ĐẶC ĐIỂM VỀ TỔ CHỨC KINH DOANH VÀ QUẢN LÝ Ở CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ HƯNG YÊN
Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty Cổ phần Thương Mại Dịch Vụ Hưng Yên, tiền thân là Cửa hàng công nghệ và nông sản thực phẩm Hải Hưng, được thành lập sau khi tỉnh Hải Hưng được tách thành hai tỉnh Hải Dương và Hưng Yên vào ngày 1/1/1997 Ngày 14/3/1997, Công ty thương mại tổng hợp Hưng Yên được thành lập theo quyết định số 193 QĐ-UB, dựa trên việc bàn giao từ hai cửa hàng trước đó Đến ngày 1/1/2004, công ty đã đổi tên thành Công ty Cổ phần Thương Mại Dịch Vụ Hưng Yên để phù hợp với tình hình kinh tế mới.
Ngày cấp: 25/09/1998 Nơi đăng ký quản lý: Cục thuế tỉnh Hưng Yên Địa chỉ: Số 2 – Nguyễn Thiện Thuật – Phường Lê Lợi – TP Hưng Yên – Hưng Yên Điện thoại: 0221.3.863.093- Fax: 0221.3.862.765
Vốn điều lệ: 15.174.625.000 (tính đến ngày 31/12/2021)
Người đại diện: Trần Văn Dần
Tổng số cán bộ nhân viên là: 113 nhân viên
Công ty hiện có 09 chi nhánh phân bố tại các huyện, thị xã và trung tâm tỉnh Hưng Yên, bao gồm thành phố Hưng Yên, huyện Tiên Lữ, huyện Phù Cừ, huyện Ân Thi, huyện Kim Động, huyện Yên Mỹ, thị trấn Mỹ Hào, huyện Văn Lâm và huyện Văn Giang.
Lĩnh vực kinh doanh và quy trình bán hàng, thanh toán của công ty
Công ty Cổ phần Thương Mại Dịch Vụ Hưng Yên là một doanh nghiệp nhỏ và vừa, chuyên cung cấp dịch vụ thương mại tổng hợp Công ty hoạt động theo cơ chế thị trường và tuân thủ các quy định của luật Doanh nghiệp.
Công ty hoạt động dưới sự quản lý và chỉ đạo của Tỉnh và Sở Công thương Hưng Yên, với năm ngành nghề kinh doanh chính.
- Bán buôn thực phẩm và đồ uống: đường sữa, bánh kẹo, đồ uống có ga, có cồn …
- Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình: thiết bị điện nước và đồ dùng gia đình
- Bán lẻ lương thực, thực phẩm, đồ uống, thuốc lá, thuốc lào chiếm tỷ trọng lớn
- Bán buôn phân bón, thuốc trừ sâu và các hóa chất khác sử dụng trong công nghiệp
- Bán buôn các vật liệu trong xây dựng như xi măng, gạch xây, đá, cát
- Bán buôn gạo, lúa mỳ, bột mỳ và hạt ngũ cốc khác
- Bán lẻ trong các cửa hàng kinh doanh tổng hợp: vải, quần áo, giầy dép, đồ chơi, …
- Bán lẻ sách, báo, tạp chí, văn phòng phẩm trong các cửa hàng kinh doanh
(Nguồn: Phòng Nghiệp vụ Kinh doanh)
1.2.2 Quy trình bán hàng của công ty và phương thức thanh toán:
Dưới đây là sơ đồ mô tả quy trình bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty:
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ quy trình bán hàng của công ty
(Nguồn: Phòng Nghiệp vụ kinh doanh)
Những khách hàng của công ty thường là các doanh nghiệp, rất ít khách hàng là cá nhân
Vì vậy hình thức thanh toán chủ yếu là chuyển khoản, một số khách hàng là cửa hàng kinh doanh nhỏ lẻ thường thanh toán bằng tiền mặt
Kiểm tra hàng tồn kho
Ghi phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng
Vận chuyển hàng hóa và thu tiền
Khách hàng có thể gửi đơn đặt hàng qua email hoặc điện thoại đến phòng Nghiệp vụ kinh doanh, hoặc đến trực tiếp công ty nếu ở gần Nhân viên sẽ báo giá và kiểm tra hàng tồn kho; nếu không đủ, công ty sẽ nhập hàng về và thông báo cho khách Sau khi có đủ hàng, đơn đặt hàng sẽ được duyệt, kế toán lập phiếu xuất kho và hóa đơn Cuối cùng, công ty tiến hành xuất kho, vận chuyển hàng hóa và thu tiền từ khách hàng.
Có 2 phương thức vận chuyển hàng: khách hàng tự đến công ty lấy đối với những khách hàng ở gần; công ty sẽ thuê đơn vị vận chuyển và vận chuyển đến nơi khách hàng yêu cầu toàn bộ số hàng hóa đối với những khách hàng ở xa Khách hàng thực hiện thanh toán số tiền theo đúng đơn đặt hàng hoặc hợp đồng do 2 bên đã thống nhất.
Đặc điểm của tổ chức quản lý và tổ chức kinh doanh của công ty
* Dưới đây là sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty:
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty
(Nguồn: Phòng Tổ chức lao động)
BAN KIỂM SOÁT BAN GIÁM ĐỐC ĐIỀU
Phòng Kế toán – Tài vụ
Phòng Tổ chức lao động
Phòng nghiệp vụ kinh doanh
Các chi nhánh trực thuộc
Hội đồng Quản trị, gồm 05 thành viên (01 Chủ tịch, 01 Phó Chủ tịch và 03 thành viên), là cơ quan cao nhất của công ty, có nhiệm vụ quyết định các phương án kinh doanh, tổ chức và cơ chế quản lý của công ty.
Ban Kiểm soát, bao gồm 03 thành viên với 01 Trưởng ban và 02 Phó ban, có nhiệm vụ kiểm tra và đánh giá thông tin kinh tế cũng như tình hình tài chính của công ty, đảm bảo theo dõi các hoạt động kinh doanh hiện tại và tiềm năng trong tương lai.
- Ban Giám Đốc điều hành (gồm có 04 thành viên: 01 Giám đốc và 03 Phó Giám đốc):
Ban Giám đốc, được bổ nhiệm bởi Hội đồng quản trị, có nhiệm vụ điều hành và quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty Để hỗ trợ cho Ban Giám đốc, công ty có các phòng chức năng như Phòng Kế toán – Tài vụ, Phòng Tổ chức lao động, Phòng Nghiệp vụ Kinh doanh, cùng với 09 chi nhánh hoạt động trên địa bàn tỉnh.
