Cơ sở lập sổ tay
Sổ tay quản lý tài chính và kế toán tóm tắt quy trình quản lý tài chính quan trọng của Chương trình “Hỗ trợ Chương trình Ngành Nông nghiệp và Phát triển nông thôn”, cung cấp thông tin cần thiết cho việc áp dụng hiệu quả các chính sách tài chính trong lĩnh vực nông nghiệp và phát triển nông thôn.
Sổ tay này được xây dựng dựa trên việc rà soát các văn bản pháp quy hướng dẫn quản lý tài chính và thảo luận với đại diện của Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch và Đầu tư cùng các Đơn vị Thực hiện Phụ lục 1 cung cấp danh sách các tài liệu tham khảo đã được sử dụng trong quá trình biên soạn Sổ tay.
Sổ tay này là công cụ tham khảo quan trọng nhằm hỗ trợ quản lý tài chính cho các đơn vị tham gia Chương trình “Hỗ trợ Chương trình Ngành Nông nghiệp và Phát triển nông thôn” Việc tuân thủ các hướng dẫn của chính phủ về quản lý ngân sách nhà nước là điều cần thiết trong mọi trường hợp.
Phạm vi điều chỉnh của Sổ tay
Sổ tay này cung cấp hướng dẫn chi tiết về các vấn đề tài chính cho các đơn vị thực hiện Chương trình ở cấp quốc gia, tỉnh, huyện, xã và thôn bản.
Sổ tay này không bao gồm các vấn đề liên quan đến mua sắm, vì Chương trình sẽ tuân thủ Luật Đấu thầu của Việt Nam và các hướng dẫn liên quan Đối tượng sử dụng Sổ tay này được xác định rõ ràng.
Các Ban Quản lý Chương trình và các đơn vị tương đương tại cấp quốc gia/các cấp tỉnh, huyện, xã và thôn bản;
Các tổ chức chính quyền tại tất cả các cấp tham gia vào Chương trình;
Các cán bộ và chuyên gia Đan Mạch tham gia nghiên cứu và thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến Chương trình;
Các chuyên gia tư vấn, nhân viên và đơn vị kiểm toán được thuê cung cấp dịch vụ theo yêu cầu của Chương trình; và
Các bên có lợi ích liên quan, các cá nhân và tổ chức khác liên quan đến Chương trình.
Mô tả Chương trình
Mục tiêu tổng thể của Chương trình là:
Giảm nghèo nông thôn, đặc biệt tại các vùng dân tộc thiểu số, là một nhiệm vụ quan trọng Phát triển nông nghiệp và nông thôn bền vững, đặc biệt chú trọng vào các khu vực miền núi, sẽ góp phần nâng cao đời sống người dân và thúc đẩy kinh tế địa phương.
Chương trình bao gồm hai phần: Hợp phần Trung ương và Hợp phần cấp tỉnh Hợp phần cấp tỉnh tập trung hỗ trợ các tỉnh Điện Biên, Lào Cai, và Lai Châu ở miền Bắc Việt Nam, cùng với các tỉnh Đắc Lắc và Đắc Nông tại khu vực Tây Nguyên.
Cơ cấu Hợp phần Chương trình
Cơ cấu Chương trình tại cấp trung ương và cấp tỉnh được trình bày tại Phụ lục 4.
Các cơ quan giám sát Chương trình “Hỗ trợ Chương trình Ngành Nông nghiệp và Phát triển nông thôn” tại cấp trung ương bao gồm nhiều đơn vị có trách nhiệm đảm bảo hiệu quả và chất lượng của chương trình.
Vụ Tài chính, Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn
Vụ Khoa học và Công nghệ, Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn (“DST”)
Viện Chính sách và Chiến lược Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn (“IPSARD”)
Các cơ quan chịu trách nhiệm giám sát các hợp phần Hỗ trợ Chương trình Ngành Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn tại cấp tỉnh bao gồm:
Ủy ban Nhân dân tỉnh Lai Châu,
Ủy ban Nhân dân tỉnh Lào Cai,
Ủy ban Nhân dân tỉnh Đắc Lắc,
Ủy ban Nhân dân tỉnh Điện Biên, và
Ủy ban Nhân dân tỉnh Đắc Nông.
Sửa đổi Sổ tay
Sổ tay này có thể được sửa đổi với sự chấp thuận của Ban Giám sát
Hàng năm, Ban Giám sát sẽ rà soát và cập nhật Sổ tay theo các thay đổi từ quy định của Chính phủ và hướng dẫn của các bên liên quan, như Đại sứ quán Đan Mạch Bất kỳ bên có lợi ích liên quan trong Chương trình cũng có thể đề xuất sửa đổi để cải thiện các thủ tục quản lý tài chính trong Sổ tay Đơn vị Điều phối Trung ương sẽ đảm bảo rằng các bên liên quan nhận được công văn thông báo về các thay đổi đã được phê duyệt.
Do sự thay đổi liên tục của thực tế và tính không thể dự đoán của nhiều tình huống, Sổ tay này không thể cung cấp hướng dẫn toàn diện cho tất cả các trường hợp trong tương lai Hơn nữa, Chương trình có thể cần những hướng dẫn kịp thời để giải quyết các tình huống cụ thể tại từng thời điểm Vì vậy, các quy trình sau đây cần được áp dụng.
Chương trình cần tuân thủ các hướng dẫn của Chính phủ về quản lý Ngân sách Nhà nước, áp dụng các quy định mới nhất trong mọi trường hợp Nếu có thông tư hay quyết định nào được thay thế, ban hành lại hoặc thu hồi, thì bản sửa đổi sẽ được áp dụng.
Ban chỉ đạo cần được thông báo về tất cả các trường hợp mà các hướng dẫn trong sổ tay này hoặc các chỉ thị khác của Chính phủ không rõ ràng Đồng thời, Ban Quản lý Chương trình cũng cần thông báo về các biện pháp xử lý dự kiến sẽ thực hiện.
Phê duyệt
Sổ tay Quản lý Tài chính này được XXXXX phê duyệt ngày XXXX.
Giới hạn
XÓA PHẦN NÀY TRƯỚC KHI CHUYỂN CHO CHƯƠNG TRÌNH
Sổ tay này được xây dựng cho Chương trình dựa trên phạm vi công việc đã được thỏa thuận giữa Công ty TNHH KPMG và Đại sứ quán Đan Mạch tại Hà Nội.
Sổ tay này được thiết kế riêng cho các đối tượng được đề cập trong Mục 1.2 và không dành cho các bên thứ ba.
Thông tin trong Sổ tay này được xây dựng dựa trên dữ liệu thu thập từ quá trình kiểm tra thực địa của chúng tôi Tuy nhiên, nó không phản ánh những thay đổi đã xảy ra từ thời điểm thu thập cho đến nay, cũng như tình hình của các tổ chức chính phủ hoặc các tổ chức khác mà chúng tôi không có cơ hội làm việc trong quá trình kiểm tra.
2 Quản trị và Quản lý Tài chính
Quản trị và Trách nhiệm
Ban Giám sát
Ban Giám sát chung được đồng chủ tọa bởi một lãnh đạo của Bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn cùng với Đại sứ Đan Mạch Thành viên của ban bao gồm đại diện từ Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính, và Trưởng Ban chỉ đạo của năm tỉnh tham gia Giám đốc Ban Điều phối Hợp phần Trung ương sẽ đảm nhiệm vai trò thư ký cho Ban Giám sát.
Tất cả các vấn đề quản lý sẽ được quyết định ở cấp hợp phần, trong khi Ban Giám sát chỉ chịu trách nhiệm theo dõi tiến độ chung của Chương trình, phân bổ nguồn vốn chưa được phân bổ và thực hiện các thay đổi cần thiết Những thay đổi này có thể bao gồm việc phân bổ lại ngân sách giữa các hợp phần hoặc tỉnh khi có sự chênh lệch lớn về tiến độ thực hiện Tuy nhiên, việc phân bổ lại chỉ được thực hiện trong những trường hợp thật sự cần thiết Ban Giám sát sẽ tổ chức họp ít nhất một lần mỗi năm.
