Nội dung cơ bản của Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại
Tổ chức hệ thống Sổ kế toán kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
1.2.3.1 Các hình thức kế toán
Hình thức kế toán Nhật ký chung:
* Đặc điểm của hình thức kế toán Nhật ký chung: Đặc điểm của hình thức kế toán Nhật ký chung:
Mở sổ Nhật ký chung để ghi chép các bút toán hạch toán theo thứ tự thời gian và theo mối quan hệ đối ứng giữa các tài khoản là một bước quan trọng trong việc quản lý nghiệp vụ phát sinh.
+ Số liệu ghi vào Sổ cái là căn cứ vào sổ Nhật ký chung để ghi, chứ không phải từ chứng từ gốc.
- Các loại sổ kế toán sử dụng:
+ Sổ nhật ký đặc biệt
+ Sổ chi tiết các TK 511, 131
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Các loại sổ kế toán sử dụng:
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
+ Sổ chi tiết các TK 511, 131
Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái
Hệ thống sổ sách kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh theo hình thức Nhật Ký – Sổ cái bao gồm các loại sổ như Sổ nhật ký, Sổ cái, Sổ cái TK511, TK641, và TK642.
* Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ
Bao gồm một sổ sau:
+ Nhật ký chứng từ số 8, nhật ký chứng từ số 10, nhật ký chứng từ số 1, nhật ký chứng từ số 2
1.2.3.2 Trình bày thông tin về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trên BCTC
Báo cáo tài chính là kết quả cuối cùng của quy trình xử lý thông tin kế toán, bao gồm hệ thống số liệu kinh tế tài chính và các thuyết minh văn bản liên quan đến những số liệu này.
Thông tin về doanh thu và kết quả kinh doanh được thể hiện qua báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, cùng với bản thuyết minh báo cáo tài chính.
Trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh được trình bày ở các chỉ tiêu:
- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Các khoản giảm trừ doanh thu
- Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Doanh thu hoạt động tài chính
- Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
- Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế
- Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành
- Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp
Bảng cân đối kế toán với các chỉ tiêu như sau:
- Tiền và các khoản tương đương tiền
- Phải thu ngắn hạn của khách hàng
- Trả trước cho người bán ngắn hạn
- Phải thu dài hạn của khách hàng
- Trả trước cho người bán dài hạn
- Phải trả người bán ngắn hạn
- Người mua trả tiền trước ngắn hạn
- Thuế và các khoản phải nộp cho Nhà Nước
- Vay và nợ thuê tài chính ngắn hạn
- Phải trả cho người bán dài hạn
- Người mua trả tiền trước dài hạn
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, với các chỉ tiêu như sau:
- Tiền thu từ bán hàng, cung cấp dịch vụ và doanh thu khác
- Tiền chi trả cho người cung cấp hàng hóa và dịch vụ
- Tiền trả cho người lao động
- Tiền lãi vay đã trả
- Tiền thu khác từ hoạt động kinh doanh
- Tiền chi khác từ hoạt động kinh doanh
Thuyết minh báo cáo tài chính, với các chỉ tiêu như sau:
- VI- Thông tin bổ sung cho các khoản mục trình bày trong Bảng cân đối kế toán
- VII- Thông tin bổ sung cho các khoản mục trình bày trong Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Tổ chức kế toán bán hàng trong điều kiện áp dụng công nghệ thông tin (kế toán máy)
Quá trình hình thành và phát triển của công ty
2.1.1.1 Giới thiệu sơ lược về công ty
Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Thương mại Thăng Long, thành lập ngày 14 tháng 01 năm 2010, hoạt động theo Giấy phép kinh doanh do Phòng đăng ký kinh doanh Thành phố Hà Nội cấp Công ty hoạt động dưới hình thức công ty cổ phần, tuân thủ Luật doanh nghiệp và các quy định hiện hành của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
Tên công ty bằng tiếng Việt: Công ty Cổ phần Tư vấn đầu tư và thương mại Thăng Long
Tên công ty bằng tiếng Anh: THANG LONG CONST., JSC
Tên công ty viết tắt:
Vốn điều lệ của công ty là 10 tỷ đồng (10.000.000.000 VNĐ) Địa chỉ trụ sở chính nằm tại tầng 6, số 02, lô TT02 dự án HD Mon, ngõ 4 đường Hàm Nghi, phường Mỹ Đình 2, quận Nam Từ Liêm, Hà Nội Quý khách có thể liên hệ qua số điện thoại 0438.398.540.
Công ty chuyên sản xuất thiết bị nâng hạ và bốc xếp, đồng thời tham gia vào việc bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng khác Ngoài ra, công ty còn cung cấp vật liệu và thiết bị lắp đặt trong xây dựng, sản xuất sắt, thép, gang, và thực hiện các hoạt động xây dựng chuyên dụng, bao gồm chuẩn bị mặt bằng, phá dỡ và hoàn thiện công trình Hiện tại, công ty đang tập trung vào lĩnh vực bán buôn và bán lẻ vật liệu, thiết bị lắp đặt trong xây dựng.
Sinh viên thực hiện: Vương Thị Hải
Email: vuongthihai93@gmail.com Đơn vị thực tập: Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hoàng Pôn Đề tài dự kiến: “Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hoàng Pôn.”
2.1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty Cổ phần Tư vấn đầu tư và thương mại Thăng Long, được thành lập vào ngày 14 tháng 01 năm 2010 và chính thức hoạt động từ ngày 21 tháng 01 năm 2010, đã có hơn 10 năm kinh nghiệm trên thị trường Với vốn điều lệ 10 tỷ đồng, công ty không tăng vốn trong 6 năm qua nhưng tổng nguồn vốn đã liên tục gia tăng.
Công ty hoạt động chủ yếu tại Hà Nội và các tỉnh lân cận như Hưng Yên, Ninh Bình, Hà Nam Trong những năm tới, công ty dự định mở rộng mạng lưới hoạt động ra toàn quốc.
Công ty Cổ phần Tư vấn đầu tư và thương mại Thăng Long cam kết cung cấp sản phẩm vật liệu và thiết bị xây dựng chất lượng với giá cả hợp lý, đồng thời chú trọng dịch vụ sau bán hàng Chúng tôi luôn nỗ lực chăm sóc và quan tâm tối đa đến khách hàng Trong thời gian qua, công ty đã xây dựng được lòng tin từ khách hàng tại Hà Nội, Ninh Bình và Hà Nam, và không ngừng gia tăng giá trị cũng như sự hài lòng của họ.
Nguyên tắc hoạt động của công ty:
Mọi hoạt động kinh doanh cần phải xây dựng uy tín, tập trung vào lợi ích của khách hàng và đồng thời tạo ra giá trị bền vững lâu dài cho công ty.
+ Lấy lợi nhuận hợp pháp và đạo đức kinh doanh làm nền tảng cho mọi hoạt động của công ty.
Để thiết lập mối quan hệ khách hàng vững mạnh và tạo sự ảnh hưởng tích cực trong chuỗi cung ứng, Công ty CP TVĐT và thương mại Thăng Long cam kết hợp tác cùng có lợi Công ty được thành lập theo giấy đăng ký kinh doanh số 0104375564, có trụ sở tại Phường Mỹ Đình 2, quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội.
Với đội ngũ quản lý và nhân viên dày dạn kinh nghiệm, cùng với công nhân lành nghề, chúng tôi đã đầu tư vào trang thiết bị mới và tăng cường công tác đào tạo Điều này không chỉ nâng cao trình độ tay nghề của công nhân mà còn cải thiện năng lực quản lý, đảm bảo hiệu quả công việc tối ưu.
Học viện Tài chính đang chú trọng nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, đồng thời giảm giá thành để thâm nhập thị trường hiệu quả hơn Những bước tiến mới này sẽ giúp công ty cải thiện vị thế cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng
Sản xuất các thiết bị nâng, hạ và bốc xếp
Bán buôn thiết bị và phụ tùng máy khác
Sản xuất sắt, thép, gang
Hoàn thiện công trình xây dựng
Hoạt động kiến trúc và tư vấn kĩ thuật có liên quan.
2.1.1.3 Thuận lợi, khó khăn, xu hướng phát triển của công ty
Công ty đã nhận được sự hỗ trợ đáng kể từ Thành ủy và UBND Thành phố Hà Nội, với sự chỉ đạo chặt chẽ từ lãnh đạo cùng các phòng ban chức năng Ngoài ra, sự quan tâm và ủng hộ nhiệt tình từ các cơ quan ban ngành như Sở Tài chính Vật giá và Sở Kế hoạch Đầu tư cũng góp phần quan trọng vào sự phát triển của công ty.
Sự hợp tác và ủng hộ mạnh mẽ từ nhiều đối tác kinh doanh trong và ngoài tỉnh đang ngày càng mở rộng và phát triển sâu sắc.
Sự ổn định trong công tác tổ chức và nỗ lực không ngừng của tập thể lãnh đạo cùng toàn thể công ty đã góp phần quan trọng vào quá trình hoàn thiện và phát triển bền vững.
Bên cạnh những thuận lợi trên, công ty cũng gặp phải nhiều khó khăn:
Trong bối cảnh hội nhập và thực hiện cơ chế đấu thầu cung ứng vật liệu, thiết bị lắp đặt trong ngành xây dựng, các công ty cần nỗ lực nâng cao năng lực cạnh tranh để thích ứng với quy luật thị trường khốc liệt.
Chi phí đầu vào tiếp tục gia tăng làm ảnh hưởng lớn tới sản xuất và kinh doanh;
Các nguồn lực của Công ty còn thiếu và chưa đồng bộ mặc dù đã được đầu tư, nâng cấp;
Năng lực của con người, thiết bị của một số bộ phận chưa đáp ứng được tình hình sản xuất hiện nay.
Đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty
2.1.2.1 Cơ cấu bộ máy quản lý
Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Thương mại Thăng Long chuyên cung cấp vật liệu và thiết bị lắp đặt trong lĩnh vực xây dựng Với nhiều năm kinh nghiệm, công ty cam kết mang đến sản phẩm chất lượng và dịch vụ tận tâm cho khách hàng.
Trong suốt 10 năm xây dựng và phát triển, công ty đã khẳng định thương hiệu và uy tín trong lĩnh vực vật liệu và thiết bị lắp đặt xây dựng tại Hà Nội và các tỉnh lân cận như Hưng Yên, Ninh Bình, Hà Nam Bằng cách cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao với giá thành hợp lý, công ty đã tạo dựng được sự tin tưởng từ khách hàng Sự linh hoạt trong quản lý đã giúp công ty chủ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh, từ đó tăng tài sản, thu nhập và nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho toàn thể cán bộ, công nhân viên.
Công ty có quy mô nhỏ nên bộ máy quản lý khá gọn nhẹ, bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo sơ đồ sau:
SƠ ĐỒ 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty
Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức gọn nhẹ phù hợp với yêu cầu quản lý theo sơ đồ sau:
Học viện Tài chính 2.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận
Giám đốc công ty là đại diện pháp nhân và người đứng đầu, chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh Ông/bà không chỉ lãnh đạo mà còn chỉ đạo trực tiếp các phòng ban trong công ty, đồng thời định hướng và điều hành các mục tiêu sản xuất, kinh doanh cả ngắn hạn lẫn dài hạn.
Giám đốc được phê chuẩn kế hoạch sản xuất kinh doanh và công tác tổ chức cán bộ nhân sự, đồng thời có quyền ký kết các hợp đồng kinh tế và thiết lập quan hệ giao dịch với các cơ quan liên quan.
Chịu trách nhiệm lập kế hoạch tuyển dụng và bố trí lao động để đảm bảo đủ nhân lực cho sản xuất, đồng thời thực hiện sa thải nhân viên và đào tạo nhân viên mới Quản lý việc soạn thảo và lưu trữ các loại giấy tờ, hồ sơ, văn bản, hợp đồng của công ty cùng với những thông tin liên quan Theo dõi các công văn, chỉ thị và quyết định, quản lý sổ sách về tình hình lao động, chuẩn bị nguồn hàng và lập kế hoạch kinh doanh, đồng thời trình bày phương án cụ thể cho từng dịch vụ và thực hiện công tác bán hàng.
- Thực hiện các quy định nhằm đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ đối với người lao động như lương, thưởng, trợ cấp, phúc lợi,….
Nhiệm vụ chính của kế toán là ghi chép và tính toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh dưới dạng giá trị và hiện vật, đảm bảo việc ghi chép được thực hiện kịp thời và chính xác, phản ánh rõ ràng quá trình và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ thu chi tài chính của công ty, đảm bảo đủ ngân sách cho các hoạt động như lương, thưởng, mua sắm máy móc và vật liệu Đồng thời, lập phiếu thu chi cho tất cả các khoản chi phí phát sinh để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính.
Lập chứng từ về sự vận động của tài sản trong công ty và thực hiện các chính sách, chế độ theo quy định của Nhà nước là rất quan trọng Đồng thời, cần phải lập báo cáo kế toán định kỳ hàng tháng, quý và năm để trình Ban Giám đốc.
Tính lương cho công nhân viên và theo dõi quá trình thanh toán của khách hàng qua ngân hàng là nhiệm vụ quan trọng Đồng thời, cần quyết toán công nợ với khách hàng và mở sổ sách để ghi chép Việc lưu trữ các chứng từ liên quan đến giao nhận cũng là một phần không thể thiếu trong quy trình này.
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm khách hàng và lập bảng báo giá Các bảng báo giá này sẽ được trình bày lên Giám đốc để đánh giá và đưa ra quyết định phù hợp cho từng loại sản phẩm.
Quản lý kinh doanh bao gồm việc xác nhận đơn hàng và bán hàng từ khách hàng, đồng thời lập hợp đồng kinh tế và theo dõi số lượng hàng hóa được bán cho từng khách hàng.
- Duy trì mối quan hệ bền vững với các khách hàng tiềm năng Tìm kiếm thêm các khách hàng trong và ngoài nước.
Công việc hàng ngày bao gồm việc theo dõi xuất, nhập kho hàng hóa của công ty, đảm bảo số lượng, mẫu mã và chủng loại hàng hóa chính xác Nhân viên cần đối chiếu thông tin với phòng kế toán để đảm bảo sự khớp nhau giữa số hàng hóa xuất, nhập và tồn Vào cuối tháng, cùng với một nhân viên bán hàng và kế toán, việc kiểm kê hàng hóa trong kho sẽ được thực hiện để đối chiếu với tình hình hàng tồn kho trên sổ sách.
Nhân viên bán hàng tại cửa hàng có trách nhiệm phục vụ khách hàng lẻ, trực tiếp giao sản phẩm và thu tiền Cuối ngày, họ sẽ bàn giao số tiền thu được cho thủ quỹ Ngoài ra, nhân viên cũng phải sắp xếp và bố trí hàng hóa tại cửa hàng một cách hợp lý.
- Tiếp nhận nguồn nguyên liệu, đảm bảo đúng yêu cầu kỷ thuật; Khai thác và vận hành hiệu quả hệ thống dây chuyền công nghệ của công ty.
Tham gia trực tiếp vào việc lập kế hoạch và giám sát tiến độ sản xuất là rất quan trọng để đảm bảo hàng hóa được cung cấp đúng thời gian, đáp ứng yêu cầu về số lượng và chất lượng theo tiêu chuẩn đã đề ra.
Tùy theo từng hợp đồng, bộ phận này đảm nhận các nhiệm vụ cụ thể khác nhau, chủ yếu tập trung vào việc sản xuất thức ăn cho gia súc và gia cầm.
Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Tư vấn đầu tư và Thương mại Thăng Long
tư và Thương mại Thăng Long
2.1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Công ty áp dụng hình thức kế toán tập trung do quy mô nhỏ và hoạt động chủ yếu tại thành phố Hà Nội Tất cả công tác kế toán được thực hiện tại một phòng kế toán duy nhất, đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả trong quản lý tài chính.
Sơ đồ 2.2 Cơ cấu bộ máy kế toán cua công ty
Kế toán trưởng có trách nhiệm chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán trong công ty, đảm bảo tuân thủ các chính sách và chế độ hiện hành Họ kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ và việc ghi sổ, từ đó thực hiện nhập dữ liệu tổng hợp và lập báo cáo tài chính Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý và giám sát các hoạt động kế toán của công ty.
Kế toán bán hàng, kế toán kho, kế toán công nợ và thủ quỹ đều đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính của công ty Họ không chỉ tư vấn cho giám đốc về tổ chức hệ thống kế toán mà còn hỗ trợ trong việc ra quyết định tài chính Đồng thời, các kế toán viên có trách nhiệm theo dõi và đôn đốc hoạt động của nhau, đảm bảo chất lượng và độ chính xác của báo cáo tài chính mà họ phải chịu trách nhiệm trước giám đốc.
Kế toán bán hàng chịu trách nhiệm lập báo giá, cập nhật thông tin giá cả và hàng hóa mới Họ quản lý sổ sách và chứng từ liên quan đến hoạt động bán hàng của công ty, đồng thời nhập liệu và tổng hợp số liệu bán hàng Mỗi ngày, kế toán bán hàng thực hiện đối chiếu với thủ quỹ để kiểm tra số lượng tiền mặt xuất, nhập và tồn cuối ngày.
Kế toán kho thực hiện nhiệm vụ ghi chép hàng ngày, lập chứng từ cho việc nhập và xuất hàng hóa Họ kiểm tra sự sắp xếp hàng hóa trong kho và đối chiếu số liệu nhập xuất với kế toán tổng hợp Ngoài ra, kế toán kho còn tính giá vốn xuất kho, giá trị nhập kho, lập biên bản kiểm kê hàng tồn kho và báo cáo về tình hình tồn, nhập, xuất hàng hóa Hàng ngày, họ cũng cần đối chiếu với thủ kho để theo dõi lượng hàng hóa nhập, xuất và tồn kho.
Kế toán công nợ có trách nhiệm quản lý hợp đồng mua bán, kiểm tra nội dung và điều khoản, đồng thời thêm mã khách hàng và nhà cung cấp mới khi cần thiết Họ theo dõi và đốc thúc công nợ, kiểm tra chi tiết công nợ của từng khách hàng và nhà cung cấp dựa trên chứng từ, hạn thanh toán và số tiền quá hạn để thông báo cho bộ phận kinh doanh và ban giám đốc Ngoài ra, họ cũng theo dõi tình hình nợ và thanh toán, xác nhận công nợ định kỳ với các bên liên quan, và lập báo cáo công nợ thường xuyên.
Thủ quỹ chịu trách nhiệm theo dõi hàng ngày và cuối tháng về tình hình nhập, xuất, và tồn quỹ tiền mặt Công việc này được thực hiện cùng với kế toán bán hàng để đối chiếu và kiểm kê tồn quỹ, từ đó lập báo cáo kiểm quỹ chính xác.
2.1.3.2 Các chính sách, chế độ kế toán áp dụng tại Công ty
Chế độ kế toán hiện hành được áp dụng theo Thông tư 200 ban hành ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính, có hiệu lực từ ngày 01/01/2015, thay thế cho chế độ kế toán cũ theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006.
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 nămDương lịch
- Hình thức kế toán: Nhật ký chung
Theo hình thức Nhật ký chung hệ thống sổ kế toán của công ty bao gồm: + Sổ tổng hợp : Sổ nhật ký chung, Sổ cái…
+ Sổ chi tiết : Sổ,thẻ chi tiết tài khoản
- Phần mềm sử dụng: Phần mềm kế toán Fast Accounting
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam đồng (VNĐ)
- Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Nhập trước – xuất trước
+ Nguyên tắc ghi nhận HTK: Theo trị giá gốc
+ Nguyên tắc tính giá trị HTK xuất kho: Theo phương pháp nhập trước xuất trước
+ Nguyên tắc hạch toán HTK: phương pháp kê khai thường xuyên
- Phương pháp kế toán TSCĐ
+ Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: theo nguyên giá và giá trị còn lại
+ Phương pháp khấu hao TSCĐ: phương pháp đường thẳng
2.1.3.3 Đặc điểm phần mềm Fast Accounting được sử dụng tại công ty
Tất cả các công việc kế toán tại công ty được thực hiện thông qua phần mềm kế toán Fast Accounting, bao gồm 16 phân hệ khác nhau.
Kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay.
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu.
Kế toán mua hàng và công nợ phải trả
Kế toán hàng tồn kho.
Báo cáo chi phí theo khoản mục
Kế toán giá thành dự án, công trình xây lắp
Kế toán giá thành sản phẩm sản xuất liên tục
Kế toán giá thành sản phẩm sản xuất theo đơn hang
Báo cáo quản trị các trường do người dung tự định nghĩa
Thuế thu nhập cá nhân
Tại công ty Cổ phần Tư vấn đầu tư và Thương mại Thăng Long, bộ phận kế toán chỉ sử dụng một số phần hành cơ bản của phần mềm, bao gồm Tổng hợp, Tiền mặt, Mua hàng, Bán hàng, Kho, TSCĐ, Tiền lương, Thuế.
Mỗi một kỳ, kế toán sẽ tạo một dữ liệu kế toán riêng cho kỳ đó Ví dụ năm
2020 kế toán viên sẽ lựa chọn Dữ liệu kế toán là “CTThangLong2020”, nhập tên người dùng và mật khẩu để đăng nhập hệ thống dữ liệu.
Khi đăng nhập phần mềm, màn hình đăng nhập phần mềm như sau:
Hình 2.1: Màn hình đăng nhập phần mềm kế toán Fast Accounting
Hình 2.2: Giao diện chính của phần mềm
Hình 2.3: Màn hình làm việc của phần mềm kế toán
Hình 2.4: Màn hình hệ thống tài khoản cuả công ty
Hình 2.5: Màn hình tổng hợp các loại báo cáo của công ty
Hàng ngày, kế toán sử dụng các chứng từ đã kiểm tra để nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán Vào cuối năm, kế toán thực hiện kết chuyển, khóa sổ, in sổ và lập báo cáo, đồng thời đối chiếu với các sổ liên quan trong phần mềm Phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING hỗ trợ quy trình này một cách hiệu quả.
Fast Accounting là phần mềm kế toán lý tưởng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, được phát triển từ năm 1997 và không ngừng cải tiến Phần mềm này nổi bật với đầy đủ nghiệp vụ kế toán, đáp ứng nhu cầu quản lý đa dạng của các loại hình doanh nghiệp, cùng với báo cáo quản trị phong phú và tốc độ truy xuất nhanh Fast Accounting cung cấp nhiều tính năng tiện ích vượt trội, đảm bảo an toàn bảo mật cao và ứng dụng công nghệ tiên tiến Dịch vụ chuyên nghiệp và tận tâm, cùng khả năng lập trình chỉnh sửa theo yêu cầu, giúp người dùng có trải nghiệm dùng thử trước khi quyết định mua Giá cả hợp lý và tư vấn phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp cũng là điểm cộng lớn cho thương hiệu uy tín này.
Giao diện của Fast Accounting rất thân thiện và dễ sử dụng, giúp người dùng dễ dàng cập nhật sổ sách chứng từ kế toán theo chế độ hiện hành Tương tự như Misa, phần mềm này cung cấp hệ thống báo cáo đa dạng, đảm bảo đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý, bao gồm cả báo cáo quản trị và báo cáo tài chính.
- Tốc độ xử lý rất nhanh.
- Cho phép kết xuất báo cáo ra Excel với mẫu biểu sắp xếp đẹp.
- Sử dụng làm việc mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị Không cần cài đặt phần mềm trên máy chủ hay các phần mềm hỗ trợ khác.
- Dễ dàng truy xuất thông tin, đảm bảo chính xác.
- Tính bảo mật chưa cao, trong khi thao tác thường xảy ra lỗi nhỏ (không đáng kể).
- Dung lượng lớn, người dùng khó phân biệt được data.
Fast cung cấp đa dạng sản phẩm phù hợp cho doanh nghiệp từ siêu nhỏ đến tập đoàn lớn, đáp ứng nhu cầu quản lý và kế toán cụ thể của từng loại hình doanh nghiệp Các doanh nghiệp vừa và nhỏ với ít nghiệp vụ có thể lựa chọn sản phẩm đơn giản, trong khi các doanh nghiệp lớn cần nhiều báo cáo quản trị sẽ tìm thấy giải pháp phù hợp Đặc biệt, doanh nghiệp trong lĩnh vực xây dựng nên sử dụng sản phẩm Fast để tối ưu hóa quy trình quản lý.
Sơ đồ tổ chức hạch toán kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức hạch toán kế toán theo hình thức Nhật kí chung
Nhật ký chung Sổ chi tiết
Sổ cái TK Bảng tổng hợp sổ chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Để đơn giản hóa quy trình kế toán vốn phức tạp, công ty đã áp dụng phần mềm kế toán nhằm hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị.
Quy trình ghi sổ kế toán của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 4: Sơ đồ phần mềm kế toán áp dụng tại Công ty
Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo có cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu
a Quy trình bán hàng của công ty
Khi khách hàng đến mua hàng, nhân viên bán hàng tiếp đón và tư vấn để giúp khách chọn sản phẩm phù hợp Sau khi thỏa thuận về mẫu mã, chất lượng, số lượng và giá cả, nhân viên lập phiếu bán hàng để chuyển cho kế toán lập hóa đơn Hàng hóa được giao cho khách cùng với Hóa đơn GTGT và Phiếu bảo hành Khách hàng có thể thanh toán ngay hoặc trả sau theo thỏa thuận Khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu, kế toán sẽ nhập liệu vào phần mềm dựa trên hóa đơn GTGT.
Công ty chúng tôi cung cấp hai hình thức bán hàng: bán buôn và bán lẻ, với tất cả sản phẩm được bán trực tiếp từ kho mà không thông qua hình thức gửi bán hàng.
Bán buôn qua kho và giao hàng trực tiếp là hình thức mà khách hàng thường đặt hàng với số lượng lớn Họ có thể gửi đơn đặt hàng hoặc gọi điện trực tiếp đến công ty Phòng kinh doanh sẽ kiểm tra yêu cầu của khách hàng và đối chiếu với lượng hàng tồn kho để đảm bảo khả năng cung ứng.
Học viện Tài chính sẽ kiểm tra tình trạng hàng tồn kho; nếu không đủ, sẽ liên hệ với nhà cung cấp để đặt hàng thêm Nếu hàng hóa đáp ứng đủ yêu cầu, Phòng Kinh doanh sẽ lập hợp đồng kinh tế cho đơn hàng có giá trị trên 500 triệu Sau đó, hợp đồng sẽ được gửi đến bộ phận kế toán để thực hiện lập chứng từ bán hàng dựa trên hợp đồng đã ký.
Bán lẻ và giao hàng trực tiếp là hình thức phục vụ khách hàng cá nhân, thường có khối lượng mua ít Khi khách hàng đến cửa hàng, nhân viên sẽ thực hiện quy trình bán hàng và thu tiền ngay tại chỗ Công ty cũng cung cấp nhiều phương thức thanh toán linh hoạt để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Các phương thức thanh toán tại công ty
Khách hàng sẽ thanh toán ngay sau khi kiểm tra và chấp nhận hàng hóa, bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng.
Công ty áp dụng chính sách thu tiền sau khi giao hàng, bao gồm hóa đơn và các chứng từ liên quan Sau một khoảng thời gian thỏa thuận, khách hàng sẽ thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản Để thúc đẩy tiêu thụ hàng hóa, công ty chú trọng đến chất lượng phục vụ, với tinh thần "Hãy phục vụ khách hàng như chúng ta đang phục vụ chính bản thân chúng ta" Nhân viên luôn tiếp đón khách hàng nhiệt tình, tư vấn chuyên nghiệp, hỗ trợ lắp đặt và hướng dẫn sử dụng sản phẩm, cùng với dịch vụ chăm sóc sau bán hàng chu đáo Nhờ đó, công ty nhận được sự đánh giá cao từ khách hàng về chất lượng và thái độ phục vụ.
Công ty cần xây dựng chính sách thanh toán hợp lý để khuyến khích khách hàng, đặc biệt là việc áp dụng chiết khấu cho những khách hàng thanh toán sớm trước hạn.
Khi khách hàng chọn mua hàng hóa, công ty cung cấp tư vấn và cho phép kiểm tra, thử sản phẩm trước khi ký xác nhận nhận hàng Trong thời gian bảo hành, nếu sản phẩm gặp sự cố do lỗi của nhà sản xuất, công ty sẽ sửa chữa và bảo dưỡng miễn phí, không chấp nhận đổi trả hàng đã nhận Do đó, công ty không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu.
Tại công ty, chính sách bán hàng không bao gồm chiết khấu thương mại và không chấp nhận hàng mua trả lại, dẫn đến việc không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu Do đó, công tác kế toán tại công ty không cần thực hiện phần kế toán cho các khoản giảm trừ doanh thu Ngoài ra, quy trình luân chuyển chứng từ trong kế toán doanh thu bán hàng cũng được thực hiện một cách rõ ràng và hiệu quả.
Trong kế toán doanh thu bán hàng, các chứng từ quan trọng bao gồm phiếu bán hàng (có chức năng kiêm phiếu bảo hành), phiếu xuất kho, hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu thu và giấy báo Có Những tài liệu này không chỉ giúp ghi nhận doanh thu mà còn đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp.
* Quy trình luân chuyển chứng từ tại công ty
Phiếu bán hàng, kiêm phiếu bảo hành, là tài liệu quan trọng trong quá trình giao dịch giữa nhân viên bán hàng và khách hàng Sau khi thống nhất về số lượng và chủng loại hàng hóa, nhân viên bán hàng lập Phiếu bán hàng và chuyển cho kế toán để lập hóa đơn giá trị gia tăng Phiếu này cần có chữ ký của nhân viên kinh doanh, kế toán trưởng và thủ kho trước khi được giao cho khách hàng.
Phiếu xuất kho là tài liệu cần thiết khi khách hàng yêu cầu xuất vật tư, sản phẩm hoặc hàng hóa Quy trình bắt đầu bằng việc khách hàng lập giấy xin xuất hoặc ra lệnh xuất, sau đó trình Giám đốc để phê duyệt Bộ phận phụ trách hoặc kế toán vật tư sẽ lập Phiếu xuất kho dựa trên lệnh xuất đã được phê duyệt Phiếu này sẽ được chuyển cho thủ kho để thực hiện xuất hàng, sau đó ký xác nhận và giao lại cho kế toán vật tư Kế toán trưởng sẽ ký duyệt và ghi sổ kế toán trước khi trình Giám đốc ký xác nhận Cuối cùng, kế toán vật tư có trách nhiệm bảo quản và lưu giữ chứng từ liên quan.
Hóa đơn giá trị gia tăng được lập bởi kế toán bán hàng thành 3 liên Sau khi hoàn tất, kế toán sẽ kiểm tra thông tin để đảm bảo tính chính xác, sau đó chuyển cho Giám đốc ký tất cả 3 liên Khi khách hàng nhận hàng hóa, cần yêu cầu họ ký vào phần người mua trên hóa đơn Liên 1 sẽ được lưu tại quyển, liên 2 sẽ giao cho khách hàng, và liên 3 sẽ được kế toán bán hàng lưu giữ làm căn cứ ghi sổ.
Khi thực hiện giao dịch bán hàng và thu tiền mặt, kế toán bán hàng cần lập phiếu thu từ phần mềm bằng cách truy cập vào phần "Quỹ" và chọn "Phiếu Thu" Sau đó, kế toán sẽ nhập các thông tin cần thiết và in một liên phiếu thu duy nhất Liên phiếu này sẽ được chuyển cho kế toán trưởng và người nộp tiền ký xác nhận, sau đó phiếu thu sẽ được lưu giữ bởi kế toán bán hàng.