Khái niệm, phân loại khoản mục nợ phải trả người bán
Theo VAS 01, nợ phải trả xác định nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp trong việc thanh toán cho nhà cung cấp và các bên liên quan khi nhận tài sản, tham gia cam kết hoặc phát sinh nghĩa vụ pháp lý Đồng thời, nó cũng phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ đối với người nhận thầu và xây lắp chính phụ.
Việc thanh toán các nghĩa vụ hiện tại có thể được thực hiện qua nhiều phương thức khác nhau, bao gồm: thanh toán bằng tiền mặt, sử dụng tài sản khác, cung cấp dịch vụ, thay thế nghĩa vụ này bằng nghĩa vụ khác, hoặc chuyển đổi nợ phải trả thành vốn chủ sở hữu.
1.1.1.2 Phân loại nợ phải trả
Nợ phải trả người bán là các khoản nợ phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh và mua hàng mà doanh nghiệp cần thanh toán cho các chủ nợ Theo thời gian hạch toán, nợ phải trả được phân loại thành nợ ngắn hạn và nợ dài hạn.
Nợ dài hạn là các khoản nợ và nghĩa vụ tài chính mà doanh nghiệp cần thanh toán sau một năm kể từ ngày lập bảng cân đối kế toán.
Nợ ngắn hạn là các khoản nợ mà doanh nghiệp cần thanh toán trong vòng một năm kể từ ngày lập bảng cân đối kế toán Các khoản nợ này bao gồm khoản phải trả và các khoản nợ dài hạn đến hạn trả.
Trình bày khoản mục nợ phải trả người bán trên BCTC
1.1.2.1 Mục đích của bảng cân đối kế toán
Bảng cân đối kế toán là báo cáo tài chính tổng hợp, phản ánh tổng quan giá trị tài sản hiện có và nguồn hình thành tài sản của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định Số liệu trong bảng này cho biết toàn bộ giá trị tài sản theo cơ cấu tài sản và nguồn vốn hình thành các tài sản đó Dựa vào Bảng cân đối kế toán, người dùng có thể đánh giá khái quát tình hình tài chính của doanh nghiệp.
1.1.2.2 Nguyên tắc lập và trình bày khoản mục
Theo Chuẩn mực kế toán về "Trình bày Báo cáo tài chính", việc lập và trình bày Bảng cân đối kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc chung Đồng thời, các khoản mục Tài sản và Nợ phải trả trên Bảng cân đối kế toán phải được phân loại rõ ràng thành ngắn hạn và dài hạn.
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, Điều 112 hướng dẫn cách lập và trình bày khoản mục nợ phải trả người bán trên bảng cân đối kế toán năm, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
- Đối với khoản nợ ngắn hạn khi trình bày trên báo cáo tài chính (Mã số 132):
Chỉ tiêu này thể hiện số tiền đã thanh toán trước cho người bán, không quá 12 tháng hoặc trong một chu kỳ kinh doanh thông thường, để mua tài sản nhưng chưa nhận được tài sản tại thời điểm báo cáo Số liệu ghi vào chỉ tiêu này được xác định dựa trên tổng số phát sinh.
Nợ chi tiết của Tài khoản 331 “Phải trả cho người bán” mở theo từng người bán
- Đối với khoản nợ dài hạn khi trình bày trên báo cáo tài chính (Mã số 212):
Chỉ tiêu này thể hiện số tiền đã thanh toán trước cho người bán trong vòng 12 tháng hoặc hơn, nhằm mục đích mua tài sản nhưng chưa nhận được tài sản tại thời điểm báo cáo Số liệu được ghi nhận dựa trên tổng số phát sinh Nợ chi tiết của Tài khoản 331 “Phải trả cho người bán” theo từng người bán.
Nguyên tắc kế toán TK 331- Phải trả người bán
Tài khoản này ghi nhận tình hình thanh toán nợ phải trả của doanh nghiệp đối với người bán vật tư, hàng hóa, dịch vụ, cũng như các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng đã ký Ngoài ra, tài khoản còn phản ánh các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính và phụ Tuy nhiên, các giao dịch mua trả tiền ngay không được ghi nhận trong tài khoản này.
Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp và người nhận thầu xây lắp cần được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng Trong hạch toán này, tài khoản sẽ phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho các đối tượng này nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ hoặc khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao.
Doanh nghiệp cần theo dõi kỹ lưỡng các khoản nợ phải trả cho người bán, phân loại theo từng loại nguyên tệ Đối với các khoản nợ bằng ngoại tệ, việc thực hiện phải tuân theo nguyên tắc cụ thể để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Khi phát sinh nợ phải trả cho người bán bằng ngoại tệ, kế toán cần quy đổi sang Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh, cụ thể là tỷ giá bán của ngân hàng thương mại có giao dịch thường xuyên Đối với trường hợp ứng trước cho nhà thầu hoặc người bán, khi đủ điều kiện ghi nhận tài sản hoặc chi phí, bên Có tài khoản 331 sẽ áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho số tiền đã ứng trước.
