Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu Tại Chi Nhánh Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước một thành viên thương mại và xuất nhập khẩu Viettel - Trung tâm Phân phối (gọi tắt là Trung tâm Phân phối), việc kiểm soát chu trình này còn rườm rà, thông tin chưa trôi chảy khiến nhà quản lý đưa ra quyết định chưa chính xác làm các bộ phận ko kịp nhập hàng, giao hàng đúng hạn cho khách, thanh toán chậm khiến đối tác tạm dừng giao hàng lô tiếp theo... Hơn thế, khi không kịp nhập hàng về sẽ gây ra sự rắc rối trong việc theo dõi hàng hóa nhập cho dự án hay nhập bán phân phối. Nhà cung cấp hủy hóa đơn nhưng không thông báo dẫn đến đơn vị trả sai số tiền, đến hạn trả tiền nhưng Trung tâm Phân phối (TTPP) lại không có tiền thanh toán. Nhận thức rõ tầm quan trọng của chu trình mua hàng và thanh toán trong việc ra quyết định đúng đắn tại Chi Nhánh Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước một thành viên thương mại và xuất nhập khẩu(TNHH NN MTV TM & XNK) Viettel - Trung tâm Phân phối nên tác giả xin chọn đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán tại Chi Nhánh Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước một thành viên thương mại và xuất nhập khẩu Viettel - Trung tâm Phân phối”. Tác giả đã hiểu thêm về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán của loại hình thương mại và xuất nhập khẩu, đi sâu nghiên cứu và hoàn thành đề tài. Tổng quan về đề tài nghiên cứu Các công trình nghiên cứu khoa học trên được đăng trên những tạp chí khoa học có uy tín trên thế giới và đều cho thấy rằng, có mối liên hệ chặt chẽ giữa KSNB và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp hay của các đơn vị thuộc khu vực công. Trong đó, hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp được đo lường bằng lợi nhuận, doanh thu, tính thanh khoản, ROI, ROA [Beeler cùng các cộng sự (1999), Jensen (2003), Ittner (2003), Fadzil cùng các cộng sự. (2005), Kenyon và Tilton (2006), Brown cùng các cộng sự (2008), Mawanda (2008), Ndungu (2013), Nyakundi cùng các cộng sự (2014) Zipporah (2015)]. Sự yếu kém hay thiếu sót của HTKSNB, đều ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp hay đơn vị. Các quan điểm trước đây cho rằng kiểm toán nội bộ chịu trách nhiệm trong việc kiểm toán báo cáo tài chính và tập trung vào công tác kiểm tra kế toán, thông tin tài chính của công ty. Tuy nhiên quan điểm của kiểm toán nội bộ hiện đại đã được mở rộng không còn giới hạn ở công tác kiểm tra báo cáo tài chính mà thêm vào đó là công tác kiểm toán tính hiệu quả, tính tuân thủ của mọi hoạt động cũng như tư vấn cho nhà quản lý hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. Kiểm soát nội bộ được nhìn nhận sâu hơn, từ mọi khía cạnh nội tàng của doanh nghiệp, được mở rộng sự liên quan tác động đến các chỉ tiêu tài chính. Kiểm soát nội bộ được hệ thống hóa, được thiết kế, tạo lập riêng biệt phù hợp với đặc điểm của từng ngành nghề, từng doanh nghiệp. Do đó, có thể hoa mỹ mà nói rằng kiểm toán nội bộ được tựa ngọn hải đăng soi đường cho con thuyền doanh nghiệp đi đúng hướng giữa những cơn bão biển khó lường của thị trường kinh doanh. Tuy nhiên, chưa có một nghiên cứu nào tại Chi Nhánh Công ty TNHH NN MTV TM & XNK Viettel - Trung tâm Phân phối nói về kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán nói riêng. Chính vì thế, đề tài của tác giả là duy nhất, có ý nghĩa hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán tại Chi Nhánh Công ty TNHH NN MTV TM & XNK Viettel - Trung tâm Phân phối và là viên gạch đầu tiên đặt nền móng cho các nghiên cứu khác sau này về hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại đây. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu Đề tài đi vào nghiên cứu kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán trong các doanh nghiệp thương mại và xuất nhập khẩu theo 5 yếu tố kiểm soát nội bộ: Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm soát; Thông tin và truyền thông; Giám sát. Phạm vi nghiên cứu - Thời gian: 2019-2020. - Không gian: Nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội bộ tại Chi Nhánh Công ty TNHH NN MTVTM & XNK Viettel - Trung tâm Phân phối. Kết cấu luận văn Ngoài lời mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và các phụ lục, nội dung chính của luận án được kết cấu trong bốn chương như sau: Chương 1: Giới thiệu đề tài nghiên cứu Chương 2: Lý luận chung về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán trong doanh nghiệp
GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Kiểm soát nội bộ (KSNB) đã trở thành một yếu tố thiết yếu trong quản lý doanh nghiệp, đặc biệt khi nền kinh tế xã hội phát triển KSNB không chỉ giúp nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực mà còn giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp Việc đầu tư và chú trọng vào kiểm soát nội bộ là cần thiết để đảm bảo sự ổn định và phát triển bền vững trong hoạt động kinh doanh.
Các doanh nghiệp thương mại và xuất nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong phát triển kinh tế, mặc dù không trực tiếp sản xuất hàng hóa Để đáp ứng nhu cầu khách hàng và tối ưu hóa lợi ích, các doanh nghiệp cần quản lý nguồn tiền hiệu quả, lên kế hoạch nhập hàng từ cả thị trường trong nước và nước ngoài Việc nhập hàng và ghép lô cần được thực hiện khéo léo để tránh thuế và tiết kiệm chi phí Đồng thời, kiểm soát chu trình mua hàng - thanh toán là yếu tố then chốt để đảm bảo thanh toán kịp thời cho nhà cung cấp, tận dụng ưu đãi và chiết khấu, đồng thời ngăn ngừa thất thoát tài chính Kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin chính xác, giúp nhà quản lý điều chỉnh hàng tồn kho và thời điểm nhập hàng một cách hiệu quả.
