CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CHU TRÌNH DOANH THU TRONG
Các khái niệm cơ bản
1.1.1 Hệ thông thông tin kế toán
Để hiểu rõ khái niệm hệ thống thông tin kế toán, trước hết cần tìm hiểu về các khái niệm cơ bản như hệ thống, hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý.
- Hệ thống: là một tập hợp các bộ phận tương tác với nhau để đạt được mục đích của hệ thống.
Hệ thống thông tin là một cấu trúc thu thập dữ liệu đầu vào, xử lý thông tin và cung cấp kết quả cho người dùng Hệ thống này thường hoạt động trong môi trường hỗ trợ bởi công nghệ thông tin, giúp tối ưu hóa quy trình xử lý và quản lý dữ liệu.
Hệ thống thông tin quản lý (MIS) là công cụ quan trọng ghi nhận, lưu trữ và xử lý dữ liệu từ các quy trình sản xuất kinh doanh, nhằm cung cấp thông tin hữu ích cho các nhà quản trị doanh nghiệp.
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là công cụ quan trọng trong việc thu thập, ghi nhận, lưu trữ và xử lý dữ liệu kế toán, nhằm cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng AIS có thể được triển khai bằng công nghệ tiên tiến hoặc thông qua phương pháp ghi sổ thủ công, hoặc kết hợp cả hai hình thức này để tối ưu hóa hiệu quả quản lý tài chính.
Theo Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information Systems) của Gelinas, Sutton & Oram xuất bản năm 1999.
Sơ đồ 1.2: Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán (AIS) và hệ thống thông tin quản lý (MIS)
- Thu thập và lưu trữ dữ liệu về các sự kiện, nguồn lực và đối tượng.
Biến đổi dữ liệu thành thông tin hữu ích giúp nhà quản trị đưa ra quyết định chính xác về các sự kiện, nguồn lực và đối tượng liên quan.
Để đảm bảo rằng các nguồn lực của doanh nghiệp, bao gồm dữ liệu, luôn sẵn sàng, chính xác và tin cậy khi cần thiết, cần thiết phải cung cấp các chốt kiểm soát phù hợp.
1.1.1.3 Phân loại a, Phân loại theo đối tượng cung cấp thông tin
• HTTT kế toán tài chính
Mục tiêu chính của báo cáo tài chính là cung cấp thông tin tài chính bên ngoài doanh nghiệp theo quy định pháp luật, nhằm phản ánh các sự kiện đã xảy ra trong quá khứ Điều này yêu cầu thông tin phải được trình bày một cách khách quan và có thể kiểm tra được để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
- Dữ liệu đầu vào: là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
• HTTT kế toán quản trị
Mục tiêu của chúng tôi là cung cấp thông tin nội bộ cho ban quản lý doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu quản lý hiệu quả Chúng tôi chú trọng vào tính linh hoạt của số liệu, với thông tin được tổng hợp và phân tích từ nhiều góc độ khác nhau, nhằm phản ánh xu hướng biến động và có tính chất dự báo chính xác.
- Hình thái thông tin: thông tin được theo dõi dưới hình thái giá trị và hiện vật.
- Dữ liệu đầu vào: là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các thông tin liên quan khác. b, Phân loại theo phương thức xử lý
• HTTT kế toán xử lý thủ công
Sơ đồ 1.3: Hệ thống thông tin kế toán xử lý thủ công
Với phương pháp xử lý thủ công, các sự kiện và nghiệp vụ tác động đến báo cáo tài chính (BCTC) sẽ được ghi nhận trên chứng từ trước khi được phản ánh trong các sổ sách và báo cáo tài chính.
• HTTT kế toán xử lý trong môi trường máy tính
Hệ thống thông tin trong môi trường máy tính cho phép xử lý các sự kiện trong quá trình sản xuất kinh doanh, phản ánh trên chứng từ cả những sự kiện ảnh hưởng và không ảnh hưởng đến báo cáo tài chính (BCTC) Hệ thống này có khả năng cung cấp thông tin tài chính và phi tài chính theo nhu cầu người dùng Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng hệ thống máy tính cho công tác kế toán nhờ những lợi ích vượt trội so với phương pháp thủ công Nhân viên kế toán chỉ cần nhập liệu vào hệ thống, và hệ thống sẽ tự động cập nhật số liệu, cho phép truy xuất sổ sách và báo cáo dễ dàng, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong các phép tính.
• HTTT kế toán bán thủ công
Các doanh nghiệp có thể linh hoạt điều chỉnh hình thức hoạt động để phù hợp với đặc điểm kinh doanh và phương pháp quản lý của mình.
Sơ đồ 1.5: Cấu trúc của hệ thống thông tin kế toán
Thu thập dữ liệu là quá trình ghi nhận và tổ chức thông tin về các hoạt động kinh tế để phục vụ cho việc xử lý dữ liệu Phương pháp và kỹ thuật thu thập dữ liệu thay đổi theo công cụ và yêu cầu thông tin của người dùng Trong kế toán thủ công, việc thu thập dữ liệu bao gồm lập và nhận chứng từ, cùng với việc ghi nhận thông tin vào sổ nhật ký chung Ngược lại, trong kế toán bằng máy tính, dữ liệu được thu thập dựa trên các sự kiện phát sinh và được nhập vào hệ thống một cách tự động.
Xử lý dữ liệu là bước quan trọng sau khi thu thập thông tin, nơi dữ liệu được nhập vào hệ thống Trong kế toán thủ công, quá trình này bao gồm việc phân loại dữ liệu vào các sổ chi tiết và sổ cái, cũng như lập bảng cân đối tài khoản để kiểm soát thông tin Ngược lại, trong môi trường máy tính, xử lý dữ liệu liên quan đến việc thao tác với các tệp tin chính nhằm cập nhật thông tin kinh tế theo từng nguồn lực và đối tượng kế toán, bao gồm các hoạt động như thêm, cập nhật, thay đổi và xóa dữ liệu.
Thông tin đầu ra của hệ thống kế toán bao gồm dữ liệu đã được xử lý và lưu trữ trong cơ sở dữ liệu, từ đó được truy xuất và cung cấp cho người dùng trong và ngoài hệ thống Các hình thức thông tin đầu ra có thể là chứng từ, sổ kế toán, báo cáo hoặc kết quả hiển thị trên màn hình và tập tin luân chuyển.
Lưu trữ là hoạt động thiết yếu nhằm bảo vệ và sao lưu các dữ liệu, chứng từ, và sổ sách quan trọng Hình thức lưu trữ có thể thực hiện theo cách thủ công hoặc điện tử, giúp đảm bảo an toàn và dễ dàng truy cập thông tin khi cần thiết.
