Các nhân tố ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn thành phố hồ chí minh Các nhân tố ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn thành phố hồ chí minh Các nhân tố ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn thành phố hồ chí minh Các nhân tố ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn thành phố hồ chí minh Các nhân tố ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn thành phố hồ chí minh Các nhân tố ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn thành phố hồ chí minh Các nhân tố ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn thành phố hồ chí minh Các nhân tố ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn thành phố hồ chí minh Các nhân tố ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn thành phố hồ chí minh Các nhân tố ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn thành phố hồ chí minh Các nhân tố ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn thành phố hồ chí minh Các nhân tố ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn thành phố hồ chí minh Các nhân tố ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn thành phố hồ chí minh
Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài nhằm hướng vào đạt được 4 mục tiêu sau đây:
Để nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Thành phố Hồ Chí Minh, cần xác định rõ các nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống này Những yếu tố này bao gồm chất lượng dữ liệu, khả năng sử dụng công nghệ, trình độ nhân viên, và quy trình quản lý thông tin Việc hiểu rõ các nhân tố này sẽ giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa hệ thống kế toán, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và ra quyết định chính xác hơn.
Mức độ tác động của các nhân tố ảnh hưởng đến tính hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Thành phố Hồ Chí Minh cần được xem xét kỹ lưỡng.
Tìm hiểu lĩnh vực hoạt động và tổng nguồn vốn của doanh nghiệp có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán trong môi trường kế toán máy, đặc biệt là tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Thành phố Hồ Chí Minh.
Để nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Thành phố Hồ Chí Minh, cần đề xuất một số khuyến nghị quan trọng Trước hết, các doanh nghiệp nên đầu tư vào công nghệ thông tin hiện đại để tối ưu hóa quy trình kế toán Thứ hai, việc đào tạo nhân viên về kỹ năng sử dụng phần mềm kế toán là rất cần thiết Cuối cùng, các doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ nhằm đảm bảo tính chính xác và bảo mật của thông tin kế toán.
Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu, luận văn áp dụng phương pháp kết hợp giữa nghiên cứu định tính và định lượng, với nghiên cứu định lượng giữ vai trò chủ đạo nhằm đạt được mục tiêu nghiên cứu.
Nghiên cứu định tính tập trung vào việc làm rõ các khái niệm trong mô hình nghiên cứu và điều chỉnh, bổ sung các biến quan sát cho các thang đo Quá trình này được thực hiện thông qua việc tìm hiểu lý thuyết, nghiên cứu liên quan và thảo luận với các chuyên gia về các câu hỏi cũng như thang đo.
Nghiên cứu định lượng nhằm xác định và đánh giá mức độ ảnh hưởng của các yếu tố đến tính hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán, đồng thời kiểm tra sự phù hợp của mô hình nghiên cứu với dữ liệu thị trường Dữ liệu được thu thập thông qua khảo sát và sử dụng để kiểm định lại mô hình cùng các giả thuyết bằng phương pháp thống kê mô tả và phần mềm phân tích thống kê SPSS.
Đóng góp của luận văn
Nghiên cứu này nhằm mục đích đóng góp vào lý luận và thực tiễn về hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Nghiên cứu này nhằm hệ thống hóa và trình bày các lý thuyết liên quan đến hệ thống thông tin kế toán, đồng thời bổ sung thang đo các nhân tố ảnh hưởng đến tính hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Nghiên cứu này nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam xác định các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán Qua đó, doanh nghiệp có thể nâng cao khả năng thu thập, xử lý, lưu trữ, kiểm soát và cung cấp thông tin hữu ích cho quyết định, từ đó giảm thiểu tổn thất về chi phí, thời gian và cơ hội kinh doanh Kết quả nghiên cứu cũng sẽ là tài liệu tham khảo giá trị cho các nghiên cứu liên quan trong tương lai, bổ sung các yếu tố mới và mở rộng mô hình nghiên cứu.
Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết cấu của luận văn dự kiến bao gồm năm chương, cụ thể như sau:
Phần mở đầu trình bày tóm lược lý do, mục tiêu, đối tượng, phạm vi và kết cấu của luận văn
Chương 1 Tổng quan nghiên cứu
Trình bày các nghiên cứu có liên quan đến đề tài, từ đó đưa ra hướng nghiên cứu của luận văn
Chương 2 Cơ sở lý thuyết
Trình bày tổng quan cơ sở lý thuyết liên quan đến nghiên cứu, đặc điểm hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa
Chương 3 Phương pháp nghiên cứu
Chương này sẽ giới thiệu phương pháp nghiên cứu được áp dụng để xây dựng và hiệu chỉnh các thang đo cho các khái niệm nghiên cứu, đồng thời kiểm định các giả thuyết đã đề ra.
Chương 4 Kết quả nghiên cứu
Chương này trình bày các kết quả phân tích bao gồm mô tả mẫu, kiểm định độ tin cậy của thang đo, phân tích nhân tố, phân tích hồi quy tuyến tính và kiểm định giả thuyết nghiên cứu.
Chương 5 kết luận rằng nghiên cứu đã chỉ ra tầm quan trọng của hệ thống thông tin kế toán đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa Để nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống này, cần thực hiện một số khuyến nghị như cải thiện công nghệ thông tin, đào tạo nhân viên chuyên môn, và áp dụng các quy trình kế toán hiện đại Những biện pháp này sẽ giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý tài chính và nâng cao hiệu quả hoạt động.
TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU
Các nghiên cứu có liên quan
1.1.1 Nghiên cứu công bố ở ngoài nước
1.1.1.1 Các nghiên cứu về vai trò của hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức bằng cách thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu tài chính Nó ảnh hưởng tích cực đến quá trình ra quyết định, cải thiện chất lượng thông tin kế toán, đánh giá thành quả, kiểm soát nội bộ và tạo điều kiện cho các giao dịch Được thiết kế như một công cụ hỗ trợ quản lý và kiểm soát lĩnh vực kinh tế - tài chính, hệ thống này giúp tổ chức hoạt động hiệu quả hơn (Soudani, 2012; Sajady và cộng sự, 2008).
Hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong tổ chức, nâng cao hiệu quả hoạt động và hỗ trợ quản lý, bao gồm ra quyết định (Gelinas và cộng sự, 2008) Nó là cần thiết cho cả tổ chức lợi nhuận và phi lợi nhuận (Wilkinson và cộng sự, 2000), giúp tạo ra giá trị gia tăng và lợi thế cạnh tranh (Kimberly và Evanisko, 1981; Porter và Millar, 1985) Theo Mitchell và cộng sự (2000), hệ thống này được sử dụng như công cụ quản lý cho kiểm soát ngắn hạn và dài hạn, hỗ trợ giám đốc đạt được chiến lược xuất sắc Sự phát triển của công nghệ và phần mềm tiên tiến cho phép truy cập quy trình kinh doanh nhỏ nhất (Thong, 1999), do đó, Onaolapo và Odetayo (2012) cho rằng hệ thống thông tin kế toán có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả tổ chức Việc hiểu rõ các nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống thông tin kế toán trong môi trường tin học hóa là rất quan trọng cho sự phát triển của các công ty, và đây là vấn đề được nhiều nghiên cứu quan tâm.
1.1.1.2 Các nghiên cứu về nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống thông tin kế toán
Nghiên cứu của Crag và King (1993) chỉ ra rằng nhà quản lý có ảnh hưởng đáng kể đến sự phát triển hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp nhỏ Mục tiêu của nghiên cứu là xác định các nhân tố thúc đẩy và cản trở sự phát triển này thông qua việc đặt ra các câu hỏi như: Làm thế nào để phát triển hệ thống dựa trên máy tính trong doanh nghiệp nhỏ và có mô hình nào phù hợp với doanh nghiệp nhỏ không? Nhóm tác giả đã phân tích kinh nghiệm từ sáu doanh nghiệp sản xuất nhỏ và phát hiện rằng sự nhiệt tình của chủ sở hữu đối với máy tính là yếu tố thúc đẩy mạnh nhất, trong khi các yếu tố kìm hãm bao gồm thiếu kiến thức về hệ thống thông tin, thiếu thời gian quản lý, hạn chế hỗ trợ và nguồn lực tài chính hạn chế.
