LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP
Nguyên vật liệu và phân loại nguyên vật liệu
1.1.1 Khái niệm, ỷ nghĩa và đặc điểm của nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng trong sản xuất, được biểu hiện dưới dạng vật hóa như sắt, thép trong ngành cơ khí, sợi trong ngành dệt, da trong ngành giày, và vải trong ngành may mặc Chúng có thể được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau như mua ngoài, tự sản xuất hoặc nhận vốn góp Nguyên vật liệu được sử dụng để sản xuất, chế tạo sản phẩm, thực hiện dịch vụ, cũng như phục vụ cho việc bán hàng và quản lý doanh nghiệp.
Chất lượng nguyên vật liệu là yếu tố quyết định đến chất lượng sản phẩm và hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh của doanh nghiệp Việc đảm bảo đầy đủ về số lượng, chất lượng và chủng loại nguyên vật liệu sẽ có tác động lớn đến chất lượng sản phẩm cuối cùng.
Nguyên vật liệu là yếu tố thiết yếu trong kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, đóng vai trò đầu vào quan trọng cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Cung ứng nguyên vật liệu kịp thời với giá cả hợp lý không chỉ hỗ trợ quá trình sản xuất mà còn thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm trên thị trường Được xem như một phần không thể thiếu trong bất kỳ quy trình sản xuất nào, nguyên vật liệu cũng là một bộ phận quan trọng của tài sản lưu động Do đó, quản lý nguyên vật liệu chính là quản lý vốn sản xuất kinh doanh và tài sản của doanh nghiệp.
- Đặc điểm nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu là tài sản tồn kho thuộc loại tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp, với thời gian luân chuyển nhanh chóng, thường diễn ra trong một chu kỳ kinh doanh hoặc không quá một năm.
Khóa luận tổt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
Trong quá trình sản xuất, nguyên liệu sẽ bị tiêu hao hoặc biến đổi hình thái vật chất ban đầu dưới tác động của lao động, nhằm tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh.
Nguyên vật liệu thuộc TSLĐ là một phần quan trọng trong vốn lưu động, thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.
1.1.2 Phân loại nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tụ chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Căn cứ vào yêu cầu quản lý nguyên vật liệu bao gồm:
Nguyên liệu và vật liệu chính (NVLC) là những thành phần cơ bản, sau quá trình chế biến sẽ tạo thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm.
Vật liệu phụ (VLP) là các loại vật liệu hỗ trợ trong sản xuất, giúp nâng cao chất lượng và tính năng sản phẩm khi kết hợp với nguyên vật liệu chính (NVLC) Chúng cũng đảm bảo công cụ lao động hoạt động hiệu quả và đáp ứng nhu cầu kỹ thuật cũng như quản lý trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Nhiên liệu, bao gồm than đá, than bùn, củi, xăng, dầu và ga, là nguồn tạo nhiệt năng quan trọng trong các doanh nghiệp Mặc dù được coi là vật liệu phụ, nhiên liệu được tách riêng do vai trò lớn trong sản xuất và tiêu dùng, ảnh hưởng đáng kể đến nền kinh tế quốc dân Việc quản lý và yêu cầu kỹ thuật đối với nhiên liệu cũng khác biệt hoàn toàn so với các loại vật liệu phụ thông thường.
Phụ tùng thay thế là các vật tư được sử dụng cho việc thay thế, sửa chữa và bảo dưỡng tài sản cố định Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản bao gồm những thiết bị và vật liệu thiết yếu phục vụ cho hoạt động xây lắp Trong đó, thiết bị xây dựng cơ bản không chỉ bao gồm các thiết bị cần lắp đặt mà còn cả thiết bị không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng cho việc lắp đặt trong các công trình xây dựng cơ bản.
+ Vật liệu khác: Là các loại vật liệu không được xếp vào các loại trên như
Sinh viên: Nguyên Thị Lan Anh 11 Lớp: K19CLC-KTA
Khóa luận tổt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
+ Nguyên vật liệu mua ngoài
+ Nguyên vật liệu tự chế biến, gia công, chế biến
- Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng, nguyên vật liệu được chia thành:
+ Nguyên vật liệu trực tiếp dùng vào sản xuất kinh doanh
+ Nguyên vật liệu dùng cho công tác quản lý
+ Nguyên vật liệu dùng cho các mục đích khác
Tính giá thực tế nguyên vật liệu
1.2.1 Đối với nguyên vật liệu nhập kho
Tùy theo nguồn nhập mà giá thực tế của vật liệu được xác định như sau:
- Đối với vật tư mua ngoài thì giá thực tế nhập kho
Giá thực tế nhập kho
Giá mua ghi trên + hóa đơn
Các khoản thuê không được hoàn lại
Chi phí mua thực tế CKTM giảm giá
- Đối với vật tư doanh nghiệp tự gia công chế biến:
Giá thành sản Giá thực tế vật tư xuất gia Chi phí sản xuất liên quan xuất thực tế công chế biến đến gia công chế biến
- Đối với vật tư thuê ngoài gia công chế biến:
Chi phí vận chuyển Chi phí thuê + bốc dỡ đến nơi chế + gia công chế biến biến
Giá thực tế Giá thực tế vật tư nhập kho xuất thuê chế biến
- Đối với vật tư nhận góp liên doanh:
Giá thực tế vật tư _ Giá đánh giá của hội nhận góp liên doanh đồng góp vốn
- Đối với vật tư được cấp:
Chi phí phát sinh liên quan đến quá trình tiếp nhận
Giá thực tế vật tư Giá ghi trên biên Chi phí phát sinh liên quan được cấp bản bàn giao đến quá trình tiếp nhận đầu tư
- Đối với phế liệu, phế phẩm thu hồi được đánh giá theo giá ước tính có thể sử dụng được.
1.2.2 Đối với nguyên vật liệu xuất kho
- Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho:
Để tính giá nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ tại Học Viện Ngân Hàng, doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố như số lượng danh điểm, tần suất nhập - xuất nguyên vật liệu, yêu cầu quản lý, trình độ nhân viên kế toán và thủ kho, cũng như hệ thống kho tàng Dựa trên những yếu tố này, doanh nghiệp có thể lựa chọn và áp dụng một trong các phương pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho phù hợp.
+ Phương pháp giá thực tế đích danh (tính trực tiếp).
+ Phương pháp nhập trước xuất trước.
+ Phương pháp giá đơn vị bình quân gia quyền.
+ Phương pháp giá bán lẻ
- Nội dung cụ thể của các phương pháp:
+ Phương pháp thực tế đích danh (tính trực tiếp)
Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp có khả năng bảo quản nguyên vật liệu theo từng đơn chiếc hoặc lô nhập kho Khi xuất kho, giá trị sẽ được tính dựa trên giá thực tế của lô hàng đó Ưu điểm của phương pháp này là giúp tính giá nguyên vật liệu một cách kịp thời, đồng thời cho phép kế toán theo dõi thời hạn bảo quản của từng đơn chiếc hoặc lô nguyên vật liệu.
Nhược điểm: Đòi hỏi doanh nghiệp phải có điều kiện bảo quản riêng từng lô hàng nhập kho, công tác chặt chẽ phức tạp.
+ Phương pháp Nhập trước -Xuất trước (FIFO):
Phương pháp tính giá thực tế xuất kho dựa trên giả định rằng nguyên vật liệu nhập kho trước sẽ được xuất dùng trước, giúp xác định giá trị hàng xuất kho theo lần nhập Hàng tồn kho cuối kỳ sẽ là hàng mới nhất, do đó giá hàng xuất dùng được tính theo giá thực tế của lần nhập trước Nếu giá cả có xu hướng tăng, giá trị hàng tồn kho sẽ cao, dẫn đến hàng xuất thấp, chi phí kinh doanh giảm và lợi nhuận tăng Ngược lại, nếu giá cả giảm, giá trị hàng tồn kho sẽ thấp hơn Ưu điểm của phương pháp này là cho phép kế toán tính giá nguyên vật liệu xuất kho một cách kịp thời.
Sinh viên: Nguyên Thị Lan Anh 13 Lớp: K19CLC-KTA
Khóa luận tổt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
Nhược điểm của phương pháp này là việc tính toán từng danh điểm nguyên vật liệu và hạch toán chi tiết tồn kho theo từng giá, dẫn đến tốn nhiều công sức Hơn nữa, chi phí kinh doanh của doanh nghiệp không phản ứng kịp thời với biến động giá cả thị trường của nguyên vật liệu Phương pháp này chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu và số lần nhập kho không nhiều.
+ Phương pháp giá đơn vị bình quân:
Theo phương pháp này, giá thực tế của nguyên vật liệu xuất trong kỳ được xác định dựa trên giá bình quân thực tế của từng đơn vị nguyên vật liệu và khối lượng nguyên vật liệu xuất trong kỳ.
Giá đơn vị bình quân có thể được xác định theo ba phương pháp khác nhau, tùy thuộc vào từng thời kỳ hoặc khi nhập một lô hàng, dựa trên tình hình cụ thể của doanh nghiệp.
Tính giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ là phương pháp xác định giá vốn nguyên vật liệu (NVL) vào cuối kỳ, dựa vào giá mua và giá nhập NVL tồn kho đầu kỳ cùng với NVL nhập trong kỳ Kế toán hàng tồn kho sẽ áp dụng cách này tùy theo kỳ dự trữ của doanh nghiệp để tính toán giá đơn vị bình quân cho NVL xuất trong kỳ.
Số lượng xuất Giá bình quân cả kỳ kho = kho x dự chữ
Trị giá thực tế tồn Trị giá thực tế nhập
Giá đơn vị bình đầu kỳ trong kỳ quân cả kỳ Lượng thực tế tồn Lượng thực tế nhập đầu kỳ + trong kỳ Ưu điểm : Đơn giản, dễ làm.
Phương pháp này có nhược điểm là chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có số lượng nguyên vật liệu ít, nhưng lại có tần suất nhập hàng nhiều Điều này dẫn đến độ chính xác trong quá trình nhập liệu không cao, đồng thời công việc cũng trở nên dồn dập hơn.
Khóa luận tổt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
Sau mỗi lần nhập nguyên vật liệu, kế toán cần xác định giá trị thực của hàng tồn kho và tính toán giá đơn vị bình quân.
Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng xuất giữa hai lần nhập kế tiếp để tính giá xuất kho theo công thức:
Trị giá thực tế xuất Giá đơn vị bình quân
= Số lượng xuất x kho sau môi lần nhập
Giá đơn vị và giá thực tế tồn kho sẽ được xác định sau mỗi lần nhập hàng, cùng với số lượng tồn kho tương ứng Phương pháp này giúp khắc phục những hạn chế của các phương pháp trước đó, mang lại hiệu quả cao hơn trong quản lý tồn kho.
Nhược điểm của phương pháp này là sự phức tạp trong việc tính toán nhiều lần, đòi hỏi tốn nhiều công sức Vì vậy, phương pháp này thường được áp dụng tại các doanh nghiệp có ít chủng loại hàng tồn kho và có lưu lượng nhập xuất thấp.
Để xác định giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất kho, kế toán cần dựa vào chứng từ xuất kho Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp có nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau với giá trị thấp và xuất dùng thường xuyên, gây khó khăn trong việc kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho Do đó, doanh nghiệp cần tính giá trị nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ trước, từ đó mới xác định được giá thực tế của nguyên vật liệu xuất trong kỳ, dựa trên công thức: Giá thực tế NVL tồn = Số lượng NVL tồn x Đơn giá thực tế NVL.
= x kho cuối kỳ kho cuối kỳ tồn kho lần cuối
Giá thực tế Giá thực tế
Giá thực tế Giá thực tế NVL
, = NVL tồn kho + NVL tồn kho -
NVL xuất kho , tôn kho cuối kỳ đầu kỳ trong kỳ
+ Phương pháp giá bán lẻ:
Phương pháp này thường được dùng trong ngành bán lẻ để tính giá trị của hàng
Sinh viên: Nguyên Thị Lan Anh 15 Lớp: K19CLC-KTA
Kế toán tổng hợp và chi tiết nguyên vật liệu
, , Giá bán của hàng tồn kho
Giá gốc hàng tồn kho = -
Tỷ lệ lợi nhuận định mức
Giá thực tế Giá thực tế Giá thực tế
' Giá thực tế hàng hàng xuất = , + hàng nhập kho - hàng tồn kho tồn kho đầu kỳ trong kỳ trong kỳ cuối kỳ
1.3 Ke toán tổng hợp và chi tiết nguyên vật liệu
1.3.1 Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng:
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài Chính, các chứng từ kế toán liên quan đến nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại tài liệu khác nhau, nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc ghi chép và quản lý tài sản.
1 Phiếu nhập kho ( Mau 01-VT)
2 Phiếu xuất kho ( Mau 02- VT)
3 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mau 03-VT)
4 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mau 04-VT)
5 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mau 05-VT)
6 Bảng kê mua hàng (Mau 06-VT)
7 Bảng phân bổ nguyên vật liệu (Mau 07-VT)
8 Hóa đơn giá trị gia tăng (Mau 01GTKT3/001)
9 Hóa đơn bán hàng thông thường (Mau 02GTTT3/001)
10 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mau 03XKNB3/001)
12 Sổ chi tiết vật liệu - dụng cụ sản phẩm, hàng hóa (MS: S01- DN)
13 Bảng lũy kế nhập - xuất - tồn kho vật liệu dụng cụ
1.3.2 Kế toán chi tiết NVL (hạch toán thẻ song song, sổ đổi chiếu luân chuyển, sổ số dư)
Trong doanh nghiệp sản xuất, quản lý vật liệu là một quy trình phức tạp liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau Tuy nhiên, bộ phận kho và phòng kế toán đóng vai trò chính trong việc quản lý tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu hàng ngày Trên cơ sở các chứng từ liên quan, thủ kho và kế toán vật liệu phải tiến hành hạch toán kịp thời tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo từng loại vật tư, đảm bảo sự liên hệ và chính xác trong quản lý.
Khóa luận tốt nghiệp tại Học Viện Ngân Hàng đã tập trung vào việc ghi chép và quản lý thẻ kho, đồng thời kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán Phương pháp này đã hình thành quy trình hạch toán chi tiết vật liệu, góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý tài chính và kho bãi.
Hiện nay trong các doanh nghiệp sản xuất, việc hạch toán vật liệu giữa kho và phòng kế toán có thể thực hiện theo các phương pháp sau:
- Phương pháp thẻ song song
- Phương pháp sổ đối chiếu lưu chuyển
- Phương pháp sổ số dư
Mỗi phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu đều có ưu và nhược điểm riêng Do đó, việc nghiên cứu và lựa chọn phương pháp phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp là rất quan trọng trong việc quản lý giữa kho và phòng kế toán.
1.3.2.1 Phương pháp thẻ song song
Thủ kho có trách nhiệm theo dõi số lượng vật tư tại kho dựa trên các chứng từ PNK và PXK Mỗi lần nhập xuất vật tư, thủ kho ghi chép vào thẻ kho, với mỗi chứng từ được ghi trên một dòng riêng biệt Đối với từng danh điểm vật tư, cần mở thẻ kho định kỳ hoặc hàng ngày và chuyển PNK, PXK cho kế toán vật tư Thủ kho cũng phải thường xuyên đối chiếu số liệu giữa thẻ kho và số lượng thực tế trong kho với số liệu kế toán trên sổ chi tiết vật tư để đảm bảo tính chính xác và đồng nhất.
Trong phòng kế toán, hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán ghi nhận đơn giá và tổng tiền cho PNK, PXK do thủ kho chuyển đến, sau đó cập nhật vào sổ chi tiết vật liệu Cuối tháng, kế toán tổ chức họp để đối chiếu số liệu với thủ kho và dựa vào sổ chi tiết vật tư để lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn của vật liệu Dữ liệu trên bảng tổng hợp này rất quan trọng cho việc quản lý vật tư.
Sinh viên: Nguyên Thị Lan Anh 17 Lớp: K19CLC-KTA
Khóa luận tổt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
Sơ đồ 1.1 : Ke toán chi tiết vật liệu, theo phương pháp thẻ song song
- Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
- Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