Ban chỉ đạo hợp phần Trung ương
Ban chỉ đạo Hợp phần trung ương sẽ được lãnh đạo bởi Thứ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn cùng với đại diện của Đại sứ quán Đan Mạch, với Giám đốc Ban Điều phối Hợp phần Trung ương giữ vai trò thư ký Thành viên trong ban sẽ bao gồm đại diện từ Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Viện Chính sách và Chiến lược nông nghiệp và phát triển nông thôn, các tỉnh tham gia chương trình, Trường Đại học Nông nghiệp 1 Hà Nội, Bộ Tài nguyên Môi trường, Bộ Khoa học Công nghệ, và Ủy ban Dân tộc Ban chỉ đạo sẽ tổ chức họp ít nhất hai lần mỗi năm.
Nhiệm vụ của Ban chỉ đạo hợp phần Trung ương là:
Hướng dẫn về các hoạt động cấp trung ương cần tuân thủ Mô tả hợp phần và phù hợp với các kế hoạch phát triển quốc gia và tỉnh.
Chịu trách nhiệm và ra các quyết định chính liên quan đến việc thực hiện Hợp phần trung ương, bao gồm:
- Các kế hoạch tiến độ hàng năm và 6 tháng;
- Ngân sách và kế hoạch hoạt động hàng năm;
Tiến hành rà soát và điều chỉnh các kế hoạch đã xây dựng, cho phép phân bổ lại ngân sách giữa các tiểu hợp phần tùy thuộc vào năng lực thực hiện.
- Theo dõi ngân sách và kế hoạch cấp cho các hoạt động hàng năm; và
- Tổng hợp phản hồi từ các huyện và tỉnh và báo cáo lên cấp hoạch định chính sách trung ương.
Ban điều phối Trung ương
Viện trưởng Viện Chính sách và Chiến lược Phát triển Nông nghiệp Nông thôn (IPSARD) sẽ cung cấp trụ sở cho Ban điều phối Trung ương (CCU), giúp CCU thực hiện vai trò thư ký cho Ban chỉ đạo hợp phần Trung ương và Ban Giám sát của Chương trình CCU có trách nhiệm lập kế hoạch hoạt động hàng năm, theo dõi và báo cáo về Hợp phần Trung ương Ngoài ra, CCU cũng tổng hợp kế hoạch và ngân sách từ các tỉnh tham gia Chương trình để báo cáo tiến độ cho Ban Giám sát và Ban chỉ đạo hợp phần, nhưng không chịu trách nhiệm về thông tin từ các tỉnh.
CCU có trách nhiệm điều phối lập kế hoạch và triển khai các hoạt động của Hợp phần Trung ương, với đội ngũ bao gồm Điều phối viên, trợ lý, kế toán, phiên dịch, thư ký kiêm thủ quỹ và lái xe Kế toán và phiên dịch sẽ được ARD SPS trả lương, trong khi các vị trí khác do Chính phủ Việt Nam chi trả Viện trưởng Viện Chính sách và Chiến lược Phát triển Nông nghiệp Nông thôn sẽ là Điều phối viên, và một cố vấn quốc tế sẽ hỗ trợ kỹ thuật Để tăng cường phối hợp giữa CCU và Vụ KHCN, Vụ sẽ cử một cán bộ lãnh đạo và một chuyên viên làm việc 50% thời gian để điều phối hoạt động, cùng với một chuyên gia làm việc toàn thời gian Một kế toán từ Văn phòng Bộ cũng sẽ được cử để hỗ trợ quản lý vốn và ngân sách cho Đầu ra 2, với tất cả các vị trí này không được Chương trình trả lương mà sẽ do nguồn kinh phí đối ứng thanh toán.
IPSARD và các cơ quan trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn sẽ nhận được hỗ trợ kỹ thuật nhằm mục đích tư vấn Hỗ trợ này bao gồm các chương trình ngắn hạn, cả trong nước và quốc tế, được cung cấp theo yêu cầu từ Việt Nam dựa trên các điều khoản giao tham chiếu cụ thể.
Ban Chỉ đạo Hợp phần cấp Tỉnh
Ban chỉ đạo chịu trách nhiệm quản lý chung về hợp phần tại các tỉnh, do Phó Chủ tịch Ủy ban Nhân dân Tỉnh và đại diện của Đại sứ quán Đan Mạch làm đồng trưởng ban Các thành viên bao gồm DARD, DoNRE, DOST, DPI, DOF, CEM, kho bạc Tỉnh, Hội Nông dân (FU), Hội Phụ nữ (WU) và chủ tịch các huyện tham gia Vụ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn đảm nhiệm vai trò thư ký của Ban chỉ đạo, với lịch họp ít nhất hai lần mỗi năm.
Nhiệm vụ của Ban chỉ đạo là:
Hướng dẫn này cung cấp thông tin chi tiết về các hoạt động cấp tỉnh, dựa trên Mô tả hợp phần, nhằm đảm bảo sự phù hợp với các kế hoạch phát triển của quốc gia và tỉnh liên quan.
Chịu trách nhiệm và đưa ra các quyết định quan trọng trong việc triển khai Hợp phần cấp tỉnh của Chương trình "Hỗ trợ Chương trình Ngành Nông nghiệp và Phát triển nông thôn".
Quyết định phê duyệt các Kế hoạch và ngân sách cấp cho các hoạt động hàng năm; và
Tiến hành rà soát và điều chỉnh các kế hoạch đã xây dựng, bao gồm việc phân bổ lại ngân sách giữa các tiểu hợp phần và các huyện, tùy thuộc vào năng lực thực hiện.
Theo dõi các kế hoạch và ngân sách cấp cho các hoạt động hàng năm
Phê duyệt báo cáo tiến độ và thực hiện các hành động cần thiết theo như khiến nghị của báo cáo kiểm toán;
Tổng hợp phản hồi từ các huyện và báo cáo lên cấp hoạch định chính sách trung ương; và
Hỗ trợ sự tham gia của các tỉnh khác đối với các hoạt động về các vấn đề quan tâm chung,chẳng hạn phổ biến kinh nghiệm thu được.
Đơn vị quản lý chương trình cấp tỉnh
Theo quy định của Chính phủ Việt Nam, DARD có quyền thành lập các Ban Quản lý Chương trình (PMU) nhằm quản lý và điều phối các hoạt động hàng ngày của chương trình tại cấp tỉnh, dựa trên đánh giá năng lực và nguồn lực của từng tỉnh Khi DARD quyết định thành lập một PMU, cần tuân thủ các quy định đã được đề ra.
DARD sẽ phân công nhân viên để quản lý hàng ngày tất cả các hoạt động của hợp phần tỉnh, phối hợp chặt chẽ với hợp phần Trung ương và các hợp phần tỉnh khác Nhân viên sẽ được bố trí dựa trên cam kết về vốn đối ứng.
Giám đốc (Phó Giám đốc) của DARD
Phó Giám đốc/điều phối viên: do DARD chỉ định;
Kế toán trưởng: do DARD chỉ định; và
Các nhân viên khác do DARD chỉ định.
Cơ cấu quản lý cụ thể đối với mỗi tỉnh được miêu tả trong phần phụ lục của Tài liệu Chương trình.
Giám đốc hoặc Phó Giám đốc của DARD sẽ đảm nhiệm vai trò lãnh đạo của PMU, đồng thời là Điều phối viên hợp phần cấp tỉnh của Chương trình và giữ chức vụ thư ký cho Ban chỉ đạo cấp tỉnh.
Để đảm bảo PMU hoạt động hiệu quả, cần sự hỗ trợ từ các chuyên gia địa phương, trong nước và quốc tế trong việc thiết lập thủ tục hành chính và tài chính, xây dựng Điều khoản Tham chiếu cho các hoạt động khác nhau, đánh giá các đề xuất và thực hiện giám sát nội bộ cũng như quản lý chất lượng.
Chương trình sẽ trả lương cho tổng số 3 cố vấn quốc tế Tại tất cả các tỉnh, ngoại trừ Điện Biên, các cố vấn này sẽ được phân chia và có trách nhiệm báo cáo cho các Điều phối viên Dự án Tỉnh.
1 Các PMU cấp tỉnh sẽ quản lý, điều phối và thực hiện bốn tiểu hợp phần của mỗi hợp phần cấp tỉnh và các hoạt động của hợp phần;
2 Các PMU cấp tỉnh chịu trách nhiệm lập các kế hoạch hoạt động, các báo cáo tiến độ, các báo cáo tài chính tổng hợp, báo cáo giám sát….PMU Trung ương sẽ tổng hợp các báo cáo này, tuy nhiên các PMU cấp tỉnh chịu trách nhiệm đảm bảo chất lượng báo cáo và nộp báo cáo đúng hạn.
3 Trách nhiệm của các PMU cấp tỉnh là đảm bảo việc giám sát có tham dự đối với Chương trình, nhằm đảm bảo sự công bằng về giới và các dân tộc thiểu số cũng như các vấn đề môi trường và thực hiện tốt công tác quản trị Trách nhiệm hàng đầu của PMU là đảm bảo có sự tham gia cân bằng giữa nam và nữ từ các tổ chức/đơn vị có lợi ích liên quan trong các hoạt động giám sát và trong các cuộc họp đưa ra quyết định tại tất cả các cấp. PMU cấp tỉnh cũng nên điều phối và hài hòa với các chương trình, các nhà tài trợ, các cơ quan của chính phủ, các tổ chức phi chính phủ và các nhà cung cấp dịch vụ khác về các hệ thống giám sát và đánh giá nhằm tránh chồng chéo và giúp hoạt động có hiệu quả hơn.
4 Các PMU cấp tỉnh hỗ trợ Ban chỉ đạo cấp tỉnh và Ban điều phối cấp huyên (DCC) trong việc lập kế hoạch, báo cáo, xây dựng các chuẩn mực và thủ tục, giám sát, đánh giá, tổng hợp các báo cáo…
5 PMU cấp tỉnh cung cấp cho các thành viên Ban chỉ đạo nội dung chương trình họp và các tài liệu liên quan ít nhất một tuần trước ngày tổ chức họp.
6 Các PMU cấp tỉnh chịu trách nhiệm ghi lại biên bản các cuộc họp của Ban chỉ đạo và gửi các biên bản này tới các thành viên trong vòng bảy ngày làm việc kể từ sau ngày họp.
Ban Điều phối cấp huyện
Tại cấp huyện, Ủy ban Nhân dân huyện có thể thành lập Ban Điều phối cấp huyện (DCC) do chủ tịch hoặc phó chủ tịch Ủy ban Nhân dân huyện đứng đầu Ban này bao gồm lãnh đạo Phòng Kinh tế huyện, kế toán trưởng, đại diện các xã, Phòng Kế hoạch Tài chính, Trung tâm Khuyến nông huyện, Phòng Tài nguyên Môi trường, Hội Nông dân, Hội Phụ nữ và một nhân viên hỗ trợ ban đầu Đánh giá nhu cầu đào tạo sẽ được đưa vào Điều khoản Tham chiếu chi tiết cho nhân viên DCC để nâng cao hiệu quả hoạt động.
DCC có vai trò quan trọng trong việc điều phối và tổng hợp kế hoạch của xã và thôn, đồng thời quản lý và giám sát các hoạt động liên quan trong giai đoạn đầu Ngoài ra, DCC còn phải lập báo cáo để trình lên PMU và Ban chỉ đạo cấp tỉnh Để đảm bảo tiến độ và hiệu quả, DCC tổ chức họp hàng tháng hoặc thường xuyên hơn nếu cần thiết.
DCC sẽ thúc đẩy việc trao đổi thông tin giữa các cấp xã/thôn, huyện và tỉnh, đồng thời tập hợp báo cáo phản hồi để gửi lên cấp hoạch định chính sách quốc gia Cố vấn quốc tế sẽ hỗ trợ chuyên môn cho các DCC cấp huyện, trong khi DCC cũng có thể cần sự trợ giúp ngắn hạn từ các tư vấn trong nước và quốc tế để xây dựng thủ tục hành chính, đánh giá nhu cầu cho các hoạt động và thực hiện giám sát nội bộ cùng quản lý chất lượng.
Quản lý cấp xã & thôn
Bộ máy chính quyền cấp thôn và xã sẽ hỗ trợ lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động của hợp phần Sự thành lập ban điều phối xã là điều dự kiến Tất cả các đơn vị quản lý và hành chính liên quan đến Chương trình tại cấp tỉnh sẽ tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Nhà nước và không có liên quan đến Danida, ngoại trừ một số trường hợp đặc biệt trong lĩnh vực mua sắm.
Quản lý tài chính
Ban Quản lý Chương trình tại mỗi đơn vị có trách nhiệm duy trì hệ thống quản lý tài chính chính xác và đáng tin cậy cho thông tin và báo cáo tài chính của Chương trình Hệ thống này cần đảm bảo việc nhận và sử dụng vốn hợp lý, không vượt quá ngân sách được phê duyệt Đồng thời, hệ thống phải theo dõi các khoản tạm ứng vốn đã nhận và sử dụng, cũng như báo cáo chi tiêu từ các cơ quan thực hiện Các yêu cầu khác về hệ thống quản lý tài chính được nêu rõ tại Phần 7.
Kiểm soát nội bộ
Ban Quản lý Chương trình có trách nhiệm xây dựng và triển khai hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm ngăn ngừa mất mát và bảo vệ tài sản của Chương trình Hệ thống này cần phát hiện và ngăn chặn sai sót trong ghi chép kế toán, đồng thời phải tuân thủ các quy định của Chính phủ và quy trình trong Sổ tay Việc chỉ tuân thủ quy trình trong Sổ tay sẽ không đảm bảo hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Khi có thể, các hình thức kiểm soát nội bộ sau cần được áp dụng:
Chỉ những cá nhân đã đăng ký tại chi nhánh Kho bạc Nhà nước tỉnh mới được phép ký vào các giao dịch của từng đơn vị trong Chương trình Mỗi đơn vị của Chương trình chỉ có ba người được phép đăng ký tại Kho bạc Nhà nước.
Giám đốc Đơn vị (ví dụ: Giám đốc Chương trình cấp Trung ương, hoặc Giám đốc Chương trình cấp tỉnh);
Trong trường hợp một trong hai cá nhân chính vắng mặt, sẽ có một cá nhân khác ký thay, thường là Phó Giám đốc.
Phụ lục 5 trình bày chi tiết về các cá nhân có thẩm quyền ký duyệt đã được chấp thuận cho mỗi đơn vị của Chương trình
Trong các hợp phần cấp tỉnh của Chương trình, Ban Điều phối xã chịu trách nhiệm ra quyết định quan trọng Các nhiệm vụ của Ban Điều phối xã bao gồm thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp, phê duyệt báo cáo tài chính gửi lên Ban Điều phối Huyện, và kiểm tra các báo cáo về đóng góp hiện vật từ cộng đồng.
