NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH
Khái quát chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh 5 1 Khái niệm bán hàng và các phương thức bán hàng
1.1.1 Khái niệm bán hàng và các phương thức bán hàng
Bán hàng là giai đoạn cuối cùng trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại, nơi quyền sở hữu hàng hóa được chuyển từ người bán sang người mua Quá trình này không chỉ đơn thuần là giao dịch hàng hóa mà còn liên quan đến việc nhận tiền hoặc quyền đòi tiền từ người mua.
Các phương thức bán hàng trong doanh nghiệp thương mại:
Phương thức bán buôn hàng hóa:
Bán buôn hàng hóa là hình thức kinh doanh với số lượng lớn, thường được thực hiện qua hai phương thức chính: bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng Phương thức bán buôn này cho phép doanh nghiệp cung cấp hàng hóa theo lô, đáp ứng nhu cầu của thị trường một cách hiệu quả.
Bán buôn hàng hóa qua kho là phương thức mà hàng hóa được xuất từ kho của công ty Phương thức này có thể được thực hiện dưới hai hình thức khác nhau, mang lại sự linh hoạt cho doanh nghiệp trong việc quản lý và phân phối sản phẩm.
- Bán buôn hàng hóa trực tiếp tại kho:
Bên mua cử người đến kho của doanh nghiệp trực tiếp nhận hàng và áp tải hàng về.
Bên mua nhận hàng hóa đồng thời kí vào chứng từ của bên bán đồng thời trả tiền ngay hoặc ký nhận nợ.
Khi đó, quyền sở hữu hàng hóa được chuyển giao từ người bán sang người mau, hàng hóa xác định là tiêu thụ, bên bán ghi nhận doanh thu.
- Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng
Bên bán sẽ xuất kho và gửi hàng cho bên mua theo hợp đồng hoặc đơn hàng đã ký kết, có thể sử dụng phương tiện vận chuyển của mình hoặc thuê bên ngoài Tuy nhiên, hàng hóa gửi bán vẫn thuộc quyền sở hữu của bên bán cho đến khi hoàn tất giao dịch.
Khi bên mua nhận hàng và chứng từ cùng với việc chấp nhận thanh toán, quyền sở hữu hàng hóa sẽ được chuyển giao từ bên bán sang bên mua Hàng hóa này được xác định là đã tiêu thụ và bên bán sẽ ghi nhận doanh thu từ giao dịch.
Toàn bộ chi phí vận chuyển hàng gửi bán: bên bán chịu hoặc bên mua chịu (tùy theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế).
Phương thức bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng cho phép công ty thương mại bán trực tiếp hàng hóa cho công ty mua mà không cần nhập kho Phương thức này có hai hình thức thực hiện khác nhau, giúp tối ưu hóa quy trình phân phối và giảm thiểu chi phí lưu kho.
- Bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp (giao hàng tay ba):
Bên bán sau khi nhận hàng từ nhà cung cấp của mình thì giao bán trực tiếp cho khách hàng của mình tại thời điểm thỏa thuận.
Khi bên mua nhận hàng và ký vào chứng từ, quyền sở hữu hàng hóa sẽ được chuyển giao cho khách hàng, đồng thời hàng hóa được xác định là đã tiêu thụ Lúc này, bên bán sẽ ghi nhận doanh thu từ giao dịch.
- Bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng theo hình thức gửi hàng:
Sau khi bên bán nhận hàng từ nhà cung cấp, họ sẽ sử dụng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê dịch vụ bên ngoài để giao hàng cho bên mua tại địa điểm đã thỏa thuận Trong suốt quá trình chuyển giao, hàng hóa vẫn thuộc quyền sở hữu của bên bán.
Khi bên mua nhận hàng và ký xác nhận vào chứng từ, quyền sở hữu hàng hóa sẽ được chuyển giao cho khách hàng Lúc này, hàng hóa được coi là đã tiêu thụ, và bên bán đủ điều kiện để ghi nhận doanh thu.
Phương thức bán lẻ hàng hóa:
Bán lẻ hàng hóa là hình thức kinh doanh trực tiếp nhằm phục vụ người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế Phương thức này có thể được thực hiện qua nhiều hình thức khác nhau, đáp ứng nhu cầu đa dạng của thị trường.
Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung là mô hình trong đó mỗi quầy hàng có một nhân viên giao hàng và một nhân viên thu ngân Nhân viên thu ngân sẽ viết hóa đơn và thu tiền từ khách hàng Vào cuối ngày hoặc cuối ca, họ sẽ tổng hợp doanh thu, kiểm kê hàng hóa và đối chiếu số lượng hàng tồn kho để xác định tình trạng thừa thiếu.
Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp kết hợp việc thu hồi tiền và giao hàng cho khách hàng trong một quy trình liền mạch Nhân viên bán hàng sẽ thu tiền và giao hàng hóa cho khách ngay tại chỗ Cuối ngày hoặc khi kết thúc ca bán, nhân viên có trách nhiệm giao tiền cho thủ quỹ và lập báo cáo bán hàng sau khi kiểm kê hàng tồn kho trên quầy.
Bán hàng trên truyền hình
Hình thức bán hàng trả góp:
Bán hàng trả góp là phương thức mua sắm cho phép người tiêu dùng chỉ thanh toán một khoản tiền ban đầu, trong khi số tiền còn lại sẽ được trả dần theo các kỳ hạn nhất định với số tiền mỗi lần trả bằng nhau.
Khi người mua thanh toán đầy đủ số tiền hàng, hàng hóa bán trả góp được coi là đã tiêu thụ, và bên bán sẽ ghi nhận doanh thu Doanh thu này được ghi nhận theo giá bán trả ngay, trong khi phần chênh lệch giữa giá bán trả góp và giá bán trả ngay được gọi là lãi từ bán hàng trả góp.
Phương thức bán hàng thông qua đại lý hay ký gửi hàng hóa là hình thức mà công ty cung cấp hàng hóa cho các đại lý để họ trực tiếp bán Hàng hóa này vẫn thuộc quyền sở hữu của công ty và cần được theo dõi chi tiết trên tài khoản 157 Khi công ty thu tiền hoặc kiểm kê định kỳ, số hàng gửi đại lý sẽ được xác định là đã tiêu thụ, dựa trên chênh lệch giữa hàng giao và hàng tồn Bên nhận làm đại lý sẽ thực hiện việc bán hàng, thanh toán và nhận hoa hồng từ doanh số bán hàng.
Một số trường hợp khác cũng được coi là bán hàng:
Hàng hóa trao đổi không tương tự
Hàng hóa xuất trả lương, thưởng cho nhân viên
Hàng hóa xuất khuyến mại nhưng có kèm theo điều kiện phải mua hàng
Hàng hóa xuất dành cho khách hàng truyền thống (tích điểm)
Các phương thức thanh toán và hình thức thanh toán:
Về phương thức thanh toán:
Nội dung cơ bản của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh 13 1 Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu
1.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được quy định tại Chuẩn mực số 14 về Doanh thu và thu nhập khác trong Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam, được ban hành theo quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
1.2.1.1 Kế toán doanh thu bán hàng
Doanh thu là tổng giá trị lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường, và đóng góp vào việc tăng vốn chủ sở hữu.
