Chơng I Phơng pháp luận nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý Lời nói đầu Thành tựu kinh tế vĩ mô của một đất nớc thờng đợc đánh giá theo ba dấu hiệu chủ yếu: ổn định, tăng trởng và công bằng xã hội. Để có thể đạt đợc kết quả đó, các chính sách kinh tế vĩ mô phải hớng tới các mục tiêu sản lợng, việc làm, ổn định giá cả, kinh tế đối ngoại, phân phối công bằng. Để đạt đợc những mục tiêu kinh tế vĩ mô trên, Nhà nớc có thể sử dụng nhiều công cụ chính sách khác nhau: chính sách tài khoá, chính sách tiền tệ, chính sách thu nhập, chính sách kinh tế đối ngoại. Khi nền kinh tế lâm vào tình trạng suy thoái và thất nghiệp, Chính phủ phải tăng chi tiêu và giảm thuế, ngợc lại, nền kinh tế trong trạng thái phát đạt và lạm phát, Chính phủ giảm chi tiêu và tăng thuế. Nh thế chính sách tài khoá có thể coi là một phơng thức hữu hiệu để ổn định nền kinh tế bởi vì chính sách này Chính phủ sử dụng để thu thuế và chi tiêu công cộng điều tiết nền kinh tế. Chính sách tài khoá thờng thể hiện trong quá trình lập, phê chuẩn và thực hiện Ngân sách Nhà nớc. Ngân sách Nhà nớc là tổng các kế hoạch chi tiêu và thu nhập hàng năm của Chính phủ gồm các khoản thu (chủ yếu từ thuế) và các khoản chi Ngân sách Nhà nớc. Các lý thuyết tài chính hiện đại cho rằng Ngân sách Nhà nớc không nhất thiết phải cân bằng theo tháng, theo năm. Vấn đề là phải quản lý các nguồn thu và chi sao cho ngân sách không bị thâm hụt quá lớn và kéo dài, trong đó chi ngân sách phải nằm trong khuôn khổ các nguồn thu ngân sách. Vậy, Nhà nớc có chính sách thu ngân sách nh thế nào cho hợp lý nhằm khuyến khích đợc các đối tợng nộp. Bộ Tài chính là cơ quan của Chính phủ có chức năng quản lý Nhà nớc về lĩnh vực tài chính, Ngân sách Nhà nớc trong phạm vi cả nớc, trong đó quản lý thu là một nội dung rất quan trọng trong giai đoạn thứ nhất thực hiện đề án xây dựng cơ sở dữ liệu Quốc gia Tài chính Ngân sách của Bộ. Các cơ quan thu ( cơ quan tài chính, cơ quan thuế, ) đợc Chính phủ và Bộ Tài chính uỷ quyền phối hợp với Kho bạc Nhà nớc tổ chức quản lý nguồn thu ngân sách. Trên cơ sở dữ liệu thu trong năm, cơ quan tài chính lập báo cáo thu tháng và báo cáo quyết toán thu năm gửi cơ quan tài chính cấp trên để kiểm tra bảo đảm mọi nguồn thu ngân sách đợc tập trung đầy đủ, kịp thời vào quỹ Ngân sách Nhà nớc. Để đảm bảo đợc tính cân đối tơng đối của Ngân sách Nhà nớc, thu ngân sách là một chính sách mang tính quốc gia cần phải ứng dụng tin học vào quản lý và quyết toán thu Ngân sách Nhà nớc tại Bộ Tài chính ,trong thời gian thực tập tại Phòng Phát triển ứng dụng-Ban Tin học- Bộ Tài chính ,nhận thấy tầm quan trọng của chơng trình này em đã chọn nội dung trên làm đề tàI thực tập. Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp có 3 chơng: * Chơng I - Phơng pháp luận nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý. Một số khái niệm , tính chất, giá trị, tiêu chuẩn, hiệu quả, phơng pháp phân tích hiệu quả kinh tế ,về thông tin ,hệ thống thông tin quản lý; Luận văn tốt nghiệp ****** Sinh viên thực hiện: Mai Thị Học Chơng I Ph ơng pháp luận nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý một số khái niệm , phơng pháp phân tích - thiết kế cơ sở dữ liệu ,mô hình dữ liệu quan hệ ,đợc trình bày mang tính chất khái quát trong chơng này. *Chơng II - Phân tích hệ thống quản lý thu Ngân sách Nhà nớc. Chơng này giới thiệu khái quát về cơ quan thực tập ;một số khái niệm về ngân sách ,thu ngân sách ,năm ngân sách; các chính sách thu , quản lý và quyết toán thu ngân sách; ngôn ngữ VisualFoxPro đợc sử dụng để thiết kế cơ sở dữ liệu và lập