LÀM THẾ NÀO ĐỂ BẮT ĐẦU SỬ DỤNG
Khởi động SmartBooks Project Financial 2013
► Khởi động từ màn hình nền của Windows
Sau khi cài đặt thành công, biểu tượng chương trình sẽ xuất hiện trên màn hình Desktop Để khởi động chương trình NSD, người dùng chỉ cần nhấn đúp chuột vào biểu tượng hoặc có thể khởi động thông qua menu hệ thống của Windows theo hướng dẫn dưới đây.
► Khởi động từ hệ thống menu của Windows
Nhấn chuột vào nút
Chọn mục >
Nhấn chuột vào biểu tượng chương trình
Tạo cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu (CSDL) là nơi lưu trữ toàn bộ số liệu kế toán, có thể bao gồm dữ liệu của một hoặc nhiều năm Việc thao tác với CSDL thường được thực hiện khi bắt đầu sử dụng phần mềm hoặc khi cần chuyển đổi số liệu sang một CSDL khác.
Chọn cách tạo CSDL: Nhấn chuột vào menu Hệ thống chọn chức năng Tạo CSDL, xuất hiện hộp hội thoại:
Thông tin chi tiết trên hộp thoại:
Tạo mới Tạo mới một CSDL chưa có thông tin về số liệu kế toán.
Từ dữ liệu năm trước: Tạo CSDL dữ liệu có danh mục và số dư từ năm trước chuyển sang
CSDL cũ: Chỉ ra đường dẫn tới CSDL cũ trong trường hợp tạo CSDL từ năm trước
Thiết lập CSDL: Nhấn chuột vào nút để tiếp tục việc tạo CSDL, xuất hiện hộp thoại:
Thông tin chi tiết trên hộp thoại:
Thư mục chứa cơ sở dữ liệu (CSDL) thông thường của chương trình được thiết lập với giá trị mặc định là KETOANXXXX, trong đó XXXX đại diện cho năm kế toán hiện tại Đường dẫn lấy giá trị mặc định cho thư mục này là: :\SmartBooks Project.
Diễn giải về CSDL Là thông tin mô tả tóm tắt về CSDL, ví dụ: Số liệu kế toán năm2013
Thư mục chứa hồ sơ được mặc định là HOSO XXXX, trong đó XXXX là năm kế toán hiện tại Đường dẫn mặc định cho thư mục này là :\SmartBooks Project.
Nhập các thông tin chi tiết trên hộp hội thoại.
Thiết lập năm kế toán: Nhấn chuột vào nút để tiếp tục việc tạo CSDL, xuất hiện hộp hội thoại
Thông tin chi tiết trên hộp thoại:
Ngày bắt đầu hạch toán Là ngày bắt đầu nhập số liệu kế toán, ngày này có thể là ngày bắt đầu của một tháng bất kỳ trong năm.
Tháng bắt đầu năm tài chính
Là tháng bắt đầu niên độ kế toán theo qui định về báo cáo tài chính, thông thường là tháng 1 (niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 đến 31/12)
Nhập các thông tin chi tiết trên hộp hội thoại.
Khai báo thông tin về đơn vị: Nhấn nút xuất hiện hộp hội thoại:
Thông tin chi tiết trên hộp thoại:
Mã đơn vị là mã số được sử dụng để tổng hợp dữ liệu từ các tiểu dự án lên dự án chính, đặc biệt áp dụng cho các dự án lớn với cấu trúc quản lý phân cấp qua nhiều tiểu dự án nhỏ.
Tên và địa chỉ của đơn vị được lấy mặc định từ thông tin giấy phép bản quyền và không thể được người sử dụng điều chỉnh.
Số điện thoại Số điện thoại của đơn vị.
Fax Số fax thoại của đơn vị.
Mã số thuế Mã số thuế của đơn vị.
Tài khoản Tài khoản cấp phát ngân sách cho các dự án sử dụng tiền Ngân sách Nhà nước tại Kho bạc.
Kho bạc Tên Kho bạc mở tài khoản cấp phát.
Nhập các thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Các thông tin này có thể sửa lại được sau khi nhập tại hộp hội thoại này.
Hoàn thành việc tạo lập CSDL: Nhấn vào nút , xuất hiện hộp thoại:
Nhấn vào nút để hoàn thành việc tạo CSDL
Bắt đầu làm việc với SmartBooks Project Financial 2013
Để bắt đầu sử dụng chương trình, người dùng cần mở cơ sở dữ liệu (CSDL) để nhập số liệu kế toán phát sinh Thông thường, chương trình sẽ tự động truy cập vào CSDL đã được tạo.
Hệ thống ban đầu sử dụng tên người sử dụng là ADMIN và mật khẩu để trống Người sử dụng chỉ cần nhấn vào nút để truy cập vào hệ thống.
► Trong trường hợp cần lựa chọn CSDL để mở cách thao tác như sau
Vào Menu Hệ thống chọn Mở CSDL
Nhấn chuột vào nút
Chọn tên CSDL cần mở (Đã tạo ở trên) hoặc DATADEMO (Dữ liệu dùng thử của phần mềm), nhấn chuột vào Smarkbook.dbc rồi nhấn OK.
Sau khi truy nhập thành công, xuất hiện màn hình chính của chương trình, gồm 6 Men u: Hệ thống, Soạn thảo, Danh mục, Chứng từ, Cửa sổ và Trợ giúp:
Các thao tác chung khi sử dụng SmartBooks Project Financial 2013
Menu Hệ thống :bao gồm các chức năng về CSDL như: Tạo CSDL, Mở CSDL, Đóng
CSDL; Ngày hạch toán, Thông tin về CSDL, Thông tin về dự án, Tùy chọn, Người dùng, In báo cáo, và Kết thúc để thoát khỏi chương trình.
Menu Soạn thảo cung cấp các chức năng hữu ích cho việc chỉnh sửa văn bản, bao gồm Bỏ làm, Làm lại, Cắt, Sao chép, Dán, Chọn tất và Tìm kiếm, giúp người dùng dễ dàng thao tác trong các hộp hội thoại.
Menu Danh mục cho phép người dùng khai báo số liệu kế toán ban đầu và thiết lập hệ thống các danh mục cần thiết để cập nhật chứng từ kế toán, bao gồm hệ thống tài khoản, nguồn vốn, dự án, hợp đồng, nhà cung cấp, vật tư và tài sản.
Menu Chứng từ bao gồm các chức năng hỗ trợ cập nhật chứng từ kế toán liên quan đến ngân sách, tiền mặt, tiền gửi, vật tư, tài sản cố định, tiền lương và chứng từ chung.
Menu Cửa sổ cho phép người dùng quản lý các cửa sổ đang mở một cách linh hoạt, bao gồm các tùy chọn như xếp lớp, dàn phẳng hoặc đóng tất cả cửa sổ Người dùng có thể chọn cửa sổ cụ thể để tiếp tục công việc một cách hiệu quả.
Menu Trợ giúp cung cấp các chức năng hỗ trợ người dùng, giúp tra cứu những vấn đề gặp phải trong quá trình sử dụng chương trình Cửa sổ trợ giúp được thiết kế bằng tiếng Việt, tuân thủ các tiêu chuẩn giao diện của Windows 9x, 2000, NT và XP, nên rất dễ sử dụng và học hỏi Các ý nghĩa và thao tác cho từng chức năng sẽ được hướng dẫn chi tiết trong các chương tiếp theo của tài liệu.
Phần này sẽ hướng dẫn các nút chức năng được sử dụng chung trong chương trình bao gồm:
Nút “Thêm”: Thêm 1chứng từ, 1danh mục, 1bản ghi ; có thể dùng phím Ctrl+N trên bàn phím.
Nút “Thêm từ”: Thêm một chứng từ giống một chứng từ khác hoặc chính nó.
Nút “Sửa”: Sửa chứng từ, danh mục đã cất giữ; có thể dùng phím Ctrl+E trên bàn phím.
Nút “Lưu”: Lưu thông tin khi nhập chứng từ, danh mục; có thể dùng phím Ctrl+S trên bàn phím.
Nút “Bỏ ghi sổ”/ “Ghi sổ”: Dùng để ghi/bỏ ghi chứng từ vào sổ
Nút “Xóa” : Xóa một chứng từ, danh mục; có thể dùng phím Ctrl+D trên bàn phím.
Nút “Hoãn”: Huỷ bỏ những thay đổi.
Nút “Đóng”: Đóng hộp hội thoại đang mở; có thể dùng phím Ctrl+F4 trên bàn phím.
Nút "Trước" : Xem chứng từ đứng trước ; có thể dùng phím
Ctrl+Page Up trên bàn phím.
Nút "Sau": Xem chứng từ đứng sau ; có thể dùng phím Ctrl+Page
Nút "Tìm": Dùng để tìm kiếm chứng từ; có thể dùng phím Ctrl+F trên bàn phím.
Nút “In”: Dùng để xem, in chứng từ, in theo mẫu tự chọn và xuất khẩu dữ liệu.
Nút “Hồ sơ”: Hiển thị ảnh thuộc hồ sơ đang chọn
Nút “Kê”: Liệt kê những chứng từ theo từng loại chứng từ.
Nút “Mẫu”: Dùng để thay đổi mẫu của chứng từ, thêm/bớt các cột hiển thị.
3 Các thao tác chung khi sử dụng danh mục
Trước khi cập nhật chứng từ, người sử dụng cần khai báo các danh mục liên quan như nguồn vốn, dự án, hợp đồng, nhà cung cấp, nhân viên, vật tư và tài sản Tất cả các khai báo này được thực hiện trong Menu Danh mục Cách thao tác trên từng chức năng trong Menu Danh mục là tương tự nhau.
► Cách thêm mới một dòng trong danh mục
Vào Menu Danh mục nhấn chuột trái vào danh mục cần thêm.
Nhấn chuột trái vào nút xuất hiện hộp hội thoại để nhập các thông tin chi tiết về danh mục đang khai báo.
Nhập các thông tin trên hộp hội thoại: Mã, Tên,
Nhấn chuột trái
► Ví dụ để thêm mới một khách hàng thao tác như sau
Vào Danh mục\Khách hàng\Khách hàng.
Nhấn chuột vào nút xuất hiện hộp hội thoại Chi tiết khách hàng Hộp hội thoại này gồm 02 trang: Trang Thông tin chung, Trang Công nợ.
Nhập các thông tin trên trang Thông tin chung: Mã KH, Tên, Địa chỉ, Quan màn hình Công nợ khai báo Số TK ngân hàng, Nơi mở,
Kết thúc việc khai báo khách hàng nhấn chuột vào nút >
► Cách sửa một dòng trong danh mục
Vào Menu Danh mục chọn loại danh mục cần sửa.
Nhấn chuột trái vào dòng cần sửa trong danh sách.
Nhấn chuột trái vào nút
Thực hiện việc sửa đổi thông tin và nhấn >
►Ví dụ để sửa lại tên của một khách hàng đã khai báo, thao tác như sau:
Vào Danh mục\Khách hàng\Khách hàng
Nhấn chuột trái vào khách hàng cần sửa lại tên.
Nhấn chuột trái vào nút xuất hiện hộp thoại Chi tiết khách hàng.
Sửa lại tên của khách hàng và nhấn >
► Cách xóa một dòng trong danh mục
Chương trình cho phép xóa các danh mục đã khai báo, tuy nhiên chỉ xóa được các danh mục có điều kiện sau:
Danh mục hình cây cần phải được trình bày một cách chi tiết nhất, trong đó không bao gồm bất kỳ danh mục con nào Chẳng hạn, không thể xóa tài khoản 111 - Tiền mặt vì tài khoản này chứa tài khoản con 1111 - Tiền Việt Nam.
Chưa được sử dụng trong các chứng từ hoặc các khai báo liên quan.
► Thao tác xóa dòng trong danh mục như sau
Vào Menu Danh mục nhấn chuột trái vào loại danh mục cần xóa.
Nhấn chuột trái vào danh mục cần xóa trong danh sách.
Nhấn chuột trái vào nút
Xuất hiện Cảnh báo xóa: Bạn có đồng ý xóa bản ghi hiện tại, nhấn .
► Ví dụ muốn xóa một khách hàng đã khai báo, thao tác như sau
Vào \\Danh mục\Khách hàng\Khách hàng.
Nhấn chuột trái vào khách hàng cần xóa.
Nhấn chuột trái vào nút
Xuất hiện Cảnh báo xóa nhấn .
4 Các thao tác chung khi nhập chứng từ
Số liệu kế toán phát sinh được nhập trong Menu Chứng từ: phiếu thu, phiếu chi, Giấy báo
Nợ, Giấy báo Có, Thao tác chung khi nhập số liệu trong Menu Chứng từ như sau:
Vào Menu Chứng từ chọn chuột trái vào loại chứng từ cần thêm.
Nhấn chuột vào nút
Nhập các thông tin chi tiết trên chứng từ: Số CT, ngày CT, ngày HT, TKNợ, TKCó,
Nhấn chuột vào nút
► Ví dụ muốn thêm một phiếu thu thao tác như sau
Vào \\Nghiệp vụ\Phiếu thu.
Nhấn chuột trái vào nút
Nhập thông tin cần thiết trên phiếu thu bao gồm Mã, Tên người nộp tiền, số phiếu thu, ngày phát hành phiếu thu, ngày hạch toán, số tiền, tài khoản Nợ, tài khoản Có và diễn giải.
Nhấn chuột vào nút
Cách sửa chứng từ như sau:
Vào Menu Chứng từ chọn chuột vào loại chứng từ cần sửa.
Tìm đến chứng từ cần sửa bằng nút , hoặc có thể dùng nút
Nhấn chuột vào nút
Nhấn chuột vào nút
Sửa lại các thông tin trên chứng từ.
Nhấn chuột vào nút
►Ví dụ Để sửa thông tin trên phiếu thu, thao tác như sau
Vào \\Nghiệp vụ\Phiếu thu.
Tìm đến phiếu thu cần sửa bằng nút , hoặc có thể dùng nút
Nhấn chuột vào nút
Sửa lại thông tin trên phiếu thu.
Nhấn chuột vào nút
Vào Menu Chứng từ chọn loại chứng từ cần xóa.
Tìm đến chứng từ cần xóa bằng nút , hoặc có thể dùng nút Tìm
Nhấn chuột trái vào nút .
Xuất hiện Cảnh báo xóa:
Nhấn chuột trái vào nút .
► Ví dụ muốn xóa phiếu thu thao tác như sau
Vào menu \\Nghiệp vụ\Phiếu thu
Dùng nút , > để tìm đến phiếu thu cần xóa.
Nhấn chuột vào nút
Xuất hiện Cảnh báo xóa: Bạn có đồng ý xóa chứng từ này không, chọn .
Người dùng có thể tìm kiếm chứng từ dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau, bao gồm số chứng từ, ngày chứng từ, loại chứng từ như phiếu thu, phiếu chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có, cũng như loại tiền, tài khoản nợ và tài khoản có Bên cạnh đó, người dùng còn có thể lọc theo số tiền, vật tư, khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, phòng ban, chương, loại khoản, Nhóm/tiểu nhóm, Mục/tiểu mục, khoản chi, nguồn vốn, dự án, hợp đồng, tài sản và công việc.
Để tìm kiếm chứng từ, bạn vào phần Soạn thảo và nhấn nút trên tất cả các hộp hội thoại trong Menu Chứng từ, sau đó hộp thoại Tìm kiếm chứng từ sẽ xuất hiện.
Chọn trường tìm kiếm trong danh sách Trường của chương trình.
Gõ vào giá trị tìm kiếm và nhấn vào nút
Muốn xem trực tiếp chứng từ nhấn chuột vào nút Xem chứng từ
In danh sách chứng từ vừa tìm được bằng nút In danh sách
► Ví dụ muốn tìm các chứng từ có TK Nợ là 1111, thao tác như sau
Vào Soạn thảo\Tìm kiếm.
Chọn vào trường tìm kiếm là “Tài khoản Nợ”.
Gõ vào giá trị tìm là 1111 rồi nhấn vào nút .
Danh sách các chứng từ có TK Nợ là 1111 sẽ được hiển thị ở bảng phía dưới.
NSD có thể tìm kiếm các danh mục đã khai báo bằng nút hiển thị trên hộp hội thoại của các danh mục.
Trong hộp hội thoại của danh mục đang mở nhấn nút Gõ vào giá trị cần tìm.
Nhấn chuột vào nút trên hộp hội thoại Tìm kiếm.
► Ví dụ trong hộp hội thoại Hệ thống TK muốn tìm đến TK 111 thao tác như sau
Vào menu \\Danh mục\Hệ thống tài khoản.
Nhấn chuột trái vào nút
Gõ vào phần Giá trị tìm là: 1111
Nhấn chuột vào nút trên hộp hội thoại Tìm kiếm.
THIẾT LẬP BAN ĐẦU
Thiết lập các tùy chọn chung
1 Thiết lập hệ thống tài khoản
Phần mềm SmartBooks đã thiết lập hệ thống tài khoản theo chế độ kế toán chủ đầu tư theo quy định của Bộ Tài Chính trong danh mục Hệ thống tài khoản Tuy nhiên, người sử dụng có thể điều chỉnh và bổ sung tài khoản để phù hợp với đặc thù của từng dự án, nhằm đáp ứng yêu cầu hạch toán của đơn vị Việc này là cần thiết và quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến tổ chức hệ thống sổ sách và báo cáo kế toán trong chương trình.
Việc mở chi tiết tài khoản phụ thuộc vào đặc điểm hoạt động và yêu cầu hạch toán của từng dự án Cần xác định số lượng và loại tài khoản cần mở ngay từ đầu, trước khi thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
► Cách thêm mới một tài khoản
Vào Danh mục\Hệ thống tài khoản
Nhấn chuột vào nút xuất hiện hộp hội thoại gồm 2 trang:
Trang 1: Thông tin chung, cho phép nhập thông tin chung liên quan về tài khoản cần thêm mới.
Nhập các thông tin chi tiết về tài khoản thêm mới trong phần “Thông tin chung”
Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại:
Số hiệu tài khoản Số hiệu của tài khoản
Tên tiếng Việt Tên tiếng Việt của tài khoản
Tên tiếng Anh Tên tiếng Anh của tài khoản
Là tiết khoản của Xác định TK tổng hợp của TK đang khai báo
Loại tài khoản Do phần mềm thiết lập sẵn, NSD không sửa đổi được.
Tính chất Xác định tính chất số dư của TK là: Dư nợ, Dư có hay Lưỡng tính Đồng ý Cất giữ các thông tin đã khai báo
Huỷ bỏ Không cất giữ các thông tin đã khai báo
Trang 2: Theo dõi chi tiết
Trong phần mềm SmartBooks, người dùng có thể theo dõi chi tiết tài khoản dựa trên các yếu tố như Khách hàng, Nhà cung cấp, Phòng ban, Nhân viên, Nguồn vốn, Chương, Loại khoản, Mục/Tiểu mục, Khoản chi, Dự án, Hợp đồng, Công việc, Vật tư, Tài sản, thuế, và Chi tiết theo ngoại tệ Để xác định các yếu tố tài khoản cần theo dõi, người dùng hãy truy cập trang “Theo dõi chi tiết”.
Nhấn nút để cất giữ các thông tin đã nhập.
► Cách sửa thông tin tài khoản
Chọn tài khoản cần sửa trong danh sách tài khoản.
Nhấn nút trên hộp hội thoại.
Sửa lại các thông tin cần sửa đổi
Nhấn nút .
Chọn tài khoản cần xoá trong danh sách
Nhấn nút “Xoá” trên hộp hội thoại
Xuất hiện cảnh báo xoá, chọn
Chỉ xoá được tài khoản chi tiết và các tài khoản chưa có phát sinh trong các chứng từ hoặc khai báo liên quan
Phần mềm SmartBooks đã tích hợp sẵn Hệ thống mục lục ngân sách (MLNS) theo quy định của Bộ Tài chính, nhưng người sử dụng có thể tùy chỉnh, thêm mới Chương, Loại khoản, Mục/Tiểu mục để phù hợp với các thông tư sửa đổi Để hạch toán và in báo cáo chi tiết theo MLNS, người sử dụng cần thiết lập các mục này trước khi cập nhật chứng từ Nếu đơn vị không áp dụng hệ thống MLNS, có thể bỏ qua các bước thiết lập này.
Trong phần này, NSD thiết lập các Chương ngân sách được sử dụng trong đơn vị.
Vào menu \\Danh mục\Mục lục ngân sách\Chương.
Để chọn đơn vị sử dụng trong danh sách Chương của phần mềm, bạn chỉ cần nhấn đúp chuột vào tên Chương Sau đó, hộp hội thoại Chi tiết Chương sẽ xuất hiện, và bạn cần đánh dấu vào phần “Được sử dụng” cho đơn vị.
Nhấn chuột vào nút .
Nếu danh sách Chương trong phần mềm thiếu Chương đơn vị sử dụng, người sử dụng có thể dễ dàng thêm mới Chương này Quy trình thêm, sửa, hoặc xóa Chương tương tự như thao tác với tài khoản.
Thiết lập loại khoản đơn vị sử dụng Thao tác tương tự như thiết lập Chương đơn vị sử dụng.
Vào menu \\Danh mục\Mục lục ngân sách\Loại khoản
Chọn Loại khoản đơn vị sử dụng Nhấn nút Đánh dấu vào phần “Được sử dụng” cho đơn vị
Nhấn chuột vào nút .
NSD cũng có thể sửa đổi, bổ sung danh sách loại khoản của chương trình Thao tác tương tự như thao tác thêm, sửa, xóa tài khoản.
2.3 Nhóm - Tiểu nhóm - Mục - Tiểu mục
Phần mềm cho phép người dùng thiết lập các mục và tiểu mục cần thiết cho đơn vị Nếu trong quá trình hạch toán không tìm thấy mục hoặc tiểu mục phù hợp, người dùng có thể tự khai báo để đáp ứng nhu cầu sử dụng.
Thao tác tương tự như khai báo Chương, Loại – Khoản.
Vào menu \\Danh mục\Mục lục ngân sách\Nhóm-Tiểu nhóm-Mục-Tiểu mục
Chọn Mục/Tiểu mục đơn vị sử dụng trong danh sách của phần mềm: Đánh dấu vào phần “Được sử dụng” cho đơn vị
Nhấn chuột vào nút .
NSD cũng có thể sửa đổi, bổ sung danh sách Mục,Tiểu mục của chương trình Thao tác tương tự như thao tác thêm, sửa, xóa tài khoản.
Phần mềm cho phép thiết lập danh mục nguồn vốn cho đơn vị, nhưng người sử dụng (NSD) có thể mở rộng hoặc điều chỉnh theo nhu cầu Đối với các nguồn vốn không sử dụng, NSD có thể chọn tùy chọn "ngừng theo dõi", giúp loại bỏ nguồn vốn này khỏi các màn hình nhập liệu và báo cáo.
Vào menu \\Danh mục\Nguồn vốn
Tìm đến nguồn vốn đơn vị không sử dụng
Nhấn chuột vào nút Đánh dấu vào tuỳ chọn “Ngừng theo dõi”
Nhấn chuột trái vào nút .
Phần mềm cung cấp danh sách các khoản chi thông thường cho đơn vị chủ đầu tư, bao gồm chi xây lắp, chi thiết bị và chi khác Người sử dụng có khả năng thêm mới, sửa đổi hoặc bổ sung vào danh sách này theo yêu cầu quản lý của đơn vị.
Thao tác sửa khoản chi như sau:
Vào menu Danh mục\Khoản chi:
Tìm đến khoản chi cần sửa thông tin
Nhấn chuột vào nút
Sửa các thông tin cần sửa
Nhấn chuột vào nút >
Thao tác thêm mới một khoản chi như sau:
Vào menu Danh mục\Khoản chi:
Tìm đến khoản chi tổng hợp (Xây lắp; Hàng hóa, thiết bị, Tư vấn, )
Nhấn chuột vào nút Xuất hiện màn hình Khai báo Tài sản: Vào Danh mục\Tài sản\Tài sản cố định: Bấm , khai báo
Mã, Tên, Mã loại tài sản, Phòng ban, và Tình trạng là các thông tin cần thiết Qua màn hình , người dùng có thể khai báo ngày mua, ngày bắt đầu sử dụng, ngày tính khấu hao, tài khoản nguyên giá, tài khoản hao mòn, tài khoản nguồn hình thành, tỷ lệ tính khấu hao, số năm sử dụng, số lượng và đơn giá.
2> Ghi tăng Tài sản: Vào Nghiệp vụ\Tài sản cố định\Ghi tăng tài sản cố định: Bấm
Để thực hiện quy trình, đầu tiên bạn cần chọn loại đối tượng là nhà cung cấp và mã tương ứng với nhà cung cấp tài sản hoặc người mua tài sản Sau đó, hãy khai báo số chứng từ, ngày chứng từ, và ngày hợp đồng Tiếp theo, chọn tài sản và thực hiện định khoản đồng thời cho hai bút toán: Nợ TK211 (213)/ Có TK 111, 112, 331, và Nợ TK642/Có TK466 Cuối cùng, bạn có thể in các tài liệu như Phiếu chi, UNC, và chứng từ kế toán bằng cách chọn In theo lô bên cạnh nút in.
► Nghiệp vụ ghi giảm TSCĐ (Thanh lý, nhượng bán, điều động, )
1> Chuyển tình trạng của Tài sản từ sang >: Vào
Danh mục\Tài sản\Tài sản cố định: chọn tài sản thanh lý, nhấn chuột vào nút tích ở khung
để chuyển tình trạng từ sang
2> Ghi giảm TSCĐ: Vào Nghiệp vụ\Tài sản cố định\Ghi giảm tài sản cố định: bấm
, khai báo các thông tin cần thiết, chọn tài sản ghi giảm, định khoản: Nợ
TK2141/ Có TK211, Nợ TK466/Có TK211 bấm
Trường hợp TSCĐ sau khi đánh giá lại giá trị tài sản thay đổi Vào Nghiệp vụ\Tài sản cố định\ Đánh giá lại TSCĐ: Bấm
Nhập bút toán của nghiệp vụ điều chỉnh tăng, giảm TSCĐ Lưu ý:
Nguyên giá: Nguyên giá mới của TSCĐ sau khi đánh giá lại
Hao mòn LK: Hao mòn lũy kế của TSCĐ sau khi đánh giá lại
TG sử dụng: Thời gian sử dụng còn lại của TSCĐ sau khi đánh giá lại
Tỷ lệ hao mòn: Tỷ lệ hao mòn năm của TSCĐ sau khi đánh giá lại
Việc tính khấu hao TSCĐ được chương trình SmartBooks tự động hóa hoàn toàn, thao tác như sau:
Vào Ngày hạch toán, chọn ngày hạch toán là 31/12/XXXX
Trong phần mềm quản lý tài sản cố định, bạn có thể tự động tính khấu hao bằng cách vào Nghiệp vụ > Tài sản cố định > Khấu hao TSCĐ và nhấn nút “Tự động tính khấu hao” Chương trình sẽ tự động tính khấu hao cho tất cả các tài sản cố định đã được khai báo và đang trong trạng thái sử dụng Công thức tính khấu hao sẽ được áp dụng cho các tài sản này.
Giả sử tài sản A có số năm sử dụng là n năm
Khi số năm đã sử dụng < n : Giá trị hao mòn năm = Nguyên giá*Tỷ lệ hao mòn
Khi tính toán giá trị hao mòn của tài sản cố định (TSCĐ) sau n năm sử dụng, công thức là: Giá trị hao mòn năm = Nguyên giá - Hao mòn lũy kế đến năm (n - 1) Đối với những TSCĐ đã được đánh giá lại, giá trị hao mòn năm sẽ được tính bằng công thức: Giá trị hao mòn năm = Nguyên giá mới * Tỷ lệ hao mòn mới.
Truy cập vào Hệ thống và chọn mục In báo cáo, sau đó vào phần Tài sản cố định hoặc phân hệ Báo cáo để xem và in các báo cáo cùng sổ sách liên quan đến tài sản của đơn vị.
Kế toán Thuế GTGT
Hàng ngày khi nhập số liệu trong menu Chứng từ như: Thu tiền mặt, Chi tiền mặt, Giấy báo
Để kê khai thuế GTGT cho các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến Giấy báo Nợ, Ghi tăng TSCĐ và chứng từ chung, cần nhấn vào cột “Kê thuế” để thực hiện việc kê khai đúng quy định.
Trong màn hình nhập chứng từ ở chế độ thêm mới hay sửa chứng từ.
Chọn cột “Kê thuế” Chọn loại hoá đơn kê khai Nhấn ENTER sẽ xuất hiện màn hình kê khai thuế:
Nhấn chuột phải và chọn “thêm mục” hoặc sử dụng bàn phím để nhập các thông tin cần thiết như: tiền thuế, tài khoản thuế, loại phát sinh, số hóa đơn và ngày hóa đơn.
Nhấn nút “Đóng” để kết thúc kê khai thuế.
Để xem và in các báo cáo liên quan đến thuế, bạn có thể truy cập vào menu \\ Hệ thống\In báo cáo\Thuế hoặc vào phân hệ Báo cáo\Thuế.
Kế toán tiền lương
SmartBooks hỗ trợ người sử dụng (NSD) trong việc trả lương và lập bảng thanh toán tiền lương một cách hiệu quả Phần mềm cho phép NSD tính lương theo hai phương pháp chính: lương hệ số và lương cố định, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý tiền lương.
2.1 Các khai báo liên quan Để thực hiện được phần Kế toán tiền lương NSD phải khai báo các thông tin liên quan đến nhân sự bao gồm:
Khai báo phòng ban trong phần Danh mục\Nhân sự\Phòng ban
Để quản lý nhân sự hiệu quả, hãy khai báo các khoản lương trong phần Danh mục\Nhân sự\Khoản lương Tiếp theo, lập danh sách cán bộ và nhân viên tại đơn vị trong phần Danh mục\Nhân sự\Nhân viên Ngoài ra, nếu có, cần thực hiện các khai báo liên quan khác như Dự án, Công trình, và Hợp đồng.
2.2 Khai báo các khoản lương của từng nhân viên:
Trước khi thực hiện việc tính lương, NSD phải khai báo các khoản lương cho từng nhân viên trong đơn vị.
Vào Danh mục\Nhân sự\Nhân viên:
Qua màn hình : Bấm chuột phải để khai báo các khoản lương cho từng nhân viên
Hàng tháng kế toán thực hiện việc tính lương cho cán bộ.
Nghiệp vụ\Tiền lương\Tính lương
Chọn phòng ban cần tính lương
Chọn cán bộ cần tính lương Nếu thực hiện tính lương cho tất cả cán bộ thì đánh dấu vào ô
Nhấn chuột vào nút
Nhấn chuột vào nút
Sau khi đã tính lương nếu phát hiện sai sót kế toán có thể thực hiện hủy trả lương.
Vào Nghiệp vụ\Tiền lương\Tính lương
Chọn phòng ban có cán bộ cần hủy tính lương
Chọn cán bộ cần hủy tính lương.
Nhấn chuột vào nút
Nhấn nút để thực hiện tính lương lại cho cán bộ đó.
Vào Hệ thống\In báo cáo\Tiền lương hoặc phân hệ Báo cáo\Tiền lương để xem và in các báo cáo, sổ sách liên quan đến Tiền lương.
Kế toán tổng hợp lập báo cáo tài chính
Tổng hợp toàn bộ số liệu NSD đã nhập để lập báo cáo tài chính và các sổ sách kế toán liên quan.
2.1 Các khai báo liên quan
Các khai báo liên quan tới phần này bao gồm
Danh sách đối tượng khác
Các thông tin liên quan khác: Khách hàng, Nhà cung cấp, Công trình, Hạng mục công trình, Hợp đồng (nếu có)
2.2 Cập nhật chứng từ phát sinh và tổng hợp số liệu kế toán
Tất cả các nghiệp vụ kế toán không nằm trong các phần hành kế toán đã được ghi nhận sẽ được thực hiện trong phần Nghiệp vụ\Chứng từ chung Ví dụ, các bút toán như kết chuyển, xử lý chênh lệch, thanh toán tạm ứng và quyết toán công trình sẽ được xử lý tại đây.
Cách thao tác trong phần Chứng từ chung tương tự như trong phần hành Kế toán tiền mặt tại quỹ.
Cuối năm tiến hành kết chuyển số tiền đã chi ban trong năm và tiến hành kết chuyển vào chi phí công trình.
1 Vào Nghiệp vụ\Kết chuyển số dư
2 Nhập số chứng từ, ngày chứng từ, diễn giải
3 Nhấn nút
4 Xuất hiện màn hình chứng từ chung NSD có thể xem chứng từ đã nhập
Khi công trình hoàn thành quyết toán công trình bàn giao đưa vào sử dụng, tiến hành ghi giảm nguồn.
1 Vào Nghiệp vụ\Quyết toán
2 Nhập số chứng từ, ngày chứng từ, diễn giải
3 Nhấn nút
4 Xuất hiện màn hình chứng từ chung NSD có thể xem chứng từ đã nhập
Vào cuối mỗi kỳ kế toán (tháng, quý, năm) sau khi đã hoàn tất số liệu của một kỳ,
SmartBooks sẽ cung cấp toàn bộ báo cáo tài chính của đơn vị Vào Hệ thống\In báo cáo chọn nhóm báo cáo tài chính, bao gồm:
Bảng cân đối tài khoản
Bảng cân đối kế toán (B01 - CĐT)
Nguồn vốn đầu tư (B02 - CĐT)
Thực hiện đầu tư (B03 - CĐT)
Thuyết minh báo cáo tài chính (B04 - CĐT)
Chi tiết nguồn vốn đầu tư (F02 - CĐT)
Thực hiện đầu tư theo dự án, công trình, hạng mục công trình (F03A- CĐT)
Quyết toán vốn đầu tư theo dự án, công trình, hạng mục công trình hoàn thành bàn giao sử dụng (F03B- CĐT)
Chi phí Ban quản lý dự án (F03D - CĐT)