Nghiên cứu của Rahayu (2012) tại các văn phòng thuế ở Bandung và Jakarta cho thấy sự cam kết của các nhà quản lý cấp cao và chất lượng dữ liệu có ảnh hưởng đáng kể đến hệ thống thông tin kế toán Nghiên cứu này khảo sát 31 văn phòng thuế nhỏ và thu thập dữ liệu thông qua phỏng vấn Trưởng bộ phận xử lý dữ liệu Kết quả cho thấy rằng cam kết của nhà quản lý không chỉ tác động đến chất lượng dữ liệu mà còn ảnh hưởng đến chất lượng thông tin từ hệ thống thông tin kế toán.
Nghiên cứu của Pornpandejwittaya và Pairat (2012) khẳng định rằng sự hỗ trợ của nhà quản lý ảnh hưởng đến tính hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán, từ đó tác động đến hiệu quả hoạt động của các công ty niêm yết tại Thái Lan Mục tiêu nghiên cứu là tìm hiểu mối quan hệ giữa tính hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán và hiệu quả hoạt động của công ty, đồng thời xem xét ảnh hưởng của tổ chức biết học hỏi và sự hỗ trợ từ tổ chức đến tính hiệu quả này Sự hỗ trợ từ tổ chức được định nghĩa là cam kết của nhà quản lý cấp cao nhằm nâng cao hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán Nghiên cứu sử dụng phương pháp định lượng với bảng câu hỏi gửi đến 500 kế toán viên, đạt tỷ lệ phản hồi 23,8% Phân tích nhân tố và hồi quy bình phương bé nhất (OLS) được áp dụng để kiểm định các giả thuyết Kết quả cho thấy rằng tổ chức biết học hỏi và sự hỗ trợ từ tổ chức có ảnh hưởng tích cực đến tính hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán, và từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng kiến thức của nhà quản lý ảnh hưởng đến hệ thống thông tin kế toán, như nghiên cứu của Thong và Yap (1995) về sự phù hợp công nghệ thông tin tại các doanh nghiệp nhỏ Nghiên cứu này xem xét tác động của ba đặc điểm của giám đốc điều hành (sự đổi mới, thái độ đối với công nghệ thông tin, và kiến thức công nghệ thông tin) cùng với ba đặc điểm tổ chức (quy mô, sức cạnh tranh, và cường độ thông tin) đến sự phù hợp công nghệ thông tin Dựa trên dữ liệu từ 166 doanh nghiệp nhỏ ở Singapore, kết quả cho thấy rằng các đặc điểm của CEO là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự phù hợp công nghệ thông tin, với các doanh nghiệp nhỏ có khả năng áp dụng công nghệ thông tin cao hơn khi CEO sáng tạo, có thái độ tích cực và kiến thức công nghệ thông tin tốt.
Nghiên cứu của Seyal và cộng sự (2000) về việc sử dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Brunei chỉ ra rằng kiến thức tin học của giám đốc điều hành có ảnh hưởng tích cực đến việc sử dụng công nghệ này Nghiên cứu đã khảo sát 143 doanh nghiệp và thu thập dữ liệu từ 103 doanh nghiệp, trong đó 54 bảng câu hỏi được phân tích Các yếu tố như doanh thu và lĩnh vực hoạt động cũng ảnh hưởng đến việc áp dụng công nghệ thông tin Tương tự, Ismail (2007) nghiên cứu sự phù hợp của hệ thống thông tin kế toán trong các doanh nghiệp sản xuất nhỏ và vừa tại Malaysia, cho thấy kiến thức của nhà quản lý, độ phức tạp của công nghệ thông tin và sự hỗ trợ từ nhân viên công nghệ thông tin nội bộ có mối quan hệ chặt chẽ với sự phù hợp của hệ thống này Nghiên cứu này đã thu thập dữ liệu từ 214 công ty và phân loại chúng thành hai nhóm dựa trên mức độ phù hợp.
Trong một nghiên cứu thực hiện tại các cơ quan Zakat ở Indonesia, Komala
Năm 2012, nghiên cứu khẳng định rằng một hệ thống thông tin kế toán chất lượng được hỗ trợ bởi các nhà quản lý cấp cao và thực hiện bởi những người có kiến thức chuyên môn sẽ mang lại hiệu quả cao Hơn nữa, tác giả cũng chỉ ra rằng chất lượng của hệ thống thông tin kế toán có tác động trực tiếp đến chất lượng thông tin kế toán.
Nghiên cứu của Jong Min Choe (1996) chỉ ra rằng nhân tố người dùng có ảnh hưởng lớn đến hiệu suất của hệ thống thông tin kế toán Mục tiêu chính của nghiên cứu này là kiểm tra mối quan hệ giữa các nhân tố ảnh hưởng và hiệu suất của hệ thống thông tin kế toán, đồng thời xác định tác động điều tiết của việc đánh giá cấp độ hệ thống thông tin Sự hài lòng của người dùng và mức độ sử dụng hệ thống được coi là thang đo cho hiệu suất Mô hình nghiên cứu đề xuất tám nhân tố ảnh hưởng, bao gồm: (1) sự hỗ trợ của nhà quản lý cấp cao, (2) năng lực kỹ thuật của nhân viên hệ thống thông tin, và (3) sự tham gia của người dùng.
Nghiên cứu này phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất của hệ thống thông tin kế toán trong 100 tổ chức tại Hàn Quốc, bao gồm giáo dục người dùng, sự tồn tại của Ban lãnh đạo, vị trí bộ phận hệ thống thông tin, hình thức phát triển hệ thống và quy mô công ty Dữ liệu được thu thập từ 450 người dùng hệ thống thông qua bảng khảo sát Kết quả cho thấy có mối quan hệ tích cực giữa hiệu suất hệ thống và các yếu tố như sự tham gia của người dùng, năng lực nhân viên hệ thống thông tin và quy mô công ty Nghiên cứu cũng chỉ ra rằng hiệu suất hệ thống bị ảnh hưởng đáng kể bởi cách đánh giá cấp độ của hệ thống thông tin, do đó, mỗi yếu tố cần được xem xét với mức độ quan trọng khác nhau trong đánh giá hệ thống thông tin kế toán.
Jong Min Choe (1998) đã chỉ ra vai trò quan trọng của người dùng trong thiết kế hệ thống thông tin kế toán thông qua một khảo sát tại các công ty Nghiên cứu sử dụng bảng câu hỏi để điều tra mối quan hệ giữa các yếu tố như nhiệm vụ không chắc chắn, cơ cấu tổ chức, đặc điểm thông tin và sự tham gia của người sử dụng Kết quả cho thấy, trong điều kiện nhiệm vụ không chắc chắn cao, sự tham gia của người sử dụng cùng với thông tin tổng hợp và kịp thời có tác động tích cực đến hiệu suất hệ thống thông tin quản lý Ngược lại, khi nhiệm vụ không chắc chắn thấp, sự tham gia của người sử dụng không ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa hiệu suất và đặc điểm thông tin Đối với tổ chức ít cơ cấu, thông tin rộng rãi và kịp thời, sự tham gia cao của người dùng cũng dẫn đến hiệu suất tốt hơn, trong khi ở tổ chức có cơ cấu chặt chẽ, thông tin hẹp và tách rời, sự tham gia cao lại góp phần nâng cao hiệu suất hệ thống thông tin quản lý.
Nghiên cứu của Dehghanzade và cộng sự (2011) chỉ ra rằng người sử dụng hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong tính hiệu quả của hệ thống này Mục tiêu của nghiên cứu là điều tra tác động của các yếu tố con người, bao gồm đặc điểm cá nhân của người dùng, đến hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy tính Một mẫu 62 văn phòng, tổ chức công và công ty tư nhân đã được chọn ngẫu nhiên để thu thập dữ liệu qua bảng câu hỏi Nghiên cứu sử dụng các câu hỏi NEO dựa trên Mô hình năm nhân tố về tính cách để khám phá mối quan hệ giữa tính cách và hiệu quả hệ thống Năm giả thuyết liên quan đến các đặc điểm tính cách chính đã được thảo luận, đồng thời cũng nghiên cứu mối liên hệ giữa chuyên môn, kinh nghiệm và sự hài lòng trong công việc của người sử dụng với hiệu quả hệ thống Kết quả cho thấy rằng các đặc điểm tính cách như sự cởi mở, hợp tác, tận tâm, cùng với sự hài lòng và kinh nghiệm làm việc với phần mềm tài chính có ảnh hưởng đáng kể đến hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán trong môi trường máy tính.