trình; các sơ đồ luồng dữ liệu,sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ ngữ cảnh, sơ đồ chức năng công tác, *Chơng III - Thiết kế - xây dựng hệ thống thông tin quản lý thu Ngân sách Nhà nớc. Trong chơng này đa ra mẫu thực của thông tin đầu vào là các Phiếu thu và các mẫu báo cáo thực của thông tin đầu ra nh quyết toán thu nsnn theo chơng năm, báo cáo thu nsnn trên địa bàn , qui trình chuẩn hoá , cấu trúc dữ liệu, cấu trúc cây thực đơn, thiết kế giao diện ngời và máy, Tuy nhiên, trong giai đoạn thực tập, thời gian và năng lực nghiệp vụ về Ngân sách Nhà nớc có hạn chế nên Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em khó tránh khỏi thiếu sót, em mong muốn nhận đợc sự góp ý của các thầy cô giáo, các anh chị trong phòng và bạn đọc. Em xin cảm ơn các thầy cô giáo trong Khoa đã quan tâm, dạy dỗ em trong quá trình học tập và rèn luyện. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Bùi Thế Ngũ đã hớng dẫn tận tình cho em trong giai đoạn thực tập đạt kết quả tốt. CHơng I Phơng pháp luận nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý i. Hệ thống thông tin 1. Thông tin 1.1. Thông tin đầu thế kỷ 21 Có hai nét nổi bật của thời kỳ đầu thế kỷ 21: sự biến đổi trên phạm vi toàn cầu với tốc độ cao và sức mạnh mới trỗi dậy của các cơ quan thông tin. Sự thay đổi mau chóng trong quan hệ quốc tế, toàn cầu hoá kinh doanh, vẽ lại biên giới chính trị tạo ra những tổ hợp thơng mại đồ sộ là các động lực thúc đẩy sự biến đổi toàn cầu. Một số cơ quan dựa trên thông tin thu đợc lợi nhuận rất cao và đang trỗi dậy mạnh mẽ. Trong giai đoạn xã hội thông tin hiện nay, tầm quan trọng của thông tin ngày càng tăng lên đối với nền văn minh của nhân loại, những từ hay đợc nhắc đến là dữ liệu và thông tin. Các cơ quan đều là những tổ chức bảo quản, xử lý và truyền tin. 1.2. Thông tin là gì ? Dữ liệu và thông tin là hai khái niệm khác nhau nhng thờng đợc dùng lẫn lộn. Đối với một ngời, một bộ phận của cơ quan hay một hệ thống nào đó, dữ liệu là số liệu hay tài liệu cho trớc. Thông tin là dữ liệu đã đợc xử lý thành dạng dễ hiểu, tiện dùng, có ý nghĩa và có giá trị đối với ngời nhận tin trong việc ra quyết định. Dữ liệu đợc ví nh nguyên liệu thô của thông tin. Thông tin do ngời này, bộ phận này đa ra có thể đợc ngời khác bộ phận khác coi nh dữ liệu để xử lý thành thông tin phục vụ cho những mục đích khác. Đó là lý do tại sao hai từ dữ liệu và thông tin có thể dùng thay thế cho nhau. Luận văn tốt nghiệp ****** Sinh viên thực hiện: Mai Thị Học Chơng I Ph ơng pháp luận nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý Ta có thể hiểu cách khác: thông tin là sự phản ánh và biến phản ánh thành tri thức mới về đối tợng đợc phản ánh trong tri thức của chủ thể nhận phản ánh. *Một số đặc tr ng của thông tin: Đặc trng của thông tin đợc hiểu là đặc điểm thể hiện rõ nét nhất về thông tin và sự khác biệt nhất của thông tin cũng nh kết quả do thông tin mang lại so với các khái niệm khác. Các đặc trng đó là: - Giảm độ bất định về đối tợng đợc phản ánh. - Tính định hớng của thông tin - Tính thời điểm của thông tin - Tính cục bộ của thông tin. - Tính tơng đối của thông tin. 2 . Quản lý một tổ chức dới góc độ thông tin 2.1 . Hệ thống quản lý. Mỗi cơ quan đều có những phơng thức ghi nhớ, lu trữ dữ liệu riêng cho mình nhng thực ra các phơng tiện nhớ chỉ thuộc một trong hai loại là bộ nhớ trong và bộ nhớ ngoài. Thông tin đợc phản ánh trớc tiên qua bộ nhớ trong rồi đến bộ nhớ ngoài. Qúa trình phản ánh đợc thể hiện trong sơ đồ H.1.1 H.1.1-Các bộ phận nhớ của cơ quan. Trong cơ quan thờng có hai hệ thống phụ thuộc hỗ trợ nhau đó là hệ thống quản lý và hệ thống bị quản lý, chẳng hạn trong mỗi cơ quan Tài chính thì bvộ phận lãnh đạo và quản lý là hàng hóaệ thống quản lý, các Phòng, Ban khác trong cơ quan thuộc hệ thống bị quản lý, hai hệ thống này trong cơ quan Tài chính có mối quan hệ nh mô hình H.1.2. Luận văn tốt nghiệp ****** Sinh viên thực hiện: Mai Thị Học Đối t ợng đ ợc phản ánh Đối t ợng đ ợc phản ánh Chủ thể nhận phản ánh Chủ thể nhận phản ánh Phản ánh Tri thức hóa Bộ nhớ trong Bộ nhớ ngoài Dữ liệu vào Thông tin ra Bộ phận lãnh đạo Bộ phận lãnh đạo Các Phòng,Ban trong cơ quan Các Phòng,Ban trong cơ quan Chứng từ thu BC thu,BC QT Các BC , đề nghị, yêu cầu Các quyết định, thông tin đã xử lý H.1.2 _ Sơ đồ luồng thông tin trong cơ quan CQTC. Chơng I Ph ơng pháp luận nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý Mọi chức năng, mục tiêu của hệ thống quản lý đều sử dụng thông tin và đa ra các thông tin. Nh vậy nếu không có thông tin sẽ không có quản lý đích thực.Tầm quan trọng của thông tin có thể đợc diễn đạt qua biểu thức: Lao động quản lý = Lao động thông tin + Lao động ra quyết định Để giảm chi phí lao động quản lý thì cơ quan (tổ chức) nên tự động hoá trong lao động thông tin, còn lao động ra quyết định là làm việc phi quy trình không chiếm phần quan trọng. 2.2 . Thông tin quản lý 2.2.1. Khái niệm Thông tin quản lý là những thông tin có ít nhất một nhà quản lý dùng hoặc có ý định dùng vào việc ra quyết định quản lý. *ý nghĩa của thông tin quản lý: + Những nhà quản lý khác nhau thì cần sử dụng những tập hợp thông tin quản lý khác nhau. + Trong những khoảng thời gian khác nhau thì tập hợp thông tin quản lý có khác nhau nói cách khác thông tin quản lý có tính biến động. 2.2.2. Tính chất của thông tin quản lý theo loại quyết định Trong một kghoảng thời gian nhất định thì mỗi cơ quan, tổ chức đều có những quyết định hiệu quả nhất của mình phù hợp với tình trạng thực tế. Quyết định đó có thể là một trong ba cấp quyết định sau: - Quyết định chiến lợc (strategic): Trả lời câu hỏi cái gì ?, để làm gì ? với mục đích xác định mục tiêu, xây dựng nguồn lực của hệ thống. - Quyết định chiến thuật (tactic): Trả lời câu hỏi cho ai?, cung cấp ở đâu ? khi nào? nhằm cụ thể hoá mục tiêu trên thành nhiệm vụ và khai thác tối u nguồn lực. - Quyết định tác nghiệp (Operational):Trả lời câu hỏi thực hiện mục đích đó nh thế nào?. Các đặc trng của thông tin quản lý cho mỗi cấp quyết định: -Thông tin đều đặn -Phần lớn là thờng kỳ -Thông tin có tính đột xuất hoặc trong một khoảng thời gian dài mới có quyết định -Có thể dự kiến trớc thông tin -Có thể có một số nét mới đặc biệt của thông tin Thông tin không có trong dự kiến để ra quyết định mới. - Thông tin quá khứ -Thông tin quá khứ và hiện tại -Chủ yếu là thông tin dự đoán tơng lai -100% thông tin trong -Phần lớn là thông tin trong (70%) -Phần lớn là thông tin ngoài (70%) -Tính cấu trúc rất cao -Một số thông tin có tính phi cấu trúc -Phần lớn thông tin có tính phi cấu trúc -Thông tin rất chính xác -Thông tin có tính tơng đối, có ý kiến chủ quan -Thông tin có tính chủ quan là phần lớn Luận văn tốt nghiệp ****** Sinh viên thực hiện: Mai Thị Học (Làm việc có quy trình) chiếm 90% (Làm việc phi quy trình) chiếm 10% Nguồn thông tin Thời điểm Khả năng dự kiến Tần suất Tính cấu trúc Độ chính xác Tính chất TT Quyết định Tác nghiệp Chiến thuật Chiến l ợc Chơng I Ph ơng pháp luận nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý 2.2.3. Tiêu chuẩn chất lợng của thông tin quản lý - Độ tin cậy: thông tin phải chính xác, xác thực. - Thông tin phải đầy đủ: theo nghĩa đối với nhà quản lý - Thích hợp: tuỳ yêu cầu nhà quản lý. - Dễ hiểu: thông tin không quá dài quá ngắn. - Kịp thời: thông tin phải thoả mãn nhu cầu của hệ thống là đúng lúc, đúng thời điểm. - Thông tin có giá trị: thông tin cần thu thập phải đợc chọn lọc sao cho có tác động tích cực trong việc ra quyết định của nhà quản lý đó là quyết định có hiệu quả cao trong thực tiễn. - Thông tin bảo mật: thông tin thu thập đợc phải đảm bảo tính bảo mật cho quyết định của hệ thống. 