Tính cấp thiết của đề tài
Tất cả doanh nghiệp, bất kể quy mô, đều cần theo dõi tình hình tài chính và kiểm tra hoạt động kinh doanh Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết những vấn đề này Để tối ưu hóa vai trò của kế toán, doanh nghiệp cần tổ chức công tác kế toán một cách hiệu quả.
Trong bối cảnh toàn cầu hóa kinh tế, các quốc gia cần áp dụng ngôn ngữ kế toán chung để giảm thiểu sự khác biệt giữa kế toán Việt Nam và kế toán quốc tế Việt Nam đã liên tục điều chỉnh các chính sách pháp luật kế toán nhằm phù hợp với xu hướng này, và những sửa đổi trong chế độ kế toán đã có ảnh hưởng đáng kể đến hệ thống kiểm toán trong các doanh nghiệp.
Hiện nay, nhiều chủ doanh nghiệp chưa chú trọng đến việc áp dụng tư duy chiến lược kinh tế trong quản lý Họ thường điều hành công ty dựa trên cảm tính cá nhân, không xem xét tình hình hoạt động thực tế và xu hướng thị trường Điều này dẫn đến việc đưa ra những quyết định chưa hiệu quả, không tối ưu hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Vai trò của tổ chức công tác kế toán (TCCTKT) trong doanh nghiệp, đặc biệt là tại công ty TNHH Kinh Doanh Thương Mại Bích Thủy, rất quan trọng Do đó, tôi đã quyết định nghiên cứu về việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại công ty này.
Mục tiêu nghiên cứu
Nghiên cứu lý luận về TCCTKT tại doanh nghiệp.
Nghiên cứu thực trạng tài chính công ty TNHH KDTM Bích Thủy nhằm phân tích những ưu điểm và hạn chế hiện tại của công ty Qua đó, đề xuất các biện pháp cải thiện để hoàn thiện tình hình tài chính, giúp công ty phát triển bền vững hơn trong tương lai.
Câu hỏi nghiên cứu
Cơ sở lý luận về TCCTKT tại các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay như thế nào?
Thực trạng TCCTKT tại công ty TNHH KDTM Bích Thủy như thế nào? Ưu điểm và hạn chế về TCCTKT tại công ty TNHH KDTM Bích Thủy là gì?
Có những giải pháp nào để hoàn thiện TCCTKT tại công ty TNHH KDTM BíchThủy?
Phương pháp nghiên cứu
Sử dụng phương pháp định tính trong nghiên cứu, chúng tôi tiến hành phỏng vấn giám đốc và nhân viên kế toán để khảo sát tình hình tài chính kế toán của công ty.
Quan sát các hoạt động làm việc thực tế của bộ phận kế toán ở công ty.
Bố cục khóa luận
Ngoài phần lời mở đầu và kết luận, khóa luận được chia làm 3 chương:
Chương I: Cơ sở lý luận chung về tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp Việt Nam
Chương II: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại công ty trách nhiệm hữu hạn kinh doanh thương mại Bích Thủy
Chương III: Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại công ty trách nhiệm hữu hạn kinh doanh thương mại Bích Thủy
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
Khái niệm tổ chức công tác kế toán
Theo Luật Kế toán năm 2015, tổ chức kế toán trong doanh nghiệp bao gồm việc thực hiện các chuẩn mực và chế độ kế toán nhằm phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Ngoài ra, tổ chức này còn đảm bảo thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán, cung cấp thông tin cần thiết cho các đối tượng sử dụng và thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến kế toán.
