LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG Ở DOANH NGHIỆP
TỔNG QUAN VỀ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH
1.1.1 Hạch toán lao động và thời gian lao động
Hạch toán lao động và thời gian lao động trong doanh nghiệp không chỉ hỗ trợ quản lý lao động hiệu quả mà còn đảm bảo tính chính xác trong việc tính lương cho từng người lao động.
Nội dung của hạch toán lao động bao gồm: Hạch toán số lượng lao động, thời gian lao động và chất lượng lao động.
Tổ chức hạch toán cơ cấu lao động trong sản xuất kinh doanh là rất quan trọng, bao gồm việc quản lý tuyển dụng, sa thải và thuyên chuyển lao động Điều này cần được thực hiện dựa trên quan hệ cung cầu về lao động, nhằm tối ưu hóa hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Tổ chức cần theo dõi cơ cấu và việc sử dụng người lao động tại các nơi làm việc để thu thập thông tin về số lượng và chất lượng lao động phù hợp với công việc đã được phân công.
- Tổ chức hạch toán quá trình tính tiền công và trả công lao động cho người lao động
- Tổ chức phân công lao động kế toán hợp lý trong phần hành kế toán yếu tố lao động và tiền công lao động
- Nguyên tắc chung để thực hiện các nhiệm vụ tổ chức nêu trên về lao động và tiền lương là:
+ Lựa chọn và vận dụng trong quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh của đơn vị một lượng chứng từ, sổ sách (tài khoản)
Nội dung ghi chép thông tin trên sổ sách và hệ thống báo cáo kế toán cần đảm bảo tính hợp lý về lao động và tiền lương, đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý, đặc biệt là trong công tác quản lý nội bộ.
- Tiền đề cần thiết cho việc tổ chức tốt hệ thống thông tin kế toán lao động tiền lương là:
Để tổ chức lao động khoa học hiệu quả, cần xây dựng cơ cấu sản xuất hợp lý, điều này là tiền đề quan trọng cho việc ghi chép ban đầu về sử dụng lao động tại nơi làm việc.
Tổ chức lao động hiệu quả tại nơi làm việc, bao gồm việc phân bố hợp lý vị trí lao động theo không gian, thời gian, ngành nghề, cấp bậc và chuyên môn, là điều kiện tiên quyết để hạch toán chính xác kết quả lao động Từ đó, có thể tính toán đúng mức tiền công cần trả cho người lao động.
Để nâng cao hiệu quả làm việc, cần xây dựng tiêu chuẩn định mức lao động cho từng loại công việc và người lao động Đồng thời, cần thiết lập hệ thống quản lý lao động chặt chẽ, bao gồm các quy định về nhân sự, nội quy và chế độ kỷ luật lao động.
Để tối ưu hóa hiệu quả làm việc, cần xác định hình thức trả công hợp lý và cơ chế thanh toán tiền công phù hợp, nhằm kích thích người lao động, đặc biệt là nhân viên kế toán.
Để đảm bảo tính công bằng trong tiền công, cần lượng hóa mức lương dựa trên thời gian làm việc, loại công việc và kết quả đạt được trong khuôn khổ chế độ hiện hành.
Để đảm bảo tính hợp lý trong việc trả lương và tính toán chi phí sản xuất, cần thiết phải xây dựng nguyên tắc phân chia tiền công cho các hoạt động kinh doanh và các loại sản phẩm khác nhau.
Để quản lý lao động một cách hiệu quả, tổ chức cần thực hiện hạch toán số lượng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động Việc này giúp theo dõi và đánh giá năng suất lao động, từ đó đưa ra các biện pháp cải thiện hiệu quả công việc.
Doanh nghiệp sử dụng sổ sách để theo dõi lao động, ghi chép số lượng lao động theo nghề nghiệp, công việc và trình độ tay nghề của công nhân Người quản lý có thể lập sổ chung cho toàn doanh nghiệp hoặc riêng cho từng bộ phận, nhằm nắm bắt tình hình phân bổ và sử dụng lao động hiện có một cách hiệu quả.
Hạch toán thời gian lao động là quá trình ghi chép và quản lý việc sử dụng thời gian làm việc của từng công nhân viên trong từng bộ phận của doanh nghiệp Bảng chấm công là chứng từ chính được sử dụng để ghi lại thời gian lao động, giúp cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho công tác quản lý.
Nguyễn Thùy Linh 6 CQ55/21.08 đã nêu rõ tình hình huy động và sử dụng thời gian lao động của công nhân viên Mỗi tổ, xưởng sản xuất lập bảng chấm công riêng, do tổ trưởng hoặc trưởng phòng ban ghi nhận hàng ngày Cuối tháng, bảng chấm công này được sử dụng làm căn cứ để tính lương cho bộ phận lao động hưởng lương theo thời gian.
Hạch toán kết quả lao động nhằm theo dõi và ghi chép kết quả lao động của công nhân viên thông qua số lượng công việc và sản phẩm hoàn thành của từng cá nhân hoặc nhóm Để thực hiện hạch toán này, các doanh nghiệp sử dụng các loại chứng từ ban đầu khác nhau phù hợp với đặc điểm sản xuất của mình, bao gồm ‘‘Phiếu xác nhận sản phẩm, công việc hoàn thành’’ và ‘‘Bảng ghi năng suất cá nhân, bảng kê khối lượng công việc hoàn thành’’.
KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1 Nhiệm vụ của kế toán tiền lương
Doanh nghiệp cần tổ chức hạch toán và thu thập đầy đủ, chính xác các chỉ tiêu lao động theo yêu cầu quản lý cho từng nhân viên và từng đơn vị lao động Để thực hiện nhiệm vụ này, việc nghiên cứu và áp dụng hệ thống chứng từ ban đầu về lao động tiền lương của nhà nước là cần thiết, nhằm đảm bảo quản lý hiệu quả và trả lương đúng cho từng loại lao động trong doanh nghiệp.
Đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và kịp thời trong việc chi trả tiền lương cùng các khoản liên quan cho từng người lao động, từng tổ sản xuất và từng hợp đồng giao khoán, tuân thủ đúng chế độ nhà nước và các quy định quản lý của doanh nghiệp.
- Tính toán phân bổ chính xác, hợp lý chi phí tiền lương các khoản trích theo lương, theo đúng đối tượng sử dụng có liên quan
Thường xuyên tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động và chỉ tiêu quỹ lương giúp cung cấp thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận quản lý lao động tiền lương.
Mẫu số 01- LĐTL, hay còn gọi là “Bảng chấm công”, là tài liệu quan trọng dùng để xác định mức lương dựa trên thời gian làm việc thực tế của từng công nhân viên Bảng chấm công này được lập hàng tháng theo thời gian của từng bộ phận, bao gồm tổ sản xuất và phòng ban.
- Mẫu số 02- LĐTL: Bảng thanh toán lương
- Mẫu số 06- LĐTL: “Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành
Mẫu số 07-LĐTL, hay còn gọi là "Phiếu làm thêm giờ", được sử dụng để ghi nhận thời gian làm việc ngoài giờ của cán bộ công nhân viên Phiếu này là cơ sở để tính lương, bao gồm khoản phụ cấp cho việc làm thêm giờ và làm đêm, theo quy định hiện hành.
Ngoài ra còn sử dụng một số chứng từ khác như:
- Mẫu số 08- LĐTL: Hợp đồng lao động, các bản cam kết
- Mẫu số 09- LĐTL: Biên bản điều tra tai nạn
- Một số các chứng từ khác liên quan khác như phiếu thu, phiếu chi, giấy xin tạm ứng, công lệch (giấy đi đường) hoá đơn,…
1.2.2.2 Tài khoản kế toán và sổ kế toán
Tài khoản 334, được gọi là "Phải trả công nhân viên", được sử dụng để ghi nhận tình hình thanh toán lương và các khoản thu nhập khác cho công nhân viên trong kỳ.
Kết cấu và nội dung phản ánh:
TK 334- Phải trả người lao động
- Các khoản khấu trừ vào tiền công, tiền lương của CNV
- Tiền lương, tiền công và các khoản khác đã trả cho CNV
- Kết chuyển tiền lương công nhân viên
Tiền lương, tiền công và các khoản khác còn phải trả cho CNV
Tài khoản 334 được chi tiết ra thành 2 tài khoản:
Tài khoản 3341 phản ánh tình hình thanh toán đối với viên chức nhà nước, bao gồm các khoản tiền lương, phụ cấp và các khoản chi phí khác trong đơn vị.
Tài khoản 3348 phản ánh tình hình thanh toán đối với các đối tượng khác, bao gồm các khoản sinh hoạt phí và tiền trợ cấp cho những người hưởng chính sách, chế độ.
Kế toán tiền lương sử dụng các sổ kế toán:
- Sổ kế toán tổng hợp: Nhật ký – Sổ cái, Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ;
- Sổ cái các tài khoản 334
- Sổ kế toán chi tiết các TK
1.2.2.3 Các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu
Tính tiền lương phải trả cho công nhân viên
Hàng tháng, trên cơ sở tính toán tiền lương phải trả cho CNV, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Dư có: Tiền lương, tiền công và các khoản khác còn phải trả CNV
Dư nợ (nếu có): số trả thừa cho
Nợ TK622 – Chi phí nhân công trực tiếp: Tiền lương phải trả cho CNV trực tiếp sản xuất
Nợ TK 241- XDCB dở dang: Tiền lương công nhân viên XDCB và sửa chữa TSCĐ
Nợ TK 627- Chi phí sản xuất chung (6271)
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng (6411)
Nợ TK 642- Chi phí QLDN (6421)
Có TK 334- Phải trả CNV
Tính tiền thưởng phải trả công nhân viên
Tùy thuộc vào tình hình kinh doanh, doanh nghiệp có thể lập quỹ phúc lợi và quỹ khen thưởng cho người lao động hàng quý hoặc hàng năm từ lợi nhuận Sau khi trích lập, quỹ khen thưởng sẽ được sử dụng để chi thưởng cho công nhân viên, bao gồm các khoản thưởng thi đua và thưởng cho những sáng kiến cải tiến kỹ thuật.