Nghiên cứu của Thong và cộng sự (1994) chỉ ra rằng các doanh nghiệp nhỏ thường thiếu chuyên gia nội bộ về công nghệ thông tin, dẫn đến việc họ phụ thuộc vào các chuyên gia bên ngoài như tư vấn viên và nhà cung cấp Bài nghiên cứu so sánh hiệu quả hệ thống thông tin giữa hai nhóm doanh nghiệp nhỏ: một nhóm có cam kết riêng lẻ với nhà tư vấn và nhà cung cấp (phương pháp nhà tư vấn-nhà cung cấp) và một nhóm chỉ cam kết với nhà cung cấp (phương pháp chỉ có nhà cung cấp) Kết quả cho thấy nhóm áp dụng phương pháp chỉ có nhà cung cấp có hệ thống thông tin hiệu quả hơn và nhận được hỗ trợ tốt hơn từ nhà cung cấp so với nhóm còn lại Hơn nữa, mối quan hệ giữa nhà cung cấp và các bên liên quan trong dự án được xác định là yếu tố quan trọng dự báo tính hữu hiệu của hệ thống thông tin.
Nghiên cứu của Thong và cộng sự (1996) chỉ ra rằng các chuyên gia hệ thống thông tin bên ngoài có ảnh hưởng lớn đến việc triển khai hệ thống thông tin trong doanh nghiệp nhỏ, hơn cả sự hỗ trợ từ nhà quản lý cấp cao Qua khảo sát 114 doanh nghiệp nhỏ tại Singapore và áp dụng phương pháp bình quân tối thiểu từng phần (PLS) cùng mô hình phương trình cấu trúc (SEM), kết quả cho thấy rằng sự hỗ trợ của nhà quản lý cấp cao là cần thiết nhưng không quan trọng bằng chất lượng của các chuyên gia bên ngoài Nghiên cứu nhấn mạnh rằng để đạt hiệu quả cao trong triển khai hệ thống thông tin, các doanh nghiệp nhỏ nên chú trọng vào việc lựa chọn và thuê các nhà tư vấn và nhà cung cấp có chất lượng.
Nghiên cứu của Gable (1996) đã phân tích mô hình đánh giá thành công của khách hàng với sự cam kết từ các nhà tư vấn bên ngoài, được đo lường qua ba thành phần chính: lời khuyên của nhà tư vấn, hiểu biết của khách hàng và hiệu suất của nhà tư vấn Tác giả đã thực hiện nhiều nghiên cứu tình huống và khảo sát với khách hàng cùng các nhà tư vấn trong 85 dự án hệ thống thông tin tại Singapore Kết quả cho thấy cấu trúc mô hình có độ tin cậy cao.
Khe hỏng nghiên cứu và Hướng nghiên cứu cho luận văn
Các nghiên cứu quốc tế đã chỉ ra rằng hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ quyết định và quản trị doanh nghiệp Điều này nhấn mạnh nhu cầu nhận diện các yếu tố ảnh hưởng đến việc xây dựng hệ thống thông tin kế toán hiệu quả trong các công ty hiện nay Kết quả nghiên cứu cho thấy những yếu tố quan trọng như sự hỗ trợ từ nhà quản lý, kiến thức của họ, sự tham gia của người dùng hệ thống, sự góp mặt của chuyên gia bên ngoài, và mức độ ứng dụng công nghệ thông tin có ảnh hưởng lớn đến tính hiệu quả của hệ thống này.
Tại Việt Nam, nhiều luận văn và nghiên cứu khoa học đã tập trung vào lĩnh vực hệ thống thông tin kế toán, phân tích thực trạng tổ chức hệ thống này trong các doanh nghiệp Các nghiên cứu đã đưa ra tiêu chí đánh giá tính hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán, đồng thời xây dựng mô hình các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả của hệ thống và đo lường hiệu quả thông qua một số thành phần cụ thể.
Doanh nghiệp nhỏ và vừa đóng vai trò quan trọng trong tăng trưởng kinh tế, cần nâng cao năng lực và nguồn nhân lực để cạnh tranh với các tổ chức kinh tế nước ngoài Việc áp dụng công nghệ thông tin, đặc biệt là hệ thống kế toán máy vi tính, giúp giảm chi phí sản xuất, tăng lợi nhuận và nâng cao năng lực cạnh tranh Tuy nhiên, cần xác định các nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống thông tin kế toán trong môi trường kế toán máy của các doanh nghiệp nhỏ và vừa Mặc dù đã có nhiều nghiên cứu trong và ngoài nước về tính hữu hiệu của hệ thống thông tin kế toán, nhưng vẫn thiếu nghiên cứu chuyên sâu về môi trường kế toán máy cho doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam.
Vấn đề này có tầm quan trọng lớn, nhưng hiện tại số lượng nghiên cứu thực nghiệm tại Việt Nam vẫn còn hạn chế Cần bổ sung và hoàn thiện các nghiên cứu, đặc biệt là mối liên hệ giữa các nhân tố và doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Tác giả xác định hướng nghiên cứu trong luận văn là phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống thông tin kế toán trong môi trường kế toán máy, với việc kiểm định mô hình tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Thành phố Hồ Chí Minh Sự hài lòng của người sử dụng thông tin sẽ được sử dụng làm thang đo đại diện cho tính hữu hiệu của hệ thống thông tin Kết quả nghiên cứu sẽ giúp các nhà quản lý hiểu rõ hơn về các yếu tố tác động đến tính hữu hiệu của hệ thống thông tin kế toán, từ đó tìm ra giải pháp cải thiện hệ thống, đáp ứng nhu cầu thông tin trong môi trường cạnh tranh.
Chương này tổng quan các nghiên cứu liên quan đến đề tài từ các tác giả trong và ngoài nước, giúp tác giả xác định khe hỏng nghiên cứu và định hướng cho luận văn Kết quả tổng kết cũng hỗ trợ trong việc xây dựng giả thuyết nghiên cứu và đánh giá các phương pháp nghiên cứu đã áp dụng.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Các lý thuyết nền liên quan
2.1.1 Lý thuyết về phổ biến công nghệ
Lý thuyết phổ biến công nghệ của Attewell (1992) nhấn mạnh tầm quan trọng của các tổ chức bên ngoài, như nhà tư vấn và nhà cung cấp công nghệ thông tin, trong việc giảm bớt rào cản kiến thức cho các doanh nghiệp nhỏ khi triển khai hệ thống thông tin Do thiếu kiến thức chuyên môn, nhiều doanh nghiệp nhỏ thường trì hoãn việc áp dụng hệ thống này Các tổ chức trung gian ra đời nhằm hỗ trợ và tạo điều kiện thuận lợi cho những doanh nghiệp này trong việc chấp nhận và triển khai hệ thống thông tin Qua thời gian, các nhà cung cấp công nghệ đã rút ra bài học từ những dự án trước đó để phát triển các hệ thống ít sai sót hơn, trong khi các chuyên gia tư vấn cũng tích lũy được kinh nghiệm quý báu Vì vậy, nguồn lực bên ngoài, đặc biệt là sự hỗ trợ từ các chuyên gia, đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp nhỏ thực hiện hệ thống thông tin thành công.
2.1.2 Lý thuyết dựa trên nguồn lực
Lý thuyết dựa trên nguồn lực đã được công nhận là một phương pháp hứa hẹn trong nghiên cứu doanh nghiệp, nhấn mạnh rằng doanh nghiệp là tập hợp các nguồn lực và năng lực khác nhau Nguồn lực bao gồm tài sản hữu hình và vô hình như năng lực, quy trình tổ chức, thông tin và kiến thức, cho phép doanh nghiệp thực hiện các chiến lược nhằm nâng cao hiệu quả và hiệu suất Lý thuyết này cũng chỉ ra rằng hiểu biết về khả năng nội bộ là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì vị trí cạnh tranh Hơn nữa, giá trị của một nguồn lực có thể phụ thuộc vào sự hiện diện của các nguồn lực khác, cho thấy rằng hệ thống nguồn lực có tầm quan trọng lớn hơn so với các nguồn lực riêng lẻ.
