CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG
Công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin
Thông tin có nhiều cách hiểu khác nhau, và ngay cả các từ điển cũng không đưa ra một định nghĩa thống nhất Theo từ điển Oxford English Dictionary, thông tin được xem là điều mà con người đánh giá hoặc nói đến, bao gồm tri thức và tin tức Một số từ điển khác lại đồng nhất thông tin với kiến thức, coi thông tin là những gì con người biết hoặc là sự chuyển giao tri thức nhằm nâng cao hiểu biết của con người.
Sự khác biệt trong việc sử dụng thuật ngữ này xuất phát từ tính chất không thể sờ mó của thông tin Thông tin chỉ được trải nghiệm trong quá trình hoạt động, thông qua những tác động trừu tượng mà nó mang lại.
Thông tin có thể được định nghĩa đơn giản là những hiểu biết và tri thức liên quan đến một sự vật hoặc sự việc cụ thể, được thể hiện dưới nhiều hình thức đa dạng và phong phú.
Theo triết học, thông tin được coi là sự phản ánh của thế giới vật chất, bao gồm tự nhiên và xã hội, thông qua ngôn từ, ký hiệu, hình ảnh và tất cả các phương tiện khác tác động đến giác quan con người.
Thông tin được lưu trữ trên nhiều dạng vật liệu như đá, giấy, băng từ và đĩa từ, và ngày nay, thuật ngữ "thông tin" trở nên phổ biến Thông tin là yếu tố mang lại hiểu biết cho con người, đáp ứng nhu cầu thu thập thông tin qua các hình thức như đọc báo, nghe đài, xem truyền hình và giao tiếp Nó không chỉ làm tăng hiểu biết mà còn là nguồn gốc của nhận thức và cơ sở cho quyết định.
1.1.2.Khái niệm công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin
Thuật ngữ CNTT (công nghệ thông tin) xuất hiện vào những năm 70 của thế kỷ XX, gắn liền với sự phát triển của máy vi tính Thiết bị điện tử này cho phép lập trình, tính toán và vận hành logic với tốc độ cao, đồng thời thu thập, lưu trữ, liên kết và xử lý thông tin hiệu quả.
Công nghệ thông tin (CNTT) đề cập đến các lĩnh vực khoa học và công nghệ liên quan đến thông tin và quy trình xử lý thông tin CNTT bao gồm hệ thống các phương pháp khoa học, công nghệ, công cụ, chủ yếu là máy tính, mạng truyền thông và kho dữ liệu, nhằm tổ chức, lưu trữ, truyền dẫn và khai thác hiệu quả thông tin trong mọi lĩnh vực kinh tế, xã hội và văn hóa của con người.
Công nghệ thông tin được coi là công nghệ tạo khả năng, giúp con người nâng cao khả năng trong các hoạt động trí tuệ mà không thay thế con người Việc sử dụng các phương tiện hỗ trợ trong dạy học giúp giáo viên có thêm thời gian để tập trung vào những công việc đòi hỏi chất lượng trí tuệ cao hơn so với phương pháp truyền thống Tại Việt Nam, Công nghệ thông tin được định nghĩa trong nghị quyết 49/CP ngày 04/08/1993 của Chính phủ, nhấn mạnh rằng đây là tập hợp các phương pháp khoa học, công cụ kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông, nhằm tổ chức khai thác và sử dụng hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin phong phú trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội.
Dựa trên khái niệm về công nghệ thông tin, xét trên phương diện giải thích từ ngữ theo luật công nghệ thông tin năm 2006 tại điều 4 có nếu rõ:
Ứng dụng công nghệ thông tin là việc tích hợp công nghệ vào các lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại, quốc phòng, an ninh và các hoạt động khác, nhằm nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả.
1.1.3.Vai trò trò của ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt đông của cơ quan Nhà nước Ứng dụng CNTT đang làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, văn hoá, xã hội của các nước trên thế giới trong đó có Việt Nam CNTT được ứng dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực, thúc đẩy nhanh quá trình tăng trưởng, chuyển dịch cơ cấu kinh tế, thay đổi cơ cấu xã hội Ứng dụng CNTT góp phần tạo ra nhiều ngành nghề kinh tế mới, làm thay đổi sâu sắc các ngành công nghiệp hiện đại, tăng khả năng cạnh tranh của các ngành công nghiệp truyền thống, thông qua một hệ thống hỗ trợ nhƣ viễn hông, Internet, TMĐT, dịch vụ truyền thông đa phương tiện Ứng dụng công nghệ thông tin làm thay đổi phương thức giao tiếp, thay đổi phương thức học tập, làm việc, nó biến đổi bản chất thương mại khiến mọi thứ diễn ra một cách chóng mặt, đây vừa là cơ hội, thách thức để vươn lên xong cũng có thể là rủi ro kiến ta thụt lại phía sau
Nhiều quốc gia đang phát triển, mặc dù còn nghèo và chưa phát triển, đã biết tận dụng cơ hội để ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin (CNTT), dẫn đến những bước tiến vượt bậc, điển hình như Ấn Độ, Trung Quốc và Hàn Quốc Các tổ chức quốc tế đã công nhận vai trò quan trọng của CNTT trong phát triển kinh tế - xã hội, tổ chức nhiều diễn đàn và hội thảo nhằm tuyên truyền, chia sẻ kinh nghiệm và khuyến cáo các chương trình hành động, hỗ trợ các nước xây dựng chiến lược ứng dụng CNTT Điều này khẳng định vai trò thiết yếu của CNTT trong nền kinh tế xã hội hiện nay.
Dưới tác động của cách mạng khoa học công nghệ hiện đại, đặc biệt là công nghệ thông tin, nền kinh tế thế giới đang trải qua sự biến đổi sâu sắc và mạnh mẽ về cấu trúc, chức năng và phương thức hoạt động Đây là một bước ngoặt lịch sử quan trọng khi nền kinh tế toàn cầu chuyển từ nền kinh tế công nghiệp sang nền kinh tế thông tin và tri thức, đánh dấu sự chuyển mình từ văn minh công nghiệp sang văn minh trí tuệ.
Đại hội Đảng lần thứ IX đã nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa, với mục tiêu đến năm 2020, Việt Nam sẽ trở thành nước công nghiệp Đặc biệt, cần tận dụng mọi khả năng để nâng cao trình độ khoa học và công nghệ, chú trọng vào lĩnh vực tin học Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính Nhà nước không chỉ giúp cải cách hành chính mà còn xây dựng nền hành chính điện tử, nâng cao hiệu quả xử lý thông tin, phục vụ tốt hơn cho tổ chức, người dân và doanh nghiệp Do đó, phát triển công nghệ thông tin là yếu tố then chốt trong việc thúc đẩy kinh tế và nâng cao chất lượng quản lý hành chính hiện nay.
- xã hội; đóng góp trực tiếp và hiệu quả cho cải cách hành chính Nhà nước, cho sự phát triển đất nước trong giai đoạn mới.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính
1.2.1.Khái niệm thủ tục hành chính
Hiện nay, theo quy định tại Khoản 1 Điều 3 Nghị định số 63/2010/NĐ-
Theo CP ngày 08/6/2010, TTHC được định nghĩa là trình tự và cách thức thực hiện, bao gồm hồ sơ, yêu cầu và điều kiện mà cơ quan Nhà nước hoặc người có thẩm quyền quy định để giải quyết công việc cụ thể liên quan đến cá nhân hoặc tổ chức.
Trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, thủ tục được hiểu là trình tự cần tuân theo khi thực hiện công việc Nhiều quốc gia có luật thủ tục cụ thể cho hoạt động của các cơ quan nhà nước, không chỉ yêu cầu về giấy tờ hành chính mà còn quy định trật tự hoạt động của các cơ quan này Thủ tục hành chính bao gồm trình tự về thời gian và không gian cho các giai đoạn cần thiết trong hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước, như thành lập công sở, bổ nhiệm và điều động viên chức, áp dụng quy phạm để xử lý vi phạm và tổ chức tác nghiệp hành chính.
Nguyên tắc quản lý nhà nước bằng pháp luật yêu cầu mọi hoạt động của nhà nước phải tuân thủ các quy tắc pháp lý cụ thể về trình tự và cách thức thực hiện quyền hạn của từng cơ quan Các quy tắc này bao gồm các quy phạm thủ tục như thủ tục lập pháp, thủ tục tố tụng hình sự và thủ tục hành chính Để đạt được những mục tiêu đã đề ra, hoạt động quản lý nhà nước cần tác động đến nhiều quan hệ xã hội khác nhau, đồng thời các quy phạm vật chất hành chính cũng rất phong phú và đa dạng.
Thủ tục hành chính đa dạng và không có một quy trình thống nhất nào, nhưng những thủ tục hiệu quả là rất cần thiết để đảm bảo tiến trình hành chính diễn ra suôn sẻ Chúng đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các lợi ích xã hội khác nhau Các cơ quan nhà nước và cán bộ công chức phải tuân thủ quy trình đã được quy định trong thủ tục hành chính khi ban hành và tổ chức thực hiện các quyết định quản lý nhà nước, nhằm thực hiện tốt các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước theo pháp luật, đồng thời phục vụ nhu cầu hàng ngày của công dân.
Thủ tục hành chính là một phần thiết yếu của luật hành chính, đóng vai trò quan trọng trong việc giúp các cơ quan Nhà nước thực hiện chức năng của mình Nó được xem như công cụ quy phạm hành chính, đảm bảo cho các quy định vật chất của luật hành chính được thực thi hiệu quả trong đời sống xã hội.
Xây dựng một quan niệm chung và thống nhất về thủ tục hành chính là rất quan trọng, không chỉ vì nó có vai trò lớn trong hoạt động lập pháp và lập quy, mà còn cần thiết để nâng cao nhận thức và hành động đúng đắn trong quản lý hành chính nhà nước, đặc biệt trong quá trình cải cách nền hành chính.
Thủ tục hành chính là quy trình và phương pháp giải quyết công việc của các cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền, bao gồm mối quan hệ nội bộ giữa các cơ quan này và với tổ chức, cá nhân công dân Thủ tục này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo công việc đạt được mục tiêu đã đề ra, phù hợp với thẩm quyền của các cơ quan nhà nước hoặc các cá nhân, tổ chức được ủy quyền thực hiện chức năng quản lý nhà nước.
1.2.2 Vai trò, Đặc điểm thủ tục hành chính
Vai trò của thủ tục hành chính:
Vai trò của thủ tục hành chính đươc biểu hiện qua những khía cạnh cơ bản:
Tiêu chuẩn hành vi cho công dân và cán bộ, công chức, viên chức hành chính là cơ sở để thực hiện quyền và nghĩa vụ, đảm bảo hoạt động hiệu quả, thuận lợi và đúng chức năng của bộ máy hành chính.
Để đảm bảo các quyết định hành chính được thực hiện hiệu quả trong đời sống xã hội, cần thiết phải có sự thống nhất trong việc thi hành và khả năng kiểm tra tính hợp pháp cũng như hợp lý của các quyết định này thông qua quy trình thủ tục hành chính.
- Là công cụ điều hành cần thiết của tổ chức hành chính;
- Xây dựng thủ tục hành chính khoa học góp phần vào quá trình xây dựng và triển khai luật pháp;
- Giúp cho việc thực hiện nguyên tắc dân chủ trong quản lý; thể hiện trách nhiệm của Nhà nước đối với nhân dân;
Quy trình hành chính là biểu hiện rõ nét của trình độ văn hóa và sự văn minh trong nền hành chính Nếu không có quy định về thủ tục, các quy phạm vật chất sẽ khó có thể được thực hiện hiệu quả.
Cải cách thủ tục hành chính là yếu tố then chốt trong việc xây dựng mối quan hệ bền chặt giữa Nhà nước với người dân và tổ chức, góp phần thực hiện nguyên tắc “Nhà nước của dân, do dân và vì dân” Điều này không chỉ liên quan đến pháp luật mà còn ảnh hưởng đến sự phát triển toàn diện của đất nước trong các lĩnh vực chính trị, văn hóa và giáo dục Trong bối cảnh Việt Nam gia nhập WTO, cải cách hành chính, đặc biệt là thủ tục hành chính, trở thành yêu cầu cần thiết để hội nhập quốc tế thành công và thúc đẩy sự phát triển quốc gia.
Những đặc điểm của thủ tục hành chính:
- Thứ nhất, thủ tục hành chính đƣợc thực hiện bởi nhiều cơ quan và công chứcNhà nước
Quản lý hành chính Nhà nước được thực hiện bởi nhiều chủ thể khác nhau, có thẩm quyền quản lý ở các lĩnh vực và cấp độ khác nhau Khác với thủ tục lập pháp chỉ do Quốc hội thực hiện, hay thủ tục tố tụng do các cơ quan như Viện Kiểm sát, Tòa án và cơ quan điều tra thực hiện, thủ tục hành chính được tiến hành bởi nhiều cơ quan và công chức Nhà nước.
- Thứ hai, đối tƣợng công việc cần thực hiện rất phức tạp
Thủ tục hành chính là quy trình xử lý công việc nội bộ của Nhà nước và liên quan đến quyền lợi cũng như nghĩa vụ pháp lý của công dân Điều này tạo ra sự phức tạp trong các công việc cần thực hiện, với một số trường hợp yêu cầu xử lý nhanh chóng và đơn giản, trong khi nhiều trường hợp khác lại cần sự cẩn trọng, qua nhiều bước và yêu cầu giấy tờ xác minh chi tiết.
Thủ tục hành chính cần kết hợp các khuôn mẫu ổn định với các biện pháp phù hợp, linh hoạt theo từng trường hợp cụ thể Quản lý hành chính Nhà nước chủ yếu là hoạt động cho phép và ra mệnh lệnh đơn phương, nhằm giải quyết nhanh chóng và hiệu quả các công việc hàng ngày trong xã hội Vì vậy, thủ tục hành chính phải có tính khuôn mẫu và ổn định tương đối.
Quản lý hành chính Nhà nước bao gồm nhiều hoạt động phong phú và đa dạng Do đó, thủ tục hành chính cần kết hợp các khuôn mẫu ổn định với những biện pháp phù hợp để giải quyết từng trường hợp cụ thể.
- Thứ tƣ, thủ tục hành chính rất đa dạng và phong phú
Các yếu tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính
Chiến lược và chính sách ứng dụng CNTT là yếu tố định hướng quan trọng, tạo khung pháp lý cho việc triển khai ứng dụng CNTT theo đúng chủ trương của Đảng và pháp luật Nhà nước Nó cần phải phù hợp với chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của đất nước và xu hướng phát triển CNTT toàn cầu Để đảm bảo tính thống nhất và đồng bộ trong hệ thống cơ quan Nhà nước ở các Bộ ngành và địa phương, các chính sách này không chỉ cần giữ vững sự thống nhất mà còn phải thường xuyên cập nhật, đón đầu công nghệ mới.
Môi trường làm việc trong tổ chức
Môi trường làm việc trong tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc ứng dụng CNTT vào giải quyết TTHC, với các yếu tố như cơ sở hạ tầng, không gian làm việc, mối quan hệ công việc và chính sách đãi ngộ Hạ tầng đầy đủ và công nghệ hiện đại sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển ứng dụng CNTT trong cơ quan Nhà nước, trong khi hạ tầng thiếu đồng bộ và công nghệ lạc hậu sẽ cản trở quá trình triển khai Một môi trường làm việc đảm bảo các yếu tố về cơ sở vật chất, phát triển công việc và mối quan hệ thuận lợi sẽ giúp xử lý công việc nhanh chóng và hiệu quả Tuy nhiên, yếu tố tài chính và tiềm lực của mỗi cơ quan, địa phương cũng ảnh hưởng lớn đến khả năng đầu tư và xây dựng hạ tầng kỹ thuật CNTT phục vụ cho hoạt động giải quyết TTHC.
Mức độ sẵn sàng của người sử dụng là yếu tố quan trọng trong việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào công việc của cơ quan Nhà nước Dù có đầy đủ điều kiện để triển khai CNTT, nếu người dân và doanh nghiệp không có đủ điều kiện tối thiểu như internet, thì đầu tư sẽ không hiệu quả Do đó, cần đánh giá mức độ sẵn sàng và nhu cầu sử dụng của người dân và doanh nghiệp trước khi triển khai ứng dụng CNTT, nhằm cân đối giữa đầu ra và đầu vào để đạt hiệu quả cao nhất Hơn nữa, mức độ sẵn sàng còn bị ảnh hưởng bởi tâm lý, văn hóa xã hội và thói quen của từng vùng miền, cá nhân và tổ chức Việc nghiên cứu và đánh giá mức độ sẵn sàng của người sử dụng là cần thiết để đưa ra các chính sách đầu tư hợp lý cho việc ứng dụng CNTT trong giải quyết thủ tục hành chính.
Tài chính đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của tổ chức, giúp mở rộng quy mô và mua sắm trang thiết bị máy móc cần thiết cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý Nhà nước Quy mô và thời gian thực hiện các dự án của cơ quan Nhà nước phụ thuộc chủ yếu vào nguồn vốn và tài chính Hơn nữa, tài chính không chỉ ảnh hưởng mà còn chi phối hầu hết các yếu tố trong tổ chức, từ cơ sở hạ tầng đến quy mô tổ chức và số lượng nhân sự.
Năng lực quản trị và điều hành đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin tại các cơ quan Nhà nước Điều này phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức, trình độ lao động và hiệu quả của cơ chế điều hành, giúp các tổ chức ứng phó tốt hơn với những khó khăn Hơn nữa, năng lực quản trị cũng được thể hiện qua khả năng giảm thiểu chi phí hoạt động và nâng cao năng suất, nhằm đạt được hiệu quả hoạt động tối ưu.
Khả năng ứng dụng tiến bộ công nghệ
Năng lực công nghệ thông tin của cơ quan là yếu tố quan trọng trong việc ứng dụng CNTT vào giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) Trong bối cảnh khoa học công nghệ phát triển mạnh mẽ và được ứng dụng rộng rãi, việc tích cực áp dụng CNTT là cần thiết để nâng cao hiệu quả dịch vụ Nếu chỉ duy trì các dịch vụ truyền thống, cơ quan sẽ khó đạt được kết quả cao Khả năng áp dụng công nghệ vào TTHC đòi hỏi sự sáng tạo và đổi mới, kết hợp với các hoạt động cải cách hành chính.
Trình độ, chất lượng của người lao động
Con người là yếu tố quyết định trong mọi lĩnh vực, đặc biệt trong ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) Nguồn nhân lực chính là cán bộ công nhân viên (CBCNV) trong tổ chức, và chất lượng, trình độ của họ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả ứng dụng CNTT Bên cạnh đó, vai trò của người quản lý và nhà lãnh đạo cũng rất quan trọng, vì họ là những người định hướng và đưa ra quyết định có lợi, giúp tổ chức hoạt động một cách thống nhất và hiệu quả.
Kinh nghiệm của một số địa phương về việc ứng dụng công nghệ thông
1.4.1.Kinh nghiệm của một số địa phương
Mô hình phường xã điện tử tại Đà Nẵng
Cải cách hành chính là một vấn đề quan trọng mà các địa phương cần học hỏi từ những nơi đi đầu như Đà Nẵng, nơi có chỉ số CCHC đạt 90,32% vào năm 2016 Đặc biệt, mô hình phường xã điện tử tại Đà Nẵng, được triển khai từ năm 2014 thông qua dự án DNG67 do Ngân hàng Thế giới tài trợ, đã góp phần nâng cao hiệu quả quản lý UBND quận Liên Chiểu đã thí điểm mô hình “phường điện tử” tại các phường Hòa Khánh Bắc và Hòa Hiệp Bắc vào tháng 7 năm 2014, sau đó mở rộng ra các phường khác thuộc quận Cẩm Lệ và Sơn Trà Đến cuối năm 2014, đã có 08 phường tại 03 quận khai trương mô hình này Mục tiêu của mô hình phường xã điện tử là cải tạo hạ tầng, trang bị cơ sở vật chất hiện đại để tạo ra môi trường giao tiếp thân thiện giữa người dân và UBND, đồng thời cải cách phương pháp quản lý công việc và dữ liệu thông qua ứng dụng công nghệ thông tin.
Việc triển khai mô hình phường, xã điện tử đã mang lại sự thay đổi lớn cho cơ sở vật chất của bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả (TN&TKQ) tại các phường, xã trên toàn thành phố Đến nay, 55/56 bộ phận TN&TKQ đã được nâng cấp với trang thiết bị hiện đại, tạo điều kiện thuận lợi cho công dân giao dịch thông qua các tiện ích như khu vực chờ lịch sự và máy xếp hàng tự động Trong công tác chỉ đạo, điều hành, 42 UBND phường, xã đã chuyển sang sử dụng sổ chứng thực điện tử, giúp quản lý dữ liệu hiệu quả hơn 100% UBND các phường, xã đã thực hiện chuyển hồ sơ một cửa điện tử cho các lĩnh vực liên thông với UBND quận, huyện Ngoài ra, 25/56 phường, xã đã thí điểm luân chuyển và xác thực hồ sơ điện tử, trong đó UBND phường thực hiện tốt nhất.
Từ tháng 01 năm 2016 đến nay, 100% các phường, xã đã triển khai tiếp nhận liên thông văn bản điện tử, trong đó UBND các phường thuộc quận Liên Chiểu, Ngũ Hành Sơn và Hòa Vang là những đơn vị thực hiện tốt nhất, với trung bình 1.400 văn bản điện tử đến mỗi phường Ứng dụng công nghệ thông tin tại huyện Hòa Vang cũng đang được chú trọng.
Lấy “Ứng dụng công nghệ thông tin” làm khâu đột phá
Tất cả lãnh đạo huyện đều áp dụng thƣ điện tử và tích cực sử dụng Hệ thống quản lý văn bản điều hành, đồng thời khai thác nhiều tiện ích trong giao dịch công quyền như SMS Đây là những ưu điểm nổi bật trong công tác ứng dụng công nghệ thông tin tại huyện.
CNTT của huyện Hòa Vang đƣợc ông Trần Ngọc Thạch – Phó Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông TP nhấn mạnh
Tính đến ngày 30/9/2016, huyện đã quét 21.752 văn bản đến cấp huyện, đạt tỷ lệ 100% trong việc xử lý và luân chuyển văn bản qua phần mềm (trừ văn bản mật) Trong số này, có 12.546 văn bản đi lưu, trong đó 2.479 có chữ ký số, và 255 văn bản đã liên kết đầu vào và đầu ra Huyện đã khởi tạo 979 hộp thư điện tử cho cán bộ, công chức, với tỷ lệ sử dụng thường xuyên đạt 93,6% Thông qua phần mềm một cửa điện tử, huyện tiếp nhận và giải quyết 2.808 hồ sơ, trong khi 11 xã đã xử lý 54.444 hồ sơ Đặc biệt, trong 9 tháng đầu năm, UBND huyện đã hỗ trợ công dân đăng ký 274 hồ sơ trực tuyến trong các lĩnh vực như đăng ký kinh doanh và an toàn vệ sinh thực phẩm, đánh dấu bước đột phá trong việc cải cách thủ tục hành chính.
Trang thông tin điện tử của huyện đã được đầu tư nâng cấp với giao diện hiện đại và thân thiện Trong 9 tháng đầu năm 2016, trang đã cập nhật 585 tin bài và 235 văn bản chỉ đạo, điều hành, đảm bảo công khai đầy đủ và kịp thời các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo UBND huyện trên mọi lĩnh vực, phục vụ nhu cầu thông tin và giám sát của người dân.
Huyện Hòa Vang xác định ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) là yếu tố then chốt để cải cách hành chính và nâng cao hiệu quả hoạt động Trong thời gian tới, huyện sẽ quyết liệt khắc phục các tồn tại trong ứng dụng CNTT, đẩy mạnh triển khai các phần mềm quản lý văn bản, điều hành và một cửa điện tử Huyện cũng sẽ áp dụng phần mềm quản lý nhân, hộ khẩu theo chỉ đạo của UBND thành phố và Sở Thông tin Truyền thông, đồng thời phát triển 4 phần mềm chuyên đề cho hoạt động của HĐND và cử tri Huyện sẽ tăng cường sử dụng văn bản điện tử, chữ ký số và phấn đấu nâng cao tỷ lệ sử dụng hộp thư điện tử công vụ Ngoài ra, huyện sẽ đồng bộ hóa các giải pháp cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4, nhằm tăng cường số lượng người dân tiếp cận và tự đăng ký hồ sơ trực tuyến từ nhà.
1.4.2.Bài học rút ra đối với ủy ban nhân dân cấp xã huyện Thanh Oai
Kinh nghiệm từ Đà Nẵng và sự thành công trong ứng dụng CNTT của UBND xã Hòa Vang cho thấy quyết tâm của lãnh đạo và nỗ lực của cán bộ công chức là yếu tố then chốt trong cải cách hành chính Điều này đã giúp Đà Nẵng trở thành địa phương dẫn đầu trong lĩnh vực này, xây dựng được lòng tin về một nền hành chính minh bạch, không quan liêu, từ đó thu hút doanh nghiệp và nhà đầu tư Để đạt được thành công tương tự, Thanh Oai cần có sự quyết liệt từ phía các nhà quản lý và lãnh đạo.
Để xây dựng mục tiêu và phương pháp phát triển bền vững cho địa phương, cần có cái nhìn đúng đắn về điều kiện, khả năng và tiềm năng của chính mình, tránh việc áp dụng máy móc các phương pháp từ nơi khác Ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính cấp xã tại huyện Thanh Oai cần phải được xem như một phần quan trọng trong quá trình cải cách hành chính.
Để nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong hoạt động của các cơ quan nhà nước (CQNN) và thực hiện thủ tục hành chính (TTHC), trước tiên cần nâng cao nhận thức của cán bộ công chức (CBCC) về tầm quan trọng của CNTT Việc ứng dụng CNTT không chỉ là nội dung mà còn là yêu cầu trong cải cách hành chính Cần tăng cường tuyên truyền và giáo dục đội ngũ CBCC, đồng thời chú trọng xây dựng hạ tầng CNTT, đặc biệt là trang bị máy tính và phương tiện CNTT phục vụ TTHC, cũng như xây dựng cổng thông tin điện tử Để đạt hiệu quả cao, CQNN cần có đội ngũ CBCC có kỹ năng và kiến thức về CNTT, vì vậy việc bồi dưỡng và cập nhật kiến thức cho họ là rất cần thiết Ngoài ra, cần tăng cường kinh phí cho hoạt động ứng dụng CNTT, không chỉ từ ngân sách nhà nước mà còn huy động nguồn lực từ xã hội hóa để đảm bảo đủ kinh phí cho quá trình này.
Chương 1 của luận văn trình bày khung cơ sở khoa học liên quan đến công nghệ thông tin và ứng dụng của nó trong việc giải quyết thủ tục hành chính.
Bài viết trình bày rõ ràng những kiến thức cơ bản về khái niệm, vai trò và đặc điểm của thông tin và công nghệ thông tin (CNTT) Luận văn tập trung vào ứng dụng CNTT trong giải quyết thủ tục hành chính, phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến CNTT, tình hình ứng dụng CNTT hiện tại, cùng với kinh nghiệm của một số địa phương trong việc áp dụng CNTT để cải cách thủ tục hành chính và bài học rút ra từ đó Những nội dung này có tính khoa học và logic, đóng góp quan trọng cho việc xây dựng Chương 2 của luận văn.
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ HUYỆN THANH OAI, HÀ NỘI
Khái quát vị trí địa lý, tình hình kinh tế xã hội huyện Thanh Oai
2.1.1.Vị trí địa lý của huyện Thanh Oai
Huyện Thanh Oai, trước đây thuộc tỉnh Hà Tây, đã trở thành một huyện trực thuộc thành phố Hà Nội từ ngày 1 tháng 8 năm 2008 khi tỉnh Hà Tây được sáp nhập vào Thủ đô Huyện nằm ở vị trí địa lý thuận lợi, phía Bắc và Tây Bắc giáp quận Hà Đông, phía Tây Nam giáp huyện Ứng Hòa, phía Đông Nam giáp huyện Phú Xuyên, phía Đông giáp huyện Thường Tín và phía Đông Bắc giáp huyện Thanh Trì Với diện tích tự nhiên 123,8 km², huyện Thanh Oai có dân số khoảng 184.600 người theo thống kê năm 2015.
2.1.2.Tình hình kinh tế xã hội
Trong những năm gần đây, huyện Thanh Oai đã chú trọng chuyển đổi mô hình canh tác, bao gồm lúa cá, chuyên cá và cây ăn quả, đồng thời phát triển các trang trại Những mô hình sản xuất này không chỉ mang lại hiệu quả kinh tế cao mà còn góp phần nâng cao giá trị nông sản địa phương.
Huyện Thanh Oai nổi bật với nghề thủ công truyền thống, sở hữu 118 làng nghề, trong đó 27 làng nghề đã được công nhận Một số làng nghề tiêu biểu bao gồm làng Chuông nổi tiếng với nón, làng Vác với quạt, điêu khắc tại Thanh Thùy và sơn tượng.
Võ Tăng, tương Cự Đà, giò chả Ước Lễ
- Về lao động, việc làm: năm 2016, huyện đã giải quyết việc làm mới cho 4.780 lao động, trong đó đi xuất khẩu lao động là 540 người
Quốc lộ 21B là tuyến giao thông chính của huyện, kết nối Hà Đông với chùa Hương và Hà Nam, đi qua thị trấn Kim Bài Bên cạnh đó, quốc lộ 6 chạy dọc phía Tây Bắc huyện và quốc lộ 71 cũng đóng vai trò quan trọng Ngoài ra, tuyến đường sắt vành đai phía Đông Bắc Hà Nội cũng đi qua khu vực này, tạo điều kiện thuận lợi cho giao thương và phát triển kinh tế của huyện.
Huyện đã tập trung nâng cao chất lượng giảng dạy và học tập của giáo viên và học sinh, thực hiện xóa gần 200 phòng học cấp 4 và phòng học tạm Đồng thời, huyện cũng đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong các trường học để cải thiện hiệu quả giáo dục.
Huyện Thanh Oai đã tổ chức khám bệnh cho khoảng 122.600 bệnh nhân, đạt 105% kế hoạch đề ra Tính đến năm 2015, có hai xã đạt chuẩn quốc gia về y tế, nâng tổng số xã đạt chuẩn lên 18/21 xã và thị trấn Hiện tại, huyện đã có 21/21 trạm y tế có bác sĩ, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ y tế tại địa phương.
Theo số liệu năm 2015, kinh tế Việt Nam ghi nhận sự tăng trưởng tích cực với cơ cấu kinh tế chuyển dịch rõ rệt: ngành công nghiệp và xây dựng chiếm 49,05% (vượt chỉ tiêu 46%), thương mại và dịch vụ đạt 32,6%, trong khi nông nghiệp và thủy sản chiếm 18,35% (gần chỉ tiêu 19%) Đặc biệt, thu nhập bình quân đầu người ước đạt 26 triệu đồng/năm, vượt chỉ tiêu của Đại hội Đảng huyện XXI.
Biểu đồ 1 Cơ cấu kinh tế huyện Thanh Oai 2015
Trong những năm qua, hoạt động dịch vụ và thương mại tại huyện đã được đầu tư và phát triển đa dạng, đáp ứng kịp thời nhu cầu của người dân Năm 2013, giá trị tăng thêm trong lĩnh vực này đạt 528,8 tỷ đồng, với mức tăng trưởng bình quân 16,6% Đến năm 2015, giá trị dịch vụ - thương mại đã tăng lên 804,6 tỷ đồng Hiện tại, huyện đã hoàn thành quy hoạch hai trung tâm thương mại tại thị trấn Kim Bài và Bình Đà - Bình Minh, đồng thời đầu tư nâng cấp một số chợ trong khu vực.
Hệ thống dịch vụ và thương mại tại Thanh Oai ngày càng được củng cố, với sự chú trọng vào các hoạt động xúc tiến thương mại, đăng ký thương hiệu và mở rộng thị trường Các thành phần kinh tế và hộ kinh doanh được tạo điều kiện thuận lợi để phát triển Đồng thời, Thanh Oai tích cực huy động nguồn vốn và xúc tiến đầu tư vào hạ tầng giao thông phục vụ du lịch, bao gồm du lịch văn hóa và du lịch làng nghề.
2.1.3Về hành chính văn hóa
Huyện Thanh Oai có huyện lị là thị trấn Kim Bài và 20 xã gồm: Bích Hòa, Bình Minh, Cao Dương, Cao Viên, Cự Khê, Dân Hòa, Đỗ Động, Hồng
Cơ cấu kinh tế huyện Thanh Oai
Dương, Kim An, Kim Thư, Kim Châu, Mỹ Hưng, Tam Hưng, Phương Trung, Tân Ước, Thanh Cao, Thanh Mai, Thanh Thùy, Thanh Văn, Xuân Dương
Thanh Oai nổi bật với nền văn hóa đặc trưng của đồng bằng Bắc Bộ, nơi có nhiều đình chùa cổ kính và các làng nghề truyền thống Đặc biệt, làng làm nón lá Phương Trung (Làng Chuông) và làng điêu khắc Võ Lăng (Dân Hoà) là những điểm nhấn văn hóa độc đáo của khu vực này.
Dụ (Thanh Thuỳ) nổi tiếng với nghề làm pháo tại Cao Viên, Thanh Cao và Bình Đà, bên cạnh đó, nghề mây tre đan cũng phát triển rải rác khắp huyện Làng Chuông được công nhận là một làng điển hình của văn hóa đồng bằng Bắc Bộ, với các đình chùa nổi tiếng như chùa Bối Khê và đình Bình Đà Tôn giáo chủ yếu trong khu vực là đạo Phật và Thiên Chúa giáo, hầu hết các làng đều có đình, chùa cổ kính Nhà thờ Thạch Bích tại xã Bích Hòa và nhà thờ Từ Châu tại xã Liên Châu là trung tâm của Thiên Chúa giáo trong vùng.
Huyện Thanh Oai nổi bật với 81 lễ hội truyền thống, trong đó có những lễ hội lớn như lễ hội chùa Bối Khê ở xã Tam Hưng và lễ hội Bình Đà của xã Bình Minh Ngoài ra, huyện còn sở hữu 122 di tích lịch sử, văn hóa và di tích cách mạng, tiêu biểu như chùa Bối Khê, đình Bình Đà và nhà thờ Trạng Nguyên làng Canh Hoạch.
Nông nghiệp vẫn là ngành kinh tế chủ đạo của Thanh Oai, đóng góp vào sự ổn định đời sống và xã hội của gần 200.000 người dân nơi đây Hàng năm, Thanh Oai gieo trồng hơn 20.000 ha với mô hình canh tác mang lại thu nhập trung bình 150 triệu đồng/ha Đời sống người dân no đủ tạo nền tảng cho sự phát triển văn hóa và văn minh, thúc đẩy những ước mơ tốt đẹp An ninh trật tự xã hội tại các làng quê được cải thiện, trong khi sự nghiệp giáo dục – đào tạo được các cấp ủy Đảng, chính quyền và ngành giáo dục chăm lo, phát triển toàn diện và vững chắc, góp phần vào sự phát triển lâu dài của địa phương.
Thanh Oai, quê hương của nhiều danh nhân, nổi bật với truyền thống hiếu học Mặc dù phải đối mặt với điều kiện khó khăn và khí hậu khắc nghiệt, người dân nơi đây đã nỗ lực học tập và rèn luyện để vươn lên Hiện nay, huyện Thanh Oai đang hòa nhập vào xu hướng phát triển của đất nước, với Đảng bộ và nhân dân đã có những bước tiến đáng kể trong việc nâng cao đời sống cộng đồng.
2.1.4 Những tác động của điều kiện tự nhiện kinh tế xã hội tới hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành
Những tác động của điều kiện tự nhiên
Huyện Thanh Oai thường xuyên chịu tác động từ các yếu tố tự nhiên, môi trường và kinh tế xã hội Nằm trên lưu vực sông Đáy, huyện được xem là cửa thoát lũ cho toàn thành phố Hà Nội trong mùa mưa bão, điển hình là sự cố vỡ đê Bùi 2 tại huyện Chương.
Thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân cấp xã huyện Thanh Oai
2.2.1 Hệ thống các loại thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhấn dân cấp xã Huyện thanh Oai
Thủ tục hành chính tại cấp xã huyện Thanh Oai đƣợc căn cứ theo hệ thống cơ sở pháp lý tại phần phụ lục số 1
Bảng 1 Chi tiết, số lƣợng TTHC từng lĩnh vực
Thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền
Thực Hiện tại UBND Cấp xã
TTHC thực hiện tại UBND cấp xã huyện Thanh Oai
TTHC Thực hiện tại bộ phận
TTHC Thực hiện tại bộ phận chuyên môn
7 Lao động Thương binh và Xã hội 71 64 64 07
Tại Hà Nội, có 175 thủ tục hành chính (TTHC) cấp xã được công khai niêm yết tại UBND cấp xã, trong đó huyện Thanh Oai thực hiện 155 TTHC Tại bộ phận một cửa của các xã, 146/155 TTHC đã được triển khai, còn lại 9 TTHC không qua bộ phận một cửa và 20 TTHC chưa được thực hiện Cụ thể, có 76 TTHC thuộc mức độ 1, 76 TTHC thuộc mức độ 2 và 3 TTHC thuộc mức độ 3.
Lĩnh vực tư pháp và hộ tịch đã trải qua những cải cách mạnh mẽ nhờ sự ra đời của Luật hộ tịch, trong đó có ba thủ tục hành chính (TTHC) đạt mức độ cải cách cao.
3 đều thuộc lĩnh vực tƣ pháp hộ tịch
2.2.2 Quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa tại ủy ban nhân dân cấp xã huyện Thanh Oai
Theo Điều 6, Quyết định số 09/QĐ-TTg, quy trình thực hiện TTHC theo cơ chế một cửa đƣợc quy định nhƣ sau:
Bước 1 Tiếp nhận hồ sơ
Cá nhân và tổ chức có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính tại các địa điểm cho phép nhận hồ sơ qua dịch vụ này.
- Công chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và kiểm tra kêt quả kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, đầy đủ của hồ sơ:
+ Trường hợp hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết thì hướng dẫn để cá nhân, tổ chức đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết
+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ thì hướng dẫn cụ thể theo mẫu số 01 đính kèm tại Phụ lục của Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg
Công chức sẽ tiếp nhận hồ sơ và ghi vào Sổ theo dõi hồ sơ theo mẫu số 02 quy định tại Phụ lục của Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg Sau đó, họ sẽ lập và cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ, đồng thời hẹn thời gian trả kết quả theo mẫu số 03 cũng tại Phụ lục của Quyết định này.
Công chức tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả (TN&TKQ) có trách nhiệm ghi nhận hồ sơ vào Sổ theo dõi và phần mềm điện tử khi được phân công giải quyết.
Đối với hồ sơ quy định giải quyết và trả kết quả ngay, công chức sẽ thẩm định và trình lãnh đạo đơn vị để xem xét quyết định, sau đó trả kết quả cho cá nhân hoặc tổ chức mà không cần lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.
Công chức sẽ lập và cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ cùng với thời hạn hẹn trả kết quả Hồ sơ sau đó được chuyển đến các đơn vị liên quan để thực hiện thụ lý, thẩm định Cuối cùng, lãnh đạo đơn vị sẽ xem xét và quyết định, sau đó trả kết quả giải quyết hồ sơ cho cá nhân hoặc tổ chức.
Sau khi nhận hồ sơ theo quy định, công chức sẽ lập Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ theo mẫu số 04 trong Phụ lục của Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg và đính kèm vào hồ sơ.
Chuyển hồ sơ và Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ đến cơ quan, đơn vị hoặc các bộ phận liên quan để xử lý Phiếu kiểm soát này sẽ được gửi kèm theo hồ sơ và được lưu trữ tại Bộ phận TN&TKQ Bước tiếp theo là giải quyết hồ sơ.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận TN&TKQ, cơ quan, tổ chức phân công CBCC giải quyết nhƣ sau:
Trong trường hợp không yêu cầu thẩm tra, xác minh hồ sơ, công chức sẽ thực hiện thẩm định và trình lãnh đạo đơn vị để xem xét quyết định Sau đó, kết quả giải quyết hồ sơ sẽ được chuyển đến Bộ phận TN&TKQ.
Trong trường hợp cần thẩm tra, xác minh hồ sơ, công chức phải báo cáo lãnh đạo đơn vị về phương án thực hiện Quá trình này cần được lập hồ sơ và lưu trữ tại cơ quan giải quyết Đối với hồ sơ đã qua thẩm tra, xác minh và đủ điều kiện giải quyết, công chức sẽ thẩm định, trình lãnh đạo xem xét quyết định, sau đó chuyển kết quả giải quyết cho Bộ phận TN&TKQ.
Khi hồ sơ qua thẩm tra và xác minh chưa đủ điều kiện giải quyết, công chức cần báo cáo lãnh đạo đơn vị để trả lại hồ sơ kèm theo thông báo bằng văn bản, nêu rõ lý do và nội dung cần bổ sung Thời gian cơ quan, tổ chức đã giải quyết lần đầu sẽ được tính vào thời gian giải quyết hồ sơ.
Sau khi thẩm định, nếu hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết, công chức sẽ báo cáo lãnh đạo đơn vị để trả lại hồ sơ Đồng thời, họ sẽ thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ, và thông báo này sẽ được nhập vào mục trả kết quả.
Sổ theo dõi hồ sơ Thời hạn thông báo phải trong thời hạn giải quyết hồ sơ theo quy định
Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết, cơ quan, tổ chức cần thông báo bằng văn bản cho Bộ phận TN&TKQ và gửi thư xin lỗi cá nhân, tổ chức, trong đó nêu rõ lý do quá hạn và thời hạn trả kết quả, không quá 1/4 thời gian quy định Đồng thời, cần áp dụng hình thức xử phạt nghiêm đối với công chức giải quyết hồ sơ trễ hẹn nhiều lần mà không có lý do chính đáng.
Bước 4: Trả kết quả giải quyết hồ sơ
Công chức tại Bộ phận TN&TKQ có trách nhiệm vào Sổ theo dõi hồ sơ và phầm mềm điện tử, thực hiện nhƣ sau:
Khi hồ sơ được giải quyết xong, công chức sẽ trả kết quả cho cá nhân hoặc tổ chức và thu phí, lệ phí tương ứng Nếu cá nhân hoặc tổ chức đã đăng ký nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính, việc trả kết quả cùng với thu phí, lệ phí và cước phí sẽ được thực hiện thông qua dịch vụ bưu chính.
Thực trạng triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính cấp xã huyện Thanh Oai
2.3.1 Thực trạng xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin
Nhìn lại năm 2012 khi Đoàn Giám sát do Ban Văn hóa xã hội HĐND TP
Hà Nội đã chủ trì giám sát quản lý dịch vụ internet và chương trình ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) tại UBND huyện Thanh Oai Huyện đã triển khai ứng dụng CNTT với 96% cán bộ công chức, viên chức được trang bị máy tính cùng nhiều thiết bị tin học khác Thanh Oai là một trong ba quận, huyện được Sở Thông tin và Truyền thông nâng cấp liên thông đến Chi cục Thuế và Kho bạc, đồng thời áp dụng phần mềm đăng ký kinh doanh qua mạng.
Tại cấp xã, chỉ có 2/21 xã, thị trấn được đầu tư hạ tầng kỹ thuật đồng bộ tại bộ phận một cửa, trong khi 18 xã, thị trấn còn lại chưa được trang bị đầy đủ Hầu hết các xã thiếu thiết bị tin học như máy tính và máy in, với nhiều máy tính cũ, cấu hình thấp, chỉ đủ để soạn thảo văn bản và truy cập internet Một số xã chỉ có đủ máy tính cho cán bộ công chức làm việc tại trụ sở, dẫn đến việc nhiều cán bộ phải chia sẻ máy tính, gây khó khăn trong quản lý dữ liệu và xử lý công việc Ứng dụng công nghệ thông tin chủ yếu vẫn chỉ dừng lại ở việc đánh máy văn bản và kết nối internet để cập nhật thông tin.
Mặc dù có sự đầu tư vào hạ tầng CNTT, hầu hết các xã trên địa bàn Hà Nội vẫn chưa đáp ứng yêu cầu theo quyết định số 07/2016/QĐ-UBND về cơ chế một cửa Không có xã nào đạt yêu cầu về diện tích bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, với quy định tối thiểu là 40m2 và ít nhất 50% diện tích dành cho nơi chờ Mặc dù số lượng công dân đến giao dịch hàng ngày đông, nhưng cơ sở vật chất của phòng làm việc còn sơ sài, bàn ghế xuống cấp, thiếu thiết bị như máy photocopy và máy tính cũ, không đảm bảo cho cán bộ thực hiện nhiệm vụ hiệu quả.
Theo cán bộ tư pháp hộ tịch xã, cơ sở vật chất xuống cấp ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng giải quyết công việc Trong những ngày thời tiết tốt, tình hình còn khả quan, nhưng khi trời mưa gió, nhiều công dân không có chỗ ngồi chờ đợi để giải quyết thủ tục.
Hiện tại, cơ sở hạ tầng CNTT tại UBND cấp xã, huyện Thanh Oai gặp nhiều hạn chế Mặc dù đã được đầu tư trang bị, nhưng số lượng máy tính phục vụ công việc của cán bộ công chức vẫn còn thiếu và không đáp ứng đủ yêu cầu Các phần mềm và ứng dụng cần thiết cho công việc cũng chưa được cài đặt đầy đủ Hơn nữa, một số máy tính đã hư hỏng và xuống cấp nhưng chưa được thay thế, gây khó khăn cho cán bộ công chức trong quá trình thực hiện nhiệm vụ Các thiết bị đi kèm cũng chưa được đầu tư đúng mức, ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc.
Việc xây dựng mạng CNTT cho các giao dịch của cơ quan nhà nước đang gặp khó khăn do nhiều đơn vị có hệ thống mạng LAN hoàn chỉnh nhưng máy chủ đã cũ và cấu hình thấp, chỉ đáp ứng ở mức tối thiểu Hơn nữa, hạ tầng an toàn thông tin hiện tại chưa đảm bảo theo yêu cầu cần thiết.
Để khắc phục những tồn tại, từ năm 2014, các xã trong huyện đã sử dụng nguồn vốn ngân sách địa phương và các dự án để mua sắm thiết bị, nâng cấp bộ phận một cửa điện tử, đồng thời đào tạo kiến thức cho cán bộ Đến nay, 100% cơ quan UBND xã và thị trấn đã kết nối Internet, và một số UBND xã còn thiết lập mạng LAN với tốc độ cao Bộ phận một cửa ở tất cả các xã, thị trấn đã liên thông cơ bản với một cửa điện tử của UBND huyện.
Trong nghiên cứu luận văn, chúng tôi đã tiến hành khảo sát 6/21 xã thuộc huyện Thanh Oai, bao gồm xã Dân Hòa, xã Tân Ước, xã Cao Dương, xã Tam Hưng, xã Xuân Dương và Thị trấn Kim Bài Nghiên cứu tập trung vào 11 tiêu chí khác nhau liên quan đến hạ tầng cơ sở và ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính cấp xã Dữ liệu thu thập được đã được tổng hợp và trình bày trong Bảng 2.
Bảng3 Tình hình khảo sát hạ tầng CNTT tại một số địa phương
TT Hạ tầng CNTT của UBND xã
Số lƣợng Tỉ lệ% Ghi Chú
1 Tổng số xã ( thị trấn) nghiên cứu 6 Bao gồm 5 xã và 1 thị trấn
2 Tổng số cán bộ chuyên trách, công chức cấp xã
142 Chỉ tính riếng số lƣợng CBCC
3 Tổng số máy tính 125 88.02 Chỉ tính riêng máy tính đƣợc trang bị theo cơ chế chính sách không bao gồm máy tính cá nhân, Laptop tự trang bị
4 Số máy tính hoạt động tốt 118 94,4 Số lƣợng máy tính còn dùng đƣợc cao
5 Số máy tính hoạt động kém 7 6,6 Cần nâng cấp, thay thế
6 Số UBND xã có mạng LAN 6 100 100% các xã có mạng LAN
7 UBND xã có mạng Internet 6 100 100% các xã có mạng Internet
+ Nhanh 2 33,33 Duy nhất có UBND thị trấn
Kim Bài và xã Dân Hòa sử dụng mạng cáp quang (FTTH) 30mbps
+ Bình Thường 3 50 Sử dụng mạng ADSL băng thông
+ Chậm 1 16,67 Sử dụng mạng ADSL băng thông
9 Tổng số máy tính có kết nối
10 Số lƣợng máy in 25 22,23 Cứ khoảng 5 máy tính có 1 máy in;
11 Số lƣợng máy Scan (quét văn bản)
8 8,92 Cứ 15 máy tính có 1 máy Scan Ở mức thấp
(Nguồn : Tác giả trực tiếp khảo sát)
Hạ tầng cơ sở CNTT tại các xã đã được triển khai tương đối tốt, với khoảng 88% cán bộ công chức được trang bị máy tính Hầu hết các máy tính còn mới và đều được kết nối Internet Đầu tư vào hạ tầng CNTT được chú trọng, giúp các cơ quan có mạng nội bộ LAN và kết nối Internet Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đã ứng dụng công nghệ thông tin, từng bước hiện đại hóa công tác cải cách hành chính, đáp ứng yêu cầu về cơ sở hạ tầng và trang thiết bị hiện đại, qua đó tạo sự hài lòng cho người dân.
2.3.2 Thực trang chuẩn hóa quy trình giải quyết thủ tục hành chính
Trong quá trình chuẩn hóa quy trình giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) tại UBND cấp xã huyện Thanh Oai, việc kiểm tra và rà soát đơn giản hóa TTHC là bước quan trọng trước khi thực hiện chuẩn hóa Hàng năm, UBND cấp huyện chỉ đạo tổ khảo sát TTHC tại các xã, thị trấn tiến hành rà soát và báo cáo đánh giá việc thực hiện đơn giản hóa TTHC, tập trung vào việc mẫu hóa hồ sơ để tạo thuận lợi cho người dân, đặc biệt là các thủ tục phức tạp Chính quyền cấp xã không có thẩm quyền ban hành mới TTHC, mà việc kiểm soát TTHC mới do các Sở cấp thực hiện theo nhiệm vụ được Chủ tịch UBND TP giao Trong quá trình thực hiện, UBND cấp xã, bao gồm cả lãnh đạo và cán bộ chuyên môn, cần tích cực phối hợp với tổ khảo sát TTHC để kiểm tra, rà soát 152 TTHC trên 11 lĩnh vực thuộc thẩm quyền, và kết quả sẽ được tổng hợp báo cáo với văn phòng UBND huyện Thanh Oai.
Bảng 4 Kết quả rà soát, kiến nghị đơn giản hóa TTHC giai đoạn 2014 – 2017
Số TTHC đã rà soát, kiến nghị
Sửa đổi bổ sung Thay thế Bãi bỏ
Nguồn: Văn phòng UBND huyện Thanh Oai
Năm 2014, việc đơn giản hóa thủ tục hành chính (TTHC) và rà soát, kiểm soát TTHC đã được triển khai tại UBND các xã, trong đó chỉ có ba loại thủ tục được giải quyết thông qua bộ phận một cửa: lĩnh vực đất đai, lĩnh vực tư pháp - hộ tịch hộ khẩu, và lĩnh vực chứng thực.
- Việc công khai và đƣa vào áp dụng các TTHC nhƣ sau:
Trong lĩnh vực đất đai, các hoạt động như chuyển nhượng, cho tặng, thừa kế, duyệt mặt bằng quy hoạch và hợp pháp hóa hồ sơ đất đai đều cần tuân thủ quy trình và thủ tục lập hồ sơ đầy đủ theo quy định Tuy nhiên, nhiều đơn vị xã vẫn chưa sắp xếp hồ sơ giải quyết công việc một cách gọn gàng và theo trình tự hợp lý.
+ Lĩnh vực Tƣ pháp - Hộ tịch: Đăng ký khai sinh, khai tử, xác nhận tình trạng hôn nhân, đăng ký kết hôn
Trong lĩnh vực chứng thực, bộ phận một cửa đã hoạt động hiệu quả, nhanh chóng với tỷ lệ hài lòng cao từ người dân Tuy nhiên, các UBND xã vẫn chưa chú trọng đến việc ghi chép, theo dõi và lưu trữ hồ sơ giải quyết, điều này cần được cải thiện để nâng cao chất lượng dịch vụ.
Việc đơn giản hóa và kiểm soát thủ tục hành chính (TTHC) tại UBND các xã đã cho thấy kết quả tích cực, với khoảng 60 TTHC thuộc 13 lĩnh vực được rà soát, đạt 53,9% tổng số TTHC đã công bố Mặc dù có 13 lĩnh vực đang áp dụng, mỗi xã thường chỉ thực hiện từ 6 đến 13 lĩnh vực chủ yếu, phù hợp với điều kiện và yêu cầu thực tiễn của địa phương.
Hệ thống "một cửa" bao gồm nhiều lĩnh vực như đất đai, hành chính - tư pháp, văn hóa, lao động - xã hội, người có công, tôn giáo và tài chính kinh tế Từ đầu năm 2015, theo Quyết định số 253/QĐ-UBND, đã thực hiện niêm yết và giải quyết các thủ tục hành chính (TTHC) mới bổ sung Hiện tại, trong tổng số 13 lĩnh vực với 178 TTHC được công bố, mỗi xã chỉ áp dụng một số lĩnh vực chủ yếu, với dưới 70 TTHC thông dụng Đến nay, đã có 8 xã áp dụng từ 6 lĩnh vực trở lên qua hệ thống "một cửa", tăng 4 xã so với trước Số lượng TTHC tại UBND cấp xã đã giảm 12 TTHC so với năm 2014, từ 185 xuống 178.
Đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính của Úy ban nhân dân cấp xã, huyện Thanh Oai
Huyện Thanh Oai đã đầu tư mạnh mẽ vào hạ tầng công nghệ thông tin (CNTT) cho các UBND cấp xã, với hầu hết cơ sở vật chất máy tính được thay mới Để hỗ trợ cán bộ công chức trong bộ phận "một cửa", nhiều xã, phường, thị trấn đã trang bị đầy đủ các phương tiện làm việc như bàn quầy, máy tính, máy in, máy photocopy, điện thoại, và tủ đựng tài liệu Hệ thống hạ tầng phần cứng này cơ bản đáp ứng nhu cầu triển khai ứng dụng CNTT trong hoạt động của các cơ quan.
Hệ thống thủ tục hành chính tại UBND cấp xã huyện Thanh Oai được triển khai đồng bộ, với kết quả giải quyết TTHC qua "một cửa" tại các xã, thị trấn chủ yếu diễn ra ngay trong ngày mà không cần in phiếu hẹn Các hồ sơ chủ yếu liên quan đến lĩnh vực hành chính tư pháp, cấp giấy CMND, chứng thực, đăng ký quản lý cư trú và các lĩnh vực văn hóa - chính sách xã hội Việc thu phí được thực hiện theo định mức công khai và có phiếu thu đúng quy định tài chính, thể hiện nỗ lực cải cách TTHC theo cơ chế hiện đại.
Mô hình "một cửa" tại cấp xã giúp đơn giản hóa quy trình giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) cho trẻ dưới 6 tuổi Qua việc liên thông ba TTHC gồm đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú và cấp thẻ bảo hiểm y tế, người dân chỉ cần đến bộ phận "một cửa" tại UBND xã, phường, thị trấn để nộp hồ sơ, tiết kiệm thời gian và công sức.
Trong vòng 10 ngày, người dân có thể nhận 3 loại giấy tờ quan trọng, đảm bảo nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm, đặc biệt là thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em dưới 06 tuổi, theo Quyết định số 4531/QĐ-UBND ngày 10/09/2015 của UBND thành phố Hà Nội Chính quyền huyện Thanh Oai cam kết tiếp tục thực hiện quy trình tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính đúng quy định, đồng thời khảo sát sự hài lòng của người dân Đội ngũ cán bộ, công chức sẽ được tập huấn về quy trình và nghiệp vụ liên quan, phối hợp với các sở, ban, ngành để rà soát, chuẩn hóa các thủ tục hành chính Huyện cũng sẽ đảm bảo cơ sở vật chất đầy đủ cho Trung tâm Hành chính công hoạt động hiệu quả, khắc phục tồn tại trong việc ứng dụng phần mềm một cửa điện tử Ngoài ra, huyện sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp và người dân tiếp cận nguồn vốn vay, hỗ trợ tháo gỡ khó khăn cho các nhà máy và tăng cường xúc tiến đầu tư.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong cải cách thủ tục hành chính (TTHC) đã được đẩy mạnh thông qua mô hình một cửa điện tử và hộp thư điện tử Kể từ năm 2015, huyện đã triển khai phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch dùng chung, hỗ trợ công tác chuyên môn của cán bộ tư pháp - hộ tịch tại cấp xã, giúp quản lý và tra cứu sự kiện hộ tịch một cách khoa học, giảm tải công việc cho cán bộ và nâng cao hiệu quả giải quyết TTHC Phần mềm V-Office đã được áp dụng tại 14/21 UBND cấp xã, với tỷ lệ trao đổi văn bản điện tử trong cơ quan Nhà nước đạt khoảng 70%.
Nguồn nhân lực trong hoạt động giải quyết thủ tục hành chính tại UBND cấp xã huyện Thanh Oai chủ yếu là những cán bộ công chức có thâm niên và kinh nghiệm Hầu hết cán bộ mới tuyển dụng đều tốt nghiệp từ các trường bồi dưỡng cán bộ theo tiêu chuẩn đề án 07-ĐA/TU của Thành ủy Hà Nội Đội ngũ công chức không chỉ phụ trách IT mà còn được bồi dưỡng, tập huấn về công nghệ thông tin Kinh phí đào tạo về tin học và CNTT đã được nâng cao, giúp cải thiện kỹ năng và kiến thức CNTT của công chức trong huyện Trình độ CNTT của đội ngũ cán bộ công chức cơ bản đáp ứng yêu cầu công việc, với đa số đã thành thạo sử dụng Internet và các phần mềm phục vụ công tác.
Công tác chỉ đạo và điều hành cải cách hành chính, đặc biệt là cải cách thủ tục hành chính (TTHC) của Chủ tịch UBND xã hiện còn thiếu quyết liệt và chủ yếu mang tính hình thức Việc triển khai các nhiệm vụ cải cách hành chính chưa được thực hiện một cách đồng bộ và thiếu kế hoạch tổng thể, không tuân thủ nội dung chương trình cải cách hành chính giai đoạn 2011-2015 Hơn nữa, công tác kiểm tra, giám sát và đôn đốc thực hiện kế hoạch cải cách hành chính vẫn còn hạn chế Đặc biệt, cần chú trọng hơn đến việc kết hợp xây dựng kế hoạch kinh phí trong quá trình thực hiện cải cách hành chính.
Hệ thống thủ tục hành chính (TTHC) hiện nay vẫn còn nhiều rườm rà và phức tạp, dẫn đến nhầm lẫn và sai sót thường xuyên Việc công khai TTHC chưa được thực hiện đầy đủ, thiếu thông tin về tên TTHC, thành phần hồ sơ, thời gian giải quyết, cán bộ phụ trách, cũng như mức phí và lệ phí Ghi chép sổ sách và biểu mẫu vẫn còn tồn tại, đặc biệt trong lĩnh vực đất đai Phiếu hẹn trả cho công dân chưa rõ ràng về đối tượng được cấp, chỉ ghi tên người làm thủ tục Số lượng TTHC tiếp nhận qua bộ phận một cửa chưa được triển khai toàn diện, vẫn còn nhiều TTHC phải nộp trực tiếp tại các phòng ban, làm giảm tính công khai và minh bạch trong hoạt động giải quyết TTHC tại UBND cấp xã.
Hầu hết các xã tại huyện Thanh Oai chưa đáp ứng được yêu cầu của quyết định số 07/QĐ-UBND về cơ sở hạ tầng, với diện tích trung bình tại bộ phận một cửa chỉ khoảng 25m2 Khu vực một cửa còn thiếu sự sắp xếp khoa học, cán bộ không mặc đồng phục và không đeo biển công chức, trong khi hòm thư và sổ góp ý cho công dân vẫn chưa được thiết lập Nhiều địa phương chưa có kế hoạch xây dựng hoặc sửa chữa bộ phận một cửa, mặc dù có sự đầu tư máy móc mới nhưng không đồng bộ, gây khó khăn cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân cấp xã.
Một bộ phận cán bộ công chức (CBCC) vẫn chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác, dẫn đến việc một số đơn vị chưa chủ động khai thác các ứng dụng hiệu quả Nhiều phần mềm thường xuyên gặp lỗi, gây gián đoạn trong việc giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) và giảm hiệu quả công việc Các phần mềm hiện nay thiếu tính linh hoạt, không cho phép CBCC điều chỉnh quy trình làm việc để phù hợp hơn Mặc dù đã có các khóa tập huấn cho công chức hộ tịch và người phụ trách công nghệ thông tin, nhưng khi xảy ra sự cố như virus hay lỗi hệ điều hành, các đơn vị vẫn không tự xử lý được và cần sự hỗ trợ từ Sở Tư pháp Tại bộ phận một cửa ở một số xã, số lượng cán bộ chuyên trách còn thiếu, dẫn đến việc các cán bộ phòng ban phải thay phiên nhau làm việc Mặc dù ý thức trách nhiệm và thái độ phục vụ của một số CBCC đã có cải thiện, nhưng vẫn còn chậm và một bộ phận CBCC làm việc tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả vẫn thiếu trách nhiệm.
UBND cấp xã huyện Thanh Oai hiện chưa có hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử và số hóa dữ liệu cho tất cả các lĩnh vực quản lý Mặc dù việc tiếp xúc với công dân và doanh nghiệp qua Cổng thông tin điện tử huyện đã tạo ra một số tiện ích và thói quen sử dụng công nghệ thông tin, nhưng toàn huyện chỉ có 05 cán bộ có trình độ quản lý CNTT và 232/314 cán bộ được đào tạo kiến thức tin học cơ bản Do đó, việc ban hành Kế hoạch ứng dụng CNTT trong giải quyết thủ tục hành chính cấp xã huyện Thanh Oai là rất cần thiết để đáp ứng nhu cầu quản lý, điều hành và giao tiếp hiệu quả với tổ chức và công dân trong môi trường điện tử.
Mặc dù cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại các xã đã đạt được một số kết quả nhất định, nhưng vẫn còn nhiều hạn chế Nhiều lãnh đạo đơn vị chưa quyết tâm cao trong việc tổ chức và chỉ đạo cải cách hành chính (CCHC), dẫn đến việc triển khai cơ chế này còn mang tính hình thức Cụ thể, một số cơ quan chưa công khai niêm yết thủ tục hành chính, phí và lệ phí, và việc ghi chép hồ sơ chưa khoa học Tỷ lệ giải quyết hồ sơ ở một số lĩnh vực còn chậm, trong khi phòng làm việc của bộ phận một cửa chưa đảm bảo diện tích theo quy định Bên cạnh đó, việc bố trí cán bộ công chức (CBCC) cũng chưa đúng quy định về lịch trực, thời gian và trình độ chuyên môn Thái độ phục vụ của một số CBCC khi giải quyết công việc cho tổ chức và công dân còn gây phiền hà, làm giảm sút niềm tin của người dân vào công cuộc cải cách Công tác tuyên truyền về CCHC và CCTTHC còn hạn chế, thiếu kế hoạch cụ thể Ngoài ra, công tác thanh tra, kiểm tra CCHC và thực hiện CCTTHC theo cơ chế một cửa chưa được thực hiện thường xuyên, dẫn đến tình trạng hình thức và không đáp ứng yêu cầu Cuối cùng, chế độ báo cáo công tác CCHC của một số đơn vị còn chậm và chất lượng chưa đảm bảo.
Trong nhiều năm qua, nền hành chính Việt Nam đã gặp phải nhiều vấn đề như tính quan liêu, kém hiệu quả và thủ tục hành chính phức tạp Nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng này là do sự thiếu đồng bộ trong cơ chế quản lý và các quy định không thống nhất, cùng với việc ban hành văn bản pháp luật thiếu tính khả thi Cơ chế ban hành văn bản pháp luật hiện tại còn nhiều bất cập, khi luật do Quốc Hội ban hành cần chờ Nghị định và Thông tư hướng dẫn, dẫn đến sự áp dụng trái pháp luật và mâu thuẫn giữa các cấp chính quyền Mỗi địa phương có cách thực hiện quy định pháp luật khác nhau, gây khó khăn cho doanh nghiệp Để cải thiện tình hình, cần hạn chế việc sửa đổi, bổ sung văn bản pháp luật liên tục và xây dựng cơ chế chính sách bền vững, thu hút đầu tư, đồng thời nâng cao chất lượng soạn thảo văn bản pháp luật.
Nhận thức của một số cán bộ lãnh đạo và công chức về công tác cải cách hành chính (CCHC) đối với sự phát triển kinh tế - xã hội còn hạn chế, ảnh hưởng đến uy tín của chính quyền và hệ thống dịch vụ công Đồng thời, công tác tuyên truyền để nâng cao nhận thức của người dân về cải cách thủ tục hành chính (TTHC) và việc thực hiện đúng quy trình giải quyết hồ sơ theo cơ chế "một cửa" tại một số địa phương cũng chưa được thực hiện nghiêm túc.
Việc thực hiện nhiệm vụ CCTTHC hiện nay thiếu sự chỉ đạo kiên quyết và thường xuyên, dẫn đến vai trò của người đứng đầu cơ quan hành chính chưa được phát huy đầy đủ Điều kiện kinh tế xã hội địa phương ảnh hưởng đến cơ sở vật chất cho công tác CCTTHC, đặc biệt là phòng làm việc và trang thiết bị cho bộ phận "một cửa" Đội ngũ cán bộ tại bộ phận này chủ yếu là những người không chuyên trách hoặc công chức kiêm nhiệm, thiếu nguồn kinh phí để hợp đồng nhân sự và chưa có biên chế chính thức Hệ quả là tình trạng tự nhận hồ sơ và phân loại công việc không hiệu quả, làm giảm chất lượng dịch vụ công tại UBND các xã, thị trấn theo cơ chế "một cửa".
