Những vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ
L ị ch sử ra đời và phát triển của C ác lý thuyết Kiem nộ i b ộ 5 1.1.2 Khái niệm về Kiểm S O át nộ i b ộ
Kiểm soát nội bộ (KSNB) là công cụ thiết yếu cho nhà quản lý trong việc thực hiện chức năng kiểm soát đơn vị Qua hơn một thế kỷ, khái niệm KSNB đã tiến hóa từ phương pháp hỗ trợ kiểm toán viên độc lập trong việc lập kế hoạch kiểm toán đến vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý hiệu quả.
Khái niệm Kiểm soát Nội bộ (KSNB) lần đầu tiên được sử dụng vào đầu thế kỷ XX trong tài liệu kiểm toán Đến năm 1929, KSNB được đề cập chính thức trong Federal Reserve Bulletin như một cơ sở cho việc lấy mẫu thử nghiệm của kiểm toán viên KSNB được định nghĩa là công cụ bảo vệ tiền và tài sản khác, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động, với mục đích chính là ngăn chặn việc nhân viên biển thủ tiền.
Từ thập niên 1940, các tổ chức kế toán công và nghề nghiệp kiểm soát nội bộ đã chú trọng đến việc nghiên cứu kiểm soát nội bộ (KSNB) trong các cuộc kiểm toán Các ấn phẩm trong lĩnh vực này đã đưa ra định nghĩa, các yếu tố của KSNB cũng như kỹ thuật đánh giá các bộ phận của nó Đến giữa thập niên 1970, KSNB trở thành chủ đề được quan tâm nhiều hơn trong lĩnh vực thiết kế hệ thống kiểm soát Đặc biệt, báo cáo hối hận ngoại 1977 và các báo cáo của Cohen Commission cùng FEI đã góp phần quan trọng trong việc phát triển và hoàn thiện hệ thống KSNB.
Năm 1979, ủy ban chứng khoán Hoa Kỳ (SEC) đã tiến xa hơn Cohen
C i i FEI g iệ u i u u ắ u h qu ị hệ hố g KS B, i u y h h y h hiệ ủ h qu ị g
Cục Dự trữ Liên bang Hoa Kỳ đã thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ trong tổ chức, đánh dấu bước khởi đầu cho các chuẩn mực kiểm toán tại Hoa Kỳ.
Năm 1979, Hiệp hội Kế toán viên Công chứng Hoa Kỳ (AICPA) đã thành lập một ủy ban tư vấn đặc biệt về kiểm soát nội bộ nhằm hướng dẫn việc thiết lập và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ.
N ăm 1980, AICP A đã ban h ành chuẩn mực về đánh gi á KSNB của kiểm to án vi ên độ c 1 ập.
N ăm 1982, AICPA b an hành và Sửa đổi hướng dẫn về trách nhiệm của iể i g iệ ghi u h gi KS B hi iể b áo cáo tài chính.
Năm 1983, Hiệp hội Kiểm toán viên nội bộ (IIA) đã ban hành các chuẩn mực và hướng dẫn liên quan đến bản chất của kiểm soát và vai trò của các bên liên quan trong việc thiết lập, duy trì và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB).
Năm 1985, Hội đồng Quốc gia về chống gian lận báo cáo tài chính, hay còn gọi là Ủy ban Treadway, được thành lập để khảo sát nguyên nhân dẫn đến gian lận báo cáo tài chính và tìm giải pháp khắc phục Đến năm 1987, báo cáo của Hội đồng đã liên quan đến nhiều tổ chức nghề nghiệp, chỉ ra hàng loạt vấn đề về kiểm soát nội bộ (KSNB), nhấn mạnh vai trò của môi trường kiểm soát, các quy tắc đạo đức, cũng như các vấn đề liên quan đến ủy ban kiểm toán và chức năng của kiểm toán nội bộ Ủy ban tổ chức đồng bảo trợ COSO thuộc Hội quốc gia đã thực hiện nghiên cứu về kiểm soát nội bộ.
- Thống nhất định nghĩa về kiểm So át nội b ộ để phục vụ cho nhu c ầu của các đối tượng khác nhau.
- Công b ố đầy đủ một hệ thống ti êu chuẩn để giúp các đơn vị có thể đánh gi hệ hố g iể ủ h ì gi i h ể h hiệ
Báo cáo COSO năm 1992, mặc dù chưa hoàn chỉnh, đã đặt nền tảng cho lý thuyết cơ bản về kiểm soát nội bộ (KSNB) Dựa trên báo cáo này, nhiều nghiên cứu và ứng dụng thực tiễn đã được phát triển, góp phần nâng cao hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các tổ chức.
2 Uỷ Ban Treadway 1à Hội đồng Quốc Gia Hoa kỳ về chốg gian 1ân báo cáo tài chính
3 COSO - Committee of Sponsoring Orangizations - 1à một ủy ban thuộ c Hộ i đồ ng Quốc Gia
Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính (thuộ c Ủy ban Treadway)
- Phát triển the O hướng quản trị: năm 2001, COSO tiếp tụ C triển kh ai nghiên cứu hệ thống đánh giá rủi ro doanh nghiệp trên Cơ sở Báo cáo COSO 1992.
- Ph át triển the O hướng C ông nghệ thông tin: năm 1996, b áo C áo COBIT nhấn mạnh kiểm s o át trong môi trường máy tính.
- Phát triển theo hướng chuyên s âu vào những ngành nghề cụ thể: Báo cáo
Báo cáo B a s 1 e 1998 của ủy ban B a s Ie 4 đã công bố khuôn khổ Kiểm soát Nội bộ (KSNB) trong ngân hàng, chủ yếu dựa trên việc áp dụng các lý luận cơ bản của COSO vào lĩnh vực ngân hàng mà không đưa ra những luận điểm mới.
Phát triển theo hướng quốc gia, báo cáo COSO 1992 của Hoa Kỳ đã ảnh hưởng đến nhiều quốc gia trên thế giới trong việc xây dựng khuôn khổ lý thuyết riêng về kiểm soát nội bộ Ví dụ, Báo cáo COCO 1995 của Canada và Báo cáo Turnbull 1999 của Anh đều có những điểm tương đồng đáng kể với báo cáo COSO 1992.
1.1.2 Khái niệm về Kiểm soát nội bộ
Uỷ ban các chuẩn mực kiểm toán quốc tế đưa ra khái niệm:
Kiểm soát nội bộ là tập hợp các biện pháp kiểm tra và kế toán do Ban Giám Đốc thiết lập nhằm bảo vệ tài sản doanh nghiệp, đảm bảo tính tin cậy của ghi chép kế toán và báo cáo tài chính, cũng như tuân thủ quy chế và thủ tục hiện hành Mục tiêu chính của kiểm soát nội bộ là sử dụng hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp.
