CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGÂN SÁCH XÃ
Khái niệm, nhiệm vụ của kế toán ngân sách xã
1.1 Khái niệm kế toán ngân sách xã:
Kế toán ngân sách và tài chính xã là quá trình thu thập, xử lý, kiểm tra, giám sát, phân tích và cung cấp thông tin về hoạt động kinh tế - tài chính của xã, bao gồm hoạt động thu, chi ngân sách và các hoạt động tài chính khác Các xã, phường, thị trấn (gọi chung là xã) cần tổ chức công tác kế toán theo Luật Kế toán và Nghị định 128/2004/NĐ-CP, cùng với các văn bản pháp luật kế toán hiện hành và chế độ kế toán ngân sách xã, phường theo quyết định của Bộ Tài chính.
1.2 Nhiệm vụ của kế toán ngân sách và tài chính xã
Thu thập và xử lý thông tin về ngân sách, giám sát các khoản thu chi, quản lý quỹ công và các khoản đóng góp từ cộng đồng là những nhiệm vụ quan trọng Đồng thời, cần kiểm tra tình hình quản lý và sử dụng tài sản của xã, cũng như các hoạt động tài chính khác để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính công.
Kiểm tra và kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu chi ngân sách xã là rất quan trọng, bao gồm việc tuân thủ các quy định về tiêu chuẩn và định mức Đồng thời, cần theo dõi tình hình quản lý và sử dụng các quỹ công chuyên dùng cùng với các khoản thu đóng góp của người dân Ngoài ra, việc giám sát cách sử dụng kinh phí của các bộ phận trực thuộc và các hoạt động tài chính khác của xã cũng cần được thực hiện thường xuyên.
Phân tích tình hình thực hiện dự toán thu, chi ngân sách và quản lý, sử dụng tài sản của xã, cũng như tình hình sử dụng các quỹ công chuyên dùng Cung cấp thông tin, số liệu và tài liệu kế toán để tham mưu, đề xuất với UBND và HĐND xã các giải pháp nhằm thúc đẩy phát triển kinh tế, chính trị và xã hội tại địa phương.
Lập báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán ngân sách là nhiệm vụ quan trọng nhằm trình HĐND xã phê duyệt, đảm bảo công khai tài chính theo quy định pháp luật Sau khi hoàn thành, các báo cáo này sẽ được gửi đến Phòng Tài chính của Huyện để tổng hợp vào ngân sách nhà nước.
2.Tổ chức bộ máy kế toán
2.1 Nội dung công việc kế toán
Nội dung công việc kế toán ngân sách và tài chính xã, gồm:
Kế toán tiền mặt và tiền gửi tại Kho bạc là quá trình ghi chép và phản ánh số dư hiện có cùng với tình hình biến động của các khoản tiền mặt trong quỹ của xã, bao gồm tiền thuộc quỹ ngân sách và các khoản tiền gửi khác tại Kho bạc Nhà nước.
Kế toán các khoản thu ngân sách xã bao gồm việc ghi nhận các khoản thu đã được chuyển qua Kho bạc, các khoản thu chưa qua Kho bạc, cùng với các khoản thoái thu ngân sách hoàn trả cho những đối tượng được hưởng.
Kế toán các khoản chi ngân sách xã bao gồm việc ghi nhận các khoản chi thường xuyên và chi đầu tư xây dựng cơ bản theo dự toán ngân sách đã được Hội đồng nhân dân xã phê duyệt Điều này liên quan đến các khoản chi đã qua Kho bạc và các khoản chi chưa qua Kho bạc, cùng với quy trình quyết toán các khoản chi theo Mục lục ngân sách nhà nước.
- Kế toán các quỹ công chuyên dùng của xã: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động từng loại quỹ công chuyên dùng;
+ Phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của các đối tượng;
Các khoản nợ phải trả của xã liên quan đến dịch vụ đã sử dụng nhưng chưa thanh toán cho người bán, nhà thầu và các khoản nợ khác cần được phản ánh rõ ràng.
Kế toán các hoạt động tài chính khác của xã bao gồm việc ghi chép và phản ánh các khoản thu chi từ các lĩnh vực như sự nghiệp, văn hóa, giáo dục, đào tạo, thể thao và các dịch vụ khác Điều này giúp quản lý tài chính xã hiệu quả hơn và đảm bảo minh bạch trong các hoạt động tài chính.
Kế toán vật tư và tài sản liên quan đến đầu tư xây dựng cơ bản (XDCB) là rất quan trọng để phản ánh số lượng hiện có, cũng như tình hình tăng, giảm tài sản và nguồn kinh phí hình thành tài sản cố định (TSCĐ) của xã Điều này bao gồm việc ghi nhận tài sản từ việc mua sắm, xây dựng cơ bản, nhận bàn giao, đầu tư từ Nhà nước, cùng với sự đóng góp và quyên tặng từ nhân dân Ngoài ra, kế toán cũng cần theo dõi tình hình biến động tài sản và nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ của xã để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài sản.
- Lập báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán để trình HĐND xã và gửi Phòng
2.2Tổ chức bộ máy kế toán
Uỷ ban nhân dân xã, phường cần thành lập Ban Tài chính xã và chỉ định một nhân viên chuyên trách về tài chính-kế toán Nhiệm vụ của nhân viên này là hỗ trợ UBND xã trong việc xây dựng và thực hiện dự toán ngân sách, lập báo cáo ngân sách hàng tháng, quyết toán ngân sách hàng năm, cũng như tổ chức quản lý tài sản và tài chính Nhà nước theo quy định.
Ban Tài chính xã gồm 3 thành viên: trưởng ban (Chủ tịchUBND xã, kế toán trưởng và 1 thủ quỹ.
Kế toán trưởng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Chủ tịch UBND xã thực hiện công tác kế toán, thống kê và thông tin kinh tế Họ có trách nhiệm kiểm tra và kiểm soát việc tuân thủ các chế độ, chính sách tài chính, kế toán của Nhà nước cũng như Nghị quyết của HĐND xã liên quan đến ngân sách và tài chính Ngoài ra, kế toán trưởng còn quản lý các hoạt động thu, chi ngân sách và các hoạt động tài chính khác tại địa phương.
2.3.1 Tiêu chuẩn, điều kiện để được bổ nhiệm kế toán trưởng
Người kế toán trưởng cần phải sở hữu phẩm chất đạo đức nghề nghiệp vững vàng, bao gồm sự trung thực và liêm khiết Họ cũng phải có ý thức chấp hành và bảo vệ các chính sách, chế độ kinh tế tài chính cũng như pháp luật của Nhà nước.
Người được bổ nhiệm làm kế toán trưởng cần có trình độ chuyên môn nghiệp vụ về kế toán từ bậc trung cấp trở lên Đối với các xã miền núi thuộc vùng sâu, vùng xa, kế toán phải là người dân tộc ít người và có chứng chỉ sơ cấp tài chính - kế toán, sau đó cần học để đạt bằng trung cấp tài chính, kế toán theo quy định của pháp luật.
TỔ CHỨC VẬN DỤNG HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
3.1.1 Khái niệm chứng từ kế toán:
Luật Kế toán Việt Nam số 03/2003/QH11, ban hành ngày 17/6/2003, quy định rằng chứng từ kế toán là các giấy tờ và vật mang tin phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và hoàn thành, làm cơ sở cho việc ghi sổ kế toán.
