TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY BẢO HIỂM HÀNG KHÔNG HÀ NỘI
Sự hình thành và phát triển của đơn vị
1.1 Khái quát về sự hình thành
− Tên đơn vị bằng tiếng Việt: CÔNG TY BẢO HIỂM HÀNG KHÔNG HÀ NỘI
− Địa chỉ trụ sở chính: Tầng 6, tòa nhà Báo Sinh viên VN, ô D29 khu ĐTM Cầu Giấy - Phường Yên Hoà - Quận Cầu Giấy - Hà Nội.
− Giám đốc: Nguyễn Xuân Hoàng
− Vốn điều lệ: 10.000.000.000.000 đồng (Bằng chữ: Mười nghìn tỷ đồng)
− Ngày tháng năm thành lập: 23/04/2008
− Giấy phép đăng ký kinh doanh: 0102737963-002
Ngành nghề kinh doanh của chúng tôi bao gồm bảo hiểm phi nhân thọ, tái bảo hiểm và đầu tư tài chính, với các sản phẩm chủ yếu như bảo hiểm hàng không, bảo hiểm tài sản, bảo hiểm cháy nổ và bảo hiểm rủi ro xây dựng.
1.2 Khái quát về sự phát triển của đơn vị
Công ty Bảo hiểm Hàng không Việt Nam, chi nhánh thứ 2 của Tổng công ty Bảo hiểm Hàng không Việt Nam, tọa lạc tại Tầng 6, tòa nhà Báo Sinh viên VN, ô D29 khu ĐTM Cầu Giấy, Phường Yên Hoà, Quận Cầu Giấy, Hà Nội, do ông Nguyễn Xuân Hoàng đảm nhiệm vị trí giám đốc.
Công ty cam kết phát triển bền vững, kế thừa các giá trị cốt lõi và truyền thống anh hùng, nhằm đảm bảo lợi ích chính đáng của khách hàng và góp phần vào sự phát triển chung của cộng đồng.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của đơn vị
Tổ chức bộ máy quản lý của công ty được xây dựng theo mô hình tập trung với
03 bộ phận hoạt động dưới sự chỉ đạo trực tiếp của phó giám đốc và gián tiếp của giám đốc:
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ bộ máy quản lý công ty
Giám Đốc là đại diện pháp nhân của công ty, có trách nhiệm đưa ra quyết định trong các lĩnh vực sản xuất, kinh doanh và quảng cáo Người này hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về các hoạt động của đơn vị.
Phó Giám Đốc: Giúp Giám Đốc phụ trách chính sách, thay mặt Giám Đốc quản lý, điều hành hoạt động của công ty khi Giám Đốc vắng mặt.
Phòng Kế toán có nhiệm vụ đôn đốc, kiểm tra và thu thập đầy đủ các chứng từ kế toán của công ty, đảm bảo ghi chép chính xác các nguồn vốn Phòng cũng hướng dẫn các bộ phận liên quan trong việc mở và ghi sổ sách hạch toán Ngoài ra, phòng thực hiện phân tích toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh, lập các bảng kế toán tài chính theo yêu cầu của ban giám đốc và thực hiện thống kê quyết toán theo quy định hiện hành Đặc biệt, phòng Kế toán phối hợp với phòng kinh doanh để xây dựng hệ thống kế toán phù hợp với hoạt động và phát triển của công ty.
Phòng Quản lý nghiệp vụ: Chịu trách nhiệm trong phân phối và tái bảo hiểm,
Phòng Kế toán Phòng quản lý nghiệp vụ Phòng Kinh doanh
BP Giám định bồi thường
Phát triển KD đồng thời giám định, xứ lý các trường hợp về bồi thường bảo hiểm.
Phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm xây dựng chiến lược kinh doanh tổng thể cho Công ty theo từng giai đoạn ngắn hạn, trung hạn và dài hạn Đồng thời, phòng cũng phát triển kế hoạch kinh doanh theo tháng, quý và năm Để đảm bảo cung cấp dịch vụ chất lượng cao cho khách hàng, phòng sẽ giám sát và kiểm tra chất lượng công việc của các bộ phận khác Ngoài ra, việc nghiên cứu thị trường và đối thủ cạnh tranh cũng là một phần quan trọng trong nhiệm vụ của phòng.
Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của đơn vị
Lĩnh vực kinh doanh chính: Bảo hiểm phi nhân thọ
Dịch vụ, sản phẩm chủ yếu: Đánh giá khái quát ảnh hưởng của đặc điểm sản phẩm và hoạt động đến công tác kế toán của đơn vị
Do tính chất đặc thù của ngành dịch vụ bảo hiểm, công ty phải áp dụng chế độ kế toán khác biệt so với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thông thường, theo Thông tư 199/2014/TT-BTC ngày 19/12/2014 Điều này đã tạo ra một số khó khăn trong công tác hạch toán kế toán.
− Ngoài ra, hệ thống quản lý, tổ chức công ty rất lớn, nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện nên việc hạch toán kế toán cũng khó khăn hơn.
+ Thị trường bảo hiểm đang ngày càng phát triển tạo điều kiện thuận lợi để công ty mở rộng kinh doanh và phát triển hơn nữa
+ Công ty thành lập đã khá lâu, mọi hoạt động đã đi vào quỹ đạo ổn định cũng là điều kiện thuận lợi để phát triển
+ Công ty có tập thể Ban lãnh đạo, cán bộ nhân viên giỏi, nhiệt huyết.
Công ty sở hữu vốn điều lệ cao nhất trong ngành bảo hiểm, điều này giúp thu hút đầu tư hiệu quả và nâng cao uy tín cũng như thương hiệu trên thị trường.
+ Sản phầm bảo hiểm đa dạng, đáp ứng nhu cầu của khách hàng ngày một cao.
Do sự phát triển xã hội còn hạn chế, khách hàng tại Việt Nam chưa có mối quan tâm cao đối với các dịch vụ bảo hiểm, điều này gây khó khăn cho các công ty trong việc thu hút khách hàng.
Hiện nay, sự cạnh tranh trong ngành bảo hiểm ngày càng gay gắt do có nhiều công ty và tổ chức cung cấp sản phẩm dịch vụ bảo hiểm.
Ngành bảo hiểm hiện nay chủ yếu phát triển mạnh mẽ tại các thành phố lớn với dân cư đông đúc và mức sống cao Tuy nhiên, việc mở rộng thị trường và đưa sản phẩm đến tay tất cả khách hàng vẫn còn nhiều thách thức cần phải vượt qua.
Đánh giá khái quát kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Bảng 1.1 Một số chỉ tiêu tài chính và kết quả kinh doanh của công ty giai đoạn
(Nguồn: Tính toán từ BCTC của Công ty)
Từ bảng 1.1, có thể nhận thấy rằng các chỉ tiêu tài chính và kết quả kinh doanh của công ty đã có sự tăng trưởng liên tục từ năm 2018 đến năm 2020 Cụ thể, tổng tài sản của công ty năm 2018 đạt hơn 1.940 tỷ đồng, tăng 135 triệu đồng lên 2.076 tỷ đồng vào năm 2019, tương ứng với mức tăng 6,97% Đến năm 2020, tổng tài sản tiếp tục tăng mạnh lên hơn 2.921 tỷ đồng, với mức tăng 40,7% Trong đó, tài sản ngắn hạn năm 2019 tăng 3,77% và tài sản dài hạn tăng 20,09% so với năm 2018; tuy nhiên, năm 2020, tài sản ngắn hạn tăng 55,78% trong khi tài sản dài hạn giảm 12,8% so với năm 2019.
Nợ phải trả của công ty đã gia tăng đáng kể, với mức tăng 11,3% trong năm 2019 so với năm 2018 và 50,71% trong năm 2020 so với năm 2019 Đồng thời, vốn chủ sở hữu của công ty cũng có xu hướng tăng, với mức tăng 0,99% trong năm 2019 so với năm 2018.
Nguyên nhân là do đặc thù ngành kinh doanh dịch vụ bảo hiểm không bị chịu ảnh
Cụ thể đối với tổng doanh thu, giai đoạn 2018-2020 tăng lên rất nhanh, năm
Năm 2019, doanh thu của công ty tăng 37,75% so với năm 2018, và năm 2020 tiếp tục tăng 29,97% so với năm 2019 Mặc dù chi phí cũng tăng, nhưng tốc độ chậm hơn, với mức tăng 37,67% trong năm 2019 và 29,85% trong năm 2020 Kết quả là lợi nhuận trước thuế của công ty tăng mạnh, đạt 48,67% trong năm 2019 và 44,65% trong năm 2020 so với các năm trước Điều này không chỉ mang lại niềm vui cho doanh nghiệp mà còn góp phần vào ngân sách nhà nước thông qua thuế TNDN hàng năm.
Sự gia tăng số lượng lao động tại công ty cho thấy tình hình kinh doanh đang phát triển mạnh mẽ, đồng thời công ty cũng đang mở rộng quy mô hoạt động Để nâng cao chất lượng công việc cho nhân viên, công ty chú trọng đến việc tăng lương, nhằm thu hút và giữ chân nhân tài, từ đó tạo điều kiện cho sự cống hiến và đóng góp hiệu quả cho sự phát triển chung.
Bảng 1.2: Đánh giá khái quát khả năng sinh lợi của doanh nghiệp
ROA năm 2018 đạt 0,29%, tức là mỗi 100 đồng tài sản bình quân tạo ra 0,29 đồng lợi nhuận sau thuế Chỉ tiêu này tăng nhẹ lên 0,40% vào năm 2019, nhưng lại giảm xuống 0,36% trong năm 2020 Điều này cho thấy hiệu quả sử dụng tài sản trong sản xuất kinh doanh của công ty vẫn còn thấp.
ROE năm 2018 đạt 0,68%, cho thấy mỗi 100 đồng vốn chủ sở hữu bình quân tạo ra 0,68 đồng lợi nhuận sau thuế Chỉ tiêu này có sự tăng nhẹ lên 1,02% vào năm 2019 và giảm nhẹ xuống 1,01% vào năm 2020, phản ánh rằng công ty vẫn chưa tối ưu hóa hiệu quả sử dụng vốn chủ sở hữu.
Trong giai đoạn 2018-2020, ROS của công ty có sự ổn định tương đối, với tỷ lệ lợi nhuận sau thuế trên doanh thu đạt 0,87% vào năm 2018 Năm 2019, chỉ tiêu này tăng lên 0,94%, nhưng đến năm 2020 lại giảm trở lại 0,87% Mặc dù công ty vẫn duy trì được lợi nhuận, nhưng cần tập trung phát huy những điểm mạnh và nâng cao chất lượng, uy tín dịch vụ để tối ưu hóa lợi nhuận.
Những vấn đề chung về công tác kế toán của đơn vị
Các chính sách kế toán chung
Chế độ kế toán: theo thông tư 199/2014/TT-BTC ban hành ngày 19/12/2014 của Bộ Tài Chính.
Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/03 hàng năm.
Công ty áp dụng đồng Việt Nam làm đơn vị tiền tệ chính cho việc ghi chép kế toán Khi có giao dịch bằng ngoại tệ, công ty sẽ quy đổi ngoại tệ sang đồng Việt Nam để thực hiện ghi chép.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên Hàng tồn kho được ghi sổ theo giá gốc.
Phương pháp tính giá xuất kho: theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ.
Phương pháp tính và nộp thuế giá trị gia tăng: theo phương pháp khấu trừ.
Hệ thống sổ sách kế toán
Công ty Bảo hiểm Hàng Không Hà Nội áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính, sử dụng phần mềm kế toán MISA để quản lý các hoạt động tài chính hiệu quả.
Phần mềm kế toán MISA
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Báo cáo tạ công ty gồm có báo cáo tài chính, báo cáo thường niên và báo cáo quản trị.
Mô hình tổ chức công tác kế toán tại công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung, trong đó các phần hành kế toán được tập trung tại văn phòng công ty để thực hiện các công việc liên quan.
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty Bảo hiểm Hàng không Hà Nội
* Chức năng, nhiệm vụ của từng vị trí
Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm phổ biến chủ trương và chỉ đạo công tác chuyên môn trong bộ phận kế toán Họ phải tuân thủ pháp luật và chế độ tài chính hiện hành liên quan đến vốn và huy động vốn của Công ty Bên cạnh đó, kế toán trưởng cần cung cấp thông tin chính xác, sử dụng vốn hiệu quả để đưa ra quyết định và tham gia ký kết các hợp đồng kinh tế cùng với các bộ phận liên quan.
Kế toán thanh toán và tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi các khoản phải thu, phải trả và thực hiện giao dịch với ngân hàng liên quan đến vay nợ và trả nợ Dựa vào bảng chấm công, kế toán tính lương cho các bộ phận và từ bảng lương của từng đơn vị, tiến hành trích lập và phân bổ tiền lương Ngoài ra, các nhiệm vụ khác sẽ được kế toán trưởng và Giám đốc chỉ định.
Thủ quỹ: Phụ trách quản lý nhập xuất quỹ tiền mặt, có nhiệm vụ thu chi tiền mặt khi có sự chỉ đạo của cấp trên.
Kế toán thanh toán, tiền lương Thủ quỹ
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CÁC PHẦN HÀNH CHỦ YẾU CỦA CÔNG TY BẢO HIỂM HÀNG KHÔNG HÀ NỘI
Kế toán vốn bằng tiền
Công ty duy trì một quỹ tiền mặt để đáp ứng nhu cầu chi tiêu hàng ngày trong hoạt động sản xuất kinh doanh Thông thường, quỹ này chủ yếu bao gồm tiền Đồng Việt Nam và không chứa ngoại tệ.
Mọi nghiệp vụ có liên quan đến thu chi tiền mặt quản lý và bảo quản tiền mặt đều do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện.
Kế toán chi tiết tiền mặt chủ yếu dựa vào Sổ chi tiết Quỹ tiền mặt, được lập theo từng tháng và phân loại theo loại tiền VNĐ Sổ này được ghi chép dựa trên các phiếu thu và phiếu chi Bài viết sẽ trình bày cụ thể cách ghi sổ, cũng như hướng dẫn cách đối chiếu số liệu giữa kế toán quỹ tiền mặt và thủ quỹ để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Phiếu thu mẫu số 01-TT là chứng từ do kế toán tiền mặt lập, bao gồm hai liên và được in từ phần mềm kế toán của công ty Phiếu thu cần ghi đầy đủ thông tin như họ tên người nộp tiền, địa chỉ, lý do nộp, số tiền, và số tiền bằng chữ Ngoài ra, phiếu thu còn phải kèm theo chứng từ gốc và có chữ ký của người lập phiếu.
Sau đó phiếu thu sẽ được kế toán trưởng ký tên sẽ chuyển cho thủ quỹ tiến hành thu tiền và ghi vào sổ quỹ
Sau khi hoàn tất việc nộp tiền, thủ quỹ sẽ cấp cho người nộp tiền một liên phiếu thu và một liên cho kế toán tiền mặt để thực hiện kiểm tra đối chiếu Mỗi phiếu thu sẽ được đánh số liên tục sau mỗi lần nộp và ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu.
Phiếu chi mẫu số 02/TT được lập bởi kế toán thành hai liên thông qua phần mềm kế toán của công ty Phiếu cần ghi rõ các thông tin như tên người nhận tiền, địa chỉ, lý do nộp, số tiền và số tiền bằng chữ Ngoài ra, phiếu cũng cần kèm theo chứng từ gốc và chữ ký của người lập phiếu.
Sau khi hoàn tất, phiếu chi sẽ được gửi đến kế toán trưởng và giám đốc (hoặc phó giám đốc nếu được ủy quyền) để ký duyệt Sau đó, thủ quỹ sẽ thực hiện việc chi tiền và ghi chép vào sổ quỹ, đồng thời lưu trữ các chứng từ liên quan.
Ngoài ra công ty còn sử dụng một số chứng từ sau:
Giấy đề nghị thanh toán.
Giấy đề nghị tạm ứng.
Cuối ngày, thủ quỹ cần đối chiếu số liệu với kế toán và các chứng từ như phiếu chi, phiếu thu, tùy thuộc vào từng doanh nghiệp Số lượng chứng từ có thể khác nhau, nhưng phải tuân thủ các quy định bắt buộc của Bộ Tài chính Doanh nghiệp cũng có thể tự thiết kế một số chứng từ để thuận tiện cho việc ghi chép sổ sách Cách tổ chức chứng từ như vậy được coi là hợp lý và phù hợp với quy định hiện hành.
Tài khoản 111 - Tiền mặt dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tại quỹ doanh nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ và vàng tiền tệ
Tài khoản 111 - Tiền mặt tại công ty chỉ có một tài khoản cấp 2, đó là Tài khoản 1111 - Tiền Việt Nam, dùng để phản ánh tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt bằng tiền Việt Nam Bên cạnh đó, còn có sự liên quan đến các tài khoản khác như TK 112 và TK 131.
2.1.1.4 Nghiệp vụ minh hoạ a Nghiệp vụ thu tiền mặt
Nghiệp vụ 1: Ngày 01/07/2021 công ty thu tiền khách hàng theo Phiếu thu số
Theo Biểu 2.1 T/007/001, số tiền là 1.826.000 đồng Dựa vào phiếu thu, kế toán sẽ nhập liệu vào phần mềm MISA, và phần mềm sẽ tự động ghi nhận vào sổ chi tiết cũng như sổ cái các tài khoản theo định khoản đã được quy định.
Vào ngày 01/07/2021, khách hàng đã thanh toán phí bảo hiểm với số tiền 26.296.000 đồng theo Phiếu thu số T/07/002 Dựa trên phiếu thu này, kế toán đã nhập liệu vào phần mềm kế toán MISA, giúp phần mềm tự động ghi nhận vào sổ chi tiết và sổ cái các tài khoản theo định khoản tương ứng.
Biểu 2.2: Phiếu thu T/07/002 b Nghiệp vụ chi tiền mặt
Vào ngày 12/07/2021, công ty đã thanh toán phí tiếp khách cho các giao dịch khai thác nghiệp vụ bảo hiểm theo phiếu chi C07 Dựa trên phiếu chi này, kế toán đã nhập liệu vào phần mềm kế toán MISA, và phần mềm tự động ghi nhận vào sổ chi tiết cũng như sổ cái các tài khoản theo định khoản đã được quy định.
Vào ngày 22/07/2021, công ty đã thực hiện thanh toán phí tiếp khách cho các giao dịch khai thác nghiệp vụ bảo hiểm dựa trên phiếu chi C07 Kế toán đã nhập liệu vào phần mềm kế toán MISA, cho phép phần mềm tự động ghi nhận vào sổ chi tiết và sổ cái các tài khoản theo định khoản đã được quy định.
Phiếu chi Phần mềm máy tính
Nhật ký thu, chi tiền
Sổ chi tiết quỹ tiền mặt
Sơ đồ 2.1: Trình tự ghi sổ tiền mặt
Biểu 2.5: Sổ quỹ tiền mặt
Biểu 2.6: Sổ chi tiết TK 1111
CÔNG TY BẢO HIỂM HÀNG KHÔNG HÀ
NỘI Địa chỉ: Tầng 6, tòa nhà Báo Sinh viên VN, ô D29 khu ĐTM Cầu Giấy - Phường Yên Hoà - Quận
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
(Dùng cho hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ)
Tháng 07/2021 Tên tài khoản: Tiền Mặt
Số hiệu: 111 Đơn vị tính: VNĐ
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có
Số phát sinh trong tháng 01/07 T/07/001 01/07 Triệu Kim Loan –
Thanh toán phí bảo hiểm 33884 8.126.000
Thanh toán phí bảo hiểm 13111 26.196.000
Cộng số phát sinh tháng
Số dư cuối tháng 4.522.993.534 4.484.477.935 Cộng lũy kế từ đầu kỳ 61.500.788
Sổ này có 125 trang, đánh số từ trang số 01 đến trang 125
(Ký, họ tên) Kế toán trưởng
(Ký, họ tên, đóng dấu)
2.1.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng
Tiền gửi ngân hàng là nguồn vốn bằng tiền mà doanh nghiệp sử dụng để mở tài khoản tại ngân hàng, phục vụ cho các giao dịch thanh toán giữa người mua và người bán.
Hiện nay, với sự phát triển của nền kinh tế và các quy định từ Cục Thuế về việc khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào, hầu hết các doanh nghiệp đều thực hiện thanh toán các khoản nợ có giá trị lớn hơn 20.000.000đ thông qua tiền gửi ngân hàng Điều này dẫn đến việc phát sinh nhiều nghiệp vụ thanh toán liên quan đến tiền gửi ngân hàng với giá trị lớn Do đó, kế toán cần mở nhiều sổ chi tiết khác nhau để theo dõi từng loại tiền trong tài khoản của doanh nghiệp.
2.1.2.2 Chứng từ sử dụng Ủy nhiệm thu: Là thể thức thanh toán được tiến hành trên cơ sở giấy ủy nhiệm thu và các chứng từ hóa đơn do người bán lập và chuyển đến ngân hàng yêu cầu ngân hàng từ người mua. Ủy nhiệm chi: Là chứng từ của đơn vị có tài khoản tiền gửi ngân hàng, ủy nhiệm ngân hàng rút tiền ở tài khoản của mình một số tiền nhất định để chi trả cho đơn vị bán vật tư, sản phẩm, hàng hóa, chi phí vận chuyển… với các đơn vị kinh tế có tài khoản ở cùng một ngân hàng hoặc một ngân hàng khác địa phương.
Kế toán phải thu khách hàng
2.2.1 Đặc điểm các khoản phải thu khách hàng tại công ty
Các khoản phải thu là nợ phát sinh từ hoạt động cung cấp hàng hóa, sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp, bao gồm cả các khoản tạm chi hộ cho các đơn vị khác Công ty Bảo hiểm Hàng Không Hà Nội, hoạt động trong lĩnh vực bảo hiểm, có tỷ trọng khoản phải thu lớn, đặc biệt là từ khách hàng liên quan đến bảo hiểm gốc.
Hiện tại, công ty chỉ cung cấp sản phẩm cho các doanh nghiệp trong nước, do đó không phát sinh ngoại tệ từ các giao dịch này Tất cả các khoản phải thu từ khách hàng được ghi nhận trong phần nợ phải thu ngắn hạn, áp dụng cho mọi thời hạn thanh toán.
Khoản phải thu khách hàng được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng và nội dung phải thu theo hạng mục, đồng thời ghi chép theo từng lần thanh toán Danh mục khách hàng được mã hoá như thể hiện trong bảng 2.1.
2.2.2 Thực trạng kế toán phải thu khách hàng
Công ty Bảo hiểm cần tuân thủ các quy định của Luật kế toán và các văn bản sửa đổi liên quan trong công tác kế toán nợ phải thu khách hàng Để đảm bảo việc cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác, các chứng từ sẽ được lập theo mục đích cụ thể, trong đó nêu rõ cách thức lập chứng từ phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty.
Hóa đơn GTGT điện tử theo mẫu số 01GTKT0/001 và ký hiệu TG/21E là tài liệu bắt buộc để kê khai thuế giá trị gia tăng và hạch toán doanh thu cho doanh nghiệp, giúp xác định số thuế phải nộp vào ngân sách nhà nước Công ty hiện đang sử dụng hóa đơn điện tử do Công ty Cổ phần Bkav cung cấp, với hóa đơn được lưu trữ trên hệ thống Kế toán có thể kết xuất hóa đơn và lưu trữ trên máy tính, đồng thời cung cấp cho khách hàng theo yêu cầu Khách hàng gần có thể đến trực tiếp phòng kế toán để lấy hóa đơn, trong khi khách hàng xa nhận hóa đơn qua Email hoặc mã tra cứu để tải về.
Phiếu xuất kho theo mẫu số 02-VT được lập để theo dõi chi tiết số lượng hàng hóa trong kho, hỗ trợ quản lý việc nhập và xuất hàng hóa của công ty Đây cũng là căn cứ quan trọng để hoạch toán chi phí sau này Sau khi xuất kho, thủ kho sẽ ghi lại lượng hàng thực xuất, lập Thẻ kho và chuyển chứng từ cho phòng kế toán Kế toán vật tư sẽ nhập dữ liệu từ chứng từ vào máy tính Phiếu xuất kho bao gồm 03 liên: một liên lưu tại phòng vật tư, một liên giao cho các xí nghiệp và một liên gửi phòng KH-kế toán thông qua thủ kho sau khi đã vào thẻ kho Phiếu xuất kho là cơ sở để thủ kho ghi thẻ kho và kế toán vật tư ghi sổ kế toán.
Phiếu thu mẫu số 01-TT được lập để xác định số tiền mặt thực tế nhập vào quỹ, làm căn cứ cho thủ quỹ thu tiền và ghi sổ quỹ Khi người nộp tiền yêu cầu, kế toán tiền mặt sẽ lập phiếu thu và chuyển cho kế toán trưởng ký Sau khi được ký, phiếu thu sẽ được chuyển cho thủ quỹ để thu tiền và sau đó chuyển cho các bộ phận liên quan khác.
Giấy báo Có theo mẫu của ngân hàng TMCP Sài Gòn Công Thương là chứng từ xác nhận việc khách hàng chuyển tiền vào tài khoản công ty Khi nhận được thanh toán, ngân hàng sẽ gửi Giấy báo Có cho công ty Kế toán sẽ kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan và nhập liệu vào phần mềm kế toán, cập nhật tình hình công nợ phải thu, doanh thu và tài sản, đồng thời lưu trữ chứng từ kế toán.
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài Chính để chi tiết hóa tài khoản kế toán Trong quản lý nợ phải thu khách hàng, công ty sử dụng tài khoản 131 “Phải thu khách hàng” và tài khoản cấp 2 1311 “Phải thu khách hàng ngắn hạn” Khi ghi nhận nghiệp vụ phát sinh, công ty hạch toán trên tài khoản chi tiết theo mã khách hàng, như thể hiện trong bảng 2.1.
Bảng 2.1: Minh hoạ bảng thông tin mã khách hàng
STT Mã KH Tên KH
Trong công tác kế toán nợ phải thu khách hàng tại Công ty, ngoài việc sử dụng các tài khoản chính, Công ty còn áp dụng các tài khoản liên quan như tài khoản 111 để quản lý hiệu quả hơn.
Nghiệp vụ 1: Ngày 14/07/2021 Phải thu VAT bảo hiểm gốc đơn số
652100848/F02.BB21/0063196 - Nguyễn Văn Vinh, kế toán căn cứ hoá đơn GTGT, nhập vào phần mềm theo định khoản sau:
Vào ngày 14/07/2021, Chi nhánh Giải phóng Trường Hải đã thực hiện thanh toán phí Bảo hiểm Xe Cơ Giới Kế toán đã căn cứ vào hoá đơn GTGT và giấy báo Có của ngân hàng để nhập dữ liệu vào phần mềm theo định khoản quy định.
Biểu 2.14: Hoá đơn GTGT số 0004494
Biểu 2.15: Hoá đơn GTGT số 0004492
Giấy báo Có Phần mềm máy tính
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ phải thu khách hàng
Biểu 2.16: Sổ chi tiết TK 1311
CÔNG TY BẢO HIỂM HÀNG KHÔNG HÀ
NỘI Địa chỉ: Tầng 6, tòa nhà Báo Sinh viên VN, ô D29 khu ĐTM Cầu Giấy - Phường Yên Hoà - Quận
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
(Dùng cho hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ)
Tháng 07/2021 Tên tài khoản: Phải thu về các khoản thu hoạt động BH gốc
Số hiệu: 1311 Đơn vị tính: VNĐ
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có
Số phát sinh trong tháng
Phải thu VAT bảo hiểm gốc đơn số
Phải thu VAT bảo hiểm gốc đơn số
Chi nhánh Giải phóng Trường Hải-Thanh toán phí Bảo hiểm Xe Cơ Giới
Cộng số phát sinh tháng
Số dư cuối tháng 7.856.070.048 7.856.065.821 Cộng lũy kế từ đầu kỳ 100.000
Sổ này có 125 trang, đánh số từ trang số 01 đến trang 125
(Ký, họ tên) Kế toán trưởng
(Ký, họ tên, đóng dấu)
NHẬN XÉT VÀ KHUYẾN NGHỊ
Giải pháp hoàn thiện
3.3.1 Giải pháp hoàn thiện về công tác quản lý
Đội ngũ cán bộ nhân viên là nguồn nhân lực quan trọng nhất trong việc đảm bảo thành công cho Công ty Trước sự thay đổi của các chính sách pháp luật của Nhà nước, Công ty cần triển khai các chính sách đào tạo và bồi dưỡng kiến thức cho nhân viên để nâng cao năng lực và đáp ứng yêu cầu mới.
Công ty cần tối ưu hóa việc bố trí nhân lực để giảm thiểu tình trạng kiêm nhiệm nhiều chức vụ Việc phân quyền rõ ràng cho từng phòng ban sẽ giúp các trưởng phòng tự quyết định trong phạm vi quyền hạn của họ mà không cần chờ chỉ đạo từ giám đốc Điều này không chỉ nâng cao tính chủ động trong công việc mà còn đảm bảo trách nhiệm cho các quyết định và hành động của từng phòng ban theo phân cấp quản lý.
3.3.2 Giải pháp hoàn thiện về công tác kế toán
3.3.2.1 Giải pháp hoàn thiện về công tác kế toán chung
Phòng Kế toán hiện có 03 nhân viên nhưng khối lượng công việc quá lớn, dẫn đến áp lực cao cho nhân viên Do đó, Công ty cần tuyển dụng thêm nhân lực để xử lý công việc hiệu quả hơn Bên cạnh đó, Ban Giám đốc cũng cần xây dựng các chế độ đãi ngộ hợp lý nhằm khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên.
Công ty cần tăng cường tuyển dụng nhân viên kế toán cho từng phần hành riêng biệt nhằm giảm bớt khối lượng công việc và tránh tình trạng kiêm nhiệm nhiều chức vụ, gây ra mâu thuẫn và gian lận dẫn đến sai sót không đáng có Phòng kế toán cần quản lý tính bí mật của hệ thống kế toán để đảm bảo an toàn cho dữ liệu, đồng thời xác định rõ nhiệm vụ và quyền hạn của mỗi kế toán viên trong việc ghi chép sổ sách Mỗi kế toán viên sẽ được phân công một phần hành nhất định và có trách nhiệm đảm bảo tính chính xác và bảo mật của dữ liệu, ngăn chặn việc sửa chữa trái phép từ những người không có quyền hạn.
Kế toán trưởng và kế toán tổng hợp có quyền truy cập vào mọi phần hành trong phần mềm kế toán để kiểm tra số liệu, giúp công ty quản lý công tác kế toán thanh toán hiệu quả hơn Việc xác định rõ trách nhiệm cũng giúp dễ dàng tìm ra nguyên nhân khi xảy ra gian lận hoặc sai sót Để khắc phục nhược điểm của hình thức kế toán máy và tránh mất dữ liệu, kế toán viên cần nâng cao trình độ chuyên môn về tin học Ngoài ra, công ty nên trang bị thiết bị bảo đảm cho hệ thống máy tính để phòng tránh sự cố bất ngờ như mất điện.
3.3.2.2 Giải pháp hoàn thiện về công tác kế toán vốn bằng tiền
Các khoản chi tiền mặt, dù ít hay nhiều, đều cần được lập phiếu chi và theo dõi chi tiết bởi kế toán công ty Việc kiểm kê quỹ tiền mặt vào cuối ngày là cần thiết, nhất là khi công ty hoạt động lớn với nhiều giao dịch thu chi hàng ngày, điều này có thể dẫn đến thất thoát và sai lệch Để hạn chế rủi ro này, công ty cần thực hiện kiểm kê quỹ thường xuyên và đảm bảo có sự xác nhận của giám đốc và kế toán trưởng trong quá trình này.
Để đảm bảo tính chính xác trong công tác hạch toán, kế toán cần thường xuyên theo dõi các giao dịch tại ngân hàng và yêu cầu ngân hàng gửi sao kê hàng ngày Việc đối chiếu giữa sao kê ngân hàng và sổ sách ghi chép của công ty là rất quan trọng; nếu phát hiện sự không khớp, kế toán phải thông báo ngay để thực hiện điều chỉnh kịp thời Do đó, kế toán cần kiểm tra và đối chiếu liên tục khi có các nghiệp vụ thu, chi hoặc giao dịch rút, gửi tiền tại ngân hàng nhằm tránh sai sót.
3.3.2.3 Giải pháp hoàn thiện về công tác kế toán các khoản phải thu khách hàng
Kiến nghị hoàn thiện công tác kế toán phải thu tại Công ty được liệt kê như sau:
- Công ty cần làm hợp đồng phải có chữ ký cam kết của hai bên và mỗi bên đều phải giữ một bản.
Việc thường xuyên gửi thông báo nợ cho khách hàng là cần thiết để nhanh chóng thu hồi các khoản nợ và xác minh, điều chỉnh kịp thời những chênh lệch số liệu giữa hai bên Thủ tục này nên được thực hiện định kỳ qua email, fax hoặc đối chiếu trực tiếp.
Phòng kế toán cần phải chủ động và linh hoạt trong việc định giá sản phẩm để đảm bảo nhận được các hợp đồng kinh tế Việc thiết lập và thường xuyên cập nhật bảng giá đã được phê duyệt là rất quan trọng để duy trì sự chặt chẽ trong quản lý tài chính.
Phát hiện kịp thời khách hàng nợ quá hạn là rất quan trọng để lập dự phòng nợ khó đòi Việc thông báo cho ban quản lý giúp đưa ra những biện pháp phù hợp, từ đó thúc đẩy vòng quay vốn lưu động hiệu quả hơn.
