Toàn cầu hóa đang diễn ra mạnh mẽ và là một xu thế tất yếu đối với sự phát triển của thế giới ngày nay. Cụm từ “công nghệ thông tin” xuất hiện ngày một nhiều trên các phương tiện truyền thông như truyền hình, báo đài. Công nghệ thông tin được ứng dụng vào hầu hết các lĩnh vực từ thương mại, giải trí đến kinh tế, văn hóa, xã hội. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các công việc, bộ phận là hoạt động tất yếu diễn ra hằng ngày và thường xuyên. Nó giúp số hóa tất cả các dữ liệu thông tin, luân chuyển mạnh mẽ và kết nối tất cả chúng ta lại với nhau.
Lý do lựa chọn đề tài
Toàn cầu hóa đang là xu thế phát triển mạnh mẽ, và công nghệ thông tin trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống hiện đại Xuất hiện thường xuyên trên các phương tiện truyền thông, công nghệ thông tin được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực như thương mại, giải trí, kinh tế, văn hóa và xã hội Việc tích hợp công nghệ thông tin vào công việc hàng ngày giúp số hóa dữ liệu, tăng cường luân chuyển thông tin và kết nối mọi người lại với nhau.
Công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các cơ quan, tổ chức ra quyết định quản lý và xây dựng chiến lược cạnh tranh Trước đây, việc thu thập và xử lý thông tin tốn nhiều thời gian và công sức, nhưng hiện nay nhờ vào công nghệ thông tin, quy trình này trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn Công nghệ thông tin giúp các tổ chức quản lý toàn diện các lĩnh vực kinh doanh, tài liệu và nhân lực Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân lực không chỉ tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn nâng cao độ chính xác trong công việc Công ty Trách nhiệm hữu hạn Ngọc Đại Dương đã nỗ lực ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhân lực, tuy nhiên vẫn còn nhiều hạn chế cần khắc phục Vì vậy, tôi đã chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin vào trong hoạt động quản lý nhân lực tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Ngọc Đại Dương” làm nội dung nghiên cứu cho bài tiểu luận của mình.
Mục tiêu nghiên cứu và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu là làm rõ thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân lực tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Ngọc Đại Dương, dựa trên lý thuyết về công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự Nghiên cứu sẽ xác định nguyên nhân của những vấn đề hiện tại và đề xuất các giải pháp cải thiện hiệu quả quản lý nhân lực trong doanh nghiệp.
7 pháp phù hợp nhằm đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân lực tại Công ty trong thời gian tới.
Một là, hệ thống hóa cơ sở lý luận về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân lực doanh nghiệp.
Bài viết này sẽ phân tích và đánh giá chi tiết về tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân lực tại Công ty TNHH Ngọc Đại Dương Dựa trên những thông tin thu thập được, chúng tôi sẽ so sánh với lý thuyết và thực tiễn để làm rõ những ưu điểm, hạn chế cũng như nguyên nhân dẫn đến những bất cập trong quá trình áp dụng công nghệ thông tin tại công ty.
Ba là, đưa ra một số giải pháp phù hợp nhằm đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân lực tại Công ty.
Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp nghiên cứu cơ sở lý luận.
- Phương pháp thu thập thông tin.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu.
Bố cục của đề tài
Bài tiểu luận bao gồm nhiều phần quan trọng như phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục hình ảnh, bảng, chữ viết tắt, tài liệu tham khảo và phụ lục Nội dung chính được chia thành 3 chương, mỗi chương sẽ trình bày các vấn đề cụ thể liên quan đến chủ đề của bài tiểu luận.
Chương 1: Cơ sở lý luận về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý nhân lực tại doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý nhân lực tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Ngọc Đại Dương.
Chương 3 trình bày các giải pháp hiệu quả nhằm tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân lực tại Công ty TNHH Ngọc Đại Dương Việc áp dụng công nghệ thông tin sẽ giúp tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, đào tạo và đánh giá nhân viên, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc Công ty cần đầu tư vào hệ thống quản lý nhân sự hiện đại, đào tạo nhân viên sử dụng công nghệ mới và cải thiện giao tiếp nội bộ Những giải pháp này không chỉ tăng cường hiệu quả quản lý mà còn tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp và năng động hơn cho nhân viên.
Một số khái niệm
1.1.1 Khái niệm nhân lực, nguồn nhân lực
“Nhân lực được hiểu là nguồn lực của mỗi con người mà nguồn lực này gồm có thể lực và trí lực” [4; tr.7].
Nguồn nhân lực là tài sản con người có khả năng tạo ra của cải vật chất và tinh thần cho xã hội, thể hiện qua số lượng và chất lượng nhất định tại một thời điểm cụ thể.
1.1.2 Khái niệm quản lý nhân lực
Quản lý nhân lực bao gồm tất cả các hoạt động nhằm thu hút, phát triển và duy trì một lực lượng lao động phù hợp với yêu cầu công việc của tổ chức về cả số lượng lẫn chất lượng Công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các hoạt động này, từ việc tuyển dụng đến đánh giá hiệu suất làm việc.
Theo Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 của Quốc hội Việt Nam, công nghệ thông tin được định nghĩa là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại nhằm sản xuất, truyền tải, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số.
Nội dung cơ bản của công tác quản lý nhân lực
Thiết kế và phân tích công việc là quá trình xác định rõ ràng các nhiệm vụ, trách nhiệm và mối quan hệ của công việc với các vị trí khác Điều này bao gồm việc xác định kiến thức và kỹ năng cần thiết cũng như các điều kiện làm việc cần thiết để hoàn thành công việc một cách hiệu quả.
Kế hoạch hóa nguồn nhân lực là quá trình nghiên cứu và dự báo nhu cầu về nhân lực của tổ chức, nhằm xác định các bước cần thiết để đảm bảo số lượng và chất lượng lao động phù hợp, từ đó đáp ứng kịp thời các yêu cầu của kế hoạch kinh doanh.
Tuyển mộ và tuyển chọn nhân lực là quá trình quan trọng trong việc thu hút và sắp xếp người lao động vào các vị trí công việc phù hợp trong doanh nghiệp Việc này không chỉ giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc mà còn đảm bảo sự phát triển bền vững của tổ chức.
Tạo động lực trong lao động rất quan trọng, bao gồm việc xác định các yếu tố nội tại của người lao động cũng như từ tổ chức và xã hội, đồng thời đề xuất các phương hướng cần chú trọng Đánh giá thực hiện công việc là cơ sở để quyết định việc thuê mướn, sa thải và trả thù lao cho nhân viên Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực không chỉ đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh mà còn thỏa mãn nhu cầu học tập của người lao động.
Thù lao và các phúc lợi đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút nhân tài cho tổ chức, đồng thời củng cố lòng trung thành của nhân viên và giảm thiểu tỷ lệ nghỉ việc.
Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân lực
Công nghệ thông tin được phát triển trên nền tảng của các công nghệ Tin học
- Điện tử - Viễn thông và Tự động hóa Đến nay công nghệ thông tin đã phát triển qua ba giai đoạn:
Giai đoạn 1 từ khi máy tính ra đời năm 1943 đến những năm 60,70 của thế kỷ
20 - đây là giai đoạn khởi đầu của CNTT;
Giai đoạn 2 những năm 80, giai đoạn tin học hóa các ngành kinh tế quốc dân và xã hội;
Giai đoạn 3 của CNTT là internet hóa, bắt đầu từ những năm 90 của thế kỷ 20.
Trong bối cảnh phát triển công nghệ thông tin hiện nay, các thuật ngữ Digital HR và Technology HR đang ngày càng trở nên phổ biến tại nhiều tổ chức ở Việt Nam, đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin (phần mềm nhân sự) vào hoạt động quản lý nhân lực
Bảng 1.1: Nội dung ứng dụng CNTT vào quản lý nhân lực
STT Chức năng Nội dung
• Xây dựng cơ cấu tổ chức
• Quản lý cơ cấu lương, cấp bậc
• Xây dựng quy trình nhân sự
• Thiết lập hệ thống cảnh báo nhắc việc và hệ thống báo biểu, quản trị
• Xây dựng cổng thông tin cho nhân viên và quản lý
• Kết nối với máy chấm công và xử lý dữ liệu tự động
• Xây dựng chính sách chấm linh động theo đối tượng
• Linh động khai báo quy trình đăng ký, đăng ký hộ
• Cảnh báo trường hợp bất thường
• Chốt dữ liệu chấm công và chuyển qua tính lương
• Khai báo chính sách phép linh hoạt
• Quy trình duyệt linh động
• Hỗ trợ chính sách phép bù
• Kết chuyển phép tự động
• Quản lý nghiệp vụ BHXH theo quy định
• Kết nối dữ liệu với các phần mềm khai báo: iBHXH, kBHXH, VNPT, Viettel, EFY
• Xây dựng chính sách lương sản phẩm, lương hiệu quả kinh doanh
• Hỗ trợ liên kết dữ liệu tự động từ hệ thống ERP
• Quản lý đề xuất, kế hoạch đào tạo
• Thực hiện và cập nhật kết quả đào tạo
• Đánh giá hiệu quả sau đào tạo
• Phân tích tình hình đào tạo: chi phí, so sánh kết quả
• Khai báo linh động các bộ chỉ tiêu đánh giá Đánh giá • Thiết lập phương thức đánh giá: tức thời, định kỳ
7 nhân viên • Quản lý giao kế hoạch chỉ tiêu
• Xây dựng quy trình đánh giá linh hoạt
• Kết chuyển kết quả đánh giá
Quản lý trang thiết bị lao động
• Xây dựng định mức cấp phát
• Quản lý cấp phát, thu hồi
• Hỗ trợ các dịch vụ phục vụ cho nhân viên, người quản lý trên cổng thông tin công ty
• Vận hành linh hoạt trên 2 nền tảng web app và mobile app
Phân hệ báo cáo quản trị
• Trực quan hóa số liệu về nguồn nhân lực
• Sử dụng các công cụ thiết kế mạnh mẽ nhất hiện nay: Power BI
• Hỗ trợ nhà quản trị ra quyết định kịp thời, chính xác.
• Xây dựng công thức lương linh động
• Hỗ trợ lương hồi tố
• Hỗ trợ tính Audit công – lương tự động
• Khai thuế, quyết toán thuế thu nhập cá nhân tự động
(Nguồn: tác giả tổng hợp)
Vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân lực
Số hóa sơ đồ nhân sự giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời loại bỏ hoàn toàn các hoạt động thủ công Quá trình công tác được quản lý và theo dõi hiệu quả, giúp nắm bắt nhanh chóng các biến động nhân sự.
Tinh gọn và tự động hóa quy trình tuyển dụng, đào tạo và kết nối là yếu tố quan trọng trong việc số hóa quy trình tuyển dụng Việc này giúp đảm bảo thông tin chấm công và bảng lương được minh bạch và chính xác, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự.
Giảm chi phí vận hành lâu dài và tăng hiệu quả làm việc là những lợi ích quan trọng Hệ thống dễ dàng quản lý và cho phép lưu trữ cũng như quản lý tập trung, giúp thống kê số liệu một cách hiệu quả Ngoài ra, mã hóa bảo mật dữ liệu được nâng cao, đảm bảo an toàn thông tin.
Một số ứng dụng quản lý nhân lực thông dụng
Ứng dụng dùng chung trong quản lý nhân lực: Microsoft Office Word,
Microsoft Office Excel,… Ứng dụng dùng riêng cho quản lý nhân lực: Huha_HRM V 13.11, Web
Human Resource, Web HR, CRM Viet, 3HR Manager, TVS-HR, Perfect HRM 2012,……
Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP là một mô hình công nghệ tích hợp nhiều ứng dụng thành các module trong một gói phần mềm duy nhất Nó tự động hoá toàn bộ hoạt động liên quan đến tài nguyên doanh nghiệp, bao gồm tài chính, kế toán, nhân sự, quản lý quan hệ khách hàng, hàng hóa và công việc Do đó, ERP thường được gọi là hệ thống ERP trong doanh nghiệp.
Mục tiêu chính của hệ thống này là đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ nhân lực, vật tư, máy móc và tài chính sẵn có khi cần thiết, thông qua việc áp dụng các công cụ hoạch định và lập kế hoạch hiệu quả.
Các phần mềm ERP hiện nay ở Việt Nam:
Phần mềm ERP đóng gói là sản phẩm được phát triển bởi các nhà sản xuất, dựa trên nghiên cứu và khảo sát nhu cầu thực tế của doanh nghiệp Bằng cách kết hợp dữ liệu thu thập được với các chuẩn mực và nghiệp vụ đặc trưng, nhà sản xuất xây dựng một mô hình tổng thể đáp ứng các yêu cầu chung của nhiều lĩnh vực trong doanh nghiệp.
Phần mềm ERP viết theo yêu cầu là giải pháp được thiết kế và phát triển bởi các nhà cung cấp, nhằm đáp ứng các đặc điểm và quy trình hoạt động cụ thể của doanh nghiệp Loại phần mềm này được tạo ra dựa trên yêu cầu trực tiếp từ doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Phần mềm ERP tùy chỉnh cho doanh nghiệp thường có chi phí đầu tư cao và thời gian triển khai kéo dài từ 6 tháng trở lên, phù hợp với các tập đoàn quy mô lớn Một ví dụ điển hình là phần mềm Bravo, đã được triển khai thành công tại nhiều tập đoàn lớn tại Việt Nam như Tập đoàn Hòa Phát, Tập đoàn Tân Á Đại Thành và Tập đoàn Trường Hải (THACO).
Phần mềm ERP nước ngoài là giải pháp công nghệ tiên tiến với quy trình quản lý đạt tiêu chuẩn quốc tế Tuy nhiên, giá thành của loại phần mềm này thường khá cao và nhiều tính năng chưa hoàn toàn phù hợp với nhu cầu của các doanh nghiệp trong nước hiện nay.
Một số thương hiệu phần mềm ERP quốc tế nổi bật như SAP, Oracle, Sage và Microsoft Dynamics thường có chi phí cao, điều này gây khó khăn cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam trong việc tiếp cận và áp dụng các giải pháp này.
Các nhân tố ảnh hưởng đến ứng dụng công nghệ thông tin
Các nhân tố chủ quan ảnh hưởng đến việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong quản lý nhân sự bao gồm nhận thức của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp về tầm quan trọng của CNTT Bên cạnh đó, trình độ và năng lực chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý cũng đóng vai trò quan trọng, cùng với hạ tầng cơ sở vật chất về CNTT Những yếu tố này quyết định sự thành công trong việc áp dụng CNTT vào quản lý nhân sự.
Nhân tố khách quan: Chủ trương, cơ chế chính sách về ứng dụng CNTT trong quản lý nhân sự của Đảng và Nhà nước.
Chương 1 đã hệ thống hóa được cơ sở lý luận về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân lực tại doanh nghiệp, cụ thể là đưa ra được các khái niệm, khả năng ứng dụng, nội dung ứng dụng, một số ứng dụng và các nhân tố ảnh hưởng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân lực Cơ sở lý luận ở chương 1 là tiền đề để nghiên cứu, đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân lực tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Ngọc Đại Dương ở chương 2.
Tổng quan về Công ty Trách nhiệm hữu hạn Ngọc Đại Dương
2.1.1 Giới thiệu về Công ty
Công ty TNHH Ngọc Đại Dương (OPLogistics) hoạt động từ năm 2003, chuyên cung cấp dịch vụ Hải quan, Vận tải nội địa, Vận tải quốc tế và kho bãi Để mở rộng hoạt động, công ty đã thành lập hai văn phòng mới vào năm 2014 tại Bình Đa và Hồ Chí Minh Năm 2015, văn phòng thứ ba được mở tại Bình Dương, cùng với việc gia tăng các điểm dịch vụ tại nhiều tỉnh thành lớn như Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng và Quảng Ngãi Với cam kết mang đến dịch vụ tốt nhất với giá cả hợp lý (Best Price, Best Service), OPLogistics đã xây dựng được uy tín vững chắc trên thị trường trong và ngoài nước, trở thành một trong tám công ty vận tải biển hàng đầu tại Việt Nam.
• Tên đầy đủ : Công ty TNHH Ngọc Đại Dương
• Địa chỉ : Số 1/13B, KP 5, phường Tân Phong, thành phố Biên Hòa, Đồng Nai
2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty
Công ty TNHH Ngọc Đại Dương được tổ chức theo cấu trúc chức năng phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, bao gồm các bộ phận như Ban Giám đốc, phòng An toàn hàng hải, phòng Kỹ thuật, phòng Vật tư, phòng Khai thác tàu, phòng Tổ chức tiền lương, phòng Hành chính, phòng Thị trường, phòng Tài chính – Kế toán, phòng Kế hoạch và 03 văn phòng đại diện.
Hình 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức Công ty
2.1.3 Chức năng các bộ phận quản lý tại Công ty
Ban giám đốc: Tổ chức, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của
Công ty có trách nhiệm toàn diện về kết quả hoạt động kinh doanh và đại diện cho các mối quan hệ pháp lý với các tổ chức, đơn vị bên ngoài.
Phòng An toàn hàng hải có nhiệm vụ tham mưu và hỗ trợ Ban Giám đốc Công ty trong các lĩnh vực liên quan đến an toàn hàng hải, bao gồm đảm bảo an toàn hàng hải, bảo vệ môi trường hàng hải và pháp chế an toàn hàng hải.
Phòng Kỹ thuật: Tham mưu, giúp việc Ban Giám đốc trong các lĩnh vực về kỹ thuật xây dựng công trình, kỹ thuật cơ khí.
Phòng Vật tư: Quản lý kỹ thuật vật tư, kế hoạch sửa chữa tàu, xây dựng các chỉ tiêu định mức kỹ thuật bảo quản vật tư nhiên liệu.
Phòng Khai thác tàu chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng, đàm phán và ký kết hợp đồng thuê tàu thuyền Ngoài ra, phòng còn lập kế hoạch cho các chuyến đi và chỉ định đại lý tại các cảng mà tàu ghé thăm.
Phòng Tổ chức tiền lương có nhiệm vụ hỗ trợ Ban giám đốc trong việc tổ chức bộ máy công ty, quản lý cán bộ, lao động và tiền lương, bảo hộ lao động, cũng như thực hiện các chế độ chính sách liên quan đến người lao động Ngoài ra, phòng còn đảm nhận việc tiếp nhận và giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của nhân viên.
Phòng Hành chính: Là phòng nghiệp vụ tham mưu giúp Tổng giám đốc các công việc hành chính như: quản lý về văn thư lưu trữ, văn phòng.
Phòng Thị trường đóng vai trò quan trọng như cầu nối giữa Công ty và khách hàng, giúp nghiên cứu tiếp thị và thu thập thông tin cần thiết Nhiệm vụ chính của phòng là tìm hiểu và phân tích nhu cầu thị trường để phát triển các chiến lược phù hợp, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh và sự hài lòng của khách hàng.
Phòng Tài chính - Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn cho Tổng giám đốc về quản lý tài chính, hạch toán kinh tế và kế toán.
Phòng Kế hoạch: Phòng Kế hoạch có chức năng tham mưu, giúp việc Ban
Giám đốc trong lĩnh vực xây dựng chịu trách nhiệm định hướng và phát triển chiến lược, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh và đầu tư, đồng thời thực hiện công tác thống kê tổng hợp liên quan đến sản xuất kinh doanh.
Văn phòng đại diện là cơ quan đại diện cho quyền lợi và nghĩa vụ của Công ty trong các giao dịch với đối tác, khách hàng và các tổ chức liên quan tại địa phương, đảm bảo sự kết nối và hỗ trợ cho các hoạt động của Công ty.
Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý nhân lực tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Ngọc Đại Dương
2.2.1 Hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị và đường truyền phục vụ ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý nhân lực
2.2.1.1 Dụng cụ, trang thiết bị văn phòng
Các trang thiết bị hiện nay của Công ty TNHH Ngọc Đại Dương bao gồm 3 nhóm chính:
Các trang thiết bị thiết yếu cho việc thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin quản lý bao gồm máy vi tính, điện thoại, máy in, máy scan và máy photocopy.
Các phương tiện làm việc như: Bàn làm việc, tủ giá đựng sách, giá đựng tài liệu, các loại kẹp hồ sơ,
Các trang thiết bị phù hợp đảm bảo cho phòng hoạt động bình thường, an toàn như: Thiết bị chống nóng, chống ồn, thông gió, thiết bị chiếu sáng,
Bảng 2.1: Bảng thống kê các thiết bị, dụng cụ phục vụ ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý nhân lực tại Công ty năm 2020
STT Tên dụng cụ, trang thiết bị Số lượng Đơn vị
5 Điều hòa nhiệt độ 38 Chiếc
9 Tủ đựng tài liệu 28 Chiếc
10 Bàn ghế làm việc 70 Bộ
Theo bảng 2.1, các dụng cụ và trang thiết bị phục vụ ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự tại công ty được trang bị đầy đủ, đảm bảo hiệu quả trong việc thực hiện công việc.
Đến năm 2020, Công ty sở hữu 72 máy tính, bao gồm 1 máy chủ vật lý và hơn 70 máy cá nhân Tất cả các máy cá nhân đều được kết nối và hoạt động trên môi trường mạng WAN, LAN và internet, với cấu hình hiện đại sử dụng bộ vi xử lý Intel Core i5 và RAM.
Các hãng lớn như Dell và HP sản xuất máy tính với dung lượng RAM từ 4GB trở lên, giúp đảm bảo tốc độ và chất lượng trong quản lý nhân sự Công tác quản trị mạng của công ty được thực hiện một cách hiệu quả, đảm bảo an toàn và duy trì hoạt động ổn định của hệ thống máy chủ cũng như mạng, giảm thiểu sự cố và đáp ứng tốt nhu cầu nhập dữ liệu cũng như truyền tin trong nội bộ.
2.2.1.2 Hệ thống đường truyền tại Công ty
Công ty không chỉ vận hành hệ thống mạng WAN, LAN và internet mà còn quản lý hệ thống Active Directory (AD) - dịch vụ thư mục bản quyền của Microsoft Bên cạnh đó, công ty còn triển khai hệ thống sao lưu và phục hồi dữ liệu, hệ thống phòng chống virus, cũng như dịch vụ thư điện tử và nhiều dịch vụ khác.
Từ năm 2016, Công ty đã triển khai mô hình ảo hóa cho máy chủ trong hệ thống AD, giúp tiết kiệm đáng kể chi phí tiêu thụ năng lượng và tối ưu hóa tài nguyên lưu trữ.
Hệ thống sao lưu và phục hồi dữ liệu của công ty được trang bị máy chủ RVR4, thiết bị sao lưu MO và phần mềm backup omibackII Công ty thực hiện việc theo dõi định kỳ các công việc sao lưu trên máy chủ, đảm bảo lưu trữ đầy đủ dữ liệu người dùng, ứng dụng và hệ thống Ngoài ra, công ty thường xuyên kiểm tra chất lượng thiết bị sao lưu và xử lý sự cố kịp thời Nhờ đó, khi có sự cố xảy ra tại các máy trạm, dữ liệu đã được sao lưu trên máy chủ có thể được khôi phục, giúp duy trì hoạt động liên tục của toàn hệ thống mà không bị ảnh hưởng.
Hệ thống phòng chống virus của công ty được đầu tư mạnh mẽ nhằm bảo vệ máy tính nhân viên trước nguy cơ nhiễm virus cao do kết nối với mạng LAN, WAN và thiết bị lưu trữ bên ngoài Việc sử dụng phần mềm diệt virus bản quyền giúp giảm thiểu tối đa tác hại từ các cuộc tấn công của virus và mã độc, đảm bảo an toàn cho hạ tầng công nghệ thông tin của công ty.
Mỗi cán bộ trong hệ thống được cấp phát một địa chỉ thư điện tử theo định dạng “tên_người_dùng@oplogistics.com” Hệ thống thư điện tử này được tích hợp, cho phép người dùng đăng nhập dễ dàng bằng tài khoản cá nhân khi sử dụng máy tính.
Hệ thống bảo mật: Công ty trang bị hệ thống bảo mật cao như Firewall,
Bluecoat và máy chủ SRV08 đã triển khai quét virus hiệu quả, thiết lập các chế độ kiểm soát an ninh mạng toàn diện Hệ thống giúp phát hiện kịp thời các điểm yếu và truy cập trái phép, đồng thời kiểm soát và phát hiện các kết nối, thiết bị và phần mềm cài đặt bất hợp pháp vào mạng.
2.2.2 Những nội dung trong hoạt động quản lý nhân lực được ứng dụng CNTT
2.2.2.1 Nội dung quản lý nhân lực đã có phần mềm hỗ trợ
VnResource HRM pro là phần mềm quản lý nhân sự được Công ty sử dụng để hỗ trợ quản lý nhân lực trong công ty như sau:
Phần mềm tuyển dụng giúp cập nhật thông tin ứng viên, theo dõi quá trình tuyển dụng và lưu trữ lịch sử xét tuyển Ngoài ra, phần mềm đào tạo hỗ trợ theo dõi tiến trình đào tạo của nhân viên Đối với quản lý nhân sự, phần mềm cung cấp công cụ quản lý chi tiết thông tin cán bộ nhân viên, thông tin người thân và theo dõi hợp đồng lao động của họ.
Phần mềm hỗ trợ tính lương và bảo hiểm giúp quản lý chấm công, theo dõi các khoản thưởng cho nhân viên và gửi phiếu báo lương đến từng cá nhân Hệ thống còn tích hợp chức năng chấm công bằng vân tay, kết nối trực tiếp với phần mềm để tính toán lương một cách chính xác và hiệu quả.
Báo cáo: Phần mềm có hỗ trợ báo cáo nhưng chưa đầy đủ.
Phần mềm VnResource HRM pro cung cấp hỗ trợ đầy đủ cho quản lý nhân sự tại Công ty, bao gồm các chức năng như tuyển dụng, đào tạo, chấm công, bảo hiểm, thưởng, tính lương và báo cáo Tuy nhiên, phần mềm vẫn chưa đáp ứng toàn diện các công tác quản lý, đặc biệt là trong việc đánh giá cán bộ nhân viên, hiện chỉ được thực hiện qua họp trực tiếp Trong lĩnh vực tuyển dụng và báo cáo, phần mềm có hỗ trợ nhưng chưa hoàn chỉnh, thiếu tính năng lập kế hoạch tuyển dụng và theo dõi kế hoạch, cũng như thông tin trong báo cáo Hơn nữa, hệ thống quản lý lương thưởng chưa kết nối với phần mềm kế toán, gây tốn thời gian cho các phòng Tổ chức Tiền lương và Tài chính – Kế toán.
Bảng 2.2: Một số phần mềm quản lý, hệ điều hành khác hỗ trợ quản lý nhân sự trong Công ty
STT Tên phần mềm Chức năng
Phần mềm soạn thảo văn bản
1 Microsoft Office Word 2013, 2016 Soạn thảo văn bản
2 Microsoft Office Excel 2013, 2016 Tạo bảng
4 Phần mềm Unikey Đánh máy Tiếng Việt
Phần mềm quản lý điều hành
5 Phần mềm quản lý website Cổng thông tin
Tìm kiếm thông tin về doanh nghiệp: Địa chỉ, hoạt động
6 Phần mềm quản lí Facebook, Youtube,
Twitter Tìm kiếm và trao đổi thông tin
7 Hòm thư điện tử, Zalo Gửi email công việc
8 Phần mềm quản lý OMEGA.FA Quản lý tài sản cố định và dụng cụ, trang thiết bị
9 Phần mềm kế toán MISA Nhập liệu tự động, kiểm soát tính hợp lệ
10 Phần mềm chấm công TimeSOFT Chấm công bằng thẻ từ, khuôn mặt, vân tay, tích hợp công nghệ EU
Theo bảng 2.2, Công ty đã ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý doanh nghiệp thông qua nhiều phần mềm như VnResource HRM pro, phần mềm quản lý văn bản, phần mềm quản lý điều hành, phần mềm chấm công và phần mềm kế toán Mặc dù các phần mềm này hỗ trợ cho việc quản lý nhân sự, nhưng chúng chưa được kết nối với nhau, dẫn đến việc quản lý, báo cáo tổng hợp và tính lương gặp nhiều khó khăn và tốn thời gian.
2.2.2.2 Mức độ hỗ trợ của ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác báo cáo nhân lực
Phần mềm VnResource HRM pro và TimeSOFT không chỉ cung cấp tính năng cập nhật dữ liệu, tra cứu thông tin, tính toán lương, thưởng và bảo hiểm, mà còn hỗ trợ xây dựng văn bản và mẫu biểu tự động để in hoặc xuất từ phần mềm, phục vụ hiệu quả cho công tác quản lý nhân lực tại công ty.
Bảng 2.3: Một số biểu mẫu báo cáo được ứng dụng CNTT tại Công ty
STT Phần mềm hỗ trợ Tên văn bản, biểu mẫu báo cáo
1 TimeSOFT Bảng chấm công tháng
Sơ yếu lí lịch Danh sách nhân viên, hồ sơ nhân viên Danh sách hợp đồng nhân viên
Danh sách nhân viên sắp về hưu Báo cáo thông tin từ gia đình nhân viên Báo cáo cơ cấu lao động
Đánh giá chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý nhân lực tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Ngọc Đại Dương
Trong thời gian qua, Công ty Trách nhiệm hữu hạn Ngọc Đại Dương đã có những tiến bộ đáng kể trong việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào quản lý nhân lực Những cải tiến này đã giúp công ty đáp ứng hiệu quả các yêu cầu trong hoạt động quản lý nhân sự, nhờ vào những ưu điểm nổi bật mà CNTT mang lại.
Ban Giám đốc nhận thức rõ vai trò quan trọng của công nghệ thông tin trong quản lý nhân lực và ngày càng chú trọng đến việc ứng dụng CNTT một cách khoa học và có hệ thống trong các hoạt động quản lý nhân sự.
Công ty đã trang bị đầy đủ các trang thiết bị và cơ sở vật chất phục vụ ứng dụng công nghệ thông tin như máy vi tính, máy in, máy scan và máy photocopy Điều này tạo nền tảng vững chắc cho việc ứng dụng CNTT trong quản lý nhân lực.
Hệ thống đường truyền Internet tại Công ty được lắp đặt với tốc độ cao và ổn định, giúp công việc diễn ra liên tục mà không bị gián đoạn, đảm bảo tiến độ công việc hiệu quả.
Vào thứ tư, việc áp dụng các ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân lực tại công ty đã góp phần nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm thời gian và đạt được hiệu quả cao hơn.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong quản lý nhân lực đã thay thế hoàn toàn quy trình luân chuyển tài liệu văn bản và thực hiện các công việc thống kê, tính lương thủ công Nhờ vào CNTT, quá trình tổng hợp và báo cáo trở nên nhanh chóng và chính xác, đảm bảo các báo cáo được thiết lập theo quy định một cách hiệu quả.
Mặc dù ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân lực tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Ngọc Đại Dương mang lại nhiều lợi ích, nhưng vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục.
Công tác đào tạo và phát triển ứng dụng công nghệ thông tin cho cán bộ nghiệp vụ và cán bộ tin học tại công ty còn hạn chế Sự thiếu hụt trong việc ứng dụng CNTT diễn ra thường xuyên, trong khi công ty chỉ có một cán bộ CNTT phụ trách, dẫn đến những vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai.
Vì thế, xuất hiện tình huống không kiêm nhiệm được hết công việc, trang thiết bị trục trặc gây ngắt quãng quá trình làm việc.
Một số nhân viên Công ty hiện nay chỉ có trình độ ngoại ngữ ở mức cơ bản, dẫn đến việc sử dụng một số phần mềm có chứa thuật ngữ tiếng Anh chuyên ngành gặp khó khăn.
Một số trang thiết bị đa chức năng hiện nay có nhiều tính năng không cần thiết, dẫn đến lãng phí Hơn nữa, việc đầu tư vào trang thiết bị chưa được cân đối giữa phần cứng và phần mềm.
Công ty chưa thiết lập nội quy, quy định hoặc hướng dẫn chi tiết về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân lực, điều này khiến cán bộ và nhân viên không có cơ sở rõ ràng để thực hiện nhiệm vụ của mình.
Vào thứ năm, việc ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty xây dựng vẫn diễn ra theo hướng độc lập, với từng phòng ban chuyên môn hoạt động riêng lẻ Hiện tại, chưa có sự kết nối dữ liệu giữa các phần mềm, điều này gây khó khăn trong việc quản lý và tối ưu hóa quy trình làm việc.
Mặc dù ứng dụng công nghệ thông tin đã được triển khai, nhưng vẫn chưa làm giảm bớt áp lực công việc cho cán bộ quản lý nhân lực Nhiều vấn đề quan trọng trong quản lý nhân lực, như báo cáo kế hoạch tuyển dụng, báo cáo tổng hợp dữ liệu hàng năm và đánh giá cán bộ nhân viên, vẫn chưa được hỗ trợ đầy đủ hoặc chưa đáp ứng yêu cầu cần thiết.
2.3.3 Nguyên nhân của hạn chế
Trong bối cảnh nhiều doanh nghiệp trong nước đang đối mặt với khó khăn kinh tế do dịch bệnh Covid và thiên tai, tình hình sản xuất kinh doanh bị ảnh hưởng nghiêm trọng Điều này buộc các doanh nghiệp phải tiến hành cắt giảm chi phí cho việc xây dựng và nâng cấp ứng dụng cũng như hạ tầng công nghệ thông tin.
Cạnh tranh trong lĩnh vực vận tải biển ngày càng khốc liệt, đặc biệt là trong việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào quản lý nhân lực Doanh nghiệp cần tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự để nâng cao hiệu quả hoạt động và đáp ứng nhanh chóng với biến động của thị trường Việc áp dụng CNTT không chỉ giúp cải thiện năng suất làm việc mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp trong và ngoài nước.
Ban Giám đốc Công ty còn thiếu sót trong việc chỉ đạo ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý nhân lực.
Một số giải pháp nhằm đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý nhân lực tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Ngọc Đại Dương
3.2.1 Thay đổi nhận thức, nâng cao tinh thần trách nhiệm của lãnh đạo, nhân viên Công ty đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý nhân lực
Để phát triển ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân lực, doanh nghiệp cần có đội ngũ lãnh đạo giỏi, gương mẫu trong việc áp dụng CNTT Lãnh đạo cần chủ động theo dõi, giám sát và nhắc nhở nhân viên về việc ứng dụng CNTT, đồng thời trực tiếp chỉ đạo và chịu trách nhiệm trong việc thúc đẩy ứng dụng này Mục tiêu là phát triển nhanh, bền vững, nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Lãnh đạo Công ty cần có sự chỉ đạo quyết liệt để giảm thiểu tình trạng thụ động của cán bộ nhân viên trong việc tiếp cận công nghệ thông tin (CNTT) cho hoạt động quản lý nhân lực Đồng thời, cần ban hành cơ chế và chính sách về ứng dụng CNTT trong quản lý, đầu tư trang thiết bị, cũng như đào tạo và nâng cao kỹ năng nghiệp vụ CNTT cho đội ngũ nhân viên.
3.2.2 Tăng cường về công tác đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, kiến thức công nghệ thông tin cho cán bộ nhân viên
Công ty cần thành lập một bộ phận chuyên trách ứng dụng CNTT vào quản lý nhân sự, với đội ngũ cán bộ được tuyển chọn dựa trên trình độ chuyên môn, năng lực cá nhân và hiểu biết về tình hình sản xuất kinh doanh Các cán bộ này cần có khả năng lập kế hoạch, tổ chức và thực hiện công việc một cách hợp lý, sáng tạo, đồng thời phải có phẩm chất đạo đức tốt và tinh thần tự nguyện vì sự phát triển của công ty Để đảm bảo ứng dụng CNTT hiệu quả, cần tăng cường sự liên kết giữa các bộ phận và phòng ban, phối hợp chặt chẽ với cán bộ tin học nhằm nắm bắt tình hình kịp thời và nâng cao năng suất lao động.
Bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn và ngoại ngữ cho cán bộ là rất cần thiết trong thời đại công nghệ hiện nay Công ty nên mở các khóa đào tạo và mời chuyên viên CNTT từ các trường đại học như Đại học Công nghệ thông tin hay Đại học Bách khoa Hà Nội để chia sẻ kiến thức về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân lực Việc này không chỉ giúp cán bộ nắm bắt công nghệ mới mà còn nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý nhân sự.
Công ty nên tổ chức các cuộc thi tìm hiểu về phần mềm CNTT hữu ích cho công việc, nhằm rèn luyện thói quen đọc sách Đây là một phương pháp đào tạo tự học hiệu quả, giúp cán bộ nhân viên chủ động nâng cao kiến thức và kỹ năng.
3.2.3 Tổ chức các cuộc thi sáng tạo về các kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin vào thực hiện công việc
Sự sáng tạo trong công việc là vô tận và mỗi nhân viên đều có những phương pháp riêng để thực hiện nhiệm vụ Do đó, Công ty nên tổ chức các cuộc thi nhằm khuyến khích những ý tưởng sáng tạo trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhân sự Qua đó, cán bộ và nhân viên có thể chia sẻ kinh nghiệm, học hỏi lẫn nhau, từ đó gắn kết và phát triển cùng nhau Đây là một phương pháp học hỏi nhanh chóng và hiệu quả đã được nhiều tổ chức áp dụng.
Thông qua việc tổ chức các cuộc thi, Công ty có thể đánh giá năng lực, trình độ và khả năng sáng tạo của từng cán bộ, nhân viên, từ đó xây dựng chính sách sử dụng nhân lực và đề bạt hợp lý Sau các cuộc thi, việc trao thưởng khích lệ sẽ động viên cán bộ, nhân viên cải tiến và sáng kiến trong ứng dụng CNTT vào công việc, tạo động lực làm việc và gắn kết họ với sự phát triển của Công ty.
3.2.4 Ứng dụng chữ ký điện tử vào trong quy trình nghiệp vụ
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, nhiều công ty đã áp dụng thành công chữ ký điện tử, do đó, các doanh nghiệp nên thay thế quy trình ký trực tiếp bằng việc ký duyệt trên ứng dụng CNTT hoặc sử dụng chữ ký điện tử Ứng dụng chữ ký điện tử mang lại nhiều lợi ích, bao gồm: rút ngắn thời gian trình ký văn bản nội bộ, giảm chi phí hành chính, nâng cao hiệu quả giao dịch điện tử, loại bỏ việc in ấn hồ sơ, và tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuyển tài liệu, hồ sơ đã ký đến đối tác, khách hàng và cơ quan quản lý một cách nhanh chóng.
3.2.5 Phát triển hạ tầng kỹ thuật và nâng cấp ứng dụng công nghệ thông tin
Công ty cần đảm bảo cơ sở hạ tầng CNTT đáp ứng yêu cầu phần mềm, bao gồm máy chủ, thiết bị mạng và máy in Cần thực hiện bảo trì định kỳ hệ thống máy chủ và máy trạm, nâng cấp đường truyền internet, và sử dụng internet để truy cập các ứng dụng riêng biệt Đồng thời, công ty cũng phải tăng cường công tác an ninh thông tin, xây dựng nội quy sử dụng máy trạm cá nhân, và thường xuyên kiểm tra việc tuân thủ các quy định về an toàn thông tin trong ngành.
3.2.6 Ứng dụng phần mềm Quản lý Nhân sự - Tiền lương tại Công ty
Phần mềm quản lý nhân sự - tiền lương giúp tối ưu hóa quản lý nhân lực tại công ty với nhiều tính năng hữu ích Các chức năng bao gồm thêm mới và cập nhật thông tin nhân viên, quản lý địa chỉ liên lạc, thông tin gia đình, ảnh, quá trình công tác, lương, phụ cấp, và các hệ số điều chỉnh lương Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ quản lý bảo hiểm, hợp đồng, thông tin hồ sơ, trường đào tạo, hộ chiếu, ngoại ngữ, và tìm kiếm nhân viên Nó cũng cho phép quản lý tạm hoãn hợp đồng, thông tin khen thưởng và kỷ luật, cập nhật tình trạng thôi việc, cũng như báo cáo công nợ nhân viên đã thôi việc.
Dự kiến kinh phí thực hiện ứng dụng phần mềm Quản lý nhân sự - tiền lương như bảng 3.1 dưới đây:
Bảng 3.1: Dự kiến kinh phí ứng dụng phần mềm quản lý Nhân sự - Tiền lương Đơn vị: Đồng
STT Nội dung Chi phí
2 Chi phí đào tạo phát sinh 2.000.000
3 Chi phí các tính năng và báo cáo phát sinh 2.000.000
(Nguồn: Phòng Tổ chức tiền lương)
Chương 3 sẽ đánh giá và đề xuất các giải pháp nhằm tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân lực tại Công ty TNHH Ngọc Đại Dương, dựa trên cơ sở lý luận và thực trạng đã được trình bày ở chương 1 và chương 2.
Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư đang diễn ra với những đột phá công nghệ như Internet, điện toán đám mây, in 3D, và thực tế ảo Nhân lực là yếu tố quyết định thành công của tổ chức và doanh nghiệp Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân lực không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý mà còn hỗ trợ trong quản lý tổ chức Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gia tăng, đầu tư vào công nghệ thông tin cho quản lý nhân lực trở nên cần thiết hơn bao giờ hết.
Đề tài "Ứng dụng công nghệ thông tin vào trong hoạt động quản lý nhân lực tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Ngọc Đại Dương" tập trung vào việc áp dụng công nghệ thông tin để cải thiện hiệu quả quản lý nhân sự Bài tiểu luận nghiên cứu các phương pháp và công cụ công nghệ thông tin hiện đại, nhằm tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên Ngoài ra, nghiên cứu cũng phân tích tác động của công nghệ đến việc nâng cao năng suất lao động và sự hài lòng của nhân viên trong công ty.
1 Chương 1 đã hệ thống hóa được cơ sở lý luận về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân lực tại doanh nghiệp, cụ thể là đưa ra được các khái niệm, khả năng ứng dụng, nội dung ứng dụng, một số ứng dụng và các nhân tố ảnh hưởng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân lực Cơ sở lý luận ở chương 1 là tiền đề để nghiên cứu, đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân lực tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Ngọc Đại Dương ở chương 2.