Căn cứ vào định nghĩa thì rõ ràng chứng từ kế toán phải đáp ứng hai yêu cầu:
Một là, chứng từ kế toán phải là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
Hai là, chứng từ kế toán phải là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã hoàn thành.
3.1.2.1 Theo địa điểm lập chứng từ:
Chứng từ kế toán xã chia ra chứng từ lập từ bên ngoài và chứng từ do kế toán xã lập:
Chứng từ bên ngoài là các tài liệu mà xã nhận được từ các cơ quan, tổ chức kinh tế, hoặc cá nhân bên ngoài, bao gồm hóa đơn mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ từ các cơ sở bán hàng, cũng như giấy báo Nợ và báo Có từ Kho bạc Nhà nước.
Chứng từ do xã lập bao gồm các loại giấy tờ như giấy nộp tiền vào ngân sách, biên lai thu tiền, phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập vật tư, cùng với các chứng từ khác liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong xã.
3.1.2.2 Về hình thức chứng từ có thể bao gồm:
+ Hoá đơn theo mẫu in sẵn
+ Hoá đơn in từ máy
+ Tem, vé, thẻ in sẵn giá thanh toán
Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu quy định, xã có quyền tự lập chứng từ kế toán theo quy định của mình, nhưng cần đảm bảo đầy đủ các nội dung chính của chứng từ kế toán đã được quy định.
3.2Quy định về lập và xử lý chứng từ
3.2.1Lập chứng từ kế toán
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế và tài chính liên quan đến ngân sách và hoạt động tài chính xã hội đều yêu cầu lập chứng từ kế toán Mọi số liệu trong sổ kế toán cần phải được chứng minh bằng chứng từ kế toán Mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính chỉ được lập chứng từ kế toán một lần duy nhất.
Chứng từ kế toán cần được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời và chính xác theo mẫu quy định Nếu chưa có mẫu chứng từ kế toán cụ thể, xã có thể tự lập nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu theo quy định tại mục 3.2.2.
Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán phải được viết rõ ràng, không được sử dụng viết tắt, tẩy xoá hay sửa chữa Việc ghi chép cần dùng bút mực, đảm bảo số và chữ viết liên tục, không bị ngắt quãng, và các khoảng trống phải được gạch chéo Chứng từ bị tẩy xoá hoặc sửa chữa sẽ không có giá trị thanh toán và không được ghi sổ kế toán Nếu có sai sót trong mẫu chứng từ kế toán, cần phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo tất cả các liên của chứng từ đó.
Chứng từ kế toán cần được lập đủ số liên theo quy định, và nếu một nghiệp vụ kinh tế, tài chính yêu cầu nhiều liên, nội dung của các liên phải giống nhau Đối với các chứng từ gửi ra bên ngoài, cần có dấu của UBND xã trên các liên gửi cho tổ chức hoặc cá nhân.
Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
3.2.2 Nội dung chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán cần đảm bảo đầy đủ các nội dung chính như tên và số hiệu chứng từ, ngày lập chứng từ, tên và địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập và nhận chứng từ Ngoài ra, chứng từ cũng phải ghi rõ nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, số lượng, đơn giá và tổng số tiền bằng số và chữ Cuối cùng, cần có chữ ký và họ tên của người lập, người duyệt cùng những người liên quan đến chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán không chỉ bao gồm các nội dung chính theo quy định mà còn có thể chứa thêm thông tin tùy thuộc vào từng loại chứng từ Đối với chứng từ điện tử, ngoài các nội dung quy định, chúng phải được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa và đảm bảo không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên các phương tiện lưu trữ như băng từ, đĩa từ và thẻ thanh toán Chính phủ cũng đã quy định chi tiết về các yêu cầu liên quan đến chứng từ điện tử.
3.2.3 Ký chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán cần phải có đầy đủ chữ ký của những người có trách nhiệm theo quy định Việc ký chứng từ kế toán mà chưa ghi đầy đủ nội dung là nghiêm cấm Những người ký có trách nhiệm đảm bảo tính chính xác và trung thực của nội dung cũng như số liệu trên chứng từ.
Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được thực hiện bằng bút mực, không được sử dụng bút chì, bút mực đỏ hoặc dấu chữ ký đã khắc sẵn Chữ ký của chủ tài khoản và kế toán trưởng cần phải khớp với mẫu chữ ký đã đăng ký tại Kho bạc nơi xã mở tài khoản giao dịch Đặc biệt, chữ ký trên các chứng từ kế toán của một cá nhân phải nhất quán.
Tất cả chứng từ liên quan đến chi tiền, chuyển tiền hoặc chuyển giao tài sản cần phải được ký duyệt bởi Chủ tịch UBND xã hoặc người được ủy quyền, cùng với kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán trước khi thực hiện Chữ ký trên các chứng từ kế toán phải được thực hiện theo từng liên.
3.2.4 Trình tự kiểm tra và luân chuyển chứng từ kế toán
3.2.4.1 Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán
Tất cả chứng từ kế toán, dù do xã lập hay từ bên ngoài chuyển đến, cần được tập trung tại bộ phận kế toán xã Bộ phận này có trách nhiệm kiểm tra và xác minh tính pháp lý của các chứng từ trước khi ghi sổ kế toán Quy trình kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm các bước cụ thể để đảm bảo tính hợp lệ và chính xác.
- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các nội dung ghi chép trên chứng từ kế toán;
- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán;
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
Khi kiểm tra chứng từ kế toán, nếu phát hiện vi phạm chính sách và quy định quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, cần từ chối thực hiện các giao dịch như xuất quỹ, thanh toán, xuất kho và thông báo ngay cho Chủ tịch UBND xã để xử lý kịp thời theo pháp luật Đối với chứng từ kế toán không đúng thủ tục hoặc có nội dung và chữ số không rõ ràng, người kiểm tra phải trả lại và yêu cầu điều chỉnh trước khi ghi sổ.
3.2.4.2 Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán gồm các bước sau:
- Lập, tiếp nhận chứng từ kế toán;
- Kiểm tra và ký chứng từ kế toán;
- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;
- Sắp xếp, bảo quản chứng từ kế toán.
3.2.5 Các hành vi bị nghiêm cấm về chứng từ kế toán
- Thu các khoản thuế, phí, lệ phí và tiền đóng góp của dân không giao vé, dán tem hoặc viết và giao Biên lai thu tiền cho dân;
- Xuất, nhập quỹ hoặc bàn giao tài sản không có chứng từ kế toán;
- Giả mạo chứng từ kế toán để tham ô tài sản, tiền quỹ của công;
- Hợp pháp hóa chứng từ kế toán;
Vận dụng tài khoản kế toán
Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế.
