CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp
1.1.1 Các khái niệm cơ bản
Hệ thống là một tổng thể các bộ phận và thành phần có mối quan hệ tương tác, hoạt động để đạt được mục tiêu đã định Mỗi hệ thống bao gồm ba thành phần cơ bản: yếu tố đầu vào, quá trình xử lý và chế biến, và yếu tố đầu ra.
Hệ thống thông tin là công cụ quan trọng giúp thu thập, xử lý và cung cấp dữ liệu cho người dùng Nó bao gồm năm thành phần chính: thu thập dữ liệu, xử lý, lưu trữ, cung cấp thông tin và kiểm soát - phản hồi Những thành phần này phối hợp chặt chẽ để đảm bảo thông tin được xử lý hiệu quả và chính xác.
Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là công cụ quan trọng giúp thu thập, xử lý và lưu trữ thông tin kế toán Hệ thống này cung cấp dữ liệu cần thiết cho người dùng, từ đó hỗ trợ họ trong việc đưa ra các quyết định chính xác và hợp lý.
Quy trình của hệ thống thông tin kế toán bao gồm các bước:
(1) Tiếp nhận, sắp xếp và phân loại các giao dịch kinh tế- tài chính của doanh nghiệp
(2) Xử lý DL được tiếp nhận và đưa ra Báo cáo Tài chính.
(3) Phát hành Báo cáo Tài chính, cung cấp những thông tin cần thiết cho quản lý nội bộ và các bên liên quan đưa ra quyết định (đầu ra).
Theo Vũ Hữu Đức (2009), hệ thống thông tin kế toán là lĩnh vực nghiên cứu và thực tiễn nhằm cung cấp thông tin kế toán cho người sử dụng để hỗ trợ quyết định Hệ thống này bao gồm lập báo cáo tài chính cho bên ngoài và thông tin kế toán phục vụ quản trị doanh nghiệp Ngoài việc thiết kế, vận hành và giám sát hệ thống thông tin, nó còn liên quan đến các chuẩn mực thông tin như chuẩn mực kế toán, báo cáo tài chính và phương pháp kế toán quản trị, cũng như công tác kiểm soát và kiểm tra thông tin do hệ thống cung cấp.
AIS bao gồm các thành phần là con người, thiết bị (phần cứng), phần mềm máy tính, các phương tiện kỹ thuật công nghệ và kiểm soát nội bộ.
Hệ thống thông tin kế toán (AIS) thu thập và cung cấp dữ liệu thông qua việc lập kế hoạch kế toán, ghi chép giao dịch kinh doanh, kiểm soát và phân tích, nhằm tạo ra thông tin hợp lệ, kịp thời và chất lượng Thông tin tài chính cần đảm bảo tính dễ hiểu, khả năng so sánh, sự liên quan và độ tin cậy Các thông tin này được trình bày dưới dạng Báo cáo Tài chính theo tiêu chuẩn hóa, giúp nhiều đối tượng người đọc dễ dàng tiếp cận và hiểu rõ Điều này hỗ trợ các nhà quản lý doanh nghiệp trong việc đưa ra quyết định, lập kế hoạch kinh doanh và kiểm soát nội bộ hiệu quả.
1.1.2 Phân loại hệ thống thông tin kế toán
Có rất nhiều cách phân loại hệ thống thông tin kế toán, tùy thuộc vào việc sử dụng các tiêu thức phân loại khác nhau.
Phân loại theo đối tượng cung cấp thông tin kế toán
Khi sử dụng tiêu thức là đối tượng cung cấp thông tin thì AIS được phân thành 2 loại: AIS tài chính và AIS quản trị.
- Đối với AIS tài chính:
+ Mục tiêu: Cung cấp thông tin tài chính cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp (nhà đầu tư, chủ nợ, KH, cơ quan thuế )
+ DL đầu vào: Các chứng từ của những ngiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp.
+ Thông tin đầu ra: Được thể hiện chủ yếu thông qua các sổ kế toán và báo cáo tài chính của DN
- Đối với AIS quản trị:
+ Mục tiêu: Cung cấp các thông tin chi tiết liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của DN cho nhà quản trị theo yêu cầu quản lý
+ DL đầu vào: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các thông tin khác liên quan
+ Thông tin đầu ra: Các báo cáo quản trị, báo cáo sản xuất.
Phân loại theo phương thức xử lý thông tin kế toán
Khi phân loại AIS theo phương thức xử lý thì AIS được chia thành: xử lý thủ công và xử lý trên máy tính.
Xử lý thủ công trong kế toán bao gồm việc ghi nhận các nghiệp vụ vào sổ nhật ký, sổ cái và sổ chi tiết, đồng thời lập các báo cáo tài chính Tất cả thông tin tài chính được ghi chép, tính toán và lưu trữ thông qua giấy tờ, hóa đơn và sổ sách.
Hình 1 1 AIS xử lý thủ công
Các nghiệp vụ kế toán được thực hiện trên máy tính thông qua phần mềm kế toán, nơi người dùng có trách nhiệm nhập liệu Thông tin sau đó được lưu trữ, phân tích và tổng hợp, cho phép nhà quản lý truy xuất dữ liệu bất kỳ lúc nào.
Thông tin theo yêu cầu
• AIS trên nền máy tính
Các tập tin lưu trữ dữ liệu
Sự kiện cúa quá trinh SXKD
Cácdir liệu liên quan đén hoạt động
Truy xuất thông tin theo yêu cầu
Hình 1 2 AIS xử lý bằng máy tính
1.1.3 Vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp
Trong bối cảnh nền kinh tế toàn cầu đang hội nhập và phát triển, các doanh nghiệp cần áp dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật vào sản xuất và quản lý để tối ưu hóa tiềm lực và tiết kiệm nguồn lực tài chính Một Hệ thống Thông tin Kế toán (AIS) hiệu quả giúp nhà quản lý nắm bắt thông tin tài chính, phân tích điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp, từ đó xác định hướng phát triển chính xác và nhận diện cơ hội trong tương lai.