Theo điều 5 đến điều 8 của Chuẩn mực số 14,doanh thu được xác định như sau:
Doanh thu được xác định theo giá trị hợp lí của các khoản đã thu hoặc sẽ thu được.
Doanh thu phát sinh từ giao dịch được xác định dựa trên thỏa thuận giữa doanh nghiệp và bên mua hoặc bên sử dụng tài sản Giá trị doanh thu được tính bằng giá trị hợp lý của các khoản thu nhận được, sau khi đã trừ đi các yếu tố như chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán và giá trị hàng bán bị trả lại.
Doanh thu từ các khoản tiền hoặc tương đương tiền chưa được nhận ngay được xác định bằng cách quy đổi giá trị danh nghĩa của khoản thu trong tương lai về giá trị thực tế tại thời điểm ghi nhận doanh thu, và giá trị này có thể thấp hơn giá trị danh nghĩa dự kiến sẽ thu được.
Khi hàng hóa hoặc dịch vụ được trao đổi để nhận lại hàng hóa hoặc dịch vụ tương tự về bản chất và giá trị, thì giao dịch này không được xem là một giao dịch tạo ra doanh thu.
Khi hàng hóa hoặc dịch vụ được trao đổi với hàng hóa hoặc dịch vụ khác không tương tự, giao dịch này được coi là tạo ra doanh thu Doanh thu được xác định dựa trên giá trị hợp lý của hàng hóa hoặc dịch vụ nhận được, sau khi điều chỉnh các khoản tiền hoặc tương đương tiền Nếu không xác định được giá trị hợp lý của hàng hóa hoặc dịch vụ nhận về, doanh thu sẽ được tính dựa trên giá trị hợp lý của hàng hóa hoặc dịch vụ đem đi trao đổi, cũng sau khi điều chỉnh các khoản tiền hoặc tương đương tiền.
Điều kiện ghi nhận doanh thu
Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn 5 điều kiện sau:
Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa cho người mua.
Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lí hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa.
Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
Doanh nghiệp đã thu hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.
Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
Doanh thu từ giao dịch cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi kết quả của giao dịch được xác định một cách đáng tin cậy Nếu giao dịch liên quan đến nhiều kỳ kinh doanh, doanh thu sẽ được ghi nhận trong kỳ theo phần công việc đã hoàn thành tính đến ngày lập bảng cân đối kế toán Để xác định kết quả của giao dịch cung cấp dịch vụ, cần thỏa mãn bốn điều kiện cụ thể.
Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
Có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó
Xác định được phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập BCĐKT
Xác định được chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hoàn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó.
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- Bảng thanh toán hàng đại lí, kí gửi
- Các chứng từ khác như: phiếu thu, sec chuyển khoản, ủy nhiệm thu,giấy báo có, giấy nhận nợ, sao kê ngân hàng…
Tài khoản TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ phản ánh doanh thu trong kỳ của doanh nghiệp, bao gồm doanh thu từ bán hàng hóa, bán thành phẩm và cung cấp dịch vụ Tài khoản này cũng ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu, từ đó tổng hợp số liệu vào sổ kế toán TK 511 và sổ chi tiết doanh thu bán hàng Thông tin này là cơ sở để so sánh với dự toán và mục tiêu doanh thu đã đề ra trong năm.
Theo thông tư 133, TK 511 có 4 TK cấp 2:
TK 5111 – Doanh thu bán hàng hóa
TK 5112 – Doanh thu bán thành phẩm
TK 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ
TK 3331 ghi nhận thuế GTGT phát sinh trong kỳ, bao gồm số thuế đã nộp, số thuế được giảm trừ do hàng bán trả lại, chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán Số dư bên có cuối kỳ thể hiện số thuế doanh nghiệp còn phải nộp trong mỗi kỳ tính thuế.
TK 33311: Thuế GTGT đầu ra
TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu
TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện
Hạch toán doanh thu bán hàng
Nguyên tắc hạch toán doanh thu
- Doanh thu chỉ được ghi nhận khi thỏa mãn các điều kiện ghi nhận cho doanh thu.
- Doanh thu và chi phí liên quan đến cùng một giao dịch phải được ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp và theo năm tài chính.
- Trường hợp hàng đổi hàng tương tự về bản chất thì không được ghi nhận doanh thu bán hàng
Để quản lý doanh nghiệp hiệu quả và lập báo cáo tài chính chính xác, cần theo dõi chi tiết từng loại doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu, nhằm xác định doanh thu thuần cho từng loại.
Trình tự hạch toán doanh thu bán hàng
Sơ đồ 1.1 Trình tự kế toán doanh thu bán hàng
1.2.1.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm:
Chiết khấu thương mại: Là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn.
Giảm giá hàng bán: Là khoản giảm trừ cho người mua do hàng hóa kém phẩm chất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu.
Giá trị hàng bán bị trả lại là tổng giá trị của những sản phẩm đã được xác định là đã tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán.
- Đối với hệ thống TK theo TT 133/2016/TT-BTC, không có tài khoản riêng cho các khoản giảm trừ doanh thu Các khoản này khi phát sinh
Theo hệ thống tài khoản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, các khoản giảm trừ doanh thu được ghi nhận vào tài khoản 521 Tài khoản này chỉ dùng để hạch toán các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bán bị trả lại trong kỳ Cuối kỳ, toàn bộ số dư của tài khoản 521 sẽ được chuyển sang tài khoản 511 để xác định doanh thu thuần từ bán hàng Tài khoản 521 không có số dư cuối kỳ.
TK 5211 – Chiết khấu thương mại
TK 5212 – Hàng bán bị trả lại
TK 5213 – Giảm giá hàng bán
Sơ đồ 1.2 Trình tự hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu
1.2.2 Kế toán giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán là tổng chi phí thực tế của hàng hóa xuất kho, bao gồm chi phí mua hàng phân bổ cho hàng hóa đã bán trong kỳ Nó cũng bao gồm giá thành thực tế của lao vụ và dịch vụ đã hoàn thành, cùng với các khoản chi phí khác được tính vào giá vốn để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.
Phương pháp xác định giá vốn hàng bán
Mỗi doanh nghiệp có đặc thù riêng, dẫn đến việc xác định giá vốn hàng bán bằng các phương pháp khác nhau Đối với doanh nghiệp thương mại dịch vụ, giá vốn bao gồm tổng chi phí để hàng hóa có mặt tại kho, như giá mua từ nhà cung cấp, bảo hiểm và chi phí vận chuyển Trong khi đó, đối với doanh nghiệp sản xuất, giá vốn hàng bán được hình thành qua quá trình sản xuất, cộng thêm chi phí lao động và vật liệu ở mỗi giai đoạn Khi sản phẩm xuất kho để bán, giá trị gốc của sản phẩm chính là giá vốn hàng bán Nếu sản phẩm hoàn thành được bán ngay mà không qua kho, giá thành sản xuất thực tế cũng chính là giá vốn hàng bán.
