NHẬN THỨC CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
LÝ LUẬN CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRONG
1.1.1 Khái niệm phần mềm kế toán.
Phần mềm là tập hợp các lệnh và chỉ thị, được lập trình bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ theo một thứ tự nhất định, cùng với dữ liệu liên quan, nhằm tự động thực hiện các nhiệm vụ, chức năng hoặc giải quyết vấn đề cụ thể.
Về nguyên tắc, phần mềm được chia làm 2 loại: Phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng.
Phần mềm hệ thống là loại phần mềm thiết yếu cho việc quản lý và hỗ trợ hoạt động của các hệ thống máy tính và mạng máy tính Nó được phân chia thành hai loại chính: phần mềm quản trị hệ thống, bao gồm hệ điều hành, hệ quản trị cơ sở dữ liệu, các chương trình quản trị mạng và các tiện ích, cùng với phần mềm phát triển hệ thống, như ngôn ngữ lập trình và chương trình dịch.
Phần mềm ứng dụng là các chương trình thiết yếu cho người sử dụng máy tính, phục vụ các nhiệm vụ cụ thể như quản lý hàng tồn kho, quản lý văn bản và tạo báo cáo cho nhà quản lý Chúng được chia thành hai loại: phần mềm ứng dụng chung (như bộ phần mềm Office và trình duyệt web) giúp nâng cao hiệu suất làm việc, và phần mềm ứng dụng chuyên biệt (như phần mềm kế toán và phần mềm quản lý sản xuất) đáp ứng nhu cầu cụ thể của từng lĩnh vực.
Phần mềm kế toán (PMKT) là công cụ chuyên dụng giúp tự động hóa quy trình xử lý thông tin kế toán trên máy tính Nó bắt đầu từ việc nhập liệu chứng từ gốc, phân loại và xử lý thông tin theo quy định kế toán PMKT cung cấp khả năng tổng hợp dữ liệu để in sổ kế toán và tạo ra các báo cáo tài chính cũng như báo cáo quản trị, giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả hơn.
1.1.2 Đặc điểm phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán là công cụ quan trọng giúp ghi chép, lưu trữ và tính toán dữ liệu từ các chứng từ, bao gồm cả chứng từ nội bộ và bên ngoài Nó cung cấp thông tin đầu ra dưới dạng báo cáo và sổ sách kế toán, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý tài chính hiệu quả.
Phần mềm kế toán có thể đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính – kế toán theo đúng thông tư 200/2014/TT-BTC
Phần mềm kế toán có khả năng xuất thông tin trực tiếp từ cơ sở dữ liệu, bao gồm các chứng từ đầu vào và đầu ra, cùng với các báo cáo và sổ kế toán Tuy nhiên, yếu tố quan trọng nhất vẫn là con người, vì chính họ quyết định độ chính xác của thông tin đầu ra từ phần mềm kế toán.
Bên cạnh đó, một phần mềm kế toán chuẩn phải là một phần mềm áp dụng các phương pháp kế toán theo quy định hiện hành:
Phương pháp chứng từ kế toán
Phương pháp tài khoản kế toán
Phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán
Phần mềm kế toán luôn được cập nhật kịp thời các thông tư và công văn mới, đảm bảo tuân thủ các chế độ và chuẩn mực kế toán hiện hành Nó phục vụ hiệu quả cho từng loại đối tượng cần lập báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.
Hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3 giai đoạn chính
Trong giai đoạn đầu, người dùng cần tự phân loại các chứng từ phát sinh và nhập chúng vào hệ thống Sau khi được nhập, các chứng từ sẽ được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu của máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp tin vật lý.
Giai đoạn tiếp theo trong quy trình là xử lý, nơi các thông tin tài chính kế toán được lưu trữ và tổ chức Trong giai đoạn này, thông tin sẽ được tính toán dựa trên các chứng từ đã nhập ở giai đoạn đầu, nhằm tạo cơ sở cho việc xuất báo cáo và sổ sách cho các giai đoạn tiếp theo.
Giai đoạn cuối của quá trình là kết xuất dữ liệu đầu ra, trong đó phần mềm tạo ra các báo cáo tài chính, báo cáo thuế và sổ chi tiết dựa trên kết quả từ việc tổ chức lưu trữ, tìm kiếm thông tin và tính toán số liệu quản trị Những dữ liệu này có thể được in ra hoặc lưu giữ dưới dạng tệp, phục vụ cho mục đích phân tích thống kê hoặc kết nối với các hệ thống phần mềm khác.
1.1.3 Vai trò của phần mềm kế toán.
Trong hệ thống kế toán, phần mềm kế toán đóng vai trò quan trọng, hỗ trợ kế toán viên trong việc cung cấp thông tin và công cụ quản lý cho đơn vị Sự kết hợp giữa kế toán và công nghệ thông tin giúp phần mềm kế toán giảm thời gian và thao tác trong quá trình nhập liệu, lưu chuyển chứng từ, nhờ vào việc tin học hóa công tác kế toán, thay thế một phần hoặc toàn bộ công việc ghi chép và tính toán thủ công.
Giúp việc kiểm tra và giám sát tình hình sử dụng vốn của doanh nghiệp trở nên nhanh chóng và chính xác, đồng thời nâng cao khả năng huy động vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Kiểm soát tốt các hành động của kế toán theo thời điểm, giúp cho việc tính lương thưởng sẽ trở nên dễ dàng thuận lợi hơn rất nhiều.
Khi sử dụng phần mềm kế toán, nhà quản lý sẽ luôn nắm được đầy đủ thông tin tài chính của doanh nghiệp
1.1.4 Phân loại phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán được phân loại dựa trên hai tiêu chí chính: thứ nhất là bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phù hợp với đặc thù hoạt động của từng doanh nghiệp; thứ hai là hình thức sản phẩm Việc phân loại này giúp doanh nghiệp lựa chọn giải pháp kế toán phù hợp nhất với nhu cầu và quy mô hoạt động của mình.
Theo bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh : phần mềm kế toán được chia làm 2 loại
Phần mềm kế toán bán lẻ được thiết kế đặc biệt để phục vụ cho các siêu thị, nhà hàng và các hoạt động kinh doanh trực tuyến Đầu ra của phần mềm này sẽ trở thành đầu vào quan trọng cho phần mềm kế toán tài chính quản trị, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Phần mềm kế toán tài chính quản trị
Theo hình thức sản phẩm : phần mềm kế toán được chia làm 2 loại
Phần mềm đóng gói là sản phẩm được thiết kế sẵn bởi nhà cung cấp, bao gồm đầy đủ tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng và bộ đĩa cài Với ưu điểm như giá thành rẻ, tính ổn định cao, nhanh chóng trong việc nâng cấp và cập nhật, cũng như chi phí triển khai thấp và thời gian triển khai ngắn, phần mềm đóng gói mang lại sự tiện lợi cho người dùng.
NHẬN THỨC CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN
1.2.1 Những khái niệm, ý nghĩa và nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền. 1.2.1.1 Khái niệm
Vốn bằng tiền là một phần quan trọng trong vốn sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, thuộc tài sản lưu động Nó chủ yếu được hình thành từ quá trình bán hàng và các quan hệ thanh toán.
Vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm các thành phần như tiền mặt tồn quỹ, tiền gửi tại ngân hàng và tiền đang trong quá trình chuyển, bao gồm cả ngoại tệ, vàng bạc, đá quý và kim khí quý.
Tiền mặt là khoản vốn bằng tiền được thủ quỹ quản lý tại quỹ của doanh nghiệp, bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý, cũng như tín phiếu và ngân phiếu.
Tiền gửi là khoản tiền mà doanh nghiệp gửi vào ngân hàng, kho bạc nhà nước hoặc các công ty tài chính, bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc và đá quý.
Tiền đang chuyển là số tiền mặt hoặc tiền séc đã được doanh nghiệp gửi vào ngân hàng, kho bạc nhà nước hoặc bưu điện để thanh toán cho đơn vị khác, nhưng vẫn chưa nhận được thông báo từ ngân hàng.
Vốn bằng tiền dùng để đáp ứng nhu cầu thanh toán của doanh nghiệp, thực hiện các hoạt động mua bán và chi tiêu.
Khả năng thanh toán tức thời các khoản nợ của doanh nghiệp được đánh giá thông qua lượng vốn bằng tiền hiện có.
1.2.1.3 Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền.
Quản lý chặt chẽ vốn bằng tiền là yếu tố then chốt để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động và bảo vệ tài sản của doanh nghiệp Việc này giúp ngăn chặn lãng phí và tham ô, bởi vì vốn bằng tiền là một phần quan trọng của vốn lưu động, luôn vận động và có tính lưu chuyển cao.
Tài sản của doanh nghiệp được quản lý tốt khi và chỉ khi kế toán vốn bằng tiền thực hiện tốt các nhiệm vụ sau đây:
Kiểm tra, giám sát chặt chẽ việc chấp hành các chế độ, quy định, các thủ tục quản lý về vốn bằng tiền.
Phản ánh môt cách đầy đủ, kịp thời, chính xác số hiện có và tình hình biến động của các loại vốn bằng tiền.
1.2.2 Các tài khoản kế toán và hệ thống chứng từ sử dụng.
Kế toán vốn bằng tiền sử dụng các tài khoản sau:
- TK 112: Tiền gửi ngân hàng
Một số tài khoản liên quan: TK 131,TK 511, TK 515, TK 338, TK 3331,
Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng:
Chứng từ kế toán là các tài liệu và vật phẩm phản ánh các giao dịch kinh tế, tài chính đã diễn ra Chúng đóng vai trò quan trọng trong việc ghi sổ kế toán, làm cơ sở cho việc hoàn thiện ghi chép kế toán.
Mỗi bản chứng từ kế toán cần bao gồm các chỉ tiêu đặc trưng của nghiệp vụ kinh tế tài chính, chia thành hai yếu tố chính: yếu tố cơ bản và yếu tố bổ sung Yếu tố cơ bản bao gồm tên gọi chứng từ, ngày lập, số hiệu chứng từ, nội dung nghiệp vụ, đơn vị đo lường, cùng với tên, địa chỉ và chữ ký (nếu có) của các cá nhân hoặc đơn vị liên quan Bên cạnh đó, các yếu tố bổ sung như thời gian và phương thức thanh toán cũng cần được ghi nhận, tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và ghi sổ kế toán cho từng loại chứng từ.
Hệ thống chứng từ kế toán bao gồm chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn nội bộ Các doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu về nội dung, phương pháp lập và giá trị pháp lý của các chứng từ thống nhất bắt buộc Do đó, hệ thống chứng từ kế toán liên quan đến vốn bằng tiền là rất quan trọng và cần được thực hiện đúng cách.
Phiếu thu Mấu số 01– TT
Phiếu chi Mẫu số 02 – TT
Giấy báo có Ủy nhiệm chi
Giấy đề nghị tạm ứng Mẫu số 03 – TT
Giấy thanh toán tiền tạm ứng Mẫu số 04 – TT
Giấy đề nghị thanh toán Mấu số 05 – TT
Bảng kê vàng tiền tệ Mấu số 07 – TT
Bảng kiểm kê quỹ Mẫu số 08a – TT và 08b –TT
Bảng kê chi tiền Mẫu số 09 – TT
1.2.3 Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền
Kế toán cần duy trì sổ kế toán để ghi chép liên tục các giao dịch thu chi, xuất nhập tiền và ngoại tệ hàng ngày Việc này giúp tính toán số dư quỹ và các tài khoản ngân hàng tại mọi thời điểm, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra và đối chiếu.
Các khoản tiền do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như tiền của doanh nghiệp.
Khi thực hiện thu chi, cần lập phiếu thu và phiếu chi theo quy định của chế độ chứng từ kế toán, đảm bảo mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính chỉ được lập một lần Nội dung trên phiếu phải rõ ràng, không tẩy xóa hay viết tắt, và số tiền viết bằng chữ phải khớp với số tiền viết bằng số Chứng từ kế toán cần được lập đủ số liên theo quy định, và phiếu thu, phiếu chi phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định Đối với chứng từ điện tử, cần có chữ ký điện tử hợp pháp.
Kế toán cần theo dõi chi tiết tiền tệ theo nguyên tệ và quy đổi ngoại tệ sang Đồng Việt Nam khi có giao dịch phát sinh Đặc biệt, vào thời điểm lập báo cáo tài chính, việc đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ phải được thực hiện theo tỷ giá giao dịch thực tế theo quy định pháp luật.
1.2.4 Quy trình hạch toán vốn bằng tiền
Tiền mặt là số vốn bằng tiền do thủ quỹ bảo quản tại quỹ (két) của doanh nghiệp, bao gồm Tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ.
Mỗi doanh nghiệp đều có một lượng tiền mặt tồn quỹ nhất định hợp lí để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày.
Thủ quỹ có trách nhiệm ghi chép hàng ngày các khoản thu chi và xác định số dư quỹ tiền mặt, không được kiêm nhiệm công tác kế toán hay mua bán hàng hóa Tất cả các giao dịch tiền mặt phải có chứng từ hợp lệ và chữ ký của kế toán trưởng cùng thủ trưởng đơn vị Các khoản tiền ký cược, ký quỹ từ doanh nghiệp và cá nhân được quản lý như tiền của doanh nghiệp Kế toán cần theo dõi chi tiết tiền theo nguyên tệ và quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo quy định.
Sau khi thực hiện thu-chi tiền, thủ quỹ cần giữ lại các chứng từ để ghi vào sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ vào cuối ngày Sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ được lập thành hai liên: một liên lưu làm sổ quỹ và một liên làm báo cáo quỹ theo chứng từ thu-chi gửi cho kế toán quỹ Cuối ngày, số tồn quỹ phải khớp với số dư cuối ngày trên sổ quỹ Các chứng từ và sổ kế toán sử dụng trong kế toán tiền mặt là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Phiếu thu Mẫu số 01- TT (BB)
Phiếu chi Mẫu số 02 –TT(BB)
Bảng kê vàng bạc đá quý Mẫu số 07 –TT (HD)
Bảng kiểm kê quỹ Mẫu số 08a-TT; 08b- TT (HD)
Các sổ kế toán tổng hợp
Sổ kế toán chi tiết tiền mặt
Nợ TK 111-Tiền mặt Có
-Tiền mặt thừa phát hiện khi kiểm kê
-Chênh lệch tỷ giá tăng do đánh giá lại ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC
-Chênh lệch vàng tiền tệ tăng do đánh giá lại tại thời điểm lập BCTC
-Tiền mặt xuất quỹ -Tiền mặt phát hiện thiếu khi kiểm kê
-Chênh lệch tỷ giá giảm do đánh giá lại ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC
-Chênh lệch vàng tiền tệ giảm do đánh giá lại tại thời điểm lập BCTC
Số dư Nợ: Tiền mặt hiện có tại quỹ.
Tài khoản 111 có 3 tài khoản cấp 2:
Tài khoản 1111 – Tiền Việt Nam
Tài khoản 1112 - Ngoại tệ ( Đã được quy đổi ra VND)
Tài khoản 1113 – Vàng tiền tệ, là loại vàng được sử dụng để cất giữ giá trị, không bao gồm vàng được phân loại là hàng tồn kho cho mục đích sản xuất hoặc hàng hóa để bán.
Hình 1.1: Quy trình hạch toán thu chi tiền mặt (Tiền Việt Nam)
1.2.4.2 Tài khoản 112- Tiền gửi ngân hàng.
Tiền gửi ngân hàng là số vốn bằng tiền của doanh nghiệp đang gửi ở các ngân hàng, kho bạc, công ty tài chính
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH HÒA HIỆP
KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH HÒA HIỆP
2.1.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Hòa Hiệp.
Tên công ty: Công ty TNHH Hòa Hiệp
Mã số thuế : 2900326537 Điện thoại: 0383851940
Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên Ngày bắt đầu thành lập: 01/04/1994
Giám đốc: PHẠM ĐÌNH HẠNH
Vốn điều lệ: 69.000.000.000 đồng Địa chỉ: Số 104, đường Nguyễn Sinh Sắc, Phường Cửa Nam, Thành Phố
Vinh, Tỉnh Nghệ An, Việt Nam.
Ngành nghề kinh doanh chủ yếu bao gồm xây dựng công trình điện, cầu đường, đường sắt và đường bộ Ngoài ra, công ty còn hoạt động trong lĩnh vực cấp thoát nước và buôn bán vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng.
Ngoài ra còn kinh doanh một số lĩnh vực như:
- Khai thác đá, cát, sỏi, đất sét;
- Buôn bán, sửa chữa máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác;
- Sản xuất bê tông và các sản phẩm xi măng và thạch cao;
- Cho thuê máy móc, thiết bị và đồ dùng hữu hình khác.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
Hình 2.1: Sơ đồ bộ máy công ty
Theo sơ đồ tổ chức bộ máy công ty như trên, công ty TNHH Hòa Hiệp chia làm 2 mảng chính:
Các bộ phận quản lý bao gồm:
Chủ tịch hội đồng thành viên là cơ quan cao nhất của Công ty, có quyền quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của Công ty Nhiệm vụ của Chủ tịch bao gồm xác định chiến lược phát triển, giải pháp phát triển thị trường, soạn thảo tài liệu và triệu tập họp đại hội đồng cổ đông, cũng như xây dựng cơ cấu tổ chức và quy chế quản lý nội bộ Quyết định của Chủ tịch được thông qua thông qua biểu quyết tại cuộc họp hoặc lấy ý kiến bằng văn bản, với mỗi thành viên Hội đồng quản trị có một phiếu biểu quyết.
Ban giám đốc bao gồm Tổng Giám đốc, Giám đốc điều hành và các giám đốc phụ trách do Hội đồng quản trị bổ nhiệm Tổng Giám đốc điều hành việc thực hiện quyền và nhiệm vụ được giao, trong khi Giám đốc điều hành đại diện cho Tổng Giám đốc, phụ trách các lĩnh vực cụ thể của Công ty theo ủy quyền Giám đốc điều hành chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và pháp luật về các nhiệm vụ được phân công và ủy quyền.
Các phòng ban chức năng của công ty bao gồm:
Phòng hành chính nhân sự có nhiệm vụ tham mưu và tổ chức thực hiện công tác hành chính, quản trị, cán bộ và kỷ luật Phòng cũng hỗ trợ trong việc xây dựng bộ máy tổ chức quản lý, xác định chức năng và nhiệm vụ của các đơn vị trong Công ty Ngoài ra, phòng thực hiện thu thập và truyền thông tin liên quan đến lĩnh vực hành chính – nhân sự, cung cấp thông tin cần thiết cho các đơn vị.
Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ tham mưu về nguồn vốn, sử dụng vốn và chính sách tài chính của công ty, đồng thời phản ánh kịp thời và chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Phòng cũng chịu trách nhiệm lập báo cáo cho các cơ quan quản lý nhà nước và theo dõi các nghĩa vụ tài chính của công ty theo quy định pháp luật Ngoài ra, phòng còn lập kế hoạch tài chính ngắn hạn, trung hạn và dài hạn để đảm bảo hiệu quả đầu tư và kinh doanh của công ty.
Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm quản trị marketing và phát triển các chiến lược tiếp thị phù hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty Điều này bao gồm việc xây dựng và triển khai các kế hoạch quảng cáo, chiến lược giá, quan hệ cộng đồng, cũng như chăm sóc và phát triển hệ thống phân phối Ngoài ra, phòng còn thực hiện các nghiên cứu thị trường, phân tích đối thủ cạnh tranh và đánh giá môi trường kinh tế, chính trị, xã hội để đề xuất các chiến lược kinh doanh ngắn hạn và dài hạn cho Ban giám đốc.
Phòng vật tư - thiết bị đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo cung ứng vật tư, thiết bị và nhân công đúng tiến độ và chất lượng yêu cầu của công trường Phòng cũng chịu trách nhiệm cung cấp vật tư mẫu để khách hàng lựa chọn và phê duyệt Ngoài ra, phòng theo dõi việc tạm ứng, thanh quyết toán công trình và kiểm soát chi phí trong quá trình thi công các hợp đồng Việc kiểm soát sử dụng vật tư trong thi công cũng là một nhiệm vụ quan trọng Phòng vật tư - thiết bị còn tham mưu cho Ban Giám đốc về thương lượng và ký kết hợp đồng, đồng thời giải quyết các tranh chấp liên quan đến hợp đồng với khách hàng.
Phòng Kế hoạch Kỹ thuật chịu trách nhiệm xây dựng các phương án thi công và kỹ thuật cho các dự án, đồng thời kiểm tra và xác định số lượng, chất lượng, quy cách vật tư cũng như mức hao phí lao động dựa trên định mức kỹ thuật đã được phê duyệt Ngoài ra, phòng cũng phối hợp với phòng kinh doanh để lập hồ sơ dự thầu cho các công trình tham gia đấu thầu.
Phòng quản lý công trình chịu trách nhiệm giám sát và quản lý các công trình được giao, báo cáo trực tiếp cho Ban Giám đốc Nhiệm vụ bao gồm chuẩn bị kế hoạch thi công, quyết định cơ cấu tổ chức ban chỉ huy công trường, quản lý và kiểm tra hoạt động hàng ngày, theo dõi tiến độ và xác nhận khối lượng thi công định kỳ Ngoài ra, phòng cũng thực hiện các hành động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến khi cần thiết, đồng thời đại diện Ban lãnh đạo để trao đổi thông tin và xử lý ý kiến phản hồi từ khách hàng.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH HÒA HIỆP
2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
Cơ cấu bộ máy kế toán của Công ty thể hiện qua sơ đồ sau:
Hình 2.2: Sơ đồ bộ máy tổ chức kế toán tại công ty
Dòng thông tin quyết định:
Dòng thông tin phản hồi:
Dòng thông tin trao đổi:
Bộ máy kế toán của Công ty TNHH Hòa Hiệp được hình thành và phát triển song song với sự lớn mạnh của công ty Là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, công ty sở hữu con dấu riêng và hoàn toàn có quyền quyết định về tất cả các hoạt động tài chính của mình.
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, chịu trách nhiệm kiểm tra và thực hiện toàn bộ các nghiệp vụ kế toán trong phạm vi công ty.
Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán
Kế toán trưởng Nguyễn Thị Thanh Hải là một quản lý cao cấp, hỗ trợ ban giám đốc trong việc tối đa hóa lợi nhuận và tối thiểu hóa chi phí Bà chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ kế toán viên trong bộ phận kế toán, giám sát quyết toán thu chi, tổ chức kiểm kê tài sản và dòng tiền vào cuối năm tài chính Đảm bảo tính chính xác và kịp thời của tài liệu kế toán, bảo hiểm và công nợ với ngân hàng, khách hàng, cùng chủ đầu tư là nhiệm vụ quan trọng Ngoài ra, bà còn lập và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán và quyết toán theo quy định, đồng thời tổ chức kiểm tra và hướng dẫn thực hiện chế độ tài chính, kế toán nhà nước cho các bộ phận liên quan trong công ty.
Thủ quỹ có trách nhiệm lưu trữ chứng từ, sổ sách và báo cáo một cách đầy đủ, đồng thời kiểm tra tồn quỹ vào cuối ngày để đối chiếu số tiền thực tế với sổ quỹ Công việc của thủ quỹ bao gồm thu, chi theo các phiếu thu, phiếu chi hợp lệ, lập sổ quỹ để ghi chép và theo dõi các chứng từ thu, chi phát sinh, cũng như số tiền tồn quỹ Cuối tháng, thủ quỹ cần thực hiện kiểm kê quỹ cùng kế toán trưởng và lập báo cáo tồn quỹ.
Kế toán vật tư là quá trình ghi chép và theo dõi đầy đủ, kịp thời số lượng và tình hình biến động của hàng hoá về giá trị và hiện vật Điều này giúp xác định chính xác giá thực tế của từng loại hàng hoá, từ đó đảm bảo việc thực hiện kế hoạch mua sắm, dự trữ và xuất bán đạt hiệu quả cao.
Kế toán vốn bằng tiền đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi dòng tiền thu vào và chi ra, bao gồm cả tiền mặt và tiền gửi ngân hàng Khi phát hiện chênh lệch giữa sổ kế toán và sổ của thủ quỹ hoặc sổ phụ ngân hàng, kế toán cần nhanh chóng tìm hiểu nguyên nhân và thực hiện điều chỉnh cần thiết Việc kiểm soát chứng từ đầu vào phải đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ và hợp pháp Kế toán cũng có trách nhiệm hướng dẫn các phòng ban về quy định hóa đơn, chứng từ, cũng như cách lập biểu mẫu và báo cáo thu chi hàng ngày theo yêu cầu của Ban giám đốc Ngoài ra, kế toán vốn bằng tiền cần duy trì liên hệ với ngân hàng khi cần thiết.
Kế toán tiền lương là quá trình tính toán các khoản lương phải trả cho nhân viên, bao gồm cả các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn Ngoài ra, kế toán còn có nhiệm vụ phân tích tình hình sử dụng và chi tiêu quỹ lương, đồng thời cung cấp thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan.
Kế toán thuế đóng vai trò quan trọng trong việc cập nhật và ghi chép đầy đủ, kịp thời các chứng từ kế toán thuế, phản ánh chính xác các nghiệp vụ phát sinh trong sổ sách kế toán của công ty Ngoài ra, kế toán thuế còn có trách nhiệm lập và gửi đúng hạn các báo cáo thuế, cũng như thực hiện quyết toán thuế theo quy định Đại diện cho công ty trong các giao dịch với cơ quan thuế, kế toán thuế tham gia quyết toán thuế và đảm bảo đạt kết quả tốt sau mỗi giao dịch.
Kế toán TSCĐ đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi biến động về số lượng, chất lượng và địa điểm sử dụng tài sản cố định của công ty Công việc này bao gồm thực hiện các thủ tục giao nhận, thanh lý tài sản, cũng như lập thẻ tài sản cố định để quản lý hiệu quả.
Kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc cập nhật và quản lý các hoá đơn bán hàng hoá và dịch vụ Hệ thống này theo dõi tổng hợp và chi tiết doanh thu, đồng thời liên kết chặt chẽ với kế toán công nợ phải thu, kế toán tổng hợp và kế toán hàng tồn kho Qua đó, kế toán bán hàng giúp theo dõi các khoản phải thu, tình hình thu tiền và trạng thái công nợ của khách hàng Phân hệ kế toán công nợ phải thu cũng liên kết dữ liệu với kế toán bán hàng, kế toán tiền mặt và tiền gửi, cho phép tạo ra các báo cáo công nợ chính xác và chuyển giao số liệu sang kế toán tổng hợp.
Kế toán tổng hợp chi phí tính giá thành dựa trên số liệu từ các phẩm nhập kho và định mức sản phẩm Việc phân bổ chi phí chung theo định mức giúp tính toán giá thành sản phẩm, đáp ứng yêu cầu điều hành sản xuất của lãnh đạo.
Kế toán công nợ là quá trình lưu trữ và thực hiện các hợp đồng kinh tế, theo dõi số phát sinh và số dư của khách hàng cũng như đối tác của công ty Công việc này bao gồm việc đôn đốc thu hồi công nợ từ khách hàng, lập các chứng từ, bảng kê và báo cáo liên quan theo quy định của chế độ kế toán.
Kế toán tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong việc tính toán thưởng cho nhân viên, thưởng doanh thu và chiết khấu bán thang máy cho khách hàng Ngoài ra, kế toán tổng hợp cũng cần lập các báo cáo tổng hợp để gửi cho kế toán trưởng khi có yêu cầu.
2.2.2 Chế độ kế toán đang áp dụng tại công ty
- Chế độ kế toán công ty áp dụng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày
- Đơn vị tiền tệ sử dụng để ghi chép kế toán: Việt Nam đồng
- Kỳ kế toán: Niên độ kế toán của công ty từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 năm dương lịch
2.2.3 Hình thức kế toán tại công ty
Theo điều 122 Thông tư 200 có 5 hình thức ghi sổ Bao gồm:
- Hình thức ghi sổ Nhật kí chung
- Hình thức ghi sổ Nhật ký – Sổ cái
- Hình thức ghi sổ trên máy vi tính
- Hình thức ghi sổ Chứng từ ghi sổ
- Hình thức ghi sổ Nhật ký – Chứng từ
Công ty TNHH Hòa Hiệp hiện đang áp dụng hình thức ghi sổ trên máy vi tính, phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động kinh doanh của mình Mẫu sổ sách và báo cáo được thiết kế theo mẫu sổ Nhật ký chung theo Thông tư 200/2014/TT – BTC, ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014, đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật kế toán và nghĩa vụ đối với nhà nước.
Công việc kế toán được thực hiện thông qua phần mềm kế toán Misa đã được cài đặt trên máy tính Mặc dù phần mềm này không hiển thị đầy đủ các quy trình ghi sổ kế toán, nhưng vẫn có khả năng in ra đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH HÒA TIỆP
Trong quá trình thực tập tại đơn vị, em có một số đánh giá về tình hình đơn vị như sau:
2.3.1 Một số nhận xét về công tác tổ chức bộ máy kế toán vốn bằng tiền tại công ty. Ưu điểm:
Công ty tổ chức bộ máy kế toán hiệu quả với một kế toán trưởng phụ trách toàn bộ hoạt động của phòng kế toán Việc phân quyền chức năng cho từng cá nhân trong bộ phận giúp các công việc được thực hiện nhanh chóng và đúng quy định.
Phòng kế toán đã triển khai phần mềm kế toán Accpac hiện đại, đáp ứng hiệu quả nhu cầu hạch toán của đơn vị và các yêu cầu của nhà nước Hệ thống này có khả năng tích hợp tốt với kế toán Việt Nam, cho phép in hầu hết các báo cáo cần thiết theo quy định của nhà nước và cục thuế.
Công ty cam kết tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Luật kế toán và chuẩn mực kế toán, tổ chức công tác kế toán phù hợp với các chế độ và chính sách pháp lý do nhà nước ban hành Đội ngũ nhân viên trong bộ phận kế toán thân thiện, cẩn trọng và luôn hoàn thành công việc với tinh thần trách nhiệm cao Tất cả nhân viên đều có trình độ đại học trở lên và nắm vững quy trình nghiệp vụ.
2.3.2 Cơ sở vật chất tại công ty Ưu điểm:
Công ty sở hữu cơ sở vật chất hiện đại với hệ thống văn phòng rộng rãi, mỗi bộ phận có khu làm việc riêng biệt Đặc biệt, máy chủ chuyên biệt được trang bị nhằm đáp ứng nhu cầu cài đặt dữ liệu tập trung cho phần mềm kế toán, giúp việc trao đổi thông tin diễn ra thuận lợi và nhanh chóng Tất cả máy tính trong công ty đều kết nối mạng cục bộ Các phòng họp được trang bị hệ thống máy chiếu hiện đại, phục vụ hiệu quả cho các cuộc họp từ xa Ban lãnh đạo cũng được trang bị đầy đủ máy tính, máy in, máy fax và màn hình hiển thị tiên tiến.
Một vài máy tính của kế toán viên có tốc độ xử lý tương đối chậm khó đáp ứng được yêu cầu của công việc
Công ty cần thay thế hoặc nâng cấp những máy tính không đáp ứng yêu cầu công việc nhằm cải thiện quy trình làm việc và tăng cường hiệu quả hoạt động.
2.3.3 Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng. Ưu điểm:
Công ty hiện đang áp dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và tuân thủ đầy đủ quy trình của Bộ Tài chính liên quan đến việc sử dụng tài khoản theo Thông tư này.
200 giúp kế toán viên hạch toán một cách đơn giản.
2.3.4 Các chứng từ công ty sử dụng Ưu điểm:
Các chứng từ liên quan đến vốn bằng tiền của công ty đều tuân thủ quy định của chuẩn mực kế toán và phương pháp hạch toán kế toán vốn bằng tiền một cách hợp lý.
Tất cả chứng từ đều có đầy đủ chữ ký theo chức danh quy định, được lập đủ số liên theo quy định và nội dung chứng từ phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu liên quan đến nghiệp vụ, kinh tế và tài chính phát sinh.
Cơ sở lập chứng từ cần phải chặt chẽ và tuân thủ các yếu tố pháp lý, bao gồm chữ ký bắt buộc, họ tên người lập, số hiệu chứng từ, và nội dung kinh tế phải được trình bày một cách rõ ràng.
- Các chứng từ được đánh số thứ tự liên tục, đầy đủ và được kiểm tra kĩ lưỡng
- Các chứng từ được lập có sự độc lập tương đối và có sự kiểm tra, đối chiếu lẫn nhau
2.3.5 Tổ chức bộ sổ kế toán Ưu điểm:
Công ty TNHH Hòa Hiệp đã hoạt động lâu năm và tích lũy được nhiều kinh nghiệm trong việc áp dụng kế toán máy theo mẫu sổ nhật ký chung.
Phần mềm kế toán Accpac cung cấp tính năng tạo mẫu sổ có đối ứng tài khoản, điều mà nhiều phần mềm kế toán nước ngoài tại Việt Nam còn hạn chế.
Công ty áp dụng đầy đủ các loại sổ kế toán vốn bằng tiền theo quy định của Thông tư 200, đảm bảo yêu cầu quản lý tiền hiệu quả Từ sổ chi tiết đến sổ tổng hợp, tất cả đều được thực hiện trên phần mềm với tùy chọn linh hoạt, giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
Kế toán trưởng và các kế toán viên cần phải đối chiếu số liệu giữa chứng từ ghi sổ với các chứng từ ghi sổ khác do đồng nghiệp ở các phần hành kế toán khác lập Việc này rất quan trọng trước khi thực hiện ghi chép vào sổ nhật ký chung.
- Ghi chép dễ bị trùng lặp, làm tăng khối lượng ghi chép chung nên ảnh hưởng đến năng suất hoạt động và hiệu quả của công tác kế toán.
- Xây dựng một phần mềm kế toán vốn bằng tiền đáp ứng nghiệp vụ khớp số liệu giữa các chứng từ kế toán
2.3.6 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty. Ưu điểm:
Tại công ty, tất cả các máy tính đều được kết nối với mạng, đặc biệt ở bộ phận kế toán, mỗi kế toán viên đều được cung cấp một máy tính riêng đã được cài đặt sẵn phần mềm kế toán.
Phần mềm kế toán mà công ty đang sử dụng là Accpac, một sản phẩm đến từ nước ngoài, cho phép mở rộng các trường dữ liệu theo yêu cầu quản trị và phân tích của từng doanh nghiệp Với tính năng sử dụng cao và tài liệu hướng dẫn được đơn giản hóa bằng tiếng Việt, phần mềm này mang lại sự thuận tiện tối đa cho người dùng.
- Vẫn còn những nhân viên gặp nhiều hạn chế trong việc sử dụng phần mềm kế toán từ nước ngoài
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 50 1 Xác định yêu cầu và mô tả bài toán
3.1.1.1 Xác định yêu cầu của hệ thống thông tin kế toán vốn bằng tiền.
Hệ thống thông tin kế toán là công cụ quan trọng trong việc xử lý nghiệp vụ kinh tế tài chính và hỗ trợ phân tích, lập kế hoạch, báo cáo kế toán Để quản lý quỹ hiệu quả, cần xây dựng một hệ thống tự động hóa quy trình quản lý quỹ, thay thế cho việc xử lý thủ công của kế toán viên Hệ thống này phải đáp ứng các yêu cầu tối thiểu nhằm đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý quỹ.
Tập hợp và tính toán các phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ và giấy báo có là cần thiết để tạo ra các sổ kế toán hàng ngày một cách nhanh chóng và chính xác Hệ thống còn cung cấp các tính năng hữu ích như kiểm tra số dư quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng tức thời, cũng như khả năng tìm kiếm chi tiết các phiếu chi, phiếu thu, giấy báo nợ và giấy báo có theo từng đối tượng.
Hệ thống cho phép in phiếu thu và phiếu chi từ thông tin đã nhập, giúp người dùng giảm bớt việc ghi chép sổ sách hàng ngày Qua quá trình phân loại và xử lý thông tin trên các chứng từ, hệ thống sẽ in sổ và xuất báo cáo tương ứng.
Sổ cái và sổ chi tiết tài khoản 111, 112
Sổ quỹ tiền gửi ngân hàng
Báo cáo tồn quỹ tiền mặt
Báo cáo tồn quỹ tiền gửi ngân hàng
Hệ thống cần phải có giao diện thân thiện với người dùng, cho phép truy xuất dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả Việc vào ra dữ liệu cần được thực hiện đơn giản và chính xác, nhằm nâng cao trải nghiệm sử dụng.
3.1.1.2 Mô tả bài toán Đầu kỳ, kế toán vốn bằng tiền sẽ nhận các thông tin tiền xử lý như: Bảng số dư đầu kỳ, bảng danh mục tiền tệ từ kế toán trưởng để cập nhật đầu kỳ.
Khi nhân viên đề nghị chi tiền, kế toán dựa vào giấy đề nghị tạm ứng hoặc bảng lương để xem xét Nếu đủ điều kiện, kế toán lập phiếu chi với ba liên Phiếu chi chỉ được xuất quỹ và ký khi có đủ chữ ký của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc và thủ quỹ Sau khi nhận tiền, nhân viên phải ghi rõ số tiền đã nhận bằng chữ, ký tên và ghi họ tên vào phiếu chi Một liên được lưu ở kế toán vốn bằng tiền, một liên chuyển cho thủ quỹ, và một liên đưa cho nhân viên Đối với chi ngoại tệ, cần ghi rõ tỉ giá và đơn giá tại thời điểm xuất quỹ để quy đổi sang VNĐ.
Khi nhân viên sử dụng tiền tạm ứng, kế toán sẽ lập phiếu thu (3 liên) dựa trên giấy đề nghị thanh toán tạm ứng của nhân viên Nếu nhân viên hoàn ứng lại tiền thừa, một liên sẽ giao cho nhân viên, một liên sẽ được kế toán giữ để hạch toán, và một liên sẽ chuyển cho thủ quỹ để nhận đủ số tiền Trong trường hợp nhân viên chi vượt quá số tiền tạm ứng, kế toán sẽ lập phiếu chi theo quy định nếu có đủ hóa đơn hợp lệ.
Dựa vào hóa đơn GTGT và hồ sơ thanh toán công nợ, nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán sẽ lập phiếu thu ba liên, trong đó khách hàng giữ một liên, một liên chuyển cho thủ quỹ và một liên lưu tại bộ phận kế toán Nếu thanh toán qua tiền gửi, ngân hàng sẽ gửi giấy báo có và kế toán ghi sổ vào sổ cái tiền gửi và sổ chi tiết Khi nhận chứng từ từ ngân hàng, kế toán phải kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc Nếu có chênh lệch giữa số liệu trên chứng từ và sổ phụ ngân hàng, kế toán cần thông báo cho ngân hàng để tiến hành đối chiếu và giải quyết kịp thời.
Dựa vào hóa đơn GTGT của nhà cung cấp, kế toán vốn bằng tiền kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ khi thanh toán bằng tiền mặt, lập phiếu chi và trình kế toán trưởng duyệt Sau khi phiếu chi được ký, kế toán lập ủy nhiệm chi gửi cho ngân hàng để thanh toán cho người bán, ngân hàng sẽ gửi giấy báo nợ về công ty Dựa vào giấy báo nợ, kế toán hạch toán vào sổ chi tiết tài khoản tiền gửi Đối với ngoại tệ, kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT và bảng tỷ giá giao dịch từ ngân hàng để lập phiếu thu và nhận giấy báo có từ ngân hàng theo tỷ giá giao dịch.
Khi có yêu cầu hoặc vào cuối kỳ, ban kiểm kê cần lập biên bản kiểm kê quỹ và so sánh với các chứng từ gốc Nếu phát hiện chênh lệch, kế toán vốn bằng tiền và thủ quỹ phải tiến hành kiểm tra để xác định nguyên nhân và xử lý tình huống Sau khi xác định rõ nguyên nhân, kế toán vốn bằng tiền sẽ thực hiện các biện pháp để xử lý chênh lệch.
Cuối kỳ, kế toán vốn bằng tiền tính tỷ giá trung bình và cập nhật tỷ giá cho phiếu chi (ngoại tệ) và giấy báo nợ (ngoại tệ).
Cuối ngày, thủ quỹ gửi phiếu thu, phiếu chi và báo cáo quỹ tiền mặt cho kế toán vốn bằng tiền để kiểm tra Kế toán sẽ xác nhận và ký vào báo cáo quỹ trước khi chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc ký Dựa vào báo cáo này, hàng tháng sẽ lập bảng kê chi tiết, và báo cáo quỹ sẽ được trả lại cho thủ quỹ.
Cuối kỳ, kế toán thực hiện đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết, báo cáo quỹ và lượng tiền mặt thực tế, cũng như giữa sổ chi tiết và số dư tài khoản ngân hàng Nếu không phát hiện sai sót, kế toán sẽ lập báo cáo quỹ tiền mặt và báo cáo tiền gửi ngân hàng, sau đó gửi báo cáo tồn quỹ lên kế toán trưởng để có kế hoạch hoạt động chi tiết cho các kỳ tiếp theo.
3.1.2 Xác định mục tiêu của hệ thống.
Vốn bằng tiền là một phần quan trọng của vốn lưu động trong doanh nghiệp, cần được quản lý chặt chẽ để tăng hiệu quả sử dụng và bảo vệ tài sản Việc xây dựng phần mềm kế toán vốn bằng tiền sẽ giúp bộ phận kế toán xử lý các nghiệp vụ nhanh chóng và chính xác, từ đó tiết kiệm thời gian và công sức Hệ thống này cần đáp ứng yêu cầu quản lý tiền của doanh nghiệp, cho phép quản lý dễ dàng, nhanh chóng và chính xác, đồng thời phản ánh các nghiệp vụ kinh tế qua việc nhập chứng từ và tạo ra các sổ, báo cáo cần thiết.
Phần mềm kế toán giúp lưu trữ dữ liệu một cách chính xác và hiệu quả, giảm thiểu thời gian và chi phí trong công tác kế toán vốn bằng tiền Hệ thống quản lý vốn bằng tiền cần đảm bảo lưu trữ thông tin về các tài liệu quan trọng như phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, ủy nhiệm chi, danh mục tiền tệ, danh mục khách hàng, danh mục nhà cung cấp và danh mục ngân hàng.
Bên cạnh đó, hệ thống quản lý vốn bằng tiền cần phải đảm được việc:
Quản lý nghiệp vụ nhập, xuất quỹ.
Quản lý sổ sách, sổ nhật ký chứng từ, bảng kê…
Tính số lượng tiền tồn quỹ bao gồm số lượng, loại, tỷ giá (nếu là ngoại tệ).
Hệ thống cần đưa ra các sổ và báo cáo:
Báo cáo tồn quỹ hàng tuần, hàng tháng, hàng năm.
Báo cáo chi tiết thu tiền hàng ngày
Báo cáo chi tiết thu, chi đối với khách hàng, nhân viên.
Tìm kiếm thông tin về thu chi tiền mặt theo đối tượng cụ thể: họ tên khách hàng, địa chỉ, mã chứng từ…
Tìm kiếm thông tin về thu chi tiền mặt theo ngày, tháng, năm: mã chứng từ, tên khách hàng, địa chỉ…
Tìm kiếm theo mã chứng từ…
Xử lý tự động dữ liệu:
Tự động tính số dư cuối kỳ.
Số dư cuối kỳ = số dư đầu kỳ + số phát sinh tăng – số phát sinh giảm
Tự động tính tồn quỹ hàng tuần, hàng tháng, hàng năm khi người sử dụng có yêu cầu.
Xác định giá trị tiền mặt ngoại tệ xuất, nhập quỹ.
Tự động tính tỷ giá xuất quỹ ngoại tệ
Hệ thống cần sở hữu giao diện thân thiện, cho phép người dùng truy cập dữ liệu nhanh chóng và thực hiện các thao tác nhập xuất dễ dàng, chính xác Đồng thời, hệ thống cũng phải có khả năng thông báo lỗi hiệu quả và đảm bảo an toàn thông tin cho người sử dụng.
3.1.3 Mô hình nghiệp vụ bài toán
Hình 3.1 Sơ đồ ngữ cảnh
- Báo cáo tồn quỹ tiền mặt
- Báo cáo tồn quỹ tiền gửi ngân hàng
3.1.3.2 Biểu đồ phân cấp chức năng
Hình 3.2 Biểu đồ phân cấp chức năng
Mô tả chi tiết chức năng lá
THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN
3.2.1.1 Chuyển mô hình E-R sang mô hình quan hệ
Biểu diễn các thực thể
- NHÂN VIÊN => NHANVIEN (MaDt, TenNv, NgaySinh, CMND, DiaChi, DienThoai, Email, ChucVu, SoTknh)
- NHÀ CUNG CẤP => NHACUNGCAP (MaDT, TenNCC, DiaChi, DienThoai, Email, MST, SoTknh)
- KHÁCH HÀNG => KHACHHANG (MaDt, TenKh, DiaChi, DienThoai, Email, MST, SoTknh)
- NGÂN HÀNG =>NGANHANG (MaNH, TenNH)
- TÀI KHOẢN NGÂN HÀNG => TAIKHOAN_NH (SoTknh, TenTknh, MaNH, ChiNhanh)
- TÀI KHOẢN => TAIKHOAN (SoTk, TenTk, LoaiTk, CapTk, TK cha)
- TIỀN TỆ => TIENTE (MaTien, TenTien,tienHT)
- BAN KIỂM KÊ => BanKK (MaNguoiKK, TenNguoiKK, Chucvu)
- BẢNG TỶ GIÁ => BANGTYGIA (NgayTyGia, MaTien, Tgmua,Tgban)
- DƯ ĐẦU KỲ => SoDuDauKy (MaTK, DuNo, DuCo, DuNoNT, DuCoNT)
Biểu diễn các mối quan hệ
=> PHIEUTHU (SoCt, NgayCt, NgayGhiSo, MaDt, DiaChi, TkNo, TkCo, NguoiGd, LyDo, SoTien, MaTien,TyGia, KemTheo, TknhDi, TknhDen)
=> PHIEUCHI (SoCt, NgayCt, MaDt, DiaChi, TkNo, TkCo, NguoiNhan, LyDo, SoTien, MaTien, TyGia, KemTheo, TknhDi, TknhDen)
=> GIAYBAOCO (SoCt, NgayCt, SoTknh, MaDt, DiaChi, TkNo, TkCo, NguoiNop, LyDo, SoTien, MaTien, TyGia, TknhDi, TknhDen, TrangThai)
=> GIAYBAONO (SoCt, NgayCt, SoTknhDi, SoTknhDen, MaDt, DiaChi, TkNo, TkCo, NguoiNop, LyDo, SoTien, MaTien, TyGia, TknhDi, TknhDen)
=>BBKK (SoCT, NgayCT, NguoiKK1, NguoiKK2, NguoiKK3,
NoiDung, MaCT, MaTK, LyDo, TienSoSach, TienKiemKe, TienThua, TienThieu)
=>PHIEUKT (SoCT, NgayCT, LyDo, MaTien, TyGia, MaCT, TKNo, TKCo, NoiDung, SoTien, SoTienNT)
Gộp các quan hệ KHACHHANG, NHACUNGCAP, NHANVIEN thành 1 quan hệ là DMDT (Danh mục đối tượng)
DMDT (MaDt, TenDt, NgaySinh, CMT, MST, DiaChi, DienThoai, Email,
Gộp các quan hệ PHIẾU THU, PHIẾU CHI thành 1 quan hệ là PHIẾU
PHIEU_TC (SoCt, NgayCt, SoTknhDi, SoTknhDen, MaDt, DiaChi, TkNo,
TkCo, NguoiGiaoDich, LyDo, SoTien, MaTien, TyGia, KemTheo, TknhDi, TknhDen, TrangThai)
Gộp các quan hệ GIẤY BÁO NỢ, GIẤY BÁO CÓ thành 1 quan hệ là GiẤY
GIAYBAO_NH (SoCt, NgayCt, SoTknhDi, SoTknhDen, MaDt, DiaChi,
TkNo, TkCo, NguoiGiaoDich, LyDo, SoTien, MaTien, TyGia, KemTheo, TrangThai)
Như vậy các quan hệ DANH MỤC ĐỐI TƯỢNG, TÀI KHOẢN, TÀI KHOẢN NGÂN HÀNG, NGÂN HÀNG, TIỀN TỆ, BAN KIỂM KÊ đều đạt chuẩn
PHIEU_TC (SoCt, NgayCt, MaDt, DiaChi, NguoiGiaoDich, LyDo, MaTien,
TyGia, KemTheo, TkNo, TkCo, NoiDung, SoTien)
GIAYBAO_NH (SoCt , NgayCt, SoTknhDi, SoTknhDen, MaDt, DiaChi,
NguoiGiaoDich, LyDo, MaTien, TyGia, KemTheo, TkNo, TkCo, NoiDung, SoTien)
BBKK (SoCT, NgayCT, TruongbanKK, Uyvien1, Uyvien2, NoiDung, MaCT) CTBBKK (SoCT, MaTK, LyDo, TienSoSach, TienKiemKe, TienThua,
PhieuKT (SoCT, NgayCT, MaDT, LyDo, MaTien, TyGia, MaCT,
MaTT,SotienNT, SotienVND, TkNo, TkCo)
SODUDAUKY (MaTK, DuCoDk, DuNoDK, DuCoNt, DuNoNt, Matien)
3.2.1.3 Biểu đồ quan hệ của mô hình dữ liệu
3.2.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý
Bảng 3.4 Bảng DMDT (Danh mục khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên)
Tên trường Kiểu Ý nghĩa Khóa
MaDt CHAR(10) Mã đối tượng Khóa chính
TenDt NVARCHAR(200) Tên khách hàng
DienThoai NVARCHAR(100) Số điện thoại
MST NVARCHAR(100) Mã số thuế
CMT VARCHAR(13) Chứng minh thư
SoTknh VARCHAR(20) Tài khoản ngân hàng Khóa ngoại
- 02 kí tự đầu là viết tắt của nhà cung cấp, khách hàng, nhân viên: CC,
- Các ký tự còn lạị là số thứ tự của đối tượng
Tên trường Kiểu Ý nghĩa Khóa
SoTk VARCHAR(10) Số tài khoản Khóa chính
TenTk NVARCHAR(100) Tên tài khoản
LoaiTk NVARCHAR(50) Loại tài khoản
CapTk INT Cấp tài khoản
TkCha VARCHAR(7) Tài khoản mẹ
Tên trường Kiểu Ý nghĩa Khóa
MaTK VARCHAR(10) Mã tài khoản Khóa chính
DuNoDk NUMERIC(18,2) Dư nợ đầu kỳ
DuCoDk NUMERIC(18,2) Dư có đầu kỳ
DuNoNt NUMERIC(18,2) Dư nợ ngoại tệ
DuCoNt NUMERIC(18,2) Dư có ngoại tệ
MaTien VARCHAR (5) Mã ngoại tệ
Tên trường Kiểu Ý nghĩa Khóa
MaNH VARCHAR(10) Mã ngân hàng Khóa chính
TenNH NVARCHAR(100) Tên ngân hàng
Tên trường Kiểu Ý nghĩa Khóa
MaTien CHAR(3) Mã loại tiền Khóa chính
TenTien NVARCHAR(100) Tên loại tiền
Tên trường Kiểu Ý nghĩa Khóa
SoTknh VARCHAR(20) Số tài khoản Khóa chính
TenTknh NVARCHAR(100) Tên tài khoản
MaNh VARCHAR(10) Mã ngân hàng Khóa ngoại
ChiNhanh NVARCHAR(100) Chi nhánh ngân hàng
Bảng 3.11 Bảng PhieuTC (chứng từ phiếu thu, phiếu chi)
Tên trường Kiểu Ý nghĩa Khóa
SoCt CHAR(10) Số chứng từ Khóa chính
NgayCt DATETIME Ngày chứng từ
NgayGhiSo DATETIME Ngày ghi sổ
MaDt VARCHAR(10) Mã đối tượng Khóa ngoại
NguoiGd NVARCHAR(50) Người giao dịch
MaTien VARCHAR(5) Mã loại tiền
TkNo VARCHAR(7) Tài khoản nợ Khóa ngoại
TkCo VARCHAR(7) Tài khoản có Khóa ngoại
SoTienNt NVARCHAR(18,2) Số tiền ngoại tệ
- 02 kí tự đầu là viết tắt của phiếu thu, phiếu chi: PT, PC
- Các ký tự còn lại là chỉ số thứ tự của phiếu thu, phiếu chi
- VD: PT00001-Phiếu thu số 00001
Bảng 3.62 Bảng GiayBao (giấy báo nợ, giấy báo có)
Tên trường Kiểu Ý nghĩa Khóa
SoCt CHAR(10) Số chứng từ Khóa chính
NgayCt DATETIME Ngày chứng từ
MaDt VARCHAR(10) Mã đối tượng Khóa ngoại
NguoiGd NVARCHAR(50) Người giao dịch
MaTien VARCHAR(5) Mã loại tiền Khóa ngoại
SoTknhDi VARCHAR(20) Số TKNH chuyển đi
SoTknhDen VARCHAR(20) Số TKNH chuyển đến
TkNo VARCHAR(7) Tài khoản nợ Khóa ngoại
TkCo VARCHAR(7) Tài khoản có Khóa ngoại
- 02 kí tự đầu là viết tắt của giấy báo nợ, giấy báo có: GBN, GBC
- Các ký tự còn lại là chỉ số thứ tự của giấy báo nợ, giấy báo có
Tên trường Kiểu Ý nghĩa Khóa
SoCt VARCHAR(10) Số chứng từ Khóa chính
NgayCt DATETIME Ngày chứng từ
MaDt VARCHAR(10) Mã đối tượng Khóa ngoại
MaTien VARCHAR(5) Mã loại tiền Khóa ngoại
Bảng 3.14 Bảng NguoiDung (người dùng trong hệ thống)
Tên trường Kiểu Ý nghĩa Khóa
TenTk VARCHAR(50) Tên tài khoản
Tên trường Kiểu Ý Nghĩa Khóa
NgayTien DATETIME Ngày tiền Khóa chính
MaTien VARCHAR(10) Mã tiền Khóa ngoại
Tgmua NUMERIC(18,2) Tỷ giá mua
Tgban NUMERIC(18,2) Tỷ giá bán
Tên trường Kiểu Ý Nghĩa Khóa
SoCT NVARCHAR(10) Số chứng từ Khóa chính
NgayCT VARCHAR(10) Ngày chứng từ Khóa ngoại
TruongBanKK NVARCHAR(50) Trưởng ban kiểm kê
NoiDung NVARCHAR(200) Nội dung kiểm kê
MaCT NVARCHAR(10) Mã chứng từ Khóa ngoại
Tên trường Kiểu Ý Nghĩa Khóa
Id INT Tự tăng Khóa chính
SoCT NVARCHAR(10) Số chứng từ Khóa ngoại
MaTK NVARCHAR(10) Mã tài khoản Khóa ngoại
TienSoSach NUMERIC (18,0) Số tiền sổ sách
TienKiemKe NUMERIC (18,0) Số tiền kiểm kê
TienThua NUMERIC (18,0) Số tiền kiểm kê thừa
TienThieu NUMERIC (18,0) Số tiền kiểm kê thiếu
Tên trường Kiểu Ý Nghĩa Khóa
MaNguoiKK VARCHAR(10) Mã người kiểm kê Khóa chính
TenNguoiKK NVARCHAR(100) Tên người kiểm kê
3.2.3 Xác định luồng hệ thống
Xác định luồng hệ thống giúp phân chia công việc giữa con người và máy móc, trong đó các kho dữ liệu liên quan đến tiến trình máy sẽ được thay thế bằng các file tương ứng Biểu đồ tiến trình được thể hiện qua bước "1.0 - Cập nhật thông tin tiền xử lý".
Hình 3.31 Luồng hệ thống cho biểu đồ “1.0 Cập nhật thông tin tiền xử lý”
- Tiến trình “1.1 – Cập nhật số dư đầu kỳ”
- Tiến trình “1.2 – Cập nhật danh mục tiền tệ”
- Tiến trình “1.3 – Cập nhật tỷ giá” b Biểu đồ của tiến trình: “2.0 - Thu, chi tiền mặt”
Hình 3.42 Luồng hệ thống cho biểu đồ “0.2 Thu chi tiền mặt”
Tiến trình "2.4 Lập phiếu thu" và "2.5 Lập phiếu chi" yêu cầu người thực hiện nhập thông tin vào máy tính để in ra phiếu thu và phiếu chi Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 cho tiến trình "3.0 – Thu chi TGNH" sẽ minh họa các bước trong quy trình này.
Hình 3.13 Luồng hệ thống cho biểu đồ “0.3 Thu chi TGNH”
Tiến trình “3.2 Lập ủy nhiệm chi” cho phép người dùng nhập thông tin vào máy tính và in ra giấy ủy nhiệm chi Đồng thời, biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 cho tiến trình “4.0 - Xử lý kiểm kê và tính tỷ giá” cũng được trình bày để minh họa quy trình này.
Hình 3.14 Luồng hệ thống cho biểu đồ “0.4 Xử lý kiểm kê và tính tỷ giá” e Luồng hệ thống cho biểu đồ “5.0 Lập sổ và báo cáo”