Hệ thống thông tin tự động (AIS) ngày càng trở thành yếu tố then chốt trong hoạt động của doanh nghiệp Nếu được tổ chức và sử dụng hiệu quả, AIS có thể thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp Ngược lại, nếu không được quản lý hợp lý, AIS có thể gây cản trở trong quá trình ra quyết định hợp tác, dẫn đến việc chậm tiến độ các dự án kinh tế, sử dụng nguồn tài chính không minh bạch, và không tạo ra lợi ích kinh tế từ các hợp đồng hợp tác.
Hệ thống thông tin kế toán (AIS) đóng vai trò quan trọng trong việc lưu trữ và xử lý dữ liệu, giúp các doanh nghiệp (DN) đưa ra quyết định dựa trên thông tin quá khứ, hiện tại và tương lai Để tối ưu hóa việc sử dụng dữ liệu, các DN cần thiết lập quy định phù hợp cho việc lưu trữ và xử lý thông tin, đảm bảo dễ dàng truy xuất khi cần thiết Vấn đề này là một thách thức lớn mà mỗi DN phải đối mặt AIS không chỉ giúp lưu trữ và xử lý dữ liệu mà còn cung cấp thông tin tài chính cụ thể và hữu ích, hỗ trợ cho các quyết định chiến lược của DN.
Hệ thống AIS đóng vai trò quan trọng trong việc tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp và tối ưu hóa thời gian làm việc của nhân viên kế toán Nó hỗ trợ tạo ra các báo cáo tài chính và quản trị kịp thời, giúp nhà quản lý có những điều chỉnh cần thiết trong hoạt động sản xuất kinh doanh Một hệ thống hiệu quả còn giúp doanh nghiệp tránh sai sót trong lưu trữ và xử lý dữ liệu, từ đó giảm thiểu tổn thất tài chính.
Có thể thấy rằng AIS đang ngày càng chứng minh vị trí vô cùng thiết yếu của nó mà không gì có thể thay thế được.
1.1.4 Nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin kế toán Để xây dựng được một AIS tốt, hoạt động hiệu quả thì cần tuân thủ 4 nguyên tắc: nguyên tắc kiểm soát, nguyên tắc hiệu quả, nguyên tắc phù hợp và nguyên tắc tiết kiệm chi phí.
Nguyên tắc kiểm soát trong hệ thống thông tin kế toán (AIS) yêu cầu thiết lập kiểm soát nội bộ phù hợp ở tất cả các giai đoạn Những kiểm soát này bao gồm các thủ tục thực tiễn như đối chiếu ngân hàng hàng tháng và quản lý mật khẩu để bảo vệ thông tin bí mật Kiểm soát nội bộ không chỉ giúp bảo vệ thông tin mà còn nâng cao khả năng giám sát hoạt động của doanh nghiệp khi các nhà quản lý không thể theo dõi từng bộ phận AIS đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo các nghiệp vụ kế toán được ghi nhận chính xác, từ đó giảm thiểu sai sót và ngăn chặn gian lận.
Nguyên tắc hiệu quả trong hệ thống thông tin kế toán (AIS) nhấn mạnh việc truyền tải thông tin một cách kịp thời, chính xác và hữu ích cho người sử dụng cả trong và ngoài đơn vị AIS cần có tính linh hoạt để thích ứng với những thay đổi trong công ty và nhu cầu hoạt động trong tương lai Khi quy mô doanh nghiệp mở rộng, khối lượng khách hàng tăng lên và nhiều nghiệp vụ phát sinh, AIS phải có khả năng thiết lập các kiểm soát mới Đồng thời, sự cải tiến công nghệ cũng yêu cầu AIS phải đáp ứng kịp thời các nhu cầu thay đổi này.
Nguyên tắc phù hợp yêu cầu hệ thống kế toán phải tương thích với hoạt động, cấu trúc nội bộ và nhân sự của Công ty, đảm bảo các báo cáo phản ánh đúng tổ chức và nguồn lực hiện có Mỗi doanh nghiệp cần xây dựng Hệ thống Thông tin Kế toán (AIS) riêng biệt, phù hợp với quy mô, trình độ chuyên môn và công nghệ của mình, không thể áp dụng một AIS chung cho tất cả Hơn nữa, AIS cũng phải cung cấp thông tin đáp ứng yêu cầu của các nhà quản trị để hỗ trợ trong quá trình ra quyết định.
Nội dung hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp khi thành lập đều cần một bộ máy kế toán, bao gồm nhân viên kế toán và các thiết bị kỹ thuật cần thiết Bộ máy này có nhiệm vụ ghi chép, tính toán và xử lý thông tin liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp Quy trình này trải qua các bước thu nhận, kiểm tra, xử lý, tổng hợp và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính về hoạt động của doanh nghiệp.
- Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán:
Tổ chức bộ máy kế toán tập trung là mô hình mà các doanh nghiệp chỉ có một phòng kế toán trung tâm tại trụ sở chính Các cơ sở phụ thuộc không có bộ máy kế toán riêng, chỉ có nhân viên thực hiện nhiệm vụ hạch toán ban đầu Nhân viên này có trách nhiệm thu nhận, kiểm tra, tổng hợp và phân loại chứng từ phát sinh tại đơn vị phụ thuộc, sau đó gửi chứng từ về phòng kế toán của đơn vị chính để xử lý.
Tổ chức bộ máy kế toán phân tán là mô hình phù hợp cho các doanh nghiệp có nhiều cơ sở sản xuất kinh doanh và địa bàn hoạt động rộng Trong mô hình này, lãnh đạo đơn vị phân cấp hạch toán cho các cơ sở phụ thuộc, cho phép mỗi cơ sở tự hạch toán các chứng từ phát sinh mà không cần gửi về phòng kế toán trung tâm Điều này giúp tăng cường hiệu quả quản lý và phù hợp với quy mô lớn của doanh nghiệp.
Tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp kết hợp đặc điểm của kế toán phân tán và tập trung, cho phép các bộ phận tự lập chứng từ và hạch toán chi phí tại đơn vị mình, trong khi các công việc khác được thực hiện tại phòng kế toán trung tâm của công ty Hình thức này rất phù hợp với các doanh nghiệp lớn có nhiều đơn vị trực thuộc, hoạt động trên địa bàn vừa tập trung vừa phân tán, với mức độ phân cấp quản lý kinh tế và tài chính khác nhau.
Phương thức tổ chức bộ máy kế toán xác định mối liên hệ giữa các nhân viên kế toán trong hệ thống, dựa trên trang bị kỹ thuật như máy tính và phần mềm kế toán Có ba loại hình tổ chức bộ máy kế toán: trực tuyến, trực tuyến - tham mưu và chức năng.
Phương thức trực tuyến cho phép kế toán viên làm việc trực tiếp dưới sự điều hành của kế toán trưởng, không cần qua khâu trung gian nào Điều này tạo ra mối liên hệ đơn giản và rõ ràng trong bộ máy kế toán Phương thức này phù hợp với các đơn vị nhỏ, có hoạt động không phức tạp và thực hiện công tác kế toán theo kiểu tập trung.
Phương thức trực tuyến - tham mưu là mô hình hoạt động trong các đơn vị lớn với quy mô phức tạp, nơi đội ngũ nhân viên kế toán được điều hành bởi kế toán trưởng Ngoài ra, bộ phận "tham mưu" cung cấp hỗ trợ chuyên môn cho kế toán trưởng, bao gồm các vấn đề như kiểm toán nội bộ và công nghệ thông tin Mô hình này đáp ứng nhu cầu thông tin quản lý đa dạng và yêu cầu chuyên môn sâu, đồng thời đảm bảo sự chỉ đạo hiệu quả trong công tác kế toán.
Phương thức chức năng trong kế toán tổ chức đội ngũ nhân viên thành các bộ phận độc lập, mỗi bộ phận đảm nhận những hoạt động riêng và hoạt động tương đối độc lập Phương thức này phù hợp với các đơn vị có quy mô lớn, hệ thống quản lý phức tạp và khối lượng công việc kế toán lớn.
Các nhân viên kế toán trong doanh nghiệp cần được phân công nhiệm vụ phù hợp để tối ưu hóa hiệu quả công việc và khả năng xử lý của từng cá nhân, từ đó mang lại lợi ích tối đa cho doanh nghiệp.
1.2.2 Hệ thống phương tiện kỹ thuật
Hệ thống phương tiện kỹ thuật gồm hệ thống phần mềm và phần cứng.
Hệ thống phần mềm bao gồm cơ sở dữ liệu (CSDL) và phần mềm xử lý dữ liệu CSDL là tập hợp các tệp chứa thông tin kế toán trên máy tính, giúp việc truy cập, lưu trữ và truy xuất dữ liệu trở nên dễ dàng Nó cũng tạo ra mối liên kết giữa các dữ liệu trong tổ chức.
Phần mềm xử lý dữ liệu AIS ngày nay đã trở thành công cụ quan trọng trong bối cảnh bùng nổ khoa học kỹ thuật Những phần mềm này cho phép người dùng dễ dàng nhập và quản lý dữ liệu, mang lại hiệu quả cao trong việc phân tích và xử lý thông tin.
DL kế toán và nó sẽ cung cấp các thông tin kế toán chính xác với độ bảo mật cao.
Hiện nay có 2 loại phần mềm xử lý DL:
Phần mềm thương mại là các sản phẩm phần mềm được thiết kế và đóng gói sẵn bởi nhà cung cấp, đi kèm với tài liệu hướng dẫn cài đặt và sử dụng Loại phần mềm này, đặc biệt là phần mềm kế toán, thường được bán rộng rãi và rất phổ biến, phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ Một số ví dụ tiêu biểu bao gồm phần mềm kế toán MISA và phần mềm kế toán Fast.
Phần mềm kế toán Misa SME.NET 2021 R1 có giao diện thân thiện, dễ sử dụng cho cả người mới, với khả năng cập nhật dữ liệu linh hoạt và cho phép tạo nhiều cơ sở dữ liệu MISA sử dụng công nghệ SQL, mang lại độ bảo mật cao và nhiều tiện ích hữu ích Tuy nhiên, phần mềm này cũng gặp một số nhược điểm như yêu cầu cấu hình máy tính cao, tốc độ xử lý dữ liệu chậm, báo cáo xuất ra Excel không được sắp xếp theo thứ tự, gây khó khăn cho người dùng khi chỉnh sửa, và phân hệ lương không hỗ trợ xử lý hoa hồng.
Phần mềm kế toán Fast, giống như Misa, nổi bật với giao diện dễ sử dụng và hệ thống báo cáo đa dạng, cho phép xử lý thông tin nhanh chóng và chính xác mà không cần cài đặt trên máy chủ hay phần mềm hỗ trợ khác Tuy nhiên, phần mềm này cũng có nhược điểm như tính bảo mật chưa cao và dung lượng lớn, không đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản trị trong doanh nghiệp.