Liên đoàn kế toán quốc tế đưa ra khái niệm:
Hệ thống kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách hiệu quả và chắc chắn, đồng thời tuân thủ các quy định quản lý Hệ thống này đảm bảo rằng thông tin được ghi chép đầy đủ và chính xác, hỗ trợ việc lập báo cáo tài chính kịp thời và đáng tin cậy.
Ủy ban Basel về Giám sát Ngân hàng (BCBS) là một tổ chức giám sát ngân hàng được thành lập vào năm 1974 bởi các thống đốc ngân hàng trung ương của nhóm G-10.
Kiểm soát nội bộ là một quá trình được thực hiện bởi Giám đốc, nhà quản lý và nhân viên trong đơn vị, nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
- Mục ti êu về Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động.
- Mục ti êu về Sự tin cậy của b áo cáo tài chính
- Mục ti êu về Sự tuân thủ các luật lệ và quy định
Kiểm soát nội bộ là quá trình thiết lập và tổ chức thực hiện các cơ chế, chính sách, quy trình và quy định nội bộ trong đơn vị kế toán Mục tiêu của kiểm soát nội bộ là đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, phòng ngừa và phát hiện kịp thời các rủi ro, đồng thời xử lý hiệu quả để đạt được các yêu cầu đề ra.
Từ các khái niệm nêu trên, tác giả rút ra khái niệm về hệ thống
C ác b ộ phận C ấu thành hệ thống Kiểm SO át nộ i b ộ
D o có Sự khác nh au về qui m ô, ng ành ngh ề h oạt động, mụ c ti êu nên có
Sự khác biệt lớn trong việc xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ giữa các đơn vị khác nhau Tuy nhiên, theo COSO, một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả cần đảm bảo tính nhất quán và đáp ứng các tiêu chuẩn quản lý.
- Thông tin và truy ền thông
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của tổ chức và ảnh hưởng đến ý thức kiểm soát của từng thành viên Đây là nền tảng quan trọng cho các bộ phận khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ, giúp thiết lập kỷ cương, đạo đức và cấu trúc cho tổ chức.
❖ Tính chính trực và giá trị đạo đức
Hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả phụ thuộc vào tính chính trực và tôn trọng các giá trị đạo đức của những người tham gia Để đảm bảo điều này, các nhà quản lý cao cấp cần xây dựng chuẩn mực đạo đức và hành xử đúng mực nhằm ngăn chặn hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp Họ cũng cần làm gương cho cấp dưới và truyền đạt quy định đến mọi thành viên thông qua các hình thức thích hợp Để nâng cao tính chính trực, cần loại bỏ hoặc giảm thiểu áp lực có thể dẫn đến hành vi không trung thực, chẳng hạn như gian lận báo cáo tài chính do áp lực từ mục tiêu phi thực tế Những hành động sai trái cũng có thể phát sinh khi quyền lợi của nhà quản lý gắn liền với số liệu báo cáo thu nhập, tạo ra mâu thuẫn lợi ích.
Để đảm bảo hiệu quả công việc, nhà quản lý cần đảm bảo rằng nhân viên được trang bị đầy đủ kỹ năng và kiến thức cần thiết Việc tuyển dụng nhân viên có trình độ đào tạo và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ là rất quan trọng, bởi nếu không, họ có thể không thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả.
Hội đồng quản trị và ủy ban kiểm toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và giám sát hoạt động của đơn vị Ủy ban kiểm toán bao gồm các thành viên từ cả trong và ngoài hội đồng, nhưng không tham gia vào hoạt động điều hành Sự hiệu quả của ủy ban kiểm toán và hội đồng quản trị có ảnh hưởng lớn đến việc đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong quản lý tài chính của tổ chức.
Để đánh giá hiệu quả của Hội đồng Quản trị hoặc ủy ban Kiểm toán, cần xem xét các yếu tố như mức độ độc lập, kinh nghiệm và uy tín của các thành viên Bên cạnh đó, mối quan hệ của họ với bộ phận kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xác định sự hiệu quả này.
❖ Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Triết lý quản lý phản ánh quan điểm và nhận thức của nhà quản lý, trong khi phong cách lãnh đạo được thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ trong quá trình điều hành đơn vị.
Nếu lãnh đạo cấp cao coi trọng kiểm soát nội bộ (KSNB), các thành viên khác trong tổ chức sẽ nhận thức được tầm quan trọng này và chủ động xây dựng hệ thống KSNB Tinh thần này được thể hiện qua các quy định đạo đức ứng xử trong đơn vị, như việc thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ, cho thấy sự quan tâm của lãnh đạo đối với KSNB.
Nguợc 1 ại, nếu các thành viên trong tổ chức cho rằng KSNB không quan trọng, đi ều này có nghĩa 1 à nhà quản 1ý chua quan tâm đúng mức đến KSNB Và KSNB chỉ 1 à hình thức chứ không c ó ý nghĩa thực Sự, dẫn đến mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị không còn đạt đuợc nhu mong muốn.
Cơ cấu tổ chức là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị Một cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành và quản lý hiệu quả, giúp nâng cao hiệu suất làm việc và đạt được mục tiêu của tổ chức.
Xây dựng cơ cấu tổ chức hiệu quả cần xác định các vị trí then chốt cùng với quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng Sơ đồ tổ chức là công cụ mô tả cấu trúc này, phản ánh mối quan hệ về quyền hạn, trách nhiệm và quy trình báo cáo giữa các đơn vị trong tổ chức.
❖ Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm
Phân định quyền hạn và trách nhiệm là một phần mở rộng của cơ cấu tổ chức, giúp cụ thể hóa nhiệm vụ của từng thành viên trong đơn vị Điều này đảm bảo rằng mỗi cá nhân hiểu rõ trách nhiệm của mình và nhận thức được ảnh hưởng của các hoạt động của họ đến người khác trong việc đạt được mục tiêu chung Do đó, khi mô tả công việc, đơn vị cần thể chế hóa bằng văn bản các nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thành viên, cũng như mối quan hệ giữa họ.
Chính S ách nhân sự b ao gồm sự tuyển dụng, huấn luyện, b ổ nhiệm, đánh gi á, S a thải, đề b ạt, khen thuởng và kỷ luật nhân vi ên.
Chính sách nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả của môi trường kiểm soát, ảnh hưởng đến các yếu tố như năng lực, tính chính trực và giá trị đạo đức Ví dụ, một chính sách tuyển dụng ưu tiên những ứng viên có trình độ, kinh nghiệm, tính chính trực và hạnh kiểm tốt sẽ đảm bảo không chỉ về năng lực mà còn về phẩm chất của đội ngũ nhân viên.