Xác định trị giá vốn thực tế của hàng hóa xuất bán:
Bước 1: Tính trị giá mua của hàng hóa xuất bán
Theo VAS 02 – Hàng tồn kho, có 4 phương pháp tính trị giá mua của hàng xuất bán:
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hóa xuất bán
Trị giá mua của hàng hóa xuất bán
Trị giá vốn thực tế của hàng hóa xuất bán
Phương pháp giá thực tế đích danh
Theo phương pháp này, sản phẩm, hàng hóa xuất kho thuộc lô hàng nhập kho nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính
Trị giá mua của hàng hóa được tính bằng Số lượng nhân với Đơn giá, tương ứng với hàng hóa và bình quân xuất kho gia quyền Phương pháp này tuân thủ nguyên tắc kế toán phù hợp, đảm bảo chi phí thực tế khớp với doanh thu thực tế Giá trị hàng xuất kho bán ra phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra, đồng thời giá trị hàng hóa tồn kho được phản ánh đúng với giá trị thực tế của nó.
Hệ thống sổ sách sử dụng trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
xác định kết quả kinh doanh
Có 4 hình thức kế toán chủ yếu:
Hình thức kế toán Nhật ký chung:
- sổ nhật ký chuyên dùng: nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền
Các sổ kế toán chi tiết như sổ bán hàng, sổ phải thu khách hàng và sổ chi phí bán hàng được lập theo yêu cầu quản lý cụ thể của đơn vị, nhằm theo dõi và quản lý các nghiệp vụ phát sinh một cách hiệu quả.
Hình thức kế toán Nhật ký sổ cái:
- Sổ nhật ký sổ cái
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan
Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ:
- Nhật ký chứng từ số 1, 2, 5, 8…
Doanh nghiệp cần lập các báo cáo kế toán theo quy định của Nhà nước để cung cấp thông tin kinh tế tài chính tổng hợp, phục vụ cho việc quản lý, kiểm tra và giám sát của đơn vị cũng như các đối tượng liên quan Các sổ cái như TK 632, 511, 641, 642, 911, 421 đóng vai trò quan trọng trong quá trình này.
Hiện nay phần lớn các doanh nghiệp đều tổ chức sử dụng hệ thống sổ sách theo hình thức Nhật kí chung.
Sơ đồ 1.10 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật kí chung
Sổ nhật kí đặc biệt
Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi định kỳ vào cuối qúyGhi hàng ngày
1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong điều kiện sử dụng phần mềm kế toán
Kế toán máy là việc áp dụng công nghệ thông tin vào hệ thống thông tin kế toán, giúp chuyển đổi dữ liệu kế toán thành thông tin tài chính cần thiết cho quá trình ra quyết định.
Nguyên tắc tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong điều kiện sử dụng phần mềm kế toán
- Đảm bảo phù hợp với chế độ, thể lệ quản lí kinh tế tài chính
- Đảm bảo tính khoa học, đồng bộ và tự động hóa cao, an toàn và bảo mật thông tin
- Đảm bảo tính tiết kiệm, hiệu quả.
Đặc điểm tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong điều kiện sử dụng phần mềm kế toán
Hình thức kế toán máy đặc trưng bởi việc thực hiện công việc kế toán thông qua phần mềm kế toán đã được thiết kế sẵn, cho phép áp dụng một hoặc nhiều hình thức kế toán kết hợp.
Các loại sổ trong hình thức kế toán trên máy tính phụ thuộc vào phần mềm kế toán được sử dụng Mỗi phần mềm sẽ có các loại sổ tương ứng với hình thức kế toán mà nó thiết kế, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý tài chính.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Mỗi ngày, kế toán sử dụng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp đã được kiểm tra để ghi sổ và nhập dữ liệu Dữ liệu này sau đó được phần mềm cập nhật vào sổ kế toán tổng hợp như sổ cái hoặc nhật ký - sổ cái, cùng với các sổ và thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Vào cuối tháng hoặc bất kỳ thời điểm cần thiết nào, kế toán tiến hành khóa sổ kế toán và lập báo cáo tài chính cùng với các sổ sách kế toán cần thiết Trước khi in ấn, kế toán có thể thực hiện kiểm tra và chỉnh sửa các thông tin này.
Cuối tháng và cuối năm, các sổ kế toán tổng hợp cùng với sổ kế toán chi tiết cần được in ra giấy, đóng quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.
Sơ đồ 1.11 Trình tự hạch toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ Y TẾ VÀ VẬT TƯ
Giới thiệu về công ty TNHH thiết bị y tế và vật tư khoa học kỹ thuật
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH
Thiết Bị Y Tế Và Vật Tư Khoa Học Kỹ Thuật Nam Thành
2.1.1.1 Sơ lược về công ty
- Tên công ty: Công ty TNHH Thiết Bị Y Tế Và Vật Tư Khoa Học Kỹ Thuật Nam Thành
- Tên giao dịch: NTMED CO., LTD
- Trụ sở chính: Tổ dân phố 1, phường Phú Lương, quận Hà Đông, Hà Nội
- Đại diện pháp luật: NGUYỄN TIẾN THÀNH
- Ngân hàng: TMCP XNK VIỆT NAM- CN CẦU GIẤY- HN
- Lĩnh vực kinh doanh; Buôn bán hóa chất và dụng cụ y tế
2.1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH Thiết bị y tế và vật tư khoa học kỹ thuật Nam Thành, được thành lập vào năm 2011, hướng tới việc trở thành thương hiệu uy tín trong cung cấp hóa chất và thiết bị y tế cho ngành dược phẩm Với tầm nhìn phát triển thị trường nội địa sôi động và tiềm năng, công ty nhận thấy vai trò quan trọng của ngành y tế và sự gia tăng nhu cầu về sản phẩm thuốc, từ đó tạo cơ hội cho chiến lược kinh doanh Dưới sự lãnh đạo của giám đốc Nguyễn Tiến Thành, công ty cam kết trở thành đối tác tin cậy, cung cấp sản phẩm hóa chất và dụng cụ y tế chất lượng cho các công ty dược phẩm và tổ chức y tế.
Công ty khởi đầu với số vốn 4, 8 tỷ đồng, văn phòng đặt tại Hà Đông,
Công ty Nam Thành, đối tác tin cậy của các cửa hàng tư nhân và bán lẻ tại Hà Nội, chuyên cung cấp hóa chất cho các công ty sản xuất nhỏ Với cam kết cung cấp sản phẩm rõ nguồn gốc, chất lượng đạt tiêu chuẩn và giá cả hợp lý, Nam Thành đã dần khẳng định thương hiệu và chiếm lĩnh thị trường.
Nhằm khai thác tiềm năng phát triển của lĩnh vực, công ty đã quyết định mở giao dịch mới tại địa chỉ số 3, ngách 62, ngõ 273 đường Cổ Nhuế, Bắc Từ Liêm, Hà Nội Để đáp ứng nhu cầu kinh doanh, công ty cũng đã thuê thêm kho bãi tại nhiều vị trí trên địa bàn Hà Nội Đội ngũ nhân viên được nâng lên 20 người, bao gồm nhân viên chính thức, cộng tác viên và nhân viên thuê dịch vụ bên ngoài, chủ yếu tập trung vào các hoạt động kinh doanh, tìm kiếm nhà cung cấp, khách hàng tiềm năng, quản lý kho bãi và mua bán hàng hóa.