Hình 1 5 Giao diện phần mềm Bravo
Phần mềm BRAVO là giải pháp kế toán toàn diện, đáp ứng nhu cầu quản lý tài chính - kế toán cho các doanh nghiệp đa lĩnh vực Với tính năng tối ưu và linh động, BRAVO vượt trội hơn các phần mềm kế toán thông thường Khi tích hợp với hệ thống quản trị tổng thể BRAVO ERP-VN, thông tin từ các phòng ban được kết nối và xử lý nhanh chóng, hỗ trợ Ban lãnh đạo đưa ra quyết định kinh doanh chính xác Tuy nhiên, nhược điểm của phần mềm này là chi phí cao và yêu cầu doanh nghiệp có nguồn tài chính ổn định.
THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THẨM ĐỊNH GIÁ INDOCHINA
Khái quát về Công ty Cổ phần Thẩm định giá Indochina
- Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Thẩm định giá Indochina
- Địa chỉ trụ sở chính: Số 6 ngõ Phan Chu Trinh, quận Hoàn Kiếm, TP Hà Nội
- Người đại diện: Nguyễn Văn Phong
- Loại hình doanh nghiệp: Hoạt động tư vấn quản lý
Công ty Cổ phần Thẩm định giá Indochina (IVSC) được thành lập vào ngày 23/11/2011 với vốn điều lệ 7.100.000.000 đồng, do Ông Nguyễn Văn Phong đại diện Với phương châm "luôn vượt trên sự mong đợi của KH", IVSC cung cấp dịch vụ thẩm định giá cho động sản và bất động sản cho nhiều công ty lớn cũng như các Sở, Ban ngành tại các tỉnh như Hà Nội, Điện Biên, Hà Nam, Thái Nguyên Các dịch vụ của công ty bao gồm thẩm định giá tài sản công, vay thế chấp, xác định giá trị công trình, cùng với tư vấn quản lý, đấu thầu và tài chính doanh nghiệp.
Trong suốt 10 năm qua, IVSC đã khẳng định vai trò quan trọng của mình trong lĩnh vực thẩm định giá, đồng thời đạt được những bước tiến đáng kể trong thị trường này.
20 chi nhánh, văn phòng đại diện tại các tỉnh thành trên toàn quốc:
Danh sách chi nhánh/ VP đại diện Còng ty CP Thâm định giá Indochina
5 Văn phòng Đại diện tỉnh Tày Ninh 7/7/2015 308 Trần Hmig Đạo, khu pho 1, Phường 1 TP Tày Ninli, Tày Ninli
6 Văn phòng Đại diện tỉnh Blnh Thuận 5/1/2017 Lò 34-35 Đòng Xuân An, Tp Phan Thiết, tilth BIuh Thuận
7 Văn phòng Đại diện tỉnh Quãng Blnh 7/4/2015 Số 21 Đường Hoàng Diệu Phường Nam Lý TP Đồng Hời, tìnli Quáng Binli
8 Văn phòng Đại diện tỉnh Làn Đồng 14/10/2013 27A Chu Văn An Thi Trấn Liên Ngliia, Huyện Đức Trọng, Tinh Làn Đồng
9 Văn phòng Đại diện tinh Phú Thọ 2/5/2013 Kliu 10, Xã Trưng Vương TP Việt Trì, Tiuh Phú Tho _ 2
0 Vãn phòng Đại diện tình Tràng An 30/07/2013 Số 1, ngõ Châu Long, Phường Tiiic Bạch, Quận Ba Đình, TP Hà Nội
Hình 2 1 Danh sách chi nhánh/ VP đại diện của IVSC
(Nguồn: Công ty CP Thẩm định giá Indochina) 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và ngành nghề kinh doanh
Chức năng của chúng tôi là cung cấp dịch vụ thẩm định giá cùng với các dịch vụ liên quan, nhằm đưa ra các phương án tối ưu và tư vấn cho các quyết định quản trị và tài chính, hỗ trợ khách hàng hiệu quả.
IVSC cam kết hỗ trợ sự phát triển và thành công của khách hàng thông qua đội ngũ thẩm định viên và kiểm toán viên dày dạn kinh nghiệm Chúng tôi cung cấp thông tin chính xác cho các dự án thẩm định, tư vấn tài chính và xác định giá trị tham khảo cho các cuộc đấu thầu, nhằm đảm bảo khách hàng nhận được dịch vụ tốt nhất.
Ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp tập trung vào việc cung cấp các dịch vụ chuyên sâu với giá trị cao, bao gồm thẩm định giá cho nhiều loại tài sản như bất động sản, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, tài sản cố định vô hình như thương hiệu và thương quyền, cùng với các tài sản khác.
Tư vấn đấu thầu dự án bao gồm việc hỗ trợ trong quá trình thực hiện dự án, lựa chọn phương thức đấu thầu phù hợp, xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình đấu thầu, lập hồ sơ dự thầu chi tiết và đánh giá hồ sơ dự thầu một cách chính xác.
Dịch vụ tư vấn thẩm tra bao gồm lập và thẩm tra dự toán chi phí đầu tư xây dựng công trình, cũng như thẩm định chi phí cho các dự án xây dựng Chúng tôi cung cấp tư vấn chuyên nghiệp trong việc lập và thẩm tra phê duyệt quyết toán, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính dự án.
+ Tư vấn đầu tư: đánh giá môi trường đầu tư, các phương án khả thi, lập dự án đầu tư, đăng ký kế hoạch đầu tư.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn dự án trọn gói, bao gồm các bước từ xác định và tổ chức dự án, lập kế hoạch, xây dựng, thẩm định, quản lý thực hiện cho đến khi kết thúc dự án.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty Cổ phần Thẩm định giá Indochina
Công ty CP Thẩm định giá Indochina hoạt động dưới sự quản lý của Hội đồng quản trị, với Ban giám đốc và các phòng nghiệp vụ, kế toán, cùng hệ thống chi nhánh và văn phòng đại diện.
Sơ đồ 2 1 Cơ cấu tổ chức quản lý của IVSC
(Nguồn: Công ty CP Thẩm định giá Indochina)
Hội đồng quản trị và Ban giám đốc chủ yếu phụ trách đưa ra các quyết định liên quan đến toàn bộ hoạt động của DN
Phòng hành chính đóng vai trò quan trọng trong việc đề xuất và thực hiện các vấn đề liên quan đến công văn hành chính, nhân sự và hợp đồng của Công ty Ngoài ra, phòng này còn chịu trách nhiệm lưu trữ hồ sơ dự án, bao gồm hợp đồng, chứng thư, biên bản nghiệm thu và thanh lý, cùng với tài liệu nhân sự và các tài liệu nội bộ cũng như lưu hành bên ngoài doanh nghiệp.
Phòng Thẩm định giá đóng vai trò quan trọng nhất trong Công ty, chịu trách nhiệm thực hiện các hợp đồng và dự án của khách hàng Bộ phận này không chỉ đảm bảo chất lượng dịch vụ mà còn tạo ra nguồn thu chính cho Công ty.
Phòng kế toán chịu trách nhiệm ghi chép các hoạt động tài chính của doanh nghiệp, quản lý thông tin tài chính và phi tài chính, thực hiện các giao dịch thu chi tiền, xác định kết quả kinh doanh và đảm bảo thực hiện nghĩa vụ tài chính với Nhà nước, bao gồm việc nộp thuế.
Hệ thống chi nhánh và văn phòng đại diện đóng vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu thị trường tại các tỉnh thành, giúp doanh nghiệp xác định kế hoạch kinh doanh phù hợp với nhu cầu của khách hàng Ngoài việc đại diện cho công ty trong việc ký kết hợp đồng và liên hệ với khách hàng, các chi nhánh còn góp phần nâng cao vị thế của công ty trên thị trường và mở rộng hoạt động kinh doanh.
2.1.4 Một số chỉ tiêu hoạt động của doanh nghiệp
Trong giai đoạn 2018-2020, hoạt động kinh doanh của Công ty đã có những bước tiến lớn, thể hiện được sự phát triển không ngừng của IVSC.
Tỳ suất lợi nhuận (RQS) 0.79%
Tống tài sán bình quán 10.676,577.016 22,074,151,856
Tỹ suất sinh lời cũa tài sán (RQA)
Vốn elm sờ InTfU bình quán _ 7,326.694,708 7,323,015,982
Tỹ suất sinh lời cũa VOII chũ sờ hữu (RQE) 0.97% 1.98%
Năm 2019, Công ty ghi nhận sự giảm nhẹ trong hầu hết các chỉ tiêu doanh thu và chi phí so với năm 2018, với mức giảm từ 79% đến 1%, trong khi chỉ tiêu “Chi phí quản lý doanh nghiệp” tăng 1% và “Thu nhập khác” tăng do không có phát sinh trong năm 2018 Điều này cho thấy Công ty không kiểm soát tốt hoạt động kinh doanh, và Ban Giám đốc chưa thực sự hiệu quả Mặc dù tổng lợi nhuận tăng 18%, nhưng nguyên nhân chủ yếu vẫn cần được xem xét kỹ lưỡng.
Năm 2019, Công ty ghi nhận các nghiệp vụ dẫn đến thu nhập khác Đến năm 2020, mặc dù bị ảnh hưởng bởi dịch bệnh, hoạt động kinh doanh của Công ty có sự cải thiện so với năm trước, với doanh thu cung cấp dịch vụ tăng 3,233,002,213 đồng (tăng 36%) và giá vốn tăng 1,832,291,060 đồng (tăng 26%) Tuy nhiên, chỉ tiêu "Chi phí quản lý DN" tăng nhanh (1,201,941,878 đồng, tương ứng 67%) và "Thu nhập khác" giảm mạnh (62,867,622 đồng, tương ứng 99%) Mặc dù giá vốn hàng bán được cải thiện, các chỉ tiêu chi phí khác đều tăng đáng kể, cho thấy đây là một điểm yếu cần được Ban Giám đốc chú ý và cải thiện.
Một số chỉ tiêu về khả năng sinh lời trong năm 2019, 2020:
Hình 2 3 Các chỉ tiêu tài chính về khả năng sinh lời của IVSC
(Nguồn: Công ty CP Thẩm định giá Indochina)
Nhìn chung, các tỷ số của năm 2020 đều cao hơn hoặc tương đương năm
2019 Điều này cho thấy hiệu quả sử dụng nguồn vốn của Công ty là khá tốt và đang phát triển qua từng năm hoạt động.
Tổ chức công tác kế toán của Công ty Cổ phần Thẩm định giá Indochina
2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán cúa Công ty Cổ phần Thẩm định giá Indochina
Tổ chức bộ máy kế toán là quá trình phân công nhiệm vụ và bố trí công việc cho các kế toán viên trong phòng kế toán, nhằm đảm bảo đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp và tuân thủ các quy định đặc thù của ngành kế toán.
Hiện nay, Phòng kế toán của IVSC có 3 nhân viên bao gồm 1 kế toán trưởng,
1 kế toán tổng hợp và 1 thủ quỹ.
Sơ đồ 2 2 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của IVSC
Kế toán trưởng là người điều hành toàn bộ hoạt động của phòng kế toán, cung cấp thông tin và ý kiến cho Ban giám đốc về tình hình tài chính của doanh nghiệp Họ đảm bảo rằng tất cả các nghiệp vụ kinh tế được ghi chép chính xác và đầy đủ vào sổ sách và báo cáo Bên cạnh đó, kế toán trưởng còn chịu trách nhiệm ghi chép các nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp đối với Nhà nước, quản lý công nợ với nhà cung cấp và các khoản phải thu, cũng như thực hiện trích lập dự phòng cho các khoản khó đòi hàng kỳ.
Kế toán tổng hợp thực hiện vai trò như một kế toán nội bộ, nhưng còn đảm nhiệm thêm nhiều nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của kế toán trưởng Công việc chính bao gồm kế toán tiền lương, quản lý tài sản cố định (TSCĐ) và hàng tồn kho (HTK), cũng như kế toán quỹ Cụ thể, kế toán tiền lương chịu trách nhiệm tính toán và thanh toán lương cho nhân viên, đồng thời nộp các khoản trích theo quy định Đối với TSCĐ và CCDC, kế toán lập kế hoạch mua sắm, trích khấu hao và thực hiện thanh lý khi cần thiết, đồng thời thường xuyên kiểm kê chất lượng và số lượng tài sản Về kế toán quỹ, công việc bao gồm quản lý quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, theo dõi và đối chiếu sổ sách với thủ quỹ cùng các chứng từ liên quan đến mua bán hàng hóa và dịch vụ.
Thủ quỹ đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý quỹ tiền mặt và tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp Họ thực hiện công tác thu, chi tiền từ các hoạt động kinh doanh và thường xuyên lập báo cáo tổng hợp về thu, chi tiền Đồng thời, thủ quỹ cũng có trách nhiệm đối chiếu sổ sách với kế toán tổng hợp và kế toán trưởng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
2.2.2 Chế độ, chính sách kế toán được áp dụng tại doanh nghiệp
Kỳ kế toán tại Công ty CP Thẩm định giá Indochina là kỳ kế toán thông thường tại các DN kinh doanh dịch vụ: từ 01/01 đến 31/12 mỗi năm.
Công ty sử dụng đơn vị tiền tệ là VNĐ (đồng Việt Nam) khi ghi chép cũng như khi trình bày báo cáo tài chính.
Công ty áp dụng chế độ kế toán theo TT200/2014/TT-BTC, hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp Đối với hàng tồn kho, IVSC thực hiện phương pháp kê khai thường xuyên và sử dụng phương pháp tính giá xuất kho theo nguyên tắc nhập trước-xuất trước (FIFO).
Tài sản cố định được ghi nhận theo quy định của Bộ Tài chính: giá gốc và tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng.
Thuế giá trị gia tăng được kê khai theo phương pháp khấu trừ.
Trong 4 loại hình thức ghi sổ kế toán thì Công ty lựa chọn hình thức Nhật ký chung kèm theo hệ thống chứng từ đã được Bộ Tài chính ban hành.
Tại IVSC, phần mềm kế toán được sử dụng là Fast Accounting 11 phiên bản R09 Bên cạnh đó, công ty cũng áp dụng giải pháp hóa đơn điện tử Fast e-Invoice từ Công ty CP Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp.
Công ty FAST đã chính thức phát hành chữ ký số Viettel-CA, được cung cấp bởi Tập đoàn Công nghiệp Viễn thông Quân đội Viettel.
Thực trạng tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Thẩm định giá Indochina
Công ty CP Thẩm định giá Indochina là một doanh nghiệp nhỏ với trụ sở chính tại Hà Nội và các văn phòng đại diện trên toàn quốc Doanh nghiệp áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung, đảm bảo quản lý hiệu quả và đồng bộ trong hoạt động tài chính.
Tại trụ sở, phòng kế toán chịu trách nhiệm ghi chép và lưu trữ toàn bộ chứng từ, giấy tờ từ các văn phòng đại diện không có bộ phận kế toán Tất cả tài liệu sẽ được gửi về phòng kế toán tại trụ sở để đảm bảo quản lý hiệu quả.
IVSC tổ chức hoạt động kế toán tại trụ sở chính, dưới sự quản lý trực tiếp của Ban giám đốc Với bộ máy kế toán tập trung, tất cả chứng từ và hồ sơ được lưu trữ tại một kho tài liệu duy nhất, giúp dễ dàng bảo quản, kiểm tra và đối chiếu giấy tờ Hình thức này tối ưu hóa thời gian trong việc xử lý và luân chuyển chứng từ giữa các chi nhánh và văn phòng đại diện.
Hiện nay, Công ty IVSC hoạt động với đội ngũ gồm 1 Giám đốc, 5 Thẩm định viên, 3 Kế toán và 1 nhân viên hành chính - nhân sự, cùng với 19 đại diện tại các chi nhánh và văn phòng đại diện ở các tỉnh thành Tổng số nhân viên của Công ty vào năm 2020 là 29 người, trong đó bộ phận kế toán chỉ có 3 kế toán viên Điều này cho thấy sự thiếu hụt nhân lực trong bộ phận kế toán, ảnh hưởng đến khả năng thực hiện và kiểm soát các hoạt động phát sinh tại Công ty.
Có thể thấy, tổ chức bộ máy kế toán tại IVSC chưa phù hợp với đặc điểm hoạt dộng và điều kiện kinh doanh của DN.
2.3.2 Hệ thống phương tiện kỹ thuật
Hệ thống phần mềm hiện nay của IVSC:
Hiện nay, IVSC đang sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting 11 R09, chuyên dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, với hình thức kế toán Nhật ký chung Fast cung cấp 4 phiên bản khác nhau cho các loại hình sản xuất kinh doanh, bao gồm thương mại, dịch vụ, sản xuất và xây lắp, mỗi phiên bản đi kèm với các phân hệ kế toán đặc trưng Sự khác biệt nổi bật của Fast so với các phần mềm khác là việc cung cấp phân hệ kế toán giá thành sản xuất cho phiên bản dành riêng cho ngành sản xuất, điều mà các phiên bản khác không có.
Phần mềm Fast Accounting 11 được Công ty CP Thẩm định giá Indochina lựa chọn cho công tác kế toán tài chính, giúp ghi nhận các nghiệp vụ kế toán và tổng hợp báo cáo Một tính năng nổi bật của phần mềm là quản lý người sử dụng, cho phép khai báo và phân quyền truy cập, giúp phân công nhiệm vụ rõ ràng cho nhân viên và xác định trách nhiệm khi có sai sót Ngoài ra, phần mềm còn cho phép kiểm soát các máy tính đang sử dụng chương trình và phân quyền sử dụng ký hiệu hóa đơn, từ đó ngăn chặn việc khai thác chứng từ bất hợp pháp.
Việc sử dụng phần mềm Fast đã mang lại nhiều lợi ích trong việc thu thập, xử lý và lưu trữ thông tin kế toán, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc Khi thực hiện hợp đồng tại các tỉnh thành khác, các chi nhánh có thể gửi bản mềm chứng từ về Công ty trước, từ đó các giao dịch kinh tế được ghi nhận nhanh chóng hơn Fast cũng hỗ trợ trong việc ghi nhận, hạch toán và lập hóa đơn, chứng từ, giúp bộ phận kế toán dễ dàng phân loại và lưu trữ tài liệu Ngoài ra, phần mềm này còn tự động lập các báo cáo tài chính cơ bản, giảm tải công việc cho kế toán, đặc biệt vào cuối tháng, quý và năm.
Mặc dù phần mềm Fast mang lại nhiều lợi ích, nhưng nó vẫn tồn tại một số nhược điểm, đặc biệt là do dung lượng lớn Hiện tại, bộ phận kế toán chỉ có hai máy tính được cài đặt phần mềm này, dẫn đến việc xử lý thông tin không hiệu quả và gây chậm trễ trong công việc của kế toán viên.
Hệ thống phần cứng tại Công ty CP Thẩm định giá Indochina:
Phòng kế toán tại IVSC được trang bị một hệ thống máy tính hiện đại, bao gồm 1 máy chủ và 5 bộ máy vi tính, kết nối qua mạng nội bộ Hệ thống này có đầy đủ các thiết bị đầu vào tiên tiến, đáp ứng nhu cầu công việc Ngoài ra, bộ phận kế toán còn sở hữu một máy in đa chức năng, tích hợp khả năng photo và scan tài liệu, với công suất hoạt động lớn, giúp nâng cao hiệu quả làm việc.
Hệ thống mạng nội bộ của Công ty được cung cấp bởi Tập đoàn Công nghiệp Viễn thông Quân đội Viettel, kết nối tất cả các phòng ban và thiết bị đầu ra Ban quản lý đã chọn gói internet dành cho doanh nghiệp với tốc độ 60Mbps, sử dụng mô hình Star (Hub) với một Switch trung tâm tại văn phòng Các thiết bị được kết nối qua cáp quang, đảm bảo hiệu suất và tốc độ mạng ổn định cho hoạt động của Công ty.
Trang thiết bị tại bộ phận kế toán hiện nay được trang bị đầy đủ cho mỗi kế toán viên, với hệ thống thiết bị đầu ra công suất lớn đáp ứng nhu cầu làm việc của nhân viên Mạng Internet tốc độ cao hỗ trợ hiệu quả cho việc trao đổi thông tin giữa các phòng ban và các hoạt động hàng ngày tại công ty.
Tuy nhiên, hệ thống máy tính đang sử dụng không được nâng cấp thường xuyên nên đã lỗi thời, hoạt động chậm chạp và kém hiệu quả.
2.3.3 Hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán, báo cáo kế toán
Công ty IVSC tuân thủ đầy đủ các quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC, đảm bảo xử lý các chứng từ bắt buộc và không bắt buộc theo đúng yêu cầu của Bộ Tài chính Các chứng từ này đều bao gồm các thông tin cơ bản như ngày tháng, tên Công ty, nội dung phản ánh và chữ ký.
Công ty chủ yếu sử dụng các chứng từ thông dụng theo mẫu được quy định trong Thông tư 200/2014/TT-BTC do nghiệp vụ phát sinh đơn giản Bên cạnh đó, nhân viên kế toán cũng tự thiết kế một số chứng từ nội bộ như bảng chấm công dành cho thực tập sinh và một số tài liệu khác.
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, tất cả chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc nhận từ bên ngoài phải được tập trung tại bộ phận kế toán Bộ phận này có trách nhiệm kiểm tra và xác minh tính hợp pháp của các chứng từ trước khi sử dụng chúng để ghi sổ kế toán Quy trình luân chuyển chứng từ tại IVSC bao gồm các bước cụ thể để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ trong công tác kế toán.
Khi có nhu cầu thực hiện các nghiệp vụ kinh tế, các phòng ban cần lập giấy đề nghị và gửi đến phòng kế toán Đồng thời, khi phát sinh giao dịch, việc thu thập các giấy tờ, chứng từ liên quan là cần thiết để chuyển giao cho bộ phận kế toán hàng ngày, đặc biệt đối với các chi nhánh.
Đánh giá thực trạng tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Thẩm định giá Indochina
Công ty CP Thẩm định giá Indochina chuyên hoạt động trong lĩnh vực thẩm định giá với các hợp đồng được thực hiện tại các chi nhánh và văn phòng đại diện trên toàn quốc Việc áp dụng công nghệ hiện đại, đặc biệt là AIS, đã giúp công ty tiết kiệm chi phí chuyển phát giấy tờ và đi lại của nhân viên, nhất là trong bối cảnh dịch bệnh Covid đang diễn ra toàn cầu.
Bộ máy kế toán của Công ty hiện tại chỉ bao gồm 3 nhân viên, dẫn đến chi phí thấp nhưng chưa đáp ứng đủ quy mô và đặc điểm kinh doanh Dù vậy, các nhân viên đều có kiến thức chuyên môn vững vàng, kỹ năng tin học và ngoại ngữ tốt, cùng với kinh nghiệm phong phú từ thời gian làm việc tại Công ty, giúp giảm áp lực công việc Công ty cũng đã thiết lập quy trình làm việc hợp lý, đơn giản và dễ áp dụng, tạo điều kiện cho các phòng ban hoạt động hài hòa và hiệu quả.
IVSC đã khéo léo áp dụng công nghệ hiện đại, cân nhắc đến khả năng tài chính, đặc điểm hoạt động của Công ty và hiệu quả đạt được.
Phòng kế toán đã trải qua những thay đổi đáng kể, với năng suất lao động tăng cao và thời gian được sử dụng hiệu quả hơn Kết quả là tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty đã có sự phát triển đột phá, được thể hiện rõ ràng qua báo cáo kết quả kinh doanh.
Hàng năm, Công ty cập nhật các phần mềm hiện có để bắt kịp với sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ Việc này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn đảm bảo rằng phòng kế toán luôn được đào tạo kịp thời về các chính sách và quy định mới từ Nhà nước, từ đó áp dụng hiệu quả vào hoạt động của doanh nghiệp.
Công ty CP Thẩm định giá Indochina đã xây dựng một Hệ thống Thông tin Quản lý (AIS) hoàn chỉnh và hiệu quả, kết hợp với việc ứng dụng công nghệ thông tin một cách hợp lý Với nền tảng vững chắc này, Công ty dự kiến sẽ tiếp tục phát triển mạnh mẽ trong tương lai gần.
Mặc dù tổ chức AIS tại IVSC khá phù hợp tuy nhiên vẫn lộ ra một số tồn tại cần được khắc phục:
Bộ máy kế toán hiện tại không phù hợp với tình hình kinh doanh của Công ty, dẫn đến khối lượng công việc của kế toán trưởng và kế toán tổng hợp trở nên quá tải Việc phân quyền trong bộ máy này cũng chưa rõ ràng, điều này có thể gây ra sai sót mà không được phát hiện kịp thời.
Công ty hiện đang gặp phải vấn đề nghiêm trọng về thiết bị hỗ trợ kỹ thuật, với nhiều thiết bị hỏng hóc và lỗi thời, gây khó khăn cho nhân viên trong việc thực hiện công việc Hệ thống máy tính để bàn có tốc độ xử lý chậm và hai máy photo cũ kỹ thường xuyên không hoạt động, tạo ra lỗ hổng lớn trong hệ thống AIS của Công ty.
Hiện tại, công ty chủ yếu sử dụng phần mềm kế toán để hỗ trợ kê khai và lập báo cáo tài chính định kỳ, dẫn đến việc thông tin về kế toán quản trị và kiểm soát chi phí chưa được chú trọng Các báo cáo quản trị hàng tháng thường dựa vào thông tin kế toán tài chính mà không kết hợp với dữ liệu quản trị, gây ra sự không chính xác Kết quả là Ban Giám đốc phải tốn nhiều thời gian để xác minh thông tin và dễ dàng đưa ra các quyết định không hợp lý.
Trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2018-2020 của Công ty IVSC, chỉ tiêu "Chi phí quản lý doanh nghiệp" luôn có xu hướng tăng, trong khi doanh thu năm 2019 lại giảm so với năm trước Điều này cho thấy Công ty chưa kiểm soát hiệu quả các chi phí phát sinh trong quá trình quản lý, dẫn đến chu trình chi phí phức tạp và không cần thiết.
Vào ngày thứ năm, các quy trình kiểm soát trong Hệ thống Thông tin Tự động (AIS) vẫn chưa được hoàn thiện, dẫn đến những lỗ hổng bảo mật Điều này có thể khiến thông tin tài chính nội bộ và kế hoạch kinh doanh của Công ty bị đánh cắp hoặc rò rỉ ra bên ngoài, tạo cơ hội cho các đối thủ cạnh tranh lợi dụng nhằm đưa ra các chiến lược chống lại hoạt động kinh doanh của Công ty.
Để nâng cao năng lực cạnh tranh và vị thế của Công ty trên thị trường, Ban Giám đốc cần khắc phục những tồn tại trong quá trình phát triển lâu dài của Công ty, từ đó cải thiện hoạt động kinh doanh và đạt được sự phát triển bền vững hơn.
Chương 2 của bài khóa luận tập trung vào việc phân tích thực trạng của Hệ thống Thông tin Kế toán (AIS) tại Công ty IVSC Bắt đầu bằng việc tìm hiểu quá trình hình thành và phát triển của Công ty cùng với cấu trúc tổ chức, nhằm hiểu rõ hơn về hoạt động và đặc điểm kinh doanh Tiếp theo, nghiên cứu sâu hơn về AIS hiện tại để xác định những ưu điểm và tồn tại trong hệ thống Những thông tin này sẽ là cơ sở để đề xuất giải pháp cải tiến trong Chương 3.