Ngoài việc đăng ký các cá nhân với Kho bạc Nhà nước, trách nhiệm của từng cá nhân trong quản lý tài chính cần được quy định rõ ràng trong văn bản Phụ lục 5 xác định quyền quyết định, phê duyệt chi tiêu và ký các tài liệu pháp lý Đồng thời, Phụ lục 5 cũng cần cung cấp hướng dẫn chi tiết về các quy trình này.
Đặt mua hàng hóa và dịch vụ và phê duyệt các đơn đặt hàng đó;
Phê duyệt các khoản thanh toán;
Phê duyệt các khoản tạm ứng cho nhân viên và các tổ chức bên ngoài;
Nhận các khoản tiền chuyển đến;
Sử dụng két và tiền mặt tại quỹ;
Kiểm tra và phê duyệt các sổ sách kế toán; và
Ký hợp đồng và các tài liệu pháp lý khác.
Phụ lục 5 cần được Ban chỉ đạo liên quan phê duyệt và kiểm tra hàng năm để đảm bảo tính cập nhật Ngoài ra, phụ lục này cũng phải quy định rõ đối tượng chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động khi người chịu trách nhiệm chính vắng mặt.
Các nguyên tắc sau cần được tuân thủ:
Không ai có quyền phê duyệt một giao dịch mà họ hoặc những thành viên trong gia đình 1 họ được hưởng lợi từ hoạt động này;
Cán bộ cấp dưới không được phê duyệt các khoản thanh toán cho các cán bộ quản lý; và
Giới hạn phân quyền cần được xác định rõ ràng, chẳng hạn như một cá nhân chỉ được phép phê duyệt các khoản tiền trong một mức nhất định hoặc chỉ cho phép thực hiện một số loại giao dịch cụ thể.
2.1.9.2 Phân nhiệm Để bảo vệ những người thực hiện các quy trình và để ngăn chặn các hành vi biển thủ tiền, Chương trình cần có sự phân nhiệm liên quan đến các nhiệm vụ khác nhau trong các quy trình quản lý tài chính Sự phân nhiệm cần được thực hiện một cách thích hợp nhất để đảm bảo rằng người đề xuất một giao dịch sau đó sẽ không phải là người phê duyệt chính giao dịch đó Một trong những trách nhiệm chính của Giám đốc Đơn vị là phê duyệt các giao dịch do kế toán đề xuất
Việc đối chiếu theo quy định của Bộ Tài chính là quá trình kiểm tra sổ sách kế toán để phát hiện và khắc phục các sai sót hoặc thiếu sót Để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong tài chính, các tài liệu cần được đối chiếu thường xuyên, không giới hạn trong một số tài liệu nhất định.
Mỗi quý, cần thực hiện đối chiếu với Kho bạc Nhà nước về các chi phí và ngân sách còn lại theo yêu cầu của Bộ Tài chính Báo cáo đối chiếu này phải được kế toán lập, Giám đốc đơn vị duyệt và Kho bạc Nhà nước thẩm tra.
Việc đối chiếu sổ tiền mặt với số tiền thực có tại quỹ là rất quan trọng trong kế toán Quá trình này cần được thực hiện vào cuối mỗi ngày có giao dịch tiền mặt và ít nhất một lần mỗi tuần Đồng thời, sổ tiền mặt cũng phải được đối chiếu với Sổ Cái ít nhất một lần trong tháng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Việc đối chiếu bảng lương và các bảng kê liên quan, bao gồm các khoản khấu trừ với các khoản thanh toán thực tế, là một quy trình quan trọng Để đảm bảo tính chính xác và minh bạch, quy trình này cần được thực hiện hàng tháng.
Để đảm bảo tính chính xác trong quản lý tài chính, cần đối chiếu tổng thu nhập với các khoản thu từ Kho bạc Nhà nước và các nguồn khác Việc đối chiếu này nên được thực hiện định kỳ hàng quý.
Thành viên trong gia đình bao gồm chồng hoặc vợ, cha mẹ, con cái, anh chị em ruột, anh chị em dâu hoặc rể, cùng với những người phụ thuộc khác.
Đối chiếu tổng chi tiêu với chi tiêu của từng hợp phần Việc đối chiếu này cần phải được thực hiện hàng tháng.
Cần thực hiện đối chiếu tổng chi phí mua tài sản cố định trong năm với tổng tài sản tăng trong năm được ghi nhận trong sổ tài sản cố định Việc này nên được thực hiện định kỳ hàng năm để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài sản.
Đối chiếu tổng tạm ứng theo sổ tạm ứng với danh sách các khoản tạm ứng Việc đối chiếu này phải được thực hiện hàng tháng.
Chống tham nhũng
Tất cả cá nhân tham gia vào các hoạt động của Chương trình, bao gồm nhân viên Chính phủ, nhân viên của Đối tác thực hiện và nhân viên hỗ trợ được trả lương từ ngân sách của Chương trình, đều có trách nhiệm báo cáo mọi vấn đề nghi ngờ hoặc trường hợp thực tế phát sinh liên quan đến chương trình.
- Sử dụng vốn sai mục đích;
- Các vụ án liên quan đến số lượng tiền lớn (các trường hợp này do Đại sứ quán quy định);
- Có khả năng thất thoát vốn;
- Các vấn đề ngoại trừ hoặc ý kiến phê bình trong các báo cáo kiểm toán; và
- Những vấn đề khác hoặc các trường hợp sử dụng vốn sai mục đích khác không được đề cập tại đây.
Chương trình này đảm bảo duy trì một hệ thống cho phép cá nhân báo cáo việc sử dụng vốn sai mục đích và hành vi lạm dụng quyền hạn đến tổ chức phù hợp Các trường hợp gian lận hoặc sử dụng vốn không đúng mục đích cần được thông báo đến các cơ quan chức năng.
Bộ Tài chính (Vụ Thanh tra Tài chính);
Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn; và
Đại sứ quán Đan Mạch.
Các báo cáo gửi tới Đại sứ quán Đan Mạch cần được chỉ định rõ ràng là gửi đến Tham tán Tài chính và Đại sứ Người gửi có thể gửi báo cáo qua đường bưu điện đến địa chỉ 19 Điện Biên Phủ, Hà Nội, hoặc qua email tại hamamb@um.dk Ngoài ra, báo cáo cũng có thể được thực hiện qua điện thoại theo số 04 823 1888, máy lẻ 124 (Tiếng Anh) hoặc 125 (Tiếng Việt) Đặc biệt, người gửi có thể giữ bí mật danh tính.
Một báo cáo cần bao gồm các thông tin sau:
- Bộ phận nào của tổ chức xảy ra việc sử dụng vốn sai mục đích;
- Miêu tả vụ việc, phạm vi của vụ việc và diễn biến của vụ việc;
Các bước đã được thực hiện bao gồm việc báo cáo cho công an, tiến hành kiểm tra kiểm toán, đình chỉ hoặc bãi nhiệm nhân viên, cũng như thực hiện các thay đổi cần thiết trong quy trình kiểm soát.
- Đánh giá trách nhiệm liên quan.
Các nguyên tắc chung
Ngân sách cho chương trình tài trợ giữa Đan Mạch và Việt Nam được quy định bằng VNĐ Mặc dù tổng ngân sách do Đại sứ quán tài trợ không được vượt quá giá trị cam kết bằng Cu-ron Đan Mạch (DKK), nhưng trách nhiệm giám sát giá trị cam kết này thuộc về Đại sứ quán, không phải chương trình.
Lập và phê duyệt ngân sách
Lập ngân sách tại cấp quốc gia
Ngân sách cần được phân chia rõ ràng giữa nguồn vốn từ nhà tài trợ và nguồn vốn đối ứng theo Văn kiện Chương trình Hơn nữa, ngân sách này phải được Ban chỉ đạo cấp quốc gia phê duyệt Quy trình phê duyệt ngân sách được minh họa qua sơ đồ dưới đây.
Khi một bước trong quy trình không nêu rõ thời điểm thì có nghĩa là thời điểm chưa được quy định.
Quy trình lập ngân sách hàng năm tại cấp quốc gia
Chính phủ ban hành chỉ đạo về lập ngân sách chậm nhất đến ngày 31 tháng 5
Bộ Tài chính ban hành hướng dẫn đến các tỉnh chậm nhất đến ngày 10 tháng 6
↓ Các hợp phần cấp quốc gia bắt đầu lập ngân sách trong tháng 6
Kế hoạch hoạt động và ngân sách được các đối tác xem xét và đưa ra nhận xét
Vụ Tài chính của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (Bộ NN&PTNT) có nhiệm vụ tổng hợp ngân sách và chuẩn bị các tài liệu ngân sách để trình xin phê duyệt.
↓ Ban Chỉ đạo Trung ương phê duyệt
Bộ NN&PTNT tổng hợp ngân sách cấp Tỉnh và cấp Quốc gia & gửi cho Bộ Tài Chính chậm nhất đến ngày 10 tháng 9
Bộ Tài chính phê duyệt
Trình ngân sách lên Thủ tướng Chính phủ chậm nhất đến ngày 20 tháng 11
↓ Trình ngân sách lên Quốc hội
Vụ Tài chính thuộc Bộ NN&PTNT phân bổ ngân sách được phê duyệt cho các hợp phần cấp quốc gia chậm nhất đến ngày 10 tháng 12
↓Các hợp phần cấp quốc gia bắt đầu các hoạt động
Quy trình ngân sách liên quan đến các yêu cầu cấp vốn bổ sung
Trong trường hợp cần bổ sung vốn ngoài ngân sách đã được phê duyệt theo Luật Ngân sách Nhà nước, Chương trình cần áp dụng quy trình bổ sung ngân sách theo quy định.
Trong giai đoạn khởi động, ngân sách Chương trình sẽ không được phê duyệt theo quy trình thông thường, do đó cần áp dụng quy trình phê duyệt ngân sách bổ sung cho giai đoạn này.
Ngân sách bổ sung được xây dựng dựa trên các tài liệu của chương trình và không phụ thuộc vào nguồn vốn hiện có trong ngân sách.
Vụ Tài chính của Bộ NN&PTNT tổng hợp các kế hoạch ngân sách bổ sung cho Hợp phần và các kế hoạch ngân sách bổ sung cho tỉnh (nếu có) để trình lên Ban chỉ đạo Sau khi Ban chỉ đạo phê duyệt, kế hoạch ngân sách sẽ được gửi đến Bộ NN&PTNT và Bộ Tài chính.
Bộ NN&PTNT cùng với Bộ Tài chính lập đề xuất cụ thể trình Thủ tướng Chính phủ xem xét.
↓ Thủ tướng Chính phủ phê duyệt kế hoạch ngân sách bổ sung và trình lên Ủy ban Thường vụ Quốc hội để xin phê duyệt
Chương trình có thể sử dụng tối đa 75% ngân sách bổ sung trước khi ngân sách được phê duyệt chính thức.
Lập ngân sách tại cấp tỉnh
Việc lập ngân sách cho các hoạt động cấp tỉnh cần tuân thủ quy trình theo Luật Ngân sách Nhà nước, Nghị định 60/2003/NĐ-CP và Thông tư 59/2003/TT-BTC Ngân sách phải được sự phê duyệt của Ban chỉ đạo cấp tỉnh liên quan.
Quy trình lập ngân sách tại cấp Tỉnh
Chính phủ ban hành chỉ đạo về lập ngân sách chậm nhất vào ngày 31 tháng 5
↓ Các phòng, ban thuộc Ủy ban nhân dân xã bắt đầu lập ngân sách vào tháng 6
↓ Ban tài chính xã chịu trách nhiệm tổng hợp ngân sách và lập tài liệu ngân sách để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt
↓ Ban tài chính xã trình ngân sách cấp xã lên Ủy ban Nhân dân xã phê duyệt
↓ Sau khi được Ủy ban Nhân dân xã phê duyệt, ngân sách được trình lên Ban tài chính huyện.
Thời gian trình báo cáo do Ủy ban Nhân dân Huyện quy định
↓Ban tài chính huyện thảo luận về ngân sách với Ủy ban Nhân dân xã
↓ Ban tài chính huyện tổng hợp toàn bộ ngân sách từ các xã và lập báo cáo ngân sách tổng hợp vào tháng 7
↓ Ban tài chính huyện trình ngân sách tổng hợp lên Ủy ban Nhân dân huyện phê duyệt
↓ Sau khi được Ủy ban Nhân dân huyện phê duyệt, báo cáo ngân sách tổng hợp sẽ được gửi cho
Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn tỉnh (“DARD”)
↓ DARD sẽ xem xét và tổng hợp toàn bộ ngân sách cấp huyện và trình lên cấp trên
↓ DARD sẽ trình ngân sách tổng hợp cho Sở Tài chính thuộc Ủy ban Nhân dân tỉnh
Sở Tài chính tỉnh sẽ xem xét và thực hiện những điều chỉnh cần thiết nhằm cân đối ngân sách
Sở tài chính tỉnh tổng hợp toàn bộ ngân sách cấp tỉnh và trình cho Ban Chỉ đạo Sau đó ngân sách này được gửi tới Bộ NN&PTNT
↓ Quy trình phê duyệt ngân sách sẽ giống như quy trình phê duyệt ngân sách Quốc gia (xem
Bộ NN&PTNN trình ngân sách đã được Quốc hội phê duyệt cho Hội đồng Nhân dân để phê duyệt chậm nhất là vào ngày 10 tháng 12 của năm trước
Bộ NN&PTNT gửi bản phân bổ ngân sách được duyệt cho DARD
↓ DARD lập phân bổ ngân sách chi tiết của Chương trình cho toàn tỉnh dựa trên ngân sách được duyệt
↓ DARD trình ngân sách sửa đổi dựa trên việc phân bổ ngân sách đã được phê duyệt cho Sở tài chính tỉnh
Sở tài chính tỉnh thông báo cho Kho bạc Nhà nước Tỉnh về việc phân bổ ngân sách chi tiết
↓ Kho bạc Nhà nước tỉnh ghi nhận thông tin về ngân sách chi tiết
DARD phân bổ ngân sách đã được phê duyệt cho các đơn vị cấp huyện, bao gồm các đơn vị tài chính và các đơn vị khác, tùy thuộc vào cơ cấu cụ thể của từng tỉnh.
↓ Ban tài chính huyện thông báo cho Kho bạc Nhà nước huyện về phân bổ ngân sách
Các đơn vị tài chính cấp huyện có trách nhiệm phân bổ ngân sách đã được phê duyệt cho các đơn vị cấp xã Thời hạn quyết toán toàn bộ ngân sách là ngày 31 tháng 12 hàng năm.
↓ Các đơn vị cấp Tỉnh/Huyện/Xã bắt đầu các hoạt động
Trong quy trình trên, đối với các bước không nêu rõ mốc thời gian thì cần hiểu rằng thời gian cụ thể chưa được xác định.
Quy trình lập ngân sách liên quan đến các yêu cầu về nguồn vốn bổ sung
Ngân sách bổ sung, vốn được yêu cầu sau khi quy trình lập ngân sách thông thường đã hoàn tất, cần được phê duyệt tại từng cấp chính quyền Điều này được nêu rõ trong mục 3.2.3 Tuy nhiên, ngân sách bổ sung không cần tổng hợp với các ngân sách khác và cũng không phải tuân theo thời gian biểu đã đề ra.
Định mức chi phí
Những định mức chi phí khác có thể áp dụng
Các văn bản phê duyệt khác với định mức chi phí cần được thu thập từ Bộ Tài chính hoặc Sở Tài chính tỉnh Tất cả những nội dung khác biệt đều phải có giải trình rõ ràng.
