9 THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU NGUYÊN LIỆU SẢN XUẤT THUỐC DIỆT MUỖI TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KHỬ TRÙNG VIỆT NAM ..... Sơ đồ quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng
Ưu điểm
Bảng tổng hợp những ưu điểm của quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu sản xuất thuốc diệt muỗi của Công ty Cổ phần khử trùng Việt Nam bao gồm các lợi ích nổi bật như tăng cường hiệu quả sản xuất, đảm bảo chất lượng nguyên liệu, và tối ưu hóa chi phí Nguyên nhân của những ưu điểm này là nhờ vào quy trình quản lý chặt chẽ, sự hợp tác hiệu quả với các nhà cung cấp, và việc áp dụng công nghệ hiện đại trong sản xuất.
(Bước 1: Xin giấy phép nhập khẩu)
Giảm thiểu các khoản chi phí và thời gian trong việc xin giấy phép nhập khẩu
Công ty không cần xin giấy phép nhập khẩu vì công ty đã có giấy phép lưu hành sản phẩm do Cục Quản lý Môi trường Y tế cấp
(Bước 2: Làm thủ tục ban đầu thanh toán quốc tế)
Có thể kiểm tra bộ chứng từ trước khi chấp nhận thanh toán
Thanh toán theo phương thức D/A nên Công ty có thể kiểm tra những sai sót (nếu có) của bộ chứng từ trước khi chấp nhận hối phiếu
(Bước 3: Thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm)
Khi áp dụng điều kiện CIF theo Incoterms 2010, bên xuất khẩu sẽ chịu trách nhiệm trong việc thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm, giúp giảm thiểu rủi ro cho bên nhập khẩu trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
(Bước 4: Đăng kí kiểm tra chất lượng sản phẩm)
Tiết kiệm thời gian trong công tác đăng kí kiểm tra chất lượng sản phẩm
Nhân viên Xuất nhập khẩu cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết trước khi tiến hành đăng ký kiểm tra chất lượng sản phẩm, nhằm giảm thiểu sai sót trong quá trình này.
Công ty luôn tuân thủ đúng theo quy định Pháp luật
(Bước 7: Kiểm tra hàng hóa nhập khẩu)
Giảm thiểu tối đa các sai sót trong khâu kiểm tra hàng hóa nhập khẩu
Nhân viên Kế toán tại Nhà máy làm việc cẩn thận và tỉ mỉ, luôn kiểm tra kỹ lưỡng trước khi nhập kho, giúp công ty an tâm về chất lượng lô hàng.
Các chứng từ rõ ràng, dễ dàng đối chiếu lại khi cần
Nhân viên Kế toán tại Nhà máy và Thủ kho luôn có sự phối hợp chặt chẽ trong khâu kiểm tra hàng hóa và chứng từ
6 (Bước 9:Thanh toán, thanh lý hợp đồng)
Tạo sự uy tín và tin cậy với các đối tác
Công ty luôn thanh toán hợp đồng theo đúng thời hạn đã thỏa thuận
Nhược điểm
Bảng 2.2 tổng hợp những nhược điểm của quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu sản xuất thuốc diệt muỗi của Công ty Cổ phần khử trùng Việt Nam Những nhược điểm này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động và chất lượng sản phẩm, do đó cần được xem xét và khắc phục kịp thời để nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty trong ngành.
(Bước 5: Nhận bộ chứng từ và làm thủ tục khai báo hải quan)
Lơ là trong công tác theo dõi, bám sát thời gian nhận bộ chứng từ
Trong các đợt cao điểm như dịp cuối năm, khối lượng công việc gia tăng khiến nhân viên thường không chú ý đến thời gian thông báo nhận bộ chứng từ.
Mất nhiều thời gian trong công tác thực hiện khai báo hải quan điện tử
Do đường truyền mạng của Công ty hay chập chờn và thường không ổn định
(Bước 6: Nhận hàng từđơn vị vận tải)
Chi phí phụ phát sinh trong quá trình nhận hàng tại cảng từ đơn vị vận tải
Do một số sai sót trong quá trình thực hiện thủ tục và giấy tờ nhận bộ chứng từ, cũng như trong nghiệp vụ khai báo hải quan, đã gây ra nhiều bất cập và thiếu sót, ảnh hưởng đến thời gian nhận hàng.
Chương 2 đã phân tích quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu sản xuất thuốc diệt muỗi, nhấn mạnh từng giai đoạn cụ thể Tác giả dựa trên thực tế quan sát trong quá trình thực tập tại Công ty, từ đó đánh giá ưu điểm và nhược điểm của quy trình này tại Công ty Cổ phần khử trùng Việt Nam.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN
HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU NGUYÊN LIỆU SẢN XUẤT THUỐC DIỆT MUỖI
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KHỬ TRÙNG VIỆT NAM
Cơ sởđề xuất giải pháp:
Để tối đa hóa lợi nhuận cho công ty, cần tối thiểu hóa các chi phí Việc nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên, đặc biệt trong các lĩnh vực như khai báo hải quan, thủ tục nhập khẩu và nhận hàng, sẽ giúp giảm thiểu sai sót và chi phí phát sinh.
Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực và đào tạo đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp là yếu tố then chốt để cải thiện hiệu quả nhập khẩu và phân phối sản phẩm Đầu tư vào cơ sở vật chất và các vấn đề liên quan cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình này.
Dựa trên những phân tích ở chương 2, tác giả nhận thấy một số hạn chế như sau:
- Bước 5: Nhận bộ chứng từ và làm thủ tục khai báo hải quan:
+ Thời gian nhận bộ chứng từ đôi khi bị chậm trễ
+ Mất nhiều thời gian trong việc thực hiện nghiệp vụ khai báo hải quan
- Bước 6: Nhận hàng từ đơn vị vận tải:
+ Chi phí phụ phát sinh trong quá trình nhận hàng tại cảng
Một số giải pháp cụ thể:
Hoàn thiện công tác nhận bộ chứng từ:
Mục tiêu của chúng tôi là tiết kiệm thời gian trong việc nhận bộ chứng từ, nhằm hoàn tất công tác này nhanh chóng, phục vụ hiệu quả cho quy trình làm thủ tục khai báo hải quan.
Công ty sử dụng phương thức thanh toán D/A, yêu cầu nhân viên phòng Xuất nhập khẩu theo dõi thông báo từ ngân hàng để nhận bộ chứng từ Tuy nhiên, vào thời điểm cao điểm như cuối năm, khối lượng công việc tăng cao có thể dẫn đến sự lơ là trong việc theo dõi Do đó, việc phân bổ công việc hợp lý là cần thiết; giao nhân viên chứng từ hàng nhập nhận bộ chứng từ cho hàng nhập khẩu và nhân viên chứng từ hàng xuất cho hàng xuất khẩu Cách làm này giúp giảm thiểu sai sót và áp lực công việc, tiết kiệm thời gian và đảm bảo việc nhận bộ chứng từ diễn ra đúng thời gian thông báo, không ảnh hưởng đến quy trình khai báo hải quan.
Hoàn thiện nghiệp vụ khai báo hải quan:
Mục tiêu của chúng tôi là thực hiện việc khai báo thông tin một cách chính xác và nhanh chóng nhất, đồng thời nâng cao khả năng và kỹ thuật sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử cho nhân viên.
Nhân viên phòng Xuất nhập khẩu cần chú ý đến việc khai tờ khai hải quan và lập hồ sơ chính xác theo thông tin của lô hàng và bộ chứng từ Việc điền thông tin sai sót hoặc không thống nhất giữa các giấy tờ có thể dẫn đến việc phải khai báo lại, gây tốn thời gian và kéo dài quá trình nhận hàng.
Công ty nên đầu tư nâng cấp đường truyền mạng lên Internet Leased Line để cải thiện tốc độ và độ ổn định của kết nối Đường truyền này không chỉ cung cấp băng thông cao và linh hoạt mà còn đảm bảo kết nối liên tục 24/24, đồng thời bảo mật các kênh truyền số liệu.
Hoàn thiện công tác nhận hàng từđơn vị vận tải:
Mục tiêu chính là giảm thiểu tối đa các chi phí phát sinh ngoài dự kiến trong quá trình nhận hàng, đồng thời đảm bảo rằng quy trình nhận hàng diễn ra nhanh chóng và thuận lợi.
Trong bối cảnh hiện tại của Công ty, Trưởng phòng Xuất nhập khẩu sẽ đánh giá năng lực của nhân viên trong công tác nhận hàng, ưu tiên những người có khả năng, linh hoạt và cẩn thận Những đơn hàng tiếp theo có thể giao nhiệm vụ làm giấy tờ cho những nhân viên này Nếu giao cho nhân viên mới, cần chọn những người đã nắm rõ quy trình và có tính linh hoạt để đảm bảo công tác diễn ra nhanh chóng và thuận lợi Việc thực hiện tốt công tác này sẽ giúp tiết kiệm thời gian, rút ngắn quy trình nhận hàng và giảm thiểu chi phí phát sinh cho Công ty.
Công ty nên cử nhân viên tham gia các khóa đào tạo ngắn hạn để nâng cao kỹ năng và kiến thức chuyên môn trong công tác làm chứng từ Đồng thời, khuyến khích nhân viên văn phòng trao đổi và chia sẻ kinh nghiệm thực tiễn, giúp họ học hỏi lẫn nhau và bổ sung những kỹ năng còn thiếu.
Kiến nghị đối với Công ty:
Để hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu, tác giả đề xuất một số giải pháp bổ sung cho Công ty nhằm nâng cao hiệu quả và tối ưu hóa quy trình này.