2.2.4. Các nguồn thông tin từ ngoài cho một tổ chức. Các nguồn thông tin từ ngoài cho một cơ quan Tài chính: Luận văn tốt nghiệp ****** Sinh viên thực hiện: Mai Thị Học Nhà n ớc và cấp trên Nhà n ớc và cấp trên HTQL HTQL HT bị QL HT bị QL Nhà cung cấp Nhà cung cấp Doanh nghiệp cạnh tranh trực tiếp Doanh nghiệp cạnh tranh trực tiếp Tổ chức có liên quan Tổ chức có liên quan Doanh nghiệp sẽ cạnh tranh Doanh nghiệp sẽ cạnh tranh Khách hàng Khách hàng Thông tin trong Doanh nghiệp (tổ chức) H.1.3 Các nguồn thông tin ngoài của một tổ chức. Các Phòng, Ban Các Phòng, Ban Cơ quan thuế Cơ quan thuế CQTC cấp d ới CQTC cấp d ới Nhà n ớc và CQTC cấp trên Nhà n ớc và CQTC cấp trên Bộ phận lãnh đạo Bộ phận lãnh đạo Đơn vị dự toán Đơn vị dự toán KBNN cùng cấp KBNN cùng cấp UBND cùng cấp UBND cùng cấp Thông tin trong Cơ quan Tàichính Đơn vị nộp Đơn vị nộp H.1.4 _ Các nguồn thông tin từ ngoài của một cơ quan Tài chính Chơng I Ph ơng pháp luận nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý Các đầu mối thông tin ngoài là những tổng thể lớn, rất biến động, cho nên là một tổ chức (doanh nghiệp) thì phải lựa chọn phơng pháp thích hợp để thu thập thông tin ngoài. 3. Các giai đoạn ứng dụng tin học trong một tổ chức. Một tổ chức muốn hoạt động có hiệu quả phải thu thập và xử lý thông tin một cách có hiệu quả. Muốn vậy, cần ứng dụng tin học vào trong quá trình xử lý này. Vậy quá trình ứng dụng tin học trong một tổ chức bao gồm những giai đoạn nào và xử lý công việc gì ? - Giai đoạn khởi đầu: Đây là giai đoạn đa máy tính vào hoạt động trong tổ chức, chủ yếu gắn liền ứng dụng tin học vào kế toán và tài chính. Giai đoạn này các cán bộ chuyên môn, cán bộ xử lý dữ liệu mới bắt đầu học cách để làm việc với nhau. - Giai đoạn lan rộng: Các máy tính chuyển sang một trạng thái thao tác đợc, các cán bộ chuyên môn nghiệp vụ đã có hứng thú hơn với với việc sử dụng công nghệ thông tin mới, tuy nhiên họ đánh giá ứng dụng của máy tính là cha chính xác (quá đề cao máy tính). - Giai đoạn phát triển xử lý thông tin có kiểm soát: Giai đoạn này hình thành loại nhân viên mới IEMgr (Information Enable Manager) để cố vấn và xử lý các thông tin trong hệ thống, tuy nhiên họ cần phải đợc nâng cao hơn trình độ quản lý thông tin. - Giai đoạn tích hợp ứng dụng: - Giai đoạn này kết hợp quản lý thông tin và xử lý thông tin vào một chủ thể (lúc này con ngời có đủ khả năng vừa quản lý vừa xử lý thông tin). - Giai đoạn tự quản cơ sở dữ liệu: Giai đoạn mà các tổ chức nhận ra rằng mọi ngời trong tổ chức cần phải tiếp cận thông tin và sử dụng thông tin một cách dễ dàng, do đó quản lý thông tin cần phải có tổ chức và thống nhất. Giai đoạn này phần cứng bắt đầu phát triển loại hình mạng. - Giai đoạn hoàn chỉnh: Giai đoạn này xử lý dữ liệu đan kết và hoà nhập vào hệ thống quản lý hình thành những nhân viên quản lý cấp cao chuyên về xử lý thông tin: những nhân viên này sẽ đóng góp những kiến thức chính cho việc khai thác và xử lý thông tin giúp cho việc cạnh tranh thuận lợi hơn. 4. Thông tin và công tác quản lý: Các nhà quản lý đóng vai trò chủ chốt trong việc tạo ra