CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH PHỤC VỤ VÀ QUY TRÌNH CHUẨN BỊ VẬT DỤNG
Tổng quan về tổ chức sự kiện
1.1.1 Khái niệm nền tảng về sự kiện
Tổ chức sự kiện là một khái niệm mới mẻ tại Việt Nam, dẫn đến nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ này Để hiểu rõ hơn, chúng ta cần xem xét ý nghĩa của từ "sự kiện" trong bối cảnh dịch vụ tổ chức sự kiện Theo từ điển Tiếng Việt, sự kiện được định nghĩa là một sự việc quan trọng đang diễn ra và có ý nghĩa đối với đời sống xã hội.
Trong xã hội, sự kiện được hiểu là hiện tượng hoặc sự cố bất thường xuất hiện Ví dụ, các sự kiện kinh tế tiêu biểu của Việt Nam trong năm có thể bao gồm việc tăng giá xăng dầu, khủng hoảng kinh tế và giảm giá chứng khoán.
Sự kiện (Event) được định nghĩa là một sự việc diễn ra tại một thời điểm hoặc trong khoảng thời gian nhất định, tại một không gian cụ thể Trong một số lĩnh vực như thống kê học, mỗi trường hợp xuất hiện các biến cố cũng được coi là một sự kiện Mục tiêu của sự kiện là tập trung ý tưởng và nguồn lực nhằm truyền đạt một thông điệp rõ ràng, tạo ấn tượng và thu hút sự chú ý của đối tượng tham gia.
1.1.2 Khái niệm về tổ chức sự kiện
Theo quan điểm về hoạt động tổ chức sự kiện (event management) là các hoạt động liên quan đến việc thiết kế, tổ chức thực hiện sự kiện
Theo quan điểm kinh doanh, tổ chức sự kiện bao gồm các hoạt động thiết kế, triển khai và kiểm soát nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra cho sự kiện.
Nghiên cứu hoạt động tổ chức sự kiện tại Việt Nam cho thấy quy trình này bao gồm nhiều bước quan trọng, từ việc nghiên cứu sự kiện, lập kế hoạch và chương trình, đến việc điều hành các diễn biến trong sự kiện và kết thúc sự kiện.
Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm nhiều công việc quan trọng như nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, lập chương trình và kế hoạch, chuẩn bị các yếu tố cần thiết, và tổ chức diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể Mục tiêu của tổ chức sự kiện là truyền đạt những thông điệp nhất định đến người tham gia và xã hội, đồng thời đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể liên quan.
1.1.3 Mục đích của tổ chức sự kiện
Xác định mục đích của sự kiện là yếu tố then chốt giúp định hướng công việc chuẩn bị và thực hiện, từ đó tối ưu hóa hiệu quả và tránh lãng phí thời gian, tiền bạc Nếu không có mục tiêu rõ ràng, công việc có thể bị chồng chéo, dẫn đến kết quả không đạt yêu cầu của khách hàng Để xác định mục tiêu sự kiện, cần chú ý đến nhiều yếu tố và quan trọng nhất là tạo sự đồng thuận giữa đơn vị tổ chức và khách hàng, điều này sẽ đảm bảo thành công cho sự kiện và đáp ứng mong đợi của khách hàng.
- Yếu tố 1: Đặt ra mục tiêu cần đạt được
Mục tiêu của tổ chức sự kiện không chỉ đơn thuần là lý do tổ chức mà còn bao gồm những mong muốn cụ thể sau sự kiện, như gặp gỡ đối tác, xây dựng mối quan hệ với các cơ quan truyền thông và chính quyền, nâng cao nhận thức về thương hiệu và sản phẩm, thúc đẩy doanh số, tìm kiếm khách hàng mục tiêu, mở rộng thị trường và mối quan hệ Ngoài ra, sự kiện còn có thể giúp tăng cường sự đoàn kết trong nội bộ doanh nghiệp, vinh danh cá nhân và tổ chức nhằm khuyến khích nhân viên phấn đấu trong năm tới.
- Yếu tố 2: Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu
Mức độ thành công của một sự kiện được xác định dựa trên số lượng và giá trị của khách hàng mà sự kiện thu hút, bao gồm cả những khách hàng tiềm năng.
Xác định đúng đối tượng mục tiêu cho sự kiện là yếu tố quan trọng để đảm bảo thành công Dù sự kiện có quy mô lớn hay ấn tượng đến đâu, nếu không nhắm đúng đối tượng, nó sẽ trở nên vô nghĩa Việc hiểu rõ ai là người tham gia mong đợi sẽ giúp bạn tập trung và nâng cao hiệu quả tổ chức sự kiện.
- Yếu tố 3: Có kế hoạch rõ ràng
Để hiện thực hóa các kế hoạch, chúng ta cần có một kế hoạch thực hiện cụ thể thay vì chỉ dự tính và đặt ra tiêu chí Một bản proposal chi tiết sẽ giúp khách hàng hiểu rõ các công việc sẽ được thực hiện trước, trong và sau sự kiện, cùng với lịch trình và thời gian cụ thể Điều này không chỉ giúp khách hàng hình dung rõ hơn về diễn biến sự kiện mà còn giúp đơn vị tổ chức ước lượng khối lượng công việc cần thực hiện, từ đó sắp xếp thời gian hợp lý.
Trong kế hoạch tổ chức sự kiện, cần xác định rõ các yếu tố quan trọng như thời gian, địa điểm và số lượng người tham gia Việc lựa chọn khách sạn 5 sao thay vì 3 sao là cần thiết để đảm bảo chất lượng dịch vụ và trải nghiệm tốt nhất cho khách mời Ngoài ra, việc tổ chức vào ngày Chủ nhật thay vì các ngày trong tuần cũng giúp thu hút nhiều người tham gia hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho sự kiện diễn ra thành công.
- Yếu tố 4: Dự tính ngân sách
Để tổ chức một sự kiện hiệu quả, việc xác định ngân sách là rất quan trọng nhằm đánh giá tính hợp lý của sự kiện Cần xem xét các chi phí như sản xuất, thuê mướn, nhân sự, ý tưởng, marketing và PR Để làm điều này, hãy lập một danh sách kiểm tra các dịch vụ hậu cần và tổng hợp các chi phí liên quan Nếu bạn không có chuyên môn trong lĩnh vực PR và marketing, nên thuê một đơn vị chuyên nghiệp để đảm bảo các hoạt động diễn ra suôn sẻ.
Để xác định mục đích cho sự kiện, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến từ khách hàng Chẳng hạn, khi tổ chức sự kiện họp mặt cuối năm, mục đích là tăng cường sự đoàn kết nội bộ và thể hiện sự quan tâm của ban lãnh đạo đến đời sống nhân viên, từ đó xây dựng một môi trường làm việc vững mạnh hơn Tương tự, trong sự kiện tri ân đối tác, mục tiêu cần được làm rõ là thể hiện tiềm lực của doanh nghiệp, nhằm thu hút đầu tư và thúc đẩy các hoạt động hợp tác hiệu quả hơn.
Khi đã xác định rõ mục tiêu của sự kiện, chúng ta có thể tập trung thực hiện một cách hiệu quả và có hệ thống, tránh tình trạng làm việc lan man và thiếu định hướng.
1.1.4 Các giai đoạn tổ chức sự kiện
Khái niệm về quy trình phục vụ và công tác chuẩn bị vật dụng trong nhà hàng
1.2.1 Định nghĩa về quy trình phục vụ trong nhà hàng
Quy trình phục vụ nhà hàng là quá trình phục vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách theo một trình tự nhất định
Quy trình phục vụ khách bao gồm các bước đón tiếp, phục vụ, thanh toán và tiễn khách Mỗi giai đoạn trong quy trình này cần được thực hiện một cách liên tục và hoàn chỉnh, đảm bảo có sự liên kết chặt chẽ với nhau để mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
1.2.2 Khái niệm về chất lượng phục vụ trong nhà hàng
Chất lượng là một khái niệm phức tạp với nhiều định nghĩa khác nhau, phản ánh những quan điểm đa dạng từ các chuyên gia trong lĩnh vực này Hiện tại, có một số định nghĩa về chất lượng được công nhận và đưa ra bởi các chuyên gia chất lượng.
“Chất lượng là sự phù hợp với nhu cầu” (Theo Juran-Giáo sư người Mỹ)
“Chất lượng là sự phù hợp với các yêu cầu hay đặc tính nhất định” (Theo Giáo sư Crosby)
“Chất lượng là sự sự thoả mãn nhu cầu thị trường với chi phí thấp nhất” (Theo Giáo sư người Nhật – Ishikawa)
Trong các lĩnh vực khác nhau, chất lượng được hiểu theo nhiều cách khác nhau tùy thuộc vào mục đích sử dụng Tuy nhiên, định nghĩa chất lượng được công nhận trên toàn cầu là của Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế Cụ thể, theo điều 3.1.1 của tiêu chuẩn ISO 9000:2005, chất lượng được định nghĩa là "mức độ đáp ứng các yêu cầu của một tập hợp có đặc tính vốn có."
Chất lượng phục vụ được đánh giá bởi khách hàng sau khi trải nghiệm dịch vụ và tương tác với nhân viên phục vụ trực tiếp Điều này cho thấy sự quan trọng của trải nghiệm khách hàng trong việc xác định chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp khách sạn.
Chất lượng phục vụ là chất lượng mà khách hàng phải dựa trên khả năng, uy tín và thương hiệu của nhà cung cấp dịch vụ để đánh giá
Các doanh nghiệp cung ứng càng uy tín và tiếng tăm thì người tiêu dùng càng tin tưởng vào chất lượng phục vụ của họ
Chất lượng phục vụ là một khái niệm trừu tượng, được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau dựa trên nhu cầu, mong đợi và đánh giá của người sử dụng.
1.2.3 Các bước cơ bản của quy trình phục vụ trong nhà hàng
Quy trình phục vụ tiệc theo tiêu chuẩn Nghề Du lịch Việt Nam (VTOS)
Bước 1: Phục vụ món khai vị
Để chuẩn bị món khai vị nguội, hãy lấy từ phòng lạnh hoặc tủ thức ăn và đặt vào từng vị trí của khách ngồi Nếu cần thiết, bạn có thể di chuyển khăn ăn sang một bên.
Món khai vị trong bữa tiệc thường là món lạnh, vì vậy bạn nên chuẩn bị và đặt chúng lên bàn ăn trước khi khách ngồi xuống Hãy thực hiện việc này nhanh chóng ngay trước khi bắt đầu bữa tiệc Nếu món khai vị là món nóng hoặc súp, hãy phục vụ chúng như món chính.
Bước 2 Phục vụ nước uống/rượu vang
Khi khách đã ngồi vào bàn, rót nước uống cho từng khách
Nếu rượu vang (hoặc loại đồ uống khách) đã được yêu cầu trước đó, hãy mang đến cho từng khách
Bắt đầu từ phụ nữ và lần lượt cho các khách còn lại
Khi rượu vang được yêu cầu trước, bạn có thể mở rượu trước khi phục vụ và chỉ cần rót ra Vang trắng và vang hồng nên được giữ trong xô đá, trong khi vang đỏ được phục vụ ở nhiệt độ phòng.
Không cần cho khách nếm thử rượu vang
Phục vụ giống như phục vụ rượu vang tại bàn
Bước 3 Thu dọn món khai vị
Mỗi lần thu dọn món khai vị cho từ 2 đến 3 người
Thu dọn từ bên phải khách, lấy đi càng nhiều đĩa càng tốt theo khả năng của nhân viên, nhưng không được để rơi
Để phục vụ khách hàng tốt nhất, hãy lấy đủ số đĩa theo yêu cầu từ lò sấy và đặt đĩa nóng trước mặt mỗi khách Đĩa cần được giữ ấm, trừ khi phục vụ món ăn nguội, và nên sử dụng khăn phục vụ sạch để mang và bày đĩa.
Có thể phải thông báo cho khách là đĩa nóng để tránh khách bị bỏng
Các biểu tượng trên đĩa nằm ở vị trí 12 giờ
Lấy các món ăn chính từ khu vực nhà bếp
Khi nhận tín hiệu từ người giám sát tiệc, tất cả nhân viên cần phục vụ đồng thời tại khu vực được chỉ định, thường là cho 10 đến 12 khách.
Chắc chắn rằng nhân viên đã có khăn phục vụ sạch và đồ dùng (dĩa và thìa) sạch
Bước 6 Phục vụ món chính
Phục vụ khách hàng từ bên trái hoặc theo sự thuận tiện của họ, sau khi hoàn thành món ăn, hãy quay lại nhà bếp Nếu cần thiết, hãy đưa món ăn cho khách để họ xem.
Bắt đầu từ phụ nữ nếu có thể nhưng phải phục vụ khách theo thứ tự
Khi phục vụ món chính, hãy dùng thìa dĩa từ bên trái, trừ trường hợp phục vụ theo suất ăn hoặc đĩa ăn riêng Đặt món chính lên đĩa ở vị trí 6 giờ.
Bước 7 Phục vụ các món ăn tiếp theo (món rau)
Lấy và phục vụ các món ăn tiếp theo bao gồm các món rau hoặc các món ăn kèm khác, ví dụ như cơm
Phục vụ các món ăn phụ khác từ bên trái một cách lần lượt cho đến khi tất cả các khách đều được phục vụ
Bày các món ăn trên đĩa theo vị trí 10 và 2 giờ
Bước 8 Phục vụ các món ăn kèm
Trở lại nhà bếp và lấy các món ăn kèm hoặc nước xốt và đưa cho những khách cùng bàn
Phục vụ các món ăn kèm, nước sốt từ phía nào của khách cũng được nhưng phải thống nhất cho tất cả các khách
Bước 9 Chú ý đến đồ uống
Rót thêm vào các cốc uống nước và các cốc uống rượu vang khi cần
Nhẹ nhàng đi quanh các bàn để rót thêm vào các ly cốc khi cần thiết
Bước 10 Dọn dẹp món ăn chính
Khi có tín hiệu của người giám sát, hãy dọn các đĩa ăn
Xếp chồng các đĩa lên nhau tuỳ theo khả năng của nhân viên theo cách phục vụ trong nhà hàng phục vụ theo món
Bước 11.Chỉnh trang lại bàn
Chỉnh trang lại bàn cho món ăn tráng miệng giống như phục vụ trong nhà hàng
Chỉnh trang bàn cho khách trong khu vực phục vụ, quét dọn mẩu vụn thức ăn và sắp xếp dao dĩa ăn tráng miệng bên cạnh bộ đồ ăn.
Bước 12 Phục vụ món tráng miệng
Khi phục vụ món tráng miệng cho khách, bạn cần chú ý đến cách bày trí Nếu món tráng miệng được trình bày trên đĩa, hãy đặt đĩa trước mặt từng khách Ngược lại, nếu món không được bày trên đĩa, hãy phục vụ bằng thìa và dĩa để đảm bảo trải nghiệm ẩm thực tốt nhất.
Bước 13 Thu dọn món tráng miệng
Thu dọn các đĩa/bát ăn tráng miệng như trên
Khi có tín hiệu của người giám sát, hãy thu dọn các đĩa theo quy trình trên
Bước 14 Phục vụ trà/cà phê Đặt tách trên đĩa cùng với thìa cà phê trước mặt khách Đặt các loại đường thích hợp lên bàn
Lấy cà phê/trà mới pha trong khu chuẩn bị, cùng với sữa/kem và phục vụ khách
Khi có tín hiệu của người giám sát, hãy thu dọn các đĩa theo quy trình trên Tách phải nóng nhưng tay cầm phải đủ nguội để khách lấytách
Các bát đường phải có đủ đường nâu uống cà phê, đường trắng và đường cho người ăn kiêng Cũng có thể có cả đường kính
Phục vụ khách từ bên phải, hạ thấp khay có trà/cà phê Phục vụ thêm sữa/kem (theo quy định của nhà hàng)
Bước 15 Thu dọn sau cùng
Thu dọn các đồ đạc bẩn
Khi nhận được tín hiệu và hướng dẫn từ người giám sát, hãy nhanh chóng dọn dẹp những đồ dùng bẩn trong khu vực phục vụ, bao gồm tách, đĩa, dao, dĩa và các loại bát đĩa còn lại.
Tuỳ thuộc vào loại bữa tiệc, người giám sát sẽ chỉ đạo quy trình thu dọn, có thể là:
- Đợi cho khách đi khỏi
- Phục vụ cà phê và rượu mùi
- Luôn phục vụ đồ uống ở quầy bar
- Thu dọn một phần và rời khỏi phòng
1.2.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình phục vụ trong nhà hàng
Khái niệm về tiệc Personal Event
1.3.1 Định nghĩa sơ lược về tiệc Personal Event
Tại Việt Nam, đám cưới và đám tang thường được gọi là việc hiếu hỷ, phản ánh bản chất của các sự kiện cá nhân Các sự kiện cá nhân bao gồm đám cưới, đám tang, sinh nhật, kỷ niệm và các buổi lễ ăn mừng.
Ngành tổ chức sự kiện cá nhân ở các nước phương Tây đã phát triển chuyên nghiệp với nhiều công ty chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức đám cưới và tang lễ hoành tráng Trong khi đó, tại Việt Nam, lĩnh vực này vẫn còn mới mẻ và chưa phát triển mạnh mẽ, với rất ít agency chuyên nghiệp đảm nhận, chủ yếu chỉ có một số đám cưới lớn do những người có điều kiện thực hiện.
- Tôn vinh được người “nhân vật chính”
1.3.2 Vai trò của tiệc Personal Event
Các công ty có thể đóng vai trò khác nhau trong mỗi sự kiện, bao gồm nhà tổ chức, hỗ trợ tổ chức hoặc nhà tài trợ, tùy thuộc vào mục tiêu và vai trò cụ thể của họ Khi là nhà tổ chức, công ty có thể tự tổ chức sự kiện hoặc thuê các công ty sự kiện chuyên nghiệp, điều này tạo ra sự kết hợp độc đáo giữa công ty và các agency sự kiện, đồng thời xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp cho cả hai bên.
Hiện nay, tiệc Personal Event đang ngày càng phổ biến tại các Trung tâm tổ chức sự kiện và Nhà hàng tiệc cưới Các nhà tổ chức sự kiện không ngừng cải thiện chiến lược Marketing để nâng cao giá trị dịch vụ, đồng thời tập trung vào việc đáp ứng nhu cầu khách hàng từ khâu lên ý tưởng đến phục vụ Mục tiêu là mang đến cho khách hàng những trải nghiệm độc đáo và ấn tượng, thể hiện phong cách riêng biệt cho từng sự kiện.
1.3.3 Các bước cơ bản chuẩn bị tiệc Personal Event
Tiệc cá nhân là một sự kiện quen thuộc, thường diễn ra trong các mối quan hệ xã hội, mang đến những lời chúc và động viên ý nghĩa từ mọi người Để tạo nên một bữa tiệc sinh động và ấn tượng, việc thực hiện đầy đủ các bước chuẩn bị là rất quan trọng.
Bước 1: Xác định thời gian tổ chức tiệc
Để đảm bảo buổi tiệc thu hút nhiều khách mời, việc đầu tiên là xác định ngày giờ tổ chức sự kiện Nên chọn những ngày không trùng với các ngày lễ lớn hoặc sự kiện hấp dẫn khác Đồng thời, cần tránh tổ chức vào các dịp gia đình như Giáng sinh hay lễ Tết, vì lượng khách tham dự sẽ giảm đáng kể trong những thời gian này.