Phê duyệt ngân sách
Quá trình phê duyệt ngân sách
Ban Chỉ đạo trung ương và Ban chỉ đạo tỉnh cần phê duyệt ngân sách trước khi lập ngân sách nhà nước hàng năm Ngân sách sau đó được gửi đến Bộ NN&PTNT hoặc Ủy ban Nhân dân tỉnh để tổng hợp và trình lên Bộ Tài chính phê duyệt Khi Bộ Tài chính phê duyệt, ngân sách sẽ được trình lên Văn phòng Thủ tướng Chính phủ và Quốc hội để được phê duyệt chính thức.
Tất cả các khoản ngân sách cần phải được bộ phận tài chính kiểm tra kỹ lưỡng trước khi gửi lên cơ quan chủ quản xin phê duyệt Không có khoản thanh toán nào được phép thực hiện cho đến khi ngân sách được phê duyệt.
Tổng hợp ngân sách
Ngân sách của từng tỉnh, hợp phần hoặc đơn vị trong Chương trình cần được tổng hợp thành một ngân sách chung Việc tổng hợp này thuộc trách nhiệm của đơn vị điều phối được phân công, cụ thể là CCU.
Sửa đổi ngân sách
Theo quy định tại Việt Nam, ngân sách cần được điều chỉnh hàng năm để tối ưu hóa việc phân bổ nguồn vốn Chính phủ và nguồn tài trợ Mỗi lần điều chỉnh ngân sách phải được trình lên Ủy ban Nhân dân tỉnh (PPC) để xin phê duyệt, sau khi đã có sự chấp thuận từ Ban Chỉ đạo.
Bộ NN&PTNN sẽ giữ lại 30% ngân sách hàng năm làm quỹ dự phòng, cho phép điều chỉnh ngân sách mà không cần phê duyệt từ Ủy ban thường vụ Quốc hội Việc sử dụng quỹ này phải tuân thủ thỏa thuận với nhà tài trợ, và kế hoạch sử dụng quỹ dự phòng cần được Bộ Tài chính và Bộ NN&PTNN trình Thủ tướng để xin phê duyệt.
Thanh toán từ Đại sứ quán Đan Mạch
Đại sứ quán Đan Mạch sẽ thực hiện việc chuyển vốn bằng Đồng Việt Nam cho Kho bạc Nhà nước Trung ương hai lần mỗi năm Sau mỗi lần chuyển, Kho bạc Nhà nước Trung ương cần gửi giấy xác nhận đến Đại sứ quán Đan Mạch.
Sau đó, vốn của Chương trình được chuyển cho các đơn vị thực hiện thông qua Kho bạc Nhà nước.
Thanh toán từ Kho bạc Nhà nước
Kho bạc Nhà nước Trung ương và Kho bạc Nhà nước các tỉnh, huyện sẽ thanh toán các chi phí phát sinh cho các đối tác thực hiện Chương trình, dựa trên các phiếu chi đã được phê duyệt và gửi tới Kho bạc Nhà nước.
Kho bạc Nhà nước chỉ thực hiện giải ngân vốn dựa trên kế hoạch và ngân sách đã được phê duyệt gần nhất Những khoản chi phí vượt quá ngân sách hoặc định mức chi phí đã được chấp thuận sẽ không được thanh toán Các chứng từ kế toán cần thiết bao gồm kế hoạch dự án đã duyệt, bảng lương, hóa đơn, giấy biên nhận và hợp đồng.
Kho bạc Nhà nước Trung ương chỉ giải ngân vốn khi:
Hạng mục chi phí có trong kế hoạch chi tiết và dự toán chi phí đã được duyệt cho hợp phần quốc gia;
Hạng mục chi phí được xác định theo định mức chi phí trong các thông tư của chính phủ Trong trường hợp không có định mức cụ thể cho một loại chi phí, bộ phận có trách nhiệm sẽ phối hợp với Bộ Tài chính để tính toán và thống nhất một định mức chi phí phù hợp.
Có đầy đủ chứng từ kế toán cho khoản chi, đã được phê duyệt của người có thẩm quyền phê duyệt thanh toán (ví dụ chủ tài khoản).
Các khoản chi trả trực tiếp của Nhà tài trợ
Bộ Ngoại giao Đan Mạch sẽ chi trả trực tiếp các khoản thanh toán cho các Chuyên gia Tư vấn Quốc tế, bao gồm cả Cố vấn Kỹ thuật ngắn hạn và dài hạn Những khoản thanh toán này không được đưa vào hệ thống báo cáo tài chính định kỳ, nhưng hàng quý, một bản tóm tắt sẽ được cung cấp cho Ban Điều phối Trung ương và các ban quản lý cấp tỉnh CCU và các PMU có trách nhiệm ghi chép các khoản thanh toán để phục vụ báo cáo cho Ban Chỉ đạo liên quan nhằm mục đích giám sát Ngoài ra, CCU và các PMU cần thông báo cho Đại sứ quán Đan Mạch về bất kỳ sự chênh lệch nào giữa nội dung công việc được lập hóa đơn và công việc thực tế đã triển khai.
Giới hạn sử dụng vốn
Ban Quản lý Chương trình ở tất cả các cấp, từ quốc gia đến thôn bản, phải đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt các giới hạn sử dụng vốn Việc không tuân thủ hướng dẫn của Chương trình có thể dẫn đến hậu quả phải hoàn trả các khoản vốn đã sử dụng sai mục đích.
Tài khoản ngân hàng
Vốn cho Chương trình sẽ được chuyển vào tài khoản tại Kho bạc Nhà nước Trung ương, sau đó sẽ được phân bổ cho các tỉnh qua các tài khoản tại Kho bạc Nhà nước cấp tỉnh hoặc cấp huyện.
Lãi tiền gửi ngân hàng
Chương trình không được nhận lãi tiền gửi ngân hàng vì vốn được gửi trong các tài khoản không tính lãi tại Kho bạc Nhà nước
Trừ khi có thỏa thuận khác, mọi khoản lãi từ tài khoản ngân hàng đều phải được hoàn trả cho Đại sứ quán Đan Mạch vào cuối năm tài chính Đồng thời, lãi suất từ tiền gửi ngân hàng cần được ghi chép rõ ràng trong sổ sách kế toán.
Vốn chưa sử dụng
Vốn chưa sử dụng của Chương trình trong năm hiện tại sẽ tự động được chuyển sang năm tiếp theo, và số vốn này sẽ được bổ sung vào ngân sách đã được phê duyệt cho năm sau Ban Chỉ đạo cũng có thể quyết định hình thức sử dụng số vốn này.
Vốn không sử dụng sau khi kết thúc Chương trình cần được hoàn trả cho Đại sứ quán Đan Mạch, hoặc nếu hiệp định được gia hạn, khoản vốn này sẽ được tích hợp vào các khoản tài trợ tiếp theo.
Hướng dẫn chung
Dù chưa có quy định hay thông tư cụ thể từ chính phủ về việc thanh toán cho các nhà cung cấp, các đơn vị thực hiện Chương trình cần tuân thủ các thông lệ tiên tiến được công nhận rộng rãi trong khả năng có thể.
Các khoản thanh toán phải tuân theo điều khoản hợp đồng Nếu hợp đồng không quy định rõ thời gian thanh toán, các khoản thanh toán cần được thực hiện trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận hóa đơn và các chứng từ liên quan đến chi phí hợp lệ, tùy thuộc vào sự kiểm tra của Kho bạc Nhà nước.
Toàn bộ hàng hóa cần được kiểm tra trước khi được chấp nhận và được thanh toán.
Các báo cáo tư vấn hay kết quả đầu ra của các dịch vụ khác phải được Chương trình phê duyệt trước khi việc thanh toán được thực hiện.
Chi phí hợp lệ
Trước khi phê duyệt thanh toán, yêu cầu tối thiểu đối với Ban Quản lý Chương trình là phải kiểm tra đảm bảo rằng:
Chi phí liên quan đến các mục đích và hoạt động của Chương trình;
Hoạt động đã được Ban Quản lý Chương trình phê duyệt (ví dụ, trong kế hoạch hoạt động thường niên);
Chi phí được ký duyệt bởi người có thẩm quyền của đơn vị và việc ký duyệt đó thuộc đúng thẩm quyền của người đó;
Các chi phí phục vụ cho các mục tiêu của Chương trình;
Giá trị và giải trình của chi phí hợp lý;
Chi phí có trong các kế hoạch hoạt động và ngân sách;
Có đủ chứng từ chứng minh cho khoản thanh toán; và
Giá trị thanh toán phù hợp với định mức chi phí liên quan (xem Mục 3.3).
ARD SPS sẽ chi trả cho các chi phí sau như một phần của kế hoạch công tác hàng năm:
Chi phí ô tô cho cố vấn, bao gồm chi phí bảo dưỡng, bảo hiểm & xăng ;
Chi phí kiểm toán tài chính và kiểm toán “đáng giá đồng tiền”
Nguồn vốn tài trợ không được sử dụng cho các hoạt động theo ngân sách đã phê duyệt hoặc thỏa thuận giữa Ban quản lý Chương trình và Chính phủ Đan Mạch sẽ phải được hoàn trả cho Chính phủ Đan Mạch Quyết định về việc hoàn trả và thời điểm hoàn trả sẽ do Ban Điều phối đưa ra.
Việc phân bổ và sử dụng các nguồn vốn chưa phân bổ cần phải được Ban Giám sát phê duyệt bằng văn bản trước Tuy nhiên, Ban Chỉ đạo có quyền phê duyệt việc sử dụng các khoản dự phòng.
Thanh toán
Ban Quản lý Chương trình chịu trách nhiệm nộp các tài liệu sau cho Kho bạc Nhà nước để kiểm tra và thanh toán cho các nhà cung cấp:
Đề xuất chi tiết về hoạt động được Ban chỉ đạo phê duyệt;
Hợp đồng ký với các nhà cung cấp;
Biên bản nghiệm thu/bàn giao được ký bởi các bên liên quan; và
Đề nghị thanh toán theo mẫu của Kho bạc Nhà nước.
Tổng giá trị thanh toán không được vượt quá giá trị ước tính được duyệt
Kho bạc Nhà nước có trách nhiệm hoàn thành công tác kiểm tra trong thời gian năm ngày làm việc và thực hiện các khoản thanh toán theo quy định của Luật Ngân sách Nhà nước.
Lương và chi phí nhân viên
Hệ thống chấm công là cần thiết để theo dõi thời gian làm việc, làm cơ sở tính lương cho nhân viên và chi phí cho các chuyên gia tư vấn Bảng lương phải nêu rõ cách tính lương cùng các khoản khấu trừ như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội và thuế thu nhập cá nhân, và cần được cấp quản lý phù hợp kiểm tra và phê duyệt.
Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài chính là văn bản hướng dẫn chính về hạch toán kế toán cho các đơn vị hành chính sự nghiệp Bài viết dưới đây sẽ trình bày các nghiệp vụ kế toán chủ yếu mà các đơn vị này cần tuân thủ.
Đồng tiền hạch toán
Đồng tiền hạch toán của Chương trình là Đồng Việt Nam (“VNĐ”) Các báo cáo gửi cho nhà tài trợ phải được trình bày bằng VNĐ.
Hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán (CoA) phải được thiết lập dựa trên Hệ thống Kế toán Việt Nam dành cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, theo quy định của Bộ Tài chính trong Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006.
Theo Quyết định của Bộ Tài chính, tất cả các giao dịch cần được ghi nhận theo mã số của ARDSPS trong Ngân sách Nhà nước.
Phần mềm kế toán
Chương trình cần lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu hạch toán và báo cáo Chi tiết về các yêu cầu báo cáo của Chương trình được nêu rõ trong mục 8.
Các tỉnh nên tận dụng các phần mềm kế toán hiện có theo danh mục của Ngân sách Nhà nước để nâng cao hiệu quả công tác kế toán.
Cơ sở kế toán
Chương trình kế toán dồn tích cho phép lập báo cáo tài chính dựa trên nguyên tắc dồn tích, giúp người đọc hiểu rõ về các nguồn thu trong kỳ, mục đích chi tiêu đã phát sinh và số dư quỹ tại thời điểm báo cáo.
Thu nhập
Thu nhập dưới hình thức các khoản chi trả trực tiếp cho bên thứ ba
Một số chi phí có thể được Đại sứ quán Đan Mạch chi trả trực tiếp, như các khoản thanh toán cho chuyên gia tư vấn quốc tế, nhưng không được ghi nhận trong hệ thống chính phủ Để giám sát ngân sách, ban quản lý Chương trình tại CCU cần thu thập thông tin chi tiết về các khoản thanh toán do Đại sứ quán thực hiện để trình bày các tài khoản hợp nhất cho Ban Chỉ đạo.
Thu nhập từ lãi tiền gửi Ngân hàng
Chương trình không thu được tiền lãi do vốn được giữ tại Kho bạc Nhà nước Tuy nhiên, nếu vốn được gửi vào tài khoản trả lãi tại ngân hàng thương mại, tiền lãi phát sinh sẽ được ghi nhận là khoản phải trả cho Đại sứ quán Đan Mạch, không phải là thu nhập tiền lãi.
Thu nhập khác
Thu nhập khác, như thu nhập từ bán hồ sơ đấu thầu, được ghi nhận khi Chương trình thực nhận tiền Kế toán cần cập nhật sổ tiền mặt và Sổ cái ngay khi nhận tiền từ các hoạt động này Đồng thời, việc lập các sổ phụ là cần thiết để cán bộ quản lý và các cán bộ khác có thể theo dõi và hiểu rõ bản chất của các khoản thu nhập khác có giá trị lớn.
Đóng góp bằng hiện vật
Chương trình chấp nhận các đóng góp hiện vật từ các đối tác địa phương và các cơ quan khác thay vì tiền mặt Những đóng góp này mang lại lợi ích cho chương trình và được ghi nhận dựa trên giá trị danh nghĩa của chúng.
Chi phí
Chi phí
Chi phí cần được ghi nhận vào thời điểm thanh toán được thực hiện, khi Chương trình nhận thông báo từ Kho bạc Nhà nước về việc phê duyệt khoản chi, hoặc khi một khoản phải trả được ghi nhận.
Chi phí do các bên khác trả hộ Chương trình
Chi phí sẽ được ghi nhận khi Chương trình nhận các tài liệu liên quan như hợp đồng, bảng lương, hóa đơn, giấy báo ngân hàng hoặc thông báo chính thức từ nhà tài trợ.
Các khoản phải trả
Các khoản phải trả được ghi nhận:
khi nhận được hóa đơn liên quan đến số hàng hóa và dịch vụ đã nhận, và
khi phát sinh chi phí lương và các khoản thuế, bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế liên quan.
Tài sản cố định
Khấu hao tài sản cố định
Tài sản cố định được quản lý và tính khấu hao hàng năm theo Quyết định 351/TC-QĐ-CĐKT ngày 22 tháng 5 năm 1997 của Bộ Tài chính, quy định về chế độ quản lý, sử dụng và tính hao mòn tài sản cố định trong các đơn vị hành chính sự nghiệp.
Tạm ứng
Tạm ứng cho nhân viên
Các khoản chi cho nhân viên, như chi phí đi công tác, được ghi nhận là tạm ứng khi thực hiện Giao dịch này chỉ ảnh hưởng đến báo cáo số dư quỹ và bảng cân đối kế toán.
Chi phí được ghi nhận khi kế toán nhận các chứng từ như hóa đơn, bảng lương, phiếu chi hoặc giấy biên nhận Lúc này, khoản tạm ứng sẽ được quyết toán.
Tạm ứng cho các nhà thầu
Các khoản tạm ứng cho nhà thầu được ghi nhận là khoản phải thu.
Tiền mặt tại quỹ
Kế toán phải duy trì sổ tiền mặt để theo dõi số tiền có trong quỹ Các biến động tiền mặt sẽ được ghi chép trong sổ tiền mặt và các tài khoản liên quan trên Sổ cái Để biết thêm chi tiết về cách quản lý tiền mặt tại quỹ, vui lòng tham khảo mục 7.2.2.
Tiền gửi ngân hàng/Kho bạc Nhà nước
Kế toán cần duy trì sổ tiền gửi ngân hàng để theo dõi các giao dịch tiền gửi tại ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước Sổ này được cập nhật dựa trên các giấy báo thanh toán và biên nhận mà ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước cung cấp.
Xem hướng dẫn cụ thể về quản lý tiền gửi ngân hàng tại mục 7.2.
Hạch toán thuế GTGT
Các hợp phần cấp tỉnh
Đối với các hợp phần cấp tỉnh, thuế GTGT phát sinh sẽ được ghi nhận là chi phí của Chương trình và không được miễn thuế.
Nguồn vốn tài trợ cho hợp phần trung ương cần được miễn thuế Vụ KH&CN, Bộ NN&PTNT và Viện Chính sách và Chiến lược phát triển nông nghiệp và nông thôn phải chuẩn bị báo cáo chi phí, báo cáo này cần được Kho bạc Nhà nước phê duyệt Sau khi bản báo cáo chi phí được phê duyệt, nó sẽ được gửi đến các cơ quan thuế để yêu cầu hoàn lại thuế cho hàng hóa và dịch vụ được tài trợ từ nguồn viện trợ nước ngoài.
Chương trình cần mở một tài khoản kế toán riêng để ghi nhận thuế GTGT phát sinh và một tài khoản khác để ghi nhận thuế GTGT được hoàn lại Khi nhập hóa đơn vào hệ thống tài chính, giá trị hóa đơn không bao gồm thuế GTGT sẽ được hạch toán vào tài khoản chi phí phù hợp, trong khi phần thuế GTGT sẽ được hạch toán vào tài khoản thuế GTGT phát sinh.
Khi xin hoàn thuế GTGT, kế toán cần ghi Có tài khoản thuế GTGT phát sinh và ghi Nợ tài khoản thuế GTGT được hoàn lại Theo quy định của Việt Nam, hồ sơ đề nghị hoàn thuế GTGT phải được nộp cho cơ quan thuế trong vòng ba tháng kể từ ngày ghi trên hóa đơn.
Khi nhận được một khoản thuế GTGT được hoàn lại, kế toán ghi Có tài khoản thuế GTGT được hoàn lại (và ghi Nợ tài khoản tiền mặt).
Số dư tài khoản thuế GTGT tại thời điểm lập báo cáo phản ánh số thuế GTGT chưa yêu cầu hoàn lại, trong khi số dư tài khoản thuế GTGT được hoàn lại thể hiện số thuế GTGT đã yêu cầu nhưng chưa được hoàn.
Bất kỳ khoản thuế GTGT nào không được hoàn lại sau một năm sẽ được chuyển vào tài khoản chi phí lỗ thuế GTGT.
7 Quản lý Tài chính và Tài sản
Tài sản cố định
Sổ tài sản cố định
Chủ tịch UBND tỉnh hoặc Viện trưởng cần đảm bảo rằng các thiết bị mua từ nguồn vốn tài trợ của Đan Mạch sẽ được sử dụng cho các hoạt động của ARD SPS trong suốt thời gian thực hiện Chương trình.
Tất cả tài sản cố định của Chương trình cần được dán nhãn với mã số nhận dạng riêng và ghi vào Sổ tài sản cố định (mẫu C53-HO) theo Quyết định 19/2006-QĐ-BTC Sổ tài sản cố định phải bao gồm thông tin về tên tài sản, mô tả ngắn gọn, mã tài sản, ngày mua, giá mua, nơi sử dụng, người chịu trách nhiệm và tình trạng của tài sản.
Sổ tài sản cố định cần được cập nhật ngay khi có sự thay đổi về tài sản hoặc tình trạng của chúng, cũng như khi kết quả kiểm kê cho thấy thông tin trong sổ không chính xác.
Sử dụng và bảo trì tài sản cố định
Mỗi đơn vị phải đảm bảo rằng trang thiết bị và công cụ mua sắm bằng tiền của Chương trình được sử dụng đúng mục đích và được kiểm soát bảo trì hợp lý Điều này áp dụng cho cả tài sản cố định và vật tư tiêu hao, ngay cả khi không có yêu cầu chính thức về ghi chép hàng hóa tồn kho đối với vật tư tiêu hao.
Người chịu trách nhiệm cho tài sản theo Sổ tài sản cố định phải hoàn toàn đảm nhận việc sử dụng và bảo trì tài sản Khi tài sản bị mất hoặc hư hỏng, họ cần thông báo ngay cho giám đốc hợp phần hoặc chương trình cấp tỉnh Giám đốc có quyền xác định mức trách nhiệm của cá nhân liên quan đến tài sản hư hỏng, mất mát hoặc sử dụng sai mục đích, và quyết định mức độ đền bù toàn bộ hoặc một phần Ngoài ra, mọi vụ mất cắp cần được báo cáo cho công an hoặc các cơ quan có thẩm quyền, bao gồm cả Đại sứ quán Đan Mạch.
Kiểm kê tài sản cố định
Tài sản cố định cần được kiểm kê ít nhất một lần mỗi năm, lý tưởng là vào ngày 31 tháng 12 hoặc gần thời điểm này Giám đốc các đơn vị có thể xem xét việc kiểm kê thường xuyên hơn cho tài sản cố định và các tài sản dễ bị lấy, bao gồm cả kiểm kê đột xuất, khi cần thiết Những tài sản dễ bị lấy thường là những tài sản có giá trị trên 1 triệu VNĐ, có thể cầm tay và có giá bán lại tương đương với nguyên giá của chúng, chẳng hạn như điện thoại di động, USB, và các thiết bị tương tự.
Biên bản kiểm kê là tài liệu quan trọng ghi nhận hiện trạng vật chất của các tài sản được kiểm kê Tài liệu này cần được nhân viên kiểm kê lập và ký xác nhận, sau đó Giám đốc đơn vị thực hiện kiểm tra và phê duyệt Biên bản kiểm kê cũng là một phần không thể thiếu trong báo cáo tài chính hàng năm.
Bảo hiểm tài sản cố định
Tất cả phương tiện vận chuyển trong Chương trình cần được bảo hiểm theo luật pháp và quy định của Việt Nam Ngoài ra, Chương trình nên xem xét việc mua bảo hiểm cho các tài sản có giá trị lớn (trên 10 triệu VNĐ) nếu chi phí bảo hiểm hợp lý.
Thanh lý/chuyển giao tài sản
Chương trình cần lập biên bản thanh lý tài sản cố định cho từng trường hợp cụ thể Những biên bản này là một phần không thể thiếu trong các báo cáo tài chính định kỳ, tuân thủ theo quy định tại Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30 tháng 3 năm 2006.
Tất cả các trường hợp thanh lý tài sản cố định trong thời gian hoạt động của Chương trình phải được Giám đốc đơn vị phê duyệt Số tiền thu được từ việc thanh lý tài sản sẽ được ghi nhận là thu nhập khác của đơn vị thực hiện.