giám đốc điều hành AdMicro – VCCorp đã lên sân khấu để giới thiệu sản phẩm CPM Mobile và Box applications, nhấn mạnh sự gia tăng nhu cầu sử dụng quảng cáo định dạng chuyên sâu nội dung nhằm tiếp cận đối tượng "Class A" Sản phẩm CPM Mobile được trình bày chi tiết, cùng với những đặc điểm nổi bật của Box applications, mang đến giải pháp quảng cáo hiệu quả cho doanh nghiệp.
17h00’ - 18h00’: Phần thứ ba của hội thảo với chủ đề: “GIAO TIẾP GIỮA BÁO CHÍ VÀ DOANH NGHIỆP”
Phó tổng biên tập thời báo Kinh tế Việt Nam đã có bài diễn thuyết về “Phương thức giao tiếp của báo chí với doanh nghiệp”, trong đó nhấn mạnh tầm quan trọng của việc hiểu rõ cách thức báo chí tương tác với doanh nghiệp Ông cũng đã giới thiệu các hình thức mới trong giao tiếp giữa hai bên, bao gồm dịch vụ monitoring và bảo trợ thông tin, nhằm nâng cao hiệu quả truyền thông và xây dựng mối quan hệ bền vững.
18h00’: Kết thúc phần hội thảo ngày 1.
MC tuyên bố kết thúc hội thảo ngày 1, mời các khách tham dự về nghỉ ngơi và quay lại tham gia chương trình giải trí vào buổi tối.
20h00’ - 23h00’: Hoạt động giải trí bên ngoài hội thảo
20h00’ - 21h00’: MC mời các khách mời tham quan, dạo chơi tại VinpearlLand, nghe nhạc tại quầy bar.
Vào lúc 21h00 đến 23h00, chương trình karaoke "Admicro and friends" sẽ được điều hành bởi MC Khách tham gia cần đăng ký trước với ban tổ chức để có cơ hội thể hiện tài năng Giải thưởng sẽ được trao trong buổi tiệc Gala Dinner.
MC mời mọi người tập trung ngồi vào bàn chuẩn bị bắt đầu hội thảo ngày thứ 2.
09h00’ - 09h30’: Phần thứ tư của hội thảo với chủ đề: “GIỚI THIỆU
Giám đốc điều hành Adtech – VCCorp đã được mời lên sân khấu để giới thiệu sản phẩm Ad Market, một nền tảng quảng cáo trực tuyến cho phép khách hàng tự mua và đăng quảng cáo Ông nhấn mạnh xu hướng ngày càng tăng của hình thức tự phục vụ này, cùng với những ưu điểm vượt trội mà nó mang lại cho các doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa chiến dịch quảng cáo của mình Ad Market đại diện cho giải pháp mới nhất trong lĩnh vực quảng cáo tự động, giúp người dùng dễ dàng tiếp cận và quản lý quảng cáo hiệu quả hơn.
09h30’ - 10h15’: Phần thứ năm của hội thảo với chủ đề: “NGHIÊN CỨU CASE STUDY”
MC mời Giám đốc Marketing của 2 nhãn hàng được mời lên sân khấu chia sẻ các case study của nhãn hàng và công ty:
MC mời các khách mời thưởng thức tiệc trà, xem các tiết mục văn nghệ do nhóm nhạc The Wings biểu diễn.
10h30’ – 11h00’: Phần thứ sáu của hội thảo với chủ đề: “HIỆU QUẢ ĐO LƯỜNG TRONG QUẢNG CÁO”
Phó tổng giám đốc VCCorp đã có bài diễn thuyết hấp dẫn về “Yếu tố tăng hiệu quả quảng cáo trong các hình thức quảng cáo trực tuyến” Ông nhấn mạnh tầm quan trọng của việc nhận diện quảng cáo hiệu quả và phân tích các yếu tố giúp nâng cao hiệu quả quảng cáo Bên cạnh đó, ông cũng chia sẻ các phương pháp tối ưu hóa hiệu quả quảng cáo như tìm kiếm từ khóa và quảng cáo trên điện thoại, giúp doanh nghiệp đạt được kết quả tốt nhất trong chiến dịch quảng cáo trực tuyến.