4.1 Danh mục các tài khoản kế toán
DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN
NGÂN SÁCH VÀ TÀI CHÍNH XÃ
TÊN TÀI KHOẢN Phạm vi áp dụng
LOẠI 1 - TIỀN VÀ VẬT TƯ
2 112 Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc x
Tiền ngân sách tại Kho bạc Tiền ngân sách tại Ngân hàng Tiền gửi khác
LOẠI 2 – TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Tài sản cố định Hao mòn tài sản cố định
Xây dựng cơ bản dở dang
Mua sắm TSCĐ Xây dựng cơ bản dở dang Sửa chữa lớn tài sản cố định
Các khoản phải thu Các khoản phải trả
Các khoản phải nộp theo lương
Bảo hiểm xã hội Bảo hiểm y tế Kinh phí công đoàn Bảo hiểm thất nghiệp
Các khoản phải nộp Nhà nước Phải trả cán bộ, công chức
Các khoản thu hộ, chi hộ
Các khoản thu hộ Các khoản chi hộ
LOẠI 4- NGUỒN KINH PHÍ VÀ CÁC QUỸ CÔNG CHUYÊN DÙNG
Các quỹ công chuyên dùng của xã
Nguồn kinh phí đầu tư XDCB
Nguồn ngân sách xã Nguồn tài trợ Nguồn khác
Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ
LOẠI 7- THU NGÂN SÁCH XÃ
VÀ THU SỰ NGHIỆP CỦA XÃ
Thu ngân sách xã đã qua Kho bạc
Thuộc năm trước Thuộc năm nay
Thu ngân sách xã chưa qua Kho bạc
Thuộc năm trước Thuộc năm nay
LOẠI 8- CHI NGÂN SÁCH XÃ VÀ CHI SỰ NGHIỆP CỦA XÃ
Chi ngân sách xã đã qua Kho bạc
Thuộc năm trước Thuộc năm nay
Chi ngân sách xã chưa qua Kho x 14
LOẠI 9 - CHÊNH LỆCH THU, CHI
Chênh lệch thu, chi ngân sách xã LOẠI 0- Tài khoản ngoài bảng Tài sản lâu bền đang sử dụng
Dự toán chi ngân sách
4.2 Phân loại tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán ngân sách và tài chính xã bao gồm 24 tài khoản cấp I, trong đó có 15 tài khoản bắt buộc được áp dụng cho tất cả các xã và 9 tài khoản hướng dẫn dành cho những xã có nghiệp vụ phát sinh liên quan.
Tài khoản cấp I gồm 3 chữ số thập phân Tài khoản cấp II gồm 4 chữ số thập phân Tài khoản cấp III gồm 5 chữ số thập phân.
Các xã cần căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán quy định để lập danh mục tài khoản cấp I và cấp II phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý Ngoài ra, các xã có thể mở thêm tài khoản cấp III Đối với việc mở thêm tài khoản cấp I và cấp II, cần có ý kiến bằng văn bản gửi Sở Tài chính tổng hợp để trình Bộ Tài chính xem xét và phê duyệt trước khi thực hiện.
KẾ TOÁN THU CHI NGÂN SÁCH
Kế toán thu ngân sách đã qua kho bạc
1.1.Nguyên tắc hạch toán a.Nguồn thu của ngân sách xã bao gồm :
- Các khoản thu ngân sách xã được hưởng 100%
- Các khoản thu phân chia theo tỷ lệ phần trăm (%) được hưởng giữa các cấp ngân sách.
- Thu bổ sung từ ngân sách cấp trên
Các khoản thu ngân sách xã được quy định rõ ràng trong các văn bản pháp luật về quản lý ngân sách và tài chính tại địa phương Tất cả các khoản thu này đều được phản ánh vào ngân sách Nhà nước tại Kho bạc theo mục lục ngân sách Đối với các khoản thu điều tiết và bổ sung từ ngân sách cấp trên, khi nhận được giấy báo Có hoặc chứng từ tại Kho bạc, các khoản này sẽ được hạch toán vào tài khoản 112 dựa trên chứng từ của Kho bạc.
Tiền gửi ngân hàng và kho bạc, bao gồm tài khoản 1121 "Tiền ngân sách tại Kho bạc" và tài khoản 714 "Thu ngân sách xã đã qua kho bạc" (trong đó có tài khoản 7142 "Thuộc năm nay"), liên quan đến việc hạch toán các khoản thu ngân sách xã Những khoản thu ngân sách được thu bằng biên lai tài chính tại xã bằng tiền mặt sẽ được phân loại thành một số trường hợp để thực hiện hạch toán vào thu ngân sách xã đã qua kho bạc.
Các khoản thu ngân sách trong ngày nếu chưa nộp vào Kho bạc sẽ được nhập vào quỹ tiền mặt của xã, dựa trên phiếu thu và bảng tổng hợp biên lai để ghi tăng quỹ tiền mặt và tăng thu ngân sách chưa qua kho bạc (Nợ TK 111/Có TK 719 (7192)) Khi xuất quỹ để nộp vào tài khoản ngân sách tại Kho bạc, cần căn cứ vào phiếu chi và giấy nộp tiền đã được Kho bạc xác nhận, ghi: Nợ TK 112 (1121).
Có TK 111 và Nợ TK 719 (7192)/Có TK 714 (7142).
Các khoản thu ngân sách xã sẽ được nộp trực tiếp vào ngân sách tại kho bạc trong cùng ngày, đặc biệt là ở những xã, phường, thị trấn gần kho bạc Dựa trên giấy nộp tiền vào ngân sách đã được Kho bạc xác nhận, kế toán sẽ ghi nhận số thu ngân sách qua kho bạc bằng cách ghi Nợ TK 112 (1121) và Có TK 714 (7142).
Trong những xã miền núi vùng sâu, vùng xa, việc đi lại khó khăn và số thu tiền mặt ít ỏi, các cơ quan có thẩm quyền cho phép giữ lại một số khoản thu ngân sách để chi tiêu Định kỳ, kế toán sẽ lập bảng kê ghi nhận thu chi ngân sách đã qua kho bạc Khi thu ngân sách bằng tiền mặt, số tiền này sẽ được nhập quỹ và ghi nhận đầy đủ.
Khi xuất quỹ để chi ngân sách chưa qua kho bạc, ghi Nợ TK 111 (1111) và Có TK 719 (7192) Sau đó, định kỳ thực hiện thủ tục ghi thu, ghi chi ngân sách xã đã qua kho bạc Dựa vào bảng kê ghi thu, ghi chi đã được kho bạc chấp nhận, kế toán sẽ ghi Nợ TK 719 (7192) và Có TK 714 (7142).
Đối với các khoản thu ngân sách xã bằng hiện vật, cần quy đổi hiện vật ra giá trị để ghi sổ Nếu hiện vật được nhập kho, ghi nhận thu ngân sách xã chưa qua kho bạc bằng cách ghi Nợ TK 152 và Có TK 719 Khi xuất hiện vật được sử dụng, ghi thu và ghi chi ngân sách xã tương ứng Nếu không nhập kho mà thu được đưa vào sử dụng ngay cho các công trình xây dựng cơ bản, hạch toán Nợ TK 819 và Có TK 719.
Để thực hiện ghi thu, ghi chi ngân sách qua kho bạc, cần ghi Nợ TK 7192 và Có TK 7142, đồng thời Nợ TK 8142 và Có TK 8192 Đối với các khoản thu ngân sách từ ngày công lao động do nhân dân đóng góp, hạch toán vào bên Có TK 719 "Thu ngân sách xã chưa qua kho bạc" và bên Nợ TK 819 "Chi ngân sách xã chưa qua kho bạc" Sau khi công trình hoàn thành hoặc vào cuối niên độ kế toán, tiến hành ghi thu, ghi chi ngân sách qua kho bạc với Nợ TK 7192 và Có TK 7142.