Theo Tài liệu học tập Tổ chức công tác kế toán tài chính (2018), tổ chức công tác kế toán tài chính (TCCTKT) là quá trình sử dụng các phương pháp kế toán nhằm phân loại, ghi chép và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế tài chính Hoạt động này phải tuân thủ Luật Kế toán, Luật Ngân sách Nhà nước và các chính sách, chế độ hiện hành, đồng thời phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Theo Đoàn Xuân Tiên và cộng sự (2014), TCCTKT được định nghĩa là một hệ thống bao gồm các yếu tố cấu thành như tổ chức bộ máy kế toán, vận dụng các phương pháp và kỹ thuật hạch toán, cùng với việc áp dụng các chế độ và thể lệ kế toán Mối liên hệ và tác động giữa các yếu tố này nhằm đảm bảo điều kiện tối ưu cho việc phát huy chức năng của toàn bộ hệ thống.
Từ các quan điểm khác nhau về tổ chức công tác kế toán (TCCTKT), mục tiêu chung là sắp xếp và tổ chức các công việc kế toán để thực hiện hiệu quả chức năng thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính TCCTKT bao gồm việc tổ chức nhân sự kế toán theo các phần hành cụ thể và áp dụng các phương pháp kế toán phù hợp, nhằm đáp ứng yêu cầu thông tin cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh ở cả tầm vĩ mô và vi mô, đồng thời phù hợp với đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp.
Ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán
Kế toán là quá trình thu thập, xử lý, kiểm tra và phân tích thông tin, giúp nhà quản lý nắm rõ mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị Do đó, tổ chức kế toán hợp lý và khoa học là rất quan trọng cho công tác quản lý và điều hành Vai trò của kế toán đối với doanh nghiệp thể hiện rõ qua nhiều khía cạnh khác nhau.
Là công cụ thiết yếu để phân tích, đánh giá, tham mưu cho nhà quản trị đưa ra các quyet định quản lý phù hợp.
Ghi chép và phản ánh chính xác, kịp thời về tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn là rất quan trọng Điều này giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh một cách đầy đủ và có hệ thống.
Kiểm tra việc sử dụng và quản lý tài sản tại doanh nghiệp là cần thiết để đảm bảo tuân thủ các chính sách quy định hiện hành Đồng thời, việc này cũng giúp đánh giá sự thực hiện các nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với ngân sách nhà nước.
Để đảm bảo tuân thủ quy định, các BCTC cần được lập và nộp đúng hạn cho các cơ quan tài chính Đồng thời, việc cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết là rất quan trọng để hỗ trợ xây dựng dự toán và định mức chi tiêu tại các phòng ban.
Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán
Để TCCTKT phát huy vai trò hiệu quả tại doanh nghiệp, cần tuân thủ các yêu cầu và quy định liên quan, đảm bảo sự phù hợp với các nguyên tắc đã đề ra.
Thống nhất trong thiết kế, xây dựng các chỉ tiêu trên chứng từ, sổ kế toán và báo cáo kế toán với các chỉ tiêu quản lý.
Thống nhất trong nội dung, kết cấu và phương pháp ghi chép trên các tài khoản kế toán (TKKT).
Để đảm bảo hiệu quả trong quản lý tài chính, cần thống nhất trong việc áp dụng chính sách tài chính và kế toán Sự đồng bộ giữa chế độ chung và thực tiễn vận dụng tại đơn vị là rất quan trọng, bao gồm việc sử dụng chứng từ, tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán một cách nhất quán.
Thống nhất giữa các yếu tố chứng từ, tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán với nhau.
Để đảm bảo tính hiệu quả trong hoạt động quản lý, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán và báo cáo phù hợp với lĩnh vực và đặc điểm hoạt động của mình Việc này không chỉ cung cấp thông tin hữu ích cho quản lý mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý hiện hành.
Cán bộ kế toán là người thực hiện trực tiếp công tác kế toán tài chính trong doanh nghiệp dưới sự chỉ đạo của cán bộ quản lý Để tổ chức hiệu quả công tác kế toán và phát huy vai trò của nó trong quản lý doanh nghiệp, TCCTKT tài chính cần phải phù hợp với yêu cầu và trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý cũng như cán bộ kế toán.