Tổ chức chu trình doanh thu trong doanh nghiệp thương mại
1.2.1 Mô hình R.E.A của chu trình doanh thu
Mô hình REA là một công cụ hữu ích trong việc mô phỏng quá trình thu thập dữ liệu trong các quy trình kinh doanh, giúp tổ chức dữ liệu hiệu quả trong hệ thống Trong lĩnh vực thông tin kế toán, mô hình REA đóng vai trò quan trọng nhờ vào việc chuyển đổi từ ngôn ngữ thương mại sang ngôn ngữ kỹ thuật.
Dưới đây là ba thành tố chính trong mô hình REA:
• Nguồn lực (Resources): các nguồn lực kinh tế liên quan đến quá trình trao đổi (hàng hóa, tiền, thông tin kế toán).
• Sự kiện (Event): là những hiện tượng xảy ra gây tác động làm thay đổi nguồn lực.
- Hoạt động xét duyệt: cho phép quá trình trao đổi được thực hiện.
- Hoạt động trao đổi: thực hiện tạo đổi nguồn lực.
- Hoạt động ghi nhận: theo dõi nội dung trao đổi nguồn lực.
Đối tượng (Agent) trong một sự kiện phát sinh bao gồm cả cá nhân và tổ chức có liên quan, không chỉ giới hạn trong nội bộ doanh nghiệp mà còn mở rộng ra bên ngoài Các đối tượng này có thể là khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên và doanh nghiệp, tất cả đều đóng vai trò quan trọng trong quá trình diễn ra sự kiện.
Sơ đồ 1.7: Mô hình R.E.A của chu trình doanh thu 1.2.2 Tổ chức chu trình doanh thu trong doanh nghiệp thương mại
Chu trình doanh thu bao gồm các hoạt động kinh doanh và xử lý thông tin liên quan đến bán hàng, cung cấp dịch vụ và thu tiền từ khách hàng Quá trình này giúp thực hiện giá trị của sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ, mang lại lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp Thông qua chu trình doanh thu, doanh nghiệp không chỉ thu hồi vốn đã đầu tư mà còn tạo ra tiền để tiếp tục sản xuất và mở rộng quy mô Kết quả của chu trình doanh thu phản ánh toàn bộ hiệu quả của quá trình sản xuất kinh doanh, và việc thực hiện tốt chu trình này sẽ thúc đẩy các hoạt động khác trong chu trình kinh doanh.
• Chu trình doanh thu có 4 hoạt động chính:
- 1.0: Xử lý và xét duyệt đơn đặt hàng
- 2.0: Xuất kho, giao hàng nhận hàng hóa dịch vụ và thanh toán cho doanh nghiệp.
- Trong trường hợp khách hàng thanh toán qua ngân hàng, đơn vị sẽ liên kết với ngân hàng để thực hiện thu, chi không dùng tiền mặt.
Chu trình chi phí là yếu tố quan trọng trong việc cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho chu trình doanh thu Nó tiếp nhận thông tin về nhu cầu hàng hóa và dịch vụ cần mua, đáp ứng yêu cầu của khách hàng một cách hiệu quả.
Chu trình nhân sự được xây dựng dựa trên nhu cầu nhân lực cho chu trình doanh thu, từ đó tuyển dụng nhân viên phù hợp Kết quả kinh doanh của từng nhân viên trong chu trình doanh thu, bao gồm nhân viên bán hàng và quản lý, sẽ là căn cứ quan trọng để xác định lương và thu nhập lao động.
• Các đối tượng bên trong của chu trình doanh thu
Nhân viên bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng, đàm phán các điều kiện bán hàng như hình thức, thời hạn thanh toán và điều kiện chiết khấu Họ cũng có trách nhiệm xét duyệt tín dụng của khách hàng và thông báo kết quả chấp nhận hoặc từ chối đơn hàng Bên cạnh đó, nhân viên bán hàng còn xử lý yêu cầu trả lại hàng hóa và có thể đảm nhiệm cả nhiệm vụ giao hàng.
- Thủ kho: nhiệm vụ thủ kholà quản lý hàng trong kho, hạch toánhàng hóa nhập xuất tồn theo số lượng vàothẻ kho trên cơ sở chứng từ nhập xuấtkho.
Nhân viên lập hóa đơn chịu trách nhiệm lập hóa đơn bán hàng dựa trên việc kiểm tra và đối chiếu các chứng từ liên quan đến giao dịch bán hàng, đồng thời ghi nhận các nghiệp vụ này vào sổ nhật ký bán hàng.
+ Kế toán kho: Ghi sổ chi tiết hàng tồn kho qua việc đối chiếu các chứng từ Phiếu xuất kho (PXK) và Phiếu giao hàng (PGH).
+ Kế toán phải thu: Theo dõi ghi chép sổ chi tiết phải thu khách hàng, lập các báo cáo liên quan.
+ Kế toán tiền: Lập Phiếu thu (PT) và giao tiếp với khách hàng khi khách hàng đến thanh toán.
Kế toán tổng hợp là quá trình ghi chép và tổng hợp thông tin tài chính dựa trên các sổ chi tiết và chứng từ Công việc này bao gồm việc lập sổ tổng hợp và chuẩn bị báo cáo định kỳ để phản ánh chính xác tình hình tài chính của doanh nghiệp.
- Thủ quỹ: Nhận tiền thanh toán, làm các thủ tục gửi tiền vào ngân hàng.
Sơ đồ 1.8: DFD cấp 1 của chu trình doanh thu
1.2.2.1 Xử lý và xét duyệt đơn đặt hàng a, Nội dung hoạt động
- Đối tượng tham gia: Bộ phận bán hàng (Phòng kinh doanh)
Sau khi nhận Đơn đặt hàng từ khách hàng, bộ phận xử lý sẽ xem xét và phê duyệt Đơn hàng bằng cách kiểm tra tình trạng hàng tồn kho, tình trạng nợ của khách hàng và thời gian giao hàng Khi các điều kiện đều thỏa mãn, bộ phận xét duyệt sẽ lập 5 liên Lệnh bán hàng để gửi cho các bộ phận liên quan, bao gồm bộ phận kho, khách hàng, bộ phận giao hàng, bộ phận lập Hóa đơn, và lưu một liên tại bộ phận xử lý Đơn đặt hàng.