Bước 2: Xác định chủ đề tiệc
Sau khi xác định ngày tổ chức, việc chọn chủ đề cho buổi tiệc là rất quan trọng Một chủ đề cụ thể ngay từ đầu giúp đơn giản hóa các bước tiếp theo và loại bỏ những chi tiết không cần thiết Những chủ đề sáng tạo thường thu hút sự quan tâm và khuyến khích khách mời ăn mặc phù hợp Hãy đảm bảo rằng tất cả khách mời đều thích chủ đề đã chọn, và nếu cần trang phục đặc biệt, hãy cho họ đủ thời gian để chuẩn bị.
Để tránh tình trạng vượt ngân sách, các Event Planner cần lên kế hoạch chi tiết và linh hoạt trong việc điều chỉnh ngân sách Việc cắt giảm chi phí cho phần ăn uống có thể là một giải pháp nếu muốn đầu tư nhiều hơn vào trang trí Ngoài ra, tự làm các đồ trang trí đơn giản và sử dụng nhạc ghi sẵn thay vì thuê band nhạc sống cũng là những cách hiệu quả để tiết kiệm chi phí Hãy chuẩn bị nhiều phương án cắt giảm chi phí để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công mà không vượt quá ngân sách.
Bước 4: Địa điểm, địa điểm, địa điểm Sau thời gian, địa điểm là yếu tố quan trọng nhất trong tổ chức tiệc Thời tiết là một yếu tố then chốt cần xem xét khi lựa chọn địa điểm, vì nó có thể ảnh hưởng lớn đến trải nghiệm của khách mời Một địa điểm phù hợp không chỉ tạo nên bữa tiệc đáng nhớ mà còn giúp bảo đảm mọi công sức chuẩn bị của bạn không bị lãng phí Ngoài ra, cần cân nhắc số lượng khách mời, sự phù hợp của địa điểm với chủ đề tiệc và các hoạt động mà khách mời có thể tham gia.
Bước 5: Danh sách khách mời
Khi tổ chức sự kiện, việc xác định sức chứa của không gian là rất quan trọng, vì mỗi kiểu không gian đều có giới hạn số lượng khách mời Sức chứa cũng có thể thay đổi tùy thuộc vào cách mọi người tập trung, ví dụ như nếu khách mời thường xuyên tụ tập thành các nhóm nhỏ, bạn có thể mời nhiều khách hơn so với khi họ tập trung thành một nhóm lớn Do đó, lựa chọn không gian phù hợp giúp tối ưu hóa số lượng khách mời.
Sau khi đã xác định danh sách khách mời, bước tiếp theo là gửi lời mời Cách thức mời sẽ phụ thuộc vào loại hình buổi tiệc; ví dụ, lời mời cho tiệc cưới thường trang trọng hơn so với tiệc sinh nhật Để tiết kiệm ngân sách cho việc in ấn thiệp mời, bạn có thể lựa chọn gửi thư mời qua email hoặc tạo sự kiện trên Facebook.
Bước 7: Đồ ăn và âm nhạc
Để tổ chức một bữa tiệc thành công, hãy tránh âm nhạc nhạt nhẽo và đồ ăn không ngon Khi chuẩn bị thực đơn, cần lưu ý đến những khách mời ăn kiêng, ăn chay và trẻ em để đảm bảo sự đa dạng và hài lòng cho tất cả Thuê dịch vụ cung cấp thực phẩm chuyên nghiệp cùng với ban nhạc hoặc DJ có kinh nghiệm sẽ giúp bữa tiệc thêm phần hấp dẫn Mục tiêu cuối cùng là khiến khách mời vui vẻ, nhảy múa theo giai điệu và ra về với cái bụng no nê.
Khi tổ chức tiệc, việc chú ý đến độ tuổi của khách mời là rất quan trọng Nếu tất cả khách mời đều trên 21 tuổi, bạn có thể phục vụ đồ uống có cồn Đối với tiệc gia đình vào buổi tối, việc thuê một Bartender sẽ giúp nâng cao trải nghiệm Tuy nhiên, đừng quên chuẩn bị các đồ uống không cồn để phục vụ trẻ em và những khách mời không uống rượu vì lý do cá nhân.
Bước 9: Tạo không khí vui vẻ
Để đảm bảo khách mời tận hưởng bữa tiệc trọn vẹn, các Event Planner nên lập danh sách những hoạt động yêu thích của từng đối tượng tham dự Cần chuẩn bị các khu vực vui chơi cho trẻ em và tổ chức các hoạt động tương tác như karaoke và trò chơi để khuyến khích sự tham gia của mọi người Khi khách mời cảm nhận được không khí vui vẻ, họ sẽ tự nhiên tham gia và cùng nhau tạo nên một bữa tiệc sôi động.
Bước 10: Dọn dẹp sau khi tiệc kết thúc
Dù là một Event Planner phải quản lý mọi khía cạnh của buổi tiệc, việc thuê dịch vụ dọn dẹp sau sự kiện là một cách tự thưởng cho bản thân sau những nỗ lực mệt mỏi Tổ chức một bữa tiệc hoành tráng có thể khiến bạn kiệt sức, và việc tự mình dọn dẹp sẽ không mang lại niềm vui Để có một bữa tiệc Personal Event hoàn chỉnh, nhiều người có thể gặp khó khăn, vì vậy các Trung tâm tổ chức sự kiện và Nhà hàng sẽ là nguồn hỗ trợ quý giá giúp mọi người tạo ra những kỷ niệm vui vẻ và đáng nhớ.
THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH PHỤC VỤ TIỆC PERSONAL
Giới thiệu tổng quan về Gem Center
2.1.1 Sơ lược về sự hình thành và phát triển của Gem Center
Nguồn: PQC Hospitality Hồ Sơ Năng Lực
Gem Center, được thành lập vào năm 2014 tại TPHCM, tọa lạc ngay trung tâm thành phố, là địa điểm lý tưởng cho các hoạt động hội nghị và sự kiện Nơi đây nổi bật với cơ sở vật chất hiện đại cùng trang thiết bị âm thanh, ánh sáng tiên tiến nhất, đáp ứng nhu cầu tổ chức tiệc và sự kiện chuyên nghiệp.
Hai ông Nguyễn Hữu Phú và Nguyễn Hữu Quý đã thành lập Gem Center tại Thành phố Hồ Chí Minh với mục tiêu tạo ra một Trung tâm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và sang trọng, mang đến cho khách hàng những không gian độc đáo và riêng biệt.
Vị trí: số 8 Nguyễn Bỉnh Khiêm, phường Đa Kao, quận 1, thành phố Hồ Chí Minh
Hình 2.1 Vị trí Gem Center trên bản đồ
Với tinh thần sáng tạo và đổi mới, Gem Center cung cấp không gian đa chức năng cho mọi loại sự kiện Nằm tại trung tâm quận 1, TP Hồ Chí Minh, Gem Center là địa điểm tổ chức sự kiện lớn nhất với hệ thống ghế nhà hát di động độc đáo Ngoài ra, trung tâm còn trang bị thang máy vận chuyển ô tô vào tất cả các sảnh, cùng thiết bị âm thanh, ánh sáng hiện đại và dàn móc treo có tải trọng cao, đáp ứng nhu cầu treo và móc nhiều vật nặng cùng lúc.
Gem Center đã trở thành một địa điểm có khả năng biến hóa vô cùng linh hoạt cho mọi ý tưởng dàn dựng sự kiện
Gem Center là một địa điểm đa năng, phục vụ cho các hoạt động như hội thảo cho tập đoàn, triển lãm, dạ tiệc lớn với hàng ngàn khách mời, sân khấu âm nhạc sôi động và các buổi trình diễn thời trang ấn tượng.
Sau hơn 3 năm hoạt động từ năm 2014, Gem Center đã khẳng định vai trò và vị trí của mình trên thị trường thông qua những kết quả kinh doanh ấn tượng từ năm 2014 đến cuối năm 2016.
Bảng 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh tại Gem Center từ năm
2014 đến cuối năm 2016 Đơn vị: Triệu đồng
STT Chỉ tiêu Năm Chênh lệch
Từ số liệu kết quả hoạt động kinh doanh ở bảng trên, ta có sơ đồ kết quả hoạt động kinh doanh tại Gem Center như sau:
Doanh thu thuần Chi phí Lợi nhuận
Sơ đồ2.1 Sơ đồ kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm
Qua báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh tại Gem Center, nhận thấy:
Về doanh thu thuần: Doanh thu năm 2015 tăng 2.288 (triệu đồng) so với năm
Doanh thu của Gem Center trong năm 2014 chỉ đạt 2,67%, nhưng đã tăng trưởng mạnh mẽ vào năm 2016 với mức tăng 14,574 so với năm 2015, tương đương 16,56% Ban đầu, doanh thu của Gem Center không tăng trưởng đáng kể, nhưng sau khi gia nhập thành công vào thị trường, doanh thu thuần đã có sự bứt phá rõ rệt từ năm hoạt động thứ 3 (2016).
Chi phí của Gem Center trong năm 2015 tăng 1.304 triệu đồng, tương ứng với 1,99% so với năm 2014, và trong năm 2016, chi phí tiếp tục tăng 6.669 triệu đồng, tương ứng với 10,01% so với năm 2015 Mặc dù chi phí tăng liên tục trong hai năm, nhưng doanh thu tăng trưởng mạnh mẽ hơn, cho thấy Gem Center đã sử dụng nguồn vốn một cách hiệu quả.
Sau một năm hoạt động, Gem Center đã ghi nhận sự tăng trưởng doanh thu đáng kể và hiệu quả sử dụng nguồn vốn kinh doanh tốt Mặc dù mới thành lập không lâu, Gem Center đã có khởi đầu thuận lợi, hứa hẹn sẽ tiếp tục phát triển và đạt được những bước tiến mới trong tương lai.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức và các bộ phận tại Gem Center
Sơ đồ 2.2 Cơ cấu tổ chức của tập đoàn PQC
Nguồn: PQC Hospitality Hồ sơ năng lực
Trong mảng PQC Convention bao gồm Gem Center, White Palace và W Gourmet
Sau đây là cơ cấu tổ chức của PQC Convention với các khối, phòng thiết yếu và hiện đại
Sơ đồ 2.3 Cơ cấu tổ chức PQC Convention
Nguồn: Phòng Nhân sự Khối vận hành (Operation):
Bộ phận F&B chịu trách nhiệm tổ chức và phục vụ tiệc, hội nghị, cũng như các dịch vụ ăn uống cho khách hàng Họ đảm bảo sắp xếp bàn ghế theo yêu cầu của khách và phối hợp chặt chẽ với bộ phận bếp và kỹ thuật để chuẩn bị cho các sự kiện theo hợp đồng đã ký kết.
Bộ phận Trang trí đảm nhận việc trang trí sân khấu và sảnh tiệc, chuẩn bị hoa theo chủ đề, sáng tạo nhiều kiểu mẫu sinh động để tạo không gian tươi mát cho toàn khu vực Đồng thời, bộ phận này cũng xây dựng kế hoạch tiết kiệm và tận dụng nguồn hoa hiệu quả để phục vụ cho công tác tổ chức tiệc.
Bộ phận Chương trình hoạt động độc lập, với nhiệm vụ chính là tạo ra các chương trình phụ họa nhằm làm cho tiệc trở nên sinh động và chuyên nghiệp hơn Đội ngũ này bao gồm những thành viên trực tiếp tham gia vào việc dàn dựng, xây dựng và sáng tạo cho các chương trình Họ có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với bộ phận kỹ thuật để thực hiện chương trình một cách hiệu quả trong mỗi sự kiện.
Bộ phận Kỹ thuật đảm nhiệm việc sửa chữa và bảo trì các thiết bị trong nhà hàng, đồng thời thực hiện chương trình bảo quản định kỳ Họ cũng tổ chức lắp đặt sân khấu, âm thanh và ánh sáng để phục vụ cho các tiệc và hội nghị theo yêu cầu.
Bộ phận Lễ tân đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối khách hàng với nhà hàng, thể hiện hình ảnh tích cực và chuyên nghiệp Nhiệm vụ của lễ tân bao gồm tiếp đón, tư vấn, hỗ trợ và hướng dẫn khách hàng, nhằm tạo ra những ấn tượng tốt đẹp ngay từ lần đầu tiên.
Bộ phận Bếp đóng vai trò quan trọng trong việc nấu các món ăn phục vụ khách hàng, thiết kế menu hấp dẫn, đặt hàng nguyên liệu thực phẩm cần thiết, xác định chi phí cho từng món ăn, và sáng tạo ra những món ăn độc đáo để làm phong phú thêm thực đơn.
Bộ phận Housekeeping có chức năng và nhiệm vụ chuyên trách đảm bảo vệ sinh cho khu vực nhà hàng, các sảnh tiệc, phòng ban, cũng như duy trì sự sạch sẽ cho khu vực toilet của khách và nội bộ Họ cũng chịu trách nhiệm giữ gìn vệ sinh cho các vật dụng trang trí, góp phần tạo nên không gian sạch sẽ và thoải mái cho khách hàng.
