QUY ĐỊNH VỀ TỔ CHỨC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ I KHÁI NIỆM, NHỮNG NGUYÊN TẮC CHUNG Khái niệm hồ sơ Hồ sơ: văn tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể hình thành trình giải vấn đề, việc kết hợp lại có đặc điểm, tính chất chung, giống hình thức, chủng loại văn bản, tác giả, thời gian ban hành Một hồ sơ dày, mỏng tùy theo số lượng văn hình thành trình giải cơng việc, hồ sơ q dày chia thành tập * Có hai loại hồ sơ: Hồ sơ hồn chỉnh hồ sơ khơng hồn chỉnh - Hồ sơ hoàn chỉnh: tập hợp văn tài liệu phản ánh trình phát sinh, phát triển, kết thúc việc vấn đề Cụ thể: + Hồ sơ cán bộ: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan đến cá nhân cụ thể + Các hồ sơ chuyên môn, kỹ thuật khác: hồ sơ khóa đào tạo, chuyển giao kỹ thuật - Hồ sơ khơng hồn chỉnh: tập văn bản, tài liệu có đặc điểm thể loại thời gian, khơng có q trình phát sinh, phát triển kết thúc Cụ thể: + Tập Quyết định khen thưởng cán + Các tập lưu văn văn thư TT tập lưu định, tập lưu thị, tập lưu công văn coi hồ sơ Lưu ý: Hồ sơ khơng hồn chỉnh thường dùng thuật ngữ tập, cịn Hồ sơ hồn chỉnh thường dùng thuật ngữ hồ sơ - Nếu hồ sơ có nhiều loại văn khác nhau, viết câu tiêu đề hồ sơ cần liệt kê số tên loại văn chính, cịn lại khái qt cụm từ “các văn khác” - Nếu hồ sơ gồm văn nhiều thời gian khác ghi tiêu đề hồ sơ cần liệt kê số thời gian chính, thời gian cịn lại khái quát thành cụm từ “các thời gian khác” “một số quan khác” * Hồ sơ nguyên tắc: Là tập hợp văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn mặt công tác nghiệp vụ định, dùng làm pháp lý, tra cứu giải công việc hàng ngày quan Hồ sơ nguyên tắc nộp vào lưu trữ quan Mục đích, ý nghĩa lập hồ sơ Trang - Việc lập hồ sơ giúp cho người xếp văn cách khoa học, giữ đầy đủ có hệ thống văn cần thiết việc, giúp cho việc giải cơng việc hàng ngày có suất, chất lượng hiệu đồng thời tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến giải cơng việc có xác đáng kịp thời Do đó, góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng cơng tác cán nói riêng, TT nói chung - Mỗi văn lập thành hồ sơ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi nắm thành phần, nội dung khối lượng văn TT, biết hồ sơ tài liệu cần phải bảo quản chu đáo, nắm, phát văn bị phân tán, thất lạc mát cho mượn tuỳ tiện, giữ gìn bí mật TT - Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp hồ sơ có giá trị vào lưu trữ, nâng cao hiệu suất chất lượng cơng tác lưu trữ, đáp ứng kịp thời đầy đủ yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu TT Đối tượng cán phải lập hồ sơ: Tất cán bộ, viên chức TT phải lập hồ sơ công việc làm Nguyên tắc lập hồ sơ - Chỉ đưa vào hồ sơ văn thuộc công việc giải người Văn phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ TT công việc giải Những văn không phản ánh chức năng, nhiệm vụ TT, không liên quan đến công việc, không thuộc phạm vi quản lý hồ sơ (văn quan gửi đến để biết, tài liệu tham khảo giải cơng việc…) khơng lập hồ sơ (hoặc không đưa vào hồ sơ) - Văn hồ sơ phải hồn chỉnh có liên hệ mật thiết với nhau, phản ánh hình thành tự nhiên hay diễn biến thực tế công việc Văn phải thu thập đầy đủ, tên hồ sơ phải phù hợp với nội dung tài liệu tên công việc cần giải - Những văn hồ sơ phải đảm bảo giá trị pháp lý thể thức theo quy định Quyết định số /QĐ-TTĐTDVTNCXH ngày / / 2013 Giám đốc TTĐTDVTNCXH việc Ban hành Hướng dẫn trình tự xử lý luân chuyển văn Trung tâm Đào tạo Dịch vụ theo nhu