Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý nhà hàng trong nước Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý nhà hàng trong nước Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý nhà hàng trong nước Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý nhà hàng trong nước Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý nhà hàng trong nước Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý nhà hàng trong nước Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý nhà hàng trong nước Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý nhà hàng trong nước Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý nhà hàng trong nước Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý nhà hàng trong nước Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý nhà hàng trong nước Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý nhà hàng trong nước Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý nhà hàng trong nước
Phát biểu bài toán về quản lý hệ thống kinh doanh nhà hàng trong nước
Khảo sát hiện trạng và tìm hiểu các nhu cầu
1.1 Mục đích thiết kế phần mềm
- Xây dựng hệ thống quản lý nhà hàng ăn uống trong nước với đầy đủ các chức năng quản lý sau đây:
- Nhận, xuất hàng hóa trong kho
- Quản lý bàn ăn (thêm, ghép, rời bàn ăn)
- Quản lý thực đơn (thêm, xóa, chỉnh sửa)
- Quản lý nhân viên: Nhân viên phục vụ từng bàn ăn, thu ngân thanh toán tại quầy (thêm, xóa, cập nhật)
- Quản lý thẻ ưu đãi, mã ưu đãi cho khách hàng
- Quản lý các khoản chiết khấu, hoa hồng
- Phần mềm phải có chức năng tạo các báo cáo về:
- Hàng hóa nhập/xuất/tồn kho
- Doanh thu: Thu, chi, công nợ của khách hàng
- Thu chi tiền mặt, thu chi bằng thẻ
- Thống kê doanh thu theo từng nhân viên
- Thống kê doanh thu theo từng bàn ăn
- Báo cáo kết quả kinh doanh
Do giới hạn về phạm vi và khả năng, tôi chỉ tập trung khảo sát và phân tích quản lý nhà hàng trong nước với mô hình vừa và nhỏ Tuy nhiên, tôi tin rằng mô hình này vẫn có thể được áp dụng cho các hệ thống nhà hàng quy mô lớn.
BTL được thực hiện dựa trên lý thuyết cơ bản về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, nhằm xây dựng mô hình và tổ chức dữ liệu Tuy nhiên, việc lập trình mã code chưa được thực hiện, vì nó thuộc về một lĩnh vực khác để phát triển thành ứng dụng hoàn chỉnh.
Khảo sát được thực hiện tại nhà hàng bằng cách phỏng vấn các nhân viên có chuyên môn, người sử dụng hệ thống hiện có và tham khảo tài liệu ghi chép về quy trình vận hành của nhà hàng.
Ban giám đốc có khả năng theo dõi sát sao tình hình hoạt động của nhà hàng, từ doanh thu, chi phí đến mức độ yêu thích của khách hàng đối với dịch vụ và sản phẩm của nhà hàng.
Bộ phận quản lý nhà hàng đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và kiểm tra hàng hóa nhập, xuất và tồn kho theo từng chu kỳ thời gian như ngày, tuần, tháng, quý và năm Họ báo cáo kết quả cho ban giám đốc và phân tích để triển khai các chiến lược kinh doanh mới hiệu quả.
- Bộ phận bếp: Lên danh sách thực đơn và chế biến các món ăn
Bộ phận kinh doanh theo dõi sự phát triển của nhà hàng thông qua đánh giá của khách hàng trong hệ thống, từ đó xây dựng kế hoạch định hướng và phát triển nhà hàng với chiến lược kinh doanh hiệu quả hơn.
Bộ phận phục vụ khách hàng gồm nhân viên phục vụ tại bàn, cung cấp thông tin nhanh chóng về món ăn, đơn giá và số lượng Nhân viên có thể làm việc theo nhóm, với mỗi nhóm có một trưởng nhóm phụ trách, và có thể tổ chức làm việc theo khu vực hoặc theo thời gian.
Bộ phận kế toán và thu ngân đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi các khoản thu chi liên quan đến tiền mặt, thẻ tín dụng và thu hồi công nợ Tuy nhiên, hầu hết các tác vụ kế toán hiện nay vẫn được thực hiện một cách thủ công với nhiều giấy tờ và sổ sách, dẫn đến hiệu quả công việc chưa đạt yêu cầu cao.
Dựa trên sổ sách, tài liệu và tệp trên máy tính, cùng với thông tin cập nhật từ Internet, chúng ta có thể tiến hành điều tra các loại dữ liệu, luồng dữ liệu và giao dịch.
Bằng cách lập danh sách các tài liệu dựa trên sự tìm hiểu của người dùng, chúng ta có thể tiến hành nghiên cứu từng tài liệu để nhận diện các dữ liệu cơ bản và dữ liệu cấu trúc một cách hiệu quả.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tổng hợp phản hồi của người dùng về một hệ thống quản lý nhà hàng, từ đó phân tích ưu nhược điểm và đề xuất các cải tiến cho ứng dụng.
Khảo sát cho thấy, hầu hết các nhà hàng tại Việt Nam vẫn đang sử dụng phương pháp quản lý thủ công thông qua sổ sách và chứng từ, mà chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào quy trình quản lý.
1.4 Mục đích của việc khảo sát
Một hệ thống mới thường được xây dựng để thay thế một hệ thống cũ còn nhiều bất cập và chưa hoàn thiện Do đó, việc tìm hiểu nhu cầu cho hệ thống mới thường bắt đầu từ khảo sát và đánh giá hệ thống cũ Khảo sát hiện trạng là bước quan trọng để xác định những vấn đề cần cải thiện.
- Tiếp cận với nghiệp vụ kinh doanh của nhà hàng
Hệ thống quản lý bộ phận kế toán và thu ngân đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và điều hành các hoạt động tài chính Bài viết này sẽ khám phá chi tiết các chức năng, nhiệm vụ và cách thức hoạt động của hệ thống, giúp người đọc hiểu rõ hơn về sự vận hành hiệu quả của các bộ phận này trong doanh nghiệp.
- Chỉ ra các chỗ chưa hợp lý của hệ thống, cần được kế thừa và cải tiến các chỗ bất hợp lý của hệ thống quản lý nhà hàng
Qua đây, ta sẽ đề xuất ra một hệ thống quản lý mới hiệu quả hơn
Nội dung khảo sát
Cơ cấu tổ chức của nhà hàng
2.1 Sơ đồ nhân sự nhà hàng
Hình I.1: Sơ đồ các bộ phận trong nhà hàng
2.2 Nhiệm vụ của các bộ phận trong nhà hàng
Chức vụ này đảm nhiệm vai trò điều hành, giám sát và quản lý toàn bộ công việc cùng đội ngũ nhân viên Người đảm nhận vị trí này sẽ đưa ra các quyết định cuối cùng liên quan đến chiến lược, định hướng và kế hoạch phát triển tương lai Tất cả các vấn đề nghiêm trọng phát sinh đều phải được trình lên Ban giám đốc để xem xét.
Chúng tôi có trách nhiệm hỗ trợ Ban giám đốc trong việc quản lý các hạng mục công việc, phân công và tổ chức nhân sự theo cấp bậc, đồng thời giám sát các hoạt động nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ tối ưu Đặc biệt, chúng tôi tập trung vào quản lý tài chính, theo dõi ngân sách và doanh thu của nhà hàng trong các tháng và năm qua Ngoài ra, chúng tôi thường xuyên phối hợp với bộ phận bếp để cập nhật các món ăn mới và xây dựng thực đơn hấp dẫn.
Lập kế hoạch quảng cáo và giới thiệu thương hiệu nhà hàng là trách nhiệm quan trọng, bao gồm việc thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh, thị trường và khách hàng tiềm năng Điều này giúp xây dựng mối quan hệ, tạo uy tín và duy trì sự chăm sóc đối với khách hàng thân thiết.
Nhà hàng là nơi cung cấp dịch vụ ẩm thực, trong đó bộ phận bếp đóng vai trò vô cùng quan trọng Chất lượng món ăn, bao gồm sự thơm ngon và bổ dưỡng, hoàn toàn phụ thuộc vào đội ngũ nhân viên bếp Các vị trí trong bộ phận bếp như bếp trưởng, bếp phó, đầu bếp và phụ bếp đều có trách nhiệm đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng món ăn.
2.2.5 Bộ phận kế toán, thu ngân
Bộ phận kế toán nhà hàng đảm nhận trách nhiệm quản lý thu chi, với kế toán trưởng phân chia ca và khu vực làm việc cho nhân viên Họ lập báo cáo tài chính, theo dõi công việc của nhân viên và báo cáo lên cấp trên Nhân viên thu ngân có nhiệm vụ lập hóa đơn cho khách hàng, nhập dữ liệu, lưu trữ hóa đơn, nộp tiền và báo cáo doanh thu cho kế toán trưởng.
2.2.6 Bộ phận phục vụ khách hàng a Bộ phận lễ tân: sẽ chịu trách nhiệm đón và tiễn khách, giải đáp mọi thắc mắc nếu khách hàng có bất kỳ vấn đề nào hay khiếu nại Nếu nằm trong phạm vi giải quyết hoặc có sự hiểu biết thì có thể giải quyết trực tiếp Ngược lại cần phải thông báo với cấp trên để được xử lý ổn thỏa b Bộ phận phục vụ tại bàn: chịu trách nhiệm đón và tiễn khách Cùng với đó là sắp xếp chỗ ngồi và gợi ý để khách hàng chọn món, đảm bảo phục vụ khách trong quá trình thực khách thưởng thức bữa ăn tại nhà hàng Sau khi đã thưởng thức xong, nhân viên phục vụ có trách nhiệm dọn dẹp sạch sẽ và sắp xếp lại bàn ăn của khách
Bộ phận lễ tân và phục vụ tại bàn đóng vai trò quan trọng trong việc tạo dựng ấn tượng tích cực cho khách hàng, góp phần nâng cao sự hài lòng về phong cách phục vụ của nhân viên Hình ảnh của nhân viên phục vụ được xem là đại diện cho nhà hàng, do đó, họ giữ vị trí then chốt trong cơ cấu tổ chức của nhà hàng.
Để đảm bảo hoạt động ổn định và an ninh cho nhà hàng, bộ phận an ninh đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì trật tự và bảo vệ an toàn cho khách hàng Nhân viên an ninh sẽ phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác khi được phân công, nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
2.2.8 Bộ phận Bar Đây là nơi cung cấp cho khách hàng những món đồ uống hảo hạng, thơm ngon Sau khi nhận được order của khách hàng sẽ tiến hành pha chế và để nhân viên phục vụ lên bàn Ngoài ra, bộ phận này sẽ chịu trách nhịu bảo quản tất cả vật dụng, thiết bị, thực phẩm tại khu vực bar Định kỳ có báo cáo gửi cấp trên theo quy định, phối hợp với các bộ phận khác mỗi khi có yêu cầu
Bộ phận dọn dẹp vệ sinh nhà hàng có nhiệm vụ quan trọng trong việc duy trì sự sạch sẽ và ngăn nắp của không gian phục vụ khách hàng Trước khi nhà hàng mở cửa, họ sẽ sắp xếp đồ dùng, lau chùi bàn ăn, sàn nhà và các dụng cụ vệ sinh Sau khi nhà hàng đóng cửa, đội ngũ này tiếp tục công việc dọn dẹp, lau chùi bát đĩa và đảm bảo không gian sạch sẽ để chuẩn bị cho ngày hôm sau.
Hệ thống quản lý hiện tại đáp ứng các yêu cầu cơ bản, nhưng trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt về giá cả và chất lượng phục vụ, các nhà hàng cần nâng cao chất lượng món ăn và cải thiện không gian Đồng thời, việc giảm thiểu chi phí quản lý cũng là yếu tố quan trọng để duy trì sự cạnh tranh.
Hệ thống quản lý nhà hàng truyền thống đang gặp nhiều bất cập, dẫn đến chi phí quản lý cao và quy trình thu ngân phức tạp, dễ xảy ra sai sót Những nhược điểm này cản trở khả năng giảm chi phí và nâng cao chất lượng phục vụ, ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh của nhà hàng.
Hầu hết thông tin liên quan đến nghiệp vụ nhà hàng được lưu trữ qua sổ sách và giấy tờ, bao gồm thông tin khách hàng, yêu cầu đặc biệt của họ, và sổ ghi bàn ăn Đặc biệt, nhiều nhà hàng vẫn sử dụng phương thức thanh toán và thu ngân bằng sổ sách và ghi chép tay.
Thông tin trùng lặp không cần thiết có thể gây khó khăn trong việc quản lý khách hàng Bộ phận quản lý khách hàng cần nắm rõ tình trạng bàn ăn và số lượng người đặt bàn trước Mỗi khi có sự thay đổi, họ phải cập nhật thông tin trong sổ và thông báo cho bộ phận phục vụ khách hàng để sắp xếp bàn ăn một cách hợp lý.
Công việc như cập nhật thông tin, lập báo cáo và tính tiền hiện tại chủ yếu được thực hiện thủ công bởi nhân viên, dẫn đến việc tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót do sự hỗ trợ hạn chế từ hệ thống vi tính.
2.4 Đề xuất giải pháp cho hệ thống
Với mục đích khắc phục những nhược điểm của hệ thống cũ, em xin đề xuất một số giải pháp như sau:
- Xây dựng một hệ thống phần mềm quản lý đồng bộ, hiệu quả đồng thời thích hợp với những đặc thù riêng của nhà hàng:
Đặc tả yêu cầu
- Cho phép truy cập trên tất cả trình duyệt web thông dụng (Cốc Cốc, Google Chrome, Safari, …) trên Laptop hoặc PC
- Có thể truy cập trang web từ trình duyệt web trên các thiết bị di động
Hệ thống sẽ gồm những chức năng sau đây:
- Cho phép người dùng đăng nhập vào hệ thống và cấp quyền cho người sử dụng
- Cho phép thu ngân và quản lý lập hóa đơn và in hóa đơn
- Cho phép người quản ly thêm, xóa sửa thông tin nhân viên, thực đơn, phân công lịch làm
- Cho phép người dùng thống kê doanh thu theo ngày, tháng, năm, khoảng ngày, tính cách khoản chi trả cho nhân viên và nhà cung cấp nguồn thực phẩm
- Cho phép người dùng tra cứu thực đơn
- Cho phép người quản lý xóa hóa đơn
- Cho phép thu ngân chỉnh sửa thông tin hóa đơn nếu xảy ra sai sót từ phản hồi của khách hàng
- Cho phép theo dõi được hết quá trình hoạt động của nhà hàng
Ràng buộc thi hành: Ứng dụng chỉ có thể hoạt động khi thiết bị có truy cập kết nối Internet
3.2 Yêu cầu phi chức năng
Hệ thống cần đảm bảo:
Yêu cầu về giao diện: Thân thiện, phù hợp với tất cả mọi người, dễ dàng sử dụng và dễ hiểu Giao diện hoạt động tốt
Yêu cầu về tốc độ truy cập:
- Thời gian load hệ thống: Nhiều nhất là 10s
- Thời gian xử lý các thao tác truy vấn dữ liệu: Nhiều nhất 5s
Yêu cầu về bảo mật và mức độ an toàn:
- Bảo mật: Chỉ cấp quyền cho các đối tượng đã có tài khoản và quyền hạn sẽ được phân theo chức vụ cập nhật vào hệ thống
+ Hệ thống hỗ trợ xác thực bằng tên tài khoản và mật khẩu đăng nhập hoặc tài khoản Gmail
+ Nếu đăng nhập bằng mật khẩu thì mật khẩu của người dùng sẽ được mã hóa trước khi lưu vào dữ liệu.
Phân tích hệ thống
Xác định mô hình nghiệp vụ quản lý nhà hàng
Quy trình phục vụ tại nhà hàng
1.1 Công tác chuẩn bị trước khi khách đến nhà hàng
Hình II.1: Sơ đồ quy trình chuẩn bị trước khi khách hàng đến
- Kiểm tra vệ sinh khu vực, bàn ăn mà mình phụ trách: từ trên xuống phía dưới bàn ghế, khu vực xung quanh và tủ phục vụ
Để đảm bảo chất lượng phục vụ, việc sắp xếp bàn ghế theo đúng tiêu chuẩn và quy định của nhà hàng là rất quan trọng, đặc biệt khi có khách đặt trước Hãy trải khăn bàn và bao ghế (nếu cần) để tạo không gian ấm cúng và chuyên nghiệp cho thực khách.
- Kiểm tra cơ sở vật chất trong khu vực và toàn bộ nhà hàng như: máy lạnh, đèn, toilet…
Để đảm bảo bữa ăn diễn ra suôn sẻ, hãy chuẩn bị đầy đủ và sạch sẽ các dụng cụ cần thiết như dao, nĩa, dĩa, hủ muối tiêu và bình hoa theo tiêu chuẩn Đặc biệt, cần lưu ý chuẩn bị một lượng dụng cụ dự phòng vừa đủ để có thể thay thế kịp thời khi cần thiết.
1.2 Khi khách đến với nhà hàng
Hình II.1: Sơ đồ quy trình chào đón khách đến nhà hàng
Chào đón khách với thái độ niềm nở và nụ cười tươi tắn là rất quan trọng Nếu không có lễ tân, hãy nhanh chóng tiếp cận khách và hỏi thăm các thông tin cơ bản như thông tin đặt bàn Nếu khách chưa đặt bàn, cần hỏi về số lượng người và vị trí chỗ ngồi mong muốn, chẳng hạn như khu vực hút thuốc, khu vực riêng tư hay nơi có view đẹp.
Hướng dẫn khách nhanh chóng đến vị trí chỗ ngồi, ưu tiên kéo ghế cho người lớn tuổi, phụ nữ, trẻ em và sau cùng là đàn ông Khi chỉ đường, hãy mở lòng bàn tay và hướng về vị trí bàn, tránh chỉ trực tiếp về phía khách để tạo sự lịch sự và tôn trọng.
1.3 Quá trình nhận order đồ và phục vụ món
Hình II.3: Sơ đồ cơ bản quy trình phục vụ khác hàng order và thanh toán
Khi khách hàng ngồi vào bàn, nhân viên sẽ giới thiệu các dịch vụ và món ăn đặc biệt của nhà hàng, đồng thời đưa menu cho khách xem Trong thời gian khách chọn món, nhân viên nên đứng cách khách khoảng 1 – 1,5m Lưu ý rằng menu cần được đưa từ phía bên tay phải của khách và nhân viên nên nghiêng người một góc 30 độ để tạo sự thoải mái và lịch sự.
- Trong thời gian khách lựa món, nhân viên có thể đưa ra các gợi ý, thông tin thành phần món ăn để khách tham khảo
Khi khách hàng đã sẵn sàng gọi món, nhân viên cần ghi lại đơn hàng một cách cẩn thận và xác nhận lại với khách lần cuối Đặc biệt, nhân viên nên chú ý đến các yêu cầu riêng của khách về món ăn và đồ uống Đối với bàn tiệc đông người, việc ghi chú thông tin chi tiết là rất quan trọng để tránh nhầm lẫn trong quá trình phục vụ.
- Chuyển order đến các bộ phận có liên quan (bếp, quầy bar, thu ngân…)
Trong thời gian chờ món ăn, nhân viên phục vụ bàn cần phục vụ các món ăn nhẹ nếu có và mang đồ uống cho khách trong khoảng 3 – 5 phút sau khi gọi món Nhân viên nên đứng ở khoảng cách vừa đủ để luôn trong tầm nhìn của khách và sẵn sàng hỗ trợ các yêu cầu của họ.
Khi món ăn đã sẵn sàng, nhân viên sẽ kiểm tra độ chính xác của đơn hàng trước khi phục vụ Họ sẽ mang món ăn đến bàn cho khách theo thứ tự ưu tiên đã được xác định trước và chúc khách có bữa ăn ngon miệng.
- Sau khi khách dùng 1/3 món ăn và nếu không có trong cuộc hội thoại thì có thể lại hỏi thăm khách về tình hình món ăn
Trong quá trình khách thưởng thức món ăn, nhân viên sẽ lùi lại một cách tế nhị để quan sát, tránh nhìn chằm chằm vào bàn ăn của khách, đồng thời sẵn sàng hỗ trợ khi khách cần.
- Sau khi khách dùng xong món đã gọi thì giới thiệu, gợi ý khách thêm các món khác như: tráng miệng, trà, café…
- Tiếp nhận thông tin thanh toán từ khách và chuyển tới bộ phận thu ngân, hỗ trợ khách trong việc thanh toán
1.4 Tiễn khách và dọn dẹp bàn ăn
Hình ảnh II.4: Sơ đồ quy trình tiễn khách và dọn dẹp
- Bàn giao lại cho lễ tân việc tiễn khách Cảm ơn chào tạm biệt khách hàng
Kiểm tra bàn ăn để đảm bảo khách không để quên đồ, sau đó tiến hành dọn dẹp thức ăn và dụng cụ Lau chùi và vệ sinh bàn ghế, cũng như khu vực dưới gầm bàn ghế để giữ cho không gian sạch sẽ và gọn gàng.
- Chuẩn bị và bố trí bàn ăn mới sẵn sàng cho khách hoặc ca làm việc kế tiếp
Biểu đồ phân cấp chức năng
2.1 Sơ đồ phân cấp chức năng
Hình II.1: Sơ đồ phân cấp chức năng của nhà hàng
2.2 Mô tả chi tiết các chức năng:
2.2.1 Quản lý kho hàng Các hoạt động chính diễn ra ở kho hàng bao gồm:
- Nhập nguyên liệu từ nhà cung cấp
- Xuất nguyên liệu cho nhà bếp
- Luân chuyển hàng hoá giữa các kho (trong trường hợp hệ thống nhà hàng tại các địa điểm khác nhau)
- Theo dõi, kiểm kê, đánh giá hàng hoá trong kho
Trước mỗi ngày làm việc, ban lãnh đạo tiến hành phân tích tình hình dựa trên các đơn đặt hàng và nhu cầu thực phẩm trung bình hàng ngày Qua đó, họ xác định số lượng nguyên liệu cần xuất kho Hoá đơn xuất kho sẽ ghi giá bằng với giá nhập của nguyên liệu đó.
Để nhập nguyên liệu, nhà kho tiến hành đặt hàng từ nhà cung cấp dựa trên yêu cầu từ nhà bếp, tình hình hàng hóa còn lại và danh sách hàng hóa hỏng cần huỷ Hàng hóa sẽ được kiểm tra khi nhập và sau đó, nhà cung cấp yêu cầu thanh toán theo đơn hàng Việc thanh toán giữa nhà hàng và nhà cung cấp có thể thực hiện bằng nhiều hình thức như thanh toán toàn bộ ngay khi nhập hàng, thanh toán theo nhiều đợt hoặc ghi công nợ Các phương thức thanh toán bao gồm tiền mặt, thẻ và chuyển khoản.
Trong trường hợp nhà hàng có nhiều kho hoặc nhiều chi nhánh với kho riêng, việc quản lý luân chuyển hàng hóa giữa các kho là rất cần thiết.
Việc theo dõi và kiểm kê hàng hoá trong kho là hoạt động quan trọng diễn ra hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng nhằm phát hiện hàng hoá hỏng hoặc hết hạn sử dụng để đưa vào danh sách huỷ, cũng như kiểm tra số lượng hàng tồn kho thực tế để xác định sự sai lệch với số liệu trong sổ sách Quản lý bán hàng cũng là một phần thiết yếu trong quy trình này.
Nhà hàng sẽ được phân chia thành các khu vực, mỗi khu vực sẽ được quản lý bởi một hoặc nhiều nhân viên Các nhân viên có thể đảm nhận trách nhiệm cho một hoặc nhiều khu vực, và mọi phát sinh trong khu vực bàn ăn sẽ được tính cho nhóm nhân viên phụ trách đó.
Nhân viên phục vụ sẽ đưa thực đơn cho khách hàng để họ lựa chọn món ăn Trong thời gian chờ đợi, khách có thể được phục vụ một số đồ uống miễn phí như nước lọc và trà đá Những đồ uống này sẽ không được tính vào hoá đơn mà sẽ được ghi nhận riêng vào mục chi phí phục vụ miễn phí vào cuối tháng.
Khi khách hàng đặt đơn, một bản hóa đơn sẽ được gửi đến phòng thu ngân và một bản khác sẽ được chuyển đến nhà bếp Tại nhà bếp, các món ăn trong hóa đơn sẽ được chế biến và sau đó được chuyển cho nhân viên phục vụ, người sẽ mang đến tận tay khách hàng.
Các hóa đơn cần được sắp xếp theo thứ tự khách đến, đảm bảo rằng khách vào trước sẽ được phục vụ trước Đối với khách VIP, hóa đơn của họ phải được ưu tiên phục vụ sớm hơn.
- Nhân viên kế toán sẽ theo dõi các khoản công nợ của khách hàng và công nợ của nhà hàng với nhà cung cấp
- Đến kỳ hẹn thanh toán, kế toán phải hoàn tất thủ tục thanh toán công nợ với nhà cung cấp và lên lịch đòi nợ với khách hàng
- Đối với những khoản nợ khó đòi cần báo cáo lên ban lãnh đạo để có phương hướng kịp thời giải quyết
Bên quản lý nhà hàng và nhà bếp cần xây dựng thực đơn hàng ngày dựa trên các yếu tố như thời tiết, mùa vụ và nhu cầu của khách hàng.
Nhà bếp cần xây dựng công thức món ăn cơ bản, bao gồm các nguyên liệu và khối lượng cụ thể, để dễ dàng tính toán số lượng nguyên liệu nhập và xuất kho.
Nhiệm vụ chính của nhà bếp là chế biến các món ăn theo thực đơn, với giá cả được xác định bởi người quản lý dựa trên nguyên liệu và tình hình thị trường Giá món ăn có thể thay đổi khi giá nguyên liệu biến động; nếu nha kho nhập nguyên liệu với giá rẻ ban đầu nhưng sau đó giá tăng, thì giá các món ăn cũng sẽ tăng theo.
Trong quá trình chế biến món ăn, các nguyên liệu phụ như dầu ăn, mắm, muối không được tính riêng vào chi phí món ăn mà sẽ được gộp lại trong tổng chi phí nguyên liệu phụ hàng tháng.
Trong quá trình chế biến, nếu có sự cố làm hỏng nguyên liệu, cần lập danh sách các nguyên liệu bị hỏng cùng với thông tin người chịu trách nhiệm để báo cáo cho quản lý Cuối mỗi ngày làm việc, nhà bếp phải kiểm kê hàng hóa dư thừa để nhập kho.
Người quản lý nhà hàng cần theo dõi và lập danh sách khách hàng thường xuyên, đồng thời cấp thẻ ưu đãi VIP cho họ theo quy định riêng của nhà hàng Việc này không chỉ giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng mà còn tạo sự trung thành và khuyến khích họ quay trở lại.
- Ngoài ra còn cần thường xuyên thu thập thông tin đánh giá của khách hàng để tổng hợp lại và gửi lên ban giám đốc 2.2.6 Quản lý nhân viên
Theo dõi thông tin nhân viên nhà hàng là rất quan trọng, bao gồm các dữ liệu như họ tên, địa chỉ, tuổi, số chứng minh nhân dân, quê quán và thông tin người thân Ngoài ra, cần ghi nhận ngày tuyển dụng, chức vụ, lương và chế độ nâng lương để quản lý hiệu quả nguồn nhân lực.
Biểu đồ Use-Case
3.1 Nhận diện các tác nhân, mục tiêu của từng tác nhân đối với hệ thống
Thu Ngân - Đăng nhập vào hệ thống
- Thống kê doanh thu theo ngày
- Thống kê doanh thu theo khoảng ngày
- Thống kê doanh thu theo tháng năm
Quản lý - Đăng nhập vào hệ thống
- Thống kê doanh thu theo ngày
- Thống kê doanh thu theo khoảng ngày
- Thống kê doanh thu theo tháng năm
- Quản lý thêm, xóa, sửa Nhân viên
- Quản lý thêm, xóa, sửa Thực đơn
Nhân viên - Đăng nhập vào hệ thống
- Nhận order từ khách Khách hàng - Xem thông tin hóa đơn
- Ký xác nhận thanh toán
3.2 Biểu đồ Use Case mức tổng quan
Hình III.1: Biểu đồ Use Case tổng quát
3.3 Chi tiết và đặc tả từng Use Case
Hình III.3.1: Mô hình use case Đăng nhập Đặc tả Use Case:
- Use case name: Đăng nhập hệ thống
- Actor: Quản lý, Thu ngân, Nhân viên
- Trigger: Người dùng muốn đăng nhập vào hệ thống
Tài khoản người dùng đã được tạo sẵn
Tài khoản người dùng đã được phân quyền
Thiết bị người dùng truy cập đã được kết nối mạng Internet khi thực hiện đăng nhập
Người dùng đăng nhập thành công
Hệ thống ghi nhận hoạt động đăng nhập thành công vào Activity Log
Hệ thống hiển thị giao diện người dùng được phân quyền
1 Người dùng truy cập ứng dụng
2 Người dùng chọn phương thức đăng nhập bằng tài khoản đã đăng ký
3 Người dùng nhập tài khoản đã đăng ký và chọn lệnh đăng nhập
4 Hệ thống xác thực thông tin đăng nhập nếu thành công thì cho phép truy cập ứng dụng
5 Hệ thống ghi nhận hoạt động đăng nhập thành công vào Activity Log
2a Người dùng chọn phương thức đăng nhập bằng tài khoản Gmail
Hệ thống chuyển đến màn hình đăng nhập của Google, nơi người dùng nhập tài khoản và chọn lệnh đăng nhập Sau khi Google xác thực thông tin đăng nhập thành công, người dùng sẽ được phép truy cập vào ứng dụng.
Use Case tiếp tục bước 5
2b Người dùng chọn phương thức đăng nhập bằng tài khoản Facebook
2b1 Hệ thống chuyển sang màn hình đăng nhập của Facebook 3b Người dùng nhập tài khoản Facebook và chọn lệnh đăng nhập
4b Facebook xác thực thông tin đăng nhập thành công và cho phép người dùng truy cập ứng dụng
Trong quá trình sử dụng hệ thống, nếu xảy ra sự cố dừng đột ngột, người dùng cần khởi động lại hệ thống, và hệ thống sẽ hủy bỏ các thao tác trước đó để trở về trạng thái hoạt động ban đầu Ngoài ra, nếu người dùng cố gắng đăng nhập mà không nhập tên đăng nhập hoặc mật khẩu, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi: “Tên đăng nhập/Mật khẩu không được để trống”.
Lúc này, người dùng cần nhập tên đăng nhập/mật khẩu bổ sung vào
21 iii Nếu người dùng nhập không đúng tên đăng nhập/mật khẩu thì hệ thống sẽ thông báo: “Tên đăng nhập/mật khẩu không chính xác” và
Người dùng cần nhập lại thông tin đăng nhập nếu hệ thống hiển thị thông báo "Vui lòng nhập lại" Nếu chọn lệnh Hủy bỏ, hệ thống sẽ thoát khỏi chương trình đăng nhập.
- Business Rules: Người dùng nhập sai thông tin đăng nhập 5 lần liên tiếp sẽ bị khóa tài khoản trong 30 phút
Hình III.3.2: Mô hình use case Đăng xuất Đặc tả Use Case:
- Use case name: Đăng xuất hệ thống
- Actor: Thu ngân, Quản lý, Nhân viên
- Trigger: Người dùng muốn đăng xuất ra khỏi hệ thống
Tài khoản người dùng đang ở trạng thái giao diện hệ thống
Thiết bị người dùng đã được kết nối Internet khi thực hiện đăng xuất
Hệ thông thông báo đã đăng xuất khỏi hệ thống
Hệ thống ghi nhận người dùng đã đăng xuất khỏi hệ thống
1 Người dùng chọn phương thức đăng xuất khỏi hệ thống
2 Hệ thống xác thực người dùng muốn đăng xuất khỏi hệ thống
3 Hệ thống ghi nhận người dùng đã đăng xuất khỏi hệ thống
- Extention Flow: i Hệ thống xác thực đăng xuất không thành công vì không được kết nối vào mạng Internet ii Người dùng hủy lệnh đăng xuất
Tất cả các trường hợp sử dụng dưới đây yêu cầu người dùng đã đăng nhập vào hệ thống và hệ thống phải được kết nối với Internet.
Hình III.3.3: Mô hình use case Lập hóa đơn Đặc tả Use Case:
- Use case name: Lập hóa đơn
- Actor: Thu ngân, Quản lý
- Trigger: Quản lý/Thu ngân muốn lập hóa đơn
Có ít nhất một khách hàng đã order món và có bảng giá cho từng món khách order
Người dùng đã được hệ thống nhận diện và ủy quyền sử dụng
- Post-Condition(s): Hóa đơn thanh toán tiền dành cho khách hàng
1 Quản lý/Thu ngân truy cập danh mục lập hóa đơn thanh toán
2 Hệ thống hiển thị danh mục các bàn ăn đã gọi món và được lưu trong hệ thống
3 Chọn bàn cần lập hóa đơn thanh toán
4 Quản lý/Thu ngân nhập thông tin nhân viên phục vụ, tiếp tân, yêu cầu hệ thống thanh toán tổng tiền và lập hóa đơn
5 Hệ thống ghi nhận thông tin hóa đơn, thông báo kết quả và in hóa đơn
Trong quá trình sử dụng hệ thống, nếu xảy ra sự cố khiến hệ thống dừng bất ngờ và không thể lập hóa đơn, người dùng cần khởi động lại hệ thống để hủy bỏ các thao tác trước đó và trở về trạng thái ban đầu Nếu chưa có thông tin bàn gọi món trong hệ thống, quản lý hoặc thu ngân cần yêu cầu nhập thông tin gọi món và hệ thống sẽ thực hiện chức năng này Trong trường hợp quản lý hoặc thu ngân không yêu cầu thanh toán tổng tiền hóa đơn, hệ thống sẽ thông báo rằng “Chưa tính tổng tiền” và cần có yêu cầu để tính tổng tiền Cuối cùng, nếu quản lý hoặc thu ngân không in hóa đơn, hệ thống sẽ không thực hiện việc in hóa đơn.
Hình III.3.4: Mô hình use case Tra cứu thực đơn Đặc tả Use Case:
- Use case name: Tra cứu thực đơn
- Actor: Quản lý, Thu ngân, Nhân viên
- Trigger: Người dùng cần tra cứu thực đơn để phục vụ khách hàng hoặc kiểm tra thực đơn
- Pre-condition(s): Người dùng phải được hệ thống nhận diện và ủy quyền truy cập
- Post-Condition(s): Thông tin thực đơn cần tra cứu
1 Người dùng chọn chức năng Tra cứu thực đơn trong hệ thống
2 Hệ thống yêu cầu nhập tên thực đơn cần tra cứu
3 Hệ thống trả kết quả thông tin thực đơn cần tra cứu
1) Trong quá trình thực hiện hệ thống bị dừng bất ngờ: o Người dùng cần khởi động lại hệ thống o Hệ thống cần hủy bỏ các thao tác trước đó và trở về trạng thái hoạt đông ban đầu
2) Nếu người dùng không nhập tên thực đơn: o Hệ thống sẽ thông báo: “Vui lòng nhập tên thực đơn cần tra cứu” o Người dùng phải nhập tên thực đơn
3) Nếu không muốn tra cứu thì chọn Hủy bỏ để thoát khỏi chức năng tra cứu
Hình III.3.5: Mô hình use case Thống kê doanh thu Đặc tả Use Case:
- Use case name: Thống kê doanh thu
- Actor: Thu ngân, Quản lý
- Nhà hàng đã kinh doanh được ít nhất một ngày
- Quản lý/Thu ngân phải được hệ thống nhận diện và ủy quyền truy cập
- Post-Condition(s): Doanh thu đã được thống kê theo ngày/tuần/tháng/năm
1 Quản lý/Thu ngân chọn chức năng thống kê doanh thu
2 Chọn các tiêu chí để thống kê hoặc tất cả các tiêu chí
3 Chọn thời gian thống kê theo ngày/tháng/năm
4 Hệ thống trả về kết quả doanh thu thống kê được theo tiêu chí đã chọn/tổng mục doanh thu cho tất cả tiêu chí
Nếu nhà hàng chưa hoạt động đủ 1 ngày, hệ thống sẽ thông báo “Chưa thể tổng hợp doanh thu” Trong trường hợp Quản lý hoặc Thu ngân không chọn thời gian thống kê doanh thu, hệ thống sẽ yêu cầu “Vui lòng chọn thời gian cần thống kê” Khi Quản lý hoặc Thu ngân nhập thời gian cần thống kê, nếu không cung cấp các tiêu chí cụ thể, hệ thống sẽ tự động hiểu rằng cần thống kê tất cả các tiêu chí của nhà hàng.
Hình III.3.6: Mô hình use case Quản lý thực đơn
Hình III.3.6.1: Mô hình use case Thêm thực đơn Đặc tả Use Case:
- Use case name: Thêm thực đơn
- Pre-condition(s): Quản lý phải được hệ thống nhận diện và ủy quyền truy cập
- Post-Condition(s): Hệ thống trả về giao diện đã thêm thực đơn muốn thêm
1 Quản lý chọn chức năng Quản lý thực đơn và chọn chức năng con Thêm thực đơn
2 Nhập vào thông tin thực đơn mới gồm: stt, tên món ăn, giá, mô tả tổng quan thành phần và hàm lượng dinh dưỡng
3 Xác nhận thông tin thực đơn đã thêm để tăng tính chính xác của thực đơn
4 Hệ thống cập nhật thành công thực đơn vào menu
Trong trường hợp hệ thống gặp sự cố và dừng bất ngờ, quản lý sẽ thực hiện việc khởi động lại hệ thống Đồng thời, hệ thống sẽ tự động hủy bỏ các thao tác trước đó để trở về trạng thái ban đầu.
+ Nếu Quản lý không nhập tên thực đơn: o Hệ thống hiển thị thông báo: “Bạn chưa nhập tên thực đơn” o Quản lý cần nhập đầy đủ tên thực đơn
+ Nếu tên thực đơn trùng với thực đơn sẵn có thì hệ thống hiển thị thông báo: “Thực đơn này đã có”
+ Nếu Quản lý không nhập đơn giá: o Hệ thống hiển thị thông báo: “Vui lòng nhập đơn giá” o Quản lý cần nhập đơn giá cho thực đơn
+ Nếu kiểu dữ liệu nhập đơn giá không chính xác: o Hệ thống thông báo: “Kiểu dữ liệu nhập không chính xác” và
“Vui lòng nhập lại” o Quản lý cần nhập lại đơn giá với kiểu dữ liệu Int (tính theo VNĐ)
Nếu quản lý không nhập ngày áp dụng giá, hệ thống sẽ hiển thị thông báo yêu cầu nhập ngày áp dụng đơn giá Để thực hiện điều này, quản lý cần cung cấp ngày áp dụng cho thực đơn dưới định dạng kiểu dữ liệu Date/Time.
Nếu quản lý không nhập đơn vị tính, hệ thống sẽ hiển thị thông báo yêu cầu nhập đơn vị tính, với quy định rằng đơn vị tính cho thực đơn tại cửa hàng trong nước là VNĐ Tương tự, nếu quản lý không nhập mô tả cho thực đơn, hệ thống sẽ thông báo yêu cầu nhập mô tả tổng quan cho thực đơn.
Hình III.3.6.2: Mô hình use case Xóa thực đơn Đặc tả Use Case:
- Use case name: Xóa thực đơn
- Pre-condition(s): Quản lý được hệ thống nhận diện và ủy quyền truy cập
- Post-Condition(s): Hệ thống trả về kết quả sau khi đã xóa thành công thực đơn cần xóa
1 Quản lý truy cập chức năng Quản lý thực đơn và chọn chức năng con Xóa thực đơn
2 Nhập tên tìm kiếm thực đơn muốn xóa
3 Chọn xóa thực đơn ra khỏi menu
4 Xác nhận muốn xóa thực đơn
5 Hệ thống hiển thị thông báo: “Đã xóa + tên thực đơn” và trả về kết quả danh sách thực đơn sau khi đã xóa thực đơn cần xóa
Nếu hệ thống bị dừng đột ngột trong quá trình thực hiện, quản lý sẽ khởi động lại hệ thống, và hệ thống sẽ hủy bỏ các thao tác trước đó, trở về trạng thái hoạt động bình thường.
Khi quản lý cố gắng xóa một thực đơn đã có trong danh sách gọi món hoặc trong hóa đơn, hệ thống sẽ thông báo rằng "Thực đơn đã được gọi món hoặc có trong hóa đơn Không thể xóa", và quản lý cần hủy xóa hoặc thay đổi thực đơn cần xóa Ngược lại, nếu quản lý chưa chọn thực đơn, hệ thống sẽ yêu cầu "Vui lòng chọn thực đơn cần xóa", và quản lý cần nhập thực đơn muốn xóa.
Hình III.3.6.3: Mô hình use case Cập nhật thực đơn Đặc tả Use Case:
- Use case name: Cập nhật thực đơn
- Pre-condition(s): Người Quản lý cần được hệ thống nhận diện và ủy quyền sử dụng hệ thống
- Post-Condition(s): Hệ thống trả về kết quả sau khi đã cập nhật thực đơn
1 Người quản lý yêu cầu chức năng Quản lý thực đơn rồi chọn chức năng con là Cập nhật thực đơn
2 Hệ thống hiển thị danh sách loại thực đơn, yêu cầu Quản lý chọn loại thực đơn hoặc nhập tên thực đơn tra cứu) để chọn thực đơn cần cập nhật
3 Quản lý chọn thực đơn cần cập nhật
4 Hệ thống hiển thị thông tin thực đơn được chọn
5 Quản lý nhập thông tin cần cập nhật và yêu cầu hệ thống ghi nhân
6 Hệ thống ghi nhận thông tin thực đơn được cập nhật và thông báo kết quả
Trong trường hợp hệ thống bị dừng đột ngột, quản lý sẽ thực hiện khởi động lại hệ thống Sau đó, hệ thống sẽ hủy bỏ các thao tác trước đó và quay trở lại trạng thái hoạt động bình thường.
+ Nếu Quản lý không nhập tên thực đơn: o Hệ thống thông báo “Chưa nhập tên thực đơn!” o Quản lý nhập tên thực đơn
Nếu tên thực đơn đã tồn tại trong hệ thống, hệ thống sẽ thông báo "Tên thực đơn bị trùng", yêu cầu quản lý nhập lại tên thực đơn hoặc chọn thực đơn khác Trong trường hợp quản lý không nhập đơn giá hoặc kiểu dữ liệu đơn giá không đúng, hệ thống sẽ hiển thị thông báo "Chưa nhập đơn giá hoặc kiểu dữ liệu đơn giá không đúng!", và quản lý cần nhập lại đơn giá chính xác.
+ Nếu Đơn giá nhỏ hơn 0: o Hệ thống thông báo: “Đơn giá phải lớn hơn 0” o Quản lý nhập đơn giá
+ Nếu Quản lý không nhập Ngày áp dụng giá: o Hệ thống thông báo “Chưa nhập ngày áp dụng giá!” o Quản lý nhập Ngày áp dụng giá
+ Nếu Quản lý không nhập đơn vị tính: o Hệ thống thông báo “Chưa nhập đơn vị tính!” o Quản lý nhập Đơn vị tính
+ Quản lý có thể không cập nhật thông tin thực đơn
Hình III.3.7: Mô hình use case Quản lý nhân viên
Hình III.3.7.1: Mô hình use case Thêm nhân viên Đặc tả Use Case:
- Use case name: Thêm nhân viên
- Pre-condition(s): Quản lý được hệ thống nhận diện và ủy quyền truy cập hệ thống
- Post-Condition(s): Hệ thống trả về kết quả thông tin nhân viên được thêm
1 Quản lý chọn chức năng Quản lý nhân viên và chọn chức năng con Thêm nhân viên
2 Nhập vào thông tin nhân viên mới gồm: Stt, họ và tên, ngày sinh, tên đăng nhập, sđt, địa chỉ thường chú, chức vụ, ngày vào làm
3 Xác nhận thông tin Nhân viên mới đã thêm để tăng tính chính xác của thông tin nhân viên
4 Hệ thống cập nhật thành công nhân viên mới và thông báo kết quả ra màn hình
Biểu đồ tuần tự
Hình IV.1: Biểu đồ tuần tự gói Đăng nhập hệ thống
Hình IV.2: Biểu đồ tuần tự gói Đăng xuất hệ thống
Hình IV.3: Biểu đồ tuần tự gói Lập hóa đơn
Hình IV.4: Biểu đồ tuần tự gói Tra cứu thực đơn
Hình IV.5: Biểu đồ tuần tự gói Thống kê doanh thu
Hình IV.6.1: Biểu đồ tuần tự gói Thêm thực đơn
Hình IV.6.2: Biểu đồ tuần tự gói Xóa thực đơn
Hình IV.6.3: Biểu đồ tuần tự gói Cập nhật thực đơn
Hình IV.7.1: Biểu đồ tuần tự gói Thêm nhân viên
Hình IV.6.3: Biểu đồ tuần tự gói Xóa nhân viên
4.7.3 Cập nhật thông tin nhân viên
Hình IV.6.3: Biểu đồ tuần tự gói Cập nhật thông tin nhân viên
Hình IV.6.3: Biểu đồ tuần tự gói Phân công nhân viên
Hình IV.6.3: Biểu đồ tuần tự gói In hóa đơn
Hình IV.6.3: Biểu đồ tuần tự gói Xóa hóa đơn
Hình IV.6.3: Biểu đồ tuần tự gói Đăng ký lịch làm
Hình IV.6.3: Biểu đồ tuần tự gói Nhận order từ khách
Hình IV.6.3: Biểu đồ tuần tự gói Thanh toán hóa đơn