11h00’ – 12h00’: Phần cuối cùng của hội thảo với chủ đề: “BÀN TRÒN TƯƠNG TÁC”
MC điều hành chuyên mục “Bàn tròn tương tác giữa nhà cung cấp, đại lý quảng cáo, khách hàng trực tiếp” tạo ra một không gian mở, giúp các bên liên quan có thể trao đổi trực tiếp về các vấn đề liên quan đến quảng cáo trực tuyến.
12h00’: Kết thúc phần hội thảo ngày 2.
MC đã tuyên bố kết thúc hội thảo vào ngày 2 và mời các khách tham dự nghỉ ngơi Các khách sẽ trở lại tham gia chương trình tham quan vào buổi chiều và tham gia Gala Dinner vào buổi tối.
15h00’ – 18h00’: Chương trình tham quan và trò chơi trên bãi biển.
MC và các trợ lý sẽ dẫn dắt chương trình tham quan, đưa khách tham dự đến những điểm đến hấp dẫn như chùa Trúc Lâm, Công viên giải trí Vinpearl, làng ẩm thực và khu phố mua sắm.
MC tổ chức các trò chơi trên bãi biển và trao các phần quà hấp dẫn tới khách mời.
20h00’ - 23h00’: Gala Dinner kết thúc chương trình hội thảo
MC điều hành chương trình Gala Dinner - Dạ tiệc hóa trang, tìm kiếm Vua và
Nữ hoàng của đêm tiệc, tổ chức các trò chơi hấp dẫn.
Kết thúc chương trình, chúng tôi đã tổ chức lễ trao giải cho những người thắng cuộc trong các trò chơi tại bãi biển Để lưu giữ những khoảnh khắc đáng nhớ, chúng tôi chụp ảnh lưu niệm cho khách mời và thực hiện phỏng vấn để ghi lại những kỷ niệm quý báu.
6.4 Ghi biên bản hội thảo
-Người thực hiện: Ban thư ký
BIÊN BẢN HỘI THẢO MARKETING TRỰC TUYẾN 2011- CÁC XU HƯỚNG QUẢNG CÁO MỚI
Thời gian: Từ ngày 18/07/2011-19/07/2011 Địa điểm: Vinpearl Land Nha Trang
Ông Reinhard Rieger (Giám đốc GroupM Việt Nam) trình bày với nội dung:
Đánh giá tiềm năng phát triển của quảng cáo trực tuyến trong năm 2011-2012 ở Việt Nam:
Sau khi kết thúc hội thảo
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chọn lọc những hình ảnh nổi bật từ buổi hội thảo, bao gồm các hoạt động như: Xu hướng quảng cáo trên thế giới, Sản phẩm quảng cáo trực tuyến mới, Giao tiếp giữa báo chí và doanh nghiệp, Giới thiệu AD Market, Nghiên cứu Case Study, Hiệu quả đo lường trong quảng cáo, và Bàn tròn tương tác Ngoài ra, chúng tôi cũng sẽ giới thiệu những khoảnh khắc thú vị từ các hoạt động bên lề hội thảo, đặc biệt là Cuộc thi karaoke.
Chương trình "Admicro and friends" bao gồm tham quan chùa Trúc Lâm, vui chơi tại công viên giải trí Vinpearl, khám phá làng ẩm thực, dạo phố mua sắm và tham gia Gala Dinner Sau sự kiện, sẽ có video được chỉnh sửa để ghi lại những khoảnh khắc đáng nhớ.
Truyền thông sau sự kiện: những hình ảnh sau sự kiện được đăng tải trên các trang web kinh tế.
Thu thập tài liệu có liên quan: ghi biên bản hội thảo và thông báo kết luận của hội thảo.
Để hoàn tất quy trình thu dọn văn phòng phẩm và hoàn trả trang thiết bị, cần tháo dỡ và thu gọn các dụng cụ đã sử dụng Sau khi dọn dẹp địa điểm tổ chức sự kiện, hãy sắp xếp, kiểm tra và nghiệm thu lại các đồ vật đã thuê hoặc mượn để đảm bảo mọi thứ được trả lại trong tình trạng tốt nhất.
