Bài giảng Quản lý học đại cương cung cấp cho người học những kiến thức như: Cơ sở của khoa học quản lý; các yếu tố, nguyên tắc, công cụ, phương pháp quản lý; chức năng quản lý; người quản lý; quyết định quản lý,...Mời các bạn cùng tham khảo!
CƠ SỞ CỦA KHOA HỌC QUẢN LÝ
Khái niệm, hình thức quản lý
1.1 Khái niệm, đặc điểm của tổ chức
Tổ chức là một thuật ngữ đa nghĩa, trong đó một định nghĩa triết học quan trọng cho rằng tổ chức là cấu trúc tồn tại của sự vật.
Sự tồn tại của các sự vật phụ thuộc vào mối liên kết giữa những yếu tố cấu thành chúng Tổ chức chính là yếu tố bản chất của mọi sự vật.
Tổ chức được hiểu là một nhóm người có cấu trúc rõ ràng, cùng nhau hoạt động vì một mục đích chung mà cá nhân đơn lẻ không thể đạt được.
Một tổ chức có thể được định nghĩa ngắn gọn là một sự sắp xếp có hệ thống của những cá nhân được tập hợp nhằm đạt được những mục tiêu cụ thể.
Các tổ chức xã hội xuất hiện ở khắp nơi trong cuộc sống hàng ngày, từ các đơn vị kinh doanh, trường học, bệnh viện, câu lạc bộ, đến các cơ quan công quyền và gia đình Bài giảng này sẽ tập trung vào việc khám phá các loại hình tổ chức thuộc về xã hội.
Mọi tổ chức (xã hội) đều có các đặc điểm chung cơ bản sau đây :
Mọi tổ chức đều là các đơn vị xã hội bao gồm nhiều người, tạo thành một tập thể Những cá nhân này đảm nhận các chức năng nhất định trong hoạt động của tổ chức và có mối quan hệ tương tác trong những cấu trúc cụ thể.
Mọi tổ chức đều có một mục đích rõ ràng và thường là công cụ để thực hiện các mục tiêu của những chủ thể nhất định Điều này phản ánh trong nguồn gốc từ "tổ chức," xuất phát từ tiếng Hy Lạp "Organon," có nghĩa là công cụ Mặc dù mục đích của các tổ chức khác nhau, như quân đội bảo vệ đất nước, công an duy trì trật tự xã hội, và doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, nhưng tất cả đều phục vụ một lý do cụ thể Nếu không có mục đích, tổ chức sẽ không còn lý do để tồn tại.
Mọi tổ chức đều cần có kế hoạch rõ ràng để đạt được mục tiêu, bất kể là trường đại học hay doanh nghiệp Để tồn tại và phát triển hiệu quả, tổ chức cần sử dụng bốn nguồn lực chủ yếu: nhân lực, tài lực, vật lực và thông tin Nguồn nhân lực bao gồm quản lý và nhân viên, trong khi nguồn lực tài chính liên quan đến vốn phục vụ cho các hoạt động Nguồn lực vật chất bao gồm văn phòng, nhà xưởng và thiết bị, còn nguồn lực thông tin là dữ liệu hữu ích cho hoạt động tổ chức Việc phối hợp hiệu quả giữa các nguồn lực này là điều cần thiết để đạt được mục đích của tổ chức.
Mọi tổ chức đều tương tác với các tổ chức khác trong quá trình hoạt động Doanh nghiệp cần vốn, nguyên vật liệu, năng lượng, máy móc và thông tin từ nhà cung cấp, đồng thời phải hoạt động trong khuôn khổ quản lý vĩ mô của nhà nước Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần hợp tác hoặc cạnh tranh với các đối thủ khác, tìm kiếm nguồn nhân lực có chuyên môn từ các cơ sở đào tạo, và thu hút khách hàng, bao gồm cá nhân và các tổ chức, để tiêu thụ sản phẩm của mình.
Mọi tổ chức đều cần những nhà quản lý để liên kết và phối hợp các nguồn lực bên trong và bên ngoài nhằm đạt được mục tiêu hiệu quả Vai trò của nhà quản lý có thể khác nhau ở từng tổ chức, nhưng sự thiếu vắng họ sẽ khiến tổ chức khó tồn tại và phát triển.
Các tài liệu khác nhấn mạnh những đặc điểm cơ bản của tổ chức, bao gồm mục tiêu và mục đích, cấu trúc hệ thống, và đặc biệt là sự hiện diện của các thành viên, con người trong tổ chức.
1.2 Các hoạt động cơ bản của tổ chức
Hoạt động của các tổ chức rất đa dạng, phụ thuộc vào mục đích tồn tại, lĩnh vực hoạt động, quy mô và phương thức quản lý Mỗi tổ chức đều cần thực hiện các hoạt động một cách liên hoàn, gắn bó chặt chẽ với môi trường xung quanh.
Để phát triển bền vững, tổ chức cần nghiên cứu và dự báo các xu thế biến động của môi trường, từ đó xác định những yêu cầu mà môi trường đặt ra cũng như những cơ hội và thách thức mà nó mang lại Trong bối cảnh hiện nay, hoạt động nghiên cứu và dự báo thị trường trở thành yếu tố thiết yếu đối với mọi tổ chức.
Trong cơ chế thị trường, việc tìm kiếm và huy động nguồn lực là thiết yếu cho hoạt động của tổ chức Mỗi tổ chức cần có vốn để hoạt động, có thể là từ nguồn vốn của các thành viên, lợi nhuận từ hoạt động hiệu quả hoặc vốn vay.
Quá trình tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ của tổ chức bắt đầu bằng việc tìm kiếm các yếu tố đầu vào quan trọng như nguyên vật liệu, năng lượng, máy móc và nhân lực Sau đó, tổ chức tiến hành chọn lọc và thu nhận các yếu tố này thông qua việc mua sắm hoặc tuyển dụng, nhằm đảm bảo chất lượng và hiệu quả trong sản xuất.
- Tiến hành tạo ra các sản phẩm và dịch vụ của tổ chức – quá trình sản xuất
- Cung cấp các sản phẩm và dịch vụ của tổ chức cho các đối tƣợng phục vụ của tổ chức- khách hàng
Đặc điểm của khoa học quản lý và mối liên hệ giữa khoa học quản lý và khoa học khác
lý và khoa học khác
1 Khoa học quản lý là một khoa học có tính ứng dụng
Các bộ môn khoa học cơ bản nhằm hiểu rõ bản chất và quy luật của các hiện tượng khách quan, từ đó nâng cao nhận thức của con người về thế giới Trong khi đó, khoa học ứng dụng không chỉ dừng lại ở việc hiểu biết mà còn tìm kiếm cách cải tạo các đối tượng khách quan, xây dựng nguyên lý và nguyên tắc, cũng như phát triển các ứng dụng thực tiễn phù hợp Khoa học quản lý là một ví dụ tiêu biểu cho những khoa học ứng dụng này.
Khoa học quản lý, khác với các lĩnh vực khoa học tự nhiên và khoa học xã hội nhân văn khác, cung cấp những phương pháp quản lý hiệu quả Một quy luật quan trọng trong quản lý là cơ chế và tác động quản lý cần phải phù hợp với đối tượng được quản lý, điều này thể hiện rõ tính ứng dụng của khoa học quản lý trong thực tiễn.
Nghiên cứu và phát triển các nguyên lý quản lý là cần thiết, nhưng không phải là toàn bộ sứ mệnh của khoa học quản lý Khoa học quản lý còn phải hướng dẫn nhà quản lý cách vận dụng các nguyên lý này trong từng trường hợp cụ thể Việc áp dụng máy móc, rập khuôn các nguyên lý quản lý và cơ chế chính sách chung có thể dẫn đến sai lầm, mặc dù chúng được coi là có giá trị khoa học và thực tiễn cho mọi đối tượng quản lý.
Hiện nay, các nước phát triển đã đạt được những thành tựu vượt bậc trong khoa học và nghệ thuật quản lý Các quốc gia đang phát triển có thể học hỏi từ kinh nghiệm này, nhưng cần vận dụng một cách sáng tạo, phù hợp với điều kiện kinh tế-xã hội và truyền thống văn hóa đặc trưng của từng vùng miền.
2 Khoa học quản lý là môn khoa học có tính liên ngành, liên bộ môn
2.1 Khoa học quản lý phải dựa vào các khoa học cơ bản nhƣ triết học, kinh tế chính trị học, điều khiển học…
Khoa học xã hội nhân văn, đặc biệt là môn triết học, đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp phương pháp luận Nó giúp con người nhận thức các quy luật khách quan, phát hiện và giải quyết các mâu thuẫn, cũng như xử lý các mối quan hệ phức tạp trong xã hội.
Khoa học về tổ chức bao gồm lý thuyết hệ thống, lý thuyết thông tin, điều khiển học và vận trù học, đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ và nâng cao hiệu quả của khoa học quản lý Những lĩnh vực này không chỉ cung cấp phương pháp luận mà còn trang bị các công cụ hữu ích cho các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định và điều hành tổ chức.
2.2 Các khoa học hỗ trợ: Xã hội học, tâm lý học, khoa học pháp lý, khoa học sƣ phạm, khoa học tính toán… nghiên cứu các khía cạnh cụ thể của quản lý
2.3 Bản thân khoa học quản lý nghiên cứu sự tác động của chủ thể tới đối tƣợng quản lý- các quan hệ quản lý- Nội dung quan trọng của chuyên đề này
2.4 Nhóm các công cụ và phương tiện kỹ thuật của quản lý cung cấp công cụ để thực hiện các giải pháp quản lý cụ thể Lý thuyết xác suất thống kê, các phần mềm tin học, máy vi tính, phương tiện thông tin liên lạc… là những công cụ không thể thiếu đối với người quản lý
3 Quản lý vừa là khoa học vừa có tính nghệ thuật
Khoa học quản lý được công nhận là một môn khoa học độc lập với cơ sở lý luận vững chắc, bao gồm các khái niệm, phạm trù và quy luật khách quan Những yếu tố này giúp nhà quản lý và nhà nghiên cứu đưa ra quyết định phù hợp với thực tế Tính khoa học của nó thể hiện qua quan điểm và tư duy hệ thống, tôn trọng quy luật khách quan, đồng thời lý luận luôn gắn liền với thực tiễn Hơn nữa, khoa học quản lý cung cấp cho người quản lý những phương pháp nhận thức và hành động một cách khách quan và khoa học.
Tính khoa học trong quản lý tổ chức yêu cầu các nhà quản lý phải nắm vững các quy luật liên quan đến hoạt động của tổ chức, bao gồm quy luật tâm lý – xã hội, kinh tế, công nghệ và quản lý Hiểu biết về các quy luật này đồng nghĩa với việc nắm vững hệ thống lý luận quản lý Hơn nữa, các nhà quản lý cần áp dụng các phương pháp đo lường định lượng hiện đại và tận dụng những thành tựu của khoa học kỹ thuật, như các phương pháp dự đoán, tâm lý xã hội học, cùng với các công cụ xử lý thông tin và truyền thông như máy tính, điện thoại và internet.
Khái lƣợc về các lý thuyết quản lý
Quản lý là một nghệ thuật phụ thuộc vào tài năng của từng người quản lý, thể hiện qua khả năng giải quyết công việc trong các tình huống cụ thể mà lý thuyết không thể bao quát hết Các yếu tố như nghệ thuật sử dụng nhân sự, kỹ năng giao tiếp, kinh nghiệm sống, cùng với sự nhạy bén và cảm nhận của nhà quản lý, cũng như yếu tố may mắn, đều đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định hiệu quả quản lý.
Tính nghệ thuật trong quản lý xuất phát từ sự đa dạng và phong phú của các hiện tượng trong kinh tế - xã hội Không phải tất cả các hiện tượng đều tuân theo quy luật, và không phải mọi quy luật liên quan đến tổ chức đều đã được lý luận hóa Bản chất của quản lý tổ chức là tác động đến con người, với những nhu cầu và tâm tư đa dạng khó có thể đo lường Do đó, nhà quản lý cần xử lý các mối quan hệ con người một cách khéo léo và linh hoạt, kết hợp giữa sự mềm dẻo và cứng rắn.
“cứng” “mềm” và khó có thể trả lời một cách chung nhất thế nào là tốt hơn
Quản lý trong các cơ quan nhà nước và doanh nghiệp có sự khác biệt rõ rệt, với quản lý đơn vị sản xuất và trường học cũng không giống nhau Quản lý một trường học ở địa phương này sẽ khác với địa phương khác, cho thấy tính đặc thù trong quản lý Đồng thời, quản lý không chỉ mang tính phổ biến mà còn có những yếu tố riêng biệt, kết hợp giữa khoa học và nghệ thuật.
Trong quản lý, mối quan hệ giữa khoa học và nghệ thuật là rất chặt chẽ Sự tiến bộ của khoa học góp phần hoàn thiện nghệ thuật, trong khi nghệ thuật phát triển cũng thúc đẩy khoa học trở nên chính xác và hoàn chỉnh hơn.
4 Phương pháp của khoa học quản lý:
- Phương pháp duy vật biện chứng và phương pháp duy vật lịch sử
- Phương pháp mô hình hoá
III Khái lược về các lý thuyết quản lý
1 Tư tưởng quản lý cổ đại
Khoa học cơ bản đã đạt nhiều thành tựu từ thời cổ Hy Lạp, với khái niệm quản lý được phát hiện và áp dụng từ khoảng năm 1750 TCN Những nguyên tắc quản lý như quản lý tập trung-dân chủ và trách nhiệm-kiểm tra đã được hình thành Trong lịch sử, có ba nhà tư tưởng cổ Hy Lạp nổi bật đã đóng góp vào sự phát triển này.
Nhà triết học Socrate (469-399 TCN) đã đánh dấu một bước ngoặt quan trọng trong triết học khi chuyển từ chủ nghĩa tự nhiên duy vật sang chủ nghĩa duy tâm Ông cũng là người đầu tiên đưa ra khái niệm về tính toàn năng trong quản lý.
Platon (427-347 TCN), học trò của Socrate và người sáng lập trường phái duy tâm khách quan, đã mô tả một nhà nước quý tộc lý tưởng Trong mô hình này, các nhà quý tộc đảm nhận vai trò cai quản, các chiến sĩ bảo vệ đất nước, trong khi thợ thủ công giữ vị trí thấp hơn, và nền tảng của xã hội là lao động của các nô lệ.
Aristote (384-322 TCN) là một trong những triết gia vĩ đại nhất của thời cổ đại, nổi tiếng với việc sáng lập môn Lôgích học cùng nhiều lĩnh vực khoa học khác Ông khẳng định rằng hình thức cao nhất của quyền lực nhà nước phải phục vụ lợi ích chung của toàn xã hội, đồng thời cần loại trừ việc lạm dụng quyền lực vì lợi ích cá nhân.
Quản lý cơ bản bao gồm các chức năng như kế hoạch hoá, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra, đã được ghi nhận trong các trường phái cổ Trung Hoa Những ý tưởng quản lý về đất nước và xã hội như “tu thân, tề gia, trị quốc, bình thiên hạ” mang lại giá trị cao và có thể áp dụng trong thực tiễn hiện nay.
Quản Trọng (708-645 TCN) là một nhà lãnh đạo tiêu biểu của phái Pháp gia, tập trung vào việc quản lý đất nước thông qua pháp luật và phân chia quyền lực nhà nước thành lập pháp và hành pháp Ông nhấn mạnh rằng chính sách cai trị cần phải dựa vào ý nguyện của nhân dân và chỉ tuyển dụng người có tài năng, không phân biệt tầng lớp xuất thân Chính sách của Quản Trọng bao gồm “thông hóa”, “tích tài”, và “phú quốc cường binh”, với nguyên tắc chính là đáp ứng nhu cầu của dân và loại bỏ những điều không mong muốn Để thực hiện chính sách “phú quốc cường binh”, ông chủ trương “thụ nhơn”, tức là đào tạo và giáo dục con người, đồng thời khuyến khích người cầm quyền giữ gìn các giá trị như Lễ, Nghĩa, Liêm, Sĩ Hàn Phi Tử (280-233 TCN) là người phát triển xuất sắc học thuyết Pháp trị, kết hợp pháp trị với đức trị và nhấn mạnh rằng phương pháp cai trị cần phải thích ứng với thời thế.
Khổng Tử (551-478 TCN) là người sáng lập Nho giáo, một học thuyết chính trị-đạo đức có ảnh hưởng sâu rộng ở phương Đông Ông đề ra nguyên tắc Đức trị, nhấn mạnh tầm quan trọng của chính danh, lựa chọn hiền tài, thu phục lòng người và tiết kiệm Là một nhà giáo dục xuất sắc, Khổng Tử đã đào tạo nhiều học trò thành công, trong đó có Mạnh Tử (327-289 TCN) Mạnh Tử khẳng định vai trò của nhân dân và trách nhiệm của nhà cầm quyền đối với họ, với tư tưởng nổi bật “Dân vi quý, xã tắc thứ chi, quân vương vi khinh” vẫn còn giá trị cho đến ngày nay.
2 Tư tưởng quản lý thời phong kiến Việt Nam
Các danh nhân Việt Nam thời kỳ không kiến, mặc dù không phải là những nhà tư tưởng chuyên nghiệp, nhưng đã đóng góp nhiều tư tưởng về quản lý đất nước và xã hội Họ đặc biệt chú trọng đến mối quan hệ giữa nhà nước và nhân dân, nhấn mạnh vai trò và sức mạnh to lớn của người dân Một trong những nhân vật nổi bật nhất trong số đó là Nguyễn Trãi (1380-1442).
"Chở thuyền cũng là dân, mà lật thuyền cũng là dân" và "Việc nhân nghĩa cốt ở yên dân" nhấn mạnh vai trò của người dân trong xã hội Lý Công Uẩn đã khẳng định "Trên vâng mệnh trời, dưới theo ý dân, thấy thuận tiện thì thay đổi", thể hiện sự kết hợp giữa quyền lực và nguyện vọng của nhân dân Trần Quốc Tuấn cũng đề cao việc "Khoan thư sức dân để làm kế rễ sâu gốc vững", cho thấy tầm quan trọng của việc bảo vệ và phát triển cộng đồng trong công cuộc giữ nước.
3 Tư tưởng quản lý cận-hiện đại phương Tây
3.1 Thuyết quản lý theo khoa học
Robert Owen (1771-1859) nhấn mạnh rằng tính cách con người chủ yếu bị ảnh hưởng bởi các điều kiện bên ngoài, trong khi nỗ lực cá nhân đóng vai trò thứ yếu Vì vậy, ông đề xuất xây dựng một xã hội có trật tự, trong đó giáo dục được coi là yếu tố then chốt trong việc phát triển con người.
Fredrich Winslow Taylor (1856-1915) được coi là cha đẻ của thuyết quản lý khoa học, mở ra một kỷ nguyên mới cho người Mỹ Ông định nghĩa quản lý là việc hiểu rõ điều bạn muốn người khác thực hiện và đảm bảo họ hoàn thành công việc một cách hiệu quả và tiết kiệm Tư tưởng của F Taylor về quản lý khoa học tập trung vào bốn điểm chính.
- Phát triển khoa học để thay thế những thao tác lao động cũ;
- Lựa chọn công nhân một cách khoa học;
- Gắn công nhân đƣợc chọn với tổ chức lao động khoa học;
CÁC YẾU TỐ, NGUYÊN TẮC, CÔNG CỤ, PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ 15 I Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý
Các nguyên tắc quản lý
Nguyên tắc quản lý là các quy định, các chuẩn mực có tính chỉ đạo mà nhà quản lý phải tuân thủ trong quá trình quản lý
Các nguyên tắc quản lý được hình thành bởi con người, không chỉ phản ánh quy luật khách quan mà còn mang dấu ấn chủ quan Có những nguyên tắc quản lý chung và những nguyên tắc đặc thù, phù hợp với từng lĩnh vực quản lý khác nhau Dưới đây là một số nguyên tắc quản lý phổ biến.
1 Nguyên tắc kết hợp hài hoà các lợi ích
Quản lý chủ yếu là quản lý con người, với động lực chính là lợi ích Việc kết hợp hài hòa lợi ích của người lao động, tổ chức và xã hội là nguyên tắc cốt lõi trong quản lý Giải quyết mối quan hệ lợi ích một cách hiệu quả sẽ giúp hệ thống hoạt động trơn tru và hiệu quả Ngược lại, sự rối loạn trong mối quan hệ lợi ích có thể dẫn đến sự rối loạn trong tổ chức và làm suy yếu hệ thống quản lý.
2 Nguyên tắc tập trung dân chủ
Nguyên tắc cơ bản của quản lý phản ánh mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng quản lý, đảm bảo sự kết hợp chặt chẽ giữa dân chủ và tập trung Việc mở rộng dân chủ đòi hỏi sự tập trung thống nhất cao hơn, nhằm khắc phục tình trạng tự do vô chính phủ và tập trung quá mức dẫn đến quan liêu Tập trung cần được xây dựng trên nền tảng dân chủ, trong khi dân chủ phải được thực hiện trong khuôn khổ của sự tập trung.
Tập trung dân chủ là nguyên tắc quan trọng trong quản lý, mang tính khách quan và phổ quát Tuy nhiên, việc thực hiện nguyên tắc này không hề đơn giản, mà phụ thuộc vào bản lĩnh, ý chí, phẩm chất đạo đức và phong cách của người quản lý.
3 Nguyên tắc kết hợp sử dụng toàn diện các phương pháp quản lý
Nguyên tắc quản lý thể hiện sự tác động của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý thông qua việc áp dụng các quy luật tổ chức hành chính, kinh tế và tâm lý Đối tượng quản lý chủ yếu là con người, luôn chịu ảnh hưởng từ nhiều mối quan hệ và có nhu cầu đa dạng, biến đổi theo thời gian và không gian Do đó, việc lựa chọn và áp dụng các phương pháp quản lý cần phải linh hoạt và phù hợp với từng đối tượng và hoàn cảnh cụ thể, đảm bảo sự tổng hợp và toàn diện trong quá trình quản lý.
4 Nguyên tắc kết hợp “Diện” và “Điểm” Đây là nguyên tắc quy định phương pháp làm việc của người quản lý, đòi hỏi phải nắm tình hình một cách bao quát, toàn diện, không bỏ sót một chi tiết nào dù rất nhỏ (“Diện) Đồng thời, từ sự phân tích tình thế của hệ thống một cách toàn diện mà tìm ra các khâu xung yếu, các vấn đề then chốt, các công việc cấp bách để tập trung giải quyết dứt điểm và có hiệu quả (“Điểm”) Thực hiện tốt nguyên tắc này sẽ giúp hệ thống vận hành cân đối, hoàn chỉnh và khắc phục đƣợc tình trạng phân tán, dàn trải nguồn lực
Nguyên tắc hiệu quả trong quản lý xác định các mục tiêu bao gồm hiệu quả kinh tế, xã hội và môi trường Người quản lý cần có quan điểm đúng đắn về hiệu quả, phân tích tình huống cụ thể và đặt lợi ích chung lên hàng đầu Từ đó, họ sẽ đưa ra các quyết định tối ưu nhằm tạo ra thành quả tốt nhất cho hệ thống.
Vận dụng nguyên tắc trong quản lý yêu cầu người quản lý hiểu rõ nội dung và bản chất của các nguyên tắc, cũng như sự biến đổi của đối tượng Từ đó, họ có thể sáng tạo ra những hình thức và biện pháp phù hợp để tác động hiệu quả đến đối tượng quản lý, đồng thời tự tôn trọng và thực hiện đúng các nguyên tắc này.
Phương pháp quản lý
Phương pháp quản lý là cách mà nhà quản lý tác động đến đối tượng quản lý để tổ chức hoạt động hiệu quả và đạt được các mục tiêu đề ra.
Phương pháp quản lý là yếu tố quan trọng và linh hoạt, thường xuyên được điều chỉnh theo đối tượng và tình huống cụ thể Một nhà quản lý giỏi sẽ thực hiện hiệu quả chức năng quản lý của mình thông qua việc hiểu đúng và áp dụng các phương pháp quản lý phù hợp.
1.2 Những đặc trưng cơ bản của phương pháp quản lý: Đối tượng tác động của các phương pháp quản lý là những CON NGƯỜI, với những phức tạp vốn có của nó Đối tượng quản lý là những con người cụ thể, luôn có cá tính, thói quen, tình cảm, truyển thống, kinh nghiệm, sức lực, tài năng, ưu điểm-nhược điểm… trong các thời điểm, địa điểm khác nhau, trong mối tương quan lợi ích cá nhân và tập thể Do vậy chủ thể quản lý phải biết phát huy đƣợc ƣu điểm, kìm chế những khuyết điểm; lôi cuốn thúc đẩy mọi người trong tổ chức tham gia công việc chung, đem hết sức lực tài năng làm việc cho tổ chức Bên cạnh đó, mỗi con người cũng có tác động trở lại đối với tổ chức Sức mạnh của tổ chức chính do tổng hợp sức mạnh của các thành viên mà có
Sự tác động đến con người với ý nghĩa là một thực thể đa dạng luôn biến đổi là đặc trưng căn bản nhất của các phương pháp quản lý
Quản lý diễn ra trên nhiều ngành và cấp độ khác nhau, tạo nên sự phức tạp và biến đổi liên tục Do đó, phương pháp quản lý cần phải đa dạng và phong phú, yêu cầu người quản lý phải nhạy bén và năng động, tránh sự cứng nhắc và rập khuôn.
2 Các phương pháp quản lý chủ yếu
Việc phân chia các nhóm phương pháp quản lý chủ yếu ở đây dựa vào nội dung tác động đến đối tƣợng quản lý
2.1 Phương pháp tổ chức – hành chính Đây là phương pháp dựa vào quyền uy tổ chức của nhà quản lý để bắt buộc người dưới quyền phải chấp hành mệnh lệnh quản lý
Phương pháp này liên quan đến việc thiết lập cơ cấu tổ chức và cơ chế hoạt động của tổ chức Dựa trên cơ cấu và cơ chế đã được xác lập, quyền uy của người quản lý được thể hiện từ trên xuống dưới, từ đó tạo ra sự chấp hành vô điều kiện đối với các nhiệm vụ mà tổ chức giao cho từng cá nhân.
Phương pháp tổ chức – hành chính yêu cầu mọi thành viên hoàn thành nhiệm vụ được giao mà không để lý do cá nhân cản trở Phương pháp này giúp thực hiện công việc nhanh chóng và thống nhất, nhưng nếu quá coi trọng, có thể dẫn đến tình trạng quan liêu và độc đoán Để khắc phục điều này, nhà quản lý cần tuân thủ nguyên tắc tập trung dân chủ và xem xét các điều kiện cụ thể của từng thành viên trong tổ chức khi thiết lập cơ cấu và cơ chế quản lý.
Phương pháp tổ chức – hành chính hướng tác động từ yêu cầu chung đến các thành viên qua các biện pháp chính:
Thiết lập cơ cấu tổ chức rõ ràng với vai trò, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm cho từng cấp, bộ phận và thành viên giúp quyền lực được phân bổ hiệu quả và thông suốt từ cấp trên xuống cấp dưới.
Điều chỉnh hoạt động của tổ chức một cách nhịp nhàng và đồng bộ là rất quan trọng Điều này đảm bảo rằng mọi quy trình diễn ra nhất quán và đúng hướng, thông qua việc áp dụng các điều luật, nội quy, quy chế và điều lệ.
Đánh giá kết quả quản lý một cách nghiêm túc, chính xác và công bằng là rất quan trọng Điều này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thưởng phạt nghiêm minh mà còn đảm bảo sự công bằng cho tất cả các thành viên trong tổ chức.
Để nâng cao hiệu lực và hiệu quả trong tổ chức hành chính, các chủ thể quản lý cần chuyên môn hóa chức năng và nhiệm vụ, đồng thời tích lũy kinh nghiệm để cải thiện hiệu quả công việc Hệ thống quyền lực trong tổ chức cần được phân công và ủy quyền một cách rõ ràng, đảm bảo tính khả thi và hiệu quả Mỗi người quản lý phải biết chuyển hóa quyền lực được giao thành quyền uy thực sự, khiến mọi thành viên trong tổ chức tự giác tuân thủ.
2.2 Phương pháp kinh tế Đây là phương pháp tác động của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý thông qua lợi ích kinh tế
Phương pháp kinh tế sử dụng các công cụ đòn bẩy như giá cả, lãi suất, tiền lương, tiền thưởng và lợi nhuận để tác động đến hoạt động của con người Các chính sách và đòn bẩy kinh tế giúp cá nhân tự tính toán lợi ích và thiệt hại, từ đó tự quyết định hành động của mình Điều này khuyến khích mỗi người phát huy tài năng và sức lực, tự chủ trong công việc mà không cần sự can thiệp trực tiếp từ tổ chức.
Phương pháp kinh tế dựa trên lợi ích vật chất để thúc đẩy hành động của con người, với lợi ích này thể hiện qua thu nhập cá nhân và thành quả chung Việc quản lý quá chú trọng vào lợi ích chung mà bỏ qua lợi ích cá nhân có thể làm giảm động lực làm việc Ngoài tiền lương và tiền thưởng, phúc lợi cũng đóng vai trò quan trọng trong việc bổ sung thu nhập cho người lao động.
Nhu cầu vật chất là yếu tố thiết yếu trong cuộc sống, do đó con người luôn chú trọng đến lợi ích và thu nhập khi thực hiện công việc Vì vậy, người quản lý cần đặc biệt quan tâm đến việc áp dụng các phương pháp kinh tế hiệu quả.
Phương pháp kinh tế, mặc dù mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng tồn tại những hạn chế đáng lưu ý Việc lạm dụng phương pháp này có thể khiến con người chỉ chú trọng vào lợi ích vật chất cá nhân, dẫn đến sự lệ thuộc vào tiền bạc và quên đi các giá trị tinh thần, đạo lý Nếu động lực từ lợi ích cá nhân không được định hướng và kiểm soát, nó có thể dẫn đến hành vi phạm pháp và phi đạo lý trong kinh doanh.
CHỨC NĂNG QUẢN LÝ
Khái niệm và ý nghĩa chức năng quản lý
Quản lý là một hoạt động sáng tạo và đặc biệt, phát triển liên tục từ cơ bản đến nâng cao, đồng hành cùng sự phát triển chung Quá trình này bao gồm việc phân công và chuyên môn hóa lao động quản lý, từ đó hình thành các chức năng thiết yếu của quản lý.
Chức năng quản lý là sự tổng hợp các hoạt động thiết yếu của chủ thể quản lý, phát sinh từ việc phân công và chuyên môn hóa trong quá trình quản lý, nhằm đạt được các mục tiêu đề ra.
Chức năng quản lý xác định khối lượng công việc cần thực hiện trong quá trình quản lý, bao gồm nhiều nhiệm vụ cụ thể Đây là một quá trình liên tục với các bước công việc thiết yếu mà mọi tổ chức cần tuân thủ.
2 Ý nghĩa của chức năng quản lý
Tất cả các hoạt động quản lý được thực hiện thông qua các chức năng quản lý, và nếu không xác định được các chức năng này, chủ thể quản lý sẽ không thể điều hành hiệu quả hệ thống quản lý.
Chức năng quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc xác định vị trí và mối quan hệ giữa các bộ phận, khâu và cấp trong hệ thống quản lý Mỗi hệ thống đều bao gồm nhiều bộ phận và cấp khác nhau, mỗi bộ phận đảm nhận những chức năng cụ thể; nếu không có chức năng quản lý, các bộ phận này sẽ không có lý do tồn tại.
Chủ thể quản lý xác định các nhiệm vụ cụ thể dựa trên chức năng và nhiệm vụ đã được giao, từ đó thiết kế bộ máy và bố trí nhân sự hợp lý Nhờ vào các chức năng này, chủ thể quản lý có thể theo dõi, kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh hoạt động của từng bộ phận cũng như toàn bộ hệ thống.
Mỗi thành viên trong hệ thống quản lý cần thực hiện đúng chức năng và nhiệm vụ của mình Người quản lý có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra và điều chỉnh để đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các hoạt động, từ đó tạo ra sức mạnh tổng hợp cho toàn bộ hệ thống nhằm đạt được mục tiêu chung.
Các chức năng quản lý
Chức năng định hướng, hay còn gọi là chức năng kế hoạch hóa, là chức năng quan trọng nhất trong chu trình quản lý Nó bao gồm việc xác định mục tiêu và xây dựng các chương trình hành động cụ thể để đạt được mục tiêu đó trong một khoảng thời gian nhất định.
Nói cách khác, chức năng định hướng có nhiệm vụ trả lời các câu hỏi: Cần
Quyết định trước xem phải làm cái gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai làm cái đó là một phần quan trọng trong quản lý Các nhà nghiên cứu phương Tây thường sử dụng mô hình 5W + H (What, When, Where, Who, Why + How) để hướng dẫn quá trình lập kế hoạch Đặc biệt, việc lập kế hoạch cần phải trả lời bốn câu hỏi chính để đảm bảo tính khả thi và hiệu quả trong việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra.
1/ Ta đang ở đâu? (Where are we now?) Nội dung trả lời yêu cầu nhà quản lý phải mô tả tình huống hiện tại, phân tích nhu cầu (của thị trường-khách hàng, của cộng đồng); đánh giá chất lƣợng công việc hiện tại
2/ Ta muốn đến đâu trong tương tai (Where do we want to be in the future?) Để trả lời cần tuyên bố đầy đủ sứ mạng/sứ mệnh của tổ chức, xác định đầy đủ mục đich, mục tiêu (chung và chuyên biệt) cần đạt đƣợc
3/ Làm thế nào để đến đó? (How will we get there?) Nội dung câu trả lời là xác định kế hoạch hành động, xác định chức năng nhiệm vụ, cơ chế phối hợp các bộ phận; xác định phương pháp, cách thức thực hiện kế hoạch
4/ Làm thế nào để đạt đƣợc sự tiến triển (How do we measure our progress?) Để trả lời cần xây dựng chế độ thông tin xuôi-ngƣợc; vạch chuẩn và đo đạc kết quả…
Chức năng định hướng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra tầm nhìn chiến lược cho các nhà quản lý, giúp họ lựa chọn các chương trình hành động phù hợp với nguồn lực của hệ thống Điều này không chỉ giảm thiểu rủi ro mà còn hạn chế lãng phí nhờ vào việc sắp xếp và tính toán trước Hơn nữa, chức năng định hướng là cơ sở khởi đầu của chu trình quản lý, tạo nền tảng cho việc thực hiện các chức năng tiếp theo.
Kết quả của việc thực hiện chức năng định hướng bao gồm các kế hoạch chiến lược, kế hoạch sách lược và kế hoạch tác nghiệp, phản ánh quá trình ra quyết định quản lý tương ứng, sẽ được thảo luận chi tiết trong chương V.
Nhà quản lý cần thiết kế và phát triển hệ thống tổ chức hiệu quả để thực hiện kế hoạch Quá trình tổ chức bao gồm việc phân công và phối hợp các nguồn lực nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.
Chức năng tổ chức bao gồm việc thiết lập các đối tượng quản lý và bộ máy quản lý, đồng thời hình thành cơ cấu hệ thống với các chức năng và nhiệm vụ được xác định rõ ràng.
Có 2 tiến trình cơ bản trong việc thực hiện chức năng tổ chức:
Sự phân chia trong quản lý bao gồm việc xác định mục tiêu từ mục tiêu cơ bản đến các mục tiêu cụ thể cho từng bộ phận và cá nhân Ngoài ra, nó còn liên quan đến việc phân chia chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm, cũng như phân chia theo từng cấp và khâu quản lý Chính những phân chia này tạo nền tảng cho việc hình thành cơ cấu tổ chức quản lý hiệu quả.
Sự phối hợp là quá trình thiết lập mối quan hệ giữa các bộ phận và cá nhân trong tổ chức, bao gồm cả quan hệ phối hợp ngang quyền.
Chức năng tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hệ thống hoạt động trôi chảy, giúp từng thành viên hiểu rõ nhiệm vụ của mình và phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác Tổ chức là yếu tố thiết yếu trong mọi hoạt động của con người, quyết định thành công hay thất bại của hệ thống.
- Tổ chức làm cho các chức năng khác của quản lý thực sự có hiệu quả
- Từ khối lượng công việc quản lý mà xác định biên chế, sắp xếp con người
Tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng giữa các cơ quan và đơn vị, cũng như giữa các đối tượng quản lý với nhau và giữa chủ thể quản lý với đối tượng quản lý.
- Tổ chức rõ ràng sẽ thuận tiện cho việc kiểm tra, đánh giá
Có thể phân loại công tác tổ chức thành:
- Tổ chức chính thức và không chính thức
- Tổ chức chiến lƣợc và tổ chức tác nghiệp
- Tổ chức nhất thời và tổ chức cố định thường xuyên
Chức năng điều hành, còn được gọi là hướng dẫn và lãnh đạo, bao gồm việc truyền đạt và thuyết phục các mục tiêu đến đối tượng quản lý Nó tác động và gây ảnh hưởng đến nhân viên trong các hoạt động hàng ngày, nhằm thúc đẩy họ hướng đến các mục tiêu quản lý.
Chức năng điều hành liên quan trực tiếp đến công việc lãnh đạo tổ chức Có
2 quan niệm về quan hệ giữa lãnh đạo và quản lý: