Đối tượng và mục đích nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của bài viết là lý luận về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại đơn vị, cùng với thực tế kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Thiết kế và Xây Dựng Thăng Long Bài viết sẽ phân tích các nguyên tắc kế toán liên quan đến tiền lương và các khoản trích, đồng thời đánh giá thực trạng áp dụng tại công ty để đưa ra những nhận định và giải pháp cải thiện.
+ Làm rõ cơ sở lý luận chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại đơn vị.
+ Thực tế kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Thiết kế và Xây Dựng Thăng Long.
+ Từ đó, đề xuất giải pháp hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Thiết kế và Xây Dựng Thăng Long.
Phương pháp nghiên cứu
Luận văn gồm tổng hòa các phương pháp:
Để thu thập số liệu cần thiết cho đề tài, chúng tôi đã áp dụng phương pháp điều tra và tổng hợp thông qua phỏng vấn trực tiếp cũng như nghiên cứu các sổ sách và báo cáo kế toán từ Phòng kế toán của công ty.
Phương pháp phân tích dựa trên hệ thống số liệu thu thập, qua việc sàng lọc và xử lý dữ liệu, tạo nền tảng cho việc phân tích hiệu quả hoạt động của đơn vị.
-Phương pháp tổng hợp: thông qua việc tổng hợp những số liệu, chứng từ làm cơ sở để tiến hành nghiên cứu.
Kết cấu của luận văn tốt nghiệp
Nội dung của luận văn gồm 3 chương:
Chương 1: Tổng quan về tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Trong đơn vị doanh nghiệp TNHH
Chương 2: Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Thiết kế và Xây Dựng Thăng Long
Chương 3 trình bày một số ý kiến nhằm cải thiện tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Thiết kế và Xây Dựng Thăng Long Những đề xuất này nhằm tối ưu hóa quy trình kế toán, nâng cao tính chính xác và minh bạch trong việc quản lý tiền lương, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành Việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý dữ liệu cũng được nhấn mạnh như một giải pháp hiệu quả để giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Thiết kế và Xây Dựng Thăng Long, tôi nhận được sự hỗ trợ quý báu từ các anh chị trong công ty, đặc biệt là Phòng Kế toán, cũng như từ các thầy cô trong bộ môn Kế toán doanh nghiệp Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến thầy Nguyễn Vũ Việt vì sự hướng dẫn tận tình Mặc dù tôi đã hoàn thành bài luận văn tốt nghiệp, nhưng với trình độ chuyên môn và kinh nghiệm còn hạn chế, tôi không thể tránh khỏi những sai sót Do đó, tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp từ các thầy cô giáo để bài luận văn của mình được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG CÔNG TY TNHH
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH
1.1.1 Khái niệm và đặc điểm của công ty TNHH
Theo Điều 73 Luật Doanh nghiệp 2014, công ty TNHH là một loại hình doanh nghiệp có tư cách pháp nhân, tồn tại độc lập với các chủ sở hữu Về mặt pháp lý, công ty được xem là pháp nhân, trong khi chủ sở hữu là cá nhân, có nghĩa vụ và quyền lợi tương ứng với quyền sở hữu công ty.
Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên là loại hình doanh nghiệp do một tổ chức hoặc cá nhân sở hữu Chủ sở hữu công ty sẽ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản của công ty, nhưng chỉ trong phạm vi số vốn điều lệ đã đăng ký.
- Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên không được quyền phát hành cổ phần.
Đặc điểm của công ty TNHH:
– Là doanh nghiệp do một tổ chức hoặc cá nhân làm chủ sở hữu;
– Chủ sở hữu chịu trách nhiệm trong phạm vi số vốn điều lệ của công ty;
– Có tư cách pháp nhân;
– Không được quyền phát hành cổ phần.
Về thành viên công ty
Công ty được sở hữu bởi một cá nhân hoặc tổ chức duy nhất, và chủ sở hữu phải tuân thủ các quy định tại Điều 18 của Luật Doanh nghiệp 2014, đây là điều kiện cần thiết để các đối tượng có quyền thành lập doanh nghiệp.
Với việc chỉ có một cá nhân hoặc tổ chức là chủ sở hữu, người này sẽ có quyền điều hành, quản lý và kiểm soát trực tiếp tất cả các hoạt động của công ty.
Về vốn điều lệ của công ty
Theo quy định tại Điều 74 Luật Doanh nghiệp:
Vốn điều lệ của công ty TNHH một thành viên khi đăng ký doanh nghiệp được xác định là tổng giá trị tài sản mà chủ sở hữu cam kết góp, được ghi rõ trong Điều lệ công ty.
Chủ sở hữu doanh nghiệp cần đóng góp đủ và đúng loại tài sản theo cam kết khi đăng ký thành lập Thời hạn góp vốn là 90 ngày kể từ ngày nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp Nếu không thực hiện đầy đủ, chủ sở hữu phải tiến hành thủ tục điều chỉnh vốn điều lệ cho công ty TNHH 1 thành viên.
Về trách nhiệm tài sản của chủ sở hữu
Chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ trong giới hạn vốn điều lệ của công ty, khác với doanh nghiệp tư nhân, nơi chủ sở hữu phải chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản cá nhân.
Về khả năng huy động vốn
Công ty TNHH một thành viên không thể phát hành cổ phần, nhưng vẫn có nhiều phương thức huy động vốn đa dạng Công ty có thể phát hành trái phiếu, vay vốn từ các tổ chức và cá nhân trong nước cũng như quốc tế, hoặc chủ sở hữu có thể tự góp thêm vốn vào công ty.
Về tư cách pháp lý
Công ty TNHH một thành viên là tổ chức có tư cách pháp nhân.
Công ty sẽ có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Quyền góp vốn hoặc mua cổ phần, vốn góp các doanh nghiệp khác
Chủ sở hữu công ty có quyền góp vốn hoặc mua cổ phần tại các doanh nghiệp khác, bao gồm công ty TNHH một thành viên, công ty hợp danh, công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần Việc này giúp mở rộng quy mô hoạt động và tăng cường khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp.
* Thủ tục thành lập công ty TNHH một thành viên
Về tên công ty TNHH một thành viên
Cách đặt tên công ty đẹp, đúng pháp luật là một vấn đề quan trọng khi thành lập công ty.
* Về tên tiếng Việt của công ty TNHH một thành viên
Để thành lập một công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH), cần bao gồm hai yếu tố chính: loại hình doanh nghiệp phải được ghi rõ là "công ty trách nhiệm hữu hạn" hoặc "công ty TNHH"; và tên riêng của công ty phải sử dụng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt cùng với các chữ F, J, Z, W, các chữ số và ký hiệu.
* Về tên bằng tiếng nước ngoài của công ty một thành viên
Tên bằng tiếng nước ngoài là tên được chuyển từ tiếng Việt sang các ngôn ngữ sử dụng chữ La-tinh Khi dịch tên riêng của doanh nghiệp, có thể giữ nguyên hoặc dịch sang nghĩa tương ứng trong ngôn ngữ nước ngoài.
Khi doanh nghiệp có tên bằng tiếng nước ngoài, cần lưu ý rằng tên tiếng nước ngoài phải được in hoặc viết với kích thước chữ nhỏ hơn so với tên tiếng Việt tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, cũng như trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành.
Tên viết tắt của doanh nghiệp được viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên viết bằng tiếng nước ngoài.
Lưu ý: Tên doanh nghiệp không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp khác, vi phạm những điều cấm khi đặt tên doanh nghiệp.
Về trụ sở công ty TNHH một thành viên
Trụ sở chính của doanh nghiệp cần có địa chỉ rõ ràng, bao gồm số nhà, ngách, hẻm, phố, đường, thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương Ngoài ra, doanh nghiệp cũng phải cung cấp số điện thoại, số fax và địa chỉ thư điện tử (nếu có).
* Lưu ý: Theo quy đinh định tại Luật nhà ở 2014 và Nghị định
Theo quy định tại Điều 99/2015, trụ sở công ty TNHH một thành viên không được đặt tại căn hộ chung cư, trừ trường hợp trụ sở được đặt tại phần trung tâm thương mại hoặc văn phòng của các tòa nhà hỗn hợp, bao gồm trung tâm thương mại, văn phòng và nhà ở.
Xem thêm: Quy định về đặt địa chỉ trụ sở của công ty.
Về ngành nghề kinh doanh của công ty TNHH một thành viên
Chủ sở hữu công ty cần chọn ngành kinh tế cấp bốn theo Hệ thống ngành kinh tế của Việt Nam, được quy định trong Quyết định số 27/2018/QĐ-TTg, để thực hiện đăng ký Công ty có thể ghi rõ hơn về ngành nghề kinh doanh ngay dưới ngành cấp bốn Đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện, cần tuân thủ theo quy định của các văn bản pháp luật liên quan Nếu ngành nghề không có trong Hệ thống ngành kinh tế nhưng được quy định trong văn bản pháp luật khác, công ty cũng phải ghi theo các quy định đó.
Vốn điều lệ là tổng giá trị tài sản do chủ sở hữu đã góp hoặc cam kết góp khi thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn.
TỔNG QUAN VỀ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
1.2.1 Khái niệm và bản chất của tiền lương
Tiền lương là giá trị của sức lao động, được xác định qua sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động, dựa trên mối quan hệ cung – cầu trên thị trường lao động và các quy định của pháp luật Người sử dụng lao động có trách nhiệm trả lương cho người lao động một cách thường xuyên và ổn định trong thời gian hợp đồng lao động, có thể là theo tuần, tháng hoặc năm.
- Về tổng thể tiền lương được xem như một phần của quá trình trao đổi giữa người lao động và doanh nghiệp Cụ thể:
+ Người lao động cung cấp cho doanh nghiệp về mặt thời gian, sức lao động, trình độ nghề nghiệp của mình.
Người lao động nhận lương, thưởng, trợ cấp xã hội và cơ hội phát triển nghề nghiệp từ doanh nghiệp Đặc biệt trong khu vực kinh tế tư nhân, sức lao động trở thành hàng hóa khi người sử dụng không sở hữu tư liệu sản xuất Giá trị của sức lao động được xác định thông qua thỏa thuận giữa hai bên, dựa trên pháp luật hiện hành.
Trong thành phần kinh tế nhà nước, tất cả người lao động từ giám đốc đến công nhân đều đóng góp sức lao động và nhận thù lao từ nhà nước Nhà nước trao quyền sử dụng và quản lý tư liệu sản xuất cho tập thể người lao động.
Tiền công, hay còn gọi là tiền lương, là biểu hiện của giá trị sức lao động trong các quan hệ thỏa thuận mua bán Thường được áp dụng trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh và các hợp đồng thuê lao động có thời hạn, tiền công được hiểu là khoản tiền trả cho một đơn vị thời gian lao động hoặc theo khối lượng công việc thực hiện Trong nền kinh tế thị trường phát triển, tiền lương và tiền công được xem là tương đồng về bản chất kinh tế, phạm vi và đối tượng áp dụng.
1.2.1.2 Bản chất của tiền lương
Tiền lương thay đổi dựa trên giá trị sức lao động và chịu ảnh hưởng từ quan hệ cung cầu cũng như giá cả các tư liệu sinh hoạt Sự biến động này phản ánh bản chất thực sự của tiền lương trong nền kinh tế.
Về mặt kinh tế, tiền lương là kết quả của thoả thuận trao đổi hàng hoá sức lao động giữa người lao động và người sử dụng lao động.
Tiền lương không chỉ giúp người lao động trang trải chi phí sinh hoạt cần thiết mà còn hỗ trợ cho gia đình và đảm bảo an sinh lúc về hưu Ngoài lương cơ bản, người lao động còn nhận được phụ cấp, tiền thưởng và phúc lợi, tạo điều kiện cho họ phát triển toàn diện về trí lực, thể lực, thẩm mỹ và đạo đức.
Tiền lương là một yếu tố kinh tế quan trọng, chịu ảnh hưởng bởi các quy luật kinh tế khách quan Nó không chỉ phản ánh giá trị lao động mà còn ảnh hưởng đến quyết định của chủ doanh nghiệp trong việc thiết lập các thỏa thuận hợp đồng thuê lao động.
1.2.2 Khái niệm, ý nghĩa của lao động và quản lý lao động
Lao động là hoạt động chân tay và trí óc của con người nhằm biến đổi vật tự nhiên thành sản phẩm hữu ích, đáp ứng nhu cầu con người Trong doanh nghiệp, lao động đóng vai trò quyết định trong quá trình sản xuất kinh doanh Để duy trì hoạt động sản xuất liên tục, cần tái tạo sức lao động và đảm bảo thù lao cho người lao động trong suốt thời gian họ tham gia vào quá trình này.
- Ý nghĩa của lao động và quản lý lao động:
Quá trình sản xuất xã hội bao gồm ba yếu tố chính: lao động, đối tượng lao động và tư liệu lao động Trong đó, lao động của con người được xem là yếu tố quan trọng nhất Dù tư liệu lao động và đối tượng lao động có mặt, quá trình sản xuất vẫn không thể diễn ra nếu thiếu lao động con người Nếu không có lao động, tư liệu và đối tượng lao động chỉ trở thành những vật vô dụng, không thể phát huy tác dụng.
Chi phí lao động là một trong ba yếu tố chính ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm của doanh nghiệp Mức chi phí lao động cao hay thấp sẽ tác động trực tiếp đến giá thành sản phẩm Do đó, để quản lý hiệu quả chi phí sản xuất, cần phải kiểm soát chặt chẽ các khoản chi cho lao động, tập trung vào hai chỉ tiêu cơ bản: số lượng và chất lượng lao động.
- Quản lý số lượng lao động là quản lý về số lượng người lao động trên các mặt: Giới tính, độ tuổi, chuyên môn
Quản lý chất lượng lao động là quá trình kiểm soát và nâng cao năng lực của từng cá nhân trong sản xuất, bao gồm sức khỏe, trình độ kỹ năng, và ý thức kỷ luật Việc này không chỉ giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc mà còn đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng cao.
Để tối ưu hóa hiệu quả sản xuất, doanh nghiệp cần tổ chức và bố trí lao động hợp lý dựa trên số lượng và chất lượng lao động Việc quản lý lao động không đúng cách có thể dẫn đến tình trạng trì trệ và giảm hiệu suất làm việc Hơn nữa, quản lý lao động tốt là nền tảng cho việc đánh giá và trả thù lao công bằng, từ đó khuyến khích nhân viên sáng tạo, nâng cao kỹ năng, tiết kiệm nguyên vật liệu và tăng năng suất lao động, góp phần gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
1.2.3 Ý nghĩa và vai trò của tiền lương và các khoản trích theo lương
Tiền lương và các khoản trích theo lương đóng vai trò quan trọng trong sự tồn tại và phát triển của xã hội Lao động không chỉ là yếu tố thiết yếu mà còn là nền tảng quyết định thành công của mọi công việc Chi phí lao động là một trong những yếu tố cơ bản cấu thành giá trị và sức lao động của con người, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh tế.
Tiền lương là khoản thù lao mà người lao động nhận được, được xác định dựa trên hệ số lương và cấp bậc do Nhà nước quy định Bên cạnh tiền lương, công nhân viên chức còn được hưởng các khoản trợ cấp phúc lợi xã hội, bao gồm bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) theo quy định tài chính hiện hành.
Quỹ BHXH được chi tiêu cho các trường hợp: Ốm đau, thai sản, tử tuất,…
Quỹ BHYT được sử dụng để thanh toán các khoản tiền khám chữa bệnh, viện phí,… cho người lao động trong thời gian ốm đau, sinh đẻ.
BHTN hỗ trợ người lao động mất việc làm bằng cách bù đắp một phần thu nhập và giúp họ tìm kiếm công việc mới phù hợp, ổn định trong thời gian sớm nhất.
Vai trò của tiền lương
TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP TNHH
1.3.1 Nguyên tắc kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tuân thủ các nguyên tắc kế toán sau:
- Phải phản ánh kịp thời, chính xác tình hình thanh toán với lao động.
Để đảm bảo thu nhập cho người lao động, cần tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc quản lý quỹ tiền lương và các quy định tài chính Điều này bao gồm việc thực hiện các chế độ quản lý tài chính và quy chế chi tiêu nội bộ mà đơn vị đã xây dựng.
- Phải mở sổ chi tiết để theo dõi các khoản thanh toán theo từng nội dung thanh toán cho lao động.
Tổ chức ghi chép và phản ánh một cách trung thực và kịp thời về tình hình lao động, bao gồm sự biến động về số lượng và chất lượng Việc tổng hợp thông tin đầy đủ sẽ giúp nắm bắt chính xác các thay đổi trong lực lượng lao động.
- Tính toán, chính xác, kịp thời, đúng chính sách chế độ các khoản tiền lương và các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động.
- Thực hiện việc kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động, tình hình chấp hành các chính sách, quỹ BHXH, BHYT.
- Tính toán và phân bổ chính xác đúng đối tượng các khoản tiền lương, khoản trích theo lương vào chi hoạt động và chi dự án.
1.3.2 Chứng từ kế toán sử dụng trong kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương sử dụng các chứng từ kế toán sau:
- Bảng chấm công làm thêm giờ
- Giấy báo làm thêm giờ
- Bảng thanh toán tiền lương
- Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm
- Bảng thanh toán tiền thưởng
- Bảng thanh toán phụ cấp
- Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
- Hợp đồng giao khoán công việc, sản phẩm
- Bảng thanh toán tiền thuê ngoài
- Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán
- Bảng kê trích nộp các khoản theo lương
(Mẫu C01a-HD)(Mẫu C01b-HD)(Mẫu C01c-HD)(Mẫu C02a-HD)(Mẫu C02b-HD) (Mẫu C04-HD)(Mẫu C05-HD)(Mẫu C06-HD)(Mẫu C07-HD)(Mẫu C08-HD)(Mẫu C09-HD)(Mẫu C10-HD)(Mẫu C11-HD)
1.3.3 Tài khoản kế toán và sổ kế toán sử dụng trong kế toán tiền lương.
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương sử dụng các TK chủ yếu:
*TK 334 – Phải trả người lao động
TK này dùng để phản ánh tình hình thanh toán với người lao động hợp đồng trong đơn vị về tiền lương và các khoản phải trả khác.
TK 334 – Phải trả người lao động
TK 334 có 2 TK chi tiết cấp 2:
TK 3341 – Phải trả viên chức nhà nước: Tài khoản này ghi nhận tình hình thanh toán cho công chức và viên chức trong đơn vị, bao gồm các khoản tiền lương, phụ cấp và các khoản chi phí khác.
- Tiền lương, tiền công và các khoản khác đã trả cho người lao động hợp đồng của đơn vị.
- Các khoản đã khấu trừ vào tiền lương, tiền công của người lao động hợp đồng.
Tiền lương, tiền công và các khoản khác phải trả cho người lao động hợp đồng.
Các khoản tiền lương, tiền công và các khoản khác phải trả cho người lao động hợp đồng.
TK 3348 – Phải trả các đối tượng khác là tài khoản phản ánh tình hình thanh toán cho các đối tượng liên quan đến các khoản chi như sinh hoạt phí và tiền trợ cấp Tài khoản này ghi nhận các khoản thanh toán đối với những người hưởng chính sách và chế độ hỗ trợ.
TK 338 – Phải trả và phải nộp khác
TK 338- Phải trả và phải nộp khác
TK 338 có 3 TK chi tiết cấp 2:
Một số TK liên quan khác: TK 461, 462, 661, 662 (Chi tiết các TK),
1.3.3.2.Sổ kế toán sử dụng
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương sử dụng các sổ kế toán:
Sổ kế toán tổng hợp: Nhật ký – Sổ cái, Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ; Sổ cái các tài khoản 334, 338, …
Sổ kế toán chi tiết các TK
1.3.4 Phương pháp kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Số tiền BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN phải trả
Số tiền BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN đã trả cho cơ quan quản lý
Cơ quan nộp thừa số tiền phải nộp
Số tiền BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN chưa trả cho cơ quan quản lý
Trình tự kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương được minh hoạ bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.1 Trình tự hạch toán tiền lương
Thuế thu nhập nhân viên phải chịu
Trích BHXH BHYT Cho nhân viên
Trích BHXH trả trực tiếp
Tính tiền thưởng cho nhân viên
Trích tiền lương nghỉ phép
Phải thu Khấu trừ các khoản
Giải thích sơ đồ trình tự hạch toán tiền lương trong doanh nghiệp:
(1) Tài khoản 334 – Phải trả người lao động
Tài khoản này ghi nhận các khoản phải trả và tình hình thanh toán cho công nhân viên, bao gồm tiền lương, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội (BHXH) và các khoản phải trả khác liên quan đến thu nhập của nhân viên và lao động thuê ngoài.
– Các khoản tiền lương,tiền công ,tiền thưởng ,bảo hiểm xã hội và các khoản khác đó trả, đó chi, đó ứng trước cho công nhân viên
– Các khoản khấu trừ vào tiền lương ,tiền công của công nhân viên – Kết chuyển số tiền công nhân viên chủa nhận :
– Tiền lương, tiền công và các khoản thanh toán khác phải trả cho người lao động trong kỳ.
– Phản ánh số tiền phải trả công nhân viên ở đầu kỳ
– Các khoản tiền công, tiền lương, tiền thưởng và các khoản khác phải trả, phải chi cho công nhân viên và lao động thuê ngoài. SDCK:
Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác còn phải trả, còn phải chi cho công nhân viên và lao động thuê ngoài.
Tài khoản này có thể ghi nhận số dư bên nợ trong những trường hợp đặc biệt, khi số tiền đã chi trả vượt quá số tiền phải thanh toán cho lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác dành cho cán bộ công nhân viên.
(2) Tài khoản 338 – Phải trả phải nộp khác
Tài khoản này ghi nhận tình hình thanh toán các khoản phải trả cho tổ chức xã hội, bao gồm kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, cũng như các khoản trích và khấu trừ từ lương của toàn doanh nghiệp, đồng thời phản ánh giá trị thừa và nguyên nhân chờ xử lý.
– Các khoản đó nộp cho cơ quan quản lý
– Các khoản phải trả cho người lao động.
– Các khoản đó chi về kinh phí công đoàn.
– Xử lý giá trị tài sản thừa, các khoản đó trả, đó nộp khác.
– Phản ánh giá trị tài sản thừa chờ xử lý
– Trích BHXH,BHYT, KPCĐ tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, khấu trừ vào lương của người lao động.
– Số đó nộp, đó trả lớn hơn số phải nộp, phải trả được cấp bù.
– Các khoản phải trả khác.
– Số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa thanh toán.
– Số tiền còn phải trả, phải nộp, giá trị tài sản thừa chờ xử lý
+Tài khoản 338 có 8 tài khoản cấp 2
+ Tài khoản 3381: Tài sản thừa chờ giải quyết
+ Tài khoản 3382: Kinh phí công đoàn
+ Tài khoản 3385: Phải trả về cổ phần hoá
+ Tài khỏan 3386: Nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn
+ Tài khoản 3387: Doanh thu chủa thực hiện.
+ Tài khoản 3388: Phải trả phải nộp khác.
+ Tài khoản 3389: Bảo hiểm thất nghiệp.
(3) Tài khoản 335 – Chi phí phải trả
Tài khoản này phản ánh những chi phí được tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế chủa phát sinh.
Bên nợ: Các chi phí thực tế phát sinh thuộc nội dung chi phí phải trả và khoản điều chỉnh vào cuối niên độ.
Bên có: Khoản trích trước tính vào chi phí của các đối tượng có liên quan và khoản điều chỉnh cuối niên độ.
Dư có: Khoản trích trước tính vào chi phí hiện có.
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản
+ Tài khoản 622: Chi phí nhân công trực tiếp
+ Tài khoản 627: Chi phí sản xuất chung
+ Tài khoản 641: Chi phí bán hàng
+ Tài khoản 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Sơ đồ 1.2 Sơ đồ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp
Trích BHXH,BHYT BHXH phải trả NLĐ
Giải thích Sơ đồ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp
Mỗi tháng, kế toán tổng hợp số tiền lương phải trả cho công nhân viên dựa trên Bảng thanh toán tiền lương và các chứng từ liên quan, sau đó phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo từng đối tượng sử dụng lao động Việc phân bổ này được thực hiện thông qua “Bảng phân bổ tiền lương và BHXH”.
Nợ TK 622- Chi phí nhân công trực tiếp
Nợ TK 641-Chi phí bán hàng
Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 334-Phải trả công nhân viên
Tính tiền thưởng phải trả công nhân viên trong tháng, kế toán ghi: + Trường hợp thưởng cuối năm, thưởng thường kỳ: vào chi phí SXKD
BHXH,BHYT khấu trừ Nộp BHXH,BHYT, các khoản khác cho NLĐ vào lương của NLĐ
TK 111,112 Nhận tiền chi hộ cơ quan
BHXH về trợ cấp BHXH cho NLĐ
Có TK 334- Phải trả công nhân viên
+ Trường hợp thưởng sáng kiến cải tiến kỹ thuật, thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng năng suất lao động:
Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 334- Phải trả công nhân viên
Tiền ăn ca phải trả cho người lao động tham gia vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp:
Có TK 334 : Phải trả CNV
Các khoản khấu trừ vào lương của cán bộ nhân viên bao gồm: khoản tạm ứng chi không hết, khoản bồi thường vật chất, bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) mà cán bộ nhân viên phải nộp, và thuế thu nhập cá nhân phải nộp cho ngân sách nhà nước.
Nợ TK 334- Phải trả công nhân viên
Có TK 138 -Phải thu khác
Có TK 338- Phải trả, phải nộp khác
Có TK 333- Thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước
Hàng tháng, dựa trên tổng số tiền lương phải trả cho công nhân viên, các khoản BHXH, BHYT, và KPCĐ được trích theo tỷ lệ quy định và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của các bộ phận sử dụng lao động.
Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp.
Nợ TK 627 – Chi phí sán xuất chung
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác.
BHXH, BHYT khấu trừ vào tiền lương công nhân viên:
Nợ TK 334 – Phải trả công nhân viên
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác.
Tính trợ cấp BHXH phải trả công nhân viên khi CNV bị ốm đau, thai sản:
Nợ TK 338(3383) – Phải trả, phải nộp khác.
Có TK 334 – Phải trả công nhân viên.
Nộp BHXH, BHYT, cho cơ quan chuyên trách.
Nợ TK 338– Phải trả, phải nộp khác.
Thanh toán tiền lương và các khoản khác cho công nhân viên:
Nợ TK 334- Phải trả công nhân viên
* Hạch toán các khoản trích theo lương khác
1.3 Sơ đồ các khoản trích theo lương khác
Kết cấu của tài khoản 338- Phải trả, phải nộp khác.
+ Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các tài khoản khác có liên quan. + BHXH phải trả thay công nhân viên
+ Số BHXH, BHYT, KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý.
+ Kết chuyển doanh thu nhận trước sang TK 511
+ Các khoản đã trả, đã nộp khác.
Giá trị tài sản thừa đang chờ giải quyết chưa xác định rõ nguyên nhân, đồng thời cần phải trả giá trị tài sản thừa cho cá nhân và tập thể cả trong lẫn ngoài đơn vị.
+ Trích BHXH, BHYT tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
+ BHXH, BHYT trừ vào lương công nhân viên.
+ BHXH vượt chi được cấp bù.
+ Các khoản phải trả phải nộp khác.
+ Số tiền còn phải trả, phải nộp khác.
+ Giá trị tài sản thừa còn chờ giải quyết.
Dư Nợ: (Nếu có) Số đã trả, đã nộp lớn hơn số phải trả, phải nộp.
TK 338 có 6 tài khoản cấp 2 3381
– Tài sản thừa chờ giải quyết 3382
3388 – Phải trả, phải nộp khác.
1.3.5 Thông tin về tiền lương được trình bày trên Báo cáo kế toán
Tiền lương và các khoản trích theo lương được thể hiện trên Bảng cân đối tài khoản (Mẫu B01-H) thông qua các TK 334 (chi tiết) và TK 332 (chi tiết):
Số dư đầu kỳ bên Có thể hiện số tiền lương, tiền thưởng và các khoản khác còn phải trả cho NLĐ kỳ trước chuyển sang kỳ này.
Số phát sinh trong kỳ bên Có thể hiện số tiền lương, tiền thưởng và các khoản khác phải trả cho NLĐ trong kỳ.
Số phát sinh trong kỳ bên Nợ thể hiện số tiền lương, tiền thưởng và các khoản khác đã trả cho NLĐ trong kỳ.
Số dư cuối kỳ bên Có thể hiện số tiền lương, tiền thưởng và các khoản khác kỳ này chưa trả cho NLĐ
Số dư đầu kỳ bên Có thể hiện các khoản trích theo lương kỳ trước chưa nộp cho cơ quan quản lý chuyển sang kỳ này.
Số phát sinh trong kỳ bên Có thể hiện các khoản trích theo lương phải nộp cho cơ quan quản lý.
Số phát sinh trong kỳ bên Nợ thể hiện các khoản trích theo lương đã nộp cho cơ quan quản lý.
Số dư cuối kỳ bên Có thể hiện các khoản trích theo lương kỳ này chưa nộp cho cơ quan quản lý.
* Các hình thức ghi sổ của kế toán tiền lương tại đơn vị
Sơ đồ 1.4.Hình thức sổ nhật kí chung
Sơ đồ 1.5.Hình thức nhật ký sổ cái
Sơ đồ 1.6.Hình thức nhật ký chứng từ
Sơ đồ 1.7.Hình thức chứng từ ghi sổ
1.3.6 Hình thức kế toán và đặc điểm kế toán trên máy vi tính
Việc sử dụng phần mềm kế toán giúp đơn giản hóa quy trình kế toán, đặc biệt là trong lĩnh vực kế toán tiền lương Kế toán cần xác định các đối tượng kế toán phù hợp với đặc thù và yêu cầu quản lý của từng đơn vị để tối ưu hóa hiệu quả công việc.
Quy trình xử lý hệ thống hoá thông tin trong kế toán máy vi tính theo hình thức Chứng từ ghi sổ bao gồm việc sử dụng chứng từ và bảng kê chứng từ cùng loại Các chứng từ này đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận và phân loại thông tin kế toán, giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình xử lý dữ liệu Bảng kê chứng từ sẽ tổng hợp các chứng từ tương tự, tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi và kiểm tra các giao dịch tài chính.
Nhập liệu Xử lý trên phần mềm kế toán Chứng từ ghi sổ, Sổ cái, Sổ chi tiết các tài khoản, Báo cáo kế toán, …
Việc tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính cần tuân thủ các chuẩn mực và nguyên tắc kế toán đã được xây dựng, phù hợp với đặc điểm và quy mô hoạt động của đơn vị Đồng thời, cần đảm bảo sự đồng bộ giữa cơ sở vật chất kỹ thuật và trình độ cán bộ kế toán, nhằm nâng cao tính tự động hoá, an toàn, tiết kiệm và hiệu quả trong công tác kế toán.
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT KẾ VÀ XÂ DỰNG THĂNG LONG
KHÁI QUÁT CHUNG CÔNG TY TNHH THIẾT KẾ VÀ XÂ DỰNG THĂNG LONG
THĂNG LONG 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Thiết kế và
Sơ lược về công ty
- Tên công ty: Công ty TNHH thiết kế và xây dựng Thăng Long
- Đại diện pháp lý của công ty:
Giám đốc : Nguyễn Vi Phương
- Trụ sở công ty: Số 1, ngõ 72, Tổ 43, Đường Dịch Vọng, P.Dịch Vọng, Q.Cầu Giấy , Hà Nội
- Công ty TNHH Thiết kế và Xây dựng Thăng Long được cấp giấy phépđăng ký kinh doanh vào ngày 28/3/2012
- Tổng số vốn điều lệ: 4.5 tỷ
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH
- Ngành nghề kinh doanh chính: Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác
Lịch sử phát triển của công ty qua các thời kỳ.
Năm 2012 – 2013 Doanh nghiệp hoạt động dưới tên Công ty TNHH lắp đặt và xây dựng hạ tầng Sông Lam.
Từ khi thành lập công ty hoạt động vô cùng khó khăn.Và đến năm
Vào năm 2014, do hoạt động kinh doanh không mang lại lợi nhuận và không đáp ứng được kỳ vọng của nhà đầu tư, công ty đã được chuyển nhượng cho ông Nguyễn Vi Phương cùng các thành viên khác.
Năm 2014 đổi tên và từ năm 2014 đến nay hoạt động dưới tên Công ty TNHH thiết kế và Xây dựng Thăng Long.
Trong những năm đầu hoạt động dưới tên mới, công ty gặp nhiều khó khăn Tuy nhiên, nhờ nỗ lực không ngừng cải thiện hệ thống quản lý, tình hình công ty đã có sự tiến triển đáng kể Năm 2017 đánh dấu mốc quan trọng khi công ty lần đầu tiên đạt lợi nhuận.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Thiết kế và Xây dựng Thăng Long
2.1.2.1 Bộ máy quản lý của Công ty TNHH Thiết kế và Xây dựng
Thăng Long a Chức năng, nhiệm vụ của Công ty TNHH Thiết kế và Xây dựng
Bộ máy quản lý doanh nghiệp của công ty thiết kế và xây dựng Thăng Long được mô tả dưới sơ đồ như sau:
Sơ đồ 2.1 Tổ chức bộ máy tại Công ty TNHH Thiết kế và Xây dựng Thăng
Giám đốc : Là người đứng đầu trong công ty.
Nhiệm vụ và chức năng của Giám đốc :
Định hướng và lập kế hoạch chiến lược chung cho công ty
Đưa ra các mục tiêu và hướng phát triển của công ty
Chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động, lợi nhuận của công ty
Quản lý nhân viên, đảm bảo nhân viên làm việc hiệu quả
Định hướng và tạo môi trường làm việc hiệu quả để nhân viên phát triển hết khả năng
Chức năng của phòng kế toán:
Quản lý và thực hiện các chế độ kế toán theo quy định của nhà nước
Ban quản lý dự án
Phòng thiết kế và giám sát
Quản lý tài chính hiệu quả là yếu tố quan trọng để đảm bảo các nhu cầu tài chính cho hoạt động của Công ty, phù hợp với kế hoạch và chiến lược mà Giám đốc đã đề ra.
Nhiệm vụ của phòng kế toán:
Giúp Giám đốc về công tác kế toán thống kê, thông tin kinh tế,các hoạt động liên quan đến quản lý tài chính.
Xây dựng kế hoạch hàng tháng, quý , năm phù hợp với kế hoạch và chiến lược do Giám đốc đưa ra.
Đảm bảo nguồn vốn để đáp ứng nhu cầu hoạt động của công ty
Kiểm tra và đánh giá hiệu quả sử dụng vốn và tài sản của công ty
Định kỳ lập BCTC theo quy định của Nhà nước
Tổ chức hạch toán, phản ánh chính xác, đầy đủ số liệu, tình hình luân chuyển vốn trong hoạt động của công ty.
Tiến hành, kiểm tra việc chấp hành các quy định, chế độ kế toán của Nhà nước.
Phòng thiết kế và giám sát:
Nhiệm vụ và chức năng của Phòng thiết kế và giám sát
Giám sát, kiểm tra tiến trình của dự án để đảm bảo dự án được tiến hành theo đúng kế hoạch của Giám đốc.
Chúng tôi đề xuất và xây dựng các phương án, kế hoạch nhằm thực hiện dự án một cách hiệu quả nhất, đồng thời đảm bảo đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng.
Bộ phận thiết kế đảm bảo việc thiết kế các công trình sao cho phù hợp với khả năng của Công ty.
Nhiệm vụ và chức năng của Ban QLDA
Lập kế hoạch nhân lực và thiết bị trình giám đốc phê duyệt trước khi triển khai thi công
Lập biện pháp thi công và dự toán cho các dự án xây dựng, đồng thời thực hiện nghiệm thu khối lượng và thanh quyết toán Kiểm tra và theo dõi tiến độ cũng như chất lượng công trình, đảm bảo thu hồi vốn và áp dụng biện pháp an toàn lao động hiệu quả cho từng dự án.
Làm các thủ tục về hồ sơ mời thầu, mở thầu, chấm thầu và trình Giám đốc phê duyệt lựa chọn nhà thầu trúng thầu.
Phụ trách trong việc lập hợp đồng và tính toán mức giá trình lên Giám đốc.
2.1.2.2 Bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Thiết kế và Xây dựng
Công ty Thăng Long có một bộ máy kế toán nhỏ gọn với cơ cấu tổ chức gồm 1 kế toán trưởng, 1 kế toán tổng hợp, 1 kế toán tiền, 1 kế toán lương, 1 kế toán tài sản cố định (TSCĐ) và 1 kế toán nguyên liệu vật liệu (NLVL) cùng công cụ dụng cụ (CCDC).
Kế toán trưởng có vai trò quan trọng trong việc tổ chức bộ máy kế toán, đảm bảo xác định chính xác khối lượng công việc kế toán Họ cũng là người chịu trách nhiệm pháp lý về báo cáo tài chính (BCTC) của công ty.
Kế toán tổng hợp: Thực hiện quản lý tổng hợp các hoạt động phát sinh của công ty và báo lại với kế toán trưởng.
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép và theo dõi tình hình nhập, xuất và tồn kho vật liệu, công cụ, dụng cụ, bao gồm cả số lượng, chất lượng và giá trị Để đảm bảo tính chính xác, giá trị của vật liệu xuất kho cần được tính toán theo phương pháp phù hợp và nhất quán trong suốt niên độ kế toán.
Kế toán tính toán và phân bổ giá trị của vật liệu, công cụ dụng cụ sử dụng vào chi phí sản xuất theo đúng chế độ quy định
Kế toán cần áp dụng chính xác các phương pháp hạch toán cho vật liệu, công cụ và dụng cụ, đồng thời hướng dẫn kiểm tra việc tuân thủ các nguyên tắc và thủ tục nhập, xuất kho Việc thường xuyên đối chiếu số liệu trên sổ kế toán với thẻ kho của thủ kho là cần thiết để xác định số tồn kho thực tế của từng loại vật liệu.
Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu mua là cần thiết để đánh giá tình hình dự trữ và tiêu hao vật liệu, công cụ, dụng cụ Việc phát hiện và xử lý kịp thời các vấn đề liên quan đến vật liệu, công cụ, dụng cụ thừa, thiếu hoặc ứ đọng kém phẩm chất sẽ giúp ngăn ngừa lãng phí trong quá trình sử dụng.
Kế toán có vai trò quan trọng trong việc kiểm kê và đánh giá lại vật liệu, công cụ dụng cụ theo quy định của nhà nước Họ cũng thực hiện lập báo cáo kế toán liên quan đến vật liệu và dụng cụ, nhằm hỗ trợ công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành và phân tích kinh tế.
Có nhiệm vụ theo dõi và quản lý chặt chẽ dòng tiền ra vào của DN và báo lại cho Kế toán trưởng.
Thực hiện lập phiếu thu, phiếu chi và hạch toán thu chi tiền.
Đảm bảo lượng tiền luôn hợp lý, đảm bảo phục vụ cho hoạt động kinh doanh của DN kịp thời.
Cập nhật số liệu thu chi tiền trên sổ kế toán, và thực hiện nhập vào phần mềm Fast 10.0
Lưu trữ các hồ sơ liên quan về tiền
Sơ đồ 2.2.Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Xây dựng và thiết kế
2.1.3 Các chính sách tài chính – kế toán áp dụng tại Công ty TNHH Thiết kế và Xây dựng Thăng Long.
* Các chính sách kế toán áp dụng (trong trường hợp doanh nghiệp đáp ứng giả định hoạt động liên tục)
1 Nguyên tắc chuyển đổi Báo cáo tài chính lập bằng ngoại tệ sang Đồng Việt Nam (Trường hợp đồng tiền ghi sổ kế toán khác với Đồng Việt Nam); Ảnh hưởng (nếu có) do việc chuyển đổi Báo cáo tài chính từ đồng ngoại tệ sang
Kế toán tổng hợp Đồng Việt Nam.
Các loại tỷ giá hối đoái áp dụng trong kế toán.
2 Nguyên tắc xác định lãi suất thực tế (lãi suất hiệu lực) dùng để chiết khấu dòng tiền.
3 Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và các khoản tương đương tiền.
4 Nguyên tắc kế toán các khoản đầu tư tài chính
- Các khoản đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn;
- Đầu tư vào công ty con; công ty liên doanh, liên kết;
- Đầu tư vào công cụ vốn của đơn vị khác;
- Các phương pháp kế toán đối với các giao dịch khác liên quan đến đầu tư tài chính.
5 Nguyên tắc kế toán nợ phải thu
6 Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho:
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho:
- Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Bình quân cuối kỳ
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho:
- Phương pháp lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
7 Nguyên tắc ghi nhận và các khấu hao TSCĐ, TSCĐ thuê tài chính; bất động sản đầu tư
8 Nguyên tắc kế toán các hợp đồng hợp tác kinh doanh.
9 Nguyên tắc kế toán thuế TNDN hoãn lại.
10 Nguyên tắc kế toán chi phí trả trước.
11 Nguyên tắc kế toán nợ phải trả:
12 Nguyên tắc ghi nhận vay và nợ phải trả thuê tài chính.
13 Nguyên tắc ghi nhận và vốn hóa các khoản chi phí đi vay.
14 Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả.
15 Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận các khoản dự phòng phải trả:
16 Nguyên tắc ghi nhận doanh thu chưa thực hiện.
17 Nguyên tắc ghi nhận trái phiếu chuyển đổi.
18 Nguyên tắc ghi nhận vốn chủ sở hữu:
- Nguyên tắc ghi nhận vốn góp của chủ sở hữu, thặng dư vốn cổ phần, quyền chọn trái phiếu chuyển đổi, vốn khác của chủ sở hữu.
- Nguyên tắc ghi nhận chênh lệch đánh giá lại tài sản:
- Nguyên tắc ghi nhận chênh lệch tỷ giá:
- Nguyên tắc ghi nhận lợi nhuận chưa phân phối:
19 Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu:
- Doanh thu cung cấp dịch vụ:
- Doanh thu hoạt động tài chính:
- Doanh thu hợp đồng xây dựng:
20 Nguyên tắc kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
21 Nguyên tắc kế toán giá vốn hàng bán.
22 Nguyên tắc kế toán chi phí tài chính:
23 Nguyên tắc kế toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp.
24 Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành, chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại.
25 Các nguyên tắc và phương pháp kế toán khác.
* Các chính sách kế toán áp dụng (trong trường hợp doanh nghiệp không đáp ứng giả định hoạt động liên tục)
1 Có tái phân loại tài sản dài hạn và nợ phải trả dài hạn thành ngắn hạn không?
2 Nguyên tắc xác định giá trị từng loại tài sản và nợ phải trả (theo giá trị thuần có thể thực hiện được, giá trị có thể thu hồi, giá trị hợp lý, giá trị hiện tại, giá hiện hành )
3 Nguyên tắc xử lý tài chính đối với:
- Chênh lệch đánh giá lại tài sản và chênh lệch tỷ giá (còn đang phản ánh trên
Bảng cân đối kế toán – nếu có).
Tại Công ty TNHH Thiết kế và Xây dựng Thăng Long
- Niên độ kế toán: Năm tài chính bắt đầu ngày 01/01, kết thúc ngày
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng Việt Nam.
Công ty hiện đang áp dụng hình thức ghi sổ kế toán Nhật ký chung kết hợp với phần mềm kế toán Fast 10.0 Hình thức kế toán này được đánh giá là giản đơn và dễ thực hiện, phù hợp với việc ứng dụng phần mềm trong công tác kế toán.
Công ty hiện đang sử dụng phần mềm kế toán Fast 10.0 để phù hợp với đặc thù của mình, cho phép hạch toán các nghiệp vụ vào sổ kế toán, kết chuyển cuối kỳ và lập báo cáo kế toán trực tiếp trên máy vi tính Việc ứng dụng công nghệ này giúp giảm bớt công việc ghi chép tay, tránh trùng lặp nghiệp vụ, tăng tốc độ xử lý thông tin và cung cấp báo cáo kịp thời cho quản lý Quá trình luân chuyển chứng từ kế toán trên máy vi tính được thực hiện một cách hiệu quả và mạch lạc.
Sơ đồ 2.3 Sơ đồ xử lý thông tin kế toán tại Công ty TNHH Thiết kế và Xây dựng Thăng Long
Chứng từ gốc hoặc bảng phân loại chứng từ cùng loại
Phần mềm kế toán trên máy
Các Báo cáo kế toán
In sổ sách và báo cáo hàng năm:
* Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán
- Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài Chính ban hành theo thông tư 200
Hình 2.1 Màn hình giao diện phần mềm kế toán Fast 10.0
* Quy trình nhập liệu vào phần mềm kế toán
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG CÔNG TY TNHH THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG THĂNG LONG
2.2.1 Đặc điểm, tình hình tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Thiết kế và Xây dựng Thăng Long
2.2.1.1 Tình hình sử dụng lao động
Hiện nay Công ty TNHH Thiết kế và Xây dựng Thăng Long gồm 9 nhân viên trong đó:
- Bộ phận văn phòng gồm
Đội ngũ thi công của Công ty hiện có 6 nhân viên trẻ, có trình độ cao và khả năng hội nhập tốt, bên cạnh đó là các cán bộ thâm niên giàu kinh nghiệm, nhiệt huyết, luôn cống hiến cho sự phát triển chung của Công ty.
2.2.1.2 Quy chế chi trả lương tại Công ty TNHH Thiết kế và Xây dựng Thăng Long
Theo Quy chế chi tiêu nội bộ của Công ty:
Công ty thực hiện chi trả lương và phụ cấp cho cán bộ, bao gồm cả nhân viên có hợp đồng lao động, theo đúng quy định của Nhà nước Lương sẽ được thanh toán trực tiếp cho người lao động sau khi đã trừ các khoản bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) theo quy định hiện hành.
Trưởng phòng có trách nhiệm theo dõi và quản lý bảng chấm công để đảm bảo việc trả lương cho nhân viên trong đơn vị mình được thực hiện đúng quy định và chính xác Việc này không chỉ giúp công ty kiểm soát chi phí mà còn đảm bảo quyền lợi cho cán bộ.
- Các trường hợp nghỉ ốm đau, thai sản, đi học, công tác nước ngoài,… thực hiện theo đúng chế độ, quy định hiện hành của Nhà nước.
- Chi trả tiền công làm việc ngoài giờ được thực hiện theo đúng chế độ, quy định hiện hành của Nhà nước.
2.2.1.3 Chế độ trích lập, nộp và sử dụng các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Thiết kế và Xây dựng Thăng Long
Mức trích nộp các khoản phải trích theo lương được thực hiện theo Quyết định số 959/QĐ-BHXH, cụ thể như sau:
Bảng 2.1: Chế độ trích lập, nộp và sử dụng các khoản trích theo lương
Các khoản trích theo lương
Người lao động đóng Đơn vị đóng Cộng (%)
Tại doanh nghiệp chỉ có hai nhân viên tham gia đóng bảo hiểm.
2.2.2 Tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Thiết kế và Xây dựng Thăng Long
-Bảng chấm công (Mẫu C01a – HD)
-Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu C02a – HD)
-Bảng kê trích nộp các khoản theo lương (Mẫu C11 – HD)…
2.2.2.2 Tài khoản và sổ kế toán sử dụng a Tài khoản kế toán sử dụng:
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Thiết kế và Xây dựng Thăng Long sử dụng các TK chủ yếu sau:
* TK 334 – Phải trả người lao động
TK 334 có 2 TK chi tiết cấp 2:
- TK 3341 – Phải trả công nhân viên
- TK 3348 – Phải trả người lao động khác
* TK 332 – Các khoản phải nộp theo lương
TK 332 có 4 TK chi tiết cấp 2:
* TK 461 – Nguồn kinh phí hoạt động
- TK 461 có 3 TK chi tiết cấp 2:
+ TK 4611 – Nguồn kinh phí hoạt động năm trước
+ TK 4612 – Nguồn kinh phí hoạt động năm nay
+ TK 4613 – Nguồn kinh phí hoạt động năm sau
TK 461 được chi tiết cấp 3 như sau:
+ TK 461X1 – Nguồn kinh phí hoạt động thường xuyên
+ TK 461X2 – Nguồn kinh phí hoạt động không thường xuyên
- TK 661 có 3 tài khoản chi tiết cấp 2:
+ TK 6611 – Chi hoạt động năm trước
+ TK 6612 – Chi hoạt động năm nay
+ TK 6613 – Chi hoạt động năm sau
TK 661 được chi tiết cấp 3 như sau:
+ TK 661X1 – Chi hoạt động thường xuyên
+ TK 661X2 – Chi hoạt động không thường xuyên
* Một số TK liên quan khác b Sổ kế toán sử dụng
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương áp dụng theo hình thức Chứng từ ghi sổ sử dụng các sổ:
- Sổ kế toán tổng hợp: Chứng từ ghi sổ, Sổ cái các TK 332, 334,…
- Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết các TK,…
Trình tự hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Thiết kế và Xây dựng Thăng Long được thể hiện rõ ràng qua sơ đồ minh họa, giúp người đọc dễ dàng nắm bắt quy trình và các bước liên quan đến việc quản lý tài chính trong công ty.
Sơ đồ 2.4 Sơ đồ hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại
Công ty TNHH Thiết kế và Xây dựng Thăng Long
(1) Tính tiền lương phải trả cho cán bộ biên chế và cán bộ hợp đồng dài hạn
Có TK 3341 – Phải trả cho người lao động
Vào ngày 31/12/2019, kế toán tổng hợp nhận Bảng chấm công tháng 12/2019 từ các phòng ban trong Công ty để tính lương và phụ cấp cho cán bộ trong tháng này.
Bảng 2.2 Bảng chấm công tháng 12 năm 2019
- Lương thời gian: X - Nghỉ không lương: Ô trống - Nghỉ có lương: L
Quy trình nhập liệu vào phần mềm kế toán
- Từ màn hình giao diện kế toán chọn phần “Hệ thống” => Chọn
“Quản lý và bảo trì số liệu” => Chọn “Cập nhật số liệu”=> Chọn
“Năm tài chính 2019 ” => Chọn “Quý 4”=> Enter
- Mục “Loại phiếu chi” nhập “09”
- Mục “Mã khách hàng ” nhập “Công ty TNHH Thiết kế và Xây dựng Thăng Long ”
- Mục “Địa chỉ” nhập “Số 1, ngõ 72, Tổ 43, Đường Dịch Vọng, P.Dịch Vọng, Q.Cầu Giấy , Hà Nội”
- Mục “Người nhận tiền” nhập “Tên nhân viên”
- Mục “Lý do chi” nhập “Chi trả tiền lương cho nhân viên”
- Mục “phát sinh nợ” nhập “Tiền lương của nhân viên”
- Khi nhập xong nhấn “Lưu Sau khi nhập liệu vào máy, máy tính sẽ tự động kết chuyển số liệu sang Bảng kê và Chứng từ ghi sổ,
Sổ cái các tài khoản
(2) Tính các khoản trích nộp theo lương
Sau khi tính toán tiền lương và phụ cấp cho nhân viên, kế toán sẽ tính các khoản trích nộp theo lương và lập Bảng thanh toán tiền lương Bảng thanh toán này sau đó sẽ được trình Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt Dựa trên Bảng thanh toán tiền lương đã được phê duyệt, kế toán sẽ nhập dữ liệu vào hệ thống theo định khoản.
Nợ TK 3341 – Khoản trích nộp theo lương trừ vào lương của nhân viên
Có TK 332 – Các khoản trích nộp theo lương
Vào ngày 31/12/2019, bộ phận kế toán đã thực hiện việc lập Bảng thanh toán tiền lương cho tháng 12/2019 dành cho nhân viên trong Công ty Sau khi hoàn tất, Bảng thanh toán này được trình lên Kế toán trưởng và Giám đốc Công ty để ký duyệt.
Bảng 2.3 Bảng thanh toán tiền lương tháng 12/2019
Tổng số tiền( viết bằng chữ): Ba mươi sáu triệu bảy trăm năm mươi ngàn đồng chẵn.
Ngày 31 tháng 12 năm 2019 Người lập biểu
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Giám đốc(Ký, họ tên)
Công ty chỉ đóng bảo hiểm cho hai nhân viên là Mai Ánh Dương và Đặng Thế Hiếu với mức đóng bảo hiểm là 4.500.000 VNĐ
Sau khi Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt, kế toán căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lương để nhập máy theo các định khoản:
Quy trình nhập liệu vào phần mềm kế toán
Hình 2.3 Màn hình giao diện hạch toán các khoản trích nộp theo lương trừ vào lương
-Mục “Ngày hạch toán” nhập “31/12/2019”
-Mục “Quyển số” nhập “PKT01”
-Mục “Số chứng từ” nhập “KT002”
-Mục “Diễn giải chung” nhập “Bảng tính bảo hiểm tháng 12/2019”
+ Mục “Có T.khoản” nhập: “3341” với số tiền “9.000.000”
+ Mục “Nợ T.khoản” nhập: “3321” với số tiền “720.000”
Sau khi hoàn tất việc nhập liệu, hãy nhấn “Lưu” để lưu lại chứng từ Hệ thống sẽ tự động chuyển dữ liệu sang các bảng kê, chứng từ ghi sổ, sổ cái và sổ chi tiết tài khoản.
Ngoài ra tại công ty còn có chế độ thưởng theo quy định của đơn vị
(3) Nộp BHXH, BHTN, KPCĐ, mua thẻ BHYT
Dựa vào Bảng thanh toán tiền lương tháng 12/2019, kế toán lập Phiếu chi để gửi thủ quỹ xuất quỹ tiền mặt nộp các khoản trích theo lương cho cơ quan quản lý Kế toán thực hiện nhập máy theo định khoản.
Nợ TK 332 (chi tiết các tài khoản)
Có TK 1111 – Tiền mặt (ĐồngViệt Nam)
Ví dụ: Với nghiệp vụ “Ngày 01/01/2020, căn cứ Bảng tính lương tháng
Vào tháng 12 năm 2019, Công ty đã xuất quỹ tiền mặt để nộp bảo hiểm xã hội cho cơ quan BHXH với số tiền 9.000.000 đồng Kế toán thực hiện lập Phiếu chi và chuyển thủ quỹ để xuất quỹ tiền mặt theo Phiếu chi đã được lập.
Hình 2.4 Màn hình giao diện “ Kế toán tiền gửi và tiền vay” tại Fast 10.0
Để lập Phiếu chi tiền mặt trong phần "Kế toán tiền gửi, tiền mặt và tiền vay", bạn cần vào mục "Cập nhật số liệu", sau đó chọn "Phiếu chi tiền mặt" và nhấn "Mới".
Hình 2.5 Màn hình giao diện lập Phiếu chi Để xem Phiếu chi, chọn mục “Quay ra” Màn hình máy tính sẽ xuất hiện Phiếu chi vừa lập.
Sau khi nhập liệu vào máy, chọn “Lưu” để lưu chứng từ; máy tính sẽ tự động kết chuyển sang
Bảng kê, Chứng từ ghi sổ và Sổ cái, Sổ chi tiết các tài khoản. Đơn vị:Công ty TNHH Thiết kế và Xây dựng
Mẫu số 02 - TT Địa chỉ: Số 1, ngõ 72, Tổ 43, Đường Dịch Vọng,
P.Dịch Vọng, Q.Cầu Giấy , Hà Nội
(Ban hành theo Thông tư số: 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của BTC)
Họ và tên người nhận tiền: Phòng kế toán Địa chỉ: Số 1, ngõ 72, Tổ 43, Đường Dịch Vọng, P.Dịch Vọng, Q.Cầu Giấy , Hà Nội
Lý do chi: Thanh toán tiền lương tháng 12 năm 2019
Số tiền: 36.750.000 (Viết bằng chữ): Ba mươi sáu triệu bảy trăm năm mươi ngàn đồng chẵn.
Kèm theo: Chứng từ gốc:
Giám đốc Kế toán trưởng
Thủ quỹ Người lập phiếu
(Ký, họ tên, đóng dấu)
(Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) : Ba mươi sáu triệu bảy trăm năm mươi ngàn đồng chẵn.
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý): + Số tiền quy đổi: (Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu)
(3) Thanh toán lương cho nhân viên qua thẻ ATM
Kế toán thực hiện việc lập danh sách lương và danh sách tài khoản của cán bộ để gửi cho Giám đốc Sau khi nhận được quyết định từ Giám đốc, kế toán sẽ tiến hành nhập dữ liệu vào máy theo đúng định khoản.
Nợ TK 1121 – Tiền gửi ngân hàng (đồng Việt Nam)
Kế toán cần lập Uỷ nhiệm chi kèm theo danh sách lương và danh sách tài khoản ngân hàng của cán bộ để gửi đến ngân hàng Dựa vào sổ phụ ngân hàng, kế toán sẽ thực hiện nhập liệu vào máy theo định khoản đã được quy định.
Nợ TK 3341 – Phải trả công chức, viên chức
Có TK 1121 - Tiền gửi ngân hàng(VNĐ)
Vào ngày 02/01/2020, bộ phận kế toán đã chuẩn bị Bảng kê chứng từ, kèm theo Bảng thanh toán tiền lương tháng 12 cùng danh sách tài khoản ngân hàng của cán bộ để gửi đến Giám đốc Sau khi nhận được quyết định từ Giám đốc, kế toán sẽ tiến hành nhập liệu vào máy theo định khoản quy định.
Hình 2.6 Màn hình giao diện để thanh toán lương
Ngày lập chứng từ nhập “ 31/12/2019”
Diễn giải chung” Thanh toán tiền lương tháng 12/2019”
Sau khi nhập liệu vào máy, chọn “Lưu” để lưu chứng từ; máy tính sẽ tự động kết chuyển qua Bảng kê và Chứng từ ghi sổ.
Công ty Sauk đã triển khai chi trả lương cho nhân viên qua cây ATM theo quyết định của Giám đốc Kế toán sẽ lập Uỷ nhiệm chi cùng với danh sách tiền lương và tài khoản ngân hàng của nhân viên để chuyển cho Ngân hàng thực hiện việc trả lương.
Bảng 2.4 Chứng từ ghi sổ Đơn vị: Công ty TNHH Thiết kế và Xây dựng
Kèm theo Chứng từ gốc
Bộ: Tài chính Việt Nam Mẫu số S02c – H Đơn vị: Công ty TNHH Thiết kế và Xây dựng Thăng Long
(Ban hành theo QĐ sô 19/2006/QĐ- BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng
Năm: 2020 Tài khoản: Phải trả nhân viên Số hiệu: 3341
Số hiệu TK đối ứng
Số phát sinh trong tháng
- Tính lương phải trả tháng 12 cho nhân viên
- Các khoản trích nộp theo lương trừ vào lương tháng 12
- Thanh toán lương tháng 2 cho nhân viên qua cây ATM
Số dư cuối tháng Cộng luỹ kế từ đầu quý
- Sổ này có… trang, đánh số từ trang số 01 đến trang…
(Ký, họ tên, đóng dấu)
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG THĂNG LONG
VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT
KẾ VÀ XÂY DỰNG THĂNG LONG
Bộ phận kế toán đóng vai trò quan trọng trong Công ty, được chú trọng đầu tư để nâng cao trình độ đội ngũ Công tác kế toán tại Công ty tuân thủ nghiêm ngặt các quy định và nguyên tắc theo Chế độ Kế toán hiện hành Nhờ cách bố trí công việc khoa học và hợp lý, hiệu quả công tác kế toán, đặc biệt là kế toán tiền lương, đã đạt được những kết quả nhất định.
Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH thiết kế và xây dựng Thăng Long em đã thu thập được các số liệu cần thiết để phân tích.
Công ty TNHH thiết kế và xây dựng Thăng Long hoạt động trong lĩnh vực thiết kế và xây dựng, với vốn điều lệ ổn định và lịch sử phát triển đáng chú ý Tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty được thiết kế hợp lý, cùng với một hệ thống quản lý hiệu quả Công tác kế toán tại công ty cũng được tổ chức chặt chẽ, với việc áp dụng phần mềm kế toán hiện đại Những thông tin này sẽ là cơ sở để thực hiện phân tích chuyên sâu, đặc biệt là về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
Trong bài viết này, tôi sẽ trình bày tổng quan về Công ty TNHH thiết kế và xây dựng Thăng Long, đồng thời phân tích thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của công ty trong năm 2019 Phân tích sẽ tập trung vào việc hạch toán tiền lương, các khoản trích theo lương, cũng như quy trình lập bảng chấm công và bảng thanh toán tiền lương Tôi sẽ cung cấp các dẫn chứng cụ thể và hướng dẫn cách nhập các nghiệp vụ liên quan đến tiền lương trên phần mềm Fast 10.0.
Trong quá trình phân tích, dựa trên lý luận từ Chương 1 và các chính sách của Công ty, chúng tôi nhận thấy rằng Công ty đã đạt được nhiều ưu điểm Tuy nhiên, bên cạnh đó, vẫn còn tồn tại nhiều nhược điểm Để nâng cao hiệu quả công tác kế toán và đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý, Công ty cần tập trung cải thiện và khắc phục những nhược điểm này.
Bộ phận kế toán đã cung cấp thông tin quan trọng hỗ trợ công tác quản lý của đơn vị, đồng thời cũng phục vụ cho các cơ quan và đối tác liên quan, bao gồm cả cơ quan thuế.
Bộ máy kế toán được tổ chức gọn nhẹ với nhân viên được phân công hợp lý theo chuyên môn và trình độ, đảm bảo hiệu quả công việc Các cán bộ kế toán đều có trình độ cao, trách nhiệm và nhiều năm kinh nghiệm, cùng với sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, tạo điều kiện cho các phần hành kế toán hoạt động hiệu quả và khoa học.
Bảo tàng áp dụng hình thức kế toán Nhật Ký chung, một phương pháp phù hợp với đặc điểm hoạt động của công ty, giúp việc kiểm tra và tính toán trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn.
Quản lý thời gian lao động được thực hiện nghiêm ngặt, với việc theo dõi hàng ngày thông qua Bảng chấm công Nhân viên cần thông báo trước khi nghỉ ốm hoặc nghỉ phép.
Việc tính toán lương hợp lý theo quy định của Nhà nước và đảm bảo đầy đủ các khoản phụ cấp cho từng nhân viên không chỉ phản ánh tính chính xác trong kế toán tiền lương mà còn nâng cao hiệu quả công việc Điều này kích thích nhân viên tăng cường năng suất lao động và trách nhiệm trong công việc của họ.
Công ty thực hiện chế độ trả lương hàng tháng, tuy nhiên, cán bộ có thể xin tạm ứng khi gặp khó khăn đột xuất Cuối tháng, số tiền tạm ứng sẽ được trừ vào lương Lương được chi trả đúng theo vị trí và chức vụ, đảm bảo không có tình trạng trả chậm hay nợ lương.
Các khoản trích theo lương được thực hiện đúng quy định, đảm bảo quyền lợi cho nhân viên Trong trường hợp nhân viên gặp khó khăn như ốm đau, tai nạn hay thai sản, đơn vị sẽ kịp thời thăm hỏi và hỗ trợ.
Công ty khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả thông qua các khoản khen thưởng cho những cá nhân có thành tích xuất sắc Điều này không chỉ thúc đẩy tinh thần làm việc mà còn giúp nhân viên cống hiến hết khả năng để hoàn thành nhiệm vụ Bên cạnh đó, việc thưởng vào các dịp lễ, Tết cũng góp phần tạo nên ảnh hưởng tích cực đến tinh thần và trách nhiệm làm việc của nhân viên.
Cuối tháng, việc tổng hợp kế toán và lập Bảng thanh toán lương trên máy tính giúp cập nhật số liệu nhanh chóng, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình hạch toán.
2.3.3 Hạn chế và nguyên nhân
Mặc dù đã đạt được nhiều thành tựu, tổ chức kế toán, đặc biệt là bộ phận kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty, vẫn gặp phải một số hạn chế cần được khắc phục.
Việc luân chuyển chứng từ trong công ty hiện còn chậm, mặc dù hệ thống chứng từ và quy trình vận dụng được thực hiện đúng theo quy định Sự chậm trễ này giữa các phòng ban và bộ phận đã ảnh hưởng đến quá trình xử lý và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, gây tốn thời gian.