Để tổ chức chương trình hiệu quả, cần thu thập hóa đơn và chứng từ liên quan đến các chi phí như ăn, ở, du lịch tại Vinpearl, thuê địa điểm và nhà tổ chức sự kiện Ngoài ra, cần tính toán các chi phí cho phông rèm, âm thanh, ánh sáng, ghế ngồi và các hoạt động ngoài lề khác.
Biên tập và soạn thảo văn bản theo yêu cầu của nhà quản trị là một nhiệm vụ quan trọng, bao gồm việc viết báo cáo tổng kết cho các chương trình Trong báo cáo, cần nêu rõ những ưu điểm đã đạt được và những khuyết điểm cần khắc phục Những thông tin này sẽ là cơ sở quý giá để rút ra kinh nghiệm cho các sự kiện tổ chức trong tương lai.
Nhận xét
Dựa trên tài liệu từ cuộc hội thảo Marketing 2011, nhóm 8 đã tổng hợp và đưa ra những nhận xét phản ánh quan điểm của tất cả các thành viên trong nhóm.
Công tác chuẩn bị hội thảo
Chi phí chuẩn bị lớn do bao gồm chi phí cho hoạt động lưu trú của khách mời,tiệc.
Admicro đã chuẩn bị tốt về trang thiết bị cho hội thảo.
Mặc dù có đầy đủ các ban, bộ phận để phối hợp thực hiện nhiệm vụ, nhưng vẫn thiếu sự liên kết chặt chẽ giữa các ban Chẳng hạn, ban tổ chức chưa hợp tác hiệu quả với ban thư ký trong việc tổ chức và ghi chép các thiết bị cần thiết cho hội thảo.
Chất lượng các trang thiết bị tốt, dịch vụ lưu trú làm hài lòng khách mời.
Việc kiểm tra công tác trước hội thảo được thực hiện nghiêm túc từ kiểm tra trước ngày diễn ra hội thảo, đến trước giờ diễn ra hội thảo.
Việc đón tiếp khách mời diễn ra theo đúng quy trình, tuần tự, đảm bảo các khách mời đều được đón tiếp long trọng.
Chương trình được điều hành đúng kế hoạch, nhưng một số sự kiện, như di chuyển khách đến tham quan chùa Trúc Lâm và làng ẩm thực, đã bị kéo dài thời gian, cùng với việc dạo chơi tại Vinpearl Land.
Ban thư ký hoạt động tốt để làm nhiệm vụ ghi biên bản.
Sau khi kết thúc hội thảo
Đa số để lại ấn tượng tốt với khách mời
Các trang thiết bị đi thuê, mượn được trả lại có ít sự hỏng hóc.
Thanh toán tất cả các chi phí rõ ràng, đầy đủ, tuy nhiên còn vài khoản chậm tiến độ.
Ban thư ký soạn thảo đầy đủ các văn bản nhà quản trị yêu cầu.
Giải pháp
Sau quá trình tìm hiểu, nhóm 8 đã đưa ra một số giải pháp:
Các ban trong công tác hội thảo cần phối hợp chặt chẽ với nhau hơn.
Trong quá trình lập kế hoạch cho hội thảo, cần khuyến khích mọi người tham gia đóng góp ý tưởng độc đáo và sáng tạo nhằm chuẩn bị một chương trình hay và không gian sinh động, mới mẻ.
Nâng cao tính chuyên nghiệp và kỹ năng cá nhân là yếu tố then chốt giúp tổ chức đạt được mục tiêu và yêu cầu của hội thảo, đảm bảo tiến độ và hiệu quả trong quá trình thực hiện.
Chuẩn bị sẵn các thiết bị, kỹ thuật thay thế nếu xảy ra sự cố trong khi diễn ra hội thảo ( thiết bị thay thế).
Tăng cường tính an toàn trong không gian hội thảo và khách mời một cách tốt nhất – từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc hội thảo.
Luôn đảm bảo phương tiện đưa đón khách mời đến và dời hội thảo khi có trường hợp xảy ra.