TK 814 (8142) và TK 819 (8192) không được hạch toán vào tài khoản 714 “Thu ngân sách đã qua kho bạc” những khoản thu hình thành quỹ công chuyên dùng của xã hoặc thu hộ cơ quan cấp trên, bao gồm thuế, phí lệ phí Chứng từ hạch toán thu ngân sách xã qua kho bạc bao gồm giấy nộp tiền, giấy báo có, sổ phụ, bảng kê thu ngân sách và giấy đề nghị kho bạc ghi thu kết dư ngân sách năm trước Để hạch toán chi tiết thu ngân sách xã, cần mở sổ thu ngân sách theo mục lục ngân sách và sổ tổng hợp thu ngân sách phục vụ lập báo cáo tài chính Cuối năm, số thu ngân sách đã qua kho bạc từ đầu năm đến 31/12 trên tài khoản 7142 sẽ được chuyển sang tài khoản 7141 “Thuộc năm trước” Số liệu trên tài khoản 714 “Thu ngân sách xã đã qua kho bạc” được chuyển sang sổ Nhật ký - Sổ cái năm sau để theo dõi hạch toán trong quá trình quyết toán Sau khi quyết toán được phê chuẩn, số thực thu ngân sách năm trước sẽ được kết chuyển vào tài khoản 914 “Chênh lệch thu, chi ngân sách xã” để xác định kết dư ngân sách.
Tài khoản sử dụng TK 714- Thu ngân sách xã đã qua kho bạc
Tài khoản này ghi nhận toàn bộ số thu ngân sách xã đã được phản ánh qua kho bạc, đồng thời xử lý số thu này trong quyết toán thu ngân sách.
HĐND đã phê chuẩn quyết toán.
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản tài khoản 714-Thu ngân sách xã đã qua kho bạc.
Tài khoản 714- Thu ngân sách xã đã qua kho bạc
Tài khoản 714- Thu ngân sách xã đã qua kho bạc có 2 tài khoản cấp 2:
Tài khoản 7141 - Thuộc năm trước, phản ánh số thu ngân sách xã đã qua kho bạc của năm ngân sách trước Sau khi HĐND xã phê chuẩn quyết toán thu ngân sách năm trước, toàn bộ số thực thu ngân sách này sẽ được kết chuyển vào tài khoản 914 “Chênh lệch thu, chi ngân sách xã”.
- Số thoái thu ngân sách xã - Số thu ngân sách xã đã qua kho bạc phát sinh trong năm
- Thu kết dư ngân sách xã năm trước
Kết chuyển số thu ngân sách từ kho bạc thuộc niên độ ngân sách năm trước sang tài khoản chênh lệch thu, chi ngân sách xã được thực hiện sau khi Hội đồng Nhân dân xã đã phê chuẩn quyết toán thu ngân sách của năm trước.
Số dư Có: - Phản ánh số thực thu ngân sách xã đã qua kho bạc luỹ kế từ đầu năm đến cuối kỳ
- Số thu ngân sách đã qua kho bạc thuộc năm trước còn chờ phê chuẩn quyết toán
Kết cấu và nội dung của tài khoản 7141-Thuộc năm trước.
Tài khoản 7141- Thuộc năm trước
Kết chuyển số thu ngân sách từ kho bạc của niên độ ngân sách năm trước sang tài khoản chênh lệch thu chi ngân sách xã sẽ được thực hiện sau khi HĐND xã phê chuẩn quyết toán thu ngân sách năm trước.
Số thu ngân sách xã thuộc ngân sách năm trước đã qua kho bạc chờ HĐND phê chuẩn quyết toán.
Số dư bên Có: Số thu ngân sách xã thuộc niên độ ngân sách năm trước chưa được HĐND phê chuẩn quyết toán
Tài khoản 7142 "Thuộc năm nay" ghi nhận số thu ngân sách xã đã qua kho bạc trong niên độ ngân sách từ 01/01 đến 31/12 Vào cuối ngày 31/12, toàn bộ số thu này sẽ được chuyển sang tài khoản 7141 "Thuộc năm trước" để tiếp tục theo dõi trong sổ Nhật ký - Sổ cái của năm mới cho đến khi quyết toán thu ngân sách được phê chuẩn.
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 7142- Thuộc năm nay:
Tài khoản 7142 -Thuộc năm nay
- Số thoái thu ngân sách xã đã qua kho bạc
- Số thu ngân sách xã đã qua kho bạc phát sinh trong năm.
Kết chuyển số thu ngân sách từ kho bạc của niên độ ngân sách năm nay sang tài khoản thu ngân sách của niên độ ngân sách năm trước là một quy trình quan trọng Việc này đảm bảo tính chính xác trong việc quản lý và sử dụng ngân sách, đồng thời hỗ trợ cho việc lập kế hoạch tài chính hiệu quả hơn trong các năm tiếp theo.
- Thu kết dư ngân sách xã năm trước
Số dư bên Có: Phản ánh số thu ngân sách xã đã qua kho bạc luỹ kế từ đầu năm đến cuối kỳ.
1.3.1.Các khoản thu ngân sách bằng tiền mặt được thu bằng biên lai tài chính
1.3.1.1- Đối với các khoản thu ngân sách khi thu được tiền, nộp tiền mặt vào quỹ của xã sau đó mới nộp kho bạc
- Căn cứ vào biên lai thu tiền hoặc hợp đồng giao khoán lập phiếu thu làm thủ tục nhập quỹ tiền mặt của xã, ghi:
Có TK 719- Thu ngân sách xã chưa qua kho bạc (TK 7192- Thuộc năm nay)
- Khi nộp tiền thu ngân sách vào tài khoản ngân sách tại kho bạc, căn cứ phiếu chi và giấy nộp tiền mặt vào ngân sách, ghi:
Nợ TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc (1121- Tiền ngân sách tại kho bạc)
- Căn cứ vào giấy nộp tiền vào ngân sách đã được kho bạc xác nhận phản ánh số thu ngân sách đã qua kho bạc, ghi:
Nợ TK 719- Thu ngân sách xã chưa qua kho bạc (TK 7192- Thuộc năm nay)
Có TK 714- Thu ngân sách xã đã qua kho bạc (TK 7142- Thuộc năm nay)
Kế toán thu ngân sách xã chưa qua kho bạc
- Các nội dung phản ánh các khoản thu chưa qua kho bạc baogồm:
- Các khoản tạm thu ngân sách;
Các khoản thu ngân sách xã bằng tiền mặt được ghi nhận qua biên lai tài chính và hiện đang được quản lý tại két của xã, tuy nhiên chưa thực hiện xong thủ tục nộp tiền vào kho bạc.
- Các khoản thu về khoán nhưng chưa thu được;
- Các khoản thu ngân sách xã bằng hiện vật, ngày công lao động chưa kịp làm thủ tục ghi thu, ghi chi ngân sách nhà nước tại kho bạc.
Các khoản thu ngân sách xã nhận được từ tổ chức và cá nhân nước ngoài dưới hình thức viện trợ trực tiếp, bao gồm hiện vật và tiền, không nằm trong các hiệp định đã ký kết với Chính phủ.
- Thu kết dư ngân sách năm trước nhưng chưa làm thủ tục với kho bạc.
2.1.1 Tất cả các khoản thu trên hạch toán chi tiết vào thu ngân sách xã chưa qua kho bạc Khi làm thủ tục hạch toán vào thu ngân sách xã đã qua kho bạc phải ghi rõ chương, loại, khoản, mục, tiểu mục của từng khoản thu đó.