những sự biến chuyển trong cơ quan. Vì vậy, những ngời thiết kế hệ thống cần tìm hiểu xem các nhà quản lý sử dụng thông tin nh thế nào, chẳng hạn nh: - Nhu cầu thông tin của những nhà quản lý thay đổi theo hoàn cảnh ra sao? Luận văn tốt nghiệp ****** Sinh viên thực hiện: Mai Thị Học Chơng I Ph ơng pháp luận nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý - Nhu cầu thông tin của những nhà quản lý thay đổi theo trách nhiệm của họ ra sao ?. - Sự thoả mãn về thông tin của họ nh thế nào ?. Nói một cách khác, thông tin mà ngời quản lý (hay tổ chức) tìm kiếm rơi vào ba phạm trù: thông tin về khoảng cách tới mục tiêu, thông tin để đạt mục tiêu và thông tin về sự chuyển biến. 5. Hệ thống thông tin (HTTT) 5.1 Khái niệm HTTT là tập hợp các yếu tố có liên quan với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, lu trữ và xử lý dữ liệu, phân phát thông tin để hỗ trợ cho việc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch đờng lối và kiểm soát các hoạt động trong tổ chức. 5.2. Các yếu tố cấu thành HTTT HTTT có thể đợc thực hiện hoàn toàn thủ công hay dựa trên máy tính. Ngoài máy tính điện tử, HTTT còn có con ngời, các phơng tiện thông tin liên lạc, các quy trình xử lý, các quy tắc, thủ tục, phơng pháp mô hình toán học, để xử lý dữ liệu, quản lý và sử dụng thông tin. Vậy HTTT đợc cấu thành từ những yếu tố nào ? H.1.5 thể hiện các yếu tố đó và mối quan hệ giữa chúng. Nếu không có HTTT thì một tổ chức, doanh nghiệp chắc chắn sẽ không tồn tại, do vậy HTTT giữ một vị trí quan trọng hay nói cách khác là tổ chức không thể độc lập hoàn toàn với HTTT. Luận văn tốt nghiệp ****** Sinh viên thực hiện: Mai Thị Học Thành quả hiện nay Thành quả hiện nay Thành quả muốn có Thành quả muốn có Thông tin khoảng cách Thông tin về sự chuyển biến và thông tin và thông tin là ph ơng tiện để chuyển biến Nguồn thông tin Nguồn thông tin Thu thập Thu thập Xử lý Xử lý L u trữ L u trữ Phân phát Phân phát Đích thông tin Đích thông tin H.1.5 - Các yếu tố cấu thành của HTTT Chơng I Ph ơng pháp luận nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý 5 . 3. Phân loại HTTT trong một tổ chức *Theo mô hình chính thức - phi chính thức: + HTTT chính thức: là những HTTT tồn tại theo quy định pháp lý hoặc tồn tại theo thông lệ. + HTTT phi chính thức: là những hệ thống ghi chép, đánh giá năng lực của (một) vài ngời cán bộ. *Theo tính chất phục vụ của thông tin đầu ra: + HTTT xử lý giao dịch. + HTTT quản lý. + HTTT trợ giúp ra quyết định. + Hệ chuyên gia. + HTTT tạo lợi thế cạnh tranh. *Theo bộ phận chức năng nghiệp vụ: + HTTT Tài chính. + HTTT Marketing. + HTTT quản trị nguồn nhân lực. + HTTT quản lý sản xuất. + HTTT văn phòng. 5.4. Mô hình biểu diễn HTTT - Mô hình logic: biểu diễn t tởng của nhà quản lý ,họ nghiên cứu HTTT và cần phải trả lời câu hỏi HTTT là gì? để làm gì?. - Mô hình vật lý ngoài: nhà quản lý và nhà lãnh đạo nghiên cứu xem HTTT phục vụ cho ai?, cung cấp thông tin ở đâu ?, khi nào cung cấp?. - Mô hình vật lý trong: họ cần phải trả lời câu hỏi HTTT đợc xử lý nh thế nào? II. Mô hình dữ liệu Có nhiều kiểu mô hình dữ liệu: - Mô hình dữ liệu quan hệ. - Mô hình dữ liệu phân cấp. - Mô hình dữ liệu E-R ( Entity-Relationship ) Hiện nay tất cả những hệ quản trị cơ sử dữ liệu đều thờng dùng mô hình dữ liệu quan hệ. 1. Mô hình dữ liệu quan hệ là gì. Những khái niệm cơ sở: - Cơ sở dữ liệu: là một hay một số bảng có liên quan với nhau. - Kho dữ liệu: trong mỗi HTTT đều có những Kho dữ liệu, đó là nơi cất giữ dữ liệu một cách có tổ chức sao cho có thể tìm kiếm đợc nhanh chóng những dữ liệu cần thiết. - Ngân