Khái quát về NHTM
Ngân hàng thương mại (NHTM) ra đời từ nhu cầu đổi tiền và cung cấp dịch vụ bảo quản, cho vay bằng vàng, bạc Qua thời gian, với sự phát triển của kinh tế và công nghiệp, NHTM đã chuyển mình từ việc thực hiện các nghiệp vụ đơn giản như giữ hộ của cải và thanh toán hộ, đến việc mở rộng hoạt động mạnh mẽ trong nhiều lĩnh vực kinh doanh và dịch vụ Ngày nay, NHTM đóng vai trò trung gian tài chính thiết yếu trong nền kinh tế, kết nối những người có tiền nhàn rỗi với những người cần vốn để đầu tư và sinh lời.
Trong nền kinh tế, bên cạnh ngân hàng thương mại (NHTM), còn tồn tại nhiều trung gian tài chính khác như công ty tài chính, công ty chứng khoán và công ty bảo hiểm, cũng thực hiện một số hoạt động ngân hàng Tuy nhiên, điểm khác biệt chính giữa NHTM và các trung gian tài chính này là sự chuyên môn hóa của từng tổ chức trong các lĩnh vực cụ thể.
Theo Luật các Tổ chức tín dụng (TCTD) của Việt Nam, ngân hàng là một loại hình TCTD thực hiện đầy đủ các hoạt động ngân hàng và các dịch vụ liên quan TCTD được định nghĩa là doanh nghiệp thành lập theo quy định của Luật và các quy định pháp luật khác, nhằm thực hiện hoạt động kinh doanh tiền tệ, cung cấp dịch vụ ngân hàng, bao gồm việc nhận tiền gửi, sử dụng tiền gửi để cấp tín dụng và cung ứng dịch vụ thanh toán.
Ngân hàng thương mại (NHTM) là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tiền tệ và tín dụng, chuyên nhận tiền gửi, cho vay và cung cấp các dịch vụ ngân hàng thiết yếu cho nền kinh tế quốc dân.
1.1.2 Hoạt động cơ bản của NHTM
Ngân hàng hoạt động chủ yếu thông qua các nghiệp vụ truyền thống như nhận tiền gửi, cho vay và cung cấp dịch vụ thanh toán cho khách hàng Sự phát triển của các hoạt động ngân hàng này gắn liền với sự tiến bộ trong quan hệ sản xuất và trao đổi hàng hóa trong xã hội.
Huy động vốn là hoạt động thiết yếu của ngân hàng thương mại (NHTM), giúp ngân hàng có nguồn tài chính để hoạt động bên cạnh vốn chủ sở hữu Khác với các doanh nghiệp, NHTM có khả năng thu hút vốn từ nhiều nguồn khác nhau thông qua các hình thức đa dạng như nhận tiền gửi, phát hành công cụ nợ, hoặc huy động từ các tổ chức tín dụng khác trên thị trường liên ngân hàng.
Tín dụng là hoạt động kinh doanh chủ yếu của ngân hàng thương mại (NHTM), chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản và mang lại nguồn thu nhập lãi cao nhất, đồng thời cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro Các NHTM thực hiện cấp tín dụng qua nhiều hình thức khác nhau, bao gồm chiết khấu, thấu chi, cho thuê, bảo lãnh và nhiều hình thức khác.
Hoạt động đầu tư của các ngân hàng thương mại (NHTM) đang ngày càng trở thành nguồn thu quan trọng nhờ sự phát triển của thị trường chứng khoán và sự hoàn thiện của thị trường tiền tệ Các NHTM thực hiện đầu tư thông qua việc mua bán chứng khoán, góp vốn, cũng như hợp tác liên doanh, liên kết với các công ty và doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực khác nhau.
Hoạt động dịch vụ tại các ngân hàng thương mại (NHTM) đang có sự phát triển mạnh mẽ với sự đa dạng và cải tiến liên tục để đáp ứng nhu cầu của xã hội Các dịch vụ mà NHTM cung cấp bao gồm dịch vụ thanh toán và ngân quỹ, dịch vụ ủy thác và đại lý, cùng nhiều dịch vụ khác.
Chi phí quản lý là các khoản chi phí phát sinh từ tổ chức và quản lý hành chính, bao gồm các chi phí văn phòng của doanh nghiệp Trong các ngân hàng thương mại, chi phí quản lý bao gồm chi phí quản lý kinh doanh, chi phí quản lý hành chính và các chi phí chung khác liên quan đến hoạt động của toàn ngân hàng.
1.2.2 Phân loại chi phí trong NHTM
Chi phí trong ngân hàng thương mại (NHTM) có thể được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau, giúp nhà quản lý ngân hàng nắm bắt thông tin chi tiết về chi phí Việc phân loại này cho phép các nhà quản lý xem xét vấn đề từ nhiều khía cạnh, từ đó đưa ra những quyết định hợp lý nhằm tối ưu hóa hoạt động của ngân hàng.
- Nếu phân loại theo căn cứ vào nội dung kinh tế, chi được phân loại thành: Chi phí lãi và chi phí ngoài lãi:
+ Chi phí lãi: chi phí lãi phải trả cho các khoản vay, các khoản huy động tiền gửi
Chi phí ngoài lãi bao gồm nhiều yếu tố quan trọng như chi phí nhân viên, chi phí quản lý công vụ, chi phí tài sản, chi phí quản lý khác và chi phí dự phòng rủi ro tín dụng Những khoản chi này đóng vai trò thiết yếu trong việc duy trì hoạt động hiệu quả của tổ chức.
Cách phân loại này được thực hiện để phục vụ cho việc tập hợp và quản lý chi phí, tập trung vào nội dung kinh tế ban đầu mà không xét đến công dụng cụ thể hay địa điểm phát sinh.
- Nếu phân loại theo mối quan hệ với hoạt động kinh doanh, chi phí được phân loại thành:
Chi phí trực tiếp là những khoản chi phí liên quan trực tiếp đến sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể, bao gồm chi phí nguyên liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp.
Chi phí gián tiếp là những khoản chi liên quan đến nhiều sản phẩm và dịch vụ khác nhau, không trực tiếp gia tăng giá trị sử dụng hoặc dịch vụ Ví dụ về chi phí gián tiếp bao gồm chi phí khuyến mại, lễ tân và khánh tiết.
Cách phân loại này được sử dụng trong tính toán giá thành sản phầm, dịch vụ và phân tích khả năng sinh lời sản phẩm.
Quản lý chi phí trong NHTM
Quản lý chi phí là quá trình tổng hợp, phân tích và đánh giá tình hình sử dụng chi phí, lập kế hoạch chi phí, theo dõi việc ghi nhận và thực hiện các chi phí Qua đó, các quyết định được đưa ra nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng chi phí.
1.3.2 Sự cần thiết của việc quản lý chi phí trong NHTM
Ngân hàng, giống như các doanh nghiệp khác, có mục tiêu tối thượng là tối đa hóa lợi nhuận Để đạt được điều này, ngân hàng có thể tăng thu nhập từ lãi suất, dịch vụ và các hoạt động khác, hoặc giảm chi phí quản lý kinh doanh Đồng thời, việc quản lý chi phí hiệu quả là yếu tố quan trọng để đảm bảo lợi nhuận tối đa, bên cạnh việc gia tăng doanh thu Do đó, các ngân hàng thương mại cần chú trọng vào cả hai khía cạnh này để nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Lợi nhuận của NHTM được xác định:
Lợi nhuận sau thuế được tính bằng cách cộng chênh lệch thu chi từ lãi, thu ròng từ dịch vụ và thu ròng khác, sau đó trừ đi chi phí hoạt động, chi phí dự phòng rủi ro tín dụng và thuế thu nhập.
Lợi nhuận sau thuế = Tổng thu nhập ròng từ các hoạt động - CPHĐ - Chi phí dự phòng rủi ro tín dụng - Thuế thu nhập
Chi phí quản lý kinh doanh của ngân hàng thương mại (NHTM) thường xuyên biến động theo từng giai đoạn Do đó, một trong những nhiệm vụ quan trọng của quản lý chi phí (QLCP) là lựa chọn cơ cấu chi phí phù hợp và hiệu quả Hơn nữa, công tác QLCP hiệu quả còn đảm bảo NHTM cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời thông tin tài chính cho các cơ quan quản lý và đối tác bên ngoài.
Ngân hàng đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế và quản lý chi phí hiệu quả là yếu tố thiết yếu để tăng cường lợi nhuận Khi ngân hàng, doanh nghiệp và các chủ thể kinh tế khác kiểm soát chi phí tốt, họ không chỉ tạo ra lợi nhuận cao mà còn góp phần làm cho nền kinh tế phát triển mạnh mẽ và đạt được mức tăng trưởng cao hơn.
Công tác quản lý chi phí (QLCP) là rất quan trọng đối với các ngân hàng thương mại (NHTM), giúp kiểm soát tài chính hiệu quả Nó cũng hỗ trợ các cơ quan quản lý nhà nước trong việc giám sát hoạt động của NHTM Để đạt được điều này, các NHTM cần xây dựng cơ chế QLCP chặt chẽ, lập kế hoạch chi phí cụ thể, xác định định mức cho từng khoản chi, và tổ chức hạch toán cũng như theo dõi chi phí một cách thường xuyên Việc kiểm tra và kiểm soát liên tục sẽ đảm bảo hoạt động kinh doanh của ngân hàng bền vững, phù hợp với mục tiêu tài chính và lợi nhuận đã đề ra.
1.3.3 Nội dung công tác quản lý chi phí trong NHTM
Quản lý chi phí hiệu quả giúp doanh nghiệp và ngân hàng tiết kiệm chi phí, nâng cao lợi nhuận và tạo ra lợi thế cạnh tranh trên thị trường Nội dung công tác quản lý chi phí trong ngân hàng thương mại bao gồm nhiều yếu tố quan trọng.
Để thực hiện quản lý chi phí hiệu quả, các ngân hàng thương mại (NHTM) cần xây dựng một bộ máy quản trị thống nhất từ hội sở đến các chi nhánh và phòng giao dịch Tùy thuộc vào quy mô và cơ cấu tổ chức, mỗi NHTM có thể thiết lập bộ máy quản lý chi phí phù hợp, nhằm đảm bảo hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
Tại hội sở chính, Chủ tịch hội đồng quản trị, Tổng giám đốc và Giám đốc các khối, phòng ban, đặc biệt là khối tài chính, đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch, hạch toán và kiểm soát chi phí.
Các phòng ban tại hội sở có nhiệm vụ xây dựng và ban hành các văn bản chế độ, hướng dẫn thực hiện các cơ chế và quy định của Nhà nước cũng như của Ngành liên quan đến quản lý tài chính, bao gồm quy chế và quy định về thu-chi tài chính cũng như phân phối tiền lương.
Hàng năm, hội sở chính lập kế hoạch tài chính tổng thể, bao gồm dự kiến thu nhập từ tất cả các hoạt động trong hệ thống Đồng thời, hội sở cũng thực hiện kiểm tra và giám sát việc tuân thủ các quy định liên quan.
- Tại chi nhánh, đơn vị thành viên: Giám đốc, phòng Tài chính kế toán, phòng
Tổ chức hành chính và một số phòng khác tại chi nhánh và đơn vị thành viên.
Bộ phận này chịu trách nhiệm lập kế hoạch và xây dựng định mức chi tiết về doanh thu, chi phí và lợi nhuận Họ thực hiện các kế hoạch và chỉ tiêu được giao, đánh giá kết quả đạt được và đề xuất các biện pháp cải tiến lên hội sở chính.
• Xây dựng cơ chế quản lý chi phí
Xây dựng cơ chế quản lý chi phí (QLCP) trong ngân hàng cần bao gồm việc soạn thảo các văn bản, quy chế và hướng dẫn liên quan đến quy trình thanh quyết toán chi phí, tuân thủ các quy định của cơ quan quản lý Nhà nước Đồng thời, cần xác định rõ đơn vị đầu mối chịu trách nhiệm thực hiện QLCP và các đơn vị phối hợp, bao gồm các bước từ hạch toán, lập kế hoạch chi phí đến quyết toán.
Ngân hàng thiết lập các nguyên tắc chặt chẽ cho việc chi tiêu hoạt động và hạch toán chi phí, yêu cầu từng khoản mục chi phí phải được theo dõi và ghi nhận trên các tài khoản riêng biệt Việc ghi nhận chi phí chỉ được thực hiện khi có đầy đủ chứng từ hợp pháp và hợp lệ theo quy định.
Cơ chế quản lý phí được xây dựng và áp dụng đồng bộ trên toàn hệ thống, từ hội sở đến các chi nhánh và phòng giao dịch Việc này là rất quan trọng, giúp đảm bảo công tác giám sát quản lý chi phí được thực hiện một cách chặt chẽ và có hệ thống.
Bài học kinh nghiệm về quản lý chi phí của một số NHTM
1.4.5.1 Ngân hàng Sài Gòn - Hà Nội (SHB)
Tại hội sở chính: Chủ tịch HĐQT, các Uỷ viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc
Phó tổng giám đốc thường trực và các đơn vị tham mưu có trách nhiệm xây dựng văn bản chế độ, đồng thời hướng dẫn các đơn vị khác thực hiện các cơ chế và quy định của Nhà nước.
Ngành quản lý tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng kế hoạch tài chính tổng thể hàng năm Kế hoạch này bao gồm dự toán thu nhập và chi phí cho từng hoạt động trong toàn hệ thống Đồng thời, việc kiểm tra và giám sát thực hiện các quy định tài chính cũng là một phần không thể thiếu trong quá trình này.
Tại chi nhánh, Phòng Kế toán chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch cho từng phòng giao dịch và chi nhánh, đồng thời tổng hợp số liệu từ các phòng ban để gửi lên ban kế hoạch tại hội sở chính Quá trình lập kế hoạch bắt đầu từ việc xác định các nguyên nhân và đề xuất phương án cụ thể Sau khi kế hoạch kinh doanh được Tổng Giám đốc phê duyệt, Phòng Kế toán sẽ phân bổ kế hoạch chi phí cho từng phòng ban của đơn vị, phối hợp chặt chẽ với Giám đốc Chi nhánh trong việc tổ chức thực hiện kế hoạch.
Các Phòng/ Ban Kinh doanh của CN/ PGD
Phối hợp với phòng Kế toán để xây dựng kế hoạch kinh doanh, bao gồm mục tiêu tăng trưởng doanh số từ huy động và cho vay trong năm, đồng thời xác định chi phí hoạt động của từng bộ phận, mức tăng định biên và các tài sản mới sẽ được mua sắm trong năm của từng phòng ban.
Hợp tác với Phòng Kế toán chi nhánh, chúng tôi thực hiện việc lập và trình bày kế hoạch mua sắm Tài sản cố định hàng năm, cùng với kế hoạch sửa chữa tài sản cho ban lãnh đạo.
Giám đốc Chi nhánh Phòng Kế toán sẽ trình bày kế hoạch kinh doanh và kế hoạch chi phí hàng năm cho Giám đốc Chi nhánh, người sẽ phê duyệt trước khi gửi lên Ban Kế hoạch tại Hội sở chính Giám đốc Chi nhánh có trách nhiệm tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và đảm bảo chi nhánh đạt được mục tiêu lợi nhuận cũng như quản lý chi phí một cách hiệu quả.
- Việc xây dựng kế hoạch chi tiết đến từng phòng ban nên sẽ giúp cho việc quản lý chi phí một cách dễ dàng và hiệu quả.
Đánh giá hiệu quả hoạt động của các phòng ban trong đơn vị giúp xác định những phòng/ban/PGD hoạt động không hiệu quả, từ đó có biện pháp cải thiện cụ thể nhằm nâng cao hiệu suất làm việc.
- Tạo được cơ chế khen thưởng xứng đáng đến từng phòng/ ban tạo nên hiệu quả tăng trưởng của đơn vị.
Bộ phận đánh giá tình hình thực hiện chi phí tại Phòng Kế toán giúp tối ưu hóa nguồn lực kế toán, từ đó nâng cao hiệu quả công tác quản trị.
Báo cáo kế hoạch được hình thành từ nhiều phòng ban, do đó, sự chính xác của từng phòng ban là yếu tố quyết định Nếu đội ngũ xây dựng báo cáo kế hoạch không thực hiện chính xác nhiệm vụ của mình, sẽ dẫn đến việc tạo ra một báo cáo kế hoạch không đáng tin cậy.
- Mất nhiều thời gian trong quá trình xây dựng kế hoạch.
1.3.6.2 Ngân hàng Quân đội MB
Quy trình thanh toán chi phí tại phòng giao dịch và chi nhánh ngân hàng Quân đội MB được thực hiện thông qua phần mềm quản trị quy trình BPM (Business Process Management) BPM là giải pháp quản lý quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp, cho phép mô hình hóa, triển khai, thực thi, giám sát và tối ưu hóa các quy trình công việc hiệu quả.
BPM Kế toán chi tiêu nội bộ hội sở Đẩy chứng từ gồm hóa đơn, đề nghị thanh toán, bảng kê phân bổ chi phí, hợp đồng dịch vụ
Kiếm tra chứng từng đã hợp lệ chưa, nếu chưa phản hồi vềPGD/CN để bổ sung, và sửa đổi
Phòng hành chính tại chi nhánh thu thập chứng từ kế toán như hóa đơn và đề nghị thanh toán, sau đó nhập liệu lên phần mềm BPM Chứng từ được quét và gửi đến phòng kế toán chi tiêu nội bộ hội sở để kiểm tra và phê duyệt Nếu chứng từ đầy đủ, sẽ tiến hành hạch toán; nếu không, sẽ gửi lại chi nhánh để bổ sung và sửa đổi Quy trình thanh toán qua BPM mang lại bài học quan trọng về việc quản lý chứng từ hiệu quả.
- Hồ sơ chứng từ đẩy lên hội sở qua BPM nên tránh thất lạc, giảm chi phí bưu phí, chuyển phát, giảm thời gian vận chuyển.
- Cơ chế phê duyệt duyệt tự động, giúp chi nhánh cũng như cán bộ hội sở kiểm soát được chứng từ, bổ sung và sửa đổi chứng từ
- Vì gửi chứng từng là bản scan nên có thể xẩy ra trường hợp gian lận
Vpbank có thể áp dụng những ưu điểm trong công tác quản lý chi phí từ bài học lập kế hoạch tại chi nhánh ngân hàng SHB và quy trình thanh toán của ngân hàng MB Việc này sẽ giúp Vpbank tối ưu hóa quy trình quản lý chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động và cải thiện dịch vụ khách hàng.
Vpbank cần xây dựng kế hoạch chi tiết cho từng phòng ban, bao gồm phòng kinh doanh khách hàng cá nhân, phòng khách hàng ưu tiên, phòng kinh doanh khách hàng doanh nghiệp, phòng hành chính và phòng dịch vụ khách hàng, nhằm nâng cao hiệu quả công tác lập kế hoạch tại chi nhánh.
Để tối ưu hóa quy trình thanh toán chi phí, việc áp dụng phần mềm trong việc gửi chứng từ và thực hiện thủ tục thanh toán là rất cần thiết Điều này không chỉ giúp giảm thiểu chi phí mà còn nâng cao hiệu quả quản lý.
Chương 1 luận văn đã hệ thống hóa những vấn đề cơ sở lý luận về quản lý chi phí trong NHTM: như khái niệm chi phí, quản lý chi phí, phân loại chi phí, nội dung của quản lý chi phí, nhân tố ảnh hưởng đến quả lý chi phí của NHTM Đây là cơ sở lý thuyết quan trọng, là nền tảng để phân tích thực trang quản lý chi phí tại Vpbank mà tác giả sẽ trình bày trong chương 2 của luận văn.