cầu xã hội Chỉ đưa vào hồ sơ chính, hợp pháp Không đưa vào hồ sơ công văn nhắc nhở giao dịch mang tính chất vụ không liên quan đến công việc, trùng, sách báo tư liệu sưu tầm để tham khảo riêng Tuy nhiên cần lưu ý đến giấy tờ văn thức mang tính chất trao đổi ý kiến ý kiến riêng lãnh đạo TT, lãnh đạo cấp giấy tờ phải để vào hồ sơ - Khi lập hồ sơ, cần phải làm tốt công tác biên mục bên bên ngồi bìa hồ sơ nhằm giới thiệu thành phần nội dung văn hồ sơ để tra tìm, nghiên cứu nhanh chóng thuận tiện Do yêu cầu đặt lập hồ sơ hành Trang lập hồ sơ lưu trữ phải biên mục đầy đủ xác, Đặc biệt hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn II NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP LẬP HỒ SƠ Lập danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ: bảng kê tên hồ sơ mà TT lập năm có ghi thời hạn bảo quản tên người lập Bảng danh mục dùng để hướng dẫn việc lập hồ sơ hành, giúp TT lập hồ sơ chủ động, xác; quản lý cơng văn, giấy tờ chặt chẽ; tạo thuận lợi cho việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Ngồi ra, danh mục hồ sơ cịn cơng cụ hướng dẫn xác định giá trị nộp lưu tài liệu Danh mục hồ sơ xây dựng cho năm, thường lập vào cuối năm trước để kịp sử dụng vào đầu năm Như vậy, danh mục lập trước văn hình thành Sở dĩ dự kiến trước thành phần nội dung văn quan nói chung, đơn vị, tổ chức quan nói riêng phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ cụ thể quan, đơn vị Chức quan, đơn vị thường ổn định nhiều năm, nhiệm vụ cụ thể năm xác định xây dựng kế hoạch công tác năm quan, đơn vị Nói cách khác, kế hoạch cơng tác năm biểu cụ thể quan, đơn vị năm Do vậy, làm chủ yếu cho việc lập danh mục hồ sơ Trang MẪU DANH MỤC HỒ SƠ TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO DỊCH VỤ THEO NHU CẦU XÃ HỘI CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc DANH MỤC HỒ SƠ TRUNG TÂM ĐÀO TẠO DỊCH VỤ THEO NHU CẦU XÃ HỘI Năm Số ký hiệu HS Tên đề mục tiêu đề hồ sơ (1) (2) Đơn vị/ Ghi Thời hạn người lập bảo quản hồ sơ (3) I TÊN ĐỀ MỤC LỚN I PHÒNG HC, TH, TT Tên đề mục nhỏ Tiêu đề hồ sơ 01.HC 02 HC II PHÒNG TC & QLDVĐT Tên đề mục nhỏ Tiêu đề hồ sơ 50 ĐT 51.ĐT … III PHÒNG NGHIÊN CỨU VÀ PT 85.NC 86 NC IV PHÒNG TCKT 90.KT … Bản Danh mục hồ sơ có …….(1) hồ sơ, bao gồm: …………….(2) hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; ………… (2) hồ sơ bảo quản có thời hạn Trang (4) (5) GIÁM ĐỐC (chữ ký, dấu) Họ tên Hướng dẫn sử dụng: (1) Ghi tổng số hồ sơ có Danh mục (2) Ghi số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, số lượng hồ sơ bảo quản có thời hạn Danh mục Cột 1: Ghi số ký hiệu hồ sơ bao gồm số thứ tự đánh chữ số Ả rập ký hiệu ghi số viết tắt đề mục lớn, đánh số hồ sơ áp dụng hai cách sau: - Số hồ sơ đánh liên tục toàn danh mục, số 01, cuối đề mục để vài số trống để ghi bổ sung hồ sơ phát sinh - Số hồ sơ đánh liên tục phạm vi đề mục lớn (đơn vị tổ chức mặt hoạt động), số 01, cuối đề mục để số dòng trống để ghi bổ sung hồ sơ phát sinh Cột 2: Ghi số thứ tự tên đề mục lớn, đề mục nhỏ; tiêu đề hồ sơ Các đề mục lớn đánh số liên tục chữ số La mã; đề mục nhỏ đánh số liên tục chữ số Ả rập, riêng đề mục lớn Các tiêu đề hồ sổtng đề mục cần xếp theo trình tự từ tiêu đề hồ sơ công việc chung, mang tính tổng hợp đến tiêu đề hồ sơ công việc cụ thể Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ: vĩnh viễn thời hạn số năm cụ thể; Cột 4: Ghi tên đơn vị cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ; Cột 5: Ghi thông tin đặc biệt thời hạn bảo quản, người lập hồ sơ, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, hồ sơ loại mật v.v / - Cách lập sử dụng danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ lập chung cho toàn TT Khi lập danh mục hồ sơ, người lập phải nghiên cứu để nắm vững chức năng, nhiệm vụ TT nói chung, phịng Trang nói riêng nhiệm vụ cụ thể cán bộ, viên chức; hiểu rõ thành phần, nội dung văn hình thành giá trị chúng Để nắm, hiểu vấn đề trên, cần phải nghiên cứu văn sau đây: - Các văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn TT - Các văn phân công trách nhiệm cán lãnh đạo, cán viên chức TT - Kế hoạch công tác năm (năm lập danh mục hồ sơ) phòng - Các văn giao tiêu, nhiệm vụ công tác liên quan - Danh mục hồ sơ năm trước Ngoài ra, để danh mục hồ sơ sát với thực tiễn, đòi hỏi người lập phải nắm hiểu tình hình thực tế lập hồ sơ năm trước lý luận phương pháp lập hồ giá trị văn hình thành hoạt động TT Từng phòng vào nhiệm vụ cụ thể năm dự kiến danh mục hồ sơ phịng; cán phụ trách cơng tác văn thư - lưu trữ TT làm nhiệm vụ bổ sung, điều chỉnh tổng hợp thành văn danh mục hồ sơ tồn TT, trình Giám đốc TT duyệt ký ban hành Bản danh mục in thành nhiều gửi xuống phòng để thực Vào đầu năm, cán làm công tác văn thư – lưu trữ TT vào danh mục hồ sơ chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi ký hiệu tiêu đề hồ sơ lên bìa giao cho đơn vị cán có trách nhiệm lập hồ sơ Trong q trình giải cơng việc, người lập đưa văn hình thành liên quan đến hồ sơ bìa hồ sơ (kể tài liệu tham khảo để giải việc đó) Sau việc kết thúc, cán có trách nhiệm lập hồ sơ làm số cơng việc cần thiết để hoàn thiện hồ sơ, gồm nội dung đây: - Nếu văn có liên quan đến hồ sơ cịn thiếu phải thu cho đầy đủ - Loại bỏ văn xét thấy không cần phải tiếp tục lưu văn trùng lặp thông tin - Sắp xếp văn hồ sơ theo trật tự hợp lý để tra cứu thuận tiện - Đánh số tờ để cố định thứ tự văn hồ sơ xếp - Viết mục lục văn hồ sơ - Bổ sung yếu tố thơng tin cịn thiếu ngồi bìa hồ sơ ngày tháng bắt đầu kết thúc, số tờ hồ sơ… - Viết chứng từ kết thúc Vì Danh mục hồ sơ lập trước thực nhiệm vụ công tác, không tránh khỏi trường hợp không phù hợp với thực tế, chẳng hạn, nhiệm vụ đề kế hoạch sau lại thay đổi không thực Trang Trong trường hợp khơng hình thành văn có liên quan đến thực nhiệm vụ dĩ nhiên khơng có hồ sơ danh mục lập Trong thực tế hoạt động TT có nhiệm vụ việc đột xuất khơng có kế hoạch năm danh mục hồ sơ, trường hợp cần bổ sung vào danh mục hồ sơ hình thành đột xuất Nội dung việc lập hồ sơ hành Việc lập hồ sơ gồm việc sau đây: + Mở hồ sơ + Thu thập văn đưa vào hồ sơ + Sắp xếp văn hồ sơ + Kết thúc hồ sơ (Biên mục bên hồ sơ) + Viết bìa hồ sơ (Biên mục bên hồ sơ) Mở hồ sơ: Căn vào danh mục hồ sơ , cán viên chức ghi tên hồ sơ vào bìa hồ sơ Trường hợp chưa dự kiến hết công việc mà có cơng việc giao lấy bìa ghi tiêu đề hồ sơ để tập hợp văn vào hồ sơ Mỗi hồ sơ dùng tờ bìa; bên ngồi ghi rõ số ký hiệu tiêu đề hồ sơ Tiêu đề hồ sơ cần phải ghi ngắn, rõ, xác, phản ánh khái quát nội dung việc 1.2 Thu thập văn đưa vào hồ sơ Khi hồ sơ mở văn nguồn, có văn giấy tờ giải hay giải xong cơng việc cho vào bìa hồ sơ Cán viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ văn giấy tờ, không để lẫn lộn, mát kể số nháp, tư liệu có liên quan đến việc hồ sơ 1.3 Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ Các văn hồ sơ cần xếp theo trình tự hợp lý để tra tìm nghiên cứu văn nhanh chóng thuận lợi Tuỳ theo nội dung đặc điểm khác văn hồ sơ để chọn cách xếp đây: a) Sắp xếp theo trình tự thời gian Bằng cách xếp này, văn có ngày tháng ban hành sớm xếp lên trên, văn có ngày tháng ban hành muộn xếp Cách xếp thường áp dụng hồ sơ phản ánh việc, vấn đề theo trình tự thời gian hồ sơ lập theo đặc trưng tên gọi văn bản, đặc trưng tác giả b) Sắp xếp theo trình tự giải công việc Cách xếp theo trình tự mà văn hình thành vấn đề giải vấn đề, việc Có nghĩa văn hình thành trước để lên trên, văn hình thành sau xếp xuống c) Sắp xếp theo số thứ tự của văn bản Trang Cách xếp dược áp dụng hồ sơ lập theo đặc trưng tác giả Bởi văn văn ban hành thường đánh số thứ tự liên tục theo trình tự thời gian d) Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản và mức độ quan trọng của tác giả Nếu hồ sơ (đơn vị bảo quản) có nhiều loại văn bản, tài liệu khác vào mức độ quan trọng văn để xếp, loại quan trọng xếp trước, loại quan trọng xếp sau (như Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Quyết định, thị…) Nếu hồ sơ (đơn vị bảo quản) có nhiều tác giả quan trọng xếp trước, quan trọng xếp sau (như Chính phủ xếp trước Bộ; tỉnh xếp trước trước huyện…) đ) Sắp xếp theo vần chữ cái Cách xếp thường dùng hồ sơ gồm văn liên quan đến tên người địa danh Ngồi cách xếp nói cịn xếp theo tầm quan trọng tác giả văn bản, theo chuyên đề, vấn đề mà nội dung văn đề cập Một số điểm cần xếp văn bản, tài liệu hồ sơ - Các kế hoạch, báo cáo công tác xếp vào năm mà nội dung kế hoạch báo cáo nói tới Ví dụ: Kế hoạch cơng tác năm 2004 ký ban hành cuối năm 2003 xếp vào năm 2004 - Các kế hoạch cơng tác nhiều năm xếp vào năm đầu mà kế hoạch có nói tới Các báo cáo nhiều năm xếp vào cuối năm mà báo cáo tới - Nếu hồ sơ có phim, ảnh kèm cho phim, ảnh vào phong bì để vào cuối hồ sơ Nếu có băng ghi âm, ghi hình bảo quản riêng ghi vào mục lục văn nơi bảo quản để tiện cho việc tra tìm 1.4 Kết thúc hồ sơ Khi cơng việc giải xong hồ sơ kết thúc, cán viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét để: - Nếu thấy thiếu văn giấy tờ sưu tầm bổ sung - Loại văn trùng thừa, văn nháp, tư liệu, sách báo không cần để hồ sơ - Kiểm tra lại xếp văn hồ sơ - Đánh số tờ: Hồ sơ cần đánh số tờ theo thứ tự xuống để cố định vị trí xếp, tạo thuận lợi cho việc bảo quản tra tìm văn hồ sơ Dưới cách đánh số tờ: + Mỗi tờ văn đánh số vào góc phải phía bút chì Trang + Không đánh số vào tờ giấy trắng + Trường hợp hồ sơ có phong bì kèm theo văn phong bì đánh số riêng + Khi đánh số cần cẩn thận, không bỏ sót đánh trùng số Trong trường hợp bỏ sót đánh trùng số đánh sau: * Trường hợp đánh sót: Dùng số tờ trước thêm a, b,c… vào sau số Ví dụ: Tờ trước có số 14 tờ bỏ sót 14a, 14b, 14c… * Trường hợp đánh trùng số: Thêm a, b, c vào sau số trùng Ví dụ: Hồ sơ có tờ đánh số 20 tờ đánh số 20 thứ hai thứ ba mang 20a, 20b - Ghi mục lục văn bản: Các tờ mục lục văn đánh số riêng thống kê riêng MẪU MỤC LỤC VĂN BẢN Số TT Số, ký hiệu Ngày Tên loại Tác giả văn tháng văn trích yếu văn bản nội dung văn (1) (2) (3) (4) (5) Tờ số Ghi (6) (7) Hướng dẫn cách ghi cột: (1)Ghi số thứ tự văn từ đến hết (2) Ghi số ký hiệu văn (nếu khơng có số ký hiệu khơng ghi mà ghi vào cột ghi chú) (3) Ghi ngày tháng văn ( khơng có ngày tháng khơng ghi mà ghi vào cột ghi chú) (4)Ghi tên loại trích yếu văn (5) Ghi tên quan ban hành văn (6) Ghi tờ số: tức tờ đầu văn số ghi số vào (ví dụ: văn tập số 3, có tờ, tờ văn tờ số 10, ghi 10-14) (7) Ghi số điều cần thiết khác: thiếu dấu, thiếu chữ ký, dự thảo, có bút tích, mật… - Viết tờ kết thúc: áp dụng hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn lâu dài Tò kết thúc ghi số lượng tờ trạng thái vật lý tài liệu hồ sơ Ví dụ: Trang Hồ sơ số: 52, tập số: 02 Hồ sơ gồm có: 150 tờ Mục lục văn có: 03 tờ Tình trạng tài liệu: Văn bàn số 04 viết tay Nhiều chỗ khó đọc Tờ 52 văn số đánh máy mờ, có chỗ chữ bị rách Tờ 72 văn số dịng từ xuống có sửa số liệu 320 mực đỏ Ngày… tháng… năm Người lập hồ sơ 1.5 Viết bìa hồ sơ - Biên mục ngồi bìa hồ sơ Khi biên mục ngồi bìa hồ sơ, khơng phải thực xác thành phần nói mà cịn phải ý kỹ thuật trình bày, cho rõ ràng, mỹ quan làm bật yếu tố thông tin chủ yếu MẪU BÌA HỒ SƠ TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO DỊCH VỤ THEO NHU CẦU XÃ HỘI HỒ SƠ …………………… …………………… …………………… ( Từ ngày…tháng…năm…đến ngày…tháng…năm…) gồm…tờ Phông số…… Mục lục số… Thời hạn bảo quản Hồ sơ số…… ………… Hướng dẫn cách ghi bìa hồ sơ Trang 10 - Ghi tiêu đề hồ sơ ( phải viết tên hồ sơ): Yêu cầu viết tiêu đề phải ngắn gọn, khái quát xác nội dung thành văn hồ sơ với ngơn ngữ đại có quan điểm trị đắn + Ngày, tháng bắt đầu kết thúc: ghi ngày, tháng, năm văn bản, tài liệu sớm ngày, tháng, năm văn bản, tài liệu muộn hồ sơ + Số lượng tờ: Ghi theo số lượng tờ đơn vị bảo quản (không kể tờ mục lục văn tờ chứng từ kết thúc), trường hợp có tờ,a…,b…,c… phải cộng thêm vào + Thời hạn bảo quản: Vĩnh viễn có thời hạn + Phơng số, mục lục, hồ sơ số cán lưu trữ ghi III PHƯƠNG PHÁP LẬP MỘT SỐ LOẠI HỒ SƠ CỤ THỂ Phương pháp lập hồ sơ công việc 1.1.Khái niệm hồ sơ công việc Là tập văn tài liệu có liên quan với vấn đề, việc có đặc trưng tên loại, thời gian, tác giả, hình thành trình giải công việc thuộc chức nhiệm vụ quan đơn 1.2.Cách lập hồ sơ công việc Lập hồ sơ cơng việc gồm có bước sau: Bước 1: Mở hồ sơ Lấy tờ bìa hồ sơ, ghi số, ký hiệu tiêu đề hồ sơ lên bìa Khi mở hồ sơ có hai trường hợp: + Trường hợp 1: Đối với quan có Danh mục hồ sơ: đầu năm vào bảng danh mục hồ sơ nhân viên quan xem phải lập hồ sơ hồ sơ Trên sở chuẩn bị bìa hồ sơ ghi số, ký hiệu, tiêu đề hồ sơ danh mục hồ sơ lên bìa Trong q trình giải cơng việc văn tài liệu thuộc hồ sơ Trường hợp cơng việc phát sinh cần giải lấy thêm bìa hồ sơ để mở hồ sơ Đồng thời ghi tên hồ sơ vào danh mục hồ sơ + Trường hợp 2: Đối với quan quan chưa có danh mục hồ sơ người làm công tác lập hồ sơ phải vào nhiệm vụ giao, công việc phải giải quyết, vào thực tế tài liệu hình thành hoạt động quan, đơn vị chuẩn bị bìa ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa Trong q trình hiải công việc văn bản, tài liệu thuộc hồ sơ đưa vào bìa hồ sơ Muốn lập hồ sơ đầy đủ, hồn chỉnh có chất lượng cán bộ, cơng chức, viên chức phải thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu Trang 11 Đây khâu quan trọng lập hồ sơ chất lượng hồ sơ tốt hay xấu, có giá trị hay khơng phụ thuộc phần lớn vào việc thu thập văn tài liệu đầy đủ, xác hay khơng Ngồi thu thập đầy đủ tài liệu tiền đề cho việc triển khai khâu nghiệp vụ như: xếp văn bản, đánh số tờ, ghi mục lục hồ sơ, viết bìa hồ sơ, viết chứng từ kết thúc… Để hồ sơ có chất lượng có giá trị cao người có trách nhiệm lập hồ sơ phải thu thập đầy đủ, xác văn tài liệu hình thành hồ sơ cần lập Bước 2: Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ Đây khâu quan trọng việc lập hồ sơ cơng việc chất lượng hồ sơ tốt hay xấu, có giá trị hay không phụ thuộc vào thu thập văn có đầy đủ xác hay khơng Ngồi thu thập đầy đủ tài liệu tiền đề cho việc triển khai khâu nghiệp vụ xếp văn bản, đánh số tờ, ghi mục lục hồ sơ, viết bìa hồ sơ, viết chứng từ kết thúc… Để hồ sơ có chất lượng có giá trị cao người có trách nhiệm lập hồ sơ phải thu thập đầy đủ, xác văn tài liệu hình thành hoạt động quan mà có liên quan đến hồ sơ cần lập Bước 3: Phân chia đơn vị bảo quản xếp văn tài liệu đơn vị bảo quản Sau thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ cần loại nháp, tài liệu tham khảo, trùng văn bản, tài liệu hết giá trị khỏi hồ sơ Mỗi loại văn bản, tài liệu giữ chính, khơng có dùng có giá trị để thay Sau số lượng văn bản, tài liệu nhiều 200 tờ nên chia thành tập, tập 01 đơn vị bảo quản Khi phân chia đơn vị bảo quản cần dựa vào mối liên hệ nội dung, thời gian giá trị tài liệu để phân chia cho hợp lý Sắp xếp văn bản, tư liệu đơn vị bảo quản, xếp theo trình tự cách xếp văn tài liệu lập hồ sơ khơng có danh mục hồ sơ Phương pháp lập hồ sơ nhân 2.1 Khái niệm Hồ sơ nhân tập văn bản, tài liệu có liên quan cá nhân cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh…) 2.2 Cách lập Mỗi quan đơn vị tuỳ theo yêu cầu quản lý nhân dựa vào quy định hành để lập đầy đủ hồ sơ nhân Trang 12 Ví dụ: Hồ sơ cán quan có yêu cầu quản lý cán dựa vào quy định hành hồ sơ cán để lập hồ sơ cán bộ, nhân viên Một hồ sơ cán gồm: Sơ yếu lí lịch, văn bằng, chứng đào tạo, bồi dưỡng, định tiếp nhận, điều động đề bạt, khen thưởng, kỷ luật, xếp lương, cử công tác, phiếu bổ sung lý lịch định kỳ hàng năm Hồ sơ Đảng viên gồm: Lý lịch Đảng viên, giấy tờ liên quan đến kết nạp đảng, cơng nhận đảng viên thức, Quyết định khen thưởng, kỷ luật (nếu có), phiếu bổ sung lí lịch đảng viên, giầy tờ chuyển sinh hoạt đảng (nếu có) IV.GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Giao nộp hồ sơ tài liệu 1.1 Trách nhiệm đơn vị cá nhân TT Cán viên chức giao giải quyết, theo dõi cơng việc TT có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào phận văn thư, Lưu trữ TT sau kết thúc hồ sơ, ghi đầy đủ biên mục hồ sơ; chịu trách nhiệm việc thu thập đầy đủ tài liệu vào hồ sơ Trước nghỉ hưu, việc chuyển cơng tác khác phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm TT Cán viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ việc giúp Giám đốc TT, Trưởng phòng HC,TH & TT mặt nghiệp vụ, làm danh mục hồ sơ hướng dẫn cán viên chức TT lập hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra chất lượng hồ sơ, tiếp nhận bảo quản hồ sơ vào lưu trữ hành Nếu phát hồ sơ cịn thiếu tài liệu, giấy tờ u cầu cán viên chức lập hồ sơ phải bổ sung đầy đủ Khi hết thời hạn theo dõi, nghiên cứu (thường 01 năm), có trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Trường Trưởng phòng HC, TH & TT giúp Giám đốc TT trực tiếp tổ chức, đạo, kiểm tra công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Trường Giám đốc TT có trách nhiệm tổ chức thực việc lập hồ sơ, bảo quản nộp lưu hồ sơ, tài liệu TT vào Lưu trữ Trường 1.2 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Tại Điều 11 Luật lưu trữ Quốc Hội thông qua ngày 01/11/2011 có hiệu lực từ ngày 01/7/2011 quy định: Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan quy định sau: a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định điểm b khoản này; b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày cơng trình tốn hồ sơ, tài liệu xây dựng Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu quy định khoản Điều để phục vụ cơng việc phải người đứng đầu Trang 13 quan, tổ chức đồng ý phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ quan Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân không 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu Thành phần hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân thuộc diện giao nộp vào lưu trữ Trường bao gồm toàn hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ hình thành q trình theo dõi, giải qút cơng việc thuộc trách nhiệm lập hồ sơ đơn vị, cá nhân đó, trừ tài liệu sau: - Các hồ sơ nguyên tắc (tập văn đạo Đảng; văn quy phạm pháp luật văn hướng dẫn quan nhà nước có thẩm quyền lĩnh vực, vấn đề định dùng làm để theo dõi, giải công việc) lưu đơn vị, cá nhân thực huỷ theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức - Các văn bản, tài liệu gửi đến để biết, để tham khảo để phối hợp thực không thuộc trách nhiệm lập hồ sơ đơn vị, cá nhân Trách nhiệm giao, nhận hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan Điều 12 Luật Lưu trữ ngày 01/11/2011 Quốc hội quy định Trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hồn thiện hồ sơ cơng việc kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu giao nộp vào Lưu trữ quan Lưu trữ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lập Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu lập thành 02 bản; đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ quan giữ 01 Trang 14 Phụ lục 01: Một số loại tiêu đề hồ sơ tiêu biểu Tên loại văn - nội dung - thời gian – tác giả: áp dụng hồ sơ chương trình, kế hoạch, báo cáo cơng tác thường kỳ quan, tổ chức Ví dụ 1: Chương trình/ kế hoạch/ báo cáo công tác năm 2012 TTĐTDVTNCXH 2.Tên loại văn - tác giả - nội dung - thời gian: áp dụng hồ sơ chương trình, kế hoạch, báo cáo chun đề Ví dụ: Chương trình/ kế hoạch/ báo cáo TTĐTDVTNCXH thực khóa đào tạo cơng chức viên chức năm 2012 Tập lưu (quyết định, thị, công văn v.v…) - thời gian - tác giả: áp dụng hồ sơ tập lưu văn quan Ví dụ: Tập lưu cơng văn q I năm 2012 TTĐTDVTNCXH Hồ sơ Hội nghị (Hội thảo) - nội dung – tác giả (cơ quan tổ chức quan chủ trì) - địa điểm - thời gian: áp dụng hồ sơ hội nghị, hội thảo Ví dụ 1: Hồ sơ Hội nghị tổng kết công tác năm 2012 TTĐTDVTNCXH Hồ sơ - vấn đề - địa điểm - thời gian: áp dụng loại hồ sơ việc Ví dụ 1: Hồ sơ khóa đào tạo chuyên khoa định hướng Mắt năm 2012 Hồ sơ - tên người: áp dụng hồ sơ nhân (khi tuyển dụng nhân viên mới) Ví dụ: Hồ sơ Nguyễn Văn A Trang 15 Phụ lục 02: Thành phần tài liệu chủ yếu số loại hồ sơ Kế hoạch báo cáo thực kế hoạch (mỗi năm hồ sơ): - Văn đạo hướng dẫn công tác kế hoạch; - Văn giao tiêu kế hoạch cho quan, tổ chức (quyết định thơng báo); - Kế hoạch thức quan, tổ chức phê duyệt; - Văn điều chỉnh, bổ sung kế hoạch (nếu có); - Báo cáo tình hình thực kế hoạch Chương trình, kế hoạch báo cáo cơng tác (mỗi năm HS): - Chương trình, kế hoạch cơng tác dài hạn ngắn hạn; - Báo cáo sơ kết, tổng kết công tác thường kỳ Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác hàng năm: - Kế hoạch tổ chức hội nghị; - Chương trình hội nghị; - Lời khai mạc; - Dự thảo báo cáo tổng kết; - Các báo cáo tham luận (nếu có); - Bài phát biểu lãnh đạo cấp (nếu có); - Nghị hội nghị (nếu có); - Biên hội nghị; - Ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình (nếu có) Hồ sơ đồn (hoặc đồn vào) thuộc lĩnh vực hợp tác quốc tế (mỗi đoàn đồn vào HS): - Cơng văn, định việc cử đồn; - Chương trình, kế hoạch làm việc đoàn; - Biên buổi làm việc; - Bản ghi nhớ (nếu có); - Văn ký kết hợp tác (nếu có); - Báo cáo kết đồn (hoặc đoàn vào); - Các tài liệu khác liên quan đến đoàn (hoặc đoàn vào) ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình… (nếu có) Hồ sơ tổ chức lớp học Trang 16 - Quyết định giao việc tổ chức khóa học/ Hợp đồng hợp tác giảng dạy - Quyết định tổ chức khóa học Giám đốc TT - Hợp đồng/chấp thuận tham gia giảng dạy giảng viên - Kế hoạch giảng dạy - Thông báo tuyển sinh - Thông báo nhập học - Thông báo trang web - Danh sách học viên - Phiếu điểm danh học viên - Bảng điểm (nếu có) - Quyết định cấp chứng chỉ/Giấy chứng nhận tham gia khóa học - Ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình (nếu có) Trang 17 Phụ lục 03: Mẫu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO DỊCH VỤ THEO NHU CẦU XÃ HỘI MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU Năm 20… Hộp/ cặp số Số, ký hiệu Tiêu đề hồ Thời gian Thời hạn HS sơ bắt đầu - bảo quản kết thúc (1) (2) (3) (4) (5) Số tờ Ghi (6) (7) Mục lục gồm:… hồ sơ (đơn vị bảo quản) Viết chữ:………………………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) Trong có: … hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản vĩnh viễn … hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản có thời hạn ………… , ngày tháng năm 20… Người lập (Chữ ký, họ tên, chức vụ/chức danh) Ghi chú: (1) Ghi số thứ tự hộp cặp tài liệu giao nộp (2) Ghi số, ký hiệu hồ sơ bìa hồ sơ (3) Ghi tiêu đề hồ sơ bìa hồ sơ (4) Ghi thời gian bắt đầu thời gian kết thúc hồ sơ VD: 01/4/1990 -31/12/1990 (5) Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ bìa hồ sơ (6) Ghi tổng số tờ tài liệu có hồ sơ (7) Ghi thơng tin cần ý nội dung hình thức tài liệu có hồ sơ Trang 18 Phụ lục 04: Mẫu Biên giao nhận tài liệu TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRUNG TÂM ĐÀO TẠO DỊCH VỤ THEO NHU CẦU XÃ HỘI Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm 20… BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU Căn Luật lưu trữ năm 2011; Căn cứ… (Danh mục hồ sơ năm…, Kế hoạch thu thập tài liệu…), Chúng gồm: BÊN GIAO: TRUNG TÂM ĐÀO TẠO DVTNCXH, đại diện là: Ông (bà)……………………… Chức vụ/chức danh:…………………… BÊN NHẬN: TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI, đại diện là: Ông (bà):…………………………(đại diện lãnh đạo đơn vị) Chức vụ/chức danh:……………… Thống lập biên giao nhận tài liệu với nội dung cụ thể sau: 1.Tên khối tài liệu giao nộp: 2.Thời gian tài liệu: Số lượng tài liệu: - Tổng số hộp (cặp): - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): - Quy mét giá: … mét 1.Tình trạng tài liệu giao nộp: 2.Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo: Biên lập thành hai có giá trị nhau, bên giao giữ bản, bên nhận giữ bản./ ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Chữ ký họ tên) (Chữ ký họ tên) Trang 19 Trang 20 ... số loại hồ sơ Kế ho? ??ch báo cáo thực kế ho? ??ch (mỗi năm hồ sơ): - Văn đạo hướng dẫn công tác kế ho? ??ch; - Văn giao tiêu kế ho? ??ch cho quan, tổ chức (quyết định thông báo); - Kế ho? ??ch thức quan,... liệu hồ sơ - Các kế ho? ??ch, báo cáo cơng tác xếp vào năm mà nội dung kế ho? ??ch báo cáo nói tới Ví dụ: Kế ho? ??ch công tác năm 2004 ký ban hành cuối năm 2003 xếp vào năm 2004 - Các kế ho? ??ch cơng tác nhiều... hồ sơ giúp cho người xếp văn cách khoa học, giữ đầy đủ có hệ thống văn cần thiết việc, giúp cho việc giải công việc hàng ngày có suất, chất lượng hiệu đồng thời tìm kiếm tài liệu nhanh chóng,