hàng dữ liệu : Nếu Kho dữ liệu đợc đặt trên các phơng tiện nhớ của máy tính điện tử và đợc bảo quản bởi chơng trình máy tính thì đợc gọi là Ngân hàng dữ liệu. Một cách tổng quát: Ngân hàng dữ liệu là một hệ thống dùng máy tính điện tử để lu trữ, quản lý tập trung dữ liệu nhằm phục vụ cho nhiều ngời và nhiều mục đích quản lý khác nhau. Theo ngôn ngữ mô hình dữ liệu, Ngân hàng dữ liệu là một tập hợp các cơ sở dữ liệu có liên quan với nhau. - Hệ thống quản lý dữ liệu: Bản thân Kho dữ liệu hay Ngân hàng dữ liệu cùng với con ngời và các phơng tiện để duy trì sự hoạt động của nó tạo thành hệ thống quản lý dữ liệu. - Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Là một hệ thống chơng trình máy tính giúp tạo lập, duy trì và sử dụng các hệ cơ sở dữ liệu. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan Luận văn tốt nghiệp ****** Sinh viên thực hiện: Mai Thị Học Chơng I Ph ơng pháp luận nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý trọng thông dụng nhất đợc viết theo mô hình dữ liệu quan hệ là: DBZ, SQL/DS, ORACLE, FOXPRO, VISUAL FOXPRO, ACCESS. - Thực thể: là tập hợp các đối tợng quản lý cùng loại, trong thực thể có thể hiện lần xuất của thực thể ( thực thể cụ thể ). - Khoá chính: là tập hợp tối thiểu các thuộc tính sao cho giá trị của hai thực thể cụ thể không trùng nhau. - Thuộc tính khoá con: là một phần của khoá chính. - Thuộc tính khoá quan hệ: là thuộc tính dùng để thiết lập mối quan hệ với thuộc tính của tệp khác. - Tệp cơ sở dữ liệu : là tập hợp các bản ghi mô tả về các thực thể - Số mức quan hệ: trong các mối quan hệ của một thực thể thì các quan hệ đó phải thể hiện độ đậm nhạt tức là chỉ ra mức độ tham gia của thực thể đó bao gồm quan hệ một-một, một-nhiều, nhiều-nhiều . - Số chiều của quan hệ: là số lợng các thực thể tham gia vào quan hệ đó, bao gồm quan hệ một chiều, quan hệ hai chiều, quan hệ nhiều chiều - Mô hình dữ liệu quan hệ: là một bản khắc hoạ cơ sở dữ liệu, nó chỉ ra các thực thể, các thuộc tính của mỗi thực thể và những mối quan hệ giữa các thực thể trong cơ sở dữ liệu ấy. + Mô hình dữ liệu quan hệ giúp ngời sử dụng hiểu đợc cấu trúc, quan hệ ,ý nghĩa của dữ liệu, điều đó rất cần thiết giúp họ lập đợc cơ sở dữ liệu. + Lập mô hình dữ liệu quan hệ: là phần chính của thiết kế cơ sở dữ liệu, tuy nhiên phải có phơng tiện để tra cứu và truy vấn cơ sở dữ liệu đã thiết kế và tạo lập, trích rút những dữ liệu cần thiết phục vụ cho nhà quản lý. 2. Phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu đợc dùng để lập chơng trình phục vụ mục đích ngời sử dụng, vậy nội dung thiết kế cơ sở dữ liệu nh thế nào? - Xác định mục đích của cơ sở dữ liệu: Đây là công việc quan trọng nhất. Là một cán bộ thiết kế họ phải biết dữ liệu dùng để làm gì ?, muốn vậy phải nghiên cứu xem ngời sử dụng cơ sở dữ liệu trong tơng lai cần trích rút những dữ liệu nào, sử dụng thờng xuyên cơ sở dữ liệu ấy vào công việc gì ?. - Phác hoạ mô hình dữ liệu: + Trớc hết phải xác định các thực thể và thuộc tính của các thực thể. + Xác định thực thể nào với những thuộc tính nào cần đợc ghi nhận trong cơ sở dữ liệu để đạt đợc các mục tiêu đã đề ra ở trên, thực chất là xác định cơ sở dữ liệu cần chứa những bảng nào, mỗi bảng cần chứa những cột nào. + Nguyên lý xác định các bảng, các cột trong bảng: ++Giảm tối thiểu sự trùng lặp: các bảng khác nhau không nên chứa những dữ liệu giống nhau. ++Tránh d thừa: mỗi bảng chỉ nên chứa vừa đủ dữ liệu cần thiết về một thực thể. ++Tăng cờng tính độc lập giữa các cột. ++Dữ liệu có tính chất nguyên tố: dữ liệu ít khi chia nhỏ hơn nữa. - Xác định những mỗi quan