Hệ thống quản lý khu chung cư

Hệ thống quản lý khu chung cư Hệ thống quản lý khu chung cư Hệ thống quản lý khu chung cư Hệ thống quản lý khu chung cư Hệ thống quản lý khu chung cư Hệ thống quản lý khu chung cư Hệ thống quản lý khu chung cư Hệ thống quản lý khu chung cư Hệ thống quản lý khu chung cư Hệ thống quản lý khu chung cư Hệ thống quản lý khu chung cư Hệ thống quản lý khu chung cư Hệ thống quản lý khu chung cư Hệ thống quản lý khu chung cư Hệ thống quản lý khu chung cư Hệ thống quản lý khu chung cư Hệ thống quản lý khu chung cư Hệ thống quản lý khu chung cư Hệ thống quản lý khu chung cư Hệ thống quản lý khu chung cư Hệ thống quản lý khu chung cư Hệ thống quản lý khu chung cư

KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN

Khảo sát hiện trạng

1.1.1 Nghiệp vụ của hệ thống hiện tại

Hiện nay, sự gia tăng dân số tại các thành phố lớn đã tạo ra nhu cầu nhà ở cao, dẫn đến việc xây dựng nhiều khu chung cư Tuy nhiên, điều này cũng đặt ra thách thức trong việc quản lý cư dân cho ban quản lý Để giải quyết những khó khăn này, cần thiết phải có một công cụ quản lý hiệu quả hơn Do đó, nhóm chúng tôi đã phát triển ý tưởng xây dựng một hệ thống quản lý chung cư dành cho các nhà quản lý.

Qua tìm hiểu, ta có thể thấy được một phần mềm quản lý chung cư cho ban quản lý cần có các nghiệp vụ cơ bản sau:

Hệ thống lưu trữ thông tin các căn hộ (số phòng, tên chủ hộ, số điện thoại chủ hộ).

Quản lý các thông tin cơ bản của cư dân như: ID, tên, ngày sinh, giới tính, số điện thoại, số phòng.

Lưu trữ thông tin phương tiện của cư dân tòa nhà: Tên xe, biển số, tên chủ sở hữu, số điện thoại chủ xe.

Hệ thống cung cấp một số dịch vụ cơ bản như sau: tiền điện, tiền nước, tiền an ninh, tiền vệ sinh, phí khác,

Và một vài nghiệp vụ khác.

1.1.2 Nhược điểm của hệ thống hiện tại

Chúng ta có thể nhìn thấy hệ thống có một số khuyết điểm như sau:

Hệ thống chỉ cho phép ban quản lý truy cập và sử dụng, không cho phép cư dân sử dụng, dẫn đến một số bất cập.

Hệ thống chỉ phục vụ chủ yếu cho khu chung cư lớn, khó đáp ứng cho khu chung cư nhỏ lẻ.

Mục đích của dự án

Hệ thống sẽ quản lí thông tin khách hàng là chủ sở hữu căn hộ

Cư dân có nhu cầu sống tại khu chung cư sẽ cần phải khai báo đầy đủ thông tin để gửi về cho hệ thống quản lí

Hàng tháng, hệ thống sẽ thông báo hóa đơn dịch vụ tới từng căn hộ và báo cáo thống kê hàng tháng, …

Hệ thống này cho phép người quản lý dễ dàng và tiện lợi kiểm soát cư dân trong khu chung cư, giảm thiểu sai sót so với phương pháp truyền thống.

Phân tích tính khả thi

1.3.1 Tính khả thi về mặt kỹ thuật

Sản phẩm được xây dựng trên nền tảng Java và SQL Server, hai công cụ mạnh mẽ giúp đảm bảo tính khả thi kỹ thuật của dự án, đồng thời tối ưu hóa tài nguyên hệ thống và giảm chi phí sản phẩm.

- Sản phầm được chạy trên nên nền Java đảm bảo phù hợp với đa số các thiết bị máy tính hiện nay.

Dự án phần mềm có quy mô vừa, được triển khai trên cơ sở dữ liệu nhỏ, đảm bảo hoàn thành trong khoảng thời gian ngắn từ 15 đến 16 tuần.

1.3.2 Tính khả thi về mặt kinh tế

- Sản phẩm được phát triển dựa trên công cụ Java và SQL server nên tốn ít tài nguyên hệ thống và chi phí sản phẩm rẻ.

- Chi phí bảo trì phần mềm gần như không có.

- Giảm thiểu thời gian quản lý, giúp quản lý linh hoạt hơn, giảm tải đội ngũ nhân viên do đó doanh thu tăng.

1.3.3 Tính khả thi về mặt tổ chức

- Phần mềm sau khi hoàn thành sẽ do người quản lý chung cư sử dụng dễ dàng và hiệu quả.

- Sản phẩm mới vẫn có thể đáp ứng các yêu cầu đặt ra mong muốn khi được mở rộng trong tương lai.

Xác lập dự án

Dự án xây dựng phần mềm hệ thống quản lý khu chung cư có quy mô vừa, áp dụng cho quản lý một khu chung cư.

Phân công công việc và kế hoạch thực hiện dự án được trình bày trong Bảng 1.1.

Bảng 1.1 Bảng phân công công việc và kế hoạch thực hiện

1 Khảo sát hiện trạng thu thập thông tin

Các mục tiêu hướng tới

3 Đánh giá khả năng thực hiện

Bản phân tích tính khả thi

Bản phân công công việc

5 Tìm hiểu yêu cầu khách hàng

Bản liệt kê yêu cầu

Bản mô tả yêu cầu chức năng và phi chức năng

Sơ đồ chức năng, sơ đồ luồng dữ liệu

Nhận diện thực thể của hệ thống, liệt kê thuộc tính, lập từ điển dữ liệu

.2 Đưa ra các giả thiết hợp lý về các phụ thuộc hàm cần có

Vẽ sơ đồ thực thể liên kết của hệ thống

Mô tả lược đồ khái niệm của hệ thống

Thiết kế form báo cáo đầu ra

9 Lập trình 06/ 26/ Ch giao diện cho phần mềm

Kiểm thử và sửa lỗi

TÌM HIỂU YÊU CẦU

Các kỹ thuật được sử dụng

Sau khi phỏng vấn một số quản lý của các khu chung cư vừa và nhỏ, chúng tôi đã tổng hợp được một số câu trả lời quan trọng Những thông tin này phản ánh những thách thức và cơ hội mà các khu chung cư đang đối mặt, đồng thời cung cấp cái nhìn sâu sắc về cách quản lý hiệu quả và cải thiện trải nghiệm cư dân Các quản lý nhấn mạnh tầm quan trọng của việc duy trì mối quan hệ tốt với cư dân và cải thiện hạ tầng để tạo ra môi trường sống tốt hơn.

Câu hỏi Tổng kết câu trả lời nhận được

1 Hiện tại chung cư ông bà đang quản khoảng bao nhiêu hộ cư dân

Phần lớn các chung cư quản lý khoảng 100-120 hộ, khoảng 400-500 cư dân.

2 Có khó khăn gì khi quản lý số lượng cư dân như vậy không?

Số lượng cư dân đông đảo gây khó khăn trong việc quản lý di chuyển, cung cấp dịch vụ và thông tin liên quan đến cư dân Việc quản lý phương tiện đi lại cũng trở nên phức tạp hơn do sự gia tăng này.

3 Cách mà ông/bà đang sử dụng để quản lý cư dẩn của mình? Khó khăn trong việc quản lý hiện tại. Đa phần các khu chung cư hiện tại đều quản lý thông qua sổ sách Dẫn đến việc sai sót trong khi ghi chép, thất thoát tài nguyên giấy tờ.

4 Ông/bà nghĩ gì về việc quản lý cư dân thông qua phần mềm.

Các ban quản lý đều có tìm hiểu về phần mềm quản lý Nhưng đa phần họ đều lo ngại về việc khó sử dụng và giá thành cao.

5 Nếu sử dụng phần mềm thì ông/bà muốn có được những tính năng cụ thể nào?

Các nhà quản lý mong muốn có một số tính năng cơ bản như thông tin cư dân, thông tin chủ hộ và các dịch vụ tiện ích như thanh toán tiền điện, nước, và phí sinh hoạt.

6 Ông/bà nghĩ gì về các hệ thống đang có trên thị trường? Ông/bà thấy có dễ sử dụng, đáp ứng được nhu cầu không?

Hệ thống hiện tại trên thị trường có giá thành cao và khó sử dụng, đặc biệt là đối với các chung cư quy mô vừa và nhỏ Nhiều tính năng trong hệ thống trở nên thừa thãi và không cần thiết, dẫn đến lãng phí cho người sử dụng.

7 Cảm nghĩ của ông bà về những tính năng của hệ thống bọn cháu? Đáp ứng được những nhu cầu cơ bản của việc quản lý chung cư vừa và nhỏ

8 Ông/bà chưa hài lòng về chức năng quản lý thông tin cư dân? Tại sao vậy?

Cần quản lý nhiều hơn về thông tin cư dân như tên, sđt, giới tính, ngày sinh, hộ khẩu thường trú, v.v

 Kỹ thuật phân tích tài liệu

Ban quản lý các khu chung cư chủ yếu tập trung vào việc quản lý thông tin căn hộ, bao gồm số phòng, tên chủ hộ và số điện thoại Bên cạnh đó, thông tin cư dân như họ tên, ngày sinh, ID, giới tính và số điện thoại cũng được ghi nhận Ngoài ra, các dịch vụ liên quan như tiền điện, tiền nước và phí sinh hoạt cũng nằm trong phạm vi quản lý của ban quản lý.

 Kỹ thuật bảng câu hỏi sẵn

Nhóm 18 đã tiến hành sử dụng Google form khảo sát, đối tượng hướng đến là các bạn sinh viên, anh chị đã ra trường đi làm và một số cô chú khi được hỏi nếu là người quản lý của khu chung cư vừa và nhỏ thì câu trả lời của họ như sau:

Form khảo sát: https://forms.gle/hmKvpx5AAMjm4jMB8

Hình 2.1Kết quả khảo sát Google from

Hình 2.2Kết quả khảo sát Goofle form

Hình 2.3 Kết quả kháo sát Google form

Các yêu cầu được thu thập

Nhóm 18 đã thu thập thông tin thực tế thông qua phỏng vấn, phân tích tài liệu và bảng câu hỏi sẵn có, từ đó tổng kết các yêu cầu cơ bản cho một hệ thống quản lý chung cư vừa và nhỏ.

- Phần cứng: Phù hợp với hầu hết các loại máy tính hiện nay

- Phần mềm: Hệ thống được chạy trên Windows 7, 8, 10 và hoạt động liên tục 24/7

- Dữ liệu: Được tổng hợp lại đựa trên các yêu cầu kĩ thuật đã được sử dụng ở trên

- Con người: người sử dụng phần mềm là quản lí hoặc nhân viên quản lí chung cư

Các yêu cầu chức năng và phi chức năng

Phần mềm cần có các chức năng sau:

• Số điện thoại chủ hộ

 Cập nhật, thay đổi thông tin

Hệ thống cho phép thay đổi thông tin cư dân, cập nhật thông tin cư dân, các chi phí sinh hoạt hằng tháng.

Hệ thống cho phép tìm kiếm bằng bất kỳ thông tin nào của cư dân và xóa toàn bộ thông tin cư dân trong dữ liệu hệ thống

2.3.2 Yêu cầu phi chức năng

Hệ thống cần đảm bảo sự đồng bộ dữ liệu, cho phép truyền tải thông tin giữa các máy chủ trong server một cách hiệu quả Đặc biệt, hệ thống phải hoạt động mượt mà trên các phiên bản Windows 7, 8 và 10.

- Hiệu năng: Hệ thống phải có khả năng hoạt động liên tục, chứa được lượng dữ liệu lớn mà không bị chậm xử lý.

- Văn hóa & chính trị: Ngôn ngữ sử dụng là tiếng Anh.

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

Sơ đồ chức năng

Hình 3.4 Sơ đồ chức năng của hệ thống

Sơ đồ chức năng của hệ thống được mô tả như trên Hình 3.1 Hệ thống gồm 4 chức năng chính, cụ thể như sau:

3.1.1 Chức năng quản lý căn hộ

Hệ thống này cung cấp chức năng quản lý thông tin chi tiết về từng căn hộ, bao gồm số phòng, tên chủ hộ và số điện thoại của chủ hộ Chức năng này được chia thành ba phần nhỏ để tối ưu hóa việc quản lý.

Chức năng nhập thông tin căn hộ cho phép người quản lý cập nhật dữ liệu vào hệ thống cơ sở dữ liệu của chung cư Quá trình này bao gồm việc tạo một hàng mới để lưu trữ thông tin và điền các thông tin cơ bản về hộ dân cư mới.

- Chỉnh sửa thông tin căn hộ: Chức năng này điều chỉnh thông tin căn hộ như: tên chủ hộ, số điện thoại chủ hộ

Chức năng xóa thông tin căn hộ cho phép loại bỏ dữ liệu căn hộ khỏi cơ sở dữ liệu của hệ thống khi có sự thay đổi.

Chức năng tìm kiếm thông tin căn hộ giúp người quản lý dễ dàng tra cứu thông tin liên quan đến một căn hộ thông qua số phòng hoặc tên chủ hộ khi cần thiết.

3.1.2 Chức năng quản lý cư dân

Giúp cho việc quản lý thông tin của từng cư dân trong khu chung cư Chức năng này được chia thành 4 chức năng nhỏ:

Chức năng nhập thông tin cư dân cho phép người quản lý lưu trữ dữ liệu của cư dân mới, bao gồm ID, tên, giới tính, ngày sinh và số điện thoại, vào hệ thống một cách dễ dàng và nhanh chóng.

Chỉnh sửa thông tin cư dân cho phép người dùng cập nhật các thay đổi về thông tin cá nhân của từng cư dân đã được lưu trữ trong hệ thống.

Chức năng xóa thông tin cư dân cho phép người quản lý loại bỏ dữ liệu của bất kỳ cư dân nào khỏi hệ thống lưu trữ của chung cư, đảm bảo việc quản lý thông tin hiệu quả và bảo mật.

Tìm kiếm thông tin cư dân là công cụ hữu ích cho người quản lý, giúp họ nhanh chóng tra cứu thông tin của một cư dân bất kỳ trong hệ thống bằng cách sử dụng tên, ID hoặc số phòng.

3.1.3 Chức năng quản lý phương tiện Để việc quản lý phương tiện đi lại và ra vào của cư dân dễ dàng, chức năng này cho phép quản lý phương tiện đi lại của các cư dân trong chung cư, lưu trữ các thông tin sau: loại xe, biển số, tên và sđt chủ sở hữu

Quản lý sẽ nhập thông tin phương tiện của cư dân vào hệ thống, bao gồm loại xe, biển số, tên và số điện thoại của chủ hộ.

Khi có sự thay đổi thông tin phương tiện, ban quản lý sẽ cập nhật và điều chỉnh dữ liệu trong hệ thống thông qua chức năng chỉnh sửa thông tin phương tiện.

- Xóa thông tin phương tiện: Nếu cần xóa thông tin của phương tiện, chức năng xóa sẽ xóa thông tin phương tiện khỏi hệ thống.

Để tìm kiếm thông tin về một phương tiện, người quản lý có thể sử dụng chức năng tìm kiếm trong hệ thống, cho phép họ tra cứu theo loại xe và biển số xe.

3.1.4 Chức năng quản lý dịch vụ

Chức năng quản lý dịch vụ cho phép người quản lý theo dõi và thống kê các dịch vụ như tiền điện, nước, phí sinh hoạt và an ninh trong khu chung cư Mỗi tháng, người quản lý sẽ cập nhật thông tin liên quan để đảm bảo tính chính xác và kịp thời.

- Nhập thông tin dịch vụ: Hàng tháng người quản lý sẽ nhập thông tin về dịch vụ, thông tin này sẽ được lưu trữ vào hệ thống.

- Chỉnh sửa thông tin dịch vụ: Cho phép người dùng chỉnh sửa thông tin về dịch vụ được lưu trữ trong hệ thống

Khi người dùng muốn xóa thông tin về dịch vụ, họ chỉ cần sử dụng chức năng xóa Sau khi thực hiện, thông tin dịch vụ sẽ bị xóa hoàn toàn khỏi hệ thống.

Chức năng tìm kiếm thông tin dịch vụ cho phép người quản lý dễ dàng truy cập và tìm kiếm thông tin liên quan đến các dịch vụ, chẳng hạn như hóa đơn tiền điện của hộ cư dân, trong hệ thống khi cần thiết.

Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống

3.2.1 Sơ đồ mức ngữ cảnh

Hình 3.5 Sơ đồ mức ngữ cảnh của hệ thống

Sơ đồ mức ngữ cảnh của hệ thống, như thể hiện trong Hình 3.2, cho thấy mối quan hệ giữa tiến trình 0 và Ban quản lý, một thực thể bên ngoài Các luồng dữ liệu giữa hệ thống và Ban quản lý được mô tả chi tiết trong sơ đồ.

(1) Thông tin căn hộ, thông tin cư dân, thông tin phương tiện, thông tin dịch vụ.

Các thông tin phản hồi bao gồm việc chỉnh sửa hoặc xóa thông tin về căn hộ, cư dân, dịch vụ và phương tiện; đồng thời cũng phản hồi về việc tìm kiếm căn hộ, cư dân, dịch vụ và phương tiện.

Hình 3.6 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh được thể hiện trên Hình 3.3 Cụ thể các tiến trình như sau:

Quá trình quản lý căn hộ bắt đầu khi người quản lý nhập đầy đủ thông tin về căn hộ, bao gồm số phòng, tên và số điện thoại của chủ hộ Tất cả thông tin này sẽ được lưu trữ trong kho dữ liệu "căn hộ" Người quản lý có thể dễ dàng chỉnh sửa hoặc xóa thông tin về căn hộ khi cần thiết.

Quản lý cư dân trong khu chung cư bắt đầu bằng việc nhập thông tin của cư dân mới vào hệ thống, bao gồm ID, số phòng, tên, giới tính, ngày sinh và số điện thoại Tất cả thông tin này sẽ được lưu trữ trong kho dữ liệu "cư dân", cho phép chỉnh sửa, xóa và tìm kiếm khi cần thiết.

Tiến trình quản lý dịch vụ hàng tháng bao gồm việc ban quản lý nhập thông tin về các dịch vụ như tiền điện, tiền nước, phí sinh hoạt và an ninh vào hệ thống Những thông tin này sẽ được lưu trữ trong kho dữ liệu “dịch vụ” và có thể được chỉnh sửa, xóa hoặc tìm kiếm khi cần thiết.

Quản lý phương tiện là quy trình quan trọng trong việc ghi nhận thông tin về phương tiện mới của cư dân Khi có phương tiện mới, ban quản lý sẽ nhập các thông tin cần thiết như loại phương tiện, tên và số điện thoại của chủ sở hữu vào hệ thống Tất cả thông tin này sẽ được lưu trữ trong kho dữ liệu "phương tiện", giúp ban quản lý dễ dàng tìm kiếm, chỉnh sửa hoặc xóa thông tin khi cần thiết.

3.2.3 Sơ đồ mức dưới đỉnh a Chức năng 1

Hình 3.7 Sơ đồ mức 1 chức năng Quản lý căn hộ

Sơ đồ mức 1 của chức năng “Quản lý căn hộ” được mô tả trên Hình 3.4 Cụ thể:

- Nhập thông tin căn hộ: Ban quản lý nhập thông tin căn hộ vào hệ thống, dữ liệu của căn hộ mới sẽ được đưa vào kho “Căn hộ”.

Khi cần chỉnh sửa thông tin căn hộ, người quản lý chỉ cần gửi yêu cầu vào hệ thống Thông tin sẽ được lấy từ kho "Căn hộ", sau đó thực hiện chỉnh sửa và trả về kết quả đã được cập nhật.

Khi cần xóa thông tin một căn hộ, quản lý hệ thống sẽ thực hiện yêu cầu xóa, dẫn đến việc thông tin căn hộ bị loại bỏ khỏi kho dữ liệu "Căn hộ" và hệ thống sẽ trả về kết quả sau khi quá trình xóa hoàn tất.

Người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin về căn hộ trong kho bằng cách sử dụng số phòng hoặc tên chủ hộ, và hệ thống sẽ trả về kết quả chính xác cho họ.

Hình 3.8 Sơ đồ mức 1 chức năng Quản lý cư dân

Sơ đồ mức 1 của chức năng “Quản lý cư dân” được mô tả trên Hình 3.5 Cụ thể:

Ban quản lý sẽ nhập thông tin của từng cư dân vào hệ thống, và dữ liệu của cư dân mới sẽ được lưu trữ trong kho "Cư dân".

Quản lý cư dân có thể dễ dàng chỉnh sửa thông tin bằng cách truy cập vào hệ thống Thông tin cần chỉnh sửa sẽ được lấy từ kho "Cư dân" và sau đó được cập nhật, trả về kết quả sau khi chỉnh sửa hoàn tất.

Khi một cư dân chuyển đi, người quản lý cần tiến hành xóa thông tin của họ khỏi hệ thống Để thực hiện việc này, quản lý hệ thống sẽ chọn yêu cầu xóa, và thông tin của cư dân sẽ được xóa khỏi kho dữ liệu “Cư dân”, sau đó nhận được kết quả xác nhận việc xóa thành công.

Khi người quản lý cần tìm kiếm thông tin về một cư dân, họ có thể sử dụng ID hoặc họ tên để tra cứu dữ liệu trong kho thông tin Kết quả tìm kiếm sẽ được trả lại cho người dùng một cách nhanh chóng và chính xác.

Hình 3.9 Sơ đồ mức 1 chức năng Quản lý dịch vụ

Sơ đồ mức 1 của chức năng “Quản lý dịch vụ” được mô tả trên Hình 3.6 Cụ thể:

Hàng tháng, người quản lý sẽ cập nhật thông tin các dịch vụ vào hệ thống, và dữ liệu của những dịch vụ mới sẽ được lưu trữ trong kho “Dịch vụ”.

Khi cần chỉnh sửa thông tin dịch vụ, người quản lý chỉ cần gửi yêu cầu chỉnh sửa vào hệ thống Thông tin sẽ được lấy từ kho "Dịch vụ", sau đó tiến hành chỉnh sửa và trả về kết quả đã được cập nhật.

Đặc tả các chức năng

3.3.1 Đặc tả chức năng thêm thông tin a Đầu đề:

- Tên chức năng: thêm thông tin vào hệ thống

- Đầu vào: Thông tin mà người quản lý muốn thêm (VD: căn hộ, cư dân, phương tiện, dịch vụ).

- Đầu ra: Thông tin được đưa vào kho lưu trữ. b Thân

Hình 3.11 Sơ đồ khối đặc tả chức năng thêm thông tin

3.3.2 Đặc tả chức năng chỉnh sửa thông tin a Đầu đề

- Tên chức năng: Chỉnh sửa thông tin

- Đầu vào: Người dùng yêu cầu chỉnh sửa thông tin bất kỳ nào đó trong hệ thống (căn hộ, cư dân, dịch vụ, phương tiện)

- Đầu ra: Thông tin sau chỉnh sửa b Thân

Hình 3.12 Sơ đồ khối đặc tả chức năng chỉnh sửa thông tin

3.3.3 Đặc tả chức năng xóa thông tin a Đầu đề

- Tên chức năng: Xóa thông tin

- Đầu vào: Yêu cầu xóa thông tin nào đó của người dùng

- Đầu ra: Thông tin trong hệ thống sau khi xóa b Thân

Hình 3.13 Sơ đồ khối đặc tả chức năng xóa thông tin

3.3.4 Đặc tả chức năng tìm kiếm thông tin a Đầu đề

- Tên chức năng: Tìm kiếm thông tin

- Đầu vào: Yêu cầu tìm kiếm của người dùng, thông tin người dùng muốn tìm

- Đầu ra: Thông tin sau tìm kiếm (kết quả tìm kiếm hoặc cảnh báo) b Thân

Hình 3.14 Sơ đồ khối đặc tả chức năng tìm kiếm thông tin