Mỗi cá nhân trong tổ chức đóng vai trò quan trọng trong kiểm soát nội bộ (KSNB), vì vậy, lãnh đạo cần thiết lập các chương trình động viên hiệu quả để khuyến khích nhân viên Đồng thời, việc áp dụng các hình thức kỷ luật nghiêm khắc đối với các hành vi vi phạm cũng cần được chú trọng để duy trì sự nghiêm túc trong KSNB.
KSNB được thành lập để đạt được các mục tiêu của tổ chức, tuy nhiên, mọi hoạt động trong đơn vị đều tiềm ẩn rủi ro khó kiểm soát Do đó, các nhà quản lý cần thận trọng trong việc xác định và phân tích những yếu tố có thể đe dọa đến mục tiêu của đơn vị.
Mục tiêu và vai trò của hệ thống kiểm S O át nội b ộ
1.1.4.1 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ
Trong bối cảnh nền kinh tế hiện nay với nhiều khó khăn và cạnh tranh gay gắt, các tổ chức cần thiết lập hai hệ thống song song để giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động Hệ thống đầu tiên là hệ thống đáp ứng yêu cầu kinh doanh, bao gồm các phòng ban chức năng và quy trình cần thiết để phục vụ nhu cầu của tổ chức Tuy nhiên, mọi quy trình đều tiềm ẩn nguy cơ và rủi ro có thể ảnh hưởng đến khả năng hoàn thành mục tiêu Để giảm thiểu các rủi ro này, hệ thống thứ hai - kiểm soát nội bộ, được thiết lập dựa trên các biện pháp, chính sách và quy trình cụ thể, nhằm đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả và bền vững.
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) được thiết kế và vận hành hiệu quả sẽ giảm thiểu rủi ro và sai sót trong quá trình xử lý nghiệp vụ Điều này không chỉ giúp tổ chức tuân thủ các quy định pháp luật mà còn ngăn chặn kịp thời các sai sót, nhầm lẫn có thể dẫn đến thất thoát tài sản và tiền bạc của doanh nghiệp, từ đó giảm thiệt hại trong kinh doanh.
Đảm bảo an toàn cho tài sản của đơn vị là mục tiêu quan trọng, nhằm bảo vệ hiệu quả cả tài sản vật chất và phi vật chất khỏi việc đánh cắp, lạm dụng hoặc hư hại.
Đảm bảo độ tin cậy của thông tin do bộ máy kế toán thu thập và xử lý là yếu tố quan trọng trong quyết định của nhà quản lý và nhà đầu tư Thông tin này cần phải kịp thời, chính xác và đáng tin cậy để phản ánh đúng thực trạng hoạt động của doanh nghiệp.
- Đ ảm b ảo tu ân thủ 1uật p háp: hệ thống kiểm S o át nội b ộ trong do anh ghiệ u hiế ế h i u hủ quy ị h hế h ý ó i qu
Để đảm bảo hiệu quả trong quản lý, các đơn vị cần thiết lập quy trình kiểm soát nhằm ngăn ngừa sự lặp lại của những sai sót và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp Mặc dù các mục tiêu này nằm trong một hệ thống thống nhất, nhưng đôi khi chúng có thể mâu thuẫn với nhau, ví dụ như giữa tính hiệu quả và độ tin cậy của hệ thống Những mâu thuẫn này chính là nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong hệ thống kiểm soát nội bộ.
1.1.4.2 Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Hiện nay, chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quản lý chất lượng hàng hóa Chức năng này chủ yếu được thực hiện bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp Do đó, một hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành hiệu quả sẽ mang lại những lợi ích to lớn cho doanh nghiệp.
- Vai trò của kiểm soát nội bộ trong quản lý:
Từ h i iệ iể ó hể h y u i ò ơ ủ iể trong quản 1ý đó 1 à đảm b ảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản 1ý của đơn vị.
Chức năng kiểm tra và kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong quá trình quản lý, giúp giám sát chặt chẽ các kế hoạch và mục tiêu từ giai đoạn xây dựng đến thực hiện Việc thường xuyên kiểm tra tiến độ thực hiện không chỉ điều hòa mối quan hệ mà còn kịp thời điều chỉnh các định mức, mục tiêu, từ đó tiết kiệm chi phí nguồn lực mà vẫn đạt được kết quả cao Hơn nữa, chức năng này còn nâng cao hiệu năng quản lý của đơn vị thông qua việc thực hiện tốt các mục tiêu đã đề ra.
- Vai trò của kiểm soát nội bộ đối với nhà quản lý doanh nghiệp:
Kiểm soát nội bộ là một phần thiết yếu trong quy trình quản trị, vì vậy các nhà quản lý doanh nghiệp thường tập trung vào việc xây dựng và duy trì các hoạt động kiểm soát nội bộ nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức.
Hệ thống kiểm soát nội bộ là công cụ quan trọng giúp bộ phận quản lý đảm bảo rằng hoạt động kinh doanh được kiểm soát chặt chẽ, số liệu và báo cáo tài chính được trình bày một cách trung thực và hợp lý Điều này không chỉ tạo niềm tin cho cổ đông, ngân hàng và nhà đầu tư mà còn hỗ trợ họ trong việc ra quyết định đầu tư Bên cạnh đó, bộ phận quản lý có trách nhiệm cung cấp thông tin chi tiết về tình hình tài chính và hoạt động của doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu thông tin của các nhà đầu tư Hệ thống này cũng giúp phát hiện và giảm thiểu sai sót trong hoạt động của các thành viên, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý Được xây dựng và vận hành bởi nhà quản lý, một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả sẽ phản ánh năng lực và thái độ của họ trong việc quản lý doanh nghiệp.
Hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại
Đặc điểm ho ạt đ ộng của Ng ân hàng thương mại c ó ảnh hưởng tới hệ thống iể i
NHTM 1 à một trong những định chế tài chính mà đặc trưng là cung cấp đa dạng các dị ch vụ tài chính, với nghiệp vụ cơ b ản 1 à nhận tiền gửi, cho vay và cung ứng các dị ch vụ thanh toán.
Hoạt động chủ yếu của Ngan hàng li ên quan đến khối lượng ti ền, tài S ản
Hệ thống ngân hàng thương mại (NHTM) thường bao gồm các khoản tiền giữ hộ và tài sản thế chấp của khách hàng, điều này tiềm ẩn nhiều rủi ro liên quan đến lạm dụng và chiếm đoạt tài sản Những rủi ro này có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến hệ thống kiểm soát nội bộ của ngân hàng.
Để nâng cao chất lượng phục vụ và đưa sản phẩm đến tay khách hàng, các ngân hàng thương mại thường xây dựng mạng lưới hoạt động rộng lớn Tuy nhiên, điều này cũng gây ra khó khăn trong công tác kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng.