Tại Chi Nhánh Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Thương mại và Xuất nhập khẩu Viettel, Trung tâm Phân phối gặp khó khăn trong việc kiểm soát chu trình nhập hàng Quá trình này còn rườm rà và thông tin chưa được truyền đạt một cách hiệu quả, dẫn đến việc các nhà quản lý đưa ra quyết định không chính xác, ảnh hưởng đến khả năng nhập hàng kịp thời của các bộ phận.
Việc giao hàng đúng hạn và thanh toán chậm đã khiến đối tác tạm dừng lô hàng tiếp theo, gây rắc rối trong việc theo dõi hàng hóa cho dự án và phân phối Nhà cung cấp hủy hóa đơn mà không thông báo, dẫn đến việc đơn vị trả sai số tiền, và Trung tâm Phân phối (TTPP) không có tiền để thanh toán đúng hạn Nhận thức rõ tầm quan trọng của chu trình mua hàng và thanh toán trong quyết định tại Chi Nhánh Công ty TNHH NN MTV TM & XNK Viettel - Trung tâm Phân phối, tác giả chọn đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán” để nghiên cứu.
Nhánh Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Thương mại và Xuất nhập khẩu Viettel - Trung tâm Phân phối đã tiến hành nghiên cứu sâu về kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng và thanh toán của lĩnh vực thương mại và xuất nhập khẩu Tác giả đã hoàn thành đề tài, qua đó nâng cao hiểu biết về quy trình này.
Tổng quan về đề tài nghiên cứu
Nghiên cứu về kiểm soát nội bộ trong luận án "Hoàn thiện tổ chức kiểm soát đối với tăng cường chất lượng thông tin kế toán tài chính của các công ty niêm yết trên thị trường chứng khoán Việt Nam" của Nguyễn Tố Tâm (2014) tại Trường Đại học Kinh tế quốc dân đã sử dụng mô hình kinh tế lượng và phần mềm Eviews để xác định ảnh hưởng của kiểm soát nội bộ đến chất lượng thông tin kế toán Mặc dù luận án đã chỉ ra tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, nhưng các giải pháp được đề xuất vẫn chưa toàn diện và chỉ tập trung vào một mục tiêu duy nhất của kiểm soát nội bộ.
Nguyễn Thanh Trang (2015) trong luận án tiến sĩ "Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp ngành dịch vụ kỹ thuật dầu khí tại Việt Nam" đã thực hiện khảo sát trên mẫu lựa chọn và chỉ ra rằng các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ của các doanh nghiệp này vẫn chưa hoàn thiện.
Bài viết phân tích tình hình kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty dịch vụ kỹ thuật dầu khí và Tổng công ty khoan và dịch vụ khoan dầu khí, chỉ ra rằng quy trình hiện tại còn thiếu sót và chưa chặt chẽ Tác giả đề cập đến năm yếu tố cấu thành của kiểm soát nội bộ: môi trường kiểm soát, quy trình đánh giá rủi ro, hệ thống thông tin và truyền thông, các hoạt động kiểm soát, và giám sát Luận án cũng nghiên cứu kinh nghiệm xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp năng lượng ở các quốc gia phát triển để rút ra bài học cho doanh nghiệp Việt Nam Đặc biệt, tác giả nhấn mạnh rằng quy trình đánh giá rủi ro không được thực hiện đầy đủ, và hệ thống thông tin chỉ tập trung vào dữ liệu kế toán, dẫn đến việc cung cấp thông tin chưa đầy đủ cho các bên liên quan Giám sát kiểm soát tại các doanh nghiệp trong ngành này có tần suất thấp và thiếu tiêu chí đánh giá Từ những hạn chế này, tác giả đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ, nhưng nhấn mạnh rằng ngành dịch vụ kỹ thuật dầu khí cần nhiều hỗ trợ và quan tâm từ chính sách của Nhà nước.
Theo Nguyễn Thị Kim Anh (2018) trong bài viết trên Tạp chí Tài chính, KSNB (Kiểm soát nội bộ) không chỉ là một quy trình hay chính sách tạm thời mà là một hệ thống hoạt động liên tục ở mọi cấp độ trong doanh nghiệp Hệ thống này được thiết kế và thực hiện bởi con người, bao gồm hội đồng quản trị, ban giám đốc và nhân viên, với mục tiêu kiểm soát rõ ràng và cơ chế vận hành hiệu quả Nghiên cứu cho thấy có mối liên hệ chặt chẽ giữa KSNB và các yếu tố cấu thành của nó với hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, cho thấy KSNB có tác động tích cực đến sự phát triển của tổ chức.
Hoạt động kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu quả là yếu tố quan trọng giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Ngược lại, sự yếu kém hoặc thiếu sót trong KSNB sẽ có tác động tiêu cực đến hoạt động của doanh nghiệp Do đó, các doanh nghiệp cần thiết lập và duy trì hệ thống KSNB một cách hiệu quả để đảm bảo sự phát triển bền vững.
Tác giả hoàn toàn đồng ý rằng con người là yếu tố quan trọng trong kiểm soát nội bộ (KSNB), và KSNB được phát triển nhằm quản lý con người hiệu quả Do đó, cần thiết phải có sự tương tác linh hoạt và thiết kế phù hợp để xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự có ích cho doanh nghiệp.
Nghiên cứu của Angella Amudo & Eno L Inanga (2009) về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Uganda đã chỉ ra rằng việc đánh giá các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB), bao gồm môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hệ thống thông tin truyền thông, các hoạt động kiểm soát, giám sát và công nghệ thông tin theo COBIT, là rất quan trọng Kết quả cho thấy sự thiếu hụt trong một số thành phần này đã ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động của HTKSNB Các yếu tố như ủy quyền và mối quan hệ cộng tác cũng đóng vai trò điều tiết trong việc nâng cao hiệu quả của hệ thống.
Nghiên cứu của Babatunde S.A và Dandago K.I (2014) về "Thiếu hụt Hệ thống Kiểm soát Nội bộ và Quản lý Dự án Vốn trong Khu vực Công Nigeria" chỉ ra rằng sự thiếu hụt hệ thống kiểm soát nội bộ có ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả quản lý các dự án vốn trong khu vực công Qua việc phân tích 228 dự án vốn, tác giả khuyến cáo rằng việc tuân thủ nghiêm ngặt hệ thống kiểm soát nội bộ là cần thiết để bảo đảm lợi ích cho cộng đồng.