hệ giữa các thực thể: Sau khi đã phân chia dữ liệu vào các bảng, ngời thiết kế phải tìm ra mối quan hệ giữa các bảng để sau này trích rút hay kết hợp dữ liệu đáp ứng nhanh yêu cầu ngời sử dụng. - Duyệt lại mô hình dữ liệu: Mục đích công việc là để khắc phục, phát hiện những khiếm khuyết của mô hình dữ liệu ở trên. Luận văn tốt nghiệp ****** Sinh viên thực hiện: Mai Thị Học Chơng I Ph ơng pháp luận nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý Tạo lập cơ sở dữ liệu: Mỗi thực thể thờng biểu diễn nhiều cá thể, để tránh nhầm lẫn thì mỗi các thể phải xác định duy nhất, cách tốt nhất là dùng yếu tố phân biệt giữa chúng. Một thuộc tính hay một tổ hợp các thuộc tính sẽ xác định mỗi cá thể một cách duy nhất gọi là yếu tố phân biệt. Có thể có vài thuộc tính hoặc tập hợp thuộc tính cùng có khả năng làm yếu tố phân biệt cho các cá thể của một thực thể. 2.1. Mối quan hệ giữa các bảng 2.1.1. Mối quan hệ một một Giả sử cơ sở dữ liệu có hai thực thể A và B đợc ghi nhận bằng hai bảng dữ liệu A và B, ta nói rằng có một mối quan hệ một-một giữa hai thực thể A, B (hay hai bảng A, B) nếu mỗi dòng của A tơng ứng với một dòng của B và ngợc lại mỗi dòng của bảng B tơng ứng với một dòng của bảng A. Việc sát nhập hai bảng A, B lại vẫn có thể dễ dàng. Mối quan hệ này xuất hiện khi tách một bảng rất nhiều cột thành hai bảng cho đỡ cồng kềnh, quy mô nhỏ hơn. Chẳng hạn, trong cơ sở dữ liệu của đề tài thực tập thực thể Danh mục địa bàn hành chính có thể đợc tách thành hai thực thể với mối quan hệ một- một nh sau: 2.1.2. . Mối quan hệ một - nhiều Ta nói rằng có một mối quan hệ một- nhiều giữa hai thực thể (hay hai bảng A, B) nếu mỗi dòng trong bảng A tơng ứng với nhiều dòng trong bảng B nhng ngợc lại mỗi dòng trong bảng B chỉ tơng ứng với một dòng trong bảng A. Bảng A ở phía một gọi là bảng chủ, bảng B ở phía nhiều gọi là bảng quan hệ. Mô hình nh sau: 2.1.3. Mối quan hệ nhiều nhiều Ta nói rằng có một mối quan hệ nhiều-nhiều giữa hai thực thể (hay hai bảng A và B) nếu mỗi dòng trong bảng A tơng ứng với nhiều dòng trong bảng B và ngợc lại mỗi dòng trong bảng B có liên quan với nhiều dòng trong bảng A. Khi có mối quan hệ nhiều-nhiều ta cần tạo ra một thực thể thứ ba gọi là thực thể giao để liên kết hai thực thể kia qua hai mối quan hệ một-nhiều Mô hình nh sau: Luận văn tốt nghiệp ****** Sinh viên thực hiện: Mai Thị Học NTNHOM *Mã nhóm TN Tên nhóm TN NTNHOM *Mã nhóm TN Tên nhóm TN MTMUC *Mã mục TM Mã nhóm TN MTMUC *Mã mục TM Mã nhóm TN NHOM *Mã nhóm Tên nhóm NHOM *Mã nhóm Tên nhóm NTNHOM * Mã nhóm TN Tên nhóm TN NTNHOM * Mã nhóm TN Tên nhóm TN TIEUNHOM *Mã TN TIEUNHOM *Mã TN DMĐBHC *Mã dbhc Tên dbhc Cấp ns DMCQTC *Mã dbhc Tên CQTC một-một [...]... quản lý nsnn Bộ Tài chính là cơ quan của Chính phủ có chức năng thống nhất quản lý Nhà nớc về lĩnh vực tài chính, kế toán, Ngân sách Nhà nớc trong phạm vi cả nớc Bộ Tài chính có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn về quản lý Nhà nớc thu c chức năng Ban Quản lý ứng dụng tin học là đơn vị thu c bộ máy quản lý Nhà nớc của Bộ Tài chính, có nhiệm vụ giúp Bộ trởng Bộ Tài chính thống nhất quản lý. .. ứng dụng tin học trong lĩnh vực quản lý tài chính Nhà nớc, tổ chức trung tâm dữ liệu và xử lý thông tin phục vụ cho công tác quản lý tài chính và điều hành Ngân sách Nhà nớc của Bộ Chức năng ứng dụng tin học của Ban: - Xây dựng chơng trình kế hoạch phát triển ứng dụng tin học phục vụ hoạt động quản lý tài chính Nhà nớc - Nghiên cứu xây dựng chiến lợc phát triển hệ thống tin học ngành Tài chính để Bộ. .. Lập Lập dự dự toán toán Ngân Ngân sách sách Quản l