1.2.1.1 Bộ máy của các ngân hàng thương mại
Cơ cấu tổ chức của bộ máy quản lý điều hành của các ngân hàng thương mại bao gồm Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, Ban Kiểm soát và bộ máy điều hành Bộ máy điều hành bao gồm Trụ sở chính, sở giao dịch, các chi nhánh tại các tỉnh, thành phố, khu vực và các đơn vị sự nghiệp Sở giao dịch là đơn vị phụ thuộc vào Trụ sở chính, đảm nhận vai trò quan trọng trong hoạt động của ngân hàng.
Sự ủy quyền của Ngân hàng Thương mại (NHTM) cho chi nhánh cho phép chi nhánh hoạt động với con dấu và thực hiện các nhiệm vụ theo sự ủy quyền này Chi nhánh, là đơn vị phụ thuộc của NHTM, có trách nhiệm quản lý, khai thác và bán tài sản, tài chính, bảo hiểm theo quy định.
Hội đồng quản trị và Hội đồng thành viên định kỳ xem xét và đánh giá chiến lược kinh doanh, các mục tiêu và chính sách của toàn hệ thống, nhằm đảm bảo Tổng Giám đốc thực hiện giám sát triển khai KSNB một cách hợp lý và hiệu quả Điều này giúp nhận dạng, đo lường, đánh giá và quản lý rủi ro, đồng thời cung cấp hệ thống thông tin BCTC và thông tin quản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ và kịp thời Hội đồng cũng thực hiện các chỉ đạo và yêu cầu của NHNN về hệ thống KSNB, giám sát và đôn đốc hiệu quả.
TGĐ và Giám đốc phải chịu trách nhiệm trước HĐQT và HĐTV về việc triển khai hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) Họ cần đảm bảo tính hợp lý và hiệu quả của KSNB, thiết lập, duy trì và phát triển hệ thống này để đáp ứng các nhu cầu nhận dạng, đo lường, đánh giá và quản lý rủi ro, từ đó đảm bảo hoạt động kinh doanh của ngân hàng an toàn và hiệu quả Cần xây dựng các quy trình nghiệp vụ cho mọi hoạt động, đảm bảo có hoạt động kiểm soát Đồng thời, thực hiện cơ cấu tổ chức và phân cấp ủy quyền một cách rõ ràng, hiệu quả Việc cung cấp thông tin cần phải trung thực, đầy đủ và kịp thời, đồng thời luôn tuân thủ pháp luật, quy chế, quy trình và quy định nội bộ.
BKS chỉ đạo Phòng Kiểm tra KSNB thực hiện rà soát và đánh giá độc lập hệ thống KSNB, đồng thời thông báo cho HĐQT, HĐTV và TGĐ về tình hình hệ thống này Các kiến nghị và đề xuất sẽ được đưa ra nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB Đặc thù của các NHTM là có nhiều điểm giao dịch, điều này tạo ra một mạng lưới rộng lớn và quy mô lớn hơn so với các loại hình doanh nghiệp khác.
NHTM cần đảm bảo quá trình giám sát của Hội đồng Quản trị đối với các hoạt động của từng chi nhánh và phòng giao dịch được thực hiện một cách chi tiết và hiệu quả Thông tin mà các nhà quản lý cấp cao thu thập thường chỉ phục vụ cho việc kiểm soát tình hình, dẫn đến việc đánh giá rủi ro không chính xác Điều này có thể gây ra sự sai lệch trong nhận định, vì mỗi địa bàn mà chi nhánh hoạt động có những đặc thù riêng biệt.
Khi quy mô tổ chức mở rộng, việc phân định quyền hạn và trách nhiệm trở nên quan trọng hơn Sự phân chia này sẽ diễn ra ở nhiều cấp, bộ phận và cá nhân, dẫn đến việc truyền đạt thông tin và thu thập dữ liệu trở nên phức tạp hơn.
Để đảm bảo hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trong ngành ngân hàng, cần có một đội ngũ nhân lực đông đảo và được đào tạo bài bản Nhân viên cần hiểu rõ lĩnh vực ngân hàng và có năng lực làm việc cao Nếu đội ngũ nhân viên thiếu trung thực và không đủ năng lực, hệ thống KSNB sẽ không hoạt động hiệu quả.
Chính sách nhân sự và các chế độ đãi ngộ tốt cho nhân viên trong lĩnh vực ngân hàng là yếu tố quan trọng giúp tạo ra môi trường làm việc thuận lợi Điều này không chỉ tạo điều kiện cho việc kiểm soát dễ dàng mà còn xây dựng một môi trường kiểm soát mạnh mẽ, từ đó giúp ngân hàng hình thành hệ thống kiểm soát bền vững.
1.2.1.2 Hoạt động của ngân hàng thương mại
Ngành ngân hàng thương mại (NHTM) đặc trưng bởi số lượng giao dịch lớn và đa dạng, với giao dịch viên (GDV) thường xuyên tiếp xúc với tiền mặt và tài liệu giá trị Điều này tiềm ẩn rủi ro về mất mát tài sản và gian lận trong quản lý tài sản Do đó, các ngân hàng cần thiết lập quy trình hoạt động và kiểm soát chặt chẽ, đồng thời hạn chế quyền hạn cá nhân để ngăn chặn lạm dụng quyền lực, từ đó duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu quả.
Các ngân hàng thương mại (NHTM) hoạt động trong lĩnh vực tiền tệ, tín dụng và dịch vụ ngân hàng, với chức năng chính là nhận tiền gửi, cung cấp vốn cho nền kinh tế và phục vụ cho các tổ chức, cá nhân NHTM đóng vai trò trung gian trong việc tạo tiền, trung gian tín dụng và thanh toán, đồng thời phải tuân thủ các quy định tài chính theo Luật Doanh Nghiệp và Luật các Tổ Chức Tín Dụng Hoạt động của NHTM không chỉ ảnh hưởng đến chính ngân hàng mà còn tác động đến các ngành kinh doanh khác, góp phần vào sự phát triển kinh tế quốc gia thông qua các nghiệp vụ tài trợ xuất nhập khẩu và quan hệ thanh toán Chính vì vậy, các nhà hoạch định chính sách cần thu thập thông tin kế toán từ ngân hàng để đưa ra quyết định hợp lý, đảm bảo sự phát triển bền vững Điều này yêu cầu NHTM xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu quả, nhằm đảm bảo chế độ kế toán chính xác và đầy đủ.
Hoạt động của ngân hàng rất đa dạng và phong phú, dẫn đến khối lượng chứng từ kế toán lớn và đa dạng, làm cho việc tổ chức luân chuyển chứng từ trở nên phức tạp Do đó, trong tất cả các hoạt động ngân hàng, từ tổ chức hạch toán kế toán đến luân chuyển và bảo quản chứng từ, cần thiết phải có công tác kiểm soát để đảm bảo tuân thủ các quy định.
