Tính cấp thiết của đề tài
Tín dụng hiện vẫn là nguồn doanh thu chủ yếu của ngân hàng thương mại, chiếm tỷ lệ lớn trong hoạt động của họ Quy trình cho vay phức tạp với nhiều sản phẩm đa dạng và khách hàng thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau, dẫn đến rủi ro cao Để giảm thiểu rủi ro và tổn thất, ngân hàng cần có sức đề kháng mạnh mẽ Ngoài sự giám sát từ Ngân hàng Nhà nước và các cơ quan quản lý, việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả là điều cần thiết để đảm bảo hoạt động kinh doanh an toàn.
Hoạt động tín dụng là yếu tố quan trọng, mang lại nguồn thu chính cho ngân hàng nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro Chất lượng tín dụng kém và quản lý tín dụng yếu là nguyên nhân chính dẫn đến thất bại của ngân hàng và khủng hoảng tài chính toàn cầu Những sai phạm gần đây tại các ngân hàng thương mại, như vụ lừa đảo 4.900 tỷ đồng của Huỳnh Thị Huyền Như tại Vietinbank, đã làm nổi bật tầm quan trọng của công tác kiểm soát nội bộ (KSNB) Nhận thức rõ điều này, tác giả đã chọn đề tài “Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam - Chi nhánh Hải Châu” cho luận văn thạc sỹ kinh tế của mình.
Mục tiêu nghiên cứu
- Hệ thống cơ sở lý luận về KSNB hoạt động tín dụng ở NHTM
Bài viết này phân tích và đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ (KSNB) hoạt động tín dụng tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam - Chi nhánh Hải Châu (Agribank Hải Châu) Từ những đánh giá này, bài viết đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác KSNB trong hoạt động tín dụng, với mục tiêu nâng cao chất lượng tín dụng tại Agribank Hải Châu.
Phương pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng phương pháp phân tích tài liệu để làm rõ công tác kiểm soát nội bộ (KSNB) tại ngân hàng Các tài liệu được thu thập bao gồm quy định KSNB theo tiêu chuẩn Basel, quy định của Ngân hàng Nhà nước, quy định của Agribank, cùng các tài liệu khác tại chi nhánh Hải Châu Bên cạnh đó, nghiên cứu cũng tiến hành phỏng vấn sâu các cán bộ tín dụng và những cá nhân liên quan tại Agribank Hải Châu nhằm làm rõ hơn các hoạt động kiểm soát nội bộ tại đơn vị.
Bố cục đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục các tài liệu tham khảo và bảng biểu, nội dung luận văn thạc sỹ gồm 3 chương chính:
Chương 1: Cơ sở lý luận về KSNB đối với hoạt động tín dụng trong NHTM
Chương 2: Thực trạng công tác KSNB đối với hoạt động tín dụng tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam - Chi nhánh Hải Châu
Chương 3 trình bày một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ (KSNB) đối với hoạt động tín dụng tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam, Chi nhánh Hải Châu Các giải pháp này bao gồm việc nâng cao quy trình kiểm tra, tăng cường đào tạo nhân viên, áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý rủi ro tín dụng và cải thiện hệ thống báo cáo nội bộ Mục tiêu là đảm bảo an toàn tài chính, nâng cao hiệu quả hoạt động tín dụng, đồng thời đáp ứng các yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG TÍN DỤNG TRONG NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI
ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG TÍN DỤNG TRONG NHTM
1.1.1 Hoạt động tín dụng của NHTM a Khái ni ệ m
Tín dụng, xuất phát từ từ Latin "Creditium" có nghĩa là tin tưởng, tín nhiệm, trong tiếng Anh gọi là Credit, và trong tiếng Việt, tín dụng được hiểu là sự vay mượn Tín dụng được định nghĩa là việc chuyển nhượng tạm thời quyền sử dụng một lượng giá trị dưới hình thức hiện vật hoặc tiền tệ từ người sở hữu sang người sử dụng, với cam kết hoàn trả lại với một lượng giá trị lớn hơn Tín dụng thể hiện qua ba nội dung chính.
