TỔNG QUAN CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ CÔNG VIỆC
Các khái niệm cơ bản
Công việc bao gồm tất cả các nhiệm vụ mà một người lao động thực hiện, hoặc là tập hợp các nhiệm vụ tương tự do nhiều người lao động cùng thực hiện.
1.1.2 Khái niệm thực hiện công việc
Người lao động kết hợp sức khỏe, kinh nghiệm và hiểu biết của mình với máy móc và công nghệ để sản xuất các sản phẩm đáp ứng nhu cầu thị trường.
Việc thực hiện công việc cần dựa trên bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc Hai tài liệu này giúp người lao động hiểu rõ nhiệm vụ và yêu cầu cần thực hiện trong công việc của họ.
Đánh giá kết quả công việc
1.2.1 Khái niệm đánh giá kết quả công việc ĐGKQCV là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với người lao động
Những nhân tố ảnh hưởng đến thực hiện công việc của nhân viên
Hình 1.1 - Những nhân tố ảnh hưởng đến thực hiện công việc của nhân viên
1.2.2 Tầm quan trọng của đánh giá công việc Đánh giá công việc là một hoạt động rất quan trọng trong quản trị nguồn nhân lực Trên thực tế, hầu hết các doanh nghiệp đều cố gắng thực hiện việc đánh giá công việc thông qua và căn cứ trên những cơ sở sau :
- Phân tích công việc, thiết kế bản mô tả công việc, xây dựng bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
- Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn ĐGKQCV của nhân viên
- Đánh giá công việc nhằm phục vụ cho việc khen thưởng, tăng lương, đào tạo, phát triển và đề bạt Đánh giá công việc có những lợi ích sau :
- Truyền đạt những mục tiêu chiến lược của tổ chức đến từng Phòng, Ban, cá nhân nhân viên
- Nhân viên được thông tin phản hồi về năng lực, hiệu suất làm việc của cá nhân họ
- Công ty nắm bắt thông tin kịp thời để biết liệu công ty có thể đạt những mục tiêu chiến lược đã đặt ra
- Gắn kết mục tiêu phát triển tổ chức và phát triển cá nhân nhân viên
Để đạt được mục tiêu đã đề ra, việc tạo mối quan hệ chặt chẽ giữa lãnh đạo và nhân viên là rất quan trọng Đánh giá việc thực hiện công việc không chỉ giúp quản lý hiệu quả mà còn hỗ trợ phát triển cá nhân và cải thiện hoạt động của tổ chức ĐGKQCV thường được thực hiện hàng năm, với mỗi nhân viên được đánh giá bởi người quản lý trực tiếp, trong khi các CEO và Chủ tịch công ty cũng sẽ được đánh giá tùy theo quy mô tổ chức Quá trình này giúp thiết lập tiêu chuẩn, tạo sự đồng thuận về mục tiêu và ủy quyền nhiệm vụ, đồng thời xác định nhu cầu đào tạo cá nhân và đánh giá hệ thống trả lương ĐGKQCV cũng là cơ sở để xem xét hiệu suất công việc của nhân viên so với các tiêu chuẩn đã thỏa thuận trước đó, đồng thời hỗ trợ trong việc phát triển nghề nghiệp và thăng tiến Quan trọng hơn, ĐGKQCV góp phần động viên nhân viên, cải thiện thái độ và hành vi, đồng thời tăng cường mối quan hệ tích cực giữa quản lý và nhân viên Như vậy, ĐGKQCV là yếu tố sống còn trong việc quản lý hiệu suất công việc của con người và tổ chức.
Như vậy, đánh giá công việc nhằm phục vụ cho nhiều mục đích nhưng có thể gộp thành hai nhóm chính như sau :
1.2.2.1 Phát triển nhân viên Đánh giá công việc được thực hiện thông qua nhiều cách thức khác nhau; đánh giá công việc không chỉ dừng lại ở việc đánh giá kỹ năng nhiệm vụ mà còn là một sự đánh giá toàn diện nhằm định hướng phát triển và đào tạo nhân viên
Duy trì hiệu suất làm việc và thành tích của nhân viên là rất quan trọng Lãnh đạo cần nhận biết và khen thưởng những nỗ lực của nhân viên trong việc hoàn thành công việc, từ đó động viên tinh thần làm việc và khuyến khích họ duy trì thành tích Sự công nhận này cũng thúc đẩy những nhân viên khác nỗ lực hơn để đạt được khen thưởng trong tương lai Đánh giá công bằng và chính xác về mức độ hoàn thành công việc, dựa trên thông tin và dữ liệu rõ ràng, sẽ tạo sự thuyết phục và tránh mâu thuẫn giữa các nhân viên.
Để nâng cao thành tích của nhân viên, lãnh đạo cần đánh giá mức độ hoàn thành công việc và định hướng cách làm việc hiệu quả hơn Việc giúp nhân viên nhận biết điểm mạnh, điểm yếu và nguyên nhân thất bại sẽ tạo điều kiện để họ cải thiện Đồng thời, lãnh đạo nên thảo luận và thống nhất với nhân viên về mục tiêu công việc tương lai cũng như các phương thức thực hiện để đạt được những mục tiêu này.
Xác định mục tiêu phát triển nghề nghiệp cho nhân viên là một phần quan trọng trong các cuộc họp đánh giá công việc, nơi lãnh đạo và nhân viên thảo luận về kế hoạch dài hạn Dựa trên kỹ năng hiện tại và kết quả công việc trước đó, lãnh đạo có thể đề xuất các phương pháp giúp nhân viên nâng cao hiệu suất và thành tích Đồng thời, lãnh đạo cũng cần nhấn mạnh mối liên hệ giữa thành tích cá nhân và lợi ích chung của tổ chức, tạo động lực cho nhân viên phấn đấu hơn nữa.
Đánh giá kết quả công việc (ĐGKQCV) không chỉ giúp xác định nhu cầu đào tạo mà còn hỗ trợ xây dựng kế hoạch đào tạo hiệu quả cho tổ chức Nếu nhân viên không đạt yêu cầu công việc, chương trình đào tạo sẽ giúp họ cải thiện kỹ năng và bù đắp kiến thức còn thiếu Ngược lại, những nhân viên xuất sắc có thể tham gia các khóa đào tạo CEO để chuẩn bị cho các vị trí cao hơn Qua việc đánh giá mức độ hoàn thành công việc, lãnh đạo có thể nhận diện nhu cầu đào tạo chuyên sâu, chẳng hạn như đào tạo kỹ năng giao tiếp cho nhân viên chăm sóc khách hàng chưa đạt yêu cầu.
1.2.2.2 Quản trị nguồn nhân lực hiệu quả hơn
Bên cạnh mục đích phát triển nhân viên, ĐGKQCV còn nhằm phục vụ cho công tác quản trị nguồn nhân lực nói chung
Kết nối khen thưởng với thành tích là yếu tố quan trọng trong hệ thống thưởng - phạt của tổ chức, nơi nhân viên có kết quả đánh giá tốt thường nhận được phần thưởng như tăng lương và khen thưởng, trong khi những người bị đánh giá kém phải đối mặt với hình phạt như khiển trách hoặc sa thải Mục tiêu của việc này là động viên nhân viên làm việc hiệu quả hơn, tuy nhiên, việc thực hiện kết nối này gặp nhiều thách thức, bao gồm việc đảm bảo độ chính xác của đánh giá và giá trị thực sự của phần thưởng Nếu hệ thống thưởng - phạt không công bằng, nhân viên có thể cảm thấy khen thưởng là sự ban phát không dựa trên thành tích thực sự Ngoài ra, thông tin từ đánh giá kết quả công việc cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả của các chính sách quản trị nguồn nhân lực, từ đó giúp điều chỉnh các chương trình đào tạo và đề bạt nhân viên một cách hợp lý hơn.
1.2.3 Cấu trúc hệ thống đánh giá công việc
Một hệ thống ĐGKQCV thông thường bao gồm 3 yếu tố là:
• Các tiêu chuẩn thực hiện công việc
• Đo lường sự thực hiện công việc
Các yếu tố này có quan hệ mật thiết với nhau, và cùng tạo nên một hệ thống ĐGKQCV hoàn chỉnh
1.2.4 Các chỉ tiêu/tiêu chuẩn thực hiện công việc
Tiêu chuẩn thực hiện công việc là hệ thống các chỉ tiêu và tiêu chí cần thiết để đảm bảo việc hoàn thành công việc đạt yêu cầu cả về số lượng lẫn chất lượng.
Mỗi doanh nghiệp đều có tiêu chuẩn riêng để thực hiện công việc, tuy cách thể hiện có thể khác nhau Tuy nhiên, các tiêu chuẩn này cần được xây dựng một cách hợp lý và khách quan, nhằm phản ánh chính xác kết quả và hành vi trong hoạt động của doanh nghiệp.