TCCTKT tài chính cần tuân thủ các chế độ, chính sách và quy định pháp luật về kế toán do nhà nước ban hành, nhằm quản lý đồng bộ công tác kế toán trong nền kinh tế quốc dân Do đó, TCCTKT phải dựa trên chế độ chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp và báo cáo tài chính theo quy định của nhà nước, đồng thời phù hợp với chính sách quản lý kinh tế của Nhà nước trong từng giai đoạn Bên cạnh đó, tổ chức hạch toán kế toán cũng cần thích ứng với xu thế hội nhập quốc tế, lấy các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán quốc tế làm cơ sở để đảm bảo tính thống nhất và tương đồng với hệ thống kế toán của các quốc gia khác.
- Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả:
Trong quản lý, cần đảm bảo hiệu quả trong việc quản lý các đối tượng hạch toán kế toán, dựa trên thông tin chính xác và đầy đủ do kế toán cung cấp.
Trong kế toán, cần đảm bảo tính đơn giản và dễ thực hiện, giúp thuận tiện cho việc đối chiếu và kiểm tra Thông tin kế toán phải đảm bảo tính tin cậy, khách quan, đầy đủ, kịp thời và có khả năng so sánh Đồng thời, cần tuân thủ tính khoa học và tiết kiệm trong quá trình thực hiện.
5 tiện lợi cho thực hiện khối lượng công tác kế toán trên hệ thống sổ kế toán cũng như công tác kiểm tra kế toán.
Nội dung tổ chức công tác kế toán
1.4.1 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Theo Luật Kế toán năm 2015, chứng từ kế toán (CTKT) được định nghĩa là các giấy tờ và vật mang thông tin phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và hoàn thành, từ đó làm cơ sở để ghi sổ kế toán.
Tổ chức chứng từ kế toán (CTKT) là quá trình quản lý, ghi chép, kiểm tra và lưu trữ các loại chứng từ trong doanh nghiệp, nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin Việc kiểm tra thông tin này hỗ trợ cho việc ghi sổ kế toán và tổng hợp số liệu kế toán một cách hiệu quả Nội dung của tổ chức CTKT kế toán bao gồm các bước quan trọng trong quy trình này.
* Xác định danh mục CTKT
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán Doanh nghiệp quy định
Doanh nghiệp có quyền tự xây dựng và thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán (CTKT) phù hợp với hoạt động và yêu cầu quản lý của mình Tuy nhiên, các biểu mẫu này cần tuân thủ các quy định của Luật kế toán, đảm bảo tính rõ ràng, minh bạch, kịp thời, và dễ dàng cho việc kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu.
Nếu doanh nghiệp không tự thiết kế biểu mẫu chứng từ, họ có thể sử dụng hệ thống biểu mẫu và hướng dẫn ghi chép theo Phụ lục 3 của Thông tư 200/2014/TT-BTC.
Theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13 quy định CTKT phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
+ Tên và số hiệu của CTKT;
+ Ngày, tháng, năm lập CTKT;
+ Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập CTKT;
+ Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận CTKT;
+ Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
Trong các chứng từ kế toán, số lượng, đơn giá và tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính cần được ghi rõ bằng số Đồng thời, tổng số tiền thu, chi cũng phải được thể hiện bằng cả số và chữ Ngoài ra, chứng từ kế toán cần có chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt, cùng với những cá nhân liên quan.
* Tổ chức luân chuyển chứng từ
- Tổ chức lập, tiếp nhận, xử lý CTKT
Các nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh trong hoạt động của đơn vị kế toán cần phải được lập Chứng từ Kế toán (CTKT) Mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính chỉ được lập một lần duy nhất CTKT để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
CTKT cần được lập một cách rõ ràng, đầy đủ, kịp thời và chính xác theo mẫu quy định Nếu chưa có mẫu CTKT, đơn vị kế toán có thể tự lập nhưng phải đảm bảo tất cả các nội dung theo Điều 16 của Luật Kế toán.