Adebiyi Ifeoluwa Mary (2017) conducted a study titled "Impact of Effective Internal Control in the Management of Mother and Child Hospital Akure, Ondo State." The research aims to evaluate the influence of effective internal controls on the management practices within the hospital.
Tại bệnh viện mẹ và trẻ em Oke-Aro, Akure, bang Ondo, một hệ thống HTKSNB đã được thiết lập, mang lại tác động đáng kể đến quản lý, tăng trưởng và sự tồn tại của bệnh viện.
Các nghiên cứu khoa học đã được công bố trên các tạp chí uy tín cho thấy mối liên hệ chặt chẽ giữa kiểm soát nội bộ (KSNB) và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp cũng như các đơn vị trong khu vực công Hiệu quả hoạt động doanh nghiệp được đánh giá qua các chỉ số như lợi nhuận, doanh thu, tính thanh khoản, ROI và ROA, theo các tác giả như Beeler cùng các cộng sự (1999), Jensen (2003), Ittner (2003), Fadzil cùng các cộng sự (2005), Kenyon và Tilton.
Sự yếu kém hoặc thiếu sót trong hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, như đã được chỉ ra bởi nhiều nghiên cứu trong các năm 2006, 2008, 2013, 2014 và 2015.
Kiểm toán nội bộ đã phát triển từ việc chỉ tập trung vào kiểm tra báo cáo tài chính sang việc đánh giá hiệu quả và tính tuân thủ của tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp Hiện nay, kiểm toán nội bộ không chỉ là công tác kiểm tra mà còn đóng vai trò tư vấn cho quản lý trong việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ được xem xét từ nhiều khía cạnh và được thiết kế phù hợp với đặc điểm riêng của từng ngành nghề và doanh nghiệp Do đó, kiểm toán nội bộ có thể được ví như ngọn hải đăng, dẫn dắt doanh nghiệp vượt qua những thách thức của thị trường.
Chưa có nghiên cứu nào tại Chi Nhánh Công ty TNHH NN MTV TM & XNK Viettel - Trung tâm Phân phối đề cập đến kiểm soát nội bộ, đặc biệt là trong chu trình mua hàng – thanh toán Do đó, đề tài của tác giả là độc đáo và có ý nghĩa trong việc hoàn thiện kiểm soát nội bộ cho chu trình này.
Thanh toán tại Chi Nhánh Công ty TNHH NN MTV TM & XNK Viettel đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng nền tảng cho các nghiên cứu về kiểm soát nội bộ Trung tâm Phân phối không chỉ là nơi thực hiện giao dịch mà còn là điểm khởi đầu cho các cải tiến trong quy trình quản lý tài chính và kiểm soát nội bộ sau này.
Mục tiêu nghiên cứu
Tác giả tiến hành nghiên cứu từ lý thuyết chung đến việc quan sát và phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng và thanh toán tại Chi Nhánh Công ty TNHH NN MTV Nghiên cứu này nhằm đánh giá hiệu quả của các biện pháp kiểm soát nội bộ hiện tại và đề xuất các giải pháp cải thiện quy trình nhằm nâng cao tính hiệu quả và minh bạch trong hoạt động tài chính của công ty.
TM & XNK Viettel - Trung tâm Phân phối đã được phân tích để rút ra những ưu nhược điểm trong kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán Từ đó, tác giả đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình này tại Chi Nhánh Công ty TNHH NN MTV TM & XNK Viettel - Trung tâm Phân phối.
- Hệ thống hóa lý luận về hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán tại doanh nghiệp thương mại và xuất nhập nhẩu.
Phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng và thanh toán tại Chi Nhánh Công ty TNHH NN MTV TM & XNK Viettel - Trung tâm Phân phối cho thấy những điểm mạnh và điểm yếu trong quy trình này Việc kiểm soát nội bộ cần được cải thiện nhằm tăng cường tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính Đồng thời, việc áp dụng các biện pháp kiểm soát chặt chẽ sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và nâng cao chất lượng dịch vụ Từ đó, công ty có thể đảm bảo sự phát triển bền vững và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
Đánh giá hiệu quả và những hạn chế trong kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán là cần thiết để nâng cao quy trình này tại Chi Nhánh Công ty TNHH NN MTV TM & XNK Viettel - Trung tâm Phân phối Việc xác định các điểm mạnh và yếu sẽ giúp đưa ra các giải pháp tối ưu nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong hoạt động tài chính trong thời gian tới.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
1.4.1 Đối tượng nghiên cứu Đề tài đi vào nghiên cứu kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán trong các doanh nghiệp thương mại và xuất nhập khẩu theo 5 yếu tố kiểm soát nội bộ: Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm soát; Thông tin và truyền thông; Giám sát.
- Không gian: Nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội bộ tại Chi Nhánh Công tyTNHH NN MTV TM & XNK Viettel - Trung tâm Phân phối.
Phương pháp nghiên cứu
1.5.1 Phương pháp thu thập số liệu, thông tin
Phương pháp quan sát là một công cụ quan trọng trong việc thu thập thông tin qua các giác quan như nghe và nhìn, nhằm phục vụ mục tiêu nghiên cứu Tác giả đã tiến hành quan sát cách tổ chức và vận hành bộ máy kế toán của đơn vị, tìm hiểu quy trình mua hàng, thanh toán, và xử lý chứng từ Bên cạnh đó, tác giả cũng chú ý đến sự phối hợp trong việc xử lý và luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban, cũng như cách thức kiểm soát chứng từ Điểm mạnh của phương pháp này là cho phép tác giả trực tiếp chứng kiến các quy trình thực hiện, từ đó giúp chắt lọc thông tin liên quan đến nội dung nghiên cứu một cách hiệu quả.
Phương pháp nghiên cứu tài liệu bao gồm việc tìm kiếm và tra cứu các tài liệu, văn bản liên quan đến đề tài thông qua từ khóa Bằng cách này, tác giả có thể kế thừa những kết quả nghiên cứu từ các công trình khoa học đã được công bố Các nguồn thông tin như chứng từ kế toán của phòng tài chính, chính sách kinh doanh của phòng kinh doanh, thông tin nội bộ và website của Công ty sẽ được sử dụng để hệ thống hóa các vấn đề cơ bản của đề tài và xác định các định hướng nghiên cứu tiếp theo.
Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp bao gồm việc tìm kiếm và thu thập các giấy tờ liên quan đến mua hàng như hóa đơn và hợp đồng chiết khấu Việc này nhằm phân tích tính hữu hiệu và hiệu lực của kiểm soát nội bộ trong tổ chức.
Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp thông qua bảng biểu, thống kê và báo cáo liên quan đến hàng hóa và kế hoạch tài chính giúp chúng ta có cái nhìn tổng quát về chu trình mua hàng và thanh toán Từ đó, có thể đưa ra những đánh giá, nhận xét và giải pháp cụ thể nhằm khắc phục những điểm còn hạn chế trong chu trình này.
1.5.2 Phương pháp xử lý, phân tích
Phương pháp thống kê được tác giả áp dụng nhằm thu thập và phân loại thông tin cùng số liệu, từ đó đánh giá tổng quát một khía cạnh cụ thể.
8 của đối tượng nghiên cứu, cụ thể ở đây là kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán của Trung tâm Phân phối.
Tác giả áp dụng phương pháp phân tích để nghiên cứu và so sánh các mối quan hệ đáng tin cậy giữa dữ liệu thống kê từ tài liệu nội bộ, nhằm đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh trong kỳ phân tích và xác định tính hợp lý của các dữ liệu này.
Phương pháp so sánh: Tác giả dựa trên việc so sánh số liệu thực tế với quy định, quy trình để xem xét các chỉ tiêu phân tích.
Phương pháp tổng hợp giúp phân tích và so sánh thực trạng kế toán doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh Qua đó, bài viết đưa ra nhận xét và đánh giá, đồng thời đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong đơn vị.
Đóng góp của đề tài
Bài viết này nhằm tìm hiểu về kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng – thanh toán tại Chi Nhánh Công ty TNHH NN MTV TM & XNK Viettel - Trung tâm Phân phối, với mục tiêu phát hiện những tồn tại và ảnh hưởng tiêu cực đến kiểm soát nội bộ Kết quả nghiên cứu sẽ được áp dụng để điều chỉnh quy trình và quy định, đồng thời cung cấp cái nhìn khách quan từ nhân viên, giúp Ban Giám đốc nâng cao hiệu lực và hiệu quả của kiểm soát nội bộ Đề tài cũng bổ sung quan điểm về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp thương mại và xuất nhập khẩu, đặc biệt trong bối cảnh kinh tế xã hội hiện nay với nhiều cơ hội và thách thức Đây sẽ là tài liệu tham khảo hữu ích cho các luận văn khác, tạo cái nhìn tổng quan về một doanh nghiệp lớn tại Việt Nam.
LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
Lý luận chung về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp thương mại và xuất nhập khẩu
Để đối phó với sức ép cạnh tranh trong nền kinh tế hiện đại, doanh nghiệp cần chủ động trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, vừa đảm bảo tuân thủ pháp luật vừa sử dụng hiệu quả nguồn lực Việc kiểm soát nội bộ và hoạt động hiệu quả là điều cần thiết, và COSO là kim chỉ nam giúp doanh nghiệp thiết lập hệ thống kiểm soát hiệu quả nhằm tối đa hóa lợi ích Kể từ năm 1992, COSO đã cung cấp hướng dẫn cho doanh nghiệp trong việc thiết kế, vận hành và đánh giá kiểm soát nội bộ, đồng thời phát triển các nguyên tắc phù hợp để giảm rủi ro kinh doanh và quản trị theo hướng đa mục tiêu.
2.1.1 Đặc điểm doanh nghiệp thương mại và xuất nhập khẩu ảnh hưởng tới kiểm soát nội bộ
Doanh nghiệp thương mại cần kiểm soát và sử dụng lợi nhuận một cách có kế hoạch để phát triển bền vững Các hoạt động kiểm soát như kiểm soát đầu vào, đầu ra, chi phí và giá vốn là cần thiết để đảm bảo lợi nhuận cuối kỳ Hơn nữa, việc ủy quyền và phân quyền hợp lý giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định kịp thời, từ đó tận dụng lợi nhuận để tái đầu tư và tạo ra vòng quay vốn hiệu quả cho kỳ tiếp theo.
Doanh nghiệp thương mại đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối sản xuất và tiêu dùng, giúp điều tiết và phân phối hàng hóa đến tay người tiêu dùng Để bảo vệ quyền lợi của người tiêu dùng, doanh nghiệp cần đảm bảo số lượng và chất lượng hàng hóa đáp ứng đúng yêu cầu Do đó, việc lập kế hoạch cụ thể cho hoạt động kinh doanh là điều cần thiết.
Quy trình gồm 12 bước giúp nhận biết cách mua sắm đúng cách và trả đủ số tiền cần thiết, đồng thời tận dụng các khoảng thời gian nợ để tạo ra lợi ích tối ưu.
Doanh nghiệp thương mại và xuất nhập khẩu được hưởng nhiều ưu đãi thuế từ nhà nước, tùy thuộc vào loại hàng hóa và dịch vụ nhập khẩu Chẳng hạn, một số dịch vụ công nghệ thông tin được miễn thuế giá trị gia tăng, trong khi thiết bị lưu trữ và máy chủ cũng được miễn thuế nhập khẩu Đặc biệt, khi pin được ghép với thiết bị lưu trữ trong cùng một lô hàng, pin sẽ không bị đánh thuế nhập khẩu Việc nắm rõ quy định thuế giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình nhập hàng, từ đó giảm giá thành sản phẩm và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Để mở rộng thị trường xuất nhập khẩu, doanh nghiệp cần có đội ngũ nhân sự có năng lực và nhà quản lý tâm huyết, linh hoạt trong việc ứng phó với rủi ro Một môi trường kiểm soát tốt sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận thành công những thị trường khó tính Giám sát hiệu quả là công cụ quản lý quan trọng, giúp tăng độ tin cậy của báo cáo tài chính, điều mà nhà đầu tư và đối tác luôn tìm kiếm Các báo cáo tài chính được kiểm toán và soát xét bởi cơ quan nhà nước sẽ tạo lợi thế cạnh tranh sắc bén cho doanh nghiệp trên thị trường.