Phòng Kế toán – Tài vụ chịu trách nhiệm thực hiện các công việc chuyên môn về tài chính kế toán theo các chuẩn mực hiện hành Nhiệm vụ của phòng bao gồm ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày, kiểm tra tính chính xác của chứng từ và hóa đơn, và từ đó thực hiện ghi sổ kế toán cũng như lập báo cáo kế toán.
Phòng Tổ chức lao động chịu trách nhiệm theo dõi biến động lao động, thực hiện chấm công hàng ngày cho cán bộ và nhân viên Phòng cũng quản lý, đào tạo và phát triển nhân sự, phân công công việc, cũng như kiểm tra và giám sát nhân sự của các phòng ban trong công ty.
Phòng Nghiệp vụ kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và theo dõi hoạt động kinh doanh của công ty Phòng này tiếp nhận đơn đặt hàng và hợp đồng mua bán hàng hóa, đồng thời lập đề nghị xuất kho Ngoài ra, đây cũng là nơi thực hiện nghiên cứu thị trường khách hàng, phát triển chiến lược mở rộng thị trường và tìm kiếm thị trường mới Phòng Nghiệp vụ kinh doanh còn cung cấp thông tin và phối hợp với các phòng ban khác nhằm tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Kết quả kinh doanh của công ty từ năm 2018- 2020
Hình 1.1 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ 2018-2020 (Nguồn: Phòng Kế toán – Tài vụ)
Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty trong ba năm qua cho thấy doanh thu thuần từ bán hàng và cung cấp dịch vụ có xu hướng tăng giảm không ổn định Cụ thể, doanh thu thuần năm 2019 đạt 87.469.494.630 đồng, giảm 7.696.154.303 đồng (tương ứng 8,09%) so với năm 2018 Tuy nhiên, năm 2020, doanh thu đã tăng 714.019.420 đồng (tương ứng 0,82%) so với năm 2019 Sự biến động này là do doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2019 giảm so với năm 2018, trong khi năm 2020 lại tăng so với năm 2019, và công ty không có các khoản giảm trừ doanh thu.
Số tiền Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 95.165.648.933 87.469.494.630 88.183.514.050 -7.696.154.303 -8,09% 714.019.420 0,82%
3 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 95.165.648.933 87.469.494.630 88.183.514.050 -7.696.154.303 -8,09% 714.019.420 0,82%
5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 3.413.291.543 2.744.257.184 3.140.776.875 -669.034.359 -19,60% 396.519.691 14,45%
6 Doanh thu hoạt động tài chính 247.456 -247.456 -100,00%
- Trong đó: Chi phí lãi vay 0 641.455.700 653.371.539 641.455.700 11.915.839 1,86%
8 Chi phí quản lý kinh doanh 4.637.088.079 2.326.377.234 2.796.351.136 -2.310.710.845 -49,83% 469.973.902 20,20%
9 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh -2.348.047.783 -223.575.750 -308.945.800 2.124.472.033 -90,48% -85.370.050 38,18%
13 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 222.994.615 229.937.084 222.436.666 6.942.469 3,11% -7.500.418 -3,26%
15 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 178.395.692 183.949.667 177.949.333 5.553.975 3,11% -6.000.334 -3,26%
Chỉ tiêu So sánh giữa 2019/2018 So sánh giữa 2020/2019
Trong ba năm qua, lợi nhuận gộp từ bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty cho thấy sự biến động không đồng đều Cụ thể, năm 2019, lãi gộp giảm 19,6% so với năm 2018, trong khi năm 2020, lãi gộp tăng 14,45% so với năm 2019 Sự thay đổi này chủ yếu xuất phát từ giá vốn hàng bán của công ty không ổn định qua các năm.
Trong ba năm qua, lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh của công ty đều âm và có sự biến động không ổn định Năm 2019, lợi nhuận tăng 90,48% so với năm 2018, nhưng năm 2020 lại giảm 38,18% so với năm 2019 Nguyên nhân chính của sự sụt giảm này là do chi phí tài chính, đặc biệt là chi phí lãi vay, đã tăng từ 641.455.700 đồng lên 653.371.539 đồng Hơn nữa, doanh thu từ hoạt động tài chính trong hai năm 2019 và 2020 không có, cho thấy công ty đang gánh chịu nhiều khoản nợ từ các tổ chức tín dụng Đây là tín hiệu không tốt, có thể ảnh hưởng đến rủi ro tài chính của công ty.
Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp (lãi ròng) ghi nhận sự tăng trưởng vào năm 2019 với mức 183.949.667 đồng, tăng 5.553.975 đồng (tương ứng 3,11%) so với năm 2018, nhưng đã giảm xuống còn 177.949.333 đồng vào năm 2020, giảm 6.000.334 đồng (tương ứng 3,26%) Sự biến động này chủ yếu đến từ thu nhập và lợi nhuận khác của công ty.
Mặc dù lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh của công ty đã âm trong ba năm qua, nhưng lợi nhuận sau thuế vẫn dương nhờ vào các khoản thanh lý và nhượng bán tài sản cố định Tuy nhiên, đây không phải là tín hiệu tích cực, vì nếu công ty không quản lý tốt chi phí trong các năm tới, tình hình tài chính sẽ tiếp tục gặp khó khăn Do đó, công ty cần chú trọng hơn vào việc kiểm soát chi phí để phục hồi hoạt động kinh doanh.
HÌNH THỨC KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ HƯNG YÊN
Hình thức kế toán
Công ty hiện tại đang áp dụng hình thức kế toán theo hình thức Nhật ký chung trên phần mềm Kế toán MISA
Dưới đây là sơ đồ mô tả Trình tự ghi sổ Kế toán theo hình thức Nhật ký chung trên phần mềm Kế toán MISA:
Sơ đồ 2.1: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung trên phần mềm MISA
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Quan hệ đối chiếu
Hằng ngày, kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh dựa trên chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ đã được kiểm tra Việc xác định tài khoản ghi Nợ và ghi Có được thực hiện để nhập dữ liệu vào phần mềm MISA theo trình tự thời gian Phần mềm này sẽ tự động cập nhật số liệu vào các sổ kế toán tổng hợp.
Sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan
- Sổ kế toán tổng hợp
- Sổ, Thẻ kế toán chi tiết
Kế toán định kỳ thực hiện khóa sổ và lập báo cáo kế toán, đảm bảo tính chính xác và trung thực của thông tin đã được cập nhật Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và sổ liệu chi tiết được thực hiện tự động, giúp kế toán dễ dàng kiểm tra sự khớp nhau giữa sổ kế toán và báo cáo sau khi in ra.
- Cuối kỳ, sổ kế toán tổng hợp và Sổ, Thẻ kế toán chi tiết được in ra giấy và đóng thành quyển.
Tổ chức bộ máy kế toán
Hiện tại công ty, tổ chức bộ máy kế toán theo phương thức chức năng và theo mô hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán
* Sau đây là sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty:
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy Kế toán
(Nguồn: Phòng Kế toán – Tài vụ)
- Kế toán trưởng: Là người đứng đầu phòng Kế toán, có nhiệm vụ tổ chức, phân công và chỉ đạo toàn bộ công tác Kế toán của công ty:
Kế toán vật tư và tài sản cố định
Kiểm tra và theo dõi tất cả các hoạt động tài chính của công ty là rất quan trọng, bao gồm việc nắm bắt thông tin kinh tế một cách chính xác Điều này đảm bảo rằng việc ghi chép và tính hợp lệ của các nghiệp vụ kinh tế trên sổ sách kế toán được thực hiện đúng cách.
Phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty là rất quan trọng để đưa ra những giải pháp hiệu quả Tôi sẽ tham mưu cho Giám đốc về các biện pháp nhằm giảm chi phí và tăng lợi nhuận cho công ty.
Kế toán tổng hợp là chuyên gia phụ trách việc thu thập và quản lý các chi phí phát sinh hàng ngày, hàng quý, hàng tháng và hàng năm trong hoạt động kinh doanh của công ty Họ thực hiện các nhiệm vụ tính toán, khai báo và quyết toán thuế, đồng thời lập báo cáo kế toán theo quy định pháp luật.
Kế toán thanh toán (quản lý công nợ) là người phụ trách theo dõi tình hình công nợ của khách hàng và quản lý các khoản thanh toán nội bộ Hàng tháng, họ tính lương, các khoản trích theo lương và thanh toán cho người lao động Ngoài ra, kế toán thanh toán còn ghi chép các khoản thanh toán của công ty và cập nhật việc thanh toán lương hàng tháng vào sổ sách kế toán trên phần mềm.
Thủ quỹ là người có trách nhiệm theo dõi tình hình thu chi tại quỹ công ty, kiểm tra số dư quỹ hàng ngày và quản lý việc rút tiền gửi từ ngân hàng Họ cũng ghi chép các chứng từ gốc liên quan đến thu chi tiền và chuyển cho kế toán tiền mặt để cập nhật sổ sách kế toán.
Kế toán tiền mặt có nhiệm vụ tiếp nhận và kiểm tra chứng từ gốc từ thủ quỹ, đồng thời ghi chép tình hình thu, chi tiền mặt vào sổ sách kế toán trên phần mềm Họ cần đối chiếu số liệu với kế toán thanh toán hàng ngày để báo cáo cho kế toán trưởng Ngoài ra, kế toán tiền mặt cũng đề xuất với Ban Giám đốc về tình hình tồn quỹ nhằm hỗ trợ lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả cho công ty.
Kế toán ngân hàng chịu trách nhiệm kiểm tra tình hình rút và gửi tiền, cũng như các khoản chuyển khoản của khách hàng nội bộ Họ cũng kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ gốc từ ngân hàng và ghi chép thông tin vào sổ sách kế toán qua phần mềm.
Thủ kho là người đảm nhiệm việc theo dõi tình hình nhập, xuất và tồn kho hàng hóa hàng ngày của công ty Họ có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ yêu cầu xuất – nhập hàng, lưu giữ các chứng từ giao hàng và yêu cầu xuất hàng, đồng thời chuyển giao cho bộ phận Kế toán để lập phiếu.
13 yêu cầu mua hàng theo định kỳ Và tham mưu cho Giám đốc có hướng chuẩn bị hàng hóa chuẩn vị cho khách hàng
Kế toán vật tư và tài sản cố định đảm nhiệm việc tiếp nhận phiếu yêu cầu xuất- nhập hàng từ thủ kho, tính toán đơn giá nhập xuất kho và ghi chép vào phần mềm kế toán Họ cũng lập hóa đơn bán hàng, theo dõi và tổng hợp số lượng hàng bán để tạo báo cáo tổng hợp cho công ty Ngoài ra, kế toán còn lập báo cáo chi tiết về tình hình nhập và xuất kho trong kỳ để trình kế toán tổng hợp phê duyệt, cùng với việc lập và phân bổ khấu hao trong kỳ.
- Ngoài ra ở 1 số đơn vị trực thuộc có bộ máy kế toán riêng, ở một số chi nhánh kinh doanh nhỏ lẻ không có bộ máy kế toán riêng.
Chế độ kế toán áp dụng tại công ty
Công ty hiện đang áp dụng Chế độ Kế toán cho doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, được ban hành ngày 26 tháng 8 năm 2016 bởi Bộ Tài Chính Thông tư này hướng dẫn các nguyên tắc ghi sổ kế toán, lập và trình bày báo cáo tài chính cho doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Niên độ kế toán và kỳ kế toán của công ty được xác định là một năm, bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 của năm dương lịch.
- Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
- Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên
- Tính giá hàng tồn kho theo phương pháp nhập trước xuất trước
- Ghi nhận hàng tồn kho theo nguyên tắc giá gốc
- Phương pháp khấu hao tài sản cố định: đường thẳng
(Nguồn: Thuyết minh Báo cáo tài chính công ty do Phòng Kế toán – Tài vụ cung cấp)
Tình hình sử dụng máy tính trong kế toán và phần mềm kế toán của công ty
Phòng kế toán của công ty hiện đang có 08 máy tính phục vụ cho Kế toán
Công ty hiện tại đang sử dụng phần mềm execl kết hợp với phần mềm kế toán MISA
Sử dụng Execl, phần mềm tin học văn phòng miễn phí có sẵn trên máy tính, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian cài đặt Execl cung cấp nhiều tính năng phân tích hữu ích, hỗ trợ nhân viên kế toán trong việc tạo báo cáo mà không cần sử dụng phần mềm bổ sung.
Dưới đây là bản chụp giao diện phần mềm Kế toán của công ty:
Hình 2.1 Phần mềm kế toán MISA của công ty
(Nguồn: Phòng Kế toán – Tài vụ)
Phần mềm kế toán MISA, với hơn 25 năm kinh nghiệm và hơn 130.000 doanh nghiệp tin tưởng sử dụng, đã khẳng định được uy tín của mình trong ngành Sản phẩm này không chỉ được đánh giá cao mà còn nhận được nhiều giải thưởng danh giá, chứng tỏ chất lượng và hiệu quả trong công tác kế toán.
Phần mềm kế toán với giao diện thân thiện và dễ sử dụng, đáp ứng nhu cầu nghiệp vụ cho nhiều lĩnh vực như thương mại, dịch vụ, xây dựng và sản xuất Ngoài ra, phần mềm được cập nhật nhanh chóng các quy định pháp luật mới và các biểu mẫu thay đổi, giúp người dùng luôn nắm bắt thông tin kịp thời.
Phần mềm tích hợp với Tổng cục thuế, hóa đơn điện tử, ngân hàng điện tử, phần mềm bán hàng và chữ ký số, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí trong việc kê khai thuế, sử dụng hóa đơn điện tử và thực hiện các giao dịch ngân hàng.
Việc sử dụng phần mềm kế toán MISA cũng khiến cho kế toán an tâm hơn vì có tính bảo mật cao
ĐẶC ĐIỂM MỘT SỐ PHẦN HÀNH KẾ TOÁN CHỦ YẾU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ HƯNG YÊN
Kế toán tiền mặt
- Nhiệm vụ của kế toán tiền mặt:
+ Phản ánh chính xác, đầy đủ và kịp thời số tiền hiện có tại quỹ; theo dõi tình hình biến động tiền mặt của công ty
+ Chấp hành tất cả các quy định về tiền mặt
- Dưới đây là bản mô tả nghiệp vụ Quỹ trên phần mềm Kế toán:
Hình 3.1 Nghiệp vụ Quỹ trên phần mềm MISA
(Nguồn: Phòng Kế toán – Tài vụ)
- Nghiệp vụ chủ yếu tại công ty thường phát sinh ở các nguồn sau:
+ Thu tiền từ khách hàng từ việc bán hàng hóa
+ Nộp tiền mặt vào ngân hàng
+ Trả tiền từ việc mua hàng hóa
* Công ty đang sử dụng 1 số chứng từ sau:
- Giấy nộp tiền vào ngân hàng
* Quy trình luân chuyển phiếu thu tiền mặt:
Phiếu thu tiền mặt là chứng từ quan trọng ghi lại tình hình thu tiền trong kỳ, được lập bởi kế toán tiền mặt Phiếu này được tạo thành 3 liên, sử dụng giấy than để viết một lần, giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Lưu trữ phiếu thu gồm ba liên: liên 1 giữ lại trong quyển phiếu thu, liên 2 gửi cho người nộp tiền và liên 3 dành cho thủ quỹ để ghi sổ quỹ tiền mặt Cuối ngày, kế toán tiền mặt sẽ tập hợp phiếu chi cùng các chứng từ gốc và nhập vào sổ sách trên phần mềm kế toán MISA trong phân hệ Quỹ.
Quy trình luân chuyển phiếu thu tiền mặt tại công ty bao gồm các bước từ người nộp tiền, kế toán tiền mặt, kế toán trưởng cho đến thủ quỹ.
Sơ đồ 3.1 Quy trình luân chuyển phiếu thu tiền mặt Đề nghị nộp tiền Lập thiếu thu Ký, duyệt thu
Nộp tiền và ký phiếu thu
Nhận phiếu thu và thu tiền
Ghi sổ quỹ tiền mặt Bảo quản, lưu trữ
Ghi sổ kế toán Nhận lại phiếu thu
Khi nhận đề nghị nộp tiền, kế toán tiền mặt lập phiếu thu và trình ký cho kế toán trưởng Sau khi phiếu thu được ký, người nộp tiền sẽ tiến hành nộp tiền và ký vào phiếu Thủ quỹ nhận phiếu thu, thu tiền và ký xác nhận Tiếp theo, thủ quỹ ghi sổ quỹ tiền mặt và chuyển toàn bộ phiếu thu cho kế toán tiền mặt để kiểm tra, ghi sổ kế toán và lưu trữ.
- Hình ảnh minh họa phiếu thu tiền mặt của công ty:
Hình 3.2: Phiếu thu tiền mặt
(Nguồn: Phòng Kế toán – Tài vụ)
* Quy trình luân chuyển phiếu chi tiền mặt:
Phiếu chi tiền mặt là tài liệu quan trọng ghi nhận tình hình chi tiêu tiền mặt trong một kỳ kế toán Được lập bởi kế toán tiền mặt, phiếu này thường được tạo thành ba liên bằng cách sử dụng giấy than, giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình quản lý tài chính.
1 lưu tại quyển phiếu chi, liên 2 giao cho thủ quỹ ghi sổ quỹ và liên 3 gửi cho người
Cuối ngày, kế toán tiền mặt thực hiện việc tổng hợp phiếu thu cùng các chứng từ gốc và ghi chép vào sổ sách trên phần mềm kế toán MISA trong phân hệ Quỹ.
- Dưới đây là sơ đồ mô tả quy trình luân chuyển phiếu chi tiền mặt ở công ty:
Giám đốc Kế toán tiền mặt
Sơ đồ 3.2 Quy trình luân chuyển phiếu chi tiền mặt
Khi có đề nghị chi tiền, giám đốc kế toán trưởng sẽ duyệt chi, sau đó kế toán tiền mặt lập phiếu chi và chuyển cho giám đốc và kế toán trưởng ký Tiếp theo, thủ quỹ ký vào phiếu chi và thực hiện việc chi tiền cho người nhận Người nhận tiền sẽ ký vào phiếu chi sau khi nhận tiền Thủ quỹ ghi sổ quỹ tiền mặt và chuyển tất cả phiếu chi cho kế toán tiền mặt để ghi sổ kế toán và lưu trữ.
Nhận phiếu chi, chi tiền và ký phiếu
Nhận tiền và ký chứng từ
- Hình ảnh minh họa (bản chụp) phiếu chi tiền mặt của công ty:
Hình 3.3 Phiếu chi tiền mặt
(Nguồn: Phòng Kế toán – Tài vụ)
Công ty đang sử dụng tài khoản 111- Tiền mặt và TK 112 – Tiền gửi ngân hàng:
- TK 1121: Tiền gửi ngân hàng bằng tiền Việt Nam
- Ngoài ra còn sử dụng một số tài khoản liên quan: TK 131 – Phải thu khách hàng, TK 331- Phải trả người bán, TK 156 – Hàng hóa …
3.1.4 Quy trình hạch toán số liệu từ chứng từ vào các sổ kế toán tổng hợp, chi tiết và báo cáo kế toán:
Dưới đây là sơ đồ mô tả quy trình hạch toán số liệu từ chứng từ vào các sổ kế toán tổng hợp, chi tiết và báo cáo kế toán, giúp hiểu rõ cách thức ghi chép và quản lý thông tin tài chính một cách hiệu quả.
Sơ đồ 3.3 Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung trên phần mềm MISA
Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
Hàng ngày, kế toán ghi nhận chứng từ thu chi tiền mặt đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ và ghi Có, sau đó nhập vào phần mềm theo mẫu đã thiết kế Phần mềm tự động cập nhật vào Sổ nhật ký chung, Sổ cái tài khoản tiền mặt và sổ kế toán chi tiết tiền mặt Cuối năm, kế toán thực hiện khóa sổ và lập báo cáo tài chính, với việc đối chiếu số liệu tổng hợp và chi tiết diễn ra tự động, đảm bảo tính chính xác Kế toán có thể kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán và báo cáo sau khi in ra giấy.
Kế toán hàng hóa và hàng tồn kho
- Vai trò của kế toán hàng tồn kho:
+ Xác định chi phí nhập kho và tính giá nhập kho và xuất kho
- Sổ cái tài khoản tiền mặt
- Sổ kế toán chi tiền mặt
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
+ Phản ánh kịp thời tình hình biến động của từng loại hàng tồn kho theo số lượng và giá trị
Để giảm thiểu thiệt hại, việc theo dõi và đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua sắm cũng như dự trữ hàng tồn kho là rất quan trọng Điều này giúp phát hiện kịp thời những mặt hàng tồn động, từ đó đưa ra các biện pháp xử lý hiệu quả.
Hàng tồn kho được ghi nhận dựa trên nguyên tắc giá thấp hơn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được Giá gốc bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí lao động trực tiếp và chi phí sản xuất chung, nhằm đảm bảo hàng tồn kho ở trạng thái hiện tại Đối với doanh nghiệp thương mại, giá gốc được xác định qua các phương pháp như bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước, thực tế đích danh hoặc giá bán lẻ Giá trị thuần có thể thực hiện được được tính bằng giá bán ước tính trừ đi các chi phí hoàn thành sản phẩm và chi phí tiếp thị, bán hàng, phân phối phát sinh.
- Hiện tại công ty đang hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước
(Nguồn: Thuyết minh Báo cáo tài chính công ty do Phòng Kế toán – Tài vụ cung cấp)
- Nghiệp vụ chủ yếu của công ty là: Mua hàng hóa về nhập kho, xuất kho hàng hóa để bán hoặc tiêu dùng nội bộ
Công ty đang sử dụng một số chứng từ sau:
- Hóa đơn mua hàng hóa
* Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho:
Phiếu nhập kho là tài liệu quan trọng phản ánh tình hình nhập kho hàng hóa của công ty trước khi xuất dùng hoặc bán Được lập bởi kế toán vật tư và tài sản cố định, phiếu này gồm ba liên: liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho người nhập hàng, và liên 3 dùng để luân chuyển và ghi sổ Số lượng hàng hóa sẽ được kế toán ghi rõ trên phiếu Sau đó, kế toán sẽ tập hợp phiếu nhập kho cùng các chứng từ gốc để ghi sổ trên phần mềm kế toán MISA tại phân hệ Tồn kho.
- Dưới đây là sơ đồ luân chuyển phiếu nhập kho của công ty:
Sơ đồ 3.4 .Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho
(1) Người giao hàng lập đề nghị nhập vật tư, hàng hóa
(2) Chuyển giấy đề nghị nhập vật tư, hàng hóa đến cán bộ kiểm nhận lập biên bản kiểm nhận
(3) Tiếp tục chuyển đến cho kế toán vật tư và tài sản cố định lập phiếu nhập kho
Người giao hàng Đề nghị nhập hàng
Kế toán vật tư và tài sản cố định
Nhận phiếu nhập kho, ký và nhập kho
Lập phiếu nhập kho Ghi thẻ kho
Kế toán vật tư và Tài sản cố định
Thủ kho nhận phiếu nhập kho từ kế toán vật tư và tài sản cố định, sau đó ký tên xác nhận và tiến hành nhập kho hàng hóa Đồng thời, thủ kho cũng ghi lại số lượng hàng hóa đã nhập trên phiếu nhập kho.
(5) Thủ kho tiến hành lập thẻ kho
(6) Kế toán tiếp nhận phiếu nhập kho do thủ kho chuyển đến tiến hành kiểm tra và ghi sổ kế toán
(7) Tiến hành bảo quản và lưu trữ
- Hình ảnh minh họa (bản chụp) phiếu nhập kho của công ty:
* Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho:
Phiếu xuất kho là tài liệu quan trọng ghi nhận tình hình xuất kho hàng hóa của công ty trong một kỳ, bao gồm việc xuất dùng hoặc bán hàng Phiếu này được lập bởi kế toán vật tư và tài sản cố định, với ba liên: liên 1 lưu tại cuống, liên 2 do thủ kho giữ lại để ghi thẻ kho và chuyển cho kế toán.
3 giao cho người nhận hàng Phiếu xuất kho là căn cứ để tập hợp chi phí tính giá vốn
Kế toán vật tư và tài sản cố định tại 24 hàng bán được thực hiện bằng cách tập hợp phiếu xuất kho cùng các chứng từ gốc vào sổ sách trên phần mềm kế toán MISA trong phân hệ Tồn kho.