Năm 2017, công ty đã đạt được lợi nhuận đáng kể và tiếp tục cải thiện bộ máy tổ chức cũng như điều kiện kinh doanh Họ tích cực triển khai mục tiêu đa dạng hóa sản phẩm và mở rộng thị trường Hiện tại, lĩnh vực hoạt động của công ty rất đa dạng.
- Nhập khẩu và cung cấp các thiết bị máy móc, dụng cụ vật tư, hóa chất trong phòng thí nghiệm, lĩnh vực y tế
- Sản xuất dụng cụ y tế, nha khoa, chỉnh hình và phục hồi chức năng.
- Bán buôn thiết bị linh kiện điện tử.
Năm 2019, công ty đã cung cấp nhiều sản phẩm và dịch vụ chất lượng, thu hút sự quan tâm đặc biệt từ khách hàng trong nước Để mở rộng hoạt động, công ty đã thuê thêm một cơ sở sản xuất tại Cổ Nhuế - Hà Nội, dẫn đến sự tăng trưởng rõ rệt trong kết quả kinh doanh và mang lại lợi nhuận cao trong những năm qua.
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ
Doanh thu hoạt động tài chính 206.447.788 62.791.242
Trong đó: Chi phí lãi vay
96.154.188 Chi phí quản lí kinh doanh 1.939.306.979 4.641.889.897 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 288.977.354 146.517.757
Lợi nhuận sau thuế TNDN 231.181.883 116.691.265
(Nguồn : Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2018)
Trong năm 2020 và những năm tiếp theo, Nam Thành cam kết phục vụ khách hàng tốt nhất với giá cả hợp lý, cung cấp hướng dẫn sử dụng, lắp đặt, đào tạo, vận hành, bảo hành và bảo trì các thiết bị và hóa chất với sự hỗ trợ từ các hãng sản xuất Công ty cũng chú trọng đến việc đảm bảo việc làm và thu nhập cho công nhân, nâng cao trình độ văn hóa nghiệp vụ của nhân viên, đồng thời mở rộng thị trường để phát triển bền vững.
2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty
Công ty TNHH thiết bị y tế và vật tư khoa học kỹ thuật Nam Thành chuyên cung cấp và nhập khẩu hàng hóa cho ngành y tế, với sản phẩm chủ yếu là hóa chất phục vụ cho công nghệ dược phẩm Chúng tôi chủ yếu hợp tác với các nhà sản xuất trong nước và nhập khẩu từ các quốc gia như Anh, Mỹ, Hàn Quốc, Singapore và Trung Quốc.
Công ty đang nỗ lực đa dạng hóa danh mục sản phẩm kinh doanh bằng cách mở rộng sang các thiết bị y tế và dụng cụ thí nghiệm, bao gồm đầu tip, ống nghiệm, găng tay, bình định mức và dụng cụ đo mẫu.
Công ty mở rộng thị trường đầu vào bằng cách hợp tác với nhiều nhà cung cấp trong nước và tăng cường nhập khẩu hàng hóa từ khắp nơi trên thế giới, nhằm đa dạng hóa sản phẩm và đảm bảo chất lượng, số lượng đáp ứng nhu cầu khách hàng Bên cạnh đó, thị trường tiêu thụ cũng được mở rộng, chủ yếu tập trung vào thị trường nội địa, với số lượng khách hàng hiện tại và tiềm năng ngày càng tăng Đặc biệt, công ty có một số đối tác trung thành, thường xuyên đặt hàng số lượng lớn như Công ty SGS trách nhiệm hữu hạn, Công ty TNHH thiết bị khoa học kỹ thuật Phú Thành, và Công ty cổ phần thiết bị khoa học kỹ thuật và hóa chất thí nghiệm Đệ Nhất.
2.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lí Công ty TNHH Thiết Bị Y Tế
Và Vật Tư Khoa Học Kỹ Thuật Nam Thành
Mỗi loại hình doanh nghiệp có cơ cấu quản lý riêng, phù hợp với điều kiện và đặc điểm của mình Cơ cấu tổ chức này vừa có những đặc điểm chung, vừa có những nét riêng biệt cho từng doanh nghiệp Hiện tại, bộ máy quản lý của Công ty TNHH Thiết Bị Y tế và Vật tư Khoa Học Kỹ Thuật Nam Thành được tổ chức theo một sơ đồ cụ thể.
Sơ đồ 2.1:Bộ máy quản lí của công ty (Nguồn: Phòng hành chính)
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận:
Giám đốc công ty là người đại diện pháp luật, có trách nhiệm toàn diện về các hoạt động của công ty Họ thực hiện việc phân công công việc và giám sát các phòng ban để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra theo mục tiêu chiến lược đã đề ra.
- Phòng hành chính: thực hiện công tác quản lí nhân sự, hoạt động tiếp khách, văn thư và các công việc liên quan khác.
- Phòng kinh doanh: phụ trách công tác khảo sát thị trường, quan hệ khách hàng, quản lí, mua bán hàng hóa.
Phòng tài chính - kế toán có vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính của công ty, đảm bảo cập nhật và ghi chép kịp thời các nghiệp vụ kinh tế hàng ngày Phòng này chịu trách nhiệm báo cáo chính xác cho giám đốc và thực hiện hạch toán kế toán, xác định kết quả kinh doanh, cũng như phân tích tình hình tài chính để cung cấp thông tin cho lãnh đạo Đồng thời, phòng tài chính - kế toán cũng đảm bảo thực hiện đầy đủ và đúng hạn các nghĩa vụ với Nhà nước theo quy định.
- Ngoài ra, công ty còn có tổ bảo vệ, tổ y tế, tổ vệ sinh môi trường…
2.1.4 Đặc điểm tổ chức kế toán tại công ty
2.1.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Bộ phận kế toán có chức năng phản ánh tới giám đốc một cách liên tục
Phòng Tài chính và Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cần thiết cho các quyết định quản lý tại công ty Chức năng chính của kế toán là ghi chép và phản ánh mọi nghiệp vụ phát sinh vào sổ sách, từ đó giúp tính toán chi phí và lợi nhuận Dựa trên các số liệu này, kế toán có thể thực hiện phân tích tài chính sơ bộ, hỗ trợ quản trị nội bộ hiệu quả Do đó, phòng kế toán là một trợ thủ đắc lực cho lãnh đạo công ty trong việc đưa ra các quyết định chiến lược.
Công ty TNHH Thiết bị Y tế và Vật tư Khoa học kỹ thuật Nam Thành áp dụng mô hình kế toán tập trung với một phòng kế toán duy nhất đảm nhiệm toàn bộ công tác kế toán Phòng kế toán này theo dõi, ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình kinh doanh, đồng thời lập báo cáo tài chính và báo cáo thuế theo quy định hiện hành Hiện tại, bộ phận tài chính - kế toán của công ty bao gồm các vị trí như kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán, kế toán kho, thủ kho, thủ quỹ, kế toán bán hàng và kế toán xuất nhập khẩu.
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Chức năng của từng bộ phận:
Kế toán tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính của doanh nghiệp, có quyền phân công nhiệm vụ cho các bộ phận kế toán cấp dưới Họ cũng chịu trách nhiệm thu nhận và kiểm tra lại các hoạt động hạch toán để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
Từ đó lên báo cáo tài chính, làm công việc của kế toán thuế, thuyết minh báo cáo tài chính khi có yêu cầu.
Thực trạng tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH thiết bị y tế và vật tư khoa học kỹ thuật Nam Thành
doanh tại Công ty TNHH thiết bị y tế và vật tư khoa học kỹ thuật Nam Thành
2.2.1 Đặc điểm mặt hàng kinh doanh của công ty
Tính đến thời điểm hiện tại, công ty đang nhập và phân phối gần 5000 mã hàng, được chia thành các nhóm chính như sau:
- Hóa chất: cồn, axit, sodium,… ở các dạng rắn, lỏng, khí đóng gói dưới nhiều mức độ khác nhau
- Thiết bị dụng cụ y tế: găng tay, khẩu trang, pipet, tip,…
- Vật tư sử dụng trong lĩnh vực y tế: bình đựng mẫu, dụng cụ hút mẫu,máy đo chuẩn độ pH,
Biểu số 2.2 danh mục hàng hóa trên phần mềm kế toán Misa
2.2.2 Các phương thức bán hàng, phương thức thanh toán được áp dụng tại công ty 2.2.2.1 Các phương thức bán hàng của công ty
Do đặc thù riêng của hàng hóa bán ra mà công ty chỉ áp dụng các phương thức bán hàng như sau:
Bán buôn trực tiếp tại kho là một phương thức quan trọng trong ngành y dược, giúp đáp ứng nhu cầu mua sắm vật tư y tế với số lượng lớn từ các đối tác Công ty thực hiện quy trình này thông qua các hợp đồng kinh tế được ký kết bởi bộ phận kinh doanh, đảm bảo chất lượng và chủng loại sản phẩm Sau khi hợp đồng hoàn tất, phòng kế toán sẽ lập hóa đơn để xuất bán tại kho, cho phép khách hàng thanh toán ngay hoặc cam kết thanh toán sau, và các chứng từ sẽ được gửi về phòng kế toán để ghi sổ.
Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng là quy trình mà các đối tác ở xa, hoặc những khách hàng đã công nhận uy tín của công ty, thường không trực tiếp đến kho mà gọi điện yêu cầu mua hàng Bộ phận kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng và lập hóa đơn Sau đó, thủ kho sẽ dựa vào hóa đơn để xuất hàng gửi đến khách hàng, trong khi phòng kế toán ghi sổ dựa trên các chứng từ phát sinh.
Công ty thu hút nhiều đối tác lần đầu và các cửa hàng y tế, đơn vị kinh doanh nhỏ lẻ thông qua các hình thức giới thiệu, cho phép họ mua hàng với số lượng ít và thanh toán ngay.
Bán hàng qua internet cho phép khách hàng dễ dàng biết đến và đặt hàng trực tuyến thông qua trang web của công ty Sau khi nhận đơn hàng, công ty sẽ xác nhận, xuất hóa đơn và tiến hành giao hàng đến tay khách hàng.
Biểu số 2.3 trích danh mục đối tác, khách hàng của công ty
2.2.2.2 Các phương thức thanh toán
Thông thường, việc thanh toán tiền hàng của công ty được thực hiện theo hai hình thức:
Khách hàng có thể thanh toán trực tiếp ngay sau khi nhận hàng, sử dụng hình thức tiền mặt hoặc chuyển khoản Công ty chủ yếu áp dụng phương thức này, cho phép thanh toán dứt điểm từng lô hàng hoặc gộp nhiều lô để thanh toán một lần.
Đối trừ công nợ là quá trình quan trọng giữa các đối tác vừa là nhà cung cấp vừa là khách hàng Trong quá trình hợp tác, công ty thường xuyên xuất hàng và đến thời điểm đã thỏa thuận, hai bên sẽ tiến hành kiểm tra và đối trừ công nợ, nhằm thanh toán số tiền còn thiếu một cách chính xác.
2.2.3 Kế toán doanh thu bán hàng
Công ty chủ yếu tạo doanh thu từ các mặt hàng như hóa chất, dụng cụ y tế và thiết bị vật tư khoa học kỹ thuật trong lĩnh vực y tế.
- Phiếu thu, sao kê, giấy báo có
- Hóa đơn giá trị gia tăng: Liên 1: lưu, liên 2: giao khách hàng, liên 3: nội bộ.
- TK 51111 – Doanh thu bán hàng
- TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra
- TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (mở chi tiết cho từng ngân hàng)
- TK 131 – Phải thu khách hàng (theo dõi chi tiết từng khách hàng)
Khi doanh thu bán hàng phát sinh, kế toán cần xác định trạng thái thanh toán của khách hàng, bao gồm việc đã thanh toán hay chưa và phương thức thanh toán là tiền mặt hay chuyển khoản, để thực hiện hạch toán chính xác Dữ liệu được sử dụng để nhập liệu bao gồm hóa đơn GTGT (liên 3) và các chứng từ thanh toán, nếu có.
(1) Trường hợp bán hàng thu ngay tiền mặt
Dựa trên hợp đồng kinh tế và đơn đặt hàng, bộ phận kinh doanh sẽ xuất hóa đơn GTGT, sau đó phối hợp với thủ kho và kế toán để giao hàng cho khách hàng Thủ quỹ sẽ thu tiền hàng và kế toán viên sẽ tiến hành hạch toán dựa vào hóa đơn và phiếu thu.
Vào ngày 02 tháng 12 năm 2019, Công ty đã thực hiện giao dịch bán hàng cho Công ty TNHH Cemaco Việt Nam, chi nhánh Cần Thơ, với hình thức thu tiền mặt Hóa đơn GTGT số 0001252 ghi nhận giá trị giao dịch là 1.100.000đ, trong đó bao gồm thuế GTGT 10%.
Biểu số 2.4 Hóa đơn GTGT số 0001252
Kế toán bán hàng căn cứ vào phiếu thu, hóa đơn GTGT định khoản và nhập dữ liệu vào phần mềm:
Chọn phân hệ “Bán hàng”
Chọn “Chứng từ bán hàng”, click “Thu tiền ngay”, khi đó phần mềm đã hạch toán phiếu thu tiền hàng
Chọn “Lập kèm hóa đơn” và “Kiêm phiếu xuất kho”
Nhập các dữ liệu còn trống ở mục thông tin chung:
- Đối tượng (với khách hàng mới, ta click vào dấu cộng xanh để thêm mới vào cơ sở dữ liệu, khách hàng đã có thì nhập bình thường).
- Nhập ngày hạch toán, ngày chứng từ, ngày hóa đơn, số, kí hiệu hóa đơn
- Diễn giải: Bán hàng cho công ty TNHH Cemaco Việt Nam Chi nhánh Cần Thơ theo HĐ 0001252 ngày 02/12
Tab hàng hóa: Nhập mã hàng xuất bán, số lượng đơn giá, phần mềm sẽ tự động định khoản.
Tab thuế: nhập thuế suất 10%, kiểm tra lại số tiền để làm tròn nếu cần thiết
Tab giá vốn: phần mềm tự động chạy giá vốn sau.
Kiểm tra lại toàn bộ thông tin cần thiết so với hóa đơn và nhấn
Toàn bộ số liệu được chuyển sang nhật kí chung, rồi từ nhật kí chung vào các sổ cái và sổ chi tiết tài khoản 1111, 5111, 632, 156,…
Biểu số 2.6.Giao diện nhập hóa đơn trên Misa
Trong trường hợp bán hàng thu tiền bằng chuyển khoản hoặc chưa thu tiền ngay, các công việc vẫn được thực hiện theo đúng các giai đoạn như trên Kế toán sẽ hạch toán vào tài khoản 131, chi tiết cho từng đối tượng khách hàng Khoản tiền thu được sẽ chỉ được ghi nhận vào tài khoản 111 hoặc 112 khi nhận được sao kê ngân hàng hoặc khi khách hàng thực hiện thanh toán.
Vào ngày 07/11/2019, công ty đã ký hợp đồng số 0001092 với Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Thuận Lộc Phát, với tổng giá trị giao dịch là 11.550.000đ và thuế GTGT là 10%, nhưng chưa thanh toán Đến ngày 04/12, công ty nhận được giấy báo có từ ngân hàng xác nhận rằng khách hàng đã thanh toán tiền hàng.
Biểu số 2.7 Hóa đơn GTGT số 0001092
Sau khi nhận hóa đơn, kế toán cần nhập dữ liệu vào phần mềm Misa trong mục “chưa thanh toán” để hạch toán công nợ qua TK131 Khi khách hàng thực hiện thanh toán vào ngày 4/12 và nhận được sao kê cùng giấy báo có từ ngân hàng, kế toán sẽ tiến hành thu tiền tại phân hệ “Ngân hàng”.
Vào phân hệ “Ngân Hàng”, chọn mục “ Thu tiền”
Điền thông tin đối tượng, ngày tháng
Chọn tài khoản nộp tiền.
Nhập tổng số tiền thu được theo sao kê, giấy báo có, kiểm tra lại và “Cất”.
Biểu số 2.8 Nhập dữ liệu tại phân hệ ngân hàng
Các số liệu đã nhập sẽ tự động nhập vào sổ Nhật kí chung, sổ cái và sổ chi tiết các TK 1111, 1121, 131, 3331, 5111, 632, 1561.
Cuối kỳ kế toán, kế toán tiến hành kết chuyển doanh thu và giá vốn để xác định kết quả kinh doanh Các số liệu từ nghiệp vụ bán hàng trong kỳ sẽ được ghi nhận trên sổ cái tài khoản 511 và 911, sau đó tổng hợp vào báo cáo tài chính.
Chọn “Tổng hợp” Tại đây sẽ bao gồm toàn bộ các sổ như Nhật kí chung, Sổ cái, Sổ chi tiết các tài khoản,…
Chọn loại sổ cần xem
Chọn kì, ngày tháng báo cáo và thực hiện Phần mềm sẽ thực hiện đưa ra đúng loại sổ trong khoảng thời gian đã chọn.
Chọn kết xuất hoặc in.
(quy trình trên được áp dụng đối với bất kì sổ sách nào cần báo cáo)
Biểu số 2.9 Giao diện xem sổ sách
Biểu số 2.10.Trích sổ cái TK 51111
2.2.4 Kế toán giá vốn hàng bán
Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ để tính giá vốn hàng bán, do đó, việc tính giá vốn được thực hiện vào cuối mỗi kỳ kế toán, bao gồm tháng, quý và năm Quá trình này được định khoản và thực hiện tự động thông qua phần mềm Misa.
Sau khi đã nhập đầy đủ các hóa đơn đầu vào, đầu ra về hàng hóa nhập –
Chọn “Tính giá xuất kho”
Điền thông tin kho cần tính giá vốn, chọn các mặt hàng tính giá và thực hiện.
Biểu số 2.11 Giao diện tính giá xuất kho
Biểu số 2.12 Sổ cái TK 632
Công ty TNHH Thiết bị y tế và Vật tư khoa học kỹ thuật Nam Thành
Tổ dân phố số 1, p Phú Lương, q Hà Đông, Hà Nội
(Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC Ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính)
(Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký chung)
Tài khoản: 632 -Giá vốn hàng bán
Nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng
- Số phát sinh trong kỳ
Xuất kho bán hàng Công ty TNHH
Khôi Nguyên chemical theo hóa đơn 0000513
Xuất kho bán hàng Công Ty TNHH Thiết Bị Khoa Học Thịnh Phát theo hóa đơn 0000509
Xuất kho bán hàng CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI
PHÁT theo hóa đơn 0001092 ngày 7/11
Xuất kho bán hàng Công ty TNHH Cemaco Việt Nam Chi Nhánh Cần Thơ theo hóa đơn
Xuất kho bán hàng CÔNG TY CP
THUẬT TECHNIMEX theo hóa đơn 0001509 ngày 31/12
Xuất kho bán hàng CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ KHOA HỌC KỸ THUẬT PHÚ THÀNH theo hóa đơn 0001510 ngày 31/12
- Cộng lũy kế từ đầu năm 27,568,763,740.00
- Sổ này có 140 trang, đánh số từ trang số 01 đến trang 140
Người ghi sổ Kế toán trưởng Ngày tháng năm
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
2.2.5 Kế toán chi phí quản lí kinh doanh
Những nhận xét chung về tổ chức kế toán tại công ty TNHH thiết bị y tế và vật tư khoa học kỹ thuật Nam Thành
thiết bị y tế và vật tư khoa học kỹ thuật Nam Thành
Trong quá trình thực tập tại công ty TNHH Thiết bị Y tế và Vật tư khoa học kĩ thuật Nam Thành, tôi đã có cơ hội tìm hiểu sâu về công tác kế toán và quản lý, đặc biệt là trong việc hạch toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả Dưới đây là một số đánh giá của tôi về những khía cạnh này.
Công ty TNHH Thiết bị Y tế và Vật tư Khoa học Kỹ thuật Nam Thành đã tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc và chính sách của Bộ Tài chính, hoàn thành nghĩa vụ với nhà nước Công tác kế toán và bán hàng tại công ty đã cung cấp thông tin cần thiết cho lãnh đạo và các bộ phận liên quan, phản ánh chính xác tình hình sản xuất kinh doanh Các nghiệp vụ phát sinh được cập nhật đầy đủ và kịp thời, tạo nền tảng vững chắc cho việc phát triển thị trường tiêu thụ và gia tăng lợi nhuận.
Bộ máy quản lí của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, với cơ cấu tổ chức gọn nhẹ và khoa học Các phòng ban trong khối quản lí vừa độc lập thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình, vừa hỗ trợ lẫn nhau để đạt hiệu quả cao trong công việc chung, đáp ứng yêu cầu giám sát và quản lí của giám đốc Đội ngũ quản lí chủ yếu có trình độ cao đẳng và đại học, đảm bảo chuyên môn vững vàng, nhiệt tình và có ý thức trách nhiệm trong công việc.
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức tập trung tại phòng tài chính - kế toán, với các phần hành kế toán được phân chia rõ ràng cho từng kế toán viên Điều này đảm bảo công tác ghi chép hạch toán được thực hiện đầy đủ và nhanh chóng Phòng kế toán cũng nhận được sự hỗ trợ từ kế toán tổng hợp, giúp các kế toán viên giải quyết hiệu quả các vấn đề phát sinh Hệ thống kiểm soát nội bộ trong bộ phận kế toán được thực hiện thường xuyên và có hiệu quả cao, góp phần nâng cao trách nhiệm và nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên trong phòng kế toán.
Hệ thống chứng từ kế toán của công ty được áp dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài chính, đảm bảo sử dụng các chứng từ cần thiết và tuân thủ yêu cầu pháp lý Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phê duyệt và phản ánh kịp thời trên hệ thống chứng từ kế toán.
Công ty tuân thủ đầy đủ các quy định về tài khoản bán hàng và xác định kết quả kinh doanh theo thông tư 133/2016/TT – BTC Hệ thống sổ sách và chứng từ được tổ chức hợp lý, phù hợp với năng lực của đội ngũ kế toán và quy mô công ty Kế toán chi tiết về bán hàng được thực hiện hiệu quả, theo dõi doanh thu và công nợ chi tiết theo từng mặt hàng và khách hàng Giá vốn hàng bán được xác định chính xác, trong khi chi phí quản lý kinh doanh được ghi nhận đầy đủ Công nợ được thu hồi hiệu quả, không xảy ra tình trạng ứ đọng vốn, giúp vòng quay vốn diễn ra nhanh chóng.
Mặc dù công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thiết bị y tế và Vật tư khoa học kĩ thuật Nam Thành có nhiều ưu điểm, nhưng vẫn tồn tại một số vấn đề cần khắc phục để nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán Việc hoàn thiện các khía cạnh này là cần thiết để kế toán có thể phát huy tối đa vai trò của mình trong công ty.
Công ty vẫn sử dụng một số chứng từ như thẻ kho và giấy đề nghị tạm ứng theo mẫu cũ, đồng thời chưa áp dụng hóa đơn điện tử Phần mềm kế toán hiện tại là phiên bản 2017, trong khi đã có bản nâng cấp với nhiều tính năng vượt trội mà công ty chưa cập nhật Hơn nữa, các phần hành liên quan đến chi phí thuế và chi phí tiền lương vẫn chưa được hạch toán trực tiếp qua phần mềm, dẫn đến việc phải tính toán riêng bằng công cụ khác.
Một số chi phí quản lý doanh nghiệp như tiền mạng và tiền xăng dầu chưa được quản lý hiệu quả, dẫn đến tăng chi phí và giảm lợi nhuận Các khoản chi phí liên quan đến việc mua hàng nhập kho trong kỳ được hạch toán thẳng vào TK632, khiến cuối kỳ không có bút toán phân bổ chi phí cho hàng tồn kho và hàng xuất bán Điều này vi phạm chế độ kế toán hiện hành, làm cho giá vốn hàng bán có thể cao hơn thực tế, ảnh hưởng đến chỉ tiêu lợi nhuận thuần trên BCKQKD Hầu hết các khoản chi phí phát sinh trong hoạt động kinh doanh được tập hợp qua tài khoản 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Mặc dù hạch toán này không làm sai lệch kết quả kinh doanh, nhưng về bản chất có thể không chính xác do một số nghiệp vụ phát sinh chi phí trong quá trình bán hàng.
Vào thứ ba, một số khách hàng đã thanh toán trước theo hợp đồng, nhưng hàng hóa đã nhập về kho mà chưa nhận được hóa đơn Do đó, kế toán không ghi nhận vào sổ kế toán, dẫn đến tình trạng âm kho tạm thời.
Vào cuối tháng, lượng hàng nhập - xuất tăng cao, dẫn đến việc phát sinh nhiều hóa đơn xuất Điều này khiến kế toán dễ gặp phải sai sót trong việc hạch toán, như sai mã hàng, sai phương thức thanh toán và số tiền hàng, gây khó khăn trong công tác thu hồi công nợ.
Công ty nhập khẩu hàng hóa từ nhiều quốc gia với đơn vị tiền tệ khác nhau, gây khó khăn trong việc thanh toán và đánh giá chênh lệch tỉ giá Việc nhập khẩu số lượng lớn và đa dạng mặt hàng dẫn đến tình trạng kế toán ghi sổ thiếu sót, như thiếu các mặt hàng hoặc không ghi đầy đủ các khoản thuế phải nộp so với tờ khai hải quan.
Vào ngày thứ sáu, có thể xảy ra sự chênh lệch giữa số liệu kế toán và số liệu kho, dẫn đến tình trạng thiếu hàng trong quá trình phân phối và buộc phải hủy bỏ hợp đồng với khách hàng.
Thứ bảy, mặc dù công ty có lập báo cáo kết quả kinh doanh theo mẫu
Công ty B01-DN chưa phát triển hệ thống tài khoản chi tiết và báo cáo kết quả bán hàng theo từng mặt hàng và nhóm khách hàng, đồng thời không thực hiện báo cáo doanh thu và chi phí theo chu kỳ tháng hoặc quý Điều này hạn chế khả năng cung cấp thông tin quản trị cho lãnh đạo, ảnh hưởng đến việc phân tích tình hình kinh doanh của từng mặt hàng và phân khúc thị trường Việc này làm giảm khả năng đưa ra các biện pháp kịp thời nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục hạn chế, hoặc quyết định loại bỏ các sản phẩm kém hiệu quả.
Công tác kế toán quản trị trong doanh nghiệp hiện chưa được chú trọng, dẫn đến việc công ty không thực hiện việc xác định và lập dự toán doanh thu, chi phí theo tháng hoặc quý Điều này gây khó khăn trong việc đánh giá và phân tích quá trình hoạt động kinh doanh, từ đó làm giảm khả năng xây dựng kế hoạch phù hợp cho tương lai.
Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH thiết bị y tế và vật tư khoa học kỹ thuật
xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH thiết bị y tế và vật tư khoa học kỹ thuật Nam Thành
3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện
Kế toán không chỉ đơn thuần là công việc ghi chép và tính toán, mà còn là một phần quan trọng trong hệ thống thông tin và là công cụ quản lý thiết yếu Thông tin kế toán cung cấp giúp nhà quản trị đưa ra quyết định kinh doanh hiệu quả Do đó, kế toán là công cụ không thể thiếu trong quản lý kinh tế Nếu công tác kế toán hiệu quả, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp sẽ càng chính xác hơn.