Quản hạn lý hạn mức mức kinh kinh phí phí Quản Quản Kế Kế Tổng Tổng lý thu toán quyết lý thu Ngân toán toán quyết chi chi Ngân toán Ngân sách Ngân sách sách sách Trao Trao đổi đổi dữ dữ liệu liệu Quản Quản lý ng lý ng ời sử ời sử dụng dụng Hệ Hệ thống thống báo báo cáo cáo Các Cơ sở Các Cơ sở chức dữ liệu chức Ngân năng dữ liệu năng sách Ngân tiện tiện... định của Bộ trởng Bộ Tài chính Các khoản thu Ngân sách Nhà nớc phải đợc hạch toán đầy đủ vào Ngân sách Nhà nớc Các đơn vị sử dụng kinh phí Ngân sách Nhà nớc phải mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nớc, chịu sự kiểm tra của cơ quan tài chính và Kho bạc Nhà nớc trong quá trình cấp phát, thanh toán, sử dụng kinh phí Kho bạc Nhà nớc là cơ quan quản lý quỹ Ngân sách Nhà nớc (Quỹ Ngân sách Nhà nớc là toàn bộ các... tới khi kết thúc để chuyển sang ngân sách mới bao gồm lập ngân sách, phê chuẩn ngân sách, chấp hành ngân sách và quyết toán ngân sách, thời hạn dài hơn năm ngân sách 3 Thu và chính sách thu Ngân sách Nhà n ớc Thu Ngân sách Nhà nớc là số tiền Nhà nớc huy động vào ngân sách mà không bị ràng buộc bởi trách nhiệm hoàn trả trực tiếp cho đối tợng nộp Phần lớn các khoản thu Ngân sách đều mang tính chất cỡng... Nam ở nớc ngoài phải nộp vào quỹ Ngân sách do Bộ Tài chính uỷ quyền cho đơn vị quản lý và định kỳ phải hạch toán vào Ngân sách Nhà nớc Ngân hàng Nhà nớc có trách nhiệm mua số ngoại tệ của Ngân sách khi Bộ Tài chính có nhu cầu bán ngoại tệ, thu Ngân sách Nhà nớc bằng hiện vật thì quy đổi thành tiền theo mức giá thị trờng tại địa phơng để phản ánh vào Ngân sách Nhà nớc Các khoản thu không đúng quy định... nh đầu vào nếu không có máy tính cất trữ những kết quả đã xử lý Cũng vì những khó khăn đối với bài toán nên mục đích cơ bản của đề tài là góp phần làm cho việc quản lý thu Ngân sách Nhà nớc một cách tiện lợi, dễ dàng, dễ sửa đổi cập nhật dữ liệu 1.1 Quản lý thu Ngân NS Nhà nớc: Quản l lý thusách Quản thu NS Sơ đồ quản lý thu: CHứNG Từ THU CHứNG Từ THU Báo cáo thu Báo cáo thu Chuyển chứng từ thu từ... kịp thời và đầy đủ các khoản thu Ngân sách Nhà nớc theo chế độ kế toán Ngân sách Nhà nớc và theo Mục lục Ngân sách Nhà nớc hiện hành, định kỳ báo cáo kế toán nhập quỹ ngân sách theo các mẫu biểu kế toán Ngân sách Nhà nớc do Bộ trởng Bộ Tài chính quy định gửi cơ quan Kho bạc Nhà nớc cấp trên, đồng gửi cơ quan tài chính cùng cấp Số liệu thu Ngân sách Nhà nớc trên báo cáo kế toán của Kho bạc Nhà nớc các... Nsnn 1 Phân tích hệ thống thu Ngân sách Nhà n ớc Bộ Tài chính đang trong những bớc đầu thực hiện đề án xây dựng cơ sở dữ liệu Quốc gia Tài chính Ngân sách nên việc xây dựng cơ sở dữ liệu thu ngân sách đợc coi là một trong những nhiệm vụ trọng tâm trong giai đoạn đầu này, đây cũng là lý do để em nghiên cứu đề tài "ứng dụng tin học vào quản lý thu và quyết toán thu Ngân sách Nhà nớc " Tuy nhiên, trong... khoản thu Ngân sách đối với nhiều đối tợng cuả Ngân sách Nhà nớc và liên quan đến các cơ quan khác nhau: Vụ quản lý Ngân sách, Ban Quản lý ứng dụng tin học, Sở Tài chính, Phòng tài chính, Kho bạc Nhà nớc, Tổng Cục thu , UBND các cấp, các đơn vị hành chính sự nghiệp, các đơn vị thụ hởng Ngân sách, các đối tợng nộp thu Trong thời gian thực tập có hạn, em nghiên cứu sâu hơn về công tác quản lý thu và tổng . một chính sách mang tính quốc gia cần phải ứng dụng tin học vào quản lý và quyết toán thu Ngân sách Nhà nớc tại Bộ Tài chính ,trong thời gian thực tập tại. chức quản lý nguồn thu ngân sách. Trên cơ sở dữ liệu thu trong năm, cơ quan tài chính lập báo cáo thu tháng và báo cáo quyết toán thu năm gửi cơ quan tài chính