1.2.5 Yêu cầu đối với các tiêu chuẩn thực hiện công việc:
Tiêu chuẩn đánh giá phải gắn với mục tiêu chiến lược của tổ chức
Tiêu chuẩn đánh giá phải liên quan chặt chẽ đến mục tiêu chiến lược của tổ chức Chẳng hạn, một tổ chức có thể đặt ra tiêu chuẩn như “95% khiếu nại của khách hàng phải được giải quyết trong ngày”, từ đó gắn kết tiêu chuẩn này vào đánh giá nhân viên chăm sóc khách hàng Nhiều công ty như 3M và Buckman Laboratories cũng đã xác định mục tiêu chiến lược là 25%-30% doanh thu đến từ sản phẩm phát triển trong 5 năm qua, và các mục tiêu này sẽ được chuyển hóa thành tiêu chuẩn đánh giá công việc Các công ty như General Motors và Whirlpool thiết lập các mục tiêu về chi phí, chất lượng và tốc độ, đồng thời phát triển các thang đo để xác định và so sánh hiệu suất làm việc của nhân viên toàn cầu.
Tiêu chuẩn phải bao quát, không khiếm khuyết
Khi xác lập tiêu chuẩn thực hiện, cần chú ý đến khả năng bao quát của các tiêu chuẩn đối với toàn bộ nhiệm vụ của nhân viên Nếu hệ thống đánh giá chỉ tập trung vào một tiêu chí duy nhất, như doanh thu bán hàng, mà bỏ qua những tiêu chí quan trọng khác không thể định lượng, chẳng hạn như chăm sóc khách hàng, thì tiêu chuẩn đánh giá sẽ bị coi là không bao quát.
Tiêu chuẩn không bị đồng nhất
Tiêu chí đánh giá hiệu suất công việc có thể bị xem là khiếm khuyết hoặc bị đồng nhất, dẫn đến những so sánh không công bằng Một số yếu tố nằm ngoài tầm kiểm soát của nhân viên có thể ảnh hưởng đến kết quả công việc của họ Chẳng hạn, việc so sánh hiệu suất của công nhân sản xuất không nên dựa vào việc họ sử dụng thiết bị máy móc mới hơn Tương tự, hiệu suất của nhân viên bán dịch vụ du lịch cũng không nên bị so sánh mà không xem xét đến sự khác biệt về tiềm năng thương mại giữa các vùng lãnh thổ.
Tiêu chuẩn đánh giá cần phải rõ ràng, có cơ sở và đáng tin cậy, với độ tin cậy phản ánh mức độ ổn định và nhất quán của tiêu chuẩn Độ tin cậy cũng thể hiện khả năng thực hiện công việc mà nhân viên có thể duy trì trong thời gian dài Trong quá trình bình chọn, độ tin cậy được đo lường qua mối tương quan giữa hai bộ tiêu chuẩn bình chọn từ một hoặc hai người bình chọn khác nhau Ví dụ, hai lãnh đạo có thể bình chọn cho cùng một cá nhân để đánh giá mức độ phù hợp cho việc đề bạt, và kết quả bình chọn của họ có thể được so sánh để xác định mức độ tin cậy giữa những người bình chọn.
Tiến trình tiến hành đánh giá kết quả công việc
Một cách chung nhất thì tiến trình của ĐGKQCV sẽ qua các bước sau đây:
Xác định mục tiêu cụ thể của ĐGTHCV
Thiết lập những chuẩn mực cho công việc
Xác định mức độ hoàn thành công việc Đánh giá kết quả công việc
Thảo luận việc đánh giá với nhân viên
Ngày nay, xu hướng đánh giá trong giáo dục đã chuyển từ việc chỉ tập trung vào đánh giá cuối cùng sang việc đánh giá quá trình Điều này có nghĩa là việc đánh giá diễn ra liên tục, từ giai đoạn chuẩn bị cho đến khi các hoạt động kết thúc, nhằm đảm bảo sự phát triển toàn diện và hiệu quả trong quá trình học tập.
1.3.1.1 Trước khi các hoạt động diễn ra
Để đạt được thành công, việc thiết lập các mục tiêu cần phải phù hợp với chiến lược của tổ chức và phản ánh đúng những đặc điểm hiện tại của tổ chức.
- Các tiêu chí sử dụng để đánh giá sự thực hiện: tức là cần thiết lập các tiêu chuẩn cho việc đánh giá:
Các tiêu chuẩn cần phải liên quan trực tiếp đến công việc và được xây dựng từ việc phân tích công việc Những tiêu chí này nên cụ thể và có thể định lượng, bao gồm các yếu tố như số lượng, chất lượng, thời gian, kỹ năng và mối quan hệ.
Người lao động cần được cung cấp các tiêu chuẩn đánh giá bằng văn bản trước khi tiến hành đánh giá, điều này giúp khẳng định tính chính thức và minh bạch của quá trình đánh giá.
1.3.1.2 Trong khi hoạt động diễn ra a) Thực hiện ghi nhận:
- Những người tham gia đánh giá phải có khả năng quan sát hành vi mà họ đánh giá
- Những người tham gia đánh giá phải được huấn luyện để sử dụng mẫu đánh giá một cách chính xác b) Trong khi đánh giá:
Khi kết thúc quá trình đánh giá, cần đưa ra những nhận định dựa trên các ghi nhận đã thu thập Kết quả đánh giá nên được thảo luận với người lao động để nhận phản hồi, từ đó hỗ trợ những cá nhân thực hiện kém trong việc hoàn thiện nhiệm vụ của mình.
Xác định các mục tiêu và tiêu chí cho giai đoạn sau
1.3.2 Các phương pháp đánh giá kết quả công việc
Phương pháp ĐGKQCV được phân chia thành ba nhóm chính: Nhóm phương pháp đánh giá đặc điểm cá tính (Trait Methods), Nhóm phương pháp đánh giá hành vi thực hiện (Behavioral Methods), và Nhóm phương pháp đánh giá kết quả (Result Methods).
1.3.1.1 Các phương pháp đánh giá đặc điểm cá tính - Trait Methods a) Phương pháp Thang đo Bình chọn dạng biểu đồ — Graphic Rating- Scale method
Phương pháp ĐGKQCV dựa trên đánh giá chủ quan của người đánh giá, cho điểm người lao động theo thang điểm mẫu từ thấp đến cao, dựa vào các chỉ tiêu cụ thể về hiệu suất công việc.
Chỉ tiêu liên quan đến công việc như : số lượng công việc, chất lượng công việc, tính đáng tin cậy, sáng kiến, tính thích nghi, sự phối hợp
Chỉ tiêu liên quan đến sự thực hiện công việc : Sử dụng các tính từ như xuất sắc (outstanding), trung bình (average), kém (unsatisfatory)
Khi thực hiện phương pháp này trải qua 3 bước cơ bản sau :
Bước 1 - Lựa chọn chỉ tiêu :
- Dựa vào bản mô tả công việc để có được yêu cầu về nhiệm vụ, trách nhiệm của công việc
Dựa vào việc lượng hóa ảnh hưởng của các chỉ tiêu, tổ chức có thể tính toán kết quả thông qua trực giác và thực nghiệm Điều này giúp xác định những chỉ tiêu chính và quan trọng để đưa vào quá trình đánh giá.
Bước 2 - Phân cấp tiêu thức :
Xây dựng thang điểm cho các chỉ tiêu liên quan đến sự thực hiện công việc, với mức điểm thấp nhất (min) là 1đ và cao nhất (max) là 5đ
Bước 3 - Xây dựng mẫu đánh giá :
Giai đoan đảnh giá : Từ … đến ……
Tiềm năng tăng trường và phát triển trong tương lai
Bây giờ đang ở mức hoặc gần tối đa HTCV
Bây giờ đang ở mức hoặc gần mức tối đa HTCV, nhưng có tiềm năng cải tiến đối với công tác khác như : _
Có khả năng tiến bộ sau khi được đào tạo và có kinh nghiệm.
Không thấy có những hạn chế.
Phát biểu của nhân viên Đồng ý Không đồng ý
Cấp quản trị duyệt: ……… Ngày : ……
Hình 1.7 - Minh họa cho phương pháp mức thang điểm đồ thị
Kết quả được lượng hoá bằng số nên dễ so sánh
Đơn giản, dễ sử dụng, chi phí đào tạo người đánh giá thấp
ảnh hưởng lời thiên vị, thành kiến có thể xảy ra
Các yếu điểm có thể bù trừ cho nhau
Có thể áp dụng phương pháp này để ĐGKQCV ở nhiều doanh nghiệp nhiều loại b) Phương pháp Thang đo Tiêu chuẩn Tổng hợp - Mixed-Standard Scale method
Phương pháp Thang đo Tiêu chuẩn Tổng họp là sự tiến bộ của Thang đo Bình chọn dạng biểu đồ, cung cấp cho người đánh giá ba mô tả cụ thể cho mỗi đặc điểm cá tính Những mô tả này phản ánh ba mức độ thực hiện công việc: tốt hơn, trung bình và kém, giúp nâng cao độ chính xác trong việc đánh giá.
1.3.1.2 Các phương pháp đánh giá Hành vi thực hiện - Behavioral Methods a) Phương pháp Ghi nhận Sự việc Điển hình - Critical Incident Method
Phương pháp Ghi nhận Sự việc Điển hình có lợi ích trong việc bao quát toàn bộ kỳ đánh giá, giúp ngăn ngừa những sai sót thiển cận Tuy nhiên, nếu chỉ đề cập đến những sự việc điển hình tích cực, nhân viên sẽ cảm thấy tiêu cực về phương pháp này Đóng góp lớn nhất của phương pháp là phát triển kỹ thuật nghiệp vụ công việc và hỗ trợ xây dựng các tiến trình đánh giá khác Bên cạnh đó, Phương pháp Đánh dấu Bản liệt kê Hành vi thực hiện cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá hiệu suất làm việc.
Phương pháp Đánh dấu Bản liệt kê Hành vi thực hiện là một trong những kỹ thuật đánh giá truyền thống, trong đó người lãnh đạo sử dụng một biểu mẫu có sẵn để đánh dấu những câu nhận xét phản ánh đặc điểm cá nhân hoặc hiệu suất công việc của nhân viên Bên cạnh đó, Phương pháp Thang đo Bình chọn căn cứ vào Hành vi (BARS) cũng được áp dụng, giúp đánh giá hiệu suất dựa trên các tiêu chí hành vi cụ thể.
Phương pháp Thang đo Bình chọn căn cứ vào Hành vi sử dụng từ 5 đến 10 thang đo dọc để đánh giá phạm vi thực hiện của các công việc quan trọng, được xác định qua phân tích công việc Những phạm vi này gắn liền với các hoạt động cụ thể và được sắp xếp theo thang đo, với giá trị điểm được gán dựa trên ý kiến của chuyên gia Đồng thời, phương pháp Thang đo Quan sát Hành vi thực hiện (BOS) cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá hiệu suất công việc.
Phương pháp Thang đo Quan sát Hành vi (BOS) tương tự như phương pháp BARS, nhưng khác biệt ở chỗ BOS tập trung vào việc đo lường tần suất thực hiện các hoạt động quan sát được, thay vì yêu cầu người đánh giá chọn điểm mấu chốt trong các hoạt động đại diện Điều này giúp cung cấp cái nhìn rõ ràng hơn về mức độ thường xuyên của hành vi trong thực tế.
Phương pháp BOS mang lại giá trị đáng kể khi cho phép người đánh giá đóng vai trò quan sát viên thay vì phán xét Phương pháp này giúp lãnh đạo dễ dàng cung cấp phản hồi cho nhân viên Nhiều công ty như AT&T, Weyerhaeuser và Dayton-Hudson đã áp dụng BOS và nghiên cứu cho thấy người đánh giá ưa chuộng phương pháp này hơn BARS hay đánh giá tính cách vì nó giữ được tính khách quan, phân biệt hiệu suất làm việc tốt và kém, cung cấp phản hồi hữu ích, và xác định nhu cầu đào tạo.
1.3.1.3 Các phương pháp đánh giá Kết quả - Results Methods
Nhiều tổ chức hiện nay đã chuyển sang đánh giá nhân viên dựa trên thành quả công việc thay vì quan sát tính cách hay hoạt động hàng ngày Phương pháp này được ủng hộ vì tính khách quan và khả năng trao quyền cho nhân viên, đồng thời khuyến khích họ chịu trách nhiệm về hậu quả từ quyết định của mình Đặc biệt, việc đánh giá dựa trên kết quả giúp phân quyền trong quá trình giải quyết công việc, tạo điều kiện cho nhân viên tự do lựa chọn phương pháp hoàn thành nhiệm vụ.
Các nhân tố ảnh hưởng tới hệ thống ĐGKQCV
Lãnh đạo công ty đóng vai trò quan trọng nhất trong quá trình đánh giá kết quả công việc (ĐGKQCV) của nhân viên Các chính sách và quyết định từ ban lãnh đạo có tác động tích cực đến hiệu quả của công tác ĐGKQCV trong tổ chức.
ĐGKQCV là một quy trình phức tạp, chịu ảnh hưởng lớn từ cảm xúc của người đánh giá, do đó, sự chủ quan có thể dẫn đến những đánh giá không chính xác về hiệu suất làm việc Nếu người đánh giá không được đào tạo đầy đủ hoặc không được lựa chọn đúng cách, điều này có thể làm giảm động lực của nhân viên và ảnh hưởng tiêu cực đến quản trị nhân sự.
Người lao động là yếu tố then chốt quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, vì họ điều hành mọi hoạt động sản xuất Thiếu nguồn lao động, công ty sẽ không thể thực hiện các hoạt động kinh doanh Do đó, các công ty cần duy trì và phát triển nguồn nhân lực, đồng thời lập kế hoạch hoá nhân sự để xây dựng đội ngũ lao động chất lượng Để đạt được điều này, các công ty cần thực hiện đánh giá kết quả công việc (ĐGKQCV) của từng nhân viên, từ đó đưa ra quyết định hợp lý về lương, thưởng và thăng tiến Tuy nhiên, việc đánh giá cần được thống nhất giữa người đánh giá và người lao động; nếu không có sự đồng thuận, người lao động có thể mất động lực, ảnh hưởng đến năng suất và chiến lược kinh doanh của công ty.
Môi trường làm việc đóng vai trò quan trọng trong quá trình đánh giá kết quả công việc (ĐGKQCV) của người lao động Một môi trường không chuyên nghiệp, không gian hạn chế và điều kiện làm việc kém sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất làm việc Kết quả ĐGKQCV do đó thường không phản ánh đúng năng lực thực sự của người lao động.
1.4.2 Nhân tố gián tiếp Đối thủ cạnh tranh:: Đối thủ cạnh tranh luôn là yêu tố tác động gián tiếp tới toàn bộ hoạt động sản xuất của công ty Tất cả các lĩnh vực của công ty đều chịu ảnh hưởng, từ quá trình sản xuất, cũng như cơ cấu lao động, tiền lương, các chính sách…Và công tác ĐGKQCV cũng không nằm ngoài những yếu tố chịu ảnh hưởng trên Nếu như đối thủ có hệ thống đánh giá hợp lý sẽ làm cho người lao động bên họ làm việc với năng suất tốt nhất, số lượng và chất lượng sản phẩm luôn ở mức cao và đạt tiêu chuẩn Điều đó sẽ tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp đó trên thị trường Trước sự hoạt động hiệu quả của đối thủ như vậy nếu doanh nghiệp ta mà không có những chương trình đánh giá hợp lý tất yếu sẽ dẫn tới việc lép vế trong việc cạnh tranh trên thị trường
Các quy định và văn bản pháp luật của nhà nước liên quan đến lao động là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến quá trình ĐGKQCV của tổ chức Những quy định này không chỉ định hướng cho hoạt động lao động mà còn đảm bảo quyền lợi cho người lao động và sự phát triển bền vững của tổ chức.
Bộ chỉ số KPI đánh giá kết quả công việc
KPI (Key Performance Indicators) hay chỉ số đo lường hiệu suất cốt yếu là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả và sự thành công của các hoạt động Các chỉ số này được xây dựng nhằm theo dõi sự tăng trưởng và tiến độ so với các mục tiêu đã đề ra Việc sử dụng KPI giúp doanh nghiệp định hình và cải thiện quy trình hoạt động, từ đó nâng cao hiệu quả và đạt được các mục tiêu chiến lược.
1.5.2 Đặc điểm của chỉ số KPI
KPI là các chỉ số quan trọng để đo lường hiệu quả và thành công của hoạt động trong tổ chức, nhằm đạt được mục tiêu mà nhà quản trị đề ra Mỗi chức danh, phòng ban hay bộ phận đều có bản mô tả công việc và kế hoạch làm việc hàng tháng, từ đó các nhà quản trị sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả hoạt động Mặc dù mỗi chức danh và phòng ban có những chỉ số KPI riêng, nhưng tất cả đều phải đáp ứng năm tiêu chuẩn cơ bản của một mục tiêu.
Năm tiêu chuẩn này được chỉ rõ trong phương pháp quản trị mục tiêu MBO - SMART, đó là:
Để đảm bảo tính cụ thể và rõ ràng trong việc sử dụng các chỉ số, cần phải đưa ra các thông tin chi tiết về chỉ số đó Mỗi chỉ số không chỉ cần được nêu rõ mà còn phải giải thích ý nghĩa của nó, lý do chọn lựa chỉ số này và cách thức đo lường chỉ số Việc này giúp người đọc hiểu rõ hơn về tầm quan trọng và ứng dụng của các chỉ số trong bối cảnh cụ thể.
KPI cần phải có tính đo lường rõ ràng để có giá trị thực tiễn Một chỉ số như "trở thành doanh nghiệp nổi tiếng nhất" không đủ tiêu chuẩn KPI vì không thể xác định và so sánh mức độ nổi tiếng của doanh nghiệp với những doanh nghiệp khác.
Khi lựa chọn KPI cho doanh nghiệp, cần tập trung vào những chỉ số thực sự có thể đạt được và hỗ trợ mục tiêu phát triển Các KPI này không chỉ phải đo lường hiệu suất mà còn phải phản ánh những yếu tố thực tế mà doanh nghiệp có thể kiểm soát để đạt được thành công Việc chọn lựa các chỉ số này một cách cẩn thận sẽ giúp doanh nghiệp theo sát mục tiêu và đạt được kết quả mong muốn.
R = Thực tế: Các chỉ số cần được xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo phù hợp với mục tiêu và tình hình thực tế Tránh việc đặt ra những chỉ số không thể đo lường hoặc KPI không phản ánh đúng bản chất công việc.
- T = Timed - Có thời hạn Các chỉ số này được áp dụng trong thời gian bao lâu, khi nào? b) Là các chỉ số phi tài chính
KPI không nên được thể hiện bằng đơn vị tiền tệ như đồng hay đô la Thay vào đó, KPI có thể là số lượng nhân viên được tuyển dụng thành công trong một đợt tuyển dụng hoặc số cuộc gặp gỡ hàng ngày giữa nhân viên bán hàng và khách hàng Để đảm bảo hiệu quả, các chỉ số này cần được theo dõi thường xuyên.
KPI, khác với các chỉ số đo lường khác, là chỉ số được theo dõi và đánh giá thường xuyên, tùy thuộc vào thực trạng của doanh nghiệp mà việc đánh giá có thể diễn ra hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm Ngoài ra, KPI còn chịu tác động từ đội ngũ quản trị cấp cao.
Theo dõi thường xuyên sự biến động của các KPI là một phương pháp đơn giản nhưng hiệu quả, giúp đội ngũ quản trị đưa ra quyết định chính xác Điều này yêu cầu nhân viên ở mọi cấp phải hiểu rõ các chỉ số và thực hiện các hành động điều chỉnh phù hợp để đảm bảo hiệu suất công việc.
KPI được gán cho từng nhân viên giúp đo lường và đánh giá hiệu suất làm việc Hiểu rõ KPI là cần thiết để điều chỉnh hoạt động cá nhân, từ đó hoàn thành mục tiêu đề ra Việc này có tác động tích cực và đáng kể đến các chỉ tiêu của doanh nghiệp.
Theo dõi KPI giúp doanh nghiệp xác định các hành động cần thực hiện và điều chỉnh chiến lược Sự cải thiện trong KPI sẽ mang lại tác động tích cực đến các chỉ số khác trong tổ chức.
1.5.3 Phân loại các chỉ số KPI
Hiện nay, có rất nhiều chỉ số KPI được sử dụng và phát triển trong các doanh nghiệp và tổ chức, phản ánh sự đa dạng và phong phú tùy theo hiện trạng của mỗi tổ chức Sự gia tăng số lượng KPI sẽ tiếp tục diễn ra cùng với sự phát triển của kinh tế xã hội, khiến cho việc xác định tổng số KPI hiện tại trở nên khó khăn Tuy nhiên, có thể phân chia các KPI thành ba nhóm lớn để dễ dàng quản lý và áp dụng.
1.5.3.1 Nhóm các chỉ số KPI dùng trong các ngành kinh tế lớn
Trong các ngành kinh tế lớn, các nhà quản trị xây dựng những chỉ số thống nhất để so sánh hiệu quả giữa các doanh nghiệp Những chỉ số này được nghiên cứu và áp dụng rộng rãi trong ngành, giúp theo dõi và đánh giá hoạt động của các đối thủ cạnh tranh Chẳng hạn, trong ngành tài chính, các chỉ số như số lượng máy ATM và tỷ lệ lãi suất cho vay thường được sử dụng để so sánh dịch vụ giữa các ngân hàng Hiện nay, gần hai mươi ngành kinh tế trên thế giới đã áp dụng các chỉ số KPI để đo lường hiệu quả hoạt động.
• Ngành hàng không, vận tải (gồm 84 chỉ số)
• Ngành ngân hàng, bảo hiểm (gồm 57 chỉ số)
• Ngành nghiên cứu, giáo dục (gồm 71 chỉ số)
• Ngành giải trí (gồm 22 chỉ số)
• Ngành nông nghiệp (gồm 45 chỉ số)
• Ngành sản xuất hàng hóa (gồm 12 chỉ số)
1.5.3.2 Nhóm các chỉ số KPI đánh giá quá trình hoạt động của tổ chức
Để xây dựng và phát triển, mỗi tổ chức cần có một bộ máy tổ chức hoạt động liên tục và thay đổi nhằm đạt được mục tiêu doanh nghiệp Hiện nay, nhiều tổ chức trên thế giới đã áp dụng các chỉ số KPI để đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động Trong số đó, các chỉ số liên quan đến khách hàng, như tỉ lệ khách hàng quay lại và tỉ lệ khách mua hàng lần thứ ba, đóng vai trò quan trọng trong sản xuất và kinh doanh Các hoạt động chính áp dụng KPI hiện nay bao gồm bán hàng, chăm sóc khách hàng, marketing, tài chính, vận tải giao nhận và pháp lý Các chỉ số KPI này được phân chia thành bốn nhóm chính để quản lý hiệu quả hơn.
• Nhóm chỉ số KPI tài chính
• Nhóm chỉ số KPI hoạt động
• Nhóm chỉ số KPI khách hàng
• Nhóm chỉ số KPI nguồn nhân lực
Các chỉ số KPI hiện nay được chú trọng hơn bao giờ hết, vì chúng phản ánh chính xác thực trạng hoạt động của tổ chức Những chỉ số này giúp các doanh nghiệp nhận diện rõ ràng các lĩnh vực cần cải thiện và định hướng phát triển, từ đó đạt được mục tiêu chung cho từng nhân viên, bộ phận và toàn thể doanh nghiệp.
Kết luận chương 1
KPI trong quản trị nguồn nhân lực là những chỉ số quan trọng giúp đánh giá hiệu quả và sự phát triển của các hoạt động quản lý nhân sự trong doanh nghiệp Những chỉ số này cho phép nhà quản trị có cái nhìn sâu sắc về đội ngũ lao động, từ đó hỗ trợ việc lựa chọn đúng người cho đúng việc, đồng thời đạt được các mục tiêu đề ra Hơn nữa, KPI cũng giúp người lao động cảm thấy yên tâm và cống hiến hơn trong công việc của họ.
Bảng 1.1 – Tóm tắt ưu khuyết điểm các phương pháp đánh giá
Phương pháp Ưu điểm Khuyết điểm
Các phương pháp đánh giá dựa trên đặc điểm cá tính
1 Không tốn kém khi phát triển phương pháp
1 Khả năng tiềm ẩn lỗi bình chọn khá cao
2 Sử dụng những thước đo có ý nghĩa
2 Không hữu ích trong việc tư vấn cho nhân viên
3 Không hữu ích trong việc xác định khen thưởng
4 Không hữu ích trong việc quyết định đề bạt
Các phương pháp đánh giá dựa trên hành vi thực hiện
1 Sử dụng thước đo thực hiện công việc cụ thể
1 Tốn nhiêu thời gian khi phát triển, sử dụng
2 Được lãnh đạo cấp cao và nhân viên chấp nhận
2 Tốn kém khi phát triên phương pháp
3 Hữu ích trong việc cung cấp thông tin phản hồi
3 Vài tiềm ẩn về lỗi bình chọn
4 Công bằng trong việc khen thưởng và quyết định đề bạt
Các phương pháp đánh giá dựa trên kết quả thực hiện
1 Khuynh hướng chủ quan sẽ ít đi
1 Tốn nhiều thời gian khi phát triển, sử dụng
2 Được lãnh đạo cấp cao và nhân viên chấp nhận
2 Có thể chỉ khuyến khích những triển vọng ngắn hạn
3 Liên kết giữa thực hiện công việc của nhân viên với hoạt động của tổ chức
3 Có thể sử dụng những tiêu chuẩn bị đồng nhất không chính xác
4 Khuyến khích việc cả người quản lý và nhân viên cùng đặt ra mục tiêu
4 Có thể sử dụng những tiêu chuẩn khiếm khuyết, không bao quát
5 Tốt cho việc khen thưởng và quyết định đề bạt
Phương pháp phân tích định lượng (sử dụng trọng số)
1 Giúp nhà quản lý có thể dễ dàng so sánh, phân loại nhân viên
1 Tốn thời gian để thực hiện
2 Giúp nhân viên hiểu rõ, chính xác yêu cầu của doanh nghiệp đối với nhân viên
3 Giúp nhân viên hiểu được điểm mạnh, yếu của họ trong quá trình thực hiện công việc, từ đó điều chỉnh để tăng hiệu quả thực hiện
Khi đạt đến một mức thu nhập ổn định, người lao động bắt đầu có nhu cầu cao hơn về công việc, bao gồm cách họ được đối xử, đào tạo và chế độ đãi ngộ Sự gia tăng của các công ty nước ngoài tại Việt Nam không chỉ mang lại vốn và công nghệ hiện đại mà còn đem theo triết lý kinh doanh và phương pháp quản trị nguồn nhân lực mới Để giữ chân nhân tài và ngăn chặn tình trạng chảy máu chất xám, các công ty cần áp dụng tư duy và phương pháp quản lý mới, trong đó việc sử dụng chỉ số KPI trong quản trị nguồn nhân lực là một yếu tố quan trọng để đánh giá hiệu quả công việc và xây dựng chính sách nhân sự hợp lý.