CTKT cần được lập đủ số liên theo quy định Nếu có nhiều liên CTKT cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính, nội dung của các liên này phải giống nhau Đối với CTKT được lập dưới dạng chứng từ điện tử, cần tuân thủ các quy định tại Điều.
Theo Điều 17, khoản 1 và khoản 2 của Luật Kế toán, chứng từ điện tử có thể được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại Điều 41 Nếu không in giấy mà lưu trữ trên phương tiện điện tử, cần đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin dữ liệu, đồng thời phải có khả năng tra cứu trong thời gian lưu trữ quy định.
- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình giám đốc doanh nghiệp ký duyệt
Kiểm tra CTKT bao gồm:
+ Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên CTKT;
+ Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên CTKT, đối chiếu CTKT với các tài liệu khác có liên quan;
+ Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên CTKT.
Khi kiểm tra CTKT, nếu phát hiện vi phạm chính sách và quy định quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, cần từ chối thực hiện các giao dịch như xuất quỹ hay thanh toán, đồng thời thông báo ngay cho giám đốc doanh nghiệp để xử lý theo pháp luật Đối với CTKT không đúng thủ tục hoặc có nội dung không rõ ràng, người kiểm tra phải yêu cầu chỉnh sửa và hoàn thiện trước khi ghi sổ.
Người lập, người duyệt và các cá nhân ký tên trên Chứng Từ Kế Toán (CTKT) phải chịu trách nhiệm về nội dung của CTKT Để CTKT có giá trị thực hiện, cần phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định Đối với chứng từ điện tử, yêu cầu phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức quá trình sử dụng chứng từ để ghi sổ kế toán
CTKT phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật.
Sử dụng các chứng từ đã được phân loại theo từng nội dung, kế toán tiến hành ghi vào các sổ kế toán phù hợp.
CTKT, sau khi được ghi sổ, cần được lưu trữ và bảo quản theo quy định pháp luật về lưu trữ tài liệu Việc tổ chức bảo quản chứng từ không chỉ đảm bảo tính hợp pháp mà còn giúp dễ dàng truy xuất thông tin khi cần thiết.
1.4.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
TKKT dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế.
Hệ thống TKKT gồm các TKKT cần sử dụng Mỗi đơn vị kế toán chỉ được sử dụng một hệ thống TKKT theo quy định của Bộ Tài chính.
Hiện nay hệ thống TKKT trong doanh nghiệp được quy định tại các văn bản pháp luật sau:
+ Thông tư số: 200/2014/TT-BTC của Bộ tài chính ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014 về “Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp”.
+ Thông tư số: 133/2016/TT-BTC của Bộ tài chính ban hành ngày 26 tháng 08 năm 2016 “Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ”.
Doanh nghiệp cần dựa vào hệ thống tài khoản kế toán (TKKT) theo chế độ kế toán doanh nghiệp được quy định trong Thông tư để điều chỉnh và cụ thể hóa hệ thống TKKT phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh và yêu cầu quản lý của từng ngành và đơn vị Tuy nhiên, các điều chỉnh này phải đảm bảo tính nhất quán với nội dung, cấu trúc và phương pháp hạch toán của các tài khoản tổng hợp tương ứng.
Doanh nghiệp cần bổ sung hoặc sửa đổi tài khoản cấp 1, cấp 2 về tên, ký hiệu, nội dung và phương pháp hạch toán cho các nghiệp vụ kinh tế đặc thù phải được Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện.
Doanh nghiệp có quyền mở thêm tài khoản cấp 2 và cấp 3 cho các tài khoản không có quy định cụ thể trong danh mục Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp theo phụ lục 1 - Thông tư 200, nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý mà không cần xin phép Bộ Tài chính.