- Dưới đây là sơ đồ luân chuyển phiếu xuất kho của công ty:
Sơ đồ 3.5 Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho
(1) Người có yêu cầu xuất kho lập giấy đề nghị xuất kho
(2) Chuyển giấy đề nghị cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt xuất kho
(3) Chuyển cho kế toán vật tư và tài sản cố định lập phiếu xuất kho và ký tên
(4) Sau đó cho thủ kho, tiến hành ký phiếu và xuất kho hàng hóa
(5) Thủ kho tiến hành lập thẻ kho
(6) Chuyển tất cả phiếu nhập kho cho kế toán tiến hành kiểm tra và ghi sổ kế toán vào phần mềm
(7) Tiến hành bảo quản và lưu trữ
- Hình ảnh minh họa (bản chụp) phiếu xuát kho của công ty:
Người có yêu cầu xuất Đề nghị xuất hàng
Kế toán vật tư và tài sản cố định
Nhận phiếu xuất kho, ký và xuất kho
Kế toán trưởng, giám đốc
Kế toán vật tư và Tài sản cố định
- Công ty đang sử dụng một số tài khoản sau:
+ TK 151: Hàng mua đang đi đường
+ TK 157: Hàng gửi đi bán
+ TK 632: Giá vốn hàng bán
Công ty cũng sử dụng một số tài khoản khác như TK 131 để quản lý khoản phải thu từ khách hàng, TK 331 để theo dõi khoản phải trả cho người bán, TK 111 để ghi nhận tiền mặt và TK 112 để quản lý tiền gửi ngân hàng.
3.2.4 Quy trình hạch toán từ số liệu từ chứng từ vào sổ kế toán tổng hợp, sổ chi tiết và báo cáo kế toán:
* Kế toán chi tiết tại kho và phòng kế toán:
- Công ty hiện tại đang áp dụng trình tự ghi sổ theo phương pháp thẻ song song
Theo phương pháp này, việc theo dõi hàng tồn kho được thực hiện đồng thời tại kho và phòng kế toán Tại kho, “thẻ kho” được sử dụng để ghi chép số lượng hàng tồn, trong khi phòng kế toán sử dụng “sổ kế toán chi tiết” tương ứng với “thẻ kho” để ghi chép cả số lượng và trị giá hàng tồn kho.
- Dưới đây là sơ đồ mô tả trình tự ghi sổ theo phương pháp thẻ song song:
Sơ đồ 3.6 Trình tự ghi sổ theo phương pháp thẻ song song
Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Đối chiếu, kiểm tra
Hàng ngày, thủ kho dựa vào phiếu nhập kho và phiếu xuất kho đã thực hiện để ghi lại số lượng vật tư thực nhập và thực xuất vào các "thẻ kho" tương ứng.
Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ kế toán tổng hợp
Sau khi kiểm tra và đối chiếu số tồn kho trên “thẻ kho” với số liệu thực tế, thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho đến Kế toán vật tư và tài sản cố định để thực hiện việc kiểm tra và đối chiếu với sổ kế toán, đảm bảo sự khớp nhau giữa số liệu trên sổ kế toán và hiện vật.
Trong phòng kế toán, kế toán thực hiện việc mở "sổ kế toán chi tiết" cho từng hàng tồn kho tương ứng với các "thẻ kho" Họ kiểm tra và đối chiếu các chứng từ như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho từ thủ kho với các tài liệu liên quan như hóa đơn bán hàng và hợp đồng vận chuyển, sau đó ghi chép vào sổ kế toán chi tiết Cuối kỳ, số liệu trên sổ kế toán chi tiết sẽ được đối chiếu với thẻ kho, làm cơ sở để lập bảng tổng hợp chi tiết và đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp.
* Kế toán tổng hợp nhập, xuất kho hàng hóa trên các sổ kế toán:
- Công ty hiện tại đang áp dụng trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung trên phần mềm MISA
- Dưới đây là sơ đồ mô tả trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung trên phần mềm MISA:
Sơ đồ 3.7: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung trên phần mềm MISA
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
- Sổ cái các tài khoản hàng hóa
- Sổ chi vật tư và hàng hóa
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
- Trình tự: Hàng ngày, kế toán căn cứ vào Hóa đơn GTGT và Phiếu xuất kho hoặc
Sau khi đối chiếu và kiểm tra chứng từ kế toán, kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm MISA để ghi sổ và xác định tài khoản Ghi nợ, Ghi Có Phần mềm tự động cập nhật các sổ như Sổ Nhật ký Chung, Sổ cái tài khoản Hàng hóa và sổ chi tiết vật tư Cuối kỳ, kế toán thực hiện khóa sổ và lập báo cáo kế toán Quá trình đối chiếu diễn ra tự động, đảm bảo an toàn và chính xác, cho phép kế toán kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán và báo cáo sau khi in ra giấy.
Kế toán bán hàng
- Vai trò của kế toán bán hàng:
Để đảm bảo tính chính xác và kịp thời trong báo cáo tài chính, cần phản ánh đúng khối lượng hàng bán, ghi nhận doanh thu bán hàng cùng với các chi phí liên quan như giá vốn hàng bán và doanh thu thuần.
+ Lựa chọn phương pháp và xác định đúng giá vốn hàng bán
+ Xác định kết quả bán hàng và thực hiện chế độ báo cáo hàng hóa và báo cáo bán hàng
- Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: “Doanh thu sẽ được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn
+ Công ty đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gằn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua
+ Công ty không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa
+ Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
+ Công ty thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng
+ Xác dịnh được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.”
(Nguồn: Thuyết minh báo cáo tài chính do phòng Kế toán – Tài vụ cung cấp)
- Dưới đây là sơ đồ mô tả quy trình nghiệp vụ bán hàng của công ty:
Hình 3.6 Sơ đồ quy trình nghiệp vụ bán hàng công ty
(Nguồn: Phòng Kế toán – Tài vụ)
Công ty đang sử dụng một số chứng từ sau:
- Phiếu xuất kho bán hàng
- Biên bản kiểm kê hàng hóa
Ngoài ra công ty còn sử dụng 1 số chứng từ khác như Giấy báo Có, Phiếu thu tiền mặt
* Quy trình luân chuyển hóa đơn bán hàng của công ty:
Hóa đơn bán hàng của công ty là tài liệu quan trọng phản ánh tình hình kinh doanh, được lập bởi kế toán thanh toán với ba liên: liên 1 lưu tại kho để đối chiếu với kế toán, liên 2 gửi cho khách hàng, và liên 3 cho kế toán lập chứng từ thu tiền và ghi sổ Kế toán thanh toán sẽ tổng hợp hóa đơn GTGT cùng các chứng từ gốc vào phần mềm kế toán MISA trong phân hệ Bán hàng.
- Dưới đây là sơ đồ mô tả quy trình luân chuyển hóa đơn bán hàng của công ty:
Nhân viên Phòng Nghiệp vụ kinh doanh
3 Lập phiếu xuất kho, xuất hàng
7 Giao hàng và hóa đơn
8 Nhận hàng, hóa đơn và thanh toán
11 Thu tiền và ghi sổ quỹ
Sơ đồ 3.8 Quy trình luân chuyển hóa đơn bán hàng
(1) Khách hàng gửi đề nghị mua hàng đến công ty, có thể là hợp đồng hoặc dơn đặt hàng
(2) Nhân viên phòng Nghiệp vụ kinh doanh tiếp nhận Đề nghị mua hàng và viết giấy đề nghị xuất kho
(3) Kế toán thanh toán căn cứ Đề nghị xuất kho, lập phiếu xuất kho
(4) Thủ kho nhận phiếu xuất kho, xuất hàng và ghi thẻ kho, chuyển Phiếu xuất kho cho Kế toán
(5) Căn cứ vào Đề nghị xuất kho và Phiếu xuất kho, Kế toán thanh toán viết hóa đơn GTGT, ký và chuyển cho Giám đốc ký
(6) Giám đốc ký hóa đơn, chuyển lại Kế toán thanh toán
(7) Nhân viên phòng Nghiệp vụ kinh doanh nhận hóa đơn từ Kế toán thanh toán, thực hiện giao hàng và hóa đơn cho khách hàng
(8) Khách hàng nhận hàng và hóa đơn, tiến hành thanh toán phần còn lại
(9) Nhân viên phòng Nghiệp vụ kinh doanh nhận tiền và chuyển cho Kế toán thanh toán
(10) Kế toán viết Phiếu thu, ký và chuyển Thủ quỹ ghi sổ
(11) Thủ quỹ nhận tiền và ghi sổ quỹ
(12) Kế toán thanh toán nhận Phiếu thu, ghi sổ sách kế toán vào phần mềm
(13) Tiến hành bảo quản và lưu trữ
- Hình ảnh chứng từ kế toán bán hàng của công ty:
Hình 3.7 Phiếu xuất kho bán hàng (Nguồn: Phòng Kế toán – Tài vụ)
Công ty đang sử dụng một số tài khoản sau:
- TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
+ TK 5111: Doanh thu bán hàng
- TK 632: Giá vốn hàng bán
Ngoài ra, công ty sử dụng 1 số tài khoản khác: TK 156 – Hàng hóa, TK 111 – Tiền mặt,
TK 112 – Tiền gửi ngân hàng, TK 131 – Phải thu khách hàng, TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp …
3.3.4 Quy trình hạch toán số liệu từ chứng từ vào sổ kế toán tổng hợp, chi tiết và báo cáo kế toán:
- Công ty đang áp dụng trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung trên phần mềm MISA
- Dưới đây là sơ đồ mô tả trình tự ghi sổ kế toán bán hàng:
Sơ đồ 3.9 Trình tự ghi sổ kế toán bán hàng theo Nhật ký chung trên phần mềm MISA
In sổ, báo cáo tháng, báo cáo năm Đối chiếu, kiểm tra
- Trình tự: Khi phát sinh bán hàng hóa, kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán:
Hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho
SỔ KẾ TOÁN TỔNG HỢP
- Sổ cái tài khoản doanh thu và giá vốn
- Sổ chi tiết bán hàng và giá vốn
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Kế toán doanh thu là quá trình quan trọng trong công ty, nơi hàng ngày dựa vào hóa đơn bán hàng và bảng tổng hợp chứng từ kế toán để ghi sổ Sau khi kiểm tra các chứng từ này, công ty xác định tài khoản ghi nhận doanh thu một cách chính xác.
Nợ và ghi Có, kế toán sử dụng phần mềm để lập hóa đơn bán hàng theo mẫu đã thiết kế sẵn Phần mềm sẽ tự động cập nhật vào các Sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản doanh thu bán hàng, và sổ chi tiết bán hàng Cuối kỳ, kế toán thực hiện khóa sổ và lập báo cáo kế toán Việc đối chiếu diễn ra tự động, đảm bảo tính chính xác Kế toán có khả năng đối chiếu và kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán và báo cáo kế toán sau khi in ra giấy.
Kế toán giá vốn hàng bán được thực hiện hàng ngày dựa trên phiếu xuất kho và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán Sau khi kiểm tra, kế toán ghi sổ và xác định tài khoản ghi Nợ, ghi Có, sau đó nhập phiếu xuất kho vào phần mềm đã thiết kế sẵn Phần mềm tự động cập nhật sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản Giá vốn hàng bán và sổ chi tiết giá vốn hàng bán Vào cuối năm, kế toán thực hiện khóa sổ và lập báo cáo kế toán Quy trình đối chiếu được thực hiện tự động, đảm bảo tính chính xác, giúp kế toán dễ dàng kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán và báo cáo sau khi in.
NHẬN XÉT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ HƯNG YÊN
Ưu điểm
Nền kinh tế thị trường luôn biến động và ảnh hưởng sâu sắc đến sự phát triển của công ty, khiến công ty phải đối mặt với nhiều thách thức từ cả yếu tố khách quan và chủ quan Tuy nhiên, với tiềm năng hiện có và sự lãnh đạo hiệu quả của ban Giám đốc cùng sự nhiệt huyết của cán bộ, nhân viên, công ty đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể trong kinh doanh Bên cạnh đó, công tác kế toán tại công ty đã hoàn thành tốt nhiệm vụ, hỗ trợ Giám đốc trong việc ra quyết định kinh doanh Qua thời gian thực tập tại công ty, tôi nhận thấy nhiều ưu điểm nổi bật.
Công ty sở hữu đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và nhiệt huyết, luôn làm việc với tinh thần trách nhiệm cao Đội ngũ này thường xuyên được đào tạo chuyên môn và kiến thức, góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty Chúng tôi cam kết tạo ra môi trường làm việc tốt nhất để nhân viên có thể phát huy tối đa khả năng của mình.
Công ty đã đầu tư vào hệ thống máy tính hiện đại nhất cho từng phòng ban, đồng thời thiết lập một không gian làm việc chung giúp các phòng ban dễ dàng cập nhật thông tin và tài liệu.
+ Công ty luôn tìm hiểu và tìm kiếm những khách hàng mới trên thị trường để phát triển hoạt động kinh doanh của mình
Tổ chức bộ máy kế toán của công ty cần phải hợp lý và không quá cồng kềnh, đảm bảo mỗi nhân viên kế toán chỉ phụ trách một phần hành nhất định để tránh áp lực công việc Công ty đã thực hiện việc tách biệt giữa kế toán tiền và thủ quỹ, cũng như kế toán vật tư và thủ kho, nhằm ngăn ngừa tình trạng biển thủ hàng hóa và tiền, đồng thời tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong quản lý tài chính.
Công ty đã tuân thủ đầy đủ các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành, đảm bảo rằng báo cáo tài chính được lập đúng quy định và nộp đúng thời gian.
Hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ của công ty được thiết lập hợp lý và tuân thủ các quy định hiện hành Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được các bộ phận kế toán nhập trực tiếp vào phần mềm kế toán MISA, giúp tự động hóa việc ghi chép vào các sổ kế toán Điều này không chỉ giảm bớt áp lực cho kế toán mà còn cho phép họ tập trung vào công việc kiểm tra và xét duyệt chứng từ một cách hiệu quả hơn.
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản theo thông tư 133/2016-TT-BTC của Bộ Tài Chính, ban hành ngày 26 tháng 8 năm 2016, nhằm phù hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý Hệ thống này giúp ghi sổ kế toán và kiểm tra đối chiếu một cách thuận tiện Đặc biệt, công ty còn theo dõi tài khoản theo từng mục hàng hóa cho từng khách hàng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý công nợ.
Tồn tại
Mặc dù công ty đã đạt được nhiều thành tựu, nhưng vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần được khắc phục để hoàn thiện các yêu cầu quản lý.
Tổ chức bộ máy kế toán của công ty hợp lý, nhưng một số chi nhánh nhỏ không có kế toán riêng, dẫn đến việc tập hợp chứng từ gốc hàng ngày cho kế toán tổng hợp Việc này gây khó khăn trong hạch toán, làm tăng nguy cơ không chính xác và có thể dẫn đến thất thoát tài chính cho doanh nghiệp.
Chứng từ kế toán của công ty được lập theo quy định chung nhưng vẫn tồn tại một số nhược điểm Một số nghiệp vụ phát sinh thiếu chữ ký cần thiết, dẫn đến việc không đảm bảo tính hợp pháp và hợp lệ của chứng từ Bên cạnh đó, còn có một số chứng từ bị sai sót thông tin.
Bảo mật thông tin kế toán của công ty chưa được đảm bảo hoàn toàn, do việc sử dụng một ổ làm việc chung khiến các nhân viên có khả năng truy cập vào dữ liệu nhạy cảm.
37 cập vào máy tính để lấy thông tin kế toán và có thể các thông tin kế toán có thể bị lộ ra bên ngoài
Trong quá trình hoạt động, các công ty phải chi tiêu nhiều cho việc kinh doanh, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận Do đó, việc quản lý chi phí trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, vì những chi phí không hợp lý và không đúng mục đích sẽ làm giảm hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Công ty hiện đang áp dụng phương pháp chấm công thủ công, trong đó các phòng ban tự ghi chép thời gian làm việc và báo cáo cho phòng kế toán vào cuối tháng để tính toán và trả lương Tuy nhiên, cách làm này không cho phép theo dõi sát sao số lượng nhân viên đi làm hàng ngày.
Khách hàng chủ yếu của công ty là các doanh nghiệp đặt hàng với số lượng lớn Mặc dù công ty cam kết thanh toán theo các đơn chấp thuận, nhưng vẫn có một số khách hàng chậm thanh toán, dẫn đến nợ lâu không trả.
Công ty chưa tập trung vào việc xây dựng các báo cáo quản trị, dẫn đến việc thiếu thông tin cần thiết để hỗ trợ quyết định cho Ban giám đốc và Hội đồng quản trị.
Các kiến nghị hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại công ty
Công ty nhỏ nên xem xét việc tuyển dụng thêm nhân viên kế toán để giảm bớt gánh nặng công việc cho đội ngũ hiện tại, từ đó hạn chế tình trạng thất thoát tiền bạc cho doanh nghiệp.
Để đảm bảo tính chính xác của số liệu và thông tin trên các chứng từ kế toán, công ty cần xin đủ chữ ký của các bên liên quan Việc quản lý và kiểm tra chặt chẽ quy trình viết chứng từ là rất quan trọng Hơn nữa, công ty có thể xem xét chuyển đổi dần sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021-TT-BTC ban hành ngày 17 tháng 9 năm 2021.
Bộ tài chính để có thể cập nhập một cách nhanh và chính xác
Để bảo mật thông tin kế toán, công ty cần xây dựng một phương án tối ưu khi sử dụng máy tính Việc sử dụng ổ làm việc chung nên giới hạn thông tin chỉ cho những phòng ban cần thiết Hơn nữa, công ty cũng nên cài đặt chương trình bảo mật mật khẩu để nâng cao mức độ bảo mật cho thông tin.
Công ty cần tăng cường quản lý chi phí bằng cách lập kế hoạch và tính toán chi phí phát sinh trong kỳ Ngoài ra, cần áp dụng các biện pháp nghiêm ngặt để kiểm soát chi phí, bao gồm việc kỷ luật nhân viên gây thất thoát hoặc khai báo chi phí gian lận Việc thường xuyên kiểm tra các chứng từ liên quan đến chi phí sẽ giúp nâng cao lợi nhuận cho công ty.
Vào thứ năm, công ty nên áp dụng phần mềm chấm công hoặc máy chấm công để theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên, từ đó đảm bảo việc trả lương chính xác và kịp thời.
Vào thứ Sáu, công ty cần thực hiện các biện pháp thanh toán nhằm ngăn chặn tình trạng nợ lâu không trả từ khách hàng, nhằm bù đắp chi phí lãi vay Một trong những giải pháp là yêu cầu khách hàng đặt cọc trước từ 30-50% giá trị hợp đồng Bộ phận kế toán thanh toán cần theo dõi chi tiết thời hạn thanh toán của từng khách hàng để không để công nợ kéo dài, từ đó giúp doanh nghiệp tránh tình trạng chiếm dụng vốn lâu và giảm bớt khó khăn về tài chính.
Vào thứ bảy, bên cạnh việc lập báo cáo kế toán, công ty cần thiết lập báo cáo quản trị lưu hành nội bộ để cung cấp cho Hội đồng Quản trị và Ban giám đốc Việc tách biệt giữa Kế toán quản trị và bộ phận kế toán tài chính là cần thiết để xây dựng dự toán, định mức cho doanh thu bán hàng và dịch vụ, cũng như chi phí phục vụ sản xuất kinh doanh và dự toán kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ.