NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ PHƯƠNG THỨC CẤP, TỐNG ĐẠT, THÔNG BÁO VĂN BẢN TỐ TỤNG THEO PHÁP LUẬT TỐ TỤNG DÂN SỰ VIỆT NAM
Khái quát những vấn đề lý luận về phương thức cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng
1.1.1 Khái niệm phương thức cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng
Trong pháp luật tố tụng dân sự, mỗi hoạt động tố tụng được quy định bởi các phương thức và phương pháp cụ thể tại các điều luật Các thuật ngữ liên quan đến cấp, tống đạt và thông báo văn bản tố tụng có sự liên hệ mật thiết với nhau Văn bản tố tụng (VBTT) được hiểu là bản viết hoặc in chứa nội dung cần lưu giữ làm bằng chứng VBTT có những đặc trưng riêng biệt so với các loại văn bản khác, vì chúng được cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự và thủ tục pháp luật quy định, đồng thời chứa đựng các quy định và thông tin liên quan đến các chủ thể tham gia tố tụng.
Thuật ngữ “cấp” được hiểu là việc giao quyền sử dụng cho cá nhân hoặc tổ chức Cấp văn bản tài liệu (VBTT) là hoạt động mà cơ quan có thẩm quyền giao cho cá nhân hoặc tổ chức liên quan quyền sử dụng VBTT theo mục đích hợp pháp Việc nhận và tuân theo nội dung của VBTT không được yêu cầu trong định nghĩa này, do đó, việc người nhận có nhận VBTT hay không không ảnh hưởng đến quá trình giải quyết vụ việc.
Tống đạt, theo nghĩa tổng quát, là quá trình chuyển giao giấy tờ từ cơ quan hành pháp đến đương sự Về mặt pháp lý, tống đạt được định nghĩa là việc chuyển các tài liệu cần thiết từ cơ quan tư pháp đến tay người nhận Quy trình tống đạt phải tuân thủ thủ tục luật định, đảm bảo rằng những người liên quan nhận được tài liệu đúng thời hạn, thường thông qua việc giao trực tiếp cho người nhận.
1 Viện Ngôn ngữ học (2019), Từ điển Tiếng Việt, NXB Hồng Đức, Hà Nội, tr 1395
Lâm Vương Mỹ Linh (2015) trong luận văn thạc sĩ của mình về "Hoạt động tống đạt văn bản theo pháp luật Tố tụng dân sự Việt Nam" đã phân tích quy trình và ý nghĩa của việc tống đạt văn bản trong hệ thống pháp lý, nhấn mạnh tầm quan trọng của nó trong việc đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho các bên liên quan Nghiên cứu được thực hiện tại Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh, cung cấp cái nhìn sâu sắc về các quy định và thực tiễn liên quan đến hoạt động này.
3 Viện Ngôn ngữ học (2019), sđd (1), tr 156
Theo Nghị định số 08/2020/NĐ-CP, tống đạt là quá trình thông báo và giao nhận các giấy tờ, hồ sơ, tài liệu do Thừa phát lại thực hiện Tống đạt VBTT được định nghĩa là hoạt động của cá nhân, tổ chức, cơ quan có thẩm quyền trong việc chuyển giao các văn bản do cơ quan nhà nước ban hành cho các cá nhân, tổ chức liên quan, theo trình tự và thủ tục pháp luật quy định Quá trình này diễn ra mà không cần sự đồng ý của bên nhận, nhằm đảm bảo tính hợp pháp và hiệu lực của việc giao nhận.
Tống đạt văn bản tài liệu (VBTT) là hoạt động bắt buộc đối với cả cơ quan ban hành và người nhận Người nhận phải chấp nhận văn bản, có biên bản xác nhận việc tống đạt hoàn thành và có trách nhiệm tuân thủ nội dung trong văn bản, bất kể ý chí cá nhân Nếu từ chối nhận, cơ quan có thẩm quyền phải lập biên bản xác nhận từ chối và có sự chứng kiến của bên thứ ba Nếu không thực hiện theo nội dung văn bản, người nhận có thể bị coi là từ bỏ quyền và nghĩa vụ, tạo cơ sở cho cơ quan thẩm quyền tiến hành các bước tiếp theo trong quá trình tố tụng.
Thông báo là hoạt động truyền đạt thông tin, tình hình cho mọi người qua lời nói hoặc văn bản Trong lĩnh vực truyền thông, thông báo đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cần thiết đến công chúng.
VBTT, hay "việc cơ quan tiến hành tố tụng cung cấp thông tin", là quá trình cung cấp thông tin liên quan đến vụ việc cho cá nhân, cơ quan và tổ chức Mục đích của VBTT là giúp người nhận nắm bắt nội dung, lộ trình và tiến trình giải quyết vụ việc Ở cấp độ này, các tài liệu và văn bản cụ thể sẽ được cấp phát để phục vụ nhu cầu của người nhận.
5 Bộ Tư pháp – Viện khoa học pháp lý (2006), Từ điển Luật học, NXB Từ điển Bách khoa – NXB Tư pháp,
Giáo trình Luật Tố tụng dân sự do Nguyễn Bích Thảo chủ biên, được xuất bản năm 2021 bởi Khoa Luật – Đại học Quốc gia Hà Nội Tài liệu này cung cấp kiến thức sâu sắc về các quy định và quy trình trong lĩnh vực tố tụng dân sự, đóng góp vào việc nâng cao hiểu biết pháp lý cho sinh viên và những người quan tâm Nội dung của giáo trình được trình bày rõ ràng và khoa học, giúp người đọc dễ dàng tiếp cận và áp dụng trong thực tiễn.
7 Viện Ngôn ngữ học (2019), sđd (1), tr 1204
Thông báo VBTT (Văn bản tố tụng) chỉ nhằm mục đích thông báo cho người nhận về một hoạt động tố tụng sắp diễn ra, không bắt buộc họ phải tuân theo, và việc từ chối nhận văn bản không ảnh hưởng đến quá trình giải quyết vụ việc Điều này khác biệt với tống đạt VBTT, nơi người nhận có nghĩa vụ phải nhận văn bản như Giấy triệu tập Ví dụ, Tòa án nhân dân Thành phố K phát hành Thông báo số 345/TB-TA để thông báo về phiên họp kiểm tra giao nộp chứng cứ và hòa giải, đồng thời gửi Giấy triệu tập đến các đương sự, yêu cầu họ tham gia đúng thời gian đã ấn định.
Phương thức cấp, tống đạt, thông báo VBTT được định nghĩa là các cách thức và phương pháp theo quy định của Bộ luật Tố tụng dân sự, bao gồm trình tự và thủ tục cụ thể để chuyển giao các văn bản tố tụng do cơ quan có thẩm quyền ban hành đến các chủ thể liên quan Điều này giúp các bên nắm bắt tiến trình giải quyết và nội dung các hoạt động trong suốt quá trình vụ việc, từ đó tạo cơ sở cho việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ hợp pháp của họ.
1.1.2 Đặc trưng pháp lý của phương thức cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng
Cấp, tống đạt và thông báo văn bản tố tụng (VBTT) là hoạt động mang tính quyền lực nhà nước, thể hiện sự giao tiếp một chiều từ cơ quan tiến hành tố tụng đến người có liên quan Hoạt động này không chỉ yêu cầu người nhận có nghĩa vụ tiếp nhận thông tin mà còn xác định họ đã nhận và thực hiện theo thông báo Các cơ quan như Tòa án, Viện kiểm sát và cơ quan thi hành án dân sự có trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ này, đảm bảo các VBTT được cấp, tống đạt và thông báo theo quy định tại Điều 171 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015 Chủ thể thực hiện chủ yếu vẫn là các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
9 Nguyễn Bích Thảo (Chủ biên) (2021), sđd (6), tr 179
Nhà nước đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện cấp, tống đạt và thông báo văn bản tố tụng (VBTT), với trách nhiệm thuộc về người tiến hành tố tụng và các cơ quan liên quan, như Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã nơi người tham gia tố tụng cư trú Các chủ thể khác thực hiện những hoạt động này theo sự ủy quyền của cơ quan nhà nước, ví dụ như khi Tòa án yêu cầu, các tổ chức nơi người tham gia tố tụng làm việc phải thực hiện cấp, tống đạt và thông báo VBTT Thừa phát lại cũng được nhà nước ủy quyền để giảm bớt gánh nặng cho các cơ quan tố tụng Trong trường hợp việc cấp, tống đạt và thông báo VBTT không do Tòa án hoặc cơ quan ban hành VBTT thực hiện, thì chủ thể thực hiện sẽ phải tuân thủ quy định pháp luật.
Theo Điều 181 Bộ luật Tố tụng dân sự (BLTTDS), có nghĩa vụ thông báo kết quả cấp, tống đạt, và thông báo văn bản tố tụng (VBTT) cho Tòa án hoặc cơ quan ban hành VBTT Điều này phù hợp với nguyên tắc cơ bản về trách nhiệm chuyển giao tài liệu, giấy tờ của Tòa án được quy định tại Điều 22 BLTTDS.
Việc cấp, tống đạt và thông báo văn bản tố tụng (VBTT) là nghĩa vụ bắt buộc của cơ quan ban hành Sau khi ban hành, các cơ quan phải thực hiện quy trình này theo luật định để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người nhận Nếu không thực hiện đúng, quyền lợi của đương sự trong tố tụng sẽ bị ảnh hưởng, và cơ quan hoặc cá nhân vi phạm sẽ phải chịu chế tài theo quy định của pháp luật tố tụng dân sự Quy định này không chỉ đảm bảo tính đúng đắn trong giải quyết các vụ việc dân sự mà còn khẳng định vai trò chủ đạo của các cơ quan tiến hành tố tụng trong toàn bộ quá trình giải quyết vụ việc.
Các phương thức cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng
1.2.1 Cấp, tống đạt, thông báo trực tiếp Đây là phương thức đầu tiên được ghi nhận tại khoản 1 Điều 173 BLTTDS, là phương thức cơ bản được thực hiện đầu tiên trong quá trình tố tụng vì đảm bảo được sự nhanh chóng về mặt thời gian Chỉ khi việc cấp, tống đạt, thông báo trực tiếp không thực hiện được thì thủ tục của các phương thức khác mới được tiến hành Bản chất của phương thức này là thực hiện chuyển giao thẳng với người được cấp, tống đạt, thông báo mà không thông qua một đơn vị trung gian nào VBTT được giao tận tay cho đương sự tại “địa chỉ mà các đương sự đã gửi cho Tòa án theo phương thức đương sự yêu cầu hoặc tới địa chỉ mà các đương sự đã thỏa thuận và đề nghị Tòa án liên hệ theo địa chỉ đó” (khoản 1 Điều 177 BLTTDS) Thông thường, địa chỉ nhận là tại nhà riêng hoặc nơi làm việc của đương sự, hoặc cũng có thể là tại trụ sở Tòa án nơi đang thụ lý giải quyết vụ việc nếu đương sự có yêu cầu chọn trụ sở Tòa án là nơi được cấp, tống đạt, thông báo
Theo quy định, khi người nhận văn bản là cá nhân, văn bản tố tụng phải được giao trực tiếp cho họ Đương sự cần ký nhận vào biên bản hoặc sổ giao nhận để xác định thời điểm bắt đầu tính thời hạn tố tụng, theo khoản 2 Điều luật hiện hành.
Ngày ký nhận văn bản được xác định là ngày cấp, tống đạt hoặc thông báo Đương sự có trách nhiệm cung cấp thông tin về địa chỉ cư trú và địa chỉ nhận văn bản cho Tòa án Khi chuyển đến nơi cư trú mới, đương sự phải thông báo về sự thay đổi này Nếu không thông báo, Tòa án sẽ coi đây là trường hợp không thể cấp, tống đạt văn bản trực tiếp và sẽ áp dụng các phương thức khác theo quy định của pháp luật.
Luật Cư trú năm 2020 quy định rằng nơi cư trú của công dân bao gồm nơi thường trú, tức là địa điểm mà công dân sinh sống ổn định và lâu dài, đã được đăng ký thường trú theo quy định tại khoản 8 Điều 2.
Luật Cư trú năm 2020 quy định về nơi tạm trú, là nơi mà công dân sinh sống trong một khoảng thời gian nhất định ngoài nơi thường trú, và nơi này phải được đăng ký tạm trú theo quy định tại khoản 9 Điều.
Theo Luật Cư trú năm 2020, nếu không xác định được nơi thường trú hoặc tạm trú, nơi cư trú của công dân sẽ là nơi ở hiện tại, và nếu không có địa điểm cụ thể, sẽ được xác định là đơn vị hành chính cấp xã nơi người đó đang sinh sống Việc xác định nơi cư trú giúp cho việc cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn, mặc dù đương sự có thể không luôn có mặt tại đó Pháp luật tố tụng dân sự Việt Nam cũng đã quy định về trường hợp đương sự vắng mặt tại nơi cư trú trong thời gian ngắn và có thể xác định thời điểm trở về Trong trường hợp này, người thực hiện việc cấp, tống đạt phải lập biên bản và giao cho người thân thích có đủ năng lực hành vi dân sự hoặc tổ trưởng tổ dân phố, trưởng thôn để ký nhận và cam kết giao lại cho người được cấp, tống đạt Mặc dù BLTTDS không định nghĩa cụ thể về người thân thích, nhưng đã có hướng dẫn từ Nghị quyết số 03/2012/NQ-HĐTP về những người được coi là người thân thích của đương sự.
Đương sự có thể là những người trong mối quan hệ gia đình như vợ, chồng, cha mẹ, con cái, ông bà, anh chị em ruột, cũng như các mối quan hệ khác như bác, chú, cậu, cô, dì, và cháu ruột.
Các văn bản tố tụng (VBTT) đóng vai trò quan trọng trong quá trình giải quyết vụ việc, ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự Việc quy định người nhận thay và cam kết giao văn bản tận tay cho đương sự là cần thiết để đảm bảo văn bản đến đúng tay họ Ngoài người thân, tổ trưởng tổ dân phố, trưởng thôn, làng, ấp, bản cũng có quyền nhận VBTT thay cho đương sự, nhờ vào khả năng quản lý địa bàn và thông tin về cư dân Trong trường hợp đương sự vắng mặt lâu dài và không rõ địa chỉ mới, việc cấp, tống đạt VBTT sẽ không thực hiện được Đại diện tổ dân phố hoặc Công an xã, phường có trách nhiệm xác nhận biên bản không chuyển giao VBTT, từ đó thực hiện thủ tục niêm yết công khai theo quy định.
Khi đương sự có mặt tại nơi cư trú nhưng từ chối nhận văn bản tố tụng, người thực hiện cần lập biên bản ghi rõ lý do từ chối và có xác nhận của đại diện tổ dân phố hoặc Công an xã, phường, thị trấn về việc này, theo quy định tại khoản 4 Điều 177 Bộ luật Tố tụng dân sự.
Khi tống đạt, thông báo cho cơ quan, tổ chức, văn bản phải được giao trực tiếp cho một trong các đại diện như người đại diện theo pháp luật, người chịu trách nhiệm nhận văn bản, hoặc người đại diện tham gia tố tụng, kèm theo biên bản xác nhận Nếu cơ quan, tổ chức từ chối nhận văn bản, quy trình xử lý sẽ tương tự như khi tống đạt cho cá nhân theo Điều 178 BLTTDS Đối với thông báo thi hành án dân sự, việc tống đạt cũng tuân theo quy định tại Điều 40 và Điều 41 của Luật Thi hành án dân sự năm 2008, sửa đổi bổ sung năm 2014.
Cấp, tống đạt và thông báo văn bản tố tụng trực tiếp đã được quy định trong pháp luật của một số quốc gia Cụ thể, Điều 103 Bộ luật Tố tụng dân sự Nhật Bản quy định rằng việc tống đạt phải được thực hiện tại nơi cư trú, nơi sinh sống, nơi kinh doanh hoặc trụ sở của đương sự Nếu không xác định được địa điểm tống đạt hoặc gặp khó khăn, có thể tiến hành tại nơi cư trú của người khác hoặc nơi làm việc nếu đương sự yêu cầu nhận tống đạt tại đó Trong trường hợp không rõ nơi cư trú của người nhận, việc tống đạt có thể được thực hiện tại bất kỳ địa điểm nào mà có thể gặp được.
Article 103 of the Code of Civil Procedure of Japan outlines the process for serving legal documents, specifying that service is to be carried out at the domicile, residence, office, or business location of the individual to be served If the designated location is unknown or if there are obstacles to service at that location, alternative service can be made at the domicile or office of another individual, referred to as the "Workplace." This provision also applies if the person to be served has expressed a willingness to receive service at the Workplace.
Pháp luật tố tụng dân sự Nhật Bản quy định về việc tống đạt tài liệu trong trường hợp người nhận không có mặt tại nơi cư trú Cụ thể, tài liệu có thể được giao lại cho nhân viên, người lao động khác hoặc bất kỳ ai sống chung với người nhận Nếu người nhận từ chối nhận tài liệu mà không có lý do chính đáng, tài liệu có thể được để lại tại địa điểm tống đạt.
Tại Pháp, việc tống đạt văn bản của thừa phát lại yêu cầu phải giao tận tay đương sự, hoặc nếu là pháp nhân, phải giao cho người đại diện, người được ủy quyền hoặc người có thẩm quyền Trong trường hợp không thể giao tận tay, văn bản có thể được gửi đến nơi cư trú hoặc nơi ở của đương sự Bản sao văn bản cũng có thể được giao cho các bên liên quan.
Bất kỳ ai có mặt tại nơi cư trú đều có thể nhận bản sao văn bản, với điều kiện để lại họ tên, danh nghĩa và trình bày năng lực của mình Người thực hiện tống đạt phải để lại một giấy báo tại nơi cư trú của đương sự, ghi rõ thông tin về bản sao đã giao, bao gồm bản chất văn bản và tên người đệ đơn, cùng với các chỉ dẫn cần thiết Trong trường hợp không có ai nhận hoặc từ chối nhận bản sao, người có thẩm quyền sẽ lưu giữ bản sao trong 03 tháng và để lại giấy báo tại nơi cư trú của đương sự, giúp họ tiếp cận văn bản một cách nhanh chóng.