Sơ đồ 1.9: DFD cấp 1 của hoạt động xử lý và xét duyệt đơn đặt hàng c, Lưu đồ
Lưu đồ 1.1: Quy trình xử lý và xét duyệt đơn đặt hàng d, Chứng từ kế toán: Đơn đặt hàng, Lệnh bán hàng
1.2.2.2 Xuất kho, cung cấp hàng hóa a, Nội dung hoạt động
- Đối tượng tham gia: Bộ phận kho và bộ phận giao hàng
- Sau khi nhận được Lệnh bán hàng từ bộ phận xử lý Đơn đặt hàng, căn cứ vào
Khi nhận lệnh bán hàng, bộ phận kho hàng sẽ lập Phiếu xuất kho và chuyển cho bộ phận giao hàng Dựa vào lệnh bán hàng từ bộ phận xử lý Đơn đặt hàng cùng với Phiếu xuất kho, bộ phận giao hàng sẽ tạo ra 3 liên Phiếu giao hàng hoặc thuê hãng vận tải để chuyển hàng đến tay khách hàng.
+ Phiếu xuất kho và liên 1 Phiếu giao hàng được gửi cho bộ phận lập Hóa đơnđể làm căn cứ lập Hóa đơn.
Lệnh bán hàng và Phiếu giao hàng được lưu trữ tại bộ phận kho theo số thứ tự, trong đó một liên của Phiếu giao hàng sẽ được giao cho khách hàng Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 (DFD cấp 1) được trình bày ở Phụ lục 1.1, trong khi lưu đồ được mô tả ở Phụ lục 1.2 Các chứng từ kế toán liên quan bao gồm lệnh bán hàng và phiếu xuất kho, cùng với tài khoản kế toán và phương pháp hạch toán.
- Nhóm tài khoản giá vốn, hàng tồn kho: TK 155: thành phẩm; TK 156: hàng hóa; TK 157: hàng gửi đi bán; TK 632: giá vốn hàng bán.
Khi xuất hàng cho khách hàng theo điều khoản giao hàng tại kho người bán, giá vốn sẽ được ghi nhận ngay khi hàng hóa được xuất kho, tùy thuộc vào phương pháp ghi nhận giá xuất kho.
+ Với điều khoản giao hàng tại kho người mua, khi hàng hóa ra khỏi kho người bán:
+ Khi hàng hóa đến kho người mua và người mua châp nhận thanh toán:
Có TK157 f, Sổ kế toán và báo cáo
- Sổ kế toán: sổ kho, sổ chi tiết tài khoản, sổ chi tiết hàng tồn kho
Báo cáo về đơn hàng, xuất kho và giao hàng cung cấp cái nhìn tổng quan về các đơn đặt hàng từ khách hàng, tình hình xuất kho và quá trình giao hàng Báo cáo này giúp theo dõi công nợ của khách hàng cũng như tình trạng hàng tồn kho, từ đó hỗ trợ việc quản lý và ra quyết định kinh doanh hiệu quả hơn.
Báo cáo tình hình hàng tồn kho là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp nắm rõ trạng thái hàng hóa, từ đó chủ động trong quá trình sản xuất và giao dịch với đối tác Việc theo dõi hàng tồn kho không chỉ tối ưu hóa hoạt động kinh doanh mà còn nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường.
1.2.2.3 Lập hóa đơn và theo dõi công nợ a, Nội dung hoạt động
- Đối tượng tham gia: bộ phận kế toán
Tại bộ phận kế toán, kế toán bán hàng nhận chứng từ Lệnh bán hàng từ bộ phận xử lý Đơn đặt hàng, cùng với Phiếu xuất kho và Phiếu giao hàng từ bộ phận giao hàng Dựa vào các chứng từ này, kế toán tiến hành kiểm tra và lập Hóa đơn 3 liên, đồng thời ghi sổ nhật ký bán hàng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quy trình bán hàng.
+ Phiếu giao hàng cùng Lệnh bán hàng được chuyển tới cùng liên 1 Hóa đơn được kế toán bán hàng lưu lại theo số thứ tự.
+ Một liên của Hóa đơn gửi cho khách hàng.
+ Một liên Hóa đơn gửi cho kế toán phải thu.
+ Còn Phiếu xuất được chuyển cho kế toán kho.
Các hoạt động kiểm soát
1.3.1 Các rủi ro thường gặp
- Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận mà có những điều kiện không chính
Nhân viên bán hàng có thể cấp hạn mức bán chịu quá cao cho khách hàng nhằm tăng doanh số, nhưng điều này có thể dẫn đến rủi ro tín dụng lớn cho công ty.
Công ty có thể gặp phải vấn đề khi giao hàng không đúng số lượng, dẫn đến sự không hài lòng từ khách hàng Điều này có thể khiến khách hàng từ chối nhận hàng hóa đã giao và phát sinh các chi phí phụ như giao hàng lại hoặc phí vận chuyển bổ sung.
Nhân viên lập hóa đơn có thể mắc phải nhiều sai sót như quên lập hóa đơn cho khách hàng đã giao hàng, lập sai thông tin về số lượng, chủng loại, số tiền, khách hàng, phương thức giao nhận và thanh toán Ngoài ra, họ cũng có thể lập hóa đơn hai lần hoặc tạo hóa đơn khống mà không có hàng hóa thực tế.
Nhân viên thu ngân có khả năng lấy cắp tiền mặt từ khách hàng trước khi số tiền này được ghi nhận là doanh thu, gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
1.3.2 Kiểm soát hoạt động a, Hoạt động xử lý Đơn đặt hàng
Công ty cần thiết lập mẫu Đơn đặt hàng chuẩn, được đánh số thứ tự và ký duyệt bởi người có thẩm quyền khi chấp nhận Đơn đặt hàng phải thể hiện rõ quy trình bán hàng, các điều khoản, điều kiện và quy cách cụ thể, có thể khác nhau giữa các đơn hàng Cần kiểm tra tình trạng hàng tồn kho và lịch giao hàng, đồng thời xác nhận chất lượng tín dụng của khách hàng; đối với khách hàng mới, cần có sự phê duyệt từ bộ phận kiểm tra tín dụng hoặc cán bộ phụ trách.
Người hoặc phòng phê duyệt hạn mức bán chịu cần tách biệt với bộ phận bán hàng để đảm bảo tính khách quan Công ty nên xác định rõ chính sách bán chịu dựa trên rủi ro tín dụng và thông tin khách hàng Đặc biệt, hạn mức bán chịu nên được áp dụng chặt chẽ hơn cho khách hàng giao dịch một lần và khách hàng nhỏ, vì họ thường có rủi ro không trả nợ cao hơn so với khách hàng lớn và thường xuyên.
Bộ phận giao hàng cần lưu giữ nhiều liên của Phiếu giao hàng, được đánh số thứ tự và lập dựa trên Đơn đặt hàng đã phê duyệt Phiếu giao hàng ghi lại số lượng hàng đã giao, cung cấp thông tin cần thiết cho người vận chuyển nội bộ hoặc bên ngoài Cuối cùng, Phiếu giao hàng phải được khách hàng ký, đảm bảo công ty có bằng chứng về việc khách hàng đã nhận và chấp nhận hàng hóa.