Khi doanh nghiệp thương mại và xuất nhập khẩu tiếp xúc với thị trường nước ngoài, họ có cơ hội tiếp cận nguồn hàng ổn định, uy tín và chất lượng toàn cầu Nguồn hàng này giúp doanh nghiệp thiết kế kiểm soát lượng hàng đầu vào hiệu quả, từ đó giảm thiểu chi phí lưu trữ kho bãi Việc giảm chi phí này tạo điều kiện cho doanh nghiệp tăng lợi nhuận.
Thị trường nước ngoài mang đến cơ hội học hỏi và chuyên nghiệp hóa cách làm việc cho doanh nghiệp trong nước, giúp nâng cao khả năng quản lý và xử lý công việc Những kinh nghiệm từ thị trường quốc tế sẽ củng cố môi trường kiểm soát và cải thiện khả năng đánh giá rủi ro trong quản lý nội bộ của doanh nghiệp.
2.1.2 Bản chất, vai trò của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp thương mại và xuất nhập khẩu
Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 315 quy định: “KSNB là quy trình do
Ban quản trị và Ban Giám đốc có trách nhiệm thiết kế, thực hiện và duy trì các biện pháp nhằm đảm bảo khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị Điều này bao gồm việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, nâng cao hiệu quả và hiệu suất hoạt động, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.
Nam số 315, Thông tư số 214/2012/TT-BTC).
Theo Điều 39 của Luật Kế toán số 88/2015/QH13, Kiểm soát nội bộ (KSNB) được định nghĩa là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ nhằm tuân thủ quy định pháp luật, đảm bảo phòng ngừa, phát hiện và xử lý kịp thời các rủi ro, từ đó đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Theo nghiên cứu của AICPA (1949), kiểm soát nội bộ (KSNB) được định nghĩa là một hệ thống tổ chức và các biện pháp được chấp nhận nhằm bảo vệ tài sản, đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của số liệu kế toán, nâng cao hiệu quả hoạt động và khuyến khích sự tuân thủ các chính sách của quản lý.
COSO (1992) (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) - Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ cho rằng:
KSNB là một quy trình do Ban quản trị, nhà quản lý và nhân viên thực hiện, nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu như báo cáo tài chính đáng tin cậy, tuân thủ luật lệ và quy định, cũng như hoạt động hiệu quả Sau hơn 20 năm, COSO (2013) đã rút gọn định nghĩa KSNB, nhấn mạnh rằng đây là một quy trình được thiết kế để đảm bảo việc đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp trong bối cảnh thay đổi của nền kinh tế và thị trường.
14 hoạt động, báo cáo và tuân thủ.”
Sự chuyển đổi từ COSO (1992) đến COSO (2013) phản ánh những thay đổi lớn trong quản lý rủi ro, được thúc đẩy bởi các yếu tố như toàn cầu hóa, biến động môi trường kinh doanh và sự bùng nổ công nghệ thông tin Những yếu tố này đã tác động mạnh mẽ đến cách nhìn nhận, quản lý và đánh giá rủi ro của các nhà quản lý doanh nghiệp.
Quan điểm về Kiểm soát nội bộ (KSNB) của COSO (2013) đã tổng hợp những nhận thức chính xác và toàn diện về KSNB Từ đó, tác giả đã rút ra một số đặc điểm cơ bản nổi bật của KSNB.
Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một quá trình liên tục trong toàn bộ doanh nghiệp, bao gồm chuỗi hoạt động có mặt ở tất cả các bộ phận và hoạt động của đơn vị Để KSNB đạt hiệu quả cao, nó cần phải gắn liền với các hoạt động của doanh nghiệp mà không thể tách rời.
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH NN MTV
Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Chi Nhánh Công ty TNHH NN MTV
3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Chi Nhánh Công ty TNHH NN MTV TM & XNK Viettel - Trung tâm Phân phối
- Loại hình: Chi nhánh Công ty TNHH Nhà nước Một thành viên Thương mại và Xuất nhập khẩu Viettel - Trung tâm Phân Phối.
- Tên viết tắt: Viettel Distribution.
- Địa chỉ trụ sở chính: Tòa nhà Viettel - Ngõ 11 Duy Tân - Phường Dịch Vọng Hậu - Quận Cầu Giấy - Thành phố Hà Nội - Việt Nam.
- Người đại diện theo pháp luật: Ông Văn Hải Đăng.
- Sản phẩm: Kinh doanh thiết bị viễn thông và phần cứng, phần mềm công nghệ thông tin, điện thoại và các sản phẩm khác…
Chi nhánh Công ty TNHH NN MTV Thương mại & Xuất nhập khẩu Viettel, được biết đến với tên gọi Trung tâm Phân phối, là sự kế thừa và phát triển từ Trung tâm Phân phối của Công ty TNHH NN MTV.
TM & XNK Viettel (gọi tắt là Công ty), thành lập năm 2005.
Ngày 01/4/2010, Trung tâm phân phối được thành lập và thực hiện chế độ hạch toán phụ thuộc Công ty TNHH NN MTV TM & XNK Viettel.
Vào ngày 27/11/2015, Trung tâm Phân phối đã được nâng cấp thành Chi nhánh Công ty TNHH NN MTV TM & XNK Viettel - Trung tâm Phân phối, với giấy phép đăng ký kinh doanh, con dấu và mã số thuế riêng Chi nhánh này chính thức tách ra và thực hiện chế độ hạch toán độc lập.
Quá trình phát triển hoạt động kinh doanh của Chi nhánh Công ty TNHH
NN MTV TM & XNK Viettel - Trung tâm Phân phối
Chi nhánh Công ty TNHH NN MTV TM & XNK Viettel - Trung tâm Phân phối, thành lập vào ngày 01/04/2010, là một phần của Tập đoàn Công nghiệp – Viễn thông Viettel, được hình thành từ việc tái cấu trúc Trung tâm kinh doanh thiết bị đầu cuối Với mục tiêu trở thành nhà phân phối hàng đầu tại Việt Nam, TTPP luôn đặt sự sáng tạo và tiên phong làm kim chỉ nam trong mọi hoạt động, không chỉ trong công nghệ mà còn trong triết lý kinh doanh, nhằm thấu hiểu và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Năm 2011, TTPP thành công trong việc phân phối các sản phẩm của ACER,
Năm 2011, HP ghi nhận doanh thu 523 tỷ đồng, nhưng đến năm 2012, Trung tâm Phân phối nhận thấy máy tính không còn là thế mạnh tại thị trường Việt Nam, vì vậy đã mở rộng sang phân phối phần mềm AUTODESK và VMWARE, cùng với thiết bị phần cứng Buffalo, đồng thời tìm kiếm đối tác trong lĩnh vực di động Để khai thác cơ hội mới trong ngành viễn thông, vào năm 2013, Trung tâm dừng phân phối máy tính và chuyển sang cung cấp sản phẩm điện thoại OEM cho Viettel Đến tháng 10/2013, Trung tâm ký kết hợp đồng độc quyền với OPPO, đánh dấu bước tiến quan trọng trong việc thâm nhập thị trường điện thoại di động và tạo đà cho sự phát triển vượt bậc trong tương lai.
Sau 4 năm hoạt động, TTPP đã thành công trong việc đưa hãng điện thoại OPPO vào thị trường Việt Nam, đạt doanh thu ấn tượng 1896 tỷ đồng vào năm 2014 và mang về 40 tỷ lợi nhuận Năm 2015, TTPP tiếp tục mở rộng hợp tác với hãng HUAWEI, giúp doanh thu tăng lên 3456 tỷ đồng và hình thành 350 đại lý phân phối trên toàn quốc.
Năm 2018, TTPP đã ghi nhận sự phát triển đột phá với doanh thu đạt 4455 tỷ đồng và lợi nhuận 58 tỷ đồng, trở thành một trong những đơn vị xuất sắc nhận cờ thi đua của Tập đoàn Để đạt được thành công này, TTPP đã xác định cần có những hướng đi và cách làm mới Trong giai đoạn 2019 - 2020, TTPP đã chuyên nghiệp hóa công tác kho vận và ứng dụng giải pháp chăm sóc khách hàng CRM, tập hợp toàn bộ thông tin khách hàng vào một hệ thống Việc này không chỉ giúp lưu giữ thông tin và lịch sử giao dịch mà còn tránh mất mát thông tin khi nhân viên nghỉ việc TTPP cũng kiểm soát tiến độ làm việc của nhân viên, đảm bảo quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng được thực hiện theo tiêu chuẩn, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ và giữ chân khách hàng hiệu quả.
3.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh
TTPP chuyên phân phối thiết bị công nghệ thông tin và điện thoại di động, đặc biệt là các mẫu smartphone của APPLE, HUAWEI và VIVO Công ty cung cấp từ 180.000 đến 200.000 chiếc smartphone mỗi năm cho thị trường Việt Nam.
Trong thời gian gần đây TTPP còn đa dạng hóa mặt hàng phân phối gồm các
Chúng tôi cung cấp 33 sản phẩm phần cứng và phần mềm công nghệ thông tin từ các hãng nổi tiếng toàn cầu như Hewlett Packard Enterprise (HPE), APC by Schneider Electric và Delta Mục tiêu chính trong hoạt động phân phối của chúng tôi là kết hợp hiệu quả giữa sản phẩm công nghệ thông tin và dịch vụ viễn thông, nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu riêng biệt của từng khách hàng.
TTPP, một công ty hàng đầu trong phân phối thiết bị công nghệ thông tin và di động tại Việt Nam, đã mở rộng kênh bán hàng online và điều chỉnh giá hợp lý để thu hút khách hàng Để tăng doanh thu, công ty tập trung vào việc bán nhiều sản phẩm cho từng khách hàng và chăm sóc kỹ lưỡng những khách hàng nhỏ nhưng có doanh thu lớn Đồng thời, TTPP đã hợp tác với nhãn hàng HUAWEI để mở 14 đại lý trên toàn quốc, nhằm nâng cao kênh phân phối đến các huyện xã.
Trong giai đoạn 2019 - 2020, mặc dù thị trường gặp nhiều biến động, TTPP vẫn đặt mục tiêu doanh thu 5000 tỷ đồng Để đạt được mục tiêu này, TTPP đã xây dựng hệ thống phân phối với 4000 điểm bán trên toàn quốc, từ thành phố đến nông thôn Đồng thời, công ty cũng phát triển ứng dụng chăm sóc khách hàng để người tiêu dùng dễ dàng tiếp cận thông tin bảo hành và chương trình khuyến mại Với phương châm “Bám chắc để chiến thắng”, Viettel Distribution cam kết cung cấp sản phẩm chất lượng và nâng cao thu nhập cho người lao động từ 16 triệu đồng lên 22 triệu đồng/người/tháng vào năm 2020.
3.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Trung tâm Phân phối áp dụng mô hình quản lý trực tuyến chức năng, kết hợp giữa chỉ huy và chuyên môn hóa với mối quan hệ thẳng giữa cấp dưới và cấp trên Giám đốc đơn vị thực hiện vai trò điều hành chung và ủy quyền cho các Phó Giám đốc phụ trách từng bộ phận, chịu trách nhiệm xử lý và giải quyết các nhiệm vụ được Giám đốc giao phó.
Giám đốc và pháp luật có vai trò quan trọng trong việc thực hiện các nhiệm vụ được ủy quyền Các phòng ban, trung tâm và chi nhánh được tổ chức và cấu trúc lại liên tục để phù hợp với thực tiễn sản xuất kinh doanh, với mô hình ngày càng phẳng và tinh gọn hơn Dòng chảy công việc và luồng điều hành được thiết lập rõ ràng và chặt chẽ, giúp cơ quan tham mưu hỗ trợ Đảng ủy và Ban Giám đốc trong việc lãnh đạo và điều hành đơn vị một cách hiệu quả.
Sơ đồ 3.1: Mô hình cơ cấu bộ máy tổ chức của Chi nhánh Công ty TNHH NN MTV
TM & XNK Viettel - Trung tâm Phân phối
(Nguồn: Phòng Tổng hợp – Trung tâm Phân phối)
Bộ máy tổ chức của TTPP bao gồm:
+ Khu vực Phía Bắc gồm có 03 phòng ban và 02 bộ phận: Phòng kinh doanh sản phẩm mới, phòng kinh doanh điện thoại di động, phòng kinh doanh công nghệ
35 thông tin và bộ phận kho, bộ phận đảm bảo.
Khu vực Phía Nam bao gồm hai phòng ban chính là Phòng Kinh Doanh Điện Thoại Di Động và Phòng Kinh Doanh Công Nghệ Thông Tin, cùng với hai bộ phận hỗ trợ là Bộ Phận Kho và Bộ Phận Đảm Bảo.
+ Toàn quốc gồm có 03 phòng ban: Phòng Kế toán, phòng Phát triển Kinh doanh, phòng Tổng hợp.
Nhiệm vụ các phòng ban trong TTPP:
Phòng kinh doanh sản phẩm mới chịu trách nhiệm phân phối điện thoại di động IPHONE và tìm kiếm các sản phẩm mới để mở rộng danh mục cung cấp trên thị trường.
+ Phòng kinh doanh điện thoại di động: Phụ trách phân phối sản phẩm điện thoại VIVO, HUAWEI, NOKIA.
+ Phòng kinh doanh công nghệ thông tin: Phụ trách phân phối thiết bị APC, DELTA, HP, PURESTORAGE, VERTIV
Phòng phát triển kinh doanh (PTKD) có nhiệm vụ lập kế hoạch và triển khai kinh doanh các sản phẩm dịch vụ của Trung tâm Phân phối Bên cạnh đó, phòng còn đảm nhận các chức năng quan trọng khác như truyền thông marketing, tư vấn giải pháp kỹ thuật, đảm bảo hàng hóa nhập từ các hãng, thực hiện các thủ tục nhập hàng và thanh toán chi phí logistics.
THẢO LUẬN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU & GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH NN MTV TM & XNK VIETTEL – TRUNG TÂM PHÂN PHỐI
Giải pháp cho kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán tại Chi Nhánh Công ty TNHH NN MTV TM & XNK Viettel - Trung tâm Phân phối 65 1 Giải pháp cho môi trường kiểm soát
4.3.1 Giải pháp cho môi trường kiểm soát
Hiện nay, Giám đốc TTPP, với nền tảng là Trưởng phòng kinh doanh, đang ưu ái nhân viên kinh doanh, trong khi nhân viên hỗ trợ kinh doanh (Back Office) chỉ nhận xếp hạng hoàn thành công việc, dẫn đến tâm lý an phận và không phát triển Việc thiếu ghi nhận cho những nỗ lực của họ, dù họ hoàn thành công việc và hỗ trợ đồng nghiệp trong những lúc khó khăn, càng làm tăng sự chán nản Do đó, tác giả đề xuất Ban Giám đốc và các Trưởng phòng cần kịp thời khen thưởng và tuyên dương nhân viên Back Office để tạo động lực cống hiến và gắn bó với doanh nghiệp.
Để nâng cao chất lượng công việc, Trung tâm Phân phối cần nghiêm túc phê bình những nhân sự thiếu ý thức học hỏi và tìm tòi trong chuyên môn Đề xuất tổ chức các khóa học trực tuyến ngắn hạn về kỹ năng mềm, nghiệp vụ và tiếng Anh với quy định điểm đạt đầu ra sẽ khuyến khích cán bộ, nhân viên nỗ lực hoàn thiện bản thân Đặc biệt, việc cải thiện trình độ tiếng Anh là cần thiết trong môi trường hội nhập hiện nay, Trung tâm có thể tận dụng đội ngũ nhân viên trẻ mới tuyển dụng có trình độ tiếng Anh để đào tạo cho những nhân viên khác, từ đó tiết kiệm chi phí.
4.3.2 Giải pháp cho đánh giá rủi ro
Trung tâm Phân phối cần xây dựng quy trình đánh giá rủi ro phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp, đặc biệt trong chu trình mua hàng - thanh toán, do rủi ro cao ở khâu mua hàng Việc thiết lập bộ tiêu chí đánh giá rủi ro là cần thiết để nhận diện và đối phó hiệu quả Để khắc phục hạn chế về chứng từ và hàng hóa, đội ngũ sale và quản lý sản phẩm cần chủ động lập kế hoạch nhập hàng hàng tháng, hàng quý, tránh nhập dồn vào cuối tháng Quản lý sản phẩm cần liên lạc và đàm phán để đảm bảo hàng hóa về kho đúng hạn, trong khi nhân viên kinh doanh phải trình ký giải trình chi phí đầy đủ trước khi hàng về kho Ban Giám đốc không ký lùi ngày giải trình để tránh tạo thói quen ỷ lại cho nhân viên, và Ban Kho từ chối nhận hàng hóa nếu chưa có đủ hóa đơn Những biện pháp này sẽ giúp tình trạng hàng hóa gửi kho được cải thiện, tạo thuận lợi cho việc sắp xếp và theo dõi hàng hóa, đồng thời đảm bảo số liệu trên sổ sách khớp với thực tế, ngăn ngừa tình trạng mất mát hoặc gian lận.
Ban Giám đốc Trung tâm Phân phối cần chú trọng vào việc đánh giá lại rủi ro trong quy trình mua hàng và thanh toán, vì đây là một quy trình diễn ra thường xuyên.
Hoạt động đánh giá rủi ro là yếu tố quan trọng trong doanh nghiệp thương mại, đòi hỏi sự đầu tư về trí tuệ, thời gian và tài chính Việc lường trước và phân loại các rủi ro, cũng như đánh giá mức độ của chúng, giúp doanh nghiệp thiết lập các biện pháp kiểm soát hiệu quả Trung tâm Phân phối nên thành lập một bộ phận chuyên trách để thực hiện công việc này, thay vì chỉ áp dụng lại các quy trình và quy định cũ.
4.3.3 Giải pháp cho thông tin và truyền thông
Trong bối cảnh số hóa và công nghệ hóa dữ liệu hiện nay, tác giả đề xuất áp dụng công nghệ vào việc xử lý và truyền thông tin để đơn giản hóa quy trình mua hàng và thanh toán Điều này bao gồm việc thực hiện đơn đặt hàng với nhà cung cấp dựa trên hợp đồng nguyên tắc đã ký kết.
Cả hai bên nên chấp nhận tính xác thực cho các đơn hàng đặt qua website của nhà cung cấp và thiết lập một trang điện tử cho phép khách hàng tạo đơn hàng trực tuyến với trung tâm phân phối Điều này sẽ giúp tiết kiệm chi phí gửi chứng từ, rút ngắn thời gian chờ đợi ký chứng từ và giảm thiểu rủi ro mất mát chứng từ Khi đơn hàng được số hóa, quy trình trình ký thanh toán cũng sẽ được đơn giản hóa, chỉ cần hóa đơn của nhà cung cấp, file phụ lục thanh toán chi tiết và biên bản bàn giao hàng hóa.
4.3.4 Giải pháp cho hoạt động kiểm soát Ủy quyền, giao quyền chủ động cho các đầu Trưởng phòng/ban, Phó phòng/ban để phát huy tính chủ động trong công việc, phát huy năng lực, giảm tải áp lực công việc lên Ban Giám đốc Ví dụ: Giao hạn mức phê duyệt hạn mức công nợ cho Phó giám đốc chi nhánh hay Trưởng phòng Tài chính hay giao phần trăm lợi nhuận dự án mà các Phó Giám đốc kinh doanh/Trưởng phòng kinh doanh chịu trách nhiệm xác nhận, Hơn nữa, Trưởng phòng, Phó Giám đốc chi nhánh cũng là những quản lý sát sao nhất đối với công việc chuyên ngành của mình nên với mức giao trong khả năng thì hoàn toàn có thể ra quyết định thay cho Giám đốc.
Trung tâm đã thiết lập quy trình kiểm soát chặt chẽ cho chu trình mua hàng và thanh toán, yêu cầu mọi cá nhân phải nghiêm túc tuân thủ và thực hiện đúng các bước đã đề ra, nhằm giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn.
Thêm vào đó, với phương hướng phát triển thành Công ty Phân phối thì Ban
Giám đốc nên xem xét việc thành lập một ban kiểm soát độc lập cho Trung tâm, nhằm cung cấp và tư vấn thông tin, cũng như hướng dẫn về cách xử lý, kiểm soát và giám sát cho Ban Giám đốc.
4.3.5 Giải pháp cho giám sát
Tập đoàn cần xây dựng mô tả công việc rõ ràng cho nhân viên bộ phận kiểm soát nhằm tối ưu hóa nguồn nhân lực và áp dụng các chỉ tiêu đánh giá chi tiết Việc này giúp tăng cường kiểm soát nội bộ hiệu quả hơn Nhân sự trong bộ phận kiểm soát được Tập đoàn ủy quyền cần thực hiện đầy đủ trách nhiệm, thường xuyên kiểm tra và giám sát công việc của các phòng ban, trung tâm Đồng thời, họ cũng cần chú ý hơn đến từng hoạt động của các chi nhánh, trung tâm do sự phân bố nhân viên rải rác ở nhiều vùng miền gây khó khăn trong việc giám sát.
Giao nhiệm vụ cho nhân viên bộ phận kiểm soát giám sát chu trình mua hàng và thanh toán của TTPP, định kỳ kiểm tra các chứng từ, báo cáo mua hàng và công nợ Đồng thời, cần đóng góp ý kiến để hoàn thiện quy trình kiểm soát này.
Những điểm còn hạn chế của luận văn
Bài viết này được hoàn thành nhanh chóng, do đó chỉ phản ánh một phần hoạt động của doanh nghiệp trong một giai đoạn cụ thể Điều này có thể dẫn đến việc bỏ sót những khía cạnh quan trọng, cũng như những lỗ hổng trong kiểm soát mà chưa được phát hiện.
Bài viết này của tác giả nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ từ góc nhìn của một nhà quản lý có kinh nghiệm, mặc dù tác giả còn trẻ và là nhân viên mới, nên không thể có cái nhìn toàn diện Tác giả đề xuất các giải pháp cải thiện dựa trên những vướng mắc và bất cập thực tế trong công việc, tuy nhiên, những giải pháp này có thể chưa thể áp dụng ngay tại Trung tâm Phân phối, nơi có quy mô tổ chức lớn và còn thiếu kinh nghiệm trong quản lý.
Kết luận chung .68 TÀI LIỆU THAM KHẢO
Trước xu thế toàn cầu hóa, hội nhập và các cuộc cách mạng lớn về công
Mức độ cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong và ngoài nước ngày càng gia tăng, đặc biệt trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam hội nhập với thế giới Các doanh nghiệp như Viettel, VINAPHONE, FPT, và Thế Giới Di Động đang phát triển mạnh mẽ, tạo ra thách thức cho các doanh nghiệp nội địa Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược phù hợp và nâng cao hiệu quả quản lý, đồng thời thực hiện kiểm soát nội bộ hiệu lực Việc kiểm tra và kiểm soát hiệu quả sẽ giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định và kế hoạch kinh doanh đúng đắn, đảm bảo lợi ích và sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
Nhận thấy tầm quan trọng của vấn đề, luận văn đã tiến hành nghiên cứu sâu sắc, kết hợp giữa lý thuyết và thực tiễn nhằm đặt ra và giải quyết những vấn đề cơ bản.
Luận văn đã tổng hợp và hệ thống hóa các lý thuyết liên quan đến kiểm soát nội bộ nói chung, đồng thời phân tích sâu về kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng và thanh toán, đặc biệt trong bối cảnh các doanh nghiệp thương mại và xuất nhập khẩu.
Nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng – thanh toán tại Chi Nhánh Công ty TNHH NN MTV TM & XNK Viettel - Trung tâm Phân phối đã chỉ ra những ưu điểm và hạn chế hiện tại Để nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ, bài viết đề xuất các giải pháp khắc phục những hạn chế này, nhằm hoàn thiện quy trình kiểm soát tại Trung tâm Phân phối.