Khi thanh toán nợ cho người bán bằng ngoại tệ, kế toán cần quy đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế cụ thể cho từng chủ nợ Nếu chủ nợ có nhiều giao dịch, tỷ giá này được tính dựa trên bình quân gia quyền di động Đối với trường hợp ứng trước tiền cho nhà thầu hoặc người bán, tỷ giá áp dụng là tỷ giá bán của ngân hàng tại thời điểm ứng trước.
Doanh nghiệp cần thực hiện việc đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán có gốc ngoại tệ theo quy định pháp luật tại thời điểm lập Báo cáo tài chính Tỷ giá giao dịch thực tế được sử dụng để đánh giá lại các khoản này là tỷ giá bán ngoại tệ của ngân hàng thương mại mà doanh nghiệp thường xuyên giao dịch Đối với các đơn vị trong tập đoàn, tỷ giá chung do Công ty mẹ quy định sẽ được áp dụng, đảm bảo sát với tỷ giá giao dịch thực tế, nhằm đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán phát sinh từ giao dịch nội bộ trong tập đoàn.
Bên giao nhập khẩu ủy thác sẽ ghi nhận số tiền phải trả cho người bán hàng nhập khẩu qua bên nhận nhập khẩu ủy thác, tương tự như khoản phải trả người bán thông thường.
Khi nhận hàng hóa, vật tư, hoặc dịch vụ đã nhập kho nhưng chưa có hóa đơn vào cuối tháng, doanh nghiệp cần sử dụng giá tạm tính để ghi sổ Sau khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức từ người bán, giá này sẽ được điều chỉnh về giá thực tế.
Khi hạch toán chi tiết các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán, kế toán cần phải ghi chép rõ ràng và minh bạch các khoản này nếu chúng chưa được phản ánh trong hóa đơn mua hàng.
HẠCH TOÁN KHOẢN MỤC NỢ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN
1.2.1 Tài khoản sử dụng Để hạch toán các khoản phải trả người bán, kế toán sử dụng TK331 - “ Phải trả người bán”.
- Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp.
Số tiền ứng trước cho người bán, nhà cung cấp, và nhà thầu xây lắp là khoản tiền được chi trả trước khi họ nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ hoặc khối lượng sản phẩm xây lắp đã hoàn thành và bàn giao.
- Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng.
- Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán.
- Giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán.
- Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam).
- Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp;
Điều chỉnh chênh lệch giá giữa giá tạm tính và giá thực tế của vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận là cần thiết khi có hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức.
- Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam).
Số dư bên Có phản ánh số tiền còn phải trả cho người bán, nhà cung cấp hoặc nhà thầu xây lắp, trong khi số dư bên Nợ cho thấy số tiền đã ứng trước hoặc số tiền đã trả vượt quá số phải trả Khi lập Bảng Cân đối kế toán, cần ghi nhận số dư chi tiết của từng đối tượng trong tài khoản này để thể hiện trong hai chỉ tiêu của “Tài sản” và “Nguồn vốn”.
Sơ đồ hạch toán tài khoản phải trả cho người bán:
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ kế toán phải trả người bán
1.2.2 Chứng từ và sổ sách liên quan
Khi ghi nhận các khoản nợ phải trả, cần sử dụng các chứng từ kế toán như hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT, hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu chi và giấy báo nợ Ngoài ra, còn có các chứng từ khác liên quan đến việc ghi nhận và thanh toán các khoản nợ này.
1.2.2.2 Hệ thống quản lí, giám sát nợ phải trả người bán
Những cách quản lí công nợ phải trả hiệu quả:
Quản lý và theo dõi hóa đơn mua hàng là rất quan trọng, bao gồm hóa đơn nhập khẩu, hóa đơn chi phí mua hàng và hóa đơn xuất hàng trả lại nhà cung cấp Cần theo dõi công nợ phải trả cho từng hóa đơn và đảm bảo thanh toán đúng hạn.
- Theo dõi công nợ phải trả của từng nhà cung cấp, theo dõi công nợ tạm ứng, theo dõi hạn mức tín dụng của từng nhà cung cấp.
- Quản lí công nợ theo từng hợp đồng mua.
1.2.2.3 Hệ thống sổ sách kế toán liên quan
Phiếu nhập mua hàng là tài liệu quan trọng trong quản lý mua sắm Nếu phân hệ quản lý mua hàng không liên kết với kế toán công nợ phải trả, kế toán sẽ phải theo dõi và ghi chép chứng từ mua hàng một cách thủ công Lưu ý rằng chứng từ mua hàng sẽ không được phép chỉnh sửa nếu số liệu đã được khóa sổ, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình quản lý.
- Phiếu nhập khẩu: Tương tự phiếu nhập mua nhưng ở chứng từ nhập khẩu có hạch toán thuế nhập khẩu.
Phiếu nhập chi phí mua hàng là tài liệu quan trọng khi doanh nghiệp thực hiện mua hàng có kèm theo các chi phí bổ sung như lưu kho và vận chuyển Việc ghi nhận các chi phí này vào chứng từ nhập chi phí mua hàng giúp tăng giá vốn hàng nhập mua, từ đó đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.
- Hóa đơn mua hàng dịch vụ, phiếu xuất trả lại nhà cung cấp
- Chứng từ bù trừ công nợ với nhà cung cấp
Phiếu thanh toán tạm ứng là công cụ quan trọng trong việc quản lý quy trình thanh toán tạm ứng cho cán bộ nhân viên, giúp ghi chép chi tiết từng lần thanh toán và tạm ứng Việc sử dụng phiếu này không chỉ đảm bảo tính minh bạch trong các giao dịch tài chính mà còn hỗ trợ theo dõi và kiểm soát hiệu quả nguồn ngân sách.
- Các biên bản đối chiếu định kỳ về số liệu giữa doanh nghiệp và người bán, giữa doanh nghiệp với ngân hàng…
- Báo cáo công nợ phải trả người bán:
+ Bảng kê; sổ chi tiết; sổ tổng hợp công nợ phải trả cho nhà cung cấp.
+ Bảng kê công nợ theo hoá đơn; theo hạn thanh toán, bảng tổng hợp công nợ đến hạn thanh toán, bảng kê trả tiền hàng; công nợ tạm ứng.
+ Bảng cân đối phát sinh công nợ phải trả, nhật ký chi trả tiền hàng.
+ Số dư công nợ cuối kỳ; công nợ đầu kỳ.
- Báo cáo hàng nhập kho:
+ Bảng kê; bảng tổng hợp hàng nhập kho.
+ Báo cáo hàng nhập theo chỉ tiêu, báo cáo tổng hợp mua hàng dịch vụ.
- Ngoài ra còn sử dụng một số chứng từ khác như: thẻ kho, nhật ký sản xuất của bộ phận có sử dụng tài sản.
NỢ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN VỚI VẤN ĐỀ KIỂM TOÁN
1.3.1 Kiểm soát nội bộ đối với khoản mục phải trả người bán
1.3.1.1 Những sai phạm thường gặp đối với nợ phải trả người bán
Chưa có hệ thống hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả, bao gồm người bán, nhà cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ, và người nhận thầu xây lắp chính, phụ Đồng thời, việc phân loại các khoản phải trả như phải trả cho bên thứ ba, phải trả tồn lâu ngày hoặc có vấn đề cũng chưa được thực hiện.
- Công nợ phải trả quá hạn thanh toán (hoặc lâu ngày chưa được giải quyết).
- Chưa thực hiện đối chiếu hoặc đối chiếu chưa đầy đủ công nợ với người bán tại thời điểm cuối năm.
- Số dư công nợ phải trả trên sổ kế toán chênh lệch với biên bản đối chiếu công nợ phải trả nhưng chưa được xử lý.
Theo dõi công nợ chưa phù hợp có thể gây ra sự nhầm lẫn trong quản lý tài chính Việc theo dõi trên hai mã cho cùng một đối tượng mà không tiến hành bù trừ các khoản công nợ sẽ làm tăng độ phức tạp và khó khăn trong việc kiểm soát Để đảm bảo tính chính xác trong quản lý công nợ, cần thiết phải đồng nhất mã theo dõi và thực hiện bù trừ cho các khoản công nợ của cùng một đối tượng.
- Không theo dõi chi tiết công nợ theo nguyên tệ đối với công nợ phải trả có gốc ngoại tệ.
Cuối kỳ, cần thực hiện việc đánh giá lại số dư các khoản nợ phải trả có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch liên ngân hàng tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
Việc phân loại sai các khoản phải trả khác vào khoản phải trả người bán, cùng với việc không phân loại đúng các khoản phải trả thương mại và phi thương mại, dẫn đến hạch toán không chính xác nội dung kinh tế.
- Không có bảng phân tích tuổi nợ để có kế hoạch thanh toán, các khoản nợ quá hạn chưa được thanh toán.
- Chưa hạch toán tiền lãi phải trả cho người bán nếu mua trả chậm.
- Không hạch toán giảm công nợ phải trả trong trường hợp giảm giá hàng bán hay được hưởng chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán.
- Hạch toán xuất nhập khẩu ủy thác chưa đúng kì kế toán và theo dõi công nơi với đối tác nước ngoài chưa thích hợp.
Quản lý và hạch toán công nợ phải trả hiện đang thiếu sự phù hợp và chặt chẽ Các khoản công nợ phải trả không xác định được chủ nợ đã được hạch toán tăng thu nhập khác, tuy nhiên lại thiếu bằng chứng hợp lệ để chứng minh.
- Bù trừ số dư trả tiền trước cho người bán với số dư phải trả người bán không cùng đối tượng.
Số liệu trên sổ tổng hợp và sổ chi tiết không khớp với bảng cân đối số phát sinh, hóa đơn, chứng từ gốc, hoặc thư xác nhận của KTV.
- Ghi nhận khoản phải trả không trên cơ sở hóa đơn chứng từ hoặc hóa đưn chứng từ không hợp lệ.
- Các khoản phải trả với bên thứ ba không có chứng từ hợp lệ, không được ghi chép, phản ánh, trình bày hoặc phản ánh không hợp lí.
- Số liệu trên sổ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng với tổng phát sinh Nợ trên tài khoản phải trả không khớp nhau, có chênh lệch lớn.
Chưa thực hiện xử lý các khoản phải trả cho người bán không thuộc về thu nhập khác, đồng thời không ghi nhận lãi chậm trả đối với những khoản phải trả đã quá hạn thanh toán.
Trong trường hợp hàng hóa đã được giao nhưng hóa đơn chưa được nhận, đơn vị cần lưu ý rằng việc phản ánh giá trị hàng hóa chưa chính xác có thể dẫn đến việc điều chỉnh sai lệch Do đó, cần thực hiện điều chỉnh đúng đắn ngay khi hóa đơn được cung cấp để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.
1.3.1.2 Kiểm soát chu trình mua hàng, phải trả, trả tiền
Theo VSA 315, kiểm soát nội bộ là quy trình được thiết kế và thực hiện bởi Ban quản trị, Ban Giám đốc cùng với các cá nhân khác trong đơn vị Mục tiêu của quy trình này là đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, nâng cao hiệu quả và hiệu suất hoạt động, đồng thời tuân thủ pháp luật và các quy định liên quan, từ đó tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị.
Một môi trường kiểm soát hiệu quả là yếu tố then chốt cho hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) Do đó, các nhà quản lý cần chú trọng đến việc xây dựng và duy trì hệ thống này Để nắm bắt rõ hơn về KSNB liên quan đến khoản nợ phải trả người bán, việc nghiên cứu kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán là rất cần thiết.
Bảng 1.1 Thử nghiệm kiểm soát đối với chu trình mua hàng, phải trả và trả tiền
Tên khách hàng: Người thực hiện
Ngày kết thúc kỳ kế toán: Người soát sét 1
Nội dung: KIỂM TRA KSNB ĐỐI VỚI CHU
TRÌNH MUA HÀNG, PHẢI TRẢ,
TRẢ TIỀN Người soát sét 2 ĐÁNH GIÁ TÍNH HOẠT ĐỘNG HỮU HIỆU CỦA CÁC THỦ TỤC KSNB CỦA
CHU TRÌNH MUA HÀNG, PHẢI TRẢ VÀ TRẢ TIỀN
Sai sót có thể xảy ra
Kiểm soát chính Ký hiệu Tần suất Thủ tục kiểm tra KSNB Tham chiếu
Mục tiêu kiểm soát “Tính hiện hữu” đảm bảo rằng các khoản mua hàng hóa và dịch vụ, cũng như các khoản phải trả nhà cung cấp, là có thật Để đảm bảo điều này, tất cả đề nghị mua hàng cần phải được phê duyệt bởi [cấp có thẩm quyền] trước khi thực hiện.
1 Chọn mẫu ngẫu nhiên … giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ trong kỳ Kiểm tra xem có đề nghị mua hàng được phê duyệt trước khi thực hiện hay không.
C… Đánh giá năng lực, uy tín của nhà cung cấp trước khi đặt hàng/ký kết hợp đồng.
Mỗi khi ký hợp đồng
2 Từ danh sách các nhà cung cấp, chọn … đối tượng để xem xét đơn vị có thực hiện đánh giá năng lực, uy tín… của nhà cung cấp không và hồ sơ lưu lại là gì.
Kế toán HTK chỉ ghi nhận
HTK khi có đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, phiếu yêu cầu nhập kho, hóa đơn hợp lệ
3 Căn cứ các giao dịch đã chọn ở bước (1): Kiểm tra, đối chiếu với đơn đặt hàng, hợp đồng, hóa đơn, phiếu nhập kho.
Ghi nhận mua hàng hóa nhưng hàng chưa nhận/chưa nhập kho
[Định kỳ] tổ chức kiểm kê, đối chiếu số lượng thực tế với sổ kế toán.
4 Mượn các tài liệu tổng hợp kết quả kiểm kê của đơn vị, phỏng vấn những người tham gia quá trình này Xem xét việc xử lý kết quả sau kiểm kê
5.Tham gia chứng kiến kiểm kê tại ngày kết thúc kỳ kế toán.
Mục tiêu kiểm soát “Tính đầy đủ”: Các khoản mua hàng hóa, dịch vụ và phải trả nhà cung cấp được ghi nhận đầy đủ
Bảng 1.2 Chỉ mục phải trả người bán
Tên khách hàng: Người lập CT
Ngày kết thúc kỳ kế toán: Người soát xét 1
Nội dung: KIỂM TOÁN PHẢI TRẢ
NGƯỜI BÁN NGẮN HẠN, DÀI HẠN Người soát xét 2
* Đánh dấu vào ô thích hợp
Stt Mô tả Có Không Không áp dụng
E210 Bảng tổng hợp số liệu
E220 Giấy làm việc phục vụ cho thuyết minh báo cáo tài chính
E231 Mẫu thư xác nhận phải trả nhà cung cấp
E233 Theo dõi xác nhận số dư phải trả người bán ngắn hạn, dài hạn và phản hồi xác nhận
E241 Danh mục phải trả người bán ngắn hạn, dài hạn
1.3.3 Nội dung chương trình kiểm toán phải trả người bán
Bảng 1.3 Chương trình kiểm toán mẫu
Ngày kết thúc kỳ kế toán:
Nội dung: CHƯƠNG TRÌNH KIỂM TOÁN - PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN
I MỤC TIÊU KIỂM TOÁN Cơ sở dẫn liệu
1 Đảm bảo tất cả các khoản phải trả người bán được ghi nhận trên sổ cái là hiện hữu tại ngày kết thúc kỳ kế toán E/Tính hiện hữu
2 Đảm bảo tất cả các khoản phải trả người bán thuộc nghĩa vụ thanh toán tại ngày kết thúc kỳ kế toán được ghi nhận chính xác trong sổ cái.
C, R&O/Tính đầy đủ, quyền và nghĩa vụ
3 Đảm bảo các khoản phải trả người bán bằng ngoại tệ được quy đổi theo tỉ giá hối đoái phù hợp V/Đánh giá
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ KẾ TOÁN AAC
- Tên công ty: Công ty TNHH Kiểm toán và Kế toán AAC
- Tên tiếng anh: AAC Auditing And Counting Company Limited
Lô 78-80 Đường 30 tháng 4, Tp Đà Nẵng
Email: aac@dng.vnn.vn Website: http://www.aac.com.vn
Chi Nhánh tại Tp Hồ Chí Minh
Tầng 4 Tòa nhà Hoàng đan , 47-49
Hoàng Sa Quận 1, TP Hồ Chí Minh
Email: aac.hcm@aac.com.vn
Chi nhánh tại Tp Hà Nội
Tầng 6 Tòa nhà Việt Á, số 9 duy Tân, Quận Cầu Giấy, Tp Hà Nội
Emial: aac.hn@aac.com.vn
2.1.2 Quá trình thành lập của công ty
Công ty TNHH Kiểm toán và Kế toán AAC, một trong năm công ty kiểm toán đầu tiên thuộc Bộ Tài chính, được thành lập vào ngày 01/04/1993 theo quyết định số 194/TC/TCCB và quyết định 106/TC-BTC ngày 13/02/1995 Là một trong những công ty kiểm toán hàng đầu tại Việt Nam, AAC đã chuyển đổi hình thức sở hữu sang Công ty TNHH vào tháng 5 năm 2007, thực hiện theo lộ trình chuyển đổi doanh nghiệp Nhà nước.
Công ty TNHH Kiểm toán và Kế toán AAC, thành lập vào tháng 9 năm 2008, đã trở thành thành viên của tổ chức kiểm toán quốc tế Prime Global, một trong những tổ chức hàng đầu thế giới có trụ sở tại Hoa Kỳ Hiện nay, AAC có văn phòng chính tại Đà Nẵng và chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh, với đội ngũ 150 nhân viên chuyên nghiệp, trong đó 27% là kiểm toán viên cấp quốc gia (CPA) và 10% sở hữu bằng quốc tế về kế toán, kiểm toán, luật và các bằng cấp sau đại học Theo thông tin từ VACPA, AAC luôn nằm trong top 10 công ty kiểm toán có số lượng kiểm toán viên cấp quốc gia đông đảo nhất tại Việt Nam từ năm 2009 đến nay, trong số hơn 171 công ty kiểm toán và tư vấn đang hoạt động.
AAC hoạt động trên toàn quốc và có quyền kiểm toán tất cả các loại hình doanh nghiệp trong mọi thành phần kinh tế, bao gồm cả các ngành có quy định riêng về việc lựa chọn và bổ nhiệm kiểm toán độc lập Trong nhiều năm, AAC đã được Chủ tịch Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước cấp phép kiểm toán các tổ chức phát hành, tổ chức niêm yết và tổ chức kinh doanh chứng khoán tại Việt Nam, cũng như được Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam cho phép kiểm toán các tổ chức tín dụng-ngân hàng hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam.
2.1.3 Phương châm hoạt động của công ty
AAC cam kết hoạt động với phương châm “Chất lượng trong từng hoạt động”, nhấn mạnh nguyên tắc độc lập, khách quan, trung thực và bảo mật thông tin khách hàng Mục tiêu của AAC là hỗ trợ khách hàng và những người quan tâm trong việc bảo vệ quyền lợi hợp pháp, đồng thời cung cấp thông tin thiết thực và giải pháp tối ưu cho quản trị và điều hành doanh nghiệp.
Hoạt động của AAC đóng vai trò quan trọng trong việc phát hiện và ngăn ngừa rủi ro cho doanh nghiệp, từ đó giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và nâng cao hiệu quả kinh tế AAC tiến hành kiểm toán theo các nguyên tắc và Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam, đồng thời tuân thủ các thông lệ kiểm toán quốc tế và quy định hiện hành của Nhà nước Việt Nam.
2.1.4 Ngành nghề kinh doanh, dịch vụ của công ty
AAC cung cấp đa dạng dịch vụ giá trị gia tăng bao gồm kiểm toán, kế toán, tư vấn thuế, tư vấn tài chính - đầu tư, đào tạo và hỗ trợ tuyển dụng Chúng tôi phục vụ cả khách hàng trong và ngoài nước, tuân thủ các chính sách và quy định của Nhà nước Việt Nam.
Bảng 2.1 Nghành nghề kinh doanh, dịch vụ của công ty
Dịch vụ kiểm toán và đảm bảo
Kiểm toán báo cáo tài chính
Kiểm toán báo cáo quyết toán vốn đầu tư hoàn thành
Kiểm toán báo cáo tài chính vì mục đích thuế
Kiểm tra thông tin tài chính trên cơ sở thủ tục thỏa thuận trước
Các dịch vụ khác về kiểm toán
Dịch vụ tư vấn thuế
Tư vấn thuế trọn gói, kê khai và quyết toán thuế
Soát xét và đánh giá việc tuân thủ nghĩa vụ thuế
Tư vấn thực hiện các quy định về tránh đánh thuế hai lần
Tư vấn về các ảnh hưởng về thuế đối với các hợp đồng, các quyết định tài chính Lập kế hoạch và cấu trúc thuế
Hỗ trợ cập nhật các thay đổi về chính sách thuế
Các dịch vụ tư vấn khác về thuế
Dịch vụ tư vấn kế toán
Ghi chép và giữ sổ kế toán
Hướng dẫn nghiệp vụ kế toán
Tư vấn lập Báo cáo tài chính, chuyển đổi Báo cáo tài chính theo IAS, IFRS
Tư vấn lựa chọn phương pháp kế toán và hoàn thiện hệ thống kế toán Các dịch vụ khác về kế toán
Dịch vụ tư vấn tài chính đầu tư
Tư vấn thành lập và quản lý doanh nghiệp, thiết lập cơ chế tài chính nội bộ
Tư vấn dịch vụ định giá tài sản, xác định giá trị doanh nghiệp, tư vấn thủ tục mua bán, giải thể doanh nghiệp
Soát xét các báo cáo tài chính cho mục đích mua bán – sáp nhập
Thẩm định tình hình tài chính và giá trị tài sản trong tranh chấp, tài phán Các dịch vụ tư vấn tài chính đầu tư khác
Dịch vụ đào tạo và tuyển dụng chuyên nghiệp, bao gồm đào tạo kỹ năng thực hành kế toán, bồi dưỡng cho kế toán trưởng và kiểm toán viên nội bộ Chúng tôi cung cấp các khóa học cập nhật kiến thức tài chính, kế toán, kiểm toán và thuế, giúp nâng cao trình độ chuyên môn cho người học.
Hỗ trợ tuyển dụng, tổ chức thi tuyển kế toán viên, kiểm toán viên nội bộ Dịch vụ đăng ký giấy phép lao động và tiền lương
Các dịch vụ đào tạo khác theo yêu cầu
2.1.5.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty AAC
Tổng Giám đốc là người đại diện toàn quyền của công ty, có trách nhiệm pháp lý đối với mọi hoạt động của doanh nghiệp Họ thực hiện việc đánh giá rủi ro liên quan đến hợp đồng kiểm toán, duy trì mối quan hệ nội bộ cũng như với khách hàng, và đánh giá các công việc kiểm toán đã được thực hiện.
Phó Tổng Giám đốc là người hỗ trợ Tổng Giám đốc, có nhiệm vụ giải quyết các công việc cụ thể liên quan đến nhân lực, hành chính, khách hàng và các lĩnh vực nghiệp vụ theo sự phân công và ủy quyền của Tổng Giám đốc Vị trí này chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và pháp luật nhà nước về những vấn đề được giao phó.
Giám đốc các khối có trách nhiệm quản lý chuyên môn nghiệp vụ, nhân sự và hành chính, đồng thời tổ chức phối hợp công việc giữa các nhóm làm việc trong hai lĩnh vực chính là Xây dựng cơ bản và BCTC.
