Phân tích các yếu tố tác động đến ý định tham gia vào mô hình văn phòng chia sẻ của giới trẻ trên địa bàn thành phố hồ chí minh Phân tích các yếu tố tác động đến ý định tham gia vào mô hình văn phòng chia sẻ của giới trẻ trên địa bàn thành phố hồ chí minh Phân tích các yếu tố tác động đến ý định tham gia vào mô hình văn phòng chia sẻ của giới trẻ trên địa bàn thành phố hồ chí minh
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU
Các khái niệm liên quan
Văn phòng chia sẻ, còn được gọi là không gian làm việc chung hay không gian làm việc mở, là một phong trào bắt nguồn từ San Francisco vào năm 2005 Mô hình này cho phép mọi người tương tác, chia sẻ và đồng sáng tạo, được nhiều nghiên cứu chỉ ra là xu hướng hiện đại (Leclercq-Vandelannoitte & Isaac, 2016; Merkel, 2015; Spinuzzi, 2012; Fuzi, 2015) Ngày nay, văn phòng chia sẻ ngày càng trở nên phổ biến trên toàn cầu và được xem là sự thay thế tiềm năng cho mô hình văn phòng truyền thống.
Văn phòng chia sẻ là mô hình làm việc hiện đại, nơi nhiều công ty cùng sử dụng một không gian chung, giúp tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa việc sử dụng trang thiết bị Mô hình này không chỉ tạo cơ hội cho các doanh nghiệp giao lưu, mở rộng mối quan hệ và cơ hội kinh doanh, mà còn giúp tăng cường sự kết nối giữa các cá nhân, tránh cảm giác cô lập khi làm việc tại nhà hay quán cà phê Tại văn phòng chia sẻ, người dùng có thể tự do sử dụng các tiện nghi như máy pha trà, cà phê và nước uống, đồng thời không gian làm việc được đầu tư vào đường truyền mạng mạnh và công cụ in ấn, tạo điều kiện thuận lợi cho năng suất làm việc cao hơn.
Văn phòng chia sẻ không chỉ là nơi làm việc mà còn mang lại nhiều lợi ích như cơ hội tham gia các sự kiện và hội thảo, cũng như sử dụng phòng họp Quan trọng hơn, không gian làm việc chung tạo ra một môi trường cộng đồng, khuyến khích sự tương tác và gắn kết giữa các thành viên.
Văn phòng làm việc chung đã trở thành giải pháp cho những người lao động gặp khó khăn trong việc tìm kiếm không gian làm việc phù hợp, đặc biệt khi họ cảm thấy mệt mỏi với sự cô đơn và mất tập trung khi làm việc tại nhà hoặc quán cà phê (Moriset, 2014; Fuzi et al., 2014) Khái niệm này bắt đầu xuất hiện vào năm 2005 tại San Francisco và đã gia tăng đáng kể sau cuộc khủng hoảng tài chính năm 2008, dẫn đến sự bùng nổ của các không gian làm việc chung trên toàn cầu (Spinuzzi, 2012; Merkel, 2015) Sự phát triển liên tục của mô hình văn phòng chia sẻ này không chỉ phản ánh nhu cầu ngày càng cao mà còn tạo ra một lĩnh vực nghiên cứu hấp dẫn (Sykes, 2014).
Không gian làm việc chia sẻ là một tòa nhà cung cấp các khu vực làm việc cùng với nhiều tiện ích và dịch vụ, phục vụ cho nhiều tổ chức khác nhau.
Sự xuất hiện của các văn phòng nhiều người thuê bắt đầu vào cuối những năm 1960 để đáp ứng nhu cầu tăng cao về không gian văn phòng kèm theo dịch vụ thư ký và điện thoại Đến những năm 1980, nhiều tòa nhà văn phòng được xây dựng nhằm tận dụng nguồn vốn dồi dào, khiến bất động sản trở thành một sản phẩm đầu tư phổ biến Các giao dịch hấp dẫn từ Lãnh chúa đã thu hút các nhà cung cấp văn phòng nhiều người thuê như Trung tâm kinh doanh HQ, OfficePLUS và Regus.
Vào đầu những năm 1990, nhu cầu về không gian văn phòng cho nhiều người thuê tăng lên do sự gia tăng lao động tự doanh và doanh nghiệp nhỏ, mặc dù thị trường văn phòng cho thuê đã trải qua khủng hoảng vào cuối những năm 1980 Các nhà cung cấp văn phòng đã cố gắng tạo sự khác biệt trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt bằng cách cung cấp các dịch vụ và tiện ích đa dạng để thu hút các nhóm khách hàng cụ thể, như các tổ chức lớn Văn phòng chia sẻ và vườn ươm là hai mô hình văn phòng nguyên mẫu, với vườn ươm hướng tới việc hỗ trợ các công ty khởi nghiệp phát triển, trong khi văn phòng chia sẻ cung cấp sự linh hoạt về dịch vụ và không gian Không gian văn phòng có dịch vụ được hình thành từ việc chăm sóc khách thuê thông qua việc cung cấp nhiều dịch vụ bổ sung.
Sự gia tăng văn phòng cho thuê đa dạng phản ánh nhận thức của các công ty về thị trường đang phát triển và biến động nhanh chóng Để đáp ứng nhu cầu linh hoạt trong thời gian thuê, dịch vụ và không gian, môi trường làm việc cần được điều chỉnh Bên cạnh tính linh hoạt, sự gia tăng lao động tự chủ, cùng với xu hướng sử dụng công nghệ và giảm không gian làm việc cá nhân, cũng ảnh hưởng lớn đến cách sử dụng không gian văn phòng hiện nay.
Bất động sản doanh nghiệp thường bị coi là ngành kinh doanh không chính thức, vì các tổ chức nên tập trung vào các lĩnh vực mà họ có lợi thế cạnh tranh và thuê ngoài những lĩnh vực khác (Peltier, 1992; Laterveer, 2011; McAllistar, 2002) Việc thuê ngoài không chỉ giúp tiết kiệm chi phí đầu tư và chi phí hoạt động mà còn phân tán rủi ro Các nhà cung cấp bất động sản đã nhận thấy cơ hội và bắt đầu thu mua, xây dựng không gian và dịch vụ (McAllistar, 2002) Kết quả là hình thành loại hình văn phòng cho thuê nhiều người thuê, với thời gian thuê dài mang lại nguồn thu nhập ổn định cho các chủ kinh doanh văn phòng chia sẻ, trong đó thời gian thuê trên 25 năm trở thành tiêu chuẩn.
Trong những năm 1970 và 1980, hợp đồng thuê văn phòng dài hạn không đáp ứng được nhu cầu của môi trường kinh tế biến động, dẫn đến mối quan hệ yếu kém giữa người thuê và chủ cho thuê (Hamilton, Lim & McCluskey, 2005) Để khắc phục vấn đề này, các nhà cung cấp văn phòng chia sẻ đã xuất hiện, mang lại chất lượng và dịch vụ quản lý bất động sản tốt hơn, đồng thời tạo ra mối quan hệ tích cực giữa chủ nhà và người thuê (Ketting, 2014; McAllistar, 2002) Với mô hình văn phòng chia sẻ, người thuê không phải chịu trách nhiệm về tài sản và có thể tận hưởng các dịch vụ văn phòng đầy đủ (Gibson và Lizieri, 1999).
Không gian làm việc chung là một loại hình văn phòng cho nhiều người thuê, tập trung vào việc xây dựng cộng đồng giữa các người thuê, thay vì chỉ cung cấp không gian làm việc Đây là những văn phòng sáng tạo, năng động, nơi mà mọi người có thể tương tác, chia sẻ và đồng sáng tạo Không gian này chủ yếu phục vụ cho những người làm việc tự do trong ngành công nghiệp tri thức, và ngày càng thu hút các doanh nghiệp vừa và nhỏ Văn phòng chia sẻ không chỉ cải thiện năng suất lao động mà còn tối ưu hóa nguồn nhân lực, tăng cường khả năng hợp tác và nâng cao môi trường làm việc Đây được xem là xu thế mới, không chỉ phục vụ cho công việc mà còn tạo cơ hội kết nối cộng đồng, học hỏi và phát triển mối quan hệ đối tác, là môi trường lý tưởng cho các startup Tại đây, mọi người có thể hỗ trợ lẫn nhau, tối đa hóa hiệu quả công việc trong cùng một không gian.
Mô hình không gian làm việc chung được chia thành nhiều loại hình phù hợp với từng nhu cầu và mục đích cụ thể như sau:
- Dành cho người làm việc tự do
Người làm việc tự do (freelancer) là những cá nhân được các công ty thuê để thực hiện nhiệm vụ dựa trên kỹ năng chuyên môn của họ Họ thường không có hợp đồng dài hạn và không bị ràng buộc bởi các điều kiện ngoài nhiệm vụ được giao Freelancers thường chọn làm việc từ xa, tự quản lý công việc của mình mà không bị giới hạn về quy tắc, môi trường, địa điểm và thời gian làm việc.
Không gian làm việc chung là lựa chọn lý tưởng cho những người làm việc tự do, giúp họ tránh cảm giác cô đơn khi làm việc tại nhà hoặc ồn ào ở quán cà phê Tại đây, họ có thể tận hưởng môi trường làm việc sáng tạo và năng động, giống như có văn phòng riêng Ngoài ra, không gian này còn tạo cơ hội cho việc giao lưu, hợp tác và mở rộng mối quan hệ, giúp nâng cao hiệu quả công việc.
- Dành cho tập đoàn lớn
Mô hình văn phòng chia sẻ không chỉ dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, mà còn thu hút sự quan tâm của các tập đoàn lớn Tại Wework, đơn vị văn phòng chia sẻ lớn nhất thế giới với giá trị 47 tỷ đôla Mỹ, gần 40% doanh thu đến từ các công ty tỷ đô, tỷ lệ này đang tăng trưởng khi các tập đoàn nhận ra giá trị của làm việc chung Nghiên cứu cho thấy môi trường làm việc chung giúp nhân viên sáng tạo, hiệu quả và năng suất hơn so với văn phòng truyền thống, đồng thời tạo cơ hội mở rộng mối quan hệ và thúc đẩy tính tương tác Văn phòng chia sẻ xây dựng cộng đồng những người cùng chí hướng, và ngay cả những người không thích tương tác cũng có thể tìm thấy không gian làm việc phù hợp, với nhiều tiện ích như thức uống miễn phí.
Ngày nay, rất nhiều tập đoàn đang di chuyển vào không gian làm việc chung như Microsoft, Samsung, HSBC, Deutsche Bank, Mercedes Benz Technology Services….
Xu hướng không gian làm việc chung đang ngày càng phổ biến tại Mỹ, Châu Âu và Châu Á Những không gian này mang lại lợi ích lớn cho người dùng, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và tiền bạc trong việc tìm kiếm, sửa chữa và quản lý văn phòng.
Xu hướng sử dụng văn phòng chia sẻ ở Việt Nam
Người lao động Việt Nam trong độ tuổi 15 đến 35 chiếm 35% tổng dân số, với 91% mong muốn trải nghiệm làm việc tại văn phòng chia sẻ, vượt xa mức trung bình thế giới là 67% Điều này cho thấy văn phòng chia sẻ có tiềm năng phát triển mạnh mẽ trong tương lai.
Thành phố Hồ Chí Minh hiện đứng thứ 5 trong khu vực châu Á Thái Bình Dương về thu hút đầu tư bất động sản, theo khảo sát của CBRE năm 2020 Điều này cho thấy nhà đầu tư sẵn sàng chi trả cao hơn để sở hữu bất động sản, dẫn đến giá nhà đất tại các thành phố lớn có khả năng tăng cao Bên cạnh đó, nhu cầu văn phòng làm việc gia tăng do sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế Việt Nam, không chỉ trong lĩnh vực công nghệ mà còn nhiều ngành nghề khác Do đó, văn phòng chia sẻ đang trở thành giải pháp tối ưu cho tình trạng này.
Văn phòng chia sẻ là lựa chọn lý tưởng cho các công ty vừa và nhỏ, cũng như các startup, nhờ vào chi phí hợp lý và tính linh hoạt trong dịch vụ thuê không gian Những văn phòng này được trang bị tiện nghi hiện đại, hỗ trợ tốt cho việc tương tác và kết nối Theo thống kê, nhóm doanh nghiệp này chiếm tới 90% thị phần tại Việt Nam và 33% lượng khách thuê văn phòng chính, theo báo cáo của CBRE Việt Nam năm 2018.
Các văn phòng chia sẻ tại Việt Nam cung cấp nhiều tiện ích và mức giá thuê khác nhau tùy thuộc vào gói dịch vụ Không gian làm việc chung được phân chia thành các khu vực như văn phòng riêng, chỗ ngồi cá nhân, phòng họp và phòng hội nghị Một số địa điểm còn có dịch vụ văn phòng ảo, giúp giảm chi phí và tăng tính linh động Các thương hiệu văn phòng chia sẻ lớn thường cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp như tư vấn tài chính, pháp lý và kế toán cho doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty khởi nghiệp.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp lớn và lâu năm đang chuyển sang mô hình không gian làm việc chung nhờ vào sự gia tăng quy mô nhân lực và tính linh hoạt mà mô hình này mang lại Để thu hút các công ty lớn, các địa điểm văn phòng chia sẻ cần có dịch vụ uy tín và mô hình kinh doanh thành công Do đó, các văn phòng chia sẻ đang nỗ lực xây dựng câu chuyện thương hiệu và mở rộng mạng lưới chi nhánh, nhằm nâng cao uy tín và bảo vệ hình ảnh của các công ty sử dụng dịch vụ của họ.
Theo báo cáo của WeWork & IDC năm 2020, 80% doanh nghiệp mong muốn chuyển đổi sang mô hình văn phòng chia sẻ trong 1 đến 3 năm tới, và 93% doanh nghiệp dự định cải tạo không gian làm việc để phù hợp với môi trường năng động sáng tạo và xu hướng văn hóa làm việc mới.
Quốc gia Số văn phòng Tỉ lệ so với thế giới
Bảng 2.1 Bảng xếp hạng 20 quốc gia có số lượng văn phòng theo mô hìnhCoworking spaces nhiều nhất trên thế giới (Coworking Resource, 2020)
Các yếu tố tác động đến ý định tham gia không gian làm việc chung và Mô hình nghiên cứu đề xuất
Mô hình nghiên cứu đề xuất
2.3.1 Các yếu tố tác động đến ý định tham gia không gian làm việc chung 2.3.1.1 Chi phí thuê
Trong bối cảnh đại dịch và khủng hoảng kinh tế hiện nay, nhiều lao động tại Việt Nam đã chuyển sang làm việc tự do, dẫn đến sự gia tăng nhanh chóng của các doanh nhân trẻ và nhà khởi nghiệp Họ cần không gian làm việc tối ưu để nâng cao năng suất, trong khi những người làm việc tại nhà gặp khó khăn trong việc phân chia giữa công việc và gia đình, đồng thời cần tìm kiếm đồng nghiệp để giao lưu Nhiều người chọn làm việc tại quán cà phê, nhưng chi phí cho việc này không hề rẻ, trung bình khoảng 3.000.000 đồng/tháng cho việc gọi đồ uống Trong khi đó, không gian làm việc chia sẻ cung cấp nhiều tiện ích như máy photocopy, máy fax và tủ đồ cá nhân với chi phí thuê hợp lý hơn.
Các không gian làm việc chung giúp giảm thiểu rào cản tài chính cho doanh nghiệp nhỏ và công ty khởi nghiệp bằng cách cắt giảm chi phí đầu tư ban đầu, thuê văn phòng, tìm kiếm khách hàng và quản lý vận hành Ngoài ra, chúng còn cung cấp nhiều gói dịch vụ linh hoạt phù hợp với nhu cầu mở rộng của doanh nghiệp trẻ Hợp đồng linh hoạt và chi phí thanh toán được điều chỉnh theo khả năng ngân sách của từng doanh nghiệp.
Giả thuyết 1: Chi phí thuê văn phòng chia sẻ có tác động tích cực đến động cơ tham gia mô hình không gian làm việc chung.
2.3.1.2 Không gian truyền cảm hứng và sáng tạo
Không gian làm việc chung mang lại hỗ trợ cảm xúc tích cực cho người lao động, nhờ vào cấu trúc không gian mở và thiết kế văn phòng sáng tạo, cho phép tự do sử dụng không gian để khuyến khích sự chia sẻ và hợp tác Điều này tạo ra môi trường văn phòng thân thiện, thoải mái và tràn đầy cảm hứng, với 70% người tham gia khảo sát chọn không gian làm việc chung vì bầu không khí dễ chịu và 56% vì cơ sở vật chất tốt Các không gian này thường có thiết kế mở, góc thư giãn, cà phê và phòng họp, giúp giảm cảm giác cô đơn và kích thích khả năng sáng tạo Qua đó, người lao động có cơ hội tương tác, cộng tác và tìm ra những ý tưởng sáng tạo, nâng cao hiệu quả công việc.
Giả thuyết 2: Không khí làm việc truyền cảm hứng và sáng tạo ảnh hưởng tích cực đến động cơ tham gia mô hình không gian làm việc chung.
2.3.1.3 Sự kết nối mạng lưới đồng nghiệp
Theo Capdevila (2013), sự giao lưu trực tiếp giữa các đồng nghiệp có kiến thức và nền tảng chuyên môn khác nhau trong môi trường làm việc chung tạo ra cơ hội hợp tác và đổi mới Trong bối cảnh này, không gian làm việc chung đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự sáng tạo và phát triển ý tưởng.
“Không gian thứ ba” (Oldenburg, 2002), không gian xã hội hóa ở cấp địa phương góp phần vào sự gắn kết xã hội.
Không gian làm việc chung mang đến cho người lao động cơ hội tận dụng vị trí đắc địa tại trung tâm thành phố, giúp họ dễ dàng tiếp cận khách hàng và nhà cung cấp.
Sự trao đổi kiến thức giữa đồng nghiệp địa phương và các cá nhân từ bên ngoài tạo ra cơ hội hợp tác chuyên nghiệp và phát triển các dự án sáng tạo Khi làm việc cùng những người làm tự do và doanh nhân trẻ, các thành viên được khuyến khích chia sẻ kiến thức, từ đó dẫn đến sự đổi mới hiệu quả thông qua hoạt động hợp tác Động lực để tham gia vào các dự án không đến từ bên ngoài mà từ sự thúc đẩy nội tại, với mục tiêu tạo ra tri thức và khai thác nguồn lực mới Sự hợp tác này không nhằm vào một kế hoạch cụ thể mà tập trung vào thành công chung, khuyến khích sự đồng đều trong đóng góp và tận dụng kiến thức từ các thành viên khác Hơn nữa, Becker (2008) nhấn mạnh rằng làm việc trong không gian chia sẻ giúp người lao động nhận được sự đánh giá và công nhận từ đồng nghiệp, đồng thời mạng xã hội trong môi trường làm việc cũng hỗ trợ xây dựng danh tiếng cá nhân.
Giả thuyết 3: Tiếp cận mạng lưới đồng nghiệp tác động tích cực tới động cơ tham gia mô hình không gian làm việc chung.
2.3.1.4 Tương tác và hỗ trợ xã hội
Các đồng nghiệp làm việc trong không gian chung nhận định rằng những điểm hấp dẫn nhất của việc làm việc trong văn phòng chia sẻ là sự tương tác xã hội và những cơ hội giao tiếp ngẫu nhiên (Deskmag, 2012).
Doanh nhân và doanh nghiệp có thể kết nối với các chuyên gia trong lĩnh vực liên quan, từ đó giảm bớt rào cản trong việc thử nghiệm ý tưởng mới Điều này giúp giảm chi phí giao dịch và thông tin, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển và đổi mới.
Theo Hillman (2011), không gian làm việc chung được xem là môi trường 'tiếp xúc cao', nơi diễn ra nhiều cuộc gặp gỡ tình cờ Tương tác tự phát giữa các đối tác đến từ các lĩnh vực kinh doanh khác nhau đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự sáng tạo và hợp tác.
Người chủ văn phòng chia sẻ có nhiệm vụ tạo ra không gian khuyến khích sự tương tác giữa các đồng nghiệp Theo các cuộc phỏng vấn với những người dẫn chương trình làm việc chung của Merkel (2015), họ sẵn sàng xây dựng bầu không khí ấm cúng và đa dạng lựa chọn công việc Để đồng nghiệp cảm thấy hứng thú khi đến làm việc mỗi ngày, không gian mở với ít ranh giới sẽ thúc đẩy sự giao tiếp và kết nối giữa mọi người (Hillman, 2011; Rohlf, 2011).
Tương tác trong môi trường doanh nghiệp không chỉ dựa vào kiến thức chuyên môn mà còn bị ảnh hưởng bởi các yếu tố xã hội Deijl (2011) chỉ ra rằng sự hiện diện của các doanh nhân xung quanh có thể thúc đẩy động lực làm việc Hỗ trợ xã hội và phản hồi chuyên nghiệp từ những người có kinh nghiệm giúp cải thiện quá trình học tập của các doanh nhân, từ đó nâng cao khả năng kinh doanh của họ Hỗ trợ này thường được cung cấp thông qua hình thức cố vấn, trong đó những người có hiểu biết hơn hướng dẫn và hỗ trợ những người ít kinh nghiệm hơn (Leforestier, 2009).
Làm việc trong một không gian chung tạo ra sự hợp tác và tăng năng suất lao động Nghiên cứu của Deijl (2011) chỉ ra rằng, nhờ vào cấu trúc và sự kiểm soát bên ngoài của không gian làm việc này, người lao động có thể chia sẻ kiến thức và kỹ năng, từ đó kích thích sự đổi mới Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còn có tác động tích cực đến thu nhập của họ.
Giả thuyết 4: Tương tác và hỗ trợ xã hội ảnh hưởng tích cực đến động cơ tham gia mô hình không gian làm việc chung.
2.3.1.5 Chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm với các đồng nghiệp trong không gian làm việc chung
Không gian làm việc chung là một trung tâm chia sẻ kiến thức đa dạng, nơi cá nhân với các cấp độ và nền tảng khác nhau có thể tương tác và cộng tác (Capdevila, 2015) Đây là một cộng đồng mở, nơi sự tin tưởng và hợp tác không có cấu trúc phân cấp, giúp người lao động dễ dàng giao lưu và trao đổi ý kiến (Deijl, 2011) Sự tương tác hàng ngày và chia sẻ sở thích chung giữa các đồng nghiệp đóng góp quan trọng vào việc học tập và xây dựng cộng đồng (Lave & Wenger, 1991).
Nhiều không gian làm việc chung hiện nay được thiết kế với góc uống cà phê và đi văng thoải mái, tạo bầu không khí thân mật và khuyến khích sự tương tác giữa các thành viên Các buổi họp, sự kiện và hội thảo diễn ra trong văn phòng chia sẻ mang lại cơ hội tuyệt vời cho người sử dụng mô hình này để giao lưu, chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm Điều này mở ra nhiều khả năng cho việc tạo ra kiến thức mới và thúc đẩy các hoạt động sáng tạo.
Trong không gian làm việc chia sẻ, việc trao đổi kiến thức và kinh nghiệm được xem như các khóa đào tạo chuyên nghiệp, giúp người dùng nâng cao kỹ năng và năng lực Tham gia vào các hoạt động này không chỉ mang lại cơ hội học hỏi mà còn tạo điều kiện để tiếp cận nguồn kiến thức còn thiếu thông qua sự tương tác và hợp tác với đồng nghiệp Hơn nữa, quá trình chia sẻ kiến thức khuyến khích sự bổ sung lẫn nhau, dẫn đến những ý tưởng và sáng kiến mới hiệu quả hơn Các chuyên gia từ bên ngoài cũng tận dụng vị trí trung tâm của không gian làm việc chung để kết nối gần hơn với khách hàng và nhà cung cấp, từ đó, người làm việc tại đây có thể khai thác nguồn kiến thức phong phú từ cả bên trong và bên ngoài.