- Bộ phận Stewarding: vệ sinh các trang thiết bị, công cụ, dụng cụ phục vụ ăn uống cho khách
Thực trạng về quy trình phục vụ tiệc Personal Event tại Gem Center
2.2.1 Quy trình phục vụ tiệc Personal Event
The Personal Event at Gem Center offers an intimate dining experience that distinguishes itself from other event styles such as Set Menu or Fine Dining This unique approach focuses on personalized service, creating a warm and inviting atmosphere for guests.
Event tại Gem Center được chia ra thành 2 loại hình tiệc khác nhau như: Personal Alacart Menu, Personal Set Menu
At Gem Center, Personal Events can be arranged with either round or long tables based on the preferences and agreements between the event host and the sales team According to Gem Center's standards, Personal Events are uniquely set up, as illustrated in the accompanying images.
Hình 2.2 Bàn tiệc được set up theo tiêu chuẩn Personal Set Menu
Hình 2.3 Bàn tiệc được set up theo tiêu chuẩn Personal Alacart
Sau đây là quy trình phục vụ tiệc Personal Event theo tiêu chuẩn tại Gem Center:
Bước 1: Giai đoạn đón khách
Nhân sự chạy tiệc của F&B sẽ có mặt tại sảnh với đồng phục chỉnh tề, đầu tóc gọn gàng và tinh thần phục vụ khách hàng tốt nhất Các nhân viên quản lý sẽ tập trung tất cả nhân sự tại khu vực đã thông báo trước và tiến hành phổ biến thông tin tiệc (briefing) để đảm bảo mọi người nắm rõ thông tin, cách phục vụ, các nghiệp vụ cần chỉnh sửa và công việc sau tiệc.
Thời gian tập trung tại sảnh để nhận thông tin trước khi tiệc diễn ra sẽ được thông báo trước, thường vào lúc 8:00 hoặc 8:30 cho tiệc sáng, 11:00 hoặc 11:30 cho tiệc trưa, và 17:00 hoặc 17:30 cho tiệc chiều Nhân viên sau khi kiểm tra tác phong và nhận nhiệm vụ sẽ ra phía sau đường luồng của sảnh tiệc để xem vị trí đứng bàn của mình, được ghi rõ trên sơ đồ dán tại bảng thông báo.
Sơ đồ 2.5 Vị trí đứng bàn
Sau khi nắm được thông tin, nhân viên sẽ vào vị trí làm việc của mình :
Nhân viên sẽ đứng tại bàn được phân công, quay mặt về phía cửa chính để chào đón khách Tay phải đặt lên tay trái ở phía trước, tạo dáng vẻ chuyên nghiệp và thân thiện.
Nhân viên hỗ trợ phục vụ nước, thường là nam, đứng theo line và những nhân viên thời vụ hoặc đang trong quá trình đào tạo sẽ đứng ở cuối line, quay mặt về hướng cửa chính để đón khách Nhân viên hỗ trợ phục vụ nước chỉ có mặt khi có đủ nhân sự chạy tiệc được cung cấp.
Nhân viên quầy bar thực hiện kiểm kê các dụng cụ cần thiết như ly, jug nước, ống hút, tăm, khăn giấy, nametag chay, cây quét bàn, xô đá và đồ gắp Họ cũng cần kiểm tra chất lượng nước trong tủ lạnh để đảm bảo đủ điều kiện phục vụ khách hàng.
Bước 2: Giai đoạn bắt đầu phục vụ trước khi khai mạc tiệc
Trong giai đoạn chuẩn bị chương trình khai mạc, mặc dù buổi tiệc chính thức chưa bắt đầu, khách mời đã bắt đầu vào Khi khách đến và có ý định ngồi vào bàn, nhân viên F&B cần chủ động kéo ghế ra cho khách và nhẹ nhàng đẩy ghế vào khi khách đã ngồi xuống.
Khi có hiệu lệnh trải khăn ăn, nhân viên phục vụ sẽ nhanh chóng thực hiện nhiệm vụ này Họ sẽ trải khăn ăn lên đùi khách hoặc đặt khăn xếp hình túi lên mặt dĩa, với khăn được đặt ở phía trên bên trái của dĩa Sau khi món đầu tiên được phục vụ, nhân viên sẽ trải khăn cho khách.
Khi nhận lệnh phục vụ nước từ quản lý, nhân viên sẽ đến quầy Bar, cầm mỗi tay một jug nước và lần lượt mời từng khách Để rút ngắn khoảng cách và truyền đạt thông tin rõ ràng hơn, nhân viên sẽ đưa hai tay cầm jug nước về phía sau bên trái khi mời khách Câu hỏi thường được sử dụng là: “Dạ cho em hỏi anh/chị dùng bia, nước ngọt hay nước suối ạ?”
Tùy thuộc vào loại tiệc, việc rót nước sau khi trải khăn có thể khác nhau Tuy nhiên, theo quy định của Gem Center, khi có hiệu lệnh rót nước, nhân viên phải trải khăn trên bàn trước khi tiến hành rót nước.
Khi phục vụ nước cho khách, nhân viên cần xem xét số lượng nam và nữ trong bàn để chọn jug nước phù hợp Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian di chuyển mà còn đảm bảo phục vụ khách một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Trong các bữa tiệc, việc phục vụ thực phẩm cần tuân theo quy tắc chiều kim đồng hồ, ưu tiên cho người khuyết tật, người già, phụ nữ và trẻ em trước, sau đó mới đến đàn ông.
Đối với khách hàng có nhu cầu về thức uống khác ngoài nước uống đã đặt, nhân viên sẽ thông báo cho các cấp quản lý tại tiệc để thảo luận với chủ tiệc Khi chủ tiệc đồng ý, quản lý sẽ liên hệ và đặt hàng từ Nhà hàng The Log ở lầu 11 hoặc Gem Café tại tầng trệt của Gem Center.
Bước 3: Giai đoạn chương trình khai mạc
Theo quy định mới tại Gem Center, khi tiệc bắt đầu, nhân viên phải ngừng công việc để di chuyển sang hai bên sảnh hoặc cuối sảnh, nhằm tạo điều kiện cho khách theo dõi chương trình và cảm thấy thoải mái Mỗi line sảnh sẽ có 1 hoặc 2 nhân viên nữ đứng trực nước, phục vụ khách đến sau và đảm bảo rằng tất cả khách trong line đều có đủ nước.