+ Sự chuyển giao quyền sử dụng một lượng giá trị từ người này sang người khác
+ Sự chuyển giao này mang tính tạm thời
+ Khi hoàn lại lượng giá trị đã chuyển giao cho người sở hữu phải kèm theo một lượng giá trị dôi thêm gọi là lợi tức
Tín dụng ngân hàng là mối quan hệ chuyển nhượng vốn giữa ngân hàng và các chủ thể kinh tế, trong đó người tiết kiệm đầu tư vốn thông qua ngân hàng Khái niệm tín dụng nguyên thủy liên quan đến việc tin tưởng giao tiền cho người khác sử dụng Do đó, sự thành công của hoạt động tín dụng phụ thuộc vào niềm tin của ngân hàng vào người vay, hay nói cách khác, vào chữ tín của khách hàng Chữ tín này không chỉ bao gồm năng lực tài chính mà còn thể hiện sự sẵn sàng trả nợ của người vay.
Việc hoàn trả nợ gốc trong tín dụng thể hiện khả năng thực hiện giá trị hàng hóa trên thị trường, trong khi hoàn trả lãi vay phản ánh khả năng thực hiện giá trị thặng dư Do đó, rủi ro tín dụng có thể được coi là rủi ro kinh doanh nhưng được đánh giá từ góc độ của ngân hàng.
Tín dụng ngân hàng phân phối lại vốn tiền tệ trong nền kinh tế, thể hiện trên hai mặt sau:
- Ngân hàng tiến hành huy động vốn và tập trung các nguồn vốn tạm thời nhàn rỗi trong nền kinh tế
- Trên cơ sở vốn tập trung được ngân hàng tiến hành cho vay
Do đó, tín dụng ngân hàng góp phần tiết kiệm tiền trong lưu thông:
- Ngân hàng phát hành các kỳ phiếu thương mại, các loại séc Ngân hàng thay cho tiền mặt thực chất
Hoạt động tín dụng đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt, góp phần tiết kiệm lượng tiền mặt lưu thông trong nền kinh tế.
Tín dụng ngân hàng đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát hoạt động kinh tế thông qua việc huy động và cho vay vốn Bằng cách phân tích các chỉ tiêu tài chính, ngân hàng có thể giám sát và điều chỉnh các hoạt động kinh tế một cách hiệu quả Các hình thức tín dụng ngân hàng đa dạng cũng góp phần vào việc quản lý và phát triển nền kinh tế.
Có rất nhiều cách thức để phân loại tín dụng ngân hàng, như những cách sau: v Căn cứ vào thời hạn tín dụng
Tín dụng ngắn hạn là hình thức cho vay có thời gian tối đa 12 tháng, nhằm hỗ trợ doanh nghiệp trong việc bù đắp thiếu hụt vốn lưu động và đáp ứng nhu cầu chi tiêu ngắn hạn của cá nhân.
Tín dụng trung hạn là hình thức cho vay với thời gian từ 12 tháng đến 60 tháng (5 năm), thường được sử dụng để đầu tư vào tài sản cố định, nâng cấp thiết bị và công nghệ, mở rộng sản xuất kinh doanh, cũng như xây dựng các dự án nhỏ có thời gian thu hồi vốn nhanh.
Tín dụng dài hạn là hình thức cho vay có thời gian trên 5 năm, thường được sử dụng để tài trợ cho các dự án xây dựng cơ bản như đầu tư xây dựng nhà máy mới, phát triển cơ sở hạ tầng, cũng như cải tiến và mở rộng quy mô sản xuất Việc cấp vốn này phụ thuộc vào tính chất bảo đảm của khoản vay.
Tín dụng không có tài sản bảo đảm là hình thức cho vay mà không yêu cầu tài sản cầm cố, thế chấp hoặc bảo lãnh từ bên thứ ba Loại tín dụng này dựa vào phương án vay vốn khả thi và uy tín của khách hàng hoặc người bảo lãnh để quyết định việc cho vay.
Tín dụng có tài sản bảo đảm là một hình thức cho vay mà ngân hàng thương mại (NHTM) thiết lập cơ sở pháp lý để thu hồi khoản vay thông qua tài sản cụ thể, ngoài nguồn thu nợ chính thức Hình thức này bao gồm cầm cố, thế chấp, và bảo đảm bằng tài sản hình thành từ vốn vay hoặc sự bảo lãnh của bên thứ ba.
Cho vay là hoạt động mà ngân hàng cung cấp cho khách hàng một khoản tiền để sử dụng cho mục đích cụ thể trong khoảng thời gian nhất định, theo thỏa thuận đã ký kết, với nguyên tắc khách hàng phải hoàn trả cả gốc lẫn lãi.
Ngân hàng thực hiện các giao dịch chiết khấu, tái chiết khấu và cầm cố thương phiếu cùng các giấy tờ có giá khác Điều này cho phép ngân hàng thỏa thuận mua các thương phiếu hoặc giấy tờ có giá trị khác, nhằm tối ưu hóa nguồn vốn và tăng cường khả năng thanh khoản.
Trước khi đến hạn thanh toán, giá mua được tính sau khi đã trừ đi một khoản tiền dựa trên lãi suất chiết khấu, thời gian chiết khấu và số tiền xin chiết khấu.
Bảo lãnh ngân hàng là cam kết của ngân hàng, được gọi là bên bảo lãnh, đối với bên nhận bảo lãnh, nhằm đảm bảo thực hiện nghĩa vụ tài chính thay cho bên thứ ba.
KH (bên được bảo lãnh) khi KH không thực hiện hoặc thực hiện không đúng nghĩa vụ đã cam kết với bên nhận bảo lãnh
Cho thuê tài chính là hình thức cấp tín dụng trung và dài hạn giữa ngân hàng và khách hàng, được thực hiện qua công ty cho thuê tài chính Công ty này sở hữu tài sản cho thuê và khi kết thúc hợp đồng, bên thuê có quyền lựa chọn mua tài sản hoặc tiếp tục thuê theo thỏa thuận Quy trình cho thuê tài chính còn phụ thuộc vào mức độ rủi ro liên quan.
TỔNG QUAN VỀ KSNB TRONG NHTM
Kiểm soát nội bộ, theo định nghĩa của COSO, là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và nhân viên của đơn vị thực hiện, nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý trong việc đạt được ba mục tiêu chính.
• Hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động
• Tính chất đáng tin cậy của báo cáo tài chính
• Sự tuân thủ các luật lệ và quy định hiện hành”
Trong định nghĩa trên có bốn khái niệm quan trọng, đó là: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu
Kiểm soát nội bộ là một quá trình tổng thể, bao gồm chuỗi hoạt động kiểm soát diễn ra ở tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp, được kết hợp một cách đồng bộ Nó đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra.
Kiểm soát nội bộ không chỉ là chính sách và thủ tục, mà còn phụ thuộc vào con người trong doanh nghiệp như Hội đồng quản trị, Ban giám đốc và nhân viên Con người đặt ra mục tiêu và thiết lập cơ chế kiểm soát để hướng tới những mục tiêu đó Đồng thời, kiểm soát nội bộ cũng ảnh hưởng đến hành vi cá nhân, vì mỗi người có khả năng và ưu tiên khác nhau, dẫn đến việc không phải lúc nào họ cũng hiểu rõ nhiệm vụ của mình Do đó, kiểm soát nội bộ giúp tạo ra ý thức về trách nhiệm và định hướng hoạt động của từng cá nhân đến mục tiêu chung của tổ chức.
Kiểm soát nội bộ cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho việc thực hiện các mục tiêu, nhưng không thể đảm bảo tuyệt đối Trong quá trình vận hành, hệ thống kiểm soát có thể gặp yếu kém và sai lầm của con người có thể dẫn đến việc không đạt được mục tiêu Mặc dù kiểm soát nội bộ có khả năng ngăn ngừa và phát hiện sai sót, nhưng không thể đảm bảo rằng chúng sẽ không xảy ra Một nguyên tắc quan trọng trong quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không được vượt quá lợi ích mong đợi từ nó Do đó, người quản lý cần cân nhắc rủi ro, nhưng nếu chi phí kiểm soát quá cao, họ sẽ không thể áp dụng các thủ tục kiểm soát hiệu quả.
1.2.2 Mục tiêu, nhiệm vụ của hệ thống KSNB a M ụ c tiêu
Mỗi tổ chức cần xác định các mục tiêu cần đạt được, bao gồm mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động cũng như từng bộ phận Các mục tiêu này có thể được phân loại thành ba nhóm chính.
- Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực
- Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: đơn vị phải đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà mình cung cấp
- Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: đơn vị phải tuân thủ các luật lệ và quy định
Sự phân chia các nhóm mục tiêu có tính tương đối, vì một mục tiêu cụ thể có thể liên quan đến nhiều nhóm khác nhau Phân chia này chủ yếu dựa vào sự quan tâm của các đối tượng đối với hệ thống kiểm soát nội bộ Nhóm mục tiêu về hoạt động thường xuất phát từ yêu cầu của cổ đông, nhà đầu tư và chủ nợ, trong khi nhóm mục tiêu về sự tuân thủ lại liên quan đến yêu cầu từ các cơ quan quản lý.
Báo cáo COSO là tài liệu đầu tiên toàn cầu nghiên cứu một cách toàn diện về kiểm soát nội bộ, với tầm nhìn rộng và tính quản trị Nó đề cập đến các vấn đề liên quan đến báo cáo tài chính, hoạt động và tính tuân thủ, đồng thời cung cấp một cơ sở lý thuyết vững chắc cho kiểm soát nội bộ.
Hệ thống kiểm soát nội bộ là công cụ chủ yếu thực hiện chức năng kiểm soát trong một đơn vị Một số định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ có thể được liệt kê như sau:
Hệ thống kiểm soát nội bộ là tập hợp các hoạt động, biện pháp và chính sách nhằm đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu Nó bao gồm nỗ lực của tất cả thành viên trong tổ chức để đạt được những điều mong muốn và tránh những rủi ro không cần thiết Hệ thống này không chỉ dựa vào các con số tăng trưởng mà còn giám sát cách thức hoạt động của nhân viên, chính sách và các phòng ban Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả giúp hạn chế tối đa việc thất thoát tài sản của công ty.
- Ngăn ngừa thiếu sót trong hệ thống xử lý nghiệp vụ
Các thủ tục kiểm soát cần được thiết kế để đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế tuân thủ đúng quy định, nhằm kịp thời phát hiện và ngăn chặn sai sót, dù vô tình hay cố ý, gây thất thoát tài sản của ngân hàng Ví dụ, để bảo vệ tài chính, ngân hàng yêu cầu tất cả các khoản thu chi phải được phê duyệt bởi kế toán, kiểm soát viên và kế toán trưởng trước khi thực hiện.
- Bảo vệ ngân hàng trước những thất thoát tài sản có thể tránh
Ngân hàng cần duy trì một lượng tiền mặt lớn, bao gồm cả tiền mặt và các phương tiện chuyển nhượng, đòi hỏi phải được bảo quản cẩn thận trong quá trình lưu trữ và chuyển tiền Để đảm bảo an toàn, ngân hàng phải thiết lập quy trình hoạt động rõ ràng, xác định giới hạn tự do cá nhân và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ đối với tài sản.
Ngoài đặc điểm không thể kiểm đếm được, hầu hết tài sản của ngân hàng chủ yếu là các khoản phải thu lớn như tiền vay, tiền lãi và dự phòng nợ khó đòi Bên cạnh đó, các tài sản ngoại bảng như cam kết bảo lãnh và cam kết cho vay cũng rất quan trọng Do đó, ngân hàng cần thiết lập quy trình chặt chẽ để kiểm soát đầy đủ tài sản nợ và có của mình.
- Đảm bảo việc chấp hành chính sách kinh doanh
Cơ cấu kiểm soát nội bộ của ngân hàng cần được thiết lập với các thủ tục nhằm đảm bảo rằng tất cả nhân viên tuân thủ chính sách kinh doanh Cụ thể, cần thiết kế các biện pháp kiểm tra để đảm bảo cán bộ tín dụng thực hiện cho vay đúng quy định, trong khi các kế toán giao dịch tuân thủ quy trình mở tài khoản và chuyển tiền theo quy định của ngân hàng.
1.2.3 Các bộ phận cấu thành của hệ thống KSNB
Theo COSO, dù đặc điểm hoạt động của mỗi tổ chức có khác nhau thì vẫn có 5 bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ [12], bao gồm:
Môi trường kiểm soát là những yếu tố trong công ty ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ, tạo ra nhận thức cho toàn bộ thành viên về tầm quan trọng của hệ thống này Các yếu tố như nhận thức của nhà quản lý về liêm chính, đạo đức nghề nghiệp, tổ chức bộ máy hợp lý, phân công và ủy nhiệm rõ ràng, cùng với việc ban hành các quy định bằng văn bản, đều góp phần vào một môi trường kiểm soát tốt Một môi trường kiểm soát hiệu quả sẽ là nền tảng cho hoạt động thành công của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Đánh giá rủi ro là một yếu tố quan trọng đối với mọi công ty, bất kể quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý Các rủi ro có thể phát sinh từ nhiều yếu tố bên trong hoặc bên ngoài, vì vậy việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ để xác định và đánh giá các rủi ro là cần thiết.
KSNB ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG TÍN DỤNG NGÂN HÀNG
- Sai sót bởi con người thiếu chú ý, đãng trí khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ, hoặc do không hiểu rõ yêu cầu công việc
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) có thể không phát hiện được sự thông đồng giữa các thành viên trong ban quản lý hoặc nhân viên với bên ngoài Điều này tạo ra rủi ro cho việc lạm dụng quyền hạn của ban quản lý, dẫn đến việc thực hiện các mưu đồ cá nhân.
- Khả năng người chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục KSNB lạm dụng đặc quyền của mình
1.3 KSNB ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG TÍN DỤNG NGÂN HÀNG
1.3.1 Mục tiêu và nhiệm vụ của KSNB đối với hoạt động tín dụng a M ụ c tiêu
Hệ thống KSNB của các NHTM trong hoạt động tín dụng nhằm thực hiện các mục tiêu sau:
- Góp phần bao đảm tính hợp lý, hiệu lực, hiệu quả và an toàn hoạt động tín dụng trong ngân hàng
- Góp phần thực hiện việc tuân thủ pháp luật và quy định nội bộ ngân hàng trong hoạt động tín dụng b Nhi ệ m v ụ
- Ngăn ngừa thiếu sót trong hệ thống xử lý nghiệp vụ
- Bảo về ngân hàng trước những sai sót có thể tránh
- Đảm bảo việc chấp hành chính sách kinh doanh
1.3.2 Nội dung KSNB đối với hoạt động tín dụng a Ki ể m soát quá trình xét duy ệ t cho vay
Kiểm soát thủ tục đề nghị vay vốn là rất quan trọng để đảm bảo rằng mọi hồ sơ vay của khách hàng đều được theo dõi chặt chẽ bởi các cấp thẩm quyền Điều này giúp ghi nhận và phân công cho nhân viên tín dụng hoặc nhóm thẩm định phù hợp thực hiện việc thẩm định khoản vay một cách hiệu quả.
Kiểm soát việc thực hiện tiêu chuẩn cho vay là rất quan trọng để đảm bảo rằng các đề xuất cho vay được tuân thủ đúng các tiêu chuẩn về điều kiện cấp tín dụng.
Kiểm soát phân tích thông tin tín dụng là rất quan trọng để đảm bảo tính trung thực và chính xác trong việc trình bày thông tin Cần đánh giá tư cách pháp lý của khách hàng để xác định năng lực hành vi và pháp lý trong việc ký kết hợp đồng tín dụng Ngoài ra, việc thu thập thông tin về lịch sử hoạt động kinh doanh, quá trình thanh toán và thiện chí của khách hàng trong việc sử dụng và trả nợ là cần thiết Cuối cùng, cần xem xét thu nhập, các khoản phải trả, phải thu và hàng tồn kho để đánh giá khả năng trả nợ của khách hàng.
Kiểm soát tính hợp lệ của hợp đồng tín dụng là rất quan trọng để đảm bảo khách hàng có thể vay vốn và trả nợ một cách thuận lợi Hợp đồng cần bảo vệ quyền lợi của ngân hàng bằng cách quy định các điều khoản hạn chế hoạt động của người vay, nhằm tránh những rủi ro có thể ảnh hưởng đến khả năng thu hồi vốn của ngân hàng.
Kiểm soát kết quả định giá tài sản đảm bảo và xác minh tính hợp lệ của hồ sơ tài sản đảm bảo là rất quan trọng để đảm bảo rằng việc định giá được thực hiện dựa trên các tiêu chí do Ngân hàng quy định Điều này giúp xác nhận rằng tài sản đảm bảo đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn cần thiết cho việc nhận thế chấp, cầm cố và bảo lãnh.
Kiểm soát quyền phán quyết tín dụng là cần thiết để đảm bảo rằng quá trình xét duyệt cấp tín dụng được thực hiện đúng thẩm quyền và trong phạm vi hạn mức đã được phê duyệt bởi ban điều hành cao nhất của ngân hàng.
Kiểm soát thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến tài sản đảm bảo và hợp đồng tín dụng là rất quan trọng để đảm bảo rằng tất cả các thủ tục cần thiết đã được thực hiện đầy đủ Điều này giúp loại bỏ các rủi ro tín dụng cho ngân hàng, đảm bảo không có cơ sở pháp lý nào có thể ảnh hưởng đến quyền lợi của ngân hàng.
Kiểm soát việc thực hiện hạn mức tín dụng là cần thiết để đảm bảo rằng giải ngân diễn ra hợp lệ, nằm trong hạn mức đã được phê duyệt và tuân thủ các điều kiện giải ngân đã được xác định trong quá trình xét duyệt cấp tín dụng.
Kiểm soát việc giải ngân bao gồm việc đảm bảo tính hợp pháp và hợp lệ của hồ sơ, ghi chép sổ sách và lập báo cáo kế toán liên quan Trong giai đoạn này, cần kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ khách hàng, hồ sơ vay vốn và các chứng từ bảo đảm tiền vay Đồng thời, cần xác minh sự khớp đúng giữa thông tin trong hồ sơ vay vốn, chứng minh thư và người vay, cũng như giữa người nhận tiền và người có tên trong Giấy đề nghị vay vốn, cùng với chữ ký của người nhận tiền và chữ ký trên hồ sơ vay vốn.
Cần kiểm soát hình thức và nội dung chứng từ chứng minh mục đích sử dụng vốn vay, đảm bảo phù hợp với mục đích vay vốn ghi trong hợp đồng tín dụng Đồng thời, cần kiểm tra việc ghi chép sổ sách và lập các báo cáo liên quan, cũng như giám sát quá trình sau khi giải ngân.
- Kiểm soát quá trình giám sát việc tuân thủ các cam kết trong HĐTD: về sử dụng vốn vay, về thanh toán nợ gốc và lãi
Kiểm soát quá trình thẩm tra là cần thiết để cập nhật thường xuyên tình hình tài chính và sản xuất kinh doanh của người vay vốn Việc kiểm tra tiến độ thực hiện dự án, phương án sản xuất kinh doanh và hiện trạng tài sản bảo đảm tiền vay là rất quan trọng Đồng thời, ghi nhận kết quả thẩm tra trong các biên bản kiểm tra đảm bảo rằng thủ tục kiểm tra và giám sát sau cho vay được thực hiện đầy đủ và hiệu quả.
Kiểm soát việc tập hợp báo cáo về vốn và lãi vay quá hạn là cần thiết để đảm bảo thông tin được cung cấp đầy đủ và kịp thời cho các cấp có thẩm quyền và nhà quản trị cao nhất, từ đó có những biện pháp ứng phó phù hợp Đây là yếu tố quan trọng trong thông tin và truyền thông của hệ thống kiểm soát nội bộ Để đạt được mục tiêu này, ngân hàng cần có hệ thống thông tin kế toán hiệu quả và kịp thời, cùng với hệ thống kiểm soát mạnh mẽ trong môi trường xử lý thông tin máy tính.
Kiểm soát số liệu báo cáo tín dụng là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lý Điều này hỗ trợ hiệu quả trong việc phân tích và giám sát danh mục tín dụng.
Kiểm soát quá trình thu hồi nợ xấu là rất quan trọng để đánh giá khả năng thu hồi các khoản nợ này, từ đó đưa ra quyết định về mức trích lập dự phòng phù hợp.
1.3.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến KSNB đối với hoạt động tín dụng a Nh ậ n th ứ c c ủ a nhà qu ả n lý
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KSNB ĐỐI VỚI NGHIỆP VỤ TÍN DỤNG TẠI AGRIBANK HẢI CHÂU
Tình hình công tác kiểm soát nội bộ (KSNB) đối với hoạt động tín dụng tại Agribank Hải Châu được phản ánh qua các thủ tục kiểm soát trong quy trình nghiệp vụ và công tác kiểm tra của bộ phận KSNB tại chi nhánh.
2.3.1 Thủ tục kiểm soát qua quy trình cho vay Để nắm bắt thực trạng KSNB đối với hoạt động tín dụng, phải bắt đầu từ việc tìm hiểu về các bước công việc và các khâu kiểm soát trong quy trình nghiệp vụ tín dụng Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận được thể hiện qua từng giai đoạn của quy trình như sau:
Các giai đoạn của quy trình
Bộ phận thực hiện Nhiệm vụ Hồ sơ/Chứng từ
1 Tiếp nhận và thẩm định hồ sơ vay vốn
- Tiếp xúc, phổ biến và hướng dẫn KH lập hồ sơ vay vốn
- Thẩm định tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ
Hoàn thiện bộ hồ sơ gồm hồ sơ pháp lý, hồ sơ tài chính, hồ sơ tài sản bảo đảm và hồ sơ kế hoạch sản xuất-kinh doanh là bước quan trọng để chuyển sang giai đoạn tiếp theo.
2 Thẩm định các điều kiện vay vốn CBTD
- Tổ chức thẩm định về các mặt tài chính và phi tài chính, biện pháp bảo đảm tiền vay Trình Trưởng phòng KHKD xem xét
Báo cáo kết quả thẩm định để chuyển sang bộ phận có thẩm quyền để quyết định cho vay
- Trưởng phòng KHKD kiểm tra lại và nêu ý kiến đồng ý/không đồng ý cho vay để trình Giám đốc phê duyệt
Khoản vay cần được thẩm định qua bộ phận độc lập Sau khi Trưởng phòng KHKD đưa ra ý kiến, hồ sơ sẽ được chuyển đến bộ phận thẩm định độc lập để thực hiện theo quy định.
Các hồ sơ, tài liệu và thông tin từ giai đoạn trước chuyển sang và báo cáo kết quả thẩm định Các thông tin bổ sung
Giám đốc Chi nhánh ra quyết định cho vay hoặc từ chối cho vay dựa vào kết quả thẩm định và đề
Quyết định cho vay hay từ chối dựa trên kết quả thẩm định, được thực hiện bởi Phòng KHKD hoặc bộ phận thẩm định độc lập Quy trình này bao gồm các thủ tục pháp lý như ký hợp đồng tín dụng, hợp đồng công chứng và các loại hợp đồng khác.
- CBTD kiểm tra lại bộ hồ sơ vay, nhập thông tin vào hệ thống IPCAS
- Chuyển hồ sơ giải ngân cho phòng kế toán ngân quỹ
Phòng kế toán ngân quỹ
- Phòng kế toán ngân quỹ thực hiện giải ngân theo đối tượng phù hợp với chứng từ vay vốn
Quyết định cho vay và các hợp đồng liên quan Các chứng từ làm cơ sở giải ngân
6 Kiểm tra và giám sát CBTD
- CBTD phân tích hoạt động tài khoản, báo cáo tài chính, kiểm tra mục đích sử dụng vốn vay
- Kiểm tra, đôn đốc việc trả nợ định kỳ của KH
- Tái xét và xếp hạng tín dụng
Các thông tin từ nội bộ ngân hàng
Các báo cáo tài chính theo định kỳ của KH Báo cáo kết quả giám sát và đưa ra các giải pháp xử lý
Lập các thủ tục thanh lý hợp đồng
Giải chấp tài sản Lưu hồ sơ vay
Các chứng từ thu nợ và tất toán nợ vay của ngân hàng a Ki ể m soát quá trình xét duy ệ t cho vay
* B ướ c 1: Tiếp nhận và thẩm định hồ sơ vay vốn:
CBTD là đơn vị trực tiếp hướng dẫn khách hàng (KH) thực hiện thủ tục vay vốn, giải đáp thắc mắc ban đầu và hỗ trợ lập hồ sơ vay Họ có trách nhiệm tiếp nhận và kiểm tra tính hợp pháp của hồ sơ pháp lý, hồ sơ kinh tế và hồ sơ vay vốn của KH Trong quá trình này, CBTD có thể duy trì mối quan hệ tốt với KH truyền thống hoặc tìm kiếm KH tiềm năng Tuy nhiên, giai đoạn này cũng có thể phát sinh sai sót, như việc KH cung cấp thông tin sai lệch hoặc CBTD thiếu sót trong việc thu thập thông tin cần thiết.
* B ướ c 2: Thẩm định các điều kiện vay vốn:
- Phân tích, thẩm định khách hàng vay vốn: Năng lực pháp luật, năng lực hành vi dân sự, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của KH…
Phân tích và thẩm định phương án sản xuất kinh doanh hoặc dự án đầu tư là quá trình đánh giá tính khả thi và hiệu quả tài chính của dự án, bao gồm khả năng trả nợ và các rủi ro tiềm ẩn Quá trình này cung cấp cơ sở để xác định số tiền vay, thời gian vay và tiến độ giải ngân, đảm bảo sự thành công của dự án.
Biện pháp bảo đảm tiền vay bao gồm việc kiểm tra tình trạng thực tế của tài sản bảo đảm (TSBĐ) và thẩm định các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản, như giấy chứng nhận quyền sử dụng đất Đánh giá và phân tích giá trị, khả năng chuyển nhượng và phương pháp quản lý TSBĐ là rất quan trọng Trong giai đoạn này, có thể xảy ra sai phạm như việc không phát hiện hoặc đánh giá đúng khả năng của khách hàng, hoặc sự không trung thực từ cán bộ tín dụng (CBTD) Do đó, CBTD cần có trình độ chuyên môn cao và phải tuân thủ đúng quy trình, quy định của ngân hàng Đạo đức nghề nghiệp và thái độ vững vàng của CBTD là yếu tố quyết định, không để bị mua chuộc hay làm sai quy định Việc thực hiện nghiêm túc và đầy đủ các bước trong giai đoạn này là cơ sở quan trọng để đưa ra quyết định cho vay.
Sau khi Giám đốc ký duyệt khoản vay, CBTD sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ cho vay, đối chiếu thủ tục giải ngân và xác minh mục đích sử dụng vốn vay trước khi thực hiện giải ngân CBTD cần đảm bảo tính phù hợp giữa các chứng từ giải ngân, chứng từ chứng minh mục đích sử dụng vốn vay và nội dung hợp đồng tín dụng để trình Trưởng phòng Tín dụng Đồng thời, thông tin khách hàng, thông tin tài sản bảo đảm và đơn xin vay sẽ được đăng ký vào hệ thống IPCAS.
Trưởng phòng tín dụng sẽ phê duyệt đơn xin vay trong hệ thống nội bộ sau khi thực hiện kiểm tra Khi phê duyệt hoàn tất, hệ thống tự động gán số hợp đồng, và CBTD sẽ sử dụng số phê duyệt này làm số HĐTD trên hồ sơ giấy để quản lý và theo dõi.
CBTD nhập thông tin về TSBĐ, phối hợp với bộ phận kế toán, kho quỹ thực hiện nhận và nhập kho TSBĐ
Sau khi trưởng phòng Tín dụng đánh giá tính hợp lệ của chứng từ giải ngân, nếu đồng ý, CBTD sẽ chuyển hồ sơ cho bộ phận kế toán để kiểm tra và thực hiện hạch toán theo quy định.
Bộ phận kế toán có trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ vay Nếu phát hiện thiếu sót, họ sẽ chuyển hồ sơ trở lại cho CBTD để chỉnh sửa và bổ sung trước khi tiến hành giải ngân Đồng thời, việc lưu giữ hồ sơ cho vay cũng là một phần quan trọng trong quy trình này.
Bộ hồ sơ vay vốn cần bao gồm danh mục theo dõi cho từng khách hàng Người được giao nhiệm vụ bảo quản hồ sơ phải hoàn toàn chịu trách nhiệm nếu để xảy ra tình trạng mất mát, thất lạc hoặc sửa đổi nội dung hồ sơ.
- Phòng kế toán lưu giữ: Hồ sơ pháp lý, hồ sơ cho vay và các giấy tờ khác
- Phòng Kế hoạch kinh doanh lưu giữ: Hồ sơ kinh tế
Các giấy tờ bảo đảm cho khoản vay của khách hàng được lưu trữ tại kho theo quy định giống như đối với các giấy tờ có giá trị Việc kiểm tra và giám sát nguồn vốn vay là rất cần thiết để đảm bảo tính minh bạch và an toàn trong quản lý tài chính.
Kiểm tra và giám sát khoản vay là quá trình quan trọng sau khi cho vay, nhằm đảm bảo người vay sử dụng vốn đúng mục đích và hiệu quả Quá trình này bao gồm việc hướng dẫn và đôn đốc người vay hoàn trả nợ gốc và lãi đúng hạn Nếu người vay không thực hiện đầy đủ các cam kết, cần áp dụng các biện pháp thích hợp để xử lý tình huống.
Các nội dung kiểm tra và giám sát khoản vay gồm:
- CBTD theo dõi việc trả nợ gốc, lãi của KH
- CBTD lập thông báo nợ đến hạn gửi cho KH