1.4.3 Tổ chức hệ thống sổ kế toán
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG
Tổng quan về công ty trách nhiệm hữu hạn kinh doanh thương mại Bích Thủy
2.1.1 Thông tin chung về công ty
Tên công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn kinh doanh thương mại Bích Thủy Địa chỉ: Số 89 Nguyễn Tất Thành, Phường 2, Thành phố Tuy Hoà, Tỉnh Phú Yên
Loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH Một Thành Viên
Vốn điều lệ: 3.000.000.000 (ba tỷ đồng) Điện thoại: 0572211589-01672822/0934922155 Đại diện pháp luật: Đào Minh Trí
Công Ty TNHH KDTM Bích Thủy, được thành lập từ doanh nghiệp tư nhân Bích Thủy, đã hoạt động hơn 9 năm kể từ khi chuyển đổi vào năm 2012 Mặc dù quy mô không lớn, công ty đã có nhiều đóng góp tích cực cho lĩnh vực kinh doanh thương mại tại tỉnh Phú Yên Công ty không ngừng phát triển và mở rộng quy mô hoạt động, đồng thời hoàn thiện tổ chức để tối đa hóa lợi nhuận, góp phần vào sự phát triển kinh tế của tỉnh Phú Yên.
+ Mua bán máy móc, thiết bị và phụ tùng máy phục vụ nông nghiệp.
+ Mua bán vật liệu, thiết bị lắp đặt trong xây dựng, vật liệu trang trí nội thất, thiết bị điện nước.
2.1.2 Tổ chức bộ máy của công ty
- Tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Sơ đồ 2.1- Tổ chức bộ máy tại công ty TNHH KDTM mại Bích Thủy
- Tổ chức bộ máy kế toán
Kế toán công ty đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép và theo dõi số liệu theo quy định nội bộ Công việc này bao gồm cập nhật tình hình hàng hóa, quản lý các khoản thu và thanh toán, thực hiện thu chi tiền, kiểm tra chứng từ đầu vào, ghi sổ thu chi, và đối chiếu kiểm tra tồn quỹ vào cuối ngày.
Kế toán thuê dịch vụ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí bằng cách lập chứng từ kế toán, nhập dữ liệu vào phần mềm máy tính, từ đó phần mềm tự động cập nhật vào sổ kế toán tổng hợp và chi tiết, đồng thời tự lập báo cáo tài chính (BCTC) một cách chính xác và hiệu quả.
2.1.3 Chính sách kế toán công ty đang áp dụng
Chế độ kế toán áp dụng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014.
Niên độ kế toán: Năm dương lịch bắt đầu ngày 1/1 và kết thúc ngày 31/12 Đơn vị tiền tệ: đồng Việt Nam
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên
Phương pháp tính giá hàng xuất kho: bình quân gia quyền cố định cả kỳ
Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: theo phương pháp khấu trừ
Nguyên tắc ghi nhận tài sản: theo nguyên tắc giá gốc
Phương pháp khấu hao tài sản cố định: phương pháp đường thẳng
Ghi nhận doanh thu, chi phí theo nguyên tắc cơ sở dồn tích
Công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính, sử dụng hệ thống sổ sách theo hình thức nhật ký chung để in ấn sổ sách kế toán.
Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại công ty trách nhiệm hữu hạn kinh
doanh thương mại Bích Thủy
2.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
- Xác định danh mục CTKT
Công ty hiện đang áp dụng các chứng từ kế toán được thiết kế theo mẫu quy định trong Thông tư số 200/2014/TT-BTC, ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014 Các chứng từ này bao gồm đầy đủ nội dung theo quy định của Luật Kế toán, như phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu chi, phiếu thu và hóa đơn giá trị gia tăng.
- Trình tự luân chuyển CTKT:
+ Tổ chức lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ
Các nghiệp vụ kính tế phát sinh liên quan đến công ty đều được lập chứng từ.
Kế toán thuê dịch vụ sẽ tạo lập các chứng từ phù hợp cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động của công ty Hóa đơn giá trị gia tăng được viết tay theo mẫu do Bộ Tài chính quy định, trong khi các chứng từ khác được soạn thảo trên EXCEL theo hướng dẫn của Bộ Tài chính về chế độ kế toán và sau đó in ra giấy.
+ Kiểm tra chứng từ và tiến hành ghi sổ kế toán
Giám đốc công ty có trách nhiệm mở sổ đăng ký mẫu chữ ký, nhằm thể hiện dấu ấn cá nhân và chứng minh sự đồng ý của mình trong các giao dịch kinh tế liên quan đến công ty Điều này không chỉ khẳng định vai trò của giám đốc trong việc phê duyệt các nghiệp vụ mà còn đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong quản lý tài chính Hiện tại, các nhân viên kế toán, thủ kho và thủ quỹ chưa được cấp sổ đăng ký chữ ký, cho thấy cần thiết phải có quy định rõ ràng hơn trong việc quản lý chữ ký duyệt.
Để đảm bảo an toàn cho các vấn đề tài chính của công ty, việc tránh gian lận trong việc giả mạo chữ ký là rất cần thiết.
Tất cả các chứng từ kế toán được chuyển vào công ty đều trải qua hai bước kiểm tra Đầu tiên, nhân viên kế toán sẽ xem xét nội dung và tính hợp pháp của chứng từ Nếu phát hiện vi phạm chính sách hoặc các vấn đề về thủ tục, chứng từ sẽ bị trả lại để điều chỉnh Sau khi hoàn tất kiểm tra, chứng từ sẽ được chuyển cho giám đốc để kiểm tra và phê duyệt cuối cùng.
Cuối mỗi tháng, kế toán thuê dịch vụ lập chứng từ trên EXCEL dựa vào chứng từ đầu vào và sổ theo dõi do công ty thiết kế, theo hướng dẫn của Thông tư 200 Các chứng từ như phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu chi, phiếu thu và hóa đơn giá trị gia tăng được in ra từ mẫu hóa đơn của Bộ tài chính Tuy nhiên, sau khi lập chứng từ, kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm MISA mà không có sự phê duyệt và chữ ký của giám đốc cũng như các chữ ký cần thiết khác Việc này có thể dẫn đến rủi ro khi các chứng từ chưa được kiểm tra có thể sai sót hoặc không tuân thủ quy định pháp luật.
Chứng từ kế toán được phân loại và sắp xếp theo từng nghiệp vụ và thời gian phát sinh, giúp thuận tiện trong quá trình sử dụng và dễ dàng tìm kiếm khi cần chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế Các loại chứng từ bao gồm phiếu nhập kho, phiếu chi, phiếu thu, phiếu xuất kho, hóa đơn giá trị gia tăng, giấy báo có, giấy báo nợ và bản sao kê.
Nhân viên kế toán chuyển chứng từ kế toán (CTKT) đầu vào cho kế toán thuê dịch vụ để lập CTKT, sau đó nhập liệu vào máy tính CTKT sẽ được đóng thành tập và chuyển về công ty, lưu trữ tại phòng kế toán Các CTKT được sắp xếp theo thời gian phát sinh và được lưu trữ trong thời gian từ 10 năm trở lên.
2.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản của công ty được xây dựng theo Thông tư 200 của Bộ Tài chính, đảm bảo tính đầy đủ và phù hợp với hoạt động kinh doanh Danh mục hệ thống kế toán không chỉ tuân thủ hướng dẫn của Thông tư 200 mà còn bao quát tất cả các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến công ty.
Công ty sử dụng khoảng 30 tài khoản cấp 1 trong hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200 để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Do lĩnh vực hoạt động chủ yếu là thương mại, công ty không áp dụng các tài khoản liên quan đến sản xuất và xây dựng như tài khoản 152, 155, 621, 622, 627, 337, và 623 Ngoài ra, vì không có vốn đầu tư hay kinh phí từ nhà nước, công ty cũng không sử dụng tài khoản 161, 461 và 466.
Công ty đã hình thành tài sản cố định từ nguồn kinh phí, và do không có công ty con cũng như không đầu tư vào công ty khác, nên không sử dụng tài khoản 136 “phải thu nội bộ”.
221 “đầu tư vào công ty con”, 222 “đầu tư vào công ty liên doanh liên kết”, 228
“đầu tư khác”, 336 “phải trả nội bộ” Công ty cũng không dùng đến các tài khoản
121 “chứng khoán kinh doanh”, 217 “bất động sản đầu từ”, 343 “trái phiếu phát hành”.
- Về tài khoản chi tiết:
Tài khoản 112 “tiền gửi ngân hàng” của công ty được mở chi tiết cho từng ngân hàng, bao gồm tiền gửi tại BIDV, AGRIBANK, VIETINBANK và VIETCOMBANK.
Công ty cần mở tài khoản 131 “phải thu khách hàng” để theo dõi chi tiết số tiền còn phải thu và tình hình thanh toán của từng khách hàng, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
Công ty sử dụng tài khoản 331 “phải trả cho người bán” để theo dõi chi tiết số tiền còn phải trả cho từng nhà cung cấp, giúp quản lý tình hình thanh toán một cách hiệu quả.
Tài khoản 156 “hàng hóa” không được mở chi tiết để theo dõi nhập xuất hàng hóa, trong khi tài khoản 511 “doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” cũng không có tài khoản 711 “thu nhập khác” và tài khoản 811 “chi phí khác” để theo dõi chi tiết theo từng hoạt động Điều này dẫn đến việc tài khoản 911 “xác định kết quả kinh doanh” không thể mở chi tiết, gây khó khăn trong việc xác định chính xác kết quả kinh doanh của từng loại hàng hóa.
Đánh giá tổ chức công tác kế toán tại công ty trách nhiệm hữu hạn kinh
- Về tổ chức hệ thống CTKT
Công ty thực hiện lập hệ thống kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, đảm bảo phản ánh đầy đủ các hoạt động mua bán của doanh nghiệp.
Tất cả các sự kiện liên quan đến tài sản và nguồn vốn của công ty đều được ghi chép đầy đủ, nhằm cung cấp căn cứ cho việc nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán và lập báo cáo tài chính (BCTC).
Tất cả các chứng từ từ bên ngoài vào công ty đều trải qua quy trình kiểm tra và phê duyệt nghiêm ngặt, nhằm đảm bảo tính hợp lệ, chính xác và đúng đắn của thông tin trước khi được nhập vào phần mềm MISA.
Các CTKT được phân loại, sắp xếp, bảo quản an toàn để sẵn sàng cung cấp khi cần dùng đến.
- Về tổ chức hệ thống TKKT
Hệ thống tài khoản của công ty tuân thủ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, với số lượng tài khoản đầy đủ để phản ánh tất cả các sự kiện kinh tế diễn ra Công ty mở chi tiết các tài khoản phải thu khách hàng, phải trả người bán và các tài khoản tiền gửi ngân hàng, giúp dễ dàng theo dõi thu chi và số dư tiền gửi tại từng ngân hàng, đồng thời quản lý hiệu quả số tiền phải thu từ khách hàng và nợ phải trả cho nhà cung cấp.
- Về tổ chức hệ thống sổ kế toán
Công ty đã thực hiện mở sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết theo hướng dẫn của Thông tư 200, đồng thời tuân thủ đầy đủ các quy định của Luật kế toán.
Công ty duy trì các sổ chi tiết cho tài khoản tiền gửi ngân hàng, phải thu từ khách hàng và phải trả cho người bán, giúp dễ dàng theo dõi và quản lý số tiền gửi tại ngân hàng Điều này cũng cho phép công ty kiểm soát hiệu quả công nợ phải thu từ từng khách hàng và công nợ phải trả cho từng nhà cung cấp.
Công ty thuê dịch vụ kế toán sử dụng phần mềm MISA để quản lý sổ sách theo hình thức nhật ký chung, đáp ứng hiệu quả các yêu cầu quản lý hoạt động kinh doanh Phần mềm này hỗ trợ xử lý số liệu và lập báo cáo chính xác, giúp nâng cao hiệu quả quản lý tài chính cho doanh nghiệp.
BCTC cung cấp cho công ty kịp thời, tăng độ chính xác của số liệu và đảm bảo làm đúng pháp luật.
- Ve tổ chức lập và phân tích BCTC
Công ty lập tất cả các BCTC theo mẫu của Thông tư 200 BCTC được lập đúng nội dung mà Luật kế toán quy định.
Phần mềm trên máy tính sẽ tự lên BCTC đảm bảo BCTC được lập đúng lúc, số liệu chính xác và làm đúng theo pháp luật quy định.
BCTC được nộp cho cơ quan nhà nước và được công bố theo đúng thời gian quy định của Bộ tài chính.
- Về tổ chức kiểm tra kế toán
Công ty thực hiện kiểm tra chứng từ khi nhận chứng từ bên ngoài và sau khi kế toán thuê dịch vụ lập báo cáo tài chính (CTKT), ghi sổ sách và báo cáo tài chính (BCTC) để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định pháp luật.
- Về tổ chức kiểm kê tài sản và lưu trữ tài liệu kế toán
Tài liệu kế toán cần được phân loại, sắp xếp và bảo quản một cách hợp lý để dễ dàng tìm kiếm và cung cấp kịp thời khi cần thiết.
- Về ứng dụng công nghệ thông tin
Công ty thuê dịch vụ kế toán sử dụng phần mềm kế toán MISA, được thiết kế để đáp ứng nhu cầu quản lý và tuân thủ các quy định pháp luật Phần mềm này giúp giảm thiểu sai sót do con người và đảm bảo thông tin được cung cấp chính xác, kịp thời.
- Về tổ chức bộ máy kế toán
Công ty áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động của mình Mô hình này cho phép phân công công việc nhanh chóng, thuận tiện cho việc kiểm tra và chỉ đạo kịp thời, đồng thời đảm bảo sự lãnh đạo tập trung và thống nhất.
Đội ngũ nhân viên kế toán của chúng tôi bao gồm những chuyên gia dày dạn kinh nghiệm, có trình độ chuyên môn cao và được đào tạo bài bản Họ không chỉ tận tâm với công việc mà còn luôn hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành nhiệm vụ một cách xuất sắc.
Công ty thuê dịch vụ kế toán giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, không cần đầu tư vào phần mềm kế toán Ngoài ra, doanh nghiệp cũng không phải lo lắng về việc chuyển giao số liệu khi có sự thay đổi trong bộ phận kế toán.
- Về tổ chức hệ thống CTKT
CTKT dịch vụ kế toán không có chữ ký của người lập, người có quyền duyệt và những người liên quan sẽ ảnh hưởng đến tính chính xác và hợp lệ của chứng từ Việc này có thể dẫn đến sai sót trong quá trình nhập liệu vào phần mềm MISA, gây ra lỗi từ sổ sách kế toán cho đến báo cáo tài chính (BCTC).
Việc lập chứng từ kế toán không được thực hiện ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, mà phải chờ đến cuối tháng, dẫn đến sự chậm trễ trong việc tổng hợp các chứng từ đầu vào Nhân viên kế toán phải theo dõi số liệu theo quy định nội bộ và sau đó cung cấp cho kế toán dịch vụ để lập các phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, và hóa đơn giá trị gia tăng Điều này không chỉ làm giảm tính kịp thời trong việc theo dõi và quản lý hoạt động của công ty, mà còn dễ dẫn đến nhầm lẫn hoặc sai sót do khối lượng chứng từ lớn, có thể gây quên lập chứng từ hoặc ghi sai kỳ kế toán.
- Về tổ chức hệ thống TKKT