Thực trạng về quy trình chuẩn bị vật dụng tại Gem Center
2.3.1 Các vật dụng phục vụ tại Gem Center
- Lazy susan ring: Đồ xoay mặt gỗ
- Stanchion rope: Đồ chắn có 2 cột, giữa là dây màu đỏ hoặc dây thừng
- Easel stand: Giá đựng khổ giấy, bảng
- Flip chart: Bảng kẹp giấy
- Tray stand: Khay, trên được đặt những cái mâm chữ nhật dùng để đựng món ăn hoặc các vật dụng như muỗng, dĩa, …
- Service tray: Mâm hình chữ nhật hoặc hình tròn
- Jacket hanger: Giá treo áo vest (để trong phòng VIP)
- Standing signage: Bảng hướng dẫn
- Lucky draw box: Thùng bỏ phiếu bốc thăm (bằng gỗ)
- Podium: Bục phát biểu thường kèm với micro
- Table number stand: Bảng để khách biết số bàn, tên của người ngồi vị trí đó
- Wine service trolley: Xe đẩy đựng ly, đồ về rượu và rượu
- Chair trolley: Xe để khiêng đẩy ghế, bàn (chứa được 8 cái)
- Dinner fork,knife: dao nĩa ăn chính
- Dessert fork,knife: Dao nĩa ( nhỏ hơn Dinner fork,knife)
- Dinner/Dessert spoon: Muỗng cán dài
- Serving gear (Serving spoon,fork): muỗng, nĩa dùng để share thức ăn
- Tea spoon: Muỗng cán ngắn
- Espresso spoon: Muỗng dùng cho ly Espresso
- Cake serve: Cây xúc bánh
- Cake cutting knife: Dao cắt bánh
- Buffet tongs: Cây gắp món Buffet
- Tong rest: Cây gắp có 2 đầu muỗng (hoặc 1 muỗng 1 nĩa)
- Chaffing dish: Bếp chuyên dụng cho tiệc buffet, giữ nóng đồ ăn (có nhiều hình dạng)
- Sauce, soup ladle: Vá múc súp, sốt
- Rice spoon: Muỗng ăn cơm
- Steak knife: Dao ăn bò (cán gỗ hoặc cán inox)
- Buffet riser stand: Đồ để đặt thức ăn cao hơn
- Heating lamp: Đèn giữ nóng đồ ăn (Để bên bếp xử lý đồ ăn)
- Buffet knife (Đầu bầu): Dao dùng cho bánh mì bơ, pate
- Fish knife: Dao dùng cho món cá
CHINA WARE (Vật bằng gốm sứ)
- Round plate: Dĩa sứ thường có màu xanh (có 4 size)
- Size 25cm: Dùng để đặt Serving gear (Bộ đồ share)
- Size 22cm: Dùng trong buffet, set menu (Đĩa lót)
- Size 20cm: Dùng trong buffet, dessert (Đĩa lót)
- Size 18cm: Dùng để share thức ăn (Được sử dụng nhiều nhất)
- Spoon holder: Đồ lót muỗng (Sử dụng soup, cơm thuộc set menu)
- Choptick rest: Đồ gác đũa
- Rice bowl saucer: Đĩa lót kèm với chén cơm
- Salt/Pepper shaker: Hũ muối, tiêu (Muối 1 lỗ, tiêu 3 lỗ)
- Soya/vinegarpot: Bình nước tương, dấm ( Bình dấm có chấm xanh hoặc đỏ ở quai cầm hay đi kèm với muối, tiêu)
- Soya dish: Chén nước tương
- Tea/Coffee cup: Ly trà, cà phê
- Tea/Coffee saucer: Dĩa lót đi kèm với Ly trà, cà phê
- Soup saucer: Dĩa kèm với Chén súp
GLASS WARE (Vật dụng bằng thuỷ tinh)
- Red/White wine: Ly đựng vang đỏ, vang trắng
- Water goblet: Ly đựng nước suối
- Hi-ball: Ly đựng nước suối, nước ngọt
- Margarita: Ly cocktail (có muối xung quanh miệng ly)
- Brandy: Đầu bự, chân thấp (Rót rượu Brandy or Cognac) Thường dùng để đựng khăn giấy trong Gem Center
- Rock: Ly xuông, không chân (Rót các loại rượu mạnh như Whisky, Vodka)
- Juice glass: Ly đựng nước trái cây
Ly shooter là loại ly nhỏ không chân, thường được sử dụng để pha chế các món đồ uống như Tequila pop, bao gồm việc rót rượu Tequila và 7up Cách uống là dùng lòng bàn tay úp vào miệng ly, cầm lên và đập nhẹ trước khi uống ngay Tại Gem Center, loại ly này được dùng để đong rượu mạnh và sau đó được đổ vào ly rock.
- Pilsner glass: To hơn ly Hiball (dùng để đựng bia, nước ngọt, nước suối: Sử dụng phổ biến nhất)
Tại Gem Center, khách hàng tham dự các tiệc cá nhân có nhiều sự lựa chọn về thức uống Dù là loại tiệc nào, khách hàng sẽ được phục vụ các loại ly tương ứng với các loại thức uống mà họ chọn.
Bảng 2.1 Tiêu chuẩn sử dụng các loại ly trong tiệc Personal Event
- Shaker: Đồ shake rượu thông dụng bằng inox
- Cocktail Boston: Đồ shake rượu có 2 bộ phận (1 cái bằng inox và 1 cái bằng thuỷ tinh), sử dụng phổ biến và chuyên nghiệp hơn Shaker
- Jigger/Measure: Đồ đong rượu bằng inox (Thường có 2 đầu)
- Bar mat: Miếng giữ cố định Zigger và ly trong Bar
- Glass waster: Cây dùng để rửa ly
- Cocktail Strainer: Cây lọc, dùng với Boston để lọc hạt chanh, hạt cam và đá
- Tea strainer: Ray lọc xác trà
- Ice tong: Cây gắp đá
- Ice cup: Cây xúc đá
- Bar spoon: Muỗng chuyên dùng trong quầy Bar (càng dài, đầu nhỏ)
- Tea/Coffee urn: Bình đựng trà, cà phê (Có chỗ phía dưới để đốt cồn giữ nhiệt)
- Juice dispenser: Bình đựng nước Detox (hương trái cây)
- Corkscrew: Đồ khui rượu vang
- Punch bowl: Bowl inox to dùng để ướp rượu hoặc ướp trái cây
- Wine decanter: Bình thuỷ tinh dùng để lắng cặn rượu (thường vang lâu năm hay có cặn rượu)
LINEN (Khăn bàn, bao ghế, napkin)
- Round Table Cloth: Khăn bàn lớn
- Plastic: Tấm nhựa để lót tránh ướt hoặc dơ khăn bàn lớn
- Round overlay: Khăn bàn nhỏ
- Stage skirting: Rèm sân khấu
- IBM table cloth: Khăn bàn IBM table
- Square table cloth (1mx1mx0.85m) – Rectangular table cloth (1mx1m25x0.75m)
2.3.2 Quy trình chuẩn bị vật dụng tại Gem Center
Gem Center, với tiêu chuẩn 5 sao, được khách hàng yêu mến nhờ sự chuyên nghiệp và đẳng cấp Không chỉ đơn thuần là vẻ đẹp hoàn hảo, mà còn là quy trình chuẩn mực mà mọi nhân viên và quản lý đều tuân thủ, nhằm mang đến cho khách hàng những sản phẩm đẹp nhất.
Sơ đồ 2.6 Quy trình chuẩn bị vật dụng
Nguồn: Gem Center Giai đoạn 1: Nắm bắt thông tin tiệc
- Quản lý sẽ nhận được danh sách đặt tiệc (Banquet Forecast)
Bảng 2.2 Banquet Forecast trong ngày
- Quản lý sẽ nhận được bảng mô tả các công việc, chi tiết liên quan đến tiệc sẽ diễn ra (BEO)
- Quản lý sẽ nắm bắt thông tin về thực đơn và kế hoạch xác định số lượng về các vật dụng sẽ sử dụng trong tiệc
Team Leader và Supervisor có trách nhiệm phân bổ nhân sự cho các sự kiện dựa trên số lượng nhân sự được chỉ định trong Bảng Banquet Forecast hàng ngày.
Giai đoạn 2: Lập Form Order cho từng kho
Team Leader hoặc Supervisor là những người chuyên order các loại Form cho từng kho Bởi khi lấy các vật dụng từ kho phải có chữ kí của họ:
Tại Gem Center, có 3 loại Form Order vật dụng:
Form Order sàn 3, hay còn gọi là kho anh Nhân, là nơi bạn có thể đặt hàng các vật dụng thiết yếu như nước tương, tăm, khăn giấy, ống hút, bao rác, bao tay, túi Gem, hộp mang về, trà, đường, cà phê, kẹo, rượu, nước ngọt, nước suối và bia.
Hình 2.4 Form order vật dụng sàn 3
Đặt hàng trên sàn 6B để mua sắm các vật dụng cần thiết cho món ăn, bao gồm các loại mâm, đế (tráng miệng, lẩu, nước suối), rổ (bánh mì, bánh phồng), khay (trà đường, đựng dao muỗng), jug (trà, cà phê, sữa), ụ (kính, gỗ), hủ muối tiêu gỗ, sơ đồ bàn và nhiều vật dụng chuyên dụng khác.
Hình 2.5 Form order vật dụng sàn 6B
- Form Order Stewarding để order các loại cutlery, các loại đồ sứ (chén, dĩa, tách và đồ lót), các loại ly,
Hình 2.6 Form order vật dụng Stewarding
Giai đoạn 3: Nhận vật dụng tại kho và đem về sảnh
Nhân viên nam sẽ chịu trách nhiệm nhận vật dụng từ kho và mang về sảnh Đối với các vật dụng dễ vỡ và có số lượng lớn, họ sẽ sử dụng xe đẩy chuyên dụng của Gem Center để đảm bảo an toàn và hiệu quả trong quá trình vận chuyển.
Chiếc xe đẩy này có khả năng vận chuyển nhiều loại vật dụng nặng, đảm bảo an toàn cho hàng hóa Miếng lót chống trơn trượt trên xe giúp giữ cho các vật dụng không bị bể vỡ và hư hại trong quá trình di chuyển.
Giai đoạn 4: Vệ sinh vật dụng tiệc
Các nhân viên nữ sẽ đảm nhận nhiệm vụ kiểm tra và vệ sinh các vật dụng đã được kéo về, tuân thủ theo Quy trình của Gem Center.
Trong tiệc, bên cạnh các vật dụng như đồ sứ, đồ thủy tinh và đồ inox, còn có sự xuất hiện của các loại khăn Khi khăn bị nhăn, nhân viên nam sẽ sử dụng máy ủi hơi của Gem Center để ủi phẳng chúng.
Gem Center luôn đảm bảo rằng tất cả đều xuất hiện đẹp đẽ và hoàn hảo nhất với khách hàng
Sau khi vệ sinh và bảo quản, các vật dụng sẽ được sắp xếp theo yêu cầu của tiệc mà BEO đã ghi nhận Gem Center cam kết thực hiện setup theo mong muốn của khách hàng, với sự đồng thuận từ Bộ phận Sales về màu khăn, loại dụng cụ ăn uống cần thêm hoặc thay đổi, cũng như cách bố trí bàn tiệc.
2.3.3 Quy trình vệ sinh vật dụng tại Gem Center
Tại Gem Center, quy trình vệ sinh vật dụng được phân chia thành ba loại chính: lau ly, lau cutlery và lau dĩa Mặc dù mỗi loại vật dụng có quy trình riêng biệt, nhưng tất cả đều áp dụng phương pháp vệ sinh tổng hợp để đảm bảo hiệu quả và an toàn.
Sơ đồ 2.7 Quy trình vệ sinh vật dụng
Khi nam nhân viên kéo vật dụng về sảnh, việc đầu tiên cần làm là kiểm tra số lượng và chất lượng của các vật dụng Nếu số lượng không đủ, nhân viên phải đi lấy thêm, và nếu phát hiện vật dụng hư hỏng, họ cần trả lại kho để đổi lấy vật dụng khác có chất lượng tốt hơn, nhằm đảm bảo chất lượng phục vụ.
Trong quá trình chờ đợi nhân viên nam kéo vật dụng, nhân viên nữ nên chuẩn bị khăn chuyên dụng để lau chùi các vật dụng tiệc Đồng thời, họ cũng cần sắp xếp bàn, mâm chữ nhật, khăn lót, nồi và bếp để hơ các vật dụng một cách hiệu quả.
Theo quy trình của Gem Center, quy trình lau ly bao gồm 9 nhân viên, với người đứng đầu bàn phụ trách hơ miệng ly vào nước sôi để tạo hơi nước, 7 nhân viên lau ly bằng khăn, và 1 nhân viên kiểm tra độ sạch trước khi xếp vào rack Đối với cutleries, 6 nhân viên sẽ thực hiện, với người đứng đầu trụng cutleries vào nước nóng, 4 nhân viên lau sạch và 1 nhân viên kiểm tra lại trước khi sắp xếp vào công Đối với dĩa, quy trình chỉ cần 6 nhân viên, trong đó 1 người đặt dĩa lên bàn, 4 người lau dĩa và 1 người kiểm tra số lượng và chất lượng trước khi bảo quản.
