Thực tập ở phòng Chứng Từ tại công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thịnh Phát. Ở phòng Chứng Từ tôi sẽ đảm nhận những công việc sau đây: Liên hệ với nhà cung cấp, khách hàng, hãng tàu để đặt lịch vận chuyển và sắp xếp theo tiến độ của công việc. Làm hợp đồng, soạn thảo hóa đơn, invoice, PO, Packing list, DO… Chuẩn bị chứng từ, bộ hồ sơ liên quan đến hàng hóa như làm CO, lấy mẫu kiểm định từ các cơ quan chức năng với nhóm hàng hóa đặc biệt. Làm chứng từ hỗ trợ khách hàng, hãng tàu cung cấp các thông tin cần thiết Làm House Bill, hoặc Telex Release trong những trường hợp cần thiết, ngoài ra làm các hợp đồng khác như thuê cont, bãi, kiểm soát các loại phí phí DEMDET, vệ sinh, vận chuyển cont…
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp quan sát lý thuyết bao gồm việc đọc tài liệu liên quan đến vận tải và giao nhận, nghiên cứu sâu các kiến thức lý thuyết đã học, cũng như cập nhật thông tin từ các trang web về Hải quan để nắm rõ quy trình Hải quan.
Phương pháp quan sát thực tế là cách hiệu quả để nắm bắt quy trình khai báo Hải quan tại các cảng Việc ghi nhớ vị trí địa lý của từng cảng, cùng với các khu vực làm thủ tục và kho hàng, bãi chứa container sẽ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả quản lý logistics.
Phương pháp ghi chú: Ghi chú lại những bước làm thủ tục trong thực tế để dễ dàng nhớ lại cũng như vận dụng tốt cho lần sau
Phương pháp so sánh là cách hiệu quả để đối chiếu lý thuyết với thực tế, đồng thời so sánh quy trình giữa các cảng khác nhau Việc này giúp rút ra những điểm khác biệt rõ ràng, từ đó dễ dàng ghi nhớ và áp dụng kiến thức vào thực tiễn.
Kết cấu đề tài
Chuyên đề được chia thành các chương như sau:
CHƯƠNG 1: Cơ sở lý luận
CHƯƠNG 2: Tổng quan về công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thịnh Phát Logistics
CHƯƠNG 3: Hoạt động giao nhận tại công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thịnh Phát Logistics
CHƯƠNG 4: Giải pháp hoàn thiện dịch vụ vận tải và giao nhận hàng hóa tại công ty Thịnh Phát
CƠ SỞ LÝ LUẬN
TỔNG QUAN VỀ GIAO NHẬN HÀNG HÓA
1.1.1 Khái niệm về vận tải
Theo nghĩa rộng, vận tải là một quy trình kỹ thuật của bất kỳ sự di chuyển vị trí nào của vật phẩm và con người
Theo nghĩa hẹp, vận tải chỉ bao gồm những sự di chuyển của vật phẩm và con người khi thỏa mãn đồng thời hai tính chất:
- Là một hoạt động sản xuất vật chất
- Là một hoạt động kinh tế đối lập
1.1.2 Khái niệm về giao nhận vận tải
Theo FIATA, dịch vụ giao nhận bao gồm các hoạt động liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, đóng gói, phân loại và phân phối hàng hóa, cũng như các dịch vụ tư vấn liên quan đến xuất nhập khẩu Theo Luật Thương mại Việt Nam, dịch vụ giao nhận được coi là hành vi thương mại, trong đó người làm dịch vụ giao nhận có vai trò là người gửi hàng, tổ chức vận chuyển, lưu kho và thực hiện các thủ tục cần thiết theo ủy thác của chủ hàng hoặc người vận tải Mục tiêu chính của người giao nhận là đáp ứng hiệu quả nhu cầu của khách hàng trong quá trình vận tải hàng hóa từ người gửi đến người nhận Họ có thể tự thực hiện các nghiệp vụ này hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của bên thứ ba.
Theo Uỷ ban kinh tế xã hội Châu Á Thái Bình Dương (ESCAP) đưa ra như sau:
Người giao nhận vận tải đóng vai trò là đại lý ủy thác cho nhà xuất nhập khẩu, thực hiện các nhiệm vụ từ đơn giản như lưu cước và làm thủ tục thuế quan, đến việc cung cấp trọn gói các dịch vụ trong toàn bộ quá trình vận tải và phân phối hàng hóa.
Người giao nhận hàng hóa, hay còn gọi là Forwarder, Freight Forwarding agent, là những cá nhân hoặc tổ chức kinh doanh dịch vụ giao nhận Họ có thể là chủ hàng, chủ tàu, công ty xếp dỡ hoặc kho hàng, miễn là có giấy phép đăng ký kinh doanh trong lĩnh vực này.
1.1.3 Vai trò của người giao nhận
Ngày nay, với sự phát triển của vận tải container và vận tải đa phương thức, người giao nhận không chỉ đóng vai trò là đại lý hay người uỷ thác mà còn cung cấp dịch vụ vận tải, trở thành bên chính - Người chuyên chở (Carrier) Họ đã thực hiện nhiều chức năng và công việc quan trọng trong ngành logistics.
Môi giới hải quan (Customs Broker):
Người giao nhận ban đầu chỉ hoạt động trong nước, chủ yếu thực hiện thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu Sau đó, họ mở rộng dịch vụ sang cả hàng xuất khẩu, bao gồm việc đặt chỗ vận chuyển và thu cước với các hãng tàu theo sự ủy thác từ người xuất khẩu hoặc nhập khẩu, tùy thuộc vào hợp đồng mua bán.