2.1.2 Kế toán phải mở sổ thu ngân sách xã (phần chưa qua kho bạc) để theo dõi từng khoản thu theo nội dung thu, hình thức thu (tiền mặt hay hiện vật hay ngày công lao động) và thu thuộc niên độ ngân sách trước hay niên độ ngân sách năm nay để xử lý các khoản thu và làm thủ tục ghi thu ngân sách nhà nước tại kho bạc.
2.1.3 Chứng từ để hạch toán vào tài khoản 719- Thu ngân sách xã chưa qua kho bạc là các phiếu thu, biên lai thu, phiếu xuất kho (trường hợp thu ngân sách bằng hiện vật sử dụng giấy báo thu hiện vật, phiếu nhập xuất hiện vật qua kho), giấy báo ngày công lao động đóng góp, hợp đồng nhận, khoán,…
Khi thực hiện thủ tục ghi thu ngân sách nhà nước tại kho bạc, cần viết giấy nộp tiền mặt vào ngân sách, lập bảng kê ghi thu, ghi chi cho các khoản thu bằng hiện vật và ngày công lao động Ngoài ra, cần có giấy đề nghị kho bạc ghi thu kết dư ngân sách năm trước cùng các khoản thu được phép giữ để chi ngân sách tại các xã, phường Sau khi kho bạc xác nhận các chứng từ này, chúng sẽ được chuyển từ tài khoản 719 “Thu ngân sách xã chưa qua kho bạc” sang tài khoản 714 “Thu ngân sách xã đã qua kho bạc”.
2.1.4 Cuối năm, tài khoản 719 nếu còn số dư thì được chuyển sang năm sau để xử lý tiếp.
Tài khoản 719 được sử dụng để ghi nhận các khoản thu ngân sách xã chưa qua kho bạc, bao gồm thu bằng tiền mặt, hiện vật, ngày công lao động và số dư ngân sách từ năm trước Các khoản thu này chưa được thực hiện thủ tục ghi thu ngân sách xã qua kho bạc, đồng thời cần được xử lý đúng cách.
Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 719- Thu ngân sách xã chưa qua kho bạc
Tài khoản 719- Thu ngân sách xã chưa qua kho bạc
- Xuất quỹ thoái trả các khoản thu chưa qua kho bạc cho các đối tượng
- Kết chuyển số thu ngân sách xã chưa qua kho bạc thành số thu ngân sách xã đã qua kho bạc
Kết chuyển giá trị ngày công lao động của nhân dân và giá trị hiện vật thu được từ thu ngân sách chưa qua kho bạc sang thu ngân sách đã qua kho bạc là một bước quan trọng trong quản lý tài chính Việc này giúp đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong việc sử dụng nguồn lực tài chính của nhà nước.
- Các khoản thu ngân sách xã bằng tiền mặt chưa nộp vào kho bạc, còn đang quản lý tại quỹ xã.
- Các khoản thu ngân sách xã bằng hiện vật, ngày công chưa làm thủ tục ghi thu ngân sách tại kho bạc.
- Số phải thu về khoán chưa thu được.
- Số thu kết dư ngân sách năm trước chưa làm thủ tục với kho bạc.
Số dư bên Có: Số thu ngân sách xã chưa qua kho bạc còn đến cuối kỳ chưa nộp hoặc chưa làm thủ tục thanh toán với kho bạc
Tài khoản 719 “Thu ngân sách xã chưa qua kho bạc” có 2 tài khoản cấp 2:
Tài khoản 7191 “Thuộc năm trước” ghi nhận các khoản thu ngân sách của xã, phường chưa qua kho bạc trong niên độ ngân sách năm trước, trong thời gian chỉnh lý quyết toán Tài khoản này có thể được mở chi tiết để phản ánh các hình thức thu khác nhau như thu bằng tiền, thu bằng hiện vật, và thu bằng ngày công.
Tài khoản 7192 "Thuộc năm nay" ghi nhận các khoản thu ngân sách chưa qua kho bạc trong niên độ ngân sách hiện tại, nhưng vẫn chưa thực hiện thủ tục nộp hoặc thanh toán với kho bạc.
Cuối ngày 31/12 số dư về thu ngân sách chưa qua kho bạc còn trên tài khoản
7192 “Thuộc năm nay” được chuyển sang tài khoản 7191 “Thuộc năm trước” để theo dõi trong thời gian chỉnh lý quyết toán.
Tài khoản 7192 “Thuộc năm nay” có thể mở chi tiết: thu bằng tiền, thu bằng hiện vật, thu bằng ngày công.
2.3.1.Hạch toán các khoản thu ngân sách xã bằng tiền, chưa làm thủ tục nộp vào kho bạc (các khoản thu bằng biên lai tài chính)
1 Khi thu các khoản thu ngân sách bằng tiền mặt, căn cứ biên lai thu, lập phiếu thu nhập quỹ tiền mặt, ghi:
Có TK 719-Thu ngân sách xã chưa qua kho bạc (7192- Thuộc năm nay)
2 Căn cứ vào hợp đồng giao khoán về sử dụng đất công, đầm ao, bến bãi, đò chợ, … phản ánh số phải thu về khoán, ghi:
Nợ TK 311- Các khoản phải thu
Có TK 719- Thu ngân sách xã chưa qua kho bạc (7192-Thuộc năm nay)
- Khi người nhận khoán nộp tiền, căn cứ vào số tiền thực nộp, lập phiếu thu, ghi:
Có TK 311-Các khoản phải thu
3 Khi nộp tiền mặt vào tài khoản ngân sách tại kho bạc:
- Căn cứ vào phiếu chi, lập giấy nộp tiền vào ngân sách đã được kho bạc xác nhận, ghi:
Nợ TK 112-Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc (1121- Tiền ngân sách tại kho bạc)
-Căn cứ vào giấy nộp tiền vào ngân sách đã được kho bạc xác nhận, ghi thu ngân sách xã đã qua kho bạc, ghi:
Nợ TK 719 – Thu ngân sách xã chưa qua kho bạc (7192-Thuộc năm nay) Có
TK 714-Thu ngân sách xã đã qua kho bạc (7142-Thuộc năm nay)
2.3.2.Hạch toán thu ngân sách xã bằng hiện vật và ngày công lao động
Xem phần hướng dẫn hạch toán thu ngân sách bằng hiện vật, ngày công lao động của tài khoản 714 – Thu ngân sách xã đã qua kho bạc
2.3.3.Hạch toán thoái trả các khoản thu chưa nộp vào ngân sách tại kho bạc cho các đối tượng tại xã:
1 Xét hồ sơ của các đối tượng đã nộp, đối với những khoản thu chưa đúng quy định, xã quyết định xử lý thoái trả cho từng đối tượng căn cứ vào quyết định thoái trả, ghi:
Nợ TK 719- Thu ngân sách xã chưa qua kho bạc (7192- Thuộc năm nay)
Có TK 331- Các khoản phải trả
2 Xuất quỹ trả cho đối tượng được thoái trả,ghi:
Nợ TK 331- Các khoản phải trả
2.3.4.Hạch toán thu ngân sách xã chưa qua kho bạc ở thời điểm cuối ngày 31/12 và trong thời gian chỉnh lý, quyết toán xem hướng dẫn ở phần hạch toán ở thời điểm 31/12 và chỉnh lý quyết toán sau phần tài khoản 914 “Chênh lệch thu chi ngân sách xã”.
UBND Tỉnh, thành phố: Mẫu số C27 - X
Sở Tài chính: (Ban hành theo QĐ số 94/2005/QĐ -BTC Đơn vị thu: ngày 12/12/2005 của Bộ trưởng BTC)
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
(Ngoài các khoản sử dụng biên lai ngành thuế)
STT Tên khoản thu Số tiền Ghi chú
Tổng số tiền thu (viết bằng chữ):
Người nộp tiền Người thu tiền
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
UBND xã: (Ban hành theo QĐ số 94/2005/QĐ -BTC
Mã ĐV có QHVNS: ngày 12/12/2005 của Bộ trưởng BTC)
BẢNG TỔNG HỢP BIÊN LAI THU TIỀN
Số biên lai Tên hộ Số tiền Chia ra nội dung
Tổng số tiền thu (viết bằng chữ):
UBND xã: (Ban hành theo TT số: 146 /2011/TT-BTC
Mã ĐV có QHVNS: ngày 26/10/2011 của BTC)
BẢNG KÊ GHI THU, GHI CHI NGÂN SÁCH XÃ
Chương Mã nội dung kinh tế
Nội dung thu Số tiền
Chương Mã ngành kinh tế Mã nội dung kinh tế
Nội dung chi Số tiền
(Kèm theo chứng từ gốc)
Số tiền đề nghị ghi thu ngân sách xã là: (Viết bằng chữ ), và số tiền đề nghị ghi chi ngân sách xã là: (Viết bằng chữ ) Đề nghị này được gửi đến Ủy ban nhân dân xã và Kho bạc Nhà nước để xem xét và phê duyệt.
Ngày tháng năm Ngày tháng năm
Kế toán trưởng Chủ tịch UBND xã Kế toán Kiểm soát Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
UBND xã: (Ban hành theo QĐ số 94/2005/QĐ -BTC
Mã ĐV có QHVNS: ngày 12/12/2005 của Bộ trưởng BTC)
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
THÔNG BÁO CÁC KHOẢN THU CỦA XÃ
Kính gửi: Ông/Bà: Địa chỉ: (Xóm, thôn, ấp):
Căn cứ vào: ngày / / của:
Ủy ban nhân dân xã xin thông báo cho Ông/Bà: về các khoản thu của xã năm như sau:
Tên các khoản thu Căn cứ thu
Mức thu Số lượng để tính thu
Tiền mặt Hiện vật, ngày công Cộng
Số tiền lượng Đơn giá Quy tiền
Các khoản còn nợ của năm trước
Các khoản thu năm nay
Tổng cộng số tiền (I+II)
Tổng số tiền thu là (viết bằng chữ): Đề nghị Ông/Bà: nộp các khoản trên cho UBND xã vào ngày:
UBND xã ủy nhiệm cho Ông/Bà: là đến thu trực tiếp tại các hộ.
Sau khi nhận được thông báo này,có khoản nào chưa đúng,Ông/Bà phản ánh ngay choUBND xã để xem xét điều chỉnh kịp thời.
Ghi chú: Các hộ lưu giữ thông báo (Ký, họ tên, đóng dấu) này để đối chiếu với các khoản nộp
UBND xã: (Ban hành theo QĐ số 94/2005/QĐ -BTC
Mã ĐV có QHVNS: ngày 12/12/2005 của Bộ trưởng BTC)
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
GIẤY BÁO NGÀY CÔNG LAO ĐỘNG ĐÓNG GÓP
Tên tôi là: Chức vụ: Địa chỉ:
Thực hiện Quyết định của NBND xã về việc Tôi xin báo số ngày công lao động đã huy động sử dụng cho , như sau:
STT Họ và tên Địa chỉ Số công đã làm Ghi chú
Người kiểm tra Người báo
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Tổng cộng số công đã huy động quy ra tiền để làm thủ tục hi thu, ghi chi ngân sách là:
Số tiền viết bằng chữ:
Chủ tịch UBND xã Kế toán trưởng
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên)
UBND xã: (Ban hành theo QĐ số 94/2005/QĐ -BTC
Mã ĐV có QHVNS: ngày 12/12/2005 của Bộ trưởng BTC)
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BẢNG KÊ CÁC KHOẢN ĐÓNG GÓP BẰNG HIỆN VẬT
Tên tôi là: Chức vụ: Địa chỉ:
Báo cáo các khoản đóng góp bằng hiện vật dùng cho của , như sau: huy động sử dụng cho , như sau:
STT Họ và tên Địa chỉ Số công đã làm Ghi chú
Người kiểm tra Người báo
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Tổng cộng số công đã huy động quy ra tiền để làm thủ tục ghi thu, ghi chi ngân sách là:
Số tiền viết bằng chữ:
Chủ tịch UBND xã Kế toán trưởng
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên)
Huyện: (Ban hành theo QĐ số 94/2005/QĐ -BTC
Xã: ngày 12/12/2005 của Bộ trưởng BTC)
SỔ THEO DÕI CÁC KHOẢN ĐÓNG GÓP CỦA DÂN
Tổng số Trong đó Chi tiết các khoản thu
- Sổ này có: trang, đánh số từ trang 01 đến trang
Kế toán trưởng Chủ tịch UBND xã
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Kế toán chi ngân sách xã
- Chỉ phản ánh vào tài khoản này những khoản chi ngân sách xã theo dự toán được duyệt, gồm:
+ Các khoản chi thường xuyên
+ Các khoản chi cho đầu tư phát triển
Khoản chi sự nghiệp và chi phí sản xuất, dịch vụ của các hoạt động sản xuất, dịch vụ của xã không được phản ánh vào tài khoản 814 – Chi ngân sách xã đã qua kho bạc.
Chứng từ ghi vào tài khoản 814 – Chi ngân sách xã đã qua kho bạc bao gồm các tài liệu đã được phân định rõ nội dung chi theo mục lục ngân sách Những chứng từ này đã được kho bạc nhà nước kiểm soát chi và xác nhận để hạch toán vào tài khoản chi ngân sách nhà nước tại kho bạc.
- Đối với khoản chi ngân sách được chia làm 2 trường hợp:
Xã thực hiện cấp phát trực tiếp bằng cách lập Lệnh chi tiền và Giấy rút dự toán Trên Lệnh chi tiền, cần ghi đầy đủ các thông tin như chương, mã ngành kinh tế, và mã nội dung kinh tế theo quy định của mục lục ngân sách nhà nước Chi phí sẽ được hạch toán thẳng vào tài khoản 814- Chi ngân sách xã đã qua kho bạc (TK 8142).
+ Cấp phát tạm ứng của kho bạc:
Tạm ứng chi thường xuyên là quy trình thực hiện đối với các khoản chi chưa đủ điều kiện thanh toán tại xã Để thực hiện tạm ứng, xã lập lệnh chi tạm ứng (C.00) với mã ngành kinh tế và mã nội dung kinh tế “Tạm ứng chi HCSN” để nhận tiền từ kho bạc Khi thực hiện chi, kế toán xã sẽ ghi vào tài khoản 819 - Chi ngân sách xã chưa qua kho bạc Sau khi có chứng từ, kế toán lập “Giấy đề nghị Kho bạc thanh toán tạm ứng” và “Bảng kê chứng từ chi” để thực hiện thủ tục ghi chi ngân sách nhà nước tại kho bạc, chuyển từ tài khoản 819 sang tài khoản 814 - Chi ngân sách xã đã qua kho bạc.
Xã có thể tạm ứng chi phí cho các công trình xây dựng cơ bản (XDCB) bằng cách lập lệnh chi tạm ứng, mã ngành kinh tế và mã nội dung kinh tế là “Tạm ứng kinh phí đầu tư XDCB” Số tiền tạm ứng này sẽ được sử dụng để thanh toán cho nhà thầu, mua nguyên vật liệu và thiết bị xây dựng, đồng thời hình thành nguồn kinh phí đầu tư XDCB tập trung của xã Sau khi công trình hoàn thành, số tiền đã tạm ứng sẽ được thanh toán từ ngân sách, chuyển đổi từ chi ngân sách xã chưa qua kho bạc sang chi ngân sách đã qua kho bạc, ghi Nợ TK 814 và Có TK 819.
Để hạch toán chi ngân sách, cần mở sổ kế toán “Chi ngân sách xã” và số tổng hợp chi ngân sách xã Việc này nhằm hạch toán chi ngân sách theo mục lục ngân sách, phục vụ cho việc lập báo cáo chi ngân sách theo nội dung kinh tế và báo cáo chi ngân sách theo mục lục ngân sách.
Hạch toán chi ngân sách cần phải thống nhất với dự toán ngân sách về nội dung, định mức chi và phương pháp tính toán Đồng thời, cần đảm bảo sự khớp đúng giữa hạch toán tổng hợp và chi tiết, cũng như giữa số liệu trên sổ chi ngân sách với chứng từ, báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán Ngoài ra, số liệu trên sổ chi ngân sách cũng phải phù hợp với tài khoản 814 “Chi ngân sách xã đã qua kho bạc” và sổ tổng hợp thu, chi ngân sách theo các chỉ tiêu báo cáo.
Vào cuối ngày 31/12, số chi ngân sách xã tích lũy từ đầu năm sẽ được chuyển từ tài khoản 8142 “Thuộc năm nay” sang tài khoản 8141 “Thuộc năm trước” Việc này nhằm chuyển giao thông tin sang Nhật ký - Sổ Cái của năm sau và tiếp tục theo dõi các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi ngân sách năm trước trong thời gian chỉnh lý quyết toán, cho đến khi Hội đồng Nhân dân phê chuẩn quyết toán chi ngân sách của năm trước.
Sau khi hoàn tất việc chỉnh lý quyết toán năm trước, trong thời hạn quy định, chủ tài khoản có thể chuyển nguồn những khoản chi chưa thực hiện từ dự toán năm trước sang năm sau Kế toán sẽ lập lệnh chi tiền (C.160 mã ngành kinh tế, mã nội dung kinh tế) gửi đến kho bạc để thực hiện ghi chi ngân sách năm trước và ghi thu ngân sách năm nay Dựa trên chứng từ được kho bạc xác nhận, kế toán sẽ thực hiện ghi chi ngân sách năm trước và ghi thu ngân sách năm nay cho số chuyển nguồn.
Số thực chi ngân sách trong năm, được ghi nhận trên tài khoản 814 “Chi ngân sách xã đã qua kho bạc”, không được vượt quá số thực thu ngân sách thể hiện trên tài khoản 714 “Thu ngân sách xã đã qua kho bạc”.
Tài khoản 814 "chi ngân sách xã đã qua kho bạc" ghi nhận các khoản chi ngân sách xã đã được duyệt theo dự toán và việc xử lý quyết toán chi ngân sách của năm trước sau khi HĐND xã thông qua.
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 814 ”Chi ngân sách xã đã qua kho bạc” :
Tài khoản 814 -Chi ngân sách xã đã qua kho bạc
- Các khoản chi thuộc ngân sách năm nay
- Các khoản chi thuộc ngân sách năm trước được xử lý trong thời gian chỉnh lý quyết toán.
- Số chi chuyển nguồn sang năm sau
- Số chi sai bị xuất toán phải thu hồi
Số thực chi ngân sách xã từ năm trước đã được chuyển vào tài khoản 914 “Chênh lệch thu, chi ngân sách xã” nhằm xác định kết dư ngân sách.
- Chi ngân sách xã thuộc ngân sách năm nay luỹ kế từ đầu năm tới cuối kỳ
- Số chi thuộc ngân sách năm trước còn chờ HĐND phê chuẩn quyết toán
Tài khoản này có 2 tài khoản cấp 2:
Tài khoản 8141 “Thuộc năm trước” ghi nhận các khoản chi ngân sách xã đã được kho bạc xử lý từ năm trước và các khoản chi phát sinh trong quá trình chỉnh lý quyết toán Sau khi Hội đồng Nhân dân phê chuẩn quyết toán chi ngân sách năm trước, số chi này sẽ được chuyển vào tài khoản 914 “Chênh lệch thu, chi ngân sách xã” nhằm xác định kết dư ngân sách.
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 8141 “Thuộc năm trước”
Tài khoản 8141 - Thuộc năm trước
Tài khoản 8142 “Thuộc năm nay” được sử dụng để ghi nhận các khoản chi ngân sách xã đã được xử lý qua kho bạc trong năm tài chính, từ ngày 01/01 đến 31/12 Vào cuối ngày 31/12, tổng số chi ngân sách xã đã qua kho bạc sẽ được chuyển từ bên Có của tài khoản 8142 sang bên Nợ của tài khoản này để tổng hợp số liệu tài chính chính xác cho năm.
8141 ”Thuộc năm trước” để năm sau hạch toán tiếp trong thời gian chỉnh lý quyết toán.
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 8142 “Thuộc năm nay”:
Tài khoản 8142 -Thuộc năm nay
- Chi ngân sách xã đã qua kho bạc thuộc ngân sách năm trước được kết chuyển từ tài khoản
8142 ”Thuộc năm nay” ở thời điểm cuối ngày 31/12Số chi ngân sách xã năm trước chi sai bị xuất toán phải thu hồi
- Số chi chuyển nguốn sang ngân sách năm sau lệch thu, chi ngân sách xã để xác định kết dư ngân
Số dư bên Nợ: Số chi ngân sách xã thuộc ngân sách năm trước chưa được kết chuyển, chờ phê duyệt quyết toán
Kết chuyển số chi ngân sách xã đã qua kho bạc luỹ kế từ đầu năm đến cuối ngày 31/12 sang tài khoản 8141 “Thuộc năm trước”
Các khoản chi ngân sách xã đã qua kho bạc trong năm được phản ánh vào chi ngân sách xã tại kho bạc
Số dư bên Nợ: Số chi ngân sách xã đã qua kho bạc luỹ kế từ đầu năm đến cuối kỳ
Cuối năm, sau khi kết chuyển sang tài khoản 8141 “Thuộc năm trước”, tài khoản 8142 “Thuộc năm nay” không có số dư.
3.3.1.Hạch toán các khoản chi thường xuyên tại xã
- Phản ánh tiền lương, phụ cấp và các khoản phải trả cho cán bộ,công chức cấp xã tính vào chi ngân sách, ghi:
Nợ TK 814- Chi ngân sách xã đã qua kho bạc (8142- Thuộc năm nay)
Có TK 334- Phải trả cán bộ, công chức
- Trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN phải nộp tính vào chi của ngân sách xã theo quy định, ghi:
Nợ TK 814- Chi ngân sách xã đã qua Kho bạc
Có TK 332- Các khoản phải nộp theo lương (3321, 3322, 3323,3324).
- Khi nhận giấy phạt nộp chậm số tiền BHXH phải nộp, ghi:
Nợ TK 311- Các khoản phải thu (Chờ xử lý phạt nộp chậm)
Nợ TK 814- Chi ngân sách xã đã qua KB (Nếu được phép ghi vào chi NSX)
Có TK 332- Các khoản phải nộp theo lương (3321).
Khi các đơn vị chi trả thu nhập cho cá nhân bên ngoài, họ cần xác định số thuế thu nhập cá nhân phải nộp dựa trên thu nhập không thường xuyên Việc này cần được thực hiện cho từng lần phát sinh thu nhập.
Nợ TK 814- Chi ngân sách xã đã qua KB (8142-Thuộc năm nay)
Có TK 333- Các khoản phải nộp Nhà nước (Số thuế thu nhập cá nhân phải khấu trừ).
Có TK 111,112, (Số tiền thực trả)
- Đối với các khoản chi thẳng bằng chuyển khoản (những khoản chi ngân sách có đủ điều kiện thanh toán)
Kế toán chi ngân sách xã chưa qua kho bạc
Chi ngân sách xã chưa qua kho bạc đề cập đến các khoản chi tiêu của ngân sách tại xã, bao gồm chi thường xuyên, chi mua sắm tài sản cố định bằng tiền mặt và chi đầu tư xây dựng cơ bản Những khoản chi này chưa được ghi nhận tại kho bạc, do đó được gọi là chi ngân sách xã chưa qua kho bạc.
Các khoản chi vào tài khoản 819 “Chi ngân sách xã chưa qua kho bạc” bao gồm tiền rút tạm ứng từ kho bạc, chi ngân sách bằng hiện vật và ngày công, cũng như các khoản chi từ số tiền thu ngân sách được phép giữ lại tại xã Sau khi hạch toán vào bên Nợ, các khoản chi này sẽ được thanh toán với kho bạc để chuyển vào chi ngân sách đã qua kho bạc.
Nợ tài khoản 814 “Chi ngân sách xã đã qua kho bạc”.
Tài khoản này ghi nhận các khoản chi bao gồm phiếu chi, phiếu xuất kho, các chứng từ chi hoặc hóa đơn dịch vụ chưa thanh toán, hóa đơn mua hàng hóa và dịch vụ, giấy thanh toán tạm ứng, cùng với giấy đề nghị thanh toán kèm theo các chứng từ chi hội nghị đã được chủ tài khoản duyệt nhưng xã chưa có tiền thanh toán.
Khi thực hiện thủ tục thanh toán tại kho bạc, kế toán cần dựa vào các chứng từ chi để lập giấy đề nghị thanh toán tạm ứng hoặc bảng kê ghi thu, ghi chi ngân sách theo mục lục ngân sách.
Hạch toán chi tiết tài khoản 819 “Tạm chi ngân sách xã chưa qua kho bạc” được thực hiện trên Sổ chi ngân sách xã, phân chia thành hai nội dung: “Thuộc năm trước” và “Thuộc năm nay” Mỗi nội dung này sẽ được theo dõi chi tiết theo hai loại: Chi thường xuyên và chi đầu tư Đến cuối ngày 31/12, tài khoản 8192 sẽ được tổng hợp và kiểm tra để đảm bảo tính chính xác trong quản lý ngân sách.
“Thuộc năm nay” còn số dư được chuyển thành số dư của tài khoản 8191 ”Thuộc năm trước” để tiếp tục xử lý trong thời gian chỉnh lý quyết toán.
Khi xử lý số liệu cho các công trình xây dựng cơ bản (XDCB) để kết chuyển từ Tài khoản 819 sang Tài khoản 814, cần dựa vào dự toán công trình và số chi thực tế Việc kết chuyển dữ liệu sẽ được thực hiện theo các trường hợp cụ thể dựa trên kế hoạch ngân sách của xã đã được phê duyệt trong năm.
Nếu chi phí thực tế của công trình hoặc hạng mục được phê duyệt quyết toán nhỏ hơn hoặc bằng kế hoạch ngân sách đã được bố trí trong năm ngân sách, thì số chênh lệch sẽ được kết chuyển từ Tài khoản 819.
“Chi ngân sách chưa qua kho bạc” sang tài khoản 814 “Chi ngân sách xã đã qua kho bạc” theo chi phí thực tế được duyệt.
Nếu chi phí thực tế của một hạng mục hoặc công trình vượt quá ngân sách đã được phê duyệt trong năm ngân sách, thì số kết chuyển sẽ được giới hạn bằng hoặc nhỏ hơn số ngân sách đã bố trí cho hạng mục hoặc công trình đó Trong trường hợp này, số kết chuyển sẽ được ghi nhận từ tài khoản 819.
Để chuyển số tiền từ tài khoản 814 “Chi ngân sách xã đã qua kho bạc” sang tài khoản 819 “Chi ngân sách xã chưa qua kho bạc”, cần có đầy đủ chứng từ hợp pháp chứng minh chi phí vượt dự toán Số dư trên tài khoản 819 phải kèm theo các chứng từ liên quan và được bổ sung vào dự toán ngân sách trong năm hoặc chuyển sang dự toán chi ngân sách của năm sau để thực hiện thanh toán.
Tài khoản 819 “Chi ngân sách xã chưa qua kho bạc” ghi nhận các khoản chi ngân sách xã chưa được xử lý qua kho bạc, đồng thời phản ánh quá trình xử lý các khoản chi này để cập nhật vào ngân sách xã tại kho bạc.
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 819- Chi ngân sách xã chưa qua kho bạc:
Tài khoản 819- Chi ngân sách xã chưa qua kho bạc
Các khoản chi ngân sách thường xuyên, chi mua sắm tài sản cố định bằng tiền mặt, và chi cho đầu tư xây dựng cơ bản chưa được ghi vào tài khoản chi ngân sách xã qua kho bạc.
- Các khoản chi ngân sách thường xuyên đã làm thủ tục ghi chi ngân sách tại kho bạc
Các khoản chi tiêu cho việc mua sắm tài sản cố định bằng tiền mặt và chi đầu tư xây dựng cơ bản (bao gồm các công trình đã hoàn thành và được phê duyệt quyết toán) sẽ được chuyển đổi thành số chi ngân sách đã được thực hiện qua kho bạc.
Số dư bên Nợ đại diện cho các khoản chi ngân sách xã đã được thực hiện, bao gồm chi thường xuyên, chi mua sắm tài sản cố định (TSCĐ) và chi đầu tư xây dựng cơ bản (XDCB), nhưng chưa hoàn tất thủ tục ghi chi tại kho bạc.
Tài khoản này có 2 tài khoản cấp 2:
Tài khoản 8191 - Thuộc năm trước, ghi nhận các khoản chi ngân sách xã chưa qua kho bạc của niên độ ngân sách trước, mà chưa thực hiện thủ tục ghi chi tại kho bạc Tài khoản này được phân loại chi tiết cho các khoản chi thường xuyên và chi đầu tư.
Tài khoản 8192 - Thuộc năm nay: Tài khoản này ghi nhận các khoản chi ngân sách xã chưa qua kho bạc trong niên độ ngân sách hiện tại, nhưng chưa thực hiện thủ tục ghi chi tại kho bạc Vào cuối ngày 31/12, nếu tài khoản 8192 vẫn còn số dư, cần thực hiện các bước cần thiết để xử lý.