Mục ti êu kiểm S O át nộ i b ộ trong ho ạt động Ng ân hàng thương mại
KSNB là một quy trình quan trọng do Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc và toàn thể nhân viên trong tổ chức thực hiện Đây không chỉ là một thủ tục đơn giản mà còn là một hoạt động cần thiết nhằm đảm bảo sự hiệu quả và bền vững trong quản lý.
Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc cần tạo ra môi trường thuận lợi để KSNB hoạt động hiệu quả và giám sát thường xuyên Mọi nhân viên ngân hàng đều phải tham gia vào quá trình này, nhằm đạt được ba mục tiêu chính.
- Sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động
- Sự tin cậy, đầy đủ, và kịp thời của thông tin tài chính và quản trị
- Sự tuân thủ luật ph áp và c ác quy định có l i ên quan
Nhà quản lý ngân hàng đặt mục tiêu đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quả của chính sách, nhằm tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực, bao gồm cả nguồn nhân lực Đồng thời, họ cũng chú trọng đến việc bảo vệ tài sản và thông tin của ngân hàng, cũng như đảm bảo an toàn trong việc quản lý tài sản.
S ản; thực hiện thành công các chính S ách, hoàn thành các mục tiêu hoạt động của ngân hàng.
Mục tiêu quan trọng thứ hai của các nhà quản lý ngân hàng là đảm bảo rằng các báo cáo tài chính được lập và trình bày đúng theo quy định pháp luật Đây là trách nhiệm của họ, vì nếu thông tin tài chính không chính xác, các nhà quản lý có thể phải chịu trách nhiệm trước nhà nước hoặc các bên thứ ba về những tổn thất phát sinh.
Mục tiêu thứ ba của các nhà quản lý ngân hàng là đảm bảo mọi hoạt động của ngân hàng tuân thủ luật pháp và các quy định hiện hành Tính tuân thủ này bao gồm việc chấp hành các quy định của nhà nước và các chính sách, thủ tục nội bộ của đơn vị Để đạt được mục tiêu này, các nhà quản lý cần thiết lập và thường xuyên kiểm tra, đánh giá các chính sách, tiêu chuẩn và thủ tục nhằm đảm bảo chúng thực hiện được các mục tiêu đề ra Quá trình kiểm soát nội bộ sẽ được thực hiện thông qua các chính sách, tiêu chuẩn và thủ tục mà các nhà quản lý thiết lập.
Thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ không chỉ là trách nhiệm của nhà quản lý, mà còn bị ảnh hưởng mạnh mẽ bởi Hội đồng quản trị và các nhân viên trong tổ chức Hội đồng quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc định hình các chính sách và quy trình liên quan đến kiểm soát nội bộ.
S ách và quan điểm kiểm S o át cuả nhà quản lý C ác nhân vi ên trong đơn vị chính l à người thực hiện c ác thủ tục kiểm S o át hàng ng ày.
Kiểm soát nội bộ là một hệ thống do nhà quản lý thiết lập nhằm điều hành tất cả nhân viên và các hoạt động trong tổ chức Hệ thống này không chỉ giới hạn trong các chức năng tài chính hay quản lý sản xuất, mà còn yêu cầu sự tham gia của mọi thành viên trong đơn vị Mỗi cá nhân đều đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát các hoạt động, vì họ là nhân tố quyết định cho những thành quả chung của tổ chức.
Tại hữ g ơ ị ó quy , hi u hi h h hư g h g hì iể
Sự phân chia nội bộ trong tổ chức ngày càng trở nên quan trọng khi quy mô mở rộng, vì quyền hạn và trách nhiệm cần được phân bổ cho nhiều cấp và bộ phận khác nhau Điều này dẫn đến mối quan hệ giữa các bộ phận chức năng và nhân viên trở nên phức tạp hơn, gây khó khăn trong quá trình truyền đạt và thu thập thông tin phản hồi Hơn nữa, tài sản cũng sẽ phân tán ở nhiều địa điểm khác nhau.
Nhiệm vụ của hệthống kiểm S O át nội b ộ trOng hO ạt động Ng ân hàng 25 1.2.4 Những yêu c ầu của hệ thống kiểm S O át nộ i b ộ ng ân .hàng 26 1.2.5 Những khuyến cáO của Uỷ Ban BaSel về xây dựng hệ thống kiểm SOát nội bộ ủ g h g hươ g ại
V ới những mụ c ti êu thiết kế trên, hệ thống KSNB trong ngân hàng có c ác nhiệm vụ S au:
- Ngăn ngừa thiếu Sót trong hệ thống xử lý nghiệp vụ
- B ảo vệ ngân hàng truớc những thất tho át tài S ản có thể tránh
- Đ ảm b ảo việc chấp hành chính S ách kinh doanh
1.2.3.1 Ngăn ngừa thiếu sót trong hệ thống xử lý nghiệp vụ
Các thủ tục kiểm soát cần được thiết kế để đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế tuân thủ nguyên tắc quy định, nhằm kịp thời ngăn chặn các sai sót và nhầm lẫn có thể dẫn đến thất thoát tài sản của ngân hàng Để phòng ngừa thất thoát tiền bạc, ngân hàng yêu cầu mọi khoản thu chi phải được xét duyệt trước khi thực hiện bởi kế toán, kiểm soát viên và kế toán trưởng.
1.2.3.2 Bảo vệ ngân hàng trước những thất thoát tài sản có thể tránh
Ngân hàng cần duy trì một lượng tiền mặt lớn, bao gồm tiền mặt và các phương tiện chuyển nhượng, và đảm bảo việc bảo quản vật chất trong quá trình lưu trữ cũng như chuyển tiền Để thực hiện điều này, ngân hàng phải thiết lập quy trình hoạt động rõ ràng, xác định giới hạn tự do cá nhân và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ đối với tài sản Các tài sản này chủ yếu bao gồm các khoản phải thu có giá trị lớn, như phải thu tiền vay, phải thu tiền lãi và khoản dự phòng nợ khó đòi.
S ản ngoại b ảng ( c am kết b ảo l anh, c am kết cho vay, ) đòi hỏi ngân hàng c àng h i ặ iệ hú g ế iệ hiế quy ì h hặ hẽ iể
S oát đuợc đầy đủ các tài S ản Nợ và tài S ản Có của ngân hàng.
1.2.3.3 Đảm bảo việc chấp hành chính sách kinh doanh
Cần thiết kế các biện pháp kiểm tra nhằm đảm bảo rằng cán bộ tín dụng thực hiện các khoản cho vay đúng theo quy định của ngân hàng Đồng thời, các kế toán giao dịch cũng phải tuân thủ đúng quy trình ngân hàng đã được quy định liên quan đến việc mở tài khoản và chuyển tiền.