Trưởng phòng là người chịu trách nhiệm trước giám đốc các khối, đóng vai trò then chốt trong nhiều lĩnh vực hoạt động của công ty Vai trò này đặc biệt quan trọng trong các vấn đề liên quan đến nhân sự, phối hợp hoạt động và quản lý công việc hành chính.
Kiểm toán viên chính có vai trò quan trọng trong việc giám sát các trợ lý nhân viên thử việc và thực hiện các hợp đồng kiểm toán lớn với khách hàng Họ báo cáo trực tiếp với người quản lý phụ trách cuộc kiểm toán và có trách nhiệm ký báo cáo kiểm toán.
Trợ lý kiểm toán viên đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các công việc kiểm toán, chịu trách nhiệm trước kiểm toán viên hoặc người quản lý Tùy thuộc vào kinh nghiệm và năng lực, trợ lý kiểm toán viên được phân loại thành ba cấp độ: cấp 1, cấp 2 và cấp 3.
2.1.6 Phương pháp thực hiện kiểm toán tại AAC
AAC đang triển khai chương trình kiểm toán mẫu do Hội kiểm toán viên hành nghề Việt Nam (VACPA) ban hành, bao gồm một file cứng và một file mềm Tuy nhiên, hồ sơ kiểm toán đã được điều chỉnh để phù hợp hơn với thực tế hoạt động của công ty.
Cuộc kiểm toán của AAC được tiến hành dựa trên sự hiểu biết sâu sắc về tình hình kinh doanh, hệ thống kiểm soát nội bộ và các rủi ro liên quan Phương pháp kiểm toán của AAC bao gồm nhiều giai đoạn công việc khác nhau.
Lập kế hoạch kiểm toán
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC NỢ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN DO CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ KẾ TOÁN AAC THỰC HIỆN
Sau khi tiếp cận thực tế công tác kiểm toán tại công ty TNHH Kiểm toán và Kế toán AAC, tôi đã tìm hiểu quy trình kiểm toán khoản mục nợ phải trả người bán trong báo cáo tài chính Bài viết này sẽ trình bày chi tiết quy trình kiểm toán khoản mục này, đồng thời minh họa các thủ tục thông qua thông tin từ công tác kiểm toán tại công ty ABC.
2.2.1 Khái quát về công ty khách hàng
- Tên khách hàng: Công ty ABC
- Địa chỉ: Phan Bội Châu - Quảng Nam
- Hồ sơ pháp lý: Công ty ABC hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 4000806xxx ngày 30/03/2011 của Sở Kế hoạch và Đầu tư Tỉnh Quảng
Công ty Nam Cấp đã trải qua 4 lần điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp kể từ khi thành lập, với lần điều chỉnh gần nhất vào ngày 25/04/2017 Là một đơn vị hạch toán độc lập, công ty hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, Điều lệ Công ty và các quy định pháp lý hiện hành.
Ngành xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng tập trung vào việc đầu tư, xây dựng, khai thác và kinh doanh các công trình hạ tầng kỹ thuật đô thị, cũng như kết cấu hạ tầng cho khu công nghiệp, khu chế xuất và khu dân cư.
Kinh doanh bất động sản bao gồm quyền sử dụng đất thuộc sở hữu, chủ sử dụng hoặc thuê Các hình thức kinh doanh này bao gồm kinh doanh nhà ở, cho thuê nhà ở, cho thuê cao ốc văn phòng, cũng như cho thuê ki ốt và mặt bằng kinh doanh tại chợ.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn quản lý chuyên nghiệp, bao gồm tư vấn đầu tư xây dựng công trình, quản lý dự án, thẩm tra thiết kế kỹ thuật và dự toán Ngoài ra, chúng tôi cũng hỗ trợ khách hàng trong việc lựa chọn nhà thầu và tư vấn đầu tư, đảm bảo hiệu quả và chất lượng cho từng dự án.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ xử lý và tiêu huỷ rác thải không độc hại, cùng với dịch vụ giữ xe tại bãi tắm nước ngọt Ngoài ra, chúng tôi chuyên khai thác, xử lý và cung cấp nước, cũng như thoát nước và xử lý nước thải hiệu quả.
• Vận tải bằng xe buýt, vận tải hành khách đường bộ khác
• Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động
• Quảng cáo, cho thuê xe có động cơ
- Chu kỳ sản xuất, kinh doanh thông thường: 12 tháng
- Hiểu biết về chế đố kế toán áp dụng: Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng
01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm BCTC và các nghiệp vụ kế toán được lập và ghi sổ bằng Đồng Việt Nam (VND).
Công ty áp dụng hệ thống kế toán Việt Nam theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài Chính ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014, cùng với các thông tư sửa đổi và bổ sung liên quan.
2.2.2 Thiết kế chương trình kiểm toán khoản mục nợ phải trả người bán cho công ty ABC
Chương trình kiểm toán mẫu bao gồm nhiều thủ tục khác nhau, nhưng KTV sẽ lựa chọn các thủ tục cần thiết dựa trên đặc điểm cụ thể của từng khách hàng.
KTV có quyền điều chỉnh hoặc bổ sung các thủ tục nếu nhận thấy rằng những quy trình hiện tại chưa đủ để phát hiện các rủi ro liên quan hoặc chưa cung cấp hướng dẫn đầy đủ cho việc kiểm tra số dư và kiểm tra nghiệp vụ của từng khoản mục trong từng trường hợp cụ thể.
2.2.2.1 Kế hoạch kiểm toán a Xem xét chấp nhận khách hàng và đánh giá rủi ro hợp đồng ( GLV A120)
Theo chuẩn mực ISQC1 và VSA 220, các công ty kiểm toán phải thực hiện quy trình chấp nhận khách hàng mới hoặc xem xét, duy trì khách hàng cũ thông qua Mẫu A110 hoặc A120.
Dựa trên đặc điểm kinh doanh, uy tín và tính chính trực của khách hàng, KTV sẽ đánh giá mức độ rủi ro hợp đồng trong kiểm toán chu trình nợ phải trả nhà cung cấp của doanh nghiệp, phân loại thành cao, trung bình hoặc thấp Sau đó, KTV sẽ xem xét các chu trình khác để quyết định có chấp nhận cung cấp dịch vụ kiểm toán cho khách hàng hay không Đối với công ty ABC, là khách hàng cũ, KTV sẽ thực hiện quy trình chấp nhận khách hàng theo mẫu GLV A120 – Phụ lục A01 Tiếp theo, KTV sẽ lập hợp đồng kiểm toán và lựa chọn nhóm kiểm toán theo GLV A200.
Chuẩn mực kiểm toán VSA 210 yêu cầu các công ty kiểm toán ký kết hợp đồng kinh tế với đơn vị được kiểm toán trước khi bắt đầu dịch vụ Sau khi chấp nhận khách hàng, công ty kiểm toán sẽ lập hợp đồng kiểm toán (GLV A210 - Phụ lục A02) và gửi cho khách hàng, kèm theo thư hẹn kiểm toán (GLV A212), thư kế hoạch kiểm toán (GLV A230 - Phụ lục A03) và danh mục tài liệu cần cung cấp (GLV A240 - Phụ lục A04) Công ty cũng sẽ phân công nhóm kiểm toán phù hợp để thực hiện công việc tại đơn vị khách hàng (GLV A250).
Trước khi tham gia vào nhóm kiểm toán, các thành viên cần thể hiện cam kết về tính độc lập bằng cách hoàn thành GLV A260 - Phụ lục A05, GLV A270 - Phụ lục A06 để kiểm tra tính độc lập Đồng thời, GLV A280 - Phụ lục A07 cũng cần được sử dụng để xác nhận rằng các yếu tố có thể ảnh hưởng đến tính độc lập đã được loại trừ một cách phù hợp Các mẫu GLV A260, A270, A280 phải được hoàn thành trước khi bắt đầu cuộc kiểm toán và cần được cập nhật liên tục trong suốt quá trình kiểm toán nếu có bất kỳ thay đổi nào có thể ảnh hưởng đến đánh giá về tính độc lập của KTV và công ty kiểm toán.
Trao đổi giữa KTV và Ban Giám đốc sẽ nâng cao hiệu quả lập kế hoạch kiểm toán, giúp Ban Giám đốc chuẩn bị tốt hơn cho quá trình hợp tác Sau khi hoàn thành việc trao đổi về kế hoạch kiểm toán, KTV sẽ thực hiện theo mẫu GLV A290 - Phụ lục A08 Đồng thời, KTV cũng cần tìm hiểu hoạt động và môi trường kinh doanh của khách hàng theo hướng dẫn tại GLV A310.
Tìm hiểu thông tin tổng quan về công ty ABC và hiểu biết về khách hàng cùng môi trường hoạt động là bước quan trọng để xác định các sự kiện, giao dịch và thực tiễn kinh doanh có ảnh hưởng lớn đến báo cáo tài chính Qua đó, việc này giúp nhận diện rủi ro sai sót trọng yếu do gian lận hoặc nhầm lẫn Phương pháp chính mà AAC áp dụng bao gồm phỏng vấn và thu thập tài liệu Các nội dung mà kiểm toán viên cần tìm hiểu bao gồm các yếu tố liên quan đến hoạt động của khách hàng.
+ Hiểu biết về môi trường hoạt động và các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến DN + Hiểu biết về đặc điểm của DN
+ Hiểu biết về các chính sách kế toán áp dụng
+ Mục tiêu, chiến lược và những rủi ro kinh doanh có liên quan
+ Việc đo lường và đánh giá kết quả hoạt động