Mục tiêu của đề tài
Bài viết này sẽ tìm hiểu thực trạng tổ chức hội họp tại UBND huyện Cẩm Khê, phân tích các nguyên nhân và khó khăn, cũng như các yếu tố ảnh hưởng đến công tác này Qua đó, chúng tôi sẽ đề xuất một số giải pháp thiết thực nhằm nâng cao chất lượng tổ chức hội họp tại UBND huyện Cẩm Khê, tỉnh Phú Thọ.
Nguồn tài liệu tham khảo
Hoàng Thị Thu Hà (Chủ nhiệm) (2021) đã thực hiện một báo cáo nghiên cứu khoa học về việc nâng cao chất lượng tổ chức hội họp tại Ủy ban nhân dân Quận Tây Báo cáo này nhằm cải thiện hiệu quả và tính chuyên nghiệp trong các cuộc họp, từ đó nâng cao chất lượng công việc và phục vụ cộng đồng tốt hơn.
Hồ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội;
Lê Thị Kim Anh (2016) đã thực hiện một nghiên cứu khảo sát và đánh giá công tác tổ chức các cuộc họp tại Ủy ban Nhân dân huyện Cẩm Thủy, tỉnh Thanh Hóa Nghiên cứu này được thực hiện tại Trường Đại học, nhằm cung cấp cái nhìn sâu sắc về hiệu quả và quy trình tổ chức các cuộc họp trong cơ quan hành chính địa phương.
- ThS Phạm Thị Mai Anh (2020), Một số đề xuất nhằm tổ chức các cuộc họp hiệu quả, Khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà
Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Hiện nay, nhiều tác giả đã nghiên cứu về hội họp tại UBND, nhưng tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chưa có nghiên cứu nào chuyên sâu về tổ chức hội họp tại UBND huyện Cẩm Khê Vì vậy, tôi quyết định chọn đề tài này để làm rõ và phân tích sâu hơn về công tác tổ chức hội họp tại UBND huyện Cẩm Khê, tỉnh Phú Thọ.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập thông tin bao gồm việc thu thập tài liệu và kiến thức liên quan từ bài giảng, sách giáo trình, tài liệu trực tuyến, cũng như các bài luận và bài viết có liên quan Quá trình này đòi hỏi việc ghi chép lại các thông tin quan trọng nhằm phục vụ cho nghiên cứu đề tài một cách hiệu quả.
- Phương pháp thống kê: thu thập số liệu, chỉnh lý, phân tích, tổng hợp số liệu.
Phương pháp tổng hợp là quá trình ghi chép và phân tích những vấn đề chính, từ đó tổng hợp lại để tạo ra một bài tiểu luận hoàn chỉnh.
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa những thông tin, tài liệu đã có.
- Phương pháp phân tích và tổng hợp: là phương pháp được tôi sử dụng trong suốt quá trình làm đề tài
Bố cục đề tài
Bài tiểu luận bao gồm các phần Lời cảm ơn, Lời cam đoan, Phần mở đầu, Phần kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo và Phụ lục, với cấu trúc chính gồm 3 chương.
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác tổ chức các cuộc hội họp
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức các cuộc hội họp tại Ủy ban nhân dân huyện Cẩm Khê, tỉnh Phú Thọ
Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức các cuộc hội họp tại Ủy ban nhân dân huyện Cẩm Khê, tỉnh Phú Thọ
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP
Một số khái niệm cơ bản
Theo từ điển Tiếng Việt của Viện ngôn ngữ học dưới góc độ động từ thì
- Làm cho thành một chỉnh thể, có cấu tạo và những chức năng chung nhất định.
- Làm cho thành có trật tự, nề nếp.
- Làm những gì cần thiết để tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được hiệu quả tốt nhất.
- Làm công tác tổ chức cơ quan và tổ chức cán bộ.
Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich, công tác tổ chức bao gồm việc nhóm lại các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu, giao phó nhóm người cho một quản trị viên có quyền hạn giám sát, và tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu tổ chức.
Tổ chức là quá trình phân chia và sắp xếp công việc thành các nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận hoặc nhóm, xác định rõ ai sẽ thực hiện công việc nào, ai chịu trách nhiệm về kết quả, và cách thức phối hợp giữa các công việc Mục tiêu của quá trình này là nhằm đạt được các mục tiêu chung của cơ quan hoặc đơn vị.
Hội họp là một trong những nội dung rất quan trọng trong hoạt động của mọi cơ quan, tổ chức.
Họp là sự tập hợp có tổ chức của nhiều người tại một địa điểm và thời gian cụ thể, nhằm truyền đạt, trao đổi và thảo luận thông tin Mục đích của cuộc họp là tìm kiếm biện pháp giải quyết các vấn đề và nhiệm vụ mà các thành viên tham gia đều quan tâm.
Theo điều 3, Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm
Theo định nghĩa của Thủ tướng Chính phủ năm 2006, họp là một hình thức quản lý nhà nước, giúp giải quyết công việc Qua đó, thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước thực hiện lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các hoạt động liên quan đến chức năng và thẩm quyền của cơ quan theo quy định pháp luật.
Theo Đồng Thị Thanh Phương và Nguyễn Thị Ngọc An, họp là sự tập hợp của một nhóm người nhằm giải quyết các vấn đề cụ thể và từ đó đưa ra những hành động cần thực hiện.
Hội họp được định nghĩa là một hoạt động quan trọng của cơ quan, nhằm tổ chức và tiếp xúc có mục tiêu để giải quyết các vấn đề thuộc thẩm quyền Qua đó, Thủ trưởng cơ quan thực hiện lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các công việc theo quy định của pháp luật, đồng thời thu thập ý kiến tư vấn để đưa ra kiến nghị.
Từ khái niệm hội họp và tổ chức có thể đưa ra khái niệm tổ chức hội họp như sau:
Tổ chức hội họp là quá trình sắp xếp và phân công công việc giữa nhiều người nhằm đạt được mục tiêu cụ thể của cơ quan Qua hội họp, Thủ trưởng cơ quan có thể lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các hoạt động theo thẩm quyền của mình, đồng thời thảo luận và quyết định các vấn đề thuộc phạm vi quản lý theo quy định của pháp luật.
Nguyên tắc tổ chức hội họp
Để hoạt động quản lý điều hành hiệu quả cần đảm bảo các nguyên tắc trong tổ chức hội họp như sau:
Đảm bảo thực hiện công việc trong đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm được giao là rất quan trọng; cấp trên không can thiệp vào công việc thuộc thẩm quyền của cấp dưới, trong khi cấp dưới cũng không nên chuyển giao công việc thuộc trách nhiệm của mình lên cấp trên hoặc vượt quá quyền hạn của bản thân.
Chỉ tổ chức hội họp khi thật sự cần thiết nhằm hỗ trợ công tác chỉ đạo và điều hành của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trong việc thực hiện các nhiệm vụ quan trọng Không nên sử dụng cuộc họp như một phương tiện thay thế cho việc ra quyết định quản lý và điều hành.
Xác định rõ mục đích, yêu cầu và nội dung công việc, cùng với thành phần tham dự là rất quan trọng Cần đề cao và thực hiện nghiêm túc trách nhiệm cá nhân trong việc phân công và xử lý công việc Điều này sẽ đảm bảo tăng cường hiệu lực và hiệu quả trong công tác chỉ đạo, điều hành tập trung, thống nhất và thông suốt của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước.
Theo chương trình kế hoạch, việc cải tiến và đơn giản hóa quy trình thủ tục được thực hiện một cách hợp lý, đảm bảo chất lượng và hiệu quả Mục tiêu là tạo ra những giải pháp thiết thực và tiết kiệm, tránh sự phô trương không cần thiết.
Để tối ưu hóa quy trình làm việc, cần lồng ghép các nội dung và vấn đề cần xử lý một cách hợp lý Việc kết hợp các cuộc họp sẽ giúp tổ chức hội họp hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất làm việc.
Cuộc họp cần được tổ chức phù hợp với tính chất và yêu cầu của vấn đề cần giải quyết, đồng thời đảm bảo phù hợp với đặc điểm tổ chức và hoạt động của từng loại cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước.
Các loại hình hội họp
Có nhiều cuộc họp tại cơ quan với mục đích, thành phần và cách thức khác nhau Việc chọn lựa phương pháp tổ chức cuộc họp phù hợp và khoa học sẽ giúp cơ quan đạt được thành công trong công tác tổ chức Theo quyết định số 45/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, có các loại cuộc họp quy định trong quản lý và điều hành của các cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước.
- Họp tham mưu – tư vấn
- Họp giải quyết công việc
- Họp tập huấn, triển khai
- Họp sơ kết, tổng kết
Hình thức hội họp
Họp trực tiếp là hình thức họp mà người chủ trì và người tham dự có mặt tại cùng một địa điểm, thường là một phòng họp Theo Quyết định số 45/2018/QĐ-TTG ngày 09/11/2018 của Thủ tướng Chính phủ, hình thức này quy định về chế độ hội họp trong hoạt động quản lý và điều hành của các cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước Đây là phương thức họp phổ biến nhất tại các cơ quan hành chính Nhà nước.
Hình thức họp mặt trực tiếp được ưa chuộng do không yêu cầu nhiều về kỹ thuật và đầu tư thiết bị hiện đại, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc thảo luận và giải đáp ý kiến Tuy nhiên, nhược điểm của hình thức này là đại biểu phải tốn nhiều thời gian di chuyển giữa các địa điểm, dẫn đến chi phí đi lại và ăn ở tăng cao.
Họp trực tuyến là hình thức họp sử dụng phần mềm, website hoặc tổng đài hội thoại qua mạng chuyên dụng, mạng nội bộ (WAN) hoặc internet, cho phép những người ở vị trí địa lý khác nhau tham gia cuộc họp từ xa Trong cuộc họp này, các thành viên có thể nghe, nói và nhìn thấy nhau như thể đang ở cùng một phòng họp.
Quyết định 45/2018/QĐ-TTG ngày 09/11/2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định về chế độ hội họp trong hoạt động quản lý và điều hành của các cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước, nhằm nâng cao hiệu quả công việc và đảm bảo tính minh bạch trong quá trình ra quyết định.
Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ, hình thức làm việc trực tuyến ngày càng trở nên phổ biến nhờ vào lợi ích tiết kiệm thời gian và chi phí, cùng với sự thuận tiện trong việc trao đổi công việc Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số bất cập như chi phí sử dụng phần mềm và internet, cũng như chất lượng đường truyền có thể ảnh hưởng đến khả năng nghe và hiểu giữa các thành viên, từ đó tác động đến chất lượng công việc.
Quy trình tổ chức cuộc họp
Chuẩn bị là yếu tố quyết định thành công của một buổi họp Sự chuẩn bị kỹ lưỡng, cụ thể và chu đáo sẽ giúp cuộc họp diễn ra hiệu quả hơn.
Xác định được mục đích, yêu cầu của cuộc họp
Trước khi tổ chức một cuộc họp, việc xác định rõ mục đích và yêu cầu của cuộc họp là rất quan trọng Điều này là một trong những nguyên tắc cơ bản trong việc tổ chức cuộc họp hiệu quả.
Mỗi cuộc họp có mục đích riêng như trao đổi thông tin, tổng kết, đánh giá, tham mưu tư vấn, giải quyết công việc, và đề xuất vấn đề Để đạt hiệu quả cao nhất, mục đích của cuộc họp cần được xác định rõ ràng từ đầu, giúp tổ chức cuộc họp một cách hợp lý và hiệu quả.
Cuộc họp cần đáp ứng các yêu cầu cụ thể tùy thuộc vào mục đích, nhưng thường phải đảm bảo chất lượng, tiết kiệm thời gian và giải quyết triệt để vấn đề Các báo cáo trình bày trong cuộc họp cần ngắn gọn, rõ ràng và tập trung vào việc đề xuất các biện pháp xử lý hiệu quả.
Lập kế hoạch tổ chức.
Sau khi xác định rõ mục đích, yêu cầu của cuộc họp thì tiếp theo chính là xây dựng kế hoạch tổ chức.
Kế hoạch tổ chức là văn bản định hướng quan trọng, trình bày các vấn đề cơ bản liên quan đến việc tổ chức cuộc họp Nó đóng vai trò thiết yếu trong quy trình tổ chức hội họp, giúp các phòng, ban trong cơ quan thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, đảm bảo tiến độ thời gian và góp phần vào sự thành công của hội nghị.
Bản kế hoạch hội họp cần đảm bảo những thành phần sau:
+ Tên cuộc họp: Thể hiện trong câu từ ngắn gọn, đúng văn phong hành chính nhưng phải nói lên được tính chất của cuộc hội họp.
+ Mục đích, yêu cầu: Phải xác định được rõ, cụ thể mục đích yêu cầu khi tổ chức hội họp là gì.
Thời gian và địa điểm tổ chức cuộc họp cần được lựa chọn cẩn thận, dựa trên tính chất và quy mô của sự kiện cũng như thành phần tham dự Việc chuẩn bị thời gian dự phòng cũng rất quan trọng để đảm bảo sự linh hoạt trong quá trình tổ chức.
Nội dung cuộc họp thường được xác định dựa trên bố cục, quy mô, tính chất và mục đích của nó Thông thường, các nội dung chính của cuộc họp bao gồm các vấn đề cần thảo luận, mục tiêu cụ thể, và các quyết định cần đưa ra.
Báo cáo thông quan phương hướng và khen thưởng cá nhân, tập thể sẽ được trình bày; đại biểu sẽ tham luận và đóng góp ý kiến; ý kiến từ khách mời cũng sẽ được xem xét; cuối cùng, biểu quyết chỉ tiêu sẽ thông qua nghị quyết.
- Chuẩn bị thời gian và địa điểm:
Khi chuẩn bị thời gian cho cuộc họp, cần căn cứ vào tình hình thực tế của cơ quan và nội dung cuộc họp để lựa chọn thời điểm hợp lý Thông thường, các cuộc họp thảo luận về vấn đề trong tuần nên diễn ra vào thứ Hai, trong khi các cuộc họp quan trọng kéo dài từ 2-3 ngày thì nên được tổ chức vào giữa tuần Thời gian bắt đầu và kết thúc của cuộc họp thường nằm trong khoảng từ 7h30 đến 11h30.
Khi chuẩn bị địa điểm cho hội họp, cần cân nhắc quy mô và số lượng người tham dự để chọn lựa không gian phù hợp Đối với các cuộc họp nhỏ và nội bộ, phòng họp là sự lựa chọn thích hợp, trong khi đó, hội trường sẽ là lựa chọn lý tưởng cho các cuộc họp quy mô lớn với nhiều thành phần tham dự.
- Chuẩn bị nội dung cuộc họp:
Việc xác định các vấn đề cần thảo luận trong cuộc họp là rất quan trọng, và nội dung cần được sắp xếp một cách khoa học để phù hợp với lịch trình thời gian của cuộc họp.
- Lập danh sách đại biểu và soạn thảo giấy mời:
Để lập danh sách đại biểu cho cuộc họp, cần dựa vào cơ cấu thành phần tham dự đã ghi trong kế hoạch tổ chức Từ đó, ta sẽ tạo danh sách chi tiết cho từng nhóm đại biểu và lựa chọn hình thức mời phù hợp.
Khi soạn thảo giấy mời, cần lựa chọn hình thức phù hợp dựa trên vị trí của đại biểu và tính chất mối quan hệ Giấy mời gửi cho đại biểu phải đảm bảo các yêu cầu về thể thức văn bản và sự trang trọng Các thông tin cần có bao gồm tên cơ quan, đơn vị cá nhân mời, tên cuộc họp, họ tên và chức vụ của đại biểu được mời, thời gian và địa điểm diễn ra cuộc họp, cùng với các yêu cầu hoặc đề xuất đối với đại biểu khi tham gia Ngoài ra, cần cung cấp hình thức liên hệ và một số chỉ dẫn cần thiết.
Dự trù các khoản kinh phí phát sinh trong cuộc họp như nước uống, hoa, in ấn băng rôn, khẩu hiệu,…
- Xây dựng chương trình nghị sự:
Chương trình nghị sự là tài liệu quan trọng trong cuộc họp, trình bày chi tiết và rõ ràng lịch trình các công việc sẽ được thực hiện Nó giúp bộ phận điều hành và các thành viên tham dự có cái nhìn tổng quát về trình tự và nội dung cuộc họp Để đạt được hiệu quả, chương trình nghị sự cần đảm bảo các yêu cầu cụ thể.
+ Các vấn đề được sắp xếp theo trình tự khoa học, hợp lý.
+ Có khả năng hỗ trợ bộ phận điều hành kiểm soát diễn biến cuộc họp.
Chương trình nghị sự cơ bản cần trình bày các thông tin quan trọng, bao gồm trình tự vấn đề (cột số thứ tự), nội dung cụ thể của từng vấn đề, và thời gian thực hiện cho từng nội dung đó.
- Xây dựng bảng phân công nhiệm vụ:
Ý nghĩa của tổ chức hội họp
Trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước, họp đóng vai trò quan trọng và thường xuyên, là phương thức giải quyết công việc hiệu quả Thông qua các cuộc họp, Thủ trưởng cơ quan hành chính trực tiếp thực hiện lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các hoạt động liên quan đến chức năng và thẩm quyền của cơ quan theo quy định pháp luật.
Tổ chức cuộc họp là một phần quan trọng trong hoạt động của cơ quan hành chính Nhà nước, giúp triển khai hiệu quả các chương trình và nhiệm vụ công tác Các cuộc họp không chỉ cần thiết mà còn là yếu tố không thể thiếu trong quá trình làm việc của các bộ ngành, đơn vị và địa phương.
Cuộc họp là cơ hội để các thành viên trong tập thể trao đổi thông tin cần thiết một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Họp là một phương tiện quan trọng để truyền đạt thông tin đến các thành viên trong tập thể, đặc biệt là những người có trách nhiệm với nội dung được thảo luận Các cuộc họp thường diễn ra nhằm quán triệt nghị quyết của Đảng, giúp đảm bảo mọi người nắm rõ và thực hiện đúng các chỉ đạo.
Họp thu thập thông tin là hoạt động quan trọng giúp Thủ trưởng cơ quan hành chính Nhà nước tiếp nhận thông tin nhanh chóng và chính xác từ các thành viên trong cơ quan Qua cuộc họp, các cá nhân phụ trách các lĩnh vực khác nhau có thể chia sẻ thông tin cần thiết, hỗ trợ việc quản lý hành chính hiệu quả Việc thu thập thông tin đầy đủ và toàn diện từ nhiều ngành khác nhau là rất khó khăn cho một cá nhân, do đó, tổ chức họp là giải pháp tối ưu để đảm bảo thông tin được cập nhật và chính xác.
Khi đối mặt với các vấn đề có nhiều giải pháp và ý kiến trái chiều, việc tổ chức cuộc họp để tham khảo ý kiến từ lãnh đạo, chuyên gia và những người có kinh nghiệm là rất cần thiết Điều này giúp đảm bảo rằng quyết định được đưa ra sẽ dựa trên sự cân nhắc kỹ lưỡng và chính xác.
Để giải quyết những vấn đề có nhiều ý kiến trái chiều, việc tổ chức họp lấy ý kiến là cần thiết nhằm đảm bảo tính dân chủ Qua cuộc họp, ý kiến của mọi người sẽ được lắng nghe, từ đó đưa ra quyết định phù hợp với sự thống nhất hoặc đa số.
Họp để giải quyết công việc, chủ yếu là phân công trách nhiệm giải quyết công việc nhanh chóng và trực tiếp.
Họp nhằm mục đích đưa ra quyết định cuối cùng về vấn đề đã được đặt ra Việc này cần có một kết luận rõ ràng và dứt khoát để tránh các cuộc bàn cãi không cần thiết, dẫn đến sự hiểu lầm và nhiều quan điểm khác nhau.
Họp để triển khai công việc.
Họp để kiểm sát và giám sát công việc được giao.
Họp để đo lường kết quả so với yêu cầu đã đặt ra trước đó, để điều chỉnh cho phù hợp với yêu cầu thực tiễn.
Họp là một phần thiết yếu trong hoạt động của cơ quan hành chính Nhà nước, đóng vai trò quan trọng trong việc chỉ đạo và điều hành công việc Các cuộc họp không chỉ là phương thức làm việc mà còn là biện pháp quản lý hiệu quả, giúp phát huy sức mạnh tập thể Thông qua họp, các vấn đề được giải quyết một cách đồng thuận, góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý hành chính.
Hội họp là yếu tố then chốt trong tổ chức và điều hành của cơ quan Chương 1 đã trình bày các khái niệm và nội dung cơ bản về công tác tổ chức hội họp, tạo nền tảng lý luận để tôi khảo sát thực trạng tổ chức hội họp tại UBND huyện Cẩm Khê trong Chương 2.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CẨM KHÊ, TỈNH PHÚ THỌ 2.1 Giới thiệu khái quát về Ủy ban nhân dân huyện Cẩm Khê, tỉnh Phú Thọ
Phú Thọ là tỉnh trung du miền núi nằm ở phía Bắc Việt Nam, đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối các vùng, đồng thời là cửa ngõ Tây Bắc của thủ đô Hà Nội Tỉnh này cũng nằm trên trục hành lang kinh tế Hải Phòng, góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế khu vực.
Hà Nội - Côn Minh (Trung Quốc) đóng vai trò là cầu nối giữa vùng Tây Bắc và thủ đô Hà Nội cũng như các tỉnh đồng bằng Bắc Bộ Tỉnh Phú Thọ nằm ở phía Tây Nam của Hà Nội và giáp với tỉnh Vĩnh Phúc ở phía Đông Nam, cách sân bay quốc tế Nội Bài 50km Ngoài ra, Phú Thọ cũng cách cửa khẩu Lào Cai và cửa khẩu Thanh Thủy - Hà Giang hơn 200km, cùng với khoảng cách 170km tới cảng Hải Phòng và 200km tới cảng Cái Lân Tỉnh này là nơi hợp lưu của ba con sông lớn: Sông Hồng, Sông Đà và Sông Lô.
Phú Thọ có diện tích tự nhiên 3.532 km², trong đó đất nông nghiệp chiếm 97.610 ha, đất rừng 195.000 ha (bao gồm 64.064 ha rừng tự nhiên), và 10.000 ha đất mặt nước nuôi trồng thủy sản Tỉnh có khoảng 1,4 triệu dân, với 21 dân tộc anh em sinh sống, trong đó khoảng 800.000 người (60% dân số) ở độ tuổi lao động, với lực lượng lao động trẻ chiếm 65% và hơn 33,5% lao động qua đào tạo Phú Thọ được chia thành 13 đơn vị hành chính, bao gồm các huyện, thành phố và thị xã.
- Các huyện : Thanh Sơn,Tân Sơn,Yên Lập, Cẩm Khê, Tam Nông, Thanh
Thuỷ, Hạ Hoà, Thanh Ba, Đoan Hùng, Lâm Thao, Phù Ninh.
Huyện Cẩm Khê, một trong những huyện lâu đời nhất tỉnh Phú Thọ, có tổng diện tích tự nhiên là 23.425 ha, chiều dài 45 km và chiều rộng trung bình 4 km Huyện này tiếp giáp với huyện Thanh Ba về phía đông qua dòng sông Thao, huyện Yên Lập về phía Tây với dãy núi Hoàng Liên Sơn, huyện Tam Nông ở phía Nam qua dòng sông Bứa, và huyện Hạ Hòa ở phía Bắc qua ngòi Giành Hiện tại, Cẩm Khê có tổng dân số lên tới 128.879 người, là một trong những huyện đông dân nhất trong tỉnh.
Chức năng, nhiệm vụ của Uỷ ban nhân dân huyện Cẩm Khê
UBND huyện Cẩm Khê là cơ quan hành chính Nhà nước Là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân huyện Cẩm Khê có chức năng:
Quản lý tập trung và thống nhất theo pháp luật các hoạt động trong mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã hội tại địa phương là cần thiết để đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của công dân cũng như các tổ chức xã hội.
- Tuân thủ trình tự, thủ tục và thời gian giải quyết công việc theo quy định của pháp luật và quy chế hoạt động của UBND huyện.
Xây dựng và phát triển kinh tế tại huyện nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển toàn diện trên mọi lĩnh vực, phù hợp với yêu cầu và khả năng của từng cá nhân, tổ chức, trong khuôn khổ pháp luật hiện hành.
- Đề cao phối hợp công tác trao đổi thông tin trong giải quyết công việc.
Xây dựng kết cấu hạ tầng và cơ sở vật chất kỹ thuật là yếu tố then chốt để thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội, đồng thời đảm bảo an ninh quốc phòng cho huyện Việc đầu tư vào hạ tầng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh và cải thiện đời sống cư dân, góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống và phát triển bền vững.
Hàng năm, cần xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội để trình Hội đồng nhân dân huyện phê duyệt, sau đó gửi lên UBND cấp tỉnh Phú Thọ xin phê duyệt Đồng thời, việc kiểm tra thực hiện kế hoạch cũng rất quan trọng để đảm bảo các mục tiêu đề ra được thực hiện hiệu quả.
Lập dự toán thu ngân sách nhà nước tại huyện bao gồm việc dự toán thu, chi ngân sách địa phương, xây dựng phương án phân bổ ngân sách cấp mình, và quyết toán ngân sách địa phương Trong trường hợp cần thiết, cần lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương để trình Hội đồng nhân dân huyện quyết định và báo cáo cho UBND tỉnh cùng Sở Tài chính tỉnh Phú Thọ.
Tổ chức và thực hiện ngân sách địa phương là nhiệm vụ quan trọng, bao gồm việc hướng dẫn và kiểm tra các Ủy ban Nhân dân xã, thị trấn trong việc xây dựng và thực hiện ngân sách Đồng thời, cần kiểm tra các nghị quyết của Hội đồng Nhân dân xã, thị trấn liên quan đến ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật.
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
Chủ tịch UBND Ông Cù Xuân Ân
Phó Chủ tịch UBND Ông Nguyễn Chí Lợi
Phó Chủ tịch UBND Ông Nguyễn Tân Sơn
Phòng Kinh tế - Hạ tầng
Phòng Tài nguyên & Môi trường
Phòng Văn hóa - Thông tin Phòng Tư pháp
Phòng Giáo dục - Đào tạo
Phòng Lao động - Thương binh, xã hội
PhòngTài chính - kế hoạch
Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
2.4.1 Vị trí và chức năng của Văn phòng HĐND & UBND huyện Cẩm Khê
Văn phòng HĐND&UBND huyện Cẩm Khê là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND huyện, có nhiệm vụ tham mưu tổng hợp và hỗ trợ UBND huyện trong các hoạt động Văn phòng cũng tư vấn cho Chủ tịch UBND huyện về chỉ đạo và điều hành, đồng thời cung cấp thông tin phục vụ quản lý cho HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước tại địa phương Ngoài ra, văn phòng còn đảm bảo cơ sở vật chất và kỹ thuật cần thiết cho hoạt động của HĐND&UBND.
HĐND và UBND huyện Cẩm Khê hoạt động dưới sự chỉ đạo toàn diện của UBND huyện, đồng thời tuân thủ hướng dẫn và kiểm tra chuyên môn từ Văn phòng HĐND&UBND và Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh Cơ quan này có tư cách pháp nhân, sở hữu con dấu và tài sản riêng để thực hiện các giao dịch.
2.4.2 Nhiệm vụ và quyền hạn HĐND&UBND huyện Cẩm Khê
Xây dựng các chương trình làm việc cho HĐND, Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND huyện nhằm hỗ trợ Thường trực HĐND và UBND huyện trong việc tổ chức thực hiện các chương trình này.
Phối hợp với các ban của HĐND nhằm hỗ trợ Thường trực HĐND trong việc chuẩn bị báo cáo về hoạt động của HĐND, cũng như chuẩn bị các báo cáo từ UBND huyện Đồng thời, tổ chức soạn thảo các văn bản theo yêu cầu của Thường trực HĐND và Chủ tịch UBND.
HĐND, Thường trực HĐND và UBND huyện cần theo dõi và đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện, cùng với HĐND và UBND cấp xã, thị trấn, trong việc chuẩn bị các văn bản để HĐND, Thường trực HĐND và UBND huyện có thể xem xét và quyết định.
Kiểm tra các thủ tục chuẩn bị văn bản của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện và UBND cấp dưới, nhằm trình UBND huyện để ra quyết định hoặc để UBND huyện trình lên cấp có thẩm quyền.
Đảm bảo thu thập, cung cấp và xử lý thông tin một cách thường xuyên, kịp thời và chính xác là rất quan trọng cho công tác chỉ đạo của HĐND, Thường trực HĐND và UBND Các ban của HĐND cần thực hiện chế độ thông tin báo cáo lên cơ quan Nhà nước cấp trên theo quy định.
Phối hợp chặt chẽ với các đơn vị chức năng để tổ chức và triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, cùng với các Nghị quyết và Quyết định của HĐND, UBND, cũng như các cơ quan nhà nước cấp trên.
Để phục vụ cho kỳ họp HĐND cũng như các phiên họp và làm việc của UBND, Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND, và các Ban của HĐND huyện, cần có sự phối hợp chặt chẽ với các đơn vị chuyên môn, các đoàn thể nhân dân, cùng UBND xã và thị trấn.
Hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị chuyên môn thuộc UBND, cũng như Văn phòng UBND xã, thị trấn trong việc thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ và các nghiệp vụ văn phòng theo quy định là rất quan trọng Việc này đảm bảo rằng các quy trình được thực hiện đúng cách, giúp nâng cao hiệu quả công tác quản lý và lưu trữ thông tin.
- Phối hợp với Phòng Nội vụ, Tư pháp và các phòng chức năng thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính theo mô hình “Một cửa” trên địa bản
Chủ trì phối hợp với Thanh tra huyện để hỗ trợ Thường trực HĐND trong việc tiếp dân và xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân theo quy định pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND, UBND huyện giao theo quy định
2.4.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND&UBND huyện Cẩm Khê
- Tổ chức gồm Chánh Văn phòng, các Phó Chánh văn phòng, các cán bộ, công chức, viên chức
- Lãnh đạo: Văn phòng HĐND&UBND huyện gồm có Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Văn phòng
Ông Trần Minh Nghiệp, Chánh Văn phòng HĐND&UBND huyện, là người đứng đầu cơ quan, chịu trách nhiệm chung về toàn bộ hoạt động của văn phòng và phải báo cáo trước UBND huyện cũng như trước pháp luật Các Phó Chánh Văn phòng, gồm ông Cao Ngọc Khánh, bà Kiều Thị Thu Hà và bà Đỗ Thị Thu Hà, hỗ trợ Chánh Văn phòng trong các nhiệm vụ và công việc hàng ngày.
&UBND huyện, chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng HĐND&UBND huyện và trước pháp luật về các nhiệm vụ được phân công
Cán bộ và nhân viên đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ quan trọng, bao gồm tham mưu và tổng hợp thông tin, thực hiện công tác hành chính quản trị, kế toán, lái xe, bảo vệ, phục vụ, cũng như tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế đã quy định.
“một cửa”, quản trị mạng, văn thư, photocopy, …
Thực trạng công tác tổ chức hội họp tại Ủy ban nhân dân huyện Cẩm Khê
2.5.1 Nguyên tắc làm việc của Ủy ban nhân dân huyện Cẩm Khê
UBND huyện Cẩm Khê hoạt động dựa trên nguyên tắc tập trung dân chủ, nhằm phát huy vai trò lãnh đạo tập thể của UBND huyện Đồng thời, cơ quan này cũng nhấn mạnh trách nhiệm cá nhân của Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các ủy viên UBND trong công tác quản lý và điều hành.
Giải quyết công việc đúng phạm vi trách nhiệm, đúng thẩm quyền; bảo đảm sự lãnh đạo của Huyện ủy, sự chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh.
Trong phân công công việc, mỗi nhiệm vụ chỉ được giao cho một cơ quan hoặc một người phụ trách duy nhất, và người này sẽ chịu trách nhiệm chính về công việc đó Cấp trên không được phép thực hiện công việc thay cho cấp dưới, và tập thể cũng không thể thay thế cá nhân trong việc thực hiện nhiệm vụ Khi công việc được giao cho một cơ quan hay đơn vị, Thủ trưởng của cơ quan hoặc đơn vị đó sẽ phải chịu trách nhiệm về kết quả công việc được giao.
Để đảm bảo sự hiệu quả trong công việc, cần tuân thủ đúng trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật cũng như kế hoạch công tác và Quy chế làm việc của UBND huyện Đồng thời, việc đề cao sự phối hợp và trao đổi thông tin là rất quan trọng, nhằm bảo đảm tính dân chủ và minh bạch trong mọi hoạt động, đúng theo phạm vi, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được pháp luật quy định.
2.5.2 Các hình thức hội họp của Ủy ban nhân dân huyện Cẩm Khê
Theo quy định của Thủ tướng Chính phủ về chế độ hội họp trong quản lý nhà nước, UBND huyện Cẩm Khê tổ chức hội họp dưới hai hình thức: họp trực tiếp và họp trực tuyến.
UBND huyện Cẩm Khê chủ yếu tổ chức hội họp trực tiếp, tạo cơ hội cho mỗi cá nhân thể hiện quyền lợi và nghĩa vụ của mình thông qua việc đóng góp ý kiến và kiến nghị Hình thức họp này không chỉ giúp xây dựng các chủ trương, chính sách và giải quyết công việc quan trọng mà còn đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật về hội họp trong khối hành chính Nhà nước Tổ chức hội họp trực tiếp giúp các thành viên dễ dàng thảo luận, đề xuất ý kiến và trao đổi thông tin, từ đó nâng cao hiệu quả giải quyết các vấn đề.
Năm 2019 có gần 300 cuộc họp trực tiếp được diễn ra tại cơ quan và hơn
Hình thức họp trực tuyến hiện vẫn chưa phổ biến trong nhiều cuộc họp, chủ yếu chỉ được áp dụng khi tổ chức các cuộc họp với Ủy ban Nhân dân tỉnh và các Ủy ban Nhân dân huyện khác ngoài địa bàn huyện.
Năm 2020, do tình hình dịch bệnh Covid-19 phức tạp, số lượng cuộc họp trực tiếp giảm mạnh, chỉ còn khoảng 200 cuộc họp, giảm 100 cuộc so với những tháng cuối năm Thay vào đó, các cuộc họp trực tuyến tăng lên đến 100 cuộc Các cuộc họp được tổ chức tại UBND huyện Cẩm Khê, với các cuộc họp quy mô nhỏ diễn ra tại phòng họp của cơ quan, trong khi các cuộc họp quy mô lớn được tổ chức tại hội trường cơ quan.
2.5.3 Các loại hình hội họp của Ủy ban nhân dân huyện Cẩm Khê
Tùy theo chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động mà cơ quan có những loại hình họp khác nhau
2.5.3.1 Căn cứ vào quy mô
- Hội nghị của ngành do cơ quan đầu ngành triệu tập
- Hội nghị của cơ quan do thủ trưởng triệu tập
- Hội nghị chuyên đề do cơ quan làm chủ đề án triệu tập
- Hội nghị tổng kết năm
Các hội nghị này thường quy tụ đông đảo người tham gia và có nội dung phong phú, chuyên sâu Chúng đòi hỏi một khoản đầu tư kinh phí lớn và quy trình tổ chức phức tạp hơn so với các cuộc họp thông thường.
Các cuộc họp gồm có:
- Các cuộc họp thường kỳ của lãnh đạo cơ quan
- Các cuộc họp của lãnh đạo cơ quan và lãnh đạo các đơn vị cơ quan
- Các cuộc họp làm việc của lãnh đạo cơ quan với khách ngoài cơ quan
- Họp giữa lãnh đạo và quản lý cấp dưới
- Họp tham mưu, tư vấn
Cuộc họp chuyên môn thường có quy mô nhỏ, với số lượng người tham gia không nhiều và thời gian họp ngắn Đặc điểm này cho phép các cuộc họp mang tính nội bộ và không yêu cầu đầu tư lớn về chuẩn bị hay kinh phí Nội dung chính của các cuộc họp này thường tập trung vào việc thảo luận biện pháp hoặc cách giải quyết cụ thể cho các vấn đề đang gặp phải.
2.5.3.2 Căn cứ vào quy trình quản trị
Căn cứ vào quy trình quản trị, UBND huyện Cẩm Khê có các cuộc họp sau:
- Họp bàn bạc, ra quyết định
Hội họp được tổ chức nhằm quán triệt các tư tưởng, quan điểm và chủ trương đã đề ra, đồng thời xây dựng chương trình kế hoạch hành động để triển khai các quyết định đã thông qua.
Hội họp đôn đốc và kiểm tra là cần thiết để đánh giá kịp thời việc triển khai chương trình và kế hoạch công tác Qua đó, có thể chỉ đạo và điều chỉnh kịp thời những lệch lạc nếu có xảy ra, đảm bảo tiến độ và hiệu quả trong thực hiện nhiệm vụ.
Hội họp sơ kết và tổng kết là cơ hội quan trọng để đánh giá và rút ra bài học từ các hoạt động đã diễn ra, đồng thời xác định phương hướng cho các hoạt động trong tương lai.
2.5.3.3 Căn cứ vào mục đích của cuộc họp
Dựa vào mục đích của cuộc họp, UBND tổ chức các cuộc họp như:
- Hội họp trao đổi thông tin
- Hội họp triển khai công việc
- Hội họp mở rộng dân chủ
- Hội họp giải quyết vấn đề
2.5.4 Quy trình tổ chức cuộc họp
2.5.4.1 Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp
Sau khi nhận chỉ đạo từ Chủ tịch UBND huyện Cẩm Khê, bộ phận Văn phòng đã bắt tay vào việc lập kế hoạch cho cuộc họp sắp tới.
Nội dung cuộc họp phải được chuẩn bị đầy đủ, chu đáo, đúng yêu cầu và thời gian.
Trước cuộc họp, cần chuẩn bị đầy đủ nội dung và yêu cầu cần trao đổi dưới dạng văn bản Đối với tài liệu dài và phức tạp, ngoài bản chính, nên có thêm bản tóm tắt để dễ dàng tham khảo.
- Xác định rõ mục tiêu và kết quả mong đợi, phải biết chính xác mình cần đạt được những gì thông qua cuộc họp đó.
- Xác định xem những hoạt động có phù họp hay không hay cần phải tổ chức các cuộc họp bàn
- Xác định chủ đề trọng tâm và hình thức để thảo luận có hiệu quả nhất
- Ước lượng thời gian phù hợp cho cuộc họp
Dựa trên chương trình công tác hàng năm và hàng tháng, thủ trưởng cơ quan chỉ đạo tổ chức các cuộc họp quan trọng, phân công trách nhiệm cho các đơn vị chuẩn bị nội dung, địa điểm và các vấn đề liên quan.
- Kế hoạch tổ chức cuộc họp trong năm và hàng tháng phải được thông báo trước cho các đối tượng được triệu tập hoặc mời tham dự
- Các cuộc họp bất thường chỉ để giải quyết các công việc khẩn cấp, đột xuất.
2.5.4.2 Chuẩn bị cụ thể cho cuộc họp a Thời gian tiến hành cuộc họp
Đánh giá công tác tổ chức hội họp tại Ủy ban nhân dân huyện Cẩm Khê
Quá trình tổ chức hội họp tại UBND huyện Cẩm Khê đã mang lại kết quả tích cực, giúp triển khai và phổ biến rộng rãi các chủ trương chính sách Những cuộc họp này góp phần quan trọng vào sự phát triển của cơ quan, hướng tới mục tiêu xây dựng một tổ chức ngày càng vững mạnh theo định hướng xã hội chủ nghĩa.
Việc tuân thủ trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công việc theo quy định của pháp luật, chương trình, kế hoạch công tác và Quy chế làm việc của UBND huyện là vô cùng quan trọng Điều này giúp đảm bảo giải quyết công việc đúng phạm vi trách nhiệm, đúng thẩm quyền, đồng thời bảo đảm sự lãnh đạo của Huyện ủy và sự chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh Phú Thọ.
Trong các cuộc họp tại UBND huyện Cẩm Khê có nội dung được thông báo trước, được chuẩn bị chu đáo từ người chủ trì đến các thành viên.
Trong quá trình tổ chức hội họp, tất cả các thành viên đều tuân thủ nghiêm ngặt thời gian và thể hiện ý thức trách nhiệm cao trong việc tham gia.
Tính dân chủ trong các cuộc họp tại UBND huyện Cẩm Khê được thể hiện rõ nét qua sự thẳng thắn và hăng hái của các khách mời cùng thành viên tham dự Mọi người đều phát biểu ý kiến đúng trọng tâm, góp phần tạo nên sự đồng thuận cao sau mỗi cuộc họp.
Các cuộc họp được duy trì và thực hiện theo đúng kế hoạch chuẩn bị từ trước.
UBND huyện Cẩm Khê tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về tổ chức họp, đảm bảo đúng thời gian và địa điểm Mỗi loại hình cuộc họp được triển khai một cách phù hợp, đáp ứng đúng nội dung, mục đích và thẩm quyền, từ đó đạt được những kết quả nhất định.
Hệ thống phòng họp được trang bị đầy đủ và đáp ứng nhu cầu tổ chức nhiều cuộc họp hàng năm Với không gian thoáng đãng và trang nhã, phòng họp giúp người tham gia cảm thấy thoải mái, giảm bớt áp lực trong công việc.
Trong quá trình họp, người chủ trì cùng các thành viên đã nhiệt tình hỗ trợ và giải quyết các vướng mắc, giúp công việc tại UBND huyện Cẩm Khê tiến hành nhanh chóng và hiệu quả Điều này đảm bảo hoạt động của UBND diễn ra liên tục và xuyên suốt.
Bên cạnh những ưu điểm đã nêu trên, UBND huyện Cẩm Khê vẫn còn tồn tại một số hạn chế trong công tác tổ chức các cuộc họp như:
Hội họp thường xuyên khiến cán bộ, công chức thiếu thời gian để hoàn thành công việc tại cơ quan Nhiều cuộc họp lớn chỉ có sự hiện diện để điểm danh, dẫn đến việc họ không tiếp thu được thông tin quan trọng Điều này ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả làm việc và khả năng xử lý công việc của đội ngũ cán bộ, công chức.
Khi tiến hành tổ chức hội họp, văn phòng chưa thực hiện tốt công tác hậu cần nên đã ảnh hưởng phần nào đến chất lượng của hội nghị.
Trong các cuộc họp, việc một số thành viên đến muộn thường xảy ra, gây ảnh hưởng tiêu cực đến sự ổn định của tổ chức và tiến trình cuộc họp.
Tại huyện Cẩm Khê, hình thức họp trực tuyến chưa phổ biến, chủ yếu chỉ được áp dụng khi làm việc với UBND tỉnh hoặc các huyện khác, trong khi các cuộc họp nội bộ vẫn chủ yếu sử dụng hình thức truyền thống Việc tổ chức các cuộc họp truyền thống với số lượng lớn hàng năm gây tốn kém về chi phí, thời gian và công sức chuẩn bị.
UBND huyện Cẩm Khê chưa thiết lập hệ thống quy tắc và quy chế riêng cho việc tổ chức hội họp Mặc dù phải tuân thủ các quy định của Nhà nước, mỗi cơ quan, đơn vị hành chính cần xây dựng quy chế và phương thức làm việc riêng để tối ưu hóa và nâng cao hiệu quả công việc.
Cơ sở vật chất chưa được trang bị hiện đại hoá phục vụ cho hội họp, cùng với hệ thống mạng, đường truyền kém.
Sự thiếu quản lý chặt chẽ từ lãnh đạo đã dẫn đến tình trạng một số cán bộ, công nhân viên thiếu trách nhiệm trong công việc, gây ra sự thụ động và thiếu sáng tạo trong các cuộc họp UBND chưa chú trọng vào việc đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ công chức, viên chức, trong khi việc phân công nhiệm vụ cho từng cá nhân vẫn chưa rõ ràng và cụ thể.
Khối lượng công việc ngày càng gia tăng và yêu cầu về chất lượng xử lý cũng trở nên khắt khe hơn Nhiều nhiệm vụ đột xuất và cấp bách xuất hiện, dẫn đến việc cuộc họp không được chuẩn bị một cách kỹ lưỡng.
Cơ sở vật chất, trang thiết bị chưa thật sự đầy đủ và cần được bảo trì sửa chữa và mua sắm thêm một số trang thiết bị.
Bộ phận văn phòng thường phải xử lý nhiều công việc cùng lúc, dẫn đến việc tổ chức các cuộc họp đột xuất đôi khi không được chuẩn bị kỹ lưỡng.
Việc chưa xây dựng hệ thống quy chế cho tổ chức hội họp dẫn đến công tác tổ chức còn mang tính rập khuôn và sáo rỗng Sự lẫn lộn giữa các quy trình không chỉ gây khó khăn mà còn tốn thời gian trong công tác chuẩn bị.
Phân bổ thời gian tổ chức các cuộc họp hợp lý
Thời gian lý tưởng cho mỗi cuộc họp không nên vượt quá 75 phút để duy trì sự tập trung và hiệu quả (Heller, 2006) Người chủ trì cần tuân theo chương trình đã chuẩn bị, gộp các chủ đề để tránh lặp lại, phân bổ thời gian cho từng nội dung và giữ chặt lịch trình Việc yêu cầu các ý kiến phát biểu chuẩn bị trước sẽ giúp tiết kiệm thời gian Đồng thời, khuyến khích mọi người phát biểu ngắn gọn và tập trung vào vấn đề chính.
Kiểm soát thời gian là rất quan trọng trong quá trình làm việc Cần phân bổ thời gian theo kế hoạch đã định và chú ý đến thời gian bắt đầu và kết thúc Nếu có nhu cầu dành thêm thời gian cho một vấn đề, người chủ trì phải đảm bảo nhận được sự đồng thuận từ tất cả các thành viên trong nhóm.
Thay đổi nhận thức về chế độ họp
Cải cách chế độ hội họp cần sự nhận thức và trách nhiệm của từng cán bộ, công chức, viên chức để tạo ra chuyển biến tích cực Việc cải cách này phải gắn liền với yếu tố con người, vì chỉ khi con người thay đổi, nền hành chính mới có thể phát triển mạnh mẽ hơn Mục tiêu là xây dựng chế độ họp khoa học, hợp lý và hiệu quả Đồng thời, cần ngăn chặn việc lợi dụng tổ chức họp để chi tiêu ngân sách không đúng mục đích, tránh vi phạm nguyên tắc tài chính và giảm thiểu số lượng cuộc họp không cần thiết.
Ban hành quy chế trong công tác tổ chức hội họp
Việc ban hành quy chế tổ chức hội họp là cần thiết để mọi người tuân thủ nghiêm túc Quy chế này không chỉ đảm bảo hiệu quả trong quá trình họp mà còn giúp giảm thiểu tình trạng đi họp muộn và bỏ về giữa chừng.
UBND huyện Cẩm Khê hiện chưa có quy chế riêng và quy định cụ thể cho công tác tổ chức hội họp, dẫn đến việc thực hiện không nghiêm túc các nguyên tắc trong hội họp Để cải thiện tình hình, bộ phận Văn phòng cần tham mưu với lãnh đạo ban hành các văn bản quy định rõ ràng về các vấn đề liên quan đến công tác hội họp.
UBND huyện đã ban hành quy chế riêng nhằm quy định rõ ràng các vấn đề liên quan đến công tác tổ chức hội họp Quy chế này cũng nêu rõ những yêu cầu bắt buộc mà các cá nhân trong phạm vi phải thực hiện đúng để đảm bảo hiệu quả trong công việc.
Mẫu hóa quy trình tổ chức hội họp giúp người tổ chức và người tham gia luôn chủ động, tránh chồng chéo công việc, giảm tải khối lượng công việc và tối ưu hóa công tác tổ chức hội họp tại UBND huyện Cẩm Khê.
Xây dựng văn bản hướng dẫn cụ thể về tổ chức hội họp sẽ giúp mọi người trong cơ quan hiểu rõ thời điểm cần tổ chức và các công việc liên quan Việc này không chỉ tiết kiệm thời gian và chi phí cho mỗi cuộc họp mà còn giảm bớt gánh nặng công việc cho bộ phận văn phòng.
Nâng cao, bồi dưỡng năng lực cho cán bộ, công chức văn phòng
Cần tuyển ứng viên có chuyên môn và nghiệp vụ hành chính vững vàng, cùng với phẩm chất đạo đức tốt và kỹ năng mềm cần thiết, phục vụ cho công tác hội họp cũng như các nhiệm vụ tại UBND huyện Cẩm Khê.
Xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức lãnh đạo, quản lý là điều cần thiết, đặc biệt là việc trau dồi năng lực và phẩm chất, khuyến khích tinh thần dám làm, dám chịu trách nhiệm Cần đổi mới chương trình đào tạo và bồi dưỡng lãnh đạo, quản lý cho đội ngũ này, phù hợp với từng mức độ, đồng thời bổ sung các nội dung liên quan đến năng lực điều hành và tổ chức các cuộc hội họp hiệu quả.
Nâng cao trách nhiệm và năng lực lãnh đạo ở mọi cấp là cần thiết để cải thiện công tác chỉ đạo và điều hành Đồng thời, công chức, viên chức cần phát huy khả năng tham mưu để chủ động thực hiện nhiệm vụ được giao Cần chú trọng nâng cao tính chuyên nghiệp và kỹ năng tổ chức các cuộc họp, đảm bảo đáp ứng mục tiêu đề ra Ngoài ra, cần đôn đốc thực hiện các kết luận và chỉ đạo của lãnh đạo tại cuộc họp một cách hiệu quả và đúng tiến độ.
Tăng cường các cuộc hội họp trực tuyến
Các cuộc họp trực tuyến sử dụng công nghệ như Skype, Zoom và Google Meet mang lại nhiều lợi ích nhưng cũng gặp khó khăn trong việc tăng cường sự kết nối và tập trung của người tham gia Để đảm bảo hiệu quả, cần thông báo trước những hành vi không nên thực hiện như đọc email hay chơi game trong suốt cuộc họp Mục tiêu chính của các cuộc họp là đưa ra quyết định với sự tham gia tối đa, do đó, việc chia sẻ ảnh và lý lịch của các thành viên trước cuộc họp là cần thiết Ngoài ra, việc phổ biến chương trình nghị sự và tài liệu hỗ trợ sẽ giúp cải thiện giao tiếp Để giảm áp lực công việc và nâng cao chất lượng cuộc họp, UBND huyện Cẩm Khê nên ưu tiên hình thức họp trực tuyến, giúp mọi người tham gia đầy đủ và nắm bắt thông tin hiệu quả hơn.
Tổ chức các khóa huấn luyện và đào tạo nhằm nâng cao trình độ quản lý và chuyên môn cho cán bộ chuyên trách về công nghệ thông tin Đồng thời, chú trọng bồi dưỡng kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc và các hoạt động hội nghị, hội họp của cơ quan cho đội ngũ cán bộ, công chức.
- Bản thân người điều hành phải chuẩn bị những công cụ sử dụng trong cuộc họp phù hợp.
Để tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí, một số cuộc họp không thật sự cần thiết có thể được thay thế bằng các hình thức linh hoạt như thông báo và trả lời qua văn bản.
- Có các quy tắc, quy định trong hội họp trực tuyến để mọi người nghiêm chỉnh chấp hành
- Tạo bầu không khí thoải mái trong cuộc họp Trong quá trình hội họp cần khuyến khích mọi người tham gia đóng góp ý kiến, phản hồi
Mỗi cá nhân tham gia cuộc họp cần ý thức rõ trách nhiệm của mình, chú ý lắng nghe và tiếp thu thông tin, đồng thời tích cực xây dựng ý kiến để đạt được hiệu quả tốt nhất trong cuộc thảo luận.
Người được giao nhiệm vụ chuẩn bị cuộc họp cần phải chủ động và chuẩn bị đầy đủ các văn bản, tài liệu cần thiết để phục vụ cho cuộc họp trực tuyến.
Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ hội họp
Qua quá trình khảo sát tại phòng họp của UBND tôi thấy rằng hệ thống cơ sở vật chất vẫn còn hạn chế cụ thể như sau:
- Hệ thống loa, đài micro, máy in qua nhiều năm sử dụng đã có tình trạng hỏng, không thể sử dụng được nữa.
Trong các cuộc họp trực tuyến, hệ thống internet yếu và đường truyền kém gây cản trở quá trình nghe, dẫn đến hiệu quả tiếp thu ý kiến chỉ đạo thấp.
Mô hình phòng họp tại huyện Cẩm Khê hiện vẫn mang tính truyền thống, thiếu tiện nghi và chưa được sắp xếp một cách khoa học Để cải thiện tình trạng này, UBND huyện cần đầu tư mạnh mẽ hơn vào cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho các cuộc họp.
Để nâng cao hiệu quả các cuộc họp và buổi họp trực tuyến, cần tăng cường bảo dưỡng và đầu tư vào việc đổi mới trang thiết bị cũ, không còn sử dụng được Đồng thời, khắc phục tình trạng mạng và đường truyền để đảm bảo kết nối ổn định, giúp các cuộc họp diễn ra thành công hơn.
- Đưa khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin vào sử dụng trong hội họp
- Đầu tư các thiết bị cần thiết, tiện lợi, thông minh phục vụ cho công tác hội họp tại UBND huyện Cẩm Khê.
- Thường xuyên kiểm tra cụ thể mỗi tuần kiểm tra một lần cơ sở vật chất, trang thiết bị để có phương án xử lý sớm nhất
- Cử người chịu trách nhiệm, trông coi, kiểm tra phòng họp
Nâng cao chất lượng công tác hậu cần trong cuộc họp
Trong quá trình khảo sát tại UBND huyện Cẩm Khê, tôi nhận thấy công tác hậu cần chưa được chú trọng và còn nhiều hạn chế, dẫn đến các sự cố không đáng có như lễ tân thiếu chuyên nghiệp và sự cố kịch bản cuộc họp Những vấn đề này đã ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng các cuộc họp Do đó, tôi xin đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác hậu cần trong các cuộc họp tại UBND huyện.
Để tổ chức hội nghị hiệu quả, các bộ phận cần hiểu rõ các loại hình hội họp và lập kế hoạch phù hợp Trước khi bắt đầu, việc xác định chương trình và kế hoạch chi tiết cho hội nghị là rất quan trọng Ngoài ra, ban chuẩn bị cũng cần lưu ý đến các yếu tố bất ngờ có thể xảy ra trong quá trình diễn ra hội nghị để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
- Ban chuyên môn cần phải chuẩn bị chu đáo phần nội dung chính của hội nghị.
Dự kiến sẽ mời các thành phần tham gia hội nghị, đồng thời chuẩn bị các báo cáo chính và báo cáo bổ sung, nhằm đưa ra những kết luận quan trọng cho hội nghị.
Để tổ chức hội họp hiệu quả, cần lập kế hoạch chi tiết và khoa học từ đầu đến cuối, xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung và thành phần tham dự Việc phân công chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ đảm bảo tính hiệu quả và thiết thực của cuộc họp Ngoài ra, cần bố trí thời gian và địa điểm hợp lý, thuận tiện cho đại biểu tham dự, giúp tiết kiệm chi phí và thuận lợi cho việc di chuyển.
Bộ phận lễ tân cần xác định rõ nhiệm vụ của mình, đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát thành phần và số lượng người tham gia hội họp Lễ tân phối hợp với MC để giới thiệu đại biểu một cách chính xác, đảm bảo không xảy ra sai sót Họ cũng chịu trách nhiệm đón tiếp và sắp xếp chỗ ngồi cho các đại biểu, góp phần quan trọng vào sự thành công của cuộc hội họp.
Ban quản trị và an ninh đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và kiểm soát các hoạt động diễn ra trong cuộc họp, đặc biệt là việc giám sát máy móc, cơ sở vật chất và trang thiết bị để đảm bảo an toàn và hạn chế tối đa các trường hợp xấu có thể xảy ra.
Để đảm bảo hiệu quả trong công tác hậu cần, cần phân công rõ ràng các nhiệm vụ và trách nhiệm giữa các bên liên quan, tránh tình trạng chồng chéo và lộn xộn Mọi công việc cần được thống nhất và quản lý chặt chẽ, nhằm hạn chế việc bỏ sót nhiệm vụ Việc xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm từ cấp trên xuống cấp dưới sẽ giúp dễ dàng xác định nguồn gốc vấn đề khi có sự cố xảy ra, đồng thời ngăn chặn tình trạng ỷ lại vào người khác trong tổ chức hội họp.
Qua quá trình khảo sát thực trạng tổ chức hội họp tại UBND huyện Cẩm Khê, tôi đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hội họp tại đây Hy vọng những giải pháp này sẽ trở thành tài liệu hữu ích, góp phần cải thiện hiệu quả tổ chức hội họp cho các cơ quan hành chính, đặc biệt là UBND huyện Cẩm Khê, tỉnh Phú Thọ.