1.2.4 Những yêu cầu của hệ thống kiểm soát nội bộ ngân hàng
Hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ của tổ chức tín dụng và chi nhánh ngân hàng nước ngoài cần tuân thủ các yêu cầu và nguyên tắc cụ thể Những yêu cầu này nhằm đảm bảo tính hiệu quả, minh bạch và an toàn trong hoạt động tài chính, đồng thời nâng cao khả năng phát hiện và ngăn chặn rủi ro Nguyên tắc kiểm soát nội bộ cũng cần được thiết lập rõ ràng để hỗ trợ cho quá trình kiểm toán nội bộ, từ đó tạo ra một môi trường hoạt động đáng tin cậy cho tổ chức.
Các tổ chức tín dụng và chi nhánh ngân hàng nước ngoài cần phải nhận dạng, đo lường và đánh giá thường xuyên các rủi ro có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả và mục tiêu hoạt động của họ Việc này giúp kịp thời phát hiện và ngăn ngừa rủi ro, đồng thời áp dụng các biện pháp quản lý rủi ro phù hợp Khi có sự thay đổi về mục tiêu kinh doanh, việc đánh giá rủi ro càng trở nên quan trọng hơn.
Các tổ chức tín dụng và chi nhánh ngân hàng nước ngoài cần thực hiện rà soát và nhận diện các rủi ro liên quan đến sản phẩm, dịch vụ và hoạt động kinh doanh mới Điều này nhằm mục đích xây dựng, sửa đổi và bổ sung các quy trình, quy định kiểm soát nội bộ một cách phù hợp.
Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế và cài đặt để đảm bảo hoạt động hiệu quả trong mọi quy trình nghiệp vụ của tổ chức tín dụng và chi nhánh ngân hàng nước ngoài Việc tổ chức thực hiện kiểm soát nội bộ này diễn ra tại tất cả các đơn vị và bộ phận, nhằm nâng cao tính minh bạch và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động hàng ngày.
+ Phân cấp ủy quyền rõ ràng, minh bạch; b ảo đảm tách b ạch nhiệm vụ, quy hạ ủ h , h g ổ h í dụ g, hi h h g h g ư g i;
+ Quy định về hạn mức rủi ro cụ thể đối với từng cá nhân, b ộ phận trong việc thực hiện giao dịch;
Quy trình thẩm định, chấp thuận và duyệt giao dịch yêu cầu ít nhất hai cán bộ tham gia, bao gồm một người thực hiện giao dịch và một người kiểm soát giao dịch Điều này đảm bảo rằng không có cá nhân nào có thể tự mình thực hiện hoặc quyết định về một quy trình nghiệp vụ hay giao dịch cụ thể, ngoại trừ những giao dịch nằm trong hạn mức mà tổ chức tín dụng hoặc chi nhánh ngân hàng nước ngoài cho phép theo quy định của pháp luật.
Phân cấp ủy quyền trong tổ chức tín dụng và chi nhánh ngân hàng nước ngoài cần được thiết lập và thực hiện một cách hợp lý, cụ thể và rõ ràng Điều này nhằm xác định rõ ràng các cương vị và nhiệm vụ, tránh mâu thuẫn hoặc chồng chéo quyền hạn Bên cạnh đó, cần đảm bảo rằng mọi cán bộ trong tổ chức không có khả năng thao túng hoạt động và thông tin phải được minh bạch, phục vụ cho mục đích chung, đồng thời ngăn chặn hành vi vi phạm quy định pháp luật và quy định nội bộ.
Để đảm bảo việc chấp hành chế độ hạch toán và kế toán theo quy định, các tổ chức tín dụng và chi nhánh ngân hàng nước ngoài cần xây dựng hệ thống thông tin nội bộ về tài chính, hoạt động, tuân thủ và tình hình kinh tế, thị trường bên ngoài Hệ thống này phải đảm bảo tính hợp lý, tin cậy và kịp thời, nhằm phục vụ hiệu quả cho công tác quản trị và điều hành.
Hệ thống thông tin và công nghệ thông tin của các tổ chức tín dụng và chi nhánh ngân hàng nước ngoài cần được giám sát và bảo vệ một cách hợp lý và an toàn Cần có cơ chế quản lý dự phòng độc lập để xử lý kịp thời các tình huống bất ngờ như thiên tai, cháy nổ hoặc xâm nhập hệ thống Điều này đảm bảo tuân thủ các quy định về an toàn và bảo mật trong ngành ngân hàng, giúp duy trì hoạt động kinh doanh liên tục của tổ chức tín dụng và chi nhánh ngân hàng.
Bất kỳ tổ chức nào, dù là trong nước hay nước ngoài, đều cần nhận thức rõ tầm quan trọng của hoạt động kiểm soát nội bộ Mỗi cá nhân trong quá trình này có vai trò liên quan trực tiếp đến chức năng và nhiệm vụ được giao, do đó cần thực hiện đầy đủ và hiệu quả các quy định, quy trình đã được thiết lập.
Người điều hành bộ phận và cá nhân liên quan cần thường xuyên đánh giá tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát Việc này giúp đảm bảo rằng hệ thống hoạt động hiệu quả và đáp ứng được các yêu cầu cần thiết.
Các tồn tại và bất cập của hệ thống kiểm soát nội bộ cần được báo cáo kịp thời đến cấp quản lý trực tiếp Những vấn đề nghiêm trọng có khả năng gây tổn thất hoặc rủi ro cao phải được thông báo ngay cho Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị và các cơ quan liên quan.
Các cá nhân và bộ phận ở các cấp của tổ chức tín dụng và chi nhánh ngân hàng nước ngoài cần thực hiện việc kiểm tra và tự kiểm tra thường xuyên để đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến hoạt động nghiệp vụ được giao.
Kiểm S O át nội b ộtrOng một S ố hO ạt động chủ yếu của NHTM 31 1.3 Kinh nghiệm KSNB tại một số NHTM ở Việt Nam và bài học cho BIDV 37 1.3.1 Kinh nghiệm KSNB một số NHTM ở Việt Nam
1.2.6.1 Kiểm soát nội bộ trong hoạt động tín dụng
Hoạt động tín dụng là nguồn thu nhập chủ yếu nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro lớn Khi rủi ro tín dụng xảy ra, nó có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng cho các ngân hàng thương mại Vì vậy, việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ là cần thiết để đảm bảo an toàn tín dụng và thúc đẩy tăng trưởng bền vững.
Rủi ro tín dụng xảy ra khi một hoặc nhiều bên trong hợp đồng tín dụng không thể thực hiện nghĩa vụ thanh toán Đối với ngân hàng thương mại, rủi ro này xuất hiện khi ngân hàng không thu hồi được đầy đủ gốc và lãi từ các khoản cho vay, hoặc khi khách hàng không thanh toán đúng hạn theo thỏa thuận.
❖ C ác nguy ên nhân gây ra rủi ro tín dụng
Việc phân tích các nguyên nhân gây ra rủi ro tín dụng là rất quan trọng để xác định các hoạt động kiểm soát trong nghiệp vụ tín dụng, nhằm hạn chế tối đa rủi ro này Các nguyên nhân thường dẫn đến rủi ro tín dụng bao gồm khả năng trả nợ của khách hàng, tình hình tài chính của doanh nghiệp, và biến động kinh tế.
- Khách hàng vay lâm vào tình trạng khó khăn về tài chính nên không có đủ khả năng thanh to án nợ cho ngân hàng.
- Khách hàng vay không có phẩm chất tốt, gian lận.
Do thiếu thông tin về khách hàng, ngân hàng đã cho vay vốn những doanh nghiệp kinh doanh kém hiệu quả, dẫn đến khó khăn trong việc thu hồi nợ.
Cán bộ ngân hàng có thể gặp phải những vấn đề về trình độ chuyên môn hoặc vi phạm đạo đức trong kinh doanh, dẫn đến việc cho vay kém, gây rủi ro và ảnh hưởng tiêu cực đến quyết định đầu tư cũng như phương án kinh doanh không chính xác.
- Giá trị tài s ản đảm b ảo tiền vay không đáp ứmg được y êu cầu thu nợ của ngân hàng.
- Ngân hàng quá chú tr ọng v ào l ợi tứ c, đặt kỳ vọng v ề l ợi tức c ao hơn kho h y h ạnh. b) Quy trình nghiệp vụ tín dụng
(1) Quy trình xét duyệt cho vay
- Nhận và kiểm tra hồ s ơ vay vốn của khách hàng
- Hướng dẫn, nhận hồ sơ gi ải ngân
- Xét duyệt gi ải ngân
- Thực hiện gi ải ngân
(3) Quy trình kiểm tra sử dụng vốn
- Xay dựng kế hoạch kiểm tra sử dụng vốn vay
- Thực hiện kiểm tra sử dụng vốn vay
- L ập bi ên bản và/hoặc báo cáo kết quả kiểm tra sử dụng vốn vay
(4) Quy trình thu hồi nợ vay
- Đôn đốc thu hồi nợ gốc và nợ 1 ãi khi đến hạn
Để thu nợ hiệu quả, ngân hàng cần xử lý tài sản bảo đảm và thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ đối với nghiệp vụ tín dụng Hệ thống này phải bao gồm nhiều công đoạn trong quá trình cấp tín dụng nhằm quản lý và giảm thiểu rủi ro tín dụng một cách hợp lý.
Chu trình xét duyệt tín dụng và giám sát tín dụng được thực hiện một cách đầy đủ, kịp thời và hiệu quả Điều này giúp ngăn ngừa những thiếu sót trong hệ thống xử lý tín dụng, đảm bảo tính minh bạch và an toàn trong quản lý tài chính.
Việc thu thập, chuyển giao và xử lý đầy đủ, chính xác và kịp thời các dữ liệu cần thiết là yếu tố quan trọng giúp nâng cao chất lượng quyết định tín dụng.
^ Rủi ro trong tín dụng được quản 1ý chặt chẽ nhằm ngăn ngừa th ất th o át tài s ản và có dự phòng rủi ro hợp 1ý.
Tài liệu này tổng hợp các nguyên tắc quản trị rủi ro tín dụng ngân hàng dựa trên kinh nghiệm của các ngân hàng thương mại ở các nước phát triển Ủy ban Basel đã đưa ra 17 nguyên tắc nhằm đảm bảo an toàn cho các tài sản liên quan đến nghiệp vụ, từ đó giúp các ngân hàng quản lý rủi ro tín dụng hiệu quả hơn.
- Nguyên tắc 1: Xay dựng và thường xuyên đánh gi á chiến 1ược quản 1ý rủi í dụng
- Nguyên tắc 2: Xay dựng chính S ách và quản 1ý rủi ro ở tất cả c ác S ản phẩm và hoạt động
- Nguyên tắc 3: Xác định và quản 1ý rủi ro ở tất cả các S ản phẩmtín dụng
- Nguyên tắc 4: Xay dựng m ột hệ thống ti êu chuẩn c ấp tín dụng rõràng
- Nguyên tắc 5: Xay dựng c ác hạn mức chung v à cho c ác c ấp
- Nguyên tắc 6: Thủ tục ph ê duyệt tín dụng rõ ràng
- Nguyên tắc 7: Việc mở rộng tín dụng phải nằm trong tầm kiểm S O át
- Nguyên tắc 8: Phải có cơ chế qu ản lý thường xuy ên d anh mục rủi ro
- Nguyên tắc 9: Có hệ thống quản lý c ác kho ản tín dụng cụ thể
- Nguyên tắc 10: Xay dựng hệ thống xếp loại rủi ro nộ i b ộ
- Nguyên tắc 11: Có hệ thống thông tin thí ch hợp và hiệu quả
- Nguyên tắc 12: Có hệ thống quản lý chất lượmg danh mục dư nợ
- Nguyên tắc 13: Đ ánh gi á được các xu hướng của nền kinh tế
- Nguyên tắc 14: Có hệ thống đ ánh gi á ch ất lượng quản lý rủi ro tín dụng một cách độc l ập
- Nguyên tắc 15: Duy trì mức độ rủi ro ở mức phù hợp với tiêu chuẩn nội b ộ
- Nguyên tắc 16: Có hệ thống c ảnh b áo S ớm v à thực hiện c ác b iện p háp g ì h ạ g ó hể x y ra rủi í dụng
- Nguyên tắc 17: Ph i ó hệ thống kiể h ạ ng hiệu qu
Một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả trong việc kiểm soát, ngăn ngừa và quản lý rủi ro tín dụng cần được thiết kế qua các bước cụ thể.
V Quá trình xử lý nghiệp vụ phát sinh và giải ngân
- Kiểm S oát thủ tục đề nghị vay vốn
-Kiể iệc th c hiệ i u huẩn cho vay
-Kiể h c hiện hạn m í dụng cho vay vố d huy i lập ra -Kiểm S oát thực hiện quy ền phán quyết tín dụng.
V Quá trình giám sát tín dụng
- Kiểm S oát gi ám S át việc tuan thủ cam kết trả vốn, lãi vay
- Kiểm So át quá trình thẩm tra thường xuy ên tình hình tài chính của người vay vốn
- Kiểm S oát việc tập hợp các b áo cáo về vốn và l ãi vay quá hạn.
V Kiểm soát việc thực hiện sự đánh giá và thẩm định định kỳ về các mặt như:
-Ti êu chuẩn l ập quỹ dự phòng cho kho ản vay có khả năng không thu hồi ư c
-V ấn đ ề trí ch trước h ay ngưng trí ch trư ớc kho ản 1 ãi ch O vay □
J Kiểm soát và quản lý rủi ro tín dụng
- Kiểm S oát việc xác định hệ thống hạn mức tín dụng
-Kiểm S oát việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu phân loại khách hàng và việc th c hiệ h ại h h h g
- Kiểm SO át việc xây dựng các phương pháp lượng định rủi ro và cách thức gi ám S át rủi ro áp dụng trong ngân hàng.