+ Tiền thưởng từ quỹ khen thưởng phải trả CNV (thưởng thi đua…) kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 353- Quỹ khen thưởng, phúc lợi
Có TK 334- Phải trả CNV
Trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân viên
Trong các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh theo mùa, để giảm thiểu sự biến động giá thành sản phẩm, các công ty thường áp dụng phương pháp trích trước tiền lương nghỉ phép cho công nhân trực tiếp sản xuất như một khoản chi phí phải trả Cách tính này giúp doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu quả hơn trong các giai đoạn cao điểm.
Mức lương nghỉ phép = Tiền lương thực tế phải trả x Tỉ lệ trích trước phải trả CNV
Lương nghỉ phép theo kế hoạch công nhân trích trước sản xuất
Tổng số lương chính kế hoạch năm của
CN trích trước sản xuất
(Định kỳ hàng tháng, khi tính trích trước lương nghỉ của công nhân sản xuất, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp
Có TK 335 – Chi phí phải trả
- Các khoản phải thu đối với CNV như tiền bắt bồi thường vật chất, tiền
BHYT (Phần người lao động phải chịu) nay thu hồi … kế toán phản ánh định khoản:
Có TK 138 – Phải thu khác
- Kết chuyển các tiền tạm ứng chi không hết trừ vào thu nhập của công nhân viên, kế toán ghi sổ theo định khoản:
- Tính thuế thu nhập mà CNV, người lao động phải nộp Nhà nước, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 334 – Phải trả CNV
Có TK 333 – Thuế và các khoản khác
- Khi thanh toán tiền lương và các khoản thu nhập khác cho CNV, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 334 – Phải trả CNV
1.2.2.4 Sơ đồ hạch toán tổng hợp
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương
TK 154, 642, 241 Thanh toán lương cho NLĐ
Tiền lương phải trả cho NLĐ
Trả tiền giữ Giữ hộ TN hộ cho NLĐ cho NLĐ TK 335
Trích trước TLNP Khấu trừ các khoản tiền phạt, phải trả NLĐ tiền bổi thường, tiền tạm ứng theo KH
Trợ cấp BHXH phải trả Thu hộ thuế TNCN cho NLĐ cho nhà nước
Tiền lương phải trả NLĐ Thu hộ quỹ BHXH,
1.2.3 Kế toán các khoản trích theo lương
- Mẫu số 03-LĐTL: Phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội
- Mẫu số 04-LĐTL: Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội
- Mẫu số 10- LĐTL: Bảng kê trích nộp các khoản theo lương
1.2.3.2 Tài khoản kế toán và sổ kế toán
Tài khoản 338: Phải trả phải nộp khác
- Dùng để theo dõi việc trích lập sử dụng các quỹ BHXH, BHYT,
- Kết cấu và nội dung phản ánh:
Tài khoản 338 được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 như sau:
Hàng tháng, kế toán thực hiện tổng hợp và phân bổ tiền lương phải trả cho từng đối tượng sử dụng, bao gồm các bộ phận sản xuất, kinh doanh và dịch vụ Đồng thời, kế toán cũng tính toán và trích nộp các khoản bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và kinh phí công đoàn (KPCĐ) theo quy định.
TK 338- Phải trả phải nộp khác
Trích tiền BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo tỷ lệ quy định
Số tiền BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ đã trả cho cơ quan quản lý
Số tiền BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ còn phải trả phải nộp cho cơ quản lý
Số tiền thừa các khoản phải nộp
BHYT và KPCĐ được xác định dựa trên tổng hợp tiền lương phải trả cùng với các tỷ lệ trích BHXH, BHYT, KPCĐ Việc thực hiện các tỷ lệ này được ghi chép trong Bảng phân bổ tiền lương và trích BHXH (Mẫu số 01/BPB).
Bảng phân bổ tiền lương và trích BHXH là công cụ quan trọng để tổng hợp và phân bổ tiền lương thực tế phải trả, bao gồm lương chính, lương phụ và các khoản khác Các khoản BHXH, BHYT và KPCĐ cần được trích nộp hàng tháng cho các đối tượng sử dụng lao động, được ghi có vào các tài khoản TK 334, 335, 3382, 3383, 3384, và 3385.
1.2.3.3 Các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu
Trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn là những khoản chi phí quan trọng mà người sử dụng lao động phải tính toán khi chi trả cho người lao động Những khoản này không chỉ bảo vệ quyền lợi của người lao động mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Nợ 622 Bộ phận trực tiếp quản lý
Nợ 627 Bộ phận quản lý các phân xưởng
Nợ 641 Chi phí bán hàng
Nợ 642 Chi phí doanh nghiệp
- Trích BHXH, BHYT (Phần do CNV phải nộp từ tiền lương của mình):
Nợ TK 334 Các khoản phải trả CNV
Khi tính toán số BHXH phải trả trực tiếp cho cán bộ nhân viên trong trường hợp ốm đau hoặc thai sản, kế toán cần phản ánh theo quy định phù hợp với việc phân công quản lý và sử dụng quỹ BHXH.
KHÁI QUÁT CHUNG CÔNG TY TNHH KHẢO SÁT THIẾT KẾ XÂY DỰNG ĐIỆN HIẾU BÌNH
KẾ XÂY DỰNG ĐIỆN HIẾU BÌNH
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Khảo sát thiết kế xây dựng điện Hiếu Bình Đặc điểm chung khái quát về Công ty TNHH khảo sát thiết kế xây dựng điện Hiếu Bình:
- Tên công ty: Công ty TNHH khảo sát thiết kế xây dựng điện Hiếu Bình
- Địa chỉ: Số 44 ngách 86/16 Tô Vĩnh Diện, phường Khương Trung, quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội
- Giám đốc: Nguyễn Trọng Kiền
- Nghành nghề kinh doanh: Hoạt động kiến trúc và tư vấn kỹ thuật có liên quan
Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH Khảo sát thiết kế xây dựng điện Hiếu Bình, thành lập năm 2009, có mã số đăng ký kinh doanh 0104233778 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 29/10/2009, với số vốn ban đầu.
Công ty được thành lập với vốn điều lệ 20.000.000.000 đồng, hoạt động theo luật doanh nghiệp và có tư cách pháp nhân Công ty có quyền và nghĩa vụ theo quy định pháp luật, tự chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh trong số vốn mà mình quản lý Ngoài ra, công ty còn có con dấu riêng, tài khoản ngân hàng và các quỹ tập trung, được mở tài khoản theo quy định của nhà nước.
Trong nền kinh tế mở, đặc biệt là trải qua dịch Covid-19 trong năm
Năm 2020, công ty đã đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt và gặp nhiều khó khăn, nhưng vẫn kiên cường vượt qua Công ty hoạt động theo nguyên tắc tự trang trải và hạch toán kinh tế độc lập, đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước.
Công ty đã không ngừng phát triển và khẳng định vị thế trên thị trường qua nhiều năm hoạt động ổn định Với khả năng tự trang trải chi phí và đạt lợi nhuận, doanh thu của công ty ngày càng gia tăng, từ đó nâng cao thu nhập cho người lao động.
Chức năng, nhiệm vụ của Công ty TNHH Khảo sát thiết kế xây dựng điện Hiếu Bình
-Xây dựng công trình đường sắt và đường bộ
- Xây dựng công trình công ích
- Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác
- Lắp đặt hệ thống điện
- Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác (Chi tiết: Thiết bị và phụ tùng đo lường)
- Kinh doanh bất động sản, quyền sử dụng đất thuộc chủ sở hữu, chủ sử dụng hoặc đi thuê (Chi tiết: Kinh doanh bất động sản)
Hoạt động kiến trúc và tư vấn kỹ thuật bao gồm các dịch vụ như điều tra, đo đạc, lập bản đồ và vẽ bản đồ, nhưng không bao gồm thiết kế kiến trúc hay trắc địa công trình Ngoài ra, khảo sát xây dựng và giám sát thi công các dự án điện dân dụng, điện công nghiệp, đường dây tải điện và trạm cũng là những phần quan trọng trong lĩnh vực này.
Nguyễn Thùy Linh, mã số 34 CQ55/21.08, chuyên về lắp đặt thiết bị công trình và xây dựng hoàn thiện Cô đảm nhiệm giám sát thi công xây dựng đường dây và trạm biến áp lên đến 500 Kv, tập trung vào lắp đặt thiết bị và công nghệ điện Ngoài ra, cô còn có kinh nghiệm trong thiết kế các công trình điện, khảo sát, thiết kế và xây dựng các hệ thống điện.
- Cho thuê máy móc, thiết bị và đồ dùng hữu hình khác
2.1.2 Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty TNHH Khảo sát thiết kế xây dựng điện Hiếu Bình
2.1.2.1 Bộ máy quản lý của Công ty TNHH Khảo sát thiết kế xây dựng điện Hiếu Bình
Sơ đồ 2.1 Tổ chức bộ máy quản lý trong Công ty
Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:
Là người đứng đầu Công ty, Giám đốc chịu trách nhiệm toàn diện về hoạt động sản xuất kinh doanh, đảm bảo tuân thủ quy định của Nhà nước và quản lý nhân sự trong Công ty Giám đốc ký nhận vốn, bao gồm công nợ và các khoản phải thu, phải trả, đồng thời xây dựng kế hoạch đầu tư khoa học kỹ thuật và đổi mới cho cả dài hạn lẫn ngắn hạn.
Phòng kế toán là bộ phận chịu trách nhiệm luân chuyển chứng từ, quản lý số liệu thống kê và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Ngoài ra, phòng kế toán còn lập báo cáo tài chính theo quy định và cung cấp kịp thời kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cho giám đốc, đồng thời tham mưu cho ban lãnh đạo.
Bộ phận kế toán và bộ phận kỹ thuật thiết kế đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính, nhân sự, tiền lương và thực hiện các chính sách, chế độ của nhà nước liên quan đến công ty.
Phòng kỹ thuật đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn cho Giám đốc về các vấn đề kỹ thuật, công nghệ, định mức và chất lượng sản phẩm Ngoài ra, phòng còn chịu trách nhiệm thiết kế, triển khai và giám sát kỹ thuật sản phẩm, từ đó thực hiện kiểm tra, giám sát và nghiệm thu sản phẩm một cách hiệu quả.
2.1.2.2 Bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Khảo sát thiết kế xây dựng điện Hiếu Bình
Bộ máy kế toán đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, với chất lượng và trình độ của đội ngũ kế toán cùng cơ cấu tổ chức hợp lý giúp giảm rủi ro kiểm soát và tăng độ tin cậy của thông tin kế toán và báo cáo tài chính Công ty TNHH khảo sát thiết kế xây dựng điện Hiếu Bình áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung.
Sơ đồ 2.2 Tổ chức bộ máy kế toán trong Công ty
Chức năng của bộ máy kế toán:
Quan sát và ghi chép một cách có hệ thống các hoạt động kinh doanh hàng ngày, bao gồm các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các sự kiện kinh tế khác, là rất quan trọng để quản lý hiệu quả.
Thủ quỹ Thủ kho Kế toán thanh toán
Phân loại nghiệp vụ và sự kiện kinh tế thành các nhóm và loại khác nhau giúp giảm thiểu khối lượng chi tiết, làm cho thông tin trở nên cô đọng và hữu ích hơn.
- Tổng hợp các thông tin đã phân loại thành các báo cáo kế toán đáp ứng yêu cầu của người ra các quyết định.
Quá trình kế toán không chỉ đơn thuần là ghi chép số liệu, mà còn bao gồm việc truyền đạt và giải thích thông tin kế toán cần thiết Điều này giúp cung cấp định hướng tài chính cho các quyết định kinh doanh của nhà quản trị.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG CÔNG TY TNHH KHẢO SÁT THIẾT KẾ XÂY DỰNG ĐIỆN HIẾU BÌNH
2.2.1 Tình hình sử dụng lao động của công ty
Hiện nay Công ty TNHH Khảo sát thiết kế và xây dựng điện Hiếu
Bình gồm 8 nhân viên trong đó:
- Bộ phận kế toán gồm 2 kế toán
Bộ phận kỹ thuật của Công ty hiện có 6 kỹ thuật viên trẻ, tài năng và nhạy bén, kết hợp với đội ngũ cán bộ thâm niên dày dạn kinh nghiệm Sự kết hợp này tạo nên một lực lượng lao động năng động, có khả năng hội nhập tốt và luôn cống hiến hết mình cho sự phát triển chung của Công ty.
- Bảng thanh toán tiền lương
- Bảng kê trích nộp các khoản theo lương
2.2.2.2 Tài khoản và sổ kế toán a Tài khoản sử dụng
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH
Khảo sát thiết kế xây dựng điện Hiếu Bình sử dụng các TK chủ yếu sau:
Tài khoản TK 334 – Phải trả người lao động được sử dụng để ghi nhận tiền lương, các khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội, tiền thưởng và những khoản thanh toán khác liên quan đến thu nhập của người lao động.
TK 334 có 2 TK chi tiết cấp 2:
- TK 3341 – Phải trả công nhân viên
- TK 3348 – Phải trả người lao động khác
Ngoài ra, còn có một số tài khoản như TK 154, TK 642,… b Sổ kế toán
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương áp dụng theo hình thức Nhật ký chung sử dụng các sổ:
- Sổ cái TK 334, sổ Nhật ký chung
Hiện nay, công ty TNHH Khảo sát thiết kế xây dựng điện Hiếu Bình tổ chức hạch toán tiền lương theo thời gian
Việc theo dõi thời gian làm việc của cán bộ công nhân viên được thực hiện theo từng bộ phận thông qua bảng chấm công lập hàng tháng Hàng ngày, người phụ trách sẽ ghi nhận sự có mặt của từng thành viên trong phòng bằng cách đánh dấu trên bảng chấm công từ cột 1 đến 31 Bảng chấm công này được công khai trong phòng, và trưởng bộ phận có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác của nó.
Cuối tháng, các bảng chấm công của từng bộ phận được gửi về kế toán để tính lương, thưởng và tổng hợp thời gian lao động Kế toán sử dụng thông tin này để xác định công cho từng nhân viên trong công ty.
Trong trường hợp nhân viên chỉ làm việc trong một khoảng thời gian nhất định trong ngày và vắng mặt trong phần còn lại, trưởng bộ phận sẽ xem xét thời gian làm việc của nhân viên đó để quyết định có tính công cho ngày hôm đó hay không.
Việc tính lương cho nhân viên dựa trên bảng chấm công, mức lương cơ bản và các khoản phụ cấp khác Sau khi hoàn thành, bảng tính lương cần có chữ ký của Giám đốc công ty, người lập bảng và kế toán để đảm bảo tính hợp lệ.
Căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lương tháng 12/2020, kế toán nhập máy theo định khoản:
Có TK 1111 – Tiền mặt (ĐồngViệt Nam)
Căn cứ vào bảng chấm công tháng 12, kế toán lập bảng thanh toán tiền lương:
Hình 2.2 Bảng chấm công tháng 12/2020
Bảng thanh toán tiền lương tháng 12/2020 cho thấy mức lương cơ bản tối thiểu theo quy định của nhà nước là 1.490.000 đồng/tháng Do đó, mức lương tháng cơ bản sẽ được tính dựa trên con số này.
Mức lương tháng cơ bản
Trong tháng có 23 ngày làm việc, công ty quy định một số khoản lương tăng thêm nhằm đảm bảo mức sống cho cán bộ công nhân viên (CBCNV) Các khoản phụ cấp cụ thể sẽ được áp dụng để hỗ trợ tài chính cho nhân viên.
- Thưởng tiến độ công trình
Và một số khoản lương thưởng khác.
Mức lương thời gian mà mỗi cán bộ công nhân viên được hưởng là
= Mức lương tháng cơ bản + Mức lương tăng thêm.
Mức lương tháng cơ bản
Ví dụ: Ông Nguyễn Văn Viết (Kỹ thuật viên)
2.2.2.4 Ghi sổ kế toán chi tiết và tổng hợp
Tiền lương của nhân viên được hạch toán vào Tài khoản 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp.
Ngày 31/12/2020 kế toán tổng hợp các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền lương, tiến hành ghi sổ về các nghiệp vụ đó
Quá trình ghi sổ tổng hợp kế toán tiền lương của công ty như sau:
Dựa trên bảng tổng hợp thanh toán tiền lương tháng 12/2020, kế toán của Công ty TNHH Khảo sát thiết kế xây dựng điện Hiếu Bình đã thực hiện ghi chép vào sổ Nhật ký Chung Địa chỉ công ty là số 44 ngách 86/16 Tô Vĩnh.
Diện, Khương Trung, Thanh Xuân, Hà
(Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của
SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 12 năm 2020 Đơn vị tính: VND
Diễn giải Đã ghi Sổ Cái
Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có
Số trang trước chuyển sang
Thanh toán lương cho nhân viên tháng 12 1111 87.866.800 0
Cộng chuyển sang trang sau x x x
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
Hoàng Thị Lan Phương Nguyễn Thị Hát Nguyễn Trọng Kiền
Bảng 2.1 Bảng sổ Nhật ký chung thanh toán tiền lương
CÔNG TY TNHH Khảo sát thiết kế xây dựng điện Hiếu Bình
Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính
Tên tài khoản: Phải trả người lao động
Số hiệu TK đối ứng
Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có
- Số dư phát sinh trong kỳ
31/12/2020 PC12/01 31/12 Thanh toán tiền lương cho nhân viên tháng 12 1111 87.866.800
Số trang trước chuyển sang
- Cộng lũy kế từ đầu năm
Ngày 31 tháng 12 năm 2020 Người ghi sổ
(Ký, họ tên) Hoàng Thị Lan Phương
Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Nguyễn Thị Hát
Giám đốc (Ký, họ tên) Nguyễn Trọng Kiền
Bảng 2.2 Bảng sổ cái TK 334
Quy trình nhập liệu vào phần mềm kế toán
- Bước 1: Khai báo nhân viên – Danh mục\Nhân viên
- Bước 2: Chấm công – Nghiệp vụ\Tiền lương\Chấm công
- Bước 3: Lập bảng lương - Nghiệp vụ\Tiền lương\Lập bảng lương
- Bước 4: Hạch toán lương - Nghiệp vụ\Tiền lương\Hạch toán lương. + Chọn biểu tượng màu đỏ “Tổng hợp (Alt+F3)” góc trái cuối màn hình hiển thị “Chứng từ NVK”
+ Phần Tổng hợp chọn “Chứng từ nghiệp vụ khác”
+ Bấm vào dòng để lần lượt thêm nội dung:
- Bước 5: Trả lương - Nghiệp vụ\Tiền lương\Trả lương
Thanh toán bằng tiền mặt
Tại giao diện của phần mềm kế toán MISA chọn Phân hệ quỹ, chọn Phiếu chi
Tại giao diện của Phiếu chi kế toán thực hiện nhập như sau:
- Đối tượng: Chọn mã đối tượng là Nhân viên công ty
- Người nhận: Nhân viên công ty
- Lý do chi: Chọn Chi khác
- Diễn giải: Thanh toán lương cho nhân viên tháng 12/2020
+ Mục diễn giải: Thanh toán lương cho nhân viên tháng 12/2020
+ Đối tương: Nhân viên công ty
Sau đó kế toán ấn nút “Cất” để lưu
Sau đó kế toán tiền lương lập 1 bảng kê chi tiết để các nhân viên công ty ký nhận lương
Hình 2.5 Màn hình giao diện hạch toán tiền lương phải trả cho nhân viên
- Mục “TK Có”: nhập “1111” với số tiền 87.866.800
2.2.3 Kế toán các khoản trích theo lương
2.2.3.1 Chế độ trích lập, nộp và sử dụng các khoản trích theo lương
Mức trích nộp các khoản phải trích theo lương được thực hiện theo Quyết định số 959/QĐ-BHXH ban hành ngày 09/09/2015, cụ thể như sau:
Các khoản trích theo lương Người lao động đóng Đơn vị đóng Cộng (%)
- Bảng kê các khoản trích nộp theo lương
- Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội.
2.2.3.3 Tài khoản và sổ kế toán
Tài khoản TK 338 - Phải trả, phải nộp khác ghi nhận các khoản nghĩa vụ tài chính cần thanh toán cho cơ quan pháp luật, tổ chức đoàn thể xã hội, và cấp trên liên quan đến kinh phí công đoàn Ngoài ra, tài khoản này cũng phản ánh các khoản phải nộp như BHXH, BHYT, cùng với các khoản cho vay, cho mượn tạm thời và giá trị tài sản thừa đang chờ xử lý.
- Sổ chi tiết các tài khoản 3383, 3384, 3885,…
2.2.3.4 Hạch toán các khoản trích theo lương
Sau khi hoàn tất việc tính toán tiền lương và phụ cấp cho nhân viên, kế toán sẽ thực hiện các khoản trích nộp theo lương và lập Bảng thanh toán tiền lương Sau khi Bảng thanh toán tiền lương được lập, kế toán sẽ trình lên Kế toán trưởng và Giám đốc để ký duyệt Dựa vào Bảng thanh toán tiền lương, kế toán sẽ tiến hành nhập dữ liệu vào máy theo định khoản.
Nợ TK 334 – Khoản trích nộp theo lương trừ vào lương của nhân viên
Có TK 338 – Các khoản trích nộp theo lương
Công ty TNHH Khảo sát thiết kế xây dựng điện Hiếu Bình thực hiện việc đóng bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) theo quy định của nhà nước Người sử dụng lao động đóng 17.5% cho BHXH, 3% cho BHYT và 1% cho BHTN, trong khi người lao động đóng 8% cho BHXH, 1.5% cho BHYT và 1% cho BHTN Số tiền cụ thể mà mỗi cán bộ công nhân viên (CBCNV) phải đóng sẽ được tính dựa trên hệ thống số lương.
Số tiền phải đónghàng tháng =Lương cơ bản x 10.5%
Cộng: 496.650 Vậy số tiền thực lĩnh là: 11.730.000- 496.650= 11.233.350đ/ tháng
Ngoài ra Công ty còn có một số khoản phụ cấp, công tác phí
Hình 2.6 Danh sách phụ cấp trang phục, đồ bảo hộ cho nhân viên
Hình 2.7 Bảng công tác phí
2.2.3.5 Ghi sổ kế toán chi tiết và tổng hợp
Căn cứ vào bảng tổng hợp và bảng phân bổ lương, BHXH Kế toán tiến hành ghi sổ Nhật ký Chung:
Hình 2.8 Sổ Nhật ký Chung TK 338
Hình 2.9 Phiếu hạch toán tiền BHXH
Quy trình nhập liệu vào phần mềm kế toán:
- Bước 1: Vào phân hệ Tiền lương, chọn Hạch toán chi phí lương\Hạch toán chi phí lương.
Bước 2: Trong phần Nội dung hạch toán, bạn cần chọn phương pháp hạch toán chi phí, cụ thể là hạch toán theo thứ tự, sau khi đã trừ các khoản bảo hiểm Mỗi nội dung hạch toán trong chương trình sẽ tạo ra một chứng từ độc lập.
- Bước 3: Chọn tháng cần hạch toán chi phí lương.
- Bước 5: Kiểm tra thông tin đã sinh tự động trên chứng từ hạch toán chi phí lương.
Ví dụ: Hạch toán phần BHXH mà trích từ lương của người lao động trên phần mềm kế toán MISA như sau:
Tại giao diện của phần mềm kế toán MISA kế toán chọn Phân hệ tổng hợp, chọn Chứng từ nghiệp vụ khác
Tại giao diện chứng từ nghiệp vụ khác kế toán thực hiện nhập như sau:
- Diễn giải: Kết chuyển tiền bảo hiểm xã hội người lao động tháng 12
+ Diễn giải: Người lao động đóng tiền BHXH tháng 12
Sau đó kế toán ấn nút “Cất” để lưu
Hình 2.10 Màn hình giao diện hạch toán các khoản trích nộp theo lương
+ Mục “TK Có” nhập: “3383” với số tiền “3.027.200”
+ Mục “TK Có” nhập: “3384” với số tiền “567.600”
+ Mục “TK Có” nhập: “3385” với số tiền “378.400”
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH KHẢO SÁT THIẾT KẾ XÂY DỰNG ĐIỆN HIẾU BÌNH
3 Là một bộ phận quan trọng trong Công ty, bộ phận kế toán đã được Công ty quan tâm, đầu tư nâng cao trình độ đội ngũ kế toán Về công tác kế toán, bộ máy kế toán tại Công ty đã tuân thủ đúng các quy định, nguyên tắc kế toán theo Chế độ Kế toán hiện hành Với cách bố trí công việc khoa học và hợp lý thì công tác kế toán nói chung và công tác kế toán tiền lương nói riêng đã có những hiệu quả nhất định.
4 Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Khảo sát thiết kế xây dựng điện Hiếu Bình em đã thu thập được các số liệu cần thiết để phân tích.
Công ty TNHH Khảo sát thiết kế xây dựng điện Hiếu Bình hoạt động trong lĩnh vực xây dựng với vốn điều lệ và lịch sử phát triển đáng chú ý Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và quản lý của công ty được thiết lập rõ ràng, cùng với hệ thống kế toán chuyên nghiệp Thông tin về phần mềm kế toán mà công ty áp dụng sẽ là cơ sở quan trọng cho việc phân tích sâu về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
Trong bài viết này, tôi sẽ trình bày tổng quan về Công ty TNHH Khảo sát thiết kế xây dựng điện Hiếu Bình, tập trung vào việc thu thập và phân tích số liệu kế toán tiền lương cùng các khoản trích theo lương năm 2020 Phân tích sẽ đi sâu vào hạch toán tiền lương, các khoản trích theo lương và quy trình lập bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương Tôi sẽ cung cấp các dẫn chứng cụ thể và hướng dẫn cách nhập các nghiệp vụ liên quan đến tiền lương trên phần mềm MISA.
7 Trong quá trình phân tích đối chiếu với những lý luận của Chương 1 và các chính sách mà Công ty áp dụng Trên cơ sở phân tích ở chương 2 và đối chiếu với Chương 1, các chuẩn mực, thông tư, quy định của nhà nước thì công ty đã đạt được các ưu điểm Nhưng bên cạnh đó vẫn tồn tại nhiều nhược điểm Để hoàn thiện hơn công tác kế toán và yêu cầu của nhà quản lý, Công ty cần cải thiện và khắc phục các nhược điểm này.
Bộ phận kế toán đã cung cấp thông tin quan trọng cho công tác quản lý của đơn vị, đồng thời hỗ trợ các cơ quan và đơn vị liên quan như đối tác và cơ quan thuế.
Cơ cấu bộ máy kế toán được tổ chức gọn nhẹ và hợp lý, với nhân viên được phân công đảm nhận từng phần hành kế toán phù hợp với trình độ và chuyên môn Tất cả nhân viên đều có trình độ cao và trách nhiệm, cùng với kinh nghiệm lâu năm trong nghề Sự phối hợp hài hòa và nhiệt tình giữa các bộ phận đảm bảo các phần hành kế toán hoạt động nhịp nhàng, góp phần nâng cao hiệu quả làm việc của bộ phận kế toán.
10 - Công ty đang sử dụng hình thức kế toán theo Hình thức Nhật
Ký chung, đây là hình thức kế toán phù hợp với đặc điểm của Công ty, thuận lợi dễ dàng cho việc kiểm tra và tính toán.
Quản lý thời gian lao động được thực hiện nghiêm ngặt, với việc theo dõi hàng ngày thông qua Bảng chấm công Nhân viên khi nghỉ ốm hoặc nghỉ phép đều phải báo cáo trước để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong công việc.
Việc tính toán lương hợp lý và đúng quy định của Nhà nước, bao gồm cả các khoản phụ cấp, không chỉ đảm bảo tính chính xác trong kế toán tiền lương mà còn nâng cao hiệu quả công việc Điều này khuyến khích nhân viên tăng cường năng suất lao động và trách nhiệm trong công việc của họ.
Công ty trả lương hàng tháng đúng hạn và theo chức vụ của từng cán bộ Trong trường hợp gặp khó khăn đột xuất, cán bộ có thể xin tạm ứng, và số tiền này sẽ được trừ vào lương vào cuối tháng Không có tình trạng chậm trễ hay nợ lương tại công ty.
Các khoản trích theo lương được thực hiện đúng quy định, đảm bảo quyền lợi cho nhân viên Trong trường hợp nhân viên gặp khó khăn như ốm đau, tai nạn hay thai sản, đơn vị sẽ có những hỗ trợ và thăm hỏi kịp thời.
Công ty khuyến khích nhân viên cống hiến hết mình thông qua các khoản khen thưởng cho những cá nhân có thành tích xuất sắc trong công việc Những phần thưởng này không chỉ thúc đẩy tinh thần làm việc mà còn tạo động lực cho nhân viên hoàn thành nhiệm vụ được giao Thêm vào đó, việc thưởng vào các dịp lễ, Tết cũng góp phần nâng cao tinh thần và trách nhiệm của nhân viên trong công việc.
Cuối tháng, việc tổng hợp kế toán và lập Bảng thanh toán lương trên máy vi tính đã giúp cập nhật số liệu nhanh chóng, tạo điều kiện thuận lợi cho hạch toán.
17 Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được, tổ chức kế toán nói chung và tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương nói riêng của Công ty còn tồn tại những hạn chế cần phải khắc phục:
Phần mềm kế toán hiện đại mà công ty sử dụng đáp ứng tốt yêu cầu thông tin, nhưng việc truy cập qua mạng và ID từ nhà cung cấp gây khó khăn trong hạch toán khi xảy ra mất mạng hoặc tốc độ mạng chậm, ảnh hưởng đến tính kịp thời của thông tin tài chính.