Để đảm bảo quy trình bán hàng hiệu quả, cần tách biệt hoạt động lập hóa đơn và bộ phận xét duyệt bán hàng Việc bán hàng chỉ được thực hiện sau khi có sự xét duyệt từ kế toán công nợ và trưởng phòng kinh doanh Cần kiểm tra thủ công độ chính xác của số hiệu ghi trên hóa đơn, và hóa đơn chỉ nên được lập dựa trên các tài liệu như phiếu giao hàng đã được khách hàng ký nhận, đơn đặt hàng đã đối chiếu với phiếu giao hàng, và hợp đồng giao hàng (nếu có) Công ty nên ghi chú trên hóa đơn hoặc trong sổ sách kế toán số tham chiếu đến phiếu giao hàng hoặc mã số đơn đặt hàng để dễ dàng kiểm tra và đối chiếu.
Công ty nên áp dụng danh sách giá bán đã được phê duyệt để đảm bảo ghi chính xác giá trên Hóa đơn, với giá bán đơn vị được tự động tính toán bởi phần mềm kế toán Hóa đơn bán hàng được đánh số liên tục và chương trình tự động chuyển dữ liệu vào các tài khoản liên quan, đồng thời định kỳ đối chiếu với sổ sách kế toán Để đảm bảo tính chính xác, một kế toán thuế hoặc kiểm toán nội bộ độc lập nên kiểm tra giá bán và các phép toán trên Hóa đơn, thực hiện kiểm tra ngẫu nhiên hoặc với những Hóa đơn có giá trị vượt qua ngưỡng nhất định.
Việc sử dụng hóa đơn trong giao hàng kết hợp với hệ thống theo dõi hàng tồn kho và kiểm kê định kỳ giúp phát hiện các giao dịch bán hàng không hạch toán Mối nguy bị phát hiện này giảm thiểu động lực cho nhân viên thu ngân hoặc thủ quỹ thực hiện hành vi ăn cắp tiền mặt Khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng cũng giảm rủi ro và chi phí hành chính liên quan đến giao dịch tiền mặt Ngoài ra, công ty nên thực hiện kiểm tra độc lập số tiền mặt tại quỹ so với số liệu ghi chép của thủ quỹ để đảm bảo tính chính xác.
- Phiếu thu phải được đánh số liên tục thực hiện tự động bởi phần mềm.
- Lập bảng kê thu tiền hàng ngày và đối chiếu với sổ tồn quỹ.
- Định kỳ tiến hành kiểm kê quỹ.
- Phiếu thu được lập trước khi khách hàng trả tiền.
- Phần mềm tự động chuyển số liệu vào các sổ sách liên quan ngày khi lập Phiếu thu hay nhận Giấy báo có.
1.3.3 Kiểm soát hệ thống thông tin a về ủy quyền tiếp cận tài liệu công ty
Rủi ro liên quan đến dữ liệu kế toán và tài liệu của công ty, bao gồm hồ sơ khách hàng, đăng ký tài sản và hồ sơ nhân viên, có thể dẫn đến việc thông tin bị sửa đổi, sao chép hoặc sử dụng một cách bất lợi Ngoài ra, những tài liệu này cũng có thể bị phá hủy bởi những cá nhân không có thẩm quyền, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động và uy tín của doanh nghiệp.
Để đảm bảo an ninh thông tin, mỗi nhân viên cần có tài khoản và mật khẩu riêng, với phần mềm được thiết kế để vận hành theo từng tài khoản cụ thể Các phần mềm nên cho phép người dùng được cấp quyền truy cập một phần hoặc toàn bộ dữ liệu Công ty cần xây dựng chính sách rõ ràng về việc quản lý tài khoản người dùng, do cán bộ quản lý IT hoặc người có thẩm quyền thực hiện Sổ ghi người sử dụng và phần mềm phải được kích hoạt và không cho phép người dùng thường xuyên xóa hoặc sửa đổi Định kỳ, công ty cần tiến hành kiểm tra độc lập để phát hiện người dùng không được phép, đồng thời cần chú trọng bảo vệ cơ sở dữ liệu và tài liệu của công ty.
Rủi ro đối với dữ liệu công ty bao gồm việc các tệp tin, tài liệu và phần mềm độc quyền có thể bị hư hỏng do cháy, lỗi phần cứng, hoặc bị mất do hành động phá hoại và trộm cắp.
Để đảm bảo an toàn cho dữ liệu, việc sao lưu các tập tin và bản ghi là rất quan trọng Nên thực hiện sao lưu hàng ngày, tuy nhiên, tối thiểu phải thực hiện ít nhất một lần mỗi tuần.
Để đảm bảo an toàn cho dữ liệu, nên có ít nhất hai tệp tin dự phòng, một tệp lưu trữ tại văn phòng và một tệp ở nơi khác Quy trình sao lưu cần được kiểm tra định kỳ và có kế hoạch phục hồi rõ ràng khi tệp chính bị hỏng Dữ liệu quan trọng nên được lưu trữ trên máy chủ trung tâm hoặc hệ thống lưu trữ mạng, tránh lưu trên máy tính cá nhân để giảm nguy cơ mất mát do hỏng hóc Các thiết bị lưu trữ này cần được bảo vệ an toàn, chỉ cho phép một số người có quyền truy cập Ngoài ra, mã hóa dữ liệu cũng là một phương pháp hiệu quả để bảo vệ thông tin.
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CHU TRÌNH DOANH THU TẠI
Giới thiệu về chi nhánh công ty TNHH Hoàng Tân Hòa tại Hà Nội
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển a, Lịch sử hình thành
Chi nhánh công ty TNHH Hoàng Tân Hòa tại Hà Nội, thành lập vào năm 2017, là doanh nghiệp trong nước với tư cách pháp nhân, hạch toán độc lập và tự chủ về tài chính Đây là chi nhánh đầu tiên của công ty tại miền Bắc.
Tên đầy đủ của công ty: Chi nhánh công ty TNHH Hoàng Tân Hòa tại Hà Nội
Ngân hàng giao dịch: Ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam - chi nhánh Đông Đô (BIDV) và Ngân hàng thương mại cổ phần quân đội (MB)
Trụ sở công ty: 23 Hàn Thuyên - Phường Phạm Đình Hổ - Quận Hai Bà Trưng
Nơi đăng kí nộp thuế: Chi cục Thuế Quận Hai Bà Trưng
Vốn điều lệ ban đầu công ty trực thuộc cấp là: 3,7 tỷ VNĐ
Giám đốc công ty: Nguyễn Châu Loan b, Ngành nghề kinh doanh
Chi nhánh công ty TNHH Hoàng Tân Hòa tại Hà Nội là một doanh nghiệp vừa và nhỏ, chủ yếu hoạt động trong nước Công ty chuyên cung cấp các dịch vụ và sản phẩm đa dạng trong nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau.
- Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động.
Kinh doanh đồ uống bao gồm rượu, bia, nước giải khát và thuốc lá, với sản phẩm chủ yếu là hàng hóa nhập khẩu từ các quốc gia như Italia, Chile, Pháp, Tây Ban Nha và Australia.
Các loại sản phẩm chính bao gồm: rượu Vang, rượu Vodka, rượu Whisky, bia, nước giải khát, thuốc lá, và một số sản phẩm khác a, Quá trình phát triển
Sau hơn 3 năm hoạt động, công ty đã phát triển và ổn định, thu hút nhiều khách hàng mới trong và ngoài nước Để mở rộng lượng khách hàng, công ty đầu tư mạnh vào chất lượng hàng hóa, sản phẩm và dịch vụ, cũng như nâng cao trình độ và kỹ năng của nhân viên Từ một công ty chỉ có 16 nhân viên trong năm đầu, hiện nay công ty đã có hơn 30 nhân viên được đào tạo và tuyển chọn bài bản.
Trong bối cảnh hội nhập công nghệ 4.0, công ty đang đầu tư mạnh mẽ vào công nghệ phần mềm để nâng cao quản lý nội bộ và phục vụ khách hàng chuyên nghiệp, từ đó tăng cường tính cạnh tranh Năm 2019, công ty mẹ đã tăng vốn điều lệ cho chi nhánh lên 5,7 tỷ đồng Với kết quả kinh doanh ổn định và ngày càng tăng trưởng, chi nhánh đã khẳng định được năng lực hoạt động và vị thế cạnh tranh trong ngành.
2.1.2 Bộ máy tổ chức công ty
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của chi nhánh công ty TNHH Hoàng Tân Hòa tại Hà Nội
Mô tả chức năng, nhiệm vụ của các bô phân:
• Giám đốc công ty: Nguyễn Châu Loan
• Bộ phận tài chính - kế toán: (Kế toán trưởng: Lê Thị Thanh Bình)
- Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty một cách kịp thời, đầy đủ.
- Chủ trì và phối hợp với các phòng có liên quan để lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính hàng năm và dài hạn của công ty.
Nghiên cứu và đề xuất các biện pháp quản lý hoạt động kinh doanh cho lãnh đạo công ty nhằm đảm bảo tuân thủ chế độ hiện hành, đồng thời phù hợp với đặc điểm và tình hình kinh doanh của đơn vị, từ đó đạt được hiệu quả cao nhất.
• Bộ phận kinh doanh: (Giám đốc điều hành: Đoàn Bảo Lân)
- Tham mưu xây dựng chính sách bán hàng, bao gồm chính sách về giá, khuyến mãi, chiết khấu & các chương trình quảng bá, tiếp cận đến khách hàng.
- Lập mục tiêu, kế hoạch bán hàng định kỳ.
- Tìm kiếm, duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng Chăm sóc khách hàng theo chính sách của công ty.
- Duy trì quan hệ với các đối tác kể cả khách hàng và nhà cung cấp.
• Bộ phận hành chính - nhân sự: (Trưởng phòng Nguyễn Thị Diệu Hằng)
Xây dựng và duy trì nội quy tổ chức lao động trong công ty là rất quan trọng Đồng thời, thực hiện giao dịch hành chính với các cơ quan chức năng và quản lý con dấu của công ty cũng cần được chú trọng để đảm bảo hoạt động hiệu quả và tuân thủ pháp luật.
Tuyển dụng nhân sự bao gồm việc tiếp nhận hồ sơ và phỏng vấn ứng viên Ngoài ra, công tác này còn liên quan đến việc lập hợp đồng lao động, giải quyết chế độ cho nhân viên và kiểm tra, tính toán ngày công cho nhân viên văn phòng trong công ty.
• Bộ phận bếp: (Bếp trưởng: Nguyễn Viết Hà)
Để đảm bảo vệ sinh và an toàn thực phẩm, cần kiểm tra nguyên liệu và thực phẩm tồn kho, ghi chép số liệu cụ thể Sau đó, tiến hành tính toán và lập kế hoạch đặt hàng hợp lý, đồng thời chú ý vệ sinh cho toàn bộ thiết bị và khu vực bếp được phân công.
Trước khi nhập hàng, cần kiểm tra và đối chiếu số lượng thực tế với số liệu trong đơn nhập Đồng thời, báo cáo cho cấp trên về chất lượng hàng hóa cũng như tình trạng thừa, thiếu hàng hóa để đảm bảo quản lý hiệu quả.
Năm 2019 ±Giá trị ±Tỷ lệ ±Giá trị ±Tỷ lệ
1 Doanh thu từ bán hàng và cung câp dịch vụ
2 Các khoản giảm trừ doanh thu 960.7 1,263.7 1,927.2 303.0 32% 663.5 53
3 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
5 Lợi nhuận gộp từ bán hàng và cung cấp dịch vụ
Thông báo kịp thời cho các bộ phận liên quan về tình trạng món ăn tạm ngừng phục vụ hoặc món ăn đặc biệt trong ngày là rất quan trọng Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin được truyền đạt đầy đủ và chính xác Ngoài ra, cung cấp tư vấn trực tiếp về các món ăn cho khách hàng khi có yêu cầu cũng là một phần thiết yếu trong dịch vụ khách hàng.
2.1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh và kết quả kinh doanh Bảng 2.1: Báo cáo kết quả kinh doanh từ 2017 đến 2019 của công ty Đơn vị: triệu đồng
Nguồn từ BCTC của chi nhánh công ty TNHH Hoàng Tân Hòa tại Hà Nội
Doanh thu thuần từ bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty đã đạt mức cao mặc dù mới thành lập, với tỷ lệ tăng trưởng ấn tượng qua các năm Cụ thể, doanh thu năm 2018 tăng hơn 4 lần so với năm 2017, và năm 2019 tiếp tục tăng 78% so với năm 2018 Mặc dù tỷ lệ tăng trưởng có phần giảm, giá trị tăng vẫn rất cao Theo báo cáo từ phòng kế toán, nguyên nhân chính cho sự tăng trưởng mạnh mẽ này là do giá sản phẩm tăng đáng kể và sự gia tăng lượng khách hàng mới Điều này cho thấy hoạt động tiêu thụ sản phẩm và marketing của công ty đang rất hiệu quả.
Các khoản giảm trừ doanh thu, mặc dù có xu hướng tăng qua các năm, chủ yếu là do chiết khấu thương mại cho khách hàng Tỷ lệ giữa các khoản giảm trừ doanh thu so với tổng doanh thu đã giảm từ 46% năm 2017 xuống còn 15% năm 2019 Điều này không chỉ khuyến khích tiêu dùng của khách hàng mà còn là phương pháp hiệu quả mà công ty áp dụng để tăng doanh thu.
Giá vốn hàng bán đã tăng qua các năm, điều này dễ hiểu khi đi kèm với sự gia tăng doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ Tuy nhiên, tỷ lệ giá vốn trên doanh thu lại giảm dần, từ 71% vào năm 2017 xuống còn 61% trong năm gần nhất.
2019, chứng tỏ công ty đang kiểm soát khá tốt chi phí.
Lợi nhuận gộp từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty đang tăng trưởng mạnh mẽ, với tỷ lệ tăng 3,5 lần vào năm 2018 và gần 2 lần vào năm 2019 Điều này cho thấy kết quả hoạt động kinh doanh của công ty đang ổn định và là dấu hiệu tích cực cho một doanh nghiệp mới bắt đầu hoạt động.
2.1.4 Tổ chức công tác kế toán tại công ty
2.1.4.1 Tình hình tổ chức bộ máy kế toán
Thực trạng tổ chức Chu trình doanh thu tại Chi Nhánh công ty TNHH Hoàng Tân Hòa tại Hà Nội
2.1 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CHI
NHÁNH CÔNG TY TNHH HOÀNG TÂN HÒA TẠI HÀ NỘI
2.2.1 Mô hình REA của chu trình doanh thu tại chi nhánh công ty TNHH
Hoàng Tân Hòa tại Hà Nội
Chu trình kinh doanh bao gồm nhiều sự kiện và hoạt động liên quan đến quá trình sản xuất và kinh doanh Để hiểu rõ nội dung của chu trình này, trước tiên cần phân tích các hoạt động và sự kiện phát sinh, cũng như trình tự thực hiện của chúng Tiếp theo, cần xác định các đối tượng tham gia, thực hiện và xử lý các hoạt động, cùng với nguồn lực liên quan Dưới đây là mô hình REA của chu trình doanh thu tại Chi nhánh công ty TNHH Hoàng Tân Hòa tại Hà Nội.
Sơ đồ 2.2: Mô hình R.E.A chu trình doanh thu của công ty
2.2.2 Thực trạng tổ chức chu trình doanh thu tại chi nhánh công ty TNHH
Hoàng Tân Hòa tại Hà Nội
2.2.2.1 Xử lí đặt h àng và xét duyệt a, Nội dung hoạt động
• Các đối tượng tham gia:
- Đối tượng bên trong: bộ phận kinh doanh
- Đối tượng bên ngoài: Khách hàng, bộ phận kho (kho bếp, kho bar), bộ phận kế toán
Bộ phận kinh doanh tiếp nhận yêu cầu đặt hàng từ khách hàng qua điện thoại hoặc trực tiếp Nhân viên bán hàng thường sẽ xét duyệt đơn hàng ngay lập tức, nhưng nếu chưa nắm rõ tình hình hàng tồn kho hoặc tên sản phẩm, họ sẽ liên hệ với thủ kho để xác nhận khả năng cung cấp Đối với đơn hàng món ăn, nhân viên sẽ liên lạc với bộ phận bếp để kiểm tra tình trạng nguyên liệu Nếu nguyên liệu không đủ, bộ phận bếp sẽ từ chối đơn hàng hoặc yêu cầu khách đổi món.
Khi chấp nhận yêu cầu mua hàng từ khách hàng, nhân viên bán hàng sẽ nhập dữ liệu vào phần mềm bán hàng trên máy tính bảng Phần mềm này sẽ tự động in ra giấy order gồm 2 liên, trong đó liên 1 được gửi tới bộ phận kho và liên 2 được chuyển đến bộ phận kế toán thông qua máy POS Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 (DFD cấp 1) minh họa quy trình này một cách rõ ràng và hiệu quả.
Sơ đồ 2.3: DFD cấp 1 của hoạt động xử lí đặt hàng và xét duyệt
Lưu đồ 2.1: Quy trình xét duyệt và xử lý đơn đặt hàng của công ty b, Chứng từ kế toán
- Đơn đặt hàng (nếu có)
- Giấy order (2 liên): Dưới đây là hình ảnh minh họa giấy order:
Hinh 2.2: Giấy order c, Sổ kế toán, báo cáo
- Bảng kê bán hàng theo mã hàng: là bảng thống kê toàn bộ số lượng hàng bán
1 ngày theo từng mã hàng hóa Dưới đây là hình ảnh về bảng kê bán hàng tại công ty ngày 11/12/2019:
HAS96 Soup Ba Ba quê hương nấmSize to
RV1025 IK 88 - NegroAmaro Del Salento - 16% 1
RV1105 Vang đỏ Buce Phalus (6 x 750ml) 1
HBRV215 Vang đỏ NOVAS GRAN RESERVA
HBRV239 Dragon Lord Cabernet Sauvignon 5
HBRV518 Zede De Labegorce Margaux 1
KVI35 Đĩa nguội tô’ng hợp (L) 5
SLA41 Salad Cá Hồi Nga Xông Khói sốt chanh dây 1
THU04 Vịt trời đủ món 2
23 Hàn Thuyên, Hai Bà Trưng, Hà Nội
BẢNG KÊ BÁN HÀNG THEO MÃ HÀNG HÓA
Kho: Tất cả Đối tượng: Tất cả Nhóm hàng hóa: Tất cả
Hà Nội, Ngày 12 Tháng 12 Năm 2019
Người lập biểu Kế toán trưởng
Bảng 2.2: Bảng kê bán hàng theo mã hàng d, Đánh giá
- Có sự phối hơp giữa các bộ phận khác trong công ty
- Sử dụng phần mềm bán hàng nên tiết kiệm được thời gian và chi phí, tránh sai sót.
Công ty chủ yếu nhận đơn đặt hàng qua điện thoại, điều này có thể gây ra sai sót trong việc ghi nhận thông tin mua hàng, bao gồm tên hàng và số lượng Hệ quả là giấy order có thể bị sai lệch, ảnh hưởng đến các hoạt động tiếp theo.
2.2.2.2 Xuất kho, giao hàng a, Nội dung hoạt động
• Các đối tượng tham gia:
- Đối tượng bên trong: Bộ phận kho, Bộ phận kinh doanh
- Đối tượng bên ngoài: Bộ phận kinh doanh, Bộ phận kế toán, Khách hàng
Xà lách xoăn tím "κGG 0.03
Xà lách lô lô tím "κGG 0.03
Xà lách Đà Lạt "κGG 0.03
Bộ phận kho tiến hành xuất kho dựa trên giấy order từ bộ phận kinh doanh, lập phiếu xuất kho gồm 2 liên Liên 1 được lưu trữ tại kho theo thứ tự, trong khi liên 2 được gửi đến bộ phận kế toán để lập hóa đơn Cuối cùng, thông tin sẽ được cập nhật vào sổ kho.
Sau khi lập phiếu xuất kho, thủ kho sẽ giao hàng hóa cho nhân viên bán hàng để chuyển đến tay khách hàng Đối với bộ phận bếp, nguyên vật liệu sẽ được xuất kho dựa trên giấy order và bảng cost có sẵn, sau đó món ăn sẽ được giao cho nhân viên bán hàng để phục vụ khách Đồng thời, mọi hoạt động xuất nhập tồn nguyên vật liệu cần được ghi chép vào sổ kho để theo dõi.
Dưới đây là ví dụ về chi phí của một món ăn tại công ty, bao gồm sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 (DFD cấp 1) được trình bày trong Phụ lục 2.1, lưu đồ được mô tả trong Phụ lục 2.2, cùng với các chứng từ kế toán liên quan.
Phiếu xuất kho là tài liệu do thủ kho lập ra nhằm xác định việc xuất hàng khỏi kho Đặc biệt, phiếu xuất kho chỉ ghi nhận số lượng hàng hóa mà không đề cập đến giá trị tiền tệ Dưới đây là mẫu phiếu xuất kho được lập vào ngày 11/12/2019.
Rượu Vang Đỏ Buce Phalus (6 x 750ml) RV1105, được cung cấp bởi Nhà hàng Rượu Vang Mau, có địa chỉ tại 23 Hàn Thuyên, Hai Bà Trưng, Hà Nội Sản phẩm này tuân thủ theo thông tư số 200/2014/TT-BTC.
Họ và tên người nhận hàng: Trần Thu Hà Địa chỉ:
Lý do xuất: Xuất kho bán hàng cho chị Hà Xuất tại kho: BAR
Nhân viên bán hàng Thủ kho
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Sổ kho là công cụ do thủ kho tự thiết kế, dùng để ghi chép và theo dõi tình hình xuất nhập tồn của hàng hóa hoặc nguyên vật liệu trong bộ phận bếp Dưới đây là ví dụ về sổ kho của thủ kho vào ngày 03/12/2019.
Hình 2.3: Sổ kho của thủ kho e, Sổ kế toán, báo cáo
Bảng kê xuất kho hàng hóa theo ngày là tài liệu tổng hợp tất cả các mặt hàng đã bán trong ngày, phân loại theo kho và mã hàng hóa Dưới đây là mẫu bảng kê bán hàng theo ngày tại kho Bar, lưu ý rằng do công ty áp dụng phương pháp tính giá xuất kho theo bình quân cuối kỳ, nên tại ngày 11/12, giá xuất kho vẫn chưa được xác định.
T12 _ 12/11/2019 RV1105 Vang đỏ Buce Phalus (6 x
29/T12 12/11/2019 RV203 Ocho Reserva Cabernet CHAI 632 1561 BAR 01001 2.
Vang đỏ NOVAS GRAN RESERVA CABERNET SAUVIGNO N 2015
Vang Santa Carolina Reserva De Familia Carmenere
23 Hàn Thuyên, Hai Bà Trưng, Hà Nội
BẢNG KÊ XUẤT KHO HÀNG HÓA THEO NGÀY
Kho: 02BAR Danh mục hàng hóa: Tất cả Công việc: Tất cả Ngày 11/12/2019
Hà Nội, Ngày 12 Tháng 12 Năm 2019
Người lập biểu Kế toán trưởng
Bảng 2.3: Bảng kê xuất kho hàng hóa theo ngày f, Đánh giá
- Quy trình xuất kho và luân chuyển chứng từ khá hợp lý.
Phiếu xuất kho được ký bởi thủ kho và nhân viên bán hàng, giúp ngăn chặn gian lận hiệu quả Đồng thời, phiếu này chỉ ghi nhận số lượng hàng xuất, đảm bảo tuân thủ phương pháp thẻ song song.
2.2.2.3 Lập hóa đơn a, Nội dung hoạt động
• Các đối tượng tham gia:
- Đối tượng bên trong: Bộ phận kế toán
- Đối tượng bên ngoài: Bộ phận kinh doanh Bộ phận kho, khách hàng
Sau khi nhân viên bán hàng thực hiện đơn hàng trên máy tính bảng, phần mềm sẽ tự động cập nhật danh mục hàng hóa đã được đặt Trước khi in hóa đơn, nhân viên sẽ kiểm tra danh sách và điều chỉnh nếu cần, bao gồm bổ sung sản phẩm hoặc điều chỉnh giá theo yêu cầu của giám đốc Tiếp theo, thu ngân sẽ chọn tỷ lệ chiết khấu phù hợp và phương thức thanh toán, bao gồm tiền mặt, thẻ hoặc ghi nợ Trong trường hợp ghi nợ, phần mềm sẽ xác nhận thông tin khách hàng để ghi nhận công nợ Hóa đơn bán hàng được in thành hai liên: một liên gửi cho kế toán doanh thu và một liên giao cho khách hàng, với đầy đủ chữ ký của nhân viên bán hàng, thu ngân và khách hàng Cuối ngày, thu ngân lập báo cáo doanh thu và gửi cho kế toán doanh thu.
Kế toán doanh thu cần kiểm tra lại hóa đơn bằng cách đối chiếu giấy order, phiếu xuất kho và hóa đơn bán hàng để đảm bảo tính chính xác Nếu phát hiện sai sót, kế toán sẽ thông báo cho giám đốc điều hành, người sẽ điều tra nguyên nhân và truy cứu trách nhiệm Trong trường hợp sai sót liên quan đến phương thức thanh toán hoặc thông tin khách hàng, kế toán có quyền chỉnh sửa trên phần mềm bán hàng Tất cả các điều chỉnh sẽ được giám đốc xác nhận bằng chữ ký trên hóa đơn Sau khi hoàn tất kiểm tra và điều chỉnh, kế toán sẽ ghi chú các sai sót đã chỉnh sửa và ký xác nhận.
Sau khi điều chỉnh và ký xác nhận, kế toán truy cập phần mềm kế toán để kéo dữ liệu từ phần mềm bán hàng, thực hiện định lượng và tự động ghi nhận doanh thu, giảm trừ doanh thu và giá vốn hàng bán Phần mềm cũng tự động cập nhật công nợ từ tệp tin phải thu khách hàng, điều chỉnh hàng tồn kho và nguyên vật liệu theo định lượng, cũng như tạo hóa đơn bán hàng từ tệp tin hóa đơn Giấy order và phiếu xuất kho được kẹp cùng liên 2 của hóa đơn bán hàng và lưu theo số hóa đơn Các hóa đơn ghi nợ sẽ được photo và lưu trong hồ sơ phải thu khách hàng Cuối kỳ, kế toán thực hiện thao tác chạy giá vốn trên phần mềm, theo quy trình được mô tả trong Lưu đồ tại Phụ lục 2.4 d.
Đánh giá công tác tổ chức chu trình doanh thu tại Chi Nhánh công ty
cấp và người quản lý có thể dễ dàng kiểm soát.
Phần mềm kế toán chỉ được phép sử dụng bởi nhân viên kế toán và người quản lý phần mềm là kế toán trưởng Tương tự như phần mềm bán hàng, nhân viên kế toán cũng được cấp tài khoản và mật khẩu để đăng nhập Tuy nhiên, không có giới hạn về phạm vi truy cập và sử dụng phần mềm cho nhân viên.
• Kiểm soát lưu trữ: cáo thông tin, dữ liệu của hoạt động bán hàng đều được ưu trữ trong máy tính.
Công ty đã đầu tư vào phần mềm diệt virus Bkav và cài đặt trên tất cả máy tính trong hệ thống Để bảo vệ dữ liệu, nhân viên hàng ngày thực hiện quét virus nhằm giảm thiểu rủi ro mất mát thông tin do virus gây ra.
Phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán tự động ghi lại hành vi truy cập hệ thống, bao gồm thời gian và tên tài khoản Điều này giúp người quản lý dễ dàng kiểm soát và truy cứu trách nhiệm khi có sai phạm xảy ra.
2.2 ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH HOÀNG TÂN HÒA TẠI HÀ NỘI
• Về bộ máy kế toán:
- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung rất phù hợp với quy mô vừa của công ty và hoạt động sản xuất kinh doanh tập trung.
- Có sự phân chia công việc, nhiệm vụ rõ ràng đối với các thành viên trong bộ máy.
• Về phần mềm kế toán:
Mặc dù phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo kê khai thường xuyên không hoàn toàn phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty, do có nhiều loại nguyên vật liệu giá trị thấp và thường xuyên được sử dụng cho sản xuất, nhưng việc công ty áp dụng phần mềm kế toán IPOS, được thiết kế đặc biệt cho quy trình bán hàng, vẫn mang lại hiệu quả trong quản lý tài chính.
• Về tổ chức vận dụng chứng từ kế toán:
Công ty sử dụng chứng từ đầy đủ theo chế độ kế toán, không chỉ tuân thủ các quy định mà còn bổ sung thêm giấy order để tăng cường tính chặt chẽ trong chu trình doanh thu.
- Quy trình luân chuyển chứng từ tương đối chặt chẽ, phối hợp nhịp nhàng giữa các bộphậntrong đơn vị, có sự kiểm soát từng hoạt động trong chu trình.
• Về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán:
Tài khoản kế toán được phân loại rõ ràng với các tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết cấp 2, 3, cho phép theo dõi cụ thể từng đối tượng khách hàng, sản phẩm và hàng hóa Điều này giúp việc kiểm soát và quản lý trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
• Về tổ chức hệ thống sổ sách, báo cáo kế toán
Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung, phù hợp với đặc điểm và phần mềm kế toán IPOS Hệ thống sổ kế toán được thiết lập tương ứng với hình thức này, bao gồm các sổ cơ bản như sổ nhật ký, sổ chi tiết tài khoản, sổ cái, sổ quỹ và sổ ngân hàng.
Báo cáo kế toán đóng vai trò quan trọng trong quản lý và kiểm soát doanh nghiệp, bao gồm các báo cáo doanh thu và xuất nhập tồn kho Hơn nữa, phần mềm kế toán cung cấp các báo cáo quản trị giúp phân tích doanh thu và giá vốn của từng mặt hàng cũng như từng bộ phận, từ đó hỗ trợ nhà quản trị đánh giá hiệu quả kinh doanh của công ty một cách thường xuyên và định kỳ.
• Về thủ tục kiểm soát của chu trình doanh thu
- Đã có sự phân chia nhiệm vụ, quyền hạn cho từng bộ phận trong chu trình hợp lý để giảm thiểu việc gian lận.
Các chứng từ liên quan được lập và ký bởi các bên liên quan sẽ được lưu trữ và chuyển tới các bộ phận khác nhau, nhằm làm cơ sở cho việc đối chiếu sau này.
Hàng tháng, công ty tiến hành kiểm kê và đối chiếu sổ sách để phát hiện kịp thời các sai sót, từ đó xử lý chênh lệch nhằm đảm bảo tính chính xác và bảo mật thông tin, đồng thời hạn chế quyền truy cập cho các thành viên liên quan.
• Về bộ máy kế toán
- Công việc của từng kế toán viên khá nhiều vì vậy nên chưa thể kiểm soát tốt các công việc đang đảm nhiệm
• Về phần mềm kế toán
Phần mềm có thể gặp lỗi, dẫn đến việc không thu thập đủ dữ liệu từ hệ thống bán hàng Điều này gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến quá trình hạch toán, quản lý kho, doanh thu và công nợ của kế toán.
• Về tổ chức vận dụng chứng từ kế toán:
Công ty chủ yếu tiếp nhận đơn hàng qua điện thoại và từ khách hàng đến mua trực tiếp, dẫn đến việc thiếu chứng từ cụ thể để xác minh giao dịch Hơn nữa, việc nhận đặt hàng qua điện thoại có thể gây ra nhầm lẫn do thông tin không chính xác.
Hóa đơn được tạo ra dựa trên thông tin từ bộ phận kinh doanh và dữ liệu từ phần mềm bán hàng, do đó, nếu thông tin từ bộ phận kinh doanh không chính xác, sẽ dễ dẫn đến sai sót trong quá trình lập hóa đơn.
Khách hàng ký xác nhận vào hóa đơn bán hàng không chỉ thể hiện vai trò của người mua hàng hóa, mà còn là người thanh toán nếu đã thanh toán tiền mặt hoặc quẹt thẻ, hoặc ký nợ nếu chưa thanh toán Tuy nhiên, chữ ký này chưa phản ánh rõ ràng vai trò của khách hàng Hơn nữa, nếu thu ngân chọn phương thức thanh toán không chính xác, chữ ký của khách hàng sẽ không đủ tin cậy để xác nhận việc thanh toán khi kế toán doanh thu kiểm tra hóa đơn.
• Về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán:
Công ty đã áp dụng các tài khoản giảm trừ doanh thu, nhưng vẫn chưa xây dựng chính sách chiết khấu thương mại cụ thể Hơn nữa, do chưa có quy định rõ ràng về chiết khấu thanh toán, nên tài khoản này vẫn chưa được sử dụng.
• Về tổ chức hệ thống sổ sách, báo cáo kế toán