- Kiểm S oát việc chấp hành các nguyên tắc phân quyền.
1.2.6.2 Kiểm soát nội bộ trong hoạt động Huy động vốn
Huy động vốn là một nghiệp vụ thiết yếu của ngân hàng thương mại, đóng vai trò là nguồn vốn chủ yếu cho hoạt động của ngân hàng Kiểm soát nội bộ trong quá trình huy động vốn cần được thực hiện chặt chẽ để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong các thủ tục kiểm soát.
S oát đối với hoạt động huy động ti ền gửi được thiết l ập trong nội b ộ ngân hàng nhằm đảm b ảo ba mụ c ti êu:
- Hoạt động huy động vốn an toàn và hiệu quả.
- Hệ thống thông tin, S ổ S ách, b áo cáo tài chính và b áo cáo hoạt động huy động vốn chính xác, đáng tin cậy và kịp thời.
Đảm bảo rằng hoạt động huy động vốn trong ngân hàng tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật, quy chế hoạt động, và các quy trình nghiệp vụ do các cấp lãnh đạo quản lý và điều hành xác định.
Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với huy động vốn của Ngân hàng thương mại bao gồm: a) Môi trường kiểm soát
Các nhân tố trong môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan đến quan điểm, thái độ và nhận thức của các nhà quản lý ngân hàng, ảnh hưởng đến hành động của họ Việc đánh giá rủi ro là một phần quan trọng trong quá trình quản lý, giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác và hiệu quả.
Quy trình xác định và phân tích rủi ro là bước quan trọng để hoàn thành các mục tiêu, từ đó làm cơ sở cho việc quản lý các rủi ro này Nó bao gồm việc xác định mục tiêu trong công tác huy động vốn, nhận diện rủi ro và đánh giá mức độ nghiêm trọng của chúng Các hoạt động kiểm soát cũng cần được thực hiện để đảm bảo rằng các rủi ro được quản lý hiệu quả.
Các chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đảm bảo các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện hiệu quả Những chính sách này đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát rủi ro mà đơn vị có thể gặp phải, từ đó giúp thực thi các hành động cần thiết Đồng thời, việc quản lý thông tin và truyền thông cũng là yếu tố quan trọng trong quá trình này.
Bài họ c kinh nghiệm rút ra ch O BIDV
Dựa trên kinh nghiệm thiết kế và vận hành hệ thống Kiểm soát nội bộ (KSNB) tại Vietinbank và Vietcombank, để nâng cao hiệu quả hệ thống KSNB tại BIDV, cần chú trọng vào các vấn đề sau:
Thiết kế và vận hành bộ máy tổ chức kiểm soát nội bộ (KSNB) cần phù hợp với quy mô và cấu trúc của từng ngân hàng, đồng thời không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động KSNB Điều này được thể hiện qua hai phương diện cơ bản: hoạt động hiệu quả của hệ thống KSNB và các chương trình cải tiến liên tục.
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) cần có những chính sách và thủ tục rõ ràng để đảm bảo các chỉ thị điều hành được thực hiện hiệu quả Việc thường xuyên rà soát và cập nhật các văn bản, chính sách là cần thiết để phù hợp với quy định pháp luật và thực tiễn kinh doanh Đồng thời, nguyên tắc phân chia trách nhiệm và quyền hạn cũng phải được thực hiện một cách tốt nhất để nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống.
Trưởng đoàn KSNB và các trưởng nhóm có trách nhiệm giám sát chất lượng từng cuộc kiểm soát tại chỗ, đảm bảo rằng quá trình kiểm tra được thực hiện theo đúng quy trình đã đề ra.
Cần hoàn thiện quy trình và phương pháp kiểm soát nội bộ (KSNB) bằng cách tập trung vào việc giám sát và kiểm tra các thủ tục của đơn vị Điều này bao gồm việc tiếp cận kiểm soát dựa trên rủi ro, chuẩn hóa các quy trình hoạt động cho từng nghiệp vụ, xác định rõ vị trí, quyền hạn và trách nhiệm của cán bộ kiểm soát, đồng thời nâng cao chất lượng các cuộc kiểm tra.
Tăng cường công tác kiểm tra nội bộ (KTNB) và kiểm soát nội bộ (KSNB) định kỳ và đột xuất nhằm phát hiện sớm và ngăn chặn các biểu hiện tiêu cực, rủi ro, đảm bảo toàn hệ thống hoạt động an toàn, hiệu quả, và tuân thủ quy định của Nhà nước và ngân hàng Qua đó, cán bộ kiểm tra có cơ hội học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau, nâng cao nghiệp vụ và kỹ năng chuyên môn.
Thường xuyên kiểm tra và đánh giá hoạt động kiểm soát nội bộ là rất quan trọng Các cá nhân và bộ phận ở mọi cấp cần liên tục thực hiện việc kiểm tra và tự kiểm tra các quy định, quy trình nội bộ liên quan Họ phải chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện các hoạt động nghiệp vụ Để đảm bảo hiệu quả, bộ máy kiểm tra giám sát tuân thủ cũng cần hoạt động một cách hiệu quả.
Chính sách quản trị nguồn nhân lực cần được chú trọng để đảm bảo có đội ngũ cán bộ kiểm soát nội bộ chất lượng cao và có phẩm chất đạo đức tốt, đồng thời xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực Hệ thống công nghệ thông tin cũng cần phải hiện đại, giúp các bộ phận có thẩm quyền chủ động và linh hoạt trong việc khai thác dữ liệu phục vụ cho công tác quản trị rủi ro hiệu quả.
Trong chương 1, tác gi ả đã đề c ập đến c ác vấn đề về những nộ i dung c ơ b ản về hệ thống kiểm S o át nộ i b ộ Cụ thể:
- Khái niệm kiểm so át nội b ộ và các b ộ phận cấu thành hệ thống kiểm so át nội b ộ.
- Quan điểm và 13 nguyê n tắc về kiểm S o át nộ i b ộ frong NHTM theo Basel.
- Vai trò, mục ti êu và nhiệm vụ của hệ thống kiểm S o át nộ i b ộ frong NHTM.
Kinh nghiệm về kiểm soát nội bộ (KSNB) tại hai ngân hàng thương mại lớn ở Việt Nam, VietinBank và VietcomBank, sẽ được áp dụng để rút ra bài học cho BIDV Đây là cơ sở lý luận quan trọng giúp chúng ta đi sâu vào thực tế và phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống KSNB tại BIDV, nội dung này sẽ được trình bày chi tiết trong chương 2.
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG
TMCP ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM