1. Trang chủ
  2. » Giáo Dục - Đào Tạo

(LUẬN văn THẠC sĩ) kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, tồn trữ và thanh toán nguyên phụ liệu tại công ty TNHH hanesbrands việt nam huế

139 15 0

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

THÔNG TIN TÀI LIỆU

Thông tin cơ bản

Tiêu đề Kiểm Soát Nội Bộ Chu Trình Mua Hàng, Tồn Trữ Và Thanh Toán Nguyên Phụ Liệu Tại Công Ty TNHH Hanesbrands Việt Nam – Huế
Tác giả Trần Nhật Hoàng
Người hướng dẫn ThS. Nguyễn Trà Ngân
Trường học Đại học Huế
Chuyên ngành Kế toán – Tài chính
Thể loại khóa luận tốt nghiệp
Năm xuất bản 2019
Thành phố Huế
Định dạng
Số trang 139
Dung lượng 4,22 MB

Cấu trúc

  • PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ (13)
    • 1. Lý do chọn đề tài (13)
    • 2. Mục tiêu của đề tài (14)
    • 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu (14)
    • 4. Các phương pháp nghiên cứu (15)
    • 5. Cấu trúc đề tài (16)
  • PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU (16)
    • CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG, TỒN TRỮ VÀ THANH TOÁN (17)
      • 1.1. Kiểm soát nội bộ (17)
        • 1.1.1. Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ (17)
        • 1.1.2. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ (17)
        • 1.1.3. Khuôn mẫu hệ thống kiểm soát nội bộ theo Báo cáo COSO 2013 (18)
        • 1.1.4. Hạn chế của kiểm soát nội bộ (24)
      • 1.2. Chu trình mua hàng, tồn trữ và thanh toán (25)
        • 1.2.1. Đặc điểm chu trình mua hàng, tồn trữ và thanh toán (25)
        • 1.2.4. Các thủ tục kiểm soát chủ yếu (29)
    • CHƯƠNG 2 THỰC TRANG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG, TỒN TRỮ VÀ THANH TOÁN NGUYÊN PHỤ LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH HANESBRANDS VIỆT NAM – HUẾ (37)
      • 2.1. Tổng quan về công ty (37)
        • 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển (37)
        • 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ (38)
        • 2.1.3. Đặc điểm sản phẩm (39)
        • 2.1.4. Cơ cấu tổ chức (40)
        • 2.1.5. Tình hình nguồn lực công ty giai đoạn năm 2016 – 2018 (42)
          • 2.1.5.1. Tình hình lao động (42)
          • 2.1.5.2. Tình hình tài sản và nguồn vốn (44)
          • 2.1.5.3. Tình hình kết quả sản xuất kinh doanh (46)
        • 2.1.6. Tổ chức công tác kế toán (48)
          • 2.1.6.1. Tổ chức bộ máy kế toán (48)
          • 2.1.6.2. Các chính sách kế toán chủ yếu (49)
      • 2.2. Khái quát chu trình mua hàng, tồn trữ và thanh toán nguyên phụ liệu tại Công ty (52)
        • 2.2.1. Đặc điểm nguyên phụ liệu (52)
        • 2.2.2. Phân cấp, quy trình và phương thức thực hiện mua hàng (54)
          • 2.2.2.1. Phân cấp thực hiện mua hàng (54)
          • 2.2.2.2. Quy trình và phương thức thực hiện mua hàng (54)
        • 2.2.3. Phương thức và hình thức thanh toán tiền hàng ...........................................49 2.2.4. Các bộ phận liên quan đến chu trình mua hàng, tồn trữ và thanh toán nguyên (61)
        • 2.3.1. Các thủ tục kiểm soát chung (63)
          • 2.3.1.1. Môi trường kiểm soát (63)
          • 2.3.1.2. Đánh giá rủi ro (70)
          • 2.3.1.3. Hoạt động kiểm soát (71)
          • 2.3.1.4. Thông tin và truyền thông (73)
          • 2.3.1.5. Giám sát (74)
        • 2.3.2. Các thủ tục kiểm soát cụ thể (76)
          • 2.3.2.1. Đề nghị mua hàng (76)
          • 2.3.2.2. Phê duyệt mua hàng (77)
          • 2.3.2.3. Nhận hàng (77)
          • 2.3.2.4. Bảo quản hàng (82)
          • 2.3.2.5. Kiểm kê kho (85)
          • 2.3.2.6. Theo dõi và thanh toán nợ phải trả (86)
    • CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG, TỒN TRỮ VÀ THANH TOÁN NGUYÊN PHỤ LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH HANESBRANDS VIỆT NAM – HUẾ (87)
      • 3.1. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, tồn trữ và thanh toán nguyên phụ liệu (87)
        • 3.1.1. Ưu điểm (87)
          • 3.1.1.1. Môi trường kiểm soát (87)
          • 3.1.1.2. Đánh giá rủi ro (88)
          • 3.1.1.4. Thông tin và truyền thông (89)
          • 3.1.1.5. Giám sát (89)
        • 3.1.2. Nhược điểm (89)
      • 3.2. Một số biện pháp nhằm cải thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng tồn trữ và trả tiền tại Công ty (0)
  • PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ (95)
    • 1. Kết luận và kiến nghị (95)
    • 2. Hướng phát triển mới của đề tài (96)
  • TÀI LIỆU THAM KHẢO (98)
  • PHỤ LỤC (0)

Nội dung

NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG, TỒN TRỮ VÀ THANH TOÁN

1.1.1.Định nghĩahệthống kiểm soát nội bộ

Kiểm soát là một yếu tố quan trọng trong quy trình quản trị, do đó các nhà quản lý chú trọng vào việc thiết lập và duy trì các hoạt động kiểm soát để đạt được mục tiêu tổ chức Với sự phát triển của thực tiễn quản lý, khái niệm kiểm soát nội bộ đã hình thành và phát triển thành một hệ thống lý luận liên quan mật thiết đến quản trị doanh nghiệp.

According to the 2013 report by COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), internal control is defined as a process designed to provide reasonable assurance regarding the achievement of objectives in the areas of operational effectiveness and efficiency, reliable financial reporting, and compliance with applicable laws and regulations.

Kiểm soát nội bộ là một quá trình được điều hành bởi Hội đồng quản trị, người quản lý và nhân viên, nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ Đây là định nghĩa phổ biến và được chấp nhận toàn cầu, với bốn điểm cơ bản cần lưu ý.

- Kiểm soát nội bộlà một quá trình.

- Kiểm soát nội bộbị chi phối bởi con người.

- Kiểm soát nội bộcung cấp sự đảm bảo hợp lý.

- Kiểm soát nội bộ giúp đạt được các mục tiêu.

1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, với các mục tiêu rộng lớn nhằm đảm bảo sự tồn tại và phát triển bền vững.

Trường Đại học Kinh tế HuếTrường Đại học Kinh tế Huế

Theo giáo trình Kiểm toán – tập 1 của Nhà xuất bản Kinh tế TP Hồ Chí Minh năm 2014 thì kiểm soát nội bộ hướng đến 3 mục tiêu sau:

Kiểm soát nội bộ trong báo cáo tài chính cần đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy Điều này là do trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành thuộc về con người quản lý đơn vị.

Kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tuân thủ pháp luật và các quy định, phản ánh trách nhiệm của người quản lý đối với hành vi không tuân thủ Ngoài ra, kiểm soát nội bộ cần hướng dẫn mọi thành viên trong đơn vị thực hiện đúng các chính sách và quy định nội bộ, từ đó giúp đạt được các mục tiêu của đơn vị.

Kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực của đơn vị Nó giúp bảo mật thông tin, nâng cao uy tín và mở rộng thị phần, đồng thời hỗ trợ thực hiện các chiến lược kinh doanh một cách hiệu quả và hiệu hữu.

1.1.3 Khuôn mẫu hệthống kiểm soát nội bộtheo Báo cáo COSO 2013

Theo Báo cáo COSO 2013, hệ thống kiểm soát nội bộ có sự khác biệt giữa các đơn vị do phụ thuộc vào quy mô, tính chất hoạt động và mục tiêu riêng Tuy nhiên, mọi hệ thống kiểm soát nội bộ đều bao gồm 5 bộ phận cấu thành có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, trong đó môi trường kiểm soát là một yếu tố quan trọng.

Gắn với 5 bộ phận cấu thành là 17 nguyên tắc (Priciples) liên quan đến cách thức tổchức kiểm soát nội bộ, chúng bao gồm:

Môi trường kiểm soát (Monitoring Activities)

Nguyên tắc 1:Đơn vịthểhiện sựcam kết vềtính trung thực và các giá trị đạo đức

Sự cam kết của người quản lý trong việc thiết lập và giám sát các chuẩn mực đạo đức là rất quan trọng Họ không chỉ cần theo dõi sự tuân thủ mà còn phải có những biện pháp chấn chỉnh kịp thời đối với các hành vi vi phạm Đồng thời, người quản lý cũng nên làm gương cho cấp dưới trong việc tuân thủ các chuẩn mực đạo đức và thường xuyên phổ biến những quy định này để nâng cao nhận thức trong tổ chức.

Trường Đại học Kinh tế HuếTrường Đại học Kinh tế Huế

Nguyên tắc 2 nhấn mạnh rằng Hội đồng quản trị cần thể hiện sự độc lập đối với người quản lý và đảm nhận vai trò giám sát trong việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ Để thực hiện hiệu quả chức năng này, Hội đồng quản trị cần nắm rõ đặc điểm hoạt động kinh doanh và kỳ vọng của các bên liên quan Việc có đủ thành viên độc lập trong Hội đồng quản trị là điều kiện cần thiết để giám sát hoạt động của người quản lý một cách hiệu quả.

Hội đồng quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập các chuẩn mực đạo đức và cơ chế giám sát nhằm đạt được mục tiêu của đơn vị Với trách nhiệm trước cổ đông, họ cần thận trọng trong việc giám sát thông tin tài chính và các công bố khác Bên cạnh đó, việc theo dõi hoạt động của người quản lý và thực hiện các biện pháp điều chỉnh khi cần thiết cũng là nhiệm vụ thiết yếu của Hội đồng quản trị.

Hội đồng quản trị cần giám sát việc đánh giá rủi ro của người quản lý để đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra Rủi ro không chỉ xuất phát từ môi trường bên ngoài mà còn từ các yếu tố nội bộ như thay đổi trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, gian lận và sự kiểm soát của người quản lý đối với hệ thống kiểm soát nội bộ.

Hội đồng quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc giám sát các nhà quản lý ở mọi cấp độ, đảm bảo rằng các chính sách và hoạt động kiểm soát đã được thiết lập được thực hiện một cách hiệu quả.

Hội đồng quản trị cần thực hiện việc phân tích và thảo luận với người quản lý về các thông tin quan trọng để đảm bảo việc truyền đạt thông tin hiệu quả, từ đó hỗ trợ việc đạt được các mục tiêu của đơn vị.

Hội đồng quản trị cần thực hiện việc đánh giá toàn diện về bản chất và phạm vi các hoạt động giám sát của đơn vị Đồng thời, họ cũng phải giám sát các đánh giá mà người quản lý thực hiện cũng như các biện pháp mà người quản lý đã thiết lập để đảm bảo hiệu quả hoạt động.

Nguyên tắc 3: Dưới sựgiám sát của Hội đồng quản trị, nhà quản lý xây dựng cơ cấu,

Trường Đại học Kinh tế HuếTrường Đại học Kinh tế Huế

THỰC TRANG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG, TỒN TRỮ VÀ THANH TOÁN NGUYÊN PHỤ LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH HANESBRANDS VIỆT NAM – HUẾ

MUA HÀNG, TỒN TRỮ VÀ THANH TOÁN NGUYÊN PHỤ LIỆU

TẠI CÔNG TY TNHH HANESBRANDS VIỆT NAM – HUẾ 2.1 Tổng quan về công ty

2.1.1 Lịch sửhình thành và phát triển

Hanesbrands, thành lập vào năm 1901 và có trụ sở chính tại Winston-Salem, Bắc Carolina, là công ty may mặc hàng đầu của Hoa Kỳ Với hơn 70.000 nhân viên hoạt động tại hơn 43 quốc gia, Hanesbrands sản xuất các mặt hàng trang phục cơ bản và phân phối sản phẩm trên hầu hết các châu lục như châu Âu, châu Mỹ, châu Á và Nam Phi.

Ngày 28/03/2008, Công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam - chi nhánh Thừa

Thiên Huế, chi nhánh của Công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam, đã được thành lập và chính thức hoạt động tại nhà máy Phú Bài 1, được mua lại từ công ty Scavi Hiện tại, công ty có 608 công nhân và đạt sản lượng 1.277.000 tá sản phẩm.

Tên doanh nghiệp:CÔNG TY TNHH HANESBRANDS VIỆT NAM - HUẾ

Tên tiếng Anh: HANESBRANDS VIETNAM HUE COMPANY LIMITED

Tên viết tắt:HbI HUẾ

Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên

Địa chỉ trụ sở chính: Lô C2- 6 và C2- 7, Khu công nghiệp Phú Bài, thị xã HươngThủy, tỉnh Thừa Thiên Huế, Việt Nam

Bảng 2.1 Các ngành nghề kinh doanh của công ty Hanesbrands Việt Nam - Huế

STT Mã ngành Tên ngành

1 13220 Sản xuất hàng may sẵn (trừtrang phục)

Trường Đại học Kinh tế HuếTrường Đại học Kinh tế Huế

Vốn điều lệ của công ty là 112 tỷ VNĐ, tương đương 7 triệu USD, được đóng góp bởi nhà đầu tư thông qua tiền mặt và máy móc thiết bị.

Tháng 6 năm 2010, số lượng công nhân đạt 3.332 người Vào tháng 7, nhà máy may Phú Bài 2 được khánh thành và đi vào hoạt động với tổng diện tích 27.536 m2, sản lượng của toàn thể 2 nhà máy đạt 10.672.000 tá sản phẩm Đây là năm đầu tiên Công ty đạt chứng chỉ WRAP.

Tháng 10 năm 2013, Công ty đạt được sản phẩm thứ 5 triệu Trong năm này, công ty vận hành 3 bàn cắt đểcung cấp nguyên liệu cho nhà máy may.

Tháng 1 năm 2015, Công ty hoạt động độc lập với tên gọi là Công ty TNHH

Hanesbrands Việt Nam - Huế, được thành lập theo giấy chứng nhận kinh doanh số 313043000079 do Ban quản lý các Khu công nghiệp tỉnh Thừa Thiên Huế cấp vào ngày 01/01/2015, hiện đang có khoảng 5.500 công nhân viên làm việc.

Tháng 9 năm 2017, Công ty chính thức thành lập nhà máy Cắt với tổng đầu tư hàng ngàn tỷ đồng, dự kiến nhà máy cắt đi vào hoạt động sẽ cung cấp 100% nguyên liệu vải mảnh cho 2 nhà máy may (Phú Bài 1 và Phú Bài 2).

Đến hết tháng 6 năm 2019, Hanesbrands Huế có 6.328 nhân viên, sản xuất hơn 95% trang phục lót nam của tập đoàn này, với năng lực sản xuất trên 550.000 tá sản phẩm mỗi tuần Theo kế hoạch phát triển, dự kiến số nhân viên sẽ tăng lên trên 7.000 người và năng lực sản xuất đạt 600.000 tá/tuần vào năm 2020.

Vào ngày 13/06/2019, ông Jerry Cook, Phó Chủ tịch Tập đoàn Hanesbrands, đã có cuộc làm việc với lãnh đạo UBND tỉnh Thừa Thiên Huế Sự kiện này nhấn mạnh cam kết của Hanesbrands trong việc đầu tư và mở rộng sản xuất tại Huế, qua đó tạo ra nhiều cơ hội việc làm cho người lao động trong khu vực.

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ

Trường Đại học Kinh tế HuếTrường Đại học Kinh tế Huế

Công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam - Huế là một công ty con thuộc tập đoàn Hanesbrands, chuyên sản xuất hàng hóa theo đơn đặt hàng với chi phí thấp nhất nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh Công ty hoạt động trong chuỗi cung ứng toàn cầu, đảm bảo sản lượng xuất khẩu hàng tuần và hàng tháng để đáp ứng cam kết với khách hàng.

Công ty hoạt động đúng ngành nghề đã đăng ký, chịu trách nhiệm trước Tập đoàn vềkết quảsản xuất kinh doanh.

Công ty phối hợp với Tập đoàn xây dựng các chiến lược, kếhoạch sản xuất phù hợp với nhu cầu thị trường thếgiới.

Công ty thực hiện chế độ báo cáo thống kê, kế toán định kỳ(hàng tháng) theo quy định của tập đoàn.

Công ty thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ nộp thuếvà các khoản nộp ngân sách Nhà nước khác.

Công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam tại Huế chuyên sản xuất trang phục lót nam, trong khi công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam tại Hưng Yên tập trung vào trang phục lót nữ Để đáp ứng thị hiếu và nhu cầu của khách hàng, các loại trang lót được điều chỉnh theo yêu cầu của Tập đoàn.

Sản phẩm của công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam - Huế sẽ không được phân phối tại thị trường Việt Nam, mà sẽ được đóng gói và xuất khẩu ra nước ngoài Công ty có khả năng sản xuất tối đa 550.000 tá sản phẩm mỗi tuần, với mục tiêu đạt 600.000 tá vào năm 2020.

Trường Đại học Kinh tế HuếTrường Đại học Kinh tế Huế

Cơ cấu tổ chức của công ty được thiết kế chuyên nghiệp và hợp lý, với việc phân bổ các bộ phận chức năng một cách khoa học Điều này xác định rõ trách nhiệm của từng nhân viên và bộ phận, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động Cơ cấu tổ chức này tạo điều kiện cho các bộ phận phối hợp chặt chẽ, hướng tới mục tiêu chung của công ty.

Trường Đại học Kinh tế HuếTrường Đại học Kinh tế Huế

2.1.5 Tình hình nguồn lực công ty giai đoạnnăm2016–2018

Bảng tình hình nguồn lao động của công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam từ năm 2016 đến năm 2018 cho thấy tổng số lao động hàng năm có sự tăng trưởng tích cực Đặc biệt, năm 2017 ghi nhận mức tăng 8.84% so với năm 2016, tương ứng với 499 nhân viên mới Trong số đó, số lượng nam giới giảm 58 người, tương đương với tỷ lệ giảm 2.31%, trong khi số lượng nữ giới lại tăng lên.

Năm 2017, công ty đã đầu tư thêm máy may nhằm tăng cường sản lượng sản xuất, dẫn đến sự gia tăng số lượng lao động nữ, chiếm 11.89% với 527 người Trong lĩnh vực may mặc, nữ giới luôn chiếm ưu thế về số lượng lao động so với nam giới.

Xét theo vị trí công việc, lao động trực tiếp luôn chiếm tỷ trọng chủ chốt tại công ty và số lượng lao động này liên tục tăng qua các năm Năm 2018 ghi nhận sự tăng đột biến ở lao động gián tiếp với tỷ lệ tăng 106.79%, tương ứng với 519 lao động so với năm 2017 Ngược lại, lao động quản lý cấp cao giảm mạnh với tỷ lệ 94.63%, tương đương 388 người Sự giảm sút lao động quản lý cấp cao và tăng cường lao động gián tiếp phản ánh chiến lược phát triển của công ty, nhằm tạo ra đội ngũ quản lý cấp cao tinh gọn và nâng cao khả năng kiểm soát từ đầu hoạt động, giảm thiểu khối lượng công việc cho đội ngũ quản lý.

Trường Đại học Kinh tế HuếTrường Đại học Kinh tế Huế

Bảng 2.2 Tình hình lao động công ty giai đoạn 2016 đến 2018 Đơn vị tính: Người

Số lượng % Số lượng % Số lượng % Chênh lệch % Chênh lệch %

Nữ 4,432 78.55 4,959 80.75 5,214 81.99 527 11.89 255 5.14 Đại học, trên Đại học 181 3.21 162 2.64 404 6.35 (19) (10.50) 242 149.38

Lao động quản lí cấp cao 411 7.28 410 6.68 22 0.35 (1) (0.24) (388) (94.63)

2 Phân theo trình độ văn hóa

3 Phân theo tính chất công việc

2.1.5.2 Tình hình tài sản và nguồn vốn

Bảng 2.3 Tình hình tài sản - nguồn vốn của công ty giai đoạn 2016 - 2018 Đơn vịtính: USD

Tiền và các khoản tương đương tiền 30,146,613 37.98% 20,717,298 21.60% 37,158,191 38.98% (9,429,315) (31.28)% 16,440,893 79.36% Các khoản phải thu ngắn hạn 25,340,483 31.93% 37,614,123 39.22% 33,411,917 35.05% 12,273,640 48.43% (4,202,206) (11.17)%

Tài sản ngắn hạn khác 905,986 1.14% 1,522,751 1.59% 975,771 1.02% 616,765 68.08% (546,980) (35.92)%

Chi phí xây dựng cơ bản dở dang 208,732 1.45% 37,801 0.20% 316,666 1.73% (170,931) (81.89)% 278,865 737.72%

(Nguồn: Phòng Kếtoán–Tài chính)

MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG, TỒN TRỮ VÀ THANH TOÁN NGUYÊN PHỤ LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH HANESBRANDS VIỆT NAM – HUẾ

3.1 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, tồn trữ và thanh toán nguyên phụ liệu

Việc kiểm soát quy trình mua hàng bởi Văn phòng Vùng giúp công ty ngăn chặn các sai phạm phổ biến, như nhân viên thông đồng với nhà cung cấp, đặt hàng không cần thiết hoặc không phù hợp, và lập chứng từ thanh toán khống.

Quan điểm tối thiểu hóa chi phí giúp công ty thiết kế và vận hành các thủ tục kiểm soát hiệu quả Việc cơ cấu tổ chức các bộ phận hợp lý, cùng với việc phân định quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng qua các văn bản, tạo điều kiện cho nhân viên dễ dàng thực hiện công việc Điều này cũng giúp họ nhận thức được các hành vi chấp nhận và không chấp nhận trong quy trình mua hàng, tồn trữ và thanh toán.

Sựtách biệt rõ ràng giữa các chức năng mua hàng, nhận hàng, bảo quản hàng và thanh toán giúp hạn chếtối đa rủi ro.

Quy trình tuyển chọn nhân viên của công ty được thực hiện một cách kỹ lưỡng với các tiêu chuẩn cụ thể cho từng vị trí, nhằm đảm bảo lựa chọn đúng người phù hợp nhất Đối với các trưởng bộ phận, yêu cầu kinh nghiệm cao được đặt ra, trong khi nhân viên thông thường chỉ cần tối thiểu 1 năm kinh nghiệm Nếu ứng viên không có kinh nghiệm nhưng thể hiện tiềm năng, công ty vẫn sẵn sàng tiếp nhận và đào tạo.

Môi trường làm việc thoải mái giúp nhân viên giảm áp lực và cống hiến hiệu quả cho công ty Để nâng cao năng lực chuyên môn, công ty thường xuyên tổ chức các khóa học tại chỗ và áp dụng chính sách khen thưởng, kỷ luật rõ ràng nhằm khuyến khích nhân viên phấn đấu.

Trường Đại học Kinh tế HuếTrường Đại học Kinh tế Huế

Việc thiết lập mục tiêu và dự toán dựa trên các bộ phận cung cấp giúp công ty đạt được những mục tiêu khả thi hơn, đồng thời giảm bớt áp lực cho nhân viên thay vì áp đặt mục tiêu cho từng bộ phận.

Thiết lập mục tiêu và dự toán hàng năm là yếu tố quan trọng giúp công ty nhận diện các rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu, đồng thời xác định thời điểm mục tiêu bị đe dọa, từ đó có thể thực hiện các hành động khắc phục kịp thời.

Các bộ phận liên quan đến mua hàng, nhận hàng, bảo quản và thanh toán được tổ chức độc lập, với các chức năng như đề nghị mua hàng, phê duyệt mua hàng, nhận hàng, bảo quản, ghi chép và thanh toán được tách bạch Điều này đảm bảo tiêu chí bất kiêm nhiệm trong quy trình quản lý.

Phân quyền sửdụng cho từng nhân viên và từng bộphận liên quan trên hệthống Lawson đảm bảo sựphối hợp giữa các bộphận một cách nhịp nhàng.

Các Đề nghị mua hàng cần cung cấp đầy đủ thông tin để đảm bảo quá trình xét duyệt mua hàng diễn ra suôn sẻ Đồng thời, các đề nghị này sẽ được lưu trữ theo tuần, phù hợp với quy trình đặt nguyên phụ liệu của công ty, diễn ra một lần mỗi tuần.

Tổ chức theo dõi chặt chẽ nguyên phụ liệu đã đặt mua, phân loại rõ ràng những mặt hàng đã nhận và chưa nhận Đồng thời, kịp thời yêu cầu khắc phục đối với các đơn hàng quá hạn giao nhưng vẫn chưa được nhận.

Quy định về việc tiếp cận kho giúp hạn chế rủi ro mất tài sản, với các chứng từ như phiếu nhập kho và lệnh xuất kho được ký xác nhận bởi nhân viên liên quan và lưu trữ theo ngày để đảm bảo tính chính xác và khả năng kiểm tra Định kỳ, Giám sát Kế hoạch nguyên phụ liệu hoặc Giám đốc Kế hoạch sẽ dựa trên các báo cáo quản trị để phân tích và phát hiện các biến động bất thường trong quá trình mua hàng, tồn trữ và thanh toán nguyên phụ liệu.

Trường Đại học Kinh tế HuếTrường Đại học Kinh tế Huế

3.1.1.4 Thông tin và truyền thông

Hệ thống thông tin kế toán được thiết kế phù hợp giúp công ty sử dụng hiệu quả hệ thống kế toán máy kết nối qua mạng nội bộ Điều này cho phép cập nhật nhanh chóng các nghiệp vụ, xử lý nhiều giao dịch đồng thời và đảm bảo công tác bảo mật thông tin.

Hệ thống thông tin được thiết kế tùy chỉnh để phù hợp với hoạt động của công ty, cung cấp thông tin giá trị cho nhà quản lý, hỗ trợ hiệu quả trong quá trình ra quyết định.

Công ty thực hiện giám sát thường xuyên và định kỳ để đảm bảo hiệu quả hoạt động Giám sát thường xuyên giúp công ty kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh, trong khi giám sát định kỳ, thông qua việc mời các công ty kiểm toán tư vấn hoặc Ban kiểm toán nội bộ, cung cấp cái nhìn khách quan về những thiếu sót trong quá trình hoạt động và việc tuân thủ chế độ kế toán hiện hành.

Bên cạnh nhiều ưu điểm thì vẫn còn tồn tài một số nhược điểm như sau:

Việc chịu sự kiểm soát của Văn phòng Vùng mang lại nhiều lợi ích cho công ty, nhưng cũng gây ra xung đột lợi ích do các quyết định chiến lược thường không phù hợp với quy mô và nhu cầu cụ thể của từng nghiệp vụ Cụ thể, các đối tác cung cấp nguyên phụ liệu mà Văn phòng Vùng hợp tác thường có quy mô lớn, dẫn đến yêu cầu đặt hàng tối thiểu (MOQ) cao Điều này khiến công ty phải đặt hàng nhiều hơn nhu cầu thực tế, gây ra tình trạng tồn kho không cần thiết.

Trường Đại học Kinh tế HuếTrường Đại học Kinh tế Huế

Các mã hàng như AHI109, AHI334, AHJFKB và AHJKXU có nhu cầu thấp hơn mức MOQ 10,000, buộc phải đặt hàng ở mức này Điều này không chỉ mâu thuẫn với mục tiêu tối thiểu tồn kho của công ty mà còn tạo ra tài sản lớn không sinh lợi, gia tăng chi phí theo dõi và bảo quản, đồng thời ảnh hưởng tiêu cực đến dòng tiền của công ty.

Ngày đăng: 01/04/2022, 10:59

Nguồn tham khảo

Tài liệu tham khảo Loại Chi tiết
1. Commitee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO), The Internal Control — Integrated Framework, 2013 Sách, tạp chí
Tiêu đề: The Internal Control—Integrated Framework
2. John Wiley, Internal control policies and procedures, 2009 Sách, tạp chí
Tiêu đề: Internal control policies and procedures
3. Bộ môn Kiểm toán, Khoa Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế TP.Hồ Chí Minh , Kiểm soát nội bộ, NXB Kinh tế TP. Hồ Chí Minh, 2016 Sách, tạp chí
Tiêu đề: Kiểm soát nội bộ
Nhà XB: NXB Kinh tếTP. HồChí Minh
4. Bộ môn Kiểm toán, Khoa Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế TP.Hồ Chí Minh, Kiểm toán tập 1, NXB Kinh tế TP. Hồ Chí Minh, 2016 Sách, tạp chí
Tiêu đề: Kiểm toán tập 1
Nhà XB: NXB Kinh tếTP. HồChí Minh
5. Nguyễn Thị Phương Hoa, Kiểm soát quản lý, NXB Đại học Kinh tế Quốc Dân, 2011 Sách, tạp chí
Tiêu đề: Kiểm soát quản lý
Nhà XB: NXB Đại học Kinh tếQuốc Dân
6. Lại Thị Thu Thủy (2012), “Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hướng đến quản lý rủi ro trong doanh nghiệp”, Tạp chí Kiểm toán, số 5 Sách, tạp chí
Tiêu đề: “Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hướng đếnquản lý rủi ro trong doanh nghiệp”
Tác giả: Lại Thị Thu Thủy
Năm: 2012

TỪ KHÓA LIÊN QUAN

TRÍCH ĐOẠN

TÀI LIỆU CÙNG NGƯỜI DÙNG

TÀI LIỆU LIÊN QUAN