Nghiên cứu năm 1995 áp dụng lý thuyết dựa trên nguồn lực của công ty để phân tích tính hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Khung nghiên cứu của Welsh và White (1981) về các hạn chế nguồn lực trong doanh nghiệp nhỏ cho thấy rằng thời gian, tài chính và chuyên môn là ba yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hoạt động của họ Hạn chế về thời gian khiến các nhà quản lý và nhân viên có tầm nhìn ngắn hạn trong việc thực hiện hệ thống thông tin, dẫn đến chất lượng hệ thống suy giảm Về tài chính, các doanh nghiệp nhỏ phải kiểm soát dòng tiền chặt chẽ và thường chọn các hệ thống giá rẻ, có thể không phù hợp với nhu cầu thực tế Cuối cùng, thiếu chuyên môn nội bộ buộc họ phải thuê ngoài các nhà tư vấn công nghệ thông tin, làm giảm khả năng thực hiện các dự án hệ thống thông tin độc lập Tóm lại, việc thiếu hụt nguồn lực trong ba lĩnh vực này làm tăng nguy cơ thất bại trong việc triển khai hệ thống thông tin.
2.1.3 Mô hình hệ thống thông tin thành công
Vào năm 1949, Shannon và Weaver đã định nghĩa các cấp độ của thông tin, tạo nền tảng cho việc đo lường sự thành công của hệ thống thông tin Mason (1978) đã phát triển định nghĩa này dựa trên lý thuyết truyền thông, khẳng định rằng thông tin là một chuỗi nối tiếp Theo Mason, hệ thống thông tin không chỉ tạo ra thông tin mà còn cung cấp nó cho người nhận, những người này có thể ảnh hưởng hoặc không đến thông tin đó Dựa trên hai lý thuyết quan trọng và các nghiên cứu liên quan đến từng cấp độ chuyển giao thông tin, DeLone và McLean (1992) đã xác định sáu yếu tố chính của hệ thống thông tin, trong đó có chất lượng hệ thống.
Chất lượng thông tin, mức độ sử dụng hệ thống, sự hài lòng của người dùng, và ảnh hưởng đối với cá nhân cũng như tổ chức là những yếu tố quan trọng trong mô hình của DeLone & McLean (1992) Mặc dù nhóm tác giả chưa cung cấp bằng chứng thực nghiệm cho mô hình này, họ đã nhấn mạnh sự cần thiết phải kiểm tra và xác nhận nguyên tắc phân loại Tuy nhiên, mô hình đã nhận được sự chấp nhận rộng rãi từ các nhà nghiên cứu hệ thống thông tin trong những năm tiếp theo.
Mô hình ban đầu của DeLone và McLean (1992) đã chỉ ra mối quan hệ giữa sáu biến của hệ thống thông tin thành công Phân loại này bao gồm các thang đo phổ biến nhất vào năm 1992 và được coi là nền tảng lý thuyết cho các nghiên cứu tiếp theo.
Hình 2.1 Mô hình hệ thống thông tin thành công
Thang đo chất lượng hệ thống thông tin tập trung vào các thuộc tính và đặc điểm mong đợi của hệ thống Một số nghiên cứu đã chỉ ra rằng nhận thức về tính hữu ích của hệ thống là tiêu chuẩn quan trọng để đo lường chất lượng Cụ thể, nghiên cứu của Hiltz và Turoff (1981) cho thấy nhận thức tính hữu ích có mối quan hệ thuận chiều với thời gian người dùng dành cho hệ thống Hơn nữa, nghiên cứu của Franz và Robey (1986) khẳng định rằng sự tham gia của người dùng trong thiết kế và thực hiện hệ thống cũng ảnh hưởng tích cực đến nhận thức của họ về tính hữu ích.
Một số nghiên cứu đã đề xuất nhiều tiêu chí để đánh giá chất lượng hệ thống thông tin Hamilton và Chervany (1981) xác định tám tiêu chí bao gồm: tính phổ biến của dữ liệu, thời gian phản hồi, thời gian xoay vòng, tính chính xác dữ liệu, độ tin cậy, tính đầy đủ, tính linh hoạt của hệ thống và dễ sử dụng Trong khi đó, Bailey và Pearson (1983) đưa ra bốn tiêu chí chính là sự thuận tiện truy cập, sự linh hoạt của hệ thống, sự tính hợp của hệ thống và thời gian phản hồi.
Chất lượng thông tin được đánh giá dựa trên các tiêu chuẩn mà người dùng mong đợi từ sản phẩm đầu ra của hệ thống thông tin Nhiều thang đo chất lượng thông tin mang tính chủ quan, phụ thuộc vào quan điểm của người sử dụng Điều này cho thấy chất lượng thông tin là yếu tố quan trọng quyết định sự hài lòng của người dùng.
Việc sử dụng hệ thống thông tin được coi là một trong những chỉ số quan trọng để đánh giá thành công của hệ thống Có hai quan điểm chính để đo lường điều này: thứ nhất là sử dụng thực tế, dựa trên các thang đo khách quan như số lượng phần cứng và phần mềm, thời gian kết nối của người sử dụng, số hồ sơ xử lý, và phí sử dụng máy tính Thứ hai là sử dụng được nhận thức, trong đó các nhà quản lý được hỏi về trải nghiệm và mức độ hài lòng của họ với hệ thống thông tin.
Sự hài lòng của người dùng
Sự hài lòng với hệ thống thông tin là yếu tố quan trọng quyết định thành công, dẫn đến việc nhiều nhà nghiên cứu đặt câu hỏi về đối tượng cần đo lường sự hài lòng: người sử dụng hay người quản lý, phù hợp với hướng dẫn của Cameron và Whetton.
(1983) về “quan điểm của ai đang được đánh giá”
Powers và Dickson (1973) đã khảo sát các nhà quản lý về cách đáp ứng nhu cầu thông tin của họ, trong khi mười năm sau, King và Epstein (1983) đánh giá giá trị của hệ thống thông tin thông qua sự hài lòng của nhà quản lý Mặc dù nhiều nghiên cứu đã tập trung vào sự hài lòng của người sử dụng, nhưng khái niệm này đã trở thành yếu tố chính trong việc đánh giá thành công của hệ thống thông tin Sự hài lòng của người dùng không chỉ dễ hiểu mà còn tạo ra một cấu trúc toàn diện, vượt trội hơn so với các khái niệm khác, vốn khó khăn hơn trong việc phát triển và kiểm định.
Năm 1971, Emery nhấn mạnh rằng thông tin không có giá trị nội tại, mà giá trị của nó chỉ được xác định qua ảnh hưởng lên các sự kiện thực tế Một nghiên cứu thí nghiệm của Lucas và Nielsen đã khám phá tác động của hình thức thể hiện thông tin.
Vào năm 1980, việc sử dụng học hỏi để cải thiện hiệu suất đã được xem như một biến phụ thuộc, trong khi sự hiểu biết về hàng tồn kho được coi là thang đo thành công của hệ thống thông tin Sự chú ý đến ảnh hưởng đối với cá nhân ngày càng gia tăng trong những năm sau đó, với các lý thuyết liên quan được phát triển Các thang đo đã được kiểm định bao gồm niềm tin của người dùng, thời gian hoàn thành nhiệm vụ, cũng như sự cải thiện về năng suất và hiệu quả cá nhân, đồng thời cũng nhấn mạnh ảnh hưởng của những yếu tố này đối với tổ chức.
Tổng quan hệ thống thông tin kế toán
Trước khi đi vào phân tích khái niệm, chức năng và đặc điểm của hệ thống thông tin kế toán, cần làm rõ các khái niệm liên quan đến hệ thống, hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý.