Người giao nhận thực hiện các nhiệm vụ như nhận hàng, giao hàng, lập chứng từ, làm thủ tục hải quan và lưu kho, dựa trên hợp đồng uỷ thác từ chủ hàng hoặc người chuyên chở.
Người gom hàng (Cargo consolidator) đóng vai trò quan trọng trong ngành vận tải, đặc biệt là ở Châu Âu, nơi dịch vụ này đã được cung cấp từ lâu để phục vụ vận tải đường sắt Trong lĩnh vực vận tải hàng hóa bằng container, dịch vụ gom hàng là cần thiết để chuyển đổi lô hàng lẻ (LCL) thành lô hàng nguyên (FCL), giúp tối ưu hóa sức chở của container và giảm chi phí vận chuyển Người giao nhận có thể đảm nhận vai trò là người chuyên chở hoặc chỉ đơn thuần là đại lý trong quá trình gom hàng.
Người giao nhận là người chuyên chở, trực tiếp ký hợp đồng vận tải với chủ hàng và chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa từ địa điểm này đến địa điểm khác.
Người kinh doanh vận tải đa phương thức (Multimodal Transport
Khi người vận tải cung cấp dịch vụ vận chuyển trọn gói từ cửa đến cửa (door to door), họ đóng vai trò là người vận đa phương thức (MTO) MTO không chỉ là người chuyên chở mà còn chịu trách nhiệm về hàng hóa trong toàn bộ hành trình vận tải.
1.1.4 Vai trò của nghiệp vụ giao nhận a) Đối với nền kinh tế
Phát triển dịch vụ giao nhận hiệu quả không chỉ nâng cao năng lực cạnh tranh của nền kinh tế mà còn của quốc gia Trong bối cảnh toàn cầu hóa hiện nay, sự cạnh tranh giữa các quốc gia ngày càng khốc liệt, khiến dịch vụ giao nhận trở thành lợi thế cạnh tranh quan trọng Các quốc gia có khả năng kết nối tốt với mạng lưới dịch vụ giao nhận toàn cầu sẽ dễ dàng tiếp cận nhiều thị trường và người tiêu dùng quốc tế.
Phát triển dịch vụ giao nhận mang lại lợi ích lớn cho nền kinh tế, ảnh hưởng trực tiếp đến tính cạnh tranh của ngành công nghiệp và thương mại Tại các quốc gia phát triển như Mỹ và Nhật, logistics chiếm khoảng 10% GDP, trong khi ở những nước kém phát triển, tỷ lệ này có thể vượt quá 30% Sự phát triển của dịch vụ giao nhận không chỉ đảm bảo hiệu quả vận hành sản xuất và kinh doanh mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ và giảm chi phí cho doanh nghiệp.
- Nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thiểu chi phí trong quá trình sản xuất, tăng cường sức cạnh tranh
- Tiết kiệm và giảm chi phí trong hoạt động lưu thông phân phối
- Gia tăng giá trị kinh doanh của các doanh nghiệp vận tải giao nhận
- Phát triển góp phần mở rộng thị trường trong buôn bán quốc tế
- Giảm chi phí, hoàn thiện và tiêu chuẩn hóa chứng từ trong kinh doanh quốc tế
1.1.5 Quyền hạn, nghĩa vụ, trách nhiệm của người giao nhận a) Quyền hạn và nghĩa vụ: Điều 167 Luật thương mại quy định, người giao nhanh có quyền và nghĩa vụ:
- Người giao nhận được hưởng tiền công và các khoản thu hợp lý khác Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình theo hợp đồng
Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu vì lợi ích của khách hàng có lý do chính đáng, có thể thực hiện khác với chỉ dẫn ban đầu của khách Tuy nhiên, cần phải thông báo ngay cho khách hàng về sự thay đổi này.
- Sau khi kí hợp đồng nếu thấy không thể thực hiện được chỉ dẫn của khách hàng thì phải thông báo khách hàng để xin chỉ dẫn thêm
Người thực hiện nghĩa vụ cần hoàn thành công việc trong thời gian hợp lý nếu hợp đồng không quy định rõ về thời gian thực hiện Đồng thời, người giao nhận cũng phải chịu trách nhiệm trong quá trình thực hiện nghĩa vụ.
Người giao nhận là đại lý (Agent)
Khi là đại lý người giao nhận phải chịu trách nhiệm trong việc:
- Giao hàng trái với chỉ dẫn
- Dù có chỉ dẫn mua bảo hiểm nhưng quên không mua hoặc sai sót việc bảo hiểm hàng hóa
- Sai lỗi trong thủ tục hải quan
- Giao hàng sai địa chỉ
- Giao hàng không đúng tên người nhận
- Gây tổn hại cho người thứ ba trong khi tiến hành hoạt động của mình
Người giao nhận không phải chịu trách nhiệm cho những sai sót của bên thứ ba, chẳng hạn như người chuyên chở hoặc người giao nhận khác, nếu họ có thể chứng minh rằng đã thực hiện việc lựa chọn một cách cẩn thận.
- Khi làm Agent- người giao nhận phải tuân thủ “Điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn - standard tranding conditions”
Người giao nhận là người chuyên chở chính (Carrier):
Người giao nhận hoạt động như một nhà thầu độc lập, tự chịu trách nhiệm về các dịch vụ mà họ thực hiện theo yêu cầu của khách hàng.
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ THỊNH PHÁT LOGISTICS
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY
2.1.1 Tên, Địa chỉ công ty
- Tên công ty: Công Ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thịnh Phát Logistics
- Địa chỉ: Số A11, KDC Nam Thịnh, khu phố Bình Đường 3, Phường An Bình, Thị xã Dĩ An, Tỉnh Bình Dương
- Email : thinh.phat@tplog.vn
2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển a) Lịch sử hình thành và phát triển
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế hội nhập, hệ thống hạ tầng và vận tải ngày càng được cải thiện để đáp ứng nhu cầu giao thông quan trọng trong nước và quốc tế Trong bối cảnh này, Công Ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thịnh Phát Logistics, được thành lập từ năm 2018, đã nỗ lực không ngừng để xây dựng và phát triển dịch vụ logistics chất lượng cao.
9 dựng và nâng cao chất lượng dịch vụ theo hướng chuyên nghiệp hoá, được khách hàng trong và ngoài nước tin tưởng
Chúng tôi tự hào về kinh nghiệm trong lĩnh vực dịch vụ vận tải và không ngừng đầu tư vào công nghệ, trang thiết bị để nâng cao hiệu quả phục vụ Đội ngũ nhân sự được đào tạo bài bản, đáp ứng mọi nhu cầu về đại lý giao nhận, vận tải, bảo quản hàng hóa, kinh doanh kho bãi và các dịch vụ khác theo tiêu chuẩn quốc tế.
Sự tin tưởng và ủng hộ từ quý khách hàng là động lực quan trọng giúp Công Ty chúng tôi tiến bước vững chắc vào tương lai Chúng tôi cam kết trở thành lựa chọn hàng đầu cho nhu cầu giao nhận và vận tải, phục vụ khách hàng trên mọi miền đất nước và toàn cầu.
Môi trường làm việc tại Thịnh Phát Logistic rất năng động và thách thức, mang đến cho bạn cơ hội hợp tác với những nhân tài xuất sắc và giàu kinh nghiệm Tại đây, mọi người cùng nhau phấn đấu vì mục tiêu chung, tạo nên một không khí làm việc đầy sáng tạo và hiệu quả.
Chúng tôi cam kết hỗ trợ tối đa để bạn đạt được mục tiêu nghề nghiệp Mạng lưới toàn cầu của Thịnh Phát Logistic mang đến cơ hội trải nghiệm và tiếp cận các phương pháp quản lý của các tập đoàn đa quốc gia, giúp bạn thỏa sức sáng tạo và áp dụng kiến thức vào thực tiễn, góp phần xây dựng và phát triển công ty.
Tinh thần làm việc nhóm và khả năng cá nhân đóng vai trò quan trọng trong hiệu quả công việc và thành công tương lai của bạn Hãy gia nhập đội ngũ Thịnh Phát Logistic và cùng chúng tôi tiếp tục hành trình phát triển bền vững trong lịch sử của công ty.
10 b) Cơ cấu tổ chức và nguồn lực kinh doanh
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ
Nguồn: Công ty TNHH Thương Mại dịch Vụ Thịnh phát
Các nhà điều hành chịu trách nhiệm quản lý hoạt động hàng ngày của công ty, thực hiện kế hoạch kinh doanh và chiến lược đầu tư Họ đề xuất cơ cấu tổ chức và quy chế quản lý nội bộ, đồng thời quyết định về mức lương và phụ cấp cho nhân viên trong công ty.
Tổ chức công tác hạch toán và giám sát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty một cách chặt chẽ, đồng thời lập báo cáo quyết toán theo yêu cầu của Bộ Tài chính Cần theo dõi thu hồi công nợ kịp thời, đầy đủ và chính xác để tránh thất thoát tài sản Tổ chức kiểm kê và cân đối tiền hàng là nhiệm vụ quan trọng Nghiên cứu và áp dụng các chính sách tài chính - kế toán, cũng như đề xuất biện pháp hạn chế khó khăn, sẽ giúp vạch ra phương án tổ chức hiệu quả trong lĩnh vực tài chính - kế toán.
Chịu trách nhiệm báo cáo với Ban Giám đốc về các nghiệp vụ phát sinh trong công ty, đồng thời tư vấn cho ban lãnh đạo về tình hình tài chính, nhằm đảm bảo tài chính công ty ổn định, phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh liên tục và hiệu quả.
Lập kế hoạch kinh doanh và triển khai thực hiện là rất quan trọng Thiết lập mối quan hệ giao dịch trực tiếp với khách hàng và nhà phân phối giúp tối ưu hóa quy trình bán hàng Hoạt động bán hàng hiệu quả tới khách hàng sẽ mang lại doanh thu bền vững cho doanh nghiệp.
Phối hợp với các bộ phận liên quan như kế toán, sản xuất, phân phối… nhằm mang đến các dịch vụ đầy đủ nhất cho khách hàng
Quản lý sản xuất và vận hành là quá trình quan trọng trong doanh nghiệp, bao gồm việc lựa chọn, thiết kế, vận hành, kiểm soát và cập nhật các thông số của hệ thống sản xuất Hoạt động này đòi hỏi lập kế hoạch hiệu quả, điều phối và kiểm soát sản xuất nhằm chuyển đổi nguyên liệu thô thành thành phẩm.
Quản lý sản xuất là một chức năng quan trọng trong quản lý, bao gồm việc lập kế hoạch, điều phối và kiểm soát các tài nguyên cần thiết để sản xuất sản phẩm Chức năng này tập trung vào việc sử dụng tối ưu các nguồn lực nhằm đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra theo phương pháp đã được chỉ định.
Quản lý sản xuất là chức năng quan trọng trong doanh nghiệp, bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức, điều phối, chỉ đạo và kiểm soát các hoạt động liên quan đến cung ứng và xử lý nguyên liệu Mục tiêu của quản lý sản xuất là đảm bảo rằng các sản phẩm được sản xuất theo phương pháp cụ thể, phù hợp với sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.
- TẦM NHÌN: Trở thành tập đoàn cung cấp dịch vụ Logistics tổng thể tốt nhất Việt Nam
Sứ mệnh của chúng tôi là trở thành doanh nghiệp tiên phong trong ngành vận chuyển, cung cấp các giải pháp tối ưu với mức giá cạnh tranh, nhằm đáp ứng hiệu quả nhu cầu và quyền lợi của khách hàng.
+ Chính trực: Trung thực trong mọi hoạt động, minh bạch trong mỗi giao dịch
Tôn trọng là giá trị cốt lõi tại Transimex, nơi mỗi thành viên đều nhận thức rằng việc tôn trọng đồng nghiệp, công ty, khách hàng và đối tác chính là tôn trọng bản thân.
+ Trách nhiệm: Đề cao và duy trì tinh thần trách nhiệm trong từng hoạt động, với từng cá nhân để đạt được kết quả tốt nhất
+ Hợp tác: Sẵn sàng hợp tác, sẻ chia với tinh thần đôi bên cùng có lợi
+ Tuân thủ: Tuân thủ luật pháp, thực hành bộ quy tắc ứng xử và các quy chế, chính sách và quy định của Công ty d) Mục tiêu
GIỚI THIỆU VỊ TRÍ THỰC TẬP
Hiện tại, tôi đang thực tập tại phòng Chứng Từ của công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thịnh Phát, nơi tôi sẽ thực hiện nhiều nhiệm vụ quan trọng liên quan đến công việc chứng từ.
- Liên hệ với nhà cung cấp, khách hàng, hãng tàu để đặt lịch vận chuyển và sắp xếp theo tiến độ của công việc
- Làm hợp đồng, soạn thảo hóa đơn, invoice, PO, Packing list, DO…
Chuẩn bị đầy đủ chứng từ và hồ sơ liên quan đến hàng hóa là rất quan trọng, bao gồm việc làm Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) và lấy mẫu kiểm định từ các cơ quan chức năng, đặc biệt đối với nhóm hàng hóa đặc biệt.
Hãng tàu cung cấp các chứng từ hỗ trợ khách hàng, bao gồm thông tin cần thiết để làm House Bill và Telex Release khi cần thiết Ngoài ra, hãng cũng thực hiện các hợp đồng khác như thuê container, bãi, và kiểm soát các loại phí như DEM/DET, vệ sinh, và vận chuyển container.
- Sau hơn 3 năm thành lậpThịnh Phát cũng đã có những thành công nhất định, tạo vị thế trên thị trường giao nhận
Doanh thu của Thịnh Phát trong giai đoạn 2018-2020 đã tăng qua từng năm, nhưng tốc độ tăng trưởng đang chậm lại Nguyên nhân có thể do ảnh hưởng của dịch Covid-19 vẫn tiếp diễn cả trên thế giới và tại Việt Nam Vì vậy, Thịnh Phát cần triển khai những chiến lược mới và hiệu quả hơn để ứng phó với khủng hoảng hiện tại.
HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ THỊNH PHÁT
SƠ ĐỒ TÓM TẮT QUY TÌNH HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY THỊNH PHÁT
Quy trình các bước nhập khẩu hàng FCL (hàng free-hand)
Sale team liên hệ và cung cấp thông tin giữa các bên liên quan cho nhân viên chứng từ cũng như nhân viên chăm sóc khách hàng
Bước 2 Xin giá cước biển
Nhân viên chăm sóc khách hàng
Bước 3 Lấy booking từ Carrier hoặc FWD
File hợp đồng, MBL (Copy), HBL (Copy)
Bước 5 Cập nhập thông tin lô hàng vào phần mềm quản lý giao nhận vận tải F.A.S.T PRO
Bước 6 Nộp E-Manifest lên hệ thông của Tổng Cục Hải
Bước 7 Nhận thông báo hàng đến của hãng tàu Nhân viên chứng từ
Bước 8 In lệnh D/O của công ty GLS Đóng tiền lưu kho bãi của hãng tàu để lấy
3.2 PHÂN TÍCH QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY THỊNH PHÁT
3.2.1 Sale team liên hệ khách hàng và cung cấp thông tin cho các bên Đây là bước đầu tiên trong quy trình làm hàng FCL Ở bước này sale team sẽ là người chủ động tìm kiếm và liên hệ khách hàng để lấy nguồn hàng về công ty Ngoài ra, khách hàng cũng có thể tìm đến sale team khi có nhu cầu sử dụng dịch vụ Logistic để nhập khẩu hàng hóa
Sale team sẽ tiếp nhận thông tin từ các bên liên quan: consignee, shipper và agent bên đầu xuất
Sau khi thu thập thông tin cần thiết về lô hàng, đặc tính hàng hóa và yêu cầu của khách hàng, bộ phận sale sẽ chuyển giao những thông tin này cho đội ngũ chăm sóc khách hàng Dựa trên nhu cầu nhập khẩu của khách hàng, đội ngũ sale sẽ tư vấn cho họ về các điều kiện Incoterm phù hợp.
Nhận vận đơn của bộ chứng từ gốc Kiểm tra kỹ nội dung Đủ
FWD để sửa đổi, bổ sung
Công ty thể hiện sự chuyên nghiệp và linh hoạt thông qua khả năng chủ động hoàn thành công việc Điều này cho thấy nỗ lực của công ty trong việc mở rộng thị trường giao nhận, điều chỉnh cơ cấu phù hợp với tình hình kinh tế và vươn ra nhiều thị trường mới toàn cầu.
Hạn chế: Một số trường hợp không chuẩn bị đúng theo yêu cầu khách hàng
Nhân viên chăm sóc khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc chào giá và xin giá từ các đại lý hoặc hãng tàu cho hàng nhập khẩu Họ có kiến thức sâu sắc về thông tin của khách hàng, các agent và hãng tàu, đồng thời theo dõi chặt chẽ quá trình nhập khẩu lô hàng Với mối quan hệ rộng rãi với Hải quan, nhân viên có khả năng giải quyết các lô hàng nhanh chóng, đáp ứng yêu cầu của khách hàng Hàng hóa được giao đúng địa điểm, thời gian, đảm bảo số lượng và chất lượng trong suốt quá trình giao nhận.
Mặc dù công ty sở hữu phương tiện vận tải, nhưng số lượng còn hạn chế và chỉ đáp ứng một phần nhu cầu chuyên chở hàng hóa Do đó, khi khối lượng hàng hóa tăng cao, công ty buộc phải thuê thêm phương tiện từ bên ngoài, dẫn đến chi phí giao nhận tăng lên.
3.2.3 Lấy booking từ hãng tàu
Nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ liên hệ với đại lý xuất khẩu ở nước ngoài để chọn giá booking tàu tốt nhất Sau đó, nhân viên chứng từ sẽ xác nhận quy trình lô hàng và gửi thông tin về tàu, đại lý xuất khẩu, cũng như thông tin của shipper đến khách hàng nhập khẩu.
Mail booking confirmation của đại lý
Xác nhận đặt chỗ mang lại nhiều lợi ích, trong đó công ty đã thiết lập mối quan hệ vững chắc với nhiều hãng tàu, giúp cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng Điều này không chỉ đảm bảo sự chủ động về đội xe kéo mà còn nắm bắt được tâm lý khách hàng một cách hiệu quả.
Tình trạng ùn tắc hàng hóa tại các cảng do lượng hàng lớn gây ra, dẫn đến tăng chi phí vận chuyển Hơn nữa, điều kiện giao thông tại Tp.HCM không cho phép chuyên chở hàng hóa trong giờ cao điểm, tạo ra khó khăn cho doanh nghiệp trong hoạt động xuất nhập khẩu trong thời gian tới.
3.2.4 Nhận số vận đơn chuyển phát nhanh, kiểm tra quá trình vận chuyển chứng từ gốc
Sau khi nhân viên chứng từ kiểm tra bộ chứng từ copy và xác nhận không có sai sót, họ sẽ liên hệ với đại lý để gửi bộ chứng từ gốc qua dịch vụ chuyển phát nhanh, thường là DHL Thời gian vận chuyển bộ chứng từ từ nước ngoài về Công ty Thịnh Phát mất khoảng 3-4 ngày, trong khi tàu từ cảng nước ngoài về cảng Cát Lái có thể mất từ 20-25 ngày, tùy thuộc vào cảng xuất phát Do đó, ngày nhận chứng từ gốc và ngày tàu về sẽ có sự chênh lệch lớn Nhân viên chứng từ sẽ nhập liệu thông tin ngày tàu đi và đến vào phần mềm quản lý để theo dõi.
Dưới đây là 20 công ty giúp theo dõi lô hàng hiệu quả Thông thường, chứng từ gốc ít khi xảy ra sai sót do đã được kiểm tra kỹ lưỡng từ đầu Với đội xe được đầu tư mạnh mẽ, công ty sở hữu hơn 40 đầu kéo container, 15 xe vận tải chuyên dụng và gần 35 remooc, đảm bảo tính chủ động trong vận chuyển Điều này không chỉ nâng cao uy tín công ty mà còn cam kết giao hàng đúng thời gian và địa điểm quy định, góp phần giải phóng lượng hàng hóa hiệu quả.
Mặc dù đội ngũ nhân viên giao nhận của công ty được đánh giá là khá tốt và có kinh nghiệm cao, nhưng vẫn còn nhiều điểm yếu so với các công ty trong nước và quốc tế Hiện tại, trong số 25 nhân viên giao nhận, chỉ hơn 10 người am hiểu nghiệp vụ, trong khi phần còn lại chủ yếu thực hiện các công việc đơn giản hoặc chỉ một khâu trong quá trình giao nhận Điều này ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động giao nhận, đặc biệt trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay, đòi hỏi công ty cần đào tạo thêm để nâng cao năng lực cho đội ngũ nhân viên.
3.2.5 Cập nhập thông tin lô hàng vào phần mềm quản lý giao nhận vận tải F.A.S.T PRO
F.A.S.T.PRO (Freight Assistant System Technology) là một phần mềm chuyên nghiệp về quản lý và ứng dụng dùng trong lãnh vực Giao Nhận Hàng Hoá (Freight Forwarding) Với khả năng truy xuất vô hạn các bộ chứng từ, FAST sẽ giúp cho nhân viên chứng từ chỉ cần một cú click là giải quyết mọi việc: từ việc chuẩn bị tất cả các loại chứng từ bao gồm bill, manifest, invoice, packing list, Debit, Credit Note, Tờ Khai Hải Quan đến việc truy xuất lại một lô hàng nhanh chóng qua bất kì chi tiết tham khảo nào có được như: số Job ID, HAWB, H-B/L, MAWB, M-B/L Booking No., Shipper, Consignee, Agent…
Cập nhật thông tin lô hàng và sử dụng phần mềm quản lý F.A.S.T PRO giúp nhân viên chứng từ theo dõi ngày tàu cập cảng một cách dễ dàng Điều này cho phép họ kịp thời thông báo cho khách hàng về tiến độ lô hàng, đồng thời thực hiện các nghiệp vụ liên quan một cách thuận tiện, giảm thiểu sai sót có thể xảy ra.
Hệ thống cập nhật tên khách hàng
Hệ thống lên chi phí công ty phải trả cho hãng tàu hoặc Agent
Hệ thống chi phí mà Consignee phải thanh toán cho công ty mang lại nhiều lợi ích, bao gồm mối quan hệ chặt chẽ với Hải quan, giúp các lô hàng được xử lý nhanh chóng để đáp ứng nhu cầu khách hàng Hàng hóa luôn được giao đúng địa điểm và thời gian, đảm bảo số lượng và chất lượng trong suốt quá trình giao nhận Đội ngũ nhân viên giao nhận trẻ, năng động và nhiệt tình, thường xuyên được đào tạo nâng cao nghiệp vụ, trong đó nhiều nhân viên có kinh nghiệm dày dạn trong ngành.
Hạn chế trong quy trình giao nhận hàng hóa bao gồm việc nhân viên phải kiểm tra chứng từ và thực hiện thủ tục hải quan, dẫn đến việc giao hàng chậm trễ và bỏ lỡ nhiều lô hàng Ngoài ra, một số nhân viên chứng từ có thể áp mã thuế hoặc tính tiền thuế sai, gây khó khăn cho nhân viên giao nhận và ảnh hưởng đến tiến trình làm việc.
3.2.6 Nhận thông báo hàng đến của hãng tàu:
NHẬN XÉT QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY THỊNH PHÁT
VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY THỊNH PHÁT
Quy trình làm việc của công ty được thiết kế chặt chẽ với các bước liên tục, không bị gián đoạn, giúp rút ngắn thời gian làm việc cho từng cá nhân tại các bộ phận riêng biệt Điều này không chỉ tạo ra tính chuyên môn hóa cao cho công ty mà còn nâng cao hiệu suất làm việc Ngoài ra, việc áp dụng phần mềm quản lý giao nhận vận tải giúp dễ dàng theo dõi và quản lý, từ đó đảm bảo hiệu suất làm việc của nhân viên được tối ưu hóa.
Công ty đang mở rộng mạng lưới đại lý và khách hàng nhờ vào chất lượng dịch vụ đảm bảo và giá cả cạnh tranh Mối quan hệ tốt với các hãng tàu giúp công ty nhận được nhiều ưu đãi, từ đó cung cấp dịch vụ với mức giá hợp lý.
Công ty có nhiều năm kinh nghiệm trong ngành, giúp việc lấy hàng trở nên nhanh chóng và thuận tiện Thời gian nhận hàng thường chỉ mất khoảng 1 ngày, đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ.
Đội ngũ nhân viên trẻ và năng động của chúng tôi luôn nắm bắt nhanh chóng các thông tin cần thiết từ khách hàng, hải quan và ngân hàng Chúng tôi kịp thời áp dụng các quy định mới từ các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp liên quan đến hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu, đồng thời sửa chữa và điều chỉnh các sai sót trong suốt quá trình giao nhận.
Số lượng nhân viên giao nhận hạn chế có thể gây khó khăn trong việc xử lý nhiều đơn hàng cùng lúc, dẫn đến chậm trễ trong tiến độ giao hàng Điều này không chỉ làm tăng thời gian thực hiện mà còn gia tăng chi phí, đặc biệt là chi phí lưu kho và lưu bãi.
Mỗi bước trong quy trình có thể được thực hiện bởi các bộ phận khác nhau, vì vậy khi gặp vấn đề phát sinh, việc liên hệ và chờ đợi sự giải quyết từ bộ phận khác sẽ gây ra sự chậm trễ trong thời gian.
Quy trình giao nhận hàng hóa chịu ảnh hưởng lớn từ thủ tục của hải quan, hãng tàu và các cơ quan cấp chứng từ Khi nhiều doanh nghiệp cùng thực hiện thủ tục, thời gian chờ đợi sẽ gia tăng và dễ dẫn đến sai sót Hơn nữa, trình tự thủ tục phức tạp yêu cầu thời gian đáng kể Do đó, các bộ phận trong công ty cần chuẩn bị kỹ lưỡng các chứng từ cần thiết và nắm bắt thông tin về thời gian làm việc cũng như số lượng hồ sơ của các cơ quan liên quan để sắp xếp thời gian làm thủ tục hợp lý, từ đó giảm thiểu thời gian chờ đợi.
Quy trình giao nhận tại Công ty Thịnh Phát được thực hiện rõ ràng và tuân thủ nghiêm ngặt hệ thống Luật Hải quan Với đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động cùng vị trí địa lý thuận lợi, Công ty Thịnh Phát đang trên đà phát triển mạnh mẽ hơn nữa.
Thị trường kinh doanh cần được củng cố và mở rộng, đặc biệt chú trọng vào hoạt động marketing và đào tạo nhân viên Đồng thời, cần khắc phục những hạn chế còn tồn tại trong quá trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng container đường biển để nâng cao hiệu quả hoạt động.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY THỊNH PHÁT
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN
Dựa trên việc phân tích điểm mạnh, điểm yếu và nhận diện cơ hội, thách thức trong tương lai, Công ty đã xác định các định hướng chiến lược chủ đạo.
Trong thời gian tới, doanh nghiệp sẽ mở rộng để phát triển bền vững, tận dụng lợi thế cạnh tranh và năng lực tài chính Công ty sẽ khai thác hiệu quả các nguồn lực hiện có, duy trì sự ổn định trong hoạt động Bên cạnh việc phát triển kinh doanh thương mại, doanh nghiệp sẽ chú trọng vào xuất khẩu các mặt hàng mới, lựa chọn các sản phẩm tiềm năng, xây dựng mối quan hệ buôn bán uy tín với đối tác quốc tế và nhà cung cấp trong nước, đồng thời triển khai các hình thức phân phối mới để đáp ứng nhu cầu thị trường.
Công ty sẽ tập trung vào việc mở rộng và phát triển các thị trường cạnh tranh cao, đồng thời khai thác cơ hội từ việc mở cửa thị trường của các quốc gia cam kết hội nhập kinh tế quốc tế Mục tiêu là đẩy mạnh hoạt động kinh doanh tại các thị trường lớn như Hoa Kỳ, EU, Trung Quốc, Nhật Bản, Ấn Độ và ASEAN Bên cạnh đó, công ty cũng sẽ duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài với các đối tác hiện tại và nỗ lực mở rộng kết nối với các đối tác mới, tiềm năng.
Đội ngũ nhân viên lành nghề và tận tâm là tài sản quý giá của mỗi doanh nghiệp, vì vậy, công ty cần chú trọng xây dựng chính sách đào tạo và bồi dưỡng tay nghề, khen thưởng và động viên nhân viên Đồng thời, cung cấp phúc lợi phù hợp để giữ chân những nhân tài Doanh nghiệp cũng cần phát triển nguồn nhân lực thông qua tuyển dụng mới và đào tạo, nhằm tạo ra đội ngũ nhân viên thích ứng tốt với điều kiện làm việc mới Cuối cùng, rà soát biên chế và sắp xếp lại lao động hiện có là cần thiết để tối ưu hóa hiệu quả công việc.
Công ty đề ra 32 yêu cầu đối với trình độ chuyên môn của nhân viên, nhằm tạo ra một môi trường làm việc thoải mái và năng động Tại đây, các nhân viên được khuyến khích tương tác tốt với nhau và phát triển phong cách làm việc chuyên nghiệp Công ty cũng khuyến khích nhân viên nỗ lực phấn đấu vì mục tiêu chung mà tổ chức đặt ra.
GIẢI PHÁP NÂNG CAO NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA TẠI CÔNG
4.2.1 Hoàn thiện khâu tìm kiếm khách hàng và ký kết hợp đồng giao nhận
Nghiên cứu thị trường và hiểu rõ nhu cầu khách hàng là yếu tố quan trọng để xây dựng chiến lược tiếp cận hiệu quả Để thu hút khách hàng, doanh nghiệp cần nâng cao hiệu quả hoạt động marketing, cải thiện chất lượng dịch vụ và đào tạo nhân viên Những nỗ lực này sẽ giúp gia tăng tỷ lệ ký kết hợp đồng thành công, đồng thời mở rộng sự hiện diện của công ty không chỉ trong nước mà còn ra thị trường quốc tế.
Để củng cố vững chắc thị trường hiện tại và mở rộng sang thị trường mới, Công ty Thịnh Phát cần chú trọng vào việc nghiên cứu thị trường, đặc biệt là các yếu tố kinh tế, văn hóa, xã hội và pháp luật Những yếu tố này có ảnh hưởng trực tiếp đến chiến lược, quảng bá thương hiệu và khả năng chiếm lĩnh thị trường của công ty Công ty có thể lựa chọn thuê các đơn vị nghiên cứu thị trường chuyên nghiệp hoặc tự thực hiện nghiên cứu để thu thập thông tin cần thiết.
Công ty có thể thu thập thông tin tự nghiên cứu thị trường dịch vụ giao nhận từ thông tin bên trong và thông tin bên ngoài
Các báo cáo thường kỳ từ các phòng ban cung cấp thông tin quan trọng như số lượng hợp đồng ký kết và kết quả kinh doanh dịch vụ giao nhận Việc đánh giá và phân tích dữ liệu từ những báo cáo này giúp công ty xác định đối tượng khách hàng, thị trường và dịch vụ cần tác động nhằm tối ưu hóa kết quả kinh doanh.
Các báo cáo và số liệu từ các cơ quan chức năng như Bộ Công Thương, Tổng cục Thống kê, Phòng Thương Mại & Công Nghiệp Việt Nam, Tổng cục Hải Quan, Cục Hàng hải Việt Nam, và Sở Công thương các tỉnh/thành phố cung cấp thông tin quan trọng về kim ngạch xuất nhập khẩu.
33 khẩu với các nước, cán cân thương mại, kim ngạch xuất nhập khẩu các nhóm hàng, cơ cấu mặt hàng xuất khẩu
Công ty Thịnh Phát sử dụng thông tin từ các tổ chức, tạp chí chuyên ngành, và website Hiệp hội doanh nghiệp dịch vụ Logistics Việt Nam để đánh giá tình hình phát triển kinh tế trong nước và quốc tế Các nguồn dữ liệu này bao gồm nghiên cứu, báo cáo thương mại quốc gia, và thông tin thị trường từ internet và truyền hình Nhờ vào những thông tin này, công ty có thể phát hiện nhu cầu và cơ hội kinh doanh mới, đồng thời lựa chọn các đối tác phù hợp để hợp tác.
- Tìm hiểu nhu cầu khách hàng:
Phiếu tìm hiểu về nhu cầu và sự đánh giá của khách hàng đối với các dịch vụ cung cấp của Công ty:
- Giao nhận: Tốt [ ] Khá [ ] Trung bình [ ] Kém [ ]
- Vận tải: Tốt [ ] Khá [ ] Trung bình [ ] Kém [ ]
- Kho bãi: Tốt [ ] Khá [ ] Trung bình [ ] Kém [ ]
- Quá cảnh: Tốt [ ] Khá [ ] Trung bình [ ] Kém [ ]
- TNT: Tốt [ ] Khá [ ] Trung bình [ ] Kém [ ]
- Dịch vụ khác tại cảng:
Tốt [ ] Khá [ ] Trung bình [ ] Kém [ ]
Tiến độ thời gian thực hiện dịch vụ:
Gía cước dịch vụ: Cao [ ] Vừa [ ] Thấp [ ]
- Nhu cầu của khách hàng chưa được đáp ứng:………
Để xây dựng chính sách thu hút khách hàng hiệu quả, công ty cần đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên và thành lập một bộ phận khách hàng với những cán bộ có kinh nghiệm cùng tầm nhìn chiến lược trong lĩnh vực marketing và phát triển.
Nghiên cứu nhu cầu vận chuyển và giao nhận của khách hàng là bước quan trọng để nâng cao chất lượng dịch vụ của công ty Hàng tháng hoặc hàng quý, cần thực hiện khảo sát ý kiến khách hàng và xây dựng chính sách marketing phù hợp Sau đó, lập báo cáo gửi cấp trên để đánh giá nhu cầu và mức độ hài lòng của khách hàng, có thể sử dụng phiếu khảo sát để thu thập dữ liệu hiệu quả.
Phiếu tìm hiểu này được thiết kế để đánh giá khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong dịch vụ giao nhận, đồng thời xác định những mong muốn mà Công ty chưa đáp ứng Thông tin thu thập sẽ là cơ sở quan trọng cho việc xây dựng chính sách khách hàng hiệu quả.
Gửi email hoăc gọi điện thoại để hỏi thăm khách hàng để biết được mức độ hài lòng cũng như những mong muốn mới trong dịch vụ cung cấp
Để tăng cường hoạt động marketing, doanh nghiệp cần đa dạng hóa các loại hình dịch vụ, bao gồm việc bổ sung dịch vụ giao nhận dành cho người nhập khẩu có quyền thuê phương tiện vận tải Việc này sẽ giúp khách hàng nhận biết rõ hơn về các dịch vụ chi tiết mà công ty cung cấp.
Để nâng cao chất lượng dịch vụ, Công ty cần chú trọng đến việc đáp ứng nhu cầu và mong đợi của khách hàng cùng các bên liên quan Chất lượng dịch vụ được xác định bởi các đặc tính vốn có của dịch vụ, do đó, việc cải thiện các yếu tố này sẽ giúp tăng cường sự hài lòng của khách hàng và nâng cao uy tín của Công ty.
Để thỏa mãn mức độ cao nhất của khách hàng, việc tiếp nhận và xác định rõ yêu cầu của họ về loại hàng hóa, tính chất hàng và nhu cầu bảo quản là rất quan trọng Chúng tôi xem xét khả năng thực hiện dịch vụ, tính toán thời gian hoàn thành, và đề xuất phương án vận chuyển, bảo quản với chất lượng tốt nhất Sự chuyên nghiệp, thái độ lịch sự và tôn trọng trong giao tiếp sẽ giúp xây dựng lòng tin vững chắc từ phía khách hàng.
Để đảm bảo không có sai sót trong quá trình cung cấp dịch vụ, việc thực hiện các bước kiểm tra và kiểm soát là rất quan trọng, đặc biệt là trong khâu chuẩn bị chứng từ Điều này giúp ngăn chặn và loại bỏ mọi sai sót có thể xảy ra Các chi tiết cụ thể sẽ được trình bày trong các phần tiếp theo.
Công ty cam kết cung cấp đầy đủ nguồn lực, bao gồm nhân lực, trang thiết bị, văn phòng và kho bãi, nhằm đạt được mục tiêu chất lượng và đáp ứng nhu cầu khách hàng Đặc biệt, để đảm bảo vận chuyển hàng hóa hiệu quả, công ty cần đầu tư thêm vào đội xe hoặc thuê phương tiện từ các công ty vận tải khác khi lượng hàng về nhiều.
Sự cảm thông đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng phong cách phục vụ của nhân viên, thông qua việc chú ý đến khách hàng và tận tâm tìm hiểu nhu cầu của họ Điều này không chỉ giúp tạo ra cảm giác yên tâm và an toàn cho khách hàng, mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ, từ đó tăng cường sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng.
- Độ phản hồi thể hiên sự sốt sắng giúp đỡ khách hàng nhanh chóng khắc phục sự cố khi có sai sót hoăc tình huống bất ngờ xảy ra
HDL mở rộng dịch vụ nhận ủy thác trọn gói cho khách hàng trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, bao gồm các dịch vụ như chuyển phát nhanh chứng từ TNT, giao nhận, vận tải nội địa, kho bãi và quá cảnh Đây là những dịch vụ chính mà công ty thường xuyên thực hiện khi khách hàng ủy thác giao nhận Bên cạnh đó, HDL cũng cung cấp các dịch vụ bổ sung như tổ chức giám định hàng hóa, đảo container và đóng rút hàng ra vào container.