3.2.2 Yêu cầu, nguyên tắc hoàn thiện Đối với doanh nghiệp thương mại, yếu tố thị trường và cơ chế quản lí có ảnh hưởng rất lớn tới tổ chức công tác kế toán trong nghiệp Do đó, cần phải thấy được những đặc trưng của nền kinh tế thị trường và sự tác động của các nhân tố khác tới việc tổ chức công tác kế toán để tìm ra các biện pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán Tuy nhiên, việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nói chung và tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp nói chung và tổ chức công tác kế toán bán hàng, xác định kết quả bán hàng nói riêng phải tuân thủ nguyên tắc sau:
- Phải tuân thủ chế độ tài chính và chế độ kế toán hiện hành.
- Phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty.
- Phải đáp ứng việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác.
3.2.3 Nội dung, ý kiến hoàn thiện
Công ty cần rà soát chứng từ và sổ sách kế toán theo mẫu quy định của chế độ kế toán hiện hành (TT133/2016/TT-BTC) để đảm bảo quy trình hạch toán diễn ra thông suốt Nhân viên kế toán nên sắp xếp các chứng từ nhận hoặc chuyển theo nội dung và thứ tự ngày tháng nhằm thuận tiện cho việc hạch toán, đối chiếu và kiểm tra sổ sách, đồng thời tránh mất mát hoặc hư hỏng giấy tờ Kế toán trưởng cần nhắc nhở nhân viên đảm bảo đầy đủ chứng từ cho từng nghiệp vụ phát sinh để không ảnh hưởng đến việc ghi sổ Ngoài ra, cần đề xuất với ban Giám đốc về việc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử để giảm thiểu lượng hóa đơn giấy, từ đó nâng cao hiệu quả trong hạch toán và lưu trữ.
Để đảm bảo tính chính xác trong hệ thống báo cáo, cần thường xuyên kiểm tra và đối chiếu sổ sách giữa các bộ phận liên quan, nhằm phát hiện kịp thời sai sót và chênh lệch Việc này giúp xác định nguyên nhân và có biện pháp điều chỉnh, tránh gây khó khăn cho công tác bán hàng và bảo vệ uy tín doanh nghiệp Ngoài ra, định kỳ cần thống kê tình hình công nợ để thực hiện thanh toán kịp thời và xử lý nợ phải thu khó đòi.
Để nâng cao chất lượng phần mềm kế toán, việc gia hạn bản quyền phần mềm Misa và cập nhật lên phiên bản mới nhất là rất quan trọng Điều này giúp công tác kế toán diễn ra một cách liên tục và hiệu quả, từ đó xử lý công việc nhanh chóng hơn Ngoài ra, việc bảo mật dữ liệu kế toán và sao lưu dự trữ cũng cần được chú trọng để tránh mất mát và lỗi do sự cố phần mềm.
Để giảm thiểu sai sót trong công việc, cần chú trọng nâng cao kiến thức chuyên môn cho kế toán, đặc biệt là kế toán xuất nhập khẩu Việc hướng dẫn cách làm việc hiệu quả với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán và công nghệ thông tin sẽ giúp quá trình tính toán trở nên nhanh chóng và chính xác, từ đó giảm bớt khối lượng công việc cho bộ phận kế toán.
Quản lý chi phí doanh nghiệp hiệu quả là rất quan trọng, bao gồm việc phân loại rõ ràng các chi phí như chi phí mua hàng, chi phí bán hàng và chi phí quản lý Cần ghi nhận chính xác trên các tài khoản chi phí và phân bổ chi phí cho từng mặt hàng hoặc lô hàng để đánh giá hiệu quả quản lý Việc báo cáo kịp thời cho cấp trên giúp đưa ra biện pháp giảm thiểu chi phí và tăng lợi nhuận Ví dụ, cước phí vận chuyển hàng tháng cần được hạch toán vào tài khoản 6421 - Chi phí bán hàng và phân bổ cho từng mặt hàng xuất bán, từ đó phản ánh rõ ràng mức độ chi phí cần thiết để bán hàng, phục vụ cho việc phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng chi phí bán hàng.
Công ty có thể kết chuyển lãi lỗ hàng tháng hoặc hàng quý để cung cấp thông tin quan trọng cho giám đốc trong việc ra quyết định quản trị kịp thời và phù hợp Chẳng hạn, nếu doanh thu quý 1 từ hóa chất nhập khẩu từ Trung Quốc không cao, việc đánh giá theo năm có thể dẫn đến tồn kho lớn và vòng quay vốn chậm Tình trạng này có thể được cải thiện nếu kế toán lập báo cáo doanh thu cho từng mặt hàng trong quý 1 và phân tích tình hình, từ đó giúp giám đốc đưa ra giải pháp như đẩy mạnh tiêu thụ, thu hẹp quy mô kinh doanh hoặc thay đổi nhà cung cấp.
Doanh nghiệp cần chú trọng vào kế toán quản trị để đưa ra quyết định kinh doanh chính xác Việc lập dự toán cho doanh thu, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo từng quý trong năm là rất quan trọng.
Để lập dự toán tiêu thụ cho quý IV trong một thị trường ổn định, cần dựa vào tình hình tiêu thụ thực tế của kỳ trước, đơn giá và khối lượng hàng hóa dự kiến Dự toán tiêu thụ cho mặt hàng này là 10 hộp với đơn giá 72.727 đồng, dẫn đến doanh thu dự kiến đạt 727.270 đồng.
Kế toán cần dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp bằng cách phân chia rõ ràng các khoản định phí và biến phí Dựa vào dự toán tiêu thụ và các yếu tố liên quan, kế toán sẽ lập kế hoạch chi tiết cho các khoản chi phí này.
Dự toán tổng biến phí bán hàng, biến phí quản lí doanh nghiệp = Dự toán số lượng sản phẩm tiêu thụ x Đơn giá biến phí tiêu thụ
Dự toán định phí bán hàng, định phí quản lí doanh nghiệp = Tổng định phí/4 quý.
Sau quá trình thực hiện cần đánh giá hiệu quả thực tế so với dự toán để có kế hoạch lập các định mức dự toán tiếp theo
Để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán của công ty, việc thực hiện hiệu quả các giải pháp đã đề ra là rất quan trọng Công ty cần đảm bảo một số điều kiện nhất định để đạt được mục tiêu này.
Kế toán viên cần liên tục cập nhật và nắm vững Luật kế toán, các chính sách và thông tư hiện hành, đồng thời chủ động nâng cao kiến thức về các quy định mới và tin tức tài chính, kinh tế, cũng như biến động thị trường Việc này giúp họ áp dụng chính xác các chính sách vào doanh nghiệp và phản ứng kịp thời với các sự kiện, nghiệp vụ mới.
Ban Giám đốc cần tăng cường chỉ đạo và giám sát chặt chẽ công tác kế toán để đảm bảo tính chính xác và phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty, nhằm tránh những sai sót không đáng có.
Cần phổ biến vai trò và tầm quan trọng của công tác bán hàng tới các kế toán viên nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm và sự cẩn thận trong công việc Các bộ phận liên quan cần tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Đồng thời, thường xuyên chú trọng nâng cao trình độ chuyên môn và hiểu biết về ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh, cũng như hàng hóa và thị phần của doanh nghiệp.