Hệ thống được định nghĩa là một tập hợp các yếu tố liên kết với nhau nhằm đạt được các mục tiêu chung, bao gồm phần cứng, phần mềm, quy trình, mô hình quản lý và cơ sở dữ liệu (Ramachandra và Srinivas, 2012) Các hệ thống này có thể được chia thành nhiều hệ thống con, tương tác và trao đổi dữ liệu với nhau Theo O’Brien và Marakas (2007), hệ thống có đường biên giới rõ ràng, tiếp nhận dữ liệu đầu vào và tạo ra thông tin đầu ra thông qua một quy trình Hardcastle (2011) cũng nhấn mạnh rằng hệ thống là các thành phần làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu chung, với nhiệm vụ chính là chuyển đổi dữ liệu đầu vào thành thông tin đầu ra.
Hệ thống là tập hợp từ hai thành phần trở lên, có mối quan hệ tương tác để đạt được mục tiêu chung Mỗi hệ thống có thể bao gồm nhiều hệ thống con, hỗ trợ cho hệ thống lớn hơn trong việc thực hiện các mục tiêu bộ phận Theo Oz (2008), hệ thống có thể được phân loại là đóng hoặc mở, tùy thuộc vào bản chất của dòng thông tin trong hệ thống.
Hệ thống đóng không kết nối với hệ thống khác, không có thông tin nào được trao đổi, trong khi hệ thống mở có khả năng tương tác với các hệ thống khác Chẳng hạn, hệ thống kế toán có thể trở thành hệ thống mở khi nhận dữ liệu từ hệ thống tính lương Các hệ thống con luôn mở, vì chúng cần nhận và cung cấp thông tin cho các hệ thống khác Ngày càng nhiều công ty áp dụng hệ thống thông tin với giao diện mở, cho phép mỗi hệ thống trở thành một mô-đun trong một hệ thống lớn hơn, kết nối và trao đổi dữ liệu Để nâng cao sự hợp tác, nhiều tổ chức đã liên kết hệ thống thông tin với các đối tác kinh doanh như nhà cung cấp và khách hàng (Oz, 2008).
Một hệ thống bất kỳ đều có bốn đặc điểm sau (Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, 2012):
− Các thành phần, bộ phận trong hệ thống
− Các mối quan hệ, cách thức và cơ chế tương tác giữa các thành phần bên trong
− Pham vi, giới hạn của hệ thống
− Các mục tiêu hướng đến hệ thống
Hệ thống là tập hợp của hai hoặc nhiều bộ phận có mối quan hệ và ảnh hưởng lẫn nhau để đạt được mục tiêu chung Để tiếp cận một hệ thống, cần xác định rõ mục tiêu và vạch ra ranh giới của hệ thống trong mối quan hệ với các hệ thống khác.
Hệ thống thông tin là một tập hợp các thành phần máy tính và thủ công nhằm thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu để cung cấp thông tin cho người sử dụng (Gelinas và cộng sự, 2005) Theo O’Brien và Marakas (2007), hệ thống này bao gồm con người, phần cứng, phần mềm, mạng truyền thông, nguồn dữ liệu, cùng với các chính sách và thủ tục, tất cả được tổ chức để chuyển đổi dữ liệu thành thông tin và truyền thông tin trong một tổ chức Con người sử dụng hệ thống thông tin hiện đại để giao tiếp thông qua các thiết bị vật lý, quy trình xử lý thông tin và kênh truyền thông.
Hệ thống thông tin là tập hợp các thành phần liên quan nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin, hỗ trợ ra quyết định, phối hợp và kiểm soát trong tổ chức Trong thời đại hiện nay, mọi doanh nghiệp cần một hệ thống thông tin để theo dõi hoạt động từ lập kế hoạch đến phân phối sản phẩm, đảm bảo chất lượng và hiệu quả (Nowduri & Al-Dossary, 2012) Hệ thống này không chỉ hỗ trợ quyết định và phối hợp mà còn giúp các nhà quản lý phân tích vấn đề, hình dung các đối tượng phức tạp và phát triển sản phẩm mới (Laudon và Laudon, 2006).
Hệ thống thông tin (2000) là một hệ thống máy tính chuyên xử lý dữ liệu và tạo ra thông tin Quá trình này được gọi là chu trình xử lý thông tin, bao gồm bốn hoạt động chính: đầu vào, xử lý, đầu ra và lưu trữ.
Hệ thống thông tin trong một tổ chức có thể được xem xét qua cấu trúc các thành phần bao gồm con người, phần cứng, phần mềm, mạng truyền thông và nguồn dữ liệu.
Con người đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của hệ thống thông tin, bao gồm cả các chuyên gia và người dùng hệ thống.
Phần cứng máy tính bao gồm máy tính và các thiết bị ngoại vi như thiết bị đầu vào, đầu ra và lưu trữ Ngoài ra, phần cứng còn bao gồm các thiết bị truyền thông dữ liệu để kết nối và trao đổi thông tin.
Phần mềm là tập hợp các thủ tục và hướng dẫn xử lý thông tin, không chỉ bao gồm các chương trình điều khiển và kiểm soát phần cứng máy tính, mà còn chứa đựng các hướng dẫn mà con người cần thực hiện để xử lý thông tin hiệu quả.
Mạng truyền thông, bao gồm công nghệ viễn thông và các hệ thống mạng như internet, intranet và extranet, đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của hệ thống thông tin máy tính trong các tổ chức Mạng viễn thông kết nối máy tính, trung tâm xử lý truyền thông và các thiết bị thông qua các phương tiện truyền thông, tạo ra một môi trường giao tiếp hiệu quả.
Nguồn dữ liệu đa dạng có thể bao gồm nhiều hình thức khác nhau, như các con số mô tả giao dịch kinh doanh, sự kiện và đối tượng Ngoài ra, dữ liệu còn có thể là văn bản, hình ảnh và âm thanh, tạo nên một kho thông tin phong phú và đa chiều.
Hệ thống thông tin có thể được phân tích qua quy trình xử lý thông tin, bao gồm các thành phần chính như dữ liệu đầu vào, quá trình xử lý, thông tin đầu ra, lưu trữ và kiểm soát.
Đặc điểm hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa
Doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) chiếm tỷ lệ lớn trong cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam, đóng vai trò quan trọng trong phát triển kinh tế Các doanh nghiệp này không chỉ thúc đẩy sản xuất mà còn huy động và phát huy nội lực, góp phần vào tăng trưởng kinh tế, gia tăng kim ngạch xuất khẩu và thu ngân sách Đồng thời, DNNVV cũng tham gia tích cực vào việc giải quyết các vấn đề xã hội như tạo việc làm, xóa đói giảm nghèo.
Tiêu chuẩn xác định doanh nghiệp nhỏ và vừa được nghiên cứu dựa trên Nghị định số 56/2009/NĐ-CP, ban hành ngày 30/6/2009 Theo định nghĩa, doanh nghiệp nhỏ và vừa là các cơ sở kinh doanh đã đăng ký theo quy định pháp luật, được phân chia thành ba cấp: siêu nhỏ, nhỏ và vừa, dựa trên quy mô tổng nguồn vốn hoặc số lao động bình quân hàng năm, trong đó tổng nguồn vốn là tiêu chí ưu tiên.
Bảng 2.2 Tiêu chí phân loại doanh nghiệp nhỏ và vừa Quy mô
Doanh nghiệp nhỏ Doanh nghiệp vừa
I Nông, lâm nghiệp và thủy sản
Từ trên 20 tỷ đồng đến 100 tỷ đồng
II Công nghiệp và xây dựng
Từ trên 20 tỷ đồng đến 100 tỷ đồng
III Thương mại và dịch vụ
Từ trên 10 tỷ đồng đến 50 tỷ đồng
Nghị định số 56/2009/NĐ-CP định nghĩa doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) một cách cụ thể, phân loại thành ba loại hình: siêu nhỏ, nhỏ và vừa, dựa trên các tiêu chí về quy mô vốn, quy mô lao động và khu vực Ngoài ra, DNNVV còn bao gồm hợp tác xã và hộ kinh doanh cá thể, không chỉ giới hạn ở doanh nghiệp.
Một số đặc điểm hoạt động và quản lý của DNNVV (Võ Văn Nhị, 2011):
Trong số các doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV), doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ chiếm ưu thế lớn Hai hình thức sở hữu chủ yếu của các doanh nghiệp này là doanh nghiệp tư nhân và công ty trách nhiệm hữu hạn.
Các doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) hoạt động đa dạng trong nhiều lĩnh vực, chủ yếu tập trung vào thương mại và dịch vụ Trong lĩnh vực sản xuất, các doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ thường sử dụng phương thức thủ công hoặc gia công để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trong nước.
− Hiệu quả hoạt động kinh doanh của DNNVV không cao và chịu áp lực kinh doanh rất lớn nên tuổi thọ bình quân của doanh nghiệp rất thấp
Nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) hiện đang đối mặt với thách thức do công nghệ thiết bị lạc hậu, chủ yếu phụ thuộc vào lao động thủ công Sản phẩm của họ chủ yếu được tiêu thụ trong thị trường nội địa, dẫn đến sức cạnh tranh yếu trên thị trường.
− Lao động trong DNNVV thường chưa qua trường lớp đào tạo nên tay nghề thấp
Trình độ quản lý trong doanh nghiệp còn hạn chế, thường mang tính chất gia đình và dựa nhiều vào kinh nghiệm cá nhân Hệ thống thông tin và kế toán hiện tại còn yếu kém, chủ yếu chỉ đáp ứng yêu cầu đối phó với cơ quan thuế, chưa thực sự phục vụ hiệu quả cho công tác quản lý và điều hành doanh nghiệp.
Nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) tại Việt Nam thiếu sự quản lý chuyên nghiệp và kiến thức về quản trị, dẫn đến việc họ không có tầm nhìn và chiến lược dài hạn, ảnh hưởng đến tính bền vững trong hoạt động kinh doanh.
2.3.2 Đặc điểm hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa
Việc áp dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp đã nâng cao sức mạnh và khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp trên thị trường, đặc biệt từ năm gần đây.
Năm 2011, nền kinh tế Việt Nam đối mặt với nhiều thách thức, ảnh hưởng đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và sản xuất của doanh nghiệp Dù nhiều doanh nghiệp chú trọng đến công nghệ, khủng hoảng kinh tế đã cản trở triển khai dự án ứng dụng công nghệ thông tin vào hệ thống thông tin kế toán Theo "Báo cáo ứng dụng công nghệ thông tin 2012" của Cục Ứng dụng công nghệ thông tin, phần mềm văn phòng (94.98%) và thư điện tử (95.13%) là hai loại phần mềm được sử dụng nhiều nhất, trong khi phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp (15.56%) và phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (31.59%) có tỷ lệ sử dụng thấp nhất Các phần mềm kế toán, quản lý văn bản và nhân sự được sử dụng với tỷ lệ lần lượt là 47.98%, 40.14% và 39.31% Tình hình này cho thấy mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và hệ thống thông tin kế toán của doanh nghiệp Việt Nam còn hạn chế, mặc dù nhu cầu ngày càng cao.
Hiện nay, các doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) ngày càng chú trọng đến việc tổ chức và tin học hóa hệ thống thông tin kế toán, mặc dù vẫn còn nhiều hạn chế tồn tại Bài viết này sẽ giới thiệu những đặc điểm nổi bật của hệ thống thông tin kế toán tại các DNNVV.
Hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) hiện nay chủ yếu tập trung vào việc tuân thủ quy định thuế, thay vì phục vụ cho công tác quản lý và điều hành doanh nghiệp Thông tin kế toán được cung cấp chủ yếu là dữ liệu tài chính, trong khi thông tin kế toán quản trị vẫn còn đơn giản, thiếu hệ thống và không đáp ứng được yêu cầu quản lý Nguyên nhân chính là do những người lãnh đạo doanh nghiệp thường thiếu kiến thức về quản trị, dẫn đến việc họ không nhận thức được giá trị của thông tin kế toán trong quá trình ra quyết định.
Mặc dù có những tiến bộ trong việc áp dụng công nghệ thông tin vào hệ thống thông tin kế toán, nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) vẫn gặp khó khăn trong việc đầu tư đổi mới và tiếp cận các ứng dụng kế toán Điều này dẫn đến hoạt động kế toán vẫn mang tính thủ công và kém hiệu quả Những DNNVV đã áp dụng công nghệ vào kế toán vẫn chưa tìm ra giải pháp kiểm soát hệ thống thông tin kế toán, trong bối cảnh rủi ro đối với hệ thống kế toán trên nền tảng máy tính ngày càng gia tăng.
Công tác quản lý và điều hành doanh nghiệp hiện nay gặp nhiều hạn chế do nhận thức và trình độ chuyên môn của nhà quản lý còn thấp Nhiều nhà quản lý chưa chú trọng đến hệ thống thông tin kế toán và chưa nhận thức rõ lợi ích của nó, trong khi người sử dụng hệ thống lại thiếu kiến thức và có tâm lý hài lòng với công việc trong môi trường công ty nhỏ, không có động lực học hỏi Thêm vào đó, các chính sách của nhà nước còn ràng buộc và thiếu linh hoạt, cùng với sự hỗ trợ mang tính hình thức, cục bộ, đã gây ra khó khăn cho doanh nghiệp trong việc quản lý và điều hành, ảnh hưởng đến việc thiết lập một hệ thống thông tin kế toán hiệu quả.
Tính hữu hiệu của hệ thống thông tin kế toán
2.4.1 Tính hữu hiệu của hệ thống thông tin
Các nỗ lực đánh giá hệ thống thông tin bắt đầu từ năm 1949, với sự đóng góp của Shannon và Weaver Nghiên cứu tiếp tục tìm hiểu “thông tin” như đầu ra của hệ thống hoặc thông điệp trong truyền thông, có thể đo lường ở cấp độ kỹ thuật, ngữ nghĩa và hữu hiệu (DeLone và McLean, 1992) Sau sự phát triển của công nghệ thông tin, nhiều nghiên cứu đã xem xét tính hữu hiệu và tác động của hệ thống thông tin đến tổ chức (Hamilton và Chervany, 1981; Thong và Yap, 1996) Hai quan điểm chính về tính hữu hiệu của hệ thống bao gồm quan điểm mục tiêu và quan điểm nguồn lực hệ thống (Campbell, 1977; Molnar và Rogers).
Quan điểm lấy mục tiêu làm trung tâm đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống dựa trên khả năng đạt được các mục tiêu đã được xác định trước (Molnar và Rogers, 1976) Tính hữu hiệu được xác định thông qua việc so sánh thành quả đạt được với các mục tiêu đề ra Một ví dụ điển hình về quan điểm này là việc so sánh chi phí và lợi ích thực tế với chi phí và lợi ích dự toán (Hamilton và Chervany, 1981).
Quan điểm nguồn lực hệ thống định nghĩa tính hữu hiệu của hệ thống dựa trên khả năng phát triển nguồn lực, thay vì chỉ tập trung vào các mục tiêu cụ thể Tính hữu hiệu của hệ thống nguồn nhân lực có thể được thể hiện qua chất lượng truyền thông, sự xung đột giữa hệ thống thông tin quản lý và người dùng, mức độ tham gia của người dùng trong phát triển hệ thống, cũng như sự hài lòng của họ với công việc Đối với nguồn lực công nghệ, tính hữu hiệu được đánh giá qua chất lượng hệ thống và mức độ dịch vụ cung cấp Mô hình nguồn lực hệ thống cho thấy rằng hệ thống thực hiện nhiều chức năng và đạt được các kết quả khác ngoài việc hoàn thành các mục tiêu chính thức, và những yếu tố này cần được xem xét khi đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống (Hamilton và Chervany, 1981).
Trong đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống, phương pháp đánh giá phụ thuộc vào quan điểm được xem xét, và hai quan điểm này nên hội tụ Để giải thích sự thành công hay không thành công trong mục tiêu cuộc họp, cần điều tra quan điểm nguồn lực hệ thống (Hamilton và Chervany, 1981) Nhiều nhà nghiên cứu, chịu ảnh hưởng bởi quan điểm dựa trên nguồn lực, đã đưa ra các thang đo tập trung vào cách sử dụng hệ thống hoặc nhận thức của người dùng về tính hữu hiệu Ginzberg (1978) phản đối việc chỉ xem xét cách sử dụng hệ thống mà ủng hộ việc xem xét nhận thức của người dùng Trong khi đó, Ives và cộng sự (1983) cho rằng cả hai cách tiếp cận nên được trình bày khi đánh giá tính hữu hiệu Nghiên cứu của Gupta và Sanjay (2004) cũng cho thấy sự hài lòng của người sử dụng và cách sử dụng hệ thống là những yếu tố phổ biến để đo lường tính hữu hiệu của công nghệ thông tin.
Vào năm 1992, DeLone và McLean đã xác định hơn 100 nhân tố/thang đo từ 180 nghiên cứu và phát triển mô hình hệ thống thông tin thành công, bao gồm các yếu tố có mối tương quan như: (1) chất lượng hệ thống, (2) chất lượng thông tin, (3) mức độ sử dụng hệ thống, (4) sự hài lòng của người dùng, (5) ảnh hưởng đối với cá nhân và (6) ảnh hưởng đối với tổ chức Mô hình này đã trở thành cơ sở cho nhiều nghiên cứu đánh giá hệ thống thông tin sau này.
Mô hình hệ thống thông tin thành công của DeLone và McLean (1992) đã trở thành nền tảng lý thuyết phổ biến trong việc đánh giá hiệu quả hệ thống thông tin Nghiên cứu chỉ ra rằng sự hài lòng của người dùng là một yếu tố quan trọng phản ánh các đặc tính mong đợi của hệ thống thông tin Theo đó, sự hài lòng được xem là thang đo chính xác và được sử dụng rộng rãi để đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống thông tin (Peter và cộng sự, 2012; Chang và King, 2005; Gable và cộng sự, 2008; Wang và Liao, 2008).
1992) Các thang đo về sự hài lòng với hệ thống thông tin được tìm thấy trong các lý thuyết được trình bày dưới đây
Bảng 2.1 Các thang đo về sự hài lòng với hệ thống thông tin
Thang đo về sự hài lòng với hệ thống Lý thuyết
Sự hài lòng toàn diện với hệ thống hỗ trợ ra quyết định
Alavi & Henderson, 1981; Bailey & Pearson, 1983; Cats-Baril & Huber, 1987; Ginzberg, 1981; Mahmood,
Sự hài lòng của người dùng Bailey & Pearson, 1983; Baroudi,
Olson & Ives, 1986; Barti & Huff, 1985; Ives, Olson & Baroudi, 1983; Bruwer, 1984; Doll & Ahmed, 1985; Edmundson & Jeffery, 1984;
Hogue, 1987; Jenkins, Naumann & Wetherbe, 1984; Langle, Leitheiser
Sự hài lòng của nhà quản lý cấp cao DeSanctis, 1986
Sự hài lòng với phần mềm, phần cứng Lehman, Van Wetering & Vogel,
Sự hài lòng với dự án phát triển McKeen, 1983
Sự khác biệt giữa thông tin cần thiết và lượng thông tin nhận được
Sự hài lòng trong việc ra quyết định Sanders & Courtney, 1985;
Sanders, Courtney & Loy, 1984 (Nguồn: DeLone and McLean, 1992)
Nhiều nghiên cứu thực nghiệm đã chỉ ra rằng sự hài lòng của người dùng là một tiêu chí quan trọng để đánh giá tính hiệu quả của hệ thống thông tin, nhờ vào tính thuận tiện và khả năng đo lường dễ dàng (Petter và cộng sự, 2008).
Tính hữu hiệu là một khái niệm quan trọng trong lý thuyết hệ thống thông tin, được nghiên cứu và khái quát hóa qua nhiều khuôn khổ khác nhau (DeLone và McLean, 1992; Ballantine và cộng sự, 1996; Goodhue, 1995; Chang & King, 2005; Gorla và cộng sự, 2010) Nhiều nghiên cứu đã tập trung vào việc xác định các khuôn khổ đánh giá hệ thống thông tin quan trọng Đáng chú ý, phương pháp đánh giá sự thành công của hệ thống thông tin đã thay đổi theo thời gian, phản ánh sự phát triển trong mục đích, cách sử dụng và tác động của công nghệ thông tin Mô hình thành công của hệ thống thông tin do DeLone và McLean (1992) đề xuất được coi là khuôn mẫu lý thuyết chủ đạo trong lĩnh vực này.
2.4.2 Tính hữu hiệu của hệ thống thông tin kế toán
Nghiên cứu trước đây về hệ thống thông tin đã định nghĩa hệ thống hữu hiệu là
Sự hài lòng của người sử dụng thông tin phản ánh mức độ mà các hệ thống thông tin đáp ứng yêu cầu của họ (Ives và cộng sự, 1983) Khái niệm “thông tin hữu ích” đã được nghiên cứu sâu trong lý thuyết kế toán (Chenhall và Morris, 1986; Chong, 1996; Fisher, 1996; Gordon và Narayanan, 1984) Các nghiên cứu này tập trung vào phản ứng của người sử dụng đối với chất lượng thông tin kế toán Hiện tại, chưa có khung lý thuyết hoàn chỉnh về tính hữu hiệu của hệ thống thông tin Otley (1980) nhấn mạnh rằng hệ thống kế toán cần được đánh giá trong bối cảnh quản lý và tổ chức Tính hữu hiệu của hệ thống thông tin kế toán không chỉ phụ thuộc vào mục đích mà còn vào các yếu tố ngẫu nhiên của tổ chức Hệ thống được coi là hữu hiệu khi thông tin cung cấp vượt xa yêu cầu của người dùng Gelinas (1990) xem tính hữu hiệu là thước đo thành công trong việc đạt được các mục tiêu đã đề ra, với sự thành công thể hiện qua việc sử dụng rộng rãi và sự hài lòng của người dùng, từ đó cải thiện hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Tính hữu hiệu của hệ thống thông tin kế toán là khả năng cung cấp thông tin quản lý, hỗ trợ các quyết định quan trọng cho sự thành công của công ty Nó được định nghĩa là mức độ mà hệ thống thông tin góp phần đạt được mục tiêu của tổ chức (Grover và cộng sự, 1996; Hamilton và Chervany, 1981).
Nhiều nghiên cứu cho thấy tính hữu hiệu của hệ thống thông tin kế toán phụ thuộc vào chất lượng đầu ra, đáp ứng nhu cầu của người sử dụng (Cameron, 1986; Lewin và Minton, 1986; Quinn và Rohrbaugh, 1986; DeLone và Mclean, 1992; Kim, 1989) Doll và Torkzadeh (1988) đã đo lường tính hữu hiệu này thông qua các yếu tố như nội dung, độ chính xác, định dạng, tính dễ sử dụng và tính kịp thời của thông tin Kim (1989) nhấn mạnh rằng sự nhận thức về chất lượng thông tin của người sử dụng là yếu tố quyết định cho hệ thống thông tin kế toán hiệu quả Chất lượng thông tin thường được đánh giá dựa trên độ tin cậy, hình thức báo cáo, tính kịp thời và sự phù hợp với quyết định.
Nghiên cứu này tập trung vào nhận thức của người dùng về hệ thống thông tin kế toán, dựa trên lý thuyết của DeLone và McLean (1992) Tính hữu hiệu của hệ thống thông tin kế toán được đánh giá qua sự hài lòng của người sử dụng đối với thông tin đầu ra Một hệ thống thông tin kế toán được coi là hữu hiệu khi nó cung cấp thông tin tin cậy, kịp thời và phù hợp với quyết định của người dùng, đồng thời cần xem xét trong bối cảnh của người sử dụng thông tin.
Các nhân tố ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa
Để xác định các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán, luận văn xem xét từng giai đoạn trong chu kỳ phát triển của hệ thống và dựa vào các nghiên cứu trước đây, đặc biệt là của Thong (2001) và Ismail (2009) Trong nghiên cứu này, tác giả tập trung vào việc nhận diện các yếu tố liên quan đến quá trình triển khai hệ thống.
2.5.1 Giai đoạn phân tích hệ thống Đây là giai đoạn đầu tiên và có vai trò quan trọng trong toàn bộ chu kỳ phát triển hệ thống thống tin kế toán Giai đoạn phân tích hệ thống bao gồm hai quá trình nối tiếp nhau là khảo sát sơ bộ và đánh giá tính khả thi của các đề xuất Một hệ thống mới phải xử lý và cung cấp thông tin hữu ích và phù hợp cho người dùng Nếu không xác định chính xác các nhu cầu thông tin, một hệ thống mới có thể không thực hiện được Nhu cầu thông tin do hệ thống mới cung cấp phải phù hợp với từng người dùng, từng cấp quản lý trong doanh nghiệp Giai đoạn phân tích hệ thống được thực hiện nhằm xác định chính xác nhu cầu thông tin cho từng người sử dụng hệ thống, từng cấp quản lý hay thông tin cần được cung cấp cho việc đề ra từng quyết định kinh doanh
Khi dự án phát triển hệ thống thông tin kế toán được phê duyệt, chu kỳ phát triển chính thức bắt đầu với việc thành lập đội ngũ nghiên cứu hệ thống bao gồm các phân tích viên và người dùng Mỗi phòng ban cần có đại diện tham gia, trong đó nhân viên kế toán có kinh nghiệm sẽ đại diện cho phòng kế toán Ban chỉ đạo hệ thống thông tin cần đảm bảo rằng các nhà quản lý phòng ban ủng hộ dự án và cho phép nhân viên tham gia vào đội nghiên cứu.
Phân tích hệ thống giúp thu thập thông tin và đánh giá hệ thống hiện tại, tạo mối quan hệ tốt với người dùng và xác định các khó khăn cần giải quyết Tuy nhiên, một số người dùng lo ngại về việc thay đổi công việc và sợ mất việc, dẫn đến hành vi chống đối có thể ảnh hưởng đến sự thành công của hệ thống mới Do đó, phân tích hệ thống cũng nhằm giải quyết mâu thuẫn này Hơn nữa, khi người dùng tham gia vào chu kỳ phát triển ngay từ đầu, họ nhận thức được vai trò của mình trong việc cung cấp dữ liệu đầu vào, từ đó nâng cao khả năng đạt được thành công cho hệ thống mới.
Khi đội nghiên cứu thiếu kinh nghiệm, doanh nghiệp cần tìm đến chuyên viên tư vấn để hỗ trợ Trong giai đoạn phân tích, nhà tư vấn sẽ đánh giá hoạt động và yêu cầu kinh doanh của doanh nghiệp nhằm đưa ra các đề xuất hợp lý Sau khi hoàn tất giai đoạn này, nhà quản lý cấp cao cần xem xét và quyết định dựa trên các đề xuất từ đội nghiên cứu và nhà tư vấn, vì họ có kiến thức sâu rộng về hoạt động kinh doanh của công ty Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa, mặc dù thường gặp hạn chế về tài chính, nhưng nhà quản lý cấp cao vẫn có đủ quyền hạn và hiểu biết để phân bổ nguồn lực hiệu quả Do đó, sự hỗ trợ của nhà quản lý là yếu tố quan trọng trong việc triển khai hệ thống thông tin kế toán.
Trong giai đoạn phân tích, các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán bao gồm sự hỗ trợ từ nhà quản lý, kiến thức chuyên môn của họ, sự tham gia tích cực của người dùng hệ thống, và sự đóng góp của các chuyên gia bên ngoài.
2.5.2 Giai đoạn thiết kế hệ thống
Sau khi hoàn tất giai đoạn phân tích, nếu doanh nghiệp quyết định thiết kế hệ thống thông tin kế toán mới, chu kỳ phát triển sẽ chuyển sang giai đoạn thiết kế Giai đoạn này tập trung vào việc phác thảo và trình bày các đặc điểm chi tiết của hệ thống mới, giúp xác định xem có tiếp tục chuyển sang giai đoạn thực hiện hay không Trong quá trình triển khai hệ thống, nhiều vấn đề không mong muốn có thể phát sinh, ảnh hưởng đến hiệu quả dự án; do đó, giai đoạn thiết kế còn nhằm đảm bảo tính khả thi cho dự án, vì thay đổi trong giai đoạn này thường dễ dàng và ít tốn kém hơn Mục tiêu của giai đoạn thiết kế bao gồm phác thảo hệ thống, nhận diện vấn đề về hiệu quả và kiểm soát nội bộ, cung cấp thông tin chi tiết để đảm bảo tính khả thi, và thiết lập tài liệu làm căn cứ cho việc đánh giá và lựa chọn phần mềm Cần lưu ý rằng mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán của các doanh nghiệp rất khác nhau, tùy thuộc vào quy mô, yêu cầu quản lý và quan điểm của người quản lý.
Khi chuyển từ giai đoạn phân tích sang giai đoạn thiết kế trong phát triển hệ thống thông tin kế toán, đội thiết kế được hình thành từ các thành viên của đội phân tích trước đó và bổ sung thêm nhân viên kế toán Kế toán cần hiểu rõ quy trình phát triển hệ thống và xác định nhu cầu cho hệ thống mới, giúp các chuyên viên thiết kế và lập trình nắm bắt thông tin cần thiết Vai trò của kế toán là quan trọng trong việc đánh giá và đo lường lợi ích, ước tính chi phí, và đảm bảo dự án được thực hiện đúng tiến độ.
Khi thiết kế hệ thống, đội ngũ thiết kế xác định các nguồn lực tài chính cần thiết để phân tích và tính toán yêu cầu vận hành, đồng thời xác định các yêu cầu về phần mềm và phần cứng Sau đó, họ sẽ báo cáo cho các nhà quản lý, những người nắm rõ năng lực hiện tại của doanh nghiệp Với kiến thức về công nghệ thông tin và kế toán, nhà quản lý có thể lựa chọn công nghệ phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.
Trong giai đoạn này, đội thiết kế nghiên cứu phần mềm hiện có trên thị trường và tham khảo ý kiến từ các nhà tư vấn để chọn lựa nhà cung cấp uy tín Các nhà tư vấn sẽ cung cấp những kiến thức chuyên môn về kinh doanh và kỹ thuật, giúp doanh nghiệp nắm rõ các giải pháp phù hợp với yêu cầu của mình.
Trong giai đoạn thiết kế, bên cạnh các yếu tố ảnh hưởng đã được xác định ở giai đoạn phân tích, luận văn còn chỉ ra một yếu tố mới quan trọng là mức độ ứng dụng công nghệ thông tin.
2.5.3 Giai đoạn thực hiện hệ thống
Giai đoạn thực hiện hệ thống mới bắt đầu khi ban chỉ đạo phê duyệt báo cáo thiết kế và kết thúc khi dự án được nghiệm thu, đưa hệ thống vào vận hành chính thức Mục tiêu của giai đoạn này là triển khai và vận hành hiệu quả hệ thống trong thực tế.
Trong giai đoạn thực hiện, có năm hoạt động chính bao gồm cài đặt thiết bị, lập trình, huấn luyện, kiểm tra và chuyển đổi Ban chỉ đạo đã chỉ định các thành viên trong nhóm thiết kế hệ thống, đồng thời bổ sung thêm lập trình viên, nhân viên xử lý tài liệu và nhân viên nhập liệu Phần mềm được mua và triển khai phải là những sản phẩm đã được lựa chọn và đánh giá kỹ lưỡng Nhà cung cấp phần mềm sẽ cung cấp dịch vụ trọn gói, bao gồm phần mềm, cài đặt, triển khai và huấn luyện.
Trong giai đoạn thực hiện, sự hỗ trợ từ nhà quản lý, sự tham gia của người dùng hệ thống và sự góp mặt của các chuyên gia bên ngoài là những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán.
Kết luận về các nhân tố ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống thông tin kế toán cho thấy có năm yếu tố chính trong môi trường doanh nghiệp Việt Nam Những yếu tố này bao gồm: (1) sự hỗ trợ của nhà quản lý, (2) kiến thức của nhà quản lý, (3) sự tham gia của người dùng hệ thống, (4) sự tham gia của chuyên gia bên ngoài, và (5) mức độ ứng dụng công nghệ thông tin Các yếu tố này đều đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống thông tin kế toán, đặc biệt là tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa.