Bài giảng Quản trị học đại cương trang bị những kiến thức tổng quát về quản trị và môi trường quản trị, các chức năng và các nguyên tắc quản trị trong các tổ chức, đồng thời phát triển các năng lực quản trị để đáp ứng những đòi hỏi của nghề nghiệp trong tương lai. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung phần 1 sau đây.
TỔNG QUAN VỀ VỀ QUẢN TRỊ HỌC
MỘT SỐ KHÁI NIỆM VỀ QUẢN TRỊ
Có nhiều định nghĩa khác nhau về tổ chức, tuy nhiên tổ chức có thể hiểu theo những định nghĩa sau:
Tổ chức là quá trình phối hợp hành động của một nhóm người để đạt được những mục tiêu chung thông qua việc phân chia công việc, nhiệm vụ và cấp bậc quản trị.
Tổ chức là sự tập hợp nhiều người cùng tham gia vào một nỗ lực có hệ thống để sản xuất ra hàng hóa hoặc một hành động
Tổ chức là sự tập hợp của nhiều người một cách có hệ thống để hoàn thành những mục tiêu cụ thể
Theo Chester I Barnard, tổ chức được định nghĩa là một hệ thống hoạt động của hai hoặc nhiều người hợp tác một cách có ý thức Khi mọi người chính thức thỏa thuận và phối hợp nỗ lực để đạt được mục tiêu chung, một tổ chức sẽ được hình thành.
Tổ chức là một khái niệm rộng lớn, bao gồm các tập đoàn, chính phủ, tổ chức phi chính phủ, tổ chức quốc tế, lực lượng vũ trang, tổ chức từ thiện, doanh nghiệp và các trường đại học Mỗi tổ chức đều cần con người và nhấn mạnh vai trò của sự phối hợp, hợp tác giữa các thành viên Chúng hoạt động trong cả khu vực công và tư nhân, hoàn thành nhiệm vụ công cộng và phát triển thị trường thương mại Tổ chức có thể có quy mô lớn hoặc nhỏ, với mục đích sinh lời hoặc phi lợi nhuận, và có thể sản xuất sản phẩm, cung cấp dịch vụ hoặc cả hai.
Tuy có những khác nhau về cách tiếp cận, nhưng tổ chức đều có các đặc điểm chung cơ bản như:
Mọi tổ chức đều là một cấu trúc với mục đích rõ ràng, nơi mà sự kết hợp nỗ lực chỉ có thể thành công khi các thành viên thống nhất phấn đấu cho lợi ích chung Khi những cá nhân kết hợp lại, mục tiêu chung sẽ tạo ra một điểm tập hợp, thúc đẩy sự hợp tác và đồng lòng giữa các thành viên.
SouthWest Airline cam kết cung cấp dịch vụ chất lượng cao nhất cho khách hàng, mang đến cảm giác ấm áp, thân thiện và giá trị cá nhân, đồng thời thể hiện tinh thần công ty mạnh mẽ.
Dell hướng đến mục tiêu cung cấp máy tính cá nhân với chi phí thấp, chất lượng vượt trội và thời gian sản xuất nhanh chóng, đồng thời không ngừng đổi mới sáng tạo.
Một tổ chức cần có những cá nhân đảm nhận vai trò ra quyết định nhằm thiết lập các mục tiêu và thực hiện các hành động cần thiết để đạt được những mục tiêu đó.
Mọi tổ chức đều thiết lập một cấu trúc hệ thống nhằm xác định và giới hạn hành vi của các thành viên Điều này bao gồm việc xây dựng quy định, thủ tục, phân quyền giám sát, hình thành nhóm làm việc và viết mô tả công việc, giúp các thành viên hiểu rõ trách nhiệm của mình trong tổ chức.
1.1.2 Khái niệm về quản trị học
Hiện nay, thuật ngữ "quản trị" đã trở nên phổ biến, nhưng vẫn chưa có một định nghĩa thống nhất Nội dung của thuật ngữ này cũng được hiểu theo nhiều cách khác nhau, không hoàn toàn giống nhau.
+ Marry Parker Follet: Quản trị là nghệ thuật khiến công việc được thực hiện thông qua người khác
Harold Kootz và Cyril O’Donnell định nghĩa quản trị là quá trình thiết lập và duy trì một môi trường làm việc, nơi mà các cá nhân trong từng nhóm có thể hợp tác hiệu quả và đạt được kết quả tốt nhằm hoàn thành các mục tiêu chung.
Henry Fayol định nghĩa quản trị là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các nguồn lực và hoạt động trong tổ chức Mục tiêu của quản trị là đạt được hiệu quả cao trong bối cảnh môi trường luôn biến động.
Trong cuốn sách này, định nghĩa dưới được sử dụng là cơ sở cho quá trình nghiên cứu các vấn đề căn bản về quản trị:
Quản trị là quá trình hợp tác với người khác nhằm đạt được mục tiêu tổ chức một cách hiệu quả trong môi trường thay đổi liên tục Định nghĩa này bao gồm năm thành phần chính.
Để đạt được mục tiêu, việc làm việc với và thông qua người khác là rất quan trọng, vì thành công phụ thuộc vào nỗ lực của nhân viên Mục tiêu có thể thất bại nếu không thu hút được sự tham gia của cấp dưới Những nguyên nhân dẫn đến thất bại bao gồm: thiếu nhạy cảm và sự kiêu ngạo, xa lánh nhân viên, phản bội lòng tin, tham vọng thái quá và sử dụng mánh khóe trong quan hệ, thiếu kiến thức chuyên môn, không xây dựng được sự đồng lòng, quản trị nguồn lực kém hiệu quả, thiếu tư duy chiến lược, lãnh đạo không linh hoạt, và quá phụ thuộc vào người khác.
Mục tiêu của tổ chức là đích đến mà tổ chức phấn đấu để đạt được, giúp vượt qua thách thức và phối hợp hoạt động tập thể Nó tạo ra định hướng chung và là cơ sở để đánh giá mức độ hoàn thành công việc cũng như hiệu quả Nếu không có mục tiêu cụ thể, quá trình quản trị sẽ giống như một chuyến đi không có đích đến, trở nên vô nghĩa.
Kết quả và hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp liên quan chặt chẽ đến việc đạt được mục tiêu và cách thức thực hiện các hoạt động trong điều kiện hạn chế nguồn lực Nhà quản trị cần duy trì sự cân bằng giữa chi phí và lợi nhuận, nỗ lực đạt được mục tiêu đồng thời tiết kiệm chi phí và hạn chế lãng phí tài nguyên.
NHÀ QUẢN TRỊ
1.2.1 Định nghĩa nhà quản trị
Nhà quản trị là người đảm nhận vai trò điều hành trong tổ chức, chịu trách nhiệm về kết quả công việc của nhân viên Họ có nhiệm vụ lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các nguồn lực như con người, tài chính, vật chất và thông tin để đạt được mục tiêu của tổ chức Trong lĩnh vực kinh doanh, nhà quản trị bao gồm những cá nhân quản lý và điều hành các bộ phận hoặc toàn bộ tập đoàn Chức danh của nhà quản trị có thể khác nhau tùy thuộc vào lĩnh vực, phạm vi và trách nhiệm, như trưởng phòng, quản đốc phân xưởng, tổng giám đốc hay giám đốc.
Một nhà quản trị được xác định bởi ba yếu tố cơ bản: vị thế trong tổ chức với quyền hạn trong quyết định, chức năng thể hiện công việc cần thực hiện trong doanh nghiệp hoặc bộ phận, và nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu công việc Do đó, nhà quản trị cần phải
- Hoàn thành mục tiêu thông qua và bằng người khác
- Thực hiện việc lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra
- Chức danh có thể khác nhau tuỳ thuộc vào phạm vi trách nhiệm, lĩnh vực phụ trách và tính chuyên môn hóa
1.2.2 Các chức năng quản trị
Trong môi trường kinh doanh hiện nay, các nhà quản trị cần không chỉ thích ứng với sự thay đổi mà còn phải tuân thủ chặt chẽ các nguyên tắc cơ bản trong quản trị Họ cần nhận thức rõ về tình hình kinh doanh và áp dụng những nguyên tắc đã được chứng minh để đạt được thành công Bốn chức năng truyền thống của quản trị, bao gồm Hoạch định, Tổ chức, Lãnh đạo và Kiểm tra, vẫn giữ vai trò quan trọng và thiết yếu đối với cả doanh nghiệp mới thành lập lẫn doanh nghiệp đã ổn định Chức năng Lập kế hoạch đóng vai trò then chốt trong việc cung cấp chiến lược cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Lập kế hoạch là quá trình xác định mục tiêu doanh nghiệp và xác định các hành động cần thiết để đạt được những mục tiêu đó Hoạch định được thực hiện vì ba lý do chính.
Để xây dựng một tương lai bền vững cho doanh nghiệp, cần thiết lập một định hướng tổng quát, bao gồm việc gia tăng lợi nhuận, mở rộng thị trường và nâng cao trách nhiệm xã hội.
- Xác định và cam kết các nguồn lực của doanh nghiệp để hoàn thành mục tiêu
- Quyết định những công việc cần thực hiện để hoàn thành mục tiêu
Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên trong quản trị, đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập nền tảng cho các chức năng khác Các hoạt động của lập kế hoạch bao gồm phân tích tình hình hiện tại, xác định định hướng tương lai, quyết định các hoạt động doanh nghiệp sẽ thực hiện, lựa chọn hợp tác và chiến lược kinh doanh, cũng như xác định nguồn lực cần thiết để đạt được mục tiêu Nếu nhà quản trị không lập kế hoạch một cách thận trọng, doanh nghiệp dễ dàng gặp thất bại Nhiều doanh nghiệp không hoạt động hiệu quả cho thấy sự thiếu hụt trong khả năng lập kế hoạch Hiện nay, lập kế hoạch cần được coi là một quá trình chính thức, với các bản kế hoạch được viết thành văn bản và phổ biến để tất cả nhân viên cùng cam kết thực hiện.
Chức năng Tổ chức: xây dựng một doanh nghiệp năng động
Chức năng tổ chức là quá trình thiết lập cấu trúc và điều phối các nguồn lực như nhân lực, vật lực và tài chính nhằm đạt được mục tiêu doanh nghiệp Các hoạt động chính bao gồm thu hút nhân sự, xác định trách nhiệm công việc, nhóm công việc thành các đơn vị, phân bổ nguồn lực và tạo điều kiện cho sự thành công chung Thực hiện hiệu quả chức năng tổ chức giúp quản trị viên phối hợp tốt hơn các nguồn lực, từ đó nâng cao khả năng sử dụng chúng một cách hiệu quả Một hoạt động tổ chức đúng đắn sẽ tạo ra môi trường nội bộ thuận lợi, góp phần thúc đẩy doanh nghiệp đạt được mục tiêu một cách hiệu quả.
Chức năng Lãnh đạo: động viên con người
Chức năng lãnh đạo là yếu tố then chốt trong hoạt động của nhà quản trị, không chỉ diễn ra sau khi hoàn tất các chức năng hoạch định và tổ chức Lãnh đạo không chỉ là quá trình kích thích mọi người làm việc hiệu quả, mà còn là sự tác động, động viên và giao tiếp với nhân viên, cá nhân và doanh nghiệp Đây là một nghệ thuật gây ảnh hưởng để mọi người tự nguyện phấn đấu đạt mục tiêu doanh nghiệp Khi nhà quản trị hướng dẫn, động viên nhân viên, chọn kênh truyền thông hiệu quả hoặc giải quyết mâu thuẫn, họ đang thực hiện vai trò lãnh đạo Trong bối cảnh kinh doanh hiện nay với cạnh tranh toàn cầu, tính không chắc chắn và sự đa dạng trong lực lượng lao động, khả năng định hướng giá trị văn hóa, truyền thông mục tiêu và động viên nhân viên là chìa khóa cho sự thành công của nhà quản trị.
Chức năng Kiểm soát: học tập và thay đổi
Lập kế hoạch, tổ chức và lãnh đạo chỉ đạt được thành công khi có chức năng kiểm soát, một quá trình giám sát tiến độ và thực hiện các thay đổi cần thiết Khi thực hiện kế hoạch, các nhà quản trị thường nhận thấy rằng mọi thứ không diễn ra như dự kiến Chức năng kiểm soát đảm bảo rằng các mục tiêu doanh nghiệp được thực hiện thông qua việc đặt câu hỏi: "Kết quả hoạt động của doanh nghiệp có phù hợp với mục tiêu không?" Kiểm soát giúp điều chỉnh các sai lệch so với mục tiêu và đảm bảo các hoạt động diễn ra theo kế hoạch Trong quá trình này, nhà quản trị thực hiện các bước cần thiết để duy trì sự nhất quán với mục tiêu đã đề ra.
- Thiết lập các tiêu chuẩn thực hiện
- Đo lường kết quả thực hiện so với tiêu chuẩn
- Thực hiện hoạt động để điều chỉnh bất kỳ sự sai lệch nào và
- Điều chỉnh các tiêu chuẩn nếu cần
Thực hiện phối hợp bốn chức năng quản lý
Nhà quản trị cần chú ý rằng các chức năng quản lý mặc dù được trình bày độc lập nhưng lại có mối quan hệ và ảnh hưởng lẫn nhau Sự phân bổ thời gian và sự quan tâm cho mỗi chức năng sẽ khác nhau tùy thuộc vào cấp quản trị cụ thể và các yếu tố khác Một nhà quản lý hiệu quả không được bỏ qua bất kỳ chức năng nào trong bốn chức năng quản lý, vì điều này ảnh hưởng đến định hướng của tổ chức Họ cần biết cách sử dụng con người một cách hiệu quả và truyền đạt nhiệm vụ cho nhân viên để đạt được hiệu suất cao Ngoài ra, khả năng tổ chức và lãnh đạo cũng cần đi kèm với sự hiểu biết về định hướng và chiến lược của doanh nghiệp Một nhà quản trị giỏi thường xuyên tự hỏi liệu họ có đang dành đủ sự chú ý cho cả bốn chức năng hay không.
Vai trò của quản trị
Theo nghiên cứu của Henry Mintzberg vào những năm 1960, nhà quản trị đảm nhận 10 vai trò khác nhau, được phân chia thành ba nhóm chính: vai trò về quan hệ con người, vai trò thông tin và vai trò ra quyết định Bảng 1.2 tóm tắt các nhóm vai trò và đặc điểm của chúng, nhấn mạnh rằng việc xem xét các vai trò quản trị cần phải đặt trong mối quan hệ với các khía cạnh liên quan.
(1) Công việc của mỗi nhà quản trị đều phải thể hiện một số vai trò nhất định
(2) Công việc quản trị khác nhau thì vai trò của nhà quản trị hướng đến cũng khác nhau
(3) Giữa các vai trò có mối quan hệ tương tác lẫn nhau
Tùy theo cấp bậc và chức năng quản trị, tầm quan trọng của mỗi vai trò được thay đổi cho phù hợp
Bảng 1.1 Vai trò của nhà quản trị
Nhóm vai trò Vai trò Khái quát bản chất
Vai trò quan hệ với con người
1 Vai trò đại diện Đại diện cho doanh nghiệp và những người dưới quyền trong doanh nghiệp.
2 Vai trò lãnh đạo Doanh nghiệp mạnh khi nhiều người trong doanh nghiệp đó đều hoạt động hướng đến mục tiêu của doanh nghiệp Để đạt được điều đó, nhà quản trị có vai trò hướng các thành viên của doanh nghiệp đến mục tiêu chung vì lợi ích của doanh nghiệp
3 Vai trò liên lạc Phối hợp và kiểm tra công việc của nhân viên cấp dưới; Tuyển dụng, đào tạo, hướng dẫn, khích lệ nhân
4 Vai trò thu thập và tiếp nhận các thông tin
Quan hệ với người khác để hoàn thành công việc được giao cho đơn vị
5 Vai trò cung cấp thông tin
Thay mặt doanh nghiệp để đưa tin tức ra bên ngoài với mục đích cụ thể có lợi cho doanh nghiệp.
6 Vai trò phổ biến thông tin
Phổ biến cho mọi người có liên quan tiếp xúc các thông tin cần thiết đối với công việc của họ.
7 Vai trò doanh nhân Vai trò này được thể hiện khi nhà quản trị tìm cách cải tiến hoạt động của doanh nghiệp như việc áp dụng công nghệ mới hay điều chỉnh một kỹ thuật đang áp dụng.
8 Vai trò đàm phán Thay mặt doanh nghiệp để thương thuyết với những đơn vị khác cũng như với bên ngoài.
9 Vai trò người phân phối tài nguyên
Phân phối tài nguyên hợp lý, bao gồm con người, tiền bạc, thời gian, quyền hạn, trang thiết bị và nguyên vật liệu, là yếu tố then chốt để đạt được hiệu quả cao trong công việc.
10 Vai trò giải quyết xáo trộn Ứng phó với những bất ngờ làm xáo trộn hoạt động bình thường của doanh nghiệp nhằm đưa doanh nghiệp sớm trở lại ổn định.
1.2.3 Các cấp quản trị trong tổ chức
QUẢN TRỊ - MỘT TIẾN TRÌNH NĂNG ĐỘNG
1.3.1 Tái cấu trúc tổ chức
Tái cấu trúc tổ chức thường dẫn đến việc giảm quy mô lao động, bao gồm cho người lao động nghỉ hưu sớm hoặc sa thải Các tổ chức có thể giảm quy mô này thông qua việc thuê ngoài gia công, cho phép các công ty khác thực hiện các dịch vụ và sản xuất sản phẩm theo yêu cầu, như Nike đã làm khi thuê ngoài sản xuất giày Để đạt được lợi thế cạnh tranh, các tổ chức cần thiết lập các liên minh chiến lược với các công ty khác, trong đó hai hoặc nhiều công ty đồng ý hợp tác nhằm mang lại lợi ích cho cả hai bên.
1.3.2 Lực lượng lao động thay đổi
Sự đa dạng trong lực lượng lao động của tổ chức đa văn hóa mang lại nhiều lợi ích Các nhóm làm việc năng động với thành viên chia sẻ giá trị văn hóa tập thể, đặc biệt ở các nước phương Đông, thường đạt hiệu quả cao hơn so với nhóm có nền văn hóa cá nhân chủ yếu ở phương Tây Điều này cho thấy tầm quan trọng của việc hiểu và tôn trọng sự khác biệt văn hóa trong môi trường làm việc đa dạng.
1.3.3 Xu thế toàn cầu hoá
Để tồn tại trong thị trường toàn cầu, các công ty cần phải cạnh tranh hiệu quả, đặc biệt là các doanh nghiệp Mỹ, vốn đang phải đối mặt với sự cạnh tranh từ các tập đoàn đa quốc gia như Sony, Honda, và Bayer Những công ty này không chỉ có văn phòng đại diện mà còn có nhiều dây chuyền sản xuất trên khắp thế giới, cho thấy rằng họ không còn gắn liền với một quốc tịch cụ thể Ví dụ, Toyota đã trở thành một nhà máy ô tô toàn cầu với các cơ sở sản xuất tại nhiều quốc gia, từ Nhật Bản đến Việt Nam Ngay cả những doanh nghiệp nhỏ cũng cần đưa ra các quyết định chiến lược mang tính quốc tế, khi nhiều trong số họ đã bắt đầu xuất khẩu và lắp đặt dây chuyền sản xuất ở nước ngoài Đối mặt với áp lực từ các nhà sản xuất nước ngoài chất lượng cao, các doanh nghiệp đang nỗ lực cải thiện sản phẩm để duy trì vị thế cạnh tranh.
MỘT SỐ THUẬT NGỮ CHUYÊN NGÀNH
Kiến thức quản trị Knowledge Management
Kỹ năng nhận thức chiến lược (tư duy) Conceptual skill
Kỹ năng quan hệ con người Human skill
Kỹ năng kỹ thuật (chuyên môn, nghiệp vụ) Technical skill
Quản trị viên cấp cao Top - level manger
Quản trị viên cấp trung Middle - level manager
Quản trị viên cấp cơ sở Frontline manager
1 Thế nào là một tổ chức?
2 Quản trị là gì? Yếu tố nào trong định nghĩa về quản trị là quan trọng nhất? Tại sao? Cho ví dụ minh họa cụ thể
3 Khái niệm quản trị và nhà quản trị? Chứng minh quản trị vừa có tính khoa học, vừa có tính nghệ thuật? Các nhà quản trị cần lưu ý những vấn đề gì trong thực tiễn công tác quản trị
4 Phân tích 10 vai trò của nhà quản trị trong hoạt động của các tổ chức Tầm quan trọng này có thay đổi theo cấp bậc hay không? Trong bối cảnh hiện nay, theo bạn nhà quản trị nên nhấn mạnh đến vai trò nào?
5 Phân tích các kỹ năng cần thiết của nhà quản trị?
6 Quản trị bao gồm những chức năng nào? Trình bày ngắn gọn các chức năng đó?
7 Trình bày 6 năng lực quản trị? Hãy sắp xếp và giải thích tầm quan trọng của các yếu tố trong năng lực quản trị?
THẢO LUẬN BÀI TẬP TÌNH HUỐNG
Phòng thí nghiệm nghiên cứu nguyên tử
Một giáo sư kỳ cựu về quản lý từ một trường đại học hàng đầu của Mỹ đã được mời giảng dạy tại một hội thảo đặc biệt dành cho 200 nhà quản lý cấp cao cùng với các nhân viên hỗ trợ của họ Hội thảo diễn ra tại một trong những phòng thí nghiệm nghiên cứu và phát triển năng lượng nguyên tử lớn nhất quốc gia, nơi đã đầu tư gần 200 triệu đô la mỗi năm từ ngân sách chính phủ Mỹ.
Trong buổi giảng bài về lý thuyết và kỹ thuật quản lý nhằm nâng cao chất lượng quản lý, một người đàn ông tóc hung, vui vẻ và hài hước, bất ngờ đứng dậy phát biểu Người này, mà diễn giả không biết, chính là lãnh đạo phòng thí nghiệm và là người đoạt giải Nobel.
Thưa giáo sư, chúng tôi rất quan tâm đến những gì ngài chia sẻ, nhưng xin lưu ý rằng quản lý có thể phù hợp với các công ty lớn như General Motors hay Lockheed, nhưng không áp dụng cho chúng tôi, những nhà khoa học và nhà nghiên cứu Chúng tôi không cần hoặc không muốn quản lý Ông giáo sư đã cảm thấy sửng sốt và tức giận, đặc biệt là sau khi vừa phải đóng thuế thu nhập vào ngày 15 tháng 4.
1 Giả sử rằng bạn là ông giáo sư đang hướng dẫn cuộc hội thảo Bạn sẽ có thể nói gì về vấn đề này?
2 Hãy giải thích tại sao một nhà khoa học cao cấp thông minh lại có thể phát biểu như vậy?
