Cơ sở lý luận và thực tiễn của đề tài
Cơ sở lý luận
2.1.1 Những vấn đề chung về HTKSNB trong doanh nghiệp
2.1.1.1 Khái niệm và bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ a Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ đã được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau, trong đó COSO - Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia về chống gian lận của Hoa Kỳ (1992) mô tả nó như một quá trình do con người quản lý, với sự tham gia của hội đồng quản trị và nhân viên, nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu như báo cáo tài chính đáng tin cậy, tuân thủ luật lệ và quy định, cũng như hoạt động hiệu quả Hệ thống này bao gồm năm thành phần chính: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, cùng với giám sát.
Tiếp cận một cách chi tiết hơn dưới giác độ của kế toán, Liên đoàn Kế toán Quốc tế - IFAC (dẫn theo Study materials - Leave a comment, 2012, trang
19) cho rằng “Hệ thống KSNB là một hệ thống những chính sách và thủ tục nhằm 4 mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý, bảo đảm hiệu quả của hoạt động
Hội đồng Liên hiệp các nhà kế toán Malaysia (MACPA) và Viện kế toán Malaysia (MIA) đã đưa ra cách hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ trong hướng dẫn của họ, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc duy trì các quy trình kiểm soát hiệu quả để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
Hệ thống kiểm soát nội bộ là một cơ cấu tổ chức và các biện pháp, thủ tục được Ban quản trị chấp nhận nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh hiệu quả và có trật tự Nó bao gồm việc tuân thủ nghiêm ngặt các chính sách của Ban quản trị, bảo vệ tài sản, ngăn chặn và phát hiện gian lận, cũng như đảm bảo tính chính xác và toàn vẹn của số liệu hạch toán Hệ thống này không chỉ giới hạn trong các chức năng của kế toán mà còn bao quát nhiều nguyên lý khác, được hiểu là hoạt động của kiểm soát nội bộ.
Hệ thống Kiểm soát nội bộ (KSNB) được định nghĩa là tổng thể các chính sách, quy trình và thủ tục kiểm soát nhằm quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị Các bước kiểm soát là những biện pháp thực hiện để đánh giá và xác nhận tính hiệu quả cũng như sự phù hợp của các biện pháp quản lý khác.
Các định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ đều nhất quán, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tổ chức hệ thống kiểm soát tuân thủ pháp luật và đảm bảo tính tin cậy của báo cáo tài chính Hệ thống này bao gồm các thủ tục và chính sách được thiết lập chặt chẽ, đồng bộ với các mục tiêu của doanh nghiệp, nhằm hỗ trợ sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 - Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ (VSA 400), ban hành theo Quyết định số 143/2001/QĐ-BTC ngày 21 tháng
Theo định nghĩa của Bộ trưởng Bộ Tài chính năm 2001, hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) được xem là các quy định và thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán thiết lập và thực hiện Mục tiêu của KSNB là đảm bảo tuân thủ pháp luật và các quy định liên quan, kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; đồng thời, lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý, bảo vệ, quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản của đơn vị.
Hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) hiệu quả là yếu tố then chốt cho quản trị doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến thành bại của doanh nghiệp Tuy nhiên, HTKSNB chỉ có thể đáp ứng mục tiêu trong một giai đoạn nhất định và cần được điều chỉnh theo từng thời kỳ để phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp Do đó, các nhà lãnh đạo cần thường xuyên đánh giá rủi ro và cải thiện HTKSNB nhằm đảm bảo sự phát triển bền vững Để hiểu rõ bản chất của HTKSNB, cần nắm vững các khái niệm và cấu trúc liên quan, như đã được Bùi Bằng Đoàn (2014) tổng hợp.
Quản lý là quá trình tác động có tổ chức và có mục tiêu của người quản lý lên đối tượng cần quản lý, nhằm tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực để đạt được các mục tiêu đã xác định.
Chủ thể quản lý bao gồm bộ máy lãnh đạo và cán bộ chuyên môn trong đơn vị, có nhiệm vụ thực thi công việc quản lý và điều hành Đối tượng quản lý là con người, sự vật và hiện tượng trong đơn vị, tất cả đều chịu sự điều hành của chủ thể quản lý.
Quá trình quản lý bao gồm hai khâu chính: định hướng và tổ chức thực hiện Định hướng là việc xác định mục tiêu và hướng đi cần thiết để đạt được thành công cho một đơn vị hoặc tổ chức.
Tổ chức thực hiện hướng đã định ra là quá trình áp dụng đồng bộ các phương sách nhằm huy động và sử dụng hiệu quả nguồn lực hiện có, từ đó đạt được các mục tiêu cao nhất.
Cho dù ở khâu định hướng hay tổ chức thực hiện, chức năng kiểm soát luôn được đề cao, coi đó là một công cụ không thể thiếu.”
Theo Henry Fayol (1949), kiểm soát là quá trình kiểm tra sự thực hiện của các kế hoạch, chỉ dẫn và nguyên tắc đã đề ra Mục tiêu của kiểm soát là phát hiện các yếu kém và sai phạm để điều chỉnh kịp thời, đồng thời ngăn ngừa việc tái diễn những vấn đề này trong tương lai.
Quá trình quản lý tổ chức bao gồm nhiều loại kiểm soát khác nhau, được phân loại dựa trên mục tiêu cụ thể Kiểm soát tổng quát là hình thức kiểm soát toàn diện đối với nhiều hệ thống và công việc trong tổ chức Mặc dù các bước và thủ tục kiểm soát có thể khác nhau giữa các đơn vị và nghiệp vụ, nhưng tất cả đều tuân theo các nguyên tắc chung như phân công phân nhiệm, kiêm nhiệm, phê chuẩn và ủy quyền.
Kiểm soát được phân chia thành hai loại dựa trên sự hiện diện của chủ sở hữu Kiểm soát trực tiếp yêu cầu chủ thể thực hiện quan sát và kiểm tra các thủ tục, quy định, và quy chế đã được ban hành Mục tiêu của việc này là đánh giá mức độ tuân thủ các quy định, nhằm bảo vệ tài sản và thông tin, cũng như đảm bảo quy trình kiểm soát xử lý và quản lý hiệu quả.
Cơ sở thực tiễn
2.2.1 Kinh nghiệm KSNB quy trình bán hàng - thu tiên của các doanh nghiệp
Theo Đinh Hoài Nam (2016), vào năm 1992, COSO đã công bố báo cáo đầu tiên về hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) tại Hoa Kỳ, tạo ra một khởi đầu quan trọng cho các doanh nghiệp và tổ chức Luật Sarbanes-Oxley được ban hành bởi chính phủ Hoa Kỳ yêu cầu tất cả các công ty niêm yết trên sàn giao dịch chứng khoán phải triển khai hệ thống KSNB Điều này không chỉ nâng cao tầm quan trọng của hệ thống KSNB mà còn thúc đẩy sự phát triển liên tục của các doanh nghiệp trong việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống này tại Mỹ.
Mỹ đã làm tiền đề cho những bài học kinh nghiệm cho các nước khác, nó thể hiện ở các điểm sau:
Trách nhiệm xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu quả tại các doanh nghiệp ở Mỹ thuộc về các nhà quản lý cấp cao, theo quy định pháp luật bắt buộc Các doanh nghiệp phải thiết lập quy trình nội bộ nhằm bảo vệ nhà đầu tư và công ty đại chúng, đảm bảo thông tin tài chính chính xác và báo cáo tài chính (BCTC) được kiểm toán Những người ký trên BCTC phải xác nhận trách nhiệm trong việc duy trì các biện pháp KSNB, đảm bảo hoạt động của công ty được thực hiện một cách minh bạch, khách quan, trung thực và chính xác kịp thời.
Môi trường làm việc tại các công ty Mỹ rất chuyên nghiệp, nơi mà người quản lý khuyến khích nhân viên sáng tạo và đổi mới để nâng cao hiệu quả công việc Họ áp dụng các chính sách ưu đãi như khen thưởng theo thành tích, đãi ngộ cơ bản, và hỗ trợ phát triển nghề nghiệp, đặc biệt là tạo ra một môi trường làm việc thân thiện và hiệu quả.
Hệ thống kế toán tại Mỹ tuân thủ các chuẩn mực kế toán quốc gia (GAAP - Generally Accepted Accounting Principles), đảm bảo tính linh hoạt và đề cao yếu tố nghề nghiệp Đây là hệ thống có vai trò xương sống, chi phối hoạt động của mọi doanh nghiệp trong nước Hệ thống tài khoản bao gồm năm loại: tài khoản phản ánh tài sản, tài khoản phản ánh nợ phải trả, tài khoản phản ánh vốn chủ sở hữu, tài khoản phản ánh doanh thu và tài khoản phản ánh chi phí.
Kế toán độc lập không bị ràng buộc bởi các quy định của luật thuế, và báo cáo thuế không nằm trong khung pháp lý của kế toán Điều này có nghĩa là báo cáo tài chính không được sử dụng để tính thuế, tạo ra một sân chơi công bằng cho các doanh nghiệp Sự độc lập này ảnh hưởng lớn đến việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) trong các doanh nghiệp.
Các công ty tại Mỹ thực hiện thủ tục kiểm soát dựa trên việc tìm hiểu và đánh giá các yếu tố có thể gây ra rủi ro, ảnh hưởng tiêu cực đến việc đạt được các mục tiêu doanh nghiệp.
Keiretsu là một phương thức tiên tiến trong nền kinh tế Nhật Bản, được xem như "mô hình bất khả chiến bại" trong một thời gian dài Nó tạo ra mối liên kết hàng ngang giữa các công ty thông qua việc mua cổ phần của đối tác, từ đó hình thành sự phối hợp nghiên cứu và hỗ trợ chéo, thúc đẩy sự phát triển nhanh chóng của công nghệ mới Điều này có ảnh hưởng lớn đến việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) tại các doanh nghiệp Nhật Bản, mang lại những đặc trưng riêng và bài học giá trị cho các quốc gia khác áp dụng.
Môi trường kiểm soát và phong cách quản lý của người Nhật được hình thành từ giá trị đạo đức xã hội, với tính cộng đồng cao và hướng tới những giá trị được tôn vinh Triết lý quản lý của các nhà lãnh đạo Nhật Bản nhấn mạnh sự trung thực, trung thành và coi trọng đào tạo nhân lực Họ tin rằng việc sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực là yếu tố quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp, và luôn tạo điều kiện cho nhân viên phát triển chuyên môn mà không đặt họ vào tình trạng áp lực khi không theo kịp phương pháp quản lý.
Hệ thống kế toán Nhật Bản, do Hội đồng Chuẩn mực Kế toán Nhật Bản (ASBJ) thành lập vào cuối năm 1970, chủ yếu quy định chuẩn mực cho khối tư nhân Năm 2001, Hiệp hội Chuẩn mực Kế toán Tài chính được thành lập, tập trung vào kế toán cho các công ty niêm yết Mô hình kinh tế Nhật Bản chủ yếu dựa vào các tập đoàn kinh tế, nơi chứng từ kế toán được phát sinh, kiểm tra tính hợp lý và nhập vào hệ thống máy tính Với phần mềm kế toán được thiết kế hoàn hảo, toàn bộ dữ liệu được tổng hợp và lập báo cáo tài chính cũng như báo cáo quản trị, đảm bảo phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp.
Thủ tục kiểm soát trong mô hình kinh tế Nhật Bản thường tập trung vào các tập đoàn lớn, với hệ thống kiểm soát nội bộ chủ yếu được thiết lập tại công ty mẹ và hướng dẫn tới các công ty con, tùy thuộc vào mức độ kiểm soát Thành công trong kiểm soát của các công ty Nhật Bản xuất phát từ các giá trị đạo đức và văn hóa như cần cù, trung thành, trung thực và sáng tạo Đây là bài học quý giá mà các quốc gia khác có thể học hỏi.
Quy trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Hoàn Dương đang mang lại hiệu quả cao, nhờ vào những kinh nghiệm quý báu được rút ra từ thực tiễn.
Thứ nhất, về môi trường kiểm soát:
Nhà quản lý tại Công ty Hoàn Dương đã nhận thức rõ vai trò và trách nhiệm của hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB), coi đây là yếu tố bắt buộc cho mọi hoạt động của doanh nghiệp Công ty đã thành lập ban kiểm soát nội bộ hoạt động độc lập, đảm bảo kiểm soát quy trình bán hàng và thu tiền ngay từ đầu một cách đồng bộ và hiệu quả Với tiêu chí phù hợp và tôn vinh giá trị đạo đức, Công ty Hoàn Dương hướng tới tính bền vững trong việc thiết lập HTKSNB Để thực hiện điều này, công ty đã xây dựng các chính sách nhân sự, chế độ đãi ngộ và chương trình đào tạo bài bản, đồng thời mô tả rõ quy trình, trách nhiệm và nhiệm vụ cho từng phòng ban và từng cá nhân trong công ty.
Công ty đã thiết lập một cơ cấu quản lý hợp lý, đảm bảo tính độc lập cao cho hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) và bộ phận kế toán, cũng như các phòng ban khác Sự độc lập này giúp tăng cường tính minh bạch và công bằng trong quá trình kiểm soát và đánh giá hiệu quả kiểm soát.
Công ty Hoàn Dương đã triển khai kế hoạch kiểm soát ngắn hạn, trung hạn và dài hạn nhằm đảm bảo phát triển bền vững và nhận diện rủi ro, từ đó đo lường ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) Để duy trì hiệu quả, công ty thường xuyên cập nhật và phân tích các đường lối, chính sách pháp luật của Đảng và Nhà nước.
Thứ hai, hệ thống kế toán áp dụng tại công ty Hoàn Dương:
Công ty tuân thủ đầy đủ các chuẩn mực kế toán hiện hành và áp dụng hợp lý các luật liên quan như luật thuế GTGT, TNDN, TNCN, phù hợp với điều kiện và đặc điểm quản lý của doanh nghiệp Điều này đã mang lại hiệu quả cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Thứ ba, thủ tục kiểm soát áp dụng tại công ty Hoàn Dương:
